Características y Reglas para La Mejor Elaboración de Un Documento Administrativo - Lenguaje Administrativo

28/2/2020 Características y reglas para la mejor elaboración de un documento administrativo | Lenguaje administrativo
Características y reglas para la mejor elaboración de

un documento administrativo
Una Administración que emite documentos fácilmente comprensibles está más cerca de sus ciudadanos.
(Ilustración tomada de Plain language Australia).
• La e ciencia de la actuación administrativa está

supeditada a la comunicación correcta
de su contenido.
Uno de los problemas más frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un documento administrativo
(DA) es la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar) con el certi cado (Certi co);
la nota interior con el o cio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la
noti cación con la resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda
identi carlo rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le quieren
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Estructura básica ACEPTAR
https://lenguajeadministrativo.com/caracteristicas-y-reglas-en-la-elaboracion-de-un-documento-administrativo/ 1/8
La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se distribuyen ordenadamente
las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación de párrafos. En general los
textos administrativos presentan una estructura básica, que se complica o desarrolla más o menos según la
naturaleza del documento:
Identi cación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).

Motivación o justi cación del acto.
Parte dispositiva o resolución.
Inclusión nal de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este patrón estructural coincide, más o menos, con el esquema de la oración gramatical: sujeto – verbo –
predicado (Yo, alcalde [sujeto], dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones
[complemento 2]).
Fórmulas y modelos
En la elaboración del DA, por regla general, quienes redactan no rman: redactor y emisor no coinciden en la
misma persona.
Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas y modelos
consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la aceptación del rmante.
El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o nalizan: casi todos los
actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el empleo de esas
fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte
perversa de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.
En de nitiva, la estructura vendrá determinada por el emisor (la Administración o el ciudadano), la tipología
(documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el medio por el que se ponga a disposición
del destinatario (electrónico o en papel). Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el DA pueda
ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso del español y una clara legibilidad (aspecto físico).
A continuación doy quince criterios para elaborar un documento administrativo:
1.
Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos,
fuentes y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).
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Se deberá disponer el texto en párrafos breves ACEPTAR
y utilizando un lenguaje comprensible (sencillo y directo)
para los ciudadanos.
3.
Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el
lenguaje administrativo.
4.
En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal
que facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene
(noti cación, diligencia, nota interior, etcétera).
5.
Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente,
evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.
6.
En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se incluirán instrucciones
claras y concisas.
7.
El centro o unidad de procedencia estará debidamente identi cado, con la dirección postal completa,
número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.
8.
Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma
femenina de títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son
posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
9.
Los documentos básicos de información deberán contar con versiones simpli cadas para personas con
discapacidad intelectual o problemas de comprensión escrita.
10.
La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominación completa. Se
evitarán siempre las abreviaturas.
11.
En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios destinados para
que rellene el interesado.
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13.
Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos
tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay
que aprovechar aquellos recursos grá cos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para
el diseño de los impresos.
14.
Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la
Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).
15.
El número de ejemplares se adecuará a las necesidades objetivas, por lo que se evitarán tiradas
excesivas y no justi cadas.
Podría concluir con la a rmación de que la e ciencia de la actuación administrativa está supeditada a la
comunicación correcta de su contenido.
PARA SABER MÁS
RD 1465/1999, de 17 de septiembre, especialmente en el capítulo II, Formalización y confección de

los documentos administrativos); III, Utilización de lenguas coo ciales), y IV, Material impreso.
Resolución de 28 de julio de 2005 (Directrices de técnica normativa), especialmente en su capítulo
IV, Criterios lingüísticos generales y V, Apéndices.
RD 366/2007, de 16 de marzo, especialmente en su capítulo III, Condiciones de accesibilidad en los
impresos y documentos.
Manual de imagen institucional de la Administración General del Estado (AGE)
18 comentarios en “Características y reglas para la mejor elaboración de un documento

administrativo”
Richard Flores Castro

11 septiembre, 2018 a las 15:48
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Estimado Javier, habrá alguna normativa internacional positiva, para sustentar un reglamento normativo
interno administrativo, para el uso adecuado de CITES informes, comunicaciones internas, orden de servicio,
etc ?????? por favor espero tu respuesta.
Atentamente:
Richard Flores
Javier Badía Autor
Gracias por el comentario, Richard. Que yo sepa no hay ninguna normativa internacional positiva al respecto,
salvo las normas ISO. Para los modelos documentales administrativos existen recomendaciones generales, que
tienen que ver con la claridad y legibilidad. Cualquier especi cación sobre los modelos o tipos documentales
que tengan que ver con algún tipo de normativa se desarrollan en leyes propias de cada país. En España, las
referencias a este respecto se encuentran en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del sector
Público.
PATRICIA AMADOR
31 agosto, 2018 a las 21:02
INFORMACIÓN DE MUCHA UTILIDAD.
WILMER
13 agosto, 2018 a las 22:48
¿Actualmente estas normas se aplican en Colombia en todo su territorio o ha habido algún cambio? ¿Se aplican
para documentos patrimonio documental del estado?
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Javier Badía Autor
14 agosto, 2018 a las 10:03
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De lo que aquí se habla son fundamentalmente recomendaciones con carácter general.
Roberto
12 marzo, 2018 a las 13:20
Debemos comunicar una resolución (idéntica) a más de 100 bene ciarios.

¿Es obligatorio que las Resoluciones estén personalizadas? ¿es su ciente con tener constancia de que todos
han recibido su copia idéntica?
Javier Badía Autor
12 marzo, 2018 a las 13:57
Hola, Roberto. Gracias por participar aquí.

Me preguntas si las resoluciones tienen que estar personalizadas… A mí me da que la noti cación
correspondiente sí, ¿no? ¿Forman todos esos destinatarios parte de un único expediente administrativo o hay
tantos expedientes administrativos como destinatarios?
Saludos cordiales.
Juan Manuel Hernández Sánchez.

31 agosto, 2018 a las 19:00
Buenos Dias, la noti cación de cada destinatario cuando la nota es de caracter personal, se debe noti car a
cada uno, de forma independiente.
Hay criterios jurisprudencias, respecto a noti caciones de caracter personal.
en las cuales señalan, que se debe noti car a las partes de forma independiente.
gracias, saludos.
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Ommm
25 octubre, 2017 a las 00:29
Muchas gracias por tan valiosa información. Me ha resultado muy útil, al igual que todo el sitio. ¡Enhorabuena
por tan excelente trabajo!
Maria Guillen
7 octubre, 2017 a las 04:47
Estoy utilizando los criterios para elaborar un DA con mis estudiantes. Gracias
Maria Guillen
7 octubre, 2017 a las 04:44
Estoy utilizando los criterios para elaborar un documento administrativo con mis estudiantes. Gracias
Andrés Leéres
Quisiera saber si el nombre del destinatario es obligatorio que se incluya en un o cio, o basta con el cargo.
Javier Badía Autor
Si el o cio se dirige a otro órgano de la misma administración (o cio interno) la identi cación del destinatario
siempre será para el cargo y no para el nombre de la persona que pueda ocupar ese cargo. En el caso de que
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Saba Margarita meza

31 agosto, 2017 a las 15:21
Muy interesante para tener en cuenta a la hora de redactar un documento.
Claudia
13 abril, 2017 a las 23:43
Muy útil para quienes trabajan en administración pública o similares Gracias.
Sonnia Lluberes
13 febrero, 2017 a las 16:28
Muy bien. Gracias.
María José
3 marzo, 2018 a las 23:25
Me ha resultado muy útil toda esta información. Gracias.
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Identi cación del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).

A continuación doy quince criterios para elaborar un documento administrativo:

para los ciudadanos.

PARA SABER MÁS

RD 1465/1999, de 17 de septiembre, especialmente en el capítulo II, Formalización y confección de

18 comentarios en “Características y reglas para la mejor elaboración de un documento

Richard Flores Castro

Javier Badía Autor

12 septiembre, 2018 a las 13:20

INFORMACIÓN DE MUCHA UTILIDAD.

De lo que aquí se habla son fundamentalmente recomendaciones con carácter general.

Debemos comunicar una resolución (idéntica) a más de 100 bene ciarios.

Javier Badía Autor

12 marzo, 2018 a las 13:57

Hola, Roberto. Gracias por participar aquí.

Juan Manuel Hernández Sánchez.

Hay criterios jurisprudencias, respecto a noti caciones de caracter personal.

Javier Badía Autor

13 septiembre, 2017 a las 10:58

Saba Margarita meza

Muy interesante para tener en cuenta a la hora de redactar un documento.

Muy útil para quienes trabajan en administración pública o similares Gracias.

Muy bien. Gracias.

Me ha resultado muy útil toda esta información. Gracias.

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