SISTEMA DE SUMINISTROS

1. SELECCIÓN (Da accesibilidad)

OBJETIVO: obtener el listado básico de medicamentos y dispositivos médicos.

Es el proceso mediante el cual se obtiene el listado básico de medicamentos y dispositivos

médicos con los cuales se puede atender las principales patologías de una población. Con la
obtención de dichos listado se busca superar la inequidad (falta) en el ACCESO de sectores
numerosos de la población a los medicamentos esenciales y racionalización de los recursos de
salud.

MEDICAMENTOS ESENCIALES: es aquel que reúne las características de ser el más efectivo en el
tratamiento de una enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica por dar una
respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil de morbimortalidad de
una comunidad y por qué su costo se ajusta a las condiciones económicas del país.

CRITERIOS QUE DEBEN TENER LOS MEDICAMENTOS ESENCIALES

 EFICACIA: todos los medicamentos deben tener resultados publicados en la literatura

científica, deben ser validos clínicamente y aplicables a los tipos de pacientes atendidos.

 EFECTIVIDAD: cuando el medicamento se aplica en las circunstancias y condiciones propias

de la actividad clínica habitual, es importante determinar si la población sobre la que se ha
realizado es similar a la que se tiene en el medio y por lo tanto se puede estimar que los
resultados esperables serán similares.

 SEGURIDAD: se tendrá en cuenta los efectos adversos más importantes ya sea por su
frecuencia o gravedad.

 EVALUACION ECONOMICA: se debe tener presente el costo diario del tratamiento en

patologías crónicas y costo total del tratamiento en patologías agudas. El análisis de su
evidencia en el aspecto económico, debe tener en cuenta la categorización existente en la
literatura científica como:

a) Estudio.
 b) Minoración de los costos.
c) Costo-efectividad.
d) Costo-beneficio.
e) Costo-utilidad.

MÉTODOS DE SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

 CONSUMO HISTORICO

Se obtiene del comportamiento de los medicamentos de acuerdo a la información registrada en

las formulas médicas. El proceso consiste el recopilar la información del consumo de los
medicamentos y dispositivos médicos (software, programas de inventarios), considerando la
frecuencia de la utilización para el correspondiente listado y sus comprobaciones con los
protocolos o guías de tratamiento, para asegurar la validez terapéutica de los medicamentos. La
información para determinar un consumo histórico o un consumo promedio mensual, se obtiene
de llevar un registro mensual del consumo de cada medicamento y dispositivo medico por un
periodo de tres a seis meses o más.

IMPORTANTE: se basa en el consumo de los medicamentos en periodos anteriores.

NOMBRE FORMA CONSENTRACION ENERO FEBRERO MARZO C.P.M.

GENERICO FARMACEUTICA
acetaminofén TB 500 MG 3000 4000 5000 4000
ranitidina TB 10 MG 3500 5500 3000 4000

= 3000+4000+5000=12000/3=4000

=3500+5500+3000=12000/3=4000

4000 es la cantidad promedio mensual del medicamento, esta se multiplica por el número de
meses para realizar el pedido.

EJEMPLO: 4000 es la cantidad promedio mensual, pedido para tres meses = 4000 por 3

= 12000 esta es la cantidad de medicamentos para tres meses.

DESVENTAJAS:

 Demanda insatisfecha.
 Los perfiles epidemiológicos no son estables.
  PERFIL EPIDEMIOLOGICO.

Es denominado también con base en la población por que requiere de su estructura demográfica,
de sus condiciones socio-económicas y epidemiológicas, con las cuales se van a realizar las
acciones sanitarias y la selección de medicamentos esenciales. El proceso consiste el listar las
enfermedades con sus frecuencias de aparición en la población e indicadores de prevalencia o
incidencia, información que se puede tomar de varias fuentes como:

a) Registros diarios de consulta.

b) Historias clínicas.
c) Egresos hospitalarios.
d) Certificados de defunción.

De esta manera se conocen las principales causas de morbimortalidad las cuales se confrontan con
las guías o protocolos de tratamiento para definir los medicamentos más indicados para tratarlas,
conformando así el listado básico de medicamentos.

DESVENTAJAS

 Ingresar incorrectamente el CEI 10 (diagnósticos).

 no llevar registro de medicamentos correctamente.

CRITERIOS PARA EL METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO

a) grupo poblacional.
b) Variables como el género, la edad, cultura y ubicación.
c) Condiciones de vida de la comunidad, determinando factores de riesgo y estableciendo
relaciones entre ellos.
d) Determinar las tasas de morbilidad y mortalidad.

MORBILIDAD Ascariasis
FRECUENCIA 3460 casos/año (niños menores de 5 años)
ESQUEMA DE TRATAMIENTO Mebendazol 100mg, TB, 1 TB 2 veces al día por
3 días.
CANTIDAD TOTAL DE TRATAMIENTO 6 TB
PORCENTAJE DE UTILIZACION 70% de los casos.
CANTIDAD NECESARIA 14532
=3460 por 70/100 = 2422 casos que equivalen al 70% de los casos

=2422 por 6 TB = 14532 TB.

 OFERTA Y DEMANDA

Es el método de selección complementario a los dos anteriores, en este método se deben

identificar los clientes internos y externos que van a demandar los servicios de suministro de
medicamentos y dispositivos médicos. Los clientes internos son los que se desempeñan dentro de
las IPS como por ejemplo: odontología, laboratorios clínicos, servicio de rayos x, entre otros.

El cliente externo lo constituyen empresas objetivo de una contratación tales como: empresas
aseguradoras, empresas del sector solidario, administradoras de régimen de salud, etc.

IMPORTANTE: es donde se tiene en cuenta el consumo de medicamentos y dispositivos médicos

en los servicios prestados dentro de las IPS.

COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA (COFYTE)

Es un organismo asesor conformado por los diferentes representantes de los profesionales de

salud que laboran dentro de la institución tales como médicos, enfermeras, odontólogos,
farmacéuticos (director técnico), epidemiólogos, nutricionistas y demás especialidades
dependiendo del grado de complejidad de la institución, se define como un equipo consultor del
equipo de salud que recoge los conocimientos epidemiológicos y farmacológicos relativos al
medicamento, a partir de los resultados de las experiencias clínicas, para unificar los puntos de
vista de diferentes especialistas sobre medicamentos.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE TERAPIA Y FARMACEUTICA

a) Implementar políticas para la selección de medicamentos y dispositivos médicos su uso

adecuado y la evaluación en su uso terapéutico.
b) Diseñar programas educativos para los profesionales de la salud en todo lo referente al
conocimiento completo sobre los medicamentos y dispositivos médicos y su utilización
correcta.
c) Servir como unidad de consulta y de evaluación para los profesionales de la salud con los
medicamentos y dispositivos médicos.
 d) Definir protocolos de diagnóstico y tratamiento de acuerdo a las diversas concepciones
sobre la intervención con medicamentos de las patologías prevalentes.
e) Determinar los medicamentos y dispositivos médicos que harán parte de la institución
teniendo en cuenta los resultados obtenidos de la aplicación de los métodos de selección.
f) Elaborar el listado básico de medicamentos y dispositivos médicos de la institución.
g) Difundir y promover el listado básico de medicamentos y dispositivos médicos.
h) Recomendar normas a seguir para la inclusión de nuevos medicamentos y dispositivos
médicos en el listado, de igual forma para su exclusión.
i) Actualizar el listado cuando los cambios en la morbimortalidad y la farmacología así lo
señalen.
j) Participar en actividades de control de calidad en la administración y uso de
medicamentos.
k) Aprobar la reserva de medicamentos para el stop en coordinación con los diferentes
servicios clínicos.
l) Preparar y distribuir folletos, boletines y demás elementos informativos que posibiliten
consultas rápidas sobre los tratamientos con fármacos como complemento del formulario.

FARMACO--------------principios activos de medicamentos que han tenido una preparación

farmacéutica.

DROGA-----------------principios activos de aquellas sustancias en su estado bruto o natural

REMEDIO--------------preparaciones caseras

2. ADQUISICION O COMPRAS.

Proceso por medio del cual las instituciones (IPS), se proveen de todos los insumos necesarios, en
las cantidades necesarias, a un precio razonable y con la calidad necesaria que aseguren que los
insumos adquiridos va a responder adecuadamente a las necesidades para la cual fueron
comprobados (eficiencia, calidad, accesibilidad, oportunidad).

OBJETIVO: proveerse, gestionar, adquirir los insumos para ofrecer un servicio óptimo.

COMITÉ DE COMPRAS
Es el grupo encargado del proceso de compras, lo conforman:

 EL GERENTE: ordena y autoriza el gasto.

 ADMINISTRADOR: establece el presupuesto para realizar la compra.
 DIRECTOR TECNICO: identifica la necesidad de la compra.

FUNCIOMES DEL COMITÉ DE COMPRA

 Verificar cotizaciones.
 Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para la
adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través de estatutos de contratación pública o de la normatividad
vigente para la contratación privada, comercial o estatal según el caso.
 Aplicar las políticas de regulación de precios de medicamentos la cual está regida por la
comisión nacional de precios de medicamentos.

FASES DEL PROCESO DE ADQUISICION

1) PLANEACION DE LA COMPRA

 DEFINICION DE POLITICAS DE COMPRA

Establece claramente cómo se va a realizar la compra, teniendo en cuenta la legislación vigente y

las condiciones específicas de cada institución en cuanto a su capacidad de negociación y su
ubicación dentro del sistema de salud (es decir, define cual va a ser la modalidad de la compre
teniendo en cuenta el presupuesto que se maneja y si es una entidad pública o privada) y se
comienza a regular las relaciones con los proveedores.

 ELABORACION DE PRESUPUESTO DE COMPRA

Cuando se planea la compra unos de los puntos fundamentales es la elaboración del presupuesto
para la institución, es indispensable conocer que se presupuesta comprar para un periodo de
tiempo determinado de acuerdo a la estimación de sus necesidades. Por eso es requisito
indispensable calcular el costo de dicha compra, conociendo la cantidad a comprar, los precios de
compra proyectados, teniendo en cuenta políticas de inflación y el periodo de tiempo para el cual
está proyectada la compra.

PRESUPUESTO
ESTIMACION DE
NECESIDADES

INSUMOS PRIORIZAR

A.B.C. V.E.N.

METODOS DE PRIORIZACION

 CLASIFICACION A.B.C.

MEDICAMENTOS E CLASIFICACION TOTAL DE ACOMULADO

INSUMOS PRESUPUESTO
HOSPITALARIOS
(INVENTARIO)
Entre el 15% y el 25% A 80% 80%
del total del (mtos alto costo)
inventario
Entre el 25% y el 35% B 15% 95%
del total del
inventario
Entre el 50% y el 60% C 5% 100%
del total del (mtos esenciales)
inventario
  CLASIFICACION V.E.N.

Permite clasificar los medicamentos e insumos hospitalarios de acuerdo a su grado de importancia

en el manejo de las diferentes patologías.

 V: VITALES: medicamentos absolutamente indispensables para los tratamientos de una

patología, es decir, su carencia o existencia parcial puede llegar a ocasionar graves
consecuencias para la población atendida, como la recaída de una enfermedad crónica, o
inclusive llegar a comprometer la vida de los pacientes, también puede llegar a
representar una incapacidad laboral o permanente.

 E: ESENCIALES: pertenecen al grupo de medicamentos con probabilidad de causar la

muerte o incapacidad permanente pero que son muy importantes para la salud colectiva.
La frecuencia y la gravedad de las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.

 N: NO ESENCIALES: como su nombre lo indica su ausencia no es sinónimo de

empeoramiento de los problemas de la salud, puesto que la baja frecuencia de las
enfermedades para las cuales están indicados lo hacen menos indispensables.

2) EJECUCION

 PRECOMITE

Es la instancia más importante del proceso de compra, es ahí donde se hace la selección de los
proveedores para que se realice la compra con éxito y se garantice la transparencia de las
negociaciones, para la cual es necesario realizar las siguientes actividades:

 REVICION DE LOS CARDEX DE LOS PROVEEDORES.

DATOS: razón social, nit, representante legal, teléfono, dirección, portafolio de

productos actualizado, correo electrónico, documentación legal, certificado por la secretaria de
salud actualizado, certificado de buenas prácticas de manufactura etc…
  INVITACION A COTIZAR.

FORMATO DE COTIZACION: nombre genérico, forma farmacéutica, información del

medicamento, concentración, presentación comercial, precio unitario, póliza de seguridad,
documentos para licitar, forma de pago, proveedor, fecha, laboratorio fabricante, condiciones de
pago, descuentos, cantidades, tiempo de entrega, numero de entregas etc…

 RECEPCION Y ANALISIS DE LA COTIZACION.

Recibir las cotizaciones y verificar ofertas, descuentos, protocolos de calidad,

condiciones de entrega, formas de pago, promociones, tiempos de entrega, calidad de los
productos, atención oportuna, políticas de devolución, atención en el servicio etc…

 EVALUACION DEL CUADRO DE OFERTAS.

Consolidarlas en un formato que facilite el proceso de comparación de ofertas

permitiendo una mayor organización de los datos en el momento de la evaluación de las ofertas.

 VALORACION DE PROVEEDORES.

Hacerles seguimiento a los proveedores para verificar el cumplimiento de las

condiciones pactadas en adjudicaciones anteriores.

 COMITÉ

Es el responsable de adjudicar la compra conformado por el comité de compras.

 POSCOMITE

Se encarga de hacer el seguimiento, análisis y evaluación de las adjudicaciones (compras)

realizadas.
 3) EVALUACION

Actividad fundamental dentro del proceso de adquisición o compras, la cual permite identificar las
debilidades y fortalezas para el desarrollo del proceso y realizar los ajustes pertinentes.

ADQUISICION O
COMPRAS

PLANIFICACION DE EVALUACION
LA COMPRA

DEFINICION ELABORACI
DE ON DEL
POLITICAS PRESUPUES
DE TO DE LA
COMPRA COMPRA

METODOS DE
PRIORIZACIO
N

CLASIFICA CLASIFIC
CION ACION
A.B.C. V.E.N.
EJECUCION

PRECOMITE COMITE POSCOMITE

REVICION DE LOS INVITACION A RECEPCION Y EVALUACION DEL VALORACION DE

KARDEX DE LOS COTIZAR ANALISIS DE LA CUADRO DE PROVEEDORES
PROVEEDORES COTIZACION OFERTAS
 3. RECEPCION

Es el proceso intermedio entre la compra y el almacenamiento. En ella se culmina la compra

puesto que se recibe lo estipulado en la orden de compra y se inicia el almacenamiento, ya que
una vez recibidos los insumos se procede a ubicarlos y ordenarlos de acuerdo a las políticas de
almacenamiento.

Durante este proceso se procederá a verificar el cumplimiento de las especificaciones

administrativas (orden de compra versus insumos recibidos) y las características y especificaciones
técnicas (características propias de cada producto).

NOTA: verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas y administrativas de los

insumos.

 RECEPCION ADMINISTRATIVA

En este proceso se verifica si los insumos recibidos cumplen con las condiciones pactadas desde la
adjudicación y por ende en la orden de compra, se procederá a comparar las facturas contra la
orden de compra.

SE VERIFICA: nombre, forma farmacéutica, cantidad, promociones, descuentos, precios, fecha de

entrega, forma de pago, embalaje, valor total, concentración. Estos datos deberán ser consignados
en el acta de recepción.

 RECEPCION TECNICA

Mediante este proceso se pretende corroborar el cumplimiento de las características

organolépticas (como captamos el medicamento a través de los sentidos), el estado de su envase y
empaque, e igualmente el cumplimientos de las especificaciones legales establecidas por la
legislación para los productos farmacéuticos (decreto 677/95) en los rótulos y etiquetas. Entre las
especificaciones a verificar en las etiquetas y rótulos tenemos:

Fecha de vencimiento, numero del lote, laboratorio fabricante, registro sanitario,

contraindicaciones, composición, posología, presentación comercial entre otros.
 ANALISIS ORGANOLEPTICO PARA LA INSPECCION DE PRODUCTOS

 TABLETAS: se observan que no tengan manchas, no estén decoloradas, que no estén

quebradas ni pegajosas, que no tengan adherencias en la superficie, igual tamaño, color y
apariencia.

 CAPSULAS: no deben estar abiertas o vacías, no deben tener polvo adherido, no deben
estar deformadas, sin rastros de humedad, igual color y apariencia.

 SOLUCIONES: que no se observe material extraño, ni turbidez, ni presencia de gas,

contenido completo, que este en frascos cerrados herméticamente incluyendo bardas de
seguridad.

 EMULCIONES: que sean homogéneas sin gas ni material extraño, que este en frascos
cerrados herméticamente incluyendo bardas de seguridad.

 LIQUIDOS INYECTABLES: que no tengan partículas en suspensión, que no tengan turbidez,

que el contenido este completo.

 POLVO PARA RECONSTITUIR: no deben estar apelmazados, los polvos para inyección
deben desprenderse fácilmente del frasco y deben tener color uniforme que se disuelve
fácilmente.

 POLVOS O GRANULADOS PARA RECONSTITUIR A SOLUCION ORAL: que se dispersen

fácilmente, color granulado uniforme.

 CREMAS Y UNGUENTOS: que los tubos no estén colapsados ni con perforaciones o

rupturas, que el cierre este hermético.

 EQUIPOS PARA LA ADMINISTRACION DE SUSTANCIAS PARENTERALES: advertir si los sellos

no están intactos, o si los protectores no están en su sitio.

 EQUIPOS DE TRANSFUCION DE SAGRE: advertir si los sellos no están intactos, o si los

protectores no están en su sitio.

 GUANTES QUIRURGICOS: si están empolvados se debe colocar aviso de que el polvo de la

superficie debe ser removido asépticamente, si son estériles verifique que el empaque no
esté abierto o dañado.
NOTA:

NOMBRE.

FORMA FARMACEUTICA.

CONCENTRACION

CANTIDAD.

LOTE. SE REVISAN AL 100%

REGISTRO.

FECHA DE VENCIMIENTO.

CARACTERISTICAS ORGANOLEPTICAS:

ENVASES

ROTULOS SE REVISAN DE
ETIQUETAS FORMA ALEATORIA

EMPAQUES

ACTA DE RECEPCION

Se elabora un acta que recoja detalladamente la información que arroje el proceso de recepción,
fecha, hora de entrega, nombre del producto en sus denominaciones genéricas y comercial,
cantidad de unidades, número de lote, registro sanitario, fecha de vencimiento, condiciones de
transporte y manipulación, embalaje, material de empaque y embace, condiciones administrativas
y técnicas establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo momento la muestra
tomada. El acta será firmada por la persona que realiza la recepción para su archivo en el almacén
y copia del acta para el servicio farmacéutico.
Numero de Cajas Devolver cajas
recibido, numero en mal estado y
NO
de cajas guía en elaborar oficio
buen estado al proveedor

Llevar a la zona de
SI Cumple con las
cuarentena y
especificaciones NO devolver al
administrativas
proveedor

Verificación de las
especificaciones SI
administrativas

Verificar
especificaciones
técnicas

Cumple con las Llevar a la zona de

especificaciones NO cuarentena y
técnicas devolver al
proveedor

SI

Elaborar acta
de recepción

Ubicar en el área de
almacenamiento
 4. ALMACENAMIENTO

Es el conjunto de actividades que tiene como objeto el cuido y la conservación de las condiciones
técnicas con las que fueron elaborados los medicamentos y dispositivos médicos.

NOTA: es el conjunto de actividades que tienen como objetivo la conservación de los

medicamentos según las recomendaciones hechas por los fabricantes.

 MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES: son los medicamentos que se degradan rápidamente en

presencia de la luz.

 MEDICAMENTOS TERMOLABILES: son aquellos medicamentos que se alteran o

descomponen por la acción del calor.

 MEDICAMENTOS HIGROSCOPICOS: son aquellos que son sensibles a la humedad

generando un deterioro en su forma farmacéutica.

INFRAESTRUCTURA DEL AREA DE ALMACENAMIENTO

1. SELECCIÓN DEL SITIO

El sitio para el almacenamiento de medicamentos debe cumplir con unas condiciones de acceso,
tamaño y localización especial.

A. ESTAR ALEJADOS DE SITIOS DE ALTA CONTAMINACION

Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de la alta contaminación para
conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos que
pueden resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la
temperatura, radiación, luz, contaminantes del aire y la humedad.
 B. FACILITAR LA CIRCULACION DE PERSONAS Y OBJETOS

Deben estar situados preferiblemente en el primer piso o en un mismo piso de las edificaciones.
Las puestas deben situarse de tal manera que se facilite la circulación de personas y materiales.

2. AREAS

Se debe contar con las siguientes áreas:

A. AREA DE RECEPCION (color verde)

Es el espacio dedicado exclusivamente para ubicar los pedidos que llegan del proveedor mientras
se someten al proceso de recepción. Los productos que se encuentran en esta área no pueden ser
utilizados hasta que no hayan sido debidamente recepcionados.

B. AREA DE CUARENTENA (color naranja)

Es un área generalmente ubicada cerca del área de recepción y que está destinada a almacenar los
productos que no pueden ingresar a la bodega o servicio farmacéutico, porque no fue aprobado su
ingreso durante el proceso de recepción y necesariamente deben ser devueltos al proveedor.

C. AREA DE ALMACENAMIENTO (color amarillo)

Se refiere al área destinada al almacenamientos de los productos (medicamentos e insumos) aptos

para ser distribuidos o dispensados y que se ubican en las estanterías estáticas o modulares.

D. AREA DE REFRIGERACION (color azul)

Sitio en el cual se ubican los medicamentos que requieren refrigeración. Generalmente se utiliza
una nevera la cual debe ser exclusiva para almacenar los medicamentos y no debe guardarse
alimentos y ningún tipo de producto. Dicha nevera debe estar condicionada con un sistema de
regulación de temperatura que facilite el control de este parámetro crítico para la calidad de los
insumos almacenados.

E. AREA ADMINISTRATIVA (color vino tinto)

Es el espacio requerido para el responsable del servicio farmacéutico, almacén o droguería y

donde se ubicara la papelería y los equipos de oficina necesarios para su gestión.

F. AREA DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL (color violeta)

Área destinada exclusivamente y con seguridad (bajo llave), para el almacenamiento de los
medicamentos con franja violeta.

G. AREA DE RESIDUOS SOLIDOS

Es el área destinada para la recolección y desnaturalización o disposición final de los residuos

sólidos.

H. AREA PROXIMOS A VENCER

Es esta área se ubican los medicamentos con vida útil próxima a expirar.

I. AREA DE DISPENSACION

Área exclusiva para la entrega de medicamentos y dispositivos médicos y la asesoría necesaria

para el uso adecuado de estos insumos.

3. PISOS
Deben ser impermeables, solidos, de fácil limpieza y uniformes.

4. PAREDES

Deben ser impermeables, solidas, resistentes a factores ambientales, de superficie lisa e

incombustible, los materiales que se usan en sus terminados no deben contener sustancias
toxicas, irritantes o inflamables.

5. TECHOS Y CIELORRASOS

Deben ser impermeables, solidos, resistentes a factores ambientales, de superficie lisa e

incombustible.

6. ILUMINACION

Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los
medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación.

7. VENTILACION

Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial, que garantice la conservación adecuada
de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por ventilación natural las
ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los medicamentos y
dispositivos médicos con el polvo y la suciedad del exterior.

8. CONDICIONES AMBIENTALES
 A. RAYOS SOLARES

Se debe evitar la incidencia de rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos médicos
dentro de las áreas de almacenamiento, porque la radiación ultravioleta de la luz solar, además de
aumentar la temperatura, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro tipo de productos.

B. CONDICIONES DE TEMPERATURA Y HUMEDAD

Se debe contar con un mecanismo que garantice las condiciones de temperatura y humedad
relativa recomendadas por el fabricante. Se llevara registro diario del control de estas variables y
se debe contar con un termo higrómetro calibrado.

RANGOS DE TEMPERATURA DE ALMACENAMIENTO

TEMPERATURA AMBIENTE CONTROLADA: 15° A 25° CENTIGRADOS

REFRIGERACION O CADENA DE FRIO: 2° A 8° CENTIGRADOS

CONGELACION: -20° A 2° CENTIGRADOS

CONSERVAR EN LUGAR FRESCO: 8° A 15° CENTIGRADOS

Si la temperatura ambiente del lugar es muy alta y la etiqueta recomienda que se debe almacenar
en un lugar fresco el producto puede guárdese en un refrigerador ajustando el rango mediante un
termostato.

SIN INDICACIONES: si no especifica una temperatura de almacenamiento o en la etiqueta no

aparece ninguna de las recomendaciones anteriores, la temperatura del lugar debe tenerse hasta
un máximo de 25° centígrados. Temperaturas superiores deterioran los medicamentos pues
alteran la estabilidad y por ende la calidad de los mismos.
 9. SEGURIDAD

El área de almacenamiento debe contar con medidas de seguridad como por ejemplo: atender a
los clientes y visitantes en las zonas destinadas con horarios y fechas determinadas lo que facilita
un control del personal que ingresa al área.

Establecer áreas restringidas señalizadas, implementar el uso de distintivos a personal visitante e

impedir el ingreso a terceros. Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubica la
documentación y los productos.

10. RECURSO HUMANO Y DOTACION

En la dotación se debe tener un kardex o un software, formatos, informes contables, dotación

(estantería, estibas, maquinaria y equipos, papelería, escritorios, etc…).

UBICACIÓN Y ORDENAMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

UBICACIÓN

1. Orden alfabético.
2. Forma farmacéutica.
3. Clasificación farmacológica.
4. Nivel de atención.
5. Volumen y demanda.
6. Por laboratorio.

ORDENAMIENTO

Sistema F.E.F.O o F.I.F.O (primero en vencer primero en salir.

 CONTROLES DURANTE EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO

1. CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES

A. LA LUZ

los medicamentos que se deterioran desde un punto de vista físico-químico por estar en contacto
directo con la luz, ya sea natural o artificial, se denominan fotosensibles, deben conservarse
siempre en su empaque o envase original y bien cerrado. Los medicamentos y reactivos
envasados en recipientes de vidrio color ámbar y papel aluminio o estaño corresponden a los
fotosensibles.

B. CADENA DE FRIO

Para su control en el mantenimiento de los refrigeradores debe estar a la sombra y lejos de las
fuentes de calor, separados de paredes mínimo 15 centímetros, bien nivelados y conectados
directamente a la pared.

C. TEMPERATURA

Es un factor crítico que es necesario controlar para evitar el deterioro en la potencia de los
productos o en su estructura molecular afectando directamente la efectividad de los
medicamentos.

D. HUMEDAD

Es un factor que afecta considerablemente la estabilidad de los medicamentos, además de ser un

medio propicio para el crecimiento de hongos y bacterias, reacciones de oxidación de los
componentes de los medicamentos que se manifiestan en su ablandamiento, cambio de color y en
algunos materiales medico quirúrgicos disminuyendo el poder de adhesión.

RANGOS DE HUMEDAD

RANGO NORMAL MAXIMO 67%

Para disminuir la humedad se recomienda no sacar los medicamentos y dispositivos médicos de
las cajas primarias y en lo posible del embalaje y utilizar estantería con puertas. Los productos
higroscópicos deben de llevar en su empaque original una bolsa de silica de gel.

2. CONTROL DE LAS CONDICIONES DE HIGIENE

De las condiciones higiénicas depende de gran medida la estabilidad microbiológica de los

medicamentos y otros insumos almacenados. Se debe tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:

 Buena ventilación libre de gas contaminante.

 Las paredes y pisos deben ser de material de fácil aseo y limpieza con las uniones en forma
de curva que eviten la acumulación de polvo.
 Personal sano.
 Instalaciones sanitarias limpias y funcionales con lavamanos limpios.
 Estantes y estibas limpias y libres de polvo.
 Control y sanitizacion del ambiente.
 Fumigación periódica del local para la presencia de insectos y roedores (mínimo cada seis
meses).
 Neveras limpias y libres de alimentos, no comer y no fumar en las áreas de
almacenamiento.

3. CONTROL DE INVENTARIOS

Debe realizarse con la mayor eficacia posible, control estricto, el cual debe estar centrado en el
control de las existencias, control de fechas de vencimiento y de averías o deterioros.

A. CONTROL DE EXISTECIAS O MOVIMIENTOS

Tiene como objetivo comparar las existencias físicas con las que muestra el sistema de
información basada en el movimiento de entradas y salidas. Este control se lleva a cabo mediante
la realización de inventarios los cuales pueden ser de diferentes tipos de acuerdo al volumen de la
mercancía manejada.

 INVENTARIO GENERAL
Permite evidenciar si hubo o no ganancias durante el ejercicio de un periodo (seis meses o un
año). Es un tipo de inventario que es obligatorio por ley, necesario para alimentar el balance
general de la empresa. Se debe realizar llevando a cabo dos conteos físicos al 100% de los
productos y un tercer conteo en caso de encontrar diferencias entre los dos anteriores.

 INVENTARIO CICLICO O ALEATORIO O PERIODICO

Se realiza a intervalos definidos según las políticas de la empresa, se caracteriza por que no
necesariamente se cuentan todos los productos cada vez que se realiza el conteo, sino que
establece un periodo mínimo el cual se debe tener el 100% de los productos inventariados.

B. CONTROL DE DETERIOROS

Hablamos de deterioros cuando nos referimos a los daños, averías o posibles pérdidas de
medicamentos por absolencia o vencimiento.

o Averías
o Obsoletos
o Vencimientos

C. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO

Se pueden llevar a través de software, cronogramas, sistema F.E.F.O. o F.I.F.O. y por

semaforización.

5. DISPENSACION

Es la entrega o suministro de uno o más medicamentos y dispositivos médicos al paciente y su

respectiva información o asesoría para que se realice el uso adecuado de estos medicamentos y
dispositivos médicos.
 PRESCRIPCION MÉDICA

REQUISITOS

 Solo podrá hacerse por personal de la salud debidamente autorizado de acuerdo con sus
competencias.

 La prescripción debe ser en letra clara y legible con las condiciones necesarias para su
administración

 Se hace en idioma español. Escrita o computarizada.

 No podrá contener enmendaduras o tachones, siglas, claves, signos, abreviaturas o

símbolos químicos con la excepción de las abreviaturas aprobadas en el comité de
farmacia y terapéutica de la institución.

 La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescripto y el

medicamento dispensado (caso ambulatorio), por parte del servicio farmacéutico y
administrado (caso hospitalario), por parte del personal del servicio de enfermería.

 La prescripción debe permitir las correlación de los medicamentos prescriptos con el

diagnostico.

 La dosis del medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos

especiales en unidades internacionales cuando se requiere.

CONTENIDO

1) Nombre del prestador del servicio de salud que prescribe, dirección, teléfono,
dirección electrónica, nit, etc…

2) Lugar y fecha de la prescripción.

3) Nombre del paciente y número de identificación.

4) Número de la historia clínica.

5) Tipo de usuario.
 6) Nombre del medicamento expresado en su denominación común internacional
(genérico).

7) Concentración y forma farmacéutica.

8) Vía de administración.

9) Dosis y frecuencia de administración.

10) Periodo de duración del tratamiento.

11) Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento.

12) Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.

13) Firma del prescriptor con su respectivo registro profesional.

OBLIGACIONES DEL DISPENSADOR

1) Verificar que la prescripción este elaborada por el personal de salud competente y que
cumpla con las características y contenido de la prescripción.

2) Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la

leyenda venta bajo formula médica.

3) No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles

errores, con el fin de no incurrir en la falta contra la ética profesional.

4) Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a la prescripción.

5) Informar al usuario sobre los aspectos indispensables que garanticen el efecto

farmacéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos.

 Condiciones de almacenamiento.
 Como reconstituirlos.
 Como medir las dosis.
 Que cuidados debe tener con la administración.
 Interacción con alimentos y otros medicamentos.
 Advertencias sobre sus efectos secundarios.
 Contraindicaciones.
 Importancia de la adherencia al tratamiento.

6) Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del servicio
de salud y/o capacitarse constantemente en los procesos y conocimientos teóricos y
destrezas necesarias en el ejercicio de su cargo para ir aumentando progresivamente las
competencias laborales.

PRIHIBICIONES DEL DISPENSADOR

1) Alterar o modificar en cualquier forma la prescripción.

2) Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración,

frecuencia, cantidad y la dosis prescripta.

3) Dispensar medicamentos fraudulentos o alterados.

4) Violar las reservas a que está obligado por razones de la función que desempeña.

5) Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos.

6) Tener muestra médicas de medicamentos.

7) Tener empaques y envases vacíos en el servicio farmacéutico o en aquellos

establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar los procesos de
reenpaque y reembase de medicamentos.

8) Inducir al paciente o consumidor a la compra de un medicamento que cambie o sustituya

al prescripto o solicitado.

BUENAS PRACTICAS DE DISPENSACION

 FASE 1

RECEPCION E INTERPRETACION DE LA SOLICITUD (prescripción)

El dispensador debe saber claramente cuál es el producto que esta siendo solicitado, para esto se
debe asegurar de que la prescripción sea legible, descifrable y claramente entendible.

FASE 2

BUSQUEDA Y PREPARACION DEL MEDICAMENTO

El proceso de búsqueda requiere que el dispensador lea cuidadosamente la etiqueta del producto
en existencia la cual debe tener el nombre del medicamentos, la concentración, la dosificación,
forma farmacéutica y fecha de vencimiento, ya que muchos medicamentos tienen nombres que
lucen y/o suenan igual, la identificación cuidadosa de la etiqueta es crítica como protección contra
la entrega del medicamento equivocado. El conteo de los medicamentos a dispensar debe ser
realizado en forma muy precisa, ya que si se entregan menos medicamentos de los que se piden,
se puede dar lugar a fallas en el tratamiento. En caso de los antibióticos es especialmente crítico
por que puede producir una resistencia bacteriana al tratamiento posterior, con ello si el
tratamiento inicia es terminado en forma prematura debido a la falta de medicamentos. Por el
contrario la entrega de más medicamentos de los que se pide, cuando el precio se basa o se cobra
en la cantidad pedida, puede ser una fuente de perdida financiera significativa. También se puede
contribuir a la práctica de la automedicación.

FASE 3

ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y ORIENTACION AL PACIENTE (dispensación)

En el momento en que el dispensador entregue los medicamentos al paciente debe mostrarle

nuevamente el producto al paciente, contarlo nuevamente, indicarle a cual corresponde en la
receta y repetir la prescripción en cuanto a dosificación, horarios y vía de administración.

Una característica fundamental del dispensador es la de aconsejar y orientar sobre la

farmacoterapia al paciente ambulatorio. El dispensador debe asegurarse de que el paciente
conozca el nombre del medicamento, la concentración, grupo farmacológico la dosis prescripta, la
frecuencia y vía de administración, las precauciones que se deben tener para el tratamiento
farmacológico y las razones para ello, el efecto adverso más común, las interacciones,
contraindicaciones y cuidado en el almacenamiento del medicamento.

El dispensador debe procurar que el paciente no tenga ninguna duda sobre la acción del
medicamento como cuando y cuanto tomar, duración del tratamiento, posibles efectos
secundarios, interacción y contraindicaciones, precauciones para su uso, condiciones óptimas de
almacenamiento.

DISTRIBUCION

Es la entrega de medicamentos y dispositivos médicos al personal de enfermería quienes hacen su

administración, aquí no hay dispensación porque no hay asesoría.

1) SISTEMA DE DISTRIBUCION POR EXISTENCIAS EN LOS SERVICIOS (STOCK)

Consiste en que cada servicio de hospitalización, asistencia o de apoyo diagnóstico y terapéutico

tiene como reserva una cantidad determinada de medicamentos y dispositivos médicos e insumos
más utilizados manejados y controlados por el personal de enfermería y que periódicamente son
repuestos por el personal del servicio farmacéutico o deposito, se requiere un protocolo del
manejo del STOCK, para que funcione de manera correcta en los servicios en los cuales opere.
Existen diferentes tipos de STOCK de medicamentos y dispositivos médicos:

 De carros de paro.
 Urgencias.
 Cirugía.
 Hospitalización.
 Rayos x.
 Laboratorios clínicos.
 Unidades de cuidados intensivos.

STOCK: son subdepositos de medicamentos y dispositivos médicos que hay en cada área o servicio
de salud en las instituciones para suplir las urgencias de acuerdo al servicio prestado.

VENTAJAS
  La mayoría de medicamentos y dispositivos médicos están disponibles para el personal de
enfermería y médico.
 Hay menos devoluciones de medicamentos e insumos a la farmacia.
 Disminuye el número de fórmulas y pedidos.

DESVENTAJAS

 Aumenta el potencial de errores en la medicación.

 Aumentan las pérdidas financieras en la fuga de medicamentos al no existir un control
individualizado.
 Aumenta el inventario de insumos dentro de la institución.
 Aumenta el costo económico debido al deterioro y vencimiento de los productos.
 Mayor dedicación del personal de enfermería en tareas administrativas de control sobre
los medicamentos.

2) SISTEMA DE PRESCRIPCION INDIVIDUAL TRASCRIPTA O DIRECTA

Es el sistema de distribución basado en la prescripción o formulas médicas a cada paciente. La

prescripción se debe realizar para un periodo de 24 horas.

VENTAJAS

 Mayor control de los medicamentos e insumos por parte del farmacéutico que las
entregas por STOCK.
 Permite un mejor control de los insumos en la distribución, permite recuperación de
ingresos al cobrar por producto que se utiliza.

DESVENTAJAS

 La farmacia por ejemplo no puede comprobar la trascripción del personal de enfermería

por falta de medio para este fin.
 Aumenta la posibilidad de cometer errores en la medicación debido a la falta de las
remisiones de la dosis, preparación y administración de medicamentos.
  Uso excesivo de los servicios de enfermería en la prescripción de las dosis y otras
actividades relacionadas.

3) SISTEMA DE DISTRIBUCION COMBINADA O MIXTA

Es la combinación del sistema de distribución por existencias en los servicios y sistema de

prescripción individual trascripta o directa.

4) SISTEMA DE DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS POR DOSIS

UNITARIAS (S.D.M.D.U.) Commented [H1]:

Sistema de distribución de medicamentos mediante el cual se proporciona a cada paciente cada

vez la dosis prescripta por el médico tratante bajo acondicionamiento individual en la
presentación farmacéutica y vía de administración adecuada, para ser administrado por parte del
personal de enfermería. Es el sistema que mejor garantiza que el medicamento prescripto llegue
al paciente que ha sido destinado, ya que se basa en la orden médica a cada paciente en forma
individual.

VENTAJAS

 Notable reducción en los errores de medicación, ya que las dosificaciones son revisadas
por el farmacéutico antes de la dispensación y por el personal de enfermería antes de la
administración al paciente.
 Disminución de la existencia de medicamentos en el STOCK de piso.
 Mayor eficiencia en la utilización del tiempo del personal de enfermería, proporcionando
mayo dedicación al cuidado del paciente.