Arhivarea si perioada de pastrare pentru documentele financiar-contabile

Una dintre activitatile care ne ocupa destul de mult timp, dar care trebuie efectuata in mod obligatoriu este
arhivarea documentelor financiar-contabile precum si pastrarea acestora pentru anumite perioade de timp.
Documentele financiar-contabile ce stau la baza operatiunilor pot fi prezentate atat pe suport de hartie cat si
in format electronic.
Care este scopul arhivarii?
• acces rapid la informatia dintr-o anumita perioada trecuta;
• dovada tuturor activitatilor/operatiunilor efectuate de o entitate in perioada trecuta;
• baza materiala informativa de verificat in cazul unei inspectii fiscale;
• mijloc de proba in justitie.

Arhivarea documentelor precum si asigurarea pastrarii lor pe o anumita perioada trebuie realizate conform
prevederilor Ordinului nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. Fiecare entitate economica
este obligata sa pastreze toate documentele justificative economico-financiare care au stat la baza
tranzactiilor efectuate precum si a inregistrarilor in contabilitate.
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate trebuie sa contina informatii
relevante si suficiente. Pe de alta parte, fiecare document justificativ trebuie sa fie aprobat si semnat de catre
persoanele care raspund de intocmirea si inregistrarea corecta a acestora.

Atentie !
Ca exceptie de la regula de mai sus, semnatura persoanelor responsabile nu va fi obligatorie pentru
documentele care au fost intocmite si preluate in contabilitate cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automata a datelor.

Alte aspecte importante de care trebuie sa mai tii cont atunci cand efectuezi arhivarea:
• documentele trebuie grupate in dosare, numerotate si snuruite;
• gruparea in dosare se va face cronologic si sistematic, pentru fiecare exercitiu financiar;
• dosarele trebuie arhivate si pastrate in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii,
distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
• evidenta documentelor in arhiva trebuie tinuta cu ajutorul Registrului de evidenta, in care sunt consemnate
dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Care sunt termenele de pastrare a documentelor financiar-contabile?

Pe langa arhivarea documentelor, societatile au obligatia de a pastra arhiva cu documentele justificative
pentru anumite perioade de timp stabilite de legislatia in vigoare, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la
sediile secundare, pe suport de hartie sau pe suport electronic.

Documente care se pastreaza pentru o perioada de 50 de ani:

• statele de plata.
Documente care se pastreaza pentru o perioada de 10 ani:
• registrele de contabilitate;
• celelalte documentele justificative altele decat cele de mai jos, care stau la baza inregistrarilor in
contabilitate.

Documente care se pastreaza pentru o perioada de 5 ani:

• nota de receptie si constatare de diferente;
• bon de predare, transfer, restituire;
• bon de consum;
• bon de consum (colectiv);
• lista zilnica de alimente;
• dispozitie de livrare;
• fisa de magazie;
• lista de inventariere;
• lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
• chitanta;
• chitanta pentru operatiuni in valuta;
• dispozitie de plata/incasare catre casierie;
• borderou de achizitie;
• borderou de achizitie (de la producatori individuali);
• decont pentru operatiuni in participatie;
• ordin de deplasare (delegatie);
• ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale);
• decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
• decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
• nota de debitare/creditare;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse;
• fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si lei);
• decizie de imputare;
• angajament de plata.
Atentie !
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se
vor pastra pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.