Active Data for Excel :

Este un soft specializat, care adauga functii si functionalitati, de genul celor folosite de IDEA si ACL si
care permit folosirea Excel la realizarea testelor de audit.

Cu Active Data pentru Excel se pot realiza: imbinari, interogari, rezumate, clasificari, localizari
duplicate și elemente lipsă, combinari, divizari de date. Acesta detine peste 100 de funcții, multe
concepute pentru a crește productivitatea generală a unei entitati, dar si pentru a usura munca unui
auditor intern sau extern.

Am creat un tabel cu 37 de randuri care cuprinde date referitoare la contractele de achizitii

publice incheiate de entitatea publica precum si modul de realizare a acestora astfel : numar contract
, data contract, denumire furnizor,valoare contract,suma totala achitata din contract,valoarea
serviciilor/lucrarilor sau bunurilor efectuate/achizitionate in cadrul contractului dar neachitate,tip de
contract,modalitate de achizitie a contractulului.

1
Perioada auditata este 01.01.2016-31.12.2016

Print screen 1

Pentru efectuarea unor situatii statistice si mai ales pentru depistarea eventualelor erori am folosit
urmatoarele functii:

1. Summarize/ Pivot
2. Pivot chart
3. Top/ Bottom Items
4. Duplicates
5. Strata
6. Gaps
7. Statistics
8. Digital Analysis
9. Sample

Prin ,,Summarize/ Pivot”, am ales sa analizez coloanele Valoare contract,Suma achitata si

Valoare lucrari/servicii/bunuri efectuate /achizitionate si neachitate . Acest lucru evidentieaza
pentru fiecare furnizor in parte totalul valorilor contractelor incheiate,totalul sumelor achitate
din aceste contracte si valoarea lucrarilor/serviciilor/bunurilor efectuate /achizitionate si
neachitate in cadrul tuturor contractelor incheiate de fiecare furnizor in parte, scotand in
evidenta eventualele erori .

2
 Print screen 2

Rezultatul fiind :- Valoare totala contracte in perioada auditata =55350004.83

- Total sume achitate din valoarea contractelor in perioada auditata=2694718.95

- Valoare totala a lucrarilor /serviciilor/bunurilor efectuate /achizitionate in cadrul
tuturor contractelor in perioada auditata=1056029.11

Rezultatele mentionate mai sus se vad in print screen 3

3
 Print screen 3

Pentru a ordona dupa coloanele denumire furnizor si modalitate achizitie s-a folosit functia
,,Top/Bottom Items”

Print screen 4

A rezultat un tabel cu furnizorii ordonati alfabetic iar pentru fiecare contract incheiat cu fiecare
furnizor in parte au rezultat date privind modalitatea de achizitie,valoarea,numarul de inregiatrare si
data contractului.

4
 Print screen 5

Pentru a evidentia intr-un grafic pentru fiecare furnizor in parte cat din valoarea contractata s-a
efectuat/achizitionat dar nu s-a achitat de catre entitate s-a recurs la functia pivot chart,alegandu-se
un grafic tip « pie»

Print screen 6

5
Rezultatul a fost ca pentru furnizorii SC Construct SA si SC Nofil SA 44%, respectiv 49% din valoarea
lucrarilor efectuate acestia in perioada auditata nu a fost achitata de entitate.

Deficienta constatata inregistrarea entitatii cu plati restante la 31.12.2016 iar auditorul va verifica
raportarea acestora in situatiile financiare intocmite.

Print screen 7

Pentru a evidentia elementele duble am folosit functia :,,Duplicates” . Am selectat coloanele numar
contract si denumire furnizor .Rezultatul a fost ca nu exista duplicate in perioada auditata

6
 Print screen 8

Pentru a evidentia functia „Strata”am ales ca baza de analiza sume achitate. Functia calculeaza
procente,valoarea minima, valoarea maxima , medie, variatia precum si totalul aferent fiecarui
nivel de contractare.

Print screen 9

7
Functia «strata »a returnat un tabel prin care a ordonat cele 45 de contracte pe intervale cu banda
300000 in care s-au redat suma achitata total,procent din suma achitata total,valori minime si
maxime ale contractelor ,valoarea medie in cadrul procentelor de 95,56% , respectiv 4,44%din
nr.total de contracte,s.a.

Print screen 10

Cu ajutorul functiei ,,Gap”se pot constata date lipsa astfel am ales coloana numar de inregistrare
contract pentru pentru a depista numerele lipsa.

Print screen 11

8
A rezultat un nr. de 11 itemi lipsa.

Print screen 12

Functia “Statistics” reda pentru coloanele Valoare contract,suma achitata total si valoare
lucrari/servicii/bunuri efectuate/achizitionate dar neachitate urmatoarele date: valoarea neta, total
pozitiv, total negativ, valoare absoluta, valoare medie, valoare medie plus, valoare medie minus,
variatie, minim, maxim, valori egale cu 0, valori pozitive, valori negative, numar total de elemente
analizate,erori( print screen 14).

9
 print screen 14

Functia ,,Digital Analysis” are rolul de a identifica orice date incorecte, care incalca legea lui
Benford, indicand in grafice, diferentele dintre datele procesate si modul in care se aplica aceasta
lege iar pentru aceasta am ales sa analizez coloana suma achitata total.

10
 Functia mentionata mai sus a returnat o stratificare,un first digit test si un grafic dupa
coloana suma achitata total.Relativ la proportiile stabilite prin Legea lui Benford s-au constatat
diferente semnificative pentru coloanele 2,3,8 si 9 din grafic.

Print screen 16

Print screen 17

11
 S-a efectuat sortarea datelor dupa coloana tip contract

In celula B42 este redat rezultatul inserarii functiei Countif pentru coloana Valoare contract
dorindu-se stabilirea numarului de contracte de tip Bunuri cu valoare mai mare de 132519 lei .S-a
dorit astfel sa se verifice daca modalitatea de achizitie corespunde cu prevederile Legii nr.98/2016
privind achizitiile publice.Nu s-au constatat abateri de la normele legale privind proceduri de
achizitie alese raportate la pragurile prevazute in lege .

In celula B43 este redat rezultatul inserarii functiei Countif pentru coloana Valoare contract
dorindu-se stabilirea numarului de contracte de tip Bunuri cu valoare mai mare de 100000 lei.

In celula B45 este redat rezultatul inserarii functiei Min pe coloana valoare contract.

12