CONCEPCiÓN, 30 de abril de 2012

N ° O3 IVI STOS: el Reglamento N° 1, de 1994, de Bodegas; la necesidad de

implementar un nuevo Reglamento de Bodegas; el Decreto
Alcaldicio N° 4155, de 22 de diciembre de 2010, que aprueba el Programa de
Mejoramiento de la Gestión Municipal para el año 2011; los Oficios Ords. N°s. 558 y 628,
de 24 de junio y 25 de julio de 2011, respectivamente, de la Dirección de Aseo y Ornato;
lo informado por la Dirección Jurídica mediante Oficios Ords. N°s. 725 y 822, de 14 de
julio y 9 de agosto de 2011, respectivamente; y, en uso de las atribuciones que me
confieren los artículos 12, 56 inciso primero, 62 y 63 letra i) de la Ley N° 18.695, Orgánica
Constitucional de Municipalidades,

REGLAMENTO DE BODEGAS

TíTULO I
GENERALIDADES

Artículo 1°: El presente reglamento tiene por objetivo normar los sistemas
administrativos y operacionales de las bodegas existentes, a fin de unificar los
procedimientos de solicitud, recepción, almacenamiento, registro y despacho de
materiales y/o especies que adquiere la Municipalidad de Concepción.

Artículo 2°: En términos generales, se entenderá por "bodega" aquel recinto destinado
al almacenamiento de bienes, pudiendo existir bodegas centrales, móviles y "pañales".
En la Municipalidad de Concepción funcionan las siguientes bodegas que se mencionan:
a) Bodega de emergencias, dependiente de la Dirección Comunal de Emergencia;
b) Bodega de asistencia social y contingencia, dependiente de la Dirección de
Desarrollo Comunitario;
e) Bodegas generales, dependiente de la Dirección de Aseo y Ornato;
d) Bodega de materiales de construcción, dependiente de la Dirección de
Construcciones;
e) Bodega de materiales de oficina y aseo, dependiente de la Dirección Administrativa;
f) Bodega de insumos computacionales, dependiente de la Dirección de Informática, y
g) Bodega de archivos generales, dependiente de la Dirección de Aseo y Ornato.

Este reglamento no limita el número de bodegas y a la vez permite, en el evento que

la autoridad lo estime necesario, fusionar alguna de ellas, como también su
administración.

Artículo 3°: Podrán existir bodegas o pañoles con sus respectivos encargados, que
mantendrán materiales, herramientas o insumos derivados desde una bodega general,
cuyo manejo administrativo y funcional deberá cumplir con las mismas formalidades y
exigencias de la bodega principal, en el manejo de los bienes en custodia.

En todo caso, las mercaderías o insumos destinados a los pañoles, deberán

ingresar primero a bodega principal y desde ahí despachadas a los respectivos pañoles.

Artículo 4°: Respecto de la bodega de archivo general, será la Dirección de Aseo y

Ornato la encargada del aseo y mantención de la dependencia que contiene la
documentación del municipio. Sin embargo, cada una de las direcciones y unidades }1
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municipales que mantienen documentación en los espacios asignados, serán las
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 REGLAMENTO N° 03, DE 2012

TíTULO 11
DE lAS FUNCIONES

Artículo 5°: El encargado de bodega tendrá como función principal, entre otras, las que
se mencionan:
a) Controlar las entradas y salidas de materiales, manteniendo para ello un registro de
ingresos y despachos con sus respectivos documentos de respaldo;
b) Almacenamiento y ordenamiento de los materiales y especies de acuerdo a su tipo,
calidad, características y por unidad usuaria cuando corresponda;
c) Mantener registros actualizados, manuales y/o computacionales, de las existencias
de materiales bajo los rubros de: nuevos, en tránsito, dados de baja;
d) Informar periódicamente y por escrito a su superior directo, sobre las existencias,
movimientos, saldos y vencimientos cuando proceda, y
e) Mantener ordenada la bodega, procurando la conservación y limpieza de todos los
materiales allí guardados.

TíTULO 111
DE lA RECEPCiÓN DE MATERIALES

Artículo 6°: Todos los materiales, útiles o especies que adquiere el municipio serán
recibidos en las bodegas respectivas, bajo exclusiva responsabilidad del funcionario
encargado de la adquisición.

Artículo 7°: El encargado de bodega deberá constatar que el material recibido esté
conforme en cantidad y calidad. Queda facultado el encargado de bodega para solicitar la
asesoría técnica y profesional, en particular del encargado de la adquisición, cuando
estime necesario verificar la calidad de lo recibido, con el objeto de ingresarlo adecuada y
correctamente en el inventario de existencias.

Artículo 8°; En el evento que los materiales o especies no cumplan con lo requerido en
la orden de compra, el encargado de bodega procederá a rechazar todo o parte del
material, informando inmediatamente a la unidad compradora.

Artículo 9°: Recibido el material conforme en cantidad y calidad, el encargado de

bodega procederá de inmediato a informar a la unidad compradora mediante el formulario
"Guía de Recepción de Materiales Diversos" u otro que se determine en el futuro,
estampando su nombre y firma.

Artículo 10°: Una vez recibido el material, el encargado de bodega deberá registrar las
cantidades ingresadas del material que corresponda, en la tarjeta control de existencia y
en el sistema computacional que se lleve al efecto.

TíTULO IV
DEL ALMACENAMIENTO

Artículo 11°: Los materiales o especies ingresados a bodega, deberán ser clasificados y
ordenados por rubro, especificando el nombre y código que corresponda y la unidad
compradora.

Artículo 12°: Los materiales y elementos correspondientes a asistencia social,

emergencia, aseo, ornato o adquirido por otra unidad municipal, deberán almacenarse
separadamente, cada uno de ellos con su correspondiente tarjeta de existencia donde se
registrarán todos los movimientos.

Artículo 13°: Los elementos y materiales nuevos, deberán ser almacenados en forma .\J
separada de los elementos y materiales ya en uso y de aquellos dados de baja o en j'
calidad de préstamo.

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 REGLAMENTO N° 03, DE 2012

Artículo 14°: En el evento que se deban guardar materiales o especies en tránsito, de

otras instituciones a petición escrita de la autoridad correspondiente, deberán registrarse y
permanecer en bodega en forma separada de los materiales de propiedad municipal.

Artículo 15°: Será responsabilidad del encargado de bodega, informar por escrito a los
directores de las unidades correspondientes, sobre la existencia de materiales o especies
que se encuentren deteriorados, vencidos o mermados, a efectos de que se elabore la
correspondiente "acta de merma" y se disponga su traslado al vertedero sanitario, o bien,
sea decretada su baja por la autoridad correspondiente.

TíTULO V
DEL REGISTRO

Artículo 16°: los encargados de bodega, además de registro computacional, deberán

llevar el control de las existencias en una tarjeta individual por cada material o especie, la
que estará permanentemente actualizada y en la que se consignará como mínimo:
a) Número correlativo preimpreso;
b) Detalle de material o especie;
e) Columna de entrada(cantidades);
d) Columna de salidas (cantidades), y
e) Columna saldos (cantidades).

El encargado de bodega deberá disponer de una nómina actualizada, por orden

alfabético, de todas las especies que guarde en bodega, con código cuando proceda,
número de identificación y tarjeta de control de existencia.

Artículo 17°: Todos los materiales y elementos ingresados a bodega, deberán ser
registrados independiente a que su salida sea inmediata.

Artículo 18°; Se exceptuarán del procedimiento anterior, los materiales áridos tales
como: arena, ripio, chancado, piedra, estabilizado y aquellos materiales o elementos que
se requieran directamente en la construcción o faena y/o que sean de carácter
estrictamente urgente, en cuyo caso el funcionario que recibe, deberá proceder de
acuerdo a lo estipulado en el artículo 7 del presente reglamento.

TíTULO VI
DE lA SOLICITUD Y DESPACHO DE MATERIALES

Artículo 19°: Toda entrega de materiales en bodega se requerirá mediante el formulario

"Orden de Entrega de Mercaderías" u otro que lo reemplace en el futuro, el que será
autorizado y visado por el director o jefe de la unidad que lo solicite y firmado por el
funcionario que recibe y retira conforme el material detallado en la solicitud. Este
formulario se emitirá en original y dos copias, quedando según distribución:
a) Original en poder del encargado de bodega;
b) Segunda copia en control de portería, y
e) Tercera copia de respaldo para la unidad solicitante.

En el caso de la Dirección de Desarrollo Comunitario, cuando corresponda a

asistencia social, la primera copia quedará anexada al expediente social respectivo.

Toda "Orden de Entrega de Mercaderías" solicitada a la bodega de materiales de

oficina y aseo del edificio sede, deberá llevar estampado en el extremo superior derecho Jl
._.~-........ de dicho formulario, el código del departamento solicitante, de acuerdo a la codificación
,.f,v"""oi, asignada a los diferentes departamentos, según listado distribuido por la dirección de
{::,.t-#!~~; administración y finanzas.
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Artículo 20°: Las ordenes de entrega de mercaderías, serán firmadas por quien recibe
conforme y quien entrega.

Artículo 21°: Se dará prioridad en el despacho a aquellos materiales que hayan

permanecido por mayor tiempo en bodega.

Artículo 22°: Las solicitudes de artículos de oficina que requieran las diferentes unidades
del municipio deberán efectuarse dentro de los 5 primeros días hábiles de cada mes.

TíTULO VII
DE lAS EMERGENCIAS

Artículo 23°: Existirá una bodega de emergencias, dependiente del Director Comunal de
Emergencias, en la que se acopiarán elementos, materiales, equipos y maquinarias de
diverso tipo, necesarios para hacer frente a siniestros, accidentes, catástrofes o
inclemencias climáticas, que afecten a la población comunal o a los bienes públicos.
Dichos bienes solo podrán ocuparse para estos fines específicos y deberán clasificarse y
almacenarse en forma separada de los elementos de uso común.

Artículo 24°: Existirá un encargado de albergues nominado por decreto alcaldicio,

funcionario que al prever posibles situaciones de emergencia podrá preparar los
albergues, previa autorización del Director Comunal de Emergencia o del Director de
Desarrollo Comunitario. Para tal efecto, solicitará los materiales y medios que requiera a
la bodega de asistencia social o a la bodega de emergencias.

Artículo 25°: Tratándose de especies a utilizar para el funcionamiento de los albergues,

éstos deberán ser solicitados por el encargado de albergues o en su defecto, por las
asistentes sociales de turno, en un formulario diseñado al efecto o mediante un
documento con sus respectivas copias, en los que se dejará constancia de los materiales,
elementos y mercaderías derivados a los albergues y su procedencia, esto es, desde la
bodega de asistencia social o desde la bodega de emergencias.

Artículo 26°: Terminada la emergencia, el encargado de albergues, deberá emitir un

informe sobre el estado de los materiales y elementos utilizados para implementar estos
recintos, antes de reingresarlos a bodega.

Artículo 27°: Los jefes de sectores de emergencia, podrán solicitar materiales tanto
desde la bodega de emergencias como desde la bodega de asistencia social,
dependiendo de la disponibilidad de recursos y cuando la situación lo requiera, mediante
un documento de denuncia de la emergencia dispuesto para estos casos u otro que
cumpla estos fines. En este documento o formulario, deberá indicarse el nombre del
funcionario al que deberá entregársele el material respectivo,

Artículo 28°: El encargado de bodega observará el estado de los bienes no perecibles

utilizados en albergues y reingresados en bodega, examinar su correspondencia con el
informe de entrega elaborado por el encargado de albergues y dejando constancia en
dicho documento, en caso que éstos no sean entregados en buenas condiciones o en su
totalidad, elaborando si fuese el caso un "acta de merma" que deberá firmar con el
encargado de albergues.

Artículo 29°: Los materiales y/o bienes de consumo no perecibles que se soliciten en
bodega como ayuda en atención a la situación de emergencia y que son formalizados
mediante una guía u orden de entrega de mercaderías, deberán consignar todos los }r
antecedentes del beneficiario, estipular fecha, domicilio, cantidades y características de la
ayuda, además de estar autorizados y firmados por la asistente social y/o por los jefes de
sectores de emergencia.

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 REGLAMENTO N° 03, DE 2012

Artículo 30°: El encargado de bodega no entregará el material solicitado si no están

consignados todos los antecedentes requeridos en el artículo precedente.

Artículo 31°: En caso de operativos comunitarios o de emergencia, se implementarán

bodegas móviles, en camiones u otro vehículo municipal a cargo de un funcionario
responsable, donde se cargarán elementos de ayuda para ser distribuidos directamente
entre la población beneficiaria. El encargado de bodega móvil deberá cumplir con las
mismas formalidades de la bodega principal, esto es, en cuanto a los registros de ingreso
y salida de mercadería y su respectiva documentación de respaldo.

Artículo 32°: El encargado de bodega deberá informar a su superior directo sobre el

stock mínimo de todos aquellos materiales que se requieran en una emergencia y los
saldos existentes, a fin de que se tomen medidas oportunas para su mantención.

TíTULO VIII
DE LOS PRÉSTAMOS

Artículo 33°: Los materiales o especies de propiedad municipal, que se encuentren en

bodegas municipales y que se soliciten en la calidad de préstamo, deberán ser requeridos
y autorizados por instrucción escrita del alcalde.

Artículo 34°: Aquellos elementos que sean susceptibles de entregar en calidad de

préstamo, tales como: urnas y cámaras secretas de votación, estrados y toldos,
camarotes y colchonetas, entre otros, por cuyo préstamo se deba cancelar un derecho de
acuerdo a la ordenanza de derechos, permisos y servicios de la municipalidad de
concepción, estarán eximidos de este pago sólo por resolución fundada del alcalde.

Artículo 35°: La entrega de estos préstamos deberá formalizarse a través de un

documento o en la misma solicitud del requirente, que en los casos en que no esté afecta
al pago de derechos municipales, estará firmada por el director de la unidad
correspondiente, y por el encargado de bodega. Se deberá estipular el estado y
características de la especie, plazo y destino del préstamo.

Artículo 36°: El encargado de bodega deberá verificar que los materiales y especies
cedidos en calidad de préstamo, una vez reingresados, se reciban conforme en calidad y
cantidad. En caso contrario, informará al director respecto de los faltantes, a fin de
requerir a la institución u organismo la regularización de los daños o extravíos.

Artículo 37°: El encargado de bodega y los directores de unidades que tengan bajo su
dependencia la administración de bodegas, deberán vela por el estricto y total
cumplimiento del presente reglamento.

Artículo 38°: Este reglamento regirá a contar de esta fech ,dejando sin efecto todas las
disposiciones contrarias a él.

ANÓTESE, COMUNíQUESE Y A

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