CONCEPCiÓN, 30 de abril de 2012

N ° 04 IVI STOS : la necesidad de implementar una normativa que contemple el

procedimiento para registrar las adquisiciones, asignaciones
en las distintas Unidades municipales, cambios y modificaciones por traslados y bajas de
los bienes corporales muebles municipales, contribuyendo de paso a su conservación,
mantención y resguardo; teniendo presente, presente la Circular N° 23.788 de 1978, de
Contraloría General de la República, sobre control de bienes del Estado, el Decreto Ley
N° 1.939, de 1977, sobre Adquisición, Administración y Disposición de Bienes del Estado;
y, en uso de las atribuciones que me confieren los artículos 12, 56 inciso primero, 62 y 63
letra i) de la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades,

REGLAMENTO DE INVENTARIO DE
BIENES CORPORALES MUEBLES DE
PROPIEDAD MUNICIPAL

TíTULO I
GENERALIDADES

Artículo 1°: El presente reglamento tiene por objetivo impartir instrucciones a los
funcionarios y especialmente a la Unidad de Inventarios y a los Encargados de Inventarios
de las diferentes Direcciones municipales, a objeto de efectuar un mayor control y
resguardo de los bienes muebles y contribuir a la mantención y conservación de éstos,
como-asimismo a la actualización de los registros respectivos.
. Con el propósito de alcanzar estos objetivos, la Unidad de Inventarios, dependiente
de la Dirección Administrativa, dispondrá de las herramientas y/o materiales necesarios y
de un sistema computacional apropiado, sin perjuicio de contar con otros métodos de
registro y control que permitan almacenar, registrar y consultar todos los antecedentes
relativos a los bienes municipales objeto del presente reglamento (ubicación,
características, modificaciones, traslados, altas, bajas, etc.)

Artículo 2°: En el municipio cada Dirección tendrá bajo su responsabilidad el control y

resguardo de los bienes muebles asignados a su Repartición, debiendo contribuir a la
mantención y conservación de éstos, y a la actualización de los registros
correspondientes. Para tales efectos, se designará un Encargado de Inventario por
Dirección el que será nominado mediante decreto alcaldicio.

Artículo 3°: Sin perjuicio de lo establecido en el artículo anterior, en cada Dirección

habrá además, encargados directos que tendrán la función específica de custodiar y
guardar con cuidado y vigilancia los bienes existentes en cada sala, espacio (pasillo, hall,
sala de espera u otro), oficina, taller, pañol o bodega en la cual permanezcan en razón de
sus funciones. Dichos encargados directos se indicarán en la planilla mural a que se hace
referencia en el artículo 25° del presente Reglamento.

Artículo 4°: En el caso de los espacios comunes deberá existir un encargado directo de
los bienes muebles el que será designado por el Encargado de la Unidad de Inventario
dependiente de la Dirección Administrativa.

Artículo 5°: Tratándose de aquellas Direcciones que cuenten con más de dos
departamentos, y que por la cantidad de bienes existentes en éstos se dificulte la labor del
Encargado de Inventarios, podrá designarse más de un encargado por Dirección,
asignándose a cada uno diferentes áreas.

Artículo 6°: Los Encargados de Inventario de todas las Direcciones dependerán

técnicamente de las instrucciones que imparta sobre esta materia la Unidad de
Inventarios, dependiente de la Dirección administrativa, para tales efectos se designará un
Encargado de la Unidad de Inventarios, el que será nominado mediante decreto alcaldicio.

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Artículo 7°: la responsabilidad de verificar que los bienes muebles se encuentren en

las dependencias en su totalidad, corresponderá en primera instancia al Encargado de
Inventario de cada Dirección, sin perjuicio de que la Unidad de Inventarias antes
mencionada verifiqué los bienes en las diferentes dependencias.

TíTULO 11
DE lAS FUNCIONES

Artículo 8°: Corresponderá al titular de la Unidad de Inventario las funciones que se

señalan:
a) Practicar inspecciones periódicas de manera aleatoria, en forma total o por
muestreo parcial, para verificar que el inventario físico de cada Dirección municipal
coincida con los bienes corporales codificados en la Unidad de Inventarias;
b) Mantener actualizados los registros de inventarias, correspondiente a las
incorporaciones (altas), disminuciones (bajas) y traspasos internos o entre
Direcciones que se produzcan en los bienes;
e) Codificar los bienes muebles objeto del presente reglamento, debiendo para estos
efectos coordinarse con los Encargados de Inventario de cada Dirección de manera
que todo bien inventariable, cuando sea materialmente posible, lleve la codificación
que le haya correspondido en el Inventario respectivo, la que se mantendrá
invariable mientras la especie forme pacte de la dotación de la Municipalidad; y
d) Cualquier otra que en relación ala materia se le asigne por su superior jerárquico.

Artículo 9°: El encargado de inventario de cada Dirección, tendrá como funciones entre
otras, las que se señalan:
a) Mantener actualizado listado de los bienes bajo su responsabilidad;
b) Informar a la Unidad de Inventarias los bienes que han quedado fuera de uso, los
susceptibles de ser dados de baja, las posibles transformaciones y aquéllos que se
traspasan a otras dependencias;
e) Efectuar controles periódicos al menos cada tres meses respecto de la buena
conservación de las especies asignadas a los distintos funcionarios de su
dependencia;
d) Mantener actualizadas las planillas murales de inventarias y debidamente firmadas
por quien corresponda;
e) Informar de inmediato de toda pérdida producida de cualquier bien a su superior
jerárquico, a fin que éste último proceda al trámite administrativo correspondiente;
f) Visar los certificados de incorporaciones a inventario cuando se produzcan altas, los
de exclusión cuando se produzcan bajas y certificados de traspasos internos entre
Direcciones;
g) Colaborar, conforme a instrucciones de la Unidad de Inventarias, en la codificación
de los bienes de su dependencia, conforme se indica en el artículo 8°, letra e),
precedente; y
h) Cualquier otra que en relación a la materia se le asigne por su superior jerárquico.

TíTULO 111
DE lAS INCORPORACIONES (ALTAS)

Artículo 10°: las Direcciones emitirán un certificado de inclusión a inventarias por

aquellos bienes que previamente hayan sido ingresados y/o recibidos en la Dirección.
Este certificado se emitirá en original y dos copias, documento que se distribuirá de
la siguiente forma: El original será enviado a la sección de adquisiciones con una copia de
respaldo para la emisión del decreto de pago correspondiente, quedando el Encargado de
Inventario de cada Dirección con la segunda copia.

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Artículo 11°: La sección de adquisiciones remitirá a la Unidad de Inventarios el original

del certificado de inclusión a inventarios. Dicha Unidad efectuará el registro de
incorporación pertinente verificando la cancelación respectiva.

Artículo 12°: En el certificado ya referido se detallará específicamente el bien o bienes

recepcionados con todos los antecedentes referenciales tales como: Documento que
originó la incorporación (orden de compra, factura), fecha de recepción, valor, código de
ingreso a inventario, destino y las firmas correspondientes. Para tales efectos la Sección
de Adquisiciones hará llegar a la Unidad respectiva los antecedentes de orden de compra,
certificado de inclusión, guía de recepción de materiales y factura, una vez recibida,
dentro de cinco días hábiles. Corresponderá a la Unidad de Inventarios completar dicho
certificado de inclusión una vez recibido, indicando en el mismo el código de ingreso a
inventario pertinente.

Artículo 13°: El valor de cada especie inventariable que se incorpore al patrimonio

municipal, por compra, donación, permuta o cualquier otro título, se fijará según su factura
de compra, precio de adquisición en plaza o evaluación estimativa efectuada con
consultas técnicas previas si procediere. En este último caso la fijación de este valor será
hecha por el Director de la Unidad en que se incorpore el bien, conjuntamente con el
titular de la Unidad de Inventario.

Artículo 14°: Se emitirá certificado de inclusión a inventario para todos los bienes
corporales muebles que ingresen a propiedad del municipio, y que sean de carácter no
fungibles, incluyendo en éstos bienes los vehículos y sus respectivos accesorios.

Artículo 15°: La sección de adquisiciones, rechazará sin más trámite todo certificado de
inventario que adolezca de firmas responsables (encargado de inventario, encargado
directo, jefes de departamentos, en su caso y Director de la Unidad). La misma obligación
recaerá en su oportunidad sobre el titular de la Unidad de Inventarios.

Artículo 16°: No se emitirá certificado de inclusión a inventarios, ni corresponderá su

registro, de los artículos de consumo como vestuario y combustible y las especies de
carácter fungible, entre otras, las que se mencionan: Archivadores, corcheteras,
perforadoras, timbres de goma, carpetas de escritorio, materiales y útiles de oficina y toda
clase de artículos de similar naturaleza, lo que en último término podrá definir la Unidad
de Inventarios.
Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo anterior, cada Dirección implementará un
sistema simple para el control físico de estos bienes.

Artículo 17°: En los casos en que no intervenga la sección de adquisiciones, como

donaciones u otros, la Dirección respectiva completará el certificado de inclusión con los
antecedentes disponibles en cada situación, determinando su valor conforme al artículo
13° precedente, enviando dicho certificado al Encárgado de la Unidad de Inventario.

TíTULO IV
DE lAS EXCLUSIONES (BAJAS)

Artículo 18°: La pérdida de cualquier bien inventariable, deberá dar origen a una
investigación sumaria o a un sumario administrativo, según su importancia.
Si de los procesos sumariales no hubiere restitución del bien, la Dirección que
corresponda informará de este hecho al titular de inventario, a fin de que éste lo elimine
de sus registros mediante decreto alcaldicio.

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Artículo 19°: Las Direcciones emitirán un certificado de exclusión de inventarios y la

correspondiente acta de entrega y recepción por aquellos bienes que sean dados de baja
a través de decreto alcaldicio y enviados a bodega. Dicho certificado de exclusión será
proporcionado por la Unidad de Inventarios a la Dirección respectiva, y, una vez
completado con los antecedentes referenciales y las firmas pertinentes, será remitido a
dicha Unidad, para su registro correspondiente.

Artículo 20°: Los bienes inventariables que sean susceptibles de ser dados de baja por
encontrarse en malas condiciones debido al desgaste por su uso, deberán ser detallados
en una nómina confeccionada por el encargado de inventario de la Dirección respectiva y
enviados a la Unidad de Inventarios, quien gestionará el decreto de baja y los remitirá a la
bodega municipal pertinente.
Las referidas especies podrán ser destruidas o dársele otro uso para el municipio
mediante el registro de salida o levantar Acta correspondiente en caso de destrucción, en
presencia del Secretario Municipal, el Titular de la Unidad de Inventarios y el encargado
de bodega.

Artículo 21°: Los bienes inventariables dados de baja podrán ser destinados para los
fines de enajenación a título oneroso, destrucción, transformación, reparación de otros
bienes o donaciones.

Artículo 22°: La disposición de los bienes muebles dados de baja se efectuará mediante
remate público, interviniendo como martillero el tesorero municipal o martillero público que
la municipalidad designe.
. En el caso de las bodegas generales dependientes de la Dirección de Aseo y
Ornato la gestión de disposición de dichos bienes dados de baja será efectuada por la
Dirección de Aseo y Ornato, siendo dicha Dirección la que administre y gestione en cada
ocasión el remate correspondiente de acuerdo a los procedimientos vigentes.
Asimismo, en relación a los decomisos de bienes almacenados en bodegas de la
Dirección de Aseo y Ornato, corresponderá a dicha Dirección gestionar ante los Juzgados
de Policía Local los decomisos que corresponde dar de baja producto de juicios o fallos
de dichos juzgados, y su posterior disposición mediante el respectivo remate público.

Artículo 23°: Los bienes muebles dados de baja, podrán, en casos calificados, ser
donados a otras instituciones públicas, y/o privadas de beneficencia de la comuna, a
través del correspondiente decreto alcaldicio previo acuerdo del Concejo.
Los bienes muebles deteriorados que no se puedan reparar y los que ofrecidos en
remate no se hubieren enajenado por no haber interesados en adquirirlos, podrán ser
destruidos.

Artículo 24°: El traslado de especies inventariadas procederá con la autorización de los

Directores y con la intervención de los Encargados de Inventario de cada Dirección,
quienes levantarán un acta al efecto y la remitirán a la Unidad de Inventarios para la
actualización de los registros.
No corresponderá el traslado de ninguna especie que no esté previamente
inventariada.

TíTULO V
DE LAS PLANILLAS MURALES

Artículo 25°: En cada sala, espacio (pasillo, hall, sala de espera u otro), oficina, taller,
pañol, bodega, e inmuebles propios o arrendados donde funcionen dependencias
municipales, se mantendrá permanentemente y en lugar visible una planilla mural
debidamente protegida y actualizada en la que figurarán todas las especies municipales
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En las planillas murales se detallarán todos los bienes muebles, con indicación de
su código identificatorio, estado de conservación, y cualquier otra observación que se
estime conveniente para una mejor individualización.
Dichas planillas serán firmadas por el Director de la Unidad, el encargado de
inventario de la Dirección y por el encargado directo de los bienes existentes en el lugar.
Si se tratara de un lugar de uso común, sin dependencia de una Unidad, serán firmadas
por el titular de la Unidad de Inventario y por el encargado directo de la custodia de los
bienes existentes en el lugar.

Artículo 26°: La Dirección Administrativa enviará a todas las Direcciones al término de

cada año una nómina de todos los bienes que han sido registrados por su Unidad de
Inventario con el objeto de ratificar o aclarar posibles diferencias.
Los Encargados de Inventarios de cada Dirección deberán remitir su aprobación o
rectificación dentro de los primeros 15 días hábiles del mes de enero de cada año.
El titular de inventarios se encargará de velar por estos plazos y sólo en casos
justificados se podrá conceder prórrogas del plazo.

Artículo 27°: La Unidad de Inventarios podrá hacer las observaciones que estimare
respecto de lo informado por cada Dirección, para que se efectúen las correcciones o
aclaraciones de las diferencias presentadas.

Artículo 28°: Cuando la primera autoridad comunal solicite el envío de los inventarios
actualizados de cada Dirección municipal, el encargado de la Unidad de Inventario
dispondrá de treinta días hábiles para remitir a la alcaldía una nómina de los bienes
existentes en el municipio.

TíTUlLO VI
DE LOS REGISTROS

Artículo 29°: Cualesquiera que sean los valores de los bienes muebles, la Unidad de
Inventarios debe mantener un control físico y administrativo, que incluya el registro de
dichos bienes debidamente codificados. El mismo tratamiento recibirá la totalidad de los
bienes adquiridos a cualquier título, con fondos propios o externos y/o las donaciones de
los mismos.

Artículo 30°: Serán registrados cronológicamente por la Unidad de Inventarios las

asignaciones de bienes en las distintas oficinas, cambios y modificaciones por traslado y
bajas de los bienes municipales.

Artículo 31°: El inventario general comprenderá una relación de todos los bienes
muebles individualizados uno a uno de acuerdo a la clasificación que asigne la Unidad de
Inventario.

Artículo 32°: Cuando se produzca un cambio del titular de la Unidad de Inventarios, las
entregas y recepciones de inventario deberán constar en un acta, en la que se señalen las
especies que falten o las que se encuentren deterioradas. En caso de omisión del acta
referida, se entenderá por recibido con los bienes que se señalen en cada dependencia y
que éstos son recepcionados en buen estado. Igual criterio se aplicará para los
Encargados de Inventario de cada Unidad y los encargados directos.

Artículo33°: Tratándose de equipos computacionales, la Unidad de informática llevará el

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é:;';~~~i registro de los traspasos de equipos de una Dirección a otra o entre
departamentos, sin perjuicio que sean registrados por la Unidad de Inventarios.

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Artículo 34°: En el caso de otros bienes muebles, como por ejemplo: vehículos, equipos
móviles, transceptores y otros, éstos serán registrados en la Unidad de Inventarios, no
obstante su custodia podrá ser asignada a un funcionario nominado por decreto alcaldicio,
quién será responsable de la mantención y uso de estos bienes.

Artículo 35°: El presente reglamento regirá a contar de esta fecha, y corresponderá al

titular de la Unidad de Inventarios y a los encargados de cada Dirección, como asimismo
los Directores, jefes de departamentos y los funcionarios en general, velar por el
cumplimiento de lo establecido en él.

Artículo 36°: Déjase sin efecto toda otra disposición que e haya establecido
previamente sobre la materia objeto del presente reglamento.

- Señores Directores de Unidades Municipales

- Archivo
FCC/gcm

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