DOCUMENTO

1. Etimología

La palabra documento proviene del latín documentum (enseñanza, lección),

derivado del verbo doceo, ere (enseñar). El sentido actual está documentado en
castellano por primera vez en 1786, y se llegó a él probablemente a través de lo que
sirve para enseñar, luego escrito que contiene información (para enseñar) y
finalmente escrito que contiene información fehaciente.

En sentido amplio, una entidad física, simple o compuesta, idónea para recibir,
conservar y transmitir la representación descriptiva, emblemática o fonética de una
determinada realidad relevante en el plano jurídico. El elemento material en cuestión
puede ser un papel, un vídeo o una cinta magnetofónica; la docencia puede radicar
en los signos de la escritura, las imágenes del vídeo o los sonidos grabados en la
cinta. En un sentido estricto, por documento se entiende el recipiente, soporte o
envase en el que se vierten por escrito manifestaciones o declaraciones.

2. Concepto

Guillermo Cabanellas mencionado por Muñoz, con relación al documento,

establece: “Instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica
una cosa o, al menos, que se aduce con tal propósito. En la acepción más amplia,
cuanto por escrito o gráficamente; así lo es tanto un testamento, un contrato firmado,
un libro o una carta, así como una fotografía; y sea cualquiera la materia sobre la
cual se extienda o figure, aunque indudablemente predomine el papel sobre todas
las demás. Cualquier comprobante o cosa que sirve para ilustrar”.1

1 Cabanellas, Guillermo. Diccionario enciclopédico de derecho usual. Editorial Heliasta S.R.L.

Argentina. Pág. 420.
Para Siegel, el documento es la exteriorización del pensamiento, perceptible por la
vista. La raíz de la palabra es el verbo latino –doceo, es, ere- que significa enseñar.

Por eso, cualquier pieza o monumento arqueológico, es correctamente designado

como documento; y por eso también otros autores definen el documento como la
incorporación o signo material de un pensamiento. “Documento escrito es la misma
exteriorización del pensamiento con la misma incorporación o signo material de un
pensamiento, pero mediante signos escritos”.2

Asimismo, Giménez Arnáu, cita a Prieto Castro, quien define el documento como:
“Documento, es pues, el objeto o materia en que consta, por escrito, una expresión
del pensamiento; y también el pensamiento expresado por escrito”.3

“Documento en la terminología de Carnelutti, es una cosa que sirve para representar

otra”.4 Se trata de una idea muy amplia que comprende desde los monumentos de
piedra hasta las hojas de papel escritas, pasando por las medallas, monedas, sellos,
signos, fotografía, entre otros.

Esta idea pone de manifestó la finalidad informativa de todo documento (finalidad

congruente con la etimología, docere, enseñar) se empequeñece y se restringe, no
tanto por la finalidad probatoria que se superpone y que encierra en sí todo
documento, sino por la difusión de la escritura.

3. Elementos

2 Couture, Eduardo. Vocabulario jurídico. Ediciones de Palma. Argentina. Pág. 14.

3 Gimenez Arnau, Enrique. Derecho notarial. Editorial Ediciones de la Universidad de Navarra.
España. Pág. 395.
4 Ibid.
a. La cosa: Es el elemento material que se utiliza de soporte al contenido. En la
cosa se puede representar o expresar, una declaración de voluntad o de
verdad acerca de un hecho jurídico.
El documento ha sido siempre una cosa mueble, capaz de ser transportada a
presencia judicial, con lo que quedan excluidos los inmuebles. Como decía
Nuñez Lagos, “el documento es una cosa corporal” algo que se lleva consigo
donde hace falta.5

b. El contenido: Para que un documento pueda ser tenido como tal, es

necesario que la manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia
jurídica y sirva para probar los hechos a que se refiere.

c. El autor o autores: Son los sujetos, personas, que realizan la declaración de

voluntad o verdad en la cosa. Si el documento es una cosa mueble que
representa un hecho o acto de forma escrita, es evidente que tiene que tener
autor. La autoría del documento se puede establecer por medio de la firma,
impresión dactilar, sello comercial o por una contraseña.

d. La fecha: La trascendencia de la fecha en el documento es debido a la eficacia

probatoria que esta puede producir.

4. Documentación

Según la Real Academia Española es “Documento o conjunto de documentos,

generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para
documentar o acreditar algo.”

La Documentación definida por la Federación Internacional de Información y

Documentación (FID) es: la colección, recopilación, almacenamiento, clasificación,

5
Montero Aroca, Juan; Chacón Corado Mauro, Manual de Derecho Procesal Civil Guatemalteco, Quinta
Edición, Magna Terra Ediciones, Guatemala, Agosto 2,010.
selección, difusión, y utilización de todo tipo de información cualquiera que sea su
soporte.
Considerandose entre los aportes que deja la documentación, la creacion universal
de clasificacion del conocimiento, ejemplo de ello es el sistema de clasificación
universal de documentos por medio de códigos (CDU), una estructura
jerárquicamente desde conceptos más amplios a los más concretos, formados por
10 números, del 0 al 9, que representan las materias fundamentales del
conocimiento.

0 – Generalidades. Ciencia y conocimiento

1 – Filosofía. Psicología
2 – Religión. Teología
3 – Ciencias sociales
4 – Vacío
5 – Matemáticas. Ciencias Naturales
6 – Ciencias Aplicadas. Medicina. Técnica
7 – Bellas Artes. Juegos. Espectáculos. Deportes
8 –Lingüística. Filología. Literatura
9 – Geografía. Biografías. Historia

5. Documento y firma

La firma es un medio para vincular un documento con su autor y en la cultura escrita

se utilizó la grafía del autor, realizada manualmente con toda una serie de garantías
de autenticidad para ese acto, según la importancia de éste.

Para la Real Academia de la Lengua Española, la firma consiste en el nombre y

apellidos escritos por una persona de su propia mano en un documento, con o sin
rúbrica, para darle autenticidad o mostrar la aprobación de su contenido.
Así también, se define como el rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de
la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen a su nombre y apellidos
para aprobar o dar autenticidad a un documento.

Una persona escribe debajo de un documento su nombre y apellido y se entiende

que con ello declara su aceptación de aquel, su intención de obligares; si es para
casarse hay un notario o un funcionario público; si es para transferir un bien
inmueble, hay un notario, si es para obligares a pagar un cupón de una tarjeta de
créditos, es suficiente con su sola presencia, ya que se prescinde de la firma, siendo
suficiente el envío de los datos de identificación y una clave.

La relación entre documento y firma parece inmutable ya que todo documento que
no está firmado carece de evidencia clara de un autor; pero en la actualidad se
admiten, dentro del género de los documentos, los que llevan firma y los no
firmados, también denominados instrumentos particulares no firmados.

El documento escrito no firmado, existe en numerosas variantes: las claves, los

códigos, el estampillado, el perforado, la firma mecanográfica y el membrete, que
han sido suficientes para satisfacer el requisito de la firma en supuestos especiales.

En la contratación de consumo se ha hecho habitual el documento no firmado: los

vínculos que presentan los consumidores con los supermercados, estaciones de
servicios, bares, espectáculos, medos de transporte, prestadores de tratamiento
médicos y muchos otros se hacen sin firma alguna y con la sola entrega de un ticket.

El documento es una declaración de voluntad que está asentada en un medio que

actúa como soporte y que puede reflejar directa o indirectamente la voluntad de
autor, según esté o no esté la firma, por lo que el documento admite diferentes
versiones, según el soporte y la firma:
a. Documento escrito: la declaración de voluntad está asentada en una forma
escrita, lo que en términos no jurídicos significa que está registrada en átomos
y que es susceptible de percepción sensorial.

b. Documento electrónico: es la declaración que está asentada sobre bits y no

sobre átomos.

Así tambien se concibe como un documento cuyo soporte material es algún

tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está
codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído,
interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de
magnetización. Un documento electrónico presenta información elaborada y,
en su caso, procesada electrónicamente, por procedimientos informáticos, en
forma legible por un dispositivo electrónico.

c. Documento firmado: es el que vincula directamente el documento con el

autor, porque hay una firma al pie; la cual puede ser ológrafa o no. En el primer
caso hay unos trazos realizados manualmente por el autor que sirven como
identificación y en el segundo, existen claves que, por un procedimiento
establecido, sirve para imputar la autoría de la declaración.

d. Documento no firmado: hay declaración de voluntad documentada, pero no

una vinculación directa con el autor porque no hay firma; ya que la autoría
debe ser probada por otros medios distintos de la firma y del propio
documento, por ejemplo, los testimonios.

6. Clasificación

a. Por su contenido: Atendiendo el tema sobre el cual versa el documento, este

se puede clasificar conforme el contenido, por lo cual existen documentos de
contenido científico, educativos, comerciales, sociales, históricos,
académicos, financiero, político, religiosos, jurídico y otros.
b. Por su forma: Por la materia que contiene lo escrito, dentro de esto los
documentos pueden ser en papel, piel, cuero, tabla o madera, iconográficos,
electrónicos, cintas audiovisuales, cintas fonéticas, auditivos, fotografías,
discos compactos, audiovisuales y otros.

c. Por su autor: Atendiendo a la persona que los redacta o extiende, en cuanto

a si es o no funcionario público los documentos se clasifican en: Públicos y
Privados.

Legalmente el criterio más importante es el del autor del documento: los privados
elaborados y firmados por las partes a quienes puede obligar o no; los públicos,
elaborados y firmados por un funcionario en el ejercicio de su cargo, o por un
Notario, éste último es más conocido como instrumento público.

7. Documento privado

Para Oscar Salas, “es medio escrito por el cual se establecen actos o contratos
redactados por una de las personas que intervienen en aquellos o por un tercero,
sin observar formalidad alguna, es decir que son redactados conforme al real saber
y entender de la persona que lo redacta”.6

Los documentos privados se encuentran regulados en la Constitución Política de la

República de Guatemala, Código Procesal Civil y Mercantil, Código Penal y el
Código Civil, este último en el Artículo 1574, regula como una de las formas en que
se puede contratar y obligarse.

Se debe tomar en consideración que en nuestro medio los documentos privados no

tienen formalismo alguno por su redacción, sin embargo, estos deben contener:

6Salas, Oscar. Derecho Notarial de Centroamérica y Panamá. Editorial Nacional. 2009. Panamá
Pág. 24.
lugar y fecha, nombre de personas que intervienen en acto o contrato,
características de este último, así como la firma o impresión dactilar de quien se
obliga a ejercer un derecho.

En nuestro medio esta clase de documentos puede clasificarse de la siguiente

manera:

a. Documentos privados con firma legalizada.

b. Documentos privados sin firma legalizada.
c. Documentos privados reconocidos ante juez competente.

Así puede deducirse de los Artículos 63 del Código de Notariado y 98 del Código
Procesal Civil y Mercantil.

Los documentos privados son aquellos que emanan directamente de las partes, sin
la intervención del notario en su elaboración y autorización. Se basan principalmente
en:

a. Documentos suscritos por las dos partes que han intervenido en los mismos,
y que son el continente de un negocio o acto jurídico.

b. Documentos realizados exclusivamente por una parte y que, aunque en

ocasiones contienen actos jurídicos y, por tanto, han de ser firmados por esa
parte, otras muchas vecen son documentos testimoniales, que ni siquiera
precisan estar firmados.

Valor probatorio del documento privado

Con los documentos privados pueden probarse todos los actos o contratos que por
disposición de la Ley no requieran ser extendidos en escritura pública o revestir
solemnidades legales. Pero, esta clase de instrumentos no valen por sí mismos
nada, mientras no sean reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos
legalmente por reconocidos.

A lo establecido en el Artículo 186 del Código Procesal Civil y Mercantil, en cuanto

al valor probatorio de los documentos privados, establece: “Los documentos
privados que estén debidamente firmados por las partes, se tienen por auténticos
salvo prueba en contrario.”

La fecha de un documento privado tendrá eficacia probatoria contra terceros desde

que hubiere sido reconocido el documento ante juez competente o legalizado por
notario.

El Articulo 177, hace referencia a la presentación de los documentos: Los

documentos que se adjunten a los escritos o aquellos cuya agregación se solicite a
título de prueba, podrán presentarse en su original, en copia fotográfica, fotostática,
o fotocopia o mediante cualquier otro procedimiento similar. Los documentos
expedidos por notario podrán presentarse en copia simple legalizada, a menos que
la ley exija expresamente testimonio.
Las copias fotográficas y similares que reproduzcan el documento y sean
claramente legibles, se tendrán por fidedignas, salvo prueba
en contrario. Si el juez o el adversario lo solicitaren, deberá ser exhibido el
documento original. El documento que una parte presente como prueba, siempre
probará en su contra.

8. Documento público

Guillermo Cabanellas define al documento público como “el otorgado o autorizado,

con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribano, secretario judicial
o por otro funcionario público competente, para acreditar algún hecho, la
manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen”.7

7 Cabanellas, Guillermo. Ob. Cit. Pág. 426.

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo define como: “el
autorizado por funcionario para ello competente acredita los hechos que refiere y su
fecha”.8

El documento público es el autorizado por funcionario o empleado público o notario

quien, con las formalidades de ley, dan certeza de los hechos y voluntades
contenidas dentro del mismo, y proveen seguridad en cuanto a la fecha en que se
perfeccionó. El documento público, además goza de un estatus preeminente frente
a los demás documentos debió a que, en principio, constituyen plena prueba y hace
fe.

El Artículo 186 del Código Procesal Civil y Mercantil establece que, si las partes
tienen derecho de redargüirlos de nulidad, es decir, de convertir el argumento contra
quien lo hace.

Mario Efraín Nájera Farfán, expresa “El documento público es el que se forma en
ejercicio de una actividad pública. Deriva de la cualidad o posición del sujeto que lo
produce. Se le llama público porque lo constituye un funcionario para hacer constar
o certificar hechos o circunstancias que conoce por razón de su cargo, un notario
por ministerio de ley goza de fe pública. La autenticidad que esta investido, deriva
de los elementos estructurales; el carácter oficial de quien lo redacta; la
competencia que para ello se le reconoce y la sujeción a las formalidades previstas
por la ley.”

Los documentos autorizados por notario o por funcionario público en ejercicio de su

cargo, producen fe y hacen plena prueba.9

8 Diccionario de la Lengua Española”. 22ª edición.

9
Código Procesal Civil y Mercantil, Artículo 186.
En ese sentido se entiende que para que un documento sea público deben de
presentarse ciertos requisitos:

a. Estar autorizado o expedido por quien tiene facultad para ello, notario o
funcionario público.

b. Que quien lo autorice este dentro de su competencia o en el ejercicio de sus

funciones.

c. Cumplir con las formalidades o solemnidades establecidas por la ley.

Dentro de los aspectos fundamentales que caracterizan al documento público

encontramos:

a. Cumple con la solemnidad que la ley establece, en particular porque es un

perito y conocedor del derecho que lo elabora.

b. Es otorgado o autorizado por un notario o funcionario público competente, por

lo que se le reconoce fe pública o facultad para otorgarlo.

c. Acredita un hecho o la manifestación de voluntad de las partes, lo cual se

encuentra respaldado por presunción legal de veracidad.

d. Demuestra la fecha en que se otorgó el documento.

Valor probatorio del documento público

El documento público hace plena fe de su contenido en todo lo que se refiere a las

afirmaciones hechas por el funcionario en su carácter legal y en el ejercicio de su
función, dejando constancia de todo aquello que fue por él realizado y de lo dicho y
hecho en su presencia, y de lo que por la ley está llamado a dar fe. El valor legal
comprende:

a. “El hecho de que el documento ha sido realizado por el notario o funcionario

público y que en él intervinieron las partes.

b. Los hechos relativos a las circunstancias exteriores en que se produjo el

documento mismo, principalmente lugar y fecha.

c. El hecho de que las partes intervinieron manifestando lo que en documento se

establece.

d. Todos los hechos y actos que se realizan y se describen por el notario o

funcionario público como producido o existente ante él, en el momento de
redacción del documento”.10

9. Documento electrónico

El documento electrónico es una nueva clase de documento, producto de la

inmersión masiva de la tecnología en la sociedad y el desarrollo, utilización y
aplicación de las tecnologías de información, el cual solo puede apreciar en
entornos virtuales y digitales, propios del ciberespacio, únicamente es aplicable en
el entorno jurídico, al comercio y contratación electrónica, puesto que en él, se van
a consignar todo tipo de operaciones, comerciales y contractuales, realizadas entre
el emisor y el receptor, firmadas digitalmente, a través de comunicaciones
electrónicas, contemporáneamente ya posee el conocimiento jurídico necesario,
para brindar plena certeza y seguridad jurídica a los datos, la información
transacciones y negociaciones en el consignados, sirviendo en todo momento como
medio de prueba.

10
Montero Aroca, Juan; Chacón Corado Mauro, Op. Cit. Pág. 165.
La existencia del documento electrónico se manifiesta a través de un sistema de
conformación electrónica redactado en un software adecuado y expresándose a
través de un lenguaje binario, el cual se encuentra conformado por bits o unidades
mínimas de información, manteniéndose intocable el documento en la realidad
intelectual.

La formulación de un sistema normativo relativo al instrumento público notarial

electrónico debe tener en consideración diversas técnicas que resultan
imprescindibles en su construcción. Son destinadas a poner al servicio del derecho
los medios para procesar información, incluidas las bases de datos
correspondientes.

El Derecho Informático, tiene como finalidad resolver normativamente los problemas

planteados por la técnica informática, incluyendo aspectos como la protección del
software, legislación sobre contratación electrónica, así también normas sobre el
derecho de autor y otros. Dentro de la informática jurídica es preciso incluir a la
informática jurídica documental, técnica aplicada a poner al servicio del derecho el
documento electrónico, el cual una vez regulado jurídicamente, se transforma en un
instrumento útil para el mundo jurídico.

El documento electrónico viene a ser una nueva concepción documental tanto en

su naturaleza jurídica, sus características particulares, el sistema de seguridad que
lo protege, sus elementos y los beneficios que ofrece entre otros; toma importancia
en el mundo cibernético, en la computación, en la informática y ahora en el mundo
jurídico, puesto que el ser humano ha llegado al punto de querer manejar el mundo
o las actividades diarias a través del computador oprimiendo teclas cuyas funciones
lo llevan a desarrollar la actividad de un amanera más dinámica y más rápida.

En relación con la distribución de la informática jurídica: la comunicación a distancia

permita la puesta en conocimiento tanto a través del espacio como del tiempo, de
una manera prácticamente instantánea, sin que, se afecte la seguridad y eficacia.
Los métodos de trabajo han resentido importantes maneras de utilización de los
medios informativos jurídicos, encontrándose el derecho a disposición de los
interesados simplemente ya no en libros o monografías, sino simplemente
almacenándose un soporte computarizado y expresado a través de un código
binario, ocupando un mínimo de espacio posible.

Valor probatorio del documento electrónico

El documento electrónico debe poseer un valor intrínseco que le vendrá dado por la
eficacia de que lo dotara el derecho en cuanto a seguridad y garantía, el cual será
otorgado, tal como ocurre con el instrumento público actual, al momento de
intervenir el Notario, esto lo procurara de fe pública y autenticidad. Proceso por el
cual el Notario dotara de fe pública al instrumento digital, lógicamente el instrumento
digital debe estar provisto de cierta seguridad, para imposibilitar su alteración en
cuanto a su contenido, para lograrlo el notario debe emplear sus conocimientos en
informática y adoptar formatos especializados que le brinda la informática para estos
casos como por ejemplo el formato pdf.
 Conclusiones

1. El notario debe ser acucioso en la elaboración de instrumentos públicos o

privados, y cumplir con los requisitos establecidos en la normativa, en virtud
de que estos documentos notariales asientan la voluntad de los contratantes,
y forman parte de los medios de prueba en un juicio, con el cual puede
obtenerse una resolución favorable para el cliente.

2. El documento a través del tiempo ha evolucionado conforme la tecnología,

adaptándose a las necesidades de las personas, de manera que con el paso
del tiempo se está dejando atrás el uso del papel como uno de los vehículos
en donde se plasma la información. El Notario no se encuentra excluido en
virtud de que ya se prevé sistemas informáticos y electrónicos para la
realización de las diferencias diligencias y como ejemplo de ello la
implementación del protocolo electrónico.

3. La legalidad y la aceptación que se emite por medios electrónicos deberá ser

legislada cuanto antes en Guatemala de manera especial, para que los
negocios que se realizan por estos medios cuenten con la legalidad suficiente
que proteja los intereses económicos tanto de los consumidores como de los
oferentes de los servicios así como la legalidad de los derechos reales que
surja de la suscripción de un documento electrónico.