05 Procedura Circuitul Documentelor

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ediţia: 1
SCOALA PRIVIND Nr.de ex.: 3

GIMNAZIALA CIRCUITUL DOCUMENTELOR
SPECIALA pentru Revizia: -
DEFICIENTI de Nr.de ex. :-
AUZ ,,SFANTA
MARIA” Cod: P.O. 05 Pagina 1 din 33
___________
Serviciul Exemplar nr.: 1
Contabilitate
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a

reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente privind Semnatura

responsabilii/ Numele si Functia Data
operatiunea prenumele
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Cretu Margareta Contabil sef 01.10.2013
1.2. Verificat Cretu Margareta Contabil sef 01.10.2013
1.3 Aprobat Stoica Florica Director 07.10.2013
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
Data de la care se
Componenta revizuita Modalitatea
Editia/ revizia aplica prevederile
reviziei
in cadrul editiei editiei sau
reviziei editiei
1 2 3 4
2.1. Editia 1 x x
2.2. Revizia 1
2.3 Revizia 2
1
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Compar-
Scopul Exem- Nume si Data
timent Functia Semnatura
difuzarii plar nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1 Contabi Contabil sef Cretu 07.10.2013
litate Margareta
3.2. Aplicare 2 Admini Administrator Moldoveanu 07.10.2013
strativ Margareta
3.6. Aplicare 3 Secretar Secretara Sebastian 07.10.2013
iat Mihaela
3.3 Informare 3 Directiu Director Stoica 07.10.13
ne Florica
3.4. Informare 1 Contabi Contabil sef Cretu 07.10.2013
litate Margareta
3.8. Evidenta 1 Contabi Contabil sef Cretu 07.10.2013
litate Margareta
3.6. Arhivare 1 Contabi Contabil sef Cretu 07.10.2013
litate Margareta
3.7. Alte - - - - - -
scopuri
4. SCOPUL
4.1. Procedura descrie activităţile desfăşurate in cursul circuitului documentelor in
Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
4.2. Prezenta procedura stabileşte fluxul de lucru parcurs in primirea si difuzarea
controlata a corespondentei in Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz
,,SFANTA MARIA”
4.3. Prin Procedura se urmăreşte asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ si
legal al documentelor.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplică în cadrul Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de
Auz ,,SFANTA MARIA”
5.2. Procedura este întocmită în scopul prezentării circuitului documentelor, atât
pentru cele intrate din exterior, cît şi pentru cele din oficiu
5.3. Prin procedura este documentat si modul cum sunt tratate documentele care
implica plaţi din fondurile Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA
MARIA”
2
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
5.4. La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu

atribuţiile care le revin in primirea sau emiterea de documente.
6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
6.1. SREN ISO 9001:2001 :
6.2. Manualul Calităţii
6.3. Constituţia României
6.4. L 215 : 2001 privind administraţia publică locală
6.5. OUG 34 : 2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publica, a contractelor
de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii
6.6. L 571:2003 Codul fiscal
6.7. O.G.2/2001 privind regimul contravenţiilor
6.8. Legea 16/1996 privind arhivele
6.9. ROF Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
6.10. L 273:2006 legea finanţelor publice locale
6.11. Legea 127/1998 privind statutul cadrelor didactice
6.12. H.G. 925/19.07.2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziţie publică
6.13. Legea nr. 82/1991 - legea contabilităţii, cu modificările şi completările ulterioare
6.14. OMFP nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar - contabile
6.15. OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi
organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
6.16. OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, cu
modificările şi completările ulterioare,
6.17. OMFP nr.: 522/2003 privind aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările
ulterioare
6.18 OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea,
evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale,
7. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
7.1. ___________________________
7.2. L - Lege
7.3. OUG - Ordonanţa de Urgenta a Guvernului
7.4. DGFP - Direcţia Generala a Finanţelor Publice
7.5. OP - Ordin de plata
7.6. RAC - Responsabil Asigurarea Calităţii
7.7. SMC - Sistem de Management al Calităţii
3
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
7.8. CFPP - Control Financiar Preventiv Propriu

8. PROCEDURA
8.1. In cadrul Scolii Gimnaziale Speciale pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA
MARIA” se primesc, se emit, se adopta sau se transmit diverse acte şi documente. Circuitul
acestor documente si acte trebuie sa fie unul planificat si trasabil.
8.2. Responsabil de proces: Secretar,administrator.
8.3. Date de intrare ale procesului:
• Documentele care constituie corespondenta externa a Scolii Gimnaziale Speciale
pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
• Documentele emise de Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz
,,SFANTA MARIA” având destinaţia in exteriorul unitatii
• Documentele cu circuit intern in Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de
Auz ,,SFANTA MARIA”
• Facturi si Documentele anexate acestora
• Propunere de plata
• Angajament de plata
• Ordonantare de plata
• Documentele care angajează financiar Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti
de Auz ,,SFANTA MARIA”
8.4. Date de ieşire ale procesului:
• Registru intrări/ieşiri general
•• Registru intrari/iesiri din cadrul Serviciului Contabilitate
• Registre speciale de evidenta a Documentelor care implica plaţi din fondurile Scolaii
Gimnaziale Speciale pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
Registre de evidenta speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente,
activităţi
8.5. Procesul care descrie activităţile desfăşurate in cadrul procesului de circulaţie a
documentelor in Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
se desfăşoară conform celor descrise mai jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat in
diagrama flux din Anexa 1.
8.5.1. Primirea şi înregistrarea documentelor
8.5.1.1. Corespondenţa adresată Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de
Auz ,,SFANTA MARIA”, prin poştă, curieri sau direct de la cetăţeni, precum şi toate actele
întocmite de compartimentele de activitate proprii, se înregistrază la registratura generala a
Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
8.5.1.2. Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act
înregistrat, numărul primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al
întregii lucrări.
8.5.1.3. Documentele se înregistrează cronologic, incepand cu 1 ianuarie si terminând cu 31
decembrie al fiecărui an
8.5.1.4. Atat documentele care se înregistrează cat si răspunsurile si actele trimise din oficiu
vor purta numărul de înregistrare al documentului si indicativul dosarului la care se păstrează
8.5.1.5. Dupa rezolvarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului si
se predau la Arhiva in al doilea an dupa constituire
4
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
8.5.1.6. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei

exemplare pentru documente nepermanente si in patru exemplare pentru documente
permanente
8.5.1.7. Actele adresate greşit se înregistrează şi se expediază imediat, spre rezolvare
instituţiei competente, comunicându-se aceasta emitentului, respectiv petiţionarului.
8.5.1.8. Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face conform dispoziţiilor
din actele normative în vigoare, care reglementează această activitate.
8.5.1.9. Personalul Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA
MARIA” răspunde personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor Scoala Gimnaziala
Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
8.5.1.10. Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate.
8.5.1.11. Actele care se provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică,
în colţul din drepta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc,
petiţionarului, numărul de înregistrare.
8.5.1.12. Actele care vin prin poştă sau curieri se înregistrază în ordinea sosirii lor. In
cazul în care în act nu se menţionează adresa emitentului, se anexează plicul, dacă acesta
conţine adresa respectivă. Dacă lipsesc anexele menţionate în actul intrat, persoana din Scoala
Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA” care 1-a primit, înscrie
menţiunea "lipsă anexe", în caz contrar fiind răspunzător de pierderea lor.
8.5.1.13. După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de
către directorul Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
şi apoi vor fi distribuite persoanelor din Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti
de Auz ,,SFANTA MARIA” care au atribuţii legate de conţinutul acestora.
8.5.2. Semnarea documentelor

8.5.2.1. Persoanele din cadrul Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz
,,SFANTA MARIA” care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi
conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde
civil, administrativ sau penal pentru aceastea, conform legii.
8.5.2.2. Toate documentele intocmite de personalul Scoala Gimnaziala Speciala pentru
Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA” pentru a fi transmise in exteriorul unitatii scolare, vor
fi semnate dupa caz de către Secretarul sau/si contabilul sef al unitatii scolare si de către către
directorul Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
8.5.2.3. Secretarul elibereză extrase sau copii de pe orice act din arhiva unitatii scolare şi
semnează actele prevăzute expres de lege şi formularele tipizate, care prevăd această
semnătură.
8.5.2.4. Secretarul asigura comunicarea către autorităţile, instituţiile publice si persoanele
interesate a dispoziţiilor directorului, in condiţiile Legii 544:2001 privind liberul acces la
informaţiile de interes public.
8.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar Scoala

Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
8.5.3.1. Circuitul facturilor este definit de prevederile OMFP nr. 1850/2004 privind registrele
şi formularele financiar - contabile, conform căruia "înregistrările în contabilitate se fac
5
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a
acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice".
8.5.3.2. La înregistrarea facturilor se vor respecta următoarele prevederi:
- toate facturile intrate în instituţie vor avea notat pe ele numărul de înregistrare alocat în
registrul de evidenţă a documentelor intrate,
- în cazul existenţei unei adrese de înaintare se va specifica că factura este anexă la .....
(respectiva adresa) şi se va trece pe ea numărul de înregistrare respectiv;
- este interzisă existenţa în instituţie a facturilor neînregistrate.
8.5.3.3. Toate facturile si celelalte documente care implica financiar Scoala
Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”vor fi predate după
înregistrare Şefului Serviciului Contabilitate care va dispune înregistrarea obligaţiei de plată
faţă de terţii creditori în evidenţa contabilă.
8.5.3.4. După înregistrarea obligaţie de plată, facturile vor fi predate Compartimentului de
specialitate (administrativ).
8.5.3.5. Compartimentul de specialitate va aplica pe toate toate facturile trimise spre plata viza
de confirmare a realităţii si legalităţii.
8.5.3.6. Facturile trimise spre plata vor avea anexate toate documentele justificative necesare -
Contracte, Comenzi, PV de recepţie, Devize, Convenţii, Hotărâri judecătoreşti, Titluri
executorii, etc, precum si de Anexele ALOP. In caz contrar, se înapoiază Compartimentului de
specialitate.
8.5.3.7. Toate documentele care implica financiar Scoala Gimnaziala Speciala pentru
Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”, inainte de a fi trimise spre plata, se supun Controlului
financiar preventiv propriu in urma căruia vor purta .viza CFPP.
8.5.4. Circuitul ALOP

8.5.4.1. Compartimentele de specialitate vor asigura, în concordanţă cu situaţia existentă,
fazele de elaborare şi semnare a documentelor pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea
cheltuielilor, Inclusiv • prezentarea proiectelor de operaţiuni pentru acordarea vizei de control
financiar preventiv.
8.5.4.2. Circuitul documentelor pentru încadrarea în prevederile OMFP nr. 1792/2002 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata
cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor
bugetare şi legale, rămâne cel existent la ora actuală în instituţie.
8.5.4.3. Toate documentele ALOP vor fi semnate de sefii Compartimentelor de
specialitate (secretar si administrator ) din Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de
Auz ,,SFANTA MARIA” si confirmate prin viza CFPP. Pe tot circuitul, documentele ALOP
vor fi înregistrate in Registrul special ALOP.
8.5.4.4. Compartimente de specialitate emit cele trei Anexe ALOP, Propunerea de plata
(Anexa 1), Angajamentul bugetar individual sau global, incadrat la Titlul de cheltuiala
bugetara (Anexa 2) si Ordonantarea de plata (Anexa 3).
8.5.4.5. Propunerea de plata (Anexa 1) emisa de Compartimente de specialitate este
predata Serviciului Contabilitate care verifica clasificatia bugetara, identificând poziţia
bugetara prin care cheltuiala in cauza a fost prinsa in Bugetul aprobat al Scoala Gimnaziala
Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA” si vizeza documentul in cauza.
6
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
8.5.4.6. Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în

instituţie şi înregistrate în contabilitate, au urmat fazele de angajare, lichidare şi ordonanţare
sau au fost restituite (ca urmare a constatării unei erori).
8.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.

8.5.6. Toate documentele si înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor
legale.
9. RESPONSABILITĂŢI
9.1. Director Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA

MARIA”
9.1.1. Primeşte corespondenta in mapa si o directioneaza către persoanele responsabile, cu
rezoluţiile respective
9.1.2. Asigura resursele necesare desfăşurării activităţile in cadrul procedurii
9.2. Secretarul sef

9.2.1. Organizează preluarea corespondentei repartizata, inregistrearea destinatarul si
semnează in Registrul intrari-iesiri;
9.2.2. Răspunde de menţinerea Registrului intrari-iesiri general;
9.2.3. Inregistrează corespondenta in Registrul intrari-iesiri general si o transmite
directorului Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA MARIA”
9.2.4. Difuzează corespondenta in cadrul secretariatului si o înregistrează in Registrul intrari-
iesiri, având grija ca destinatarul sa semneze de primire.
9.2.4. Răspunde de inregistrarea in Registrului intrari-iesiri general a tuturor documentelor
intrate, ieşite sau intocmite pentru uz intern.
9.2.5. Constituirea dosarelor, inventarierea si predarea lor la Arhiva
9.2.6. Confruntarea cu Registrul intrari-iesiri, o data pe luna, intre 1 si 5 ale fiecărei luni,
luând masuri pentru completarea tuturor poziţiilor unde au fost înregistrate actele repartizate
departamentului, in luna anterioara
9.2.7. Răspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu
9.2.8. Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu.
9.3. Şeful Serviciului Contabilitate

9.4.1. Răspunde de respectarea circuitului facturilor si a celorlalte documente care
implica plaţi din fondurile Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA
MARIA”
9.4.2. Cooperează cu celelalte compartimente pentru respectarea legalităţii privind
intocmirea, semnarea, aprobarea, confirmarea, avizarea si circuitul documentelor care
angajează financiar Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA
MARIA”
9.4. Angajaţii
9.4.1. Răspund de respectarea procedurii.
7
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
9.5. RAC
9.5.1. Tine sub control Procedura, formularele si înregistrările corespunzătoare;
9.5.2. Se preocupa de instruirea personalului atat profesional cat si din punct de vedere al
SMC vizând imbunatatirea continua a activităţilor in cadrul Procedurii.
10. ANEXE
Nr. Denumirea Elabora- Aprobat Nr.de Difuzare Arhivare Alte
anexa anexei tor exemplare loc perioa-
da
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Diagrama flux – 3 Contabilitate
circuitul Administrativ
documentelor Secretariat
2 Formulare 3 Contabilitate
financiar Administrativ
contabile si Secretariat
circuitul
acestora
3 Circuit 3 Contabilitate
Propunere – Administrativ
Angajament – Secretariat
Ordonantare
4 Circuit Referat 3 Contabilitate
de necesitate/ Administrativ
comanda Secretariat
5 Circuit factura 3 Contabilitate
Administrativ
Secretariat
6 Circuit NIR 3 Contabilitate
materiale Administrativ
Secretariat
obiecte de Administrativ
inventar Secretariat
alimente Administrativ
Secretariat
9 Circuit bon 3 Contabilitate
consum Administrativ
Secretariat
10 Circuit bon de 3 Contabilitate
consum benzina Administrativ
Secretariat
11 Circuit cerere 3 Contabilitate
cazare Administrativ
8
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
Secretariat
11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale Pagina
procedurii
operationale
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
4. Scopul procedurii operationale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale
6. Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
8. Descrierea procedurii operationale
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10. Anexe, inregistrari, arhivari
11. Cuprins
9
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR
START
Docum
entele Se Corespondenta
Docum
care înregistrează şi adresată CCD, prin
entele
constitu se expediază DA
poştă, curieri sau direct
Docum
emise de la cetăţeni, precum
ie
entele imediat, spre Sunt adresate greşit
şl toate actele
de CCD DA NU
Registru
corespo
Docum
emise rezolvare întocmite
Sunt de
Documente secrete
intrări/
având
ndenta
Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete se face
instituţiei
NU
compartimentele de Registr
entele
de CCD
Facturi
conform dispoziţiilor din actele normative în vigoare Ieşiri
Registr
destinaţ
externa competente, activitate proprii, se u
general
cu
având
şi u
aiaCCD
în DA
Propun înregistrează
Sunt la
Documente de la cetăţeni
Registr
circuit
destinaţ
Docum comunicându- secretar
NU intrări/
intrări/
exterior
ere de Seseînregistrează şi Ii se e
Ieşiri
intern
iaCCD
entele
ul
plataîn aplică,
aceasta
în colţul din dreapta ieşiripe
speciale
Docum
în CCD emitentului, După înregistrare actele servicii
Registr
din
exterior
anexate sus, numărul
Angaja
entele
ul CCD
acestora respectivde înregistrare se predau în mapă, spre e de
de
cadrul
ment
carede care se comunică pe loc NU evident
petiţionarului. a fi Sunt
vizatedocumente
de directorul evidenţ
CCD
plata
angajea petiţionarului. DA
aăa
CCD
Se predau şi
caredupă apoi
implică vor fi
înregistrare
Ordona
ză distribuite funcţionarilor Docum
speciale
nţare de financiar
Şefului CCD
Serviciului entelor
financia care au atribuţii
r plata
CCD Contabilitate
După care valegate
înregistrarea dispune diverse,
care
de conţinutul
înregistrarea acestora. pe
obligaţie obligaţiei
de plată, de implica
tipuri
plată faţă de terţii
vor fi predate creditori în plaţi
Documentele Compartiment de
evidenţa contabilă
Compartimentelor din
se ele de docume
înregistrează despecialitate
specialitate fonduril
nte si/
în Registrul DA
vor întocmi e sau
CCD
Este Anexa 1
NU
fiecărui Documentele compart
serviciu din Este predată
ALOP imente,
care face Serviciului
Propunerea de activităţ
parte Contabilitate careCompartimentele de
plata (Anexa i
personalul verifică clasificaţia
specialitate vor 1) aplica pe
căreia i-au bugetară şi vizeazătoate facturile
Angajamentultrimise spre
fost documentul în cauză plata viza de confirmare a
bugetar
repartizate realităţii
Toate si legalităţii.
(Anexa 2)
documentele
documentele Facturile trimise
suntOrdonanţarea spre
verificate CFPP plata
vor aveaSuntanexate
de toate NU
platăCFPP
vizate
documentele (Anexa Justificative
DA 3)
necesare si documentele
Documentele merg la
ALOP.
ServiciulToate documentele
contabilitate care
trebuie sa fie semnate
le Introduc în evidenţade
Trimestrial Şeful Serviciului
administrator.
Contabilitate va verifica şi
contabilă emiţând dacă
documentele
facturile intrate în de plată şi
instituţie
efectivă
înregistrate
Personalul CCD OP,
In CEC, etc.
contabilitate,
răspunde au
personal
urmat fazele de angajare,
de evidenţa, păstrarea şi folosirea
lichidare şi ordonanţare sau au
actelor CCD
fostÎnrestituite
cazul
Înregistrările corespondentei
rezultate se arhivează trimise, se
parcurge traseul 10
vigoare

AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
Aprobat,
Director prof. _____________
FORMULARE FINANCIAR-CONTABILE
ŞI
CIRCUITUL ACESTORA
Nr. Denumirea Nr. Se utilizează la Compartiment Data/ Termen de Persoanele Circula la: Locul de
crt. documentului exemp ul/persoana perioada predare care vizează Arhivare/
lare care întocmirii documentul destinatar
îl întocmeşte
1. Anexa nr. 1 la OMFP 1 Document de stabilire a Toate Înainte cu 2-3 zile de data Director Ordonator principal de 1 ex. Serviciul
1792/2002 necesarului de bunuri ce urmează compartimentele aprovizionării Contabil şef credite, persoana contabilitate
Propunere de angajare a fi aprovizionate funcţionale împuternicită sa acorde
a unei cheltuieli viza de CFPP
2. Anexa nr. 2- 1 Document de angajament al Serviciul În momentul întocmirii În momentul Director Ordonator principal de 1 ex. Serviciul
Angajament bugetar fondurilor bugetare, specific unei Contabilitate referatului de necesitate întocmirii Contabil şef credite, persoana contabilitate
individual/global operaţiuni noi care urmează să se referatului de împuternicită sa acorde împreună cu
efectueze pe baza bugetelor necesitate viza de CFPP angajamentul
aprobate legal
3. Anexa nr. 3- 2 Document de confirmare a Serviciul La fiecare operaţiune Operativ Director Birou contabilitate pentru 1 ex. Trezorerie
Ordonanţare de plată exigibilităţii unei plăţi, contabilitate economică care implică Contabil şef înscrierea datelor din 1 ex. Serviciul
aferentă achiziţiilor reprezentând o obligaţie certă, Administrator efectuarea plăţii col.1; contabilitate
publice pentru suma datorată stabilită Persoana împuternicită împreună cu
activitatea curentă şi pentru acordarea vizei documentele
de investiţii, pentru CFPP; justificative
transferuri, prime sau Ordonator de credite
alte plăţi din fonduri pentru aprobare ;
publice acordate Serviciul contabilitate
beneficiarilor legali, pentru întocmirea
pentru virarea documentelor de plată.
datoriilor către
11
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
bugetul de stat,
bugetele de asigurări
sociale, bugetul local
4. Angajament de plată 1 Serveşte ca: Persoana care işi În momentul luării Director Circulă la persoana în faţa 1 ex. Serviciul
- angajament de plată a unei ia angajamentul angajamentului de plată Contabil şef căreia s-a luat contabilitate
sume ce reprezintă o pagubă angajamentul (organ de
adusă unităţii; control, jurisconsult sau
- titlu executoriu pentru alte persoane desemnate în
recuperarea pagubelor; acest scop) pentru
- titlu executoriu pentru semnare.
executarea silită, în caz de
nerespectare a angajamentului.
5. Balanţa de verificare 1 Serveşte: Serviciul Lunar sau cel mai târziu la Două zile de la Director Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
analitică - la verificarea exactităţii contabilitate sfârşitul perioadei pentru finele lunii sau Contabil şef de înregistrare. Contabilitate
înregistrărilor; care se întocmesc situaţiile perioadei
- la controlul concordanţei financiare
dintre contabilitatea sintetică şi
analitică;
- la întocmirea situaţiilor
financiare.
6. Balanţa de verificare 1 Document pentru verificarea Serviciul Lunar Două zile de la Director Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
sintetică exactităţii înregistrărilor contabilitate finele lunii Contabil şef de sinteză. Contabilitate
contabile şi controlul
concordanţei dintre contabilitatea
sintetică şi cea analitică.
7. Bon de consum 2 Document pentru eliberarea din Administrator În momentul eliberării din Trei zile de la Contabil şef La gestiunea de materiale 1 ex.
magazie a materialelor pentru magazie a materialelor întocmirea pentru eliberarea Administraţie
consum; pentru consum bonului de cantităţilor prevăzute; 1 ex. la cotor
Document de scădere din consum La serviciul financiar Serviciul
gestiune; contabil. contabilitate
Document justificativ de
înregistrare în evidenţa magaziei
şi în contabilitate .
8. Bon de mişcare a 2 Serveşte ca: Administrator În momentul predării- Trei zile de la Director La persoana care aprobă Serviciul
12
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
mijlocului fix - document justificativ de primirii mijlocului fix întocmirea Contabil şef mişcarea mijlocului fix în Contabilitate
predare-primire a mijloacelor bonului de cadrul unităţii (ambele (exemplarul 1);
fixe între două locuri de folosinţă mişcare a exemplare); La sectia
ale unităţii; mijlocului fix La secţia (serviciul, (serviciul,
- document de însoţire a atelierul, subunitatea) atelierul,
mijloacelor fixe pe timpul predătoare(ambele subunitatea)
transportului de la secţia sau exemplare); predatoare
subunitatea predătoare la cea La secţia (serviciul, (exemplarul 2).
primitoare; atelierul, subunitatea)
- document justificativ de primitoare (împreună cu
înregistrare în evidenţa ţinută de mijlocul fix (exemplarul
responsabilul cu mijloacele fixe 1);
la locurile de folosinţă şi în - la compartimentul
contabilitate. financiar-contabil
(exemplarul 1).
9. Bugetul anual de 3 Stabilirea pe titluri bugetare şi pe Director La termenul stabilit de Director Primărie, Consiliu sau 1 ex. Primărie
venituri şi cheltuieli articole a cheltuielilor şi Contabil şef ordonatorul principal de Contabil şef I.S.J. pentru aprobare; 1 ex.
veniturilor pe total an şi pe credite Ordonatorul de credite. Contabilitate
trimestre. 1ex.Trezorerie
10. Carnet CEC pentru 1 Document pentru ridicare de Casier Plăţi salarii şi alte cheltuieli La data plăţii Director La persoanele care au 1 ex Serviciul
ridicare numerar numerar. Contabil şef specimene de semnăturii contabilitate
în trezorerie şi la
Trezoreria Braşov
11. Carnetul de muncă 1 Înregistrarea calităţii de salariat Secretariat Operativ Director Nu circulă. La serviciul
şi a drepturilor salariale; secretariat
Stabilirea vechimii în muncă şi Se predă sub
cuantum pensie în dosarul de semnătură la
pensionare. încetarea
activităţii
salariatului în
instituţie.
12. Centralizator stat de 2 Centralizarea drepturilor de Secretariat 2 zile Operativ Director Ordonatorul de credite 1 ex. Secretariat
plată salarii personal pentru calculul sumelor pentru Contabil şef Contabil şef 1 ex. Serviciul
totale de ridicat din Trezorerie. certificarea contabilitate
13
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
legalităţii
13. Cerere pentru 2 Solicitare deschidere credite Serviciul Lunar/trimestrial Până în data de Ordonatorul Contabil şef pentru viza 1 ex. ordonator
deschiderea creditelor bugetare de către ordonatorul contabilitate 15 a lunii sau principal de CFPP; de credite
bugetare principal de credite. trimestrului credite Aprobare director 1 ex. Serviciul
anterior contabilitate
14. Chitanţă pentru 3 Document justificativ pentru Casier La data încasării sumei, în La data Contabil şef La depunător, 1 ex. Depunător
operaţii în lei depunerea unei sume în numerar funcţie de operaţiunile încasării sumei Contabilitate 1 ex. La cotor
la casieria unităţii; efectuate Serviciul
Document justificativ de contabilitate
înregistrare în registrul de casa şi 1 ex. Anexa la
în contabilitate. registrul de casa
15. Chitanţă pentru 3 Serveşte ca: Casier La data încasării sumei, în La data Contabil şef Circulă la 1 ex. Depunător
operaţiuni în valută - document justificativ pentru funcţie de operaţiunile încasării sumei depunător/plătitor, 1 ex. La cotor
încasările şi plăţile în valută efectuate exemplarul 1, cu stampila Serviciul
efectuate în numerar; unităţii; contabilitate
- document justificativ de Exemplarul 2 este folosit 1 ex. Anexa la
înregistrare în registrul de casă în ca document de verificare registrul de casa
valută şi în contabilitate. a operaţiunilor înregistrate
în registrul de casa în
valută.
16. Condică de prezenţă 1 Document pentru evidenţa Secretariat Zilnic Zilnic Director Direcţiune Serviciul
zilnică a personalului prezent în secretariat
unitate.
17. Contract de 3 Document privind închirierea de Serviciul În momentul concesionării, În momentul Ordonatorul Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul
concesionare, spaţii. Contabilitate în închirierii concesionării principal de Beneficiar Contabilitate
închiriere conformitate cu închirierii credite 1 ex. la
H.C.L. Director Concesionar,
Contabil şef chiriaş
1 ex. la
ordonatorul
principal de
credite
18. Contract/ 2 Document privind achiziţiile Serviciul În momentul contractării/ În momentul Director Beneficiar 1 ex. Serviciul
comandă de achiziţii publice. contabilitate comandării de achiziţii contractării/ Contabil şef Contabilitate
14
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
publice publice comandării de 1 ex. Beneficiar
achiziţii
publice
19. Decizia de angajare 3 Document privind angajarea Direcţiune În momentul Director Secretariat 1 ex. Secretariat
sau avansare a personalului didactic auxiliar şi angajării/avansării Contabil şef 1 ex. Direcţiune
personalului inclusiv nedidactic 1 ex. Beneficiar
pentru cumulul de
funcţii
20. Decizie de : 2 Document privind angajarea I.S.J. În momentul acordării/ În momentul Director Serviciul resurse umane 1 ex. Secretariat
- acordare salariu de personalului didactic şi drepturi Direcţiune numirii acordării/ Contabil şef Secretariat 1 ex. I.S.J.
merit salariale numirii
- numire cu caracter
temporar a
personalului de
execuţie pe funcţii de
conducere
Alte drepturi salariale
21. Decizie de imputare 2 Serveşte ca: Direcţiune În momentul constatării Director Circulă: Serviciul
- document de imputare a Serviciul pagubei Contabil şef - la persoana desemnată Contabilitate
valorii pagubelor produse; contabilitate pentru acordarea vizei (exemplarul 1)
- titlu executoriu din momentul CFPP(ambele exemplare); Persoana care a
comunicării; - la conducătorul produs paguba
- document de înregistrare în unităţii, pentru semnare (exemplarul 2)
contabilitate. (ambele exemplare);
- la persoana (sau
persoanele) răspunzătoare
de paguba adusă unităţii
(ambele exemplare).
22. Declaraţie privind 2 Document privind contribuţia la Serviciul Pana la data de 25 a lunii În data de 25 a Director A.J.O.F.M. 1 ex. Serviciul
obligaţia de plată la asigurările de şomaj ale contabilitate/ curente pentru luna lunii curente Contabil şef Contabilitate
fondul de şomaj angajatorului şi asiguratului. Secretariat precedentă pentru luna 1 ex. AJOFM
precedentă
23. Declaraţie privind 2 Document privind contribuţia la Serviciul Pana la data de 25 a lunii În data de 25 a Director Casa Judeţeană de Pensii 1 ex. Serviciul
obligaţiile de plată asigurările sociale ale contabilitate/ curente pentru luna lunii curente Contabil şef Contabilitate
către bugetul angajatorului şi asiguraţilor. Secretariat precedentă pentru luna 1 ex. C.J.P.
15
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
asigurările sociale precedentă
24. Declaraţie privind 2 Document privind obligaţiile la Serviciul Pana la data de 25 a lunii În data de 25 a Director Administraţia Financiară 1 ex. Serviciul
obligaţiile de plată la bugetul consolidat al statului. contabilitate/ curente pentru luna lunii curente Contabil şef Contabilitate
bugetul consolidat al Secretariat precedentă pentru luna 1 ex.
statului precedentă Administraţia
Financiara
25. Declaraţie privind 2 Document privind contributia la Serviciul Pana la data de 25 a lunii În data de 25 a Director Casa Judeţeană de 1 ex. Serviciul
obligaţiile de plată la asigurările sociale de sanătate ale contabilitate/ curente pentru luna lunii curente Contabil şef Asigurări de Sănătate Contabilitate
fondul asigurarilor de angajatorului şi asiguratului. Secretariat precedentă pentru luna 1 ex. C.J.A.S.
sănătate precedentă
26. Decont de cheltuieli 1 Serveşte ca: Titularul La întoarcerea din deplasare 3 zile de la Director Circulă: 1 ex. Serviciul
pentru deplasări - document pentru decontarea deplasării întoarcerea din Contabil şef - la persoanele autorizate Contabilitate
externe de către titularul de avans a deplasare să verifice legalitatea
cheltuielilor efectuate (în valută actelor justificative de
şi în lei), cu ocazia deplasării în cheltuieli, exactitatea
străinătate; calculelor privind sumele
- document pentru stabilirea decontate la întoarcerea
diferenţelor de primit sau de din deplasare şi calculul
restituit de titularul de avans; eventualelor penalizări de
- document justificativ de întârziere, care semnează
înregistrare în registrul de casă de verificare;
(în valută) şi în contabilitate. - la persoanele autorizate
să exercite CFPP;
- la casieria unităţii .
27. Dispoziţie de plată 1 Dispoziţie pentru casierie, în Serviciul În momentul plăţii În momentul Director Circulă: 1 ex. Serviciul
către casierie vederea achitării în numerar a contabilitate plăţii Contabil şef - la persoana autorizată contabilitate
unor sume, potrivit dispoziţiilor să exercite CFPP;
legale, inclusiv a avansurilor - la persoanele autorizate
aprobate pentru cheltuieli de să aprobe plata sumelor
deplasare, precum şi a diferenţei respective;
de încasat de către titularul de - la casierie;
avans în cazul justificării unor - la compartimentul
sume mai mari decât avansul financiar-contabil.
primit, pentru procurare de
materiale etc.;
16
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
Document justificativ de
înregistrare în registrul de casa şi
în contabilitate, în cazul plăţilor
în numerar efectuate fără alt
document justificativ.
28. Dispoziţia de încasare 1 Dispoziţie pentru casierie, în Serviciul În momentul încasării În momentul Director Circulă: 1 ex. Serviciul
către casierie vederea încasării în numerar a contabilitate încasării Contabil şef - la persoana autorizată contabilitate
unor sume care nu reprezintă să exercite CFPP;
venituri din activitatea de - la persoanele autorizate
exploatare, potrivit dispoziţiilor să aprobe încasarea
legale; sumelor respective;
Document justificativ de - la casierie;
înregistrare în registrul de casa şi - la compartimentul
contabilitate. financiar-contabil.
29. Document pentru 2 Virarea între capitole cu Serviciul La solicitarea ordonatorului Director Contabil şef pentru viza 1 ex. la
efectuarea, începând respectarea Legii Finanţelor contabilitate de credite, când este cazul CFPP ; ordonatorul
cu trimestrul al III- Publice sau a Legii Finanţelor Aprobarea ordonatorului principal de
lea, a virărilor de Publice Locale a creditelor pe de credite. credite
credite bugetare de la baza unor justificări, detalieri şi 1 ex.
un capitol la alt necesităţi privind execuţia Serviciul
capitol sau între bugetară până la finele anului. contabilitate
subdiviziuni
30. Extras de cont 3 Serveşte la comunicarea şi Serviciul Circulă: Serviciul
nebancar solicitarea de la debitor a contabilitate - la conducătorul Contabilitate al
sumelor pretinse, rămase compartimentului unităţii emitente
neachitate, provenite din relaţii financiar-contabil şi (exemplarul 3,
economico-financiare şi ca conducătorul unităţii exemplarul 2);
instrument de conciliere emitente, pentru semnare Serviciul
prearbitrală. (toate exemplarele); Contabilitate al
- la unitatea debitoare unităţii debitoare
(exemplarele 1 şi 2). (exemplarul 1).
31. Factură 3 Document pentru decontarea Serviciul Operativ Director Semnătură şi ştampilă 1 ex furnizor
serviciilor prestate (închirieri de contabilitate Contabil şef furnizor; 1 ex beneficiar
spaţii) Semnături de primire de la 1 ex Serviciul
beneficiar. Contabilitate
17
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
32. Fişa de evidenţă a 1 Serveşte ca document de Administrator La darea în folosinţă a Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
obiectelor de inventar evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar de înregistrare. Contabilitate
în folosinţă obiectelor de inventar, a
echipamentului şi materialelor de
protecţie date în folosinţa
personalului, până la scoaterea
lor din uz.
33. Fişa mijlocului fix 1 Serveşte ca document pentru Administrator La darea în folosinţă a Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
evidenţă analitică a mijloacelor mijlocului fix de înregistrare contabilă. Contabilitate
fixe.
34. Fişă de magazie 1 Serveşte ca: Administrator La achiziţionarea bunurilor Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
- document de evidenţă la locul de înregistrare. Contabilitate
de depozitare a intrărilor, ieşirilor
şi stocurilor bunurilor, cu una sau
cu două unităţi de măsură, după
caz;
- document de contabilitate
analitică în cadrul metodei
operativ-contabile (pe solduri);
- sursă de informaţii pentru
controlul operativ curent şi
contabil al stocurilor de valori
materiale.
35. Fişele fiscale F1 şi F2 2 Documentul pentru stabilirea Secretariat Până la data de 28 februarie Director La instituţie şi la salariat. 1 ex. Secretariat
impozitului pe venitul global. a anului în curs pentru anul 1 ex. salariat
fiscal anterior
36. Listă de avans pentru 2 Document justificativ de Secretariat Cu 5 zile înainte de plecarea Cu 5 zile Director La persoana împuternicită 1 ex. Serviciul
concediul de odihnă înregistrare în contabilitate; salariatului în concediu înainte de Contabil şef să exercite viza de CFPP; contabilitate
Document pentru stabilirea plecarea La casieria unităţii pentru 1 ex. Secretariat
drepturilor băneşti privind salariatului în efectuarea plăţilor sumelor
indemnizaţiile curente ale concediu cuvenite.
salariaţilor pe timpul efectuării
concediului de odihnă.
37. Listă de inventariere 2 Serveşte ca: Comisia de Anual sau în situaţiile Circulă: Serviciul
- document pentru inventariere prevăzute de lege - la comisia de Contabilitate
18
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
inventarierea bunurilor aflate în inventariere; (exemplarul 1)
gestiunile unităţii; - la gestionar; Compartimentul
- document pentru stabilirea - la compartimentul de verificări
lipsurilor şi plusurilor de bunuri financiar-contabil; gestionare
(imobilizări, stocuri materiale) şi - la conducătorul (exemplarul 2)
a altor valori (elemente de unităţii;
trezorerie etc.); - la unitatea căreia îi
- document justificativ de aparţin valorile materiale
înregistrare în evidenţa primite în custodie
magaziilor (depozitelor) şi în (exemplarul 2).
contabilitate a plusurilor şi
minusurilor constatate;
- document pentru întocmirea
registrului-inventar;
- document pentru stabilirea
provizioanelor pentru deprecieri;
- document centralizator al
operaţiunilor de inventariere.
38. Notă de contabilitate 1 Document de înregistrare a Serviciul La fiecare operaţiune În momentul Contabil şef Circulă: 1 ex. Serviciul
tuturor operaţiunilor financiar contabilitate întocmirii - la persoana autorizată Contabilitate
contabile (analitic şi sintetic). să verifice şi să semneze
documentul;
- la persoana care
asigură contabilitatea
sintetică şi analitică în
cadrul compartimen-tului
financiar-contabil.
39. Notă de recepţie şi 2 Document pentru recepţia Comisia de La achiziţionarea bunurilor 24 ore de la La gestionar pentru 1 ex. la factura
constatare diferenţe bunurilor aprovizionate; recepţie şi întocmirea încărcarea cu bunurile 1 ex. la cotor
Document pentru încărcarea în administrator notei de materiale recepţionate; Serviciul
gestiune; recepţie La serviciul financiar contabilitate
Act de probă în litigii cu pentru înregistrarea în
furnizorii; contabilitatea sintetică şi
Document justificativ de analitică.
înregistrare în contabilitate.
19
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
40. Ordin de deplasare 1 Dispoziţie către persoana De persoana Înainte cu o zi de data Înainte cu o zi Director La persoana împuternicită 1 ex. Serviciul
delegată să efectueze deplasarea; care urmează să deplasării de data Contabil şef să dispună deplasarea; contabilitate
Document pentru decontarea de efectueze deplasării La persoana care
către titularul de avans a deplasarea. efectuează deplasarea;
cheltuielilor efectuate; Secretariat La persoanele autorizate
Document justificativ de de la unitatea unde s-a
înregistrare în contabilitate. efectuat deplasarea sa
confirme sosirea şi
plecarea persoanelor în
delegaţie;
Verificarea decontului la
financiar-contabilitate .
41. Proces verbal de 3 Document de transfer bunuri; Serviciul În momentul predării- Director Serviciul Contabilitate 1 ex. Serviciul
predare- Document justificativ de contabilitate primirii Contabil şef Contabilitate
primire(transferarea înregistrare în contabilitate. 1 ex. Gestionar
bunului fără plată) 1 ex. beneficiar
42. Proces verbal de 3 Serveşte ca: Serviciul Director Circulă: La furnizor
recepţie, proces - document de înregistrare în contabilitate Contabil şef - la persoanele care fac (antreprenor):
verbal de recepţie evidenţa operativă şi în parte din comisie - la comparti-
provizorie, proces contabilitate; (exemplarele 1, 2 şi 3); mentul
verbal de punere în - document de consemnare a - la compartimentul care financiar-
funcţiune stadiului în care se află obiectivul efectuează operaţiunea de contabil
de investiţii; CFPP (exemplarul 2); (exemplarele 2
- document de apreciere a - la compartimentul şi 3).
calităţii lucrărilor privind financiar-contabil pentru La beneficiar:
obiectivul de investiţii; verificarea şi înregistrarea - la comparti-
- document de aprobare a procesului-verbal de mentul
recepţiei (cod 14-2-5); recepţie (exemplarele 2 şi financiar-
- document de constatare a 3). contabil
îndeplinirii condiţiilor de recepţie (exemplarul 1).
provizorie a obiectivului de
investiţii (cod 14-2-5/a);
- document de aprobare a
recepţiei provizorii a obiectivului
de investiţii (cod 14-2-5/a);
20
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
- document de punere în
funcţiune a obiectivului de
investiţii (cod 14-2-5/b).
43. Proces verbal de 2 Serveşte ca: Serviciul În momentul scoaterii din Director Circulă : Serviciul
scoatere din funcţiune - document de constatare a contabilitate funcţiune Contabil şef - la persoana autorizată să Contabilitate
a mijlocului fix/de îndeplinirii condiţiilor scoaterii aprobe scoaterea din (exemplarul 1);
declasare a bunurilor din funcţiune a mijloacelor fixe, funcţiune a mijloacelor La comparti-
materiale de scoatere din uz a materialelor fixe, scoaterea din uz a mentul care ţine
de natura obiectelor de inventar materialelor de natura evidenţa
în folosinţă şi de declasare a altor obiectelor de inventar sau mijloacelor fixe
bunuri materiale decât mijloacele declasarea bunurilor (exemplarul 2).
fixe, potrivit dispoziţiilor legale; materiale (ambele
- document de consemnare a exemplare);
scoaterii efective din funcţiune a - la secţie (serviciu,
mijloacelor fixe, de scoatere din subunitate (ambele
uz a materialelor de natura exemplare);
obiectelor de inventar în - la magazie (depozitul de
folosinţă sau de declasare a materiale), pentru
bunurilor materiale; descărcarea gestiunii,
- document de predare la respectiv înregistrarea în
magazie a ansamblelor, evidenţă a bunurilor
subansamblelor, pieselor materiale declasate
componente şi materialelor (ambele exemplare);
rezultate din scoaterea efectivă - la magazia primitoare,
din funcţiune a mijloacelor fixe, pentru semnare de (ambele
precum şi din scoaterea din uz a exemplare);
bunurilor materiale propuse - la compartimentul
pentru declasare; financiar-contabil,
- document justificativ de (exemplarul 1);
înregistrare în evidenţa - la compartimentul care a
magaziilor (depozitelor) şi în făcut propunerile de
contabilitate. scoatere din funcţiune, din
uz sau de declasare, pentru
înregistrare (exemplarul
2).
21
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
44. Raport privind 2 Se evaluează activitatea de Responsabil Trimestrial Data de 22 a Ordonator principal de 1 ex. Serviciul
activitatea de C.F.P.P. control financiar preventiv, C.F.P.P. lunii credite (Primăria, I.S.J. Contabilitate
pe trimestru responsabilităţile manageriale următoare Director, Contabil şef) 1 ex.
prin dezvoltarea unui sistem de trimestrului Ordonatorul
control intern eficient, se raportat principal de
identifică şi se evaluează credite
riscurile privind patrimoniul şi
fondurile publice, se formulează
opinii cu privire la acţiunile ce
trebuie întreprinse în plan
legislativ şi administrativ pentru
utilizarea cât mai corectă şi
eficientă a fondurilor publice;
Documentul prezintă totalul
operaţiunilor supuse vizei de
CFPP, număr operaţiuni şi
valoare, din care refuzate la viză
45. Registrul cartea mare 1 Serveşte: Serviciul La sfârşitul lunii (perioadei) Contabil şef Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
- la stabilirea rulajelor lunare şi contabilitate de înregistrare contabilă. Contabilitate
a soldurilor pe conturi sintetice,
la unităţile care aplică forma de
înregistrare "pe jurnale";
- la verificarea înregistrărilor
contabile efectuate;
- la întocmirea balanţei de
verificare.
46. Registrul de casa în 2 Serveşte ca: Casier Zilnic Zilnic Contabil şef La serviciul contabilitate Casierie
valuta - document de înregistrare (un exemplar) cu (exemplarul 1)
operativă a încasărilor şi plăţilor documente de încasare sau Serviciul
în valută, efectuate prin casieria de plată; Contabilitate
unităţii pe baza actelor Casier. (exemplarul 2)
justificative;
- document de stabilire, la
sfârşitul fiecărei zile, a soldului
de casă;
22
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
- document de înregistrare în
contabilitate a operaţiunilor de
casă în valută.
47. Registrul de casă în 2 Document de înregistrare a Casier Zilnic Zilnic Contabil şef La serviciul contabilitate Casierie
lei încasărilor şi plăţilor în numerar (un exemplar) cu (exemplarul 1)
efectuate prin casieria unităţii; documente de încasare sau Serviciul
Document de stabilire la sfârşitul de plată; Contabilitate
fiecărei zile a soldului de casă; Casier. (exemplarul 2)
Document de înregistrare zilnică
în contabilitate a operaţiunilor de
casă.
48. Registrul inventar 1 Serveşte ca document contabil Serviciul Se întocmeşte la începutul 31 decembrie Contabil şef Nu circulă, este document 1 ex. la Serviciul
obligatoriu de înregistrare a contabilitate activităţii, la sfârşitul sau după caz de înregistrare contabilă. Contabilitate
rezultatelor inventarierii exerciţiului financiar sau cu împreună cu
elementelor de activ şi de pasiv; ocazia încetării activităţii documentele
Probă în litigii. justificative care
au stat la baza
întocmirii lui
49. Registrul jurnal 1 Serveşte ca document contabil Serviciul Zilnic sau lunar Contabil şef Nu circulă, este document 1 ex. la Serviciul
obligatoriu de înregistrare contabilitate de înregistrare contabilă. Contabilitate
cronologică şi sistematică a împreună cu
modificării elementelor de activ documentele
şi de pasiv ale unităţii; justificative care
Probă în litigii. au stat la baza
întocmirii lui
50. Registrul numerelor 1 Serveşte ca document de Administraţie În momentul dării în Nu circulă, este document 1 ex. Serviciul
de inventar la atribuire a numerelor de inventar folosinţă de înregistrare contabilă. Contabilitate
mijloace fixe mijloacelor fixe existente în
23
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
îl întocmeşte
unitate, în vederea identificării
lor.
51. Situaţii financiare 2 Document contabil de sinteză Serviciul Trimestrial şi anual Data de 15 a Trezorerie, pentru 1 ex. Serviciul
trimestriale şi anuale prin care se prezintă elementele contabilitate lunii pentru confirmare solduri, conturi Contabilitate
(bilanţ contabil şi de activ, datorii şi capital proprii trimestrul de disponibil, ordonator 1 ex.
anexele prevăzute de ale instituţiei la sfârşitul anterior principal de credite, Ordonatorul
lege) perioadei de raportare, precum şi contabil şef. principal de
în alte situaţii prevăzute de lege. credite
52. Situaţia privind 2 Centralizarea plăţilor la Serviciul Data de 30 a lunii în curs Data de 5 a Contabil şef şi director 1 ex. Serviciul
monitorizarea cheltuielile de personal pe luna în contabilitate lunii Contabilitate
cheltuielilor de curs şi pentru lunile anterioare. următoare 1 ex.
personal pe lună Ordonatorul
principal de
credite
53. Stat de plată burse şi 2 Document pentru calculul Secretariat Data de 30 a lunii în curs, Data de 2 a Contabil şef şi la casierie 1 ex. Serviciul
ajutoare sociale drepturilor băneşti pentru plata iar plata la începutul lunii lunii pentru plată contabilitate
burselor şi a ajutoarelor sociale următoare următoare 1 ex. Secretariat
către elevii care îndeplinesc
condiţiile legale de acordare a
acestor drepturi băneşti cuvenite.
54. Stat de salarii 2 Document pentru calculul Secretariat Lunar Data de 2 a Director Circulă: Serviciul
drepturilor băneşti cuvenite lunii Contabil şef - la persoanele autorizate contabilitate
salariaţilor precum şi al următoare sa exercite CFPP şi să (exemplarul 1)
contribuţiilor aferente; aprobe plata (exemplarul Secretariat,
Document justificativ de 1); (exemplarul 2)
înregistrare în contabilitate.
Intocmit,
Contabil sef,
Ec. Cretu Margareta
ANEXA 3 APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT Propunere-Angajament-Odonanţare
24
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
- Documente
Conform “Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu”
Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabiliate

Emitere PAO în
Viza compartimentului de specialitate pentru
Contabilitate Acordare viza CFP
cheltuielile cu bunurile şi serviciile
Contabil Îndosariere în dosar
achiziţionate
_____________ ____împreună cu OP şi extras
Adminisrtator ___________________
pentru chelt. bunuri şi servicii pentru chelt. Contabil sef
bunuri şi servicii aferente activităţii CCD ____________________
Conform Deciziei nr.______________ _
Serviciul Secretariat
Viza compartimentului de SEMNĂTURI
specialitate pentru cheltuielile  Administrator Moldoveanu Margareta
de personal  Secretar sef Sebastian Mihaela
Secretar ____________  Contabil sef e.Cretu Margareta
Întocmit, conform Deciziei nr.
Contabil şef, _________________
Ec.Cretu Margareta
Valabil de la data de 01 IANUARIE 2013
ANEXA 4 APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA
25
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
Persoana care Serviciul Contabilitate Director Serviciul Administrativ

solicită
Vizat privind existenţa Aprobare Aprovizionare
Emiterea
creditelor şi încadrarea în achiziţionare Administrator
referatului /
articolul bugetar _____________
comenzii
Contabil sef
____________
Serviciul Contabilitate
Se îndosariază în dosar_______
Contabil sef ___________________
SEMNĂTURI
 Contabil sef ec.Cretu Margareta
 Administrator Moldoveanu Margareta
Întocmit,
Contabil şef,
Ec.Cretu Margareta

BM/BR – 4 ex
ANEXA 5 APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT FACTURĂ
26
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
 Documentele care stau la baza întocmirii Facturii :

- Referat / Comandă vizat de CONTABIL ŞEF privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar şi aprobat de DIRECTOR pentru
achiziţionare
- Alte documente specifice achiziţiei (oferte sau direct de pe raft)
Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate
Operare intrare în Program Gestiunea

Materialelor Verificarea cantitativă, calitativă a produselor din Factură şi NIR Îndosariere în dosar
Listare NIR Vizat pentru BUN DE PLATĂ _______
Contabil sef Comisia de recepţie Contabil sef
___________________ Administrator __________________ _______________________
SEMNĂTURI Comisia de recepţie

 Contabil sef ec.Cretu Margareta
 Administrator Moldoveanu Margareta
Întocmit,
Contabil şef,
BM/BR – 3 ex
ANEXA 6 APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT NIR MATERIALE
27
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
 Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :

- Referat / Comandă vizat de CONTABIL ŞEF privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar şi aprobat de DIRECTOR
 Factură însoţită de viză privind denumire produse pentru înregistrarea corectă în evidenţele contabilităţii de gestiune (administrator+magaziner)
Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate
Emitere NIR Recepţia cantitativă şi calitativă a NIR original + Factură + Referat îndosariat
produselor din factură şi NIR ________Contabil ___________________
Administator Comisia de recepţie
____________________
NIR + Factură copie = întocmire Fişă de magazie
îndosariat în dosar copii / an Administrator
_________________________
SEMNĂTURI
 Contabil ____________
 Administrator ____________
 Comisia de recepţie
Întocmit,
Contabil şef,
BM/BR – 4 e
ANEXA 7
APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT NIR OBIECTE DE INVENTAR
28
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate

- Referat / Comandă vizat de CONTABIL ŞEF privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar şi aprobat de DIRECTOR pentru
achiziţionare
- Stabilire modalitate de achizionare
 Cazul I – cerere de ofertă – documente specifice (caiet de sarcini, oferte, contract, factură)
 Cazul II – achiziţie directe de pe raft
 Factură însoţită de viză privind denumire produse pentru înregistrarea corectă în evidenţele contabilităţii de gestiune (administrator+magaziner), BUN DE
PLATĂ şi subgestiune
Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ
Emitere NIR Recepţia cantitativă şi calitativă a Operarea dării în folosinţă pe Fişa de gestiune pentru întocmire
Administrator produselor din factură şi NIR subgestiune în programul proces-verbal de predare-primire în
__________________ Stabilirea bunurilor care trec în Obiecte de inventar subgestiuni
subgestiune Listare fişă de gestiune Îndosariere în dosar subgestiuni
Comisia de recepţie Contabil ____________ Administrator ______________
Serviciul Contabilitate SEMNĂTURI

NIR + Factură/Referat/ comandă  Contabil sef _________________
îndosariat în dosar ___  Administrator ____________
Operare în evidenţa sintetică a
subgestiunilor  Comisia de recepţie
Contabil ______________.
Întocmit,
Contabil sef, Valabil de la data de 01 IANUARIE 2013
BM/BR – 5 ex
ANEXA 8 APROBAT,
DIRECTOR
CIRCUIT NIR ALIMENTE
29
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate

- Referat / Comandă vizat de CONTABIL ŞEF privind existenţa creditelor, încadrarea în articolul bugetar şi aprobat de DIRECTOR
 Factură însoţită de viză privind denumire produse pentru înregistrarea corectă în evidenţele contabilităţii de gestiune (administrator+magaziner)
Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate
Emitere NIR din operarea facturii în Recepţia cantitativă şi calitativă a NIR original + Factură + Referat îndosariat ________
Program SICOS – Gestiunea produselor din factură şi NIR Contabil_________
Materialelor Comisia de recepţie
Contabil__________
NIR+Factură copie = întocmire Fişă de magazie
îndosariat în dosar copii / an
Magaziner_______________
SEMNĂTURI
 Contabil______________
 Administrator__________
 Magaziner_____________
 Comisia de recepţie - ______________
- ______________
- ______________
- ______________
- ______________
Întocmit,
Contabil şef,
BM/BR – 4 ex
ANEXA 9 APROBAT,
DIRECTOR
30
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
CIRCUIT BON CONSUM
 Documentele care stau la baza întocmirii BC-ului :

- Normative de consum vizate de conducătorul unităţii conform Bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat pentru anul curent
Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ

Emitere BC Operare BC în Programul Gestiunea Operarea consumuri/ ieşiri materiale
Administrator Materialelor în fişa de magazie
_______________________ Contabil sef Administrator _____________
_________________________
SEMNĂTURI
 Contabil sef_________________
 Administrator____________
Întocmit,
Contabil şef,
BM/BR – 2 ex
ANEXA 10 APROBAT,
DIRECTOR
31
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
CIRCUIT BON CONSUM BENZINA
 Documentele care stau la baza întocmirii BC-ului :

- Aprobare plafon 150 l/luna
Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Sofer Serviciul Contabilitate
Emitere BC Operarea consum/ ieşiri BCF în Achizitionare Operare BC în Programul CIEL –

Adinistrator______ fişa de magazie cu regim benzina intocmire NC
______ special Contabil_______
Mentionare pe BC serie/numar
BCF eliberat
Magaziner________
SEMNĂTURI
 Contabil_________________
 Administrator_____________
 Sofer____________________
 Magaziner________________
Întocmit,
Contabil şef,

BM/BR – 4 ex
ANEXA 11 APROBAT,
DIRECTOR
32
AUZ ,,SFANTA
___________
Contabilitate
CIRCUIT CERERE CAZARE
Persoana care Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Director Serviciul Administrativ

solicită
Completare Acordare număr de Verificare loc Aprobare Confirmare cazare la pers.
cerere tip înregistrare disponibil cerere fizica/juridica
Persoana Secretar________ Rezervare loc Administator Arhivat in dosar ______ (original)
fizica sau Vizat pt. tarif cazare Administrator Administrator_________
juridica Contabil sef____
Serviciul Contabilitate
Incasat contravaloare cazare si se

elibereaza chitanta
Se îndosariază în dosar ______ registru
SEMNĂTURI casă (Copie cerere)
 Secretar Magaziner___________
 Administratot La cerere eliberare factura
 Contabil Contabil_______________
 Magaziner
Întocmit,
Contabil şef,
Valabil de la data de 01.10. 2013

BM/BR – 3 ex
33

05 Procedura Circuitul Documentelor

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

05 Procedura Circuitul Documentelor

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ediţia: 1

SCOALA PRIVIND Nr.de ex.: 3

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a

Elemente privind Semnatura

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

5.4. La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu

7.8. CFPP - Control Financiar Preventiv Propriu

8.5.1.6. Predarea documentelor la Arhiva se face pe baza de inventare întocmite in trei

8.5.2. Semnarea documentelor

8.5.3. Circuitul facturilor si celorlalte documente care angajează financiar Scoala

8.5.4. Circuitul ALOP

8.5.4.6. Trimestrial Şefului Serviciului Contabilitate va verifica dacă facturile intrate în

8.5.5. In cazul corespondentei trimise, se parcurge traseul invers.

9.1. Director Scoala Gimnaziala Speciala pentru Deficienti de Auz ,,SFANTA

9.2. Secretarul sef

9.3. Şeful Serviciului Contabilitate

Anexa 1: Diagrama flux CIRCUITUL DOCUMENTELOR

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ediţia: 1

Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabiliate

CIRCUIT REFERAT DE NECESITATE / COMANDA

Persoana care Serviciul Contabilitate Director Serviciul Administrativ

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2013

 Documentele care stau la baza întocmirii Facturii :

Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate

Operare intrare în Program Gestiunea

SEMNĂTURI Comisia de recepţie

 Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :

Serviciul Administrativ Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate

 Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :

Serviciul Contabilitate SEMNĂTURI

 Documentele care stau la baza întocmirii NIR-ului :

Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate

CIRCUIT BON CONSUM

 Documentele care stau la baza întocmirii BC-ului :

Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ

CIRCUIT BON CONSUM BENZINA

 Documentele care stau la baza întocmirii BC-ului :

Serviciul Administrativ Serviciul Contabilitate Sofer Serviciul Contabilitate

Emitere BC Operarea consum/ ieşiri BCF în Achizitionare Operare BC în Programul CIEL –

Valabil de la data de 01 IANUARIE 2013

CIRCUIT CERERE CAZARE

Persoana care Serviciul Contabilitate Serviciul Administrativ Director Serviciul Administrativ

Incasat contravaloare cazare si se

Valabil de la data de 01.10. 2013

S-ar putea să vă placă și