Procedură de decontare a ajutorului de minimis

Întocmit: Coordonator decontare

Iris MIHAI

Ediția 2

10.02.2019

1
Structură

1. Cadrul procedurii 4
Rolul procedurii 4
Definiții 5
Comunicarea cu echipa de implementare a proiectului 7
2. Legislaţia aplicabilă 9
3. Solicitarea subvenției 9
Conturile companiei 10
Depunerea cererii pentru solicitarea primei tranșe: 10
Virarea sumei către solicitantul subvenţiei 11
Acordarea tranșei 2 12
4. Plăți 12
5. Decontarea cheltuielilor 12
6. Mecanisme de decont 13
Schema logică a efectuării plăților: 14
7. Lista orientativă a documentelor justificative financiare 15
8. Derularea achizițiilor în cadrul proiectului 20
Categorie cheltuieli 20
Alte aspecte referitoare la achiziții 21
9. Alte situații neprevăzute în cadrul procedurii 22
Anexe – Modele documente 24
Anexa 1. Model Cerere - ofertă 25
Anexa 2. Model Proces - verbal de atribuire 28
Anexa 3. Model Decizie internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului/partenerului, privind
cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii),
fundamentată corespunzător 30
Anexa 4. Model declaraţie pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat prevederile
referitoare la conflictul de interese 31
Anexa 5. Model proces - verbal de recepție echipamente 32

2
Anexa 6. Centralizator cheltuieli - Cerere de decontare 34
Anexa 7. Centralizator cheltuieli - Cerere de restituire 35
Anexa 8. Centralizator venituri 37
Anexa 9. Model cerere subvenţie 38
Anexa 10. Model OPIS pentru decont 40

3
1. Cadrul procedurii
Procedura de decontare a ajutorului de minimis este aplicabilă în cadrul proiectului Susținerea și
Motivarea Antreprenorilor Responsabili și Talentați - SMART Start Up, ID 105482, proiect integrat de
susținere a înființării de întreprinderi cu profil nonagricol în zona urbană din Regiunea Vest în
domeniul științelor exacte, cu accent pe IT.
Proiectul a vizat derularea programelor de formare antreprenorială la nivelul Regiunii Vest în rândul a
330 de persoane; stagii de practică în întreprinderi pentru 52 de persoane ale căror planuri de afaceri
au fost selectate spre finanțare; finanțarea a 52 planuri de afaceri; servicii personalizate de consiliere,
consultanță și mentorat pentru cele 52 de afaceri finanțate, precum și monitorizarea dezvoltării
afacerilor finanțate).
Proiectul Susținerea și Motivarea Antreprenorilor Responsabili și Talentați - SMART Start Up este co-
finanțat prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020, Axa Prioritară 3 „Locuri de muncă
pentru toți”, Obiectivul tematic 8: Promovarea unor locuri de muncă durabile și de calitate și
sprijinirea mobilității lucrătorilor, Prioritatea de investiții 8.iii: Activități independente, antreprenoriat
și înființare de întreprinderi, inclusiv a unor microîntreprinderi și a unor întreprinderi mici și mijlocii
inovatoare, Obiectivul specific 3.7: Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil
nonagricol din zona urbană și este implementat de către Universitatea de Vest din Timișoara în
parteneriat cu S.C. Interlog COM S.R.L.

Proiectul în cifre:
> Valoare totală proiect: 12.903.549,41 lei
> Finanțare nerambursabilă: 12.772.908,97 lei
> Perioada de implementare: 11.01.2018 – 10.01.2021 (36 luni)
> Nr. de locuri de muncă nou-înființate: minimum 104
> Nr. de persoane care beneficiază de formare antreprenorială: 330
> Întreprinderi finanțate: 52

Rolul procedurii
Procedura de decontare a ajutorului de minimis oferă cadrul procedural pentru implementarea
planurilor de afaceri și pentru realizarea deconturilor pentru care s-a încheiat un contract de
subvenție în cadrul Proiectului Susţinerea şi Motivarea Antreprenorilor Responsabili şi Talentaţi -
SMART Start Up, ID 105482, proiect finanțat prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020.

4
Această procedură va fi folosită de toți beneficiarii care au semnat contract de subvenție în cadrul
prezentului proiect. Pentru decontarea cheltuielilor realizate de către beneficiarii subvenției ajutorului
de minimis va fi responsabil Expertul Decontare, cu implicarea personalului alocat Centrului de Help-
Desk pentru Antreprenoriat și a Expertului Coordonator Implementare activități., respectiv de către
echipa de management și de implementare a proiectului.
Procedura este însoțită de liste de verificare, formulare, detalii și precizări necesare pentru derularea
eficientă a procesului de decontare în cadrul contractelor de subvenție încheiate pentru planurile de
afaceri contractate în cadrul Proiectului Susţinerea şi Motivarea Antreprenorilor Responsabili şi
Talentaţi - SMART Start Up, ID 105482, proiect finanțat prin Programul Operațional Capital Uman
2014-2020.

NOTĂ
În cazul în care, pe durata procesului de decontare apar situații particulare, neprevăzute de
prezenta procedură, Universitatea de Vest din Timișoara le va aduce la cunoștință beneficiarilor în
scris.

Definiții
Termenii, definiţiile şi prescurtările utilizate în prezentul acord au următorul înţeles:
a) administrator1 al schemei de minimis – orice persoană juridică delegată de către furnizor să
deruleze proceduri în domeniul de minimis în numele furnizorului;
b) administrator al schemelor de antreprenoriat 2 – persoanele juridice de drept public sau de drept
privat care implementează, singure sau în parteneriat, proiecte cofinanțate prin Programul
Operațional Capital Uman, Axa prioritară 3 „Locuri de muncă pentru toţi”, Obiectivul specific 3.7.
Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbană,
proiecte în cadrul cărora se atribuie ajutoare de minimis pentru înființarea de întreprinderi, cu
respectarea condițiilor din Ghidul solicitantului – Condiții specifice „România Start Up Plus”;
c) comercializarea produselor agricole3 – deținerea sau expunerea unui produs agricol în vederea
vânzării, a punerii în vânzare, a livrării sau a oricărei alte forme de introducere pe piață, cu
excepția primei vânzări de către un producător primar către revânzători sau prelucrători și a

1 Cf. art. 2, alin. 1, lit. b din Ordonanța de urgență nr. 77/2014, cu modificările și completările ulterioare.
2 Cf. Programului Operațional Capital Uman, Ghidul solicitantului – Condiții specifice ”România Start Up Plus”.
3 Cf. art. 1, alin. 3, lit. c din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 AL COMISIEI din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor
107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor
care prestează servicii de interes economic general.

5
 oricărei alte activități de pregătire a produsului pentru această primă vânzare; o vânzare
efectuată de către un producător primar către consumatori finali este considerată
comercializare în cazul în care se desfășoară în localuri distincte, rezervate acestei activități;
d) contract de finanțare – actul juridic semnat între AM/OI POCU, pe de o parte, și administratorul
schemei de antreprenoriat, pe de altă parte, prin care se stabilesc drepturile și obligațiile
corelative ale părților în vederea implementării operațiunilor în cadrul POCU;
e) contractul de subvenție – actul juridic semnat între administratorul schemei de minimis și
beneficiarul ajutorului de minimis, prin care se stabilesc drepturile și obligațiile corelative ale părților
în vederea implementării măsurilor finanțate prin prezenta schemă de ajutor de minimis;
f) întreprindere4 – orice formă de organizare a unei activităţi economice, autorizată potrivit legilor în
vigoare să facă activităţi de producţie, comerţ sau prestări de servicii, în scopul obţinerii de venituri, în
condiţii de concurenţă, respectiv: societăţi reglementate de Legea societăţilor nr. 31/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, societăţi cooperative, persoane fizice autorizate,
întreprinzători titulari ai unei întreprinderi individuale şi întreprinderile familiale, autorizate potrivit
dispoziţiilor legale în vigoare, care desfăşoară activităţi economice, precum și asociaţii şi fundaţii,
cooperative agricole şi societăţi agricole care desfăşoară activităţi economice;
g) întreprinderea unică5 – include toate întreprinderile între care există cel puțin una dintre relațiile
următoare:
i. o întreprindere deține majoritatea drepturilor de vot ale acționarilor sau ale
asociaților unei alte întreprinderi;
ii. o întreprindere are dreptul de a numi sau revoca majoritatea membrilor organelor de
administrare, de conducere sau de supraveghere ale unei alte întreprinderi;
iii. o întreprindere are dreptul de a exercita o influență dominantă asupra altei
întreprinderi în temeiul unui contract încheiat cu întreprinderea în cauză sau în
temeiul unei prevederi din contractul de societate sau din statutul acesteia;
iv. o întreprindere care este acționar sau asociat al unei alte întreprinderi și care
controlează singură, în baza unui acord cu alți acționari sau asociați ai acelei
întreprinderi, majoritatea drepturilor de vot ale acționarilor sau ale asociaților
întreprinderii respective.
Întreprinderile care întrețin, prin una sau mai multe întreprinderi, relațiile la care se face
referire la literele a-d sunt considerate ”întreprinderi unice”.

4 Cf. art. 2, alin. 1 și 2 din Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu
modificările și completările ulterioare.

5 Cf. art. 2, alin. 2 din Regulamentul (UE) NR. 1407/2013 al Comisiei din 18 decembrie 2013 privind aplicarea articolelor
107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis.

6
 h) Furnizor6 al schemei de minimis – orice entitate deţinută de stat sau care administrează resurse
ale statului sau, după caz, deţinută de către o unitate administrativ-teritorială sau care
administrează resurse ale unei unităţi administrativ-teritoriale, care acordă întreprinderilor
facilităţi de natura ajutorului de stat sau de minimis;
i) My SMIS7 – sistemul IT prin care potenţialii beneficiari din România vor putea solicita banii europeni
pentru perioada de programare 2014-2020;
j) prelucrarea produselor agricole8 – orice operațiune efectuată asupra unui produs agricol care are
drept rezultat un produs care este tot un produs agricol, cu excepția activităților desfășurate în
exploatațiile agricole, necesare în vederea pregătirii unui produs de origine animală sau vegetală
pentru prima vânzare;
k) produse agricole9 – produsele enumerate în Anexa I la Tratat, cu excepția produselor obținute din
pescuit și acvacultură prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 104/2000 al Consiliului;
l) proiect – proiectul finanțat prin POCU în cadrul apelului de proiecte „România Start Up Plus” și
implementat de administratorul schemei de antreprenoriat;
m) rata de actualizare – rata de referinţă stabilită de Comisia Europeană pentru România pe baza unor
criterii obiective şi publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe pagina de web a Comisiei
Europene.

Comunicarea cu echipa de implementare a proiectului

Comunicarea cu membrii echipei de implementare a proiectului se va face prin toate mijloacele de
comunicare disponibile menționate mai jos, pentru asigurarea eficienței.
Pentru situațiile de comunicare ce presupun modificări contractuale sau aspecte financiare (e.g.
solicitări de decontare, solicitări tranșe plăți) comunicarea se va face exclusiv prin mijloacele scrise
descrise la punctele 2 și 3b.

6 Cf. art. 2, alin. 1, lit. m din Ordonanța de urgență nr. 77/2014, cu modificările și completările ulterioare.
7 Cf. Ministerului Fondurilor Europene, http://www.fonduri-ue.ro/mysmis.
8 Cf. art. 1, alin. 3, lit. b din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 al Comisiei din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor
107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor
care prestează servicii de interes economic general.

9 Cf. art. 1, alin. 3, lit. a din Regulamentul (UE) NR. 360/2012 AL COMISIEI din 25 aprilie 2012 privind aplicarea articolelor
107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor
care prestează servicii de interes economic general.

7
1. Față în față
1a. La sediul proiectului Universitatea de Vest din Timișoara, B-dul Vasile Pârvan, nr. 4, Et. 1, sala DAIP
(vis-a- vis de Aula Magna) Timișoara, jud. Timiș;
1b. La sediile sociale sau punctele de lucru ale start-up-urilor înființate de beneficiari;
1c. La sediul partenerului Interlog Com SRL, Str. Republicii, Nr. 10, Brad, jud. Hunedoara.
Notă: Această formă de comunicare nu are formă contractuală. Recomandăm beneficiarilor să
utilizeze această formă de comunicare cu titlu excepțional.

2. În scris
Prin transmiterea de documente tipărite, semnate olograf, pe adresele oficiale de corespondență
stipulate în contractul de subvenție. Adresa Universității de Vest din Timișoara este Bd. Vasile Pârvan
nr. 4, biroul DAIP.

3. Online
3a. Pagina web a proiectului
https://smartstartup.projects.uvt.ro/despre-proiect/;
Notă: Această formă de comunicare nu are formă contractuală.

3b. Prin e-mail

smartstartup@e-uvt.ro.

3c. Pagina de facebook a proiectului

https://www.facebook.com/SMARTStartUp2018/;
Notă: Această formă de comunicare nu are formă contractuală.

3d. Formulare online create de echipa de proiect la care este permis accesul beneficiarilor.

4. Telefonic
Solicitări generale: +40 256 592 338.

8
Notă: Această formă de comunicare nu are formă contractuală.

9
2. Legislaţia aplicabilă
Legea 31 1990 Legea societăţilor comerciale;
Legea 53/2003 actuzalizată 2019;
Ordinul 2795 2011 privind stabilirea criteriilor pentru condiţionarea înregistrării în scopuri de TVA;
OUG nr.108/2018 pentru modificarea și completarea OUG nr. 10/2017 pentru stimularea înfiinţării de
noi întreprinderi mici și mijlocii;
Legea nr. 112/2017;
Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii, cu
modificările şi completările ulterioare;
Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;
O.U.G. nr. 45/2018;
Regulamentul (UE) nr. 1407/2013 din 18 decembrie 2013 pentru aplicarea art. 107 şi 108 din Tratatul
privind Funcţionarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene nr. L352/1 din 24 decembrie 2013;
Schema de ajutor de minimis România Start Up Plus;
Contractul de finanţare cu ID 105482 încheiat între MFE-AMPOCU/OI POCU responsabil şi
Universitatea de Vest din Timișoara, Axa prioritară 3 „Locuri de muncă pentru toţi”, Obiectivul specific
3.7. Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil non-agricol din zona urbană, ce
constituie anexă şi parte integrantă a prezentului contract;
Ghidul solicitantului – Condiții specifice „România Start Up Plus”;
Orientări privind oportunitățile de finanțare în cadrul Programului Operațional Capital Uman 2014-
2020;
Ordinul Preşedintelui Consiliului Concurenţei nr. 175/2007 pentru punerea în aplicare a
Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat.

3. Solicitarea subvenției
Beneficiarii subvenției ajutorului de minimis sunt cei ale căror planuri de afaceri au fost selectate spre
finanțare și cu care au fost semnate contractele de subvenție. Valoarea finanțării nerambursabile
acordate este de maximum 156.000,00 lei/proiect.
Intensitatea finanțării nerambursabile acordate în cadrul prezentului apel de proiecte este de
maximum 100% din valoarea eligibilă a cheltuielilor finanțabile, în limita valorii maxime specificate
anterior.
10
Data acordării ajutorului de minimis este data la care intră în vigoare contractul de subvenție,
indiferent de momentul efectuării plăților/rambursărilor efective în cadrul proiectului. Plata efectivă a
subvenției se va face la o data ulterioară, mecanism prezentat detaliat în secțiunile următoare.
Solicitarea subvenţiei ajutorului de minimis se va realiza de către beneficiari în două tranşe, prima
tranşă, reprezentând 75% din valoarea totală a subvenției, iar cea de-a doua tranșă reprezentând 25%.

Conturile companiei
Fiecare firmă va avea cel puțin două conturi bancare, un cont curent – de cele mai multe ori va fi
contul deschis pentru capitalul social, care ulterior se transformă în cont curent și un cont aferent
subvenției, cont care va fi cu dublă semnătură (semnătură distribuită).
Contul de subvenție va fi utilizat exclusiv pentru plățile cheltuielilor incluse în planurile de afaceri.
Acest cont este contul în care se vor vira cele două tranșe ale subvenției. Pentru efectuarea de plăți
din contul aferent finanțării, beneficiarii au nevoie de aprobare din partea administratorului de
schemă, Universitatea de Vest din Timișoara. În acest sens, beneficiarii vor trebui să pună la
dispoziția UVT o serie de documente care atestă veridicitatea și eficiența cheltuielilor efectuate,
respectiv Centralizator cheltuieli (Anexa 7 la prezenta procedură) însoțit de documentele
justificative enumerate în tabelul de la secțiunea 7 din prezenta procedură. Pentru validare, toate
documentele înaintate de beneficiari vor fi semnate de aceeași persoană – administratorul firmei
sau o persoană împuternicită de acesta.

Contul curent va fi utilizat pentru toate celelalte operațiuni ale companiei: încasări, plăți aferente altor
cheltuieli decât cele cuprinse în planul de afaceri, plăți parțiale, care vin în completarea sumelor
incluse în planul de afaceri în situația în care valorile de piață a bunurilor și serviciilor avute în vedere a
se achiziționa, depășesc valoarea inclusă în bugetul planului de afaceri.

Atenție! Nu vor fi decontate cheltuieli efectuate de către beneficiar în numerar, din conturile
personale sau din contul oricărei alte persoane fizice sau juridice, diferită de start-up cu care s-a
semnat contractul de subvenție.

Depunerea cererii pentru solicitarea primei tranșe:

Perioada: aprilie 2019 - iulie 2019.
Modalitate de depunere: Prin email sau prin depunerea/transmiterea documentelor fizic, la sediul
UVT.
Expert responsabil: Iris Mihai
11
Documente necesare:
1. Cerere de subvenție (Anexa 9 la prezenta procedură);
2. CUI firmă;
3. Certificat constatator (atenție la asociați, cod CAEN, adresă);
4. CI reprezentant legal;
5. Extras de cont (BCR sau BT);
6. Act constitutiv;
7. Bugetul aprobat, anexă la contractul de finanțare.
Prima tranșă reprezintă 75 % din valoarea totală a subvenției, respectiv maxim 117.000 lei în situația
în care bugetul total eligibil al proiectului este 156.000 lei. Plata se va realiza prin intermediul
transferului bancar, în contul special deschis pentru implementarea proiectului. Din contul aferent
subvenției se vor face doar plățile incluse în bugetul proiectului – acesta reprezentând anexă la
contractul de finanțare.

Pentru activităţile curente ale firmei, activități care nu au legătură cu planul de afaceri selectat spre
finanțare, se va utiliza un cont bancar distinct. Din contul curent al firmei beneficiarii vor putea face
plăți fără a necesita acordul UVT.

Virarea sumei că tre solicitantul subvenţiei

Odată primite solicitările pentru tranșa I de la beneficiari, UVT va solicita de la AM POCU prin cerere
de plată echivalentul tranșei I, reprezentând 75% din valoarea totală a subvenției. În termen de
maximum 20 de zile lucrătoare de la data depunerii cererii de plată de către UVT, AM/OI efectuează
verificarea cererii de plată. După efectuarea verificărilor, AMPOCU virează beneficiarilor valoarea
cheltuielilor rambursabile, în termen de 3 zile lucrătoare de la momentul de la care dispune de resurse
în conturile sale. După primirea sumei procesată de AM POCU, UVT va proceda la virarea contravalorii
primei tranșe către fiecare beneficiar solicitant în maxim 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor.
Menționăm că termenul asumat de AM POCU este unul orientativ, iar Universitatea de Vest din
Timișoara nu poate urgenta termenul respectiv de plată.
1. Depunerea cererii pentru solicitarea celei de-a doua tranșe
Perioada: oricând după realizarea de venituri în valoare de minim 30% din valoarea primei tranșe.
Pentru planurile de afaceri a căror tranșă I este în valoare de 117.000 lei, veniturile realizate de firmă
după semnarea contractului de subvenție, pe codul CAEN pe care se face investiția, vor fi de minim
35.100 lei pentru a se putea solicita tranșa a doua.

12
Modalitate de depunere: Prin email sau prin depunerea/transmiterea documentelor fizic, la sediul
UVT.
Expert responsabil: Iris Mihai
Documente necesare:
1. Cerere de subvenție (Anexa 9 la prezenta procedură);
2. CUI firmă;
3. Certificat constatator (atenție la asociați, cod CAEN, adresă);
4. CI reprezentant legal;
5. Extras de cont (BCR sau BT);
6. Bugetul aprobat, anexă la contractul de finanțare;
7. Dovada realizării veniturilor – Centralizator venituri (Anexa 8) însoțit de facturi, extras de cont,
balanțele lunare aferente perioadei dintre semnarea contractului de subvenție și momentul
depunerii cererii de plată, din care să rezulte realizarea veniturilor.
Cea de-a doua tranșă reprezintă 25% din valoarea totală a subvenției, respectiv maxim 39.000 lei.
Plata se va realiza prin intermediul transferului bancar, în contul separat pentru cheltuielile incluse în
bugetul planului de afaceri. Din contul aferent subvenției se vor face doar plățile incluse în bugetul
proiectului – acesta reprezentând anexă la contractul de finanțare.
Cererea de solicitare a celei de-a doua tranşe va fi însoţită de documentele justificative care să
demonstreze realizarea veniturilor în proporţie de minim 30% din tranşa iniţială. Depunerea cererii se
va realiza nu mai târziu de finalul celei de-a noua lună de implementare a planului de afaceri.
Cererile de solicitare a subvenţiei vor fi depuse la sediul solicitantului în cadrul Centrului de Help-Desk
pentru Antreprenoriat.

Acordarea tranșei 2
Odată primite solicitările pentru tranșa II de la beneficiari, UVT va solicita de la AM POCU prin cerere
de plată echivalentul tranșei II pentru aceștia. În termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data
depunerii cererii de plată de către UVT, AM/OI efectuează verificarea cererii de plată. După efectuarea
verificărilor, AMPOCU virează beneficiarilor valoarea cheltuielilor rambursabile, în termen de 3 zile
lucrătoare de la momentul de la care dispune de resurse în conturile sale. După primirea sumei, UVT
va proceda la virarea contravalorii celei de-a doua tranșe către fiecare beneficiar solicitant în maxim 5
zile lucrătoare.

13
4. Plăți
După primirea primei tranșe de plată, beneficiarii pot începe să realizeze cheltuieli. Menționăm că
pentru fiecare plată, beneficiarii vor avea nevoie de autorizarea plății de către UVT. În vederea
obținerii semnăturii din partea UVT, beneficiarii vor trebui să pună la dispoziția coordonatorului
decontare toate documentele justificative aferente cheltuielilor. În acest sens se va consulta Lista
orientativă a documentelor justificative financiare.
Pentru realizarea plăților aferente cheltuielilor incluse în planul de afaceri, beneficiarii au nevoie de
acordul UVT. În vederea obținerii acordului, fiecare cheltuială trebuie justificată prin documentele
prezentate în Lista orientativă a documentelor justificative financiare. Toate cheltuielile pentru care se
solicită acordul UVT vor fi introduse în centralizatorul din Anexa 7. Centralizatorul va fi însoțit de
documentele justificative și de ordinele de plată aferente cheltuielilor avute în vedere.

5. Decontarea cheltuielilor
Decontarea cheltuielilor efectuate în cadrul planurilor de afaceri reprezintă procesul de validare a
cheltuielilor efectuate de către beneficiarii care au semnat contractele de subvenție.
Pentru a putea primi contravaloarea sumelor solicitate prin planurile de afaceri, beneficiarii vor
deschide conturi separate pentru subvenție.

Aceste conturi vor avea dublă semnătură sau semnătură distribuită – a beneficiarului și a expertului
decontare nominalizat de administratorul de schemă. Contul cu dublă semnătură va fi deschis la Banca
Comercială Română sau la Banca Transilvania și va fi utilizat exclusiv pentru cheltuielile cuprinse în
planul de afaceri. Pentru încasări, respectiv pentru oricare alte cheltuieli aferente afacerii proprii, care
nu au legătură cu planul de afaceri selectat spre finanțare, beneficiarii vor utiliza conturi separate.

Fiecărui beneficiar ce implementează un plan de afaceri îi este atribuit un monitor, care va avea
responsabilitatea de a monitoriza îndeaproape activitatea firmelor beneficiare de subvenție.
Monitorul este prima persoană care verifică documentația aferentă solicitărilor de decont.
Documentația poate fi depusă în format fizic la centrul Help Desk sau poate fi transmisă în format
electronic pe adresa de mail a proiectului smartstartup@e-uvt.ro. Formatul documentației este
prezentat detaliat în cadrul secțiunii Mecanisme de decont. Dacă documentația îndeplinește cerințele
administratorului de schemă de minimis, aspect confirmat de monitor în termen de 3 zile lucrătoare
de la primirea documentației, aceasta este transmisă mai departe către coordonatorul decontare, care
validează plata în termen de maxim 3 zile lucrătoare.

14
Pentru transparență și trasabilitate toate cheltuielile aferente proiectului vor fi realizate prin bancă din
contul special deschis pe proiect, plățile în numerar nefiind acceptate.
De regulă, plățile în avans nu sunt acceptate. Pentru situațiile în care plata în avans este singura
variantă acceptată de furnizor, beneficiarii au trei opțiuni la dispoziție:
A: achită echipamentele/serviciile din fonduri proprii utilizând contul curent al firmei, urmând să
solicite rambursarea sumelor avansate doar după ce se face recepția bunurilor/serviciilor;
B: se utilizează un cont ESCROW, acesta fiind un cont intermediar, la care are acces parțial atât
beneficiarul, cât și furnizorul – beneficiarul blochează suma aferentă bunurilor/serviciilor în acest cont,
urmând ca furnizorul să aibă acces la ea doar după ce livrează/prestează produsele/serviciile
achiziționate de beneficiar;
C: suplimentar față de documentele justificative uzuale, se va prezenta un instrument bancar de
garantare (scrisoare de garanție bancară sau bilet la ordin) emis în favoarea beneficiarului ajutorului
de minimis din partea furnizorului/prestatorului, egal cu valoarea ce se dorește a fi achitată către
acesta înainte de recepționarea serviciilor/produselor.

6. Mecanisme de decont
În vederea decontării cheltuielilor aferente planurilor de afaceri, beneficiarii au la dispoziție două
mecanisme de decont: Cerere de decontare și Cerere de restituire.

Cererea de decontare este mecanismul de bază – acesta presupune efectuarea de plăți din contul
aferent subvenției.
Pentru efectuarea de plăți din contul aferent finanțării, beneficiarii au nevoie de aprobare din partea
administratorului de schemă, Universitatea de Vest din Timișoara. În acest sens, beneficiarii vor pune
la dispoziția UVT o serie de documente care atestă veridicitatea și eficiența cheltuielilor efectuate,
respectiv Centralizator cheltuieli (Anexa 7 la prezenta procedură) însoțit de documentele justificative
enumerate în tabelul de la secțiunea 7 din prezenta procedură. Pentru validare, toate documentele
înaintate de beneficiari vor fi semnate de aceeași persoană – administratorul firmei sau o persoană
împuternicită de acesta. Reprezentanții UVT pot face vizite pe teren, la beneficiari, pentru a se asigura
că elementele de cost acoperite prin finanțare există și sunt puse în funcțiune la sediul beneficiarului
sau la punctul de lucru al acestuia.
Beneficiarii au la dispoziție 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii/statului de plată pentru
înaintarea documentației de decont spre verificare către coordonatorul decontare, inclusiv generarea
ordinului de plată. Pentru realizarea plăților aferente cheltuielilor cuprinse în planul de afaceri,
beneficiarii vor depune la UVT/via email documentele amintite mai sus. Monitorul va evalua
solicitările beneficiarilor, urmând fie să dea un aviz favorabil, fie să solicite clarificări în termen de 3
15
zile lucrătoare de la primirea solicitării din partea beneficiarilor. Monitorul va verifica la fața locului
corespondența dintre documentele depuse de beneficiar și documentele originale pentru
conformitate. Beneficiarii sunt rugați să își planifice plățile ținând cont de aceste termene. În cazul
unui volum foarte mare de solicitări, aceste termene vor putea fi prelungite. În acest caz, beneficiarii
vor fi notificați. 
Schema logică a efectuării plăților:

UVT verifică Plata este efectuată

documentația primită către
În termen de 3 zile lucrătoare furnizor/prestator
monitorul dă aviz pozitiv sau
Înaintare Termenul estimat, de la
Produs livrat/serviciu solicită clarificări înaintarea documentației de
documentație decont În termen de alte 3 zile
facturat decont, este de 6 zile
către UVT lucrătoare, după primirea lucrătoare
acordului monitorului,
coordonatorul decontare
acordă dubla semnătură

Documentele pot fi depuse fizic la UVT sau pot fi transmise electronic pe adresa smartstartup@e-
uvt.ro. Fiecare dosar va avea un OPIS. Pentru obținerea dublei semnături, dosarul va include
centralizatorul de cheltuieli (Anexa 7), urmat de documentele justificative aferente cheltuielilor în
ordinea în care se regăsesc acestea în centralizator. Facturile proforme nu sunt admisibile, se acceptă
doar facturile fiscale.

Cererea de restituire este un mecanism de rezervă – acesta presupune achitarea unor cheltuieli de
către beneficiar din surse proprii și decontarea lor ulterioară de către administratorul de schemă.
Atenție! Pentru ca aceste cheltuieli să fie decontate, vor trebui să se respecte aceleași principii și
etape precum cheltuielile achitate prin cerere de decontare. Circuitul fondurilor în acest sens ia forma
următoare: beneficiarul virează suma din contul curent al firmei în contul de subvenție cu
specificația creditare implementare plan de afaceri, plata se efectuează din contul de subvenție

16
(cont start-up/proiect) al firmei beneficiare în contul furnizorului, cu respectarea aspectelor
prevăzute anterior, la detalierea cererii de decontare;
Pentru plățile realizate în avans din contul curent al beneficiarului, pentru restituirea sumelor
avansate se va depune OP pentru transferul sumei din contul de subvenție în contul curent al firmei
însoțit de documentele justificative. Pe OP se va menționa “Restituire avans aferent facturii nr.
Xx/xx.xx.xxx”.
Beneficiarul completează ordinul de plată aferent transferului din contul de subvenție în contul curent
al beneficiarului; coordonatorul decontare avizează transferul prin aplicarea dublei semnături.

7. Lista orientativă a documentelor justificative financiare

Documente justificative pentru plăți Documente justificative pentru plăți
Categoria de
care depășesc pragul de 10.000 lei/linie care nu depășesc pragul de 10.000
cheltuială
din buget lei/linie din buget
- CIM (sau echivalent) pe perioadă - CIM (sau echivalent) pe perioadă
determinată/nedeterminată întocmite în determinată/nedeterminată întocmite în
conformitate cu legislația aplicabilă; conformitate cu legislația aplicabilă;
- acte adiţionale la CIM (sau - acte adiţionale la CIM (sau
echivalent); echivalent);
- Copii CI angajaţi; - Copii CI angajaţi;
- Dovada categorii defavorizate - Dovada categorii defavorizate
angajaţi (dacă e cazul); angajaţi (dacă e cazul);
- fișe de post; - fișe de post;
Cheltuieli
salariale - statul de salarii lunar; - statul de salarii lunar;
- fișa colectivă pontaj lunar; - fișa colectivă pontaj lunar;
- stat plată onorarii; - stat plată onorarii;
- extras REVISAL; - extras REVISAL;
- extras REGES; - extras REGES;
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de
vărsământ; vărsământ;
- extras de cont din care să rezulte - extras de cont din care să rezulte
viramentele (dacă se solicită sumele la viramentele (dacă se solicită sumele la
restituire). restituire).

17
Cheltuieli cu Transport, cazare și diurnă pentru Transport, cazare și diurnă pentru
deplasarea personalul propriu personalul propriu
- bon fiscal de combustibil, cu înscrierea - bon fiscal de combustibil, cu înscrierea
pe verso a numărului de înmatriculare a pe verso a numărului de înmatriculare a
autoturismului și a persoanei care autoturismului și a persoanei care
efectuează deplasarea; (în cazul efectuează deplasarea; (în cazul
deplasării cu autoturismul propriu); deplasării cu autoturismul propriu);
-B.C.F.-uri cu înscrierea pe verso a -B.C.F.-uri cu înscrierea pe verso a
numărului de înmatriculare a numărului de înmatriculare a
autoturismului și a persoanei care autoturismului și a persoanei care
efectuează deplasarea; (în cazul efectuează deplasarea; (în cazul
deplasării cu autoturismul de serviciu sau deplasării cu autoturismul de serviciu sau
comodat); comodat);
- foaie de parcurs (pentru autoturismele - foaie de parcurs (pentru autoturismele
în comodat sau ale instituţiei) în comodat sau ale instituţiei)
completată corespunzător; completată corespunzător;
- centralizatorul privind consumul lunar - centralizatorul privind consumul lunar
de carburant în cadrul de carburant în cadrul
instituţiei/entităţii; instituţiei/entităţii;
-ordinul de deplasare completat în -ordinul de deplasare completat în
conformitate cu prevederile OMFP nr. conformitate cu prevederile OMFP nr.
3512/2008 privind documentele 3512/2008 privind documentele
financiar-contabile; financiar-contabile;
- decont de cheltuieli completat în - decont de cheltuieli completat în
conformitate cu prevederile OMFP nr. conformitate cu prevederile OMFP nr.
3512/2008 privind documentele 3512/2008 privind documentele
financiar-contabile (pentru deplasările financiar-contabile (pentru deplasările
externe); externe);
- biletele/tichetele de călătorie (în - biletele/tichetele de călătorie (în
condiţiile şi în plafoanele prevăzute de condiţiile şi în plafoanele prevăzute de
dispoziţiile legale în vigoare) - daca este dispoziţiile legale în vigoare) - daca este
cazul; cazul;
- factura fiscală; - factura fiscală;
- ordin de plată; - ordin de plată;
Transport materiale şi echipamente Transport materiale şi echipamente

18
 -factura emisă de către -factura emisă de către
prestator/locator; prestator/locator;
-avizul de însoţire a mărfii (dacă este -avizul de însoţire a mărfii (dacă este
cazul); cazul);
-proces - verbal de recepție (dacă este -proces - verbal de recepție (dacă este
cazul); cazul);
- ordin de plată; - ordin de plată;
- extras de cont din care sa rezulte - extras de cont din care sa rezulte
viramentele (dacă se solicită sumele la viramentele (dacă se solicită sumele la
rambursare). rambursare).
- 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces -
verbal de atribuire; - contract de prestări servicii;
- contract de prestări servicii; - factură fiscală;
- factură fiscală; - garanția de bună execuţie (dacă este
- garanția de bună execuţie (dacă este cazul);
cazul); - proces - verbal de recepție;
- proces - verbal de recepție; - certificat constatator care să ateste
- certificat constatator care să ateste autorizarea codului CAEN al furnizorului;
Cheltuieli cu autorizarea codului CAEN al furnizorului; - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de
servicii
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de vărsământ;
vărsământ; - extras de cont din care să rezulte
- extras de cont din care să rezulte viramentele (dacă se solicită sumele la
viramentele (dacă se solicită sumele la rambursare);
rambursare); - Declaraţia pe proprie răspundere din
- Declaraţia pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat
care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la conflictul de
prevederile referitoare la conflictul de interese.
interese.
Cheltuieli cu - 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces - - contract cu furnizorul;
taxe/abonam verbal de atribuire + contract cu - factura fiscală emisă de instituţia
ente/cotizații furnizorul; abilitată/documentul emis de instituţia
/acorduri/ - factura fiscală emisă de instituţia abilitată prin care se adeverește plata
autorizații abilitată/documentul emis de instituţia taxei;

19
 abilitată prin care se adeverește plata
taxei; - Certificatele obţinute;
- Certificatele obţinute; - avize;
- avize; - autorizații;
- autorizații; - acreditări;
necesare - acreditări; - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de
pentru
implementar - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de vărsământ,;
ea vărsământ; - extras de cont din care să rezulte
proiectului - extras de cont din care să rezulte viramentele (dacă se solicită sumele la
viramentele (dacă se solicită sumele la rambursare);
rambursare); - Declaraţia pe proprie răspundere din
- Declaraţia pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat
care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la conflictul de
prevederile referitoare la conflictul de interese.
interese.
Cheltuieli cu - 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces - - certificat constatator care să ateste
achiziția de verbal de atribuire + contract cu autorizarea codului CAEN al furnizorului;
active fixe furnizorul; - copia certificată a fişelor de amortizare
corporale - certificat constatator care să ateste ale activelor achiziţionate, cu codurile de
autorizarea codului CAEN al furnizorului; clasificare ale acestora;
- copia certificată a fişelor de amortizare - factură fiscală;
ale activelor achiziţionate, cu codurile de - bon consum pentru materiale
clasificare ale acestora; consumabile;
- factură fiscală; - PV predare - primire/punere în
- aviz de însoţire marfă (dacă este cazul); funcțiune;
- bon consum pentru materiale - certificate de garanţie;
consumabile; - ordin de plată/cotor fila CEC/ foaie de
- PV predare - primire/punere în vărsământ;
funcțiune; - extras de cont din care să rezulte
- certificate de garanţie; viramentele (dacă se solicită sumele la
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de rambursare);
vărsământ; - Declaraţia pe proprie răspundere din
care rezultă că nu s-au încălcat
20
 - extras de cont din care să rezulte
viramentele (dacă se solicită sumele la
rambursare);
prevederile referitoare la conflictul de
- Declaraţia pe proprie răspundere din interese.
care rezultă că nu s-au încălcat
prevederile referitoare la conflictul de
interese.
- 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces -
verbal de atribuire + contract cu - contract cu furnizorul;
furnizorul; - certificat constatator care să ateste
- certificat constatator care să ateste autorizarea codului CAEN al furnizorului;
autorizarea codului CAEN al furnizorului; - factură fiscală;
- factură fiscală; - PV recepție (dacă este cazul);
- PV recepție (dacă este cazul);
Cheltuieli cu - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de
achiziția de - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de vărsământ, borderou virare în cont de
active vărsământ, borderou virare în cont de card, registru de casă;
necorporale card, registru de casă; - extras de cont din care să rezulte
- extras de cont din care să rezulte viramentele (dacă se solicită sumele la
viramentele (dacă se solicită sumele la rambursare);
rambursare); - Declaraţia pe proprie răspundere din
- Declaraţia pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat
care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la conflictul de
prevederile referitoare la conflictul de interese.
interese.
Cheltuieli - factura fiscală; - factura fiscală;
pentru - decizia interna emisă de reprezentantul - decizia interna emisă de reprezentantul
asigurarea legal al beneficiarului/partenerului, legal al beneficiarului/partenerului,
utilităților privind cota propusă pentru decontarea privind cota propusă pentru decontarea
necesare prin proiect (în procente din valoarea prin proiect (în procente din valoarea
funcționării totala a cheltuielii), fundamentată totala a cheltuielii), fundamentată
structurilor corespunzător; corespunzător;
operaționaliz
ate în cadrul - fundamentarea procentului propus - fundamentarea procentului propus
proiectului spre decontare; spre decontare;
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de

21
 vărsământ; vărsământ;
- extras de cont din care să rezulte - extras de cont din care să rezulte
viramentele (dacă se solicită sumele la viramentele (dacă se solicită sumele la
rambursare). rambursare).
- 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces -
verbal de atribuire + contract cu - contract cu furnizorul;
furnizorul; - certificat constatator care să ateste
- certificat constatator care să ateste autorizarea codului CAEN al furnizorului;
autorizarea codului CAEN al furnizorului; - factura fiscală;
- factura fiscală; - decizia internă emisă de reprezentantul
- decizia internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului/partenerului,
legal al beneficiarului/partenerului, privind cota propusă pentru decontarea
privind cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea
prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii fundamentată
Cheltuieli de
totală a cheltuielii fundamentată corespunzător);
leasing
corespunzător); - ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de vărsământ;
vărsământ; - extras de cont din care să rezulte
- extras de cont din care să rezulte viramentele (dacă se solicită sumele la
viramentele (dacă se solicită sumele la rambursare);
rambursare); - Declaraţia pe proprie răspundere din
- Declaraţia pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat
care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la conflictul de
prevederile referitoare la conflictul de interese.
interese.
Cheltuieli de - 2 cereri de oferte + 2 oferte + proces - - contract cu furnizorul;
informare şi verbal de atribuire + contract cu - certificat constatator care să ateste
publicitate furnizorul; autorizarea codului CAEN al furnizorului;
- certificat constatator care să ateste - factura fiscală;
autorizarea codului CAEN al furnizorului;
- procese - verbale de recepție (dacă este
- factura fiscală; cazul);
- procese - verbale de recepție (dacă este - bonul de consum (dacă este cazul).
cazul);
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de

22
 - bonul de consum (dacă este cazul).
- ordin de plată/cotor fila CEC/foaie de vărsământ;
vărsământ; - extras de cont din care să rezulte
- extras de cont din care să rezulte viramentele (dacă se solicită sumele la
viramentele (dacă se solicită sumele la rambursare);
rambursare); - Declaraţia pe proprie răspundere din
- Declaraţia pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat
care rezultă că nu s-au încălcat prevederile referitoare la conflictul de
prevederile referitoare la conflictul de interese.
interese.

8. Derularea achizițiilor în cadrul proiectului

Realizarea achizițiilor propuse în cadrul proiectului se referă la efectuarea următoarelor categorii de
cheltuieli (pentru celelalte categorii de cheltuieli nefiind necesară realizarea de achiziții, cheltuielile
fiind efectuate cu respectarea prevederilor legale aplicabile):

Categorie cheltuieli
● Cheltuieli aferente diverselor achiziţii de servicii specializate, pentru care beneficiarul
ajutorului de minimis nu are expertiza necesară;
● Cheltuieli cu achiziția de active fixe corporale (altele decât terenuri și imobile), obiecte de
inventar, materii prime și materiale, inclusiv materiale consumabile, alte cheltuieli pentru
investiţii necesare funcţionării întreprinderilor;
● Cheltuieli de leasing fără achiziție (leasing operațional) aferente funcţionării întreprinderilor
(rate de leasing operațional plătite de întreprindere pentru: echipamente, vehicule, diverse
bunuri mobile și imobile);
● Servicii de întreţinere şi reparare de echipamente şi mijloace de transport aferente funcţionării
întreprinderilor;
● Arhivare de documente aferente funcţionării întreprinderilor;
● Cheltuieli de informare şi publicitate aferente funcţionării întreprinderilor;
● Alte cheltuieli aferente funcţionării întreprinderilor:
o Prelucrare de date;
o Întreţinere, actualizare şi dezvoltare de aplicaţii informatice;

23
 o Achiziţionare de publicaţii, cărţi, reviste de specialitate relevante pentru operaţiune, în
format tipărit/ electronic;
o Concesiuni, brevete, licenţe, mărci comerciale, drepturi şi active similare;
Alte aspecte referitoare la achiziții
Beneficiarul trebui să achiziționeze numai active noi, introduse pe piață şi puse în funcţiune cu
respectarea reglementărilor legale și tehnice aplicabile.
Realizarea achizițiilor propuse în cadrul proiectului trebuie să respecte principiile nediscriminării,
tratamentului egal, recunoașterii reciproce, transparenței, proporționalității și eficienței utilizării
fondurilor.
Pentru acele categorii de cheltuieli a căror valoare totală în bugetul proiectului este mai mică decât
pragul minim de 10.000 de lei, beneficiarul poate realiza respectivele cheltuieli prin achiziționare
directă, fără a parcurge pașii enumerați în continuare.
Pentru derularea achizițiilor aferente categoriilor de cheltuieli care depășesc pragul minim anterior
menționat solicitantul va respecta următoarele prevederi:
● Pentru fiecare achiziție ce urmează a fi efectuată beneficiarul se va asigura că va obține două
oferte de preț (sunt acceptate inclusiv print-screen-uri certificate cu originalul de către
beneficiari) ce vor respecta următoarele condiții:
o Conțin denumirea comercială completă a produsului achiziționat (nume de marcă și nume de
model);
o nu se vor accepta oferte vagi sau incomplete;
o Sunt evidențiate în mod distinct costurile conexe achiziționării produsului, dacă este cazul (ex:
transport, comisioane vamale, montaj, instruirea personalului etc).
● Dintre cele două oferte preț comparabile, beneficiarul va alege oferta care prezintă „prețul cel
mai scăzut”.
● Beneficiarul va încheia un contract cu ofertantul selectat, contract din care oferta selectată
este parte integrantă. În cazul în care nu se va încheia un contract de achiziție, beneficiarul va
prezenta factura fiscală emisă de ofertantul selectat conform ofertei acestuia.
● Vor putea fi plătite sume în avans în cadrul contractului (înainte de recepționarea
bunurilor/serviciilor achiziționate) doar în situații excepționale, în condițiile prezentării unui
instrument de garantare a avansului agreat de către administratorul schemei de minimis sau cu
achitarea sumei cu titlu de avans de către beneficiar din fonduri proprii, utilizând contul curent al
firmei.

24
Documentele aferente fiecărei achiziții realizate vor fi transmise la momentul solicitării co-semnării
plății de către UVT.

9. Alte situații neprevăzute în cadrul procedurii

1. În cazul unui contract de închiriere sau a unui contract de leasing întocmit în conformitate cu
prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 51/1997 privind operaţiunile de leasing şi societățile de
leasing, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, a cărui durată este mai mică decât
perioada corespunzătoare duratei de viaţă utile a bunului care face obiectul contractului de
subvenție, ratele de închiriere/leasing sunt eligibile pentru finanţare din proiect proporțional cu
gradul de utilizare în cadrul operaţiunii eligibile.
2. Exceptând cheltuielile prevăzute în planul de afaceri, beneficiarii pot face plăți fără acordul UVT.
UVT nu monitorizează activitatea derulată prin alte conturi decât cel aferent subvenției (cu
excepția verificării veniturilor înregistrate de beneficiari în vederea acordării celei de-a doua tranșe
din subvenție). Pentru cheltuielile aferente planului de afaceri, însă, vor fi respectate regulile
prezentate în secțiunile anterioare. În caz contrar, UVT nu le va putea deconta.

3. Pentru evidențierea obținerii cifrei de afaceri asumate, beneficiarii vor completa centralizatorul de
venituri (Anexa 8 la prezenta procedură). În vederea avizării acesta va fi însoțit de facturi, extras de
cont, balanță, bilanț (dacă e cazul).

4. Beneficiarii vor separa contabil activitatea aferentă planului de afaceri – cod CAEN, venituri,
cheltuieli, de activitatea generală a firmei. Contabilitatea pentru proiect se va ține pe conturi
analitice specifice.

5. Pentru situațiile în care o cheltuială aferentă unui element de cost cuprins în planul de afaceri
depășește valoarea eligibilă a acestuia, beneficiarul va face plata cu două OP-uri, unul aferent
contului de subvenție și unul aferent contului curent al firmei beneficiare.

6. Pentru plățile în euro se va utiliza plata din contul aferent proiectului, la cursul BNR din ziua
emiterii facturii.

25
7. Pentru plata carburantului, beneficiarii fie vor achiziționa bonuri fixe de carburant, fie își vor face
carduri de carburant la o benzinărie, care va emite factură pentru carburantul consumat.

8. Pentru serviciile de promovare online beneficiarii vor încheia contracte cu firme de specialitate și
vor achita serviciile pe bază de factură fiscală după recepționarea serviciilor prevăzute în contract.

9. Cheltuielile neeligibile prevăzute în bugetul planului de afaceri vor fi achitate din contul curent al
firmei.

10. Cheltuieli acceptate în avans: chirii, leasing, participare la programe de formare. Pentru oricare alt
tip de cheltuială pentru care se impune plata în avans, se va solicita aprobarea coordonatorului
decontare.

26
Anexe – Modele documente

27
Anexa 1. Model Cerere - ofertă

Antet cu datele solicitantului

Nr. Acord de finanţare _____/_______________ Nr.inreg: __________

CERERE DE OFERTĂ
ACHIZIȚIE DIRECTĂ DE PRODUSE

CĂTRE S.C. XXXXXX SRL,

În cadrul planului de afaceri finanțat prin proiectul Susţinerea şi Motivarea Antreprenorilor

Responsabili şi Talentaţi - SMART Start Up, ID 105482 (finanțat prin Programului Operațional Capital
Uman 2014-2020), SC Solicitantul SRL urmează să achiziționeze ... (ex. un sistem de protecție a
valorilor materiale și umane – kit sistem de supraveghere), necesar implementării optime a acestui
plan de afaceri.
Prin prezenta, vă rugăm să ne transmiteți oferta dumneavoastră de preț pentru .... (ex. un kit sistem
de supraveghere) cu următoarele specificații tehnice:
Ex: Sistemul de supraveghere, format din Network Video Recorder, capacitate minim 4TB, inclus 2TB
spațiu stocare, alarmă + audio, monitorizare simultană în timp real cu înregistrare și acces de la
distanță, alarmare de la distanță, detecție de mișcare, sisteme de securitate a spațiului de stocare
(eroare disk, supraîncărcare, eroare de comunicații, conflicte), raportare de autentificări neautorizate,
conectică, 3-4 camere de supraveghere tip DOM, 5mpx (2560*1920px), Infraroșu cu distanță de
operare suficientă cât să acopere un spațiu de 25-30m liniari, certificate pentru protecție multiplu
stratificată, protecție metal, conectică în cloud cu acces de la distanță. Alarmă formată din centrală,
trei detectoare de mișcare, telecomandă, contact magnetic și acumulator + alimentator, Sirenă minim
100dB, Flash.

Mențiuni:
● Ofertanții vor confirma primirea cererii de ofertă prin retransmiterea primei pagini, cu număr
de înregistrare, semnătură și ștampilă (dacă există).

28
 ● Specificațiile tehnice prezentate mai sus sunt minimale, ofertanții pot transmite oferte pentru
echipamente identice sau superioare.
● La prețuri egale vor fi folosite drept criterii de departajare în primul rând: termenul de livrare și
punere în funcțiune, în al doilea rând, termenul de plată de la data emiterii facturii.
● Oferta va fi valabilă pe o perioadă de 30 zile de la data transmiterii ofertei către achizitor.
● Oferta de preț va fi comunicată achizitorului – SC Solicitantul SRL, în atenţia doamnei/domnului
.......................... - administrator, în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data comunicării
prezentei cereri de ofertă, scanată, semnată, ștampilată și cu număr de înregistrare de la
ofertant, pe adresele de e-mail: ..........................................

Pe parcursul întregului proces de achiziție directă, achizitorul își asumă responsabilitatea de a respecta
următoarele principii: nediscriminare, tratament egal, recunoaștere reciprocă, transparență, eficiența
utilizării fondurilor. Astfel, achizitorul se obligă să:
- transmită solicitarea de ofertă de preț către 2 furnizori diferiți;
- accepte oferta cea mai eficientă ca preţ la specificațiile tehnice solicitate;
- comunice oferta de preț acceptată către toți ofertanții.

Cu speranța unei colaborări cu societatea dumneavoastră, vă mulțumim anticipat pentru ofertă.

Administrator
...........................................

Note:
Fiecare beneficiar va avea un registru pentru numere de intrare, respectiv de ieșire (cumulate sau
separate intrare, ieșire). Acesta va asigura organizarea optimă a corespondenței.
Specificațiile tehnice pe care le treceți în solicitarea de ofertă trebuie să fie egale sau superioare față
de cele trecute în planul de afaceri.
Pentru a vă asigura că veți achiziționa echipamentele pe care vi le doriți, este important ca
specificațiile tehnice să fie clare și acoperitoare, relevante pentru echipamentul vizat.

29
Producătorul nu poate constitui o specificație tehnică, însă identificarea acelor specificații care
diferențiază echipamente similar de la producători diferiți, vă pot asigura că achiziționați ceea ce este
necesar afacerii dvs.
Criteriile de departajare trebuie să fie clare și suficiente pentru a departaja doi ofertanți cu oferte
apropiate. Rolul acestora este de a asigura o valoare cât mai bună a fondurilor alocate, nu de a părtini
un ofertant agreat.

30
Anexa 2. Model Proces - verbal de atribuire

Antet cu datele solicitantului

Nr. Acord de finanţare _____/_______________

Proces-verbal de atribuire
Nr. LVR30 din data .......................

Încheiat astăzi ....................., ora ................., în vederea atribuirii contractului de achiziție a

următoarelor bunuri/servicii: ............. (ex. echipamente tehnologice – kit sistem de supraveghere),
prevăzute în bugetul planului de afaceri intitulat ..., , finanțat prin proiectul Susţinerea şi Motivarea
Antreprenorilor Responsabili şi Talentaţi - SMART Start Up, ID 105482 (finanțat prin Programului
Operațional Capital Uman 2014-2020).

În urma prospectării pieței/ solicitărilor de oferte pentru ................ (ex. echipamente tehnologice – kit
sistem de supraveghere), au fost înregistrate/prospectate un număr de 2 oferte, după cum urmează:
1. SC xxxx xxxx SRL, oferta nr. 69/22.03.2019
2. SC yyyy yyyy SRL, oferta nr. 289/22.03.2019

Ofertele primite au fost evaluate din punct de vedere al cerințelor minime, caracteristicilor de natură
tehnică detaliate în Planul de afaceri și al prețului. Toate ofertele corespund din perspectiva cerințelor
tehnice.

Prețul cel mai avantajos a fost ofertat de SC xxxx xxxx SRL. În urma analizei, oferta selectată și
declarată câștigătoare este oferta depusă de SC xxxx xxxx SRL.

Drept pentru care s-a încheiat prezentul proces-verbal în 2 exemplare, unul pentru achizitor și unul
pentru furnizor.
31
Prezentul proces - verbal va fi comunicat tuturor ofertanților.

Administrator
...............................

32
Anexa 3. Model Decizie internă emisă de reprezentantul legal al beneficiarului/partenerului, privind
cota propusă pentru decontarea prin proiect (în procente din valoarea totală a cheltuielii),
fundamentată corespunzător

Antet cu datele solicitantului

Nr. Acord de finanţare _____/_______________

DECIZIE
de alocare a cotei de utilități

Prin prezenta, ADMINISTRATORUL societății SC Solicitantul SRL decide alocarea unei cote de 20% din
utilitățile aferente spațiului situat în ____________________________________. Menționăm că
alocarea s-a făcut în funcție de suprafața spațiului dedicată derulării activității propuse prin planul de
afaceri finanțat prin proiectul Susţinerea şi Motivarea Antreprenorilor Responsabili şi Talentaţi -
SMART Start Up, ID 105482 (finanțat prin Programului Operațional Capital Uman 2014-2020) din
suprafața totală.
Astfel, din suprafața de 200 mp a spațiului unde funcționează societatea SC Solicitantul SRL, 40 mp
sunt alocați derulării propriu-zise a activității propuse prin planul de afaceri.

Anexăm acestei decizii planul spațiului cu cotele aferente.

SC Solicitantul SRL
................................

33
34
Anexa 4. Model declaraţie pe proprie răspundere din care rezultă că nu s-au încălcat prevederile
referitoare la conflictul de interese

Antet cu datele solicitantului

Nr. Acord de finanţare 29777 / 10.07.2019

DECLARAȚIE

Subsemnatul Juglea Stefan-Ioan, identificat/identificată cu actul de identitate seria TZ, nr. 009590,
eliberat de SPCLEP Timișoara la data de 08.10.2012, cu domiciliul în Aleea Icar Nr. 14, Ap. 12, în
calitate de reprezentant legal al SC POVESTEA UNEI NAȚIUNI SRL, declar pe propria răspundere că în
implementarea planului de afaceri nr. 29777, finanțat prin proiectul Susţinerea şi Motivarea
Antreprenorilor Responsabili şi Talentaţi - SMART Start Up, ID 105482 (finanțat prin Programului
Operațional Capital Uman 2014-2020) am respectat prevederile din Ghidul Solicitantului și din
Contractul de subvenție privind conflictul de interese, respectiv legislația în vigoare aplicabilă: Legea
nr 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi
completările ulterioare; Legea nr 477/2004 privind codul de conduită a personalului contractual din
instituţiile şi autorităţile publice; Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea
transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea
şi sancţionarea corupţiei şi Noul Cod Penal al României.
Declar pe proprie răspundere, sub sancțiunea falsului în declarații, că nu sunt angajat al niciunuia din
furnizorii de la care am achiziționat bunuri sau servicii, respectiv nu sunt soț/soție, rudă sau afin, până
la gradul al doilea inclusiv, al vreunui angajat al niciunuia din furnizorii de la care am achiziționat
bunuri sau servicii.

Numele: Juglea Stefan-Ioan

Funcţia: Administrator
Data întocmirii 23.08.2019
Semnătura

35
Anexa 5. Model proces - verbal de recepție echipamente
Achizitor Furnizor
SC Solicitantul SRL SC Furnizor SRL
Aprobat Ion Ionescu
.................................. (nume administrator)

Nr. ........ din ................

PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE ECHIPAMENTE

Achiziție ......................... aferent contractului de subvenție nr. ........................

Încheiat între SC Solicitantul SRL, în calitate de Beneficiar, şi SC Furnizor SRL, în calitate de Furnizor, în
cadrul contractului de finanţare nr. 208/07.11.2018.

Subsemnatul ..................................., în calitate de Administrator al ............................ SC Solicitantul

SRL a procedat astăzi ................... la recepţia bunului ce a făcut obiectul contractului de furnizare
nr. ................. din data ...................... având o valoare de ......................... lei.

La recepţia echipamentului a participat din partea furnizorului, .............................. în calitate de

reprezentant legal al SC Furnizor SRL

Se constată şi consemnează că echipamentele care au făcut obiectul contractului au fost livrate și puse
în funcțiune de furnizor cu respectarea cerinţelor, exigenţelor, cantităţilor şi în graficul de timp,
prevăzute în contractul de furnizare, după cum urmează:

Descrierea echipamentelor, produselor etc.

Exemplu:
Descrierea autoutilitarei: Motor 90 CP, volum mare, minim 5 locuri, 5 uşi, caroserie tip monovolum,
Aer condiționat,

36
Garanție 12 LUNI.

Valoarea contractului de furnizare este de ............... euro + TVA (daca este cazul), respectiv ..................
lei + TVA şi corespunde cu preţul înscris în contractul de furnizare încheiat între părţi.
Se constată că Furnizorul şi-a îndeplinit toate obligaţiile asumate prin contractul încheiat între părţi.

Prezentul proces-verbal, conţinând 2 file, a fost încheiat astăzi ................ la sediul SC Solicitantul SRL,
în 3 exemplare, din care două pentru Beneficiar şi unul pentru Furnizor.

Beneficiar Furnizor
SC Solicitantul SRL SC Furnizor SRL
..................... .....................

37
Anexa 6. Centralizator cheltuieli - Cerere de decontare
Denumirea operatorului economic ............................
Nr.Crt Factura
Serie sau Valoare factură cu Valoar
Nr. de
Denumirea cheltuielii număr de Nr. Data TVA de m
bucăți
inventar Factură facturii soli
Valoare factură fără
TVA

TOTAL

Reprezentantul legal/Împuternicitul operatorului economic

Numele: ...............................
Funcţia: ..............................
Semnătura ............................. Data
semnării: ........................

38
Anexa 7. Centralizator cheltuieli - Cerere de restituire
Denumirea operatorului economic ............................
Nr.Crt Factura Instrumente de plată
Denumirea Serie sau Valoare factură cu
cheltuielii şi nr de număr de Nr. Data TVA Felul Va
bucăți inventar Nr. Data
Factură facturii Valoare factură fără documentului cu
TVA

TOTAL

Reprezentantul legal/Împuternicitul operatorului economic

Numele: ...............................
Funcţia: ..............................
Semnătura ............................. Data
semnării: ........................

Viza UVT106

Coordonator Monitor
decontare

Nume şi prenume
Semnătura
Data
Aprobat (lei)

106 Se va completa de UVT.

39
40
Anexa 8. Centralizator venituri
Denumirea operatorului economic ............................
Date
identificare
Nr. Document Tip document Data Client client Valoare Explicații
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           

41
 Anexa 9. Model cerere subvenţie

Subscrisa……………………………….........….............având datele de identificare menţionate mai jos,

reprezentată legal prin dl/dna ………..…………………………………...., solicit eliberarea primei tranșe/celei de-
a doua tranșe a subvenției reprezentând un procent de 75%/25% din valoarea totală a sumei eligibile
din bugetul proiectului, respectiv............................lei, în condiţiile prevederilor Programului
Operațional Capital Uman.

Datele de identificare ale operatorului economic:

Denumirea operatorului economic ……………………………………………
Data înregistrării ………………………………..……………………………………
Nr. de ordine la Oficiul Registrul Comerţului ……………………………..............
Codul unic de înregistrare …………………………………………………
Sediul/Adresa………………………………………………………………….....
Telefon……………………….Fax……………………………………..E-mail…………
Cont bancar………………….......................deschis la Banca.........................
Nr. Contractului de subvenție ……………………
Anexez la prezenta:
1. CUI firmă;
2. CI reprezentant legal;
3. Extras de cont aferent subvenției;
4. Bugetul aprobat, anexă la contractul de finanțare;
5. Copie xerox Act constitutiv firma;
6. Dovada realizării veniturilor în valoare de 30% din prima tranșă de plată (Doar pentru
solicitarea celei de-a doua tranșe).

Reprezentantul legal / împuternicitul operatorului economic

Numele...........................................................

42
Funcţia:………………………………..........
Semnătura ......................................................
Data semnării:……………………........……

43
Anexa 10. Model OPIS pentru decont

OPIS
Denumirea operatorului economic.................................................
Nr. Denumire document Nr.
Crt pagini
1. Centralizator cheltuieli – Anexa 7
2. Documente anexate centralizatorului pentru achiziții
Notă: se va introduce câte o astfel de secțiune pentru fiecare
achiziție
2.1 Cerere ofertă
2.2 Ofertă
2.3 Decizie înființare comisie de evaluare
2.4 Proces verbal de atribuire
2.5 Contract
2.6 Factură fiscală
2.7 CUI furnizor
2.8 Certificat constatator furnizor (din care să rezulte că are autorizată
activitatea pentru care se solicită finanțare)
2.9 Proces verbal recepție
2.10 Ordin de plată
3. Documente anexate centralizatorului pentru salarii
3.1 Stat de plată
3.2 Foaia colectivă de pontaj
3.3 Contracte individuale de muncă
3.4 Extras din REVISAL
3.5 Extras REGES
3.6 Ordine de plată
4. Ultima versiune aprobată a bugetului

44
Notă: Acest tabel este un model orientativ. Fiecare beneficiar îl va particulariza în funcție de
cheltuielile efectuate. În acest sens, se va consulta secțiunea 7. Listă orientativă documente
din prezenta procedură. Monitorul și/sau coordonatorul decontare pot solicita orice alte
documente considerate necesare pentru validarea plăților.

45