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MANUAL DE
TESORERIA
Bogotá: Calle 39B No. 21-43 Tels: (1) 3231556 /50/51/52 /53 /56
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del link SIG www.alcaldianeiva.gov.co. La copia o impresión diferente a la publicada,
será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Neiva
PROCESO: GESTION DE HACIENDA Código: MAN-GHT-02
SUBPROCESO: GESTIÓN DE Vigente desde:
TESORERIA Octubre 18 de 2018
Versión: 01
MANUAL DE TESORERIA
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Este manual es suministrado exclusivamente con efectos informativos. Toda información contenida en el mismo
esta sujeta a cambios sin previo aviso. Sistemas y Asesorías de Colombia no es responsable de daño alguno,
directo o indirecto, resultante del uso de este manual.
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Control de Distribución
Control de Distribución
Copia Número Distribución
1 Sistemas y Asesorías de Col
Personas que participaron en la preparación de este documento
Función: Nombre:
Capacitación Nilson Avella
Capacitación en funcionalidad Lida Escobar
Elaboración y Redación Jiovanna Botello
Elaboración y Redacción Diana Ussa
Lista de Revisión:
Versión 1 Alfredo Lago 02/02/00
Versión 2 SYAC 05/06/00
Versión 3 Ximena Ariza 11/11/00
Versión 4 Luz Helena Vergel 17/05/01
Versión 5 Diana Carolina Ussa Ruiz 08/01/02
Versión 6 Lida Escobar 16/06/02
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Comprobantes de Egresos
Terceros
Documentos Asociados
Manual de Usuario del módulo de:
Cartera – Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Contabilidad– Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Pagos– Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Facturación– Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Inventarios– Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Presupuestos– Dinámica Gerencial Hospitalaria - Versión Windows
Documento descriptivo de los módulos del sistema Dinámica Gerencial Hospitalaria
Norma Técnica Colombiana: Sistemas de Procesamiento de la Información. Documentación.
Documentación para el Usuario e información del empaque para los paquetes
de software para los consumidores. ICONTEC
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Tabla de Contenido
CAPITULO 1 ........................................................................................................... 7
CAPITULO 2 ........................................................................................................... 8
CAPITULO 3 ......................................................................................................... 11
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INDICE .................................................................................................................. 55
CONTROL DE CAMBIO…………………………………………………………………58
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CAPITULO 1
__________________________________________________________________
CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS
El módulo de tesorería hace parte del Sistema de Información Dinámica Gerencial Hospitalaria (DGH) , el cual
permite mantener el control de los fondos financieros de la Compañía ó Institución, respetando las normas y
resoluciones establecidas por los entes de Control y permitiendo un manejo transparente de la gestión de los
funcionarios.
Además tiene como fin facilitar el control de los ingresos y egresos, permitiendo un rápido arqueo y control de
dineros, mantienen los registros de asientos bancarios al día y permite la generación de informes que facilitan las
gestión de los Tesoreros. Este módulo cuenta con las siguientes características:
CAPITULO 2
__________________________________________________________________
ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO
Visión general
A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Tesorería, con sus respectivas
entradas, procesos y salidas de datos.
Recibos de Caja
Cuentas Corrientes Comprobantes de Egresos Listados generales
Conceptos de Recibos de Notas Bancarias Listados especiales
Caja Conciliación de Cheques Flujo de Caja
Conceptos de Egresos Análisis de Caja Flujo de caja Trimestral
Cajas Análisis de Ingresos Comisiones de Recaudo
Programación de Pagos
Cierre Mensual
ARCHIVO
Terceros
Tarjetas de Crédito
Bancos
Caja
Cuentas Corrientes
Conceptos de Recibos
Conceptos de Egresos
CAJA
Recibos de Caja
Imprimir Recibos
Confirmar Recibos
Listar Resumen de Recibos
Consignar a Bancos
Listar Consignaciones
Confirmar Consignaciones
Conciliar Cheques Recibos Posfechados
Análisis de Caja
Impresión de Facturas pagadas con recibo de Caja
EGRESOS
Comprobante de Egresos
Imprimir Egresos
Imprimir cheques
Confirmar Ingresos
Listar Resumen Egresos
Conciliar Cheques Girados
Impresión Cheques Girados
Análisis de Egresos
Programación de Pagos
Anexos de facturas pagadas con comprobante de egreso
NOTAS
Notas Bancarias
Imprimir Notas
Confirmar Notas
INFORMES
LISTADOS GENERALES
Terceros
Tarjetas de Crédito
Bancos
Cuentas Corrientes
Cajas
Conceptos de Recibos
Conceptos de Egresos
LISTADOS ESPECIALES
Recibos de Caja por Conceptos
UTILIDADES
Parámetros del Sistema
Cierre Mensual
REPORTES GENERADOS
TERMINAR
CAPITULO 3
__________________________________________________________________
OPERACIONES RUTINARIAS
Ingreso de información
RECUERDE...
Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de Tesorería, primero se deben ingresar los
parámetros; como se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
INFORMACIÓN GENERAL
Nit o Cédula: Identifique la cédula para personas naturales o el NIT para las personas jurídicas. En
tercero. Si no lo recuerda, consúltelo con ayuda del botón Buscar . Para crear un nuevo
municipio, realícelo con ayuda del botón Nuevo , a través del cual se desplegará la ventana
para la captura de la información.
Código del Departamento: Digite el código del Departamento al cual pertenece el municipio. Si
no lo recuerda o no ha sido creado, realice el procedimiento anteriormente descrito.
Recuerde que para diligenciar los campos del Municipio y el Departamento automáticamente,
deberá digitar el código del Departamento seguido inmediatamente por el código del Municipio y a
continuación Enter. Si no lo recuerda, realice la respectiva consulta con la ayuda del botón Buscar
.
Nacionalidad: Seleccione con un clic si el tercero es de origen nacional o Exterior.
INFORMACIÓN JURÍDICA
Tipo de Persona: Marque con un clic el tipo de persona que es el tercero, si es natural o
jurídica.
Código de Entidad: corresponde al código asignado a las entidades públicas ó mixtas, por
tanto este campo no es de diligenciamiento obligatorio.
Tipo de Tercero: Seleccione el tipo de tercero, es decir, si se trata de un cliente, proveedor,
empleado o de otra clase de tercero.
Tipo de Contribuyente: Defina el régimen contributivo al que pertenece el tercero, es decir,
Régimen común, simplificado o gran contribuyente, importante para determinar la Retención de
IVA.
Manejo ICA: Marque si aplica o no ICA. En caso afirmativo digite la tarifa a aplicar por este
concepto.
Maneja Tope: Se debe definir si la retención ICA se realizará solamente desde un valor tope,
para lo cual deberá digitarlo en el campo respectivo.
Código: Digite el código que identifica la tarjeta. El código debe ser numérico de máximo 2
caracteres.
Nombre: Digite el nombre de la tarjeta.
NIT del Banco: Digite el número del NIT del banco al que pertenece la tarjeta, en caso de no
contables del manejo esa tarjeta. Si no lo recuerda, consúltelo con ayuda del botón Buscar
o F5. Para crear un nuevo municipio, realícelo con ayuda del botón Nuevo , a través del
cual se desplegará la ventana para la captura de la información.
% Retención: Es el valor porcentual que se define para como retención para el manejo de
tarjeta.
RECUERDE...
Si ya existe el código de la tarjeta, pero no lo recuerda o desea consultarlo presione clic en
el botón Buscar o la tecla F5.
Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón Deshacer
Código: Digite el código que identifica al Banco. El código debe ser numérico de máximo 2
caracteres.
Nombre: Digite el nombre del Banco.
Salir: Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
RECUERDE...
Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón Deshacer
Caja: Digite el código con el cual va a identificar la caja. El código debe ser numérico de
máximo 2 caracteres.
Nombre: Digite el nombre de la caja.
Tipo: En esta opción puede definir que tipo de caja es (Mayor o Menor)
Fecha Inicial : Digite la fecha en la cual va a comenzar a manejar la Caja
Saldo a la Fecha: Registre aquí el saldo que lleva en la caja para iniciar la caja
Cuenta contable: Digite la Cuenta Auxiliar con la que va afectar contabilidad al hacer uso del
código de la cuenta corriente.
Centro de Costo: este campo sólo se habilita sí se identifico que la cuenta contable anterior
maneja Centros de Costo.
RECUERDE...
Para que el sistema reconozca que la cuenta maneje centro de costo debe crear una cuenta
auxiliar que identifique esta opción.
Código: Digite el código que identifica a la Cuenta Corriente que se va ha crear. El código debe
ser numérico de máximo 2 caracteres. Si desea consultar o modificar algún código existente
hágalo con ayuda del botón Buscar o F5.
Código del Banco: Digite el código que identifica al Banco. El código debe ser numérico de
máximo 2 caracteres. Para crear un nuevo Banco, realícelo con ayuda del botón Nuevo ,a
través del cual se desplegará la ventana para la captura de la información.
Cuenta Corriente: Digite el número de la cuenta corriente asignado por el banco. Si desea
modificar alguno existente y no lo recuerda consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5.
Saldo Inicial: determina el saldo con el cual se inicia la cuenta corriente, es importante que esta
información se ingrese antes del inicio del módulo.
Fecha Inicial: Digite la fecha en la que se registra el saldo inicial.
Cupo Sobregiro: Corresponde al monto autorizado como valor máximo de un sobregiro en esa
cuenta.
Código de Cuenta: Digite el número de la cuenta contable donde se registrarán los asientos
contables de la cuenta corriente. Si no lo recuerda, consúltelo con ayuda del botón Buscar o
F5. Para crear uno nuevo, realícelo con ayuda del botón Nuevo , a través del cual se
desplegará la ventana para la captura de la información.
Cheque Inicial: corresponde al número consecutivo en el cual inicia la chequera para esa
cuenta corriente, este campo se puede cambiar de acuerdo con el cambio de chequeras.
Si realiza alguna modificación al formato debe ser guardado antes de salir o cuando se cierra el
formato nos aparece una ventana donde nos da la opción de salvar los cambios.
Presione el Boton para la creacion del formato de cheques esto siempre y cuando
posea formas continuas para la elaboración de los cheques.
RECUERDE...
Que para cada cuenta corriente que posea debe generar el formato de cheque, el formato
original se encuentra en la carpeta Wingerencia/empresa01/formatos/rcomche.lbx y
rcomche.lbt los debe copiar a la empresa que este trabajando y renombrados de acuerdo a las
cuentas corrientes que posea. Ej: rcomche01.lbx y rcomche01.lbt, rcomche02.lbx y
rcomche02.lbt etc.
Salir: Presione el botón para descartar los cambios o para salir de la ventana.
Código: Digite el código que identifica el Recibo de Caja que se va ha crear o modificar. El
código debe ser numérico de máximo 3 caracteres. Si desea consultar o modificar hágalo con
Nombre del Concepto: Digite el nombre del concepto de recibo de caja que se asigna a ese
código.
Naturaleza: Marque el tipo de naturaleza que tendrá la cuenta contable para el concepto, ya sea
débito o crédito.
Presupuestos: Marque con un clic si el concepto hace interface con el módulo de
presupuestos.
Facturación: Marque con un clic si el concepto hace interface con el módulo de salud.
Anticipos: Marque con un clic si el concepto maneja o no anticipos.
Pacientes: Esta opción solo se habilita cuando se manejan anticipos. Marque con un Clic si se
recibirán anticipos de pacientes. Atención: Si usted no tiene el módulo de Salud esta opción no
se habilitará.
Cuenta: Digite el número de la cuenta contable que identifica al concepto. Si no lo recuerda,
consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5. Para crear uno nuevo, realícelo con ayuda del
botón Nuevo , a través del cual se desplegará la ventana para la captura de la información.
Retención: Si la cuenta maneja retención este campo se activará y se debe digitar la cuenta
contable de retención referido para el concepto. Si desea modificarlo digite el código de
retención, si no lo recuerda, consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5. Para crear uno
nuevo, realícelo con ayuda del botón Nuevo , a través del cual se desplegará la ventana
para la captura de la información.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
Código: Digite el código que identifica a el concepto de egreso que se va ha crear o modificar.
El código debe ser numérico de máximo 3 caracteres. Si desea consultar o modificar alguno
consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5. Para crear uno nuevo, hágalo con ayuda del
botón Nuevo , a través del cual se desplegará la ventana para la captura de la información.
Naturaleza del Concepto: Marque el tipo de naturaleza que tendrá la cuenta contable para el
concepto, ya sea débito o crédito.
Maneja cuentas por pagar: Marque con un clic si el concepto manejara o no cuentas por
pagar.
Maneja Anticipos: Marque con un clic si el concepto maneja anticipos o no.
Procesos de la información
Cómo Crear Recibos de Caja
Esta opción permite generar los recibos de caja determinando el concepto por el que esta ingresando dinero. Para
ello:
Cliente: Digite el respectivo código del cliente. Si no lo recuerda, con la ayuda del botón
Pantalla de información (grilla): Se observa la lista de los pagos que se han hecho con los
siguientes datos: Número de recibo, forma de pago, documento y valor.
Para ingresar un nuevo pago se debe Escoger la forma de Pago:
Banco: Digite el código del Banco que emite el cheque. Si no lo recuerda, consúltelo con
ayuda del botón Buscar o F5. Para crear uno nuevo, realícelo con ayuda del botón
Tarjeta: Si la forma de pago se hace por Tarjeta, oprima clic en el botón para
que se activen los campos de datos de la tarjeta.
Código: Digite el código de la tarjeta. Si no lo recuerda, consúltelo con ayuda del botón
Buscar o F5. Para crear uno nuevo, realícelo con ayuda del botón Nuevo ,a
través del cual se desplegará la ventana para la captura de la información.
Número: Digite el número de la tarjeta del cliente.
Base: Es el valor de la transacción sobre el cual se cobrará el porcentaje de comisión.
% de Comisión: Es el porcentaje que se cobra por el uso de la tarjeta. El sistema lo trae
por parámetro de acuerdo a la definición que se ha hecho en la creación de tarjetas.
Valor de la Comisión: El sistema lo genera automáticamente de acuerdo al porcentaje de
comisión y la base de la transacción.
Centro: Este campo solo se habilita si la tarjeta maneja centros de costos con la ayuda de
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
recuerda, con la ayuda de F5 o el botón Buscar podrá consultarlo. Para crear uno nuevo,
hágalo con ayuda del botón Nuevo , a través del cual se desplegará la ventana para la
captura de la información. Para más información ver Como crear Conceptos de Recibos de
Caja.
Si el concepto hace interface con el módulo de Cartera, aparecerá la siguiente pantalla con las
facturas pendientes de el tercero:
Tercero: Si la cuenta maneja terceros, el sistema traerá automáticamente el NIT del tercero. Si
desea modificar realice la consulta con botón Buscar . En caso de no haber sido creado,
caso de no existir aún. Si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar podrá consultarlo.
En caso de no haber sido creado, podrá realizarlo en este campo con la ayuda del botón Nuevo
.
Código de la Retención: Si la cuenta maneja retención, se activará el campo. Se puede
consultar con el botón Buscar o crear un nuevo concepto con la ayuda del botón Nuevo
.
Base de Liquidación: Es el valor base sobre el cual aplica la retención. Este valor debe ser
digitado de acuerdo con el monto que se tomará como base para efectuar el proceso de
retención.
RECUERDE...
Si el usuario no posee el modulo de contabilidad las opciones de Cuenta, Retención, Base de
Liquidación y Centro no se activará. De lo contrario si desea más información diríjase al
módulo de contabilidad PROCESOS RUTINARIOS.
Valor del Movimiento: Digite el monto de esa transacción para ese concepto.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
Tipo de Documento: Marque con un Clic el tipo de documento que desea imprimir.
Si desea imprimir todos los documentos en registro marque Todos, si desea imprimir solo los
documentos confirmados oprima clic en Confirmados, si desea imprimir documentos que no
han sido confirmados oprima clic Sin Confirmar. Si desea imprimir documentos Anulados
oprima clic en ese campo.
Opciones: De acuerdo al tipo de presentación que desee oprima Clic en Resumen si desea el
listado de los valores totales o Borrador si desea la impresión de todos los movimientos sin
encabezados. Estas alternativas no se excluyen entre sí. Para imprimir el reporte en formato
normal deje los campos en blanco.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea imprimir de acuerdo al consecutivo.
Terceros: Digite el rango del código de terceros que desea obtener.
Fecha: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Destino: Seleccione la opción de salida de la impresión realizando un clic sobre el icono
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Se recomienda que antes de confirmar, se impriman los movimientos para revisarlos pues
en este momento es posible corregirlos. Para modificar el movimiento una vez ha sido
confirmado será necesario hacer movimientos de ajuste.
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Por Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea confirmar de acuerdo al
consecutivo.
Por Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no hay datos por confirmar el sistema arrojara un mensaje: No se encuentran recibos
pendientes para confirmar.
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Usuarios: Oprima clic en SI, si desea la impresión agrupada por usuarios. De lo contrario
oprima clic en NO.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Usuarios: Digite el rango de los códigos de usuario que desea imprimir de acuerdo al
consecutivo. Esta alternativa es válida si en la opción Usuarios, oprimió SI.
Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Horas : esta opción se activa cundo seleccionamos rompimiento por horas
Imprimir Facturación: Marque con un clic si desea o no imprimir el número de las Facturas
asociadas al recibo de caja.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
modificar algún existente y no lo recuerda consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5.
Cuenta: Es la cuenta contable que el sistema por defecto maneja, se puede modificar. Este dato
viene de los parámetros determinados en la creación de cuentas corrientes.
Centros de Costo: Este campo se activará si la cuenta contable maneja centros de costo. Si
desea asignar alguno ya existente, y no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar podrá
consultarlo. En caso de no haber sido creado, podrá realizarlo en este campo con la ayuda del
botón Nuevo .
ACREDITAR
Cuenta: Marque con un clic si el origen de el pago va a ser un traslado de Caja o de Bancos.
Cuenta Corriente: Digite el número de la cuenta corriente que se va acreditar. Si no lo
recuerda consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5. Esta opción solo es habilitada en
caso que el origen del pago sea Banco.
Cuenta: Este dato viene automáticamente de los parámetros de cuentas corrientes, en caso que
se acredite por la opción Banco. De lo contrario, es decir si viene de Caja, es necesario digitar el
código de cuenta si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar podrá consultarlo. En
caso de no haber sido creado, podrá hacerlo desde está opción con la ayuda del botón Nuevo
.
Centros de Costo: Solo se activa si la cuenta maneja centro de costos. Debe escribir el código
del mismo, o crearlo en caso de no existir aún. Si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar
podrá consultarlo. En caso de no haber sido creado, podrá realizarlo en este campo con la
RECUERDE...
Si el usuario no posee el modulo de contabilidad la opción la opción de Cuenta, Centros de
Costo no se activará. Si desea más información diríjase al módulo de contabilidad PROCESOS
RUTINARIOS.
Anular: Presione Clic en el botón Anular para anular el documento. Esta opción
solo es válida cuando el estado del documento es sin confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Podrá crear registros nuevos con la ayuda del botón Nuevo , en los campos que
tengan esta opción.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Por Fechas: Diligencie en este campo el rango de las fecha de creación que cubre los
documentos que se desea confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no hay datos por confirmar el sistema arrojara un mensaje: No se encuentran
consignaciones pendientes para confirmar.
RECUERDE...
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Egresos
NIT: Digite el respectivo NIT del cliente. Si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar
Fuente, IVA, ICA y Otras: estos son campos informativos que reflejan las retenciones
causadas sobre las facturas que se cancelan dentro del comprobante de Egreso.
recuerda, con la ayuda de F5 o el botón Buscar podrá consultarlo. Para crear uno nuevo,
desea modificar realice la consulta con botón Buscar . En caso de no haber sido creado,
o crearlo en caso de no existir aún. Si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar podrá
consultarlo. En caso de no haber sido creado, podrá realizarlo en este campo con la ayuda del
botón Nuevo .
Código de la Retención: Si la cuenta maneja retención, se activará el campo. Se puede
consultar con el botón Buscar o crear un nuevo concepto con la ayuda del botón Nuevo
.
Valor facturado: Corresponde al total de la factura.
Base de Liquidación: Es el valor base sobre el cual aplica la retención. Este valor debe ser
digitado de acuerdo con el monto que se tomará como base para efectuar el proceso de
retención se debe seleccionar si esta retención .se comportará como un crédito ó débito.
Valor del Movimiento: Digite el monto de la transacción para ese concepto.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
RECUERDE...
Si el usuario no posee el modulo de contabilidad la opción las opciones de Cuenta, Retención,
Base de Liquidación y Centro no se activará. De lo contrario si desea más información
diríjase al módulo de contabilidad PROCESOS RUTINARIOS.
Tipo de Documento: Marque con un Clic el tipo de documento que desea imprimir.
Si desea imprimir todos los documentos en registro marque Todos, si desea imprimir solo los
documentos confirmados oprima clic en Confirmados, si desea imprimir documentos que no
han sido confirmados oprima clic Sin Confirmar. Si desea imprimir documentos Anulados
oprima clic en ese campo.
Opciones: De acuerdo al tipo de presentación que desee oprima Clic en Resumen si desea el
listado de los valores totales o Borrador si desea la impresión de todos los movimientos sin
encabezados. Estas alternativas no se excluyen entre sí. Para imprimir el reporte en formato
normal deje los campos en blanco.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea imprimir de acuerdo al consecutivo.
Terceros: Digite el rango del código de terceros que desea obtener.
Fecha: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Destino: Seleccione la opción de salida de la impresión realizando un clic sobre el icono
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Se recomienda que antes de confirmar, se impriman los movimientos para revisarlos pues
en este momento es posible corregirlos. Para modificar el movimiento una vez ha sido
confirmado será necesario hacer movimientos de ajuste.
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
podrá realizar la consulta respectiva con la ayuda del botón que aparece en la
parte inferior.
Por Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea confirmar de acuerdo al
consecutivo.
Por Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
Usuarios: No. Si. De acuerdo a la opción seleccionada el nos muestra o no el código del
usuario que realizo el egreso.
Imprimir Facturas: Marque con un clic si desea o no imprimir el número de las Facturas que
se están pagando.
Opciones: De acuerdo al tipo de presentación que desee oprima Clic en Resumen si desea el
listado de los valores totales o Borrador si desea la impresión de todos los movimientos sin
encabezados. Estas alternativas no se excluyen entre sí. Para imprimir el reporte en formato
normal deje los campos en blanco.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Usuarios: Digite el rango de usuario sobre los cuales se desea hacer la impresión.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
podrá realizar la consulta respectiva con la ayuda del botón que aparece en la
parte inferior.
Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir para conciliar.
En la grilla nos muestra los cheques girados de acuerdo al rango de fecha que se haya digitado,
permitiendo seleccionar los cheques para su respectiva conciliación.
Destino: Seleccione la opción de salida de la impresión realizando un clic sobre el icono
opción, se desplegará una ventana en la cual deberá ubicar en el directorio de archivos, el lugar
en donde se almacenará especificando el nombre del archivo y el tipo de archivo que puede
ser DBF, TXT, SDF Y XLS.
Realice un clic sobre el icono para que se seleccione todos los cheques a
conciliar o quita toda la selección de cheques.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Cuenta Corriente: Seleccione la cuenta corriente de la cual desea imprimir los cheques
RECUERDE...
podrá realizar la consulta respectiva con la ayuda del botón que aparece en la
parte inferior.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Opciones: De acuerdo al tipo de presentación que desee oprima Clic en Resumen si desea el
listado de los valores totales o Borrador si desea la impresión de todos los movimientos sin
encabezados. Estas alternativas no se excluyen entre sí. Para imprimir el reporte en formato
normal deje los campos en blanco.
Tipos de Comprobantes: seleccionamos el estado del documento a imprimir (todos,
confirmados, sin confirmar, anulados. )
Destino: Seleccione la opción de salida de la impresión realizando un clic sobre el icono
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
Los datos que la plantilla contiene son: El código del Proveedor, Número de la Factura, Fecha
de Vencimiento, Valor del pago, Saldo, Fecha de Pago y si se programarán para Pago en el mes
en curso.
Para seleccionar los Pagos programados haga clic en el campo pago sobre la casilla de
verificación.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
en donde se almacenará especificando el nombre del archivo y el tipo de archivo que puede
ser DBF, TXT, SDF Y XLS.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
podrá realizar la consulta respectiva con la ayuda del botón que aparece en la
parte inferior.
Número: Ingrese el número consecutivo de la nota Bancaria si que desea modificar alguna
existente, si no, oprima ENTER para que el sistema asigne el consecutivo que le corresponde.
Fecha: Corresponde a la fecha de generación de la nota Bancaria, el sistema por defecto genera
la fecha del día, aunque está sujeta a modificaciones.
Cuenta Corriente: Digite el número de la cuenta corriente asignado por el banco. Si desea
modificar algún existente y no lo recuerda consúltelo con ayuda del botón Buscar o F5.
Cuenta: Es la cuenta contable que el sistema por defecto maneja, se puede modificar. Este dato
viene de los parámetros del modulo.
Centro: Este campo solo se habilita si la cuenta contable maneja centros de costos, con la
desea modificar realice la consulta con botón Buscar . En caso de no haber sido creado,
si no lo recuerda, con la ayuda del botón Buscar podrá consultarlo. En caso de no haber
consultar con el botón Buscar o crear un nuevo concepto con la ayuda del botón Nuevo
.
Valor del Movimiento: Digite el monto de esa transacción para ese concepto.
RECUERDE...
Si el usuario no posee el modulo de contabilidad la opción las opciones de Cuenta, Retención
y Centro no se activará. De lo contrario si desea más información diríjase al módulo de
contabilidad PROCESOS RUTINARIOS.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios o para salir de la
ventana.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si se equivocó o no está de acuerdo con la información presione clic en el botón Deshacer
Tipo de Documento: Marque con un Clic el tipo de documento que desea imprimir.
Si desea imprimir todos los documentos en registro marque Todos, si desea imprimir solo los
documentos confirmados oprima clic en Confirmados, si desea imprimir documentos que no
han sido confirmados oprima clic Sin Confirmar. Si desea imprimir documentos Anulados
oprima clic en ese campo.
Opciones: De acuerdo al tipo de presentación que desee oprima Clic en Resumen si desea el
listado de los valores totales o Borrador si desea la impresión de todos los movimientos sin
encabezados. Estas alternativas no se excluyen entre sí. Para imprimir el reporte en formato
normal deje los campos en blanco.
Tipo de Listado: Si es Resumido, muestra un listado general de todas las notas bancarias, si
es Detallado, muestra por pagina un informe explícito de cada nota.
En Rangos marque la opción de su preferencia de acuerdo a los datos que desea obtener:
Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea imprimir de acuerdo al consecutivo.
Fecha: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
imprimir.
Destino: Seleccione la opción de salida de la impresión realizando un clic sobre el icono
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Se recomienda que antes de confirmar, se impriman los movimientos para revisarlos pues
en este momento es posible corregirlos. Para modificar el movimiento una vez ha sido
confirmado será necesario hacer movimientos de ajuste.
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
Por Consecutivo: Digite el rango de los documentos que desea confirmar de acuerdo al
consecutivo.
Por Fechas: Diligencie en este campo el rango de fecha que cubre los documentos que se desea
confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no hay datos por confirmar el sistema arrojara un mensaje: No se encuentran notas pendientes
para confirmar.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
Por Pantalla: Si desea ver el informe en la pantalla de su computadora, realice un clic sobre este
icono.
En archivo: Si desea generar el informe en un archivo, realice un clic sobre este icono.
RECUERDE...
Después de seleccionar la forma como desea ver el informe debe presionar para que se realice la
operación.
Tarjetas de Crédito: Lista las tarjetas de crédito creadas en el modulo, según el rango definido
en la opción.
Bancos: Este informe permite visualizar los Bancos inscritos en este módulo con sus datos más
importantes. Es necesario definir el rango del número de Bancos que se desea listar.
Cuentas Corrientes: Lista las cuentas corrientes creadas en este módulo, como en todas las
opciones de listados se debe especificar el destino que puede ser por pantalla, impreso o en
archivo.
Cajas: Este informe permite visualizar las cajas definidas con su respectiva fecha de
inicialización y el saldo que posee hasta la fecha Para generar este informe toma como criterio
el rango de las cajas que existan en la base de datos.
Conceptos para Egresos: Lista los diferentes conceptos de Egresos contenidos en el aplicativo.
Para generar este informe se usan como criterio el número del consecutivo del concepto.
LISTADOS ESPECIALES
Esta opción permite listar la información referente a documentos creados en el aplicativo como
son:
Recibos de Caja por Conceptos: Este informe me permite observar los ingresos por cada
concepto de recibo de caja que existe en el modulo de tesorería.
Comprobante de Egresos por concepto: Este informe presenta los egresos por cada concepto
existentes en el modulo de tesorería
Ingresos por Centros de Costo: Permite identificar los valores generados por recibo de caja
distribuidos en centros de costo.
Egresos en Bancos: Presenta un listado de los diferentes egresos ordenados por cada banco.
Ingresos en Bancos: Este informe nos muestra un listado de todos los ingresos ordenados por
Banco.
Boletín de Tesorería: Presenta un listado general de todos los ingresos y egresos generados en
tesorería.
Comisiones por Recaudo: este informe permite establecer los valores de comisiones por
recaudo al usar tarjetas de Crédito
Programación de Pagos: En este informe nos muestra un listado de pagos realizados a los
diferentes proveedores, mostrando la fecha de pago, de vencimiento, numero de factura y
proveedor.
Flujo de Caja: En este se ve una proyección a un año de las cuentas por pagar y cobrar,
cheques girados y recibidos.
Caja y Bancos: Este informe genera un resumen de los ingresos y egresos en un tiempo
determinado
Flujo de Caja Trimestral: este informe permite establecer el saldo de la Caja teniendo en
cuenta todos los movimientos realizados sobre la caja y cuentas corrientes para el trimestre
seleccionado para un periodo contable determinado.
Cómo Accesar los Reportes Generados
Esta opción le permite acceder a los diferentes reportes generados. Para que dichos reportes se encuentren en las
opciones de este menú deben haber sido previamente creados en la opción Generador de Reportes del menú
Utilidades en el menú principal. Para mayor información consulte dicho capítulo ubicado en el manual de
usuario del Menú Principal.
OPERACIONES NO RUTINARIAS
Cómo Parametrizar el Módulo de Tesorería
Esta opción permite parametrizar el módulo definiendo las interfaces contables por defecto, con lo que se llevará
a cabo los procesos de cartera. Para ello:
Consecutivos: Para cada uno de los ítems es necesario digitar el número que se va a usar como
consecutivo. Los ítems son: Recibos de Caja, comprobante de egreso, consignación y notas.
CUENTAS CONTABLES
Caja: Digite el código de la caja que se usará como parámetro para este modulo
Comprobante de Diario Caja: Este campo puede ser alfanumérico y referencia el
comprobante de diario de caja en el que se efectuarán los asientos contables.
Comprobante de Egreso: Este campo puede ser alfanumérico y referencia el comprobante de
diario en el que se efectuarán los asientos contables para las notas crédito.
Comprobante de Consignaciones: Este campo puede ser alfanumérico y referencia el
comprobante de diario en el que se efectuarán los asientos contables para las consignaciones
bancarias.
Comprobante de Notas: Este campo puede ser alfanumérico y referencia el comprobante de
diario en el que se efectuarán los asientos contables para las Notas Bancarias.
% de Comisión de Recaudo: Digite el porcentaje que se va a usar como parámetro para el
calculo de la comisión de Recaudo.
% Base de Retención: Digite el porcentaje que se va a usar como parámetro para el calculo de
la retención en la fuente cuando use tarjetas de crédito.
Cuenta de Retención: Digite el número de la cuenta contable que va a usar como parámetro
para registrar la retención por manejo de tarjeta de crédito.
Código de Retención: Digite el código que se va a usar como base para la liquidación de la
retención.
Maneja Caja: Marque SI se maneja la caja registradora en interface con la aplicación.
Mensaje de Caja: Digite el titulo que va ha parecer en los desprendibles generados por la caja
registradora.
Mayor Valor en Salud: Marque SI o NO Si se puede cobrar más en las facturas liquidadas en
el modulo de salud.
Modificar Fecha: Marque si desea cambiar la fecha de generación de recibos de caja y
documentos en tesorería.
Afecta presupuesto con documentos de Tesorería: No , Si, dependiendo de la opción
seleccionada realiza o no interface con el módulo de presupuesto.
Fecha de Cierre: Digite la fecha en la cual se va a realizar cierre de Caja.
Salir: Presione el botón Salir para descartar los cambios y salir de la ventana.
RECUERDE...
Si no recuerda la información o quiere comprobar que sean los datos que requiere, podrá
realizar la consulta respectiva con la ayuda del botón que aparece en la parte
inferior.
en el botón Nuevo .
Digite el código correcto, sino lo
recuerda presione clic en el botón
EL CODIGO DEL TERCERO NO No se encuentra el código del tercero
EXISTE en la base de datos. Buscar , sino existe presione
EL COMPROBANTE ESTA Hay diferencia ente los débitos y los Debe revisarse la naturaleza del
DESCUADRADO créditos. concepto ya sea crédito o débito.
NO EXISTEN FACTURAS PARA Ocurre cuando no hay facturas para Asegúrese que existe el tercero y
ESE TERCERO realizar transacciones. verifique si tiene facturas.
APÉNDICE B. – GLOSARIO
ARQUEO: Recuento del efectivo existente.
CENTROS DE COSTO: Son subdivisiones en las cuales se puede agrupar la información de la empresa para
hacer más detallada la relación de ingresos y egresos de la misma.
CHEQUE: Titulo valor que representa una orden dada por el girador contra un banco para que pague una
cantidad de dinero a la orden o al portador.
EGRESOS: Costo o gasto necesario para desarrollar las actividades comerciales de la empresa.
GRILLA: es un cuadro sinóptico donde aparecen las especificaciones de un producto o servicio, se encuentra
clasificado por columnas en: clase, código del producto, cantidad, fracción y valor unitario en pesos.
TARJETA DE CRÉDITO: Documento otorgado por una entidad financiera para que una persona la utilice como
medio de pago.
TERCEROS: Son aquellas personas con quienes la empresa mantiene alguna relación comercial. Por ejemplo
los proveedores, empleados, clientes, etc.
RECIBO DE CAJA: Soporte contable utilizado por la empresa para comprobar los ingresos en efectivo.
INDICE
A F
Análisis, 41 Facturación, 26
Análisis de Caja, 31 Facturas, 32, 43
Anticipos, 19 Fcaturación, 18
Flujo, 10
B
Bancos, 9, 10, 13, 14, 27, 49, 50
I
Boletín, 10 ICA, 12
impresión, 37
Impresión, 36, 40, 46
C Impresión Recibos, 23
Caja, 10, 20, 25, 29 Imprimir, 28
Cajas, 9, 50
Centro de Costo, 15
Centro de Costos, 20, 34, 44
L
Centros de Costo, 28 Listado de Recibos, 25
Cheque, 16, 21 Listar Consignaciones, 29
Cheques, 9, 30, 31, 37, 40
Cierre Mensual, 48
Comisión, 13, 22, 53 M
Comisiones, 10 Menú Principal, 51
Comprobante, 39
Comprobantes, 33, 42
Comprobantes de Diario, 52 N
Comprobantes de Egreso, 43
Conceptos, 17, 18, 22, 50 NIT, 11
Conciliar, 40 Nota, 45
Confirmar, 28, 30, 38, 47, 48 Notas, 44, 47
Confirmar Recibos, 25 Notas Bancarias, 44
Consignación a Bancos, 27
Consignaciones, 9, 29, 30, 52 P
Contenido del Programa, 9
Contribuyente, 12 Pacientes, 18
Créditos, 22, 45 Parámetros, 52
Cuenta, 34, 44, 55 Postfechados, 30
Cuenta Corriente, 28 Presupuesto, 18
Cuentas Corrientes, 15 Programación de Pagos, 42
Cuentas por Pagar, 19
R
D Rangos, 26, 29
Débitos, 22, 45 Recibo, 32
Recibos, 9, 10, 17, 20, 22, 23, 50
Régimen, 12
E Reportes, 49, 51
Efectivo, 21 Resumen de Recibos, 25
Egreso, 52 Resumen de Egresos, 38
Egresos, 9, 10, 18, 33, 36, 38, 41, 50 Retención, 12, 13, 18, 45, 53