Organización del

tiempo y del trabajo

Adecuada gestión del tiempo

en el trabajo
3.1 Marco teórico
Como ya tratamos anteriormente, el tiempo es uno de los recursos más
valiosos que tenemos y, por desgracia, es perecedero por lo que no es
acumulable día tras día.

Stephen Covey, autor de varios libros acerca de la eficiencia, toma este

concepto y nos comparte un marco teórico muy interesante acerca de la
gestión de tiempo. La misma consiste en considerar cada actividad que
tenemos que realizar en dos variables: Importancia y Urgencia.

El autor, a través de su libro “Primero lo primero” propone lograr

consciencia de que hoy vivimos en un mundo en el que tendemos a
tener cierta predisposición hacia lo urgente y vivimos reactivamente
pensando que lo primero es lo urgente, a esto se lo puede denominar “El
paradigma de lo urgente”.

 Frases para detectar lo urgente:

o Necesito esto ahora.
o ¿Estoy en problemas, podés venir un momento?
o Se te hace tarde para la cita.

Cuando esto sucede, estamos atrapados entre tantas actividades

urgentes que difícilmente nos sentemos a pensar que es lo
verdaderamente importantes. Es decir, en términos de consecuencias
como vimos en el módulo 1, qué riesgos corro al no estar haciendo lo
que debería estar haciendo en función de la gravedad de las
consecuencias que pueden ocasionar no hacer la actividad.

El autor toma ambas dimensiones y, al presentarlas en un eje

cartesiano, obtiene y propone una combinación de la que obtenemos
cuatro cuadrantes, que serán detallados en el próximo apartado.

2
Figura 1: Los cuatro cuadrantes de la organización del tiempo sobre los
ejes de lo importante y lo urgente

Fuente: Elaboración propia.

3
3.2 Los 4 cuadrantes del
tiempo
3.2.1 Cuadrante 1: Importante y Urgente
Figura 2: El cuadrante de lo importante y lo urgente

Fuente: Elaboración propia.

El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí

debés incluir aquellas tareas que requieren de tu atención inmediata. Un
ejemplo podría ser atender un reclamo de un cliente importante que
requiere que le soluciones un problema de manera urgente.

Resultados de las actividades del cuadrante 1:

 Estrés.
 Cansancio.
 Tensión.
 Presión.

Ejemplos prácticos del cuadrante 1:

 Presentar un informe que mi jefe utilizará mañana por la mañana.

 Solucionar un problema en la línea de producción.
 Llamar al auxilio porque el auto con el que trabajo dejó de
funcionar.
 Llamar al banco para solicitar un préstamo online que me permita
saldar los vencimientos en los próximos días.
 Comprar insumos para mi actividad ya que no tengo stock y
mañana comienzo un trabajo.

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  Comprar un cartucho de tinta para la impresora con la que
necesito imprimir documentación a presentar mañana a primera
hora.
 Actualizar la licencia de software con la que tengo que realizar un
trabajo para que mi cliente lo tenga durante el transcurso del día.
 Llamar a un posible cliente porque estoy demorado en llegar a
nuestro encuentro.
 Llamar al servicio médico de urgencias ante un accidente en mi
lugar de trabajo.
 Solucionar un inconveniente en la etapa final de un proyecto que
se entrega la semana próxima.
 Contestar una llamada telefónica de mi superior, mientras él se
encuentra en una reunión presentando información brindada por
mí.
 Arreglar la línea telefónica que dejó de funcionar y que figura en
mi tarjeta de contacto.

3.2.2 Cuadrante 2: Importante y No urgente

Figura 3: El cuadrante de lo importante y lo no urgente

Fuente: Elaboración propia.

El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes.

Son tareas que son muy importantes para cumplir con tu propósito pero
que no requieren de tu atención inmediata. Ejemplos genéricos de
actividades que encuadran en este cuadrante pueden ser: mejorar
habilidades, establecer relaciones, planificar, prevenir y reconocer
actividades.

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Resultados de las actividades del cuadrante 2:

 Satisfacción.

Ejemplos prácticos del cuadrante 2:

 Asistir a la conferencia de un referente de mi profesión.

 Realizar un curso online de gestión del tiempo.
 Establecer las prioridades de la semana que recién comienza.
 Planificar las reuniones de la semana.
 Agendar una reunión con mi socio para fijar los objetivos del
semestre.
 Leer de artículos periodísticos acerca de mi sector y/o
especialidad.
 Leer un libro acerca de habilidades que potencien mi ejercicio
profesional.
 Hacer un curso del software que me ayuda a ser más eficiente en
mi trabajo.
 Tener una reunión con mi equipo de trabajo en donde se
repasarán resultados y objetivos.
 Comparar precios de una herramienta de trabajo que necesito.
 Preparar adecuadamente mi lugar de trabajo.
 Tomar clase de idiomas.
 Realizar una reunión para conversar acerca de la satisfacción del
cliente.
 Analizar la situación económica financiera de mi empresa.
 Analizar el cumplimiento de objetivos de mi equipo.

3.2.3 Cuadrante 3: No importante y urgente

Figura 4: El cuadrante de lo no importante y lo urgente

Fuente: Elaboración propia.

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El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son
importantes son urgentes.

Se trata de actividades que, al no ser importantes para tu propósito, es

probable que si lo sean para otras personas. Es importante poder
realizar esta distinción por cuanto suelen confundirse con las del
cuadrante 1. Pueden formar parte de este cuadrante actividades tales
como llamadas, pedidos, interrupciones y reuniones.

Resultados de las actividades del cuadrante 3:

 Corto plazo.
 Disonancia.

Ejemplos prácticos del cuadrante 3:

 Comprar artículos de librería para la oficina ya que no hay hojas ni

lapiceras.
 Pago de servicios durante los primeros días del mes.
 Cambiar el agua del dispensar para que los compañeros de
trabajo puedan beber agua.
 Elaborar un informe de baja complejidad.
 Llevar el auto con el que trabajo al servicio automotor para el
cambio de filtros y aceite.
 Contestar un llamado de alguien que tiene una duda operativa en
la que no sos especialista.
 Asistir a una reunión en la que tratarán cuestiones operativas en
la que un compañero tuyo también es especialista.
 Citar a una reunión de equipo por un motivo que surgió de
imprevisto.
 Reservar pasajes para un viaje que debes hacer mañana.
 Retirar un pedido de insumos que te llegará por encomienda.

7
3.2.4 Cuadrante 4: No importante y No urgente
Figura 5: El cuadrante de lo no importante y lo no urgente

Fuente: Elaboración propia.

Por último, en el cuadrante 4 encontraremos aquellas tareas que no son

ni importantes ni urgentes pero que quizás las realizamos porque nunca
revisamos su finalidad con el tiempo. En estas tareas nos encontramos
desperdiciando el tiempo ya que no son importantes ni para nosotros ni
para terceros.

Ejemplos de este cuadrante puede ser todo lo relacionado con

actividades agradables y sin objetivo aparente.

Resultados de las actividades del cuadrante 4:

 Despidos.
 Irresponsabilidad.

Ejemplos prácticos del cuadrante 4:

 Cambiar los muebles de la oficina, ya que han dejado de ser

funcionales.
 Pensar en pintar la oficina de atención al público.
 Recibir una llamada del agente del banco ofreciendo un préstamo
personal.
 Llevar a cabo una reunión para tratar el cambio del logotipo que
colocarán en las tarjetas de presentación.
 Organizar el festejo de fin de año con colegas y compañeros.
 Contestar los whatsapp en el grupo de los colegas de mi
profesión.
 Contestar un correo de un proveedor que ya dejó de trabajar con
vos pero que desea saludarte para saber cómo estás.
 Mirar una película que te recomendaron en relación a tu profesión.

8
 Chequear Facebook cuando tenés muchas notificaciones
acumuladas.
 Reenviar un mensaje divertido que te llegó a uno de tus grupos y
que querés compartirlo con el resto de tus contactos.

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3.3 La gestión de los
cuadrantes del tiempo
A lo largo de este capítulo te he enseñado a que comprendas que hay
cuatro tipos de situaciones que te pueden suceder en lo cotidiano y ha
llegado el momento de explicarte la utilidad de estos conceptos.

Basado en lo que Covey nos recomienda, a partir de este momento te

compartiré qué debes hacer ante cada una de los cuatro cuadrantes:

Figura 6: las recomendaciones sobre cada uno de los cuadrantes de la

gestión del tiempo

Fuente: Elaboración propia.

10
3.3.1 Cuadrante 1 = ¡Hacer ya!
Figura 7: La intersección de lo importante y lo urgente debe de atenderse
de inmediato

Fuente: Elaboración propia.

Este es el cuadrante más crítico de todos, en donde al no haberle

brindado una atención oportuna a una situación importante, te ha vuelto
urgente.

Cuando este tipo de situaciones se presenten, te recomiendo que te

enfoques en dicha actividad lo más pronto posible, evita todos los
malversadores del tiempo que te enseñamos en el módulo 2. Por último,
si trabajas en equipo:

 Y alguien tiene los conocimientos para ayudarte: pedí ayuda.

 Si nadie puede hacerlo: Compartí con el equipo que estarás
enfocado resolviendo una situación importante y urgente ya que,
al hacerlo, evitarás que te interrumpan con temas no relacionados
a lo que tienes que resolver de inmediato.

3.3.2 Cuadrante 2 = Planificar

Es muy importante que seas consciente que este es el cuadrante más
importante. Aquí se alojan las actividades que son cruciales para tu
actividad y sus objetivos estratégicos a mediano y largo plazo.

Cuando tengas actividades en este cuadrante tienes que asignarles

tiempo en tu agenda, es decir, planificar cuando las llevarás a cabo.

A continuación, te comparto 2 plantillas que utilizo personalmente con el

objetivo de planificar mis días y mis semanas, te recomiendo que las
utilices para que no olvides realizar el ejercicio de plantearte cuáles son
tus temas importantes (desafíos diarios y semanales) y de asignarles un
tiempo adecuado dentro de tus días y tus semanas:

11
 Figura 8: Plantilla de planificación semanal
Lista de Lista de tareas de la semana
pendientes
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes
1. 1. 1. 1. 1.
2. 2. 2. 2. 2.
3. 3. 3. 3. 3.
4. 4. 4. 4. 4.
5. 5. 5. 5. 5.
6. 6. 6. 6. 6.
7. 7. 7. 7. 7.
8. 8. 8. 8. 8.
Resto de la Notas “siempre apuntar
semana para nunca olvidar”

Fuente: Elaboración propia.

Figura 9: Plantilla de planificación diaria

Día ________ Mes ________ Año ________
Lista de pendientes

Resto del día

Tareas para la mañana Tareas para la tarde

1. Dur: 1. Dur:
________ ________
2. Dur: 2. Dur:
________ ________
3. Dur: 3. Dur:
________ ________
4. Dur: 4. Dur:
________ ________
5. Dur: 5. Dur:
________ ________
Reuniones del día Notas
1. Dur:
________
2. Dur:
________
3. Dur:
________
4. Dur:
________
Fuente: Elaboración propia.

12
Figura 10: Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente
importante

Fuente: [Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente
importante] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/vyATDR.

Autorreflexión y análisis

Ejercicio: Elegí al menos 3 situaciones que se presenten

habitualmente en tu trabajo para cada uno de los cuadrantes y
reflexioná si actuaste correctamente en función de lo que te acabo
de enseñar.

3.3.3 Cuadrante 3 = Delegar/Pedir ayuda

Este es el cuadrante en donde deberás apoyarte en tus subordinados o
en tus compañeros para realizar esta actividad ya que, como repasamos
anteriormente, esto no es prioritario para tus objetivos estratégicos o de
mediano plazo.

A continuación, te recomiendo 5 pasos para delegar o solicitar algo de

manera eficiente:

1) Define claramente que es lo que necesitas que se concrete.

2) Establece quién es la persona más adecuada para realizar esta
tarea, debes tener en cuenta capacidad y disponibilidad de ese
recurso.
3) Comunícale asertivamente a esa persona lo que necesitas que se
lleve a cabo. No olvides explicarle por qué debe llevarse a cabo
para darle un adecuado contexto.

13
 4) Asegúrate que la persona que está recibiendo tu pedido haya
comprendido perfectamente lo que se debe hacer.
5) Acuerda y establece una fecha y hora para que la persona te
presente los resultados de la actividad. Asegúrate que esa
persona agende o tome nota del acuerdo.

3.3.4 Cuadrante 4 = Posponer

En este cuadrante debes posponer las actividades. Aquí encontrarás
actividades que no son importantes para tu negocio o actividad y que
tampoco son urgentes realizar. No pierdas tiempo en estas actividades,
evaluá las estacionalidades que puedas encontrar en tu actividad y
reservá agenda de esas épocas de baja actividad para llevar a cabo
estas actividades.

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3.4 Recomendaciones
finales
“Un tiempo bien organizado, es la señal más clara de una
mente bien organizada”

Sir Isaac Ptiman

En función de lo aprendido hasta aquí, resulta evidente poder interpretar

a los cuatro cuadrantes del tiempo de la siguiente manera:

Figura 11: Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del tiempo

Fuente: [Imagen intitulada sobre Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del tiempo]
(s.f.). Recuperado de https://goo.gl/NWG0ke.

En este sentido, resulta claro que donde más nos conviene invertir
tiempo y energía es en el cuadrante 2, lo cual nos permitirá obtener un
mejor retorno del tiempo allí invertido.

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 Autorreflexión y análisis

Ejercicio: Encuadrá las actividades de tu última semana laboral en

cada uno de estos cuadrantes y anota el porcentaje de actividades
que has realizado en cada uno de ellos. ¿Cuál es tu distribución del
tiempo por cuadrantes?

Es normal que, en este punto, te preguntes lo siguiente: ¿cuál es la

distribución normal de tiempo y esfuerzo?

Según un estudio realizado por el autor sobre más de 350.000 personas,

el porcentaje de tiempo que usualmente se invierte en estos cuadrantes
es el siguiente:

Figura 12: Distribución normal del tiempo por cuadrantes

Fuente: [Imagen intitulada sobre Distribución normal del tiempo por cuadrantes (s.f.). Recuperado
de https://goo.gl/NWG0ke.

La productividad personal mide la relación entre los

resultados deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos.
Es decir, cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el
resultado deseado, más productivo eres.

Para reflexionar: ¿cuán lejos estás de dedicarle un 70% del tiempo

a lo importante? ¿A qué cuadrante le dedicas más tiempo?

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Si tu repuesta es:

 Al cuadrante 1: es probable que te encuentres la mayor parte del

tiempo “apagando incendios”, de esta manera te encontrarás
inmerso en un círculo vicioso de productividad por cuanto la gestión
sobre lo urgente no te permitirá hacer foco en lo importante que, al
ser desatendido, se convertirá inminentemente en urgente para
acumularse con todo lo que te encuentras gestionando hasta ese
momento, generando más crisis y más estrés.

 Al cuadrante 2: te encuentras realizando una gestión eficiente del

tiempo y, de sostenerlo, te encontrarás inmerso en un círculo
virtuoso por cuanto inviertes de manera proactiva el tiempo
suficiente para planificar todo lo importante evitando que las
urgencias lleguen a tu día a día.

 Al cuadrante 3: estás en problemas, no es habitual que la mayor

parte del tiempo solo veas pasar las actividades, delegándolas en
tu equipo o pidiéndole ayuda a tus compañeros. Debes encargarte
personalmente de lo que es importante para tu profesión, negocio
y/o emprendimiento, reflexiona que es lo que te permitirá ser
sustentable en el tiempo y destacarte de tu competencia.

 Al cuadrante 4: no es admisible que pases la mayor parte del

tiempo en este cuadrante, pues no estarías llevando a cabo las
actividades que te hacen sostener tu negocio, emprendimiento o
profesión en pie.

Si logras dedicarle cada vez más tiempo al cuadrante 2, estarás

generando ese círculo virtuoso que es recomendado ya que disminuirás
el tiempo asignado al cuadrante 1.

Ahora bien, ¿cómo hago para obtener tiempo y dedicárselo al cuadrante

2?

Para romper el círculo vicioso en el que probablemente te encuentres,

debemos quitarle y ganar tiempo del cuadrante 3 y 4. Por ello es que
debemos aprender a delegar, pedir colaboración, a saber decir que no
justificadamente y a posponer eficientemente en nuestras gestiones
diarias.

Recordá:

Anticipate a las urgencias, trabajá en lo importante antes

de que sea urgente.

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Referencias
[Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que
es verdaderamente importante] (s.f.). Recuperado de
https://shutterstock.com

[Imagen intitulada sobre Retorno e inversión de cada cuadrante de

la gestión del tiempo] (s.f.). Recuperado de
https://mipropiojefe.com/gestion-del-tiempo-y-prioridades/

[Imagen intitulada sobre Distribución normal del tiempo por

cuadrantes] (s.f.). Recuperado de https://mipropiojefe.com/gestion-del-
tiempo-y-prioridades/

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