INTRODUCCIÓN

Con el avance de la ciencia y la tecnología la Contabilidad Comercial se ha

convertido en una herramienta básica que propicia el desarrollo empresarial, su
importancia se expresa en la necesidad de contar con información financiera
confiable para la toma de decisiones que contribuyan a fortalecer la gestión
empresarial y especialmente alcanzar metas y objetivos. La aplicación de un
Sistema Contable en una entidad, constituye un aporte significativo para su
desarrollo, basándose en leyes, normas, principios; a través del registro
contable, y mediante el control adecuado de las diferentes transacciones en
operaciones realizadas con documentos de respaldo. Además constituye una
herramienta fundamental para medir la eficiencia y efectividad de sus
operaciones para alcanzar objetivos, mediante el análisis correspondiente
sobre la utilización de los recursos económicos, materiales, humanos y
tecnológicos y así garantizar la gestión administrativa.
El principal objetivo es: Aplicar un sistema contable, en el Almacén Genio Cell
de la Ciudad de Loja, periodo 01 de enero al 31 de marzo del 2008. Dentro de
los objetivos específicos se diseñó los registros contables para la cuenta
mercaderías que permitió determinar sus existencias oportunamente, y la
cuenta cuentas por cobrar que el rubro era considerable, por lo que nos llevó a
obtener una pérdida en el ejercicio económico, estableciendo seguidamente
política de cobro y de recuperación de cartera.
IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE
EN UNA EMPRESA COMERCIAL

EMPRESA COMERCIAL
1. Concepto:
La empresa es una unidad de producción económica, integrada por diversas
personas y materiales debidamente coordinados para presentar un servicio
económico, mediante el cual trata de conseguir un beneficio que remunere a
los consumidores y a los esfuerzos personales realizados y al riesgo que tiene
la empresa. “Unidad económica que actúa como factor dinámico en el proceso
productivo de bienes o servicios, mediante la formación de una sociedad
industrial, comercial o de prestación de servicios con el fin de obtener
beneficios económicos”
2. Objetivos
 Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la sociedad
 Proporcionar empleo productivo a todos los factores de producción
 Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso económico de los
factores de producción
 Proporcionar un retorno justo a los factores de entrada
 Crear un ambiente en que las personas puedan satisfacer una parte de sus
necesidades humanas normales.
LA CONTABILIDAD
CONCEPTO:
Proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información
económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores
puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la
elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los
datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y
obtener la información financiera relevante de una entidad”
“Contabilidad es el arte de registrar, y resumir en forma significativa y en
términos de dinero, las operaciones y hechos que son cuando menos en parte,
de carácter financiero así como de interpretar sus resultados”
IMPORTANCIA:
La Contabilidad a menudo es conocida como el lenguaje de los negocios,
quienes participan en este mercado utilizan conceptos, métodos, técnicas y
procedimientos contables para describir los acontecimientos que ocurren en la
existencia habitual ya sean estos pequeños, medianos o grandes, y, puesto
que de su aplicación en el proceso contable se obtienen estados financieros
que permiten la correcta toma de decisiones en beneficio de la entidad
En la actualidad muchas empresas están concentrando sistemas
computarizados que resuelvan las operaciones y faciliten el control contable, lo
que ha determinado la importancia de la contabilidad, permitiendo resultados
positivos.
OBJETIVOS:
El objetivo primordial de la Contabilidad es suministrar información de tipo
financiera de la organización en un periodo determinado a personas naturales y
entidades jurídicas interesadas en sus resultados, para la toma de decisiones
acertadas que mejor convengan a la entidad. La Contabilidad suministra
información de la empresa a los administradores, como contribución a sus
funciones de planeación, control y toma de decisiones; para lo cual necesitan
de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y
oportuna. Los accionistas de la organización requieren también de información
financiera con el propósito de precisar el rendimiento del capital invertido y
confiado a la administración.

SISTEMA CONTABLE
“El Sistema Contable es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y
que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras.” 18 “Un Sistema Contable no es más que normas, pautas y
procedimientos para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se le
suministre.” El Sistema Contable constituye una estructura ordenada y
coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una
entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos
los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los
directivos les permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le
ayuden a la gestión del negocio. Para que un Sistema Contable funcione
eficientemente es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados.
Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de
tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.

OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE

El principal objetivo del Sistema Contable es estar al tanto la situación
económica y financiera de una empresa en un período determinado como
puede ser trimestres, semestral, pero generalmente es de año calendario, así
como también analizar e informar sobre los resultados obtenidos para tomar
decisiones adecuadas a los intereses de la empresa, o proporcionando
información que ayude a planificar las actividades futuras de modo eficiente.
- “Registrar sistemáticamente todas las transacciones que produzcan y afecten
la situación económica financiera de la empresa.
- Procesar y producir información financiera útil y beneficiosa con
características de oportunidad, razonabilidad y confiabilidad para la toma de
decisiones en la administración de los recursos.
- Presentar la información contables y la respectiva documentación de apoyo
ordenada de tal forma que facilite las tareas de control y auditoria”
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA CONTABLE
“El Sistema Contable de cualquier empresa independientemente del sistema
que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin
embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén
interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la
toma de decisiones:
- Registro de la actividad financiera:
En un Sistema Contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad
comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo
todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere
a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no
todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
términos monetarios.
- Clasificación de la información:
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que
pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar
aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
- Resumen de la información:
La información contable utilizada por quienes toman decisiones debe ser
resumida, una relación completa de las transacciones de venta de una
empresa sería demasiado larga para cualquier persona que se dedicara a
leerla. Los empleados, responsables de comprar mercancías necesitan la
información de las ventas resumidas por producto, mientras que la alta
gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén. Estos tres
pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los
medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo más que la creación de información, también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la
interpretación de la información contable para ayudar en la toma de
decisiones.”

ELEMENTOS DE UN SISTEMA CONTABLE

Los elementos de un buen sistema de contabilidad en una empresa es el
resultado de trabajo en equipo. Debe tener la aprobación de los niveles de
directivos y la participación de todo el personal administrativo. Los elementos
que conforman un sistema contable son:
1. Documentos originales
2. Diario
3. Las cuentas
4. Catálogo de cuentas
5. Manual de instrucciones
6. Estados financieros

Clasificación del Sistema Contable Meigs (2002)

“El sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la
empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que
permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende,
presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación,
una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los
diferentes análisis financieros del negocio”. Numerosas directivas contables y
normas rigen el registro y el reporte de las transacciones. Las transacciones y
los libros contables son parte de un vasto y complejo sistema utilizado para el
control de los fondos y para el registro de las fuentes y usos de los mismos. En
este sistema, los contadores son los responsables de presentar el movimiento
de los fondos a través de la institución. Ellos registran como se reciben y usan
los fondos y determinan cuales recursos son utilizados para producir o distribuir
los bienes y servicios correspondientes. Para poder llevar a cabo esta tarea
ellos necesitan de un plan (o listado) de cuentas. De manera similar a la
estructura de una base de datos, el plan de cuentas proporciona a los
contadores una estructura para registrar las transacciones en cuentas y libros
diferentes. También determina lo que aparecerá en los estados financieros. En
general, el plan de cuentas identifica a cada cuenta por: - Un número de
cuenta. - Una descripción; por ejemplo, “cuenta corriente del Banco de la
Nación” o “sueldos devengados, personal de la oficina principal”. - El tipo de
cuenta, como son las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y
gastos. Por ejemplo, una cuenta bancaria es categorizada como un activo y los
sueldos como un gasto. Tomando en cuenta la forma como se llevan los Libros
Contables, se clasifican en: Sistema Contable Manual y Sistema Contable
Computarizado.
a) Sistema Contable Manual
Este se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque
se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los
trabajos son realizados de forma manual. En estos sistemas el factor
hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se
vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volúmenes de
información, en cuyo caso sería necesario el uso de una gran cantidad de
personas. Para una empresa el sistema contable puede ser uno simple y
manual basado en la utilización del libro diario (donde las transacciones se
registran cronológicamente como débitos y como créditos), del mayor
general (donde la actividad descrita en el libro diario se resume por número
de cuenta) y de otros registros que se requieren para administrar el
negocio, así como los registros de compras, pagos, ventas, facturación y
las planillas de remuneraciones del personal. (Debido al costo que
representa mantener múltiples registros contables en forma manual, las
instituciones por lo general no preparan todos estos registros.)

b) Sistema Contable Computarizado

El sistema de contabilidad computarizada son “los conceptos de los diarios
especiales y los mayores auxiliares se aplican a los sistemas de
contabilidad computarizados. En efecto, los diarios especiales y los
mayores operan mucho más fácilmente en los sistemas computarizados.
Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona
 información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de
operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores porque la
computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho
tiempo cuando se hacen en forma manual. Valeri (2005) opina “la
contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la
aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los
diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables,
desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y
automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que suceden
dentro de la organización”. En un sistema de contabilidad computarizado,
los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios,
Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones. Un sistema de contabilidad
computarizado registra los asientos de las transacciones realizadas
directamente al mayor general. Reemplaza diversos registros manuales por
medio de una función de interrogación produciendo reportes de acuerdo
con las necesidades de la empresa.

Implementación del sistema contable computarizado

Se recomienda la implementación de un sistema contable computarizado en la
Empresa.
Por las siguientes razones:
 Reducción de tiempo en la preparación de los informes financieros para la
toma de decisiones.
 Precisión y exactitud de la información contable, asimismo para la toma de
decisiones financieras adecuadas se hace necesario la implementación de un
sistema contable computarizado a fin de dar una mayor agilidad a las
operaciones y los planes que se requiera para lograr los objetivos propuestos.
 Registrar las operaciones en los libros y registros correspondientes.
 Elaborar los informes financieros La implementación de un sistema de
contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en
la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento
evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición
financiera.
 Generar los archivos de texto para el envió de los registros tanto de compras
y ventas mensuales para la declaración de los libros electrónicos, La
obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y
empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio
gravable anterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso.
 A partir de un sistema contable manual se plantea un sistema contable
computarizado para lograr informes más precisos, en tiempo real, ahorro de
recursos humanos para la elaboración de los libros contables, procesamiento
contable, tiempo, etc.
ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
Objetivos del análisis:
Entre los objetivos principales del análisis de un Sistema Contable, es el de
verificar que la información procesada por el sistema esté generándose de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. El análisis de un
Sistema Contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los
siguientes objetivos:
• Asegurar la integridad de los datos: Es garantizar que todas las transacciones
estén efectivamente registradas y generadas en la base de datos; para esto la
organización debe tener controles establecidos en los diferentes niveles con el
fin de que los datos ingresados abalen las transacciones.
• Aseverar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones: Es
confirmar que todas las transacciones se realicen de acuerdo con las normas y
leyes reguladoras localmente así como también con los procedimientos
internos de la compañía.
• Presentar la información financiera en forma confiable: La información
generada por un Sistema Contable debe ser real y oportuna, los Estados
Financieros deben tener la certeza y confianza, de igual manera esta deben
presentarse razonablemente y de acuerdo con las normas y principios de
contabilidad.
• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: Se debe
asegurar que se genere y presente oportunamente la información contable con
el fin de que las decisiones tomadas por la gerencia sean eficientes y eficaces,
soportadas con información adecuada.

Pasos para implementar un Sistema Contable

La implementación de un sistema de contable dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante
necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de los recursos. En la actualidad la contabilidad es la
herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por
ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital
importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad
productiva. Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se
constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que
conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el
constituir una empresa. La eficiencia y eficacia en la implementación de un
sistema de contabilidad depende de su implementación dentro de la empresa,
este debe estar hecho con base en los objetivos organizacionales y debe estar
ligado con los programas y procedimientos que integran el esquema funcional
de la empresa. Pasos para implementar un Sistema Contable eficiente y eficaz:
• El conocimiento de los objetivos organizacionales.
• Preparar y analizar la información referente a la razón social, ubicación física,
actividad, cantidad de empleados, equipos, capital etc.
• Elaborar un informe preliminar de la situación de la empresa. • Verificar la
aplicación de las normas legales.
• Instaurar un catálogo de cuentas y los manuales de procedimientos
respectivos.
• Implementar metodologías de recolección de información.
• Buscar que la información se aproxime lo mayor posible a la realidad
económica de la empresa.
• Preparar los informes pertinentes.
• Registrar las operaciones en los libros correspondientes.
• Elaborar los informes financieros La implementación de un sistema de
contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los puntos claves en
la conformación de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento
evaluar su desenvolvimiento, su gestión, su control y determinar su posición
financiera.
Propósitos del Sistema Contable
“El Sistema Contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres
grandes propósitos:
1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y
control de las operaciones que se lleve a cabo.
2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la
estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de
largo alcance.
3. Información externa para los accionistas, el gobierno y terceras personas.

Componentes del Sistema Contable

- Equipo electrónico (hardware): Son los elementos físicos de un ordenador
(unidades de disco, monitores, impresoras, los periféricos y la red de
comunicaciones). Proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de
cálculo del sistema, así como la interfaz con el mundo exterior.
- Programas (software): Conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes
especiales y organizados en programas, que hacen que el sistema físico pueda
trabajar realizando diferentes tareas sobre los datos. El software se encuentra
distribuido en el ordenador, los periféricos y el sistema de comunicación.
 CONCLUSIONES
a) Teniéndose actualmente en la empresa, el aspecto contable de
manera manual la información no es precisa y oportuna, lo que
dificulta en la toma de decisiones, cumplimiento de las obligaciones
tributarias oportunas y una mejor gestión empresarial.
b) Al implementar el sistema contable, podrá apreciarse los
resultados favorables, información clara, precisa y de fácil
comprensión en la entidad, esto conllevará a la vez a una mayor
agilidad en las operaciones y planes de la empresa.
c) Para garantizar la implementación del sistema contable
computarizado, precisa la captación y capacitación del personal
contable para el uso correcto del sistema, así como el soporte
técnico.
d) Es evidente que en este nuevo milenio el rol del contador y sus
colaboradores se centra en el análisis propuesto de estudios para
que la gerencia tome decisiones, gracias a la tecnología de la
informática.
 RECOMENDACIONES

a) Para que un sistema contable computarizado funcione

eficientemente, debe realizar cada año actualizaciones-
mantenimiento, con la finalidad de alimentar su funcionamiento
óptimo y una mejor información, ya que estos reportes son de gran
apoyo a nivel gerencial.
b) Se debe manejar los reportes o informes de acuerdo a las
estructuras asignadas en el sistema, ya que están alineados a los
parámetros de los libros electrónicos, para que la información sea
más coherente en los resultados.
c) Evaluar permanentemente a los colaboradores para un mejor
conocimiento del sistema contable, y así mismo capacitándolos en
el uso adecuado para el acceso a la información que necesiten.
d) Dar mayor importancia al área contable contratando a un
Profesional del área con conocimiento en el manejo del sistema
contable computarizado para facilitar y mejorar el rendimiento de la
empresa.
e) Es de esperar que las empresas del mismo sector económico de
la empresa estudiada, implemente el sistema contable
computarizado por las bondades que ofrecen.
BIBLIOGRAFIA
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1993.
 BURBANO, Jorge. Albornoz Guillermo. Sistemas Contable. Universidad
del Valle. Servicios Editoriales Facultad reingeniería, Cali 1983.
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Venezuela. Mac Graw Hill 1996.
 CODIGO DE COMERCIO, República de Colombia- Autoedición Yolanda
Madero T. Portada: Diseño Grafico-Patricia Díaz, Impresión Lito Perla
Impresores Ltda.
 COHEN COMMISION REPORT. Comisión sobre responsabilidades de
los auditores. En STEVENS, Mark. “Las Ocho Grandes”, Editorial
Planeta. Pp. 86 y 87.
 CORAL, Gudiño, Contabilidad Universitaria, Tercera Edición, Editorial
McGrawHill. Bogotá, 1998.
 CRUZ, Kronfly Fernando. Entorno organizacional, compilado por Arcadio
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Valle Colombia, 1998. Pág. 34.