PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE CENTROS DOCUMENTARIOS:
organización y funcionamiento de bibliotecas,
centros de documentación y centros de información
Juan José FUENTES ROMERO
ESTE MATERIAL SE UTILIZA CON FINES
EXCLUSIVAMENTE DIDÁCTICOS
Ediciones Trea, S. L.
VI
PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
Sea cual sea la finalidad específica de los centros documentarios, desde la
más general en las bibliotecas públicas hasta la más especializada en los cen-
tros de documentación dedicados a una materia concreta, resulta evidente
que en mayor o menor medida en todos ellos la información que' recogen y
organizan es una (a veces no la única) de las más importantes razones de sus
existencia.
Vamos a tratar en este capítulo de la colección de materiales del centro, del
proceso de planificación exigido para llegar a organizar esa colección, de modo
que su uso sea el más satisfactorio Posible para todos los que han de utilizarla y,
desde un enfoque básico, vamos también a referirnos a los diversos tipos de ítems
y materiales que suelen constituirla.
Resulta evidente que analizar la cuestión de la colección de materiales de un
centro documentario requiere un planteamiento enormemente amplio, desde
diversas y a veces alejadas perspectivas, máxime si tenemos en cuenta que nos
movernos en un campo, el del manejo del conocimiento y de la información,
que cada día nos aporta una novedad y en el que el saber técnico y profesional
tradicional necesita de un continuo aggiornamento si realmente se quiere hacer
frente, con posibilidades de éxito, al escenario que plantean estas nuevas cir-
cunstancias.
El estudio sistemático y en profundidad de las colecciones de las bibliotecas es
algo que, siguiendo a Branin, podernos dar por iniciado a principios de la década
de los cincuenta del pasado siglo xx.46 Aunque el estudio de Branin y colabora-
" Joseph Branin, Frances Groen, Suzanne Thorin: ,,The Changing Narure of Collection Management
in Research Librarles», Library Research and Technical Services, vol. 44, n." 1: 1999, 32.
 MINICAN 1'/111.1C
dores se refiere esencialmente a las bibliotecas de investigación, es evidente que,
mutatis mutandis, puede ser referido a la casi totalidad de las bibliotecas con in-
dependencia del grupo del que formen parte.
Señala Branin en primer lugar que la auténtica gestión de las colecciones en las
bibliotecas de investigación surge con posterioridad a la segunda guerra mundial
y se ve afectada por tres importantes cuestiones:
la rápida expansión de la educación superior y de las colecciones que con
ese fin se van creando;
— el cambio de perspectiva, desde el desarrollo a la gestión, en el tratamiento
de la colección;
— la idea de la colección como esfuerzo cooperativo que evita el problema de
la duplicidad de los materiales en una misma biblioteca.
Si los años cincuenta y sesenta —con el periodo de bonanza económica que,
en general, se dio en la mayoría de los países occidentales— fueron de continuo
crecimiento para las bibliotecas y, por ende, para sus colecciones de materiales, el
gran cambio al que los bibliotecarios de los años ochenta y sobre todo de los
noventa debieron hacer frente no fue solo el casi dramático recorte en los presu-
puestos que se produce durante estas dos últimas décadas, sino la aparición de los
sistemas de información digital." El catálogo en línea fue seguido por las bases
de datos de referencia electrónicas y, hacia mediados de los noventa, por la apa-
rición de publicaciones digitales a texto completo.
Aunque a estas alturas resulte todo un tópico el señalarlo, procede no olvidar
que este nuevo escenario ha dado como consecuencia que los bibliotecarios en-
cargados de las colecciones de materiales deban tener en cuenta tanto las publi-
caciones impresas tradicionales como las que ya aparecen con un formato digital,
en la red. Resulta evidente que, en consecuencia, dichos profesionales se ven obli-
gados a conocer la naturaleza de los materiales digitales y las nuevas circunstan-
cias de trabajo que suponen tener que desenvolverse, y cada vez más, en dicho
entorno en red.
A principios del siglo xxl las bibliotecas se enfrentan a una economía en fase
de recesión, a la aparición de la información en formato digital y —pese a los
" Respecto a la gran crisis de las bibliotecas a partir de los setenta, resulta de gran interés el artículo
de Alexander Wilson: «Collections Development and Services in Recesion”, IFLA Journal, vol. 19, o.° 1:
1983,11-19.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
[139]
embates que para el mercado del libro supone la aparición de los nuevos soportes
y medios de transferencia de la información— a la consolidación del sector edi-
torial, de modo que el efecto combinado de estas tres circunstancias ha dado
como resultado pi:ofundos y sorprendentes cambios en la gestión de la colección
de las bibliotecas de investigación."
En este nuevo entorno al que nos estamos refiriendo, afecta tanto a las bi-
bliotecas universitarias y de investigación en general, como a las bibliotecas
nacionales en particular, el hecho de que los avances técnicos en la digitaliza-
ción han revolucionado el modo en que se publica, organiza y mantiene la in-
formación que surge de la investigación, de modo que, dado lo reciente de esta
situación, el alcance y extensión de este cambio es difícil aún de comprender y
de gestionar."
Resulta, según lo comentado, que hoy por hoy no se sabe hasta qué punto
toda esta serie de nuevas situaciones va a afectar —lo está haciendo ya, cierto
es— a las técnicas y modos en que se gestiona la colección. La aparición de las
nuevas tecnologías conlleva, respecto a las colecciones de materiales de cualquier
biblioteca, un replanteamiento total de los temas que se refieren al desarrollo y
gestión de dichas colecciones de materiales, pues la cuestión ahora no supone ya
unos más o menos novedosos soportes y formatos de almacenamiento de la in-
formación, sino una auténtica revolución respecto al ser mismo de las colecciones
y, por ende, de las bibliotecas.
En este contexto surgen una serie de nuevos problemas a los que ineludible-
mente hay que hacer frente, como venimos diciendo a lo largo de este trabajo,
desde una actitud proactiva, es decir, de anticipación, de análisis continuo y cons-
tante tanto del problema en sí y de sus posibles e hipotéticas soluciones, como de
A- los efectos positivos, negativos, o de ambas clases simultáneamente, que la solu-
ción del problema conlleva.
Entre estos problemas a los que nos estamos refiriendo podríamos citar:
el acceso frente a la propiedad de los materiales;
— un cada vez más creciente volumen de información virtual, carente de so-
porte físico en muchos casos y existente solo en la red;
" Joseph Branin, Frances Groen, Suzanne Thorin: «The Changing Nature,..», o. cit., 25.
" Ibídem, 26.
 [140]
PRIMERA PARTE'
— los problemas referentes al depósito legal y propiedad intelectual de esa
información virtual;
— la capacidad de los bibliotecarios para garantizar la autenticidad y fideli-
dad original de una información, la virtual, facilísimamente manipulable y
alterable;
— la conservación de esa información virtual cuando, almacenada en los
nuevos soportes, no presenta con el paso del tiempo garantías de un uso
eficaz dado el constante cambio en las máquinas (los ordenadores, abso-
lutamente obsoletos en un corto periodo de tiempo) y en los programas
(necesarios obviamente para utilizar la información, pero más cambiantes
aún, si cabe, que los ordenadores mismos).
1. LA CUESTIÓN DE LAS DEFINICIONES.
DESARROLLO Y GESTIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
Para Buckland «la función primordial de la colección bibliotecaria tradicional
es la de facilitar la información buscada suministrando a sus usuarios el acceso
adecuado a los recursos de información pertinentes».5°
Para Kent y Lancourt «una colección bibliotecaria es la suma total de mate-
riales bibliotecarios —libros, manuscritos, publicaciones seriadas, publicaciones
oficiales, folletos, catálogos, informes, grabaciones, películas de microfilme, mi-
crotarjetas y microfichas, fichas perforadas, cintas de ordenador, etcétera— que
constituyen los fondos de una colección particular».”
Para Peek «las bibliotecas [en el pasado] eran colecciones de información:.
normalmente bases de datos llamadas libros, contenidas en una localización es-
pecífica. La suposición es que esta información tenía como fin el ser compartida
—tal vez no compartida por todo el mundo, pero disponible para una comiinidad
específica—. Los muros constituían un concepto práctico y las bibliotecae po
seían la información contenida dentro de esos muros».52
Para Lee,
" M. Buck/and: «What will developers Collection do?», Information Technololy and Libraries, vol.
14, n.° 3: 1995, 155-159.
Rent & Lancour (dirs.): Encyclopedia of Library and Information Sciences, s. v. collections.
R. Peek: «Miss Web Manners on Digital Libraries», Information Today,
vol. 15, n." 7: 1998, 36.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES /141]
[—] una colección bibliotecaria es:
— una acumulación de recursos de información
— desarrollada por profesionales de la información y
— dirigida a una comunidad de usuarios o a un conjunto de comunidades."
A partir de estas tres definiciones, Lee señala las cuatro características:funda-
mentales de una colección de materiales tal como se ha venido entendiendo tra-
dicionalmente este 'concepto: tangibilidad, propiedad, comunidad de usuarios y
mecanismo unificado de recuperación.
1.1. Tangibilidad
El concepto de «tangibilidad» parte de la asunción de que una biblioteca es un
almacén físico que recoge solo documentos tangibles; de este modo, todos -los
conceptos y cuestiones asociadas con una biblioteca tradicional, incluyendo una
colección, connotan tangibilidad."
Esta visión de la biblioteca, y de su colección por ende, tan alejada de la bi-
blioteca virtual, no es lo normal hoy día, aunque sea la visión más deseosamente
expandida por quienes, desde una idea absolutamente excluyente de las nuevas
tecnologías, niegan a las bibliotecas «reales» (las de, para entendernos, muros,
mesas y sillas, estanterías repletas de libros, etcétera) el pan y la sal, considerán-
dolas dinosaurios en vías de extinción.
Las bibliotecas, adaptándose a las innovaciones que los tiempos iban trayen-
do, acogieron desde los audiovisuales hasta, hoy día ya, toda la variedad de ma-
teriales no impresos y de recursos electrónicos.
A partir del concepto de «tangibilidad», sigue diciendo Lee, surge la no fácil
cuestión de si los recursos de información remotos forman parte de la colección
de una biblioteca, ya que no están físicamente ubicados en ella.
Existen en biblioteconomía precedentes de una colección que no está física-
mente situada en la biblioteca:
Hur-Li Lee: «What is a Collection?», Jornal of the American Society for Information Science, vol.
51, n." 12: 2000, 1106-1113.
Ibídem, 1107.
H421
— por una parte, la UNESCO ha definido la colección nacional:como «la colec-
ción de todos los materiales que posee un país»;35
— los bibliotecarios australianos, por otra parte, han defendido enérgicamen-
te el concepto de «colección nacional distribuida» (nNc: distributed natio-
nal collection)."
Para Lee, y para nosotros ciertamente, no conduce a nada el debate sobre si
colección es realmente solo lo que tiene entidad física o si también hay que con-
siderar colección a todo lo «virtual»: «Se han desarrollado las colecciones con el
propósito de servir las necesidades de información de los usuarios. La compren-
sión conceptual de una colección debe recoger este propósito práctico. Así, las
consideraciones más pertinentes son cómo los usuarios perciben la colección
mientras están buscando información, en qué medida también hacen esto los
profesionales que desarrollan la colección y de qué manera un concepto de "co-
lección" puede facilitar la búsqueda de información».:"
Por otra parte, en la medida en que cada vez más información está disponible
mediante formatos digitalizados, los servicios de información van estando cons-
tituidos de manera creciente por documentos intangibles, además de los tangi-
bles, por lo que es cuestionable definir la colección exclusivamente en términos
de ubicación y de tangibilidad.
1.2. Propiedad
La concepción tradicional de la colección implica su propiedad, por lo que los
recursos remotos no pertenecen a la biblioteca y, en consecuencia, no forman
parte de su colección.
Entender que solo forman parte de la colección de materiales de una bibliote-
ca aquellos materiales que esta posee, supone una visión muy restrictiva del con-
cepto de «colección». De aquí se deduce la conveniencia de tener en cuenta una
triplicidad de aspectos tales como:
" IFLA: “Section on National Librarles. Scope», 1977, ehtpp://www.ifla.org/VII/slisnl.htmS (consulta:
20-5-2006).
" D. Waters: «The Distribured National Collection. Conspectus, Resource Sharing and Cooperative
Collection Development», Australiim Academic and Researcb Libraries, vol. 23, n.^ 1: 1992, 20-24.
" Hur-Li Lee: «What is a Collection?., o. cit., 1108.
PRIMERA PARTE VI. PLANIFICACION DE LA COLECCION DE MATERIALES
a) muchas bibliotecas públicas norteamericanas poseen enormes cantidades
de libros, que ya no son de muy gran demanda, mediante acuerdos de
alquiler por parte de las editoriales; tanto los bibliotecarios como los
usuarios consideran que estas obras forman parte de la colección de la
biblioteca;
b) en segundo lugar hay que entender que el préstamo interbibliotecario de
un libro no es lo mismo que el acceso a un documento remoto. El libro
prestado, obviamente, no pertenece a la biblioteca que lo recibe y nunca
va a formar parte de su colección; ahora bien, si una base de datos —por
ejemplo, Library and Information Science Abstract (LIsA)— se carga en
la propia colección de bases de datos de la biblioteca, al ser utilizada por
múltiples usuarios es prácticamente igual que el resto de los materiales que
posee la biblioteca;
c) en tercer lugar, muchas bases de datos se presentan en CD-ROM; no parece
lo más acertado considerar que esta sí forma parte de la colección mientras
que no sucede lo mismo en el caso de que se llegue a esa misma informa-
ción mediante acceso remoto.
L3. Comunidad de usuarios
Una colección es realmente útil cuando sus componentes han sido selecciona-
dos de manera individual, teniendo en cuenta las necesidades de la comunidad.
1.4. Mecanismo unificado de recuperación
Una colección puede estar físicamente dispersa en varios centros (una biblio-
teca universitaria descentralizada), pero las vías para conseguir los materiales,
normalmente un catálogo colectivo, deben ser homogéneas."
El análisis detallado del planteamiento de Lee nos lleva a un nuevo enfoque cuan-
do hablamos de la colección de materiales de una biblioteca: los criterios de tangibi-
lidad y propiedad, así como la creciente importancia de la comunidad de usuarios y,
desde un punto de vista técnico, el valor esencial de la existencia de mecanismos
" Hur-Li Lee: «What is a Collection?., o. cit., 1107-1109.
 [144]
PRIMERA PARTE
unificados de recuperación de la información, suponen toda una nueva perspectiva
desde la que enfrentarnos a la colección de materiales y a su planificación.
Para el bibliotecario inglés Jim Vickery,
La construcción planificada de colecciones a escala local, regional
esencial; las colecciones son vitales o nacional es
para la posteridad, y no solo para hacer frente a las
necesidades del usuario actual.
Se necesitan grandes colecciones tanto para el préstamo en
las bibliotecas públicas
como para la referencia, estudio y consulta, especialmente en las bibliotecas académi-
cas y de investigación. Necesitamos hacer frente a cuestiones tales como: ¿quién va a
controlar los depósitos de publicaciones electrónicas y quién va a supervisar el acceso
a las bases de datos de los editores?"
Podríamos atrevemos a responder a esta cuestión afirmando que esta es pre-
cisamente, entre otras, una de las funciones que en los nuevos tiempos aguardan
a las bibliotecas más importantes de cada país, desde las grandes bibliotecas uni-
versitarias y académicas en general hasta las bibliotecas nacionales, pasando por
el grupo de las bibliotecas de investigación en general.
Clayton y Gorman, en la introducción de su estudio sobre la colección de
materiales de los centros documentarios, presentan una serie de definiciones so-
bre estos temas, perfectamente asumibles, tales como las siguientes.'?
— Selección: conlleva la identificación de los recursos de información apro-
piados a un campo particular, y la elección de lo que adquirir O de los
accesos que desde ella se pueden proporcionar.
— Adquisiciones: hace mención al personal que lleva adelante la .selección y
emplea un abanico de métodos para proporcionar acceso a la información
en beneficio de sus clientes.
Tanto la selección como las adquisiciones, señalan los autores Citados, son por
tanto procesos; la primera con un fuerte componente profesionaV en tanto
que las segundas normalmente solo necesitan de una dirección profesional.
— Desarrollo de la colección:
es un término más amplio. Comprende la for-
mulación de un plan general sistemático para la creación de la colección de
" 1983.
Jim Vickery: «Acquisitions in Electronic Age. Building the Foundations for Access», ehttp://www.
ifia.orgfIV/ifla61/61-vicj.htm > (consulta: 2-6-2006).
" Peter Clayton, G. E. Gorman:
IVIanaging Information Resources in Librarles. Collection Manage-
ment in Themy and Practices,
Londres: Library Association Publishing, 2001.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [145]
la biblioteca que haga frente a las necesidades de los usuarios. La American
Library Association define desarrollo de la colección como «una expresión
que engloba un número de actividades relacionadas con el desarrollo de
la colección de la biblioteca, incluyendo la determinación y coordinación
de la política de selección, la valoración de las necesidades de los usuarios
y potenciales usuarios, los estudios del uso de la colección, la evaluación
de la colección, la identificación de las necesidades de la colección, la se-
lección de materiales, la planificación para compartir recursos, el manteni-
miento y expurgo de la colección»."
— Colección dé la biblioteca: conjunto de fuentes físicas de información com-
binadas con recursos de acceso virtual a fuentes de información selecciona-
das y organizadas.
— Política de desarrollo de la colección: establecimiento de principios generales
para la construcción de la colección que señalan el propósito y contenido de
la colección en términos relevantes tanto respecto a las audiencias externas
(lectores y financiadores de la biblioteca) como a las internas (el personal).
— Gestión de la colección: concepto globalizador. Definido como «la gestión
sistemática de la planificación, composición, presupuestos, evaluación y
uso de las colecciones bibliotecarias durante periodos de tiempo extensos,
con la finalidad de hacer frente a objetivos institucionales específicos»."
Respecto a este mismo concepto, Pryterch afirma: «La gestión de la colección
está relacionada con el mantenimiento de las necesidades de los usuarios como
objetivo prioritario y con la consideración de medios alternativos para el suminis-
tro de documentos e información con que complementar los fondos locales»."
Siguiendo a Clayton y Gorman, la gestión de la colección incluye::deSarrollo
de la colección, selección, adquisiciones, provisión de acceso, mantenimiento,
evaluación, preservación, 'expurgo.
Como vemos, en el establecimiento y formación de la colección son; importan-
tes los conceptos de «desarrollo» y «gestión». Hasta, pongamos por caso, la dé-
cada de los setenta del pasado siglo xx, al estudiar la formación de la colección el
6
' American Library Association (ALA): ALA Glosar)/ of Library and Information Sciences, Chicago: ALA,
" J. A. Cogswell: •The Organization of Collection Management Functions in Academia Research Li-
brarles», Journal of Academic Librarianship, vol. 13, n." 5: 1987, 269.
" R. Pryterch (comp.): Harrod's Librarians' Glossary and Referente Boolz, 9.' ed., Londres: Gower,
2000, 163.

término más comúnmente utilizado era el de desarrollo; en él se englobaba lo
referente a la selección y adquisición de materiales y, según los casos, las diversas
cuestiones respecto a la operación de expurgo. La visión era esencialmente cuan-
titativa y hacía referencia al crecimiento de la colección, de modo que lo auténti-
camente importante era que esta cumpliese cada año unos objetivos puramente
numéricos previamente establecidos.
Frente a esta idea de «desarrollo de la colección», otros tratadistas prefie-
ren utilizar las palabras gestión de la colección, refiriéndose con ellas a cues-
tiones tales como la evaluación de la colección, la evaluación de las necesida-
des de los usuarios potenciales y reales, los estudios de utilización de la colec-
ción, la identificación de necesidades de la colección, la planificación para
compartir recursos...
Dentro también de esta idea de «gestión» estaría la aplicación de técnicas cuan-
titativas (tales como análisis estadísticos, estudios de coste-beneficio, etcétera).
En cualquier caso procede dar la razón a Orera Orera cuando, desde un más
que aceptable sentido común, afirma: «Creemos que tanto un término como otro
[desarrollo y gestión] pueden ser válidos siempre que sean definidos con claridad.
El tradicional término desarrollo de colecciones puede mantenerse si se sitúa en
el contexto del nuevo modelo de biblioteca, la llamada biblioteca híbrida, surgida
en el marco de la sociedad de la información y del conocimiento y caracterizada
por el predominio de las nuevas tecnologías, la globalización y el cada vez mayor
volumen de la información electrónica»."
2. BASES TEÓRICAS EN LA PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
La planificación de una colección de materiales tiene por evidente finalidad el
conseguir formar una colección que responda en la mayor medida posible a los
objetivos generales y específicos del centro de que se trate. Queremos decir con
esto que según el tipo de centro documentado en cada caso concreto se estable-
cerán, obviamente, los oportunos objetivos propios de ese centro, y es desde esos
objetivos desde donde se podrán, así mismo, señalar con la mayor precisión po-
sible los objetivos específicos que ha de cumplir la colección.
"4 L61sa Osera Osera: «Desarrollo y gestión de colecciones y recursos informativos», en Luisa Osera
Osera (din): La biblioteca universitaria, Madrid: Síntesis, 2006, 218.
VI. I'LANIPILALIUN DE LA LULELLIDIN DE. MAI ERIALES
Pongamos, por ejemplo, el.caso de una biblioteca escolar. Sus objetivos
generales pueden ser:
— atender a los alumnos de modo que mediante su colección de materia
les se les proporcionen los ítems adecuaclos para que alcancen los Me-
jores resultados en el seguimiento del programa curricular;
— atender a los profesores para que mediante la colección de esa biblio-
teca puedan mejorar sus aptitudes de docencia;
—«introducir a los alumnos en las técnicas de k alfabetización informa-
cional;
— proporcionar materiales de lectura, de modo yuc esencialmente los
alumnos adopten la lectura como una de las herramientas Hila impor-
tantes para formarse, informarse y, en no menor medida, entretenerse.
Todo ello sin olvidar que se debe luchar por conseguir que los alumnos
obtengan una adecuada ,información junto conla más amplia percepción
crítica del'mundo que les rodea.
Es a partir del establecimiento de estos fines generales de la colección desde
donde se ha de enfocar la planificación adecuada para la formación de la colec-
ción, de modo que esa planificación sirva para que la colección cumpla sus obje-
tivos predeterminados en cada caso y centro concreto.
Es la antes citada Orera Orera quien, al referirse al desarrollo de colecciones
en el entorno híbrido en el que se desenvuelve actualmente la biblioteca universi-
taria (y, mutatis mutandis, obviamente con las correspondientes correcciones y
adaptaciones, este planteamiento es aplicable a Cualquier biblioteca, sea del tipo
que sea), afirma que estamos en presencia de un proceso complejo que implica al
menos:
1. la intervención de bibliotecarios, informáticos y usuarios (fundamental-
mente profesores y alumnos);
2. la existencia de importantes recursos humanos y materiales;
3. la contribución al logro de las dos principales misiones de la universidad: la
docencia y la investigación, a través de la satisfacción de las necesidades de
 1148]
PRIMERA PARTE
información de los usuarios (generalizando este correcto y adecuado plan-
teamiento de Orera, tendríamos que referirnos aquí a la misión de cada
tipo concreto de centro documentario y, en consecuencia, a las necesidades
de información específica de cada tipo de usuarios);
4. la identificación y selección de documentos de calidad que se ajusten a las
necesidades de los usuarios;
5. la adquisición de documentos físicos previamente seleccionados;
6. proporcionar a los usuarios acceso a la información digital pertinente
almacenada tanto en servidores propios como ajenos;
7. la producción de documentos digitales propios de la universidad, diri-
gidos a apoyar la docencia y la investigación (resulta más que evidente
señalar que este proceso de «producción de documentos digitales» es más
bien propio de los centros documentarios.dedicados a la investigación, de
modo que en otros, como las bibliotecas públicas o escolares por ejem-
plo, muy rara y 'difícilmente podría darse un proceso de estas caracterís-
ticas);
8. la evaluación de colecciones para detectar sus fortalezas y debilidades;
9. la preservación y conservación de documentos;
10. el expurgo;
11. la participación en planes y proyectos cooperativos;
12. la existencia de políticas de desarrollo de colecciones plasmadas en pro-
gramas.65
Como se ve, el estudio detallado y la posterior aplicación práctica de estos
doce puntos supone todo un esquema general de planificación aplicado, en este
caso, a las bibliotecas universitarias aunque, como ya hemos señalado anterior-
mente, con las debidas modificaciones este mismo esquema es aplicable á biblio-
tecas de muy diferente naturaleza.
Planificar la colección supone partir de la idea de «gestión», Pero entendiendo
que se engloba también al concepto de «desarrollo», de modo que lo esencial
sería conseguir el crecimiento de la colección pero desde unos parámetros de ca-
lidad que conllevan la aplicación de las pertinentes técnicas de gestión.
La planificación del desarrollo de la colección supone la existencia de una
triplicidad de enfoque:
65 Luisa Orera Osera: «Desarrollo y gestión de colecciones...», o. cit. 219.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES 11491
— el centro y sus objetivos generales y específicos;
— los usuarios, y, finalmente,
— la colección en sí misma considerada para obtener el mejor desarrollo po-
sible.
En cuanto al centro y sus objetivos generales y específicos, ya hemos comen-
tado la importancia de tener en cuenta cada centro, tanto desde la perspectiva
general del tipo de centro a que nos estamos refiriendo y de su entorno, como
desde el enfoque específico de ese centro en concreto cuya colección vamos a
planificar.
Si se trata de laTlanificación de la colección de la biblioteca.de una facul-
ad de ciencias geológicas, por ejempló, el primer paso sería el estudio de esa
facultad dentro del contexto de la universidad de la que dicha facultad forma
parte.
Cuestiones como el organigrama de la universidad y el de la facultad son
de interés esencial, las áreas de estudio dent'ro de la titulación, el número de
profesores y estudiantes de esa facultad.
Referidos exclusivamente a la biblioteca en sí misma considerada, es ne-
cesario contar con datos como su organigrama, cantidad de personal con que
se cuenta, diversidad de servicios que presta, horario de dichos servicios, ni-
..yel de automatización, aspectos físicos tales como el espacio para ubicar la
¿
'Colección, ya sea en libre acceso o en depósito, numero de metros lineales de
estantería y presupuesto anual, que se maneja o del que se esperd poder dis-
poner; todo ello sin olvidar, obviamente, las cuestiones presupuestarias y fi-
nancieras.
En cuanto a los usuarios, la planificación de la colección implica tener muy en
cuenta las características que presentan los usuarios concretos del centro objeto
del trabajo.
La cuestión de los usuarios, y seguimos con el ejemplo anterior, conlleva
conocer la cantidad y tipología de los diferentes usuarios de esta 1-abhotec..,
de facultad.
1 II U PRINIEKA PAR. I E
En este caso, deberemos tener presente la cantidad de profesores; en cuan-
to a los alumnos, es adecuado saber la cantidad de los que pertenecen al
primero, segundo o tercer ciclo.
Resulta de interés tener toda la información posible respecto a los programas
de investigación que se llevan a cabo, así como sus temas y componentes.
También es importante conocer las diversas materias que se imparten en
cada ciclo de enseñanza y los manuales, revistas y bases de datos más impor-
tantes al respecto.
El tercer enfoque a la hora de planificar la colección de la biblioteca se refiere al
estudio de esta desde sí misma. Por ser dicha cuestión el tema central de este capítulo,
nos limitamos aquí a señalar los puntos esenciales implicados en dicha planificación
(que serán más ampliamente desarrollados con posterioridad), tales como:
— los aspectos c`uantitativos;
— la selección y adquisición de los materiales, incluyendo todo lo referente al
expurgo;
-- la organización de estos para su puesta en uso, y, finalmente,
-- los procesos de evaluación y análisis de la calidad conseguida.
Seguimos con el ejemplo de la facultad de ciencias geológicas.
.
Como hemos señalado anteriormente, lo que debemos considerar ahora son
los aspectos cuantitativos, la selección y adquisición, la organización de los ma
teriales y todas las diversas cuestiones referidas a la evaluación y a' la calidad.
Aspectos cuantitativos
Aquí (en el caso de una biblioteca que está en funcionamiento) incluimos
la información referente a la cantidad de ítems con que ya se cuenta, global-
mente y según la diversa tipología de esos ítems, siendo también un dato
importante el que se refiere a la ratio anual de crecimiento de la colección. En
este aspecto procede no olvidar todo lo que se refiere a las cuestiones presu-
puestarias aplicarlas a la colección.
VI. ELtlEaI'ILALII.JN DE LA I....ULLI-LIUEI LIE MAI bIUALt)
Selección de materiales
En una biblioteca de estas características conlleva la colaboración conti-
nua de los bibliotecarios con todos los profesores e investigadores del centro.
Son dichos profesores quienes deberían dar las directrices generales respecto
a los materiales necesarios y deseados según los tres ciclos de enseñanza y
además teniendo muy presente la labor de investigación que se desarrolla.
No menos importante es el trabajo del personal técnico de la biblioteca;
posiblemente los profesionales bibliotecarios son los más preparados en te-
mas como los materiales de referencia ad hoc o en todo lo referido al control
de las'publicaciones digitales y las bases de datos.
En cualquier caso, siempre ha de tenerse en cuenta que lo esencial no está
en señalar campos exclusivos (y excluyentes, por tanto) respecto a estas caes-
De lógica elemental es referirse al hecho más que evidente de que solo
desde la colaboración abierta y sincera entre docentes y técnicos biblioteca
dos se podrán alcanzar los objetivos deseables.
El proceso de adquisición, a caballo entre lo puramente administrativo y
lo técnico/bibliotecario presupone sin lugar a dudas todo lo referente a las
cuestiones presupuestarias.
El expurgo, finalmentg respecto a esta cuestión, no es• sino el aligeramien-
to de la colección de'todos los materiales de los que cierta y sensatamente se
puede prescindir.
Obvio es señalar que, si bien el procesamiento técnico de los materiales
(catalogación, clasificación, indización, resumen) es condición sine qua non
para que exista un centro documentario, por meras razones metodológicas
este tema no va a ser tratado en nuestro estudio sobre la planificación aplica-
da a todos los procesos de trabajo de un centro documentario.
En cuanto a la importancia de la evaluación y consecución de la deseable
calidad, son cuestiones ya señaladas anteriormente y sobre las que volvere-
,
mos en capítulos específicos a ellas dedicados.

[152]
PRIMERA PARTE
3. LAS POLITICAS DE DESARROLLO DE LA COLECCIÓN
Una cuestión básica en la planificación de los materiales dé la colección es la que
se refiere a las políticas de desarrollo de las colecciones que siguen las bibliotecas.
Esto supone hoy día entrar en un terreno indudablemente abrupto, donde la
dificultad viene dada tanto por la enormidad de las colecciones en sí mismas con-
sideradas (enormidad que, dicho sea de paso, en gran medida tiene su origen en
la cantidad imparablemente creciente de materiales de todo tipo que aparecen en
el mercado), como por el hécho evidente de que los nuevos soportes están trayen-
do a un primer plano toda una serie de cuestiones organizativas que, incluso,
están obligando a redefinir .de nuevo y de manera diferente el papel que hoy día
representan las bibliotecas.
Como punto de partida en cuanto a la situación actual de la colección de ma-
teriales, podríamos decir que uno de los problemas básicos planteados actual-
mente en cualquier biblioteaa es el de mantener al día dichas colecciones cuando
por doquier se está produciendo una situación generalizada de recortes presu-
puestarios y disminución en los recursos. Hay un evidente tono de incertidumbre
en cuanto al futuro de la gestión de la colección de materiales, de modo que a la
altura del presente 2007 es de justicia dar toda la razón a los planteamientos de
Osburn... de 1979. Según este autor,
[...] el desarrollo de las colecciones tendría que ser planificado en dos fases fundamen-
tales:
— un primer plan, cuyo principio básico es el servicio a las necesidadeS identifica-
bles de los usuarios inmediatos, a escala local; I:
— una segunda fase de planificación cuya base es la integración del desarrollo id-
eal en los sistemas nacionales de recursos, o como apoyo a largo filazo del es-
fuerzo nacional en la investigación."
;11
En buena medida este planteamiento de Osburn es aplicable'no soló a las bi-
bliotecas académicas y de investigación, sino a las grandes bibliotecas
públicas e
incluso especializadas, sin olvidar a las bibliotecas nacionales.
El cambio que este autor preveía," evidentemente se ha cumplido, de modo que
a partir de unos intereses netamente locales las bibliotecas universitarias y de inves-
" Charles B. Osburn: Academie Research and Library Resoarces: Changing Patterns in America,
Westport (Connecticut): Greenwood, 1979.
(r
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [153]
tigación, y en no menor medida las nacionales, han pasado a un enfoque más am-
plio y de un alcance totalmente nacional. Para dichas bibliotecas esto ha supuesto
en muchos casos, respecto a sus actuaciones y proyectos de trabajo con sus colec-
ciones de materiales, salir del mero planteamiento autónomo, aislado y localista
para, a través de los oportunos acuerdos de colaboración, pasar a actuar en un
entorno no solo nacional, sino, en muchas ocasiones, netamente internacional.
Una adecuada política de desarrollo de la colección debe, ineludiblemente,
incluir aspectos tales corno:
1. los objetivos respecto a la colección;
2. las dimensiones que, en función de los diversos parámetros cuantitativos
(instalaciones, personal, usuarios, servicios que se prestarán), se piensa
que tiene que alcanzar la colección;
3. la diversidad de los soportes y formatos;
4. los recursos económicos y los relativos a su distribución según ternas que
la colección abarca, según la tipología de usuarios, etcétera;
5. la descripción de los procesos de gestión que procede aplicar;
6. los planes de cooperación;
7. las diversas cuestiones referentes a la evaluación, y, finalmente,
8. todo lo referente a la consecución y mantenimiento de unos adecuados y
satisfactorios niveles de calidad.
3.1. Los objetivos de la colección de materiales
De una manera genéciéa es totalmente aceptable afirmar que el objetivo de
cualquier colección de materiales no es otro que satisfacer las necesidades de los
usuarios.
Si bien este planteamiento no necesita de demasiados razonamientos para su
confirmación, sí resulta adecuado tener muy en cuenta el hecho evidente de que
la inmensa mayoría de los centros documentarios no son en modo alguno insti-
tuciones indepeiidientes, autónomas, sino que normalmente dependen de otros
organismos para poder desarrollar su existencia. Con esto queremos señalar que
los objetivos de los centros objeto de nuestra atención tienen que estar siempre en
consonancia con,los objetivos, siempre de carácter más general,;dd la'institución
matriz a la que los centros documentados pertenecen.
[1541 PRIMERA PARTE
Según esto, los objetivos marcados por cada institución han de servir de guía y
directriz para las colecciones de los centros documentarios que de ellas dependen.
Concretando, siquiera brevemente y según los diversos tipos de centros docu-
mentarios, podríamos señalar como más importantes los objetivos siguientes:
— bibliotecas nacionales: sus colecciones tienen como objetivos básicos el
reunir, organizar, almacenar y difundir toda la producción bibliográfica
y documental de cada país, de modo que sea útil en el presente y en
no menor media para las generaciones futuras y, además, actúe siempre
como testimonio fidedigno de la aportación de cada país a la cultura
universal;
— bibliotecas universitarias y de investigación: sus colecciones tienen como
objetivo el servir de base y apoyo a los programas de enseñanza a nivel
superior y, al mismo tiempo, deben servir de herramienta a la investigación
más puntera en los distintos campos del saber;
— bibliotecas públicas: son estas los centros documentarios más generales en
cuanto a sus tisuarios (cualquier persona, sin limitación de ningún tipo ni
por ninguna razón). En consecuencia, sus colecciones, y los objetivos de
estas, habrán de ser tan generales como sea posible para así ser capaces
de hacer frente a las necesidades de una gama de usuarios que de suyo
engloba a toda la sociedad, sin ningún tipo de exclusión;
— bibliotecas escolares: debieran servir estas bibliotecas como base esencial
para la enseñanza primaria y media; según esto, el objetivo de sus colec-
ciones es la atención a los programas docentes, el ser herramienta funda-
mental para la consecución de las imprescindibles habilidades lectoras por
parte de los alumnos y, en no menor medida, el actuar como puerta de
entrada a la alfabetización informacional: las buenas bibliotecas escolares
deberían tener como objetivo inalienable el ser el primer punto de contacto
de los alumnos con las nuevas tecnologías;
— bibliotecas especializadas: sus colecciones deben atender a las necesidades
de usuarios especiales tales como los ingresados en hospitales, los mili-
tares en sus cuarteles, los internos en prisión. Dada la peculiaridad de
estos usuarios, dichas colecciones deben ser muy cuidadosamente elegidas
y controladas para así poder conseguir los objetivos preestablecidos;
— 'bibliotecas especiales y centros de documentación: sus colecciones atien-
den normalmente a objetivos específicos de investigación y estudio en cam-
VI. PLANIFICACION DE LA COLECCION DE MATERIALES [1551
pos muy determinados. Son más importantes en las bibliotecas que en los
centros de documentación, en los que usualmente prima la rapidez en la
información altamente especializada respecto a sectores de usuarios muy
concretos y determinados;
— centros de información: dado su objetivo de informar sobre cuestiones
muy punteras y ocasionales, las colecciones dé estos centros se basan más
en materiales efímeros, prensa, guías y directorios, etcétera, que en mate-
riales típicamente «bibliotecarios»;
— centros de documentación: normalmente adscritos a centros de investiga-
ción y dedicados a materias específicas.. Más' que colecciones, gestionan
información, de manera muy rápida y lo más actual posible.
3.2. Las dimensiones de la colección
Como decíamos, la segunda cuestión 'esencial que debemos dilucidar a la
hora de establecer la política de desarrollo de la colección de un centro docu-
mentario es la que se refiere a la dimensión que debe alcanzar dicha colección.
Como punto de partida, preciso es señalar algo, por otra parte más que eviden-
te: en todo caso la dimensión deseable y adecuada ha de ser establecida en
función de los diversos parámetros cuantitativos (instalaciones, personal, usua-
rios, servicios que se prestarán) que se piensa que debería alcanzar la colección.
Lo normal, .o lo más práctico, posiblemente es acudir a las propuestas de los
estándares más usados respecto al tipo de centro documentario al que nos este-
mos refiriendo.
Esto, no obstante, plantea una serie de problemas de no fácil solución; entre
estos:
— los estándares no pasan de ser una propuesta. Considerar un estándar
como algo obligatorio es algo, hoy día, totalmente desfasado e improce-
dente (a la altura de los años sesenta del pasado siglo los estándares, sobre
todo en países como los Estados Unidos, fueron considerados casi como
mandamientos de obligado cumplimiento; no es ese el caso, obviamente,
hoy día);
— puede ser que para algunos de los centros documentarios existan estánda-
res más o menos viables. La realidad es que, en más ocasiones de las que
 [1561
PRIMERA PARTE
se piensan, no aparecen meridianamente claras las razones de tal o cual
propuesta, es decir, si ciertos estándares proponen una cantidad x de ítems
por usuario, o por habitante de la zona en general, ¿por qué, por poner
un ejemplo, ese valor ha de ser x y no x + 2 o x – 4? En muchas ocasiones,
como decimos, casi no existe un razonamiento mínimamente asumible res-
pecto al caso en cuestión;
— también hay que tener en cuenta que los estándares no pasan de ser pro-
puestas ideales y que, como tales, es posible que lo que para unos centros
sea quedarse muy cortos en la propuesta, para otros dichos estándares
supongan establecer metas inalcanzables.
En cualquier caso, y aun teniendo en cuenta estas objeciones, procede no
olvidar que el uso de unos adecuados estándares supone contar con una he-
rramienta que, utilizada con la sensatez oportuna, facilita enormemente el
trabajo de planificar la colección de materiales. Ítem más: el sentido común
nos hará ver, en cada caso concreto, la posibilidad real de aplicar 'o no tal o
cual estándar.
A título de ejemplo orientativo señalamos algunos de los estándares de posible
uso respecto a algunas de las diversas categorías de centros documentarios.
3.2.1. BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Para la IFLA, una colección debería tener entre 1,5 y 2,5 documentos por ha-
bitante, aunque también señala este organismo que las circunstancian locales y
financieras pueden hacer variar esta recomendación general.
$1
Las «Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas» del Ministerio de
Cultura de España siguen la normativa ya señalada de la IFLA. Se señale dicha:s
.1
pautas que «El volumen de las colecciones dependerá de diversas variables entre
las que destacan: el número de habitantes del municipio o área en. presta
servicio la biblioteca, el espacio físico de la misma, la proximidad o diStancia de
otras bibliotecas, las políticas de cooperación e intercambio, el acceso a recursos
electrónicos» .67
" España, Ministerio de Cultura: «Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas„, Madrid:
2002, 19.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [157]
3.2.2. BIBLIOTECAS ESCOLARES
Señala al respecto el profesor Gómez Hernández que «la colección inicial de-
berá contar con 12 volúmenes por alumno [...]. Es importante que en el conjunto
se intente respetar la proporción de 2/3 de obras de información y 1/3 de obras
de ficción. El cálculo por número de alumnos no es siempre aplicable. Así, en
centros pequeños hay que garantizar una colección mínima que ofrezca suficiente
variedad de recursos para cubrir las necesidades derivadas del currículo y de los
intereses de los alumnos»."
3.2.3. BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS
De los diversos estándares que podríamos citar, seguimos los que presentan
las «Normas y recomendaciones para bibliotecas universitarias» de REBIUN. En
dichas normas, en su apartado 5, se establece lo que sigue:
5.3. Recomendaciones cuantitativas.
5.3.1. Colección básica: 50 000 volúmenes.
5.3.2. Nuevos estudios:
— 5000 volúmenes colección básica de nueva titulación;
— 1000 volúmenes cada nuevo programa de doctorado;
— 500 volúmenes cada nuevo programa de máster.
5.3.3. Un título de publicación periódica cada 3 usuarios.
5.3.4. Incremento anual:
— 1 volumen por alumno;
— 10 volúmenes por cada miembro del personal docente e investigador
(pm).
5.3.5. El volumen de incremento anual se ha calculado atendiendo a la media de
número de usuarios de las bibliotecas universitarias españolas. Se deberán aplicar, por
lo tanto, índices correctores al alza o a la baja en aquellas bibliotecas universitarias
cuyo número de usuarios sea sensiblemente inferior o superior respectivamente a dicha
media, con el fin de ajustar el incremento al volumen de usuarios:"
" José Antonio Gómez Hernández: Gestión de bibliotecas, Murcia: icE/Universidad de Murcia, 2002,
305.
" REBIUN: «Normas y recomendaciones para bibliotecas universitarias», <http://www.uma.es/rebiun/
normasBibliotecas.html>.
[1.) A] PRIMERA PARTE
3.2.4. BIBLIOTECAS NACIONALES
Se comprenderá que, en cuanto a las bibliotecas nacionales, resulta imposible
presentar ningún tipo de estándares, ni tiene objeto siquiera el plantearse la cues-
tión. Se trata de un tipo tan específico de biblioteca que su realidad viene dada por
unos objetivos muy concretos y ya señalados anteriormente. Según esto, la razón
de ser de dichos centros hace que no sirva para nada el plantearsp cualquier tipo de
estándares a ellos aplicables. Cada biblioteca nacional es un centro absolutamente
único, con su propia historia y sus propias realidades y condicionantes. En absolu-
to, por tanto, serviría para algo cualquier intento de aplicación de estándares.
3.2.5. CENTROS DE DOCUMENTACIÓN Y CENTROS DE INFORMACIÓN
Señalamos prácticamente lo mismo que en el caso anterior: la naturaleza es-
pecífica de estos centros hace imposible y poco o nada valioso el establecimiento
de estándares respecto al tamaño de sus colecciones. Si acaso, se podrían hacer
«sugerencias» respecto a cuestiones tales como el número de usuarios reales o
hipotéticos con relación a los materiales que el centro va a poder manejar adecua-
damente, o sobre el espacio previsible que va a necesitar la colección de materia-
les, pero, en definitiva, lo más juicioso es atender a las peculiaridades de cada
centro y actuar en consecuencia.
4. LOS SOPORTES Y FORMATOS
El tercero de los aspectos que conlleva el establecimiento de una adecuada
política de desarrollo de la colección se refiere a la cuestión de los soportes y
formatos.
Hasta hace bien poco en la inmensa mayoría de los centros documentarios,
fuera cual fuese su tipo y características esenciales, el soporte fundamental era el
correspóndiente a la «galaxia Gutenberg», es decir, el constituido por los mate-
riales impresos. No obstante, a lo largo de todo el pasado siglo xx, y en no menor
medida en lo que llevamos de siglo mi, han ido apareciendo una serie de soportes
diferentes que poco a poco, pero de manera ininterrumpida, van cambiando el
panorama respecto a lo que cualquiera de los centros documentarios objeto de
nuestra atención puede llegar a almacenar en sus colecciones.
VI. FLANIFICACION DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
[159]
La organización de las colecciones de materiales de cualquier centro docu-
mentario de hoy día supone, de entrada, el conocimiento directo y el manejo de
una amplia diversidad de materiales, de sus características físicas, de las normas
para su organización, almacenamiento, conservación, etcétera. Se puede afirmar
sin temor. a exageraciones que las técnicas de gestión referidas a la colección de
materiales de cualquier 'centro documentario se han complicado enormemente,
sobre todo desde la segunda mitad del siglo xx, debido esencialmente a, como
venimos diciendo, la diversidad más que amplia tle materiales que han de formar
parte de los centros documentarios.
Entendemos por soporte el elemento físico básico que conlleva en sí la infor-
mación; formatos son las diversas variantes en que puede aparecer un soporte
dado. Según esto, son soportes el papel, el pergamino, el plástico de una fotogra-
fía o un disquete... Así mismo, a partir del papel, las denominaciones de libro, o
revista, o atlas no son sino diversos formatos en que aparece ese soporte papel.
De entre las tipologías que según soportes y formatos pueden ser tenidas en cuen-
ta a la hora de sistematizar la enorme diversidad de materiales que de suyo pueden
entrar a formar parte de la colección de un centro documentario, vamos a utilizar,
por su carácter esencialmente práctico, la que propone el italiano Rino Pensato.
Según este, estos materiales se pueden agrupar en tres grandes tipologías:
a) documentos gráficos: manuscritos, incunables y raros; facsímiles; tesis
doctorales; libros y opúsculos; publicaciones periódicas, publicaciones
menores y literatura gris;
b) documentos iconográficos: materiales cartográficos, láminas y grabados y
fotografías;
c) documentos multimedia: se incluyen aquí los materiales de audio y vídeo,
tales como los discos, los compactos musicales, los vídeos y DVD, los CD-
ROM, Internet y demás recursos electrónicos en línea.7°
Tal vez tendríamos que hacer la aclaración de que la relación de los materiales
digitales va mucho más allá de lo que meramente supone incardinarlos dentro de
los «documentos multimedia»; probablemente sería mucho más adecuado dar la
vuelta a este punto de Pensato, afirmando que son los documentos multimedia
los que forman parte de los materiales digitales y no al contrario.
" Rino Pensato: La Raccolta Locale. Principi e Gestione,
Milán; Editrice Eibliografica, 2000, 96.
[160]
PRIMERA PARTE
Corno se ve, la enorme diversidad de soportes y formatos a que hemos hecho
referencia nos da idea de algo esencial pero frecuentemente olvidado: el desarro-
llo y el cambio en la sociedad es lo que permite la aparición de nuevos materiales,
que en los casos idóneos acaban siempre siendo utilizados como soportes de la
información en los centros documentarios.
Es decir, los centros documentarios no están limitados y reducidos a tal o cual
tipo de soporte, ya que lo esencial en dichos centros es la información que alma-
cenan, organizan y difunden. Lo importante son los contenidos, la información y
su consecuencia, el conocimiento; lo accesorio y secundario son los soportes y
formatos en que esa información y conocimiento se conservan.
Pese a la indudablemente grande, como hemos visto, tipología de materiales
que pueden darse, y de hecho se dan, en la colección de los centros documenta-
dos, resulta evidente que, según el tipo de centro documentario al que nos este-
mos refiriendo (y ahora estamos pensando principalmente en las bibliotecas pú-
blicas y escolares, sin descartar del todo a más de una biblioteca universitaria e
incluso a la de algún que otro centro de investigación), los libros y los demás
soportes de impresos siguen constituyendo una parte muy importante del total de
materiales que forman parte de la colección de cada centro en cuestión.
Resulta adecuado tener siempre en cuenta que, al hablar del libro como for-
mato de la colección, debemos de entrada hacer una distinción entre libros anti-
guos y modernos. Por libro antiguo entendemos «el libro producido manual o
artesanalmente» mientras que «libro moderno» sería «el libro producido indus-
trialmente», habiéndose establecido la fecha de 1800 como límite entre el libro
antiguo y el moderno.
De este modo, «entendemos que el fondo antiguo de una biblioteCa está cons-
tituido fundamentalmenté por manuscritos e impresos del siglo xv á xvin».71 La
tipología de materiales susceptibles de formar parte de dicho fondo] antiguo in-
cluye:
I
, il
I '
1) los manuscritos y códices (se da por bien sabido que códice ed‘solamen te el
manuscrito medieval, mientras que cualquier obra escrita a rnáno, sea cual
sea el tiempo en qúe fue elaborada, es considerada como manuscrito, de
donde: todos los códices son manuscritos, pero no todos los manuscritos
son códices);
" María Marsá Vila: El fondo antiguo de la biblioteca, Gijón: Trea, 1999, 15.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [161]
2) los incunables (las obras hasta 1500, producto de la «cuna» de la imprenta);
3) los «raros» (los libros que poseen alguna característica que los diferencia
de los demás: la mayor parte de los raros no suelen ser libros actuales);
4) resulta evidente que a estos tres tipos de materiales hay que añadir también
los libros propiamente dichos, aunque queda claro que estos libros cons-
tituyen la inmensa mayoría de los materiales actuales en soporte papel.
Normalmente un libro es cualquier conjunto encuadernado coinpuesto
por más de cincuenta páginas.
4.1. Manuscritos y códices
Si pensamos en los códices, es lógico señalar que solo las más antiguas biblio-
tecas, tales como las universitarias de Salamanca, la Complutense de Madrid o la
de Santiago de Compostela, entre otras, junto con las de alguna que otra vetusta
institución, las reales academias por ejemplo, y la Biblioteca Nacional, por su-
puesto, poseen colecciones de manuscritos medievales de verdadero relieve, pro-
ducto de una historia más que dilatada y centenaria.
En su mayor parte los códices son obras únicas, a veces excepcionales y de
incalculable valor material, no solo por su carácter simbólico-cultural sino, ade-
más, porque son piezas esenciales en la historia y devenir del,libro. En las biblio-
tecas donde existen, este tipo de obras configura normalmente un departamento
o sección específicamente a ellas dedicado o, como sucede en numerosas ocasio-
nes, aparecen juntos los manuscritos, incunables y raros.
Para Sánchez Mariana la palabra manuscrito «hace referencia al libro copia-
do directamente por medio de una mano que utiliza un instrumento para trazar
sobre un soporte los rasgos de las letras».72
Como es sabido, el papiro como soporte de la escritura fue sustituido por el
pergamino, la piel del animal convenientemente preparada. Se produjo así un
cambio de enormes consecuencias no ya en el soporte de la escritura, como esta-
mos viendo, sino al mismo tiempo en el formato que a partir del nuevo soporte
adquiere el texto escrito.73
7' Manuel Sánchez Mariana: Introducción al libro manuscrito, Madrid: Arco/Libros, 1995.
" Como obra básica de introducción al mundo de los códices, recomendamos la consulta de Elisa
Ruiz: Manual de codicología, Salamanca/Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez/Pirámide,
1988.

-1
Al uso del pergamino va unido el cambio en la forma del libro, pues pronto adop-
tará otra más cómoda de manejo que la del rollo de papiro, la de los cuadernos cosidos
entre sí que permiten localizar un pasaje del texto sin el engorro que suponía el desen-
rollar el volumen; se ha considerado frecuentemente la adopción de la forma de códice
unida al mundo cristiano, ya que los textos bíblicos aparecen en Egipto en esta forma
en el siglo u, mientras el libro griego y latino sigue escribiéndose en rollo.
[...] En cualquier caso, [el códice] es la forma casi exclusiva del libro durante la
Edad Media, y a ello se debe el que los libros producidos en esa época se denominen
habitualmente códices, y la ciencia que los estudia codicología.74
A partir de lo hasta aquí comentado, Sánchez Mariana señala:
La denominación de códice, por tanto, es más restrictiva que la de manuscrito, al
aplicarse al libro escrito a mano de un periodo concreto y bajo una forma determina-
da; cuando aquí hablamos de códice nos referimos necesariamente a los libros escritos
a mano según los procedimientos en uso en la Edad Media, mientras que con la deno-
minación de manuscritos englobamos tanto a los de la Edad Media corno a los de
épocas anteriores o posteriores.
[...] Los aspeCtos del manuscrito que analiza la codicología [...] son los siguientes:
la forma del libro, los soportes de la escritura, su elaboración y preparación previa a
la copia para disponer la distribución del espacio dentro de la página, las tintas y los
instrumentos para escribir, las características de la escritura, los sistema de ordenación
o numeración de cuadernos y páginas, los procedimientos de ornamentación o ilustra-
ción, las técnicas de la encuadernación."
Es realmente bastante difícil, por no decir que imposible, para una biblioteca
de reciente creación poner en marcha una buena colección de manuscritos. Esto
es totalmente cierto si nos referimos a los manuscritos medievales o, por mejor
decir, a los códices, pero la cuestión es bien distinta si nos estamos refiriendo a
manuscritos de los siglos xIx y xx.
Se trata en este caso de los manuscritos de autores importantes, ya sean crea-
dores literarios, políticos, científicos, etcétera. El proceso de acumulación de es-
tos materiales en las bibliotecas se debe a lo que podríamos denominar operacio-
nes de prestigio, por las que los autores mismos donan sus manuscritos a las bi-
bliotecas, normalmente bibliotecas importantes.
" Manuel Sánchez Mariana: Introducción al libro manuscrito, o. cit., 8.
" Ibídem, 8-9, 12.
PI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
[163]
Como uno de los casos prácticos respecto a la forma en que grandes bibliote-
cas han acrecentado sus colecciones mediante los citados manuscritos modernos,
nos referiremos, a título de ejemplo, al tema de los corpus o, por otro nombre, de
los papeles personales.
¿Qué se entiende por corpus? Son los fondos de archivos y de estudios donde se
mezclan manuscritos de trabajo, borradores, primeras tiradas, estados próximos a la
versión impresa, pero también correspondencia, diarios íntimos donde los autores ex-
plican a veces su manera de trabajar, artículos y recortes de prensa después de la publi-
cación, sin olvidar, cuando han sido conservados, los papeles personales y familiares.
[...] Estos conjuntos, de importancia variable, son reflejos de la personalidad del
autor y de su medio, reflejos igualmente de la moda y del tiempo, en los que todo se
reúne para permitir «estudiar a un hombre en su integridad y en las relaciones con su
obras, como decía Jean-Paul Sartre cuando trabajaba en su inmenso fresco sobre Gus-
tave Flaubert."
La misma autora a la que hemos citado, Mauricette Berne, nos plantea la
cuestión de lo que pueda pasar —o está pasando ya— con los manuscritos de
autores contemporáneos en estos tiempos de inicio de un nuevo siglo y milenio
en que aparecen continuamente nuevos soportes:
[...] la multiplicación de los fax, el uso casi cotidiano del disquete y del tratamiento de
textos anuncian, a la corta o a la larga, la desaparición del manuscrito autógrafo y de
sus diferentes estados.
[...] Sin duda, los nostálgicos de la pluma y de la tachadura continuarán escribien-
do en hojas de papel, pero las generaciones futuras, habituadas a estos nuevos sopor-
tes, tal vez elijan conservar toda la memoria del libro en una pantalla o en casetes au-
diovisuales dejando que el enriquecimiento y la conservación del patrimonio se haga
entonces en otro departamento, el de la fonoteca y el audiovisual.77
1-Tablar de planificación, aplicada esta a un departamento de manuscritos de
un centro documentario, y si hacemos acaso la excepción de los manuscritos
modernos ya antes comentados, supondría referirnos esencialmente a cuestiones
como las referentes a su personal, a sus instalaciones, a las condiciones de man-
tenimiento y conservación, etcétera.
" Mauricette Berne: «Les manuscrits de la Bibliothéque Nationale de France. Les adquisitions ré-
cents», Bulletin des Bibliotbéques de France, vol. 42, n." 2: 50-51.
" Ibídem, 53.
 [164]
PRIMERA PARTE VI, PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [1651

Evidente resulta que poco más se puede decir respecto a las actuaciones con
unos materiales que pueden ser vistos como contenedores del saber, cierto es, pero
que en no menor medida importan como objetos en sí mismos considerados.
Son estos manuscritos testigos del libro en otros tiempos y, por ende, las cues-
tiones de planificación a ellos referidas no pueden, ni deben, salirse de las inme-
diatamente señaladas.
4.2. Los incunables
las que poseen los mejores ejemplares de estas codiciadas joyas bibliográficas.
También suelen formar parte de las colecciones de las grandes bibliotecas de
investigación, incluyendo entre estas, obviamente, a las bibliotecas uhiversita-
das. Queda claro que, en cuanto a las bibliotecas universitarias, son solo las de
mayor antigüedad y más dilatada historia las que poseen incunables en sus co-
lecciones.
A estos materiales, y en cuanto a su planificación como materiales de la colec-
ción de los centros documentados, se les puede aplicar todo lo que acabarnos de
señalar respecto a los manuscritos.

El segundo elemento en esta rápida visión cronológica de los materiales que

pueden formar parte de las colecciones de impresos es el formado por los prime- 4.3. Los raros
ros ejemplares salidos de las imprentas de cada país. Nos referimos, obviamente,
a los incunables, tan importantes como los manuscritos, no solo para .la historia El libro «raro» es aquel respecto al cual
cultural sino como piezas fundamentales en la historia del libro.

El término incunable alude simplemente a los productos de una época hasta tal [...] el bibliotecario asume su viejo papel 'de guardián: un material al que se trata de
manera diferente al resto de los libros no solo por la necesidad de explotarlo para su
punto primitiva que el propio arte [de la impresión del libro], como tal, todavía estaba uso, sino debido a la obligación de preservarlo para el futuro [...]. En muchas instan-
en mantillas; de ahí el término alemán Wiegendrucke [...]. El nombre tiene un signifi-
cias, el mero paso del tiempo pone de manifiesto la necesidad de que se transfiera a
cado absolutamente general, haciendo referencia solo a los productos de un momento
algunos libros desde las estanterías abiertas a la sala de libros raros de modo que re-
primitivo y, por tanto, puede emplearse a voluntad para-designar las manifestaciones
sulte asegurado su cuidado físico y su preservación para la posteridad."
más antiguas de cualquier, arte o actividad [...]. Cuando se hace referencia a los incu-
nables propiamente dichos, entendemos por lo general hoy día que se alude a las pri-
mitivas muestras del arte de imprimir.
El bibliófilo inglés Cave define la rareza de un libro a partir del bibliógrafo
francés del siglo )(val David Clement, y, según este, afirma:
Corresponde el párrafo citado al capítulo I de la Introducción al ¿tuelio de los
incunables de Konrad Haebler, sin lugar a dudas la obra básica y uria:de las más,
Un libro difícil de encontrar en el país en que se le busca debe simplemente ser
por no decir que la más, importantes a la hora de estudiar los incurables.?8 , .1
llamado raro; un libro difícil de encontrar en cualquier país ha de ser llamado muy
raro; un libro del que solo existen cinco o seis copias o que aparece tan raramente
El término incunable se utiliza, pues, para referirse a los primeros iMpresos occi- como para sugerir que nunca o en ningún tiempo han llegado a existir nada más que
dentales realizados antes del día primero de enero de 1501." ese número de copias, puede ser calificado de extremadamente raro, y cuando el núme-
„1,
ro total de copias no sobrepasa de los diez ejemplares, constituye una rareza excesiva
Los incunables constituyen piezas valiosísimas en cualquier biblioteca aun- o una rareza en el más alto grado..
que suelen ser las bibliotecas nacionales, por la lógica razón de su antigüedad,
Konrad Haebler: Introducción al estudio de los n'amables, No obstante, sigue diciendo Cave que, al hacer estas afirmaciones,
ed., pról. y notas de Julián Martín Abad,
Madrid: 011ero & Ramos, 1998, 17.
" Ibídem, 21.
'° Roderick Cave: Raro Book Librariansbip, Londres: Clive 13ingley, 1976, 9-10.
 PRIMERA PARTE
[166]
[...] se ignora el factor esencial de que, a menos que un libro sea buscado (por un co-
leccionista, por el bibliotecario de adquisiciones o por un estudioso), su rareza actual
no tiene ninguna importancia, de modo que existe una gran cantidad de libros que de
acuerdo con la definición de Clement son raros en su más alto grado e incluso nunca
encontrarían un comprador.81
Para el erudito y bibliófilo inglés John Carter, las diferentes clases de rareza
serían:
— rareza absoluta: «propiedad inherente a cualquier libro impreso en un
número de copias extremadamente pequeño y cuyo número potencial de
sobrevivientes potenciales puede ser establecido con adecuación»;
— rareza relativa, que no está relacionada directamente con el tamaño de la
edición original, sino con el número de copias supervivientes y la frecuen-
cia (para el coleccionista) con que aparecen en el mercado;
— rareza local es otro factor de importancia, particularmente respecto al ma-
terial menor 4ue constituye la mayoría de las colecciones en una amplia
proporción;
— rareza de mercado, que se refiere a «una gran cantidad de libros apropia-
dos para las colecciones especiales pero que no aparecen en el mercado de
anticuariado a causa de que la demanda de ellos no está lo suficientemente
desarrollada como para soportar el coste de la catalogación que dé noti-
cias del ejemplar en cuestión»;
— rareza en bibliotecas institucionales, que hace mención de «aquellos libros
que, sin ser especialmente valiosos, solo existen en una determinada biblio-
teca, lo que obliga, si es el caso, a acudir solo a ese ejemplar conocido».82
Es evidente, y continuamos citando a Cave, que no es nada fácil el juicio sobre
la rareza de un libro; para Carter son varios los factores que es preciso tener en
cuenta:
1. el tamaño de la edición original;
2. las ediciones limitadas y el mercado de expertos en la cuestión;
Roderick Cave: Rare Book Librarianship, o. cit., 18.
" Ibídem, 19-23.
VI. PLANIFICACION DE. LA UULhLCIUDI Ut IVIA1t111/11-tb
3. la fama del libro, de su autor o de su editor;
4. la rareza debida al estado del ejemplar (hay menos copias de los ejemplares
frágiles y de los materiales fácilmente dañables);
5. el nivel de los editores: hay más copias de las obras de editores importantes
que de las obras de editoriales minoritarias;
6. el nivel del autor: cuanto más famoso es un autor, más ejemplares existen
de sus obras, pero puede ser difícil encontrar las obras de ese mismo autor
cuando aún no había alcanzado la fama;
7. rareza tradicional: una vez que una obra, mereciéndolo o no, adquiere la
fama de rara, alcanza un valor de supervivencia superior al que poseen
otras obras."
Tanto si nos referimos a los incunables como a los raros, resulta evidente afir-
mar que la mayoría de este tipo de obras forma parte exclusivamente, o casi, de
las colecciones de las bibliotecas nacionales y de las grandes bibliotecas universi-
tarias y de investigación, como ya señalábamos.
Es decir, no se trata, obviamente, de obras que tengan un ingreso constante en
cualquier biblioteca, pero no por eso dejan de ingresar en mayor o menor medida '
como consecuencia de posibles adquisiciones en subastas, de donativos, etcétera.
Resulta evidente que si tratamos de las adquisiciones referidas a estos mate-
riales —y lo que digamos es absolutamente aplicable a los manuscritos—, hemos
de tener en cuenta que partiendo de cero es casi imposible planificar, siquiera le-
janamente, una buena colección de este tipo de obras. Tanto es así esto que esta-
mos afirmando que las bibliotecas que tienen buenas colecciones de estas obras
las poseen por muy específicas razones históricas, por lo que las operaciones de
adquisición que llevan a cabo obedecen a causas circunstanciales muy concretas
(por ejemplo, la salida a subasta de una obra excepcional que completa alguna de
las colecciones del centro en cuestión).
Hablar de las adquisiciones referidas a este tipo de materiales supone tener en
cuenta que estas se realizan desde dos vías: la compra a libreros anticuarios que
tienen colecciones y fondos más o menos estables por una parte y, por la otra, la
compra en subastas.
Cuando las subastas son realizadas por casas especializadas y de prestigio,
Sotheby por ejemplo, los catálogos suelen estar hechos por auténticos especialis-
Roderick Cave: Rare Book Librarianship, o. cit., 25.
 [168]
PRIMERA PARTE VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [ 6 9]

tas en la materia, razón por la cual llegan a ser auténticas obras de referencia para
El facsímil representa sobre el original la ventaja de que su manejo no nos
las bibliotecas especializadas en este tipo de obras o para los departamentos a
hace correr el riesgo que el uso, evidentemente, supone para la edición original;
ellas dedicados en las grandes bibliotecas, ya se trate de bibliotecas nacionales,
universitarias o de investigación. no obstante, conviene analizar hasta qué punto nos encontrarnos con una autén-
tica edición que respeta totalmente al original en cuanto a tamaño, características
No obstante lo dicho respecto a las subastas, los libreros especializados en li-
tipográficas y textuales, encuadernación, análisis por un bibliógrafo experto, et-
bro antiguo superan en importancia a dichas casas, de modo que existen firmas
cétera.
que, con generaciones de libreros a sus espaldas, proporcionan un magnífico ser-
vicio a los coleccionistas particulares y a las bibliotecas.
En cualquier caso, las preguntas esenciales del bibliotecario a la hora de adqui-
4.5. Los libros
rir estos materiales se mantienen incambiables sea cual sea el sistema de compra;
dichas cuestiones siguen siendo: ¿qué comprar?, ¿a quién?, ¿en qué cantidad?
Como ya señalábamos, entendemos por libro cualquier obra que consta de
A la hora de adquirir manuscritos, incunables o raros, el primer paso consiste,
más de cincuenta páginas encuadernadas; hasta cincuenta páginas consideramos
obviamente, en obtener la información sobre los proveedores, de modo que los
que estamos en presencia de un folleto. Se comprenderá que es esta una distin-
bibliotecarios de adquisiciones deben elaborar sus propias listas de libreros espe-
ción, por el número de páginas, más que arbitraria, pero útil a los efectos prácti-
cializados, ya se trate de pequeñas librerías como de grandes empresas. Resulta
cos de denominar unívocamente los diversos materiales de una biblioteca.
de gran interés el establecimiento de buenas relaciones con los proveedores loca-
Ya hemos dicho que el universo de los libros impresos, la llamada «galaxia
les, aunque según el alcance de las obras, los temas, etcétera, tal vez también re-
Gutenberg», supone todavía una de las partes más importantes en la colección de
sulte conveniente mantener contactos con proveedores a escala tanto nacional
como internacional. materiales de cualquier biblioteca, sea esta del tipo que sea.
La importancia de los libros no es solo numérica, es así mismo histórica, cul-
Respecto a la planificación aplicada a estos «raros», procede, sin más, repe-
tural, científica incluso. Procede no olvidar que, con independencia de la variedad
tir exactamente lo mismo que ya ha sido señalado respecto a manuscritos e in-
cunables. de soportes que a lo largo de la historia han ido apareciendo, el libro se presenta
sin lugar a dudas como uno de los formatos más importantes, por no decir el que
más, del soporte papel.
4.4. Los facsímiles No se trata, hic et nunc, de ejercer de profetas, cierto, ni tampoco es de rele-
vancia alguna entrar en la polémica de libro versus materiales digitales. Convie-
ne, simplemente, señalar lo evidente: es, de momento, una realidad indiscutible el
Es evidente que cuando se trata de llegar a poseer determinados incunables y
hecho de que el libro mantiene una vitalidad por la cual sigue haciéndose acree-
raros, no es posible hacerse con los ejemplares deseados con la facilidad cdn que
dor y merecedor de especial atención a la hora de hablar de planificación referida
actuamos en el caso de ediciones normales, pero conviene no olvidar el 'papel de
a la colección de materiales de los centros documentarios.
dignos sustitutos de los originales que representan las ediciones fácsírnires.
Cualquier centro, si puede obtener este tipo de ejemplares y tiene los I recursos
1
económicos para ello, prefiere i ndudablemente poseer ediciones originales, ya que
4.6. Los materiales no librários
solo dichas ediciones son las auténticamente válidas para cualquier tipo de investi-
gación. No obstante, y ya que en la práctica no están normalmente disponibles ni
En este capítulo sobre la planificación de la colección de materiales estamos
los recursos financieros ni las obras originales, resulta de buen sentido para el cen-
primeramente analizando la diversidad de los soportes y formatos que forman
tro hacerse con estas ediciones facsimilares cuando se las puede adquirir.
parte de dicha colección. Considerando los soportes como perspectiva de trabajo,
 PRIMERA PARLE
[170]
hemos comenzado por el soporte papel y, a partir de ahí, hemos presentado las
diversas cuestiones que se refieren a los manuscritos, incunables, raros y facsími-
les y, finalmente, algunas consideraciones respecto a los libros o, lo que es lo
mismo, ese soporte papel a partir de 1800. Ahora seguimos tratando del soporte
papel, pero a través de otros formatos como son los correspondientes a las publi-
caciones periódicas y seriadas y a los mapas.
4.6.1. LAS REVISTAS Y PUBLICACIONES PERIÓDICAS
Al hablar hoy de las revistas y publicaciones periódicas, y de su participación
en la planificación general de la colección de materiales de un centro documenta-
rio, hemos de partir del hecho más que evidente de que la irrupción de las tecno-
logías de la información y la comunicación, las siempre citadas TIC, ha cambiado
de manera radical y totalmente el panorama.
Según esto, al referirnos a dichas publicaciones, tenemos ineludiblemente que
tratar la cuestión de los soportes papel, o sea, de los materiales impresos, pero sin
olvidar que cada vezmás, sobre todo en las bibliotecas universitarias y de centros
de investigación, se están imponiendo los materiales en soporte electrónico, esen-
cialmente las publicaciones digitales, ya sea con soporte físico, los CD-ROM, o
simplemente virtuales, accesibles desde la red. En cualquier caso, aquí y ahora
vamos a tratar los temas referentes a las publicaciones periódicas en soporte pa-
pel, de modo que reservaremos un epígrafe conjunto para el estudio de las diver-
sas cuestiones que se refieren a planificación y gestión de los diversos materiales
digitales.
Constituyen las publicaciones periódicas y seriadas una sección esencial den-
t•o de la colección de materiales de cualquier centro documentario, desde una
pequeña biblioteca municipal a las más grandes bibliotecas, como las universita-
rias, las de los centros de investigación o las bibliotecas nacionales.
Para que una publicación periódica sea tenida por tal, debe, como es bien sa-
bido, cumplir con una serie de condiciones esenciales para su caracterización:
1. la periodicidad, que normalmente, aunque no de manera necesaria, suele
ser regular;
2. la numeración y fecha, en cada uno de los ejemplares que aparecen perió-
dicamente;
3. el no tener un momento de fin preestablecido;
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES
[171]
4. el estar generalmente constituidas por un número más o menos amplio de
artículos de autores diferentes;
5. el contar, de una manera más o menos continua, con un director y con
todo un equipo editorial que tienen como misión el mantenimiento de la
calidad y de las características básicas de la publicación en cuestión.
Resulta más que evidente que este tipo de publicaciones, las periódicas, plan-
tea muchos más problemas que cualquier monografía o publicación unitaria, ya
que a veces interrumpen su publicación, cambian de editorial, cambian de nom-
bre, cambian en cuanto a la línea temática que iban siguiendo...
La selección de estas publicaciones periódicas ha de atender a tres tipos fun-
damentales:
4.6.1.1. Periódicos
Suelen ser publicaciones de aparición generalmente diaria.
Podemos aceptar la definición de periódico según la cual un periódico es «una
publicación seriada cuya finalidad principal es la de ser una fuente primaria de
información escrita sobre sucesos actuales, ya sea local, nacional o internacional
en su alcance».84
Las características esenciales que normalmente cumple cualquier periódico
son las siguientes:
— un periódico contiene una amplia gama de noticias sobre todos los temas
y actividades;
— no está limitado a una materia específica;
— generalmente los periódicos van dirigidos a todo el público aunque tam-
bién puede haberlos para una minoría étnica, cultural o nacional;
— normalmente los periódicos aparecen sin cubierta y con una cabecera;
— cada número individual está ordenado de manera cronológica o numérica,
o de las dos maneras;
— normalmente aparecen al menos una vez a la semana;
— ningún periódico tiene un momento de finalización preestablecido.
" Library of Congress: «Newspaper. Foreign. Current», ehttp://lcweb.loc.gov/acq/devpollnewsfor.html >
(consulta: 5-5-2006).
[172] PRIMERA PARTE
Aunque esta definición puede tener diversas excepciones, señala las caracterís-
ticas que distinguen claramente a los periódicos de las publicaciones periódicas
de carácter general o especializado.
Por su carácter intrínseco de publicación periódica (y al igual que las revistas,
sean estas del tipo que sean) los periódicos, como es bien sabido, presentan una
mayor complejidad que las monografías o que cualquier publicación unitaria a la
hora de incorporarlos como material propio de las colecciones de una biblioteca.
La principal dificultad de estas publicaciones periódicas viene dada por el hecho
de que mientras permanecen «vivas», es decir, apareciendo publicadas regularmen-
te, deben ser continuamente incorporadas a la colección, controladas,' encuaderna-
das por periodos de tiempos determinados (mensual, trimestral, etcétera).
Únase a lo dicho la circunstancia, ya señalada y bastante más corriente de lo
que a primera vista se pudiese pensar, de que este tipo de materiales a veces ve
interrumpida su publicación, cambian de nombre, alteran su periodicidad, apa-
recen en lugares distintos a aquellos en los que suelen hacerlo, etcétera."
4.6.1.2. Revistas de tema general
Normalmente tratan cuestiones científicas, culturales, etcétera, a nivel de di-
vulgación. Los artículos suelen estar escritos por especialistas en las materias
correspondientes o por periodistas especializados. Entre sus características prin-
cipales podríamos señalar:
— reflejan sucesos y opiniones actuales;
it
— proporcionan información acerca de tendencias, modas y cultura contem-
. de cada centro en cuestión;
poráneas;
— recogen las realizaciones de la vida pasada y presente;
— proporcionan una información actual acerca del país en su conjunto, o prestan
especial atención a algunas de sus regiones, provincias, ciudadés; etcétera;
— atienden a necesidades de carácter recreativo, estético y cultural de las
gentes.
" A este respecto, podríamos señalar la anécdota, extrema si se quiere, pero no por ello menos indica-
tiva de cuanto estamos comentando, de que durante parte de la guerra civil española hubo un periódico que
salía simultáneamente en Madrid (que dependía del Gobierno de la República) y en Sevilla (que dependía de
las fuerzas golpistas del general Franco); ambos periódicos tenían la misma cabecera — ABC— pero eran,
obviamente, completamente diferentes.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [173]
4.6.1.3. Revistas especializadas
Normalmente tienen un carácter científico. El prestigio de este tipo' d.e publi-
caciones viene dado por el llamado índice de impacto, el número de citas que se
hacen de los artículos en otras publicaciones de ese campo.
1Jsualmente la recepción de los artículos para su publicación viene condicio-
nada por la revisión a que son sometidos por los refferees, especialiStas en la
materia que hacen una revisión anónima y a ciegas, es decir, el refferee, por mor
de imparcialidad, desconoce al autor del artículo que está valorando.
Resulta evidente que el tipo de centro docurnentario va a condicionar el tipo
de revista que con más asiduidad recibe. Según esto, en las bibliotecas públicas se
recibirán generalmente periódicos y revistas de carácter general, mientras que las re-
vistas especializadas son el campo de trabajo de las grandes bibliotecas, de las biblio-
tecas universitarias y de investigación y de los centros de documentación. '
Al llevar a cabo la selección, hay que tener en cuenta una serie de notas distintivas
según se trate de revistas, ya sean estas generales o especiales, o de periódicos.
En el caso de las revistas, los puntos básicos para su selección son:
— han de tener una importancia paralela a la de los libros;
— han de servir como herramientas de referencia y de investigación en los
distintos campos del saber;
— han de aparecer recogidas en las más importantes listas de índices y re-
vistas;
— su coste ha de estar en función de su posible uso;
— su selección ha de hacerse basándose en la tipología de previsibles usuarios
-- han de tener adecua.ción y objetividad en su contenido;
— sus artículos han de ser perfectamente accesibles mediante sus correspon-
dientes índices;
— han de contribuir al equilibrio temático de la colección general de la bi-
blioteca;
— conviene tener en cuenta la posible disponibilidad de ese título en otras
bibliotecas de la zona.
En el caso de la selección de periódicos es preciso observas; a la hora de su
posible selección, los siguientes puntos:
1174) PRIMERA PARTE
— en el caso de que se pueda, una biblioteca pública ha de poseer toda la
prensa local, los más importantes periódicos de la región y algunos de los
más importantes del país;
— también resulta apropiado contar con alguno de los periódicos más cono-
cidos de lenguas corno el francés, el inglés, el italiano y el alemán;
— ha de valorarse la importancia de cada periódico en el conjunto de la pren-
sa nacional;
— siempre que sea posible, se han de elegir los periódicos de formato más
fácil de manejar y almacenar;
— siempre que sea posible, hay que estudiar la adquisición de la prensa en
microformato (microfilme o microficha) o en Soporte digital, que viene
siendo una forma cada vez más extendida y generalizada no tanto para el
uso de estos materiales como para su almacenamiento. Esta nota también
es aplicable, ciertamente, a las revistas.
La planificación que, en un centro documentario, se refiere a las publicaciones
periódicas y seriadas ha de tener en cuenta una diversidad de cuestiones que las
más de las veces, dicho sea de paso y corno siempre sucede con cualquier tema de
planificación, no obedecen sino al más elemental sentido común. Entre estas
cuestiones señalamos:
— la cantidad y calidad de los usuarios del centro documentario de que se
trate. Según esto, las publicaciones de este tipo de una biblioteca pública
en modo alguno van a ser las mismas que las se adquieren en un centro de
investigación;
— la disponibilidad presupuestaria, teniendo en cuenta que una suscrip-
ción es una especie de «contrato matrimonial indefinido» entre el cen-
tro y la publicación. Un libro, por ejemplo, representa un único proceso
de adquisición; se compra una sola vez. Se está, sin embargo, pagando
una publicación periódica hasta que esta se extingue. Hay una especie
de inercia «tradicionalista» que impide cortar la suscripción aunque
esta haya bajado de calidad o, simplemente, hayan cambiado los cri-
terios que llevaron al centro tal o cual a hacerse suscriptores de esa
publicación;
los temas de que trata la publicación en cuestión. Siempre han de estar en
función del nivel medio de los hipotéticos usuarios;
VI. PLANIFICACION DE LA COLECCION DE MATERIALES J
el espacio con que vamos a contar, considerada esta cuestión desde dos
perspectivas: el espacio de consulta (sillones adecuados, mesas y mesitas
en su caso, revisteros, etcétera) y, en no menor medida, el espacio de de-
pósitos que se va a necesitar, en el caso de que se conserven estos materia-
les. Hacernos la observación de que, evidentemente, no siempre hay por
qué conservar las publicaciones periódicas. En una biblioteca pública, por
ejemplo, puede que no sea en absoluto preciso la conservación de la prensa
nacional; esta, si resulta adecuado, puede servir como base para la prepa-
ración de los correspondientes dosieres mediante recortes, por ejemplo;
la planificación de estos materiales no puede en modo alguno dejar de
lado todas las cuestiones que se refieren a su disposición. Esto conlleva
la organización intelectual, mediante el correspondiente proceso técnico
(catalogación y clasificación, indización, etcétera) y la organización física,
que nos permite acceder directamente a ellos. En el caso de la organización
física, se suele usar un orden alfabético para las publicaciones que se en-
cuentran en los revisteros de libre acceso de la sala de lectura y consulta;
respecto a las publicaciones que se almacenan en los depósitos, lo normal
es acudir a un orden numérico o alfanumérico, es decir, a cualquiera de las
diversas variantes del número corrido, numerus currens dentro de la jerga
profesional al uso;
— la conservación de estos materiales,.de suyo bastante frágiles en la mayoría
de las ocasiones, implica toda una diversa y compleja serie de cuestiones
para cuyo conocimiento remitimos al oportuno capítulo dentro de esta
monografía;
para finalizar estas cuestiones sobre la planificación de las publicaciones
periódicas y seriadas, hay que referirse obviamente a la que podríamos
llamar «la cuestión» siempre que estemos tratando de los centros docu-
mentarios. Nos estamos refiriendo a todo lo referente al personal. Si pla-
nificamos sin tener en cuenta el factor humano, es bien poco lo que, en la
práctica, vamos a conseguir
4.6.2. MAPAS, ATLAS Y RESTANTES MATERIALES CARTOGRÁFICOS
Tratamos ahora de la planificación de unos materiales, los englobados bajo la
denominación genérica de materiales cartográficos, que en su aspecto «tradicio-
nal» no constituyen sino otro de los diversos formatos del soporte papel.
[176] PRIMERA PARTE
Harley y Woodward, en su trabajo sobre la historia de la cartografía, definen
los mapas como «las representaciodes gráficas que facilitan la comprensión espa-
cial de las cosas, los conceptos, las condiciones, los procesos o los eventos del
mundo humano» .86
En primer lugar habría que señalar que cuando hablamos de mapas, atlas y
otros materiales cartográficos nos estamos refiriendo, como ya hemos señalado,
a un formato, no a un tema. Se incluirían en este epígrafe los mapas, atlas, glo-
bos, cartas de navegación (náuticas e hidrográficas), modelos tridimensionales,
fotografía aérea, imágenes sensitivas remotas y datos cartográficos digitales im-
presos (estos últimos, obviamente, no aparecen incluidos dentro del formato
papel).
La mayor parte de este tipo de materiales recogidos en las bibliotecas y demás
centros documentarios responden al soporte papel, ya sea de manera individual
y aislada (cuando se trata de un solo mapa) o encuadernados y formando un
volumen (como es el caso de los atlas).
La mayoría de las bibliotecas intenta poseer colecciones de estos materiales
que conllevan datos espaciales desde un enfoque planimétrico, topográfico, hi-
drográfico y temático. Cuando es posible, sobre todo en las más grandes biblio-
tecas, estas colecciones suelen tener un alcance mundial y universal, incluyendo
la luna y los trabajos planetarios y cósmicos.
Desde un punto de vista histórico dichas colecciones documentan la evolu-
ción, desde sus orígenes, de la cartografía. Desde este enfoque, lá colecciones
cartográficas aparecen esencialmente representadas en sus orígenes por mapas,
ya desde el siglo xv en adelante, sobre todo los correspondientes a la época de los
Descubrimientos y Exploraciones, en los que, aunque el liderazgo español y por-
tugués es indiscutible en los primeros tiempos, pronto, como es bien sabido, son
otros países (sobre todo los Países Bajos) los que van a destacar en la producción
de estos nuevos soportes del conocimiento.
Entre los diversos materiales cartográficos, también son dé. excepcional
importancia los elaborados a nivel local, tales como los que fornian parte de
los catastros y de la documentación para planificación urbanística, que sue-
len estar tanto en las bibliotecas como en las más variopintas instituciones
locales. a — cartas náuticas: las bibliotecas coleccionan este tipo de materiales por ser
" J. B. Harley, David Woodward: The History of Cartogs.aphy, vol. 1: »Cartography in Prehistoric,
Ancient and Medieval.Europe and the Mediterranean», Chicago: University of Chicago, 19 87.
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES 11771
Uno de los prinCipales inconvenientes para el uso de los mapas, según su esca-
la, viene dado por las restricciones de carácter militar, ya que suelen aparecer
como documentos importantes para la seguridad nacional.
Respecto a los factores que influyen y afectan en cuanto al acceso y a la deci-
sión de adquirir y conservar los materiales cartográficos, procede señalar:
— escala: la escala del mapa es de esencial importancia según el objetivo que
se perciba con cada mapa en cuestión, de modo que, cuantos más detalles
se quieran conocer, hay que recurrir a las escalas más bajas, mientras que,
a contrario sensu, las escalas más elevadas van a suponer ganar en ampli-
tud lo que se pierde en profundidad de detalles;
— restricciones en función de la seguridad nacional: dado que los productos
cartográficos tienen un valor militar y estratégico, los mapas y las series
de mapas de gran escala de áreas estratégicas pueden ser clasificados
como de seguridad y no estar disponibles en las bibliotecas. No obstante,
se puede tomar la decisión de adquirir esos mapas cuando pierden esa
clasificación de materiales sujetos a normas de seguridad militar.
En cuanto a los formatos y recursos cartográficos, los centros documentados
suelen incluir en sus colecciones de materiales cartográficos ítems tales como:
— atlas: mundiales, nacionales, regionales, urbanos, temáticos, facsímiles e
históricos. A causa de su formato como volumen, los atlas se mantienen
mejor que los mapas en hojas sueltas y constituyen importantes fuentes
para documentar la historia de la cartografía y el proceso cartográfico;
— globos: el objetivo (siempre según el tipo de centro que estemos conside-
rando) sería adquirir una selección representativa de los globos que ilus-
tran la historia de la producción de estos artefactos;
— mapas: las hojas sueltas de mapas y las series de mapas forman el núcleo
de las colecciones cartográficas y han servido tradicionalmente como fuen-
te primaria 'de referencia. Las bibliotecas intentan coleccionar de manera
completa y exhaustiva series de mapas de escalas seleccionadas;
esenciales para el conocimiento de las costas y mares. En el Caso de biblio-
tecas situadas en la costa es, o debería ser, casi obligatorio que cuenten con
una buena colección de cartas náuticas;
 PRIMERA PARTE
[1781
— modelos en relieve: las buenas bibliotecas procuran coleccionar todo tipo
de modelos cartográficos en relieve, dando prioridad a los modelos produ-
cidos en el propio país y por editores comerciales;
— fotocopias y microformas: con el fin de mejorar la preservación de las
colecciones existentes y en aquellos casos en que el formato original no
está disponible, las bibliotecas suelen adquirir microformas, fotocopias,
facsímiles o cualquier otra forma de reproducción;
— fotografías aéreas: estos materiales se adquieren de manera muy selectiva para
proporcionar cobertura de aquellas áreas no debidamente cartografiadas;
plotter: para
— datos cartográficos digitales impresos u obtenidos mediante
documentar la evolución de las tecnologías electrónicas emergentes, algu-
nas grandes bibliotecas, como las nacionales y las especializadas en ma-
teriales cartográficos, coleccionan ejemplos representativos de materiales
cartográficos producidos en copias obtenidas mediante ordenador a través
de procesos electrónicos;
— materiales textuales publicados: los materiales textuales publicados anexos
y referidos á. los procesos cartográficos, a la bibliografía de los materiales
cartográficos y a la historia de la cartografía se coleccionan sobre todo en
el caso de grandes bibliotecas y bibliotecas especializadas en este tipo de
materiales;
fuentes materiales primarias: tratándose sobre todo de grandes bibliotecas
y bibliotecas especializadas en materiales cartográficos, identifican y colec-
cionan selectivamente fuentes materiales primarias elaboradas por y refe-
ridas a cartógrafos y editores de mapas que hayan contribuido de manera
significativa a la historia de la cartografía.
Parece adecuado asumir las ideas de Mary Larsgaard cuando afirma, acerca de
las colecciones de mapas en las bibliotecas, que «hay colecciones básicas de mapas
y materiales de apoyo que deberían estar presentes en cualquier biblioteca. El pri-
mer punto de atención para cualquier colección de mapas está en la adquisición de
mapas del área local o provincial en que está situada la biblioteca: mapas temáti-
cos, es decir, mapas que ilustran una materia, tales como los mapas de población,
los mapas históricos, los mapas de límites, los mapas topográficos, etcétera»."
Littleton (Colorado); Libraries Unlimited,
" Ivlary Larsgaard: Map Librariansbip. An Introduction,
1973.
VI. PLANIFICACION DE LA COLECCION DE MATERIALES lr J
En la colección de materiales de los centros documentarios los materiales car-
tográficos, esencialmente los mapas, no solo conllevan un valor primariamente
«geográfico», de referencia para la ubicación de lugares, accidentes de la natura-
leza tales como ríos, montañas, etcétera, edificios, monumentos, etcétera, sino
que, además, una buena sección de cartografía puede ser una fuente de datos de
todo tipo más que interesante respecto al área contenida en el mapa, sea cual sea
la extensión de esta.
Una lista pormenorizada de los diversos temas que pueden aparecer en los
mapas que integran las colecciones de estos materiales en cualquier centro docu-
mentario, podría ir desde los de carácter turístico a los divulgativos o de interés
general, incluyendo en ella los mapas topográficos, geológicos, mineralógicos, las
cartas náuticas y de navegación costera, toda la amplia cartografía lingüística, la
cartografía climatológica, la de cultivos y clases agrológicas, etcétera.
Resulta evidente entender que, en tanto en cuanto los mapas reflejan las rique-
zas reales o potenciales de un lugar, de una provincia o de un país, tienen por eso
mismo un enorme valor estratégico, militar, de donde el que sea difícil, si no im-
posible, el conseguir mapas de las zonas consideradas militarmente como «estra-
tégicas» o incluso que sea muy difícil el hacerse con una buena colección de mapas
de recursos de pesca, contaminación sonora, navegación aérea, hidrológicos (es-
pecialmente de recursos acuíferos subterráneos), geomineralógicos (uranio, petró-
leo, oro), de aguas marinas contaminadas, de canalizaciones de residuos sólidos
al mar, sanitarios, de equipamientos culturales o deportivos, de radiaciones sola-
res, de energía eólica, etcétera, es decir, resulta realmente difícil, por no decir que
casi imposible, poder disponer de cualquier documentación cartográfica en que la
difusión masiva de su contenido no interese al poder."
Respecto a la diversidad de escalas de mapas que se recogen en las colecciones
de los centros documentarios, procede señalar que el criterio va a variar, lógica-
mente, en función del tipo de centro de que se trate. De este modo, resulta eviden-
te que en una biblioteca especializada en mapas será imprescindible recoger ma-
teriales de todas las escalas, mientras que en una biblioteca pública se recogerán
solamente las escalas más usuales, pues no se espera que en este tipo de biblioteca
esos ítems vayan a ser material de trabajo para los especialistas, sino un medio
más de consulta para la divulgación y el conocimiento general.
n° Jaume Bover i Pujol, Miguel Codina i Vila: «La col•lecció local. Un qüestionari per al seu estudie,
Temes de Biblioteconomia, 1985, 18.
[180] PRIMERA PARTE
Parece adecuado tener en cuenta que la cobertura geográfica parcial o total de
una zona, región o país determinados no es nunca satisfactoria en grado total,
pues para que el material cartográfico funcione como un recurso primario en la
documentación de los cambios que se producen en los aspectos medioambienta-
les, culturales, políticos, etcétera, de un área determinada a lo largo del tiempo,
resultaría esencial coleccionar todas las ediciones de los mapas y todas las series
de mapas que hayan aparecido sobre el espacio del que se trate. Obvio es señalar
que esto no representa sirio una utopía inalcanzable, sea cual sea el centro docu-
mentario al que nos estemos refiriendo.
4.6.2.1. La selección y adquisición de los materiales cartográficos
Aunque el ideal sería que las colecciones de materiales - cartográficos de los
diversos centros documentarios recogiesen activamente tanto los materiales ac-
tuales como los retrospeCtivos, resulta obvio que la mayor parte del tiempo ,y de
los recursos van dirigidos, como no podría ser de otra manera, a la adquisición
de materiales actuales.
Obviamente, el énfasis se pone en la adquisición de las publicaciones carto-
gráficas oficiales de los organismos e instituciones cartográficas tanto del Gobier-
no central como del autonómico, el provincial y el local.
La selección de los materiales cartográficos, al igual que sucede con la de los
restantes materiales que podrían pasar a formar parte de los centros documenta-
rios, ha de hacerse en función del grado mayor o menor de especiálización del
centro de que se trate, es decir, si estamos en presencia de un centro de carácter
totalmente general, una biblioteca pública por ejemplo, estos materiales cano-
, m'uy
gráficos han de estar en la colección solo desde un punto de vista ;, , general, ya
se trate de las escalas, de los temas de los mapas, etcétera. , I: ''
Ahora bien, si estamos en presencia de un centro en el que losinatetiales car-
.
tográficos son de importancia esencial, es evidente que la selección habrá de ten-
der a criterios de exhaustividad, de modo que se tengan todós los temas posibles,
en el mayor número posible de esealas. •
Desde este objetivo siempre inalcanzable de exhaustividad resulta eficaz el
tener a mano las diversas fuentes de información que pueden servirnos como
herramientas esenciales en la búsqueda y obtención de cualquier mapa, sea cual
sea su clase. Estas fuentes de información respecto a los mapas pueden ser dividi-
das en cinco categorías:
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [181]
1. revistas geográficas, que proporcionan frecuentemente listas de novedades
sobre mapas;
2.. listas de novedades cartográficas producidas por otras bibliotecás;
3. bibliografías nacionales con citas sobre mapas;
4. catálogos y listas comerciales;
5. bases de datos geográficas y cartográficas.
La elaboración de un programa de adquisiciones referente a los materiales
cartográficos parte obviamente de un conocimiento detallado de todos los mapas
existentes, lo que, como se comprenderá fácilmente, solo es posible si existe una
adecuada información bibliográfica.
El programa de adquisiciones de los materiales cartográficos ha de tener en
cuenta el carácter esencial del centro, sus objetivos primordiales y sus usuarios.
Obvio resulta señalar que el contar con una buena sección de cartografía en un
centro de carácter general conlleva un estudio de planificación previo respecto a las
disponibilidades de personal, de espacio y de equipamiento adecuado al caso. Ni
que decir tiene que este programa debe partir, siempre, de unas aportaciones presu-
puestarias mínimas y adecuadas; de no ser así, la cuestión no suele pasar de un
voluntarismo más o menos aceptable, y si solo se cuenta con la voluntad...
Poner en marcha una buena colección de materiales cartográficos requiere
disponer de gran cantidad de tiempo y de dinero; no obstante, actuaciones de este
tipo suponen un ejercicio eminentemente útil para cada centro documentario y
también para los usuarios y estudiosos de los mapas que a ese centro acuden.
Desde el enfoque de conseguir colecciones cartográficas de carácter general,
este trabajo debería ser llevado a cabo esencialmente por las bibliotecas públi-
cas, de modo que cada una aceptase la responsabilidad de coleccionar los mate-
riales de investigación para el estudio de su propia área. Otras bibliotecas se 'de-
dicarían a coleccionar estos materiales cartográficos solo desde un punto de vista
selectivo y de acuerdo con sus usuarios previsibles y potenciales.
Si la biblioteca pública ha buscado los materiales cartográficos de manera
exhaustiva y tiene, o está en proceso de tener, copias de los materiales cartográfi-
cos originales que no se pueden conseguir, es decir, cuya adquisición es realmente
imposible, entonces este tipo de bibliotecas puede actuar como una guía para
otras bibliotecas respecto a estos materiales en particular.
La gran dificultad que se plantea a la hora de adquirir los mapas que van a
pasar a formar parte de la colección está en el frecuente desconocimiento por
 PRIMERA PARTE
[182]
parte del personal bibliotecario respecto a los organisnios o firmas comerciales
que elaboran dicho material. Resulta evidente señalar que el procedimiento más
normal de incorporación de los mapas a la colección es la adquisición.
Un tipo de material cartográfico que genera una enorme cantidad de difi-
cultades a la hora de su adquisición es, indudablemente, el referido a la carto-
grafía antigua, de siglos pasados. Resulta evidente que se pueden aplicar a los
mapas antiguos las mismas consideraciones pertinentes al caso de los códices
y demás materiales antiguos: la dificultad a la hora de comprarlos, cuando
ocasionalmente aparecen en el mercado, a veces resulta insalvable para los
centros documentarios.
Entre los principios básicos que habría que tener en cuenta a la hora de for-
mar, mantener, acrecentar o mejorar la colección de materiales cartográficos, se
podrían señalar:
— la cobertura geográfica de los materiales en cuestión;
— la recopilación de mapas con las diversas escalas en que hayan ido apa-
reciendo, sin eh xcluir absolutamente ninguna por el hecho de que sea muy
pequeña o excepcionalmente grande;
— la recopilación no solo de los mapas que aparecen esencialmente como
tales, sino de todos aquellos (turísticos, de lugares más o menos curiosos,
etcétera) en los que su valor esencial consiste en ser una herramienta infor-
mativa y no un instrumento realmente cartográfico;
— la recopilación, obviamente en las zonas costeras, de las cartas náuticas;
— la recopilación también de los modelos en relieve que se hayan elaborado
sobre la zona de que se trate;
— el uso, por motivos de conservación y seguridad, de fotocopias, microfor-
mas o soportes digitales de los mapas originales; en aquellos casos en que
el formato original no está disponible, el centro puede, si su presupuesto
se lo permite, adquirir microformas, fotocopias, facsímiles o cualquier otra
forma de reproducción. Frecuentemente estos materiales proporcionan ac-
ceso a importantes ítems y colecciones ubicadas en bibliotecas y archivos
no solo nacionales sino incluso de carácter internacional y universal;
— la recopilación, siempre que ello sea posible, de fotografías aéreas: estos
materiales suelen ser de elevado precio, por lo que no es normal que la
rdayoría de los centros documentarios puedan acceder a ellos; no obstante,
para una amplia gama de investigadores (arquitectos, geógrafos y geólo-
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [183]
gos, historiadores, planificadores, etcétera) las fotografías aéreas constitu-
yen materiales esenciales y de enorme utilidad;
— otro tanto podríamos decir acerca de la cartografía digital, en el caso de
que exista referida a la zona objeto de atención;
— conviene también tener en cuenta los materiales textuales publicados res-
pecto al área objeto de estudio en los materiales cartográficos; nos referi-
mos aquí a los materiales que se publican anexos y referidos a los procesos
cartográficos, a la bibliografía de los materiales cartográficos de la zona,
en el caso de que exista y, si procede, a la 'historia de la cartografía en el
área objeto del trabajo.
4.6.3. LOS MATERIALES FOTOGRÁFICOS
Digamos de entrada algo por demás ciertamente evidente: con la llegada de la
digitalización la fotografía no solo no desaparece sino que alcanza un poder, una
difusión y generalización como nunca hasta ahora; solo que, obviamente, en este
caso estamos hablando de fotografía... digital.
Pero aquí nos vamos a referir a la fotografía analógica, a «la de siempre». La
razón es elemental: la fotografía digital no es sino una más de las diversas varian-
tes del amplio mundo de los materiales digitales y estos representan toda una
serie de nuevas cuestiones y problemas a los que hacer frente desde la perspectiva
de los centros documentarios.
No es momento de ahondar en aspectos ya obvios respecto a los materiales
fotográficos, tales como su importancia histórica, su valor como documentación
en un enorme grupo de materias (todas, sin exclusión, podríamos decir sin exa-
geraciones):
Tal vez sí resulte procedente destacar que es la fotografía en sí misma conside-
rada lo que con el tiempo se ha ido convirtiendo, per se, en todo un campo de
estudio y trabajo para los centros documentarios, de modo que una foto de los
años veinte del pasado siglo, por citar un caso, es importante no solo por el tema
retratado, sino como ejemplo auténtico de la evolución de las técnicas fotográfi-
cas, de las máquinas y materiales usados, etcétera.
Por todas estas razones consideramos que son un material digno de ser tenido
en cuenta en cualquier centro documentario, aunque donde posiblemente alcan-
zan su más alto valor es en los centros dedicados a la Conservación y salvaguarda
de materiales documentarios, tales como las secciones de tema local-de las biblio-
1184]
PRIMERA PARTE
tecas, los organismos de conservación de materiales históricos como los archivos
y museos, etcétera.
4.6.4. Los MEDIOS AUDIOVISUALES
Como definición elemental, poco discutible y generalmente aceptada, pode-
mos decir que audiovisual es 'todo material que requiere de algún tipo de apara-
to o máquina para que pueda ser utilizado en el centro documentario'. Nada más
afirmar esto, procede señalar que los materiales informáticos, producto de las
tecnologías de la información y comunicación, las TIC, no forman parte obvia-
mente de los llamados medios audiovisuales o, más en corto, AV.
Así mismo, resulta procedente aclarar el porqué de tratar de los dichos medios
audiovisuales cuando estos están siendo sustituidos de modo general por los lla-
mados multimedia, que en buena parte son los AV de siempre, solo 4ue potencial-
mente muy mejorados con la aparición de los procesos de digitalización.
La razón, a nuestro entender, es clara: sigue habiendo numerosísimos materia-
les audiovisuales en cualquier centro documentario e incluso, cuando su uso ge-
neral haya desaparecido de dichos centros, seguirá siendo necesario para los pro-
fesionales el conocer sus técnicas de manejo y organización, ya que durante prác-
ticamente toda la segunda mitad del siglo XX los audiovisuales ham formado par-
te, a veces esencial, de las colecciones de los citados centros. En cualquier caso,
también entendemos que no es preciso un tratamiento exhaustivo de ese tipo de
materiales, unos materiales que, como venimos diciendo, van perdiendo cada vez
más su valor como materiales actuales para consulta al tiempo que poco a poco
van adquiriendo la calidad de medios «para la historia».
En lo esencial de los medios audiovisuales está el hecho de que se componen
de un equipo (máquinas) y de unos programas (el material de paso) qué constitu-
yen el elemento que conlleva la información y, en consecuencia, ésI el que real-
mente nos interesa. No obstante —lo que resulta de pura lógica, poiotra parte—,
el material de paso no es nada sin las correspondientes máqúinas.
La aparición de los procesos de digitalización ha hecho que los distintos sopor-
tes de los materiales audiovisuales (de imagen, de sonido, o de imagen y sonido si-
multáneamente) estén siendo trasladados a los soportes digitales, por lo que los ya
casi venerables medios audiovisuales pierden su importancia como materiales de
consulta actual para, al mismo tiempo, ir teniendo una nueva importancia como
materiales en los que el paso del tiempo comienza a depositar sobre ellos la pátina
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES (185]
de la historia. A este respecto, piénsese en lo que ya ocurrió con las más que vene-
rables placas fotográficas de cristal, con el cine mudo, con la fotografía solo en
blanco y negro... Vanidad de vanidades, que dijeron las Escrituras.
4.6.5. Los MATERIALES ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
Desde el enfoque de materiales de la colección, nos limitamos a señalar las
características esenciales de estos materiales, a sabiendas de que en esta monogra-
fía se les dedica todo un capítulo.
Cuando hablamos de materiales electrónicos o de materiales digitales, como
se va imponiendó en la terminología actual al uso, nos referimos a tres clases de
materiales:
— los soportes magnéticos: programas en disquete, disco duro ó banda mag-
nética;
— los soportes ópticos: CD-ROM, videodisco, etcétera;
— las redes, principalmente Internet."
De estos tres grupos, probablemente sea Internet el que más esfuerzos va a
requerir por parte del personal de los centros documentarios, de modo que cada
vez son más los centros que, a partir de una buena colección de materiales «tra-
dicionales», han ido elaborando espléndidas webs mediante las cuales hacen ac-
cesibles esos materiales a cualquier usuario que desee llegar hasta ellos, con total
independencia de la ubicación «real» de dichos usuarios. Esto conlleva, así mis-
mo, que el personal de los centros documentarios debe, ineludiblemente, prepa-
rarse para la recogida, catalogación, clasificación y organización de unos mate-
riales, los procedentes de Internet, que a buen seguro van a ir siendo cada vez más
demandados.
Desde la perspectiva de los centros documentarios, Internet se presta a un
triple planteamiento:
— por una parte, permite obtener una inmensa cantidad de materiales de
todo tipo de conocimientos e información;
" Jaeller Mulles: «Les documents éleccroniques et informatiques», Le inétier de bibliothécaire, París:
Éditions du Cercle de la Librairie, 1992, 153.
[186]
PRIMERA PARTE
— por otra, Internet se presenta corno una vía inmejorable para hacerse ver,
para estar presente al menos como hipótesis inicial ante todos los usuarios
de la red;
en tercer lugar, y en absoluta conexión con las dos funciones anteriores, In-
ternet hace posible que el centro documentario, mediante su web, transfor-
me a sus usuarios «reales» en «usuarios no presenciales», es decir, usuarios
que en la distancia y desde los propios domicilios van a poder seguir hacien-
do uso, al menos parcialmente, de los servicios que presta cada centro.
Internet es al mismo tiempo, como estamos viendo, tanto un canal esencial
para la difusión de los materiales, y principalmente de las actividades, del centro
como una vía de acceso a todo tipo de informaciones y máteriales que pueden ir
siendo incorporadas a cada centro documentario.
Internet•-aparece como un gran proveedor de materiales multimedia, ya sean
de uso gratuito o consultables mediante pago; en cualquier caso, y sea cual sea la
vía de obtención de dichos materiales, Internet permite a cualquier centro la ela-
boración y mantenimiento de espléndidas colecciones de estos. Las más de las
veces, los materiales que se obtienen vía Internet implican el' contar con los diver-
sos medios de almacenamiento ad hoc que permitan conservarlos.
Ni que decir tiene que estos materiales existentes en la red plantean al centro
una serie de cuestiones entre las que, en primer lugar, procede señalar la que se
refiere a la inmensa cantidad de información a la que se puede acceder. Parece
Una paradoja, pero no por ello deja de ser sino una realidad más que evidente:
posiblemente es tanto o mayor problema la superabundancia de información que
la carencia de esta. Es a estas alturas un tópico referirse al crecimiento exponen-
cial de la información de la que podemos disponer (otra cosa, y bien distinta, es
pensar que el conocimiento se multiplica con la misma rapidez: son dos cuestio-
nes, estas, totalmente diferentes). Pero no porque sea un tópico deja de ser cierto
que cada vez es más difícil controlar, al menos al nivel de un usuario medio, la
inmensa cantidad de información que nos proporciona lá red. Consecuencia di-
recta de lo que estamos diciendo es el hecho fácilmente contrastable de la dificul-
tad que para un usuario medio supone el poder encontrar aquellos materiales que
realmente necesita y, a continuación, el poder utilizarlos adecuadamente.
Ni que decir tiene que cuanto acabamos de decir se conecta inmediata y total-
mente con todo lo que en otra parte de esta obra hemos señalado respecto a la
alfabetización informacional, es decir, el uso eficaz y eficiente de las nuevas tec-
VI. PLANIFICACIÓN DE LA COLECCIÓN DE MATERIALES [187]
nologías de la información y de la comunicación, de modo que sea precisamente
el centro documentario en general y, más específicamente dentro de estos, la bi-
blioteca la primera y esencial puerta de entrada a la tantas veces mentada socie-
dad del conocimiento y de la información.
La incorporación de los materiales obtenidos de la red y su uso más eficaz y
eficiente requiere de una serie de procesos que comienzan por la selección de
aquellos de los que se supone que realmente son de interés para el trabajo de los
usuarios. En torno a esto es muy recomendable una actitud esencialmente crítica
y selectiva, de modo que dichos usuarios tiendan con la práctica continua a dis-
cernir, de entre la masa inmensa de información que Internet les presenta, aquella
que ciertamente mejor se adapta a sus necesidades.
El paso siguiente respecto a esa selección de información, en el caso de que el
centro documentario en cuestión quiera ir configurando su propio «almacén de cono-
cimientos e información» sobre materias concretas, temas de especial interés para sus
usuarios, o desde el punto de vista de ciertas cuestiones locales, etcétera, sería la cata-
logación, organización y almacenamiento de esos materiales, de modo que su uso sea
el más eficaz y cómodo para cuantos estén interesados en su consulta y manejo.
Posiblemente, desde una perspectiva práctica —para que en los centros docu-
mentarios de carácter más general (especialmente las bibliotecas) se atienda a las
hipotéticas necesidades de sus usuarios—, tal vez la mejor manera de organizar
esos materiales obtenidos desde Internet sea su configuración según el esquema y
tratamiento utilizados en el caso de la realización de dosieres. El objetivo final
podría ser la configuración, siempre atendiendo a las características especiales de
cada centro y a sus necesidades y posibilidades, de una «biblioteca digital». Esa
actuación, realme-nte factible según los casos, podría ir acompañada por la pues-
ta en marcha de una auténtica «base de datos», a texto completo, respecto a
ciertos materiales que sin duda sean consideradas como importantes para la me-
jor formación de todos cuantos de una u otra manera pueden beneficiarse de la
actuación y servicios de un buen centro documentario.
Además, respecto a Internet y a los materiales que la biblioteca, a partir de la
red, va a poner a disposición de sus usuarios, conviene siempre tener en cuenta
que hay que disponer de ordenadores, conexiones, tarjetas gráficas y de sonido,
impresoras, etcétera. Incluso habría que estudiar la posibilidad de suministrar a
los usuarios los disquetes necesarios para que estos puedan grabar aquellos ítems
en los que estén realmente interesados, de modo que poco a poco cada uno vaya
contando con su propia colección de materiales informáticos.