Mayo 11 de 2016

Políticas para elaboració n y sustentació n de documentos que son la

base de las transacciones contables de la empresa

REMISIONES PRODUCTO TERMINADO

(Paso a Paso)

1. Paso uno: El á rea de producció n entrega la mercancía al

camió n que entregara al cliente.
2. Paso dos: apunta el detalle de lo entregado al camió n y lo
entrega para que emita la REMISION con la cual se descarga el
inventario.
3. Paso tres: Ximena entrega a Don Henry, la remisió n con la cual
se emitirá la factura, es decir, no puede existir una factura, que
no tenga una remisió n de mercancía, si la remisió n falta, no se
podrá facturar y si no se puede facturar no se podrá entregar la
mercancía al cliente.

FACTURAS:

Estos documentos se expiden siempre que se realiza una venta a

cualquier empresa o persona natural.

La factura debe cumplir con todos los requisitos legales y ademá s debe
realizar contabilizació n de causació n, es decir, venta vs cuanta por
cobrar. No pueden tener enmendaduras ni tachones, es preferible
anular y reemplazar que enmendar la factura

NOTAS CREDITO

Este documento se origina cuando algú n cliente nos hace alguna

devolució n de mercancía o nos manifiesta alguna inconformidad con
respecto al precio de la mercancía.

Toda nota crédito deberá ser autorizada con la firma de Doñ a Adriana
sin la cual no se considera valida.
 RECIBOS DE CAJA

Estos se originan por la recepció n de dinero, es decir, cada que un

cliente, un proveedor, una entidad bancaria, nos haga pagos o
devoluciones de dinero, se hace un recibo de caja.

El soporte, es por lo general copia de la factura del cliente que nos

paga, o la firma del cajero que recibe el dinero.

El detalle del recibo de caja debe ser muy completo y claro, para que la
contabilizació n del ingreso del dinero a la caja o al banco, quede bien
registrados en la contabilidad

EGRESOS:

Estos documentos se expiden por cada erogació n o salida de dinero, ya

sea de caja, o de bancos.

Siempre tiene que tener un documento soporte que justifique a simple

vista la causa del gasto.

Tener en cuenta:

 Anticipo a proveedores: tiene que tener la firma de quien

recibe, en su defecto, se adjuntara el comprobante del banco
donde se pueda constatar que el beneficiario de la transferencia
es el proveedor a quien se le está haciendo el anticipo
 Pago factura de proveedores: Siempre tiene que tener la
original de la factura que se está cancelando.
 Pagos a obligaciones bancarias : Se adjuntara el extracto
cuando se trata de una tarjeta crédito y préstamos, pero si es un
debito automá tico, se adjuntara la pá gina del extracto donde se
pueda constatar el día y el valor real debitado.
 Pagos a régimen simplificado: se adjuntará la original de la
cuenta de cobro del tercero y ademá s se elaborara el documento
equivalente, que debe ser firmado por el beneficiario del pago.
En el caso que la transferencia sea para otra persona, el tercero
responsable deberá autorizar por escrito que se le consigne a
otro lo que le corresponde a el.