Técnicas de planeación y control

TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 1

Sesión No. 11
Nombre: Sistemas de control administrativo

Contextualización

Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar

información de la organización para posteriormente tomar decisiones sobre
planeación y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar
la eficacia y eficiencia de la organización.

En esta semana analizaremos la importancia del control administrativo dentro de

la organización, sus objetivos y las etapas para su diseño.
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Introducción al Tema

Antes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la

definición de control. De acuerdo con el Diccionario de Economía (2006), el
control es un “mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración
de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,
instrumentación ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias,
políticas, objetivos, metas y asignación de recursos”.

Profundizando aún más en el control, analizaremos la definición de control

contable. El Diccionario de Economía (2006) lo especifica como “procedimiento
administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las
transacciones y en la contabilidad de éstas; se ejerce tomando como base las
cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la
contabilidad”.

También menciona que “son técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas
de procesamiento y verificación de las transacciones se salvaguarden los activos
y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados
con la respectiva documentación comprobatoria”.
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Explicación
Sistemas de control administrativo

El proceso administrativo se organiza por medio de un sistema de control

interno, éste se refiere al “conjunto de métodos y procedimientos coordinados
que adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos,
verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de
operación y el cumplimiento de las políticas establecidas”. De acuerdo con Víctor
Mendívil, en su libro Elementos de auditoría (2002), menciona que los objetivos
fundamentales del sistema de control son:

• Protección de los activos de la empresa.

• Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
• Promoción de eficiencia y eficacia en la operación.

¿Cuál crees que es la función de los sistemas de control en una

organización?

Naturaleza e importancia del control administrativo

Horngren, Foster y Datar (2007), definen al sistema de control administrativo

como “un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar
las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar
la conducta de sus gerentes y empleados”.

De acuerdo con Richard Daft (2007), los sistemas de control administrativo se

definen como las “rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan
la información para mantener o alterar patrones en las actividades
organizacionales”. La información del sistema de control administrativo presenta
las siguientes perspectivas:
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• Perspectiva financiera
• Perspectiva del cliente
• Perspectiva de procesos internos
• Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales e

informales. Los sistemas formales incluyen reglas explícitas, procedimientos,
medidas de desempeño y planes incentivos que guían el comportamiento de los
gerentes y empleados.3 Éstos comprenden a su vez otros sistemas, como el
sistema.

¿Podrías hacer tu propia definición de sistemas de control

administrativos?

Objetivos del control administrativo

A continuación vamos a detallar los objetivos del control administrativo en tres

categorías: operaciones, información financiera y cumplimiento.

Objetivos de las operaciones

Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilización eficaz y

eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos deben ser coherentes
y realistas, ya que a partir de éstos se definen las estrategias y se asignan los
recursos. Los objetivos operacionales no siempre dependen totalmente de la
organización, en algunas ocasiones se complica prevenir sucesos externos que
atrasan el logro de las metas operativas.
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Objetivos relacionados con la información financiera

Éstos se refieren a la preparación de estados financieros confiables, importantes

para las relaciones con el exterior, además de ser una herramienta para la
gestión interna y para la toma de decisiones.

Contar con suficiente información, resumida y clasificada de forma

adecuada y conveniente.
Presentar los hechos económicos que reflejen la situación financiera, los
resultados de las operaciones, los flujos de orígenes y aplicaciones de
recursos en forma apropiada y razonable.

Objetivos de cumplimiento

Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización

que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa
civil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etcétera.

Etapas para diseñar un control administrativo

Para diseñar un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de

la organización, los administradores necesitan identificar centros de
responsabilidad, desarrollar menciones del desempeño, establecer una
estructura de vigilancia y generación de informes, ponderar costos y beneficios,
y dar la motivación para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los
trabajadores.
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Conclusión

El control administrativo permite tener en consideración varias características

importante que controlan o manejan la administración de una presupuesto, de
una empresa, de un equipo de trabajo, es decir, siempre se deben considerar los
elementos básicos de cualquier medio a administrar.

Es importante tener presentes los siguientes elementos pues ayudan a medir el

objetivo y definirlo de una mejor manera sin tener un problema mayor a futuro.

• Perspectiva financiera
• Perspectiva del cliente
• Perspectiva de procesos internos
• Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Si se decide no tomar en cuenta los elementos anteriores es muy probable que

el proyecto en el cual se trabaje fracase y este forzado a iniciar desde el
principio.
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Para aprender más

Las etapas para diseñar un sistema de control administrativo son las siguientes:

• Definición de los resultados.

• Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados
deseados.
• Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función
de los resultados deseados.
• Especificación del flujo de la información.
• Evaluación y aplicación de la acción correctiva.

El control administrativo es un esfuerzo sistemático que establece normas de

desempeño con objetivos de planificación para diseñar sistemas de información,
para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas,
para determinar las desviaciones y para medir su importancia, así como para
tomar medidas que garanticen que los recursos se utilicen de forma eficaz y
eficiente para alcanzar los objetivos de la organización.

Son cuatro los pasos en los que se divide el proceso de control:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

• Medir los resultados.
• Tomar medidas correctivas.
• Retroalimentación.
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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un cuadro
sinóptico donde expliques el significado de los Sistemas de control administrativo.

Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como

imagen en formato JPG, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la
asignatura.

Esta actividad equivale al 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo

siguiente:

Tus datos generales 3 puntos

Referencias bibliográficas 7 puntos
Ortografía y redacción 10 puntos
Título 2 puntos
Resumen 30 puntos
Representación gráfica 48 puntos
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Bibliografía

• Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage

Learning. Hansen, D. y Mowen, M. (2003). Administración de costos.
Contabilidad y control. México: Thomson.

• Hernández, G. (2006). Diccionario de Economía. Colombia: Universidad

Cooperativa de Colombia. Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007).

• Contabilidad de costos. México: Pearson Prentice Hall. Horngren, C. y

Sundem G. (2001). Introducción a la Contabilidad Administrativa. México:
Prentice Hall.

• Mendívil, V. (2002). Elementos de auditoría administrativa. México:

Cengage Learning Editores.

• Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La

función de contraloría. México: Cengage Learning.