Arquivistica Integrada

A APLICAÇÃO DA ARQUIVÍSTICA INTEGRADA,
CONSIDERANDO OS DESDOBRAMENTOS DO
PROCESSO A PARTIR DA CLASSIFICAÇÃO
Olga Maria Correa Garcia

Vitor Francisco Schuch Junior
Resumo
Investiga a aplicação da arquivística integra-
da, considerando os desdobramentos do pro-
cesso a partir da classificação, nos trabalhos
de final de curso dos graduandos em
Arquivologia pela Universidade Federal de San-
ta Maria, no período de 1997 a 1999. Utiliza a
técnica de análise de conteúdo, desenvolvida
através de uma pré-análise das fontes, da ex-
ploração do material e do tratamento e inter-
pretação dos resultados. Assim, conclui que,
apesar de encontrar indícios de aplicação da
arquivística tradicional, os graduandos, cada
vez mais, reconhecem e aceitam a arquivística
integrada, aplicando-a considerando os desdo-
bramentos do processo a partir da classifica-
ção. Face às dificuldades e limitações apresen-
tadas pelos graduandos, reconhece-se que são
necessárias mudanças, no sentido de desen-
volver e consolidar os programas de formação.
Palavras-chave
Arquivística; Arquivística integrada; Classifica-
ção documentária; Política de Gestão de Ar-
quivos
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Inf.Inf., Londrina, v. 7, n. 1, p. 41-56, jan./jun. 2002 41
A Aplicação da Arquivística Integrada, considerando os... Olga M. C. Garcia e Vitor F. Schuch Junior
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1 INTRODUÇÃO tamento global das informações, da sua cri-
ação até o destino final.
1.1 O tema e o problema
Essa renovação conduz a “tratar das
A arquivística, como campo do conhe- aplicações arquivísticas práticas, das solu-
cimento estabelecido no Século XX, ape- ções e problemas relacionados à classifi-
sar de algumas raízes mais antigas, encon- cação, à avaliação e à descrição” (Lopes,
tra-se em ascensão. Muitas pesquisas e dis- 1997, p.91). Defende-se, nesta última cor-
cussões vêm sendo realizadas com o obje- rente de pensamento, que os procedimen-
tivo de aprofundar conceitos e teorias nes- tos são complementares e inseparáveis,
ta área. onde a classificação deve ser pensada a
partir da criação dos documentos até o
A disciplina arquivística e os profissi- momento de sua destinação final.
onais da área, considerando o acréscimo
da produção de informação e o maior uso A classificação, então, constitui a base
desta, têm o papel cada vez mais reconhe- dos demais procedimentos, considerando
cido na sociedade que servem, na medida que a partir dela é possível realizar uma
em que contribuem com soluções para os avaliação que leve a manter informações
problemas de gestão das informações, ga- essenciais e necessárias e dispensar as
rantindo o acesso aos diferentes usuários. supérfluas. A descrição, enquanto progra-
ma, tem início na classificação, estende-se
O acesso à informação para as admi- no processo avaliativo até o destino final.
nistrações é fundamental, pois a informa-
ção é um instrumento de apoio à decisão Muitos problemas são encontrados na
indispensável para que possam gerir suas literatura relativa à classificação, avaliação
organizações com vistas ao crescimento. e descrição. Isto conduz a inúmeros
A informação também pode servir de apoio questionamentos quando do fazer
à pesquisa científica; pode ainda ter por arquivístico, quando do ensino e quando da
objetivo comprovar direitos; dar suporte ao pesquisa.
ensino e à aprendizagem ou simplesmente
informar. Na prática profissional percebe-se
que, na maioria das vezes, predominam
No entanto, para que possam ser práticas arquivísticas desempenhadas de
acessadas, constituindo fonte de conheci- forma simples e desintegradas, usadas sob
mento, é preciso que as informações este- o jargão da arquivística tradicional e do
jam integradas num conjunto sistemático, records management.
estruturado e organizado.
No campo da arquivística, em proces-
Por isso, autores da atualidade defen- so de desenvolvimento, está presente a in-
dem a arquivística integrada, procedimen- satisfação com os limites teóricos, consi-
tos integrados que levam a uma visão glo- derando a carência de pesquisas científi-
bal das informações no âmbito de uma or- cas.
ganização, possibilitando um rápido aces-
so à informação. Para Lopes (1998), a Assim, com a finalidade de contribuir
arquivística integrada é a única a propor a para o aprimoramento do tema, a questão
transformação da arquivística numa disci- que norteia o presente trabalho é investi-
plina científica, que se preocupa com o tra- gar qual a aplicação da arquivística inte-
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42 Inf.Inf., Londrina, v. 7, n. 1, p. 41-56, jan./jun. 2002
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grada, considerando os desdobramen- necessidade da realização de pesquisas que
tos do processo a partir da classifica- possam contribuir para o desenvolvimento
ção, nos trabalhos de final de curso dos da teoria arquivística. Jardim (1995) salien-
graduandos em Arquivologia pela Uni- ta que é evidente a necessidade de pesqui-
versidade Federal de Santa Maria sas, não só pela “busca de alternativas que
(UFSM), no período 1997 a 1999? evitem a reiteração de projetos
malsucedidos”, mas também pelas “deman-
das de soluções a dificuldades específicas
1.2 Objetivos do universo arquivístico brasileiro, não con-
templados pela literatura internacional”
O objetivo geral do presente estudo (p.144).
consiste em investigar a aplicação da
arquivística integrada, considerando os Rousseau e Couture (1998), em bus-
desdobramentos do processo a partir da ca de uma arquivística mais científica, de-
classificação, nos trabalhos de final de cur- fendem a arquivística integrada, como sen-
so dos graduandos em Arquivologia pela do a única a assegurar uma política inte-
UFSM, no período 1997 a 1999. grada de organização de arquivos, permi-
tindo um rápido acesso às informações, in-
Em termos específicos pretende-se dispensáveis ao funcionamento administra-
alcançar os seguintes objetivos: tivo das organizações. Trata-se, portanto,
de considerar as informações arquivísticas
de forma global, através da integração dos
- analisar a aplicação da arquivística in- procedimentos de classificação, avaliação
tegrada; e descrição, onde a classificação é vista
- identificar e analisar a interligação como base para os demais procedimentos.
estabelecida entre os procedimentos,
Consciente disso, o desenvolvimento
classificação, avaliação e descrição; deste trabalho justifica-se na necessidade
- analisar a aplicação do procedimento de de discutir o tratamento da informação
classificação, considerando os métodos arquivística sob o ponto de vista teórico e
prático, buscando contribuir para a conso-
de classificação, a elaboração de pla-
lidação da arquivística brasileira.
nos de classificação e os resultados
obtidos com a aplicação dos mesmos; Em termos práticos, com o conheci-
- analisar as relações estabelecidas en- mento derivado desta pesquisa pretende-
tre as questões teórico-conceituais e a se oferecer elementos para a atuação dos
profissionais de arquivo, que possam sub-
prática realizada; sidiar o seu fazer no sentido de constituir,
- integrar teoria e prática através de in- manter e gerenciar sistemas de informações
vestigações, de discussões e de refle- arquivísticas. Enquanto docente e na ex-
xões sobre do tratamento da informa- pectativa de contribuir para uma formação
que permeia não só o saber fundamental,
ção arquivística. mas também a compreensão da realidade
para que nela se possa agir, espera-se que
1.3 Justificativa os resultados desta pesquisa contribuam
para a melhoria do ensino universitário.
Autores da atualidade sustentam a
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a exclusividade, pois são formados por in-
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA formações específicas dos seus acumula-
dores. Novas possibilidades são colocadas
2.1 A arquivística ao considerar os documentos de arquivo
registrados em suportes diversos. A infor-
A arquivística, também conhecida mação arquivística, ou seja, a informação
como arquivologia, de acordo com o Dicio- orgânica e registrada, tem ainda como pe-
nário de Terminologia Arquivística (1996), culiaridade a sua capacidade de ser avali-
é uma disciplina que ada em termos de idade e de utilização.
“tem por objeto o conhecimento 2.1.1 As informações arquivísticas e as

da natureza dos arquivos e das decisões gerenciais
teorias, métodos e técnicas a
serem observados na sua cons-
Na atualidade, onde se assiste ao
tituição, organização, desenvol-
vimento e utilização” (p.5).
aumento, cada vez maior, de informações,
“os arquivos constituem-se ór-

No processo de evolução da
gãos de assessoramento e de
arquivística, libertando-se dos conceitos tra- pronta informação sobre os do-
dicionais de se conceber os arquivos, res- cumentos produzidos; demons-
tritamente ligado ao conceito de documen- tram que são gestão antes que
tos, explora-se a valorização do conteúdo cultura e história” (KURTZ, 1997,
informacional dos documentos. p.94).
Dentro desta perspectiva, Lopes Neste sentido, constituem a base para

(1996) define arquivos, no sentido de infor- as decisões gerenciais, enquanto elemen-
mações registradas, do seguinte modo: to de informação e instrumento decisivo no
desenvolvimento social, econômico, cien-
acervos compostos por informa- tífico e tecnológico.
ções orgânicas originais, conti-
das em documentos registrados
Rousseau e Couture (1998), alertam
em suporte convencional (atômi-
que as organizações nem sempre se per-
cos) ou em suportes que permi-
tam a gravação eletrônica, cebem de que a informação constitui um
mensurável pela sua ordem bi- recurso fundamental, estando no mesmo
nária (bits); e produzidos ou re- nível que os recursos humanos, materiais
cebidos por pessoa física ou ju- e financeiros.
rídica, decorrentes do desenvol-
vimento de suas atividades, se- As organizações, enquanto sistemas,
jam elas de caráter administrati- dependem do funcionamento integrado de
vo, técnico ou científico, inde- sistemas menores ou subsistemas (Arantes,
pendentemente de suas idades 1994), formando um todo com um objetivo
e valores intrínsecos. (p.32)
determinado. Considerando que todas as
partes utilizam informações, estas tornam-
Valoriza-se a informação sem perder se fundamentais na definição dos propósi-
de vista sua organicidade, que permanece tos e metas organizacionais, na definição
na relação de que as informações perten- de políticas e estratégias a serem segui-
cem a uma pessoa ou a uma organização. das, no desenvolvimento das ações, nas
A originalidade é enfatizada, considerando
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decisões a serem tomadas e na avaliação so sobre a igualdade de importância no que
dos resultados. se refere a estes aspectos. Outro ligado
mais diretamente ao conteúdo das discipli-
A arquivística, participando na reso- nas e se pauta em três opções: uma visão
lução das questões ligadas à gestão da in- setorial vinculada aos arquivos administra-
formação nas organizações, encontra sua tivos, outra, do mesmo tipo, vinculada aos
vocação. Para corresponder de forma ade- arquivos históricos e uma terceira, dita in-
quada a este desafio, a arquivística preci- tegrada, que reúne uma e outra. Para os
sa autores, a escolha de uma opção ou outra
está estreitamente vinculada às práticas
“definir-se em função de uma arquivísticas e às tradições acadêmicas de
abordagem integrada e fazer cada país.
escolhas estratégicas quanto à
sua organização interna, às suas
alianças e à sua renovação (for-
2.2 A arquivística integrada
mação e investigação)”
(ROUSSEAU E COUTURE,
1998, p.69). 2.2.1 Da tradição à renovação
2.1.2 Formação profissional Ao referir-se às correntes e tendênci-

as da arquivística, Lopes (1998) parte da
Ao longo dos anos, um quadro de pro- premissa da existência de três principais
fundas transformações vem se configuran- correntes do pensamento arquivístico.
do no campo arquivístico. Neste cenário,
Jardim (1995, 1998) faz referência às difi- A arquivística tradicional com suas
culdades com as quais a arquivologia se origens principalmente na França, Itália e
defronta, ao confronto dos profissionais com Espanha, desenvolveu princípios teóricos
as novas questões teóricas e suas reper- e práticos para o tratamento dos arquivos
cussões práticas, ao modelo curricular de- definitivos, cuja função primordial é de tor-
fasado do ponto de vista social, científico e nar acessível documentos custodiados.
metodológico para o curso de graduação, Lopes (1998) numa visão contemporânea,
à ausência de pesquisas que, muitas ve- coloca a arquivística tradicional como aque-
zes, leva ao tecnicismo e à neutralidade, la que
acrescentando que isto, no entanto, pode
se constituir numa oportunidade de cresci- “se recusa a questionar a ori-
mento e desenvolvimento da área. gem, isto é, a criação, a utiliza-
ção administrativa, técnica e ju-
Segundo Rousseau e Couture (1998), rídica dos arquivos, dos docu-
mentos recolhidos aos arquivos
num programa de formação o equilíbrio
definitivos” (p.61).
entre a teoria e a prática só poderá ser al-
cançado através de estágios num meio de
O records management que surge no
trabalho.
período pós-guerra, nos Estados Unidos,
Para Couture, Martineau e Ducharme quando conceitos e métodos da arquivística
(1999) a noção de equilíbrio nos cursos de tradicional não davam conta da complexi-
dade conseqüente ao aumento explosivo da
arquivística intervém em dois níveis. Um
que se refere à divisão entre ensino teórico quantidade de documentos produzidos a
serem geridos (LOPES, 1996). Foi traduzida
e aprendizagem prática, existindo consen-
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pelos canadenses, franceses, espanhóis e 2.2.2 Teoria das três idades
outros como gestão de documentos, visan-
do a intervenção da administração Qualquer documento passa por um ou
arquivística já na fase de produção e mais períodos caracterizados pelo tipo e
tramitação (primeira idade) dos documen- freqüência com que são utilizados. Segun-
tos com a finalidade de aplicar métodos de do Rousseau e Couture (1998), os três pe-
economia e eficácia na gestão documental ríodos do ciclo de vida dos documentos e
(SILVA et al., 1999). Os interesses defendi- as idades que o compõe permite repartir os
dos por esta corrente diferem totalmente grandes conjuntos que formam o arquivo de
dos defendidos pela arquivística tradicional, uma pessoa ou organização.
considerando sua visão administrativa e o
estabelecimento de fronteiras entre os con- O período de atividade refere-se ao
ceitos de records e de arquivos. Para Lopes período no qual os documentos formam os
(1998), o records management consiste arquivos correntes, indispensáveis à manu-
num “conjunto de regras práticas, por ve- tenção das atividades de uma administra-
zes muito eficazes, mas que não possuem ção, devendo permanecer o mais próximo
fundamentos científicos rigorosos, abrindo possível dos usuários. Os documentos que
a porta à improvisação” (p.61). se encontram nesta fase devem ser con-
servados para responder aos objetivos da
A arquivística integrada, desenvolvi- sua criação, considerando que possuem
da no Canadá por Rousseau e Couture valor primário.
(1982, 1998), propõe uma arquivística que
se preocupa com o tratamento da informa- No período de semi-atividade (arqui-
ção desde seu nascimento até seu destino vos intermediários), os documentos são
final. A arquivística é tratada como a disci- conservados por motivos administrativos,
plina que agrupa todos os princípios, nor- legais ou financeiros, isto é, ainda são de-
mas e técnicas que regem as funções de tentores de valor primário, mas não mais
gestão dos arquivos, tais como a criação, a são utilizados para assegurar as atividades
avaliação, a aquisição, a classificação, a quotidianas da administração.
descrição, a comunicação e a conservação.
No período de inatividade, os docu-
Neste sentido, a arquivística integra- mentos deixam de ter valor previsível para
da implica atingir três objetivos essenciais: a organização que os produziu. Assim sen-
do, podem ser eliminados ou conservados
garantir a unidade e a continui-
como arquivos definitivos (permanentes),
dade das intervenções do arqui-
desde que possuam valor de testemunho
vista nos documentos de um or-
ganismo e permitir assim uma (valor secundário).
perspectiva do princípio das três
idades e das noções de valor A gestão da informação orgânica, atra-
primário e secundário; permitir a vés de um programa em três fases (idades),
articulação e a estruturação das que permita a pesquisa retrospectiva, pa-
atividades arquivísticas numa rece ser o caminho que conduz a redução
política de organização de arqui- de incertezas quando da tomada de deci-
vos; integrar o valor primário e o sões pelas administrações. A informação
valor secundário numa definição orgânica é utilizada pelas unidades
alargada de arquivo
organizacionais não só pelo seu valor pri-
(ROUSSEAU E COUTURE,
mário, quando da tomada e controle de de-
1998, p.70).
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cisões e ações, mas também pelo seu valor gerenciamento da documentação e dos ar-
secundário, quando de pesquisas que reve- quivos, que permite não só a distinção das
lam decisões e ações passadas. informações supérfluas das essenciais,
como também o reaproveitamento dos es-
2.2.3 A classificação, a avaliação e a paços de armazenamento (INOJOSA,
descrição 1991).
A partir das bases teóricas anterior- Considerando que ao se classificar já

mente apresentadas, passa-se a discutir as se está estabelecendo juízo de valor, pode-
aplicações arquivísticas práticas, as solu- se então, classificar, avaliando. Nesta pro-
ções e os problemas relacionados aos proposta, avalia-se iniciando por classificar.
cedimentos de classificação, avaliação e Segundo Lopes (1997), a construção de
descrição na perspectiva de uma aborda- uma tabela de temporalidade é, ao mesmo
gem integrada. tempo, um procedimento classificatório,
avaliativo e descritivo, preso à questão do
Heredia Herrera (1993) refere-se à valor das informações.
classificação como uma dimensão intelec-
tual que consiste em separar ou dividir um A descrição, segundo o Dicionário de
conjunto de elementos, estabelecendo clas- Terminologia Arquivística (1996, p.23), “con-
ses, de tal forma que integrados formam siste no conjunto de procedimentos que, a
parte de um todo. partir dos elementos formais e de conteú-
do, permitem a identificação de documen-
Para Rousseau e Couture (1998), tos e a elaboração de instrumentos de pes-
através da classificação realizada nos ar- quisa”.
quivos correntes, a recuperação das infor-
mações torna-se mais fácil e rápida, racio- Schellenberg (1974), Heredia Herrera
nalizando seu armazenamento e, conse- (1993) e Bellotto (1991), entre outros, ao
qüentemente, a sua conservação. tratarem de programas descritivos referem-
se aos arquivos definitivos. No entanto,
Segundo Lopes (1997), qualquer pro- Lopes (1996) acredita que
cedimento relativo à classificação tem re-
percussões sobre as demais atividades de “dentro da perspectiva da
tratamento das informações. A classifica- arquivística integrada, a descri-
ção começa no processo de
ção produz a possibilidade de uma avalia-
classificação, continua na avali-
ção profunda e o alcance dos objetivos es-
ação e se aprofunda nos instru-
tratégicos de se manter as informações es- mentos de busca mais específi-
senciais e descartar as supérfluas, bem co” (p.101).
como permite dar início a um programa de
descrição. Ao considerar as operações de natu-
reza intelectual, o autor coloca que, sem
A avaliação consiste num processo, exceções, são de natureza descritiva e,
através do qual os documentos são anali- conclui que é difícil separar a descrição dos
sados com vistas a estabelecer sua outros dois procedimentos fundamentais da
destinação, considerando os valores que prática arquivística.
lhe são atribuídos. Como resultado deste
processo, tem-se um instrumento básico Sob esta perspectiva, um programa
(tabela de temporalidade) para o descritivo, deveria então, iniciar-se de fato
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com a classificação, onde se alcançaria o que farão parte do plano.
primeiro nível do processo (planos, esque-
mas ou quadros de classificação). O segun- A escolha do método de classificação
do, se daria com a avaliação (tabelas de a ser adotado é, sem dúvida, um dos pon-
temporalidade) e o terceiro e mais detalha- tos mais importantes, se considerarmos a
do ocorreria nos arquivos permanentes (gui- perspectiva da arquivística integrada, pois
as, inventários) dele dependerá o desencadeamento de
todo o processo.
2.2.3.1 Métodos de classificação
Na concepção de uma arquivística in- 3 METODOLOGIA

tegrada, pensa-se na classificação na pri-
meira fase do ciclo vital dos documentos, a A pesquisa realizada consiste em um
qual seria mantida no essencial no decor- estudo qualitativo, portanto uma pesquisa
rer do ciclo, até os arquivos definitivos. Uma descritiva (GODOY, 1995). O estudo foi con-
classificação que possibilite a localização duzido através da pesquisa documental,
das informações e documentos, que torne cujas fontes constituem-se dos trabalhos de
realizável a avaliação e que permita o iní- final de curso dos graduandos em
cio de um programa de descrição. Arquivologia da UFSM, no período 1997 a
1999.
Schellenberg (1974) apresenta méto-
dos de classificação, através dos quais é Considerando a abrangência do pre-
possível estabelecer o arranjo dos docu- sente estudo, não foi realizada a definição
mentos, segundo um plano destinado para constitutiva e operacional de variáveis, sen-
facilitar seu uso. Os planos, esquemas ou do destacadas para a análise as seguintes
quadros de classificação consistem da categorias: aplicação da arquivística inte-
estruturação hierárquica e lógica, organi- grada, interligação dos procedimentos da
zada intelectualmente, que permite situar classificação, avaliação e descrição, apli-
as informações e os documentos em suas cação do procedimento de classificação,
relações uns com os outros. problemas de ordem téorico-prático apon-
tados.
Através do método de classificação
funcional, o agrupamento dos documentos Para análise foram considerados os
deve se dar por atos, por função. Assim, na trabalhos resultantes da disciplina de Pro-
elaboração divide-se os documentos em jeto de Arquivo e de Estágio Supervisiona-
classes e subclasses, onde as maiores clas- do, totalizando 50 trabalhos, realizados
ses ou classes principais são criadas to- pelos alunos, no período delimitado para
mando-se por base as maiores funções e realização da pesquisa (1997 a 1999). Des-
as classes secundárias considerando as tes, foram analisados 47trabalhos, três não
atividades. Pelo método de classificação se encontravam no acervo quando foram
organizacional, a estrutura orgânica forma realizadas as análises. Foram utilizados có-
a base para os grandes agrupamentos de digos representados por (TR 01, TO 02,
documentos. Assim, as classes primárias, TPR 03), correspondendo TR 01, por exem-
em geral, representam os principais ele- plo, ao relatório 01; TP 02, ao projeto 02; e
mentos organizacionais. No método de clas- TPR, ao relatório e projeto 03, realizados
sificação por assunto, devem ser retirados na mesma instituição.
da análise dos documentos, os assuntos
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Para encontrar respostas à questão para o processo decisório das organizações,
que norteou esta pesquisa, foi então, em- evidenciando-se a relação desta com a im-
pregada a técnica de análise de conteúdo, plantação de sistemas de arquivos centrados
orientada por Gomes (1996); Godoy (1995) em programas de gestão das informações
e por Bogdan e Biklen (1994). Inicialmente ao longo do ciclo vital (três idades).
realizou-se uma pré-análise, com o objeti-
vo de organizar um esquema de trabalho Através das argumentações, observa-
que orientasse para a análise, com proce- se o interesse em implantar sistemas de
dimentos bem definidos, embora flexíveis. arquivos considerando os pressupostos te-
óricos da arquivística integrada. No entan-
Posteriormente, os trabalhos dos to, observa-se que em alguns trabalhos,
graduandos foram percorridos com o obje- mesmo que poucos, o interesse voltado
tivo de destacar frases e parágrafos repre- para o tratamento dos documentos de ter-
sentativos das idéias, reflexões, estratégi- ceira idade, desconsidera a origem dos
as e perspectivas dos alunos em relação mesmos.
aos tópicos em estudo. Uma vez coletados
os dados, procedeu-se a releitura dos mes- Assim, apesar de haver indícios de
mos em busca de regularidades e padrões, aplicação da arquivística tradicional, pode-
partes ou elementos comuns e particulares. se inferir que são raras essas aplicações.
Para Lopes (1998), a arquivística tradicio-
Após, os dados foram agrupados, or- nal
ganizados e apresentados como resultados.
Posteriormente, procedeu-se a análise e “se recusa a questionar a ori-
interpretação daquilo que os dados revela- gem, isto é, a criação, a utiliza-
ram. Esta etapa foi orientada pela questão ção administrativa, técnica e ju-
de pesquisa e discutida com os autores que rídica dos arquivos, dos docu-
mentos recolhidos aos arquivos
discorrem sobre o tema.
definitivos” (p.61).
Assim, “num movimento contínuo da
teoria para os dados e vice-versa” (GÓDOY, 4.2 A interligação entre os
1995, p.24), as categorias de análise tor- procedimentos de classificação,
naram-se cada vez mais claras e apropria- avaliação e descrição.
das aos propósitos das pesquisa, o que
permitiu elaborar as considerações finais, Considerando os fundamentos teóri-
considerando a análise dos resultados. cos, na perspectiva da arquivística integra-
da, através dos resultados observa-se que
são reconhecidas as peculiaridades de
4 RESULTADOS E ANÁLISE cada fase do ciclo vital.
Na maioria dos trabalhos analisados,

a avaliação é discutida e realizada, no âm-
4.1 As políticas de gestão de arquivos
bito dos arquivos correntes, tendo por base
a classificação. O processo de avaliação é
Na maioria dos trabalhos analisados entendido como “um trabalho que consiste
percebe-se bem clara a preocupação dos na identificação de valores para os docu-
graduandos em Arquivologia pela UFSM mentos e na análise do ciclo de vida dos
com a gestão sistemática das informações mesmos.” (TR 15, 1999, p.30).
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classificação
Nesse sentido, percebe-se através
dos resultados, a aplicação da teoria das Na maioria dos trabalhos é evidente a
três idades, vinculada aos valores dos do- preocupação com o procedimento de clas-
cumentos, o que vem contrariar as coloca- sificação, onde se salienta que a realiza-
ções de Lopes (1996), quando diz que é ção deste deve ocorrer nos arquivos cor-
raro encontrar exemplos vivos da aplicação rentes, ou seja, na primeira idade do ciclo,
da teoria das três idades, apesar de que, devendo manter-se nas demais.
na América Latina muito se conhece sobre
ela. Rousseau e Couture (1998) argumen-
tam que a classificação realizada nos ar-
Nestes trabalhos, reconhece-se que quivos correntes, torna a recuperação das
a classificação e avaliação andam juntas, informações mais fácil, rápida, racionalizan-
enquanto procedimentos complementares do seu armazenamento, bem como sua con-
e inseparáveis, objetivando manter o con- servação.
trole sobre os documentos, impedindo seu
crescimento demasiado e ordenando-os 4.3.1 Os métodos de classificação
para que as informações possam ser
acessadas.
Muitos argumentos são apresentados
para justificar a aplicação de métodos de
Aqui, possivelmente, encontra-se o
classificação, salientando-se a aplicação do
ponto crítico no entendimento dos
método de classificação funcional, na mai-
graduandos a respeito da arquivística inte-
oria dos trabalhos analisados, apesar de
grada, na medida em que não estabelecem
Gonçalves (1998) considerar a classifica-
relação da descrição com os demais pro-
ção funcional, menos freqüente, mas que
cedimentos, ou, simplesmente não se refe-
atende melhor às exigências da classifica-
rem a este procedimento. Na maioria de-
ção arquivística.
les, a descrição é vista como um procedi-
mento que deve desenvolver-se nos arqui-
Os resultados demonstram a preocu-
vos de terceira idade,
pação com procedimento de classificação,
na medida em que os graduandos pensam
“elaborados a partir de um estu-
do mais aprofundado da docu- e/ou aplicam este procedimento desde o
mentação de caráter permanen- momento em que os documentos são cria-
te, bem como das necessidades dos até o momento de seu destino final.
do pesquisador, com relação à Nesse sentido, tem-se a classificação re-
documentação.” (TP 43, 1997, percutindo sobre outras atividades de tra-
p.39). tamento das informações. Assim, reconhe-
cem as teorias de Rousseau e Couture
A descrição é uma função arquivística (1982, 1998), com os quais deu-se início a
central, ligada diretamente à classificação idéia de tratamento global dos arquivos
(COUTURE, 1998). Assim, considerando as (LOPES, 1998).
operações de classificação de natureza in-
telectual, estas são, “sem exceção de na- Este quadro remete ao comentário de
tureza descritiva” (LOPES, 1997, p.69), tor- que existe a preocupação dos graduandos
nando-se então, difícil separar a descrição em classificar os documentos através de
da classificação e da avaliação. metodologias apropriadas, na medida que
4.3 A aplicação do procedimento de reconhecem e usam os fundamentos teóri-
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cos sobre o assunto, buscando classificar os reflexões e argumentos nesse sentido encon-
documentos de forma a agilizar a recupera- trarem-se praticamente ausentes.
ção das informações contidas nos documen-
tos. O que para Alberch i Fugueras (1997), Lopes (1997) argumenta que a clas-
defensor de um sistema de classificação sificação deve basear-se na definição de
uniforme, só é possível através de uma es- fundos, subfundos, séries, subséries, etc.,
trutura hierárquica e lógica que reflete as fun- quando coloca que “um dos pontos cruciais
ções e atividades de um organismo. da teoria arquivística é o princípio da pro-
veniência, isto é, o respeito à origem do
4.3.2 A elaboração de planos de acervo.” (p.63).
classificação
4.3.3 Os resultados da aplicação de
Na maioria dos trabalhos analisados métodos de classificação
os procedimentos metodológicos adotados,
quando da elaboração de planos, esque- Na maioria dos trabalhos analisados,
mas ou quadros de classificação, apresen- não se destaca os resultados obtidos com
tam-se pouco detalhados e sem muito des- a aplicação de métodos de classificação
taque, onde não se observa a descrição dos para fins de organização das informações
mesmos em itens próprios. Apesar disso, arquivísticas. Nos trabalhos, que apresen-
evidencia-se a preocupação em conhecer tam resultados, evidenciam-se que, da clas-
a história das organizações, sua estrutura sificação aplicada, resulta agilidade na bus-
e funcionamento, bem como as caracterís- ca das informações, facilitando o acesso,
ticas dos acervos, para através da coleta como forma de subsidiar as decisões ad-
de dados, proceder a análise, com vistas à ministrativas.
adoção de métodos de classificação.
Isto vem reafirmar algumas das colo-
Para Lopes (1996), a classificação cações feitas por Rousseau e Couture
deve se dar de “modo heurístico” (p.98). (1998), quando referem-se a classificação
Assim, o conjunto de classes/séries realizada, através da qual a recuperação
informacionais e documentais deve refletir das informações torna-se mais fácil e rápi-
o que se estudou sobre as estruturas, as da, além de outras vantagens.
funções, as atividades e as características
dos acervos. Dessa forma, pode-se 4.4 A teoria e a prática
estruturar logicamente uma hierarquia de
classes/séries não estranhas à organização Na maioria dos trabalhos analisados,
que permitirão o acesso às informações. evidencia-se o reconhecimento da impor-
tância da realização de práticas através dos
De acordo com os resultados encon- estágios, como forma de aplicar a teoria
trados, a importância do princípio da pro- arquivística. Assim, encontra-se bem con-
veniência parece claramente reconhecida sistente a argumentação de que os estági-
em alguns trabalhos, onde observa-se a os e trabalhos práticos realmente permitem
preocupação em apresentar planos de clas- a integração entre a teoria e a prática reali-
sificação estabelecendo as relações da ins- zada, visto que, dessa forma é possível
tituição e sua estrutura enquanto aplicar os conhecimentos teóricos e
constituidores de fundos, grupos, séries, vivenciar uma realidade.
etc., como por exemplo, o trabalho TR 09 No mesmo sentido, Rousseau e
(1999). No entanto, cabe destacar que as Couture (1998, p.274) argumentam que “o
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equilíbrio entre a teoria e a prática não po- quivos, através da implantação de programas
derá ser alcançado sem que um lugar de de gestão das informações ao longo do ci-
eleição seja atribuído ao estágio num meio clo vital.
de trabalho”.
Na prática, os arquivos são divididos
As limitações e dificuldades reconhe- por idade, havendo, portanto exemplos vi-
cidas parecem servir de estímulo às “dis- vos da aplicação da teoria das três idades
cussões construtivas” (TR 03, 1999, p.36) no Brasil, considerando o entendimento dos
e à busca constante não só de conhecimen- arquivos na sua totalidade, onde se reco-
to e aperfeiçoamento, como também de al- nhece as peculiaridades nas suas várias
ternativas de solução frente aos problemas idades (arquivo corrente, intermediário e
enfrentados, que muitas vezes, vão “além permanente).
de organizar arquivos” (TR 17, 1999, p.22).
A classificação e avaliação são vistas
Dessa forma, além da valorização da como inseparáveis e complementares, exis-
prática para a preparação profissional, per- tindo uma certa homogeneidade nas práti-
cebe-se a valorização atribuída também à cas de classificar e avaliar documentos,
dimensão teórica como qualificadora da refletida nos argumentos, nos métodos e
prática realizada. Neste contexto, pode-se nos instrumentos apresentados (planos de
fazer referência a Jardim (1995) que ao classificação e tabelas de temporalidade).
colocar as dificuldades com as quais a
arquivologia se defronta, acrescenta que as Por outro lado, o procedimento de
mesmas podem se constituir em oportuni- descrição não é entendido como resultante
dade de crescimento e desenvolvimento da do conjunto de procedimentos que se de-
área. senvolve ao longo do ciclo vital e que tor-
na-se mais detalhada nos arquivos perma-
Além disso, através dos resultados nentes, estando relegado a se desenvolver
apresentados, pode-se deduzir que os con- no âmbito dos arquivos permanentes, se-
teúdos das disciplinas estão voltados para parado dos procedimentos de classificação
uma visão integrada, preocupada não só e avaliação. Observa-se aí, a forte herança
com os arquivos administrativos, mas tam- deixada pelos autores que referem-se a
bém com os históricos. Para Lopes (1998), programas descritivos desenvolvidos ape-
a partir da arquivística integrada, talvez, nas no âmbito dos arquivos permanentes.
possa chegar-se às soluções teóricas e prá-
ticas que estejam de acordo com a situa- A classificação é pensada a partir da
ção específica de cada país e a métodos criação dos documentos até o momento de
de trabalhos adaptáveis às realidades dife- seu destino final, repercutindo assim, so-
rentes. bre os demais procedimentos de tratamen-
to das informações arquivísticas. Assim, a
classificação constitui o eixo principal do
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS fazer arquivístico, na medida em que pos-
sibilita a localização das informações e dos
Retomando os objetivos que norteia a documentos, bem como torna realizável o
realização deste trabalho, pode-se inferir processo de avaliação.
que do ponto de vista cronológico, obser-
va-se uma evolução das possibilidades de A classificação proposta e ou aplicada
aplicação de uma política integrada de ar- é resultante de estudos realizados no âmbi-
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to das organizações, do reconhecimento dos constatado nos trabalhos de final de curso
fundamentos teóricos sobre o tema e da apli- dos graduandos, onde se reflete a forma-
cação de métodos que permitem hierarquizar ção dos mesmos. Os conteúdos disciplina-
as informações, do geral para o particular, res estão voltados para uma visão integra-
fornecendo bases para o arquivamento das da, preocupada com o tratamento global dos
informações. arquivos.
Têm-se, então, as bases da classifi- Isto posto, apesar de encontrados in-

cação propostas por Schellenberg (1974) dícios da aplicação da arquivística tradici-
ainda aplicadas e atendendo às exigênci- onal, conclui-se que os graduandos em
as da classificação arquivística atual, bem Arquivologia estão, cada vez mais, reconhe-
como o entendimento e aplicação dos pres- cendo e aceitando a arquivística integrada,
supostos teóricos da arquivística integra- aplicando-a considerando os desdobramen-
da, sendo consideradas as obras de tos do processo a partir da classificação.
Rousseau e Couture (1998) e Lopes (1996,
1997, 1998). Acredita-se que, através da
arquivística integrada, de uma arquivística
Apesar disso, existem limitações teó- mais científica, pode-se responder adequa-
ricas refletidas na ausência de reflexões e damente aos problemas do momento atu-
argumentos sobre a aplicação do princípio al.
da proveniência, sobre os procedimentos
metodológicos aplicados para a elaboração As informações, enquanto elementos
dos planos de classificação e sobre os re- fundamentais de apoio às decisões
sultados obtidos com a aplicação de pla- gerenciais, precisam ser acessadas para
nos de classificação. que possam constituir fonte de conhecimen-
to, porém isto só é possível se fizerem par-
Os estágios realizados nas organiza- te de um conjunto sistemático, estruturado
ções permitem integrar a teoria arquivística e organizado. Os profissionais devem pro-
à prática realizada, possibilitando a aplica- curar iniciativas que visem atender às ten-
ção dos conhecimentos teóricos, preparan- dências atuais, buscando gerir as informa-
do, assim, os graduandos em Arquivologia ções organizacionais de forma integrada,
para atuarem no mercado de trabalho. Des- viabilizando o acesso e a utilização dos ar-
sa forma, os estágios cumprem sua finali- quivos.
dade, promovendo a integração entre o
curso – universidade e as instituições – e a O mercado exige uma formação que
sociedade. permita capacitar os profissionais a atua-
rem frente aos problemas contemporâne-
Os graduandos desenvolvem seus tra- os. Para tanto, mudanças são impostas,
balhos intelectualmente, considerando as face às dificuldades e limitações ora consi-
questões teórico-conceituais como relevan- deradas.
tes na sua formação, considerando a valo-
rização atribuída não só à dimensão práti- Esforços nesse sentido devem ser dis-
ca, mas também à dimensão teórica como pensados pelos docentes do curso de
qualificadora da prática realizada. Arquivologia da UFSM, para refletir sobre
a criação, desenvolvimento e consolidação
Observa-se que há um certo equilíbrio de programas de formação, cada vez mais,
entre o ensino teórico e a prática realizada, adequados, que garantam um ensino de qua-
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lidade, assim como o aumento de pesqui- Paulo : AAB/SP; Secretaria do Estado da
sas. Cultura, 1996.
Através da arquivística, enquanto GODOY, Arilda Schmidt. Introdução à

campo do conhecimento vinculado à ges- pesquisa qualitativa e suas possibilidades.
tão da informação, pode-se, numa visão Revista de Administração de Empresas,
sistêmica, provocar mudanças que envol- São Paulo, v.35, n.2, p. 57-63, mar./abr.,
vam e integrem todas as dimensões 1995.
organizacionais. Assim, entende-se que
outros estudos precisam ser desenvolvidos, ____. Pesquisa qualitativa: tipos fundamen-
pois há muito a ser feito através da pesqui- tais. Revista de Administração de Empre-
sa científica, para contribuir com a ascen- sas, São Paulo, v.35, n.3, p. 20-29, mai./
são e a consolidação da arquivística. jun., 1995.
GOMES, Romeu. A análise de dados em

REFERÊNCIAS pesquisa qualitativa. In: Pesquisa social:
teoria, método e criatividade. Petrópolis :
ALBERCH i FUGUERAS, Ramon. El Vozes, 1994. p.67-80.
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clasificación, evaluación. La función admi- GONÇALVES, Janice. Como classificar e
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Espanha : Archivo Municipal de Barcelona, Paulo : Arquivo do Estado, 1998.
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HEREDIA HERRERA, Antonia.
ARANTES, Nelio. Sistema de gestão em- Archivística general: teoría y práctica.
presarial. São Paulo : Atlas, 1994. Sevilla, Espanha : Diputación Provincial de
Sevilla, 1993.
BELLOTTO, Heloísa L. Arquivos
permanentes: tratamento documental. São INOJOSA, Rose Marie. Tabelas de
Paulo : T. A. Queiroz, 1991. Temporalidade. In: A sistematização de
arquivos públicos. Org. Ataliba T. de
BOGDAN, Robert C.; BIKLEN, Sari K. Castilho. Campinas : UNICAMP, 1991. p.87-
Investigação qualitativa em educação: 100.
uma introdução à teoria e aos métodos.
Porto, Portugal : Porto Editora. 1994. JARDIM, José Maria. A universidade e o
ensino de arquivologia no país. In: Algu-
COUTURE, Carol. Archivistique intégrée et mas reflexões sobre o ensino e práticas
politique de gestion des archives: proposi- na área da informação. Niterói : EDUFF,
tions innovatrices? Arquivo&História, Rio 1998. p. 63-82. (Estudos&Pesquisas; 2).
de Janeiro, n.4, p.5-36, out., 1998.
____. Novas perspectivas da arquivologia
COUTURE, Carol; MARTINEAU, Jocelyne; nos anos 90. In: A informação: questões e
DUCHARME, Daniel. A formação e a problemas. Niterói : EDUFF, 1995. p. 27-
pesquisa em arquivística no mundo 38. (Estudos&Pesquisas; 1).
contemporâneo. Brasília : Finatec, 1999.
DICIONÁRIO de terminologia arquivística. ____. Sistemas e políticas públicas de
Coord. Ana Maria de Almeida Camargo. São arquivos no Brasil. Niterói : EDUFF, 1995.
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KURTZ, Clara Marli S. Arquivística contem- Olga Maria Correa Garcia

porânea. In: Textos de arquivologia. San- Graduada em Arquivologia pela Universida-
ta Maria : UFSM; AAB/RS, 1997. p. 91-99. de Federal de Santa Maria/RS
Especialista em Pesquisa pela Faculdade
LOPES, Luís Carlos.Os arquivos, a gestão de Filosofia Ciências e Letras Imaculada
da informação e a reforma do estado. Conceição/Santa Maria/RS
Arquivo&História, Rio de Janeiro, n.4, Mestre em Administração pela Universida-
p.37-49, out., 1998. de Federal de Santa Catarina
Professora Assistente/ Departamento de
____. A imagem e a sombra da Documentação
arquivística. Rio de Janeiro : APERJ, 1998. Centro de Ciências Sociais e Humanas/
Universidade Federal de Santa Maria
____. A gestão da informação: as organi- garcia@ccsh.ufsm.br
zações, os arquivos e a informática aplica-
da. Rio de Janeiro : APERJ, 1997. Vitor Francisco Schuch Júnior
Graduado em Administração pela Univer-
____. A informação e os arquivos: teori- sidade Federal de Santa Maria/RS
as e práticas. Niteói : EDUFF; São Carlos : Mestre em Administração pela Universida-
EDUFSCar, 1996. de Federal do Rio Grande do Sul/POA/RS
Doutor em Educação pela Universidade
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Federal de Santa Maria/convênio UNICAMP
Les archives au XX e siècle. Montreal, Professor titular aposentado na Universida-
Canadá : Université de Montréal, 1982. de Federal de Santa Maria/RS
Coordenador do Curso de Administração da
____. Os fundamentos da disciplina Faculdade Ritter dos Reis/POA/RS
arquivística. Lisboa, Portugal : Nova Enci-
clopédia, 1998. _______________________________________________________
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt.

Arquivos modernos: princípios e técnicas.
Rio de Janeiro : FGV, 1974. Title
The application of the integrated approach to
archives, considering the process starting from
SILVA, Armando Malheiro da et al.
classification
Arquivística: teoria e prática de uma ciên-
cia da informação. Porto, Portugal : Ed.
Abstract
Afrontamento, 1998. This article investigates the aplication of the
integrated approach to archives, considering the
process starting from classification, using the
students' essays written to conclude the Under-
graduate Course in Archive Science at the Fed-
eral University of Santa Maria, from 1997 to
1999. It was employed the analysis of content,
developed through a documental pre-analysis,
material exploration and handling, and results
interpretation. It was possible to conclude that,
despite of finding some traces of traditional
_____________________________________________________________
approach to archives application, the under-
_____________________________________________________________________________________________
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graduate students increasingly recognize and Artigo recebido em: 08/10/2001
accept the integrated approach, applying it con-
sidering the process starting from classification. ____________________________________________________________
Because of dificulties and limitations presented
by undergraduate students, it was noticed that
changes are necessary, in the sense of devel-
oping and consolidating syllabus that should
garantee an education of quality and an in-
crease in research.
Keywords
Integrated Approach to Archives; Documentary
Classification: Archives Management Policy.
__________________________________________________________
Titulo
La aplicación de la Archivística integrada, con-
siderando los desdoblamientos del proceso a
partir de la Clasificación
Resumen
Investiga la aplicación de la archivística inte-
grada, considerando los desdoblamientos del
proceso a partir de la clasificación, en los
trabajos del final de curso de los graduandos
en Archivología por la Universidad Federal de
Santa María, en el período de 1997 a 1999.
Utiliza la técnica de análisis del contenido,
desarrollada a través de una pré-análisis de las
fuentes, de la exploración del material y del
tratamiento e interpretación de los resultados.
Así, concluye que, a pesar de encontrar indicios
de aplicación de la archivística tradicional, los
graduandos, cada vez mas, reconocen y
aceptan la archivística integrada, aplicando y
considerando los desdoblamientos del proceso
a partir de la clasificación. Face a las
dificultades y limitaciones presentadas por los
graduandos, se reconoce que son necesarios
cambios, en el sentido de desarrolar y consoli-
dar los programas de formación.
Palabras-clave
Archivística; Archivística Integrada;
Clasificación Documentária; Política de Gestión
de Archivos
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Arquivistica Integrada

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A APLICAÇÃO DA ARQUIVÍSTICA INTEGRADA,

Olga Maria Correa Garcia

“tem por objeto o conhecimento 2.1.1 As informações arquivísticas e as

“os arquivos constituem-se ór-

Dentro desta perspectiva, Lopes Neste sentido, constituem a base para

2.1.2 Formação profissional Ao referir-se às correntes e tendênci-

A partir das bases teóricas anterior- Considerando que ao se classificar já

Na concepção de uma arquivística in- 3 METODOLOGIA

Na maioria dos trabalhos analisados,

Têm-se, então, as bases da classifi- Isto posto, apesar de encontrados in-

Através da arquivística, enquanto GODOY, Arilda Schmidt. Introdução à

GOMES, Romeu. A análise de dados em

KURTZ, Clara Marli S. Arquivística contem- Olga Maria Correa Garcia

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt.

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