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DICIEMBRE 2011
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INDICE
Introducción 3
Objetivos 4
Anexos 31
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INTRODUCCION
Al finalizar el período fiscal de una institución, debe elaborarse el cierre contable afín de que
los estados financieros expresen la realidad de la situación de la entidad.
Al mismo tiempo, es necesario generar los saldos iniciales que servirán en el ejercicio
posterior al cierre. Esto, garantiza cifras en los Estados Financieros confiables y oportunas.
En la herramienta del Sicoin Web se realiza este proceso automáticamente no sin antes
generar partidas de cierre contable y al mismo tiempo establecer los saldos de apertura.
El presente manual contiene los procedimientos para registrar en el SICOIN WEB, la apertura
y el cierre contable de las entidades de Sector Público no Financiero en Guatemala.
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OBJETIVOS
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¿QUÉ ES EL CIERRE CONTABLE?
Al finalizar el presente año fiscal y antes del 31 de diciembre del año en curso se deben de
operar en el Sicoin Web, todas las transacciones de ingresos, de gastos, contables, de
presupuesto, de fondos rotativos, de seguimiento físico; en fin, todas las operaciones del día
a día de la entidad para así tener registrada toda la información generada durante el año.
En este proceso se hace énfasis que debe tenerse todos los pagos solicitados y pagados por
Tesorería, es decir, todos los cheques y/o transferencias generadas y pagadas.
Es posible que por causas de fuerza mayor termine el año y aún tenga pendientes de realizar
algunas operaciones o ajustes contables.
Mientras se hace el cierre contable, la entidad puede iniciar a operar en el nuevo ejercicio
fiscal, con la salvedad que no tendrá un balance general real, pues hará falta tener los saldos
iniciales contables, mismos, que se generaran luego de hacer el cierre.
Antes de hacer el cierre fiscal y correr las partidas adecuadas debe observar lo que aplica en
el siguiente capítulo.
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ASPECTOS A CONSIDERAR ANTES
DE HACER EL CIERRE CONTABLE
Sicoin significa, Sistema de Contabilidad Integrada. El término integrado, implica que los
montos que se generan en Presupuesto son iguales a los montos que registra la
Contabilidad. Esto se logra a través del funcionamiento de las matrices de conversión de
presupuesto a contabilidad, es decir, que al efectuar un renglón del presupuesto, se indica
automáticamente que partidas de contabilidad va a hacer el sistema. Lo anterior implica o
supone que debe cuadrar la ejecución presupuestaria con la contable.
Antes de hacer el cierre contable, debe asegurarse se registrar todas las operaciones o
transacciones pendientes de bancos, de presupuesto o contables.
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2. Generar reportes de ejecución de ingresos.
a. Reportes de información consolidada (Recomendado: reporte No. 805951)
b. Reporte consolidado de ingresos para ver el monto total (Recomendado:
reporte No. 815310)
c. Reportes de información Estadística
d. Reportes de presupuesto vigente
Lo que debe revisar son los montos del devengado sean de acuerdo a los montos
que se reflejan en la contabilidad en el estado de resultados. Recuerde sumar al
monto de ingresos del estado de resultados lo que se ha devengado de
transferencias de capital que ha sido parte del balance general en el ejercicio de
cierre. Este valor, debe ser idéntico al devengado del presupuesto de ingresos.
También habría que revisar que la diferencia entre el devengado y el percibido,
esté de acuerdo con el monto saldo del movimiento del año de las cuentas por
cobrar respectivas.
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d. Si ya está en el año de apertura, la fecha de corte debe ser la fecha actual
para que salgan los montos sobre los ajustes efectuados. De todas formas el
balance será impreso con fecha 31 de diciembre.
Este reporte verifica si todo registro que se ha operado en las cuentas de ingresos y
gastos (grupo contable 5000 y 6000) han venido automáticamente de la ejecución
presupuestaria. Si el monto no cuadra, podría ser que están manipulando el estado
de resultados en forma manual por medio de ajustes lo cual salvo a algunas
excepciones, no está permitido.
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Todos los renglones que no están en estas dos categorías anteriores, se irán
contablemente a tocar cuentas del gasto, en el estado de resultados.
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• Todos los renglones que forman proyecto: por lo tanto van a cuenta 1234 en el
balance general del lado del activo.
• Total: expresa la suma de todos los anteriores incluyendo el subtotal.
• Devengado: es la ejecución presupuestaria de todos los renglones del gasto.
• Diferencia: si la diferencia es 0, entonces las premisas se han cumplido y existe
integralidad de datos.
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e. ¿Cómo verificar la suma de la cuentas del grupo 6000?
Se genera un reporte de Estado de Resultados, Reporte: 00801028, Estado de
Resultados. Aquí ve el monto de la suma de los gastos.
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Haga los análisis respectivos y las correcciones o ajustes si fuera necesario.
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b. Regularmente en este reporte se pueden ver varias cuentas sobregiradas, es
decir que no tienen sus saldos de acuerdo a su naturaleza contable. Unas de
las razones por lo que esto ocurre es porque los pagos los hacen hacia
determinado nit, pero al regularizar lo hacen en otro nit.
c. Si la cuenta no tiene saldo, no se generará información.
9. Para visualizar la razón de los posibles errores en las transacciones y tener idea de
cómo corregirlos, debe acceder al reporte 00801007 - Libro Mayor - Auxiliares de
Cuentas.
a. Debe filtrar la cuenta y el auxiliar específico a efecto de ver el movimiento
contable durante el año y detectar posibles errores.
10. Si todos los datos cuadran, tienen lógica contable adecuada a nivel de auxiliares y con
montos congruentes a la ejecución y operatoria, se procede a elaborar el cierre
contable anual.
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL CIERRE CONTABLE
Después de “tomar dicha fotografía”, no es posible hacer ninguna modificación que altere
las cifras de dicha entidad y ejercicio fiscal.
Lo que haya olvidado hacer, lo tendrá que hacer dentro del período fiscal siguiente como un
ajuste contable.
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2. Luego de seleccionar la opción de cierre, aparecerán las entidades contables en
donde el usuario de acuerdo a los permisos asignados a su persona, puede elegir la
entidad y año de cierre que realizará:
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3. El usuario entonces procede a elegir una entidad y año fiscal a cerrar y luego presiona
el icono .
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b. No están definidas las partidas tipo CIE en la matriz de operaciones. Por lo anterior,
debe ingresar estas partidas según se indica a continuación: (verifique antes)
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A continuación, la pantalla de ingreso de las partidas arriba mencionadas: (EN LA
MATRIZ DE OPERACIONES UBICADO DENTRO DE LOS CLASIFICADORES CONTABLES)
Ojo: Es importante observar el código de registro que ingresa por cada cuenta.
6. Con el proceso de Cierre se generan automáticamente cuatro (4) CUR contables que
se pueden visualizar como cualquier otro CUR contable en la opción de Contabilidad
Comprobantes Contables de acuerdo a la siguiente secuencia:
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Estos CUR de Cierre estarán en la etapa de “registrado” listos para poderse consultar,
aprobar o marcar con error como cualquier CUR contable.
Estos cur contables NO se deben modificar derivado de ser un proceso automático. Por lo
tanto, si hay algo para lo cual no esté de acuerdo, proceda a marcarlos con error, haga el
ajuste respectivo y vuelva a correr el proceso de Cierre Contable Automáticamente.
Esto puede hacerse cuantas veces sea considere necesario. El ciclo puede continuar siempre
que no se APRUEBEN los CUR de cierre.
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¿CÓMO SE FORMAN LOS COMPROBANTES CONTABLES DE CIERRE?
1.1. En el primer asiento contable, se debe hacer un registro DEBITO por el monto
contabilizado hasta la fecha del cierre a las cuentas del grupo 5000 INGRESOS.
Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán liquidadas al momento de aprobar los CUR
anteriores.
De esta manera la diferencia entre los ingresos y los gastos, en otras palabras, el resultado
del ejercicio, quedará reflejado en la cuenta contable 7100 RESUMEN DE INGRESOS Y
GASTOS.
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2. Determinación del ahorro o desahorro en la gestión
Si existe ahorro (más ingresos que gastos) en la gestión el tercer asiento contable será:
ASIENTO DE CIERRE No. 3
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7100 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS DEBITO
Si existe desahorro (más gastos que ingresos) en la gestión, el tercer asiento contable será:
ASIENTO DE CIERRE No. 3
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
7300 DESAHORRO DE LA GESTION DEBITO
** Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan con saldo las cuentas de activo,
pasivo y patrimonio.
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ASIENTO DE CIERRE No. 4 (cuando hay desahorro en la gestión)
GRUPO DESCRIPCIÓN GRUPO DE CTA. MOVIMIENTO
3122 RESULTADO DEL EJERICIO DEBITO
Finalmente en el cierre del año, el resultado del ejercicio queda reflejado en la cuenta
Resultado del Ejercicio. Y así quedará reflejado en el Balance General al 31/12/XX.
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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE LA APERTURA CONTABLE
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I. APERTURA MANUAL:
El proceso de registro de la apertura contable manual, es un proceso inicial único que debe
realizarse al momento de iniciar la implementación del SICOIN WEB en cada entidad.
Es el proceso manual es mediante el cual se cargan al sistema los saldos finales del ejercicio
inmediato anterior, finalizado en otro sistema contable distinto a SICOIN WEB.
Como puede apreciarse, es un proceso laborioso y delicado ya que puede hacerse solamente
una vez y no se puede modificar para nada y bajo ninguna razón, luego de aprobado.
Esta opción se lleva a cabo mediante la creación de un CUR contable de tipo APE. Las
opciones disponibles de un CUR contable “APE” son exactamente las mismas que cualquier
otro CUR contable manual: puede crearse, modificarse, marcar con error o aprobar.
Las cuentas contables permitidas para ésta clase de registro APE están limitadas a las
cuentas de ACTIVO, PASIVO, PATRIMONIO Y CUENTAS DE ORDEN, ya que no procede la
utilización de las cuentas de INGRESOS Y GASTOS.
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Un CUR APE se crea como cualquier otro CUR contable, asignando datos en los campos
correspondientes a Datos Generales, conforme se van requiriendo. Luego de grabar esta
primera parte se procede a registrar los detalles que consisten en digitar las cuentas
contables de mayor hasta el nivel de sus correspondientes sub-cuentas y auxiliares y sus
respectivos montos.
Cuando se aprueba el CUR de clase de registro APE los asientos contables afectan el saldo
inicial y no aparecen como movimientos del ejercicio (a diferencia del resto de CUR
contables aprobados en el ejercicio vigente).
Para elaborar un CUR contable APE manualmente, se debe seguir la siguiente ruta:
Esta opción es la misma utilizada para cualquier otro tipo de CUR contable manual.
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II. APERTURA AUTOMÁTICA:
La apertura contable Automática es el proceso que debe utilizarse a partir del segundo año o
periodo de registro en el SICOIN WEB. Es decir, cuando el Cierre Contable se ha realizado en
el mismo sistema.
Escoger dentro del menú principal, la opción Contabilidad, Cierre y Apertura Contable.
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Cuando se elige esta opción, se visualiza la siguiente pantalla:
Aunque las entidades se desplegarán de acuerdo al perfil del usuario que está elaborando el
registro, quien tiene acceso limitado a su entidad.
Los años que se encuentran disponibles para aperturar están limitados de acuerdo al año del
último cierre.
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Si en el proceso de apertura contable automática, no hay inconvenientes, el sistema
devuelve el siguiente mensaje:
Inmediatamente al realizar el proceso de Apertura los saldos finales del ejercicio CERRADO
se presentan como saldos iniciales en el ejercicio EN _ EJECUCIÓN.
Es importante señalar que esta forma de registro de Apertura Contable NO genera CUR
contable de apertura (APE). Lo que realiza es una carga automática de saldos finales del
ejercicio cerrado a los saldos iniciales del ejercicio en ejecución, capitalizando el resultado
del ejercicio.
a) Se puede comparar el Balance General del año anterior “año 1” contra el Balance
General del año en ejecución al 01/01/”año 2”.
b) En el Balance General final del año 1 muestra en el área del Patrimonio el resultado
del ejercicio de forma separada, mientras en el año 2 o en ejecución, ya tiene
capitalizado el Resultado del Ejercicio cerrado por tanto se muestra dentro del monto
de Resultado Acumulado de Ejercicios Anteriores.
c) También puede consultarse los reportes: Libro Diario, Libro Mayor, Libro Mayor –
Auxiliares de Cuentas, Auxiliares de Cuentas, Saldos a Nivel de Auxiliar y finalmente el
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
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PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS ACERCA DEL CIERRE CONTABLE
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4. ¿SERA QUE PUEDO CREAR UNA CUENTA PROVISIONAL PARA LOS DEPOSITOS NOTAS DE
CREDITO QUE NO TENGO CONOCIMIENTO DE SU ORIGEN?
Es correcto, toda vez el depósito o nota de crédito figure en el estado de cuenta
monetario del Banco al 31/12/Año”N-1”, y sí no tiene a la vista el documento original o
copia de este, o desconoce el origen, debe registrar en SICOIN con cargo a Banco y
crédito a una cuenta pasiva por determinar, el ingreso percibido en forma temporal,
hasta la última semana de marzo Año“N”, previo a la rendición respectiva a las
entidades: Contraloría General de Cuentas, Congreso de la República y Ministerio de
Finanzas Públicas. Posteriormente, incluso desde enero mismo, proceder a regularizar
contra la o las cuentas contables o presupuestarias que correspondan en Año“N-1” o
Año“N”, según la fecha en que determine su origen.
5. LA ENTREGA DE LOS CHEQUES (EN EL SISTEMA) TIENE QUE EFECTUARSE ANTES DEL
31/12/AÑO “N-1” O ¿SE PODRA EN ENERO SEGUIR ENTREGANDO?
Es mejor hacer entrega del cheque o transferencia hasta el 31/12/Año“N-1”, aunque
físicamente aún permanezca en Tesorería y siempre establezca otro medio de control
alterno, mediante libro de actas o conocimientos, pues posteriormente sí trata de
conciliar en el sistema y los cheques no figuran entregados, posiblemente, no correrá la
conciliación, igual si los mismos deben anularse en Año“N”, es mejor dejar concluidos los
temas de tesorería en el año que culmina y OJO, no realicen transacciones en Tesorería
de ejercicio Año“N-1” en ejercicio Año“N”, puede causar distorsiones en la información
financiera a nivel contable. En resumen, la tesorería de Sicoin, sí cierra el 31/12/Año“N-
1”, igual inicia sí así se lo proponen el 01/01/Año“N”
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ANEXOS
Balance de Comprobación de Sumas y Saldos del año 2010 y del año 2011 a fin de
comparar saldos finales e iniciales en cada uno de ellos. (cierre y apertura contable)
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