07 de noviembre de 2019

Alumno: Francisco Javier Hernández Fuentes

Matrícula: 17009479

Módulo: Administración de proyectos v1

Evidencia de Aprendizaje: EA5. Control y cierre del proyecto

Asesor: María Guadalupe de Lourdes Acosta Castillo

Introducción. Describe brevemente la necesidad que quieres solucionar o
atender y señala lo que se innovará o modificará o distinguirá a través del
servicio. Identifica la metodología de diseño conceptual para la tienda de
suministros informáticos y describe brevemente el por qué la elegiste.
La necesidad que se desea solucionar con este proyecto es la de tener al alcance
estos suministros, tener una extensa variedad, además de grandes promociones y
un buena atención a cada uno de los clientes.

Fecha A partir del día 07/11/2019

Proyecto Crear una tienda en un lugar céntrico que genere
demanda.
Dirección Responsable Empresa Súper Papelería S.A. DE C.V.
Líder del Proyecto Francisco Javier Hernández Fuentes
Patrocinador Ejecutivo Esaú García Landeros (Director General)

Nivel de autoridad

Dirección: planeación estratégica, organización, control, supervisión y

seguimiento a procesos y proyectos de mejora.

Sistema de Gestión de Calidad: Control de documentos y registros, auditorías

internas, análisis de datos y acciones correctivas

Ventas: Recepción de requerimientos del cliente, cotización y programación para

su realización y/o entrega.

Compras: Cotización evaluación y suministro de materiales, productos y servicios

a la organización.

Importación y logística: Logística de programación y entrega final del producto.

Sistemas: Soporte y mantenimiento al área y mantenimiento del equipo de
cómputo (equipos y programas).

Servicios Generales: Aseguramiento del correcto funcionamiento de la

infraestructura de la organización así como el mantenimiento.
Recursos Humanos: Reclutamiento y selección de personal, capacitación, y
gestión del ambiente de trabajo.

Requisitos de alto nivel

Requisitos de alto nivel del proyecto:

 Reflejar todas las demandas operacionales que dan origen al proyecto.
 Priorizar las necesidades o capacidades que se deben otorgar los bienes y
servicios asociados al proyecto.
 Proveer una base objetiva de análisis para las distintas opciones o cursos
de acción.
 Suministrar las bases para la negociación de los contratos asociados al
proyecto.
 Satisfacer las necesidades específicas de la empresa en todas las etapas.
 Minimizar los incrementos de costos durante el desarrollo del proyecto.
 Requisitos por interesados:
 Director:
 El proyecto debe agregar valor a la empresa y contribuir en el aumento de
las necesidades del cliente.
 Gerente administrativo
 El proyecto debe contribuir a la solución de la problemática actual sin
afectar el funcionamiento diario de la empresa.
 Empleados del área administrativa
 Gerencia de Producción
 El proyecto debe contribuir a la solución de la problemática actual sin
afectar la producción diaria en la empresa.
 Gerencia de comercialización
 El proyecto debe mejorar la imagen de la empresa frente a los clientes y no
retrasar pedidos recibidos.
 Acreedores
 El proyecto no debe afectar las obligaciones de pago de la empresa y
contribuir a la confiabilidad de la misma.
  Equipo de proyecto
 Las actividades del proyecto se deben cumplir de manera óptima y en el
tiempo pactado.
 Proveedores de servicios
 Se deben cumplir los contratos de servicios respetando el pago y el tiempo
pactados.

Objetivos medibles

Cada uno de estos productos va dirigido tanto a estudiantes y a empresas

medianas o grandes ya establecidas en el mercado que realicen sus ventas de
mayoreo con extensa variedad de productos desde un lápiz hasta computadoras e
impresoras, brindar atención personalizada a cada uno de nuestros clientes,
satisfacer cada una de sus necesidades con productos de calidad así como
excelentes precios, además uno de sus grandes objetivos es ser una gran
solución para la sociedad que buscan reducir cada una de sus necesidades.
Aparte de estos objetivos ya mencionados se busca la garantía en todos sus
productos, precios muy especiales en pago de contado o bien a crédito.

Alcance

El proyecto a realizar contempla todas las opciones necesarias para poder dar
soluciones a cada una de las necesidades diarias de los usuarios.
Ofrecer el mejor surtido de la mercancía que más se utiliza para las cuales
buscaremos mejores proveedores.
Tendremos un personal capacitado con el conocimiento adecuado en cuanto al
servicio que se ofrecerá.
 Determinar cuáles son los diferentes productos que se venderán en la
papelería.
 Establecer precios competitivos para los consumibles informáticos.
 Proveedores de suministro y seguridad.
 Excelente atención al cliente.
Se manejaran horarios en los cuales podamos cubrir horas en las que revisando el
sector de ubicación se debe de dar el mejor servicio y oportuno el cuál sería:
 Siendo una zona de alto comercio dentro de la zona centro de la ciudad se
pueden manejar horarios de lunes a viernes de 8:00 a.m. ya que hay
 demanda por parte de los estudiantes que asisten a escuelas en zonas
aledañas y un cierre a las 7:00 p.m. ya sería en el cual baja la demanda.

La realización de esta Papelería nos dará clientes satisfechos y un personal

enfocado en el desarrollo del mismo.

Hitos

 Todos los proveedores seleccionados y con buen historial.

 Contratos u órdenes completas con todos los proveedores.
 Cada uno de los productos entregados en almacén de la papelería.
 Precios determinados y establecidos.
Estructura desglosada de trabajo (WBS)

1.
Proyecto

1.1 Inicio 1.2 1.3 1.4 1.5 Entrega a

Compras Mercadotecnia Administración Operaciones

1.1.1 1.5.1 Reporte

1.2.1 1.3.1 1.4.1 Pagos y
de Puesta en
Fundamental Proveedores Promociones cobranza Procesos

1.1.2 1.4.2 Control de 1.5.2 Pruebas

1.2.2 Costos 1.3.2 Dar a
Primordial
conocer marca presupuesto De Gastos
1
1.1.3 1.2.3 1.4.3 Evaluar
Operación Inventario 1.3.3 1.5.3
Mercadeo Crecimiento

1.4.4
1.2.4
1.3.4 Estudio Autorizar
Planificación
cliente

1.3.5
Satisfacer

Entregables
Lista de entregables finales:

 Tener buena adquisición de los productos.

 Inventario y exhibición de los productos de la papelería.
 Personal de la tienda completo, incluyendo horarios de trabajo mixtos.
 Establecimiento de políticas y reglamento ya fijo.
 Personal altamente capacitado para la atención al cliente.
  Fijar promociones constantemente, mejor que la competencia.

Lista de entregables parciales:

• Los clientes de dichos productos serán en su mayoría estudiantes.

• Los horarios de funcionamiento serán basados en los que tengan las escuelas
aledañas a la papelería.
• Los estudiantes podrán realizar encuestas de los productos que sean más
solicitados o bien que es lo que se puede innovar dentro de la papelería.

Presupuesto

Es importante saber que para la realización de este proyecto se requiere una gran
inversión para adecuar un local, comprar muebles, estanterías, comprar algunos
materiales informáticos, y por supuesto las existencias iniciales de productos.
El importe de la inversión necesaria varía mucho según se encuentre el local
donde se desea este dicha Papelería ya que hay que planificar que hace falta para
que quede al 100%,pero bien se puede considerar una inversión de $150,000.00
esto ya teniendo en cuenta la compra inicial del stock que es necesario tener.
Los principales gastos son el alquiler y los costes asociados (luz, teléfono,
internet), así como los gastos de personal, los servicios exteriores.
Los productos que deben ser adquiridos para dar marcha a dicho proyecto son los
siguientes y sus costos estimados:

Memoria USB $100 Inventario 50 $5,000

Libreta $20 Inventario 300 $6,000

Pluma $5 Inventario 500 $2,500

Lapicero $20 Inventario 200 $4,000

 Puntillas para lapicero $5 Inventario 100 $500

Goma de borrar $5 Inventario 100 $500

Calculadora científica $150 Inventario 50 $7,500

Corrector $20 Inventario 100 $2,000

Impresora $3,000 Inventario 20 $60,000

Cartucho para impresora $200 Inventario 40 $8,000

Hojas de máquina $80 Inventario 50 paquetes

$4,000

De ahí se desglosarían otros productos pero esto ya seria sobre la marcha como
vaya funcionando y también la demanda que se vaya teniendo, entonces la
inversión sería:
$100,000 Para la compra de los productos y poder tener un stock mínimo.
$5,000 Para el contrato e instalación de luz
$2,000 Para contrato e instalación de agua
$1,000 Para contrato e instalación de Internet
$10,000 Para la primer renta del local y ya incluido lo que se debe de meter para
dejarlo listo
$15,000 En los muebles (estanterías, sillas, escritorios, etc.)
$10,000 Para realizar el proceso de contratación de los empleados así como
capacitaciones.
$7,000 En la publicidad necesaria.

Lista de actividades
Por medio de encuestas dentro de la zona [colonia, residencia, etc.] se ha
determinado la necesidad de conseguir accesorios, útiles y servicios
concernientes a la temática escolar.
Pero esto no es porque no exista algún negocio similar o igual, sino porque la
velocidad de la competencia es escasa, o bien, carece de ciertos productos.
Según dicho estudio, entre los datos más relevantes que arrojó el análisis se
encuentran:
Edad de comprador potencial: 15-40años.
Sexo de comprador potencial: hombre en un 24% y mujer en un 76%.
Ocupación de comprador potencial: estudiante 30%; madre de familia 50%; padre
de familia 4% y; profesor 16%.
Producto y servicio
Lo que ofrece SUPER PAPELERIA se divide en tres partes fundamentales:
productos, servicios y mixtos.
Productos
La urgencia es un punto clave para sacar provecho de esta demanda del
consumidor.
Los estudios del mercado reflejaron que un 78% de los clientes llegan por la
emergencia de conseguir sus accesorios y útiles escolares debido a la hora de
entrada en la escuela.
La ventaja está en ofrecer de forma breve, y con un inventario siempre disponible,
los productos con mayor demanda y a un precio accesible.
Además, el estudio de mercado llegó hasta distintas escuelas esto para conocer
las principales materias, especialidades y actividades extracurriculares que
representan una necesidad específica por ciertos útiles escolares.
Según el estudio de mercado, las áreas escolares a las que hay que prestar mayor
atención son:
Dibujo técnico: juegos geométricos, lápices de hormigón, papel bond para planos,
etc.
Artes plásticas infantiles: pinturas, bastidores de lienzo, colores pastel, etc.
Taller de música: fundas para instrumentos, libretas pautadas, cancioneros, etc.
Corte y confección: telas básicas, agujas para coser, etc.
Ahora bien, en términos generales se ofrecerán principalmente los siguientes
útiles escolares:
Lápices (en diferentes números)
Borradores (para grafito y pizarrones)
Plumones (diversos colores)
Plumas (diversos colores)
Libretas
Paquete de útiles escolares para el regreso a clases
Servicios
Para los servicios el punto de urgencia también puede impulsar la rentabilidad de
esta idea de negocio, aunque no tanto como los productos.
Pues los servicios son más bien complementario, una solución a las instituciones
escolares, tanto para alumnos como profesores. Dichos servicios beneficiarán en
eficiencia a la entrega de actividades y tareas por medio de los tratos con las
escuelas cercanas y sus profesores.
Gracias a indicaciones específicas los docentes pueden encargar una tarea o
ejercicio de su materia para los alumnos. Por otro lado, también se ofrece el
diseño y estructuración sobre algún trabajo que se nos encargue, esto bajo una
comisión.
Los servicios que se ofrecerán en términos generales son los siguientes:
Copias
Escaneo
Enmicado
Renta de computadoras (café internet)
Mixtos
La categoría de mixtos son para los productos que implican un servicio de por
medio, por ello se citan algunos de los más importantes:
Engargolado: Se vende el empastado y se cobra el servicio por la perforación de
las hojas.
Copias de tareas y ejercicios: Según si un profesor lo requiere, se redactan o
diseñan tareas (cobro por servicio) y se venden a los alumnos del aula que indique
el docente.
Redacción e impresión de documentos sencillos: Para el caso de cartas poder
sencillas, currículos o algún otro documento básico; se cobra el servicio y la
impresión de dicho formato.
Guías de exámenes: En planeación con las escuelas se tienen en inventario de
copias las guías o temarios de diversas materias, para que posteriormente se
vendan a los alumnos o padres de familia.
Administración y gerencia
Para partir con este punto se presenta a continuación un organigrama del local:
Como se podrá notar, el personal principal recae en el coordinador y el gerente
para la sucursal que piensa abrirse.
El gerente, se encargará de la contabilidad y buen manejo del inventario y los
gastos.
Por último, el jefe o director, alternará ciertos días de la semana para estar en una
u otra sucursal y supervisar el correcto funcionamiento de la papelería.
Plan de marketing
Este aspecto mejorará la imagen corporativa: retoque de logotipo, eslogan,
publicidad física como volantes o trípticos, etc.
En este sentido la prioridad será difundir la marca a través de distintos medios de
comunicación, entre los que estarán:
Radio: Promoción por medio de spots.
Papelería: Distribución de volantes con datos de contacto y un rápido esquema de
lo que se ofrece.
Internet: La cual se dividirá en 2 partes fundamentales:
Sitio web: creación de un sitio web para la presencia digital de la Tijera Rápida.
Una gran ventaja, ya que por este medio los padres podrán mandar su lista de
útiles para armarlas con anticipación y solo pasar a recogerlas.
Campañas publicitarias: Por medio de buscadores en internet, cosa para lo que se
contratará temporalmente a un experto en computación o agencia de marketing
digital.
Formato de solicitud de cambio

Solicitud de cambio
[Empresa Súper Papelería]
Fecha: [07/11/2019]

Datos de la solicitud de cambio

Solicitante del cambio Carlos Javier Martínez

Área del solicitante Cliente Insatisfecho
Lugar León, Gto

Categoría de cambio
Marcar todas las que apliquen:
Calida Recurso
✘ Alcance Cronograma Costos ✘
d s
✘ Procedimientos Documentación Otro

Causa / origen del cambio

Reparación de Acción
✘ Solicitud de cliente
defecto correctiva
Acción Actualización / Modificación de
preventiva documento
Otros

Descripción de la propuesta de cambio

Requerimiento de cambio radical de dicha empresa, esto para cubrir con las
necesidades de cada cliente.
Justificación de la propuesta de cambio
Soy cliente frecuente y ya tengo varias ocasiones en las que no encuentro los
consumibles que en realidad requiero, esto me ha originado tanto pérdida de
tiempo así como descontento ya que no cubre con las necesidades que se me
han presentado y debido a esto me veo en la necesidad de realizar esta solicitud
esperando tener una solución ante esta problemática que en general nos tiene
inconformes a varios clientes.

Reporte de aceptación de entregables

Información del Proyecto

Datos

Proyecto Súper Papelería

Fecha de preparación 07/11/2019
Gerente de Proyecto Esaú Garcia Landeros

Razón de cierre
<En la siguiente lista se certifica las razones del cierre del proyecto o fase,
específicamente si se entregó todos los componentes del producto, si algunos
componentes fueron entregados y otros cancelados, o si se cancelaron todos los
entregables>

Por medio de la presente, se da cierre formal al proyecto, por las razones

especificadas en la siguiente ficha:

Marcar con una “X” la razón de cierre:

 Entrega de todos los productos de conformidad con los
requerimientos del cliente.
Entrega parcial de productos y cancelación de otros de
X
conformidad con los requerimientos del cliente.
Cancelación de todos los productos asociados con el proyecto.

A continuación se establece cuales entregables de proyecto han sido aceptados:

Entregable Aceptación Observaciones

(Si o No)
Presupuesto final
Proveedores del proyecto
Pruebas y muestreo de productos
Invitaciones para la inauguración
Cumplimiento de requerimientos
del cliente
X Se debió realizar un buen
análisis
X Lista actualizada
X Las mejores marcas
X Dichas invitaciones se
entregaron a domicilio de los
posibles clientes
X Para la tienda el cliente debe
ser primero

<El cuadro se completa haciendo referencia a las entregables, que pueden ser
documentos o componentes del producto>

Para cada entregable aceptado, se da por entendido que:

 El entregable ha cumplido los criterios de aceptación establecidos en la

documentación de requerimientos y definición de alcance.
 Se ha verificado que los entregables cumplen los requerimientos.
 Se ha validado el cumplimiento de los requerimientos funcionales y de
calidad definidos.
 Se ha realizado la transferencia de conocimientos y control al área
operativa.
 Se ha concluido el entrenamiento que se definió necesario.
 Se ha entregado la documentación al área operativa.

Se autoriza al Gerente de Proyecto a continuar con el cierre formal del proyecto o

fase, lo cual deberá incluir:

 Evaluación post-proyecto o fase.

 Documentación de lecciones aprendidas.
 Liberación del equipo de trabajo para su reasignación.
 Cierre de todos los procesos de procura y contratación con terceros.
 Archivo de la documentación del proyecto.
Reporte de indicadores

Título del proyecto Súper Papelería

Fecha 07/11/2019
Elaborado por Francisco Javier Hernández Fuentes

Calendario de
entregables

Entregables Fecha planeada Fecha real Indicador

Entrega de 06/11/2019 08/11/2019 Fecha real / fecha
invitaciones planeada
Evento de 02/12/2019 02/12/2019 1.00
inauguración

Costo de entregables

Entregable Costo Costo real Ahorro/sobrecost Indicador de

planeado o total cumplimiento
Presupuesto $125,000 $150,000 $25,000 Costo
planeado /
costo real=
0.83

Calidad de entregables
Entregables Calificación Calificación real Observaciones
planeada
Pruebas y 1.0 2.0 Las calificaciones
muestreo fueron otorgadas
en base a rúbricas
y encuestas
realizadas
Evento de 1.0 1.7
inauguración

Firmas de aceptación

Cliente
Nombre: Carlos Firma: Fecha: 07/11/2019
Javier Martínez
Administrador del
proyecto
Nombre: Firma: Fecha:
Francisco Javier 07/11/2019
Hernández Fuentes

Hernández Torres, Zácarias, Torres Martínez, Helí. (2014). Administración de

proyectos. [Versión en línea]. Recuperado de
https://editorialpatria.com.mx/mobile/pdffiles/9786074384178.pdf
Figuerola, Norberto. (2012). El cierre de los proyectos. [Versión en
línea].Recuperado de
https://articulospm.files.wordpress.com/2012/04/cierre-de-los-proyectos.pdf