Copia de Todo El Excel 97 en Un Solo Libro para PC IBM y Compatibles - Nodrm PDF

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PARA PC IBM y COMPATIBLES
Gabriel Strizinec
¿ libros para saber

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in 2017 with funding from
Kahle/Austin Foundation
https://archive.org/details/isbn_9789879008515
PARA PC IBM y COMPATIBLES
Gabriel Strizinec
libros para saber

© Derechos reservados por Editorial GYR S.R.L.
Venezuela 4136 (1211) Capital Federal.
Tel.: 4981-7229 Tel/Fax: 4958-3170.
Prohibida la reproducción total o parcial por medios

electrónicos o mecánicos, incluyendo fotocopia,
grabación magnetofónica y cualquier sistema de
almacenamiento de información sin autorización
escrita del Editor.
Las características gráficas de esta edición han sido registradas

en la Oficina de Patentes y Marcas de la Nación.
Hecho el depósito que marca la ley 11.723.
Impreso en Argentina.
I.S.B.N. 987-9008-51-0
Se terminó de imprimir en el mes de abril de 1999

en los Talleres Gráficos Nuevo Offset
Viel 1444, Capital Federal
* Windows 95 y Excel 97 son marcas registradas de Microsoft Corporation.

* IBM, IBM PC es marca registrada de International Business Machines Corporation.
* Todas las otras marcas o nombres de productos mencionados en este libro
son marcas, marcas registradas, o denominaciones comerciales de sus respectivos propietarios.
NOTA DEL EDITOR: Este libro no pretende reemplazar al manual que acompaña la adquisición del programa;
simplemente se ha intentado complementarlo, con el objetivo de ayudar al usuario a utilizar, en el menor tiempo
posible, el extraordinario potencial que aquél encierra.
Se hace a la vez expresa aclaración de que, dado la multiplicidad y variedad de origen del equipamiento informático
nacional, pudiera suceder que, en algún caso muy especial, la configuración de hardware del usuario incidiera para
que algún proceso de los aquí desarrollados no reflejara, en ese sistema, los resultados descriptos en las páginas de
este libro.
Indice General
Introducción Capítulo 2
¿Qué es Excel 97? 1 CONFECCIONEMOS UNA PLANILLA
¿Qué nuevas características presenta Cómo ingresar texto 23
Excel 97? 1 Cómo ingresar números 23
Acerca de "Todo el Excel 97 en un solo libro".... 3 Cómo grabar la planilla 24
Palabras al lector 3 Cómo agilizar la entrada de datos 24
Galicismos y barbarismos 4 Cómo seleccionar de la lista 25
Equivalencias entre los teclados en inglés y Cómo borrar el contenido de una celda 25
en español 4 Cómo cambiar el ancho de la columna 26
Modo de obtener las letras acentuadas 4 Cómo ajustar el ancho de columna
Convenciones utilizadas 5 a los datos seleccionados 26
Cómo obtener un ancho de columna ideal 26
Capítulo 1 Qué es la barra de fórmulas 27
Cómo modificar nuestros datos 28
PRIMEROS PASOS CON EXCEL 97 Cómo deshacer el último comando realizado .. 28
Cómo ingresar a Excel 7 Cómo rehacer comandos 28
El área de trabajo de Excel 7 Cómo validar datos 29
Qué es la celda activa 8 Cómo eliminar la restricción de una celda 32
Cómo movernos por la planilla 8 Cómo eliminar todo el contenido de una
El título de la aplicación y el título celda 32
de la ventana 9 Cómo ingresar fórmulas 33
Cómo mover o cambiar el tamaño Cómo modificar una fórmula 34
de la pantalla 9 Cómo copiar un rango de datos 34
Cómo usar el menú de comandos 9 Modos de direccionamiento 35
Qué son las barras de botones 10 Cómo configurar el separador decimal 36
Las paletas portátiles 12 Cómo actualizar datos 37
El menú contextual 13 Cálculos en pantalla 37
Los ayudantes 13 Introduzcamos funciones 38
¿Qué son las sugerencias espontáneas? 14 Desempeño del botón de Autosuma 38
Cómo configurar el ayudante 14 Cómo introducir funciones 38
Mensajes de Excel 14 Cómo mover datos 40
Cómo activar sonidos adicionales 15 Métodos simplificados para mover
Qué son las Hojas de Excel 15 y copiar celdas 41
Cómo abrir múltiples ventanas 16 Para mover 41
Cómo cerrar ventanas abiertas 17 Para copiar 41
Cómo seleccionar un grupo o rango En general 42
de celdas adyacentes 17 Cómo generar series de datos correlativos 43
Cómo seleccionar filas, columnas Cómo generar series complejas 44
o toda la planilla 18 Cómo crear listas personales 45
Cómo seleccionar un rango de celdas Cómo eliminar filas o columnas 47
no adyacentes 18 Cómo insertar filas o columnas 47
Cómo conseguir ayuda 19 Cómo desplazar rangos de celdas 48
Cómo terminar nuestra sesión de trabajo....... 20 Borrando 48
Insertando 48 Aplicar un formato porcentaje 70
Método simple bara eliminar el contenido de Cómo introducir valores de porcentaje 70
celdas 49 Cómo manejar fechas 71
Cómo crear un formato personalizado 72
Cómo utilizar el formato de hora 74
Capítulo 3 Cómo hacer cuentas con fechas y horas 74
APLIQUEMOS FORMATOS Cómo calcular tiempos transcurridos 75
Cómo acceder a una planilla existente 51 Cómo utilizar el formato de fracciones 76
Utilizando el menú 51 Cómo proteger los datos 76
Utilizando la barra de herramientas 51 Cómo desactivar la protección 78
Utilizando el teclado 51 Cómo colocar formatos condicionales 79
Utilizando archivos recientes 51 Formato que obedece a una condición 79
Utilizando el menú de Documentos de Formatos que obedecen a varias condiciones. 80
Windows 95 51
Utilizando un icono en el escritorio 52
Cómo aplicar negrita, cursiva y subrayado 53
Capítulo 4
Cómo cambiar la tipografía de las celdas 53 CONFECCIONEMOS GRÁFICOS
Cómo cambiar la tipografía de los textos 54 Cómo crear un gráfico 81
Cómo cambiar la altura del renglón 55 Cómo reubicar un gráfico 82
Cómo unir celdas 55 Cómo modificar el tamaño de un gráfico 82
Cómo copiar formatos de una celda a otra 55 Cómo modificar las series de datos 83
Cómo alinear los textos 56 Cómo agregar una serie de datos 84
Cómo controlar la grilla 57 Cómo cambiar la orientación de las series
Cómo suprimir los encabezados de fila del gráfico 86
y columna 57 Cómo alterar el formato de las partes
Cómo colocar líneas y recuadros 57 del gráfico 86
Las funciones de cada botón 59 Color, borde y sombreado de una serie 86
Cómo aplicar color de fondo a las celdas 59 Cómo modificar el área de trazado 87
Cómo aplicar un tramado de fondo 59 Cómo alterar el orden de las series 87
Cómo cambiar el color del texto 60 Cambiar el orden 87
Cómo alinear verticalmente 61 Cambiar el eje 88
Cómo insertar textos verticales 61 Cómo mostrar los valores que representan
Cómo rotar texto 61 las barras 88
Cómo acomodar mucho texto Cómo incluir barras de error 88
en una sola celda 62 Cómo incluir la tabla de datos completa 90
Texto reducido 62 Formatos especiales de las barras 91
Texto ajustado 63 Ancho del grupo de barras 91
Cómo agregar sangrías 63 Superposición de las barras 91
Cómo justificar un texto 63 Separación de las barras 91
Combinando celdas 64 Cómo modificar las leyendas 91
Cómo colocar un texto con las prestaciones Opciones del gráfico 91
de WordPad 64 Cómo agregar títulos 91
Cómo asignar formatos a los números 66 Cómo controlar los ejes 92
Cómo asignar un formato monetario 68 Cómo ajustar las líneas de división 93
Cómo cambiar el símbolo monetario 69 Qué ocurre con el gráfico al modificar
Cómo ajustar los decimales 69 Ips valores 93
Cómo aplicar formato de millares 70 Qué ocurre con los valores al modificar
Cómo usar porcentajes 70 el gráfico 93
Capítulo 6
Qué tipos de gráficos tenemos disponibles 94
Cómo crear gráficos en 3D 94 AGREGUEMOS DIBUJOS A LA PLANILLA
Cómo rotar los ejes 98 Las herramientas de dibujo 117
Cómo utilizar el cuadro Presentación Cómo dibujar un rectángulo 117
tridimensional 98 Cómo modificar el tamaño de un dibujo 118
Cómo generar gráficos a partir de imágenes Cómo manipular un dibujo 118
externas 99 Cómo mover un dibujo 118
Cómo trabajar con los modos apilado Cómo mover un dibujo con precisión 118
y estirado 102 Modos de ajuste 118
Cómo crear un gráfico de mapa 103 Cómo eliminar un dibujo 119
Cómo Copiar, Cortar y Pegar un dibujo 119
Cómo dibujar una línea 119
Capítulo 5 Cómo dibujar una flecha 119
IMPRIMAMOS NUESTRA PLANILLA Cómo establecer el cursor a modo gráfico .... 119
Cómo imprimir rápidamente 105 Cómo dibujar una elipse 120
Cómo obtener una prevista de lo que Cómo cambiar los colores, el grosor y
se va a imprimir 105 el tipo de línea 120
Cómo utilizar el Zoom 106 Cómo cambiar la forma de las flechas 121
Cómo establecer el rango de impresión 106 Cómo agregar sombra 121
Cómo ajustar la página 107 Cómo aplicar un aspecto tridimensional 121
Cómo definir el tipo de papel 107 Cómo incorporar Autoformas 122
La orientación del impreso 107 Cómo colocar conectores 123
El tamaño del impreso 107 Cómo colocar texto dentro de un dibujo 124
El tamaño del papel 108 Cómo modificar dibujos con texto 124
La calidad de impresión 108 Cómo rotar o espejar dibujos 125
Numeración 108 Cómo trabajar con WordArt 126
Cómo definir el formato de impresión 108 Cómo modificar los vértices de un dibujo
El recuadro Títulos a imprimir 109 o Autoforma 127
Líneas de división 109 Cómo manejar las propiedades de un dibujo 128
Blanco y negro 109 Cómo seleccionar varios dibujos 128
Calidad dé borrador 109 Cómo manejar superposiciones 129
Títulos de filas y columnas 109 Cómo alinear dibujos entre sí 129
Comentarios 109 Cómo formar un grupo de dibujos 129
Orden de las páginas 109 Cómo incorporar imágenes 130
Cómo definir los márgenes 109 Cómo procesar una imagen colocada 131
Cómo declarar los encabezados y pies
de página 110 Capítulo 7
Configuración propia de la impresora 111
UTILICEMOS LA BASE DE DATOS
Cómo modificar los márgenes con el mouse. 112
Cómo incluir saltos de página 112 Qué es una base de datos 133
Cómo definir títulos repetitivos 113 Cómo definir el área de la base de datos 134
Cómo imprimir 113 Cómo trabajar con la ficha 134
Seleccionar la impresora 114 Cómo modificar un dato 135
Cómo imprimir en un archivo 114. Cómo cerrar el formulario 135
Seleccionar las páginas a imprimir 114 Cómo agregar un registro usando
Cómo determinar el tipo de impresión 115 el formulario 135
Cómo determinar la cantidad de copias 115 Cómo eliminar un registro con el formulario .. 136
Cómo buscar registros con el formulario 136 Cómo realizar una corrección ortográfica 160
Cómo filtrar datos 136 Cómo funciona la autocorrección 161
Cómo seleccionar los diez primeros Cómo definir nuevas autocorrecciones 161
elementos o el 10% 138 Cómo revisar las fórmulas 162
Cómo personalizar el filtro 138 Modificar referencias a celdas 163
Cómo ordenar datos 139 Rastrear precedentes y dependientes 163
Cómo obtener subtotales por grupo 141 Cómo rastrear errores 164
Cómo manejar el esquema 143 Validación sobre fórmulas 165
Cómo extraer datos que concuerden Control de cambios 166
con un criterio 143
Cómo combinar varios criterios 145
Precauciones al establecer el rango Capítulo 10
de extracción 146 OPERACIONES CON ARCHIVOS
Cómo importar y exportar datos de/a otras
Cuadros de diálogo Abrir y Guardar como 169
aplicaciones 147
Administración de archivos 169
Administración de carpetas 171
Capítulo 8 Modos de visualización en los cuadros
de diálogo 172
MANEJEMOS VENTANAS
Comandos y configuración 173
Cómo cambiar la ventana activa 149 Ordenar el listado 173
Cómo organizar las ventanas 149 Ampliar el listado 174
Cómo manejar las ventanas 149 Cómo conectarse a una unidad de red 174
Cómo ocultar/mostrar una ventana 150 Cómo agregar direcciones FTP 174
Cómo abrir una segunda ventana del Cómo efectuar búsquedas avanzadas 175
mismo documento 150 Cómo recortar la lista de archivos 175
Cómo ver los datos con más detalle Cómo buscar archivos 175
(Zoom) 151 Cómo proteger archivos con contraseñas 176
Cómo guardar la disposición actual Cómo hacer una copia de seguridad 178
de ventanas 151 Cómo actualizar el resumen del archivo 178
Cómo dividir la ventana 151 Cómo activar el Guardado automático 179
Cómo definir títulos 152
Capítulo 11
Capítulo 9
UTILICEMOS ESTILOS
ACCESORIOS QUE FACILITAN
¿Qué es un estilo? 181
NUESTRA TAREA Cómo utilizar estilos predefinidos 181
Cómo colocar nombres a los rangos 153 Cómo crear un estilo 182
Cómo ir a una celda distante 154 Cómo asignar el estilo 183
Cómo obtener un listado de nombres Cómo modificar un estilo 183
asignados Cómo eliminar un estilo 183
Cómo asignar nombres mediante textos ¿Qué es el Autoformato? 183
existentes
Cómo colocar comentarios 155
Cómo encontrar un dato 156
Capítulo 12
Cómo reemplazar un dato por otro 157 MANEJEMOS LIBROS DE PLANILLAS
Cómo hacer una selección especial Qué es un libro
de datos Cómo crear un libro
Cómo renombrar una hoja 186 Capítulo 15
Cómo moverse por las hojas 186 UTILICEMOS EL ADMINISTRADOR
Cómo eliminar hojas 187
DE ESCENARIOS
Cómo seleccionar varias hojas 187
Cómo insertar hojas 187 Cómo crear un escenario 218
Cómo reubicar y copiar hojas 188 Cómo agregar escenarios 219
Cómo relacionar hojas entre sí 188 Cómo cambiar el escenario activo 220
Comandos que se pueden aplicar a libros 189 Cómo crear un resumen de los escenarios ... 221
Cómo aplicar una imagen de fondo 189 Cómo combinar el Administrador de
Cómo cargar automáticamente libros Escenarios con el Solver 222
en Excel 189
¿Qué es una plantilla? 190 Capítulo 16
Cómo compartir libros 190
GRÁFICOS ASOCIADOS A MAPAS
Dar a compartir el libro 190
Funcionamiento del sistema de libros GEOGRÁFICOS
compartidos 191 Cómo crear un gráfico asociado a mapas 225
Configurar parámetros de libros Cómo modificar los títulos 226
compartidos 192 Cómo controlar las referencias 226
Mostrar los cambios 193 Cómo cambiar el color empleado 227
Tomar decisiones respecto de los cambios ... 193 Cómo controlar los elementos del mapa 229
Combinar libros 194 Tipos de gráficos de mapa 229
Cómo agregar rótulos 229
Cómo incluir micrográficos dentro del mapa.. 230
Capítulo 13 Opciones de gráficos de barras/torta 232
MANEJEMOS TABLAS
Cómo crear una tabla de simple entrada 195 Capítulo 17
Ventajas de la tabla 197 DATOS EXTERNOS E INTERNET
Cómo crear una tabla de doble entrada 197 Cómo vincular celdas de distintas planillas.... 233
Manejemos tablas dinámicas 199 Cómo vincular libros con hipervínculos 234
Cómo crear una tabla dinámica 200 Qué es Internet e Intranet 235
Barra de botones de la tabla dinámica 202 Cómo navegar por Internet 236
Cómo modificar una tabla dinámica 203 Cómo crear un vínculo con la Internet 237
Funcionamiento de la tabla dinámica 204 Cómo usar el vínculo establecido 238
Operaciones de las tablas dinámicas 204 Cómo crear un documento HTML 239
Cómo crear un vínculo en la Intranet 240
Accesos a Microsoft 241
Capítulo 14 Usar FTP 242
ANALICEMOS DATOS
Cómo buscar objetivos 207 Capítulo 18
Cómo usar el Solver 210 HAGAMOS MAGROS
Cómo restringir las soluciones a números
enteros 213 Introducción 243
Cómo generar informes acerca del cálculo Cómo crear una macro 243
con Solver 213 Cómo ejecutar una macro 244
Cómo utilizar los ejemplos de Excel 214 Cómo modificar una macro 245
Herramientas especializadas 215 Cómo incluir la macro en una barra
de botones 245
Protección contra virus 246 Manipular las barras 269
¿Qué es un virus? 246 Administración de las barras 269
¿Cómo nos afecta un virus a través Modificar una barra 269
de una macro? 247 Modificar el menú 270
¿Cómo proceder? 247 Propiedades de los comandos 270
¿Cómo detectar un virus? 248 Opciones 270
El virus Laroux 248
Cómo usar el chequeador de virus 248
Apéndice
Capítulo 19 INSTALACIÓN DE EXCEL 97
Requerimientos del sistema 273
VISUAL BASIC Antes de instalar 273
¿Qué es un formulario? 251 Proceso de instalación 273
Confeccionemos un formulario local 251 Modo automático 273
Confeccionemos un formulario externo 253 Modo manual 274
Objetos que podemos colocar 253 Continuar con la instalación 275
Cómo colocar un incrementador numérico.... 254 Primer ingreso 279
Cómo colocar una lista fija 254 Cómo hacer una instalación parcial 280
Cómo colocar un cuadro combinado 255 Cómo usar el programa sin instalarlo 281
Cómo colocar opciones excluyentes 255 Cómo agregar o quitar módulos a
Cómo declarar grupos 255 una instalación existente 281
Cómo colocar una casilla de verificación 256 Cómo agregar Microsoft Map 282
Cómo colocar etiquetas 256 Cómo agregar el Solver 282
Proteger el formulario 256 Cómo instalar tipografías adicionales 282
Cómo recopilar la información a una Cómo instalar y activar sonidos adicionales .. 283
base de datos 257 Cómo instalar la protección contra virus 284
Crear la plantilla y un archivo para la Cómo desinstalar Microsoft Office 286
base de datos 257
Pongamos en funcionamiento el sistema 259
Capítulo 20
CONFIGUREMOS EXCEL
Configuración de impresión 261
Configuración de documentos 261
Configuración de archivos 261
Cómo modificar las opciones generales 261
Ver 262
Calcular 2§2
Modificar 264
General 265
Transición 266
Listas personalizadas 267
Gráfico 267
Color 268
Cómo personalizar las barras de botones
y las de menúes 268
Introducción
5% autoriza el uso de este producto a

Gaby
GYR S .R.L.
Gbpyright © 1385-97 Microsoft Cbrporation. Reservados todos los derechos.

Este producto está protegido por leyes y tratados internacionales
como se describe en el cuadro de diálogo Acerca de, en el menú de ayuda.
¿Qué es Excel 97?

Excel 97 es una planilla de cálculo electrónico. Esto significa que se le pueden ingre-
sar, para su resolución y/o graficación, fórmulas matemáticas, estadísticas, funciones
financieras, cálculos de ingeniería en sus diversas ramas, etcétera.
La principal ventaja de una planilla de cálculos reside en que, una vez establecidas
las fórmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente, en los re-
sultados, las consecuencias del cambio, constituyendo, por lo tanto, una valiosísima
herramienta del tipo de ¿Quépasaría si... cambiamos este dato? De esta forma po-
dremos analizar inversiones, cronogramas, organizaciones de inventarios, esquemas
de camino crítico, etcétera, y tomar las decisiones más adecuadas ante la modifica-
ción de las variables consideradas.
¿Qué nuevas características presenta Excel 97?

^ La planilla ha cambiado de tamaño, ampliándose hasta 65536 filas.
Se ha reducido el tamaño de los cuadros de diálogo para que, al seleccionar un ran-
go en un recuadro, ocupen la menor área posible.
§> Es posible deshacer hasta 16 pasos con el comando Deshacer, del menú EDICION,
visualizando en cada caso qué es lo que vamos a deshacer; incluso podemos seleccio-
nar un conjunto de comandos, desplegando la lista junto al botón. Similares comen-
tarios valen para el comando Rehacer, contrapartida del comando Deshacer.
lis Con respecto al ingreso de datos, se han incorporado nuevas herramientas que permi-
ten que la propia planilla haga un chequeo de los mismos y los rechace en caso de no
ser correctos, antes de proceder a su análisis.
Debido a la aparición de virus especializados en el ataque a macros de planillas de cál-
culo (archivos con extensión .xla y .xlm), se ha incorporado un chequeo automático
de los mismos para evitar sorpresas desagradables.
2 Todo el Excel 97 en un solo libro
^ Como siempre, pero ahora en mucha mayor medida, Excel está orientado a facilitar
el trabajo del usuario y hacerlo menos pesado y más llevadero, presentando sugeren-
cias y explicaciones a través de los nuevos Ayudantes, variados personajes que pode-
mos ver sobre estas líneas y que, mediante divertidas animaciones, nos explicarán lo
que les preguntemos o nos brindarán ayuda espontáneamente, cuando detecten que la
operación que estamos ejecutando puede hacerse de una manera más sencilla.
^ Excel analiza conjuntos de datos y nos propone soluciones en base a determinadas
condiciones especificadas (Solver) o nos ayuda a llegar a un objetivo mediante el mé-
todo de prueba y error. Los distintos juegos de datos para un mismo conjunto de fór-
mulas pueden resumirse y analizarse mediante el uso de Escenarios.
Tenemos la posibilidad de aplicar distintos colores, formatos de letra, fondos y bor-
des a nuestros trabajos; incluso podemos hacer que dichos formatos y estilos depen-
dan del dato a mostrar.
^ Para resaltar o destacar distintas partes de la planilla podemos incorporar dibujos e
imágenes tales como recuadros, elipses, líneas y flechas.
^ Por otra parte, su ágil manejo de tablas, tablas dinámicas y bases de datos lo hacen
especialmente apto para manejar grandes cantidades de información mediante coman-
dos relativamente simples.
^ Otra interesante característica de la versión que comentamos, está dada por la posi-
bilidad de presentar datos geográficamente, como, por ejemplo, las ventas por región
Introducción 3
o población, mediante Microsoft Data Map. De este modo podremos hacer presenta-
ciones y análisis más interesantes y efectivos, fundamentar la toma de decisiones o
utilizar los datos demográficos que se facilitan con Data Map.
Se ha puesto especial énfasis en lo que hace a la obtención de información de la red
global Internet, información que puede ser insertada en la planilla de cálculo.
Cuando instalemos Office 97 dispondremos además de la posibilidad de instalar so-
nidos adicionales, los que acompañarán cada operación que realicemos,
tk Si nuestra necesidad de diseño requiere de tipografías especiales podemos recurrir a
las que se proveen en el CD-ROM.
Quienes deseen incorporar gráficos con animación a sus páginas WEB, disponen de
algunos en carácter de muestra, en la carpeta Valupack\Animgifs del CD-ROM.
Debido a que las planillas grabadas con Excel 97 no son compatibles con las de
versiones anteriores (4.0, 5.0 y 95) se ofrece al usuario la posibilidad de grabar
las mismas con un formato dual para que se puedan abrir en dichas versiones,
pero se recomienda que no sean modificadas, pues se perderían las característi-
cas incorporadas por la última versión. En todo caso, se sugiere protegerlas contra
modificaciones, o mediante la incorporación de una contraseña.
Acerca de "Todo el Excel 97 en un solo libro"

El libro ha sido estructurado tanto para el aprendizaje como para la consulta perma-
nente; un rápido vistazo al índice permitirá encontrar inmediatamente el tema buscado.
Para ello ha sido dividido en 20 capítulos, ordenados de forma de permitir al usuario
novel comenzar a trabajar en ejercicios prácticos no bien abiertas sus primeras pági-
nas y dominar el 99% del potencial de Excel 97 como planilla de cálculos al finali-
zar el Capítulo 5. Desde allí hasta el final se desarrollan importantes aspectos espe-
cializados del programa que, más tarde o más temprano, todos utilizaremos en algún
momento. Nada, entonces, se ha omitido, y a la vez se ha puesto especial énfasis en
dotar al libro de la claridad y amenidad que caracterizan y destacan a todas nuestras
publicaciones.
Palabras al lector
Recomendamos la lectura del libro en el orden en que se presentan los capítulos que
lo componen. El material ha sido desarrollado presuponiendo que el lector no tiene
conocimientos previos sobre planillas de cálculo en general ni sobre Excel 97 en pai-
ticular. No importa cuál sea su nivel de experiencia en computación, usted se bene-
ficiará notablemente con los ejercicios propuestos para su ejecución paso a paso, con-
juntamente con la explicación de sus fundamentos teóricos. De esta manera, siempre
sabrá porqué está haciendo lo que hace, única forma de acceder al conocimiento real
del programa. Este conocimiento le permitirá posteriormente, si lo desea, adaptar las
habilidades de Excel 97 a sus necesidades específicas y aún internarse en la investi-
gación de sus propios emprendimientos especiales.
Galicismos y barbarismos
Las traducciones al español de algunos programas de computación no siempre son un
ejemplo de pureza de la lengua. No viene al caso enumerar las razones, que puede
haberlas, por las que esto sucede, pero sí queremos dejar constancia de que, en algu-
nas ocasiones, y para no sumir al lector en una confusión mayor, nos hemos visto
obligados, muy a nuestro pesar, a respetar algunos términos propios (¿o impropios?)
del programa, inexistentes en ninguno de los diccionarios consultados, que podemos
asegurar han sido muchos.
Equivalencias entre los teclados en inglés y en español

Teclado inglés Teclado español Teclado inglés Teclado español
Modo de obtener las letras acentuadas

En los teclados en español pulse la tecla Lil y luego la vocal. Si pulsa
Zí| y luego una vocal, obtendrá la vocal con diéresis. El 3a símbolo de algunas te-
cías se logra con ( Alt Gr
En
cualquier teclado pulse Alt f y, manteniéndola presionada, pulse los tres dígi-
tos correspondientes a la vocal (Importante; utilice el teclado numérico). En la tabla
también figuran los códigos de algunos caracteres especiales no disponibles en el
teclado.
Introducción 5
Convenciones utilizadas
Indica que a continuación se detallan los pasos a seguir para lograr un objetivo
determinado; por ejemplo, acceder a una opción del menú, suministrarle los pa-
rámetros necesarios, ejecutar y, por último, imprimir el resultado.
Se utiliza para indicar condiciones que deben cumplirse previo a la ejecución de

ciertos pasos y también aclaraciones, notas de aplicación, etc.
Indica que debemos proceder con cuidado, debido a que el comando que ejecu-
taremos puede provocar la pérdida de información.
Capítulo
Primeros pasos con EXCEL 97

m ■«MSismm.
Cómo ingresar a Excel

1. Para ejecutar el programa pulsamos en Inicio y elegimos la opción Programas.
S& Microsoft Excel 2. Pulsamos sobre Microsoft Excel, accediendo a la pantalla de trabajo (figura 1.1)
En caso de que aún no haya instalado el programa en el disco rígido de su com-

putadora, refiérase al apéndice de este libro, donde encontrará dicho procedimien-
to descripto paso por paso.
3C Microsoft Excel
Archivo Adición '¿et insertar Formato Herramientas Data
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Figura 1.1: La pantalla de trabajo de Excel
El área de trabajo de Excel

Cuando accedamos a Excel visualizaremos en la pantalla una grilla o cuadrícula. En
el borde horizontal superior, una serie de rótulos con letras nos indican las columnas
y, en la columna de la izquierda, otros rótulos con números nos indican las filas.
La intersección de una fila con una columna determina una casilla que en computa-
ción se conoce como celda; esta celda será denominada por la intersección de los
rótulos de fila y columna, como por ejemplo Al, B3, F14, etc.
En cada celda podemos almacenar un número, un texto o una fórmula y la capacidad
de almacenamiento de cada una es de 32.000 caracteres.
La planilla está compuesta por 65536 filas y 256 columnas, lo que arroja un total de
16.777.216 celdas.
A su vez, el conjunto de solapas, llamadas Hojal, Hoja2, Hoja3, etcétera, conforma
en Excel lo que se denomina un Libro, libro que es almacenado en un archivo. En este
sistema, cada celda es denominada por el nombre de la solapa y la dirección de la
celda, separadas por el símbolo: !, como por ejemplo: Hoja2!A5
Qué es la celda activa

Se denomina celda activa a aquélla en la que estamos ubicados; podemos identificarla
por estar recuadrada con un borde grueso. También vemos que los rótulos de fila y
columna se encuentran resaltados. Al momento de ingresar a Excel, la celda activa es
la Al, tal como podemos apreciarlo en la figura 1.1.
Cómo movernos por la planilla

Durante nuestro trabajo habitual en la planilla deberemos cambiar la localización de
la celda activa, para lo cual podemos pulsar las teclas direccionales UüUHra repe-
tidas veces o bien ubicar el puntero del mouse sobre la celda y dar clic.
Para ubicarnos al principio de la línea pulsamos [Home] y para jr a] principio de la
planilla [Ctrí)(Home]
FIN Para ubicarnos en la última celda hacia abajo pulsaremos lEnd] (veremos que en la par-
te inferior derecha de la ventana, en la barra de estado, se ha encendido el cartel FIN,
indicando que se ha presionado dicha tecla) y seguidamente la tecla 3]
De un modo similar podremos ubicarnos en el extremo derecho o última columna
pulsando [EndJ y 0 y con estos dos últimos comandos nos habremos ubicado en el
último renglón de la última columna. La celda activa será entonces la IV65536.
Volveremos al punto de partida pulsando ÍEndlH y ÍEndlftl 0 bien [Ctril'Homel
Podemos obtener el mismo efecto combinando la tecla (Ctrl] Con las 3DGB0S
Cuando debemos desplazarnos hacia abajo grandes distancias podemos pulsar (â£l> Down
repetidas veces, y para volver empleamos [Pase up]
Al costado derecho e inferior de la ventana aparecen las barras de desplazamiento, las
que nos indican en qué lugar de la planilla nos encontramos. Podemos desplazarnos
por la planilla si ubicamos el puntero del mouse sobre el botón que se desplaza den-
tro de ella y, manteniendo presionado, movemos el mouse. Veremos que durante este
procedimiento se nos indica el renglón (o la columna) que se visualizará cuando li-
beremos el mouse. Si la distancia a la cual deseamos llegar está muy lejos, debemos
mantener presionada la tecla ÍSfíift V)
En Excel, cuando nos salimos por primera vez de pantalla con los cursores BQEBS
la planilla se desplazará suavemente; pero si continuamos, se moverá de a saltos.
Primeros pasos con EXCEL 97 9
Empleando los botones de flecha de las barras de desplazamiento, el movimiento

siempre será suave.
El título de la aplicación y el título de la ventana

En la parte superior izquierda de la pantalla de la figura El, vemos que aparece el
nombre de la aplicación; Microsoft Excel, y en la ventana del documento aparece, por
ahora, su nombre provisorio: Librol. Más adelante veremos que es posible abrir la
cantidad de ventanas que consideremos necesarias para nuestro trabajo, en cada una
de las cuales podremos ubicar una planilla distinta (menú ARCHIVO, opciones Abrir
o Nuevo) o bien otra vista de la misma planilla (otro sector).
Cómo mover o cambiar el tamaño de la pantalla

y Como en cualquier otra aplicación Windows podremos utilizar estos botones para
minimizar, maximizar, o recomponer el tamaño de la ventana activa.
Figura 1.2: Minimizar documento
Al pulsar minimizar, la hoja activa quedará reducida a una barra, como vemos en la
figura 1.2. Para reactivarla ubiquemos el mouse sobre esta barra y efectuemos un doble
clic o empleemos alguno de los dos botones (el tercero, la X; es para cerrar).
También podemos reubicar la ventana si pulsamos sobre su barra de título y, sin sol-
tar el botón, la llevamos hacia otro lugar de la pantalla. Podemos cambiar su ancho
pulsando sobre sus bordes laterales y llevando hacia afuera o hacia adentro, o su al-
tura, haciendo lo mismo con los bordes inferior y superior.
Otra posibilidad es la de pulsar sobre alguno de sus ángulos y de esta forma llevarla
a una nueva dimensión, variando así simultáneamente tanto el ancho como la altura
de la ventana.
En particular se destaca el ángulo inferior derecho con un triángulo rayado, cuyo uso
es muy cómodo para modificar el tamaño, pulsando sobre el mismo y moviendo con
el mouse, hasta lograr la dimensión deseada.
Cómo usar el menú de comandos

Debajo de la barra de título encontramos el menú de comandos de Excel, similar al
de cualquier otra aplicación Windows; ubicando el cursor sobre el mismo, aparece-
rá resaltada la opción seleccionada. Pulsando, se descolgará hacia abajo un menú de
tipo persiana, con una serie de comandos y funciones relacionadas con dicha opción.
[\ Pulsemos, por ejemplo, sobre la opción ARCHIVO (recordemos que pulsar es seña-
lar con el puntero del mouse y luego presionar una vez el botón izquierdo) y se mos-
trará en la pantalla el submenú de la figura E3.
Junto a muchas opciones del menú aparece un icono, indicando que el comando existe
en alguna barra de botones y que podremos seleccionarlo pulsando sobre el botón que
contenga dicho icono.
Por ejemplo, para ejecutar Archivo - Guardar, podríamos pulsar el botón Guardar.
Otra forma, para la próxima vez que deseemos emplear un comando, será pulsar las
teclas indicadas en el menú, a su derecha (ésta es la forma más rápida de ejecutarlo);
en el caso de Archivo - Guardar, se utilizará la combinación ICtrllfGl
Archivo
N
Q lluevo... Ctrh-U
Abrir... Ctrl+A
Cerrar
leS guardar Ctrl+G

> &y, '.'y ./,■■
Guardar como...
Guardar como fcfTML. »♦
Guardar área de trabajo...
Configurar página... mmm

Área ¿e impresión ►
3 1833 03284 6609

éÜ Imprimir... Ctrl+P
~ — —
Enviar a >
Eropiedades
lGabyt.xls i
2 \libros\Excel 97\Avance.xls
Salir
Figura 1.3: El menú ARCHIVO
Estando un menú desplegado, a medida que desplazamos el puntero del mouse por la
barra de menús se irán seleccionando automáticamente los demás ítems.
Cuando nos ubicamos sobre un ítem que posee un pequeño triángulo, se desplegará
el submenú que oculta. También podemos pulsar ffi y 0 para lograr el mismo efec-
to si estamos empleando el teclado.
Para salir del menú y retornar a la planilla pulsemos [Esc] dos veces.
EP°®lb*e camblar la forma en que se despliegan los menús si abrimos el menú

HERRAMIENTAS, optamos por Personalizar, y elegimos la solapa Opciones. En
d recuadro Animaciones de menú, escogemos el modo que deseamos: Desdoblar,
Deslizar, o que se emplee cualquiera de estas dos al azar.
Qué son las barras de botones

En Excel, como en otras muchas aplicaciones, aparecen barras de botones (finura 1 4)
que agilizan el trabajo. Cada botón representa un comando y su uso es más rápido que
el del correspondiente comando del menú descolgable. Lógicamente, no están los
botones de todos los comandos, pero sí los de los más utilizados. Para conocer la fun-
ción que cumple cada botón ubicaremos el cursor sobre el mismo y esperaremos unos
segundos a que aparezca la leyenda correspondiente.
Q y * aa r MUÍ OfU 100% r j ® i

¡¡¡¡ ™ ^
♦s +1? i * y »s '■ A <«■ i
f f Arial U
3L Hf: fü =Ü£ ^ i SP % ■ *OQ +°S
y O x
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1
Figura 1.4: La barras de botones
Además de las barras que vemos, Excel dispone de otras que agrupan comandos por
su función. Veamos cómo se activan esas barras.
1. Ubiquemos el cursor sobre la barra de botones y pulsemos con el botón derecho.
Aparecerá el cuadro de selección de opciones de la figura 1.5, donde notamos que
se encuentran tildadas las opciones Estándar y Formato, que son las barras que
se encuentran activas actualmente.
fy' Formato'''? $ % \ i \ >'

COadro de controles
, Dabas externos
y, \' Dibujo ^.% v;'' , f i'V
Formularios - '%'/
Gráfico, ‘ :. , rv'
!y Imagen y.y ^ '
K ' > Revisión . V
i||| TabJadinámico f yC'/J
y V isual Basic ; ’; ' ' -
Web -
. WordArt \ y
Personalizar»..y.;
Figura 1.5: Barras disponibles y barias activas
2. Pulsemos sobre alguna otra opción de este cuadro (por ejemplo. Dibujo) y vere-
mos aparecer la barra correspondiente en la pantalla.
3 Para desactivarla, accederemos al mencionado cuadro (pulsando el botón dere-
’ cho), y luego pulsaremos sobre Dibujo (ahora tildada), lo que producirá la desa-
parición de dicha barra. Si la convertimos en barra de botones flotante, como lo
veremos a continuación, también podemos desactivarla pulsando sobre su botón
de cerrar, ubicado en el ángulo superior derecho de la misma.
Una barra de botones puede ser desplazada; de este modo podremos ubicarla en al-
gún lugar en el que no nos moleste.
1. Ubiquemos el cursor sobre la líneas verticales, a la izquierda de la baria.

2. Pulsemos y, manteniendo presionado, movamos el mouse, desplazando la ba™
hacia el centro de la ventana, convirtiéndola de esta manera en una barra de o-
tones flotante.
3. Paia desplazar la barra de botones flotante pulsamos sobre su barra de título.
4. En este modo flotante, podemos alterar su tamaño mediante el mismo procedi-

miento que aplicamos a cualquier ventana, pero el tamaño no será enteramente
libre sino que dependerá de la cantidad y forma de los botones que contenga.
5. Si la desplazamos hasta el borde de la ventana, la barra de botones cambia su

formato, de flotante a barra de borde de ventana, nuevamente.
Aun con todas las barras de botones activadas no disponemos de la totalidad de co-
mandos de Excel, por lo que resulta posible que el usuario diseñe su propia barra de
botones "a medida ".
_ . 1
Opciones j Abriendo el menú HERRAMIENTAS, optando por Personalizar, y eligiendo la so-
lapa Opciones, podremos cambiar el tamaño de los botones mediante la opción Ico-
nos grandes. Si desactivamos la opción Mostrar sugerencias en las barras de he-
rramientas, no se mostrará la función de los botones cuando el puntero del mouse se
encuentre sobre alguno de los mismos durante un instante.
Las paletas portátiles

En las barras de botones aparecen algunos que tienen a su derecha un botón de fle-
cha que, por ejemplo, puede desplegar una paleta.
En este caso, si pulsamos sobre dicho botón de flecha, se desplegará una paleta, de
la cual podemos elegir una opción.
Si en una posterior ocasión necesitamos aplicar la misma opción, en vez de desple-
gar la paleta, pulsaremos directamente sobre el botón que indica, mediante su icono
la opción usada la última vez.
Adicionalmente, si mientras estamos viendo la paleta pulsamos sobre la barra grisa-
da de la misma y, manteniendo presionado, desplazamos el mouse, la paleta pasará a
quedar permanentemente en pantalla para su uso constante, hasta que la desactivemos.
Sin relleno
□ ano □
II □ü□□
Figura 1.6: Paletas portátiles de bordes, colores de rellenos, formas
La figura 1.6 muestra algunas de las paletas portátiles, las que no sólo se encuentran
a partir de botones, sino también junto a algunos comandos del menú contextual.
El menú contextual
Existe otra posibilidad de seleccionar comandos y es mediante el menú contextual o
según el contexto; esto significa que según el trabajo que estemos haciendo, Excel nos
muestra (y nos da la posibilidad de elegir) sólo aquellos comandos que son aplicables
en ese momento. De esta forma se simplifican los menús, ahorrándonos el tener que
elegir el comando de una larga lista. Este menú según contexto aparece pulsando el
botón derecho, estando el mouse ubicado dentro de la ventana de la planilla.
1. Ubiquemos el mouse dentro de la ventana de documento

2. Pulsemos con el botón derecho.
Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, gráfico, dibujo) tendre-
mos los comandos más usuales para ese modo, por lo que esta utilidad resulta verda-
deramente práctica.
Los ayudantes
Se ha incorporado en esta versión, un sistema de ayuda y sugerencias de trabajo a
través de un personaje animado (figura 1.7) que bajo la apariencia de un sujetapape-
les, bautizado Clipo, nos acompañará durante nuestro trabajo diario.
Í?t[ Para activarlo (si es que no lo está) pulsemos sobre el botón Ayudante de Office.
Figura 1.7: Clipo

___ ^ Dando un clic sobre el personaje, aparecerá un globo en el que podremos formular
- nuestra pregunta en lenguaje coloquial, como lo muestra la figura 1.8. Luego pulsa-
remos ÍEnter <-*) o sobre el botón Buscar, para obtener la ayuda.

¿Qué desea hacer?
Quiénes son los Ayudantes7
I® Buscar
i® Sugerencias ) (® Opciones \ ® Cerrar
Figura 1.8: Hacer una pregunta

Al aparecer el globo con los temas relacionados con nuestra pregunta, elegiremos el
que más nos interesa, para que aparezca la ventana de ayuda.
¿Qué son las sugerencias espontáneas?

Otra función muy interesante que desempeña este ayudante consiste en controlar las
tareas que efectuamos y, si tiene alguna sugerencia para que la próxima vez nos re-
sulte más fácil esa tarea, encenderá una lamparita indicando, de este modo, la presen-
cia de la sugerencia.
Pulsando sobre esta lamparita accederemos a la sugerencia.
En caso de que el Ayudante no esté en pantalla, esta lamparita aparecerá dentro del
botón del Ayudante (conviene prestarle atención).
Si deseamos leer las sugerencias acumuladas, las revisaremos mediante los botones
(6 Siguiente )
Atrás y Siguiente.
i
S
Cerrar )
^
Para cerrar el globo de sugerencia pulsaremos sobre el botón correspondiente.
Cómo configurar el ayudante
Figura 1.9: Menú contextual
Si pulsamos sobre el personaje con el botón derecho del mouse aparecerá un menú
contextual (figura 1.9) que nos permitirá elegir, si seleccionamos la opción Elegir
Ayudante, otro personaje de entre los que nos propone una galería.
También podemos ver alguna de las animaciones eligiendo Animar.
Si disponemos de una placa tipo SoundBlaster podremos apreciar los sonidos.
Normalmente, cuando no lo consultamos por largo rato, la ventana se reducirá de ta-

maño, pero podemos optar por ocultarla, mediante el comando Ocultar ayudante.
Optando por Ver sugerencias podremos revisar las mismas.
Por fin, eligiendo el comando Opciones, accederemos a la pantalla de la figura 1.10
(se muestra en la página siguiente), en donde podemos ajustar su comportamiento de
acuerdo con nuestro gusto, así como también elegir otro personaje mediante la sola-
pa Galería.
Mensajes de Excel
Veremos también, en algún momento, que algunos mensajes que Excel debe emitir
son expresados por el Ayudante (si éste se encuentra activo). Por ejemplo, cuando nos
ubicamos sobre una celda a la cual fijamos restricciones en cuanto a los datos que po-
Figura 1.10: Modo de funcionamiento del Ayudante
demos ingresarle, el mensaje de la restricción aparece en un globo. A la vez, si

intentamos ingresar en dicha celda datos no admitidos por la misma, el mensaje
correspondiente será informado a través del Ayudante (claro está, con una anima-
ción y sonido adecuados).
Cómo activar sonidos adicionales

Es posible agregar un sonido a cada operación que efectuamos al usar el programa,
como, por ejemplo, al abrir un menú, mover el contenido de una celda a otra, borrar
una celda, etcétera. Para instalar dichos sonidos, consulte el apéndice de este libro.
Qué son las Hojas de Excel
Figura 1.11: Libro de hojas en Excel
Como lo vemos en la figura 1.11, en la parte inferior de la ventana aparecen tres so-
lapas, que llevan los nombres Hojal, Hoja2 y Hoja3. Antiguamente, cada planilla en
Excel estaba formada por una única hoja (un único conjunto de filas y columnas), pero
a partir de la versión 5.0 podemos tener muchas hojas dentro de la misma planilla. Esto
nos permite manejar mayor cantidad de información con mucha más facilidad.
En la versión 4.0, a este conjunto se lo llamaba Libro, pero se lo manejaba de una

maneia menos práctica. Ahora, para activar una u otra Hoja, pulsamos sobre la
solapa correspondiente.
Veremos más adelante cómo se manejan las múltiples planillas, pero pensemos que
si a las dos dimensiones que componen cada hoja (filas y columnas) agregamos las
distintas hojas, tendremos un "cubo" de celdas (pensemos entonces a las hojas como
la profundidad, o tercera dimensión, de una planilla).
Cuando creamos una planilla, ésta contiene inicialmente tres hojas, pero posteriormen-
te podemos adicionar más hojas o eliminar las que no necesitemos. También es po-
sible cambiar el parámetro que indica por cuántas hojas debe estar compuesta cada
nueva planilla, (menú HERRAMIENTAS - Opciones - solapa General - opción
Número de hojas en nuevo libro)
Cómo abrir múltiples ventanas

Además de que una planilla se subdivida en varias hojas, podemos tener abiertas si-
multáneamente varias planillas en la ventana de Excel, posibilitando así compartir
datos entre distintos trabajos.
A continuación abriremos dos planillas nuevas utilizando la barra de botones y reaco-
modaremos las ventanas con el menú de comandos.
Puisemos
1 sobre el botón Nuevo y aparecerá una ventana conteniendo una nue-
va planilla de cálculo llamada Libro2 (ésta aparece encima de la anterior ocul-
tándola).
2. Pulsemos nuevamente, para crear una más llamada Libro3.
3. Si estamos trabajando con ventanas de documento maximizadas, pulsemos Re-
componer, para tener una visión de conjunto
4. Modifiquemos el tamaño y ubicación de las ventanas como normalmente lo ha-
cemos con cualquier ventana en Windows.
5. Para reacomodarlas prolijamente, abramos el menú VENTANA y optemos por
Organizar.
Aceptar | 6. Activemos alguno de los botones que definen el modo de organización de las
hojas en la pantalla (por ejemplo Mosaico), terminando con un pulso sobre Acep-
tar, y aparecerá en la pantalla un verdadero mosaico con todas las hojas de cál-
culo que se encuentran abiertas.
7. Para ubicarnos en cualquiera de ellas, pulsaremos con el mouse en algún lugar
dentro de su contorno, con lo que se transformará en la ventana activa; o pode-
mos hacer esto mismo con el teclado si mantenemos oprimida la tecla ÍCtrí] y puj_
samos repetidas veces la tecla GÉD del teclado de funciones.
En el Capítulo 8 veremos todas las posibilidades en cuanto al manejo de las ven-
tanas.
Cómo cerrar ventanas abiertas

Tenemos en estos momentos tres ventanas abiertas: Librol, Libro2 y Libro3.
O 1. Activemos la planilla llamada Libro2.
2. Abramos el menú ARCHIVO y pulsemos sobre Cerrar.
X 3. Cerremos la planilla Libro3, pero pulsando sobre el botón Cerrar.

4. Maximicemos la planilla Librol, pulsando sobre su botón Maxim izar.
5. También podemos cerrar una ventana de documento optando por el comando
Cerrar del menú desplegable del botón de control, o pulsando las teclas [Ctrl)(F4J
nfCfrflW).
Cuando tengamos muchas ventanas abiertas y deseemos cerrar a todas a la vez, abra-
mos el menú ARCHIVO mientras mantenemos presionada la tecla 1 ShiftJjJ con lo que
el comando Cerrar se convierte en Cerrar todo.
Cómo seleccionar un grupo o rango de celdas adyacentes

Una técnica corriente a utilizar en una planilla de cálculo consiste en la selección de
varias celdas, ya que la inmensa mayoría de comandos se aplican a las que están se-
leccionadas; siendo sólo una, la única afectada por el comando es la celda activa.
En el lenguaje de planillas de cálculo se denomina rango a un grupo de celdas, por
lo que en adelante utilizaremos siempre esta palabra para referimos a un bloque o gru-
po de celdas; seleccionemos entonces un rango de celdas.
1. Ubiquemos el cursor en la celda B3.

2. Pulsemos y mantengamos presionado el botón del mouse.
3. Desplacemos el mouse, dirigiéndonos hacia la celda D8.

4. Liberemos el botón del mouse.
5. Ha quedado seleccionado un rango (figura 1.12), que denominaremos mediante
la especificación B3:D8, lo que se nos indica en pantalla resaltando la zona en
color negro.
Observe que mientras selecciona un rango de celdas aparece en la parte superior,

debajo de la barra de botones, la cantidad de filas y columnas que está seleccio-
nando (en este caso 6F x 3C).
Toda vez que especifiquemos un rango, lo haremos mencionando la dirección de celda

de su extremo superior izquierdo y separando mediante el signo {:}, la de su extre-
mo inferior derecho. Así, por ejemplo, con la especificación B3:D8 queda inequívo-
camente definido el rectángulo de celdas cuyo vértice superior izquierdo coincide con
la celda B3, y el inferior derecho con D8.
Para deseleccionar los rangos de celdas simplemente daremos clic, sin importar en qué
lugar esté ubicado el señalador.
X Miciosoít Excel
jj Archivo Adición Ver Insertar formato
A'
SH * % m <r & f
«v. A
1 Librol
———...
- -
Figura 1.12: Seleccionar un rango de celdas
Cómo seleccionar filas, columnas o toda la planilla

Podemos seleccionar fácilmente filas completas o columnas completas:
1. Para seleccionar una columna completa.

Ubiquemos el mouse sobre el encabezado de la columna, en el botón donde apa-
rece la letra identificatoria de la misma, por ejemplo en D, y pulsemos clic.
2. Para seleccionar toda una fila...
Ubiquemos el cursor sobre 10 y pulsemos.
3. Y para seleccionar toda la planilla...
Pulsemos sobre el botón que se encuentra en el ángulo superior izquierdo de la
hoja de cálculo, donde se unen los rótulos de filas y columnas.
No es necesario que la celda activa se encuentre en la fila o columna que deseamos
seleccionar.
También podemos seleccionar toda la fila en la que se encuentra la celda activa

si pulsamos ISMtÍJ y espacio; o la columna, mediante ÍCtrl] y espacio.
Cómo seleccionar un rango de celdas no adyacentes

Hasta ahora, siempre seleccionamos celdas adyacentes, pero podemos efectuar una
selección múltiple; es decir, combinar en una sola selección celdas no adyacentes:
1. Seleccionemos primero el rango B2:C4, como ya sabemos hacerlo.
2. Ubiquemos el cursor sobre E6 (sin dar clic)

3. Pulsemos [Ctrl] y el botón del mouse y, manteniendo presionado...
4. Desplacemos hacia abajo hasta E8 (figura 1.13).
5. Al rango B2:C4, que habíamos seleccionado, se agrega ahora el rango E6:E8.
Figura 1.13: Selección de múltiples rangos
De esta forma podríamos seguir seleccionando rangos a discreción, de modo que un

solo comando se aplique luego en las distintas áreas seleccionadas de la planilla.
Podemos, inclusive, seleccionar las mismas áreas de distintas planillas pulsando so-
bre las solapas correspondientes, mientras mantenemos presionada la tecla Urj
Tengamos presente que para hacer selecciones múltiples la clave está en mante-
ner presionada la tecla ES) cuando hacemos las selecciones.
Cómo conseguir ayuda

La forma más fácil y entretenida es recurrir al Ayudante, que aparece al pulsar el boton
Ayudante de Office, o la tecla E) o bien al abrir el menú ? y seleccionar Ayuda de
Microsoft Excel. . n
■ Si deseamos obtener una breve explicación respecto de algún objeto visible en pantalla,
abriremos el menú ? para luego seleccionar ¿ Qué es esto? y a continuación daremos
clic sobre el objeto en cuestión.
Si, en cambio, deseamos buscar ayuda de una forma más ortodoxa, abriremos el menú
? y optaremos por el comando Contenido e índice, escribiendo luego la palabra so-
bre la que deseamos una explicación. Podemos ver el Contenido o el Indice pulsan-
do sobre las solapas correspondientes.
Tema# de Ayuda: Microsoft Excel
sea buscar
negrita
Negrita
tema y después en "Mostrar1 - .
Cambiar el tamaño, fuente, color u otro formato del texto

Cambiar la fuente y el tamaño del texto en un gráfico
Formato de datos utilizando teclas de método abreviado
Formatos de Microsoft Excel guardados en archivos FM'
Fórmulas como criterios de formato
Libros y hojas de cálculo
14 temas encontrados Comenzar, Automático,
Mi
Cancelar
Figura 1.14:Buscar ayuda
Cómo terminar nuestra sesión de trabajo

Cuando terminamos de trabajar salimos del programa
v-’-í.'.-V ■’i ::'

’ A’ < ‘
Microsoft Excel
¿Desea guardar los cambios efectuados en

'Libro 1'?
• . ..v.■ ■ ■■ v v.* .
íS
.yÁ^y/AvÁ-viv,-;^,';';
© No © Cancelar
Mtttm
Figura 1.15: Confirmación de salida

1. Abriendo el menú ARCHIVO y pulsando sobre Salir.

2. También podemos terminar pulsando en el botón Cerrar, de la barra de título de
la aplicación Microsoft Excel.
En caso de que hubiéramos hecho alguna modificación sobre los datos contenidos en
la planilla (no es nuestro caso) aparecería el mensaje de confirmación de la figura 1.15.
Capítulo
Confeccionemos una planilla
Cómo ingresar texto

Crearemos una planilla de cálculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos ele-
mentos y mejoras mediante diversos ejercicios que desarrollaremos a lo largo de este
capítulo.
Iniciemos en Excel una Hoja nueva y ejecutemos las siguientes instrucciones:
1. Pulsemos sobre la celda A2.
2. Escribamos allí Liquidación de Sueldos y pulsemos lEnter <-»J

3. En A4 escribamos Legajo
4. Pulsemos 0 y escribamos Nombre
5. Pulsemos 0 y escribamos Básico
6. Pulsemos 0 y escribamos Premio
7. Pulsemos 0 luego escribamos Total y finalmente pulsemos Enteré
Si nos equivocamos al escribir, podemos pulsar la tecla (BactcsPaceJ para borrar.
Cómo ingresar números
Figura 2.1: Ingreso de textos

Cuando ingresamos texto en una celda, éste queda alineado hacia el borde izquierdo;
a la inversa, los números quedan hacia la derecha. Veamos:
1. Pulsemos sobre la celda A5 y escribamos: 324 [Enter <-*

De foima similar completemos nuestra planilla colocando los datos que vemos en la
figura 2.1, de la página anterior, en las celdas correspondientes.
Cómo grabar la planilla

A medida que trabajamos es conveniente grabar periódicamente, para evitar que por
un corte de luz repentino perdamos todo el trabajo de la jornada. De este modo, si gra-
bamos cada 30 minutos, a lo sumo perderemos lo hecho en la última media horaden
vez de perder la tarea de todo un día. Veamos cómo hacerlo por primera vez.
1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Guardar o pulsemos (Ctrl)fG] o so-

bre Guardar, en la barra de botones. Todas estas son distintas formas de ejecu-
tar el mismo comando y llegar al cuadro de la figura 2.2.
Guardar 2. Escribamos el nombre SUELDOS y pulsemos (Enter 4-jp 0 sobre el botón Guar-
dar.
Figura 2.2: Asignar un nombre de archivo al libro
Observe en la figura 2.1 el encabezado de la ventana que contiene la planilla, y

verá que ya no es más Librol, sino que ha cambiado por el nombre que le hemos
asignado: sueldos y se le ha agregado la extensión que Excel coloca a las plani-
lias de datos: XLS.
Cómo agilizar la entrada de datos

como en este caso, tendremos que ingresar listas de da-
tos en las columnas de Excel. Veremos que el programa trata de facilitarnos la tarea
sugiriéndonos datos a ingresar, en base a los anteriormente escritos.
Confeccionemos una planilla 25
Estando ubicados en B10...

Si pulsamos la inicial de alguno de los apellidos anteriores, como L...
Excel supone que vamos a ingresar nuevamente a Luongo Pedro, por lo que
completa la celda con las letras restantes.
Si eso era lo que deseábamos escribir, pulsamos [Enter.jjj y damos por finaliza-
da la entrada, de lo contrario seguimos escribiendo, como si nada hubieia pasa-
do.
Para abortar la entrada, pulsamos Esc,.
En el caso de que hubiera varios apellidos que comiencen con la misma letra,
aparecerá una sugerencia sólo cuando pueda distinguirse claramente alguno de
ellos, a partir de las letras ingresadas.
Cómo seleccionar de la lista

Si hemos de ingresar un ítem que ya figura en la columna, pero no deseamos escri-
bir las primeras letras hasta que aparezca automáticamente, podemos:
O 1. Ubicados en B10...
2. Pulsar con el botón derecho del mouse sobre la celda en la cual deseamos colo-
car el dato, apareciendo así el menú de contexto.
3. Optamos por el comando Elegir de la lista.

4. Aparecerá, debajo de la celda, un recuadro conteniendo la lista ordenada alfabé-
ticamente de todos los datos ingresados en la columna, tanto de los que figuren
por encima de la celda activa, como de los que se encuentren debajo (a pesar de
que un ítem figure en más de una oportunidad, sólo apareceiá una única vez en
el listado)
5. Pulsando sobre el que necesitamos, por ejemplo Tricci Gabriel, el mismo que-
dará colocado en B10.
6. Notamos que en este caso no es necesario pulsar la tecla Enter .4-1] para terminar.
Cómo borrar el contenido de una celda

Si una celda contiene un dato que ya no necesitamos, caso de la B10, que utilizamos
para el ejemplo anterior, podemos borrarlo de la siguiente manera.
1. Ubiquémonos en B10, para que sea la celda activa y...
2. Pulsemos [Pelete
|§ Tenga cuidado cuando trabaje con casos reales, ya que no se pide confirmación
antes de eliminar el dato.
ft
\y Un método abreviado para borrar el contenido se verá al final de este capítulo.
Cómo cambiar el ancho de la columna

Como vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los
nombres, pero Excel nos permite variar el ancho de las columnas con mucha facili-
dad:
1. Estando el cursor ubicado en la columna B abramos el menú FORMATO.

2. Optemos por Columna y luego Ancho.
3. Escribamos 25 y pulsemos [Enter I
4. Seguramente el Ayudante nos hara una sugerencia, la cual veremos a continua-
ción.
Otra forma muy práctica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el señalador del
mouse entre los botones del encabezado de la columna B <+>
hasta que el cursor se transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos,
y manteniendo presionado, desplazamos el mouse agrandando o achicando el ancho
de la columna (se nos indica el tamaño en un recuadro, mientras lo ajustamos).
Cómo ajustar el ancho de columna a los datos seleccionados

Al utilizar el comando FORMATO ■ Columna - Ajustar a la selección, el ancho de
la columna será el necesario para albergar el texto contenido en las celdas seleccio-
nadas (o la celda activa, si no hay selección). L,a desventaja, de este método es que si
existe un texto más largo en otrafila de la misma columna, el ancho establecido no
será suficiente, lo que comprobaremos en el siguiente ejemplo:
1. Ubiquémonos en B7 y empleemos FORMATO - Columna - Ajustar a la selec-

ción
2. Vemos que los textos de B5, B6 y B9 exceden el ancho.
Cómo obtener un ancho de columna ideal

En vez de ajustar a la celda activa (o selección) es mejor ajustar al ancho ideal de la
columna. Para ello, debemos colocar el cursor entre el encabezado de la columna a
ajustar y la siguiente, | B «+► C | y dar doble clic con el botón iz-
quierdo del mouse. Con esta operación el ancho de la columna se ajusta al texto más
largo que exista en la misma.
Tenga en cuenta que este comando afecta el ancho de la columna en el momen-

to de utilizarse, pero no mantiene ajustado el ancho si el contenido se modifica.
Completemos ahora los datos para que la planilla se vea como la de la figura 2.3.
Figura 2.3: Ingreso de valores
Cuando ingresamos números con decimales debemos tener en cuenta la forma en la

que Windows está configurado, de modo de emplear el separador correcto: el punto
o la coma. Si el separador empleado es incorrecto, Excel asumirá el dato como un
texto y no como un número, lo que nos traerá como consecuencia que no podremos
emplear el dato para efectuar operaciones matemáticas.
En especial, si usamos la tecla . del teclado numérico, se colocará el separador

decimal correcto.
la barra de fórmulas
Figura 2.4 : La Barra de fórmulas
En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece la barra de fórmulas

(figura 2.4). A la izquierda de la misma se indica la celda activa; aquélla en la que es-
tamos ubicados, o el nombre de la misma (si tiene alguno asignado, ver capítulo 8,
puesto que Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo
Precio en vez de A4.).
Pulsando el botón de flecha se despliega la lista de nombres definidos. Pulsando so-
bre cualquiera de ellos, se cambia la celda activa a la que seleccionemos. También po
demos escribir la dirección de una celda cualquiera a la que deseemos ir, por ejemplo
F7 (Enteré) (tenga un nombre asignado, o no)
Más a la derecha aparece el signo =; si lo pulsamos, nos permitirá ingresar una fór-
mula en la celda activa.
Recordemos que de las tres cosas que puede contener una celda: texto, números
o fórmulas, los dos primeros se ingresan directamente.
En último lugar, aparece el contenido de la celda activa.

Si entramos al modo de edición de la celda activa (dando clic sobre el contenido de
la celda, en esta barra) se agregan dos botones a esta barra.
28 Todo el Excel 9? en un solo libro
En la parte central aparece el botón para aceptar y dar por finalizada la entrada o mo-
dificación de los datos en la celda. Pulsar este botón equivale a dar (Enter
A continuación aparece el botón para cancelar una entrada o los cambios que se le
acaban de introducir. Pulsar este botón equivale a pulsar la tecla [Esc]
Cómo modificar nuestros datos

Como es natural, Excel debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para ello
disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con el mouse sobre el contenido en la
barra de fórmulas, lo modificaremos en ella. Si, en cambio, damos doble clic sobre
la celda o pulsamos la tecla (ED modificaremos el dato directamente dentro de la celda.
Obviamente, para editar en la barra de fórmulas o pulsando (E2) primero debemos
ubicarnos en la celda, acción que no es necesaria utilizando el método de doble clic.
1. Ubiquemos el cursor sobre B7 y pulsemos doble clic.
2. Pulsemos (Endj para ubicarnos al final.
3. Pulsemos tIEcksPace] hasta borrar Pedro.
4. Escribamos Diego
5. Pulsemos [Home] y dos veces la tecla @
6. Pulsemos [Pelete] dos veces y escribamos a
v 7. Aceptamos pulsando sobre Aceptar o dando [Enter <-*
Cómo deshacer el último comando realizado

Si hemos cometido un error (en este caso, voluntario) y queremos volver al texto
anterior, podemos deshacer la última operación:
1. Abrimos el menú EDICION
2. Activamos el comando Deshacer escritura de Luago Diego en B7
La última operación será anulada y todo vuelve al estado anterior a la ejecución de

la misma. Muy a menudo, este comando tan simple nos ahorrará bastante tiempo de
trabajo en la reparación de un error cometido.
Podemos lograr el mismo efecto pulsando el botón Deshacer de la barra de botones.
i x
i,i
En caso de que deseemos deshacer varias operaciones hacia atrás (hasta 16 pasos) te-
*
nemos dos posibilidades: pulsar el botón Deshacer repetidas veces, o pulsar el botón
de flecha junto al mismo, para ver la lista de las acciones que podemos deshacer.
De dicha lista elegiremos el paso hasta el cual deseamos que se deshaga dando clic.
Cómo rehacer comandos

Si la acción que deshicimos, en realidad quedaba bien, en lugar de repetirla, podemos
abrir el menú EDICION y optar por el comando Rehacer...
También podemos pulsar sobre el botón Rehacer para ir rehaciendo, una a una, cada
acción deshecha por el comando Deshacer. Este botón se activa (al igual que el co-
mando del menú) si hay algún comando para deshacer.
Si pulsamos sobre el botón de flecha podremos elegir de la lista hasta qué comando
rehacer.
Cómo validar datos

A partir de esta versión Excel podemos colocar restricciones a la información que se
admite en determinadas celdas. Esto sirve para evitar que un operador ingrese datos
no válidos en una planilla.
1. Seleccionamos el rango D5:D9

2. Abrimos el menú DATOS y optamos por Validación.
3. En la solapa Configuración, del recuadro Permitir, elegimos Decimal. Esto es
para admitir en la celda sólo números reales.
4. En el recuadro Datos dejamos la opción entre.
5. En los recuadros Mínimo y Máximo colocamos 1 y 5, respectivamente; el cua-
dro se verá como el de la figura 2.5.
Figura 2.5: Restricción impuesta
Si desplegamos las opciones del recuadro Permitir veremos que disponemos de:
Número entero Sólo se podrán ingresar números sin decimales.
Decimal Cualquier número (no se admite texto).
Lista Los valores posibles figuran en el rango indicado.
Fecha Sólo se podrán ingresar fechas.
Hora Sólo se podrán ingresar horas.
Longitud del texto Se limita la cantidad de caracteres ingresados.
Personalizada Permite ingresar una fórmula cuyo resultado debe ser uno
de dos valores lógicos posibles: verdadero, para aceptar el
dato; o falso, para rechazarlo.
De igual forma, podemos abrir el recuadro Datos para encontrar las opciones:
entre permite establecer un límite inferior y otro superior.

no está entre permite excluir un determinado rango de valores.
igual a coincidencia exacta.
no igual a excluye un determinado valor.
mayor que los datos deben ser estrictamente mayores al especificado,
para ser aceptados.
menor que los datos deben ser estrictamente menores al especificado,
para ser aceptados.
mayor o igual que los datos deben ser mayores o iguales al especificado, para
ser aceptados.
menor o igual que los datos deben ser menores o iguales al especificado, para
ser aceptados.
Validación de datos
Configuración Mensaje entrante j Mensaje de error
P {postrar mensaje al seleccionar la celda

Mostrar este mensaje al seleccionar la celda:
Título:
Límite de premio
El factor de multiplicación a aplicar debe estar comprendido entre 1

(sin premio) y 5
Sprrar
Figura 2.6: Mensaje que aparecerá al activar la celda
6. Junto con la especificación de la restricción es conveniente informar al operador

de la existencia de la misma mediante un mensaje. Activemos entonces, la sola-
pa Mensaje entrante.
7. En el recuadro Título escribimos: Límite de premio y como mensaje. El factor

de multiplicación a aplicar debe estar comprendido entre 1 (sin premio) y 5.
8. Para que el mensaje aparezca si esta celda pasa a ser la celda activa, debe estar
tildada la opción Mostrar mensaje al seleccionar la celda. De lo contrario, es
una forma práctica de evitar la visualización del mensaje sin tener que borrailo.
Estamos en la solapa que vemos en la figura 2.6.
ron
Configuración j Mensaje entrante Mensaje de error j
Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos
Mostrar este mensaje de alerta si el usuario introduce datos no válidos;
Estilo; _____ Título:
|L_írnite lERRCÍr^r"
Mensaje de error:
© Fl nm-.prn ingresado debe estar entre 1 y 5 ■j
v • -• -.-'í';.-
' -i
Aceptar 1 Cancelar
Borrar todos .VOV.U1..r..r
. .
Figura 2.7: Mensaje de error que aparecerá al violar la restricción
9. Por último, si el operador no respeta la restricción, podemos enviarle un mensa

je de error. Activemos entonces, la solapa Mensaje de eiror.
10. En el recuadro Título escribimos: ERROR !! y como mensaje: El número in-
gresado debe estar entre 1 y 5.
11. Podemos elegir el icono que se mostrará al violar la restricción, en el recuadro

Estilo. Veremos la solapa como lo indica la figura 2.7.
12. Aceptamos y nos ubicamos en cualquiera de las celdas del rango D5.D9
13. El Ayudante emitirá el Mensaje de entrada cada vez que entremos a dicho i an-
go, como lo indica la figura 2.8.
Límite de premio
El factor de multiplicación a
aplicar debe estar comprendido Rásico Premio Total
entre 1 (sin premio) y 5. 600 1,5!
'0 «noial!
to 700
Límite de premio
550 El factor de —-
1000 multiplicación a aplicar
debe estar
a 4001
comprendido entre 1
(sin premio) y 5.
1 -i
Figura 2.8: Emisión del mensaje acerca de la restricción impuesta (con y sin Ayudante)
14. Intente ingresar, por ejemplo, el valor 6 en alguna de las celdas, y provocará la
respuesta que muestra la figura 2.9.
ERROR III
El número ingresado debe estar

entre 1 y 5,
¡Rcintcntar O Cancelar
Figura 2.9: Restricción violada (con y sin Ayudante)
1. Probemos con una lista; nos ubicamos en CU.

2. Abrimos el menú DATOS y optamos por Validación.
3. En la solapa Configuración, del recuadro Permitir, elegimos Lista.
4. En el recuadro Origen pulsamos el botón Seleccionar rango
/ Esta novedad de Excel 97 permite reducir el tamaño del cuadro de diálogo al

mínimo, para poder ver mejor la planilla de cálculo y seleccionar el rango.
5. Seleccionamos el rango A4:E4 y pulsamos el botón de Recuperación.
6. Aceptamos el cuadro de diálogo.
7. Intentamos ingresar en la celda CU la palabra Edad, pulsando luego
$ iReintentar 8. Comprobaremos que no se nos permite ingresarla, por lo que damos Reintentar
y escribimos Nombre lEnter *■»]
IjNombre "Ti
Légalo
Nombre
9. Como los valores admitidos figuran en una lista, podemos pulsar el botón de
Básico despliegue de lista para ver los ítems y elegir el adecuado, en vez de tener que
Premio
Total escribirlo.
Cómo eliminar la restricción de una celda

I Seleccionamos la (o las) celda(s) a las que deseamos quitar las restricciones y recu-
rrimos al botón Borrar todos que se encuentra en el cuadro de diálogo que abrimos
con DA TOS y Validación.
Cómo eliminar todo el contenido de una celda

Luego borraremos el contenido de la celda pulsando la tecla ÍDeletel (equivalente al
comando Edición - Borrar - Contenido) como ya sabemos hacer, o cuando haya más
cosas definidas en la misma, como por ejemplo, una restricción, deberemos recurrir
a un comando más poderoso, tal como Edición - Borrar - Todo, el cual eliminará, tanto
la restricción como el contenido de la celda, en un mismo paso.
Cómo ingresar fórmulas

La característica más destacable en una planilla de cálculo es su facilidad para manejar
fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas y formar así
un esquema de cálculo que eventualmente puede llegar a ser muy complejo. Veamos.
Antes de seguir con el ejercicio, es conveniente separar la ventana de la planilla

de la barra de fórmulas, para poder ver claramente los nombres de las columnas.
1. Ubiquémonos en E5 y pulsemos sobre el signo = de la barra de fórmulas.

2. Pulsemos sobre la celda C5
3. Pulsemos * (multiplicar).
4. Pulsemos sobre la celda D5

5. Vemos el resultado antes de aceptar y la propia fórmula en la celda E5.
6. Aceptamos, para terminar la operación de multiplicar el sueldo por el factor de

premio, y obtenemos el resultado en la celda E5. Si queremos consultar qué fór-
mula obtiene este resultado, simplemente miramos en la barra de fórmulas (ob-
viamente, siendo E5 la celda activa).
Otra forma de ingresar una fórmula es escribirla directamente (carácter por carácter),
pero consideramos que el procedimiento anterior brinda mayor seguridad.
1. Vamos a colocar la fórmula para calcular el total de Zarrazani Alberto.
( gjHA ;i^XvF»I=C5*D5
m Resultado de la fórmula « 900
Aceptar Cancela"
sueldos.xls HBBII
A 8 C D E 1 rrj
2 ILiquidación di= Sueldos
í '
•• •'
í
$
3 i i#;
Nombre Básico Premio Total l x'
,
4 1 Legajo
'...A ,
■IRUIIXN AVW
Cuenca Gustavo j 600i ~T ,51=05*05 1

5 j 324
6 127 Zarrazani Alberto 700: iT I
ÍVÍV.VAW.V.Í')
7 i 268 Luongo Pedro 5501 2! ■ '‘ ■'
mi 249 Tricci Gabriel 1000; 21 I--

SU 163 Revna Alejandra 400; 3 i
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Figura 2.10: Ingreso de una fórmula en una celda

2. Nos ubicamos en E6 y escribimos =C6*fí6(Enter

3. R1 resultado es idéntico al obtenido por el procedimiento anterior.
Dado que también podemos emplear las teclas (HE0 y 0 para ingresar una fórmula
y constituye un procedimiento fácil y recomendable, lo explicaremos a continuación.
1. Ubiquémonos en E7
2. Pulsemos 0 hasta llegar a la celda C7
3. Pulsemos * (multiplicar).
4. Pulsemos 0 hasta llegar a la celda D7
5. Pulsemos [Enter 0
En conclusión; las fórmulas relacionan celdas. Podemos escribirlas directamente ca-
lácter por carácter o seleccionando las celdas con alguno de los dos métodos que ya
conocemos. Siempre comenzaremos escribiendo el signo igual (=) el de suma (+) o
el de resta (-).
A medida que vamos introduciendo las referencias a las celdas podemos emplear los
signos + (adición) - (resta) * (producto) / (división) y A (potencia)
El orden de precedencia para la resolución de una fórmula compleja es el normal en
matemáticas, pero podemos alterarlo con la introducción de paréntesis.
Cómo modificar una fórmula

Cuando nos ubicamos en una celda que contiene una fórmula y pulsamos @ para
modificarla, Excel 97 muestra las celdas a las que hace referencia en distintos colo-
res, para poder ubicarlas más fácilmente.
Veremos más adelante, en el Capítulo 8, que existen herramientas de auditoría que nos
pueden facilitar enormemente la revisión de las relaciones entre celdas y las depen-
dencias y precedencias entre las mismas.
Cómo copiar un rango de datos

Sería conveniente que coloquemos la fórmula en el resto de la columna, pero para no
tener que escribirla en cada celda, vamos a copiar el contenido de la celda E7 al ran-
go E8:E9
1. Estando ubicados en E7 abramos el menú EDICION.
2. Optemos por Copiar.
3. Seleccionemos con el mouse el rango E8:E9 quedando indicado como muestra
la figura 2.1 E
4. Abramos el menú EDICION y optemos por Pegar.
5. Pulsemos Esc] para quitar la indicación de datos a copiar y GE) para quitar la se-
lección.
Observe que todas las fórmulas han sido recalculadas con los valores coi rectos,
ya que al copiar se ha adaptado cada fórmula para que tome los datos del mismo
renglón en donde está ubicada.
Pulsemos LU y IXJ y comparemos las fórmulas, observando la barra de fórmulas.
Figura 2.11: Copiar datos
A este método de relacionar celdas se lo denomina Direccionamiento relativo

porque en la fórmula las celdas figuran escritas sin símbolos $. El otro método se llama
“Direccionamiento absoluto” y las diferencias las veremos a continuación.
Modos de direccionamiento
Llamamos "modo de direccionamiento" a la forma en que nos referimos a una celda.
Vimos que, cuando escribimos en la celda Al la fórmula =C1, el contenido de la celda
C1 aparece en Al. La fórmula dice: colocar aquí (en Al), el contenido que se encuen-
tra en la celda que está ci clos columnas hacia la derecha (es la diferencia entie A y
C de Al-Cl) y en la misma fila (porque ambas son 1 y 1 de Al-Cl). Esto es el ‘ Di-
reccionamiento relativo” porque la referencia se basa en una distancia entre la cel-
da actual y la celda objetivo (relativo a la ubicación).
Por otra parte, si colocamos en Al la fórmula =$C$1 el resultado sera igual que en
el caso anterior, es decir, el contenido de la celda C1 aparece en Al, pero la fórmula
dice: colocar aquí (en Al), el contenido que se encuentra en la celda Cl. Esto es el
“Direccionamiento absoluto” porque la referencia se hace a la celda que se llama
inequívocamente y es independiente de la celda que contiene a la iórmula.
¿Cuál es entonces la diferencia, si con ambas obtenemos el mismo resultado?
Bien, la diferencia aparecerá cuando copiemos la fórmula. En ninguno de los dos casos
la fórmula se alterará (si pensamos en lo que la fórmula dice y no en lo que vemos).
Expliquemos con el ejemplo: si copiamos la fórmula =C1 que está en Al a la celda
B2, en B2 aparecerá =D2 y no =C1. Esto nos llevaría a decir que la fórmula ha
cambiado, pero si analizamos un poco veremos que la fórmula sigue refiriéndose a la

celda que está a dos columnas hacia la derecha y en la misma fila.
En el caso de copiar la fórmula =$C$1 desde Al a B2 la fórmula quedará igual y se
seguirá refiriendo al contenido de la celda Cl, como es debido, cuando el direccio-
namiento es absoluto, pues no depende de en dónde se encuentra.
Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actuali-
zación; para ello pondremos el valor del coeficiente en la celda F2.
1. Ubiquémonos en F2, escribamos 2 y pulsemos ¡Enter <■»'
2. Ubiquémonos en F5 y pulsemos sobre =
3. Seleccionemos E5 pulsando clic sobre la misma.
4. Pulsemos *
5. Seleccionemos F2.
6. Pulsemos (observe la barra de fórmulas) ES para convertir el direccionamiento

relativo en absoluto.
7. Aceptemos para que la fórmula quede colocada.(también podemos pulsar

I Enteré])
Copiemos ahora la fórmula hacia las restantes celdas, pero esta vez usando el mouse.
1 Estando ubicados en F5 desplacemos el mouse hasta colocar al apuntador seña-

lando exactamente sobre el cuadradito que aparece abajo y a la derecha del re-
cuadro de la celda activa. A este cuadradito se lo denomina “Manejador” de la
celda. El apuntador se convierte así, en una cruz fina y negra.
2. Pulsemos entonces sobre el manejador y, manteniendo presionado, desplacé-

monos hasta llegar a la celda F9, donde liberaremos el botón para efectivizar la
copia.
Revise las fórmulas colocadas en el rango F5:F9 y notará que la primera es una re-
ferencia relativa (de fórmula a fórmula cambia E5 por E6, E7, E8 y E9) y que la se-
gunda referencia ($F$2) es absoluta, pues esta referencia no es actualizada al copiarse.
Cómo configurar el separador decimal

Tengamos presente que este parámetro es general de Windows y no particular de
Excel, por lo que su alteración atañe a todas las aplicaciones que ejecutemos.
Inicio! 1. Para configurar pulsamos en Inicio y elegimos la opción Configuración.
2. Nos desplazamos hacia la derecha y pulsamos sobre Panel de control.

Configuración
3. Ahora pulsamos doble clic sobre el icono Configuración regional.
regional
4. A continuación activamos la solapa Número.
Numero
i
5. En el recuadro Símbolo decimal definimos el carácter que aparecerá. Escribimos

en él un punto o una coma.
Cómo actualizar datos

El aspecto más importante de una planilla de cálculo es que sus resultados siem-
pre están actualizados.
Ubiquémonos en la celda F2, escribamos 3 y (observando al rango F5:F9, cuyas

fórmulas dependen del valor de F2) pulsemos [EnterjijJ
Ubicándonos nuevamente en F2, escribamos 1,5 y pulsemos [Enterj-L
Ubiquémonos en la celda C6, escribamos 800 y (observando al rango E6:F6)

pulsemos [Enter »j)
Visualizaremos entonces la planilla, tal como la muestra la figura 2.12.
Guardemos la planilla pulsando el botón Guardar.
Figura 2.12: Actualización automática de la información
Cálculos en pantalla
Figura 2.13: Total obtenido
Si seleccionamos un rango, por ejemplo F5:F9 observaremos que en la baria de es-

tado (al pie de la ventana) aparece la suma de los números seleccionados (figura 2.13).
Esto es particularmente útil cuando necesitamos saber de antemano un lesultado, o
bien estamos controlando la planilla. Para cambiar el tipo de operación ubiquemos el
puntero del mouse sobre la barra de estado y pulsemos con el botón derecho. Al apa-
recer el menú de operaciones como indica la figura 2.14, seleccionamos la operación
que deseamos ejecutar.
38 Todo el Excol 97 en un solo libro
Ninguna
Promedio
Cuenta
Cuenta núm.
Max
Mín
***■
* Suma
Figura 2.14: Menú de operaciones disponibles
Introduzcamos funciones
E! método anterior es práctico para quien trabaja con la planilla, pero lo usual es qm
las operaciones figuren en la planilla. Para introducir estas operaciones se emplear
funciones, entre ellas la sumatoria que, además, figura como botón.
o 1 Ubiquémonos en la celda E10
2. Pulsemos sobre Autosuma
3. Automáticamente se seleccionan todas las celdas que contienen números por

encima de la celda activa.
4. Pulsemos (Enter <-*) y obtenemos el total.
5. Si revisamos el contenido de la celda E10 veremos que contiene una función lia
mada SUMA y que la misma es aplicada al rango E5:E9, por ser un cálculo h
expresión comienza con el símbolo =.
Desempeño del botón de Autosuma

Como vimos en el párrafo anterior, el botón Autosuma selecciona las celdas que estár
por encima de la celda activa y coloca la función SUMA.
El tango de celdas seleccionadas va desde la inmediata superior, abarcando todas la;
numéricas contiguas, hasta la primera vacía o la primera que contenga texto, si h
inmediata superior está vacía.
En el caso de no poder seleccionar hacia arriba, se asumirá que el rango de datos se
encuentra hacia la izquierda, procediéndose a seleccionar en dicha dirección.
También podemos seleccionar un rango y pulsar Autosuma, en este caso, al pie se
colocará una función SUMA. Si el rango abarca más de una columna, se colocará una
1 unción SUMA por cada columna seleccionada. Si incluimos en la selección celdas
vacias en la parte inferior y/o a la derecha, las funciones de SUMA serán colocadas
en dichas celdas.
Cómo introducir funciones

Durante la introducción de una fórmula aparece en la barra de fórmulas un botón para
escoger e mgresar las funciones de forma fácil y segura, explicando paso a paso lo que
debemos hacer. Vamos a calcular ahora el promedio de los sueldos básicos.
1 Nos ubicamos en CIO y pulsamos sobre el signo = de la barra de fórmulas.
2. Pulsamos sobre el botón de flecha junto al botón de suma.

3. Seleccionamos de la lista la función PROMEDIO. Esta función queda activa en
el botón, de modo que si más adelante deseamos volver a colocarla, pulsaremos
sobre el botón en vez de desplegar nuevamente la lista.
4. Aparece el cuadro de la figura 2.15, indicando los pasos a seguii paia deíiriii
correctamente esta función.
Vemos que automáticamente ha seleccionado el rango C5:C9 (pues son datos numé-
ricos y están por encima de la celda activa). A la derecha del rango indica algunos de
los valores que contiene el rango.
Figura 2.15: Argumentos de la función
Un poco más abajo indica =670, que es el resultado de aplicar esta función, y en la
parte inferior de la ventana indica el resultado de la fórmula completa; también nos
muestra una ayuda.
5. Podemos agregar más rangos a ser considerados, en el recuadio número2.
6. Para terminar el ingreso de la fórmula, pulsamos el botón Aceptar, obteniendo

el promedio de los valores en la celda CIO.
'ff También podemos abrir el asistente de funciones pulsando en el botón Asisten-

te para funciones (ubicados en una celda vacía) o abriendo el menú INSERÍ
y eligiendo Función. Con esto se nos presenta el cuadro de la figura 2.16, en
donde vemos que las mismas están agrupadas por categoría.
O 1. Cuando modifiquemos la función (pulsando O o el botón % J) nos mostrará en

la expresión el rango en color azul; y mediante un recuadro azul, el mismo ran-
go en la planilla, como vemos en la figura 2.17.
2. Para modificar este rango podemos pulsar sobre el manejador de este recuadio
azul y, manteniendo presionado el botón del mouse, desplazarlo.
Pegar función
C Atennrí* función:
la f,,nriÁn > Hombre de lafunctón:
M.
Usadas recientemente rrr— —
jTodas
{Financieras
Fecha y hora
Matemáticas y trigonométricaí
Estadísticas
Búsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lógicas
Figura 2.16: Asistente de funciones
'e Básico Premio Total

a Gustavo 600 1,5 900
ani Alberto 800 1 800 i
o Pedro 550 2, 1100
Gabriel 1000 2 2000
Alejandra 400 3 1200:
)IO(C5:D7) I 6000
Figura 2.17: Modificar el rango
Cómo mover datos

over datos es otra operación que utilizaremos casi tan frecuentemente como ia de
copiar, y nos permitirá reorganizar y ordenar nuestros datos en las hojas de cálculo.
Veamos cuán fácilmente se puede mover un rango o bloque de celdas:
1 Estando ubicados en CIO...

2. Coloquemos el señalador del mouse sobre el borde de la celda activa hasta que
éste se convierta en una flecha.
3. Pulsemos y, manteniendo presionado, desplacemos hasta D12 y allí liberemos el
mouse.
Observe que la fórmula sigue refiriéndose a las celdas correctas, a pesar de ha

ber sido movida.
Pulsemos en la celda F2, donde se encuentra el coeficiente.

Utilizando el mismo método movamos el contenido a Fl.
3. Observe que las fórmulas contenidas en el rango F5:F9 se han actualizado y

apuntan ahora a $F$1, refiriéndose a la celda donde se encuentra el dato,aunque
éste haya sido movido.
4. Grabemos la hoja de cálculo pulsando el botón Guardar.
Métodos simplificados para mover y copiar celdas

El primer paso para la utilización de cualquiera de los métodos expuestos a conti-
nuación, será siempre la selección del rango de datos a tratar.
Para mover
/ El procedimiento más largo consiste en abrir el menú EDICION y elegir Cortar,
luego ubicar la celda activa en el destino, y abriendo nuevamente el menú EDI-
CION, optar por Pegar.
yó Podemos pulsar con el botón derecho del mouse dentro de la selección para ac-
ceder al menú contextual y así elegir el comando Cortar. Luego, dando clic con
el botón derecho en la celda de destino, optaremos por Pegar. \
V Podemos evitar usar los menús, pulsando en el botón Cortar para ejecutar dicho
comando.
y De la misma forma podemos pulsar el botón Pegar.
S Aún más, podemos pulsar ES)® y ES]® para efectuar los comandos Cortar
y Pegar, respectivamente.
y El método óptimo consiste en pulsar sobre el borde del rango seleccionado y,
manteniendo presionado, desplazar el mouse hasta alcanzar la nueva posición, en
donde lo liberaremos, tal como lo hicimos en el ejercicio anterior.
Si al desplazar el mouse movemos el rango más allá del boide de la ventana, se

desplazará la planilla, accediendo a celdas que no estaban visibles.
Si deseamos mover un rango de una solapa a otra, debemos mantener presiona-

da la tecla í Alt] para poder acceder a dicha solapa y evitai el desplazamiento de
la planilla hacia celdas inferiores no visibles. Una vez en la solapa, ubicamos el
rango en las celdas de destino y liberamos el mouse.
Para copiar
V Podemos abrir el menú EDICIONelegir Copiar y luego Pega!.
V Podemos pulsar con el botón derecho del mouse dentro de la selección para ac-
ceder al menú contextual y así elegir el comando Copiar. Luego, dando clic con
el botón derecho en la celda de destino, optaremos por Pegar.
V Podemos pulsar el botón Copiar de la barra de botones.
S Con el teclado: (Ctrl)fC es el comando Copiar

'C Empleando (Ctr¡](V) podremos pegar el dato varias veces, pero si lo deseamos
copiar sólo una vez, es más fácil pulsar [Enter <-*) en la celda destino para colo-
carlo.
S Si las celdas de destino son adyacentes (como en el ejercicio anterior) podemos
emplear el manejador de la celda para efectuar las copias. El manipulador co-
pia verticalmente y/u horizontalmente.
g El ^ Podemos seleccionar el rango a llenar, abrir el menú EDICION y, optando por

el comando Rellenar, elegir alguna de las siguientes opciones: Hacia abajo (co-
pia el contenido de la primera fila al resto), Hacia la derecha (copia el conteni-
do de la primera columna al resto), Hacia arriba (copia el contenido de la últi-
ma fila hacia arriba) o Hacia la izquierda (copia el contenido de la última colum-
na al resto).
>7 Al igual que para mover, podemos pulsar sobre el borde del rango seleccionado
y desplazar el mouse hasta el destino, pero durante toda la operación deberemos
mantener presionada la tecla [Ctrl] para asegurarnos de que la operación sea de
copia, con lo que junto al cursor aparece un símbolo +.
>7 En el caso de querer copiar de una solapa a otra, deberemos mantener presiona-
das simultáneamente SED y [Ctrl]. Una vez que aparezca la solapa de destino,
podremos liberar Ló-lt], pero no [Ctrl] pues en tal caso la operación pasará a ser
mover.
En general
>7 Es posible copiar o mover un rango seleccionado entre libros abiertos en distin-
tas ventanas en el área de trabajo de Excel.
>7 Si no nos sentimos seguros con el uso de las teclas í Alt) y [Ctrl] podemos pulsar
sobre el borde del rango seleccionado con el botón derecho y, manteniéndolo
presionado, desplazarlo hasta el destino. Cuando liberemos el botón aparecerá un
menú contextual del que deberemos escoger la operación a realizar, como pode-
mos verlo en la figura 2.18.
Mover aquí
'1:
:
>
<. -
Copiar aquí
■ 'HA
Copiar aquí sólo como valores •V <v' • o*
Copiar aquí sólo como formatos

Crear vinculo aquí
Crear hipervíncufo aquí
Desplazar celdas hacia abajo y copiar

.
Desplagar celdas hacia abajo y mover

Qf 7". cH.-V. |',v a de; c*.v, y 'ICVíT
Cancelar
Figura 2.18: Menú contextual al desplazar un rango

Cómo generar series de datos correlativos

Nos encontraremos frecuentemente ante la necesidad de crear una serie de datos, ya
sea creciente o decreciente. Excel hace esto en forma automática, veamos.
1. Seleccionemos la Hoja2 dando clic sobre dicha solapa.

2. Ingresemos en Al el número 10 y en A2 el número 13.
3. Seleccionemos el rango A1:A2
4. Ubiquemos el cursor sobre el manejador (el cuadradito abajo y a la derecha del
rango seleccionado)
5. Pulsemos, y manteniendo presionado, desplacemos hasta A10 y allí liberemos el
* mouse. En esta operación Excel calculó la diferencia entre ambos números y lue-
go completó el rango seleccionado, sumando repetidas veces esa diferencia.
Observe que siempre, junto al puntero del mouse, aparece el valor de la serie co-
rrespondiente a la última celda.
1. Cuando el incremento ha de ser 1 es más fácil...

2. Colocamos en la celda B3 el valor 25 EñSñ3 y la seleccionamos.
Ctrl]
3. Ubiquemos el cursor sobre el manejador y mientras mantenemos pulsada
4. Nos desplazamos hasta B8 obteniendo los valores desde 25 hasta 30.
1. Excel también puede generar series con texto.

2. Ubiquémonos en la celda C2 y escribamos Enero pulsando EmeV-i]
3. Seleccionemos la celda C2
4. Pulsando sobre el manejador desplacemos hasta la celda C13 y liberemos el
mouse.
5. Pulsemos 0 para deseleccionar el rango.
1. Coloque en la celda D4 y en mayúsculas, la palabra ENE
2. Cree la serie en el rango D4:D18
3. Vemos que al llegar a diciembre, la serie vuelve a comenzar hasta llenar el ian
go seleccionado en su totalidad.
4. Observemos que también tenemos la posibilidad de crear la sene empleando solo
las tres primeras letras.
5 Inclusive, debemos notar que cada ítem conserva el mrsmo formato que el prime
ro de ellos, es decir; todo mayúsculas (como en este ejercicio) todo minúsculas,
o incluso sólo la inicial en mayúscula (como en el rango C2:C13).
o 1. Repita el procedimiento con los días de la semana, colocando lunes en la celda

E3 y generando la serie en E3:E12.
o 1. Probemos ahora combinando texto y números.

2. En la celda F5 colocamos el texto: Dato 1
3. Estiremos el manejador hasta la celda F9 y obtendremos la serie que muestra la
figura 2.19.
o \
1. Pruebe colocando Datol y Dato4 en las celdas Fll y F12 respectivamente y,

seleccionando ambas, desplace el manejador hasta llenar el rango F11:F16. El
resultado puede verse en la figura 2.19.
Figura 2.19: Series obtenidas
Cómo generar series complejas

También podemos generar una serie definiendo los parámetros en un cuadro de diá-
logo, en lugar de emplear el mouse. Veamos cómo generar una serie geométrica en
la que los números se multiplican, en vez de incrementarse.
1. En una celda en blanco, B20, colocamos el primer valor, por ejemplo 6.

2. Seleccionamos el rango B20:F20
3. Abrimos el menú EDICION, optamos por el comando Rellenar y luego Series
4. Pulsamos 2, quedando en el recuadro Incremento.
Geométrica 5. Elegimos la opción de Geométrica.

6. En el recuadro Límite colocamos 50; tendremos la figura 2.20.
7. Aceptamos, obteniendo la serie: 6, 12, 24, 48.
8. Como vemos, la serie se genera en forma horizontal debido a la opción Filas del
recuadro Series en, que se activó automáticamente al haber seleccionado un ran-
go horizontal.
9. También observamos que la última celda no ha llegado hasta el número 96, pues
este valor es superior al límite 50, que habíamos impuesto.
Figura 2.20: Crear una serie
1. Nos ubicamos en A20 y colocamos jueves.

2. Seleccionamos A20 y mediante el botón derecho del mouse estiramos el mane-
jador hasta la celda A30
3. Aparecerá un menú en el que al seleccionar Rellenar días de la semana se ge-
nerará una serie con todos los días, menos sábados y domingos.
1. Si en C22 escribimos 12/3/97 y pulsamos [Enteré habremos ingresado una fe-

cha correspondiente a un día miércoles.
2. Seleccionamos el rango C22:C33
3. Abrimos el menú EDICION, luego Rellenar, y por último Series.
r Cronológica 4. Activamos el tipo Cronológica.
C Día laborable 5. Luego optamos por la opción Día laborable y aceptamos.

6. Vemos que la sucesión de fechas excluye sábados y domingos (15, 16 y 22, 23).
C Autorrellenar
—
La opción Autorrellenar detecta el contenido del rango seleccionado y trata de
completar la serie de la mejor forma posible.
Cómo crear listas personales

Si nos manejamos frecuentemente con un listado de ítems propio, podemos incorpo-
rarlo a Excel y generarlo como una serie cada vez que lo necesitemos. Veamos.
1. Abrimos el menú Herramientas y optamos por Opciones.
2. Activamos la solapa Listas personalizadas.
3. Pulsamos dentro del recuadro Entradas de lista.
4. Escribimos los nombres de la figura 2.21, pulsando [Enter<-»j después de cada uno.
5. En última instancia pulsamos Agregar para crear la lista y aceptamos.
1. Ubicados en E23 escribimos Mariel.

2. Pulsamos con el botón derecho sobre el manejador y lo llevamos hasta E30.
3. Optamos por Llenar serie, apareciendo la serie compuesta por los elementos an-
teriormente definidos, en el orden en que fueron ingresados.
1. Otra forma de crear la serie es escribirla en la planilla e importarla luego.
2. Escribimos en columna a partir de F24 las palabras: General, Coronel, Capitán,

Sargento, Cabo
3. Abrimos el menú Herramientas y optamos por Opciones.
4. Pulsamos sobre el botón seleccionar rango, y seleccionamos F24:F28.
5. Volvemos a desplegar el cuadro con el botón recomponer.

Importar 6. Pulsamos Importar obteniendo la figura 2.22 y aceptamos.
Recordemos que estas series no se graban en el archivo XLS, sino que pasan a
formar parte del programa Excel y pueden ser empleadas en cualquier momen-
to y con cualquier documento.
Listas personalizadas: Entradas de lista:
NUEVA LISTA General

Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb Coronel
¡Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Capitán
Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, i Sargento
Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Cabo
Alberto. Mariel, Graciela, Marcelo, P
General, Coronel, Capitán, Sargenb
Presione Entrar para separar las entradas de lista.
Importar lista desde las celdas: ]$F$24:$P$28
Figura 2.22: Nueva serie creada
Cómo eliminar filas o columnas

Pulsando en el encabezado de las filas o columnas para seleccionarlas y luego pulsan-
do con el botón derecho para que aparezca el menú contextual, podremos optar por
el comando Eliminar para quitar de la planilla todos los datos de las filas o colum-
nas en cuestión. Los datos de filas inferiores o columnas adyacentes se coirerán, ocu-
pando el lugar de las eliminadas, y asumiendo los nombres de filas o columnas corres-
pondientes.
También podemos realizar la operación abriendo el menú EDICION y seleccionan-
do el comando Eliminar.
fcO Tenga mucho cuidado, ya que este comando es ejecutado inmediatamente y sin
previa confirmación. En caso de ser necesario, puede emplear el comando Des-
hacer eliminar del menú EDICION, o el botón Deshacer, para recupeiai los da-
tos perdidos.
Recordemos que para eliminar el contenido de una celda sin eliminar una fila o
columna completas, disponemos de la tecla [Pelete] o del comando Borrar, de-
pendiente del menú EDICION (en todas sus opciones), o de la tecla (Ddete).
Cómo insertar filas o columnas

En contrapartida con la posibilidad de eliminar filas o columnas, tenemos también la
de insertarlas: Para ello, primero debemos seleccionar, pulsando en el encabezado de
las filas o columnas el lugar en donde queremos que sean insertadas y cuántas de ellas.
Luego, pulsando con el botón derecho, para que aparezca el menú contextual, podre-
mos optar por el comando Insertar. La cantidad de filas o columnas insertadas depen-
de de la cantidad que hayamos seleccionado. Las filas o columnas insertadas se ubi-

can a la izquierda de la primera, en el caso de las columnas, o sobre la primera, en el
caso de filas.
También podemos realizar la operación seleccionando un rango, abriendo el menú
INSERTAR y optando por los comandos Filas o Columnas. Si seleccionamos las filas
o las columnas completas, empleamos el comando Celdas, que será automático.
Cómo desplazar rangos de celdas

Borrando
Si, cuando seleccionamos un rango de celdas (no columnas o filas completas), pul-
samos el botón derecho del mouse dentro del área seleccionada y optamos por el co-
mando Eliminar, aparecerá el cuadro de la figura 2.23 preguntando qué acción debe
realizarse.
Eliminar celdas
Eliminar
Aceptar
Desplazar las celdas hacia la izquierda
*" ..¡Desplazar ¡as celdas hacía
............. .... * - ,
arriba i Cancelar
~ Toda la fila
F Toda la columna
: ¡M S1 ¿
.
Figura 2.23: Acción a ejecutar
En el caso de optar por Toda la fila o Toda la columna, se ejecutará la misma ope-
ración que si hubiéramos seleccionado la fila o columna completas.
En cambio, si elegimos el comando Desplazar las celdas hacia arriba, todas las celdas
que se encuentren por debajo del rango seleccionado subirán la cantidad de líneas
seleccionadas. Los datos de las columnas adyacentes no sufrirán ninguna alteración.
De forma similar, optando por Desplazar las celdas hacia la izquierda, se correrán
los datos que se encuentren a la derecha del rango, la cantidad de columnas seleccio-
nadas.
/
V'-'
Obviamente, los datos que se encuentren dentro del rango seleccionado son eli-
minados.
Insertando
Figura 2.24: Insertar celdas

De forma similar, seleccionando un rango y optando por el comando Insertar, del

menú contextual, o abriendo el menú descolgable INSERTAR y eligiendo el comando
Celdas, aparecerá el cuadro de la figura 2.24, que nos permitirá insertar celdas en blan-
co, desplazando las que actualmente lo ocupan, si utilizamos alguna de las opciones
Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
En cambio, optando por Insertar toda una fila o Insertar toda una columna, obten-
dremos el mismo efecto que insertando filas o columnas completas.
También podemos insertar o eliminar celdas (desplazando las adyacentes) selec-

cionando el rango y desplazando el manejador de celda mientras mantenemos
presionada la tecla t Shift 12 J.
Método simple para eliminar el contenido de celdas

También podemos borrar el contenido de un rango seleccionado de celdas desplazan-
do el manejador hacia la celda superior izquierda. Las celdas cuyo contenido será eli-
minado aparecerán momentáneamente grisadas, como lo vemos en la figura 2.25.
H sueldos.xls
jueves
12/03/1997
martes 13/03/1997
miércoles General
jueves Coronel
viernes Capitán
Sargento
.irn-iyiYi’.rtf
martes 20/03/1997 Mariel Cabo

miércoles 21/03/1997 Graciela
jueves 24/03/1997 Marcelo
25/03/1997
26/03/1997
27/03/1997
Figura 2.25: Borrar el contenido de las celdas

'
Capítulo
Apliquemos formatos
Cómo acceder a una planilla existente

Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior
(en este caso SUELDOS.XLS) tenemos seis posibilidades:
^ Utilizando el menú
1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Abrir.
2. Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS) en la lista, pulsemos sobre el mismo y
luego sobre el botón Abrir.
Si deseamos abrir más de un archivo, para seleccionar el segundo y subsiguien-
tes mantenemos presionada la tecla (Qrí.
y Utilizando la barra de herramientas

1. Pulsemos sobre el botón Abrir.
2. Sigamos como en el paso 2 anterior.
y Utilizando el teclado
^m/ 1. Pulsemos (£tdJ®
2. Sigamos como en el paso 2 anterior.
y Utilizando archivos recientes

1. Abramos el menú ARCHIVO
2. Al final de este menú aparecerán listados, por orden, los últimos cuatro archivos
en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos, simplemente
demos un pulso con el mouse sobre su nombre para abrirlo o, desde el teclado,
ingresemos el número que le corresponde.
^ Utilizando el menú de Documentos de Windows 95

Windows 95 incluye la posibilidad, muy útil por cierto, de abrir los documentos más
recientemente utilizados, no importando de qué aplicación se trate. Este listado se
jjffi Inicio | o encuentra dentro del menú principal y está ordenado alfabéticamente por nombre.
1. Pulsamos en el botón Inicio.
2. Luego seleccionamos la opción Documentos, para que aparezca un listado simi-

lar al que muestra la figura 3.1, en el que aparecerá SUELDOS.XLS.
3. Pulsando sobre dicho nombre se ejecutará Excel automáticamente, y se cargará
dicha planilla.
Si la aplicación estuviese en ejecución, ésta se activará y se cargará el documento

seleccionado.
\!/
é Para limpiar el listado del menú Documentos, debemos escoger la opción Con-
figuración, del mismo menú, optar por Barra de tareas y. pulsando en la sola-
pa Programas del menú Inicio, pulsamos el botón Borrar.
Figura 3.1: Documentos recientes
^ Utilizando un icono en el escritorio

Si en el escritorio de Windows 95 colocamos un icono de acceso directo que se re-
fiera a nuestro documento podremos dar doble clic sobre el mismo para que Excel se
ejecute automáticamente y se cargue dicho documento.
Mover aquí
£opiar aquí
Crear ¡conos de acceso directo aquí
Cancelar
Figura 3.2: Crear un acceso directo
1. Crearemos un icono de acceso directo a un documento (dicho documento no debe

estar siendo utilizado por ningún usuario).
2. Abrimos MiPC pulsando doble clic sobre dicho icono en el escritorio
Mi PC
3. Localizamos la carpeta que contiene nuestro documento
4. Pulsamos sobre el documento con el botón derecho del mouse y, manteniéndo-
lo presionado, nos desplazamos al escritorio, en donde soltamos.
Apliquemos formatos 53
5. Del menú contextual que aparece (figura 3.2) elegimos la opción Crear iconos
de acceso directo aquí.
2u-
Acceso directo a
Recordemos que un acceso directo es un icono que hace referencia a un documen-
sueldos.xls to y no una copia de! mismo, y que para diferenciarlo de un icono de documento
posee una pequeña flecha en el ángulo inferior izquierdo.
Cómo aplicar negrita, cursiva y subrayado

Casi todos los comandos de Excel se pueden llevar a cabo de distintas maneras,
como vimos para el caso de Abrir un archivo; a partir de este momento tratare-
mos de explicar solo el método más fácil o más rápido.
Para dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades en cuan-
to a formatos de carácter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita, cursiva
y subrayado:
1. Activemos la solapa Hojal y seleccionemos el rango A4:C4
2. Pulsemos sobre el botón Negrita, para resaltar la letra.
3. Pulsemos Cursiva, para inclinar la letra.
4. Pulsemos Subrayar, para que las palabras queden subrayadas.
5. Pulsemos ® para deseleccionar.
6. A su vez, cuando la celda activa posee algún formato correspondiente a un bo-

tón de la barra de herramientas, el mismo indica tal estado apareciendo presio-
nado. Ubiqúese sobre la celda B4 mediante 0®
Shift íf Podemos aplicar doble subrayado si, mientras pulsamos el botón correspondiente
a subrayado, mantenemos presionada la tecla [ShiftQJ.
Cómo cambiar la tipografía de las celdas

1. Nos ubicamos en la celda A2 y pulsemos sobre la misma con ei botón derecho.
De esta forma se selecciona la celda A2 y se abre el menú contextual.
2. Seleccionamos de este menú la opción Formato de celdas.
Fuente 3. Activamos la solapa Fuente.
4. En el recuadro Fuente ubicamos la tipografía Times New Román.
5. Del cuadro Tamaño pulsamos sobre 16.
6. Del recuadro Subrayado pulsamos flecha abajo y elegimos la opción Doble.
En este recuadro también podemos elegir subrayado tipo Contabilidad (simple

o doble) que difiere del normal en que se aplica a todo el ancho de la celda y por
debajo de los caracteres con descendente (como gjy).
7. Pulsamos sobre el botón flecha abajo, que se encuentra en el recuadro Color, y

elegimos Azul. Quedará el cuadro de diálogo Fuentes, con los parámetros que
muestra la figura 3.3.
8. Pulsamos Aceptar.
Figura 3.3: Especificaciones de tipografía
Cómo cambiar la tipografía de ios textos

Una de las grandes novedades a partir de la versión 5 de Excel, es que se pueden apli-
car varios atributos al texto contenido en una misma celda.
1. Ubiquemos el cursor en la celda B9 y pulsemos E
2. Para seleccionar texto, podemos ubicar el cursor delante del primer carácter a
seleccionar y, manteniendo presionado, llevar hasta "pintar" el texto requerido.
3. En el caso particular de seleccionar una palabra, ubicamos el cursor sobre cual-
quier carácter de dicha palabra, por ejemplo el apellido, y pulsamos doble clic.
4. Ahora pulsamos Cursiva para asignar cursiva.
5. Para cambiar la fuente pulsamos sobre el botón del recuadro Fuente.
En el ejemplo (figura 3.4 en B9), utilizamos tipografía para

marcar mejor la diferencia con la anterior, pero use la que sea de su agrado de
entre las que tenga disponibles en este listado.
6. Si deseamos cambiar el tamaño pulsamos en el recuadro Tamaño de fuente.
7. Después de cambiar el tamaño, la altura del renglón se ajusta automáticamente.
Cómo cambiar la altura del renglón

Si deseamos modificar la altura manualmente...
O 1. Ubiquémonos en la fila 2.
2. Abramos el menú FORMATO y optemos por Fila y luego Alto.
3. Escribamos 40 y aceptemos.
Podemos variar la altura de la fila si ubicamos el señalador del mouse en la par-

te inferior del rótulo de la fila (para variar la altura del segundo renglón nos ubi-
camos entre 2 y 3) con lo que se transformara en una doble flecha. Luego pulsa-
mos y llevamos hacia abajo para agrandar, o hacia arriba para achicai.
Cómo unir celdas

En caso de querer "crear celdas más grandes" dentro de una planilla, podemos com-
binar varias de ellas.
1. Seleccionemos las celdas A2:E2
2. Abramos el menú FORMATO y optemos por Celdas
W Combinar celdas 3. Activemos la opción Combinar celdas. Todas las celdas seleccionadas en el ran
go ahora pasan a ser una sola.
Al efectuarse la combinación, sólo se conservará el contenido de la celda supe-

rior izquierda, eliminándose los restantes.
Para separar las celdas combinadas, primero las seleccionaremos y luego, abrien-
do el menú FORMATO - Celdas, quitaremos la tilde de la opción Combinar cel-
das.
Cómo copiar formatos de una celda a otra

También es posible transferir sólo el formato de una celda a otra, sin alterar el con-
tenido de la celda de destino.
1. Para ello nos ubicamos en la celda que contiene el formato, por ejemplo B4.
2. Pulsamos sobre la herramienta Copiar formato.
3. Para colocarlo, pulsamos directamente sobre la celda de destino, o como en este

caso, seleccionamos el rango de destino D4:E4.
En caso de que deseemos copiar desde una celda a varias, debemos pulsar doble
clic sobre el botón Copiar formato y luego, cada vez que pulsemos o seleccio-
nemos un rango, se aplicarán los formatos. Para finalizar la operación deberemos
pulsar la tecla Esc].
:C For^natos Si deseamos utilizar el menú, primero seleccionamos la celda origen y le aplicamos

el comando Copiar, por cualquiera de los métodos conocidos. Luego seleccionamos
las celdas de destino y damos EDICION - Pegado especial, activando la opción de
Formatos.
No es posible copiar correctamente formatos parciales entre celdas, como por

ejemplo si quisiéramos transferir el formato de la celda B9 (que contiene dos
fuentes) al rango B5:B8. En realidad, siempre se transferirá el formato del pri-
mer carácter de la celda origen.
Para salvar la situación de no poder copiar un formato parcialmente, primero debe-
ríamos ingresar el dato de la celda B5, luego asignarle los formatos y, a continuación,
copiarla al rango B6:B9. Por último, editamos las celdas y modificamos los conteni-
dos, pues al copiar la celda completa, sí se mantienen los formatos.
Figura 3.4: Planilla obtenida
Cómo alinear los textos

Llamamos alineación a la forma en que un dato se ubica dentro de la celda. Como
vimos anteriormente, los textos quedan alineados hacia la izquierda y los números
hacia la derecha. Este es el formato por omisión (o predeterminado), pero podemos
modificarlo según nuestra conveniencia.
1. Seleccionemos el rango C4:E4.

2. Pulsemos sobre Centrar.
3. Pulsemos sobre Alinear a la derecha.
4. Seleccionemos el rango A4:A9.
5. Pulsemos sobre Alinear a la izquierda.
6. Pulsemos nuevamente sobre Centrar.
7. Si centramos el contenido de la celda A2, en realidad quedará centrado entre las

columnas A y E. Esto se debe a que dicho rango está formado por celdas com-
binadas.
8. Quite la alineación centrada de A2 y separe las celdas.

♦•a-i 9. Podemos lograr el mismo efecto mediante un único comando. Seleccionemos el
■i
rango A2:E2 y pulsemos el botón Combinar y centrar.
Cómo controlar la grilla

i Abrimos el menú HERRAMIENTAS, y optamos por Opciones.
2. Elegimos la solapa Ver.
3. Elegimos un color en el recuadro Color y aceptamos.
W Líneas de división 1. Para eliminar la grilla, quitamos la marca de la opción Líneas de división en el
mismo cuadro de diálogo que en el ejercicio anterior.
Cómo suprimir los encabezados de fila y columna

Si para una presentación deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesa-
rios, podemos simplificar la planilla suprimiendo los encabezados de las filas y co-
lumnas.
o 1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS y optamos por Opciones.
Ver 2. Elegimos la solapa Ver.
R Encabezados de Hay cdumra: 3. Quitamos la marca de la opción Encabezados de fila y columna y aceptamos.
4. Reactivamos los encabezados.
Cómo colocar líneas y recuadros

1. Seleccionamos el rango A4:E4
2. Desplegamos la Paleta Bordes.
3. Elegimos la opción de contorno grueso.
De la paleta portátil podemos elegir cualquier tipo de línea o borde a asignar a la celda.
El botón visible siempre refleja la última opción utilizada, por lo que si deseamos
volver a aplicarla pulsamos directamente sobre el botón sin tener que desplegar toda
la paleta.
La primera opción de la paleta sirve para suprimir los bordes.

Si entre las opciones de la paleta no encontramos la deseada, podemos abrir el menú

Bordes
FORMATO, optar por el comando Celdas y, eligiendo la solapa Bordes, acceder al
cuadro de diálogo de definición de los mismos. También podemos acceder mediante
el comando Formato de celdas del menú contextual, que se despliega pulsando el
botón derecho, o pulsando [Ctrl](T)
Mientras el borde esté declarado con color Automático, asumirá el color que he-
mos definido para la grilla de fondo. Si deseamos fijar el color del borde de modo
que no varíe, o para colocar varios bordes con colores distintos, debemos hacerlo
mediante el recuadro Color, de esta ventana.
p
Número
«' Alineación
Preestablecidos
fiord*5 ¡ramas j Protaocr
. :
* * * sx a >
+
í 58 5
--
EE Ninguno
Ninguno Cor FiCwl
Borde
¡—
Texto Texto
m
i
É Texto T exto
Color:
01 E
El estilo de borde seleccionado puede aplic ir clic en alguno de
los preestablecidos, en el diagrama de visl :n los botones de
arriba.
reptar Cancelar
Figura 3.5: Componer un tipo de borde
: 1. Seleccionamos el rango A5:E9 y pulsamos fCtrflfTl

$ mmssm. m. '*. >
Bordes j 2. Seleccionamos la solapa Bordes.
3. El borde superior aparece marcado con una línea gruesa negra, pues ya existe
4. Pulsamos sobre el segundo tipo de línea y le definimos color rojo.
5. Ahora encendemos las líneas interiores.

.
6. Y también las líneas inferiores, llegando al cuadro que vemos en la figura 3.5.
7. Aceptamos y pulsamos GE para deseleccionar y ver el resultado.
En vez de emplear los botones, también podemos pulsar en el recuadro de muestra

para activar las líneas que deseemos.
Las funciones de cada botón:

Elimina las líneas definidas.
Aplica el tipo de línea seleccionado a las líneas del contorno.
Aplica el tipo de línea seleccionado a todas las líneas interiores.
Aplica el tipo de línea seleccionado en el borde superior.
Aplica el tipo de línea seleccionado a las líneas interiores horizontales.
Aplica el tipo de línea seleccionado en el borde inferior.
Aplica el tipo de línea seleccionado en diagonal cruzando las celdas.
Aplica el tipo de línea seleccionado en diagonal cruzando las celdas.
Aplica el tipo de línea seleccionado en el borde izquierdo.
Aplica el tipo de línea seleccionado a las líneas interiores verticales.
Aplica el tipo de línea seleccionado en el borde derecho.
Cómo aplicar color de fondo a las celdas

De la misma forma que con los bordes:
1. Seleccionamos el rango A4:E4

2. Desplegamos la Paleta Color de relleno.
3. Elegimos el color deseado.
Al igual que con la paleta de bordes, la próxima vez que deseemos aplicar el mismo
color pulsaremos directamente sobre el botón, sin necesidad de desplegar la paleta.
Cómo aplicar yo tramado de fondo

] Accediendo al cuadro de formatos de celda con EMiGD y seleccionando la solapa
Tramas
I Tramas, podremos definir tramados y también el color de las celdas, como lo vemos
en la figura 3.6.
1. Seleccione el rango A2 y asígnele un tramado de fondo.
2. Aplique un color de fondo, coloque negrita y agrande la tipografía de la celda E10

(ver figura 3.7).
Figura 3.6: Tramados disponibles
Cómo cambiar el color del texto

1. Ubicados en E10 pulsamos sobre la Paleta Color de fuente
2. Elegimos un color que se aplicará al texto.
3. Grabamos el documento.
Figura 3.7: Aplicación de formatos, sombreados y recuadros

Cómo alinear verticalmente

El título principal está ubicado en la parte inferior de la celda A2; lo colocaremos
ahora en el centro:
1. Ubiquémonos en A2 y pulsemos [Ctrlim o abramos FORMATO - Celdas.

2. Optemos por la solapa Alineación. Observe que en el recuadro Horizontal está
seleccionada la opción Centrar que aplicamos mediante el botón.
3. Del recuadro Vertical elijamos Centrar y aceptemos.
4. Si modificáramos la altura de la fila veremos que el centrado vertical se mantie-
ne.
Hemos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos
apreciarlo en la figura 3.7.
Cómo insertar textos verticales

Suele ser necesario alterar la orientación de los textos de las celdas para, por ejem-
plo, colocar un título o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma ver-
tical. Veamos cómo hacerlo:
o 1. Borremos el contenido de D12.

2. Ubiquémonos en la celda A12 y escribamos Nota: [Enter
Alineación
3. Abramos el menú FORMATO y optemos por Celdas y la solapa Alineación.
4. Elijamos texto vertical y aceptemos.
Cómo rotar texto

♦ . II
/ '♦ ¡j
o ■
5- • ll
j & ♦ íS11
í
•
• '5!
♦
i ♦ * J
Figura 3.8: Definir ángulo de rotación para el texto
En cambio, si lo que queremos es aplicar una inclinación cualquiera, en la solapa

Alineación empleamos el cuadro que muestra la figura 3.8 para definir un ángulo de
rotación, pulsando sobre alguno de los puntos o girando directamente la palabra texto
con el mouse, hasta lograr la inclinación deseada.
Podemos ingresamos el valor exacto en el recuadro adjunto.
Aplicando luego alineación derecha llegaremos al aspecto de la figura 3.9.
Figura 3.9: Texto inclinado
Cómo acomodar mucho texto en una sola celda

Ubiquémonos en B12 y escribamos:
La presente liquidación se ajusta a las normas establecidas por los convenios
actualmente en vigencia. [AltjEnterq-J] Decreto 158/97.Enter
Cuando pulsamos [Alt]Enterá-i] indicamos un punto y aparte.
Podemos incluir cualquier cantidad de texto en una celda (en realidad, hasta 32000
caracteres) pero esto traerá aparejado un problema de formato de visualización. Para
solucionarlo podemos utilizar alguna de las siguientes opciones:
Texto reducido
1. Pulsamos [CtrljfT] y en la solapa Alineación...
|7 Reducir hasta ajustar 2. Activamos la opción Reducir hasta ajustar y aceptamos.
El texto se reducirá hasta que quepa en la celda; este tipo de ajuste es útil cuando el
texto excede levemente el ancho de la columna y no deseamos variar en exceso el an-
cho de la misma, pero para el caso actual el texto queda ilegible.
Figura 3.10: Formatos aplicados

Texto ajustado
1. Si pulsamos [Ctrljff] y en la solapa Alineación...
2. Activamos la opción Ajustar texto y aceptamos, queda la planilla como la ve-
mos en la figura 3.10 mostrada en la página anterior. El texto (sin reducir el ta-
maño de la letra) se ha acomodado en la columna, respetando el ancho de la mis-
ma, a costa de la altura de la fila.
Cómo agregar sangrías

Podemos agregar sangrías al contenido de una celda abriendo el cuadro de diálogo
Formato de celdas y modificando, en la solapa Alineación, el recuadro Sangría.
Cuanto mayor sea el valor colocado, más alejado del borde izquierdo estará el texto.
H§ sueldos, xls 1 .lar xj

. ■' .:
A j B_ J C D E L _n 3
9 163 Alejandra 400 3 1200
—
10 6000 54
11
Í.V....V.V.V. 1
La presente
liquidación se
ajusta a las
normas
establecidas por
los convenios
actualmente en
vigencia.
Decreto 158/97. ■
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Nl<1> ÍÑKHojal ¿HOMZSPT™
Figura 3.11: Aplicar sangrías
Cómo justificar un texto

11
. La presente liquidación
se ajusta a las normas
: establecidas por los
convenios actualmente
£i
en vigencia.
12 Decreto 158/97. ■
13
Figura 3.12: Texto justificado
Todos los que utilizamos algún medio mecánico de escritura sabemos lo que este tér-
mino significa; se trata de ajustar el texto a ambos márgenes, de modo que cada ren-
glón del párrafo comenzará en el margen izquierdo (como en el caso de alineación a
izquierda) pero, a la vez, terminará contra el margen derecho (como en el caso de ali-
neación a derecha); esto se logra variando el espacio que hay entre palabras.
Pulsemos ESDCD y en la solapa Alineación.

Del recuadro Alineación Horizontal seleccionemos Justificar.
Aceptando, obtendremos el resultado que vemos en la figura 3.12. Observe que
el ajuste afecta sólo a aquellos renglones internos de un párrafo; no se justifica
el último renglón, ni los párrafos compuestos por un único renglón.
Combinando celdas
Recordemos que también podemos combinar celdas ampliando el ancho o el alto para
acomodar mucho texto. Entonces, combinando las celdas del rango B12:D12 obten-
dremos un aspecto como el que muestra la figura 3.13.
Figura 3.13: Formato terminado
Cómo colocar un texto con las prestaciones de WordPad

En los casos anteriores hemos visto cómo colocar texto en una celda. A continuación
colocaremos texto proveniente de un procesador de textos externo a Excel (el Word-
Pad) y lo asociaremos a una celda usando OLE 2.0. De esta forma tendremos todo el
texto que deseemos y con toda la facilidad de manejo que permite un procesador de
textos.
La sigla OLE significa Object Linking and Embedding, o sea Pegado y vinculación
de objetos, y gracias a la versión 2.0 del mismo, veremos que no será necesario ma-
nejar este objeto en una ventana aparte ya que permite, además de compartir la infor-
mación, compartir las herramientas que manejan dicha información, apareciendo éstas
como una barra de herramientas propia de Excel.
Inicio| O 1. Pulsamos en el botón Inicio.

Q WordPad 2. Luego seleccionamos Programas - Accesorios y WordPad.
3. Escribimos el siguiente texto:
Accidentes Personales (Enter<-*J ¡Enter^-j]

La cobertura está orientada a todo el personal superior y subalterno de la Em-
presa, dando beneficios de asistencia médico-farmacéutica y la indemnización
por invalidez total y/o permanente, o por fallecimiento. (Enter.
El alcance del plan no se limita a accidentes ocurridos dentro de la Empresa, sino
que se extiende a todas las actividades efectuadas en cualquier otra dependen-
cia, incluyendo el traslado de ida y vuelta a la misma. (Enter +jj
4. Seleccionamos el título (pulsando delante del renglón cuando el sentido de la

flecha del cursor se invierte), le asignamos una fuente, y cambiamos su tamaño.
5. Cambiemos su color empleando el botón de la paleta.
6. Seleccionamos el texto: todo el personal y le asignamos Negrita.

7. Seleccionamos el texto: Empresa y le asignamos Cursiva.
8. Seleccionamos el texto: asistencia médico-farmacéutica y lo subrayamos.
9. Ahora seleccionamos ambos párrafos (podemos pulsar doble clic a la izquierda
del primero y moviendo el mouse hacia abajo seleccionar también el segundo)
10. Movemos el margen izquierdo hasta 1 centímetro, pulsando y corriendo el botón

rectangular en la regla.
11. De forma similar corremos la sangría de primera línea, llevando el triángulo su-
perior hasta 2 centímetros.
12. También alteramos el margen derecho corriendo el triángulo que se encuentra a

la derecha de la regla hasta los 12 centímetros. Llegaremos entonces a obtener un
aspecto del texto como el que vemos en la figura 3.14.
13. Seleccionamos todo el texto pulsando EED(El y luego lo copiamos con ESE
Documento - WoidPad Ls«WM

¡¡¡¡rdwo IcBción )¿& inserta- formato A^jda
mm
OlsglBl SlBtl 1*1
"TI (lO 3 M K § ' •-**•**
]Times New Román *,“***“ * ****** ******** ******** ******
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Acciilentew PWMHIíIICIí
La cobertura está orientada a todo el personal superior y subalterno de la
Empresa, dando beneficios de asistencia médico-farmacéutica y la indemnización
por invalidez total y/o permanente, o por falle cimiento.
El alcance del plan no se limita a accidentes ocurridos dentro de la
Empresa, sino que se extiende a todas las actividades efectuadas en cualquier
otra dependencia, incluyendo el traslado de ida y vuelta a la misma.
Figura 3.14: Texto creado en WordPad

14. Cerramos WordPad, activamos la ventana de Excel y nos ubicamos en B14.

15. Abrimos el menú EDICION y damos Pegado especial.
16. Con la opción Objeto Documento de WordPad seleccionada, aceptamos.
17. El texto queda pegado como un objeto que comienza en la celda B14, y mante-
niendo todos sus atributos originales (tipografía, colores, márgenes, etcétera)
18. Si pulsamos doble clic sobre este recuadro, veremos que entra en acción OLE 2.0
y desaparecen las herramientas de Excel, apareciendo las del WordPad, pero sin
salir de la ventana de Excel. De esta forma tenemos todo el poder del procesa-
dor de textos; ver figura 3.15.
19. Para terminar, pulsamos sobre cualquier celda.
X Microsoft Excel
A/chivo Edición )¿& Insertar Fofmato Ventana Ayuda
Times New Román
La presente liquidación se ajusta a las normas

establecidas por los convenios actualmente en
vigencia.
^ ¿¿¿///.¿¿¿/<V¿t¿.¿.C¿¿¿¿¿¿SM¿¿¿¿¿¿S/¿í S/////'///s///;//////Ss//////////; J//;
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La cobertura está orientada a todo elpersonal superior y sub alterno de la
Empresa, dando beneficios de asistencia médico-farmacéutica y la indemnización
por invalidez total y/o permanente, o por fallecimiento
El alcance del plan no se limita a accidentes ocurridos dentro de la
Empresa, sino que se extiende a todas las actividades efectuadas en cualquier
otra dependencia, incluyendo el traslado de ida y vuelta a la misma
Figura 3.15: Texto pegado como objeto
Cómo asignar formatos a los números

Volviendo a la figura 3.7, diremos que es imprescindible en toda presentación de pla-
nilla de cálculo, que los valores numéricos sean exhibidos con el formato adecuado
y en forma inequívoca. Haciéndolo así, todos los números tendrían la misma cantidad
de decimales (observe cuán desprolijo se ve el rango D5:D9) y también podríamos dis-
tinguir fácilmente una celda que contiene números simples de una que representa un
monto monetario o un factor (las columnas Básico y Total son cantidades en pesos,
y la columna Premio es sólo un factor de multiplicación). También deberíamos po-

der distinguir a la celda F1 como un porcentaje.
En la misma tesitura, en el caso de fechas deberíamos colocar barras o guiones para
que todas aparezcan iguales. A continuación procederemos a mejorar el aspecto de
nuestra planilla, aplicando distintos formatos a los valores existentes.
1. Seleccionemos el rango C5:C9.

2. Pulsemos (Ctrl] y manteniendo presionada...
3. Seleccionemos el rango E5:F10 y liberemos primero el mouse (este rango se
agrega al anterior efectuando una selección múltiple).
Número 4. Pulsemos ÍCtrUÍT) y activemos la solapa Número.

5. Cambiemos la Categoría a Número.
Figura 3. Jó: El cuadro de diálogo Formato de número
6. Pulsando sobre el botón de flecha arriba/abajo en el recuadro Posiciones deci-

males, declaramos la cantidad de cifras decimales que deseamos (dejamos 2). El
recuadro Muestra y las opciones inferiores se ajustan acorde con la definición.
|7;j¿w.separador'ámfes(.) 7. Activemos ahora la opción de Usar separador de miles.

8. Escojamos ahora el formato que se aplicará para distinguir a los números nega-
tivos. De las cuatro opciones disponibles, la primera coloca el guión por delan-
te, la segunda no coloca guión, pero el número aparece en rojo, la tercera colo-
ca el número entre paréntesis y la cuarta combina la segunda y la tercera.
9. Aceptemos, y comprobemos cómo queda la planilla (figura 3.17).
BéskQ Pmmfo Totel\

600,00 1.5 900,00 1.350,00
800,00 1 800,00 1.200,00
550,00 2 1.100,00 1.650,00
1.000,00 2 2.000,00 3.000,00
400,00 3 1.200,00 1.800,00
i.000,00
Figura 3.17: Formato Numérico N
Cómo asignar un formato monetario

1. Con el mismo rango anterior seleccionado, pulsemos ÍCtrDfT]
2. Seleccionemos la categoría Moneda
J$ Español (Argentina) j3
Figura 3.18: Formato monetario
3. Del recuadro Símbolo elegimos el formato, como indica la figura 3.18, y acep-
tamos.
mm Pmmh Tofcfcfl
$600,00 1.5 $900,00 1 350,00
$ .
$800,00 1 $800,00 $1.200,00
$550,00 2 $1.100,00 $1.650,00
$1.000,00 2 $2.000,00 $3.000,00
$400,00 3 1 200,00
$ . 1 800,00
$ .
$6.000,00
Figura 3.19: Formato Monetario
De forma más sencilla, podemos seleccionar el rango y pulsar el botón Moneda,

pero se aplicará un formato tipo Contabilidad, en el que el símbolo monetario
aparece alineado contra el borde izquierdo de las celdas.
Básico Pmmio Totall

$ 600,00 1,5 $ 900,00 $ 1.350,00
$ 800,00 1 $ 800,00 $ 1.200,00
$ 550,00 2 $ 1.100,00 $ 1.650,00
$ 1 000,00 2 $ 2.000,00 $ 3.000,00
$ 400,00 3 $ 1.200,00 $ 1.800,00
$6.000,00
Figura 3.20: Formato Contabilidad

También podemos escribir en una celda $1400 (Enter <■*] con lo que se ingresará
en la misma el valor 1400 y luego se le aplicará automáticamente el formato de
moneda. Una vez que la celda tiene el formato aplicado, ya no es necesario vol-
ver a ingresarle el número precedido del símbolo $.
Cómo cambiar el símbolo monetario

El símbolo declarado en el ejercicio anterior es válido únicamente para el rango se-
leccionado y se guarda junto con la planilla, de modo de que no cambie.
Para que el símbolo monetario sea siempre el correcto, debemos declararlo en el pa-
nel de control de Windows y no en Excel:
l^j Inicio 1. Pulsamos en Inicio y elegimos la opción Configuración.
2. Nos desplazamos hacia la derecha y pulsamos sobre Panel de control.
Configuración
regional
3. Ahora pulsamos doble clic sobre el icono Configuración regional.
Moneda | 4. A continuación activamos la solapa Moneda.
5. En el recuadro Símbolo de moneda escribimos $
Figura 3.21: Posición del símbolo monetario
6. Adicionalmente podemos definir la posición del símbolo (delante o detrás del

número) tanto para números positivos como para negativos, como se observa en
la figura 3.21.
Aquí también podemos cambiar el símbolo separador de decimales y de miles.
Aceptar 7. Pulsamos Aceptar para que se registre la nueva configuración.

8. Salimos del Panel de Control pulsando en el botón Terminar.
Excel asumirá la nueva configuración la próxima vez que lo ejecutemos.
Cómo ajustar los decimales

Premio
1,5
1.0
2.0
2,0
3.0
Figura 3.22: Ajuste de decimales

70 Todo el Excel S7 en un solo libro
Si no deseamos cambiar el formato numérico, sino sólo cambiar la cantidad de deci-

males, haremos lo siguiente:
1. Seleccionamos entonces el rango D5:D9
2. Pulsamos el botón Aumentar decimales
3. En sentido inverso, podemos emplear el botón Disminuir decimales.
Cómo aplicar formato de millares

Tot^f
DO ,00 1.350,00
DO .00 1.200,00
DO ,00 1.650,00
DO ,00 3.000,00
DO ,00 1.800,00
Figura 3.23: Formato Miliares
Pulsando el botón Estilo millares (sobre el rango F5:F9) aplicaremos un formato que
sólo incluye una cierta cantidad de decimales y un punto por cada tres cifras.
Cómo usar porcentajes

Aplicar un formato porcentaje
Figura 3.24: Formato Porcentual
La celda F1 indica un factor de multiplicación, pero podemos aplicarle un formato que

indique porcentaje:
1. Seleccionemos entonces la celda Fl.
2. Pulsamos el botón Estilo porcentual.
El formato porcentaje muestra el número que contiene la celda multiplicado por 100
y seguido del símbolo porcentual (%).
Cómo introducir valores de porcentaje

Es posible ingresar en la planilla directamente un número en forma de porcentaje:
1. Nos ubicamos en la celda F3
2. Escribimos 24%lEnter
3. Pulsemos [Pelete] para eliminarlo.

El valor ingresado en la celda realmente es 0,24 por lo que los cálculos funcionarán
correctamente. Observe que se ha asignado automáticamente el Estilo porcentual a
la celda.
Una vez que una celda tiene aplicado el estilo porcentual mediante cualquiera de
los métodos anteriores; ya al ingresar el valor se lo asumirá como porcentaje.
Pruebe borrar con [Pelete] la celda F1 y escriba 120 [Enter tj]
Asignemos formato de Moneda (no el de Contabilidad) a los rangos C5:C9 y E5:E9
y la planilla quedará con los formatos que indica la figura 3.25.
Figura 3.25: Formatos aplicados
Cómo manejar fechas

En las planillas de cálculo las fechas se manejan en forma numérica, con el fin de
poder realizar operaciones matemáticas con las mismas, como por ejemplo sumas y
restas para calcular períodos de tiempo.
Figura 3.26: Formato de Fecha
1. Seleccionemos la solapa de la Hoja3.

2. Ubiquémonos en Al, escribamos Fecha: y pulsemos 0 para ir a Bl.

3. Escribamos allí 25015 (Enter
Numero 4. Ahora, para darle a esta celda un formato de fecha nos ubicamos en ella, pulsa-
mos fCtrfim y activamos la solapa Número.
5. Del cuadro Categoría: elegimos Fecha.
6. En el cuadro Tipo: elegimos la opción 04-mar-97 y aceptamos.
Excel convierte el número ingresado en la fecha correspondiente: 26-Jun-68, tomando
en cuenta que el día número uno corresponde al: 1 de enero de 1900, cosa que po-
demos verificar si ingresamos 1 [Enter 0 en Bl. (Luego hagamos Undo)
B3 -J ®j 15/12/1997
jüH sueldos.xls
A ! B c
JL Fecha: 26-Jun-68:
2...I 15/12/1980
[ 15-Dici
4 :
Figura 3.27: Ingresar fechas directamente
1. También podemos ingresar fechas directamente. Cada vez que ingresemos núme-
ros separados por una barra (/) se interpretará como fecha: día/mes/año o díci/mes
(en este último caso se asume el año actual).
2. Nos ubicamos en B2 y escribimos 15/12/80 ÍEnter
3. En B3 colocamos 15/12 [Enter 0 y observamos la barra de fórmulas.
4. En cada caso Excel asigna el formato más acorde (figura 3.27)
Recordemos que si deseamos ingresar una fórmula que divida dos números de-
beremos comenzarla con el signo =.
Cómo crear un formato personalizado

sueldos.xls
Figura 3.28: Formato personalizado
Si ninguno de los formatos nos satisface, podemos crear uno propio:
1 Pulsemos (CtrlJCD y seleccionemos la categoría Personalizada.

2. Podemos revisar entre las existentes si alguna de ellas nos satisface.
3. En caso negativo, ingresaremos en el recuadro Tipo los códigos correspondien-

tes (ver a continuación la tabla de códigos). Después de borrar el contenido con
Pelete]7 escribamos dd "de” mmmm "de" yyy
4. Ajustemos el ancho de la columna B (pulsando doble clic entre los encabezados

de B y C) para obtener el formato que indica la figura 3.28.
La expresión de un formato personalizado se divide en cuatro secciones separadas por

un punto y coma (;). Se pueden especificar las cuatro, tres, dos o una de ellas.
La primera se aplicará si el contenido de la celda es un número positivo.
La segunda se aplicará si el contenido de la celda es un número negativo.
La tercera se aplicará si el contenido de la celda es cero.
La cuarta se aplicará si el contenido de la celda es un texto.
Los códigos que pueden componer cada sección son los siguientes:
# Representa cada cifra de un número (la última cifra se redondea).
0 Representa cada cifra de un número; si la cifra no existe se comple-

ta con 0.
[rojo] Especifica el color en que debe ser expresado el contenido de la cel-

da (debe ser el primer código de la sección)
d Coloca el día como un número de 1 a 31.
dd Coloca el día con dos dígitos de 01 a 31.
ddd Coloca las tres primeras letras del día de la semana
dddd Coloca el nombre completo del día.
m Coloca el mes como un número de 1 a 12.
mm Coloca el mes con dos dígitos de 01 a 12.
mmm Coloca las tres primeras letras del mes.
mmmm Coloca el nombre completo del mes.
mmmmm Coloca la inicial del mes.
y Coloca el año con dos dígitos (también vale yy)
yyy Coloca el año completo.
h Coloca la hora como un número de 0 a 23
hh Coloca la hora con dos dígitos de 00 a 23.
m Coloca los minutos como un número de 0 a 59 (siempre que vaya

precedido por h o hh o delante de s o ss, de lo contrario indicará el
mes)
mm Coloca los minutos con dos dígitos de 00 a 59 (siempre que vaya

precedido por h o hh o delante de s o ss, de lo contrario indicará el
mes)
s Coloca los segundos como un número de 0 a 59

ss Coloca los segundos con dos dígitos de 00 a 59.
ss,00 Se agregan las fracciones de segundo.
Limita las horas de 0 a 12 y adjunta la indicación correspondiente de
AM o PM con una letra minúscula.
am/pm Limita las horas de 0 a 12 y adjunta la indicación correspondiente de
AM o PM con dos letras mayúsculas.
[h]:mm:ss muestra las horas transcurridas (mostrará un número mayor que 24
para las horas, si corresponde)
[mm]:ss muestra los minutos transcurridos (mostrará un número mayor que 60
para los minutos, si corresponde)
[ss] muestra la cantidad de segundos que representa la celda.
"texto" cualquier texto que deba incluirse literalmente deberá ser encerrado
entre comillas.
Cómo utilizar el formato de hora

La parte entera de un número colocado en una celda indica los días, y la parte deci-
mal es empleada para manejar las horas; siendo el número cero el correspondiente a
las 0 hs., el 0.5 las 12 del mediodía y 1 las 24 hs.
o 1. Ingresamos en D5 un 0.
Número 2. Ubicados en D5, pulsamos EMÍLD y activamos la solapa Número.
3 En Categoría: elegimos Hora.
4 En Tipo: elegimos 13:30:55
5 Al aceptar, Excel convierte el número ingresado en la hora correspondiente.
6 Escribamos 0,5 en D5 y la hora cambiará reflejando las 12 del mediodía.
7 Escribamos 0,75 y D5 indicará las 18 hs.
8. Escribamos 0,7542 y D5 indicará las 18:06:03 hs.
Cómo hacer cuentas con fechas y horas

Como queda dicho, las fechas son almacenadas como números, lo que nos permite ha-
cer operaciones aritméticas con ellas; veamos:
'Hr 1. Ubiquémonos en B5 e ingresemos la función =HOY() lEnter <-*] Esta función

coloca la fecha (17 de marzo de 1997) y Excel le asigna, automáticamente, un for-
mato acorde:
2. Ingresemos en B7 la fórmula =B5-B1 y pulsemos ÍEnter <-»
Cuando alguna de las celdas que interviene en una fórmula tiene formato, Excel
lo aplica a la celda que contiene el resultado. En caso de que varias contengan
formato elige, según un criterio de prioridades, el más apropiado; un formato
personalizado tiene la más alta prioridad. Por ejemplo, entre moneda y porcen-
taje, se elige moneda.
3. Entonces, para ver la diferencia, le asignamos un formato millares y aparecerá
como resultado la diferencia en días entre hoy y la fecha que habíamos coloca-
do anteriormente en Bl.
Fecha: 26-Jun-63
15/12/1980
M5 de Diciembre de 1997
17/03/1997
10.491,00
Figura 3.29: Diferencia en días entre las dos fechas
Cómo calcular tiempos transcurridos

En forma similar podemos hacer cálculos empleando la parte decimal:
1 Ubiquémonos en D9 e ingresemos la hora, escribiendo 15:23:56 Debido

a que los números están separados por el signo dos puntos y corresponden a una
hora real, Excel le asigna automáticamente un formato acorde.
2. Ingresemos en DIO el valor 0,0542 lEnter^J
3. En Dll colocamos =D9+D10 (Enter *4J y obtenemos la hora original más un tiem-
po. (El formato de hora de la celda D9 se copió a Dll)
4. Vamos a averiguar cuánto tiempo representa el valor 0.0542. Pulsamos sobre el
botón Copiar formato y luego sobre DIO obteniendo / hora 18 minutos 3 segun-
dos, como vemos en la figura 3.30; también podemos apreciar que el resultado
ha sido correctamente calculado.
Figura 3.30: Formato de hora copiado desde D9
5. Podemos usar un formato especial sobre la celda DIO para el tiempo que adicio-
namos. Ubicados sobre ella, damos [CtrjjQ] y seleccionemos ia categoría Perso-
nalizada.
6. Escribamos en el recuadro Tipo el formato [mm]:ss y aceptemos; de esta forma

vemos que el valor 0.0542 representa 78 minutos 3 segundos.
7. Pruebe con el formato [ss] que indicará la cantidad de segundos que hay en 78
minutos 3 segundos. También podemos colocar [min]:ss,00 para incluir las cen-
tésimas.
Cómo utilizar el formato de fracciones

También es posible trabajar con fracciones, veamos:
1. Ingresemos los datos de la figura 3.31 en el rango A10:A13

2. Seleccionemos dicho rango y pulsando (Ctr])CD seleccionemos la solapa Núme-
ro.
3. Dentro del cuadro Categoría: seleccionemos Fracción.
4. Optemos por Hasta dos dígitos y aceptemos; obtendremos los números expre-
sados en forma de fracción, tal como lo vemos en la figura 3.32.
m
1 fl sueldos.xls
A B
9
10 11/5
11 1/2
1
12 3 1/4
13 16 35/52
14
15
“1 r ~ 1
Figura 3.31: Ingreso de números Figura 3.32: Formato fracción
5. Como al escribir números separados por barras (/) esos números normalmente se
interpretan como fechas, cuando deseamos ingresar una fracción (sin enteros) de-
beremos escribir un cero seguido de un espacio y luego la fracción.
6. Por ejemplo, en A14 escribamos 5/8 lEnter l0 que resultará en el 5 de agosto
del año en curso.
1. Ahora escribamos 0 5/8 lEnter
Note que el formato de la celda cambia en consecuencia.
Cómo proteger los datos

Es muy probable que la planilla que diseñamos sea utilizada también por otra/s per-
sona/s. En tal supuesto, si deseamos que no sea posible modificar determinadas cel-
das importantes (por ejemplo, las fórmulas de la planilla de sueldos), debemos pro-
teger las celdas correspondientes mediante el siguiente procedimiento:
*
1. Activemos la Hojal.
2. En primer lugar delimitaremos la zona de libre acceso, para ello seleccionemos

el rango C5:D9
3. Pulsemos GtriJCD y seleccionemos la solapa Proteger.

4. Desactivemos la opción Bloqueada y aceptemos.
Una vez que la zona que ha de quedar accesible ha sido marcada, activaremos la pro-
tección; veamos cómo hacerlo:
1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS y optamos por el comando Proteger.
2. Elegimos Proteger hoja, accediendo al recuadro de la figura 3.33.
Figura 3.33: Activar protección
3. Las opciones indican qué partes serán protegidas; por omisión lo están todas. Por
el momento nos interesa proteger el Contenido, por lo que deberá estar tildada
dicha opción. Más adelante veremos qué son los objetos en Excel (Capítulo 4)
y los escenarios (Capítulo 17).
4. Si completamos el recuadro contraseña, será necesario conocerla para poder em-

plear el comando Desproteger, escribamos entonces (y recordemos en adelante),
por ejemplo: PASE (aparecerán cuatro asteriscos, uno por carácter)
ibserve cuidadosamente el estado de la tecla S3 ya que una contraseña escrita

on mayúsculas es distinta a una en minúsculas.
Figura 3.34: Proteger la planilla

5. Aceptamos, y volvemos a ingresar la contraseña para confirmarla (figura 3.34).

6. Ubiquémonos ahora en la celda E5 e intentemos modificarla; veremos aparecer
el mensaje de la figura 3.35.
Figura 3.35: Protección en funcionamiento
7. Ubiquémonos ahora en C5 e ingresemos el valor 500; comprobaremos que ésta

sí puede ser modificada.
Observe que los resultados de las fórmulas localizadas en E5, F5 y E10 (celdas ac-
tualmente protegidas) se modificaron como consecuencia de nuestro cambio del va-
lor de C5, lo que nos enseña que la protección no impide el normal funcionamiento
de las fórmulas, sino solamente la modificación directa por el usuario.
y Si empleamos las teclas ®®0 y 0 podremos desplazarnos tanto por las cel-
das protegidas, como por las desprotegidas. En tanto que si empleamos ÍTab^l
sól
° nos moveremos por las desprotegidas, o sea, por aquéllas a las cuales te-
nemos libre acceso.
Cómo desactivar la protección

1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS.
2. Optamos por el comando Proteger y luego por Desproteger hoja (figura 3.36)
3. Ingresamos la contraseña y la planilla quedará accesible.
Figura 3.36: Desactivar la protección

/ «
¡Atención! No olvide anotar y guardar en lugar seguro la contraseña, ya que no
hay manera de acceder a los datos sin ingresarla correctamente, tal como pode-
mos apreciarlo en el mensaje de la figura 3.37.
Microsoft Excel
La contraseña es incorrecta. Compruebe

que ia teda BLOQ MAYÚS está desactivada
y que escribió correctamente las mayúsculas
y minúsculas del texto.
Figura 3.37: Contraseña incorrecta rechazada
Cómo colocar formatos condicionales

Por primera vez es posible,en una planilla de cálculo, que el contenido de una celda
determine el formato en que será visualizada, vale decir que, según se cumplan o no
ciertas condiciones predeterminadas, la celda presentará uno u otro aspecto. Esto es
muy útil para resaltar algún dato o resultado al que haya que prestar especial atención
cuando se pasa de un límite o entra dentro de cierto rango de valores, o simplemente
para ajustar formatos.
Formato que obedece a una condición

Esta es la forma más simple; si la condición se cumple ^ el formato se aplica.
Formato condicional
Condición I
,Calor de la celda | ▼| I no está entre Üjlj 100 SJfPEooo

' ' •
Vista previa da! formato que desea us3r

cuando la condición sea **»*,d*<Wj«
Figura 3.38: Condición y formatos a aplicar
1. Seleccionamos el rango C5:C9

2. Abrimos el menú FORMATO y optamos por Formato condicional.
3. Ahora elegimos ia condición no está entre e ingresamos los valores 100 y 2000
en los recuadros adjuntos.
4. Pulsamos el botón Formato.
5. De la solapa Fuente escogemos Negrita y Color blanco.
6. De la solapa Tramas escogemos un fondo magenta.

7. Aceptamos este cuadro, obteniendo el que muestra la figura 3.38.
8. Aceptamos éste, y nos ubicamos en C7 o cualquier celda dentro del rango C5:C9.
9. Escribimos un valor fuera del rango declarado, por ejemplo 2500 (Enter U] El
formato de la celda aparece automáticamente; volvamos a escribir 550 [Enter <■*]
Formatos que obedecen a varias condiciones

De este modo, una celda puede asumir distintos formatos según cumpla una o varias
de las condiciones.
Figura 3.39: Formatos definidos
o 1. Nos ubicamos en Fl.

2. Abrimos el menú FORMATO y optamos por Formato condicional.
3. Ahora elegimos la condición menor que e ingresamos el valor 100%
4. Pulsamos el botón Formato y, activando la solapa Tramas, elegimos verde.
Agregar >> 5. Pulsamos el botón Agregar y en la Condición 2 definimos:
6. La condición entre e ingresamos los valores 100% y 200%
7. Pulsamos el botón Formato y, activando la solapa Tramas, elegimos amarillo.
Agregar >> 8. Pulsamos nuevamente el botón Agregar y en la condición 3 definimos:
9. Ahora elegimos la condición mayor que e ingresamos el valor 200%
10. Pulsamos el botón Formato y, activando la solapa Tramas, elegimos rojo.
11. Aceptamos el cuadro de definición que muestra la figura 3.39 e ingresamos su-
cesivamente én la celda F1 los.valores 75% [Enteré 125% [Enter«-T) y ?ñn%
^nter4,JJ observando cómo se ajusta el formato automáticamente en cada caso
Capítulo
Confeccionemos gráficos
Cómo crear un gráfico

Los gráficos resultan especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las di-
ferencias entre los valores de una tabla o la variación de un valor a lo largo del tiem-
po, ejemplificando la frase "una imagen vale más que mil palabras". De lo dicho se
desprende que, para crear un gráfico, primero debemos tener una tabla de números.
1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de cálculo. Recordemos
emplear el manejador de celda para crear la serie de meses, y combinarlo con (Ctrl)
para crear la serie de números; asignemos también los formatos.
2. Guardemos el archivo con el nombre Producción del primer semestre.
Recordemos que a partir de Windows 95 los nombres pueden ser largos y admi-
ten cualquier carácter (excepto los signos : \ ? y *)
Figura 4.1: Planilla de datos
3. Pulsemos con el botón derecho del mouse sobre la barra de botones. Aparece-
rá, como ya vimos, el menú de las barras disponibles; optaremos por Gráfico y,
al pulsar sobre este ítem, aparecerá la misma. Podemos dejarla flotante o colo-
carla fija en la parte superior, debajo de la barra de formatos.
4. Pulsemos sobre el botón de Maximizar, con lo que agrandaremos la ventana de
la hoja de cálculos y dejaremos visible el rango B10:F20
5. Seleccionemos el rango A3:B7
6. Pulsemos sobre el botón de flecha de la paleta portátil Tipo de gráfico.

7. Al desplegarse la galería de gráticos, elegimos el tipo Gráfico de columnas.
Aparecerá el gráfico (figura 4.2) sobre la planilla y quedará seleccionado. Dicho
estado lo reconocemos, pues alrededor del mismo aparecen los manejadores, que
son los ocho cuadraditos negros.
8. Desplacemos el mouse por sobre el gráfico (sin pulsar clic) para que vayan apa-
reciendo los nombres de las distintas partes que lo componen.
Figura 4.2: Un gráfico creado con los parámetros por omisión
Excel ha establecido automáticamente muchos parámetros. De la celda B3 ha saca-

do el nombre de la serie y el título del gráfico. El contenido del rango A4:A7 ha pa-
sado a figurar en el eje X (eje de categorías), los valores del rango B4:B7 se han
empleado para graficar la altura de las columnas. Los valores del eje Y se han adap-
tado a incrementos de 2 en 2 llegando la escala hasta 8, a pesar de que el mayor va-
lor es 7, para mantener coherencia y evitar que alguna columna alcance el borde del
área de graficación. Se ha agregado una leyenda y se aplicaron formatos de fondo y
color de barras, al igual que una tipografía estándar y de tamaño adecuado.
Cómo reubicar un gráfico

'*•'* 1- Ubiquemos el cursor sobre algún área en blanco del gráfico (en donde aparezca
el título Area del gráfico).
2. Pulsemos y, manteniendo presionado, movamos el mouse hasta que el ángulo
superior izquierdo del gráfico coincida con la celda B9.
Para que el gráfico se adapte al tamaño de las celdas, mientras movemos el mouse
debemos mantener presionada la tecla (Alt)
Cómo modificar el tamaño de un gráfico

También podemos darle al gráfico el tamaño necesario para adaptarlo al resto de los
elementos que lo acompañan en la hoja de cálculo, de una manera tan sencilla como
en el caso anterior. Cuando el gráfico se encuentra seleccionado, aparecen ocho cua-
draditos alrededor del mismo; se trata de los manejadores de gráfico.
Confeccionemos gráficos 83
1. Ubiquemos el señalador del mouse sobre cualquiera de estos rnanejadores, pul-

semos y, manteniendo presionado, desplacemos hacia afuera o hacia adentro del
recuadro.
Si utilizamos los rnanejadores que están en las esquinas, alteraremos a la vez el an-
cho y la altura de la figura, en cambio, con los que se encuentran en el centro de los
lados, modificaremos sólo la altura, o el ancho.
Para modificar el tamaño del gráfico sin alterar su proporción alto/ancho, man-
tendremos presionada la tecla LShlÜjCT) mientras desplazamos cualquiera de los
rnanejadores que están en las esquinas. También podemos mantener presionadas
simultáneamente ÍShift 1> 1 y ÍAltl para lograr ambos efectos simultáneamente.
Cómo modificar las series de datos

Las series de datos son los conjuntos de datos que, en un gráfico, conforman un grupo
(grupo de columnas, en nuestro ejemplo). En nuestro caso la única serie está en el
rango B4:B7.
1. Pulsemos sobre cualquiera de las columnas para seleccionar la serie y veremos
en la barra de fórmulas, la función que la define (figura 4.3).
Figura 4.3: Función que define a la serie
Como vemos, esta función es bastante difícil, por lo que Excel nos permite manejar-
la en una forma mucho más sencilla; veamos:
1. Demos clic con el botón derecho del mouse sobre cualquiera de las columnas.
2. Seleccionemos el comando Datos de origen. En la solapa Rango de datos apa-

rece el rango que seleccionamos originalmente, pero si queremos ubicar el ran-
go específico que define la serie, seleccionemos la solapa Serie (figura 4.4).
Esta ventana nos indica que para formar la serie de datos llamada Enero, se ha tomado
dicho nombre de la celda B3; los valores empleados para graficar la altura de las co-
lumnas se han tomado del rango B4:B7 y también indica que los rótulos del eje X se
han tomado de A4:A7, rangos todos pertenecientes a la planilla Hoja! y especifica-
dos con direccionamientos absolutos (signos $, ver el Capítulo 2).
Si deseamos corregir alguna de estas definiciones, podemos escribir las direcciones
correctas en el recuadro correspondiente, o pulsar el botón Contraer y selecciona! el
rango directamente sobre la planilla.
En este último caso, para volver al cuadro de diálogo pulsemos sobre Expandir.
Si agregamos números a una serie, deberemos modificar la definición de la misma

para que los incluya y grafique. Esto se puede hacer fácilmente seleccionando la
serie pulsando sobre alguna de las columnas, y estirando el rango desde el ma-
nejador que aparece rodeando al rango actualmente definido.
Figura 4.4: Definición de la serie
Cómo agregar una serie de datos

Es posible seleccionar todas las columnas de entrada al crear el gráfico, en cuyo caso
aparecería un grupo de columnas, por cada serie de datos. El ejemplo se ha armado
de esta manera para explicar cómo añadir una serie de datos a un gráfico existente.
Con la solapa Serie abierta...

Pulsemos el botón Agregar.
Pulsemos sobre Contraer, del recuadro Nombre, y seleccionemos C3
Pulsemos Expandir.
Pulsemos sobre Contraer, del recuadro Valores, y seleccionemos el rango
C4:C7
Pulsemos Expandir.
*
Al aceptar tendremos graficadas ambas series, como lo vemos en la figura 4.5.

Figura 4.5: Serie agregada
Otra forma de agregar series de datos a un gráfico existente, consiste en elegir el co-
mando Agregar datos, del menú GRAFICO, y seleccionar los mismos.
Agregar dalos
irmmi mimn
BMW ?T*]
Selecdor18 los nuevos datos gue desee agregar al gráfico. Aceptar
Incluya l< as celdas que contengan los rótulos de filas o
columna* ; si desea que estos aparezcan en el gráfico. Cancelar I\
1
Rango: J=Ho ja2! $F$4: $F$7 53
Figura 4.6: Cuadro de diálogo Agregar datos
8. Para que el gráfico quede completo, inluyendo a todas las series...

9. Demos clic con el botón derecho del tnouse sobre cualquiera de las columnas, se-
leccionemos el comando Datos de origen y luego la solapa Rango de datos.
10. Pulsemos sobre Contraer y seleccionemos el rango A3:G7

11. Pulsemos (Enteré y aceptemos, obteniendo el gráfico que muestra la figura4.7.
H Enero
B Febrero
m Marzo
ü Abril
■ Mayo
□ Junio
Figura 4.7: Gráfico con todas las series

Cómo cambiar la orientación de las series del gráfico
Figura 4.8: Orientación del gráfico
En este momento las series graficadas están compuestas por los rangos (verticales)
B4:B7, C4:C7, D4:D7, etc. Ubicando el puntero sobre cada columna, se nos mostrará
de qué serie se trata y, si damos clic, se resaltará el rango de valores en la planilla.
Pulsando sobre el botón Por filas veremos que el gráfico cambia en cuanto a cómo
se forman las series que se grafican (figura 4.8). Pulsemos sobre cada columna para
verificar que ahora las series graficadas corresponden a los rangos (horizontales)
B4:G4, B5:G5, BÓ:G6, etc.
Para volver al gráfico original pulsemos el botón Por columnas.
Cómo alterar el formato de las partes del gráfico

Para cambiar el formato de alguna de las series, del área de trazado, del área del grá-
fico, de las leyendas, o de cualquier otra parte del gráfico, en primer lugar debemos
seleccionar dicho objeto y luego, simplemente, seguir el procedimiento común.
El color lo elegimos de la paleta Color de relleno.
Si seleccionamos texto, podremos usar la paleta Color de fuente o los recuadros de
Fuente o Tamaño, e incluso los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado.
Recordemos que manteniendo presionada la tecla ÍShift fr 1 y pulsando el botón de
Subrayado se aplica un subrayado de doble línea.
12 Por ejemplo, si reducimos el tamaño de la fuente del Eje de valores (eje vertical)
aparecerán todos los valores de corrido, y no de dos en dos.
Por supuesto que, si habiendo seleccionado el objeto a modificar, pulsamos con el
botón derecho del mouse, aparecerá un menú contextual del cual podremos elegir la
opción Formato de... para trabajar con cuadros de diálogo.
Color, borde y sombreado de una serie

Cuando pulsemos con el botón derecho del mouse sobre una serie y seleccionemos
Formato de serie de datos, accederemos a varias solapas que controlan los formatos.
Seleccionando la solapa Tramas podremos definir el estilo, color y grosor del bor-
de, así como también la aparición de un sombreado o el color del área de la serie.
Pulsando el botón Efectos de relleno podremos definir rellenos con degradé, textu
ras de materiales o distintos tramados geométricos, tal como lo muestra la figura 4.9.
Degradado j
.Cobras -•
; f tbréOfM
I r vertical
:
C Diagonal hada arribe
i Diagonal Iweteafcijo
•; & Oe«te I4 esquina
Figura 4.9: Efectos de relleno
La solapa Imagen se explica al final de este capítulo.
Cómo modificar el área de trazado
is Enero
□ Febrero
□ Marzo
□ Abril
□ Mayo
□ Junio
Figura 4. JO: Modificar el área de trazado
Cuando alteremos el tamaño del área de trazado, seleccionándola y desplazando al-

guno de sus manejadores, veremos que también se modifican las escalas, para man-
tener la armonía del gráfico.
Cómo alterar el orden de las series

Cambiar el orden
.. ;prden de las sériss I En este momento, el orden de las columnas corresponde al orden de los datos en la
p|anj|]a gs p0Sit,|e colocar las columnas en otro orden sin que se alteren los datos ori-
ginales.
Mover hacia arriba Pulsando con el botón derecho del mouse sobre una serie, seleccionamos Formato de
serie de datos y elegimos la solapa Orden de las series.
Mover hacia abajo | Seleccionando el nombre de la serie y empleando los botones Mover hacia arriba
o Mover hacia abajo reacomodamos las series.
Cambiar el eje
En cambio, si seleccionamos la solapa Eje, podremos transferir la serie selecciona-
da a un eje secundario. Repitiendo el procedimiento para otras series, tendremos dos
gráficos en uno. Más adelante veremos cómo ajustar los parámetros de los ejes.
Cómo mostrar los valores que representan las barras

■
Rótulos de datos ] Pulsando con el botón derecho del mouse sobre una serie, seleccionamos Formato de
serie de datos y elegimos la solapa Rótulos de datos.
Podemos activar la opción Mostrar valores, con lo que el valor que representa la
columna aparecerá en el gráfico, como muestra la figura 4.11.
■ Enero
m Febrero
□ Marzo
■ Abril
^ Mayo
□ Junio
1991 1992 1993 1994
Figura 4.11: Rótulos colocados
Podemos pulsar sobre cualquiera de estos rótulos con el botón derecho del mouse y
emplear el comando Formato de rótulos de datos para modificar el formato. En es-
pecial destacaremos que en la solapa Alineación se encuentra el recuadro Posición,
mediante el cual decidimos la ubicación de los rótulos (figura 4.12).
Figura 4.12: Posición de los rótulos
Cómo incluir barras de error

Barras de error Y j Pulsando con el botón derecho del mouse sobre una serie, seleccionamos Formato de
serie de datos y elegimos la solapa Barras de error Y.
Figura 4.13: Barras de error del 5%
El objetivo es agregar a cada columna de la serie un indicador que muestre con qué
margen de error está graficada, esto es, que el valor medio es el que muestra la barra,
pero pueden admitirse desviaciones por encima o por debajo de dicha media.
Si elegimos el formato Ambas, se graficará un margen superior y uno inferior.
En el caso de Por exceso, sólo habrá un posible valor máximo.
En el caso de Por defecto, sólo habrá un posible valor mínimo.
Eligiendo Ninguna, no se graficará barra de error.
A continuación deberemos indicar el tamaño de las barras de error. Eligiendo un

Valor fijo, especificaremos la altura en unidades (según la escala del eje Y). Eligiendo
un Porcentaje, el tamaño de la barra de error será proporcional a la altura de la co-
lumna. Eligiendo Desviación estándar, se efectuará dicho cálculo sobre todas las
columnas de la serie y se graficará la misma en todos los casos.
■ ;
r Cuantía de error
C Valor fijo: w~ Ij
F Porcentaje: F- ±1%
C Desviación estándar: r cy.i
r gfror típico
C Personalizada: + r na
«*
- '
Figura 4.14: Cuantía de error
El Error típico es similar a la desviación estándar. Por último, el funcionamiento de

Personalizada es idéntico al de Valor fijo, pero podemos colocar un valoi paia la
parte superior y otro para la parte inferior, o incluso hacer referencia a celdas de la
planilla que contendrán dichos valores (los que se pueden modificar en la planilla y
a los cuales el gráfico se ajustará automáticamente).
En la figura 4.14 aparecen barras de error del 5% para todas las series, por encima y
por debajo del tope de cada columna.
Cómo incluir la tabla de datos completa

10
8
\
6
4
■ Enero
2 m Febrero
ü Marzo
0
■ Abril
m Enero ■ Mayo
ü Febrero
ü Junio
m Marzo
ü Abril
& Mayo
13 Junio
Figura 4.15: Incluir la tabla de datos en el gráfico
Pulsando el botón Tabla de datos, se incorporará en el gráfico una tabla con los va-
lores graficados (figura 4.15). Para alterar el tamaño de la tabla debemos modificar
el tamaño del Area de trazado, pero lo más útil será pulsar sobre la tabla mediante
el botón derecho del mouse y eligiendo Formato de tabla de datos y la solapa Fuente,
reducir el tamaño de ésta.
Activando la solapa Tramas (figura 4.16) podremos definir el formato de las líneas
que rodean la tabla; y mediante la opción Mostrar claves de leyenda, si han de apa-
recer las referencias de leyenda en la tabla.
P {Horizontal 1 <~
1J:
P Vertical
=*14=
P Contorno
rüFl;
i—4—1#
iü 11 Sí m lili
Muestra
D
B
□
Figura 4.16: Formato de la tabla de datos

Formatos especiales de las barras

Combinando los siguientes parámetros ajustaremos la apariencia general del gráfico.
Ancho del grupo de barras

Pulsando con el botón derecho del mouse sobre una serie, seleccionamos Formato de
serie de datos y elegimos la solapa Opciones. Variando el valor del recuadro Ancho
del rango cambiará la proporción de cada grupo de columnas con respecto a cada ítem
del eje de categorías (X). El valor puede estar comprendido entre 0 y 500.
Superposición de las barras

Variando el valor del recuadro Superposición, desde 0 hasta 100, cambiará la posi-
ción de cada columna con respecto al grupo, encimándose cada vez más hasta llegar
a estar una encima de otra.
Separación de las barras

En cambio, si llevamos el valor del recuadro Superposición a valores negativos (des-
de 0 hasta -100) aparecerá una separación entre las columnas.
Cómo modificar las leyendas

1. Pulsando en el botón Leyenda podremos activarlas o suprimirlas.
2. Si pulsamos sobre la línea de borde del cuadro de leyendas podremos desplazarlo

por el área del gráfico. (También se puede modificar desde la solapa Posición,
ver el paso 4).
3. Cuando aparecen los manejadores, podemos pulsar sobre cualquiera de ellos para
alterar el tamaño de este recuadro y así reubicar incluso sus ítems, pasando de una
sola columna, a formar una tabla de varias filas y columnas.
4. Pulsando con el botón derecho del mouse podremos acceder a distintas solapas
para definir el tramado de fondo, el tipo de borde y sombreado, la tipografía y la
posición.
5. Una vez seleccionado el cuadro de leyendas, si pulsamos sobre alguno de los í-

tems que lo componen, seleccionará sólo ese y podremos asignarle un formato
de fuente particular.
Opciones del gráfico

Cómo agregar títulos
Con lo hecho hasta aquí en nuestro gráfico, el usuario puede apreciar los meses, los
años y los valores, pero, a menos que le coloquemos un título, nadie tendrá idea de
lo que el mismo representa. Veamos cómo hacerlo:
1. Abramos el menú GRAFICO y optemos por Opciones de gráfico.

Títulos i 2. Seleccionemos la solapa Títulos.
Aparecerá un cuadro de diálogo mediante el cual podremos agregar al gráfico
todos los textos estándar que sean necesarios. Generalmente colocaremos el tí-
tulo y las referencias de los ejes.
3. En el recuadro Título del gráfico: escribimos Producción de granos
4. En el recuadro Eje de categorías (X): escribimos Año
5. En el recuadro Eje de valores (Y): escribimos Toneladas
medida que cambiamos de recuadro, se actualiza la muestra.
6. Cuando aceptemos, veremos el gráfico como lo indica la figura 4.17.

7. Pulsando sobre cada título lo seleccionaremos, y podremos reubicarlo.
8. Si volvemos a pulsar podremos modificar su texto, sin tener que entrar al cuadro
de diálogo.
9. Como ya es de suponer, pulsando sobre los títulos mediante el botón derecho del
mouse se desplegará el menú contextual y nos permitirá cambiar el formato ac-
cediendo a las distintas solapas.
El texto del eje Y se colocar & transitoriamente horizontal durante la modificación.

Al deseleccionarlo retomará su formato original.
Producción de granos
■ Enero
V)
«3 □ Febrero
T3
fO o Marzo
C
O
m Abril
M Mayo
□ Junio
1991 1992 1993 1994

Año
Figura 4.17: Títulos colocados
Cómo controlar los ejes

\
Eje 2. Seleccionemos la solapa Eje.

3. Podremos activar o desactivar cualquiera de los dos ejes, o cambiarles el formato.
Si empleamos un eje secundario (pasamos alguna serie a dicho eje, ver Cómo
alterar el orden de las series, Cómo cambiar el eje) entonces también aparecerá
el recuadro de opciones del eje secundario.
Cómo ajustar las líneas de división

2. Seleccionemos la solapa Líneas de división.
3. Podremos activar o desactivar las líneas de división. Estas líneas nos ayudan a
ubicar los valores representados; pueden ser horizontales o verticales y las hay
n principales y de segundo orden.
Para que las líneas principales se distingan de las secundarias debemos cambiarles
el formato, lo que se hace pulsando con el botón derecho del mouse sobre ellas.
con el gráfico al modificar los valores

Modificaremos los datos de la planilla y veremos cómo, en forma inmediata, el grá-
fico refleja los cambios.
1. Ubiquémonos en la celda C5; en esta celda tenemos el valor 2.
2. Localicemos en el gráfico la barra que representa este valor (la segunda de 1992).
3. Ahora escribimos un 7 y pulsamos EñtéFS observando el gráfico. Si no visua-

lizó el efecto, puede emplear los botones Deshacer y Rehacer.
con los valores al modificar el gráfico

Recién modificamos los valores de la planilla y, como consecuencia, el gráfico se
ajustó automáticamente para representar la nueva situación. Excel nos permite tam-
bién hacer lo inverso; es decir, retocar la altura de las barras, ajustándose automáti-
camente en la planilla de cálculo los valores que estas representan.
1. Pulsemos sobre alguna de las barras para seleccionar la serie. Volviendo a pul-
sar sobre cualquier columna, ésta quedará seleccionada individualmente (nos
damos cuenta porque sólo ésa es la que muestra los manejadores).
2. Ubiquemos el cursor sobre el manejador central, en la parte superior.
3. Pulsemos, y manteniendo presionado, subamos y bajemos. Observaremos que

aparece un marcador sobre el eje Y a medida que nos movemos y, a la vez, el
valor numérico exacto.
4. Liberemos el mouse y observemos el contenido de la celda en la planilla de

cálculo. Notaremos que se ha modificado, ajustándose a la nueva altura de la
columna.
Qué tipos de gráficos tenemos disponibles

Con alguna parte del gráfico seleccionado, para que aparezca el menú apropiado,
abrimos GRAFICO y luego seleccionamos Tipo de gráfico.
De la solapa Tipos estándar podemos seleccionar otro tipo y subtipo de grá
fico.
- * Una vez elegido, si mantenemos presionado el boton Presionar para ver
Presionar para ver muestra ¡ .
1
muestra veremos una prevista de ese tipo de gráfico, con nuestros datos.
Accediendo a la solapa Tipos personalizados, podremos ver nuestros datos
graficados en los distintos tipos de gráficos con distintos juegos de parámetros.
Cómo crear gráficos en 3D

Muchos de los tipos de gráficos disponibles en tres dimensiones son versiones espa-
ciales de gráficos en dos dimensiones. En general estos 3D gráficos tienen un mejor
efecto visual, pero no hay que perder de vista que un gráfico busca fundamentalmente
exponer y conceptos en forma clara y lo más simplemente posible.
Construyamos ahora un gráfico en 3D que no tiene equivalente en 2D.
Figura 4.18: Tipos de gráficos disponibles

En matemáticas existen funciones llamadas cuádricas, cuya representación se hace en

el espacio mediante una superficie.
Para lograr este tipo de gráfico se necesitan una gran cantidad de valores de la fun-
ción matemática; generaremos estos valores mediante una tabla.
Comenzaremos entonces por crear una tabla que contenga todos los valores necesa-
rios para la representación 3D y luego, especificando la tabla creada como el rango
de origen, crearemos ese gráfico.
1. Accedamos a la solapa Hoja2.

2. Abramos el menú FORMATO y optemos por Columna y Ancho estándar.
3. En el recuadro Ancho estándar coloquemos 3 y pulsaremos [Entgrjj.
4. Ubiquémonos en Al y escribamos 2
5. En la celda A2 escribamos también el valor 2
6. En A5 y en B4 escribamos el valor -9
7. Seleccionemos la celda B4 y manteniendo presionada la tecla [Ctrl] estiremos, pul-

sando sobre el manejador, hasta seleccionar el rango B4:T4 (hasta el valor 9).
8. Procedamos de forma similar con A5 hasta llenar el rango A5:A23.
Lo que hemos hecho ha sido preparar los datos de una tabla de doble entrada. A con-
tinuación colocaremos la fórmula y aplicaremos la función de tabla, generando así to-
dos los valores que luego graficaremos.
1. Escribamos en A4 la fórmula =A1A2+A2A2 y pulsemos [Enter <-t

2. Seleccionemos el rango A4:T23
3. Abramos el menú DATOS.
4. Optemos por Tabla; aparecerá el cuadro de diálogo Tabla
5. Pulsemos en su primer campo y luego en la celda Al
6. Pulsemos ahora en el segundo campo del cuadro y luego sobre A2
Obtendremos las referencias de la figura 4.19.
Tabla ?Tx
Celda de entrada (0a): ¡m? jnifü*l ' ' Aceptar I
Celda de entrada (columna): |$A$2 i Cancelar |
Figura 4.19: Crear tabla de doble entrada
7. Aceptando, habremos creado la tabla de datos que muestra la figura 4.20.

*2¡ Producción del primer semestre.xls

....
■Q 1 ti '7 A/ i
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A B í C D Í F o L N rt Mlt
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A g
4 —8¡ -9 -8 -7 -6 -J -4 -2 0 1 2 3 4 5 7 8 9
5 -9 162 145 130 117 106 97 90 85 82 81 82 85 90 97 106 117 130 145 162
6 -8 145 128 113 100 89 80 73 68 65 64 65 68 73 80 89 100 113 128 145
y -7 130 113 98 85 74 65 58 53 50 49 50 53 58 65 74 85 98 113 130
-6 117: 100; 85 72 61 52 45 40 37 36 37 40 45 52 61 72 85 100 117
8
• -5 106 89 74 61 50 41 34 29 26 25 26 29 34 41 50 61 74 89 106
10 -4 97 í 80 65 ^ 52 41 32 25 20 17 16 17 20 25 32 41 52; 65 80 97
11 -3 90 73 58 45 34 25 18 13 10 9 10 13 18 25 34 45 58 73 90
12 -2 85 68 53 40 29 20 13 8 5 4 5 8 13 20 29 40 53 68 85
13 -1 82 65 50 37 26 17 10 5 2 1 2 5 10 17 26 37 50 65 82
14 0 81 64 49 36 25 16 9 4 1 0 1 4 9 16 25 36 49 64 81
15 1 82 65 50 37 26 1 / 10 5 2 1 2 5
2 85 68 53 40 29 20 13 8 5 4 5 8 13 20 29 40 53 68 85
3 90 73 58 45 34 25 18 13 10 9 10 13 18 25 34 45 58 73 90
18 4 97 80 65' 52 41 32 25 20 17 16 17 20 25 32 41 52 65 80 97
19 5 106 89 74' 61 50 41 34 29 26 25 26 29 34 41 50 61 74 89 106
20 6 117 100 85 72 61 52 45 40 37 36 37 40 45 52 61 72 85 100 117
21 7 130 113 98i 85 74 65 58 53 50 49 50 53 58 65 74 85 98 113 130
22 8 145 128 113 100 89 80 73 68 65 64 65 68 73 80 89 100 113 128 145
23 9 162 145 130 117 106 97 90 85 82 81 82 85 90 97 106 117, 130 145 162
i
H i i
¡¡¡H | E J il '' ''
~..l. m
Figura 4.20: Datos para gráfico de superficie
1. Seleccionemos el rango B5:T23

2. Despleguemos la paleta Tipo de gráfico; optemos por Gráfico de superficie 3D
3. Eliminemos las leyendas pulsando sobre el botón Leyenda y obtendremos el grá-
fico de superficie que indica la figura 4.21.
Producción del primer semestre.xls
1*0
H0
140
120
SI 0
SH
SU
S10
S7
I 4 |
lii
Figura 4.21: Gráfico obtenido

En este tipo de gráfico, cada punto de la tabla (XY) representa una altura (eje Z).
Excel une cada punto con los que se encuentran alrededor, formado pequeñas super-
ficies planas que, juntas, confoñnan la superficie total. Además, dependiendo de la
altura, se le asigna un color a cada punto determinando, distintos estratos.
4. Para aumentar o reducir la cantidad de estratos, seleccionaremos el Eje de va-
lores, pulsaremos con el botón derecho del mouse dando el comando Formato
de ejes y, eligiendo la solapa Escala, reduciremos el valor del recuadro Unidad
mayor a 20.
5. En lugar de que el gráfico esté incrustado dentro de la planilla, podemos moverlo
para que ocupe una hoja completa, abriendo el menú GRAFICO, optando por
Ubicación, y seleccionando la opción En una hoja nueva.
Modificar color... 6. Por último, los colores aplicados a los distintos estratos del gráfico, se encuen-
tran definidos en la solapa Color, del comando Opciones, que figura en el menú
HERRAMIENTAS. Seleccionando cada casilla y pulsando el botón Modificar
color, podremos modificarlos.
Ahora modificaremos la fórmula y veremos cómo cambia automáticamente el gráfi-
co:
1. Activemos la Hoja2.
2. Cambiemos en la celda A4 el signo de sumar por uno de restar.
3. Activemos la hoja Gráficol nuevamente y obtendremos un gráfico de silla de
montar como indica la figura 4.22.
Figura 4.22: Gráfico de "silla de montar"

Cómo rotar los ejes

O 1. Pulsemos sobre los Planos laterales para que aparezcan los manejadores.
2. Pulsemos sobre cualquiera de ellos para que aparezcan las Esquinas
3. Pulsando sobre cualquiera de las esquinas y manteniendo presionado, movamos
el mouse para cambiar el ángulo de observación del gráfico.
Ahora, del mismo modo que si tuviéramos el cuerpo tridimensional en nuestras ma-
nos, podremos ubicarlo y rotarlo en cualquier dirección y así obtener distintos pun-
tos de vista del objeto.
Si ejecutamos este procedimiento manteniendo presionada la tecla [Ctrl] veremos

un bosquejo del gráfico además de los ejes, pero, dependiendo de la complejidad
del gráfico, esto podría resultar muy lento. En tal caso, podemos optar por pre-
sionar (Ctrl] de vez en cuando para ver cómo quedaría, en vez de mantenerla pre-
sionada permanentemente.
Cómo utilizar el cuadro Presentación tridimensional

Podemos hacer lo anterior de una manera algo más ordenada si accedemos al cuadro
de diálogo Vista en 3D:
1. Pulsemos sobre el gráfico con el botón derecho del mouse para abrir el menú
contextual y elijamos el comando Vista en 3D.
2. El cuadro de diálogo Vista en 3D (figura 4.23) dispone de botones que nos per-
mitirán hacer cada movimiento por separado, con lo que tendremos un control
más exacto que con el método anterior.
Figura 4.23: Presentación tridimensional
3. Pulsemos los botones de elevación observando el cuadro de muestra
4. Pulsemos los botones de giro para rotar el gráfico a izquierda o derecha.

5. Pulsemos los botones de perspectiva para variar la vista del gráfico.
6. Por supuesto que podemos emplear los recuadros correspondientes para ingresar
directamente el valor numérico. A cada paso pulsemos Aplicar para visualizar
el efecto sobre nuestro gráfico.
7. Para finalizar pulsemos Aceptar.
8. Grabemos la planilla.
Predeterminado Si deseamos volver los parámetros al estado inicial, pulsamos Predeterminado.
Cómo generar gráficos a partir de imágenes externas

Todos los gráficos están realizados en base a líneas quebradas, conjuntos de barras
rectangulares, burbujas, sectores cilindricos o porciones de torta; en resumen, figu-
ras geométricas básicas. Una opción muy interesante que nos ofrece Excel es gene-
rar los gráficos utilizando imágenes provenientes de otro programa. Esta facilidad
brinda un aspecto más agradable a los gráficos que podremos crear.
Para nuestro ejemplo, crearemos una imagen en Paint, importándola luego a Excel.
jgft Inicio) W 1. Para ejecutar el programa pulsamos en Inicio y elegimos la opción Programas
2. Optamos luego por Accesorios y finalmente...

Pulsamos clic sobre Paint.
4. Realicemos el dibujo que muestra la figura 4.24.
Para el ejemplo, la figura ha sido dibujada por el autor utilizando Paint, de

Windows. Pero no es necesario que la imagen sea la misma, ni que sea tan cui-
dada; cualquier figura que usted pueda dibujar en ese programa servirá a los
fines de la demostración.
Por si le interesa reproducirla exactamente, diremos que se han utilizado las siguientes
herramientas y comandos:
Ampliación Para trabajar con más detalle ampliamos con
O Elipse Conjuntamente con [ Shift J para dibujar un círculo perfecto.
\ Línea Para dibujar las rayas y para definir el grosor.
Pincel Para retocar punto a punto.
L? Borrador Para eliminar parte del dibujo.

Texto Para agregar los números.
Relleno con color Para pintar.
Selección Para marcar las porciones a copiar.
EDICION-Copiar Para copiar al Portapapeles la porción seleccionada.
EDICION-Pegar Para colocar el contenido del Portapapeles.

s t
IMAGEN-Voltear/rotar Para espejar la porción seleccionada.
5. Grabemos nuestro dibujo con el nombre RELOJ, empleando, como siempre, el

comando Guardar dependiente del menú ARCHIVO.
Para mayor comodidad, durante el dibujo podemos desplazar las barras de herra-
mientas y de colores para tener mayor espacio. Para ello pulsamos sobre la zona
gris que rodea a los botones y, manteniendo presionado, desplazamos el mouse
hasta ubicar la barra en la posición deseada. Posteriormente la devolveremos a
su posición original.
Archivo Edición Ver image
Ayuda, haga clic en Temas c
Figura 4.24: Dibujo a realizar
1. Activemos Excel y comencemos, con el botón Nuevo, una planilla nueva.

*
2. Ingresemos los datos y formatos de la figura 4.25 guardándolo luego.

1. Seleccionemos el rango B3:E7 y creemos un gráfico de columnas.

2. Apliquemos formatos y ajustemos el tamaño de modo de obtener la figura 4.26.
Figura 4.26: Gráfico obtenido
Seguidamente tomaremos la figura que hemos dibujado con la ayuda de Paint y la

incluiremos en el gráfico de ejemplo, como componente del cuerpo de la columna.
Para ello...
1. Activemos Paint pulsando [ AltjTabgwj hasta resaltar su icono (figura 4.27)
Figura 4.27: Activar Paint
2. Pulsemos sobre la herramienta de Selección.

3. Enmarquemos al reloj (o la imagen de que se trate) según indica la figura 4.28,
cuidando de colocar los bordes inferior y superior lo más cerca posible de los lí-
mites de la figura.
102 Todo el Exce! 97 en un solo libro
Figura 4.28 : Area de recorte

\
4. Abramos el menú EDICION (en Paint) y optemos por Copiar.

5. Activemos Excel con [ AltjTab^] o pulsando en la barra de tareas.
6. Ubiquemos el cursor sobre cualquiera de las barras centrales que representan al
Modelo B y pulsemos. Aparecen, entonces, los cuadraditos que indican que la
serie ha sido seleccionada.
7. Abramos el menú EDICION y optemos por Pegar.
8. Las barras que representaban la serie son reemplazadas por la imagen del reloj,
que es estirada para obtener la altura a graficar, según lo vemos en la figura 4.29.
■ Modelo A
© Modelo B
m Modelo C
Sucursal 1 Sucursal 2 Sucursal 3 Sucursal 4
Figura 4.29: Gráfico con imágenes
Para que las tres series queden representadas por esta misma imagen, vuelva a acti-
var Paint, cambie el color del reloj con la herramienta de relleno, seleccione y copie
la imagen y, volviendo a Excel, reemplace la primera serie de barras por la nueva
imagen. Repita el mismo procedimiento para la tercera serie.
Cómo trabajar con los modos apilado y estirado

o 1. Seleccionemos la primera serie pulsando con el botón derecho del mouse.
2. Optemos por el comando Formato de serie de datos.
Efectos de relleno,.. 3. Pulsemos el botón Efectos de relleno.
*
4. De la solapa Imagen, seleccionemos la opción Apilar.

5. Aceptemos y veremos que, en lugar de estirar el reloj para lograr la altura del va-
lor que se debe graficar, se han colocado varias imágenes una encima de otra,
recortándose la superior cuando resulta necesario.
6. Apliquemos el formato Apilar a todas las series y obtendremos la figura 4.30.
Figura 4.30: Aplicar a todas las series
Si pretendiéramos establecer una relación entre cada imagen y la cantidad de unidades que
representa lo haremos como se indica a continuación:
1. Seleccionemos una serie, pulsemos (CtrSGD y luego el botón Efectos de relleno.
2. Optemos por Graduar tamaño.
3. En el recuadro Unidades/imagen escribamos 25.
4. Apliquemos la misma modificación a las demás barras y, de esta forma, cada ieloj
representará 25 unidades; para verificarlo, observemos el Eje de valores (Y).
Cómo crear un gráfico de mapa

Debido a la complejidad y amplitud implícitas en la creación de gráficos basados en
mapas geográficos, hemos dedicado el Capítulo 16 enteramente, al desarrollo de este
tema.
Capítulo
Imprimamos nuestra planilla
Cómo imprimir rápidamente

1. Carguemos la planilla Producción del primer semestre.XLS
2. Deseleccionemos el gráfico pulsando sobre cualquier celda.
Al pulsar el botón Imprimir, Excel realizará una impresión de todas las celdas con
algún contenido, incluyendo también los gráficos y dibujos existentes. Se tomarán los
márgenes y tamaños de página según los parámetros por omisión de la impresora.
No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botón, podemos ajustar cada
uno de los ítems individualmente para que la impresión que obtengamos se adapte
a nuestro gusto y necesidad. De estos temas trata este capítulo.
3. Si seleccionamos el gráfico y pulsamos el botón Imprimir, se imprimirá sólo el

gráfico a página completa.
Cómo obtener una prevista de lo que se va a imprimir

La presentación preliminar nos muestra en pantalla la hoja tal como quedaría impre-
sa en las condiciones actuales. Esta función resulta sumamente útil, puesto que nos
permite ajustar muchos detalles de aspecto o de contenido de nuestro trabajo antes de
imprimir efectivamente.
Veamos cómo utilizarla.
'm/ 1. Estando ubicados en la planilla (sin el gráfico seleccionado)...

2. Pulsemos el botón Vista preliminar.
3. Visualizaremos la figura 5.1 (página anterior).
En este momento ambos botones (Imprimir y Vista preliminar) se encuentran

visibles en la barra de herramientas, pero si pulsamos el botón Imprimir mien-
tras mantenemos presionada la tecla (Shift Vj obtendremos la función de Vista
preliminar. Cuando, más adelante, aprendamos a configurar las barias de boto-
nes, podremos dejar, si lo deseamos, sólo uno de ellos (Imprimir), en mérito a
lo que dejamos explicado.
Figura 5.1: Vista preliminar
Cómo utilizar el Zoom

Cuando ingresamos a la prevista tenemos una visión general de la página. Si desea-
mos acercarnos para poder apreciarla con más detalle, pulsaremos en el botón Zoom.
También podemos ubicar el puntero con forma de lupa en el centro de lo que quere-
mos ampliar y dar un clic.
Para volver a la visión general pulsaremos Zoom nuevamente, o daremos clic.
Cerrar Para salir de la presentación preliminar pulsaremos el botón Cerrar.
Cómo establecer el rango de impresión

Lo más usual es que deseemos imprimir sólo una parte de la planilla, por lo que ne-
cesitamos establecer dicho rango. Para ello:
1. Seleccionamos el rango de celdas, por ejemplo A3:E6
2. Abrimos el menú ARCHIVO, optamos por el comando Area de impresión y lue-
go por Establecer área de impresión.
3. Para demarcar el rango de impresión, el área seleccionada aparece en la planilla
rodeada por líneas de trazos.
4. Para confirmar, podemos efectuar una Vista preliminar.
5. Para volvef a seleccionar toda la planilla, empleamos el comando Borrar área de
impresión, dentro de Area de impresión, abriendo el menú ARCHIVO.
Imprimamos nuestra planilla 107
Cómo ajustar la página

1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Configurar página-, aparecerá el
cuadro de diálogo del mismo nombre con cuatro solapas.
Cómo definir el tipo de papel

Configurar página
■■ '
¡fÉllSll»
7?\
— r yprizontai
■
i:—™
%dd tai
r ¿justara: |7
MMM
-■ ■ ■ ' ...
• :
600 ppp
Automático
Cancelar
Figura 5.2: Parámetros del papel
En la solapa Página encontramos los parámetros del papel (figura 5.2)

Aquí podemos controlar:
S La orientación del impreso

En el recuadro Orientación podemos imprimir con la orientación comente (opción
Vertical) o bien en forma apaisada (opción Horizontal).
✓ El tamaño del impreso

Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea más grande o más
pequeña. Esto es muy útil cuando lo que haya que imprimir no quepa en la pági-
na.
[Tlfl Whopor En contrapartida, podemos definir en qué cantidad de páginas debe acomodarse lo
que necesitemos imprimir con la opción Ajustar a:. Si dejamos uno de los dos re-
cuadros en blanco y definimos el otro, se respetará dicho parámetro y el otro se
ajustará al valor necesario.
s El tamaño del papel

[Él En el recuadro Tamaño del Papel podemos pulsar el botón de flecha abajo y abrir
una lista, en donde elegiremos el tamaño de la página; carta, oficio, A4, etc.
s La calidad de impresión
En el recuadro Calidad de impresión podemos pulsar el botón de flecha abajo y
abrir una lista en donde elegiremos la resolución de impresión a utilizar. La posi-
bilidad de acceder a esta definición depende exclusivamente de la impresora se-
leccionada.
s Numeración ,
En el recuadro Primer número de página podemos definir a partir de qué núme-
ro se comenzará a numerar las páginas con el comando que se coloca en el enca-
bezado o pie de página. Esto es útil cuando deseamos incluir una carátula y la nu-
meración de las hojas del informe debe comenzar a partir de dos.
Cómo definir el formato de impresión

1. Activamos la solapa Hoja.
2. Si tuviéramos área de impresión establecida, en el recuadro correspondiente apa-
recería dicho rango, tal como lo muestra la figura 5.3. De lo contrario, podemos
definirla pulsando el botón Contraer y luego seleccionando el rango.
Figura 5.3: Definición de la hoja

Podemos además controlar ciertas opciones:
✓ El recuadro Títulos a imprimir

Este recuadro lo analizaremos más adelante.
✓ Líneas de división
Si esta casilla está activada, se imprimirá una línea tenue entre las celdas, de for-
ma de obtener en la impresión un cuadriculado similar al que vemos en pantalla.
y Blanco y negro
Cuando esta opción está activa, los grisados desparecen y todo lo que no sea blanco
aparecerá en negro. Si se estuviera utilizando una impresora en color, imprimiendo
en blanco y negro se reducirá el tiempo de impresión.
y Calidad de borrador
Activando esta opción la calidad de la impresión se verá disminuida, pero la ope-
ración será más rápida.
y Títulos de filas y columnas

Activando esta opción, aparecerán en la impresión, rodeando a las celdas, los nom-
bres de filas y columnas (ABC... 123...).
y Comentarios
I Al Piñal déla Es posible anexar a cada celda un comentario, que normalmente es invisible. Este
tema lo veremos en el Capítulo 8. Con esta opción controlamos si los comenta-
rios incorporados serán impresos y de qué forma. En caso de elegir por la opción
Como en la hoja se respetará la visualización de los comentarios en la planilla
(modo controlado desde HERRAMIENTAS - Opciones - Comentarios). Por otro
lado, si elegimos la opción Al final de la hoja, todos los comentarios existentes
aparecerán listados en hojas adicionales agregadas al final de la impresión, prece-
didos por el nombre de la celda de la que provienen.
s Orden de las páginas

Permite establecer el orden que se seguirá cuando haya que imprimir varias hojas.
Esto sirve para cuando sea necesario pegar posteriormente las hojas resultantes con
cinta adhesiva. Es posible imprimir las páginas por columnas o por bandas hori-
zontales.
Cómo definir los márgenes

Pulsando en la solapa Márgenes accedemos al cuadro de la figura 5.4.
A medida que nos ubicamos en cada recuadro, se nos va indicando, en Muestra, la
ubicación del parámetro que vamos a modificar.
Configuiat página
Pátfna Margenes ¡ Encabezado y pie de página | Hoja j

Superior: Encabezado:
Jnprrnir,
Izquierdo;
Centrar en ia página
Aceptar
Figura 5.4: Definir los márgenes con precisión
Cómo declarar los encabezados y pies de página

Configurar página
Página j Márgenes Encabezado y pie de pagana
6YR S.R.L. Confidencial 31/03M997 Página 1 imprimir
Vista prelímfew
GYR S.R.L. Confidencial; 31/03/1997; Página 1
^Producción del primer semestr
Producción del primer semestre.nls
Aceptar
Figura 5.5: Definir el encabezado y pie de página
Pulsando en la solapa Encabezado y pie de página accedemos al cuadro que mues-

tra la figura 5.5, para definir un encabezado, que se imprimirá en la parte superior de
todas las hojas, o un pie de página, que se imprimirá en la parte inferior. Tanto la se-
paración entre el encabezado y el borde superior de la página, como la separación entre
el pie y el borde inferior de la página, se definen en la solapa Márgenes.
En los recuadros Encabezado o Pie de página podemos pulsar flecha abajo y ele-
gir cualquiera de los formatos sugeridos.
Si ninguno nos satisface, o deseamos agregar algo al que hemos elegido, pulsaremos
en el botón Personalizar encabezado para definir uno propio, apareciendo una ven-
tana como la que muestra la figura 5.6.
pegonafearpie de página,,.[ De la misma manera podemos pulsar sobre Personalizar pie de página para adap-
tarlo a nuestro gusto.
Figura 5.6: Personalizar el encabezado
Tanto el encabezado como el pie de página están divididos en tres secciones, cada una
de las cuales se alineará a la izquierda, al centro, y a la derecha de la página, dentro
de los márgenes definidos.
Podemos incluir cualquier texto en los mismos y, además, disponemos de siete boto-
nes que nos permitirán intercalar dentro de los textos distintos códigos, que serán
resueltos en el momento de la impresión. Las funciones de los botones son:
Modifica la fuente del texto seleccionado.
Coloca el número de página actual.
Coloca el número total de páginas.
Coloca la fecha actual.
Coloca la hora actual.
Coloca el nombre del archivo que contiene las hojas.
Coloca el nombre de la hoja de la planilla.
Como todos estos botones insertan un comando textual que comienza con el sím-
bolo &, si deseamos colocar este símbolo, debemos colocarlo dos veces segui-
das: "&&"
Configuración propia de la impresora

iífc Opciones.,. J Los cuadros de configuración propios de la impresora (a los que normalmente acce-
demos desde el botón Inicio de Windows y luego Configuración - Impresoras) se
ajustan automáticamente a los parámetros que definimos en Excel y generalmente no
necesitaremos acceder a ellos. De todas maneras, podemos pulsar el botón Opciones
para retocar lo que estimemos necesario o controlar que todo esté bien.
Cómo modificar los márgenes con el mouse

Vista preliminar | Desde las solapas de Configurar página también podemos acceder a la prevista si
pulsamos el botón Vista preliminar. Una vez allí, podemos ver y modificar los már-
genes declarados de la siguiente manera:
Márgenes o 1. Al pulsar Márgenes, los mismos aparecerán indicados y también los manejado-
res del ancho de las columnas.
S-
con u tufar *.« ii En caso de que no aparezcan, retocaremos los valores de la solapa Márgenes,
después de pulsar el botón Configurar.
2. Pulsamos sobre una línea de margen o sobre cualquier manejador del ancho de
columna y, manteniendo presionado, desplazamos el mouse. Cuando alteramos
el ancho de una columna en la prevista, la modificación se traslada a la planilla
X Microsoft Excel
Anterior Cor#igurar'.'7.]|
GYR S.R.L. Confidencial 31 £13/1997
Producción de granos en el primer semestre
Enero Febrero Marzo Abril Mayo tlmio

7 15 2 6 3
4 2 6 2 4,4 2
3 3 4 3 8 4
5 4 2 6 5 5
■ Enero
® Febrero
E3 Marzo
^ Abril
E Mayo
® Junio
1991 1992 1993 1994
Figura 5.7: Márgenes
Cómo incluir saltos de página

Saltos de página j Pulsando el botón Saltos de página pasaremos a una visualización especial, la que
nos muestra cada página que compone la planilla encerrada en un borde azul.
Si necesitamos que una página comience en determinada línea deberemos agregar un
salto de página delante de dicha línea; veamos cómo:
1. Ubiquémonos en A6.
2. Abramos el menú INSERTAR y optemos por Salto de página.
3. Ubiquémonos en A8 y demos nuevamente INSERTAR - Salto de página
4. Cuando estemos ubicados en la columna A insertaremos saltos de página hori-
zontales, pero si nos ubicamos en cualquier celda de la fila 1 incorporaremos
saltos de página verticales. En cualquier otra celda agregaremos ambos saltos de
página.
5. Observemos que, de fondo, en grisado, aparece el número de página.
6. Podemos ajustar la ubicación de un salto de página, si ubicamos el puntero del
mouse sobre la línea azul y, manteniendo presionado, nos desplazamos.
7. Para eliminar un salto de página nos ubicaremos en la celda inmediata inferior
(o inmediata de la derecha) y, abriendo el menú INSERTAR, optaremos por el
comando Quitar salto de página.
Siguiente
Ahora, al ingresar a la Vista preliminar, estarán habilitados los botones Siguien-
Anterior te y Anterior para desplazarse por las distintas páginas.
Cómo definir títulos repetitivos

Podemos declarar una parte de la planilla como título. El efecto que obtendremos es
que dicho rango se imprimirá al principio de cada página; para ello...
1. Pulsamos Cerrar para salir de la prevista.

2. Abrimos el menú ARCHIVO, optamos por Configurar página, y elegimos la so-
lapa Hoja.
3. Pulsamos ahora el botón Contraer, del recuadro Repetir en extremo superior,
y seleccionamos las filas 1 a 3.
4. Como hemos incluido las filas 1 a 3 como título, debemos excluirlas del rango
de impresión, por lo que pulsamos el botón Contraer, del recuadro Area de
impresión, y seleccionamos el rango A4:G7. (No incluimos el gráfico)
5. Revisemos las páginas en la prevista.
Cómo imprimir
Lmprimir,.. Para comenzar la impresión, ya sea desde la prevista o desde el cuadro Configurar
página, pulsamos el botón Imprimir. También podemos abrir el menú ARCHIVO
y optar
por el comando lmprimir o bien pulsar las teclas (CtrIJO o también emplear el botón
que vimos al comenzar este capítulo.
En todos los casos, accederemos al cuadro que muestra la figura 5.8.
Imprimir
Impresora
Norabre: HP LaserJet 4/4M PostScript
Estado: Inactiva .
Tipo: HP LaserJet 4/41
Ubicación: \\Papo\postscrip
Comentario
-Intervalo de páginas
Tgfias
F Páginas Qes<
Imprimir Intercalar
C Selección F Ti
Hojas activas
yista previa Cancelar
Figura 5.8: Cuadro de impresión
Aceptar Antes de pulsar Aceptar para obtener el impreso podremos modificar los siguientes
parámetros:
Seleccionar la impresora
En la parte superior se nos informa la impresora preseleccionada, la cual podemos
cambiar pulsando sobre el botón de flecha adjunto (para el caso de que hubiéramos
instalado más de una impresora en Windows).
Si quisiéramos ajustar algún parámetro pulsaremos sobre Propiedades.
Cómo imprimir en un archivo

r Imprimir en archivo Si activamos la casilla Imprimir en archivo, la impresión no se enviará a la impre-
sora, sino que se almacenará en un archivo en disco (previamente se nos solicitará el
nombre a asignarle y la carpeta de ubicación). Esto es útil si la impresora está conec-
tada a otra máquina y debemos llevar nuestra impresión "preparada" de esta forma a
dicha máquina.
MS-DOS En aquella máquina (desde el sistema operativo DOS, o desde una ventana Inicio-
Programas-MS-DOS) transferiremos nuestro archivo a la impresora mediante el
comando COPY *.PRN PRNlEnter*»] . De esta forma evitamos tener que instalar
Excel en esa máquina para poder efectuar la impresión.
Imprimir en otra computadora resultará mucho más sencillo si estamos conecta-

dos en red.
Cómo seleccionar las páginas a imprimir

En el recuadro Intervalo de páginas podemos seleccionar todas las páginas (Todas)
o seleccionar alguna/s completando los recuadros Desde y hasta.
Cómo determinar el tipo de impresión

Del recuadro Imprimir podemos elegir entre imprimir las celdas seleccionadas (Se-
lección), las Hojas activas o Todo el libro.
Cómo determinar la cantidad de copias

También podemos indicar la cantidad de copias que se efectuará de cada página y en
qué orden serán impresas dichas copias; esto último si la impresora lo permite.
Normalmente se imprimirán de un documento de tres páginas, del que necesitemos
dos copias, las páginas 1,1,2,2 y 3,3.
Si, en cambio, activamos la opción Intercalar, las copias saldrán compaginadas por
la impresora, por lo que se imprimirán en el orden 1,2,3 y 1,2,3.
1. Ya puestos a imprimir, verifiquemos que la impresora esté conectada, en línea y con

papel.
2. Damos Aceptar y, mientras se genera la impresión, aparecerá la ventana de la fi-
gura 5.9, luego de lo cual se ejecutará la impresión propiamente dicha.
Figura 5.9: Generando impresión

.
Capítulo
Agreguemos dibujos a la planilla

WMm
Excel nos permite pegar sobre la hoja de cálculo elementos tales como textos y di-
bujos, ya sea sobre la planilla o sobre un gráfico. Esta propiedad nos permite valer-
nos de estos elementos para insertar todo tipo de ilustraciones, carteles y textos acla-
ratorios, lo que mejorará notablemente el aspecto visual de nuestros trabajos.
1. Carguemos la planilla RELOJES.XLS.
2. Apaguemos la visualización de las líneas de división de la planilla abriendo el

menú HERRAMIENTAS, pulsando sobre Opciones, y desactivando la casilla de
la opción Líneas de división, en la solapa Ver.
Las herramientas de dibujo

Para incorporar dibujos a la planilla o a los gráficos, primeramente debemos activar
la barra correspondiente (figura 6.1) pulsando el botón Dibujo, o pulsando con el
botón derecho sobre una barra de herramientas y eligiendo la opción Dibujo del menú
contextual. La barra aparece al pie de la ventana; recordemos que podemos reubicarla.
o hacerla flotante.
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i ni niYrnr —-——
Figura 6.1: La barra de herramientas de dibujo
Cómo dibujar un rectángulo

z> 1. Seleccionemos la herramienta Rectángulo.
2. Ubiquémonos en A2, pulsemos y, manteniendo presionado el botón del mou.se,

desplacémonos hasta F8.
m§ 3. En la paleta relleno, optemos por Sin relleno.
Sin relleno 4. Obtendremos un recuadro similar al que indica la figura 6.2.

—-—.-.-r.
Este rectángulo es un elemento independiente que, como lo indican los manejadores

que se encuentran a su alrededor, podemos redimensionar y/o reubicar.
Figura 6.2: Rectángulo colocado
Si mientras creamos un rectángulo mantenemos presionada la tecla 1 Shift T ] di-

bujaremos cuadrados. Si mantenemos presionada la tecla [Alt] la figura se ajus-
tará al borde de las celdas.
Cómo modificar el tamaño de un dibujo

Para modificar el tamaño de un dibujo, primero lo seleccionamos. Luego, ubicando
el puntero sobre alguno de los manejadores damos clic, y manteniendo presionado,
nos desplazamos.
Si mantenemos presionada la tecla [ShiñfrJ mantendremos las proporciones ac-

tuales del rectángulo al escalarlo. Si mantenemos presionada la tecla 1 Alt] la fi-
gura se ajustará al borde de las celdas.
Cómo manipular un dibujo

Cómo mover un dibujo
Una vez seleccionado el dibujo, por ejemplo el rectángulo, debemos ubicar el cursor
sobre la línea, evitando los manejadores y, manteniendo pulsado, desplazar el mouse.
Cómo mover un dibujo con precisión

fjliíijo r 1 Si pulsamos el botón Dibujo y optamos por Empujar podremos optar por alguno de
los comandos Arriba, Abajo, Izquierda o Derecha para causar los desplazamientos,
aunque es mucho más sencillo emplear las teclas SJ3D0 y 0 con idéntico efecto.
Modos de ajuste
La forma del desplazamiento dependerá de si están activas las opciones Ajustar a la
cuadrícula (ídem a desplazar con ES pulsada) o Ajustar a la forma (los bordes del
dibujo desplazado se "pegan” al dibujo más próximo existente).
Agreguemos dibujos a la planilla 119
Cómo eliminar un dibujo

Pelete]. También
Para eliminar un objeto, primero lo seleccionamos y luego pulsamos
podemos abrir el menú EDICION y optar por Borrar - Todo.
Cómo Copiar, Cortar y Pegar un dibujo

Con el procedimiento normal para cualquier aplicación, primero seleccionamos el di-
bujo y, desde el menú descolgable, ejecutamos el comando Copiar, desde el contex-
tual pulsamos el botón Copiar, o bien usaremos la combinación de teclas G5D0.
Luego elegimos Pegar (ÍCtri)(V) o el botón correspondiente) y reubicamos el dibujo.
Si empleamos Cortar (fCtrDfX) o el botón correspondiente) se eliminará el original.
Con el mouse es posible mover un dibujo entre distintas planillas, si lo desplazamos
de una ventana a otra. En caso de querer copiarlo en vez de moverlo, deberemos
mantener presionada la tecla [Ctrl] durante la operación. Si nos desplazamos hasta el
borde de la ventana y allí esperamos, la planilla se correrá automáticamente a la par-
te de la misma que no está visible.
Cómo dibujar una línea

Pulsemos el botón correspondiente a la herramienta Línea.
Ubiquémonos bajo el título "El buen tiempo", pulsemos y, manteniendo presio-
nado, tracemos la línea subrayándolo.
Liberemos el mouse y habremos agregado un nuevo elemento.
Para que la línea sea perfectamente horizontal, vertical o con un ángulo múltiplo
de 15 grados, debemos mantener presionada la tecla (ShifttfJ mientras la dibu-
jamos. En cambio, si mantenemos presionada la tecla (Ctrl) la línea tendrá como
centro el primer punto definido y crecerá simétricamente hacia ambos lados.
Cómo dibujar una flecha

AS Seguiremos el mismo procedimiento que para dibujar una línea, peso empleando la
herramienta Flecha; en uno de los extremos aparecerá una punta. Más adelante ve-
remos cómo cambiar el estilo de los extremos.
Cómo establecer el cursor a modo gráfico

ifb El cursor normalmente es una cruz blanca gruesa, pero se convierte en cuatro flechas
al momento de estar ubicado sobre un objeto gráfico.
Si vamos a trabajar largamente con los gráficos, podemos activar el cursos al modo
gráfico pulsando en la herramienta Puntero para que resulte más cómodo.
Cómo dibujar una elipse

Pulsando sobre la herramienta Elipse y siguiendo luego el mismo procedimiento que
con la herramienta de rectángulos, podremos dibujar elipses (figura 6.3).
Empleando las herramientas conocidas obtenga el diseño que muestra la figura 6.3.
Si, mientras desplazamos el mouse, mantenemos pulsada la tecla I Shift ) dibu-

jaremos círculos perfectos.
Figura 6.3: Objetos dibujados
Cómo cambiar los colores, el grosor y el tipo de línea
14 pto —
É¡|
?
V> pto —■
[% "pto" —
1 pto —
Sin relleno
mPto-
214 pto—
mmmmm■mm 3 pto — ♦♦♦♦♦♦ ♦ ♦ + ♦
4 V¡ pto ■■
□ n □ n n i [i
B • B O lililí
6 pto
■
□□□□□□ 3 pto :
4ptos
Más colores de relleno... Vh ptO a
Efectos de relleno... 6 pto S
Más líneas..,
Figura 6.4: Paletas de atributos
Como ya sabemos, podemos emplear la paleta Color de relleno y Color de línea para
asignar colores a dichas partes, del dibujo seleccionado.
Para elegir el grosor y el tipo de línea pulsamos sobre los botones correspondientes.
También podemos pulsar con el botón derecho del mouse sobre el dibujo selecciona-
do, con lo que se desplegará el menú de contexto en el cual optaremos por el coman-
do Formato de autoforma, que desplegará una ventana con distintas solapas para con-
trolar el formato. Debemos destacar que desde las paletas de color o desde los recua-
dros en las solapas, podemos acceder mediante Efectos de relleno a crear efectos más
complejos, tales como degradados, tramas e incluso podemos rellenar con imágenes
provenientes de algún archivo.
Cómo cambiar la forma de las flechas

Flechas ~ — —'
Estilo inicial; I #— TI Estilo final: F

Tamaño inicial; F •— Vj Tamaño final: j —►
Figura 6.5: Formato de flechas
Seleccionando una línea o una flecha, y pulsando sobre el botón Estilo de flecha se
desplegará una paleta (ver figura 6.4) con las diversas posibilidades. También pode-
mos pulsar con el botón derecho, elegir Formato de autoforma y al acceder a la so-
lapa Colores y líneas, elegir el formato en el cuadro de la figura 6.5.
Cómo agregar sombra
5tn sombra
i® iP Mr
¡ m«II
1 1 >B
]
■; %m J!«
MWmS
Configuración de sombra...
Figura 6.6: Paleta de sombras Figura 6.7: Barra de botones de sombra
Seleccionando un objeto y pulsando sobre el botón Sombra se desplegaiá la paleta

de la figura 6.6, que nos permitirá elegir el tipo de sombra que deseemos. Si elegimos
el comando Configuración de sombra aparecerá una barra de botones (figura 6.7) que
nos permitirá reposicionar la sombra con respecto al dibujo mediante los botones de
desplazamiento y también elegir el color de la misma.
Cómo aplicar un aspecto tridimensional

Otros efectos que podemos aplicar a un dibujo, son los tridimensionales que simulan
objetos en el espacio. Para aplicar alguno de ellos seleccionamos el dibujo, y pulsa-
mos en el botón 3D, con lo que se desplegará la paleta de la figura 6.8. Si elegimos
el comando Configuración 3D aparecerá una barra de botones (figura 6.9) que nos
permitirá controlar la inclinación, la profundidad, la perspectiva, la posición de la

fuente de luz, el tipo de material y el color.
Sin 3D
p m
Configuración 3D
...... '
0 fi f€¿] jg igJ o ó i ^ # *■
Configuración 30...
Figura 6.8: Paleta 3D Figura 6.9: Barra de botones 3D
0T-
La sombra y los efectos 3D son mutuamente excluyentes, por lo que no podemos
aplicarlos simultáneamente sobre el mismo dibujo.
Cómo incorporar Autoformas

Líneas Conectares
Formas básicas
□ /7UO
Flechas de bloqueH
UN m
$ o> V Lo La
°h
La
e> <£ í> -0
O O A [S.
Vb 35 <#• A
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Llamadas F» P ur jr
Cintas y estrellas
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r V':H j -'. :-l:

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„,n /O ¿HO C 3 { >
Las autoformas son dibujos predefinidos que podemos incorporar de la misma manera
que lo hicimos con la línea, el rectángulo o la elipse (las que también son autoformas).
Pulsando en el botón Autoformas accederemos a un menú que las agrupa en distin-
tas categorías.
Podemos destacar la autoforma de Curva, con la cual podremos incorporar fácilmente
cualquier tipo de línea curva, pulsando sucesivos clics y un doble clic para finalizar.
Mediante la autoforma A mano alzada, pulsamos clic y mientras mantengamos pre-
sionado y nos desplacemos, se dibujará el trazo.
Con la autoforma de Forma libre podremos dibujar del mismo modo que lo hicimos
con la herramienta A mano alzada, con la diferencia de que cuando soltemos el bo-
tón del mouse se trazarán líneas rectas, formando una poligonal. En el caso de dar un
último clic cerca de donde comenzamos el trazo se formará una figura cerrada. Para
terminar obteniendo una línea abierta, pulsaremos doble clic.
O
Figura 6.10: Manejadores extra
Es posible que aparezcan manejadores extra, de color amarillo (figura 6.10) cuando
seleccionemos una autoforma, los que nos permitirán ajustar el aspecto de la misma.
Una vez concretada la modificación, dando un doble clic sobre este manejador la au-
toforma retomará su forma original.
Cómo colocar conectores
Figura 6.11: Conector "pegado" a una nube
Estas líneas se comportan de una manera especial. Cuando colocamos su punto ini-
cial o final cerca de otro dibujo, dicho extremo se pega a algún punto característico
del dibujo (estos puntos aparecen como manejadores azules). Los extremos pegados
los reconocemos por aparecer de color rojo. Si el extremo está libre aparece de color
verde. Si desplazamos el dibujo al cual está pegado el conector, éste se estirará para
seguir conectado. Si pulsamos doble clic sobre alguno de sus manejadores amarillos,
éste desaparecerá, simplificando el diseño del conector.
Cuando tenemos dos dibujos conectados, podemos optimizar el conector pulsando el
botón Dibujo y eligiendo Redistribuir conectores.
Si deseamos cambiar el estilo del conector, podemos pulsar sobre el mismo con el bo-
tón derecho del mouse y elegir alguno de los siguientes comandos: Conector recto,
Conector angular o Conector curvado.
Cómo colocar texto dentro de un dibujo

Empleando la herramienta Cuadro de texto podemos colocar un cartel con una in-
dicación. Una vez pulsado el botón tenemos dos posibilidades.
a) Si damos un simple clic, colocaremos sólo el texto, sin borde y con fondo trans-
parente. El ancho del texto estará determinado por la pulsación de [Enter +-J .
b) Si dibujamos un rectángulo, entonces limitaremos el área asignada al cartel, apa-

recerá un borde de línea fino y tendrá un relleno blanco. El ancho del texto será
el del rectángulo dibujado y podrá tener cualquier longitud, pero sólo se visua-
lizará la primera parte, de acuerdo con el tamaño de la letra.
Estas posibilidades se presentan al momento de crear el cartel, pero posteriormente

podemos activar el recuadro si empleamos el método a) o eliminarlo si usamos el b).
En el caso de haber colocado una Autoforma, podemos seleccionarla y escribir el
texto que ha de contener.
Cómo modificar dibujos con texto

Cuando una Autoforma o Cuadro de texto contiene texto, al seleccionarlo debemos
fijarnos en el tramado con que aparece el borde. Si es un borde rayado, podremos
modificar el texto (con todas las herramientas conocidas: negrita, cursiva, color de
texto, alineación, etc.). Si damos clic sobre este borde rayado, el mismo cambia su as-
pecto a puntos, y pasaremos a poder modificar los atributos del borde y del relleno em-
pleando los botones adecuados. También podemos controlar lo que hemos de modi-
ficar con las opciones Modificar texto o Salir de modificar texto, que se despliegan
al pulsar sobre el dibujo con el botón derecho del mouse.
Como ya sabemos, podemos elegir la opción Formato de autoforma y luego la so-
lapa adecuada. Cabe destacar la solapa Márgenes (figura 6.12) que nos permite re-
acomodar el texto dentro del dibujo.
También aparece una nueva solapa llamada Tamaño (figura 6.13) en la cual podemos
definir con precisión las dimensiones de la autoforma. Adicionalmente podemos
ampliarla o reducirla empleando los recuadros de porcentaje de escalado. La opción
Bloquear relación de aspecto facilita que ambos porcentajes se mantengan iguales
al modificarlos. Con el recuadro Giro podemos rotar el dibujo (esto se verá a conti-
nuación). Las opciones que aparecen grisadas e inaccesibles se aplican a imágenes
importadas, como veremos más adelante.
Fuente | Alineación j Colores y líneas | Tamaño }
Proteger ] Propiedades Márgenes
Margen interno - •< .. V
rlÁ^mSícol
lint..... »««»»»{
, ,
Izquierda: ¡0,25 cm “j Arriba: ¡0,13 cm
Figura 6.12: Márgenes del texto

Figura 6.13: Solapa Tamaño
Cómo rotar o espejar dibujos
Figura 6.14: Rotar dibujo
Habiendo seleccionado algún dibujo, pulsemos sobre el botón Girar libremente y

aparecerán cuatro manejadores circulares de color verde. Pulsando y arrastrando cual-
quiera de estos manejadores, podremos rotar el dibujo seleccionado.
é
M/
7^>
No es posible girar ni espejar el texto que contiene una autoforma. Para obtener
el efecto que muestra la figura 6.14 hemos colocado el texto en una celda de la
planilla, mediante la solapa Alineación (formato de celda: (CtrílCD) le cambiamos
el ángulo de Orientación y hemos colocado el dibujo por encima y sin relleno.
También podemos pulsar el botón Dibujo y eligiendo la opción Girar o voltear...

Figura 6.15: Espejar horizontalmente (el rayo) o verticalmente (corazón)
^ i
iL Rotar el dibujo seleccionado 90 grados en sentido antihorario.
Rotar el dibujo seleccionado 90 grados en sentido horario.
tii. Espejar el dibujo seleccionado horizontalmente.

jfedJ
Espejar el dibujo seleccionado verticalmente.
Cómo trabajar con WordArt
Figura 6.16: Galería de WordArt
Cuando necesitemos colocar un cartel o un texto destacado en la planilla, nos resul-

tará sumamente útil recurrir a WordArt. Para comenzar, pulsaremos sobre el botón
correspondiente, con lo que se desplegará la galería que muestra la figura 6.16. Eli-
giendo alguna opción y aceptando, pasaremos a definir el texto y su formato en una
cuadro de diálogo.
<>
Figura 6.17: WordArt colocado
Una vez colocado (figura 6.17) podemos ajustar su tamaño con los manejadores o
ajustar su formato mediante los manejadores amarillos.
Cuando está seleccionado un dibujo hecho con WordArt, aparece una barra de herra-
mientas con la que podremos:
Volver al cuadro de diálogo para escribir el texto.
Acceder a la galería para elegir otro diseño (que reemplazará al seleccionado).
Cambiar los colores de línea y de relleno.
Figura 6.18: Forma del texto
Cambiar la forma seleccionándola de la paleta que vemos en la figura 6.18.
Uniformar la altura de todas las letras.
Activar o desactivar el formato vertical del texto.
Elegir el tipo de alineación.
Definir la separación entre las letras.
Cómo modificar los vértices de un dibujo o Autoforma
Figura 6.19: Modificar puntos

Dibujo r J s Cuando se encuentre seleccionada una autoforma creada con alguna de las herramien-
tas pertenecientes a la categoría Líneas, estará disponible el comando Modificar
puntos, del menú contextual del botón Dibujo. Al emplearla, aparecerán marcados los
vértices mediante pequeños cuadrados negros. Podremos mover cualquiera de estos
cuadrados como lo hacemos normalmente con los manejadores. Para agregar un vér-
tice simplemente pulsamos en el lugar en que lo queremos y luego llevamos. Pode-
mos mantener presionada la tecla [Ctrl] y dar clic sobre alguno de ellos para eliminarlo.
En particular, si damos clic sobre un cuadrado negro que linde con una curva, apare-
cerá un nuevo manejador blanco hueco unido al negro mediante una línea azul, con
el cual podremos alterar la sinuosidad de la curva. En la figura 6.19 aparecen dos de
ellos, pues el vértice linda con curvas a ambos lados.
Cómo manejar las propiedades

Ubicación del objeto — —
& Mover y cambiar tamaño con las celdas
C Mover, pero no cambiar tamaño con las celdas
.. . . ■ ■' • ' ' • '
Figura 6.20: Propiedades del objeto
Un elemento gráfico puede responder a los cambios hechos en el ancho y alto de las
celdas de la planilla, o ser totalmente independiente; veamos cómo se maneja esta pro-
piedad de los objetos. Cuando seleccionamos la solapa Propiedades, al dar formato
a un dibujo aparecerán las opciones de la figura 6.20.
La segunda opción, Mover, pero no cambiar tamaño con las celdas, altera la ubica-
ción del dibujo si varía el alto de alguna de las filas o el ancho de alguna columna, que
se encuentren entre Al y el borde superior o izquierdo del dibujo, respectivamente.
La primera opción, Mover y cambiar tamaño con las celdas, además de responder
como lo hace la segunda, ajusta el ancho del dibujo horizontalmente si variamos el
ancho de una columna que se encuentre entre los bordes izquierdo y derecho del di-
bujo, o ajusta el alto si modificamos la altura de una fila comprendida entre el borde
superior e inferior del dibujo.
La última opción, No mover, ni cambiar tamaño con las celdas, mantiene siempre
la misma distancia desde el dibujo hasta la celda Al, y también su tamaño.
Cómo seleccionar varios dibujos

Para aplicar un comando a varios dibujos, debemos seleccionarlos a todos.
Para hacer esto, seleccionamos el primer dibujo y luego, para los restantes, mantene-
mos presionada la tecla LShift 1>) a medida que damos clic sobre los mismos.
Si tenemos activo el modo gráfico, podemos seleccionar muchos dibujos a la vez si
definimos un área rectangular que los contenga. Esta área rectangular aparecerá de-
limitada por una línea de trazos.
Cómo manejar superposiciones

Dfeujo * | Podemos colocar un dibujo solapado con otro, y en consecuencia ocultar uno de ellos
total o parcialmente, sin que ello signifique que lo hayamos eliminado. El orden de
los dibujos lo determina su momento de creación, tapando los recientes a los anteriores
o preexistentes. Para alterar el orden de los dibujos emplearemos los comandos que
aparecen dependiendo de la opción del menú Ordenar, cuando pulsamos el botón
Dibujo; éstos son:
Traer al frente Coloca el dibujo seleccionado en primer plano.
Enviar al fondo Envía el dibujo seleccionado detrás de los demás.
Traer adelante Adelanta el dibujo seleccionado hacia el primer plano.
Enviar atrás Envía el dibujo seleccionado hacia el fondo.
Cómo alinear dibujos entre sí

Dibujo Para que varios dibujos se alineen, primero los seleccionamos y luego empleamos
alguno de los comandos que aparecen en la opción del menú Alinear o distribuir
cuando pulsamos el botón Dibujo. Por ejemplo, el comando Alinear a la izquierda
coloca el borde izquierdo de todos los dibujos seleccionados a la misma distancia que
el objeto que se encuentre más a la izquierda (de entre los seleccionados). En forma
similar actúan los comandos Alinear a la derecha, Alinear en la parte superior y
Alinear en la parte inferior. El comando Alinear verticalmente coloca el centro de
los dibujos seleccionados en el centro de la distancia medida desde el borde izquier-
do del primer dibujo y el borde derecho del último dibujo. El comando Alinear ho-
rizontalmente actúa en forma similar.
Los comandos Distribuir horizontalmente y Distribuir verticalmente hacen que el
espacio entre todos los dibujos sea el mismo.
Cómo formar un grupo de dibujos

Si queremos que varios gráficos conformen una sola unidad, podemos agruparlos.
Primero seleccionamos a todos los que formarán el grupo y, pulsando el botón Dibujo,
optamos por el comando Agrupar.
Para desagruparlos, seleccionamos el grupo y, pulsando en Dibujo, damos Desagru-
par.
Es posible crear grupos con grupos anteriores, los que serán desagrupados escalona-
damente manteniendo los subgrupos.
Si desagrupamos un conjunto de dibujos y deseamos volver a formar dicho grupo, po-

demos emplear el comando Reagrupar. Este comando irá reagrupando los conjuntos,
en el orden inverso al que fueron desagrupados.
Cómo incorporar imágenes

Puede llegar a darse el caso de que nos fuera necesario mejorar el aspecto de la pla-
nilla mediante la incorporación de imágenes.
Galería de imágenes 3.0 de Microsoft
i (Todas las categoría

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Deportes y ocio
Fondos
Gente trabaiando
Hogar y familia
Industria
Metáforas
Naturaleza
Ocasiones especíale
Oficinas
Salud y medicina
T ransportes 1“ ¿«mentar
Viajes
imágenes en esta
categoría'. 9
Desplácese hacia abajo

para yer más imágenes
Figura 6.21: Galería de imágenes
Para ello abriremos el menú INSERTAR y, optando por el comando Imágenes, ele-
giremos Imágenes prediseñadas. En el CD-ROM dispondremos de una elevada can-
tidad de imágenes prediseñadas y también podremos elegir, para insertar, fotos, so-
nidos y videos. Eligiendo la solapa adecuada y el ítem de nuestro interés podremos
llegar a obtener la figura 6.22.
Figura 6.22: Imagen colocada

Cómo procesar una imagen colocada

Al seleccionar la imagen colocada aparecerán las siguientes herramientas:
Insertar imagen desde archivo Permite elegir el archivo a colocar.
Control de imagen Permite cambiar el modo de la imagen.
Más/Menos contraste Permite ajustar el contraste de la imagen.
Más/Menos brillo Permite ajustar el brillo de la imagen.
Recortar Permite reducir la parte visible de la imagen, sin cam-

biar el tamaño; una vez seleccionada desplazaremos los
manejadores de la imagen hasta visualizar la parte de-
seada.
Estilo de línea Establece el grosor del recuadro.
Formato de imagen Permite acceder directamente a la solapa de control de

imagen (figura 6.23). También podemos llegar pulsan-
do con el botón derecho, menú contextual, Formato...,
etcétera, etcétera.
Definir color transparente Luego de pulsarla debemos seleccionar un color de la

imagen, que se convertirá en transparente, y así lo que
haya detrás de ésta se podrá ver a través de la misma.
Restablecer imagen Elimina todos los cambios hechos volviendo a la ima-

gen original; también podemos usar el botón Restable-
cer, de la solapa Imagen.
Colores y líneas J Tamaño
Recortar
Izquierda: 0,9 cm H
Derecha; -0,4 crn «Dái

*XJ
Control de imagen
£ptor;) ' , | Automático
Bríllg.; J
Contraste: J
Figura 6.23: Solapa de control de imagen

Figura 6.24: Video clip colocado
En caso de colocar un sonido, éste aparecerá representado por un icono, y en el caso

de los videos aparecerá el primer cuadro (figura 6.24). Para escuchar el sonido o ver
el video pulsaremos doble clic sobre el objeto. También podemos pulsar con el bo-
tón derecho del mouse sobre el objeto para abrir el menú contextual y acceder a los
comandos Reproducir, Edición, Reemplazar y Convertir, dependientes de Objeto ar-
chivo de sonido u Objeto video clip.
Al editar el sonido aprecerá la grabadora de sonido de Windows, tal como podemos
apreciarlo en la figura 6.25.
Figura 6.25: Editar sonido

Capítulo
Utilicemos la base de datos

WMwmmmmMfáMzMM
¡¡¡¡ü Wmm
Qué es una base de datos

Llamamos base de datos a un conjunto de información, estructurado en columnas y
renglones y, por lo general, ordenado de acuerdo con un determinado criterio. Cada
columna es un tipo distinto de dato, y cada renglón es un conjunto de datos corres-
pondiente al mismo ítem, producto o artículo.
Por ejemplo, en una biblioteca, la base de datos tendría las columnas (tipos de datos)
de Título, Tema, Autor, Idioma, Editorial, Fecha de edición, Número de páginas,
ISBN, etcétera, y cada renglón (conjunto de datos relativos al artículo libro) conten-
dría todos los datos correspondientes a un único libro. El conjunto de todos los ren-
glones y columnas conforma una base de datos.
Para familiarizarnos con la terminología empleada en informática, debemos tener
presente que cada columna es un campo, y que cada renglón conforma un registro.
Para manejar la información así estructurada, existen programas especiales, conoci-
dos como Administradores de Bases de datos. Las planillas de cálculo también pue-
den manejar bases de datos, pero con una menor capacidad y versatilidad, pues por
lo general se encuentran limitadas en cuanto a la cantidad de registros y a la diversi-
dad y complejidad de los comandos disponibles. El límite que nos impone Excel es
de aproximadamente 65.000 registros, puesto que ésta es la cantidad de líneas dispo-
nibles, mientras que un programa especializado de base de datos maneja millones de
registros. Veamos un ejercicio sobre el tema.
1. Diseñemos la planilla de la figura 7.1, que conformará una base de datos.
Figura 7.1: Una base de datos

Código, Descripción, Cantidad y Precio unitario son campos normales, en

tanto que Total es una celda calculada, por lo que colocaremos en E2 la fórmu-
la =C2*D2, y la copiaremos al rango E3:E13.
2. Guardemos ahora la planilla bajo el nombre Artículos del hogar.XLS.
También podemos utilizar este tipo de estructura para hacer listados de los artícu-
los de un negocio, los libros de una biblioteca, el personal de una empresa, los da-
tos de una agenda, etc.
En nuestro caso, los datos correspondientes a cada artículo conforman los registros.
Cuando creamos una base de datos, la condición principal es colocar en el encabezado
de cada columna un nombre de campo, el cual debe ser único y no repetirse; en ge-
neral, el primer registro debe estar completo.
Cómo definir el área de la base de datos

En anteriores versiones de Excel, para realizar operaciones sobre la base de datos
debíamos definirla como tal, para que los comandos que ejecutáramos pudieran re-
conocer el rango donde estaban ubicados los datos. A partir de la versión 5.0 no es
necesaria dicha definición explícita, ya que con ubicar la celda activa en cualquier
celda perteneciente a un listado que cumpla con las condiciones anteriormente dichas,
ese listado es reconocido como base de datos. De esta forma podemos tener varios
rangos de celdas que conformen bases de datos, y con sólo ubicarnos en el que desea-
mos procesar, se le aplicarán los comandos específicos.
Cómo trabajar con la ficha

Para efectuar un manejo simple de una base de datos, disponemos de un Formulario.
Excel crea instantáneamente un cuadro de diálogo en base a los datos de cada regis-
tro, y permite realizar las operaciones básicas; veamos:
Figura 7.2: Ficha de un registro

Utilicemos la base de datos 135
1. Ubiquémonos en D9.
2. Abramos el menú DATOS y optemos por Formulario; aparecerá la ventana de
la figura 7.2 que se muestra en la página anterior.
Podemos decir que el formulario es un panel que nos permite el manejo básico de la
base de datos; con él podremos ingresar, modificar y eliminar registros, y también
hacer búsquedas sencillas. Luego analizaremos operaciones más complejas, para las
que utilizaremos otras opciones del menú DATOS.
Cómo modificar un dato

1. Accionemos sobre la barra de desplazamiento del formulario para ver el resto de
los registros. Obsérvese que en la esquina superior derecha se indican el total de
registros en la base, y en cuál de ellos estamos ubicados.
2. Ubiquémonos en el quinto registro, Ccina 4 hornallas.
3. Ubiquemos el cursor sobre el recuadro Cantidad y demos un doble clic, quedan-
do así seleccionado. Escribamos 7 y pulsemos (Epter
4. Obsérvese que el dato cambia también en la celda C6 de la planilla (correremos
la ventana del formulario, si es necesario).
5. Pulsemos S para volver al quinto registro.
Nótese que el campo Total no tiene recuadroesto se debe a que el campo contiene
una fórmula y por lo tanto Excel evita que la modifiquemos por error.
Restaurar Si modificamos los campos de un registro, pero aún no hemos presionado

ÍEnter *4] o pasado a otro registro con la barra de recorrido vertical, podemos
emplear el botón Restaurar para deshacer las modificaciones introducidas.
Cómo cerrar el formulario

Cerrar 1. Pulsemos Cerrar
Debemos tener en cuenta que los cambios realizados durante el uso del Formu-
lario no pueden ser deshechos con el comando EDI CIO A Deshacer o con el
botón.
Cómo agregar un registro con el formulario

La ventana de formulario es el medio más adecuado para el ingreso de nuevos regis
tros a la base ya que nos muestra simultáneamente todos sus campos, además de per-
mitirnos un fácil acceso a los registros existentes para su edición/modificación.
O 1. Volvamos a entrar al formulario y pulsemos Nuevo. Los recuadros aparecen

vacíos y en lugar del número de registro, vemos la leyenda Nuevo registro.
2. Escribamos T Sabj¿] Televisor 33” TabM 1 ÍTabî] 3500 ÍEnter
3. Corramos el formulario y observemos la planilla; comprobaremos que el regis-

tro ha sido agregado al final de la base de datos.
Cómo eliminar un registro con el formulario

<■ * \ Microsoft: Excel
\
Se eliminará permanentemente el registro
presentado.
© [Aceptar] d Cancelar
Figura 7.3: Borrar un registro
■
O
í
1. Nos ubicamos en el registro 4 = Anafe.
Eliminar I 2. Pulsemos sobre Eliminar; aparece la ventana de confirmación de la figura 7.3.
3. Pulsemos sobre Aceptar. Observe que la planilla se comprime sin dejar ningún
espacio en blanco.
Cómo buscar registros con el formulario

Para buscar un registro, primero debemos establecer una condición. Una condición es
un valor o texto que debe coincidir con el contenido de un determinado campo.
Criterios | 1. Pulsemos sobre Criterios. Aparecerán todos los campos de la ficha en blanco.
Lo cine escribamos aquí no será tomado como dato a incorporar a la base sino
como patrón a comparar para obtener el registro buscado.
2. Pulsemos LEÍUÍD para ubicarnos en el campo Descripción y escribamos Tele.
Buscar siguiente 3. Pulsemos sobre el botón Buscar siguiente varias veces y nos mostrará los regis-
tros 5, 10 y 12.
4. Si pulsamos otra vez, oiremos un beep, por no haber más registros posteriores que
cumplan con la condición establecida: Comenzar la Descripción con "Tele".
Buscar anterior 5. Pulsemos Buscar anterior cuatro veces, pues si pulsamos una vez más se nos
indicará que no hay más registros anteriores que cumplan con el criterio.
6. Salgamos del formulario pulsando en el botón Cerrar.
Cómo filtrar datos

Cuando tenemos un listado y deseamos trabajar sólo sobre algunos datos, tenemos la
posibilidad de que Excel los seleccione y los presente en una forma muy prolija:
'rn/ 1. Estando ubicados en cualquier celda del listado, abramos el menú DATOS.
2. Optemos por el comando Filtro y luego Autofiltro.
3. Aparecen botones de flecha junto a cada nombre de campo (íigura 7.4).
FU mmzmm
A B C i# — •- -j¡j
1 Códigi ▼ | Descripción Cantida * Prec/o unM Tofí^j
2 T Televisor 20" 4 $ 620,00 1 $ 2.480,00
3 C Cocina 3 hornallas 6 $ 280,00 j $ 1.680,00
A T Tolos/icnr 1 /I" A /nn nn i i un nn 1
Figura 7.4: Botones de filtro
4. Pulsando sobre cualquiera de dichos botones se despliega un listado que contie-

ne un ítem por cada dato contenido en ese campo; probemos pulsando sobre el
del campo Código. Además aparecen ciertas opciones fijas tales como Todas,
Las diez más..., Personalizar, Vacías y No Vacías. Estas dos últimas si hay
"agujeros " en el listado.
5. Si pulsamos sobre el botón de flecha abajo del campo Cantidad y selecciona-

mos 4 obtendremos el listado de la figura 7.5.
V ’C •' ' ’V ' ■
¡¡pjggpareaaag — njxj
U Artículos del hogar.xls :’2 ‘vvA vV' ■ . * V.- •
.
A B c D r 1* *
.. JL
1 Códigi v 1 Descripción Cantida .1 Precio uni . | 7”oíí 41

2 T Televisor 20" 4 $ 620,00 i $ 2.480,00
4 T Televisor 14" 4 $ 430,00 $ 1.720,00 *****
10. .1 H Heladera T 4 $ 750,00¡1 3.000,00

Tí" T Televisor 3" (12V) 4 $ 120,00 $ 480,00
J4
•
\
í
15 >
>
z¡
M:< ,► ÑKHojal / Hü}a2 / lll J ±\\2
Figura 7.5: Datos filtrados
y Observe que el botón del campo en el que actúa el filtro se encuentra en coloi
azul, al igual que los números de las filas seleccionadas.
Códigjyr | 6. Podemos volver a pulsar en flecha abajo en cualquier campo para volver a se-
leccionar registros (de entre los que ya hemos seleccionado). Por ejemplo, selec-
cionemos T del campo Código. De esta forma aparecerán los registros que cum-
plan ambas condiciones a la vez.
7. De los campos Cantidad y Código seleccionemos la opción (Todas).
Las opciones fijas significan:
Todas Se muestra el listado completo (no hay filtro activo en este campo).
Las diez más. Se muestran los primeros 10 elementos, los 10 últimos, o el 10% supeiioi o el
10% inferior (lo veremos a continuación).
Personalizar Permite definir una expresión compleja (lo veremos más adelante).
Vacías Se seleccionan aquellos registros que no contengan datos, en este campo.

No vacías Se seleccionan aquellos registros que contengan un dato, en este campo.
Cómo seleccionar los diez primeros elementos o el 10%
Figura 7.6: Filtro automático de las 10 superiores
Seleccionando del campo Precio unit., la opción (Las 10 más...) aparecerá el cuadro
de la figura 7.6, el que nos indica que se seleccionarán los diez elementos superiores,
con lo cual el listado estará compuesto por los diez registros de más alto precio; fal-
tarán las filas 7 y 12.
Figura 7.7: Filtro automático del 30% inferior
Volviendo la columna Precio unit. a la opción (Todas); podemos elegir (Las 10

más...) del campo Cantidad y establecer que se liste el 30 por ciento inferior (figu-
ra 7.7) con lo que el listado quedará compuesto por el 30% de los elementos más es-
casos es decir, las filas 6, 8 y 13.
Cómo personalizar el filtro

Seguramente la opción más importante es establecer una expresión como filtro; por
ejemplo, seleccionar aquellos registros cuyo monto Total sea inferior a los $2400.
1. Desactivamos la opción de (Las 10 más...) del campo Cantidad.
2. Pulsamos en flecha abajo del campo Total y seleccionamos Personalizar.
3. Escribimos 2400.
4. Desplegamos el recuadro de condiciones y elegimos es menor que.
5. Al aceptar el cuadro de la figura 7.8 obtenemos el listado de la figura 7.9, en el
que faltan las filas 2, 6, 10 y 13.
6. Para desactivar el filtro suprimimos la marca del comando Auto filtro, dependien-
te del comando Filtro, en el menú DATOS.
Es posible utilizar comodines en el cuadro Filtros personalizados para cubrir-

nos ante posibles errores cometidos en el ingreso de datos; por ejemplo, podemos
seleccionar aquellos registros referidos a Televisión, Telev isor_y Te lev ¡sores in-
gresando como criterio =Televi
También podemos colocar dos criterios, los que deberán cumplirse simultánea-
mente para cada registro, si utilizamos la opciónV ! o disponer que un regis-
tro sea seleccionado cuando cumpla alguna de dos condiciones si utilizamos el
operador Q 0_
MIIJ.IÍIII1MIÍMM
Mostrar las filas en las cuales:
Total .
Jes menor que 3 2400
^ . .
ZJ r Aceptar
Y ro lili
míBHinm Cancelar
n ZJ
carácter individual
'
para representar cualquier serie de caracteres ,
Figura 7.8: Expresión de selección
Figura 7.9: Registros seleccionados
Cómo ordenar datos

Cuando pulsamos Orden ascendente se ordenarán los registros de la base de datos
a la que pertenece la celda activa (excluyendo la fila superioi; se supone contiene los
títulos) y en base a los datos de la columna a la cual pertenece la celda activa.
Solo se ordenarán los registros que estén a la vista; por lo tanto, si el autofiltro
está en funcionamiento (alguno de los botones aparece en azul o el númeto de los
encabezados de las filas es de color azul) y queremos ordenar el listado completo,
será preciso colocar todas las condiciones establecidas en la opción (Todas) o
desactivar el autofiltro.
: >N
i Si queremos ordenar a la inversa, pulsamos en Orden descendente.
1. Antes de ordenar, desactivamos el autofiltro.

N> |
i 2. Nos ubicamos en C9 y pulsamos Orden ascendente.

3. El listado queda ordenado, de menor a mayor, por el campo Cantidad.
Si deseamos ordenar un rango específico, primero deberemos seleccionarlo. Para
controlar perfectamente el procedimiento abriremos el menú DATOS y optaremos por
el comando Ordenar, con lo que aparecerá el cuadro de la figura 7.10.
Figura 7JO: Cuadro de diálogo Ordenar
En el recuadro Ordenar por especificamos el campo por el cual se ha de efectuar la

clasificación. En caso de que exista fila de títulos, se emplearán estos nombres en vez
de los nombres de columna, salvo que se desactive la opción Si/No al pie del cuadro.
Si hay datos que se repiten en la columna principal, podemos elegir un criterio secun-
dario de ordenamiento en el recuadro Luego por. Como vemos, podemos establecer
hasta un tercer nivel de clasificación.
Figura 7.11: Opciones
Pulsando el botón Opciones podemos establecer criterios especiales:

En el recuadro superior de selección podemos definir alguna lista como criterio de
ordenamiento, de modo que la clasificación no sea alfabética, sino dependiente del

orden de la lista definida, por ejemplo la predefinida: Lunes, Martes, Miércoles, etc.
o la personal: Coronel, General, etc. que definimos anteriormente.
Normalmente no se distingue entre letras mayúsculas y minúsculas, pero si activamos
la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas cuando aparezcan ítems idénticos, los
que comiencen con minúsculas precederán a los que estén en mayúscula.
Mediante las opciones del recuadro Orientación podemos definir si el ordenamien-
to se efectuará intercambiando filas, como hasta ahora, con Ordenar de arriba ha-
cia abajo, o intercambiando columnas con Ordenar de izquierda a derecha.
En caso de que seleccionemos un rango para ordenar, si Excel detecta que for-
ma parte de una base de datos que ocupa un rango más grande, aparecerá el car-
tel de la figura 7.12 que nos permitirá Continuar con la selección actual, o de-
jar que Excel asuma la base de datos completa activando Ampliar la selección.
.
Advertencia antes de ordenar
/■/ y/---;-.
mu
Microsoft Excel ha enconó ado datos junto a su Ordenar.,.
selección. Estos datos no serán ordenados ya que no
han sido seleccionados. Cancelar
r¿Qué desea hacer?
| (* ¡Ampliar la selección
1 C rcnhr»jar mn la selección actual
Figura 7.12: Advertencia de rango
Cómo obtener subtotales por grupo

Antes de crear los subtotales, es muy recomendable que el listado se encuentre
ordenado por el campo que emplearemos para crear los grupos, de modo que
conviene ordenar el listado por el campo Código.
Podemos obtener subtotales de los campos de un listado en una forma muy sencilla.
Subtotales
?ara cada cambio en:
código
Cancelar
Usar función:
¡Suma z] Quitar todos
Agregar subtotal a:
i Descripción Aj
í"~ Cantidad
f” Precio unit.
muMMUHii •*
F Reemplazar sübtotaies actuales

P §alto de página entre grupos
F Resumen debajo de los datos
Figura 7.13: Colocar subtotales

1. Ubicados en una celda cualquiera del listado...

2. Abrimos el menú DATOS y optamos por Subtotales (figura 7.13)
3. En el recuadro Para cada cambio en debemos definir el campo por el cual se
agruparán los datos; en nuestro caso escogemos Código.
4. En el recuadro Usar función colocamos la función que deseamos se aplique;
como queremos obtener un subtotal de precios, escogemos la función SUMA.
5. Por último, en el recuadro Agregar subtotal a: marcaremos los campos a los que
debe aplicarse la función; marcamos el campo Total y por fin damos Aceptar.
^ Mediante el recuadro Fundón podemos contar la cantidad de datos del grupo

(CUENTA), calcular un promedio del campo (PROMEDIO) o aplicar distintas
funciones estadísticas; máximo valor (MAX), valor mínimo (MIN), variación
(VAR), desviación estándar (DESVEST), etc.
Si ya existen subtotales en el listado, podemos reemplazarlos si está activa la opción
Reemplazar subtotales actuales, caso contrario los subtotales se agregarán a los
existentes. Si está activa la opción Salto de página entre grupos se agregará un salto
de página, de modo que cada grupo sea impreso en una página aparte. Normalmente
los subtotales se colocaran debajo de cada grupo, salvo que desactivemos Resumen
debajo de los datos, en cuyo caso se colocarán por encima. Si pulsamos sobre algu-
na de las celdas de totalización (por ejemplo E7, en la figura 7.14) veremos en la barra
de fórmulas =SUBTOTALES (9,E5:E6), lo que nos dice que se empleó la función
SUBTOTALES, que efectúa la operación 9: Suma sobre el rango especificado.
Figura 7.14: Subtotales colocados

La función Subtotales puede estar anidada consigo misma, pues no toma en cuenta los
resultados de funciones Subtotales abarcadas; para comprobarlo, revisar la función de
la celda E18.
Cómo manejar el esquema

Algunas operaciones de Excel generan esquemas, que se aplican cuando existe una
jerarquía en los listados de datos. Los esquemas nos ayudan a visualizar y manejar
estos niveles de forma que para hacer resúmenes no necesitamos borrar sino que
podemos ocultar parte de la información.
1. Pulsando en el botón menos ocultaremos el grupo correspondiente.
2. Pulsando en botón más volveremos a visualizarlo.
También podemos apagar o encender niveles completos, empleando los botones ade-
cuados del esquema.
Si lo deseamos, podemos crear nuestros propios esquemas seleccionando las celdas

a agrupar y pulsando Agrupar, botón que se encuentra en la barra de herramientas
Tabla dinámica.
Para desagrupar emplearemos el botón Desagrupar, de la misma barra, previa selec-

ción de las filas o columnas involucradas.
Quitar todos Para eliminar los subtotales (si Deshacer ya no es posible) abrimos el menú DATOS,
optamos por el comando Subtotales y pulsamos Quitar todos.
Cómo extraer datos que concuerden con un criterio

Tal vez la operación más importante a ejecutar, consista en extraer de la base de datos
un grupo de registros seleccionados mediante un criterio. Para ello usaremos un
Filtro avanzado. Comenzaremos por definir un criterio en el rango G13:G14
1. Ubicados en C1 pulsamos Copiar.
2. Nos ubicamos en G15 y damos Pegar. Luego terminamos con [Esc
3. Escribamos en G16 la expresión >4 y pulsemos [Enter ^
Ya indicamos cuáles serán los registros que extraeremos; ahora indicaremos qué cam-
pos extraeremos de esos registros, estableciendo el rango de extracción.
1. Seleccionemos el rango A1:B1
2. Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] ubiquémonos sobre DI y pulsemos. Con

estos dos pasos hemos hecho una selección múltiple: A1:B1 y DI
3. Abramos el menú EDICION y optemos por Copiar o demos [CtrT)[C
4» Ubiquémonos en A15
5. Abramos el menú EDICION y optemos por Pegar o demos [CtrlJjV

6. Terminemos pulsando [Esc
Procederemos ahora a extraer los datos especificados; éstos serán copiados desde el
área de base de datos al área de extracción.
Nos ubicamos en cualquier celda perteneciente al listado original.

Abrimos el menú DATOS, optamos por Filtro y luego Filtro avanzado.
En el recuadro Rango de la lista aparece especificado el rango de la base de datos
a la cual pertenece la celda activa.
Pulsamos en Contraer, el recuadro Rango de criterios, y allí seleccionamos
G15:G16
Volvemos al cuadro de diálogo completo, pulsando el botón Expandir.
La opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar tiene el mismo efecto que e\ fil-
tro automático utilizado anteriormente.
6. Activamos entonces, la opción Copiar a otro lugar.
7. Pulsamos en el botón Contraer, del recuadro Copiar a, que se acaba de activar,
y seleccionamos el rango A15:C15.
8. Cuando pulsemos Expandir obtendremos la figura 7.15.
9. Al Aceptar se extraerán al rango A15:C15 los registros del rango A1:E13 cuya
cantidad supere las 4 unidades, especificado en el rango G15:G16, obteniendo
el listado que muestra la figura 7.16.
Figura 7.15: Especificaciones de extracción de registros
Si activamos la opción Sólo registros únicos, no tendremos registros repetidos en el

rango de extracción. Para que dos registros sean iguales deben ser iguales los conte-
nidos de todos sus campos.
Figura 7.16: Datos extraídos
Cómo combinar varios criterios

Si el rango de criterio está compuesto por más de un campo, las condiciones coloca-
das en el mismo renglón deben darse simultáneamente (AND) para que un registro sea
seleccionado. Para seleccionar registros que cumplan una condición u otra (OR) de-
bemos ingresar ambas condiciones en renglones distintos.
Figura 7.17: Combinación AND utilizando dos campos
Ejercicio: Extraiga los registros que tengan una Cantidad superior a 4 y simultánea-
mente un Precio mayor a $100, como vemos en la figura 7.17.
Procedimiento: Componga el criterio que vemos en H15:H16 y no olvide que debe
seleccionarlo en el recuadro Rango de criterios.
En cambio, en la figura 7.18, un registro pasa al rango de extracción si cumple con
alguna de las dos condiciones: Cantidad > 4 "ó" Precio > $500; haga este ejercicio.
Recuerde que al seleccionar el rango de Criterio no debe abarcar renglones va-

cíos ya que esto haría que se seleccionen TODOS los registros, no habiendo nin-
gún procedimiento de selección.
| '¡¡3j Artículos del hogar, xls

| C 1 D| E . F G H llj
A* B . . . ....... ...... ,.
* Jk j
14 ! FA
15 Precio unit.
r
16 C Cocina 3 hornallas $ 280,00 |>4
í
17 c ÍCocina 4 hornalias ! $ 340,00 ]... >500
18
19
H
H
Freezer 4’
Heladera 7 1
1 $
: $
600,00
750,00 r
l
i i
1
i
i
20 R jRadiograbador GX-1 200 i $ 40,00 i... | 1 i _ i m
R Radio AM/FM 15,00 i
21 i $ ! i g¡|
22 R |Radio AM $ 8,00 l i Jw\
i i iw
23 T Televisor 33" 1 $ 3.500,00 1 I í í 1 ‘Wm
24 T Televisor 29" $ 1.300,00 1 ÍH

•P
■fe
25 T Televisor 20" 1 $ 620,00 i i í \
26 j i f \mwm
,
1 t I| i: í i
27 i . y... i
-.o. i i i
.......
.J ±JÍ*¿
Figura 7.18: Combinación OR utilizando dos campos
Precauciones al establecer el rango de extracción

Si no colocamos los nombres de los campos en el área de extracción, se extractarán
todos los campos del listado.
Cuando por rango de extracción seleccionamos sólo una fila, Excel empleará tantas
como necesite para acomodar todos los datos seleccionados.
En cambio, si abarcamos un rango, los datos extraidos sólo ocuparán dicho rango, pero
si se excede dicha capacidad aparecerá el mensaje que muestra la figura 7.19, en cuyo
caso, si contestamos afirmativamente, el programa continuará escribiendo a continua-
ción del rango, sobreescribiendo cualquier contenido de celda que encuentre a su
paso.
. .
• . ■ . ■
i
Microsoft Excel ^
litiBillllil
El rango de extracción no es lo suficientemente
grande como para recibir todas las filas extraídas.
Los datos por debajo del rango de extracción se
perderán. ¿Desea continuar con la extracción de
i- -.:,. ■ ■ 7
todos modos? : ' : 7 :■ ; y ;7 ■ • . ; 7 i.: ;; .. . .
. . :
- ■' y ■ ■ . '• Jggjfcfc ■ . .S •
...
• > \y -. '■ ■■ 'v ■='•■«'• ••
••vs w -. ■ • ■
«• ' -v e isíi O No
Figura 7.19: Advertencia de rango insuficiente
Si contestamos negativamente, obtendremos un conjunto parcial de los registros que

cumplan con el criterio.
La ventaja de elegir un rango consiste en poder limitar el lugar de extracción y poder
emplear las filas de la parte inferior de la planilla para cualquier propósito.
Cómo importar y exportar datos de/a otras aplicaciones

Cuando deseamos traer a Excel información contenida en un archivo creado con otra
aplicación, simplemente debemos abrir dicho archivo seleccionando el tipo del mis-
mo en el recuadro Tipo de archivo, del cuadro de diálogo Abrir.
En forma similar, para guardar información en algún formato específico de otra apli-
cación, deberemos seleccionar el tipo de archivo adecuado en el recuadro Guardar
como tipo, del cuadro de diálogo Guardar.
Los tipos de archivos disponibles que conoce Excel se ven en las figuras 7.20 y 7.21.
En el caso particular de guardar datos en formato de base de datos, por ejemplo para
dBASE III Plus, debemos cumplir con la condición de que en el primer renglón se
encuentren los nombres de los campos (sin repeticiones) y que exista el primer registro
completo para que se puedan determinar los tipos de campo. Los tipos de campo po-
sibles para dBASE III son: alfanumérico (carácter, texto), numérico, fecha, lógico y
memo. Para mayor información sobre el tema recomendamos consultar "Todo el
dBASE III PLUS en un solo libro", de nuestro sello editorial.
Libro de Microsoft Excel (*.xls)

Plantillar.xlt)
Texto con formato (delimitado por espacios) (*
Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt)
Todos ios archivos (*.*) J| Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)
Archivos de Microsoft Excel (*.xl*; Libro de Microsoft Excel 97 y 5.0/95 (*.xls)
Archivos de texto (*.prn; *.txt; *. C5V (delimitado por comas) (*.csv)
Archivos de Lotus 1-2-3 (*.wk?) Hoja de cálculo de Microsoft Excel 4.0 (*.xls)
Archivos de Quattro Pro para DOS Hoja de cálculo de Microsoft Excel 3.0 (*,xls)
Archivos de Microsoft Works (*.wl Hoja de cálculo de Microsoft Excel 2.1 (*.xls)
Archivos dBase (*.dbf) Libro de Microsoft Excel 4.0 (*.xlw)
Macros de Microsoft Excel 4.0 (*.x WK4 (1-2-3) (* wk4)
Gráficos de Microsoft Excel 4.0 (*. —: WK3,FM3 (1-2-3) (*.wk3)
Libros de Microsoft Excel 4.0 (*.xk WK3 (1-2-3) (*.wk3)
Hojas de cálculo (*,xls) WKljFMT (1-2-3) r.wkl) Ü
Áreas de trabajo (*.xlw) WK1,ALL (1-2-3) r.wkl)
Plantillas (* xlt) WK1 (1-2-3) (*wkl)
Complementos (*.xla; *.xll) WKS (1-2-3) r.wks)
Barras de herramientas (*,xlb) WQ1 (Quattro Pro para DOS) (*.wql)
Archivos 5YLK (*.slk) DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf)
Formato para intercambio de dato: DBF 3 (dBASE III) (*.dbf)
Copias de seguridad (*.xlk; *.bak) DBF 2 (dBASE II) (*. dbf)
Complementos (*.xla; *,xll) Texto (Macintosh) (*.txt)
Barras de herramientas (*.x.lb) Texto (OS/2 o DOS) (*.txt)
Archivos SYLK (*.slk) Texto (OS/2 o DOS) (*. txt)
Formato para intercambio de data CSV (Macintosh) (*-csv)
Copias de seguridad (*.xlk; *,bak) CSV (OS/2 o DOS) (*.csv)
Documentas HTML (*,html; *.htrn) T„ DIF (formato de intercambio de datas) (*.dif)
SYLK (vínculo simbólico) (*.sik) —
Complemento de Microsoft Excel (* ,xla) T.
Figura 7.20: Formatos importables Figura 7.21: Formatos exportables

‘
Capítulo
Manejemos ventanas
Cómo cambiar la ventana activa

1. Abramos las planillas: Producción del primer semestre.XLS, Sueldos.XLS,
y Artículos del hogar.XLS. Para hacer más rápido podemos seleccionar los tres
archivos manteniendo presionada [Ctrl] y así abrirlos simultáneamente.
Cuando crece la cantidad de ventanas de documento abiertas, es probable que se su-
perpongan unas a otras; de esta situación puede derivar que la ventana a la que ne-
cesitamos acceder no esté a la vista. En ese caso abrimos el menú VENTANA y en-
contramos que en la parte inferior disponemos del listado de todas las ventanas que
se encuentran abiertas, de donde seleccionaremos la que nos interesa. Para cambiar
rápidamente de una ventana a otra, también podemos emplear [Ctrl](F6
Cómo organizar las ventanas
Figura 8.1: Organizar ventanas
Como en toda aplicación Windows, podemos optar por organizar las ventanas en la
pantalla para poder así trabajar con todas al mismo tiempo. Empleando el comando
Organizar del menú VENTANA aparecerá el cuadro de la figura 8.1. Allí podremos
seleccionar cualquiera de los cuatro modos para acomodarlas. Estando las ventanas
visibles, basta dar un clic sobre la que necesitamos para activarla. Note que la ven-
tana activa siempre queda arriba, a la izquierda, o bien es la más grande.
Cómo manejar las ventanas

También disponemos, como ya sabemos, de los botones Minimizar, Maximizar \
Recomponer, para manejar las ventanas en pantalla.
Para cerrar un documento, además del comando ARCHIVO - Cerrar, disponemos del
botón Cerrar.
Cómo ocultar/mostrar una ventana

Cuando empleamos el comando Ocultar, disponible en el menú VENTANA, la ven-
tana activa desaparecerá de pantalla. Esto puede servirnos para hacer espacio sin te-
ner que esperar a que se guarde en disco si la cerráramos.
Para activar una ventana oculta abramos el menú VENTANA y optemos por Mostrar,
aparecerá la figura 8.2 indicando los documentos qué se encuentran ocultos. Selec- ■
donando alguna del listado y aceptando volverá a estar visible.
Figura 8.2: Ventanas ocultas
Cómo abrir una segunda ventana del mismo documento

F <3
AiUcoioi del huíjas rit 1
: g ■
* - j P
C 0 E : F;
lili Cantidad Prego unit
i :í Código Descripción Cantidad Precio unit total 16 í >4
2; ■; C Cocina 3 hornallas 6 $ 280,00 $ 1.680.00 17.: : > 500
Cocina 4 hornallas 71 $ 340,00 $ 2.380.00 wmi
H Fr«»f_*; i 1 $ 600,00 i $ 600,00
14 4 ► : ►| j\Hoja_l _,/ Hoja2 / Hoia3 /
H Heladera7' ' 4 $ 750 00 $ 3.000,00
; Radiograbador GX-1200 5: $ 40.00 : $
I Radio AM/FM 10 $ 15.00 $
I Radio AM 10 $ 8,00 $
■ Televisor 33" ii $ 3.500,00 i $ 3.5
T Televisor 29" 2 $ 1.300.00 $2.6
Código Descripción Precio unit
; Televisor 20" 4 $ 620,00 $ 2.4
16 c Cocina 3 hornallas i $ 280,00
T
Televisor 14"
i Televisor 3" (12V)
4
4
$
$
430,00
120,00
$ 1.7
$ 4
1? C
...
Cocina 4 hornallas $ 340.00

18 H Freezer 4' $ 600.00
► >|j\Ho¡al /HojaF7Tâ3 T 19 H Heladera 7' $ 750.00
20 R Radiograbador GX-1200 $ 40.00 :
2| R ’ Radio AM/FM $ 15.00
"22: R Radio AM $ 8,00
23 T Televisor 33" * 3.500.00
24 T Televisor 29 $ 1.300.00
T ! Televisor 20" $ 620.00
Figura 8.3: Varias ventanas de una misma planilla
Es factible abrir más de una ventana de una planilla para poder acceder a distintas
partes de ella simultáneamente.
1. Activemos la planilla Artículos del hogar y, abriendo el menú VENTANA, op-

temos por Nueva ventana. Podemos repetir, para obtener otra ventana más.
Manejemos ventanas 151
2. Organicemos en Mosaico. Observemos que como es la misma planilla, las ven-

tanas están numeradas en el título agregando :1, :2 y :3.
3. En el caso de una planilla como ésta, compuesta por tres áreas, podemos orga-
nizarías como indica la figura 8.3 para tener acceso a las tres simultáneamente.
' Recordemos que siempre se trata de la misma planilla, por lo que las modifica-
ciones que hagamos en cualquier ventana, las podremos ver en las demás. Si ha-
cemos modificaciones, la confirmación de grabación que aparece al salir apare-
cerá cuando cerremos todas las ventanas.
Cómo ver los datos con más detalle (Zoom)

Un recuadro de la barra de herramientas nos permite ampliar o reducir el tamaño de
visualización de la hoja de cálculo si pulsamos en el botón flecha abajo del recuadro
de Zoom. Podemos escoger cualquier factor o escribir un número y dar ÍEnter +■>)
También podemos abrir el menú VER y optar por el comando Zoom. Si selecciona-
mos un rango y elegimos la opción Selección, dicho rango se adaptará al tamaño ac-
tual de la ventana.
Cómo guardar la disposición actual de ventanas

Mediante el comando Guardar área de trabajo, disponible en el menú ARCHIVO,
podremos guardar la disposición actual de archivos abiertos y ubicación y tamaño de
ventanas, para poder retomar fácilmente la misma disposición en otra ocasión, me-
diante el comando Abrir.
Lo que se guarda es la disposición, no una copia de los archivos y sus datos.
Cómo dividir la ventana
Figura 8.4: Botones para dividir
Podemos dividir una ventana en dos o cuatro partes para trabajar con distintas zonas
de la misma planilla sin tener que abrir varias ventanas. La ventaja es que las partes
están sincronizadas y se moverán simultáneamente.
1. Abramos el menú VENTANA y optemos por Dividir.

2. Si la celda activa está en medio de la ventana, ésta aparece dividida en cuatro
partes, si se encuentra contra el borde izquierdo aparecen dos partes horizonta-
les, o dos verticales si está contra el borde superior. Otra forma de efectuar la
división es desplazar los botones tridimensionales (figura 8.4) que se encuentran
a la derecha y por encima de las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
3. Podemos pulsar con el moiise sobre las líneas de división (tanto horizontal como
vertical) y agrandar o achicar cualquiera de las partes para mayor comodidad.
4. Desplacemos la celda activa, primero en forma vertical y luego horizontal
5. Para eliminar la división, abramos el menú VENTANA y optemos por Quitar
división.
Figura 8.5: Ventana dividida
Observe que hay un manejador similar al de dividir ventana, en el lado izquier-

do de la barra de desplazamiento horizontal, que sirve para regular el tamaño de
la misma y poder ver más o menos solapas de hoja.
Cómo definir títulos

Si debemos trabajar con una planilla muy larga y necesitamos ver permanentemente
los encabezados de las columnas, será conveniente inmovilizar los mismos.
1. Activemos la ventana Artículos del hogar.XLS y pulsemos [CtrllHome,
2. Ubiquemos el cursor en la celda C2.
3. Abramos el menú VENTANA y optemos por Inmovilizar paneles.
4. Pulsemos (2 y @ muchas veces, y veremos que los encabezados por encima y a
la izquierda de C2 permanecen visibles.
5. Pulsemos [CtrUHomeJ y veremos que la nueva celda superior izquierda es C2.
1 Para anular la inmovilización de los encabezados abramos el menú VENTANA

y optemos por Movilizar paneles.
Si la ventana está dividida en partes sincronizadas, esta división determinará los

paneles inmovilizados.
Capítulo
Accesorios que facilitan nuestra tarea
Cómo colocar nombres a los rangos

Para referirnos a un determinado rango de celdas usualmente utilizamos sus coorde-
nadas, pero para facilitar la tarea podemos asignar nombres a los rangos, como lo
veremos a continuación:
En una planilla nueva, coloquemos números en el rango B2:B5
Ubiquemos el cursor en B6, pulsemos sobre Autosuma y luego [Enteré

Habremos colocado en B6 la sumatoria del rango B2:B5
3. Seleccionemos ahora el rango B2:B5 y, para asignarle un nombre, abramos el

menú INSERTAR y, optando por Nombre, elegimos Definir.
Alegar 4. Escribamos: Libros y pulsemos sobre Agregar.
Libros 5. Aceptemos y observaremos que cada vez que seleccionemos el rango B2:B5 apa-
recerá, en la barra de fórmulas, el nombre asignado.
Aplicaremos ahora el nombre definido a todas las fórmulas que tenemos en la plani-
lla.
1. Pulsemos sobre D3 para deseíeccionar el rango.
2. Abramos el menú INSERTAR, optemos por Nombre y elijamos Aplicar.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 9.1.
Figura 9.1: Aplicar nombres

3. Seleccionemos el nombre Libro a aplicar, y aceptemos.

4. Pulsemos ahora sobre B6 y observemos la barra de fórmulas; ahora la fórmula de
la celda B6 se refiere al rango por su nombre (figura 9.2)
Figura 9.2: Antes y después de aplicar nombres
Otra forma muy práctica de crear un nombre es emplear la propia barra de fórmulas.
1. Seleccionemos el rango E5:F10

2. Pulsemos en la barra de fórmulas, sobre el nombre de la celda activa.
3. Escribamos el nuevo nombre: Saldo lEnter
Cómo ir a una celda distante

fTáldcT Pulsemos en la barra de fórmulas sobre el botón de desplegar para que aparezcan los
nombres de rango definidos y, dando clic sobre Libros, se seleccionará dicho rango.
Si el nombre corresponde a una celda o rango distante, se desplazará la planilla has-
ta dicha celda.
Esto mismo lo podemos hacer mediante el comando Ir a del menú EDICION, con el
agregado de que veremos el listado de todas las celdas recientemente visitadas.
Cómo obtener un listado de nombres asignados

Pegar lista [ Pulsando el botón Pegar lista, del comando Nombre, dependiente del menú INSER-
TAR, podemos colocar en la planilla el listado de nombres existentes, junto con sus
respectivos rangos de celda asociados.
Cómo asignar nombres mediante textos existentes
Figura 9.3: Crear nombres desde la planilla

Accesorios que facilitan nuestra tarea 155
Si tenemos un listado de datos, como por ejemplo el de la figura 9.3, podemos asig-
narle los textos contenidos en el rango E3:E5 como nombres, a las celdas del rango
F3:F5 mediante un comando, sin tener que definir uno por uno.
1. Seleccionando el rango E3:F5

2. Abrimos el menú INSERTAR, pulsamos en el comando Nombre
3. Ahora optamos por Crear, elegimos la opción Columna izquierda y aceptamos.
4. Pulsando sobre las celdas F3, F4 y F5 veremos sus nombres en la barra de fór-
mulas.
Cómo colocar comentarios
Figura 9.4: Colocar un comentario
Es útil dejar comentarios asociados a las celdas, para aclarar cualquier aspecto que no
salte a la vista o no sea de fácil comprensión para otro usuario o para nosotros mis-
mos en un futuro, cuando tengamos que revisar o actualizar una planilla.
Estos comentarios pueden aparecer permanentemente, no aparecer a menos que los
llamemos, o indicar su existencia mediante una pequeña marca.
1. Ubiquémonos en F3, pulsemos el botón derecho del mouse y seleccionemos, del

menú contextual, el comando Insertar comentario.
2. Escribamos Préstamo otorgado por ¡a compra del auto.
3. Pulsando sobre los manejadores, podemos ajustar el tamaño del cuadro.
4. También es posible modificar el formato del comentario, como se hace con los
cuadros de texto o autoformas, como vimos en el Capítulo 6.
5. Para terminar pulsemos sobre cualquier celda y el comentario desaparecerá. Que-
dará en la esquina superior derecha de la celda un indicador de color rojo.
6. Cuando el puntero del mouse pase por encima de una celda que contiene un co-
mentario, el mismo aparecerá automáticamente, sin necesidad de cliquear.
Colocando como celda activa a la que contiene el comentario, podemos pulsar con el
botón derecho del mouse y optar por Modificar comentario para hacerle cambios.
Si deseamos eliminar un comentario optaríamos por Eliminar comentario.

Si deseamos que el comentario asociado a la celda permanezca siempre visible acti-
varemos el comando Mostrar comentario. Para volver al modo no visible empleamos
Ocultar comentario.
Figura 9.5: Barra de herramientas para comentarios

\
Si lo desea, puede activar la barra de herramientas Revisión (figura 9.5) para controlar
los comentarios de la planilla.
Podemos controlar el funcionamiento de todos los comentarios de la planilla si abri-
mos el menú HERRAMIENTAS y, seleccionando Opciones, elegimos la solapa Ver.
En ella hay una sección dedicada a Comentarios en donde podemos evitar su visua-
lización (Ninguno), que aparezca sólo el indicador, o que aparezcan todos los comen-
tarios en forma permanente.
El comentario queda asociado a la celda, por lo que si la copiamos, movemos u or-
denamos (dentro de una base de datos), el comentario siempre estará junto a la celda
en la que lo creamos.
Si deseamos copiar un comentario de una celda a otra, procedemos normalmente con
el comando Copiar, pero emplearemos Pegado especial en lugar de Pegar.
Al momento de imprimir, cuando utilicemos el comando Configurar página, depen-
diente del menú ARCHIVO, podremos acceder a la solapa Hoja para activar la im-
presión de los comentarios, (ver Capítulo 5).
Cómo encontrar un dato

Cuando sabemos que en una planilla existe un dato, pero no sabemos en qué celda se
encuentra, podemos localizarlo fácilmente con este método:
1. Abramos el menú EDICION y optemos por Buscar.
2. Escribamos tasa en el cuadro de la figura 9.6 y aceptemos.
El cursor se ubica en la celda que contiene el dato.
Figura 9.6: Buscar un dato

En el recuadro Buscar definimos si la búsqueda se realiza a partir de la celda actual

hacia la derecha {Por filas) o hacia abajo {Por columnas). Esta opción se emplea si
sabemos que el dato está repetido muchas veces, y queremos ahorrar camino.
Si en el recuadro Buscar dentro de: se encuentra la opción Fórmulas el texto se
busca entre los datos ingresados por el usuario en la planilla. Si elegimos Valores se
buscará entre resultados de fórmulas.
La opción Comentarios ejecuta la búsqueda entre los textos de los comentarios de cel-
das.
Si activamos la opción Coincidir mayúsculas y minúsculas, debe haber una corres-
pondencia exacta en la forma de escritura para que aparezca el dato.
Con la opción Buscar sólo celdas completas definimos si la palabra a buscar debe ser
completa o puede ser parte de otra; como ejemplo de este último caso, la palabra
u
miV\ se encuentra comprendida dentro de “similar”.
Cómo reemplazar un dato por otro

Si empleamos el comando buscar para localizar datos porque deseamos cambiarlos
por otros, será más conveniente recurrir al comando de reemplazar.
Podemos hacer que Excel busque un dato determinado y que al encontrarlo nos pre-
gunte si deseamos reemplazarlo por otro, previamente definido. También es posible
hacer una búsqueda y reemplazo global, sin tener que dar confirmación por cada ocu-
rrencia del dato buscado (cuadro de la figura 9.7).
Figura 9.7: Reemplazar un dato por otro
Reemplazar... j '•r 1. Podemos emplear el comando Reemplazar, del menú EDICION o, desde la ven-
tana del comando Buscar, pulsar sobre el botón Reemplazar.
2. En el recuadro Buscar indicamos la palabra o frase a buscar.
3. En el recuadro Reemplazar con indicamos la palabra o frase que reemplazará a
la buscada.
Buscar siguiente 4. Pulsamos Buscar siguiente para comenzar la búsqueda

5. Ahora tenemos dos alternativas: podemos pulsar Reemplazar para cambiar un
texto por otro; o volver a pulsar Buscar siguiente para proseguir sin cambiar.
\' _
Reemplazar todas 6. En caso de pulsar Reemplazar todas se efectuarán todos los reemplazos sin que
se nos pida confirmación.
Cómo hacer una selección especial de datos

En muchas ocasiones es conveniente hacer una selección múltiple para evitar utilizar
el mismo comando varias veces, pero si los datos a seleccionar cumplen con un cri-
terio determinado, podemos hacer una Selección especial.
Figura 9.8: Selección especial
1. Primero seleccionemos un rango que abarque a todos los datos que deseamos
queden seleccionados.
Especial... 2. Abramos el menú EDICION, optemos por Ir a, y pulsemos Especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo Selección especial (figura 9.8)
3. Elegimos el tipo de contenido que deba tener una celda para ser seleccionada y
aceptamos; las celdas que queden seleccionadas serán las que cumplan con la
condición. A continuación daremos la explicación de estas condiciones:
Comentarios Serán seleccionadas aquellas celdas que contengan un co-

mentario.
Constantes Se seleccionarán aquellas celdas que contengan un dato

fijo, del tipo de los que se encuentren tildados en las casi-
llas que siguen más abajo. Los tipos de constantes pueden
ser: Números, Textos, Valores lógicos o Errores.
Celdas con fórmulas Se seleccionarán las celdas que contengan una fórmula (es
decir, cuyo contenido comienza con =) del tipo de los que
se encuentren tildados en las casillas que siguen más aba-
jo. De la misma forma que para las constantes, podemos
subdividirlas en fórmulas numéricas, de texto, las que re-

sultan en valores de cierto o falso, y las que dan error.
Celdas en blanco En este caso se seleccionarán las celdas que se encuentren

vacías (hasta la columna más a la derecha que contenga da-
tos)
Región actual Seleccionaremos las celdas que rodean a la celda activa y

que contienen datos.
Matriz actual Selecciona toda la matriz (si existe) a la que pertenece la

celda activa.
Objetos Selecciona todos los gráficos y dibujos existentes en la pla-

nilla. Nota: se ignora el rango previamente seleccionado.
Diferencias por fila Selecciona aquellas celdas cuyo contenido sea diferente al
contenido de la columna en que se encuentra la celda acti-
va. Para cambiar la celda activa una vez seleccionado el
rango previo, debemos mantener presionada [Ctrl]
Diferencias
por columna Igual a Diferencias por fila, pero comparando en sentido
vertical.
Celdas precedentes Selecciona las celdas de las cuales dependen las celdas que
contienen fórmulas del rango seleccionado. Podemos optar
por seleccionar sólo las del último nivel (Directamente
relacionadas) o todos los niveles involucrados.
Celdas dependientes Es idéntica a Precedentes, pero seleccionando las celdas
que dependen de las que se encuentran dentro del rango
seleccionado.
Ultima celda Selecciona la celda que se encuentra en el borde inferior

derecho de la planilla. El tamaño de la planilla se determi-
na por la columna más a la derecha y la fila inferior que
contengan al menos una celda con dato o formato. Presio-
nando [End] y luego [Home] logramos el mismo efecto.
Sólo celdas visibles Cuando existen celdas ocultas dentro del rango selecciona-
do, esta opción las excluye de la selección.
Celdas con formatos
condicionales Selecciona todas las celdas de la planilla que tengan apli-
cado un formato condicional (Todos) o solamente a las que
tengan el mismo formato condicional que la celda activa.
Para cambiar la celda activa una vez seleccionado el rango
previo, debemos mantener presionada [Ctrl], Nota: se ignora
el rango previamente seleccionado.
Celdas con
validación de datos Selecciona todas las celdas de la planilla que tengan im-
puesta una condición de validación de datos (Todos) o sólo
a las que tengan la misma condición que la celda activa.
Para cambiar la celda activa una vez seleccionado el rango
previo, debemos mantener presionada [Ctrl], Nota: se ignora
el rango previamente seleccionado.
Cómo realizar una corrección ortográfica

Al pulsar el botón Revisar ortografía, Excel comenzará a revisar la ortografía del
texto de la planilla y mostrará cualquier palabra que le sea desconocida en un cuadro
como el de la figura 9.9.
Figura 9.9: Corrección ortográfica
Cambiar Del listado de sugerencias seleccionamos la palabra correcta y damos Cambiar.
Omitir En caso de que la palabra fuera correcta, pulsamos Omitir, para ir a la siguiente.
Agregar Podemos agregar la palabra al diccionario PERSONAL.DIC mediante Agregar.

sv A í ' f's :
Omitir todas Podemos ignorar todas las futuras correcciones de esta palabra con Omitir todas.
Cambiar todas Esta otra opción hará que ante toda futura ocurrencia de esta palabra, se tome siem-
pre la misma acción, con Cambiar todas.
Deshacer Si hemos caído en la cuenta de que no correspondía ejecutar la última corrección, pul-
samos Deshacer.
Cerrar En caso de querer finalizar la corrección abruptamente pulsamos Cerrar.
Sugerir Mientras la opción Sugerir siempre esté tildada, ante cualquier palabra desconoci-
da aparecerán los posibles reemplazos. En caso contrario, para obtener dicho listado
debemos pulsar el botón Sugerir.
Si ante una palabra errónea pulsamos el botón Autocorrección, además de ejecutar

la acción del botón Cambiar, la palabra mal escrita, junto con su reemplazante, se
agregarán al listado de Autocorrecciones (lo veremos a continuación).
P Omitir! Cuando la opción Omitir MAYUSCULAS está tildada, evita que el proceso de or-
tografía revise las palabras escritas con letras mayúsculas.
Cómo funciona la autocorrección

En el programa existe una tabla de palabras mal escritas en la que figura junto a cada
una de ellas la correspondiente palabra correcta. La autocorrección funciona en for-
ma permanente, y en caso de que escribamos una de las palabras incorrectas, Excel
la reemplazará automáticamente por la adecuada, sin ningún tipo de notificación o pe-
dido de confirmación.
1. Por ejemplo, escribamos en una celda el texto Cuando tomamos uan

2. Al pulsar el espacio uan se cambiará automáticamente por una.
3. Luego continuaríamos escribiendo decisión...
Cómo definir nuevas autocorrecciones
Figura 9.10: Definir nueva palabra
Si nos damos cuenta de que cometemos con determinada palabra un frecuente error
de escritura, podemos incorporarla a la lista de palabras sujetas a la autocorrección.
Para ello abrimos el menú HERRAMIENTAS y optamos por el comando Autocorrec-
ción, con lo que aparecerá el cuadro de la figura 9.10.
ItjiilSSMfiR
figregar Insertaremos la palabra equivocada en el recuadro Reemplazar y la correcta en Con,

pulsando luego el botón Agregar.
Eliminar A medida que escribimos, el listado tratará de ubicar si la palabra ya figura. En caso
i»*»**.
afirmativo aparecerá seleccionada, y podremos eliminarla pulsando sobre Eliminar.

Reemplazar También podemos efectuar una corrección y pulsar sobre Reemplazar.
La opción Reemplazar texto mientras escribe activa o desactiva esta herramienta.
Disponemos además de tres opciones extra, que funcionan como se detalla:
Activando la opción Corregir DOs MAyúsculas SEguidas eliminará este tipo de
error; el programa dejará sólo una mayúscula.
En caso de activar Poner en mayúscula la primera letra de una oración, cada vez
que escribamos punto y seguido la próxima letra se convertirá a mayúscula.
Por último, la opción Corregir el uso accidental de bLOQ MAYUS invierte el efec-
to de haber escrito la inicial en minúscula y el resto en mayúscula debido a que no nos
dimos cuenta de que la tecla [CaPsLQckJ estaba presionada (ver el indicador luminoso en
el teclado).
Recordemos que al efectuar una corrección ortográfica, si pulsamos el botón

Autocorrección, las palabras detectadas se agregarán al listado de autocorrección
para evitar así futuras ocurrencias.
Excepciones de auloconección
letra inicial j MAyúsculas 1 Nidales j IMjjB

¡¡¡|||S|llfft
No poner mayúsculas después de:
11
P ¡
it. grabar :
1 izda. /'■'í/./ii
<
izq.
juz.
i ... L. 'üi
Lda. í M )\
lib. g§
«Sil
i*
IllilS
' f/pc * ' . __
Aceptar I Cancelaf |
Figura 9.11: Incorporar excepciones
Excepciones.,. Es posible que, mientras trabajamos, nos demos cuenta de que a veces resulta molesto
que Excel efectúe ciertas correcciones; en estos casos, en vez de desactivar la herra-
mienta de autocorrección, es posible definir excepciones pulsando sobre el botón
Excepciones, con lo que aparecerá el cuadro de definición que muestra la figura 9.11.
Cómo revisar las fórmulas

Al momento de revisar una planilla llena de fórmulas, disponemos de varias herra-
mientas diseñadas especialmente para facilitar este trabajo.
Teniendo en la celda B6 la fórmula SUMA, colocamos en A8 la función:
=PROMEDIO(B2:B3) y en C7 la fórmula =B4*3
Modificar referencias a celdas

Ubicados en C7 pulsemos (ED para entrar al modo de edición y veremos que cada
celda que compone la fórmula (en este caso sólo B4) aparece resaltada en un color
distinto, y la propia celda B4 en la planilla, también aparece recuadrada en dicho color
(figura 9.12).
A
.../-V . B C D
1
2 1
3 2
4 2,
4
. ... w......
9
7 =64*3
8 1.5
Figura 9.12: Referencia a una celda
Esto nos facilita el reconocimiento de las celdas que se emplean para resolver la pre-
sente fórmula. Podemos pulsar sobre este recuadro de la celda B4 y desplazarlo has-
ta reubicarlo sobre, por ejemplo, la celda B6 y de esta forma modificar la referencia
de una fórmula, mediante el mouse.
A Q n
c*
1
2 1
3 2
4 2
5 4
6 9
7 27
8 =PRÜMEDIO(B3:65)
_3_
Figura 9.13: Referencia a un rango
En el caso de la función en A8, cuando la editemos aparecerá recuadrado todo el rango

al que hace referencia. Podemos reubicar este rango como en el caso anterior, o tam-
bién variar su tamaño si empleamos el manejador de dicho recuadro (figura 9.13).
Rastrear precedentes y dependientes
Figura 9.14: Barra de auditoría
El método anterior tiene dos desventajas: implica editar la celda (cosa que puede ser
peligrosa) y veremos una sola por vez. Para hacer un seguimiento más efectivo de un
complejo sistema de fórmulas y referencias, es preferible utilizar las herramientas de
auditoría. Para acceder a las mismas, abrimos el menú HERRAMIENTAS, optamos
por Auditoría, y elegimos el comando Mostrar barra de auditoría.
Figura 9.15: Rastrear precedentes \

n+o
Ubicándonos en A8 y pulsando Rastrear precedentes, veremos las celdas cuyo con-

tenido afecta directamente a A8, en este caso el rango B3:B5. Ahora podemos acti-
var C7 y volver a pulsar Rastrear precedentes. Si seguimos pulsando este botón, irán
apareciendo flechas desde las celdas cuyo contenido afecta indirectamente a la cel-
da activa, es decir, los niveles anteriores al actual (figura 9.15).
A medida que pulsemos Quitar un nivel de precedentes (ubicados en C7) iremos
eliminando las flechas.
Para eliminarlas todas simultáneamente, pulsamos Quitar todas las flechas.
Podemos dar doble clic sobre la flecha para desplazar la celda activa al origen o
al final de la flecha (esto es particularmente útil cuando la flecha es muy larga).
A i B | C j D
1
—
1 i
3 2
4 ? 2l i
5 4!
y* \ ::
6 9
7 27!
1
8 2 ¿B666667
_J3
Figura 9.16: Rastrear dependientes
Por el contrario, si en vez de querer rastrear las celdas que afectan a la activa, desea-
mos averiguar a qué celdas afecta la activa, empleamos el botón Rastrear depen-
dientes, y habiendo estado ubicados, por ejemplo, en B4, hubiéramos obtenido la fi-
gura 9.16, en la que vemos que afecta a B6 y a A8. Podemos seguir pulsando Rastrear
dependientes para ver todas las celdas que afecta.
Para eliminar las flechas nivel por nivel empleamos Quitar un nivel de dependien-
tes o el más general Quitar todas las flechas.
Cómo rastrear errores

Seguramente más de una vez aparecerá un mensaje de error en una celda y el mismo
no se deberá a un error en la propia celda, sino que viene arrastrado de otras anterio-
res. En estos casos desearemos investigar el origen del mismo.
A
^ •. R
v C 0
• -.-.i i
1 s
1
üd frALORH —• aaa
li 2
5 j 4
6 1 i VALQR!
7 j ^WjVALOR!
8 1 #jVALOR!
Q 1
Figura 9.17: Rastrear un error
Por ejemplo, ingresemos en la celda B3 la fórmula =C3*2 y en C3 el valor 1, con lo

que el resultado en C7 es correcto. Si ahora colocamos en C3 el texto aaaÍEnter
provocaremos un error. Suponiendo que deseáramos saber de dónde proviene el error
que aparece en C7 (sabemos que ésta contiene el resultado final) nos ubicamos en esa
celda y pulsamos el botón Rastrear error, con lo que obtendremos un camino de fle-
chas rojas (figura 9.17) hasta la que genera el error y luego azules hacia las celdas
precedentes.
Validación sobre fórmulas
Figura 9.18: Marcar resultados inválidos
Como vimos anteriormente, empleando el comando Validación, del menú DATOS,

podemos asignar restricciones a una celda de modo que un usuario no pueda ingre-
sar datos inválidos en la misma.
Veamos qué ocurre en el caso de que aplicáramos este comando a una celda que con-
tenga una fórmula.
Ingresamos en C3 el valor 2 para hacer desaparecer el error.
Nos ubicamos en C7, abrimos el menú DATOS y optamos por Validación.
Como criterio de validación ingresamos Permitir: Decimal menor que 50.
De forma similar colocamos en B6 la restricción Decimal menor que 20.
Ingresamos en C3 el valor 14, con lo que en B6 obtendremos 35 y en C7 105.

Estos resultados violan las condiciones impuestas y no ha pasado nada.
*
Pulsemos el botón Rodear con un círculo datos no válidos, con lo que dichas
violaciones aparecerán como lo muestra la figura 9.18.
7. Si cambiamos el valor en C3 a 6 y volvemos a pulsar Rodear con un círculo

datos no válidos veremos que se actualizan las marcas que deban aparecer.
8. Si deseamos simplemente eliminar los círculos, pero sin corregir la planilla, pul-
saremos Borrar círculos de validación.
Control de cambios
Si deseamos llevar un control sobre los cambios que se efectúan a una planilla por obra
de uno o varios usuarios, nada mejor que recurrir ^1 comando HERRAMIENTAS -
Control de cambios - Resaltar cambios, con lo que aparecerá el cuadro de la figura
9.19, en donde, además de activar el modo de seguimiento, se da a compartir el libro
a otros usuarios de una red (ver Capítulo 12).
Figura 9.19: Activar el control de cambios
Podemos definir Cuándo (en qué momento), por Quién (a qué usuarios controlar) y
Dónde (a un determinado rango o a toda la planilla). Luego de aceptar se guardará el
libro para actualizar la versión que figura en el disco.
A partir de ahora, en cada celda que sea modificada aparecerá un recuadro con una
esquina resaltada, como vemos en la figura 9.20. Además se adjuntará un comenta-
rio indicando Quién ha efectuado el cambio, la fecha y hora del mismo y la acción rea-
lizada.
Al guardarse la planilla, la misma se actualizará con los cambios que pudieran haber
hecho los demás usuarios desde otras PC's de la red, y en ese momento tendremos a
la vista la última versión de la misma.
Figura 9.20: Cambios que se han introducido, marcados y anotados

Para el caso de que algunos datos no nos satisfagan podemos utilizar el comando HE-
RRAMIENTAS - Control de cambios - Aceptar o rechazar cambiosy para depurar
las modificaciones introducidas.
Figura 9.21: Revisión de los cambios introducidos
En tal caso aparecerán sucesivos cuadros como el de la figura 9.21, en los que podre-
mos analizar el historial de modificaciones efectuadas en cada celda. De esta forma
estaremos en condiciones de seleccionar la modificación que consideremos correcta,
o inclusive volver a la situación original.
'
Capítulo
Operaciones con archivos
Cuadros de diálogo Abrir y Guardar como

Tanto cuando estamos en el cuadro Abrir, como en el de Guardar como, podemos
efectuar ciertas operaciones con los archivos y las carpetas, que normalmente se ha-
rían desde las ventanas de Mi PC o desde el Explorador de Windows.
Estas operaciones pueden llevarse a cabo utilizando el comando correspondiente de
los menús contextúales o bien pulsando los botones disponibles.
Administración de archivos
Pulsando sobre el nombre de un archivo con el botón derecho del mouse, se desplie-
ga un menú contextual del cual podemos escoger el comando que deseamos efectuar.
■. y ,&.■ •.
Abrir como dejólo lectura

Abrir como copia
guardar
Enviara ► Enviara
Cortar Cortar
gopiar
Lreaí acceso directo Crear acceso directo

Eltrrrtar Ejtminar
Cambiar nombre gambiar nombre
Propiedades Propiedades
Figura 10.1: Comandos aplicables al archivo seleccionado en las ventanas Abrir y Guardar,
respectivamente
Los comandos que podemos emplear sobre archivos son:
Abrir (sólo vent. Abrir) Abre el archivo seleccionado, igual

que dar doble clic e igual que seleccionando y pulsando
Abrir.
Abrir como de sólo lectura (sólo vent. Abrir) Abre el archivo y no permite guardarlo
con el mismo nombre, modo que se indica con el cartel
de [Sólo lectura] en la barra de título de la ventana. En
caso de introducir modificaciones, obligatoriamente
deberemos asignarle un nuevo nombre al guardarlo.
Abrir como copia (sólo vent. Abrir) Abre el archivo, pero lo renombra
automáticamente como Copia de... para que al guardar-
lo tengamos un archivo original y otro denominado
Copia de XXXX conteniendo las últimas modificaciones.
Imprimir (sólo vent. Abrir) Imprime el archivo.
Guardar (sólo vent. Guardar) Almacena el archivo en cuestión
con el nombre del que seleccionamos.
Los datos contenidos en el archivo elegido se pierden.
Figura 10.2: Destinos de Enviar a
Enviar a Efectúa una copia del archivo seleccionado al destino

elegido en la figura 10.2 (los destinos disponibles depen-
den de la configuración de la computadora).
Cortar Envía el archivo al Portapapeles de Windows, eliminán-
dolo del subdirectorio cuando empleemos el comando
Pegar en otra carpeta. Si no damos el comando Pegar,
el proceso se aborta.
Copiar Envía una copia del archivo al Portapapeles de Windo-
ws. Luego debemos ubicamos en la carpeta de destino
y utilizar el comando Pegar.
El comando Pegar aparece en el menú contextual de administración de carpe-

tas (ver a continuación).
Crear acceso directo Crea un acceso directo al archivo seleccionado, en la
carpeta actual. Generalmente, luego de crear el acceso
directo, lo moveremos a otra carpeta.
Eliminar Borra el archivo enviándolo a la Papelera de reciclaje,
previa confirmación.
Cambiar nombre Nos permite renombrar un archivo. Podemos evitar el
uso del menú contextual si después de seleccionar el
archivo volvemos a dar clic sobre éste, pero dejando un
intervalo de tiempo suficiente como para que no sea
detectado como un doble clic (en cuyo caso se abrirá el
Operaciones con archivos 171
archivo). Inicialmente el nombre aparece seleccionado,

si damos un tercer clic aparecerá el cursor normal de
texto.
Propiedades Permite modificar las propiedades del archivo.
Administración de carpetas
Pulsando sobre el nombre de una carpeta con el botón derecho del mouse, se despliega
un menú contextual del cual podemos escoger el comando que deseamos ejecutar.
Abrir
Explorar
Compartir.
Enviar a ►
Cortar
Copiar
Pegar
Crear acceso directo

Eliminar
Cambiar nombre
Propiedades
Figura 10.3: Comandos aplicables a la carpeta seleccionada
Abrir Abre la carpeta seleccionada, igual que dar doble clic e

igual que seleccionando y pulsando Abrir.
Explorar Invoca al Explorador de Windows (con esta carpeta).
Compartir Permite establecer las condiciones de compartición, para

que otros usuarios conectados en red puedan acceder a
los archivos que contiene esta carpeta.
Pegar Transfiere a la carpeta seleccionada el contenido del

Portapapeles y que ha sido colocado allí mediante el co-
mando Copiar o Cortar (ver Administración de archi-
vos). Para confirmar el resultado de la operación debe-
remos ingresar a la carpeta.
En cambio, si lo que deseamos es pegar el contenido del Portapapeles en la car-

peta actual que está seleccionada en el cuadro de diálogo, deberemos pulsar el
botón derecho del mouse sobre un área en blanco. Para obtener un área en blan-
co cuando el listado de archivos es muy largo, debemos activar la visualización
en el modo Detalles y reducir el ancho de los encabezados de las columnas para
obtener espacio en el costado derecho.
También disponemos de los siguientes botones:

Subir un nivel Pulsando sobre este botón volvemos a la carpeta del ni-
vel inmediato superior.
Buscar en el WEB Permite acceder y navegar por Internet. Consulte el
Capítulo 17 para mayor información.
Buscar en Favoritos Mediante el botón Buscar en favoritos podemos acce-
der fácilmente a la carpeta C:\Window\Favoritos, en
donde podemos colocar los archivos que más utilizamos.
Pulsando nuevamente, retornamos a la carpeta de la cual
partimos.
¡2p Mis documentos Acceso directo a carpeta También podemos saltar al subdirectorio Mis docu-
mentos desde la carpeta Favoritos, pulsando doble clic
sobre el acceso directo Mis documentos.
Agregar a Favoritos (sólo vent. Abrir) Pulsando este botón aparece un menú
con dos opciones: a) agrega a la carpeta
C:\Windo w\Fa vo ri tos
un acceso directo a la carpeta en la que estamos ubica-
dos y b) agrega a la carpeta
C:\Window\Favoritos un acceso directo al archivo selec-
cionado.
Crear carpeta nueva (sólo vent. Guardar) Crea una nueva carpeta a partir del
nivel actual.
Comandos y configuración Ver a continuación Comandos y configuración.
Modos de visualización en los cuadros de diálogo

Lista Permite ver únicamente los nombres de archivos. Tiene
la ventaja de acomodar en la ventana gran cantidad de
archivos.
Detalles Aparecerán las columnas de Tamaño, Tipo y Fecha de
última modificación de cada uno de los archivos conte-
nidos en la carpeta.
fot>ü
Propiedades Permite ver las propiedades del archivo seleccionado,

como lo muestra la figura 10.4.
PC» O
Vista previa (sólo vent. Abrir) Permite ver el contenido del archivo
seleccionado, antes de abrirlo, como lo muestra la figura
\!/ 10.5.
7^>
Para obtener la prevista, es indispensable que esté activada la opción Guardar
imagen preliminar, en la solapa Resumen, al guardar el archivo. Para acceder
a dicha solapa abrimos el menú ARCHIVO y optamos por el comando Propie-

dades.
n formulas con hipervinculo.xls Autor: Gaby

internet 1 .xls Guardado por: Gaby
libro con macros.xls
Aplicación: Microsoft Excel
9 Libro origmal.xls
Impreso: 10/04/1997 13:16
Libro3.xls
Creado: 21/03/1997 17:19
Libro31.xls
Modificado: 02/05/1997 12:15
e Libro32.xls Organización: GYRS.R.L.
Libro33.xls Tamaño: 26112
Producción del primer semestre.xl 1
reanudar, xlw
Relojes,xls |
Figura 10.4: Propiedades del archivo seleccionado
Figura 10.5: Vista previa del archivo seleccionado
Comandos y configuración
Comandos _y configuración Pulsando este botón (que aparece en los cuadros de diá-
logo Abrir y Guardar como) dispondremos de varios
comandos. Algunos ya fueron explicados anteriormen-
te, y los que no, son los siguientes:
Ordenar el listado
Optando por el comando Ordenar, aparecerá la ventana de la figura 10.6, en la que
podemos determinar la columna que define el orden del listado de archivos.
■ '• ' .■ '
¡OfdenauJor
j uraenar pur
j
Nombre |Í!| (• Ascendente

| 1
! I F Descendente j
L Tamaño
Tipo
- Modificado
Figura 10.6: Determinar el ordenamiento del listado

Ampliar el listado
Si activamos la opción Buscar en subcarpetas aparecerán listados los archivos con-
tenidos en la carpeta actual y también los que se encuentren en las carpetas que de-
pendan de la actual. Mientras se encuentre activa la opción Agrupar archivos por
carpeta el listado mostrará los archivos de cada carpeta, de lo contrario todos los
archivos aparecerán juntos en un listado no pudiendo identificar su ubicación (esto
provoca que aparezcan juntos los archivos que tengan igual nombre y se encuentren
en carpetas distintas).
Cómo conectarse a una unidad de red
Figura 10.7: Conectarse a una unidad de red
Optando por el comando Conectar a unidad de red aparecerá el cuadro que muestra
la figura 10.7, mediante el cual podremos tener acceso a un disco en otra computa-
dora de la red. En el recuadro Unidad: debemos elegir el nombre de unidad que le
asignaremos, de entre todas las disponibles en nuestra PC. En el recuadro Ruta de
acceso: debemos colocar el nombre de la computadora a la cual deseamos acceder,
precedido de doble barra inclinada, y a continuación el nombre del dispositivo a ac-
ceder (este nombre lo crea el usuario que es propietario del dispositivo).
Cómo agregar direcciones FTP

Agregar o modificar ubicaciones FTP
hombre del sitio FTP:

Aceptar
microsoFt.com
i Iniciar Cancelar
lilflii
Pfódifícar
Figura 10.8: Direcciones FTP

Mediante el comando Agregar o modificar ubicaciones FTP podremos actualizar

nuestro listado de sitios en Internet de los cuales se pueden extraer archivos.
Cómo efectuar búsquedas avanzadas

Rogamos consultar a continuación, la sección Buscar archivos.
Cómo recortar la lista de archivos

I
Buscar los archivos que coincidan con estos criterios de búsqueda;
Nombre de archivo: Ja* Tj Texto o propiedad; fc eladera
lipo de archivo: [Archivos de Microsoft Excel (*.xl* y| Última rpodiPicación: |cualquier momento -y [ Nueva búsqueda
... , w«M«Mni
1 archivos encontrados.
Figura 10.9: Recortar la lista de archivos
Cuando nos encontramos en el recuadro Abrir archivo, podemos filtrar los archivos
que aparecen listados si completamos los recuadros de la parte inferior, como mues-
tra la figura 10.9.
Nombre de archivo Podemos introducir parcialmente el nombre y seguirlo de

un comodín asterisco (*) para representar la parte faltante.
Tipo de archivo Sólo se mostrarán los archivos cuya extensión coincida con
la especificada.
Texto o propiedad Los archivos deberán contener el texto especificado.
Ultima modificación La fecha de última modificación del archivo debe estar
comprendida en la condición seleccionada.
Buscar ahora Después de alterar el contenido de los recuadros, pulsamos en el botón Buscar aho-
ra, para que se actualice el listado de archivos.
Nueva búsqueda Para volver al listado completo de la carpeta seleccionada, damos Nueva búsqueda.
Cómo buscar archivos

Avanzada>., [ Pulsando el botón Avanzada... (que aparece sólo en el cuadro de diálogo Abrir) ac-
cederemos a una ventana en la cual podemos definir condiciones que deben cumplir
los archivos, para figurar en el cuadro de diálogo Abrir.
Por ejemplo, si necesitamos un dato que se encuentra en un archivo que imprimimos
la semana pasada...
I Sainar y¡ 1. Primero pulsamos Eliminar para suprimir la condición de buscar los archivos
de Excel que está seleccionada.
2. Del recuadro Propiedad escogemos Ultima impresión.
3. En el recuadro Condición escogemos la semana anterior.

i
Agregar a la lista 4. Ahora pulsamos Agregar a la lista.
Figura 10.10: Crear condiciones de búsqueda
5. En el recuadro Buscar en escribimos C:\ y activamos la opción adjunta Buscar

en subcarpetas.
Guardar búsqueda... 6. Pulsamos sobre Guardar búsqueda y le asignamos el nombre impresos.
Buscar ahora 7. Habiendo llegado a la figura 10.10, podemos pulsar Buscar ahora para volver
al cuadro de diálogo Abrir y efectuar la búsqueda, o pulsar el botón Cancelar
para volver sin efectuar la búsqueda.
8. En este último caso, podemos pulsar el botón Comandos y configuración y, op-
tando por el comando Búsquedas guardadas, elegir impresos.
La información que se emplea, tanto para recortar la lista de archivos, como para una
búsqueda, reside en un archivo de índice. Este archivo se crea durante la instalación
Búsqueda de Office para cada disco rígido que existe en nuestra PC y es actualizado automáti-
rápida camente. Estos índices cubren cualquier tema relacionado con los archivos de Offi-
ce y, si queremos aplicarlos sobre otro tipo de archivos, deberemos recurrir al icono
Búsqueda rápida que se encuentra en el Panel de control de Windows.
Cómo proteger archivos con contraseñas

Opciones... | Antes de guardar un archivo podemos pulsar en el botón Opciones (que aparece sólo
en el cuadro de diálogo Guardar como) el que desplegará el cuadro de la figura 10.11,
en el que podemos establecer dos palabras clave para impedir el acceso de personas
no autorizadas a nuestra información. Quien no conozca la palabra clave que coloque-
mos en el recuadro Contraseña de protección, directamente no podrá acceder al

archivo. En cambio, quien conozca la clave colocada en el recuadro Contraseña de
escritura, podrá leer la información, pero no modificarla. Antes de aceptar las con-
traseñas, éstas se verifican ingresándolas nuevamente.
Figura 10.11: Opciones al guardar
Para protegernos de miradas indiscretas, al escribir las contraseñas aparecerá un

asterisco en el lugar de cada letra.
Figura 10.12: Ingresar palabra clave
Cuando alguien intente abrir el archivo aparecerá el cuadro de la figura 10.12 solici-
tándole la contraseña de acceso.
w Recuerde que si olvida la contraseña, no hay modo de volver a usar el archivo.
ti Microsoft Excel
"Secretos.xls" debe abrirse con acceso de

sólo lectura a menos que necesite guardar
sus cambios. ¿Desea abrirlo con acceso de
sólo lectura?
1
• No Cancelar
Figura 10.13: Recomendación de sólo lectura
Activando la opción Se recomienda sólo lectura (figura 10.13), al abrir el archivo

se sugerirá dicho modo, para evitar que se modifiquen accidentalmente los datos.
Cómo hacer una copia de seguridad

Si en el cuadro de la figura 10.11 activamos la opción Crear siempre una copia de
seguridad, cada vez que se grabe el archivo la versión que se encuentra en disco será
renombrada como Copia de seguridad de... llevará la extensión xlk, y a continuación
se grabará el archivo con las modificaciones, con el nombre normal.
De esta manera tendremos siempre en el disco un archivo actualizado y su versión
anterior grabada con un nombre especial. Al acceder al cuadro Abrir el listado será
similar al mostrado en la figura 10.14.
1 Bak
Artículos del hogar.xls
Copia de seguridad de Artículos del hogar, xlk
Figura 10.14: Copia de seguridad
Cómo actualizar el resumen del archivo
Figura 10.15: Cuadro de resumen
o 1. Estando cargado un documento en Excel, abrimos el menú ARCHIVO y optamos

por el comando Propiedades. Aparecerá el cuadro que muestra la figura 10.15.
2. Completamos los recuadros según nuestro criterio.

3. Activando las distintas solapas accederemos a distinta información sobre el ar-
chivo.
Junto con cada documento debería guardarse un resumen sobre el tema tratado, el
autor, etc. de modo que al investigar de qué trata un documento no tengamos que leerlo
íntegramente, sino simplemente consultar la pantalla de resumen. Si somos prolijos
y completamos esta pantalla en cada uno de nuestros archivos, ahorraremos mucho
tiempo cuando manejemos una gran cantidad de documentos.Incluso podemos insertar
una breve idea del contenido de cada uno de ellos en el recuadro Comentarios.
Recordemos que si activamos la opción Guardar imagen preliminar, nos será po-
sible obtener una prevista del contenido de este documento cuando pulsemos el bo-
tón Vista previa, en el cuadro de diálogo Abrir.
Cómo activar el Guardado automático

Una medida de protección contra la pérdida accidental de trabajo debido a interrup-
ciones en el suministro eléctrico, la provee el Guardado automático. Cuando está ac-
tivo, se encargará de guardar periódicamente en el disco rígido nuestro trabajo sin
necesidad de que nosotros se lo indiquemos específicamente. Podemos ajustar el in-
tervalo entre grabaciones a nuestra conveniencia, por ejemplo cada 5 minutos, de
modo que si se produce un corte de corriente, sólo perderemos lo realizado desde la
última grabación automática (como máximo 5 minutos de trabajo).
Este comando consiste en una macro, programa que puede crear el usuario según sus
propias necesidades (ver Capítulo 18 para mayor información). Excel ya trae algunas
macros "de fábrica" llamadas Macros automáticas, que podemos activar; entre ellas
se encuentra el Guardado automático. Veremos cómo funciona.
Complementos
Complementos disponibles:
Aceptar
MMMWM
W Asistente para suma condicional Cancelar

O Autoguardar
C Herramientas para análisis
■xaminar...
H Herramientas para análisis - VBA
O Macro para actualizar vínculos a complementos
f“ Utilidades para plantillas
Î
iwowl
iSll :
para
i Le ayuda a crear en lis
i
t. .
;. , ,
V; '
í -
.✓. A-..A. A..
.
V.V.V.V. V.V.V.V.V. VA'.VAVtViVV.V.W.-.V/ÍS?.'
:
•, ./<• v, ;
i ; •• •
Figura 10.16: Activar macro automática
O 1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS y optamos por el comando Complemen-

tos
Del cuadro de la figura 10.16 activamos la opción Autoguardar y aceptamos; se

instala la macro y queda dentro del menú HERRAMIENTAS.
Abriendo el menú HERRAMIENTAS, optamos por Autoguardar .

Aparece el cuadro de la figura 10.17, en el que podemos especificar su modo de
funcionamiento.
Figura 10.17: Guardado automático
En la opción Guardar automáticamente cada XX minutos activamos la función y

determinamos el intervalo entre grabaciones.
Si está activo, podemos elegir si se deben Guardar todos los libros que tengamos
abiertos, o sólo el que estemos usando, con Guardar solamente el libro actual.
Si está tildada la opción Preguntar antes de guardar, se nos pedirá una confirma-
ción antes de efectuar la grabación; de lo contrario, el proceso será totalmente ajeno
al conocimiento del usuario.
Para que la opción de menú Autoguardar siga funcionando en las próximas se-
siones de trabajo de Excel debe actualizarse el archivo de inicialización, lo que
ocurre automáticamente al salir normalmente de Excel.
Capítulo
Utilicemos estilos
¿Qué es un estilo?
Un estilo consiste en conjugar varios tipos de formatos, tales como tipografía, tamaño,
bordes, sombreado de la celda, etcétera, bajo un único nombre. Cada celda de la pla-
nilla tiene asignado por omisión el estilo denominado Normal.
La ventaja de utilizar un estilo consiste en que, una vez definido un grupo de forma-
tos, posteriormente, en cada ocasión en que lo necesitemos, simplemente lo aplicare-
mos, sin necesidad de definir nuevamente ese grupo de formatos. Por ejemplo, si en
una planilla distintos rangos llevan un título con un cierto tipo de letra, un diseño de
fondo y un recuadro, podemos crear un estilo llamado Título que contenga esos for-
matos y asignar entonces este estilo a todas las celdas que encabezan los rangos. Pos-
teriormente, si agregamos más rangos, no necesitaremos reformular o copiar los for-
matos del título; bastará con asignar a esos nuevos rangos el estilo Título.
Esta técnica nos asegura la uniformidad en nuestro trabajo, con muy poco esfuerzo.
La ventaja más grande derivada de la utilización de un estilo es que si modificamos
los formatos contenidos en el mismo, todas las celdas que tengan asignado el estilo
se actualizarán inmediatamente y en forma automática.
No necesariamente un estilo debe asignar todos los formatos, sino que puede controlar
sólo algunos aspectos, como por ejemplo la tipografía y su tamaño, pero dejar los
bordes y el sombreado existentes.
Cómo utilizar estilos predefinidos
Figura 11.1: Estilos predefinidos

Antes de aprender a crear nuestros propios estilos utilizaremos los estilos predefini-
dos que incluye Excel. Trabajaremos sobre la hoja de cálculo SUELDOS.XLS, que
creamos en el Capítulo 2.
1. Abramos la planilla SUELDOS.XLS y seleccionemos el rango C5:C9
2. Pulsemos [Ctrl] y? manteniendo presionada, seleccionemos el rango E5:E10
3. Abramos el menú FORMATO y optemos por el comando Estilo.

4. Pulsemos en el botón flecha abajo, donde vererpos el listado de estilos existen-
tes; optemos por Moneda [0] y aceptemos.
Hemos aplicado un formato de moneda a todas las celdas que contienen importes; este
formato predefinido nos resolverá la mayoría de los casos en que deban expresarse
importes.
Cómo crear un estilo
Figura 11.2: Estilo Nuestro
Crearemos ahora un estilo personalizado:
1. Ubiquémonos en la celda A4, abramos el menú FORMATO y optemos por Es-

tilo .
2. Escribamos: Nuestro como nombre para el nuevo estilo; aparecen en el cuadro
las características de la celda activa.
3. Pulsemos en las opciones Número y Protección para desactivarlas, pues no de-
seamos controlar dichas características con este Estilo.
.V/Í.WM'.V.VM'WWÍ.A
{
'
Agregar
V - ■-
4. Demos Agregar para crear el estilo.
Cerrar 5. A continuación demos Cerrar para salir del cuadro.
De esta forma habremos creado un*nuevo estilo en base al formato de la celda acti-
va, pero no ha quedado asignado a ninguna celda.
Utilicemos estilos 183
Cómo asignar el estilo

1. Seleccionemos la celda F4, abramos el menú FORMATO y optemos por Estilo.
2. Pulsemos sobre flecha abajo para abrir la lista de estilos, seleccionemos Nues-
tro y aceptemos.
3. Escribamos Ajuste [Enter como contenido de la celda, para verificar que el for-
mato de las letras también es controlado por el estilo aplicado.
4. Apliquemos el formato al rango A4:E4.
Cómo modificar un estilo

Comprobaremos ahora que si modificamos un estilo, se actualizarán las celdas que lo
tengan asignado.
o 1. Abramos el menú FORMATO y optemos por Estilo.

Modificar.., I 2. Seleccionemos el estilo Nuestro y pulsemos Modificar.
3. Aparece la ventana de Formato de celdas, en la cual, activando cada una de las
solapas Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger, podemos
modificar el formato correspondiente.
4. Activemos la solapa Tramas y seleccionemos otro color. Aceptemos dos veces
y veremos que todas las celdas que tienen asignado el estilo Nuestro (el rango
A4:F4) cambian para reflejar la modificación introducida en el estilo.
Cómo eliminar un estilo

Si deseamos eliminar un estilo, empleando el comando FORMATO, Estilo, seleccio-
nemos el estilo en cuestión y pulsemos el botón Eliminar. Las celdas que estaban
controladas por el estilo eliminado, pasan a tener el formato por omisión.
¿Qué es el Autoformato?
Excel dispone de una cantidad de formatos automáticos para planillas. Estos forma-
tos contemplan todos los aspectos necesarios para mejorar la apariencia de un bloque
de celdas.
El Autoformato puede aplicarse, por ejemplo, en diseños de tipo tabla donde tenemos
un encabezamiento de columnas, un cuerpo uniforme y posiblemente un pie de tabla.
Si delimitamos un rango y luego seleccionamos alguna de las opciones de autoforma-
to, el bloque en cuestión mejorará su aspecto incorporando colores, líneas de separa-
ción, distintas tipografías, etc. Veamos cuán fácilmente se aplica un Autoformato:
1. Abramos la planilla Producción del primer semestre, creada en el Capítulo 4.

2. Ubicados en B8 pulsemos Autosuma, copiemos esta función al rango C8:G8 y

en la celda A8 insertemos el texto Total.
3. Calculemos también los totales en el rango H3:H8
4. Seleccionemos el rango A3:H8, abramos el menú FORMATO y optemos por
Autoformato, apareciendo la ventana de la figura 11.3.
Figura 11.3: Opciones de autoformatos
5. Seleccionemos uno de los formatos, por ejemplo Multicolor 2.

6. Aceptemos y al deseleccionar el rango veremos que hemos obtenido un forma-
to como el que vemos en la figura 11.4.
7. Grabemos la planilla y cerremos el archivo.
Figura 11.4: Autoformato aplicado

Capítulo
Manejemos libros de planillas
Qué es un libro
Figura 12.1: Hojas de un libro
Como lo vemos en la figura 12.1, en la parte inferior de la ventana aparecen peque-

ñas solapas indicadas como Hojas. Cuando un esquema de cálculo es muy grande y
puede dividirse en varios módulos, es conveniente colocar cada módulo en una hoja
separada; esto nos permitirá una mejor administración de la tarea. Por ejemplo, en el
caso del documento Artículos del hogar podríamos haber puesto la base de datos en
la Hojal, los criterios en la Hoja2 y los registros extractados en la Hoja3. Las cel-
das de las distintas hojas pueden relacionarse entre sí como normalmente lo hacemos
con las celdas de una misma hoja.
El conjunto de estas hojas compone lo que llamamos un Libro, el que se guarda en
el disco rígido como un archivo. Los libros pueden relacionarse (archivo con archi-
vo) entre sí, lo que nos permite una gran flexibilidad de trabajo. Es posible, a partir
de esta versión 97, compartir un libro entre varios usuarios, lo que les permitirá tra-
bajar simultáneamente con el mismo archivo desde distintas PCTs (conectadas en red).
Cómo crear un libro

Hasta el momento hemos trabajado siempre en la primera hoja del libro, y cada vez
que creamos una planilla de cálculo con el comando Nuevo, del menú ARCHIVO, o
el botón Nuevo, lo que en realidad hicimos fue crear un libro con tres hojas, todas en
blanco.
Figura 12.2: Primera hoja

La cantidad de hojas que componen el libro cuando se lo crea, será determinada por
la opción Número de hojas en nuevo libro, en la solapa General, del comando Op-
ciones, dependiente del menú HERRAMIENTAS.
1. Creamos la planilla de la figura 12.2.

2. Pulsamos en Hoja2 para pasar a la segunda hoja.
3. Creamos la planilla de la figura 12.3.
Figura 12.3: Segunda hoja
Cómo renombrar una hoja
Figura 12.4: Cambiar los nombres
En vez de denominar cada hoja con un nombre genérico, podemos asignarle uno que
esté más de acuerdo con su contenido pulsando sobre la solapa de la Hoja 2 con el
botón derecho del mouse; al aparecer el menú contextual optamos por Cambiar nom-
bre y escribimos CHEQUES. A la Hoja 1 le asignaremos EFECTIVO.
Cómo moverse por las hojas

Como vimos, para activar una Hoja determinada debemos pulsar sobre su solapa.
Cuando la solapa de la hoja que nos interesa no se encuentra visible podemos:
j] |¿j Desplazar las solapas hacia la izquierda/derecha, una por vez.
ÍH1í>Í1 Visualizar a la primera Hoja/la última Hoja
Adicionalmente, podemos modificar el área destinada a las hojas mostradas, reducien-
do el tamaño de la barra de desplazamiento horizontal pulsando y desplazando el
botón indicado en la figura 12.5.
Figura 12.5: Modificar área de solapas

Manejemos libros de planillas 187
Cómo eliminar hojas

En este momento no necesitamos la Hoja3, por lo que podemos borrarla. Para ello la
activamos y pulsamos sobre ella con el botón derecho. Del menú optamos por Elimi-
nar y aceptamos en la ventana de confirmación.
Cómo seleccionar varias hojas

Para seleccionar varias hojas simultáneamente, mantenemos presionada la tecla iCtrl)
mientras pulsamos sobre cada una de las que queremos seleccionar. Si deseamos se-
leccionar muchas consecutivas, seleccionamos la primera, y manteniendo presionada
la tecla LShiftfrj seleccionamos la última. Quedarán así seleccionadas todas las ho-
jas intermedias. Entonces podemos volver a pulsar con el botón derecho y optar por
un comando del menú contextual. Es factible seleccionar todas las hojas del libro si
utilizamos el comando Seleccionar todas las hojas, del menú contextual.
Cómo insertar hojas
Figura 12.6: Iasertar Hoja
Como ahora queremos calcular el total en otra hoja, debemos insertarla. Para ello
pulsamos con el botón derecho sobre alguna solapa y seleccionamos el comando In-
Hoja de cálculo
sertar. El cuadro de la figura 12.6 nos indica los posibles tipos de hoja que podemos
insertar. Seleccionamos entonces el icono Hoja de cálculo y aceptamos.
La catidad de hojas a insertar depende de la cantidad que estén seleccionadas; por

ejemplo, si seleccionamos tres hojas y damos Insertar, se insertarán 3 hojas.
Cómo reubicar y copiar hojas

Para reubicar una hoja, pulsamos sobre su solapa y, manteniendo presionado, des-
plazamos el mouse hacia la derecha o hacia la izquierda hasta que el triángulo indi-
cador muestre la ubicación deseada, en donde liberaremos el mouse. Podemos selec-
cionar y mover varias hojas al mismo tiempo.
Figura 12.7: Mover hoja
Podemos elegir el comando Mover o copiar del menú contextual, con lo que apare-
cerá el cuadro de diálogo de la figura 12.7 y podremos desplazar una hoja (o varias)
a otra posición del presente libro o a otro libro abierto, si lo seleccionamos del recua-
dro Al libro. Si activamos Crear una copia, en lugar de moverse se harán copias.
Cómo relacionar hojas entre sí

Bi gj =Efectivo!B8
f H Libio! 1ftH, «<(«(,

-EriaVirâiiiM i if
_
Á B j c ! ■ Ti
1 Efectivo i$ Téo ,oo i
2 Cheques $ 72,00 8
3 Total 222,00 ! ¡g
s
4
14 4
■■1¡¡MIChequ^\TOTAL JLIÍT
Figura 12.8: Relacionar hojas
1. Calculemos el total de la hoja EFECTIVO colocando la sumatoria en B8 y tam-

bién en la celda B6, de CHEQUES.
2. En la última hoja colocamos los rótulos correspondientes (figura 12.8) y ubica-
dos en B1 pulsamos =, pulsamos en la solapa EFECTIVO, seleccionamos la
celda B8 que tiene el total y damos linter <-i) Con lo que la relación queda esta-
blecida.
3. Efectuamos la misma operación en B2, relacionándola con B6 de CHEQUES.
4. Podemos calcular el nuevo total general, colocando en B3 la fórmula correspon-
diente. *
Vemos así que para referirnos a una celda (o rango) en otra hoja, debemos preceder
la especificación de la dirección con el nombre de dicha hoja, seguida de un signo de

admiración.
Además de relacionar las hojas de una misma planilla, es posible relacionar va-
rias planillas entre sí, o incluso con documentos que se obtengan de Internet, tema
que desarrollamos en el Capítulo 17.
Comandos que se pueden aplicar a libros

Los comandos del menú contextual que hemos utilizado son de acceso más fácil que
sus equivalentes del menú descolgable: EDICION-Eliminar hoja y Mover o copiar
hoja. En el menú INSERTAR tenemos Hoja de cálculo. El comando Gráfico, del
menú INSERTAR, se divide en: En esta hoja o Como hoja nueva.
Si deseamos renombrar una hoja deberemos optar por el comando Cambiar nombre,
dependiente del comando Hoja, del menú FORMATO.
Adicionalmente tenemos el comando Ocultar, que nos permite esconder hojas del
libro para que no puedan ser visualizadas. Para volver a verlas seleccionaremos el co-
mando Mostrar, en la misma ubicación.
Cómo aplicar una imagen de fondo

V ¡lililí j
X
mi
3'
ili
5
6
JL
9
X
¿jj
Figura 12.9: Dotar a la hoja de una imagen de fondo
Desplegando el menú FORMATO y optando por Hoja, elegimos el comando Fon-

do. Seleccionamos entonces una imagen que será colocada detrás de la planilla, como
por ejemplo el archivo Nubes.wmf (figura 12.9) que se encuentra en la carpeta
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Bitmaps\Styles.
Debemos tener en cuenta que el fondo no se imprime.
Cómo cargar automáticamente libros en Excel

Si deseamos que al ingresar a Excel se cargue automáticamente una planilla (o varias)
debemos crear la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft OfficeXOfficeUniriar
y colocar en ella los archivos, o accesos directos a los mismos. También podemos co-
locar en esta carpeta un archivo creado con ARCHIVO-Guardar área de trabajo.
Recordemos que el mejor método para retomar el trabajo que estábamos haciendo
ayer, consiste en seleccionar el nombre del archivo del menú Documentos, que se abre
al pulsar el botón Inicio de Windows 95.
¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es básicamente un libro de trabajo sin datos, grabado con la extensión
.XLT. Se la puede emplear, por ejemplo, si necesitámos hacer diariamente una ren-
dición de CAJA en un negocio. Podemos crear una plantilla con los títulos, áreas des-
tinadas a los registros de venta, fórmulas, etcétera, pero sin los valores. Luego, cada
día, sólo será necesario crear un libro nuevo mediante el comando ARCHIVO-Nue-
vo y elegir esta plantilla de la solapa Soluciones hoja de cálculo. La ventaja que te-
nemos es que al guardarla se nos pedirá un nombre de archivo y no correremos el ries-
go de destruir accidentalmente nuestro archivo de base.
Para generar la plantilla debemos seleccionar Plantilla (*.xlt) en el recuadro Guar-
dar como y veremos que automáticamente se selecciona la carpeta Plantillas perte-
neciente a Office, deberemos seleccionar la carpeta correspondiente a Excel llamada
Soluciones hoja de cálculo y guardar en ella nuestra plantilla.
Es muy recomendable activar la opcion Guardar imagen preliminar median-

te ARCHIVO, Propiedades, solapa Resumen, para poder obtener una prevista
en la solapa Soluciones hoja de cálculo .
Cómo compartir libros

Cuando varios usuarios necesiten trabajar simultáneamente sobre la misma planilla
NO DEBEMOS REPARTIR COPIAS del archivo a cada uno; es mucho más inteli-
gente que todos los usuarios compartan la misma planilla. Claro que esto sólo es po-
sible si las computadoras de los usuarios están conectadas entre sí formando una red.
Dar a compartir el libro

Para dar a compartir un libro abrimos el menú HERRAMIENTAS, y optando por el
comando Compartir libro, tildamos la opción Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez (figura 12.10).
A partir de que aceptemos, cualquier usuario, desde otra PC de la red, podrá abrir el
archivo que se encuentra en nuestro disco rígido y trabajar con el mismo.
Obviamente, dicho usuario debe tener acceso a nuestro disco rígido, lo cual se es-
Mi PC tablece con el icono Mi PC, seleccionando el disco rígido y pulsando sobre él con
el botón derecho del mouse para abrir el menú contextual; elegimos el comando
Compartir y activamos la opción Compartir como en la solapa Compartir.
Cualquiera de los usuarios puede averiguar quiénes están trabajando sobre el archi-
vo en un determinado instante, accediendo al cuadro de diálogo de la figura 12.10.
Figura 12.10: Compartir archivo y ver los usuarios "conectados"
Funcionamiento del sistema de libros compartidos

Dependiendo del modo indicado en la sección Actualizar cambios, de la solapa Uso
avanzado, que veremos a continuación, Excel actualizará el archivo cada vez que un
usuario lo guarde, o periódicamente, cada cierto tiempo predefinido.
Figura 12.11: Celdas modificadas por un usuario
Si una celda es modificada por un único usuario de entre todos los que están traba-
jando, a medida que ocurra la actualización en la PC de cada usuario, dicha celda apa-
recerá encerrada en un recuadro cuyo vértice superior izquierdo estará truncado. Tam-
bién se agrega un comentario indicando quién y cuándo hizo la modificación, y los
encabezados de fila y columna de las celdas modificadas aparecen en rojo; para me-
jor comprensión, ver figura 12.11.
Resolución de conflictos
Sus cambios en la hoja "Hojal

Cambiada Celda D6 de '4' a '15'.
[Aceptar los tajos
MMrUaMlNmM MVMÍMMIMMHJ MSSWM
Cambiada Celda D6 de '4* a '11

Aceptar otros
Figura 12.12: Conflicto en una celda
Si dos usuarios modifican la misma celda, al último que grabe o que se le venza el
tiempo de actualización en un tiempo posterior, le aparecerá el cuadro que muestra
la figura 12.12, indicando la existencia de conflicto. Deberá decidir entonces cuál es
el estado en que debe quedar la celda; para ello dispone de la información del valor
original, los valores que introdujeron ambos usuarios, como así también sabrá sus
nombres, y los momentos en que los hicieron. Por cada celda en conflicto aparecerá
un cuadro como el mostrado. Podemos entonces pulsar los botones Aceptar los míos/
Aceptar otros para decidir por la celda presente o Aceptar todos los míos/Aceptar
todos los otros, para una decisión global.
Configurar parámetros de libros compartidos

Compartir libro
Modificación Uso avanzado
Control de cambios - —
Guardar historial de cambios
C No guardar historial de cambi
Actualizar cambios - - -—
' Al guardar el archivo
Automáticamente cada; ]5 minutos

C Sólo ver los cambios de otros usuarios
(* guardar riiis cabios y ver tos cambtós de otros usuarios]
En caso de cambios conflictivos entre u$i

Preguntar cuales prevalecen
F Prevalecen los cambios guardadoí
Incluir en vista persona) ~~~——

P Configuración de impresora v' Configuración de filtro
Cancelar
Figura 12.13: Controlar el funcionamiento
Activando la solapa Uso avanzado, que vemos en la figura 12.13, podremos definir
ciertos aspectos en cuanto a compartir libros.
El Control de cambios constituye el listado de modificaciones que efectúan los usua-

rios al archivo.
En la sección Actualizar cambios debemos definir si los cambios se transferirán en-
tre los usuarios cuando cada uno guarde el archivo, o automáticamente cada cierto
tiempo.
En la última sección debemos definir cómo se debe reaccionar cuando hay un conflic-
to, es decir, que dos usuarios modificaron la misma celda.
Mostrar los cambios
Figura 12.14: Resaltar cambios
Si abrimos el menú HERRAMIENTAS, optamos por Control de cambios, y elegimos

Resaltar cambios, aparecerá el cuadro de la figura 12.14, el que nos permitirá veri-
ficar los cambios que se hayan hecho al documento. Podemos elegir el tipo de cam-
bios a resaltar, seleccionar sólo los de algún usuario en particular, o los aplicados a
determinado rango. A partir de ese momento se resaltarán todos los cambios, a me-
dida que se vayan haciendo.
Tomar decisiones respecto de los cambios
Figura 12.15: Aceptar o rechazar una modificación
Eligiendo Aceptar o rechazar cambios, dependiente del comando Control de cam-

bios del menú HERRAMIENTAS, podremos revisar los cambios efectuados y acep-
tarlos o rechazarlos, volviendo quizás a estados anteriores de las celdas modificadas.
Al igual que anteriormente, antes de efectuar este procedimiento podemos definir qué
cambios, a qué usuario o qué rango revisaremos.
Combinar libros
usuario En caso de que alguien elimine un usuario empleando el botón Quitar usuario, del
cuadro de la figura 12.10, dicho usuario quedará desenganchado del sistema de archi-
vo compartido y deberá guardar su trabajo en un archivo independiente.
Posteriormente podemos utilizar el comando Combinar libros, del menú HERRA-
MIENTAS, para traer al archivo en pantalla los cambios hechos por ese usuario des-
enganchado.
Los cambios del archivo proveniente del disco se sobreescribirán a las celdas del
archivo en pantalla. Si deseamos recuperar el contenido de alguna celda debere-
mos recurrir a HERRAMIENTAS-Control de cambios-Aceptar o rechazar cam-
bios.
Capítulo
Manejemos tablas
MS-Excel 97 nos permite obtener distintos resultados de una ecuación asignando una
serie de valores a sus variables; estos valores estarán contenidos en una tabla. Es fac-
tible generar tablas de simple o de doble entrada, para aplicar a ecuaciones de una o
dos variables, respectivamente. Veamos:
Cómo crear una tabla de simple entrada

Vamos a obtener la tabla de valores para graficar la ecuación de una recta: Y = aX+b.
1. En una planilla en blanco ingresamos los datos que se muestran en la figura 13.1.
2. Asignamos a la hoja el nombre Simple y guardamos la planilla con el nombre Tablas.
3. Nos ubicamos en C6 y escribimos la fórmula: =C1*C2+C3

4. Seguidamente crearemos la tabla; seleccionamos el rango B6:C17
Figura 13.2: Localización de variable

196 v en un solo libro
Todo el Excel 97.
5. Abrimos el menú DATOS y optamos por Tabla.
6. Pulsando en el recuadro correspondiente a Celda de entrada (columna) selec-
cionamos la celda C2, obteniendo el cuadro de la figura 13.2.
Utilizaremos el campo Celda de entrada (columna) porque nuestra tabla tie-
ne los datos en forma vertical. En cambio, el campo Celda de entrada (fila) se
usa para crear tablas de una entrada horizontales.
7. Aceptamos y aparecen en el rango C7:C17 los resultados de aplicar la fórmula
localizada en C6, reemplazando cada referencia a C2 por el dato correspondiente
del rango B7:B17.
8. Ahora crearemos el gráfico correspondiente a esta serie de valores. Selecciona-
mos el rango de datos B5:C17 y pulsamos en el Asistente para gráficos.
|.,y; XY (Dispersión)
9. Optamos por el tipo XY, que forma pares de valores tomando la coordenada X
de la primer columna y la coordenada Y de la segunda columna, del rango selec-
cionado.
10. Luego elegimos el formato que une los puntos a graficar mediante una línea sua-
ve, y no coloca los marcadores.
11. Pulsamos dos veces el botón Siguiente. En la solapa Títulos eliminamos los tex-
tos, en la solapa Líneas de división eliminamos las líneas principales y en la so-
lapa Leyenda la eliminamos, quitando la tilde en Mostrar leyenda.
Terminar 12. Pulsamos Terminar y habremos obtenido el gráfico de la figura 13.3.
Figura 13.3: Tabla y gráfico correspondiente

Manejemos tablas 197
Ahora podemos modificar los parámetros de la ecuación, obteniendo automáticamente

distintas gráficas. Colocamos en C3 el valor 5 desplazando la recta hacia arriba (las
escalas se ajustan automáticamente). Colocando 0 pasará por el origen. Cambiando
C1 por 5 ó 20 cambiará la inclinación de la recta (se ajusta el eje Y).
Ventajas de la tabla
La ventaja principal de la tabla es que todo depende de una sola fórmula, la que
podemos modificar, obteniendo inmediatamente nuevos resultados y el gráfico corres-
pondiente. En el caso de haber copiado la fórmula colocada en C6 al rango C7:C17
habría que modificarla y volver a copiarla a toda la columna.
1. Revisemos el contenido de la celda C6 y el rango C7:C17. Cambiaremos enton-
ces la fórmula de la recta por la ecuación de una parábola.
2. Modifiquemos la fórmula de la celda C6 escribiendo allí: =C1*C2A2+C3
Se habrá transformado el gráfico y cambiado los valores de la tabla; figura 13.4.
3. Debemos tener en cuenta que la utilización de una tabla en lugar de una fórmu-
la copiada, no contempla la necesidad de colocar los direccionamientos absolu-
tos y relativos en los lugares adecuados, por lo que es más fácil de pensar y pro-
voca menos errores.
Figura 13.4: Cambio de ecuación
4. Modifiquemos el contenido de C3 por 80 y C1 por 5.

5. Grabemos la planilla y cerrémosla.
Cómo crear una tabla de doble entrada

La tabla de doble entrada se diferencia de la de simple entrada, en que en lugar de re-
emplazar una variable por un conjunto de datos, reemplaza dos variables por dos ran-
gos de datos distintos. Puede emplearse, por ejemplo, para ver las distintas solucio-
nes de una ecuación de dos variables. Veamos:
1. Activemos la segunda hoja, a la que cambiaremos el nombre a Doble.
2. Ubiquémonos en Al y escribamos =B8+C8 (Enteré
\
3. Seleccionemos el rango A1:F6, abramos el menú DA TOS y optemos por Tabla.
Tabla ISIS ?|x
Celda de entrada (fila): ||B$8

“3
Aceptar
lllliilili aUHÉOÉMUMaJ
Celda de entrada (columna) aa 'i

¡¡cíe
liilill
Figura 13.6: Variables a reemplazar
4. Definamos las dos direcciones de las variables, como lo muestra la figura 13.6.
5. Al aceptar habremos obtenido una tabla de doble entrada en donde el valor de
cada elemento representa la suma del encabezado de fila y el de columna (por
ejemplo la celda C3 = 22 porque resulta de A3+C1).
Por tratarse de una tabla de sumas no tendría mayor sentido su graficación, pero si
necesitáramos graficar una tabla de doble entrada podemos referirnos al Capítulo 4
"Cómo crear gráficos en 3D".
6. Si cambiamos la ecuación en Al por =(B8*C8)A2 veremos que la tabla se actua-

liza automáticamente y, habiendo hecho el gráfico, obtendremos la figura que
muestra la ilustración 13.7. *
:
2 10 100 400 900 1600 2500 ' • :
3 20 400 1600 3600 6400 i 10000:

: €l 30 900 3eoo; 61001 144001 22500?
5 40 1600 64001 14400 í 256001 40000? i
• ;
o
50
O
O
o
s 2500 22500| 40000: 62500: f
7 j 1 I í i !
-JL, 1
70000 -
60000
50000
40000
30000
20000
10000
Doble
Figura 13.7: Tabla de doble entrada de la ecuación (B8*C8)A2 y gráfica
Manejemos tablas dinámicas

Al crear una tabla dinámica podremos hacer resúmenes de bases de datos o tablas muy
grandes. Se utiliza para contabilizar, promediar o totalizar datos y tiene la ventaja, con
respecto a las tablas de simple o doble entrada, en cuanto a que podemos reorganizar
muy fácilmente la forma de agrupar los datos que contiene, trabajo que "a mano" sería
muy engorroso (lo veremos en el apartado correspondiente al Funcionamiento de la
tabla dinámica)
1. En la Hoja3 colocamos los siguientes datos:
Usuario Dpto. Item
Alberto Admi ... PC 386

Alberto Admi ... Impresora láser
Alejandra Ingeniería ... Máquina de escribir
Claudia Ventas ...PC 486
Claudia Ventas ... Impresora láser
Claudio Admi ... PC 386
Claudio Admi ... Máquina de escribir
Diego Admi ... PC 386
Diego Admi ... Calculadora
Diego Admi ... Impresora tinta
Gabriel Ingeniería ... Calculadora
Gabriel Ingeniería ... Pentium
Gabriel Ingeniería Plotter

Graciela Ventas
Graciela Ventas
Gustavo Ventas PC 486
Jorge Ingeniería Calculadora
Jorge Ingeniería Tablero de dibujo
Néstor PC 386
Néstor Máquina de escribir
Néstor Admi Impresora tinta
Pablo Calculadora
Pablo Tablero de dibujo
Pablo Ingeniería Impresora láser
Rosa PC 386
Rosa Máquina de escribir
Cómo crear una tabla dinámica

Ahora queremos hacer un resumen de nuestra base de datos y generar un inventario
de los útiles de la empresa; para ello deberemos agrupar los ítems y contabilizarlos.
1. Ubicados en cualquier celda del listado...

2. Abramos el menú DATOS y optemos por Asistente para tablas dinámicas.
3. Estamos en la pantalla inicial del Asistente para tablas dinámicas.
Figura 13.8: Origen de los datos
Siguiente > 4. En el cuadro de la figura 13.8 debemos seleccionar el origen de los datos. Deja-
remos seleccionada la opción Lista o base de datos de Microsoft Excel, pues-
to que el listado se encuentra en una hoja de Excel. Pulsamos en Siguiente.
Figura 13.9: Ubicación de los datos *

/ Examinar.., 5. A continuación debemos indicar la localización de los datos. Como al empezar

la celda activa pertenecía al listado, el rango se ha detectado automáticamente.
En caso de querer modificarlo pulsaríamos sobre Contraer o sobre Examinar.
Siguiente > 6. Damos Siguiente y accedemos a una pantalla para definir la distribución de los
campos que se han detectado.
7. Pulsamos en Dpto. y, manteniendo presionado, lo llevamos hasta ubicarlo den-
tro del recuadro FILA . De esta manera determinamos que verticalmente se resu-
mirá por la categoría Departamento.
8. Pulsamos en Item, y manteniendo presionado, lo llevamos hasta ubicarlo dentro
del recuadro COLUMNA • De esta manera determinamos que las columnas esta-
rán formadas por los datos del campo Item del listado.
9. Por último, llevamos nuevamente Item, pero al recuadro DATOS para indicar
que éste es el dato a contabilizar. Obtenemos la disposición de la figura 13.10.
PAGINA Item COLUMNA

Opto. i>">‘ » »AM 'MM <«•»•' >A» VAMM
1 Contar de Item \
FILA DATOS
Figura 13.10: Definición de la tabla dinámica
Como la operación definida es Contar de Item, es decir, que se contarán las ocurren-
cias de cada ítem, es precisamente la que necesitamos; no la modificaremos.
Siguiente > 10. Pulsamos en Siguiente y en la próxima pantalla debemos determinar si la tabla
que vamos a crear se colocará en una Hoja nueva o en una existente (para la cual
habría que definir el rango dónde ubicarla). Dejamos seleccionada la opción Hoja
de cálculo nueva.
Terminar 11. Pulsamos Terminar para que sea generada la tabla resumen.
12. Aplicando Autoformato, variando la alineación de los títulos, y ajustando el
ancho de las columnas, obtendremos la tabla que muestra la figura 13.11.
Como vemos, hemos obtenido una tabla que indica la cantidad de cada útil que se
encuentra en cada departamento, y en la columna K el total de útiles por departamen-
to.
Si observamos la fila 6 tendremos la información acerca de la cantidad de cada útil
que hay en existencia, y en K6 el total de útiles.
La tabla dinámica ha sido incorporada como una hoja nueva, y se basa en nues-
tros datos originales, que siguen intactos en la hoja llamada Dinámica.
Figura 13.11: Tabla obtenida
Barra de botones de la tabla dinámica
Figura 13.12: Barra de botones para manejar la tabla dinámica
Una vez generada la tabla dinámica aparecerá una barra de botones que nos permiti-
rá efectuar ciertas operaciones sobre aquélla (figura 13.12). Veamos:
Figura 13.13: Obtener información adicional (si no está incluida en la tabla)
Muestra un detalle de los datos de procedencia del contenido de la celda activa. Por
ejemplo, si seleccionamos la celda E3, correspondiente a las máquinas de escribir de
Administración, obtendremos una nueva hoja, como vemos en la figura 13.13.
Actualiza la tabla a la que pertenece la celda activa. Si, por ejemplo, activamos la hoja
en donde se encuentran los datos y cambiamos a Alejandra de departamento, colo-
cando Admi en la celda B4 (podemos copiar y pegar), veremos que al retornar a la
tabla ésta sigue igual, pero al pulsar el botón Actualizar datos veremos que Ingenie-
ría ha perdido una Máquina de escribir (E4 pasa de 1 a 0) y que Admi la ha gana-
do (E3 pasa de 3 a 4).
Con este botón activado, al pulsar sobre el encabezado (por ejemplo, en la fila 2 o la
columna A) únicamente se seleccionará dicha celda.
columna A) sólo se seleccionarán los datos correspondientes a dicha fila o columna.
columna A) se seleccionará toda la fila o columna (encabezado y datos)
Cómo modificar una tabla dinámica

¿Qué debemos hacer si deseamos saber cómo están repartidos dichos útiles? Modi-
ficaremos la tabla para incluir en ella un agrupamiento por Departamentos y por Per-
sonas.
1. Determinamos como celda activa a cualquier celda de la tabla.

2. Pulsamos en el botón Asistente para tablas dinámicas.
3. Movemos el botón Usuario, agregándolo al cuadro FILA , quedando como la fi-
gura 13.14, y Terminamos, obteniendo la tabla desglosada de la figura 13.15.
Figura 13.14: Resumir por campo principal y campo secundario
Figura 13.15: Tabla obtenida

Funcionamiento de la tabla dinámica

Hasta ahora no hemos visto nada que nos llame la atención en cuanto a que el traba-
jo de resumen que ha efectuado la tabla dinámica es posible llevarlo a cabo "a mano"
con mayor o menor esfuerzo, empleando funciones SUMA (rango) o CONTAR (ran-
go). La verdadera magia de la tabla dinámica reside en el hecho de que podemos pul-
sar sobre los botones de los campos y, desplazándolos entre las filas o columnas, la
tabla volverá a agrupar, subtotalizar y totalizar todos los datos de la base en un abrir
y cerrar de ojos, cosa que "a mano" implicaría recomenzar todo el trabajo.
Moviendo el campo Dto. de la celda A2 a la celda Cl, obtendremos la tabla de la fi-
gura 13.16, la que agrupa los ítems por departamento, para cada usuario. Observemos
que ahora los subtotales son por fila, en tanto que en la figura 13.15 eran por colum-
na. Obviamente, el total general sigue dando un total de 26.
Habremos advertido que al seleccionar celdas que forman parte de la tabla dinámica,
en realidad, se seleccionan más celdas de lo esperado, debido a los grupos que forman
las categorías y jerarquías, de las partes que componen la información que muestra
la tabla. Vemos también que no es posible modificar el contenido de ninguna celda.
Figura 13.16: Tabla obtenida al mover Opto, de las filas a las columnas
Pulsando sobre la celda de Dpto. (B2) y luego sobre el botón Ocultar detalle, podre-
mos ocultar el desglose y dejar solamente el subtotal. Así mismo podemos proceder
con C2 y D2. Observemos que, a medida que se van ocultando los detalles, las colum-
nas de más a la derecha se van corriendo de columna; esto se debe al dinamismo de
la tabla, pues la misma es recreada a cada paso.
Para volver a ver los desgloses pulsaremos sobre el botón Mostrar detalle.
Operaciones de las tablas dinámicas

En cualquier momento podemos modificar el tipo de operación que efectúa la tabla,
pulsando sobre el botón Campo de tabla dinámica, con lo que aparecerá el cuadro
de la figura 13.17.
Figura 13.17: Tipo de operación efectuada
Resumiendo: Una tabla dinámica es la herramienta más poderosa de que puede dis-
poner un Gerente o cualquier persona dedicada al planeamiento de actividades de una
empresa, ya que le permite analizar una gran cantidad de datos y ver "de un pantalla-
zo" el estado de las variables que maneja. De este modo estará en condiciones idea-
les para diagramar un plan de actividades para su personal, o delinear las estrategias
que ha de seguir la empresa en el futuro, entre muchas otras posibilidades.
X
<
Capítulo
Analicemos datos
mmmsmMMM,
MS-Excel dispone de poderosas herramientas que nos permiten analizar datos, ecua-
ciones y esquemas de cálculo completos, permitiéndonos así conocer anticipadamente
los efectos de un cambio en alguna variable.
El poder saber “que pasaría si... se cambia tal o cual valor”, permite al usuario pla-
near inversiones o tomar decisiones que de otra forma deberían basarse en la expe-
riencia adquirida a través de los años o mediante la simple y llana intuición.
El método se basa en general en el sistema de “prueba y error”, pero al realizarlo la
computadora, se analizan muchos más casos en mucho menos tiempo, arribándose así
a soluciones mucho más certeras y confiables.
Cómo buscar objetivos

El método básico que todos conocemos para resolver un problema consiste en plan-
tear una ecuación (o varias) y, resolviéndolas, llegar a la solución.
Por ejemplo: Si tengo seis relojes y compro cuatro ¿cuántos relojes tengo?, plantea-
do en forma de ecuación sería: 6+4=X y la respuesta es: X=10. Veamos el ejemplo:
1. En una planilla en blanco escribamos en Al el número 6 y en A2 el número 4.

2. Ingresemos en A3 la fórmula =A1+A2. Obtendremos el resultado de inmediato.
Obviamente Excel no apunta a resolver este tipo de problemas, pero conviene empezar
por lo simple, yendo paso a paso, para llegar a comprender lo más complejo.
Muchas veces el caso es distinto; conociendo parte de los datos y el resultado, debe-
mos hallar el dato que satisface al sistema. Por ejemplo, si tengo 3 relojes, ¿cuántos
debo comprar para tener 5?; en ecuación es 3+X=5; y resolviéndola llegamos a que
el dato incógnita X tiene la respuesta 2.
Figura 14.1: Definir el problema

o 1. En Al escribimos 3, y obtenemos 7 en A3; que no es nuestra respuesta, pues

esperamos obtener el resultado 5.
2. Abramos el menú HERRAMIENTAS y optemos por Buscar objetivo.
3. Seleccionemos la celda A3, que aparece como Definir la celda.
4. Pulsemos lTab*5] y escribamos 5 como el valor que deseamos obtener para A3.
5. Demos Llab^j y seleccionemos A2 como celda de experimentación (figura 14.1)
6. Aceptando, Excel resuelve el problema, modificando la celda A2 hasta obtener
el valor 5 en A3.
Aparece luego el cuadro de diálogo Estado de la búsqueda (figura 14.2) indicando
si se ha hallado una solución o no para el objetivo buscado y, en caso afirmativo, el
valor de esa solución.
Estado de la búsqueda de objetivo

La búsqueda con la celda A3
ha encontrado una solución.
Cancelar
Valor del objetivo: 5
Valor actual: 5 -aso <3 paso
Pausa
Figura 14.2: Objetivo localizado
Cancelar Si pulsamos sobre Cancelar volvemos la planilla al estado anterior; pero en caso de
Aceptar los valores obtenidos quedan de forma definitiva. El contando de búsqueda
de objetivo, obviamente, es para ser utilizado en cálculos mucho más complejos,
donde no es tan fácil obtener una respuesta con un simple cálculo mental
Veamos entonces un ejemplo que, sin ser excesivamente complejo, ilustra adecuada-
mente en cuanto a la potencia del comando Buscar objetivo.
O 1. Activemos la solapa de la Hoja2 e ingresemos los datos de la figura 14.3.
análisis de datos.xls
1 A
A B c *—
D 1 E ! F
1 L
2 Cantidad Costo Recargo Gananc.Ünit. Gananc.Total
3 Pan 2 100 5%
4 Leche 6 120 3%
5 Azúcar 4 500 10% 'A.
6 Miel 5 230 4% :
j ’ *A ^ 3>4
—
► iJHÍ\ Hoja 1 XHoja?/Hoja3 /' DI
- , Vi 1l 1
k
Figura 14.3: Datos para buscar un objetivo

Analicemos datos 209
2. En E3 coloquemos la fórmula =C3*D3 y en F3 la fórmula =E3*B3

3. Copiemos el rango E3:F3 al rango E4:F6
4. Ubiquémonos en F7, pulsemos Autosuma y [Enter
5. Grabemos la planilla como Análisis de datos.
6. Hagamos una copia de esta hoja con EDICION - Mover o copiar hoja, activan-
do la opción Crear una copia y aceptando, para poder volver posteriormente a
los datos originales, sin tener que usar el comando Deshacer.
Figura 14.4: Planilla con las fórmulas colocadas
Problema: Queremos saber cuánto debemos modificar el porcentaje de la ganancia

del azúcar para obtener una Ganancia Total de $ 350 (ahora es de $ 277.60)
ífD 1. Abramos el menú HERRAMIENTAS y optemos por Buscar objetivo.
2. Definamos los parámetros de Buscar objetivo como se indica en la figura 14.5.
Figura 14.5: Parámetros del problema
Aceptar 3. Pulsemos Aceptar y habremos averiguado que el porcentaje debe ser del 14%.
Cancelar 4. Elijamos Cancelar para que los valores vuelvan a su estado original.
Veamos ahora el cálculo para resolver el problema sin utilizar Buscar objetivo.
z> 1. Ubiquémonos en F9 e ingresemos 350.

2. En FIO escribamos =F9-F7 (diferencia entre la ganancia a obtener y la actual).
3. En Fll escribamos =F10/B5 (monto de la ganancia unitaria por producto).
4. En F12 escribamos =F11/C5 (porcentaje de aumento de la ganancia).

5. En F13 coloquemos =F12+D5, que es el nuevo porcentaje de ganancia del azú-
car.
6. Asignemos los formatos correspondientes a las nuevas celdas y obtendremos los
resultados que se muestran en la figura 14.6.
Figura 14.6: Problema resuelto “a mano”
o 1. Como ejercicio variemos el monto en F9 a 400 y luego obtengamos con el co-

mando Buscar objetivo el mismo resultado del 16% en D5.
2. Calculemos ahora el porcentaje aplicable al pan para obtener una ganancia total
de $375 (sobre una ganancia del 10% en el Azúcar, pues de no ser así, daría una
ganancia negativa de -8%, lo cual sería insólito porque deberíamos vender un pro-
ducto a un precio menor que nuestro costo). Efectuemos también el cálculo me-
diante fórmulas, sin emplear Buscar objetivo.
Cómo usar el Solver

Si el Solver no está instalado (no aparece el comando Solver en el menú HE-
RRAMIENTAS) consulte en el Apéndice de instalación, al final de este libro,
el apartado Cómo agregar o quitar módulos a una instalación existente.
Solver (solucionador de problemas) es una herramienta de cálculo muchísimo más
compleja que Buscar objetivo. Con ella podemos averiguar hasta qué límites podemos
modificar los datos de entrada de un problema para obtener un máximo, un mínimo
o un determinado valor en el resultado final.
Con Solver podemos agregar restricciones a las variables, e incluso determinar la pre-
cisión del cálculo. El método, en este caso, se basa en iteraciones. Es decir, modifi-
cando el estado actual de los datos de entrada se obtiene una solución y, estudiando
la variación producida, se plantea una nueva modificación. Volviendo a estudiar los
cambios que se producen se plantea una nueva modificación y así sucesivamente (ite-
rando) nos iremos aproximando a la solución del problema.
Este procedimiento, realizado íntegramente por la computadora, obtiene la solución
después de múltiples intentos y, gracias a la alta velocidad de procesamiento para ana-
lizar muchos casos, demora muy poco en comparación con un análisis que pudiese ha-
cerse "a mano" o aún con una calculadora electrónica.
1. Activemos la hoja Hoja2 original, que copiáramos anteriormente.
Plantearemos ahora otro problema: Supongamos que somos vendedores y quere-

mos saber cuáles deben ser los datos de entrada para que la ganancia por todo con-
cepto sea de $500.
Ingresemos al Solver y definamos el problema:
1 Pulsemos sobre la celda F7 (que será el objetivo).

2. Abramos el menú HERRAMIENTAS y optemos por Solver.
3. Demos [Tab^j y 2 veces, y escribamos 500 que es el monto a obtener para F7.
Estimar 4. Pulsemos Estimar para marcar el rango de datos a modificar. Este botón locali-
za y selecciona todas las celdas que posean constantes que afecten de alguna
manera a la celda F7, ya sea directa o indirectamente.
5. Habremos cargado los Parámetros de Solver, tal como lo indica la figura 14.7.
Resolver 6. Pulsemos Resolver y, después de varios intentos, Solver encuentra la solución

que muestra la figura 14.8, apareciendo el cuadro de la figura 14.9.
Figura 14.7: Parámetros definidos
fH análisis de datos.xls WWHfflff Ñin -1211

:
A - ■' r e r c i o i C % i F 1
1 ' - ~ li® |
2
3
Cantidad
Pan 2,000191
Costo
$100,00 :
Recarqo Gananc.Ünit. Gananc.Total
6% $ 5,76 $ 11,51 J
4 Leche 6.00014) $120,00 i 6%; $ 6,86 i $ 41,19
5 Azúcar 4.00189) $500,00 18% $ 87,79 í $ 351,32
6 Miel 5,000351 $230,00 j 8% $ 19,19 $ 95,98 •;
7 1 I7~ 500,00 !
/ |
ñ
a
VI . -I1 .Jt.l.l /i*.
Mi
Figura 14.8: Solución obtenida
Figura 14.9: Fin de Solver
La solución obtenida satisface el monto final, pero los porcentajes de ganancia son
muy dispares. En este caso podemos ingresar restricciones al Solver para que aqué-
llos varíen dentro de un determinado rango, por ejemplo entre 10% y 15%, para uni-
formar los porcentajes de ganancia de los distintos productos que vendemos.
1. Pulsemos Cancelar para descartar los valores recién obtenidos. También podría-
mos haber activado la opción Restaurar valores originales y Aceptar.
2. Ejecutemos HERRAMIENTAS-Solver y pulsemos sobre Agregar.
3. Seleccionemos el rango D3:D6.

4. Pulsemos sobre flecha abajo y seleccionemos el operador >= (Mayor o igual).
5. Escribamos 10%, tal como lo vemos en la figura 14.10.
| Agregar restricción
Referencia de la celda: Restricción:

|$D$3:$D$6 iJ b = J |10%I
| Aceptar ] Cancelar
Figura 14.10: Colocando una restricción
6. Pulsemos sobre Agregar, definamos la restricción <=15% y aceptemos.

Las restricciones definidas aparecen tal como lo vemos en la figura 14.11
bujetas a [as siguientes restricciones:
$D$3:$D$6 <= 15%

$D$3:$D'Í6 >= 10%
KOMMHNNMAWXI
Figura 14.11: Restricciones colocadas
Resolver 7. Pulsemos sobre Resolver, obteniendo así una solución acorde con las restriccio-
nes, tal como se aprecia en la figura 14.12.
Figura 14.12: Solución con porcentajes dentro de los límites establecidos
Cómo restringir las soluciones a números enteros

Nos queda aún por hacer un último retoque; las cantidades de los productos deben ser
enteras, puesto que no podemos vender 5.27 bolsas de azúcar o 6.51 litros de leche,
por lo que debemos modificar el tipo de resultado para las cantidades.
1. Pulsemos Cancelar para descartar los valores obtenidos.

Agregar 2. Ejecutemos HERRAMIENTAS-Solver y pulsemos sobre Agregar.
3. Seleccionemos el rango B3:B6, optemos por int (figura 14.13) y aceptemos.
Figura 14:13: Restricción a números enteros
4. Pulsemos ahora sobre Resolver y los números del rango B3:B6 no serán otra cosa
que enteros.
La restricción a ENTERO implica que dicha celda deba ser un valor entero, y
no que el número contenido deba visualizarse con un formato sin decimales.
Cómo generar informes acerca del cálculo con Solver

Podemos seleccionar en el cuadro de la figura 14.9 el tipo de informes que deseamos
que nos brinde Excel acerca de la solución propuesta por el Solver. Dichos informes
aparecerán como una nueva hoja de nuestro libro.
Por ejemplo, si generamos el informe de respuestas obtendremos la figura 14.14 (el
rango de restricciones ha sido desplazado para poder visualizarlo mejor).
Este informe nos indica en primer término el valor anterior y el actual de la celda
objetivo, con ¡o cual vemos si logramos o no, el objetivo.
Figura 14.14: Informe de respuestas
A continuación se nos muestra el listado de las celdas que le permitimos modificar,

con sus valores originales y ¡os obtenidos. De esta forma, y de un vistazo, podemos
ver cómo variaron los datos.
Por último se nos da el listado de las restricciones que establecimos y cuánto diver-
ge la solución encontrada de dichas condiciones de cálculo.
Cómo utilizar los ejemplos de Excel

Junto con el programa se ha instalado en el disco rígido un archivo conteniendo va-
rios ejemplos de problemas que Solver puede manejar. Para acceder a ellos...
1. Pulsemos Abrir y localicemos la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft
Offíce\Offíce\Ejemplos\Solver.
2. Abramos la planilla Muestra.XLS (figura 14.15).
«| Muestra.xls >. ,v
BBBTíc
.........
* -7; 7
.
A 1—
Paseo por Micjlosoft Excel Solver
s r c r wmFm E p*
■±¡
2 yl/í'.'.' TI T2 T3 T4 Tofo/
3 TcYUplYddá 0.9 1,1 0,8 1.2
¿Tvdoohs VdyKMtt 3.592 4.390 3.192 4.789 15.962
8 //k&e.y'íV por vo/rfot 143.662$ 175.587$ 127.700$ 191.549 $ 638.498 $
i Cosfo d? Á3S ytvrfjs 89.789 109.742 79.812 119.718 399.061 i I
tí AJonjo/) ón.Ao 53.873 65.845 47.887 71.831 239.437
z>
1U fhrxívto/ m-yj.v 8.000 8.000 9.000 9.000 34.000 liá11
11 fijshkÁdod lu.ooo rar TTORT —wm 4U.Ü00
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1 JL CivAw/ftv 1
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TT £iv/o AVJ/ 39.549 44.338 38.155 47.732 169.775
Ib 14 324 $ ¡ 21.507 $ 9.732$ 24 099$ 69.662 $
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8% 13% 11%
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18
• •-.V.VAW.-.I
fivcÁl ife/fVVÚÍA'tú 40.00 $
.I?... Casto dñ/protÁA'fo 25,00 $
IKPí.J ► : Hí\Paseo/ Mezcla de productos X RutdS ^
Figura 14.15: Planilla original

Este ejemplo muestra el análisis de inversión y gastos en base a un producto que cuesta
$25 y se vende a $40 (celdas B19 y B18). El factor de Temporada es la probabili-
dad de ventas en cada trimestre. Las Unidades vendidas dependen del factor de tem-
porada (B3) y de la inversión en publicidad (Bll). Los Ingresos por ventas y Cos-
to de las ventas se calculan en base a las celdas B18 y B19 y el Margen bruto sale
de esta diferencia. En el rango B10:B13 aparecen los costos. En B15 se obtiene el
monto de los Beneficios correspondientes al trimestre.
Problema: Queremos saber hasta qué punto podemos aumentar la ganancia total
anual (en F15) en base a modificar la inversión en publicidad.
2. En el recuadro Celda objetivo seleccionemos F15.
3. En la opción Valor de la celda objetivo seleccionemos Máximo.
4. En el recuadro Cambiando las celdas, seleccionemos el rango B11:E11.
5. Pulsemos sobre Resolver y veremos que podemos aumentar la ganancia de

69.662 (figura 14.15) a 79.706 pesos. Pero lograrlo implica una inversión de
89.706 pesos en publicidad, lo que puede ser excesivo, por lo que colocaremos
una restricción para que no se superen los 50.000 pesos anuales y volveremos a
calcular. Pulsemos sobre Cancelar.
6. Abramos HERRAM1ENTAS-Solver, pulsemos sobre Agregar y definamos los

datos como lo indica la figura 14.16.
Figura 14.16: Publicidad menor o igual a 50.000 pesos
7. Aceptemos y pulsemos sobre Resolver.
En esta oportunidad (figura 14.17) la publicidad no supera los 50.000 pesos, lo que
es razonable, y la ganancia ha pasado de $69.662 a $74.817.
Si lo desea puede acceder a los otros ejemplos para solucionar con el Solver, activando
el resto de las hojas de esta planilla.
Herramientas especializadas
En caso necesario, revisaremos si está activada la opción Herramientas para
análisis en el cuadro de diálogo HERRAMIENTAS-Complementos.
Figura 14.17: Resultados obtenidos
Ejecutando el comando HERRAMIENTAS-Análisis de datos accederemos a la ven-

tana de la figura 14.18, en la que podemos seleccionar el tipo de análisis que desea-
mos efectuar sobre nuestros datos. Cada análisis viene acompañado de una extensa
ayuda para facilitar su implementación.
Análisis de varianza de un factor

Análisis de varianza de dos factores con varias muestras por grupo
Análisis de varianza de dos factores con una sola muestra por grupo
Coeficiente de correlación
Covarianza
Estadística descriptiva
Suavización exponencial
Prueba F para varianzas de dos muestras
Análisis de Fourier
Histograma
Media móvil
Generación de números aleatorios
Jerarquía y percentil
Regresión
Muestra
Prueba t para medias de dos muestras emparejadas
Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas iguales
Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas desiguales
Prueba z para medias de dos muestras
Figura 14.18: Herramientas especializadas

Capítulo
Utilicemos el Administrador de escenarios
Con la denominación Escenarios nos referimos a grupos de valores de entrada (jue-

gos de datos) guardados con un nombre que les hemos proporcionado. Estos grupos
de valores pueden ser activados alternativamente para obtener distintas posibilidades
de resultados, y así también distintas versiones de la misma planilla de cálculo.
Mediante el Administrador de Escenarios podemos crear escenarios múltiples, ver los
resultados del uso de cada uno en la hoja de cálculo o crear un informe que propor-
cione un resumen de todos los valores de entrada y resultados de los escenarios crea-
dos. Adicionalmente, Excel puede entregarnos un resumen de todos los escenarios.
En nuestro ejemplo analizaremos la afluencia anual de turistas a distintos lugares de
veraneo. Utilizaremos un Escenario por cada año a analizar.
1. Abramos una nueva hoja de cálculos y escribamos los datos de la figura 15.1.
2. Coloquemos los formatos según se indica en la misma figura.
3. Grabemos el trabajo bajo el nombre Afluencia de turistas.
4. Calcularemos el total de turistas, estimando que cada Omnibus transporta 30

personas, cada Avión 120 pasajeros, y, en promedio, viajan 4 personas en cada
Auto.
5. Escribamos en E2 la fórmula =B2*30+C2*120+D2*4
6. Copiemos la fórmula al resto de la columna.
7. Creemos un gráfico del total de turistas en base al rango E1:E4.
8. Pulsemos con el botón derecho del mouse sobre la serie de barras, optemos por
Datos de origen y definamos, en el recuadro Rótulos del eje de categorías (X),
el rango A2:A4, obteniendo así la figura 15.2.
Figura 15.2: Planilla terminada
Cómo crear un escenario

1. Abramos el menú HERRAMIENTAS y optemos por el comando Escenarios.
Agregar... 2. Pulsemos sobre Agregar; aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario.
3. Ubicados en el campo Nombre, listos para asignarle nombre al escenario que

crearemos, escribamos Año 1995.
4. Pulsemos sobre el botón Contraer, del recuadro Celdas cambiantes, y seleccio-
nemos el rango B2:D4, obteniendo ahora el cuadro de la figura 15.3.
5. Aceptemos, apareciendo el cuadro de la figura 15.4 para definir los valores de
cada celda que compone el escenario.
Hombre del escenario

jAño 1995
■ • . . : / • • •: •
--y ■
Celdas cambiantes:
|$B$2:$D$4
Haga CTRL+dic en celdas para seleccionar

celdas cambiantes que no sean adyacentes.
Comentarios:
Creado por Gaby el 17/04/1997
:ambios r Ocultar
Figura 15.3: Definición del escenario

Utilicemos el Administrador de Escenarios 219
Figura 15.4: Contenido de las celdas cambiantes
6. Como los datos que aparecen inicialmente son los contenidos en la planilla y son
los de nuestro primer juego de datos, correspondiente al año 1995, aceptemos, y
habremos creado nuestro primer “Escenario” (figura 15.5).
Figura 15.5: Escenario definido
Cómo agregar escenarios

La verdadera utilidad de crear escenarios es la de disponer de muchos juegos de va-
lores, puesto que generalmente utilizaremos varios de estos escenarios para probar una
planilla.
Pulsemos Agregar.
Escribamos Año 1996 y aceptemos. Notaremos que el rango de celdas cambiantes
es el mismo que definimos para el escenario anterior.
Escribamos 88 y pulsemos [Tabâ.
Escribamos 2 y pulsemos [Tab^
Continuemos ingresando los datos según la tabla de la figura 15.6. Ai terminar
el segundo escenario (1996) y para agregar el tercero (1997, figura 15.7) pulse-
mos Agregar.
' £ -* '■
Aceptar
'i \
6. Al finalizar de ingresar los valores para el Año 1997 pulsemos Aceptar, obte-
niendo la figura 15.8 con el listado de los tres escenarios creados.
Para volver atrás y modificar un campo ya introducido, pulsaremos:

[ Shift fr llTab^l
$B$2 = 88 $B$2 = 205

$C$2 = 2 $C$2 = 7
$D$2 = 3148 $D$2 = 2735
$B$3 = 185 $B$3 = 34
$C$3 = 42 $C$3 = 5
$D$3 = 2314 $D$3 = 483
$B$4 = 55 $B$4 = 142
$C$4 = 25 $C$4 = 38
$D$4 = 255 $D$4 = 534
Figura 15.6: Año 1996 Figura 15.7: Año 1997
Figura 15.8: Escenarios definidos
Modificar... j En caso de querer modificar un escenario existente, seleccionemos su nombre de la

J lista y pulsemos Modificar; en el recuadro Comentario aparecerán dichas acciones.
Si deseamos suprimir alguno, lo seleccionaremos y pulsaremos Eliminar.
Cómo cambiar el escenario activo

En la planilla aparecen los datos correspondientes al año 1995. Ahora cambiaremos
de escenario para apreciar los datos correspondientes a los años 1996 y 1997.
Mostrar
]Z> 1 Pulsemos sobre Año 1996, en el recuadro Escenarios, y pulsemos Mostrar.
Cerrar I 2. Pulsemos ahora Cerrar. Los datos del rango B2:D4 son reemplazados por los
que hemos definido para el año 1996 y el gráfico se actualiza, apareciendo la
planilla como lo muestra la figura 15.9.
3. Repitamos el procedimiento con los datos correspondientes al Año 1997.
Figura 15.9: Planilla correspondiente al escenario 1996
Cómo crear un resumen de los escenarios

Excel es capaz de confeccionar un resumen con los datos de todos los escenarios
existentes, conjuntamente con los resultados que los mismos afectan.
Figura 15.10: Tipo de resumen a generar
1. Abramos el menú HERRAMIENTAS y optemos por el comando Escenarios.
Resumen... 2e Pulsemos Resumen. Aparece la figura 15.10 preguntándonos qué tipo de infor-
me deseamos. Si elegimos la opción Resumen obtendremos una nueva hoja con
el informe que muestra la figura 15.11; en cambio, si elegimos Tabla dinámi-
ca, el informe será como el mostrado por la figura 15.12.
3. En el recuadro Celdas resultantes debemos seleccionar las celdas cuyos resul-

tados se modifican en base a los valores de las celdas cambiantes de los escena-
rios, y que deseamos que también aparezcan en el resumen. Seleccionemos en-
tonces las celdas que contienen los totales; el rango E2:E4.
|¡| Afluencia de tuiistas.xls
Resumen de escenario
Valores actuales: Año 1996
Celdas cambiantes:
$B$2 88 324 88 US
$C$2 2 8 2
$D$2 3148 5629 3148
$B$3 185 215 185 MÍ Lssj¡
$C$3 42 14 42 5
$D$3 2314 1285 2314
$B$4 55 88 55
$C$4 25 22 25 38
$D$4 255 380 255 534
Celdas de resultado:
$E$2 15472 33196 15472 17930
$E$3 19846 13270 19846' 3552
$E$4 5670 6800 5670 10956
19 Notas: La columna de valores actuales representa los valores de las celdas cambiantes
20 en el momento en que se creó el Informe resumen de escenario. Las celdas cambiantes de
2\ cada escenario se muestran en gris.
H \ i 1 ► j Ni\Resumen de escenario / Hoj^/ Hoja2

,,,,,
/ Hoja3 7 j <
Figura 15.11: Informe tipo Resumen de escenarios
Figura 15.12: Informe tipo Tabla dinámica
Una vez obtenidas, podemos efectuar cálculos o confeccionar gráficos, con las pla-
nillas de datos de resumen. Recordemos que si modificamos los datos de los escena-
rios, deberemos volver a crear el resumen para actualizarlo.
Cómo combinar el Administrador de Escenarios con el Solver

Una combinación muy útil que podemos hacer es utilizar el Administrador de esce-
narios junto con el Solver (Capítulo 14). Ya que este último es una herramienta de
prueba, podemos almacenar como un escenario cada uno de los distintos rebultados
obtenidos y luego generar un resumen, para decidir cuál es la mejor solución al pro-
blema planteado.
1. Abramos la planilla Análisis de datos y activemos la Hoja2, que fue la que uti-
lizamos para el Solver.
3. Modifiquemos el valor de 500 a 600 y pulsemos el botón Resolver.
Aparece el mensaje indicando que se ha hallado una solución.
Guardar escenario.., 1 4. Pulsemos sobre Guardar escenario y escribamos Seiscientos (figura 15.13).
Figura 15.13: Nombre del escenario
Aceptar 5. Pulsemos sobre Aceptar.

Cancelar 6. Pulsemos sobre Cancelar para volver a los datos originales.
1. Abramos HERRAMIENTAS y optemos por Escenarios.
Agregar... 2. Pulsemos Agregar.

3. Escribamos Quinientos y pulsemos dos veces sobre Aceptar. Observaremos que
como el Solver y los Escenarios trabajan en conjunto, las celdas cambiantes que
aparecen declaradas son las que modifica el Solver.
A partir de este momento, podemos seleccionar cualquiera de los escenarios y pulsar

Mostrar. También podemos volver a utilizar el Solver para obtener otras soluciones,
empleando en cada caso el botón Guardar escenario. Como digno broche para nues-
tro análisis, recurriremos a crear un resumen de los escenarios para comparar las
soluciones obtenidas.
Capítulo
Gráficos asociados a mapas geográficos
Cómo crear un gráfico asociado a mapas

Para agregar Microsoft Map consulte en el Apéndice, al final de este libro, el
apartado Cómo agregar o quitar módulos a una instalación existente.
Para empezar, hemos de crear la planilla que muestra la figura 16.1, que grabaremos
luego con el nombre Extracción de hierro.
Figura 16.1: Datos de base
1. Seleccionamos el rango A1:B7 y pulsamos sobre el botón Mapa.

2. Dibujamos un rectángulo marcando el área que ocupará el gráfico (C2:G16). Al
liberar el botón del mouse, Excel analizará nuestros datos y creará un mapa de
acuerdo con los resultados obtenidos.
3. Aparecerá entonces un mapa, tal como lo muestra la figura 16.2.
Los mapas utilizables incluyen los de todos los países del mundo, sus regiones,
y los estados o provincias de Estados Unidos, Canadá, México y Australia.
4. Para controlar la visualización del mapa empleamos el recuadro de Zoom.
✓
5. Mediante el botón Agarrador podemos pulsar sobre el mapa y, manteniendo pre-

sionado, desplazarlo para reubicarlo dentro de la zona de graficación.
6. Para ubicar un punto del mapa en el centro del recuadro, pulsamos sobre el bo-
tón Centrar mapa y luego sobre el punto que deseamos sea el centro.
7. Vuelve a mostrar el mundo completo.
8. Permite actualizar el mapa después de haber modificado los datos.
si Microsoft Map en Extracción de hierro.xls
Toneladas
Uruguay
Argentina
Países del mundo
Brasil
Perú
Ecuador
Países del mundo

par Tatebásr.
Control de Microsoft Map
Paísesdel mundo
Número de País Toneladas
Para cambiar datos del mapa arrastre botones de columna y de formato a la ca|a
Toneladas
iumna
Figura 16.2: Mapa obtenido
Cómo modificar los títulos

1. Activamos la herramienta de Seleccionar objetos.
2. Pulsando sobre el título Países del mundo lo seleccionamos y, si mantenemos
presionado y movemos el mouse, podremos reubicarlo.
3. Estando seleccionado podemos eliminarlo pulsando la tecla [Pelete] 0 el botón
derecho del mouse, y seleccionamos el comando Ocultar, del menú desplegable.
4. También podemos optar por el comando Formato de fuente, con el que podre-
mos modificar el tipo de letra.
5. Si, estando seleccionado, volvemos a dar clic, podremos modificar el texto.
Cómo controlar las referencias

Pulsando con el botón derecho sobre las referencias se abrirá un menú del que esco-
geremos el comando Compacto, si deseamos reducir su tamaño (figura 16.3), u Ocul-
tar, si deseamos eliminarlas.
Gráficos asociados a mapas geográficos 227
Países del mundo

por Toneladas
n 76 a 76 (D Si-□ Toneladas
ü 55 a 76 (D
H 34 a 55 (1)
□ 25 a 34 (D
□ 8 a 25 (2)
Figura 16.3: Tipo de referencias
Modificar entrada. „ I Podemos modificarlas si escogemos el comando Editar, con lo que aparecerá el cua-
dro de la figura 16.4. En particular, si pulsamos sobre el botón Modificar entrada,
aparecerá el cuadro de la figura 16.5.
Figura 16.4: Modificar el modo de las referencias
Figura 16.5: Modificar el texto de las referencias
Cómo cambiar el color empleado

El gráfico que hemos creado nos indica, mediante el cambio de tono, la importancia
de cada país del listado en lo referido a la extracción de hierro. Las referencias indi-
can los rangos de toneladas que representa cada tonalidad y la cantidad de países que
están graficados en dicho tono.
Figura 16.6: Cambiar tono e intervalos
Activando la solapa Opciones de sombreado por valores (figura 16.6) podremos ele-
gir otro color para indicar las distintas tonalidades. También podemos controlar los
intervalos para la graficación, obteniendo así un gráfico similar al de la figura 16.7.
Extracción de hierro.xls
UtlitUli
País Toneladas
Uruguay
Argentina
Ecuador
Paraguay
Latinoamérica
Países del mundo

por Toneladas
□ 76 a 76 (1)
□ 55 a 76 (1)
□ 34 a 55 (1)
□ 25 a 34 (1)
□ 8 a 25 (2)
Figura 16.7: Mapa obtenido

Cómo controlar los elementos del mapa

Podemos incluir las capitales de los países (Capitales del mundo) eliminar el cua-
driculado (opción Mapamundi), el color de los océanos (Océanos del mundo) y
ocultar los países que no estén comprendidos entre los datos (Países del mundo)
mediante el comando Elementos, que se encuentra en el menú MAPA, o pulsando con
el botón derecho sobre el mapa, el que desplegará el cuadro de diálogo de la figura
16.8. En el caso de activar las capitales podemos definir el símbolo que las marca con
el botón correspondiente.
Figura 16.8: Elementos del gráfico
¿gregar-V Pulsando sobre Agregar podremos agregar al mapa distintos detalles.
Tipos de gráficos de mapa

Pulsando el botón Control del Microsoft Map aparecerá/desaparecerá el cuadro de
diálogo homónimo. En su parte superior aparecen todas las columnas de datos dispo-
nibles, de las cuales podemos ver, en la parte inferior, que la de Toneladas es la que
se emplea para graficar. Inicialmente se encuentra seleccionado el modo de represen-
tación por tonos, pero podemos cambiarlo a cualquiera de los tres modos restantes.
1. Pulsamos sobre Sombreado por categoría, y manteniendo presionado, lo des-

plazamos hacia la derecha hasta que quede resaltado el renglón del recuadro
Toneladas. Cambiará el cuadro y cada país involucrado asume un color distin-
to (figura 16.9).
2. Efectuando el mismo procedimiento, pero empleando el botón Densidad de
puntos, el mapa cambiará a mostrar puntos para representar los valores.
3. Empleando Símbolo graduado aparecerá, dentro de cada país, un símbolo cuyo
tamaño indica el valor a representar.
Cómo agregar rótulos

1. Pulsando el botón Rótulos de mapas aparecerá un cuadro en donde podemos
elegir dos opciones. Si elegimos la opción Nombres de elementos del mapa, al
desplazar el puntero sobre cada país aparecerá su nombre y podremos colocarlo
definitivamente si damos clic. Siguiendo el mismo procedimiento, pero eligien-

do la opción Valores de, podremos colocar el valor asociado a cada país en el ru-
bro elegido en el recuadro junto a esta opción. Después de colocar los rótulos, po-
dremos reubicarlos adecuadamente en su lugar definitivo.
Figura 16.9: Sombreado por categoría
Cómo incluir micrográficos dentro del mapa

Si los datos figuran desglosados, podemos incluirlos sobre el mapa como gráficos de
torta o de columnas.
Figura 16.10: Planilla de datos desglosados
1. Modifiquemos la planilla para que luzca como la de la figura 16.10.

2. Seleccionemos el rango A1:F7 y definamos el área correspondiente al gráfico.
1° Trimestre En la caja inferior vemos que se grafican en forma de tonos los datos del Io Trimes-
tre.
3. Eliminaremos este primer ítem pulsando sobre el botón del tipo tono y despla-
zándolo fuera de la caja.
4. Ahora seleccionemos el tipo del ítem a graficar pulsando sobre Gráfico circu-
lar y desplazándolo hasta ubicarlo sobre i Formato ¡
l ~ ~ i
5. Luego pulsemos sobre Io Trimestre y lo desplazaremos sobre ¡Columna ;

6. Hagamos lo mismo con 2o Trimestre, 3o Trimestre y 4o Trimestre, todos al re-
cuadro columna del mismo renglón, obteniendo el cuadro Control de mapa de
datos, como lo muestra la figura 16.11 (podemos ampliar su tamaño).
Figura 16.11: Control de mapa de datos obtenido
El gráfico correspondiente es el que se muestra en la figura 16.12.
Latinoamérica
Países del mundo
H| 2i,TrÍTl«íJ.f«
Q 0* Triol
Figura 16.12: Mapa que incluye subtotales como gráfico tipo torta
Si en el cuadro Control de Microsoft Map cambiamos el formato por Gráfico de

columnas, el tipo de minigráfico incluido pasará a ser de columnas, obteniendo el
mapa de la figura 16.13.
Figura 16.13: Gráficos de columnas en lugar de gráficos de torta
Opciones de gráficos de barras/torta

Podemos controlar el aspecto de estos pequeños gráficos abriendo el menú MAPA y
optando por el comando Opciones de gráfico de columnas, con lo que aparecerá el
cuadro de diálogo que se muestra en la figura 16.14.
Propiedades del formato
Opciones de gráfico de columnas
"Columnas
Io Trimestre
2o Trimestre
3o Trimestre
4o Trimestre
cambio
Figura 16.14: Opciones de gráfico de columnas
En forma similar, el comando para el caso anterior será Opciones de gráfico

circular.
Capítulo
Datos externos e Internet
Cómo vincular celdas de distintas planillas

Apóstrofos Signo
^ -i ..i
admiración
/ \«k
/ _ í nnrrhaioj. — \
// N
‘[Producción del primer semestre xls]Hoja1 '!$ H$8
tr’
\ ^ Fila
1
i \
Nombre del archivo Nombre de Columna

la hoja
Figura 17.1: Dirección completa
Como vimos en el Capítulo 12, no sólo podemos relacionar celdas de distintas hojas
entre sí, sino que también podemos relacionar celdas entre distintos libros. Para lle-
varlo a cabo debemos poner, delante de la dirección, el nombre del archivo encerra-
do entre corchetes. El nombre del archivo y el de la hoja deberán ir encerrados entre
apóstrofos, como lo vemos en la figura 17.1.
1. Creemos una planilla nueva y guardémosla con el nombre Vínculos.
2. Abrimos la planilla Relojes.xls.
3. Nos ubicamos en la celda C3 (de la planilla Relojes) y pulsamos Copiar.
Pegar vínculos I 4. Nos ubicamos en la celda B2 (de la planilla Vínculos), abrimos el menú EDI-
------■- -V- V.Y...... ■vrr..«.<.n > ■ ■ U. .Y. ■Vi
CION, optamos por el comando Pegar especial, y pulsamos el botón Pegar vín-
culos.
5. De esta manera vinculamos la celda B2 de una planilla con la C3 de la otra. Si
ahora modificamos la celda C3 en Relojes.xls, escribiendo, por ejemplo, Rolex
ÍEnter veremos que inmediatamente se actualiza en la otra planilla.
6. No es obligatorio el uso del menú, también podemos establecer un vínculo direc-

tamente si escribimos, por ejemplo en C2 de la planilla Vínculos, la fóimula
=SUMA([Relojes.xls]Hojal!$C$4:$C$7)
7. Modificando un valor de dicho rango se actualizará el total en la celda vincula-

da.
8. Repitiendo el proceso, vinculamos las celdas D3 y E3 de Relojes.xls con B3 y
B4 de Vinculos.xls y también totalizamos los rangos, obteniendo la figura 17.2.
C2 =SUMA([Relojes.xis)Hoja1!$C$4:$C$7)
vinculos.xls BISES
Relojes: "El buen tiempo"

2
3 Casio Rolex Mo délo C
Sucursal 1 200 76 148
"V Sucursal 2 125 185 231
6 Sucursal 3 200 56 98
Sucursal 4 90 22 223
t»¡ :5
Figura 17.2: Celdas de distintos libros, vinculadas
En caso de que abramos un libro que contenga celdas que están vinculadas a otros
libros, si éstos últimos no están abiertos, aparecerá el mensaje que muestra la figura
17.3, pidiendo confirmación para actualizar los datos de dichas celdas. En caso de que
no los actualicemos, dichas celdas aparecerán con el último resultado que tenían.
K> Microsoft: Excel
Este libro contiene vínculos automáticos con otro libro,

¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en
el otro libro?
♦ Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en

Sí.
♦ Para mantener la información anterior, haga clic en No.
■■■’■ • •• • • ■••••• -• • •• ...... .
. . ...........
2-^
•i • No
Figura 17.3: Actualizar las celdas vinculadas a planillas que no están disponibles
Para evitar esta pregunta y actualizar los vínculos siempre automáticamente,

desactivemos Consultar al actualizar vínculos automáticos, de la solapa Mo-
dificar, habiendo elegido el comando Opciones, del menú HERRAMIENTAS
Cómo vincular libros con hipervínculos

Si además de vincular las celdas, deseamos darle la posibilidad al usuario de poder
abrir los libros relacionados, de ung forma simple, habremos de pegar hipervínculos.
Datos externos e Internet 235
Figura 17.4: Colocar un hipervínculo
1. Borre el contenido de la celda B4 de Vinculos.xls
2. Ubiqúese sobre C3 de Relojes.xls y pulse Copiar.
3. Volviendo a B4 de Vinculos.xls abrimos el menú EDICION y optamos por Pe-

gar como hipervínculo. De esta manera queda colocado el contenido de la cel-
da C3, pero también la información de dónde proviene (ubique el puntero del
cursor sobre C3 sin pulsar clic, donde se convierte en una manito) y con un for-
mato característico para los hipervínculos: texto azul brillante y subrayado. Com-
pare los contenidos de las celdas B2 y B3 con B4 (figura 17.4).
4. Si cerramos la planilla Relojes.xls, podremos volver a abrirla si pulsamos sobre

el hipervínculo. Una vez usado el hipervínculo, el mismo cambia a un color azul
oscuro, para denotar esa condición.
Qué es Internet e Intranet

Internet es una red mundial de computadoras interconectadas y permanentemente en
funcionamiento, a la cual podemos acceder desde la nuestra, conectándonos a través
de un proveedor del servicio mediante un módem y una línea telefónica. Una vez
conectados, podemos obtener información comercial, científica, académica, etcétera,
de prácticamente cualquier lugar del planeta.
Un modem es un aparato cuya función es conectar una PC con una línea telefó-
nica, de modo que pueda recibirse o enviarse información.
La información de Internet está organizada en Páginas (Páginas WEB), cada una co-
rrespondiente a un determinario prestatario, y a la cual podemos acceder mediante una
dirección (única para cada página WEB existente).
Excel nos permite vincular una página WEB a cualquier celda de nuestra planilla en
forma de hipervínculo (la dirección en azul brillante y subrayado) de modo que un
usuario que utilice esa planilla (en una computadora que tenga acceso a Internet) podrá
dar clic sobre dicho hipervínculo y obtener instantáneamente la información actua-
lizada de la página WEB correspondiente.
Depende del dueño de la página WEB, el mantener su información actualizada.

Las páginas WEB se denominan corrientemente páginas de hipertexto, ya que, una

vez que hayamos accedido al texto de una de ellas, podemos saltar (mediante hiper-
vínculos) al texto de otra página, y así sucesivamente; comprobamos entonces que In-
ternet es una gran base de datos interrelacionados. Estas páginas WEB responden a
una estructura establecida llamada HTML (HiperText Markup Language) y a los do-
cumentos creados bajo estas condiciones se los denomina documentos HTML.
Por otra parte, llamamos Intranet a una red de computadoras pertenecientes a una em-
presa o institución, que no tiene conexión permanente con Internet, y que emplea pá-
ginas WEB (documentos HTML) para almacenar y transmitir información interna-
mente; diremos entonces que una Intranet es una Internet privada, que ofrece la po-
sibilidad de conectarse a Internet en el momento en que algún usuario lo desee.
Cómo navegar por Internet

* Pulsando sobre el botón que vemos a la izquierda de estas líneas, aparecerá la barra
de herramientas para manejar la conexión con Internet y poder navegaría (comúnmen-
te se denomina visitar una página al hecho de acceder a una página WEB, y nave-
gar en Internet a recorrer varias de ellas que estén interrelacionadas)
Para ingresar a Internet pulsamos el botón Página de inicio, con lo que aparecerá la
pantalla que muestra la figura 17.5, en la que debemos identificarnos con nuestro
nombre de usuario y contraseña secreta. También (de ser necesario) debemos co-
locar el número de teléfono de nuestro proveedor.
Figura 17.5: Acceder a Internet
Una vez establecida la conexión, aparecerá una página proveniente de nuestro servi-
dor de Internet, como vemos en la figura 17.6. Se denomina servidor a la computa-
dora que emplea nuestro proveedor y que generalmente suele ser una máquina bas-
tante poderosa y rápida.
En este caso, empleamos para navegar el programa Netscape Navigator Gold.
>4.< Netscape - [COMNET Home Page]

¿tchivo ¿dictón : Ver qtv.{¿«cadetes flpciones {¿tredorto J¿entana Ayuda
'¡facción: http7/www. comnet.com ai/
Novedades j ¿Algo intefettante? j Pepinos ) Búsqueda j Gente
"neniara alta fenología para nal

t3fcn venido a la página de COMMfet Internet 1 ’fovtder Para encontrar tocio lo que COMNET
otroce ctikee sobre ol feoion de su interés. Lsperamos que esta visita sea de su adrado y tmíe
cualquier inconveniente -ármenos un menMifrcon su s dudas o sugerencia.
tfMWPfff
8Í81:S1Í! 88 8
Hosts 8 /; 18;
mun -is'.Tísa-ar/Of
feeami «MWM
}L?g.f. ;8 '' V
iii¡¡¡ll¡llil¡ilill||llll; COMNET - /*■/. Córdoba 1313 - 3o *A* - Bu Airee, Argentina;

Tel/Fa*: (54-1) 374-6000 - (54-1) 373-2460
&#«* *iwm.
JrjM ¡Documento; Ejecutado
Figura 17.6: Una página de Internet
Recordemos tener siempre presente el tiempo que estamos conectados a Internet,

dato que podemos obtener activando la ventana que muestra la figura 17.7.
$ Conectado a COMNET - Acceso... DÍxj
Conectado a 14400 bps
[;"&5ajjes>>"lj
Duración: 000:08:54
Figura 17.7: Tiempo "on-line"
Desconectar Para finalizar nuestra sesión de navegación por Internet pulsaremos Desconectar.
Cómo crear un vínculo con la Internet

Para establecer el vínculo, no es necesario encontrarnos conectados, basta con
saber la dirección del sitio.
Escribimos en la celda B6 el texto Diario Argentino.
Seleccionamos la celda, gráfico o dibujo que deseamos relacionar mediante un

hipervínculo con una pagina WEB. En nuestro caso la celda activa debe sei B6.
Insertai hipervínculo "I**; .V
Vincular al archivo o dirección URl

Jhttp://www.clarín. com. ar
3i Examinar,,,
r« Escriba o localice la ruta de acceso del documento al que desea

%£*> y.Pu
vincularlo. Puede ser una dirección de Internet (URL), un documento
de su disco duro o un documento de la red de su organización.
m
Ruta: http://www.ciarin.com.ar/
Ubicación dentro del archivo (opcional);
Examinar...
1
, \ f\ SI desea saltar a una posición específica dentro del documento,
como un marcador, un intervalo o un número de di¿ positiva, escriba
o localice esa posición en el cuadro anterior.
. .U V 'm H V' H¡!# Wm i iH i ssj Wm ■7' ''7/ >
J J
'' Wsxm
m íSí ... iiii ii

F Utilizar ruta de acceso relativa para el hlperví iculo
Aceptar Cancelar j
Figura 17.8: Declarar la dirección del hipervínculo
3. Pulsamos sobre el botón Insertar hipervínculo, con lo que aparecerá el cuadro

de la figura 17.8, en donde escribimos la dirección de dicha página, por ejemplo
http://www.clarin.com.ar
Al aceptar obtendremos el hipervínculo, tal como lo indica la figura 17.9
Figura 17.9: Hipervínculo colocado
Si la celda no contiene información, aparecerá la propia dirección del hipervín-

culo.
Cómo usar el vínculo establecido

1. Ubicamos el cursor sobre el hipervínculo, apareciendo una manito, y pulsamos.
2. A continuación se inicia la conexión y se ejecuta el programa para navegar. Como
podemos apreciarlo en la figura 17.10 aparece la página correspondiente a la di-
rección del hipervínculo seleccionado. En este caso, para navegar, empleamos el
programa Microsoft Internet Explorer 3.0.
O Home Page Clarín - COMNET Internet Explorer

Archivo Edición Ver Ir a Favoritos Ayuda
Detener Actualizar Inicio Búsqueda favoritos Imprimir

i— *
| Dirección http://www.clarin.com.ar/
i
¡¿¿¿¿¿miiiíü
13<fe 1$97
&Ménm Aires - itagsoüssa. tlírettsms In»süaa Bwtma áe Mofe 4 tg.it
Molidas de hoy Todos los títulos del día
Ultimo noticiero Hablé con Clarín

de Radio Mitre
Real Audio™
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Conferencias
Nuevo!!! V*»**»!* HsNIfr <>: t
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é* ***Kf*f4r\K\ tr«rv]M
®*®<4©(WBI
ínf©f moción tf#yoftlya
Correo de lectores
Fotos Üiiicktime VR
;Í'£X$4Ér3Hh
Cine en televisión
t.«* A rv
r ',*■**& 4
vt-*n-áb*+c&
Herramienta;
FOLHA DE SAN PABLO

el diario de mayor
circulación en Brasil
Figura 17.10: Página accedida
Cómo crear un documento HTML

Si deseamos publicar nuestra planilla de cálculo en una página en Internet, deberemos
generar un documento escrito en HTML, y para ello disponemos de un asistente que
se encarga del proceso. Si el comando Guardar como HTML no aparece en el menú
_ ARCHIVO, deberemos instalar este asistente desde el CD-ROM de Office 97.
z> 1. El procedimiento es muy simple; teniendo la planilla en pantalla abrimos el menú

ARCHIVO y optamos por el comando Guardar como HTML.
Agregar ,, 2. En el primer paso deberemos definir los rangos a publicar mediante Agregar.
3. Pulsamos Siguiente para continuar, y en el segundo paso debemos definir si de-
Siguiente > seamos crear un documento nuevo o agregar los rangos a uno existente; seleccio-
nemos la opción Crear un documento HTML independiente.
4. A continuación debemos diseñar la página WEB escribiendo el título, el encabe-
zado, una descripción y los datos que aparecerán al pie. También podemos acti-
var la aparición de líneas por encima y por debajo de los datos (figura 17.11).
Terminar 5. En último lugar, definimos el código de país, para crear la página, y el nombre
a asignarle al archivo resultante; finalmente pulsamos Terminar.
Figura 17.11: Diseño de la página
Cómo crear un vínculo en la Intranet

Ahora que ya tenemos un documento HTML en nuestra computadora, podemos crear
nuevos documentos en otras aplicaciones, como por ejemplo Word o PowerPoint,
y crear hipervínculos a éstos. Si trabajamos en una red local de computadoras (LAN)
otros usuarios podrán crear los hipervínculos a nuestra página o accedería mediante
un programa navegador como Netscape o Microsoft Explorer.
Para expresar en la Intranet la dirección de la página que acabamos de crear se debe
escribir: file://gaby\disco rigido\mis documentos\pagina.htm que responde a una
estructura file://<nombre del archivo> donde el nombre del archivo puede incluir
la identificación del usuario de la red, el nombre del recurso compartido (el disco),
la carpeta, y el nombre y extensión del archivo.
Un aspecto muy destacable es que a nuestra página WEB pueden acceder muchos
usuarios simultáneamente, sin que por ello debamos establecer ninguna configura-
ción especial de compartición de archivo.
Si enviamos a nuestro proveedor de Internet la página WEB que creamos, éste la
colocará en su servidor haciéndola accesible desde cualquier lugar del mundo.
Nuestra página WEB lucirá en un navegador, como lo muestra la figura 17.12. La
página también puede contener gráficos de Excel o imágenes fotográficas.
Figura 17.12: Página WEB creada
Cabe destacar que mediante el hipervínculo que había en la planilla, quien acceda a
nuestra página WEB podrá saltar a la página que el hipervínculo representa.
Por otra parte, observemos que en la parte inferior aparece nuestra dirección de co-
rreo electrónico para que un visitante pueda enviarnos un mensaje, simplemente
dando un clic sobre la misma.
Accesos a Microsoft
Figura 17.13: Páginas de Microsoft en la WEB

Desplegando el menú de ayuda ?, optando por la opción Microsoft en el WEB (figura

17.13) y eligiendo un comando, aparecerá la página correspondiente, proveniente del
sitio de Microsoft (previa conexión automática a Internet). Tendremos así la informa-
ción al día sobre la cuestión seleccionada.
Usar FTP
La sigla FTP significa File Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de archi-
vos) y se utiliza para recibir archivos por Internet. Se accede igual que a cualquier pá-
gina corriente de la WEB, pero antes de ingresar la dirección del lugar de donde que-
remos copiar archivos, en vez de usar http:// emplearemos ftp://
La dirección del sitio de Microsoft para bajar archivos es ftp://ftp.microsoft.com y
luce como podemos verlo en la figura 17.14.
Figura 17.14: FTP de Microsoft

Capítulo
Hagamos macros
Introducción
A medida que trabajamos en nuestra planilla de cálculo, nos damos cuenta de que hay
muchas operaciones que realizamos frecuentemente y de que, obviamente, para lle-
var a cabo estas operaciones utilizamos siempre los mismos comandos, en una mis-
ma secuencia. Excel 97, como casi todos los programas modernos, ofrece la posibi-
lidad de automatizar estas tareas repetitivas, agrupándolas en un solo comando deno-
minado Macroinstrucción o, abreviando, Macro. En resumen, una macro es un lis-
tado de comandos a ser ejecutados cuando el usuario lo indique y mediante un sen-
cillo paso, como puede ser seleccionar un comando del menú descolgable, presionar
un botón en alguna de las barras o pulsar una determinada combinación de teclas.
Cómo crear una macro

El procedimiento básico es sencillo; asignar un nombre a la macro, definir su com-
binación de teclas y ejecutar por primera vez la secuencia de comandos que consti-
tuirán la macro, mientras Excel la va "memoriz.ando'\ Al terminar el procedimiento
tendremos la macro lista como para poder emplearla en todas las oportunidades en que
la necesitemos. Veamos cómo hacerlo.
Figura 18.1: Crear una macro
1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS, luego el submenú Macro, y posteriormen-

te optamos por el comando Grabar nueva macro o pulsamos el botón Grabar
macro, de la barra de herramientas Visual basic. Aparecerá el cuadro de la fi-
gura 18.1 indicando el nombre por omisión de la misma (Macro 1); que cambia-
remos, por ejemplo, escribiendo Recuadro.
ICtrl Efecto
1 Cambiar formato
A Abrir
B Buscar
C Copiar
D Rellenar hacia la derecha
G Guardar
I Ir a
j Rellenar hacia abajo
L Reemplazar
P Imprimir
U Nuevo
V Pegar
X Cortar
Y Repetir
Z Deshacer
2. Completamos el recuadro Método abreviado indicando la tecla, por ejemplo GE

que combinada con (Ctrl] ejecutará la macro. En este caso ÍCtrlíSl Si mantenemos
presionada LShift fr J esta tecla se agregará como método abreviado y tendremos
que presionar conjuntamente (CtjJLShift SCS). Tengamos en cuenta que no debe-
mos utilizar las letras ya definidas que se listan en la tabla sobre estas líneas.
3. En el recuadro Guardar macro en definimos en dónde han de guardarse los
comandos de la macro que vamos a crear. Si elegimos Este libro, la macro será
local y sólo funcionará cuando esté abierto este libro, en cambio, con la opción
Libro de macros personal, la macro siempre estará disponible (mientras traba-
jemos con Excel).
4. Aceptamos y Excel comenzará a registrar todos los comandos que utilicemos.
5. Pulsamos (Ctrl)Q] para acceder al cuadro Formato de celdas, activamos la solapa
Tramas y seleccionamos cualquier color. Activamos la solapa Bordes, seleccio-
namos línea doble y pulsamos sobre Contorno; finalmente damos Aceptar.
6. Para terminar la grabación pulsamos en Detener grabación.
Cómo ejecutar una macro

La forma más sencilla es, obviamente, pulsar iCtrlfS). Pero si no nos acordamos de las
teclas que le asignamos, tendremos que recurrir al botón Ejecutar macro, el que
desplegará una lista de las existentes, en donde la seleccionaremos y pulsaremos el
botón Ejecutar. Otro método es abrir el menú HERRAMIENTAS y, optando por
Macro, elegir Macros y nuevamente seleccionar de la lista.
Ubiquémonos en una celda no usada, o seleccionemos un rango; y pulsemos (CtríTSl
Hagamos macros 245
Cómo modificar una macro

rc- Si la macro fuese muy complicada seria más fácil modificarla que crearla nuevamente.
1. Abrimos el menú HERRAMIENTAS, optamos por Macro y Macros.
Modificar ] 2. Seleccionamos del listado la macro Recuadro y pulsamos Modificar, aparecien-
do la ventana de la figura 18.2, que es la macro que creamos, escrita en lengua-
je Visual Basic.
Figura 18.2: Parte de la macro (escrita en Visual Basic)
Si supiéramos programar en Visual Basic (al efecto sugerimos consultar Todo el Vi-
sual Basic 4.0 en un solo libro, de nuestro sello editorial) podríamos introducir las
modificaciones directamente modificando el texto.
Para tener una idea de lo que estamos viendo, diremos que los textos en negro son el
programa propiamente dicho, en azul aparecen las palabras reservadas, y en verde los
comentarios.
Para salir abrimos el menú ARCHIVO y luego damos Cerrar y volver a Microsoft
Excel.
Cómo incluir la macro en una barra de botones
Figura 18.3: Agregar un botón para la macro

Figura 18.4: Personalizar barra de herramientas
Podemos pulsar sobre una barra de herramientas cualquiera con el botón derecho del
mouse y seleccionar Personalizar. Luego activamos la solapa Comandos y localiza-
mos en la lista el ítem Macros. Pulsamos, por ejemplo, sobre el botón de carita y
manteniendo presionado, lo desplazamos a la barra a la que se lo queremos agregar.
Ahora pulsamos sobre este botón agregado con el botón derecho del mouse y elegi-
mos el comando Asignar macro, con lo que aparecerá el listado de macros creadas
para que podamos seleccionar la que nos interesa asignarle.
Del mismo menú podemos usar el comando Pegar imagen del botón, si previamen-
te copiamos un bitmap al Portapapeles (por ejemplo, desde Paint) para colocarlo
como imagen del botón.
Para eliminar un botón agregado a una barra, mientras está visible el cuadro de diá-
logo Personalizar, pulsamos sobre el botón y, manteniendo presionado, lo desplaza-
mos fuera de la barra.
Protección contra virus

Ante la aparición de virus que se instalan en las macros creadas en Excel, Microsoft
ha decidido crear una protección para prevenir disgustos a sus usuarios. Para compren-
der a qué nos exponemos, primero vamos a explicar qué es un virus.
¿Qué es un virus?
Un virus es un programa que se dedica a hacer daño en nuestra computadora, alterando
o borrando información (no destruye en forma física la PC). Dicho programa ha sido
creado así deliberadamente, por lo que sus maldades son producto de una voluntad
humana, y no consecuencia de algún mal funcionamiento del equipo.
Su característica principal, obviamente, es la de ser invisible y de difícil detección.
También cuenta entre sus "habilidades” la de reproducirse de computadora en com-
Hagamos macros 247
putadora sin que lo advirtamos, afectando de esta forma no sólo a la nuestra, sino a
todas las que se crucen en su camino, del mismo modo en que lo hace cualquier vi-
rus que causa enfermedades a los seres vivos; de allí el porqué de su nombre.
Debido al carácter invisible de estos virus, generalmente nos enteramos de los daños
que causan mucho tiempo después de que hayan "infectado" a nuestro sistema (así se
dice cuando el virus se ha instalado en nuestro disco rígido), lo que dificulta la loca-
lización de su fuente de origen, por lo general un disquete prestado, un acceso vía mó-
dem o vía Internet, etcétera.
¿Cómo nos afecta un virus a través de una macro?

Como ya dijimos, un virus es un programa, y por lo tanto no es peligroso hasta tanto
no sea ejecutado, lo que ocurre cuando se pone en funcionamiento la macro.
Los libros de Excel son conjuntos de datos, y por lo tanto al abrirlos no corremos
ningún riesgo. Pero cuando un libro contiene macros, si llegamos a ejecutar alguna
que contenga un virus infiltrado (su presencia no la notaremos inmediatamente) lo
"despertaremos" poniéndolo en acción y entonces sí será peligroso.
¿Cómo proceder?
Figura 18.5: Aviso al abrir un libro que contiene macros
I Deshabilitar macros\- Para evitar esto, cuando intentamos abrir un libro que contenga macros, Excel muestra
».♦*
el cartel de la figura 18.5 y nos da la posibilidad de deshabilitar las macros para que
podamos tener acceso a la información, pero sin correr riesgos. En esta modalidad,
también podemos revisar nuestras macros buscando la presencia de algún virus. El
inconveniente reside, por supuesto, en no poder emplear las macros (que pueden ser
importantes o vitales para el correcto uso del libro, según sea el caso).
ilitar macros Si estamos seguros de que el libro que estamos abriendo no está infectado, entonces
habilitaremos sus macros para poder utilizarlas.
No abrir En el caso de que decididamente no deseemos abrir el libro, directamente podemos
cancelar, pulsando No abrir.
Si desactivamos la opción Preguntar siempre antes de abrir libros con macros se
evitará la aparición de esta confirmación en casos posteriores, con el consiguiente
riesgo. También podemos controlar (o volver a activar la protección) mediante la

opción Protección antivirus en macros, que aparece en la solapa General cuando
damos el comando Opciones, del menú HERRAMIENTAS.
En caso de tratar de ejecutar una macro en un libro en el que las hemos deshabilita-
do, aparecerá el mensaje que muestra la figura 18.6.
Figura 18.6: Cuando las macros están deshabilitadas
¿Cómo detectar un virus?

Office no puede revisar los archivos que contengan macros, para detectar la presen-
cia de virus. Para ello debemos recurrir al programa Microsoft Excel Virus Search
2.0, que se encuentra en la dirección "http://www.microsoft.com " a la que accede-
remos a través de Internet. En dicha dirección también se encuentra información de
último momento acerca de los virus conocidos.
El virus Laroux
Al momento de escribir el presente libro, el único virus que ataca a las macros de
Excel se llama Laroux, precisamente porque agrega esta palabra al final de las mis-
mas.
En realidad este virus no es muy peligroso, pues no se dedica a destruir, pero puede
ser el predecesor de alguno que sí lo haga.
El programa Microsoft Excel Virus Search 2.0 (disponible hasta el momento sólo
en idioma inglés) sirve tanto para detectarlo, como para removerlo.
Cómo usar el chequeador de virus

Una vez instalado (ver Apéndice de instalación) abrimos el menú HERRAMIENTAS
y optamos por el comando Virus Search, el cual nos mostrará el cuadro de la figura
18.7, en el que se nos pregunta si deseamos verificar los libros actualmente abiertos,
o incluir también los que tenemos guardados en el disco. Para este último caso esco-
geremos Currently open workbooks and disk files y pulsaremos el botón OK.
Figura 18.7: Definir los libros a verificar

Hagamos macros 249
Figura 18.8: Mensaje
Aparece el mensaje que muestra la figura 18.8 que, traducido, dice:

La siguiente búsqueda chequeará sus archivos en busca del virus Laroux, removién-
dolo y almacenando entonces los archivos limpios.
Cuando pulse OK, todos los libros actualmente abiertos serán guardados y cerrados.
Si desea cerrarlos sin guardar pulse Cancel, y luego use el comando Virus Search
del menú HERRAMIENTAS, para volver a ejecutar esta búsqueda.
Como el virus fue descubierto en Julio de 1996, no será necesario verificar aquellos
libros que fueron modificados depués de esa fecha, lo que logramos pulsando No en
el cuadro que muestra la figura 18.9. Si a pesar de ello queremos que, por seguridad,
sean verificados, pulsaremos en Sí.
Microsoft Excel 97 Virus Search Add-ln Versión 2.
Because the laroux virus was discovered ¡n July 1396, wotkbooks that have not been
saved lalei than that date are uníikefy to be infectad with this virus. Do you want to sean
these workbooks anyway?
fio
Figura 18.9: Chequear libros almacenados antes de Julio de 1996
Figura 18.10: Definir archivos y carpetas a revisar

Luego (figura 18.10 en página anterior) podremos definir la carpeta en la que residen,
y los tipos de archivo que deseamos sean verificados. Tildando la opción Inelude
subfolders se verificarán además, todas las carpetas que dependan de la arriba men-
cionada.
Start Por último, para empezar la revisión, pulsamos el botón Start. Durante la misma ve-
iiiátyármvr
remos el cuadro de progreso de la figura 18.11.
Figura 18.11: Progreso de la verificación
Al final de la revisión (cuando no se ha localizado al virus) aparecerá el mensaje que

muestra la figura 18.12, donde se nos pregunta si queremos revisar más carpetas.
Figura 18.12: Mensaje final
También se creará una planilla Excel (figura 18.13) enumerando los archivos que se
han verificado y el resultado del proceso.
Figura 18.13; Planilla resumen

Capítulo
Visual Basic
¿Qué es un formulario?
Muchas veces quien ingresa los datos en las planillas es el mismo operador que las
confecciona, pero es muy posible que una planilla diseñada por una persona sea uti-
lizada por otra, u otras. En este caso, podría ocurrir que no haya mucho tiempo para
explicarle al usuario final cómo manejar la planilla, lo que puede traer consecuencias
como un mal uso de la planilla, o errores en el ingreso de datos. El objetivo sería
entonces evitar tales posibilidades, lo que se logrará con la utilización de formularios.
A las partes de las planillas dedicadas al ingreso de datos se las denomina formula-
rio y no son otra cosa que una hoja con ciertas restricciones, algunas celdas habili-
tadas y controles especiales. Pueden agregarse autoformas, imágenes y un fondo para
mejorar su aspecto, y hasta incluso podemos insertar comentarios de celdas para es-
bozar algún tipo de ayuda.
Podemos utilizar los formularios y sus herramientas con dos enfoques distintos:
Local: Para restringir los datos que se ingresan en una planilla, que ya tiene
adjunto un conjunto de fórmulas.
Externo: Que sea una planilla que esté compuesta por un único formulario para el
ingreso exclusivo de datos. Esta planilla puede ser accedida (o copiada)
por muchos usuarios, incluso desde distintas computadoras de una red,
para ingresar un juego de datos y guardarlos. Posteriormente, desde otra
planilla que actuará como base de datos, se recopilará toda la informa-
ción introducida en los distintos formularios para poder procesarla.
Confeccionemos un formulario local

1. En un hoja en blanco de un libro nuevo podemos ingresar en A2 el texto Dato:
y en B4 colocamos la fórmula =B2A2 para obtener el cuadrado.
2. Ahora colocaremos en B2 un dato, el cual será controlado por un objeto de for-
mulario. Encendemos la barra de herramientas llamada Formularios.
3. Pulsamos sobre el botón Barra de desplazamiento y dibujamos un recuadro
desde C1 hasta F3. Podemos desplazarlo como a cualquier dibujo, cuando el cur-
sor aparece como cuatro flechas al ubicar el puntero sobre el objeto, o ajustar su
tamaño empleando los manejadores.
4. Pulsemos sobre el objeto con el botón derecho del mouse para desplegar el menú
contextual y así poder elegir el comando Formato de control.
5. El funcionamiento de los parámetros de las solapas Tamaño, Proteger y Pro-
piedades ya nos es conocido. Activemos, entonces, la solapa Control.
Figura 19.1: Colocar un control
6. Pulsemos el botón Contraer, de la opción Vincular con la celda, y seleccione-

mos a B2. De esta forma habremos establecido la relación entre la celda y el
objeto.
7. Ahora vemos que podemos establecer tanto el límite inferior, como el superior,
el incremento por los botones, y el salto por pulsar delante o detrás del botón (fi-
gura 19.1). Aceptamos el cuadro y deseleccionamos el objeto.
8. Las opciones son: pulsar sobre las flechas, pulsar delante o detrás del botón in-
dicativo de la barra de desplazamiento o directamente pulsar sobre él y, mante-
niendo presionado, desplazarlo a izquierda o derecha. Notaremos que el valor
cambia y la fórmula se actualiza.
9. Si deseamos desactivar la visualización de las líneas de división de las celdas, po-
demos pulsar sobre Alternar cuadrícula.
1. En un formulario también podemos colocar un botón y asignarle una macro.

Pulsamos en el botón Botón y dibujamos un recuadro del tamaño deseado.
2. Inmediatamente aparecerá el listado de macros existentes, del cual seleccionare-
mos la que deseamos que se ejecute al pulsar el botón. Aceptemos el cuadro.
3. La apariencia de estos objetos de formulario la modificamos de la misma mane-
ra que hicimos con los dibujos en el Capítulo 6, pudiendo cambiar el nombre del
botón por alguno más acorde con la función que realiza.
4. Para notar el efecto tridimensional del botón es conveniente colocar un rectán-
gulo de color gris detrás del mismo.
5. Al pulsar el botón, se ejecuta la macro. Recordemos que este botón es un botón
de formulario y que pertenece a la planilla. En el capítulo anterior vimos cómo
Visual Basic 253
asignar una macro a un botón de una barra de herramientas, la cual, obviamen-

te, no pertenece al libro sino a Excel.
6. Guardemos el libro con el nombre Cuadrado.
Confeccionemos un formulario externo
Figura 19.2: Formulario a crear
A continuación trataremos de confeccionar el formulario de la figura 19.2.

Inicialmente podemos seleccionar el rango B2:H19, darle un color de relleno y un
borde grueso. El ancho de las columnas es de A=2, B=3, 13, 2, 5, 19,13 y H=3.
En C3, C5, C7, C9, C13 y C16 colocamos Cliente:, Dirección:, Localidad:, Edad:,
Tipo de cliente: y Forma de pago: y las alineamos hacia la derecha.
Ahora combinaremos las celdas del rango E3:G3; le asignamos fondo blanco y bor-
de simple. Hacemos lo mismo con E5:G5, E7:G7, y por último en E9.
Completamos el rango J7:J9 con Responsable inscripto, Responsable no inscrip-
to y Exento. En J12:J14 colocamos Efectivo, Cheque y Tarjeta.
Objetos que podemos colocar

Formularios
Aa abi i Q1
1 P ®
isas
!!!;;
.».•*
1
Figura 19.3: Barra de controles
La barra de desplazamiento y el botón son dos tipos de controles para formularios,

pero existen otros para facilitar el ingreso de datos, según la ocasión. Algunos de ellos
necesitan previamente definir sus opciones (por ello preparamos los datos en los ran-
gos de la columna J) mientras que otros se colocan directamente.
Los parámetros de todos ellos se controlan en la solapa Control.
Cómo colocar un incrementador numérico

Edad: 46
,T
Figura 19.4: Colocar un incrementador \
Hemos preparado la celda E9 para ingresar la edad de la persona. Podemos agregar-

le un control similar al de la barra de desplazamiento, por ejemplo, el incrementador
numérico. La diferencia está en que con la barra de desplazamiento disponemos de dos
magnitudes de variación y con el incrementador de una sola.
Pulsamos sobre el botón Control de número y dibujamos un rectángulo junto a E9.
Luego pulsamos con el botón derecho del mouse y elegimos Formato de control. En
la solapa Control definiremos, por ejemplo, el valor mínimo en 1, el máximo en 120,
el incremento en 1 y lo vincularemos con la celda E9.
Una vez aceptado el cuadro, podemos activar la celda E9 (observe que ha asumido el
mínimo valor declarado) e introducir cualquier número. También podemos pulsar
sobre los botones para incrementar o reducir.
Cómo colocar una lista fija

ÍRes^
Tipo de cliente: Responsable no inscripto
|Exento
Figura 19.5: Cuadro de lista
Para el caso del tipo de cliente nos convendrá emplear un Cuadro de lista.
En la solapa Control definiremos como rango de entrada J7:J9 y como celda vincu-
lada J10. La opción Sombreado 3D cambia la apariencia del objeto.
Si definimos Tipo de selección simple sólo podrá seleccionarse un ítem de la lista,
en cambio, con Múltiple, podrán seleccionarse más de uno o ninguno. El modo Ex-
tendida es similar al múltiple, pero para seleccionar más de uno debemos emplear la
tecla [Ctrl] 0 L.Shift 1>J. La vinculación con una celda sólo es válida para la selección
simple. Si reducimos el cuadro de lista de modo que no quepan todas las opciones se
activará la barra de desplazamiento para poder acceder a las que no se ven.
Como emplear el valor devuelto por el cuadro

Podemos emplear el valor que nos devuelve en cualquier tipo de fórmula o función.
Podemos ingresar en la celda Jll la función =INDICE(J7:J9;J10;1) que tomará del
rango J7:J9 el ítem que se halle en la fila indicada por J10 y la columna 1.
Visual Basic 255
Cómo colocar un cuadro combinado

Forma de pago: Efectivo |:iri
1 Efectivo
Cheque
Tarjeta
Figura 19.6: Cuadro combinado
Cuando el tamaño del formulario es limitado, nos vemos ante el inconveniente de que
las listas ocupan un área importante. En ese caso es conveniente recurrir a un Cua-
dro combinado. Su definición es idéntica a la del cuadro de lista, pero se agrega el
parámetro Líneas de unión verticales, que sirve para limitar el número de ítems de
la lista desplegada; es decir, que si la lista está compuesta por más ítems que los que
indica este parámetro, aparecerá una barra de desplazamiento. Para nuestro ejemplo
podemos indicar J12:J14 como rango de entrada y a la celda J15 como vinculada.
Efectivo Para elegir la opción pulsaremos sobre el botón de despliegue.
Tengamos en cuenta que, de ser posible, conviene usar un cuadro de lista, pues
en el mismo vemos todos los ítems simultáneamente.
Cómo colocar opciones excluyentes

O Contado
O 30 días
<♦) 60 días
O 90 días
Figura 19.7: Colocar botones de opción
Ante el caso de un dato como el plazo de pago, de entre varias posibilidades se debe
escoger sólo una, y entonces decimos que las opciones posibles son excluyentes. Para
este caso es muy práctico emplear los botones de opción.
Para colocarlos pulsamos el Botón de opción y damos clic en el formulario. Selec-
cionemos su texto y escribamos Contado en su lugar. Accediendo a la solapa Con-
trol vincularemos a este botón con la celda J16. De igual manera incorporamos tres
botones más con los rótulos 30 días, 60 días y 90 días, notando que todos quedan
vinculados a la celda J16. A medida que pulsemos sobre cualquiera de ellos, en la
celda J16 aparecerá un valor entre uno y cuatro.
Para alinearlos, podemos utilizar la herramienta Seleccionar objetos, de la barra de
dibujo, para encerrarlos a todos y seleccionarlos en una operación, y luego emplear
los comandos de alineación horizontal y vertical del botón Dibujo.
Cómo declarar grupos

Sería muy conveniente encerrar en un recuadro a los botones anteriores. Para ello
emplearemos el botón Cuadro de grupo. Lo que tiene de particular es que la línea
se adapta automáticamente a la longitud del texto.
~ Plazo
C Contado
(♦) 30 días
O 60 días
090 días
Figura 19.8: Crear el grupo

Mi
Agrupar Si lo que deseamos es agrupar todos los objetos para manipularlos como a uno sólo,
entonces deberemos emplear el comando/ botón Agrupar, ya visto en el Capítulo 6.
\
Cómo colocar una casilla de verificación

;
V ' v. ■■ :
15] Retira personalmente O Compra regularmente
Figura 19.9: Casillas de verificación
Cuando las opciones que tenemos que incorporar no son excluyentes, emplearemos
las Casillas de verificación, que no se relacionan unas con otras. La celda a la que
la vinculamos podrá asumir uno de dos valores posibles: Verdadero o Falso.
Cómo colocar etiquetas

Si deseamos colocar textos sueltos sobre el formulario nos será de gran utilidad la
herramienta Etiqueta. Por ejemplo, podemos colocar aclaraciones debajo de los cam-
pos de texto, como podemos apreciarlo en el formulario terminado de la figura 19.10.
Figura 19.10: Formulario terminado
Proteger el formulario
P Bloqueada Recordemos que en la solapa Proteger, al dar formato a una celda, podemos desac-
tivar el bloqueo, para que al activar la protección de la hoja desde el comando Pro-
Visual Basic 257
teger, del menú HERRAMIENTAS, sólo se pueda acceder a celdas de datos como E3,
E5, E7, etcétera. De esta forma, no sólo evitaremos que el usuario modifique donde
no queremos que lo haga, sino que le facilitaremos el desplazamiento por las celdas
correctas, si emplea la tecla [Tab^j.
Cómo recopilar la información a una base de datos

Si el comando Asistente para plantillas no se encuentra en el menú DATOS,
consulte en el apéndice de instalación, al final de este libro, el apartado Cómo
agregar o quitar módulos a una instalación existente', y siguiendo el mismo
procedimiento que para agregar el Solver, active la casilla Asistente para plan-
tillas con seguimiento de datos. En caso de que ya estuviera instalado, revi-
se en Excel si está activada la opción Asistente para plantillas, en el cuadro
de diálogo del menú HERRAMIENTAS-Complementos.
Crear la plantilla y un archivo para la base de datos

Seleccione el libro a partir del cual desea crear
una plantilla.
^c|jen¿e x|s vj
Escriba un nombre para !a plantilla.

:\Archivos de proqrama\Microsoft Office\Planl
Figura 19.11: Crear una plantilla en base a un documento
1. Con el archivo de formulario abierto, damos el comando Asistente para planti-

llas, del menú DATOS.
Siguiente > 2. El primer paso será crear una plantilla en base a un documento (figura 19.11); en
nuestro caso se hará tomando como ejemplo al archivo Datos cliente, que con-
tiene al formulario. Pulsamos luego el botón Siguiente.
3. A continuación (paso 2) debemos seleccionar el tipo para el archivo que funcio-
nará como receptor de los datos, su ubicación y nombre (figura 19.12). Excel nos
sugiere el mismo nombre del archivo, precedido por Base de datos.
Tipo de base de datos;
Libro de Microsoft Excel W&z.

s -
¡ ' |f| § , !p8|f|¡ | - %
estriba la ubicación y el nombre de la base de datos;
jc\Mis documentos\6ase de datos datos cliente

V ■.’>■.'/'V :':- ;
■>::... ': :.■ 1' , ■. ;sw.. v V:: :
í
Figura 19.12: Definir la base de datos
4. Tal vez el paso más importante sea el 3, que consiste en establecer la correspon-
dencia entre las celdas del formulario con los campos de que estará compuesta
la base de datos. Sugerimos establecer las relaciones y los nombres como mués-
tra la figura 19.13. Veremos que Excel nos sugiere nombres de campo según
rótulos que encuentra en celdas cercanas a la seleccionada. En algunos casos
podemos aceptarlas y en otros no. Para uniformar los nombres, conviene quitar
los dos puntos.
1 IWJU*
" "l""
ND Campo
1 'Hojal'!$E$3 "3 Cliente
2 [Hojal'1^5 | Dirección
3 'Hojal'!$E$7 33 Localidad
4 'Hojal’!$E$9 jV Edad
a...............
TipoCliente
n i * rt i ■ i * r
¡FormaPago
V . ...... s.
Ret Person
Figura 19.13: Correspondencia entre celdas y campos
(* Omitir 5. En el paso 4 se nos pregunta si deseamos incorporar los datos que ya figuran en
libros existentes. Dejamos activa la opción Omitir, y pulsamos Siguiente.
6. El último paso nos indica lo que ha hecho y las instrucciones a seguir de aquí en
más, como podemos verlo en la figura 19.14.
i Terminar j 7. Pulsemos Terminar.
8. Cerremos el archivo Datos cliente.
Asistente para plantillas - paso 5 de 5
El asistente creó la plantilla y la base de datos.

Plantilla: C:\Archivos de programa\MicrQsoft Office\Plantillas\datps
cliente, xlt
Base de datos: C:\Mis documentos\Base de datos datos diente.xts
' j Para agregar o eliminar celdas vinculadas, o cambiar la base de datos,

abra la plantilla y elija Asistente para plantillas en el menú Datos.
y Para que otros usuarios puedan disponer de esta plantilla, puede copiarla
•’ | a la carpeta Plantillas del usuario correspondiente. Para crear un libro
usando la plantilla, elija Nuevo en el menú Archivo y haga clic en la
plantilla.
i libro a partir de esta plantilla, puede enviarlo

ras personas por correo electrónico para su Aareaar lista de
Agregar lista de distribución
distribución
enta que fa plantufa no se enviará inmediatamente

Cancelar ¡ Terminar
¿iinwim.tmiírtimniiimi
Figura 19.14: Fin del asistente

Visual Basic 259
Pongamos en funcionamiento el sistema

1. Abrimos el menú ARCHIVO y optamos por Nuevo. (Recordemos que utilizan-
do el botón Nuevo se crean libros en base a la plantilla Libros, y lo que nosotros
necesitamos es crear un libro en base a la plantilla Datos cliente, que creamos
en el procedimiento anterior).
2. Elegimos la plantilla datos cliente.xlt.
datos cliente,xlt
3. Completamos los datos, la guardamos bajo el nombre Datos clientel y la cerra-
mos en último lugar. De forma similar creamos varias planillas más, a las que de-
nominaremos Datos cliente2, Datos cliente3, etcétera.
4. Para resumir los datos en la base de datos, primero creamos un nuevo archivo
empleando la plantilla datos cliente.xlt.
Siguiente > 5. Damos el comando Asistente para plantillas, del menú DATOS, y pulsamos el
botón Siguiente hasta llegar al paso 4.
<*" [Agregar i 6. Activamos la opción Agregar y pulsamos Siguiente.
í Seleccionar 7. Pulsamos el botón Seleccionar y seleccionamos los archivos Datos clientel,

Datos cliente2 y Datos cliente3 empleando la tecla [Ctrl] o la tecla [Shift LTJ y
obteniendo el cuadro que podemos ver en la figura 19.15.
Vista previa 8. Podemos controlar los datos que contiene cada uno de estos archivos si lo selec-
cionamos y pulsamos el botón Vista previa, con lo que los mismos aparecerán
en la parte inferior, que podremos visualizar completamente si utilizamos la ba-
rra de desplazamiento horizontal.
Eliminar 9. Si no deseamos que se incorporen los datos que figuran en alguno de estos archi-
vos, lo seleccionamos y pulsamos Eliminar.
Figura 19.15: Seleccionar el origen de datos

| Terminar jj 10. Pul sernos Terminar y los datos se incorporarán a la base de datos declarada.
11. Si abrimos el archivo Base de datos datos cliente, obtendremos el resultado que
muestra la figura 19.16.
il Base de datos dalos cliente.xls
ICIiente ¡Dirección Localidad Edad TipoCliente FormaPago Plazo Ret Person Compra Retí
i Gabriel Strizinec Beruti 584 Avellaneda 28 3 1 1 VERDADERO FALSO
! Editorial GYR Venezuela 4136 Capital Federa 50; 2 2 2 FALSO FALSO
IBoqué Carlos Av. Corrientes 3948 Olivos 37 1 13 VERDADERO FALSO
i Tablal
>...... *
Figura 19.16: Datos recopilados en la base de datos

Capítulo
Configuremos Excel
IíS wmmm Miwmsmmwmrnm i» Wmmm.
Configuración de impresión
La configuración correspondiente a la impresión se efectúa mediante el comando
Configurar página, dependiente del menú ARCHIVO, y ha sido extensamente expli-
cada en el Capítulo 5.
Configuración de documentos
Para configurar un documento o revisar su estado utilizaremos el comando Propie-
dades, del menú ARCHIVO, con lo que accederemos a un cuadro de diálogo com-
puesto por varias solapas, que podemos ver en la figura 10.15. Para mayores expli-
caciones sugerimos recurrir al Capítulo 10.
Configuración de archivos
Para administrar los archivos como se hace desde el Explorador de Windows, o me-
diante el icono Mi PC, deberemos consultar el Capítulo 10.
Si deseamos compartir un libro entre varios usuarios, pues todos deben trabajar so-
bre el mismo simultáneamente, sugerimos recurrir a lo explicado en el Capítulo 12.
Cómo modificar las opciones generales

Abriendo el menú HERRAMIENTAS, y optando por Opciones, accederemos a un
conjunto de solapas que agrupan distintos parámetros a los que responde Excel.
Ver Todas las opciones que visualizan o no distintas partes.
Calcular Define la forma en que se realizan los cálculos.
Modificar Qué está permitido y qué no lo está, al momento de intro-
ducir modificaciones.
General Parámetros varios.
Transición Adaptar el programa para que les resulte más fácil de em-
plear a aquellos usuarios que vienen de versiones anterio-
res, o de Lotus 1-2-3.
Listas personalizadas Creación y modificación de listas de ítems particulares del

usuario, (ver también Capítulo 2).
Gráfico: Opciones correspondientes a los gráficos generados.

Color. Cambiar la paleta de colores o definir nuevos colores.
Ver
Dividida en cuatro grupos, permite visualizar o apagar distintos elementos en Excel.
Mostrar -— -— — -
P Barra de fórmulas P Barra de estado
Comentarios —
C Ninguno P Sólo IJ tdicador de comentario
Objetos - —
& postrar todos C Mostr ar marcadores de posición
Opciones de ventana • -• •
í~* Saltos de página P Símbolos del esguerna
f~ Fórmulas P Valores cero
P Encabezados de fila ¡¿columna P Barra desplazamiento horizontal
P Líneas de división P Barra desplazamiento vertical
:
j Automático “Tj
P Etiquetas de hojas
Figura 20.1: Solapa Ver
En el primer grupo decidimos si visualizamos la Barra de fórmulas y la de estado.

Mediante el grupo Comentarios controlamos la forma de visualización de los mis-
mos. Para aprender el manejo de los comentarios sugerimos recurrir al Capítulo 9.
En el grupo Objetos, si activamos la opción Ocultar todos, no aparecerán los dibu-
jos (hechos en el Capítulo 6) los gráficos (hechos en el Capítulo 4) ni los objetos co-
locados mediante los comandos Imagen - Mapa, y Objeto, del menú INSERTAR
En el caso de tener muchos de ellos, el tiempo de actualización de los mismos redu-
cirá innecesariamente la agilidad del programa, por lo que podemos activar la opción
Mostrar marcadores de posición, con lo cual éstos serán reemplazados (para la vi-
sualización) por recuadros grises del mismo tamaño.
Para volver a la normalidad activaremos la opción Mostrar todos.
En la parte interior figuran las opciones que permiten o no, visualizar las distintas
partes de la ventana, al igual que el color de las líneas de separación entre las celdas.
Calcular
Activando la opción Automático, los resultados de todas las fórmulas de la planilla
reflejarán el valor correcto en todo momento, pero esto puede traer como consecuencia
(en el caso de tener muchas fórmulas) la disminución de la velocidad de trabajo. Por
ello podemos activar la opción Manual, con lo que los resultados de las fórmulas sólo
serán actualizados cuando pulsemos la tecla (ED. Una opción intermedia consiste en
activar la opción Automático excepto tablas (ver Capítulo 13).
Cuando activamos el modo manual debemos decidir si la planilla debe almacenarse
en disco tal cual está, u obligatoriamente debe recalcularse antes; esto es útil si exis-
Configuremos Excel 263
ten otras planillas vinculadas a la presente, que pueden llegar a tomar datos del archivo
en disco, si es que éste no está abierto en Excel.
Cálculo — —— - — —
(
* Automático C Manual Calcular ahora (F9) j
C Automático excepto tablas t/ Ferabicf anees de gua dar
Calcular hoja
i iteración
N° máximo de iteraciones; [Too Cambio máximo; ¡0.001
Opciones del libro —— — — —-— —

R Actualizar referencias remotas R Guardar valores de vínculos externos
~
P Precisión de pantalla R Aceptar rótulos en las fórmulas

■
R Esterna de fechas 1904

> \ ^ \ M M&é ' N
v ; v/ A'O s'V /IV»W8&MM -.í„As.;"Y,//á.s ¿ 'C'' \;F ^ M MwM wk WiiéM
Figura 20.2: Solapa Calcular
Cuando nos encontramos en modo manual disponemos del botón Calcular ahora,
para actualizar las fórmulas; o Calcular hoja, para actualizar sólo las fórmulas de la
hoja activa.
En el grupo iteraciones podemos fijar la cantidad de recálculos que delimitan el fun-
cionamiento del Solver y por otra parte la precisión a la cual se asume a un resultado
como correcto.
Las opciones del último grupo permiten:
Actualizar referencias remotas Al abrir el libro busca los datos actualizados en las
planillas vinculadas a la presente.
Precisión de pantalla En vez de emplear 15 decimales para el cálculo,

emplea sólo los decimales visualizados por el forma-
to aplicado a la celda. Esto trae como consecuencia
arrastre de errores, pero puede servir para evitar re-
sultados no evidentes, como que 0,41x2 resulta 0,83
en vez de 0,82, debido a que en realidad en la celda
existe 0,413, que multiplicado por 2 da 0,826, que re-
dondeado es 0,83.
Sistema de fechas 1904 El día número 1 será el 1 de enero de 1904 en vez

del 1 de enero de 1900
Guardar valores de vínculos
externos Si esta opción está activa, cuando una planilla tiene
celdas vinculadas a otra planilla, almacena en disco
el dato tomado de dicha planilla. Si al abrirla no de-
sea actualizar los vínculos, se empleará dicho valor
almacenado, que puede no ser el valor actual. Al des-
activar esta opción se evita guardar dicho dato, obli-
gando a tomar el dato de la otra planilla.
Aceptar rótulos en
las fórmulas De ser posible, si algún rango tiene asignado un nom-
bre, emplea dicho nombre.
Modificar
Configuración — -
. F Modificar en celda
F Permitir arrastrar y colocar
F Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas
F fcbver selección después de ENTRAR

Qirección:
\
F Número fijo de decimales

Posiciones decimales!
F Cortar, copiar y ordenar objetos junto con
M Consultar al actualizar vínculos automáticos

F Animar movimientos en pantalla
P Habilitar Autocompletar para yalores de o
Figura 20.3: Solapa Modificar
Modificar en celda Si está activa cuando demos doble clic sobre una cel-
da, la misma podrá modificarse en la propia celda, en
lugar de en la barra de fórmulas, como lo hacían ver-
siones anteriores
Permitir arrastrar y colocar No permite mover datos con el mouse.
Mensaje de alerta antes de

reemplazar Al mover un dato a una celda ocupada aparecerá una
advertencia.
Mover selección después
de ENTRAR Podemos indicar qué celda será la activa al pulsar
Enteré o si se debe permanecer en la activa.
Número fijo de decimales Todos los números deberán ser ingresados con la
cantidad de decimales fijados, es decir que si defini-
mos 2 decimales, para ingresar el valor 1 deberemos
escribir 100.
Cortar, copiar y ordenar
objetos junto con celdas Indica cómo tratar a los objetos dibujados en el Ca-
pítulo 6 cuando aplicamos alguna acción sobre la
celda que los contiene.
Consultar al actualizar
vínculos Habilita o no, un mensaje de confirmación.
Animar movimientos
en pantalla Agrega animaciones ante ciertas operaciones como
agregar o quitar filas/columnas.
k
Habilitar autocompletar Habilita el hecho de completar la entrada de la cel-

da a medida que escribimos, si hay un ítem similar en
la columna.
General
En Estilo de referencia determinamos la nomenclatura de filas y columnas. La opción
por omisión nombra a las columnas con letras y a las filas con números, y es el siste-
ma que hemos utilizado hasta el momento.
Configuración
P Estilo de [eferencia Piel P Solicitar información de propiedades

P Omitir otras aplicaciones P Informar mediante sonidos
P Protección antivirus en macros P Hacer Zoom al usar la rueda de IntelliMouse
P Archivos usados recientemente: ¿O entradas
Número de hojas en nuevo libro:
Fuente estándar: JArial vj Tamaño: jio P|
Ubicación predeterminada del archivo; C:\Mis documentos
Archivos de inicio alternativos en: c:\Gaby\arranque
Nombre de usuario: ] Gaby
Figura 20.4: Solapa General
Si activamos F1C1, tanto las filas como las columnas se denominarán mediante nú-
meros y todas las referencias serán manejadas con respecto a la cantidad de líneas y/
o columnas de diferencia o su número de ubicación; por ejemplo, D3 se llamaría F3C4
indicando Fila 3 Columna 4. Esta nomenclatura es muy útil cuando debemos revisar
fórmulas con direccionamiento relativo, en tanto que la que aplicamos por omisión es
cómoda en direccionamiento absoluto.
La opción Omitir otras aplicaciones ignora los requerimientos de otras aplicaciones
al establecer vínculos mediante DDE (Dinamic Data Exchange).
Mediante Protección antivirus en macros activamos o no la aparición del mensaje
de advertencia cuando abrimos un libro que contenga macros (ver Capítulo 18).
Con la opción Archivos usados recientemente controlamos la cantidad de archivos
utilizados recientemente, que se presentan al pie del menú ARCHIVO.
Si está activa Solicitar información de propiedades, aparecerán las solapas de resu-
men (figura 10.15 en el Capítulo 10) cada vez que grabemos un archivo nuevo.
Activando la opción Informar mediante sonidos, Excel emitirá un sonido ante mu-
chas acciones llevadas a cabo con el mouse durante el trabajo diario (ver en el Apén-
dice Cómo instalar y activar sonidos adicionales)
Si dispone del mouse Intellimouse de Microsoft, que dispone de una medita entre
los dos botones podrá, girando ésta, obtener el mismo efecto que usando la barra de
desplazamiento vertical. Activando Hacer Zoom al usar la rueda de Intellimouse se
cambia la función de la misma a controlar la magnificación de la visualización, en vez

de reemplazar la barra de desplazamiento vertical.
En el recuadro de la opción Número de hojas en libro nuevo definimos la cantidad
de hojas que debe tener un libro cuando es creado.
Con Fuente estándar y Tamaño determinamos la fuente y el tamaño de la misma que,
por omisión, utilizará la planilla. Entrará en vigencia la próxima vez que ejecutemos
el programa.
En el recuadro Ubicación predeterminada del archivo podemos definir la carpeta de
trabajo empleada por omisión. Esta opción anula la carpeta definida en el icono de ac-
ceso directo al programa, del menú Inicio de Windows.
Excel abrirá todos los archivos que encuentre en la carpeta especificada junto a la
opción Archivos de inicio alternativos en, al iniciarse el programa.
En Nombre de usuario aparece el nombre del usuario actual. Al cambiarlo, el nue-
vo aparecerá la próxima vez que ejecute el programa (recordemos que el nombre de
usuario se emplea en algunos formatos de encabezados y pie de página al imprimir,
como asi también en las solapas de resumen del cuadro de propiedades de archivo).
Transición
Junto a la opción Guardar archivos de Excel como, definimos el formato por omi-
sión con el cual deben almacenarse los libros que creemos. Normalmente será el for-
mato natural de Excel, pero puede sernos útil, por cuestiones de compatibilidad con
nuestro trabajo previo, disponer de la posibilidad de almacenar los documentos en un
formato más antiguo.
Guardar archivos de Excel como: jjubro de Microsoft Excel
Configuración filliS I
.——.i
Mmmmm
leda para menús o ayuda de Excel: /
C Menús de Microsoft Excel r •'* s í s ' S^
Ayuda para usuarios de Lotus 1-2-3
Teclas de desplazamiento para transición
Opciones de la hoja
r* Evaluación de fórmulas para transición
Introducción de fórmulas para
;
Use CTRl+<letra> para ejecutar las macros 1-2-3
■
Figura 20.5: Solapa Ver
En el grupo de Configuración, primero debemos definir en el recuadro junto a la

opción Tecla para menús o ayuda de Excel, la tecla con la cual activaremos el ítem
que elijamos de entre las dos opciones siguientes. Eligiendo Menús de Microsoft
Excel, al pulsar la tecla / accederemos a la barra de menú y podremos elegir el co-
mando si empleamos luego 00, ES] y [Enteré). En cambio, activando la opción
Ayuda para usuarios de Lotus 1-2-3 aparecerá el cuadro de la figura 20.6, que nos
brinda ayudas sobre los comandos de que se disponía en dicho programa.
Una vez seleccionado el comando, de la lista de la izquierda, podemos activar la op-
ción Instrucciones, para recibir un texto, o elegir Demostración, para ejecutar el pro-
cedimiento. Las instrucciones aparecerán como un comentario colocado en la plani-
lla, que por lo general borraremos posteriormente.
Figura 20.6: Ayuda para usuarios del programa Lotus 1-2-3
El resto de las opciones configuran a Excel para mantener compatibilidad con las
planillas confeccionadas en el programa Lotus 1-2-3, versión 2.2.
Si abre un archivo en Lotus que contiene macros, deberá emplear para ejecutar las
mismas la combinación de [Ctrl] y la letra correspondiente en vez de [Alt] y la letra.
Listas personalizadas
Mediante este cuadro podemos crear, dar de baja o modificar las listas personales.
Para mayor explicación remitirse al Capítulo 2, en donde explicamos el tema mediante
ejemplos y ejercicios.
Gráfico
Para modificar las opciones de esta solapa conviene haber creado un gráfico y que el
mismo se encuentre seleccionado.
Gráfico activo — —— —
Trazar celdas vacías como: No trazar (dejar espacios)
C Trazar corno ceros
r Interpolar
R Trazar celdas visibles solamente F Adaptar tamaño del gráfico con h-ventana
; Sugerencias para gráficos — - - - ~

W Mostrar nombres F Mostrar valores
Figura 20.7: Solapa Gráfico

En la primera opción declaramos cómo proceder ante celdas vacías que se encuentren
dentro de algún rango declarado para una serie.
Con la opción Trazar celdas visibles solamente, activada, no se tomarán en cuenta
valores que figuren en filas o columnas ocultas (habiendo empleado para ello el co-
ri“N
mando FORMATO-Fila/Columna-Ocultar)
Si el gráfico figura dentro del libro como una hoja completa (insertamos una hoja y
Gráíico seleccionamos el icono Gráfico al crearla) mediante la opción Adaptar tamaño del
gráfico con la ventana, el tamaño del mismo se ajustará según variemos el tamaño
de la ventana.
Las dos opciones siguientes, Mostrar nombres - Mostrar valores, permiten la visua-
N
lizaron o no de los ítems correspondientes.
Color
Modificar color... j En la solapa Color podemos alterar los colores de que disponemos cada vez que abri-
mos la paleta de colores. Para ello seleccionamos el mismo y pulsamos sobre el bo-
tón Modificar color.
¡WM 2¡¡$| mm mm mm mm mm
Colores estándar: m m m mm mm m Modificar color... j
laiisiss
■□08111 ¡3 Restablecer
müommMmm
□nnnnnnn
Rellenos del gráfico;
Líneas del gráfico:
i: mnnMmm □
■ M n f¡ ■ u ü u
<
rCopiar colores desde — ;
¡r . Sk
!
•
• • .
•
Figura 20.8: Solapa Color

4
Restablecer j Para volver todos los colores a los que estaban definidos originalmente, cuando ins-
talamos el programa, pulsamos el botón Restablecer.
Los colores que aparecen en el grupo inferior, donde dice Rellenos del gráfico y Lí-
neas del gráfico, son los que se emplean (de izquierda a derecha) para darle color a
las distintas barras de un gráfico. Alterándolos, alteraremos los colores de las distin-
tas barras de los gráficos.
La paleta de colores modificada pertenece al libro; cuando creamos uno nuevo apa-
recerán los colores estándar. Si deseamos emplear los ya definidos, deberemos copiar-
los de aquél, seleccionándolo de la lista en el recuadro Copiar colores desde.
Cómo personalizar las barras de botones y las de menúes

A partir de la versión de Office 97 las barras de botones y las de menúes son de igual
categoría, o sea que ambas contienen los comandos de la aplicación. Podríamos fijar
una diferencia (relativa) en que las primeras muestran el icono asociado al comando,
mientras que las segundas muestran el texto y además despliegan un submenú, pero,
como veremos a continuación, podemos crear una barra personalizada que contenga
ambos tipos.
Manipular las barras

Como es sabido, pulsando con el botón derecho sobre cualquier barra, o mediante el
comando Barras de herramientas, dependiente del menú VER, podemos visualizar
el listado de las mismas y activarlas o desactivarlas. Reubicándolas junto a los bor-
des de la ventana mudarán, de barras flotantes a barras fijas. Modificando su perímetro
cambiaremos ligeramente la disposición de los botones dentro de las mismas.
Como por cada barra que tengamos en pantalla dispondremos de menos lugar para
trabajar, la alternativa más eficiente consistirá en crear una barra de herramientas
personalizada que contenga sólo lo necesario para nuestros trabajos.
Administración de las barras

Para ello, pulsamos con el botón derecho sobre cualquier barra y optamos por el co-
mando Personalizar, o lo elegimos mediante el comando Barras de herramientas,
dependiente del menú VER.
Nueva En la solapa Barra de herramientas del cuadro que aparece, podemos activar o des-
activar la visualización de las barras y crear una nueva mediante el botón Nueva, asig-
nándole un nombre (inicialmente será visualizada y estará vacía). La barra persona-
lizada queda creada en nuestra computadora y estará disponible independientemen-
te del libro usado (ver botón Adjuntar).
Cambiar nombre... Si el nombre no es adecuado, la seleccionamos y pulsamos Cambiar nombre.
Eliminar Si deseamos borrar una que hayamos creado, la seleccionamos y pulsamos Eliminar.
Habiendo modificado alguna de las originales, seleccionándola y pulsando Restable-
Restablecer... cer, volverá a su estado inicial.
Adjuntar... Si la barra que hemos creado es vital para el correcto uso de la planilla y sabemos que
ésta será empleada en una máquina distinta a la nuestra (en la que no se dispone de
nuestra barra personalizada) tenemos la posibilidad de pulsar Adjuntar e incluir las
barras necesarias en el archivo, de modo que al ser abierto éste, se disponga de nuestra
barra personalizada.
Modificar una barra

Seleccionando la solapa Comandos (figura 20.9) tendremos acceso al listado de to-
dos los comandos disponibles en Excel agrupados por categoría.
Descripción Seleccionando uno y pulsando Descripción, se nos mostrará una breve descripción.
Para agregar un comando, simplemente lo seleccionamos y, manteniendo presiona-
do el botón del mouse, lo desplazamos hasta ubicarlo dentro de la barra de botones
correspondiente, en el lugar adecuado (obviamente la barra debe estar visualizada).
Si al liberar el botón dentro de la barra no dejamos espacio entre el nuevo y uno exis-
tente, éste se "pegará" al botón adjunto. Si seleccionamos uno existente y lo despla-
zamos un poco hacia la derecha, aparecerá una barra de separación.
Figura 20.9: Comandos de Excel
Para eliminar un botón de una barra, lo pulsamos y lo llevamos fuera de la misma.
Modificar el menú
La categoría Menús integrados contiene todos los menúes que aparecen en la barra
estándar listos para ser incorporados en cualquier barra siguiendo el mismo procedi-
miento que para un botón.
La última categoría es Nuevo menú, en la cual encontramos el ítem Nuevo menú el
cual, si es incorporado a una barra, permitirá crear un menú personalizado. Una vez
incorporado pulsamos sobre el mismo para desplegarlo y así incorporar en el mismo
todos los comandos que consideremos necesarios.
Propiedades de los comandos

Pulsando sobre un botón agregado con el botón derecho del mouse se desplegará el
menú de la figura 20.10, que nos permitirá ajustar dicho ítem.
Modificar selección ,r
También podemos acceder a este menú seleccionando el comando y pulsando Modi-
ficar selección.
Opciones
Por último podemos acceder a la solapa Opciones en la que tenemos:
Iconos grandes Muestra los iconos de las barras en un formato gigan-
te.
Mostrar sugerencias en las
barras de herramientas Si está habilitada esta opción, cuando ubiquemos el
puntero del mouse sobre un botón y esperemos unos
segundos, aparecerá el nombre del comando.
Animaciones de menú Permite elegir entre varias opciones de animación

para desplegar el menú descolgable.
Restablecer
r,w
ái
HMIRM
Nombre; 8¡Pegar
Copiar imagen del botón

Peta* imagen de; botón
■
Restablecer imagen del botón
ttodificar imagen del botón,.,
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Sólo texto (siempre)
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Iniciar un grupo
_
#r Asignar macro...
Figura 20.10: Propiedades del comando incorporado

*
-N.
Apéndice
Instalación de Excel 97
Requerimientos del sistema

^ PC o compatible con un microprocesador 486 o superior con 8 MB de RAM,
monitor tipo SVGA color, unidad de CD-ROM, mouse e impresora.
V Windows 95 instalado.
V Espacio libre en disco: 60 MB para una instalación mínima que se ejecutará desde
el CD-ROM, 121 MB para una típica y 191 MB para una completa.
>4 Para el acceso a Internet se requerirá de un modem de por lo menos 14400 bau-
dios y un acceso suministrado por un proveedor del servicio.
Antes de instalar
/
C''
Debido a que las planillas grabadas con Excel 97 no son compatibles con las de
versiones anteriores (4.0, 5.0 y 95) se da la posibilidad de grabar las mismas con
un formato dual para que se puedan abrir en dichas versiones, pero se recomien-
da que no se las modifique, pues se perderían las características incorporadas por
la última versión. Para evitar sorpresas, se sugiere protegerlas contra modifica-
ciones o mediante una contraseña.
Al momento de editarse este libro no hay disponible en el mercado una versión inde-
pendiente del programa Excel 97; la publicación está entonces referida a la versión
incluida en el paquete Office 97, versión en español.
El proceso de instalación corresponde por lo tanto al del paquete mencionado, y se
describe aquí la instalación Típica.
El instalador nos da también la posibilidad de hacer instalaciones parciales (instalar
por ejemplo, sólo Excel o sólo Word, para no ocupar espacio con componentes que
no utilizaremos) o de modificar una instalación existente; estos temas son tratados al
final de este Apéndice.
Si posee una versión de tipo Actualización (Upgrade) del programa, será impres-
cindible que tenga instalado alguno de los productos de software listados en la
caja, pues se verifica la existencia de alguno de ellos y, en caso de no encontrarse
ninguno, no será posible llevar a cabo la instalación.
Proceso de instalación
Modo automático
Con Windows 95 en pantalla cierre todas las aplicaciones.
Inserte el CD-ROM en la unidad y espere unos segundos.
Figura A.l: Comienzo de la instalación
Aparecerá automáticamente el cuadro que indica la figura A. 1, en el que disponemos

de tres botones. Previamente podemos leer la información o ver el Valué Pack.
Pulsemos entonces Instalar Microsoft Office para comenzar.
Modo manual
Si la instalación no comienza automáticamente seguimos el siguiente procedimiento:
lis Inicio | o 1. Pulsamos en Inicio.

2. Optamos por Configuración y luego damos clic sobre Panel de Control, como
indica la figura A.2.
Figura A. 2: Ingresar a configuración

Instalación de Excel 97 275
Agregar o
quitar j
programas 3. Damos doble clic sobre el icono Agregar o quitar programas.
Instalar... 4. Pulsamos sobre Instalar.
Siguiente >
5. Insertamos el disco N° 1 en la disquetera correspondiente o, en su caso, el CD-
ROM, y pulsamos en Siguiente.
Finalizar 6. El asistente de instalación busca el programa de instalación y nos lo sugiere en
pantalla. Para aceptar pulsamos en Finalizar.
Continuar con la instalación

Continuar 7. Para pasar el aviso de acuerdo de licencia pulsamos en Continuar.
Figura A.3: Personalización de la copia
8. A continuación, en el cuadro de la figura A.3 escribimos nuestro nombre.

9. Pulsamos [Tab^
10. Ingresamos el nombre de la empresa.
Aceptar [ 11. bisamos lEnter «■■>] o damos clic en el botón Aceptar.
Cambiar 12. Para confirmar pulsamos en Aceptar, o en Cambiar, si deseamos modificar.
13. Mediante el cuadro de la figura A.4 se nos solicita el número clave para prose-
guir la instalación; este número está en el reverso de la caja del CD-ROM. Lo in-
gresamos y pulsamos Aceptar.
14. A la pantalla siguiente, que informa el número de serie del producto, pulsamos
Aceptar. Este número le será requerido si efectúa alguna consulta.
15. En el caso de que haya adquirido el paquete de actualización deberá tener insta-
lado alguno de los programas que se encuentran listados en la caja. El paso si-
guiente será localizar alguno de estos programas, lo que nos es indicado en el cua-
dro de la figura A.5.
Figura A.4: Número clave de instalación
Microsoft Office 97 Professional: Comprobación de actualización
Este producto es una actualización a Microsoft Office 37 Professional. Para usarlo,

debe disponer de alguno de los productos autorizados que se enumeran en el
cuadro Microsoft Office 97 Professional.
El programa de instalación examinará el sistema para confirmar que tiene defechos

para llevar a cabo esta actualización. SÍ desinstaló el producto anterior, se le peárá
que inserte el disco de instalación del mismo.
* - |
Continuar i Salir de la instalación
iiamn niniittniMi mi 11 n
Figura A.5: Buscar aplicación
! Continuar i 16. Si después de pulsar Continuar aparece el mensaje de la figura A.6, se debe a
que no poseemos, en nuestro disco rígido, ninguno de los programas requeridos.
Verificación de actualización - No se encontraron los archivos
El programa de instalación ha buscado en su disco duro y no encontró ninguno

de los productos autorizados en la caja de Microsoft Office para Windows 95.
Haga clic en Buscar y para seleccionar la unidad o directorio donde se encuentran los
productos autorizados. Sí ya ha desinstalado ese producto, inserte su disco de
instalación en la unidad y haga clic en Buscar.
, % ' V • j
' ,<♦*»>.......<
juscar .............. Continuar _ ■
y
'/ t yf V/ <
Figura A.6: No se ha encontrado producto autorizado
I Buscar! 17. Para salvar la situación podemos pulsar el botón Buscar e, insertando el primer
disco de alguno de los productos autorizados, seleccionamos dicha unidad.
Cambiar carpeta... 18. Si todo está en orden, pasamos a la próxima pantalla (figura A.7) en la que se nos
informa el nombre de la carpeta en la que va a instalarse el programa. La acep-
tamos con Aceptar, o la cambiamos pulsando sobre Cambiar carpeta.
Figura A.7: Carpeta de instalación
Figura A.8: Tipo de instalación
19. Seguidamente aparece el menú de la figura A.8, en el que elegiremos el tipo de

instalación que deseamos; pulsemos en Típica.
20. Al aparecer el cuadro de la figura A.9 podemos seleccionar varios componentes
adicionales para que se instalen junto con el programa, pulsando sobre las casi-
llas adjuntas a cada ítem para que aparezca un tilde.
21. Ahora se pasa a la etapa de copia de archivos, proceso cuyo avance es indicado
por una ventana como la que podemos ver en la figura A. 10.
Figura A.9: Componentes adicionales
Figura A. 10: Avance del proceso de instalación
Reinicíar Windows 22. Al finalizar la instalación aparecerá el mensaje de la figura A. 11, en el que pul-
saremos Reiniciar Windows. Podemos ahora iniciar los pasos que se describen
en el Capítulo 1.
Figura A.l 1: Fin de la instalación

Dependiendo de la configuración existente puede ocurrir que en lugar de esta

ventana aparezca otra en la que se nos indica que el proceso concluyó normal-
mente; así, pulsando Aceptar, volveremos al Escritorio de Windows. En ese
caso no es imprescindible, pero sí recomendable, reiniciar el sistema.
Primer ingreso
Nombre de usuario
Escriba su nombre completo y sus iniciales. Esta información

se utilizaré en las funciones de trabajo en grupo.
:.-.■■■■■ . • : ■
Nombre:
Iniciales; G.A.5.
.
Aceptar Cancelar
im
Figura A. 12: Solicitar nombre de usuario
Inicio 1. Para ejecutar el programa pulsamos en Inicio y elegimos la opción Programas.
Microsoft Excel 2. Luego pulsamos en Microsoft Excel.

Cuando ingresamos por primera vez al programa, se nos solicitará, mediante un cua-
dro como el de la figura A. 12, nuestro nombre e inicial (o iniciales) lo que será utili-
zado para identificar las planillas que creemos en esta computadora.
Asimismo aparecerá Clipo (figura A. 13), el ayudante, guía y consejero que nos acom-
pañará durante el trabajo diario con cualquier programa del paquete Office. Inicial-
mente nos sugiere Ver información importante o Aprender más... sobre él, o direc-
tamente comenzar a usar el programa, sin más demora, con Comenzar a utilizar...
r~ \
¡Bienvenido a Microsoft
Excel!
Yo soy el Ayudante de Office

y mi trabajo es ayudarle a
utilizar esta aplicación.
IJi ¡Ver información "!

■importante para ¡
1
¡antiguos y nuevos
¡usuarios ¡
$ Aprender más acerca

del Ayudante de Office.
¡Ése soy yo!
4b Comenzar a utilizar
Microsoft Excel
Figura A. 13: Ayudante de Office

Cómo hacer una instalación parcial

Si por carecer del espacio necesario, nos hemos decidido por una instalación parcial,
debemos optar, llegado el momento en que se nos lo solicite (será en el cuadro de la
figura A.8), por la alternativa Personalizada.
Esta nos presentará un cuadro de casillas de opción en el que debemos desactivar to-
das las casillas que no correspondan específicamente a la (o las) aplicaciones que de-
seamos instalar (figura A. 14).
Figura A. 14: Selección de módulos principales para instalar
Si activamos una casilla que estaba en blanco

Ese componente se instalará o se agregará a lo ya instalado.
Si blanqueamos una casilla que se encontraba activa
Si se trata de la primera instalación que hacemos de este paquete, esto indica
que ese componente no se instalará.
Si estamos modificando la configuración, esto indicará que ese componente
deberá ser suprimido. Esto último podrá servirnos para eliminar algún compo-
nente que no utilizamos y ganar espacio en el disco.
Casillas grisadas
Modificar opción... 1 Indican que ese componente se instalará parcialmente. Pulsando sobre el bo-
tón Modificar opción tendremos acceso a la selección de sus componentes.
Una vez determinados estos parámetros el proceso seguirá un curso similar al ya des-
cripto en este apéndice a continuación de la figura A. 10.
También debemos elegir Personalizada en caso de necesitar que se incluya algún mó-
dulo de Excel que no estuviera preestablecido en la instalación Típica.
Del mismo modo que ya se explicó, activaremos o desactivaremos las casillas según
nuestra necesidad.
Recordemos...
Instalación de todo el componente.
Instalación parcial.
No se instala (o se elimina si ya se encuentra instalado).
Cómo usar el programa sin instalarlo

Optando por la opción Ejecutar desde CD-ROM, se instalará en el disco rígido una
mínima parte, necesaria para utilizar el programa (aproximadamente 60 MB) pero para
utilizar Excel en estas condiciones, deberá estar el CD-ROM dentro de la unidad.
Cómo agregar o quitar módulos a una instalación existente

Si, luego de instalar, nos encontramos ante la necesidad de agregar o eliminar algún
módulo (proceso de reinstalación o modificación de la configuración existente) ha-
gamos lo siguiente:
1. Iniciemos el proceso de instalación manual descripto, siguéndolo hasta el paso
3 inclusive.
Agregar o quitar... 2. Seleccionemos de la figura A. 15 el ítem Microsoft Office 97 Professional y pul-
semos el botón Agregar o quitar.
I Internet Explorer 3.0

i
i Microsoft Office 97 Professional ;
PageMakerG
Figura A. 15: Programas instalados
j Agregar o quitar... 3. Se nos pedirá el disquete N° 1 o el CD-ROM (según el caso) y luego, en la ven-
tana de la figura A. 16, pulsaremos Agregar o quitar. Esto nos llevará a la ven-
tana de la figura A. 14, y seguiremos un procedimiento similar al explicado en
Cómo hacer una instalación parcial. A continuación detallamos algunos agre-
gados que se explican en el texto de este libro.
Figura A. 16: Pantalla principal de reinstalación
Cómo agregar Microsoft Map

Por ejemplo, para agregar Microsoft Map, que nos permitirá crear gráficos asociados
a mapas geográficos (Capítulo 16), seguimos los pasos anteriores del 1 al 3 y a con-
tinuación:
Modificar opción...J 4. Activamos la opción Microsoft Excel y pulsamos el botón Modificar opción.
5. Aquí activamos la casilla de la opción Microsoft Map y aceptamos todas las
pantallas siguientes.
Cómo agregar ei Solver

Para agregar el Solver (Capítulo 14), seguimos los pasos anteriores del 1 al 3, activa-
mos la opción Microsoft Excel, pulsamos el botón Modificar opción y continuamos
con:
6. Pulsamos sobre la opción Complementos, luego sobre el botón Modificar op-
ción y, del listado, activamos la casilla correspondiente al Solver. Luego acep-
tamos hasta cerrar todas las pantallas.
Cómo instalar tipografías adicionales

Simplemente mediante la copia de los archivos que se encuentran en la carpeta
ValupackVMSfonts, del CD-ROM a la carpeta WindowsVFonts del disco rígido, po-
dremos agregar distintas tipografías a Windows. Para ver la forma de la letra alma-
cenada en cada archivo, podemos dar doble clic sobre su nombre, apareciendo una
ventana como la de la figura A. 17..
Figura A. 17: Tipografías adicionales
Cómo instalar y activar sonidos adicionales

Si disponemos de una placa de sonido tipo SoundBlaster o compatible, podemos car-
gar sonidos adicionales, que escucharemos durante el uso normal del programa, como
por ejemplo cuando copiamos o movemos celdas, cuando nos desplazamos con las
barras de scroll, al pulsar un botón, al ejecutar el comando Deshacer, etcétera.
Por supuesto, activar estos sonidos no es muy recomendable en un ámbito como,

por ejemplo, el de una oficina, en donde podría molestar a nuestros compañeros,
ya que nos la pasaríamos generando sonidos al ejecutar diversas operaciones.
Podemos cargar estos sonidos adicionales desde la opción correspondiente del

Valué pack que se encuentra en el CD-ROM de Office 97; o directamente eje-
cutando el programa D:\VALUPACK\SONIDOS\SOUNDS.EXE, donde D: es
el nombre de la unidad de CD-ROM.
Luego de contestar todas las preguntas de instalación, los archivos correspondien-
tes se transfieren al disco rígido apareciendo finalmente el mensaje que muestra
la figura A.l 8; el paso final consiste en activarlos.
Figura A. 18: Sonidos instalados
3. En Excel 97, abrimos el menú HERRAMIENTAS y elegimos Opciones.

4. En la solapa General activamos la opción Informar mediante sonidos.
Cómo instalar la protección contra virus

Una vez que la hayamos obtenido mediante Internet en http://www.microsoft.com
tendremos disponible un icono en el escritorio. Ejecutando dicho icono (pulsamos do-
xlscan97.exe ble clic sobre el mismo) se instalará el verificador de virus en la carpeta C:\Archivos
de programa\Microsoft OfficeVOfficeYLibrary, junto con un archivo de texto que
podemos consultar si deseamos mayores explicaciones.
En primer lugar aparecerá la advertencia de la figura A. 19, la cual aceptamos para
seguir adelante.
Figura A. 19: Advertencia inicial
Leemos el acuerdo de licencia y luego aceptamos pulsando en Yes.
Figura A.20: Proceso de instalación
Durante el procedimiento aparece un indicador de progreso (figura A.20).
Figura A.21: Fin de la instalación.

Al terminar la instalación aparecerá el mensaje de la figura A.21 y a continuación

reiniciamos la computadora pulsando Sí en el cuadro de la figura A.22.
Figura A.22: Reiniciar la computadora
Para activar finalmente el programa detector de virus, abrimos el menú HERRA-

MIENTAS y optamos por el comando Complementos.
Pulsamos el botón Examinar y localizamos la siguiente carpeta:
C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Library.
Seleccionamos el archivo XLSCAN97.XLA y aceptamos. Por último, activamos la
casilla correspondiente al ítem Microsoft Excel Virus Search.
Figura A.23: Activar el chequeador de virus
Ni bien instalado el programa se nos sugiere emplearlo por primera vez mediante el
mensaje de la figura A.24.
Figura A. 24: Chequeo por primera vez
Las explicaciones acerca de la utilización de este programa se detallan en el Capítu-

lo 18. Para desactivar este complemento quitamos la tilde junto al ítem correspondien-
te, en el cuadro de diálogo que muestra la figura A.23.
Cómo desinstalar Microsoft Office

Si deseamos eliminar completamente de nuestra computadora el programa Micro-
soft Office, hagamos lo siguiente:
Iniciemos el proceso de agregar o quitar módulos, ya descripto, siguéndolo has-

ta el paso 2 inclusive, hasta llegar al cuadro que muestra la figura A. 16.
Se nos pedirá el disquete N° 1 o el CD-ROM (según el caso) y luego pulsaremos
Quitar todos. Comenzará entonces el proceso de eliminación, cuyo progreso,
hasta finalizar, nos será indicado en un cuadro como el de la figura A.25.
Instalación de Microsoft Office: Disco 1
Quitando el archivo-
QV. ,\Microsoft 0ffice\Cfipart\Popular\LU PA.WMF
1GÍ
Figura A.25: Eliminando el programa

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Microsoft Excel, especialmente desarrollada para ser utilizada bajo
Windows 95, y lo hace paso a paso, en un lenguaje ameno y comprensi-
ble, pero sin mengua de la profundidad que el tema merece.
El libro ha sido pensado para el autoaprendizaje del programa, sin que
sea necesaria ayuda externa de ningún tipo; todas y cada una de las posi-
bles dudas del lector han sido previstas y aclaradas de antemano.
Usted podrá aprender, entonces, paso a paso, a su propio ritmo, con ejem-
plos y ejercicios cuidadosamente pautados y, por último, pero no por ello LENGUAJE CLARO
menos importante, mediante un desembolso mínimo.
¿Qué más se puede pedir de un libro que le ayudará a dominar, al cabo
DESARROLLO
de muy pocas horas de estudio, un programa ciertamente imprescindible AMENO
para su desarrollo personal y laboral?
Refiriéndonos ahora al programa en sí, será suficiente con decir que
Y EXPLICACIONES
Excel 97 es el último vástago de la familia de planillas de cálculo electró- DETALLADAS
nico más instalada en el mundo, en multiplicidad de idiomas, y con millo-
nes de paquetes vendidos hasta la fecha.
SON LAS
Por lo que hace a novedades diremos que MS-Excel trae ahora hojas CARACTERISTICAS
de cálculo más grandes, con 65536 filas en lugar de las 16384 anterio-
res, plantillas integradas diseñadas profesionalmente, un asistente para QUE DISTINGUEN A
plantillas con seguimiento de datos, paleta de fórmulas, que proporcio- NUESTROS
na acceso fácil a un menú con las funciones más comunes, fórmulas en
lenguaje natural, para diseñar fórmulas con nuestros propios rótulos y
LIBROS
títulos de columna, autocorrector de fórmulas, que identifica y corrige
automáticamente 15 de los errores más comunes, vista previa de salto
de página, que muestra dónde se encuentran los saltos de página, (que
así podremos reubicar para conseguir el diseño exacto que deseamos
obtener), chequeo automático de virus, y muchas otras importantes fun-
ciones, que resulta imposible detallar en este reducido espacio.
El libro consta de 20 capítulos y un Apéndice, a saber:

♦ Introducción ♦Primeros pasos con Excel 97
♦ Confeccionemos una planilla ♦Apliquemos formatos
♦ Confeccionemos gráficos ♦Imprimamos nuestra planilla
♦Agreguemos dibujos a la planilla ♦Utilicemos la base de datos
♦ Manejemos ventanas ♦Accesorios que facilitan nuestra tarea
♦ Operaciones con archivos ♦Utilicemos estilos
♦ Manejemos libros de planillas ♦Manejemos tablas
♦Analicemos datos ♦Utilicemos el Administrador de escenarios
♦ Gráficos asociados a mapas geográficos ♦Datos externos e Internet
♦ Hagamos macros ♦Visual Basic ♦Configuremos Excel
♦ Instalación de Excel 97

Copia de Todo El Excel 97 en Un Solo Libro para PC IBM y Compatibles - Nodrm PDF

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Aprenda paso a paso, a su

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PARA PC IBM y COMPATIBLES

¿ libros para saber

libros para saber

Prohibida la reproducción total o parcial por medios

Las características gráficas de esta edición han sido registradas

Hecho el depósito que marca la ley 11.723.

Se terminó de imprimir en el mes de abril de 1999

* Windows 95 y Excel 97 son marcas registradas de Microsoft Corporation.

5% autoriza el uso de este producto a

Gbpyright © 1385-97 Microsoft Cbrporation. Reservados todos los derechos.

¿Qué es Excel 97?

¿Qué nuevas características presenta Excel 97?

Acerca de "Todo el Excel 97 en un solo libro"

Equivalencias entre los teclados en inglés y en español

Modo de obtener las letras acentuadas

Se utiliza para indicar condiciones que deben cumplirse previo a la ejecución de

Primeros pasos con EXCEL 97

Cómo ingresar a Excel

En caso de que aún no haya instalado el programa en el disco rígido de su com-

Figura 1.1: La pantalla de trabajo de Excel

El área de trabajo de Excel

Qué es la celda activa

Cómo movernos por la planilla

Empleando los botones de flecha de las barras de desplazamiento, el movimiento

El título de la aplicación y el título de la ventana

Cómo mover o cambiar el tamaño de la pantalla

Figura 1.2: Minimizar documento

Cómo usar el menú de comandos

leS guardar Ctrl+G

Configurar página... mmm

3 1833 03284 6609

Figura 1.3: El menú ARCHIVO

EP°®lb*e camblar la forma en que se despliegan los menús si abrimos el menú

Qué son las barras de botones

Q y * aa r MUÍ OfU 100% r j ® i

fy' Formato'''? $ % \ i \ >'

Figura 1.5: Barras disponibles y barias activas

1. Ubiquemos el cursor sobre la líneas verticales, a la izquierda de la baria.

3. Paia desplazar la barra de botones flotante pulsamos sobre su barra de título.

4. En este modo flotante, podemos alterar su tamaño mediante el mismo procedi-

5. Si la desplazamos hasta el borde de la ventana, la barra de botones cambia su

Las paletas portátiles

Figura 1.6: Paletas portátiles de bordes, colores de rellenos, formas

1. Ubiquemos el mouse dentro de la ventana de documento

Figura 1.7: Clipo

remos ÍEnter <-*) o sobre el botón Buscar, para obtener la ayuda.

Quiénes son los Ayudantes7

i® Sugerencias ) (® Opciones \ ® Cerrar

Figura 1.8: Hacer una pregunta

¿Qué son las sugerencias espontáneas?

Cómo configurar el ayudante

Figura 1.9: Menú contextual

Si disponemos de una placa tipo SoundBlaster podremos apreciar los sonidos.

Normalmente, cuando no lo consultamos por largo rato, la ventana se reducirá de ta-

Figura 1.10: Modo de funcionamiento del Ayudante

demos ingresarle, el mensaje de la restricción aparece en un globo. A la vez, si

Cómo activar sonidos adicionales

Qué son las Hojas de Excel

Figura 1.11: Libro de hojas en Excel