LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR;

ANYI DANIELA AVILA GUALTEROS

DINA FERNANDA CASTILLO MEZA

ESPECIALIZACIÓN DE PLANEACIÓN TRIBUTARIA

FICHA: 1966150

SERIVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CONTENIDO

 INTRODUCCIÓN
 OBJETIVOS
 DEFINICIONES.
 CONCLUSIÓN
 BIBLIOGRAFIA.
 INTRODUCCION

Desde sus inicios, los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un
campo de suma importancia dentro de cualquier proceso. Un sistema de información es un
organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Como tal, el objetivo
primordial es apoyar en la toma de decisiones en una organización y controlar todo lo que
en ella ocurre. A través de este informe, se pretende mostrar los sistemas informáticos y de
conservación de documentos como una herramienta que permite la interacción entre la
información de determinada empresa, con el fin de soportar cualquier actividad dentro de la
misma.

Al estructurar estos sistemas de información, la empresa debe clasificar la información y

luego determinar los medios informáticos y tecnológicos que pretende usar en cada área.
Para ello, se cuentan con muchas alternativas de tecnologías sofisticadas y/o software
especializadas en cada proceso.

En este mismo sentido, para que el sistema de información pueda operar de manera correcta
es necesario que dentro de la unidad computacional se cuente con Hadware técnicos y un
buen equipo de personas capacitadas para desarrollar esta tarea.

Por otro lado, para una buena elección se debe tener en cuenta las cuatro actividades
principales de los sistemas de información, como lo son, la entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información. Es decir, la toma de datos manuales o automáticas
que se requieren procesar, el almacenamiento y verificación de dichos datos, efectuando
diversos cálculos para poder tener una respuesta o salida de la información procesada.
 OBJETIVOS

Objetivo general

Interpretar los sistemas de información y conservación de documentos, teniendo en cuenta

las pautas necesarias para el desarrollo efectivo de las actividades.

Objetivos Específicos

- Ayudar a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

- Mantener información de manera oportuna y adecuada en las empresas
- Implementar estrategias competitivas para el desarrollo de la organización
 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

En primer lugar, para el desarrollo de un buen sistema de información para una

organización, se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Conocimiento de la organización: Análisis y conocimientos de los sistemas que

forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del sistema.
 Identificación de problemas y oportunidades: Búsqueda de las mejoras o
alternativas con ventaja competitiva dentro de la organización y de las situaciones
desventajosas o limitaciones que dentro de ella existen.
 Determinación de las necesidades: Identificación de la información relevante para el
sistema de información.
 Diagnóstico: Establecer los aspectos positivos y negativos de la organización.
 Diseño del sistema: Elaboración del diseño lógico del sistema de información que
incluye el esquema del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que
se realizaran dentro de este y la selección del lenguaje de programación.
 Codificación: Reescritura del lenguaje de programación establecido.
 Implementación: Instalación de los equipos informáticos, redes y del programa en
general.
 Mantenimiento: Proceso de retroalimentación, corrección, mejoramiento y/o
adaptación del sistema de información ya creado, incluyendo el soporte técnico del
mismo.

Sistema de información es el conjunto ordenado de mecanismo, el fin de este tienen como

fin datos y de  información, de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y
rápidamente.

Todo sistema de información se compone de una serie de contenidos interconectados y en

interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo trazado,
como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas, organizar archivo, etc.
Estos recursos pueden ser:
 Recursos humanos: Personal de variada índole y destrezas.
 Datos: Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.
 Actividades: Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.
 Recursos informáticos: Aquellos determinados por la tecnología.

Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema

informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de
un SI. Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no
necesariamente pasan por la informática.
 Conclusión

Los sistemas de información aplicados en las empresas son fundamentales para ofrecer una
técnica que permita la integración de la organización con sus clientes y proveedores,
permitiéndole crear lazos estratégicos, esto con el objetivo de mantenerse firme en el
mercado, se debe realizar capacitaciones para el uso de las plataformas de las compañías,
tanto por parte de la empresa como de los proveedores y clientes, lo que no provoque
errores en su implementación y poder sacar el máximo de provecho. Para esto, es esencial
que los partícipes de la organización, asuman y estén conscientes de que están en un
proceso de cambio que generará una nueva forma de desenvolverse en su entorno y que
repercutirá en un mejoramiento tanto para la organización como para sus labores y el
desarrollo hacia el largo plazo, ya que de lo contrario será el fracaso seguro de toda
tentativa por llevar a cabo cuando se intente crear nuevos sistemas para el desarrollo de la
sociedad

Cabe mencionar que es lógico que se presenten dificultades al comenzar un nuevo desafío,
pero la idea es minimizar los efectos negativos de fallas iniciales en la implementación
manteniendo un adecuado control de ellos, elaborando y preparando muy conscientemente
la implementación, y teniendo en cuenta que el que “nada arriesga nada gana”.

La utilización de nuevas tecnologías permitirá a la empresa adecuarse a los cambios

tecnológicos de su entorno y adquirir nuevos conocimientos que más adelante pueden ser
reutilizados con nuevas finalidades. En este sentido, la utilización de la página web puede
ser el primer paso necesario que debe dar la empresa para adquirir experiencia, mientras
que la VPN permitirá reestructurar procesos internos, agilizar su funcionamiento, y
arriesgarse a conocer nuevas formas para enfrentar el mercado e innovar en la forma en que
se desenvuelve en su sector.
 Bibliografía

 https://concepto.de/sistema-de-informacion/#ixzz6BbThprtm

 https://concepto.de/sistema-de-informacion/#ixzz6BbTTkvKH