11.

Planificación estratégica y
Dirección por Objetivos
11.1. El proceso de Planificación Estratégica en relación con la Dirección por
objetivos
11.1.1.Utilidades y ventajas de la Dirección por Objetivos
11.1.2.Características del proceso
11.1.3.Metodología y fases
11.2. Técnicas asociadas al proceso de planificación: ARC/FCE, Escenarios,
Brainstorming, Metaplan, etc.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 1

 Objetivos:
„ Conocer, comprender y distinguir los
diferentes conceptos relacionados con la
planificación
„ Adaptar el proceso de planificación a un
entorno concreto, utilizando las técnicas más
adecuadas a cada situación
„ Identificar las prioridades en un servicio
„ Establecer objetivos bien formulados
„ Participar en la elaboración, organización y
ejecución de un plan

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 2

 La “gestión, dirección o
administración por objetivos”

„ FILOSOFÍA
„ Método, técnica o forma de gestionar (Peter Drucker, años 50) :
„ motivación, liderazgo, participación, trabajo en equipo y
responsabilidad

„ Participación en el establecimiento de metas y objetivos

„ Poder de decisión a los subordinados de forma progresiva
„ Negociación de metas y objetivos, libertad elección en cuanto a medios

„ Lo puede poner en marcha quien tenga a su cargo un departamento, una

unidad, un servicio

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 3

 Utilidades
„ Sistema de planificación
„ actividades, tiempo y resultados

„ Sistema flexible de dirección

„ información fluida
„ funciones de la DIRECCIÓN

„ Instrumento de evaluación
„ general de la organización / individual

„ Instrumento de presupuestación y control

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 4

 A nivel del individuo
„ Instrumento de motivación

„ Al implicarle de forma más directa en la gestión de la biblioteca y la

mejora de la comunicación

„ Si funciona bien, debe hacer que el individuo:

„ Se sienta motivado y comprometido con el futuro dibujado para su
organización
„ Sienta que los propios objetivos contribuyen claramente a la
consecución de los de la colectividad
„ Se sienta alineado con la cultura de la organización
„ Tenga información del progreso (feedback)
„ Se sepa partícipe de las decisiones de su entorno
„ Vea en el sistema un medio para su realización y desarrollo
profesional y personal

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 5

 VENTAJAS

„ 1- Demostrar una gestión profesional

(transparencia) siguiendo la tendencia de
algunas organizaciones (bibliotecas)
„ 2- Justificar la petición de recursos (elaborar
presupuestos basados en objetivos)
„ 3- Priorizar (determinar lo más importante, no lo
urgente) y clarificar propósitos y objetivos
„ 4- A pesar de las diferencias ir todos en la
misma dirección
„ 5- Mejorar la imagen
Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 6
 FORMALISMO

„ REUNIONES
„ para decidir, negociar los objetivos
„ para revisar el progreso de los objetivos
„ convocatorias: tema, día, lugar, hora inicio-fin,
objetivos, personas citadas, lo que se espera de los
participantes (llevar, preparar)
„ acta de formalización con acuerdos

„ INFORMES (periódicos/finales)
„ seguimiento de resultados
„ causas y consecuencias de las desviaciones
„ medidas correctoras (incentivos, acciones formativas)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 7

 FACTORES DE ÉXITO

„ dedicarle tiempo
„ conceder más importancia a los objetivos de mejora que
a los cuantitativos
„ estar dispuesto a cambiar los objetivos
„ combatir la burocratización / no entenderlo como
trabajo añadido al habitual

„ ERRORES:
„ esperar resultados rápidamente
„ falta de continuidad en la implantación del sistema
„ implantación del sistema - inexperiencia, lentitud

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 8

 Repercusiones de la “Dirección por
Objetivos” en la Planificación
Estratégica
„ Ha permitido incorporar:
„ Los conceptos de participación y compromiso en la
elaboración del diagnóstico y, sobre todo, en la
etapa de formulación de objetivos
„ La necesidad de comunicar los objetivos al
conjunto de la organización
„ La necesidad de situar los objetivos a conseguir
por encima de los aspectos formales de las
actividades a realizar

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 9

 El proceso – Etapas básicas
Crear el Definir líneas de
equipo de actuación
trabajo

Medir y corregir Establecer objetivos

operativos para cada línea

Traducir
Implantar objetivos en
actividades a
realizar

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 10

 INICIO – implicación de los
máximos responsables (equipo de
dirección de la biblioteca)
„ Ej. biblioteca universitaria:
„ 1º - Institución matriz - objetivos políticos, prioridades (N+1) -
IDEAL: que la institución de la depende la biblioteca cuente con el
servicio de biblioteca a la hora de elaborar el Plan Estratégico o Plan
Anual de la universidad
„ 2º N – Jefe del servicio de Biblioteca, indica a los responsables de
cada biblioteca, equipo de dirección (N-1) las prioridades del nivel
N+1. Juntos determinan la aportación que pueden hacer a esos
objetivos políticos o directrices, teniendo en cuenta, además, las
prioridades de la biblioteca
„ 3º (N-1) - responsables de las diferentes bibliotecas informarían al
resto del personal.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 11

 Fases a considerar:
F1. Planificación estratégica: el marco de
referencia.
F2. Establecimiento de objetivos
específicos.
F3. Plan anual (presupuesto)
F4. Planes de actividades
F5. Implantación
F6. Evaluación

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 12

 Fase 1. PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA: el marco de
referencia
„ Determinar las líneas de actuación (ESTRATEGIAS) de la biblioteca
en los próximos años
„ Punto de partida:
„ 1. Líneas directivas, directrices, prioridades, grandes líneas de actuación
de la institución matriz (objetv. de políticos, equipo de gerencia) – Plan
Estratégico de la Universidad o Plan Anual, si existen.
„ 2. Prioridades de la biblioteca
„ 3. Otros planes que puedan afectar a la biblioteca. Ej.: Plan REBIUN

„ Resultado: PLAN ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA

UNIVERSITARIA para 2, 3 o más años – Decidir entre todos los
responsables de las bibliotecas lo que la biblioteca universitaria
debería ser y hacer en un futuro de dos, tres, cuatro años.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 13

 Planificar supone dar
respuesta a:

„ Qué productos o servicios van a constituir la

oferta de la biblioteca en el 200...?
„ A qué segmento de clientes se dirigirá la
oferta?
„ Qué resultados esenciales se propone
conseguir la biblioteca?
„ Qué aportación de recursos va a necesitar
para ello?
„ Qué cambios se tienen que dar en los
recursos humanos?

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 14

 Características del proceso

„ lleva tiempo (implica pensar, analizar, investigar,

resumir)
„ requiere formalización
„ exige utilizar procedimientos sistemáticos
„ exige un compromiso y responsabilidad
„ implica a gente de diferentes niveles

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 15

 Proceso P.E.
(según modelo S. Corrall)
„ 1.Análisis del entorno (evaluación)
„ interno/externo
„ Estudio o investigación del mercado
„ 2.Enfoque estratégico
„ Principios (visión y valores), misión
„ Metas, objetivos
„ ARC / FCE
„ 3.Formulación de estrategias
„ 4.Comunicación
„ 5.Implementación y evaluación
Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 16
 1. Análisis del entorno
Componentes:
„ macro-entorno, el entorno mundial en
general
„ entorno sectorial propio de los servicios
de información
„ entorno corporativo o interno, situación
interna de la biblioteca

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 17

 Macroentorno
Factores PEST
„ Desarrollo / tendencias en aspectos
„ Políticos
„ Económicos
„ Sociedad
„ Tecnología

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 18

 Análisis del sector
„ Comparación con bibliotecas similares a
la nuestra (benchmarking):
„ estadísticas oficiales
„ reuniones profesionales
„ entrevistas / visitas
„ memorias / informes

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 19

 Análisis interno
Biblioteca
„ Personal
„ Equipamiento
„ Recursos económicos
„ Servicios
„ Colección
„ Gestión
„ Los grupos relacionados con el futuro de la
biblioteca, “grupos de interés” (stakeholders)
„ Ver las diferencias entre la situación real e ideal

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 20

 Investigación del mercado

„ Quienes son los usuarios actuales?

„ Quienes son los usuarios potenciales?
„ Cuales son sus necesidades?
„ Hasta que punto la biblioteca satisface sus
necesidades?
„ encuestas, entrevistas, paneles de

usuarios, grupos de discusión

„ Está la biblioteca orientada al usuario?

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 21

 Orientarse al usuario

„ no suponer cuáles son sus necesidades

sino preocuparse de descubrirlas,
sustituir la intuición por el conocimiento
riguroso y sistematizado
„ mantenerse en contacto con ellos
„ invertir recursos en investigaciones
sobre lo que quieren y necesitan

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 22

 Atributos de calidad
„ la definen los clientes
„ cambia constantemente
„ no sólo los rasgos del servicio sino aspectos
relacionados con su prestación
„ Tener en cuenta (ej. Libqval):
„ TANGIBILIDAD
„ FIABILIDAD (promesa del servicio)
„ CAPACIDAD DE RESPUESTA (rapidez )
„ SEGURIDAD (competencia, cortesía)
„ EMPATÍA (compromiso, sº individualizado)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 23

 Análisis SWOT/DAFO
„ ENTORNO INTERNO:
„ Fortalezas (Strengths) I-Actual
„ Debilidades (Weaknesses) I-Actual
„ ENTORNO EXTERNO:
„ Oportunidades (Opportunities) E - futuro
„ Amenazas (Threats) E – futuro

„ Qué se hace bien?

„ Dónde se necesita mejorar?

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 24

 Líneas de Acción
„ Posibles acciones que debe llevar a cabo la biblioteca en los
próximos X años
„ Punto de partida para establecer metas y estrategias, teniendo en
cuenta la posible evolución del futuro:
„ nuevos modelos de pago de las publicaciones?

„ efectos de la compra por “paquetes”?

„ colaboración en el mantenimiento de repositorios institucionales

de acceso abierto?
„ mejoras en el acceso a contenidos?

„ favorecer una mayor autonomía del usuario?

„ ayuda en la creación, mantenimiento y difusión de materiales

para el aprendizaje en línea?

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 25

 2. Enfoque estratégico
„ Visión y Valores / Principios
„ Misión
„ Metas (Áreas de Resultados Clave /
Factores Críticos de Éxito)
„ Estrategias
„ Objetivos

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 26

 Cómo redactar estas
declaraciones?
„ Visión (Aspiración)
„ Qué quiere ser o donde quiere estar la biblioteca?
„ Cual es su posición deseada en el sector?
„ qué quiere hacer
„ a quién quiere servir
„ Duradera, refleje idealismo, palabras cualitativas, frase
breve
„ Ej.: “Un líder e innovador entre las bibliotecas universitarias y los
servicios de información” Aston University
„ Valores (Creencias)
„ Como quiere la gente de la biblioteca hacer las cosas?
„ cuales son sus creencias y principios guías?
„ cuáles son sus características o estilo propio que lo diferencia de
otros S.I.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 27

 Misión

„ Misión (Propósito - razón de ser - funciones prioritarias pero

no limitada a ellas)
„ Por qué existe la biblioteca? A qué se dedica?

„ Quienes son sus usuarios? Qué necesidades satisface?

„ no ambigua, distintiva, medible, propósitos de 2-5 años.

„ Ej.: “Facilitar el acceso a la información en cualquier soporte

mediante la mejora continua de: colecciones y expertos para
satisfacer las necesidades de los usarios, la gestión de la
información dentro de la comunidad y la cooperación a través
de redes locales, nacionales e internacionales para servir de
soporte al estudio, la docencia, investigación y otras
actividades de la Universidad”
Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 28
 Términos en la planificación
„ El uso de los términos meta, objetivo,
estrategia (u otros equivalentes) está
condicionado en parte por:
„ la cultura de la organización matriz de la
que depende la biblioteca
„ el grado de concreción de los resultados
que pretenda alcanzar
„ el período que se planifica

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 29

 Metas y Objetivos

„ Confusión terminológica, necesidad de

estandarización local
„ Deben enfocarse en la consecución de algo, no en
actividades
„ Meta: Condición, estado ideal, situación que se
desee alcanzar a largo plazo para desempeñar sus
funciones y cumplir su misión (3 o 5 años), carácter
general (Objetivo general /estratégico)
„ Objetivo: Resultado a corto plazo concreto (Objetivo
específico / operativo / operacional)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 30

 Tipos de metas u
objetivos estratégicos (3-5)

„ de servicio (tipos y niveles de servicio)

„ de gestión de recursos (colección, personal,
equipamiento)
„ de dirección (cooperación con otras unidades,
coordinación de funciones, desarrollo de la
organización, etc.)
„ Otras denominaciones, en relación con el tema al
que afecten: de comunicación, de formación, etc.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 31

 ESTRATEGIAS

„ Caminos o vías que pueden trazarse desde la

situación de partida a la deseada. Aseguran el
cumplimiento de las metas o de una parte.
„ Tipos: organizativas, personales, de
crecimiento, de oportunidad, de innovación,
financieras, de enfoque
„ Selección en función de: tiempo, coste,
incidencia en los usuarios, capacidad para no
depender de otros departamentos, etc.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 32

 Documentar y
comunicar el proceso
„ Personal de la biblioteca
„ Institución matriz
„ Usuarios
„ Comunidad
„ Documento completo / Versión simplificada
„ Resultados de la puesta en marcha
„ Considerarlo como elemento de marketing
(incluirlo en la página web)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 33

 MEMORIA de PLANIFICACIÓN –
Elementos, apartados o epígrafes
„ Denominación (ámbito temporal) „ Elementos según el nivel de concreción
„ Fecha elaboración y/o aprobación y/o del plan:
adopción „ Áreas prioritarias objeto de
planificación, Áreas de resultados
„ Fecha última modificación clave
„ Sumario „ Metas
„ Agradecimientos „ Objetivos
„ Miembros del equipo de planificación „ Estrategias
„ Referencias a la metodología y al „ Actividades o acciones a llevar a cabo
proceso „ Responsabilidad
Fechas de cumplimiento
„ Glosario „

„ Indicadores de resultados
„ Introducción „ Presupuesto, coste, recursos necesarios
„ Misión
„ Visión „ Monitorización y evaluación del plan
„ Valores „ Bibliografía y fuentes de información
„ Factores del entorno de la biblioteca „ Apéndices
– Análisis SWOT
„ Enlace para hacer preguntas y/o
„ Los clientes o usuarios comentarios al plan
„ Supuestos o hipótesis de planificación

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 34

 Evaluar el proceso de
planificación estratégica
„ reuniones del grupo
„ información recogida
„ participación
„ nivel de dedicación
„ adecuación de tareas y tiempos
„ comunicaciones interpersonales
„ influencia sobre las actividades habituales del
personal
„ posible actitud del personal ante un nuevo ciclo de
planificación
„ costes
Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 35
 Costes del plan estratégico
„ Derivados de:
„ Análisis de diagnóstico (calidad, homogeneidad y
homologación del trabajo)
„ Organización de los procesos de participación y
cooperación (reuniones, material, exposiciones,
etc.)
„ Dossier y documentos del plan
„ Administración
„ Comunicación del plan a la comunidad que afecta

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 36

 Fase 2. ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS. El plan
anual (relación con el presupuesto)
„ La biblioteca debe contar con un conjunto de
objetivos específicos para el año (5 o 6), en
relación con las grandes líneas de actuación o líneas
estratégicas, y ligados a un presupuesto.
„ De PROYECTOS NUEVOS: cambios, nueva organización,
nuevo método de trabajo, etc.
„ De ACTIVIDADES HABITUALES: relacionado con la
actividad cotidiana y que se quieran destacar durante ese
año o período determinado.
„ De EQUIPO HUMANO: formación, capacidades, relaciones
internas y externas, etc.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 37

 Involucrar a todo el personal
„ Jornadas para informar y priorizar entre todos.
Preparación con responsables: agenda con sesiones
„ Documentación a proporcionar
„ Coincidencia con el establecimiento de nuevos
objetivos e inicio de la elaboración del presupuesto (ej.
aprox. en octubre)
„ Información:
„ De carácter general: cooperación, proyectos en
cooperación y propios, etc.
„ Definición de nuevos objetivos, propuestas de
mejora, determinar lo prioritario, unidades
implicadas, plazos de consecución
„ Uso de técnicas creativas, eje. Metaplan

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 38

 Objetivos específicos
(cualitativos y cuantitativos)
„ Redacción:
„ quién o sobre quién recae la acción, acción (verbo
infinitivo), resultado a obtener, marco temporal (el
cuándo)
„ Un objetivo ha de ser:
„ Concreto
„ Coherente y pertinente: con las funciones, la situación y los medios
asignados
„ Accesible: realista y realizable, evitando las situaciones de fracaso
„ Preciso y mensurable: en número, tiempo y fijando términos y
niveles de consecución
„ Dinámico y motivante: NO ES UNA MERA DECLARACIÓN DE
INTENCIONES

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 39

 Ejemplo de objetivos
„ Incrementar en un 30% la asistencia a los
cursos de formación de usuarios que se
imparten a los nuevos alumnos en el inicio
del nuevo curso académico (2006-2007).
„ Elaborar un estudio sobre el coste medio de
las monografías adquiridas en los tres últimos
años para informar a los profesores en la
última Comisión de biblioteca del año 2007.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 40

 Objetivos laborales individuales
„ Se necesita:
„ Objetivos de la unidad en la que trabajo
„ Descripción del puesto de trabajo -
Objetivos relacionados con las
actividades clave que realizo
„ Contar con medidas de actividades que
realizo habitualmente (indicadores)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 41

 Fase 3. ELABORAR
PLANES DE ACTIVIDADES

„ Determinar LO QUE HAY QUE HACER,

CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ RECURSOS,
QUIÉN, CUANTO
„ Hacer posible la consecución de
RESULTADOS en los proyectos nuevos, más
que ordenar actividades o el trabajo

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 42

 Proyecto nuevo (objetivo
operacional, operativo, específico)

„ 1. Denominación
„ 2. Recursos necesarios y su duración (inicio-final ) Gantt
„ Recursos humanos: responsable global y equipo de trabajo

„ Materiales y financieros (partidas presupuestarias afectadas)

„ 3. Medidas de la evolución y los resultados (indicadores) y en qué

momentos
„ 4. Problemas o incidencias derivados de la ejecución del proyecto
„ Afectados, reacciones derivadas, acciones preventivas

„ 5. Actividades (productos finales y responsables)

„ Referirse a la posible relación con otros proyectos (incompatibles,
persiguen el mismo objetivo, uno incluido en otro, dependencia temporal)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 43

 Incrementar en un 30% la asistencia a los cursos de
formación de usuarios que se imparten a los nuevos
alumnos en el inicio del nuevo curso académico
(octubre de 2006).

„ Posibles actividades (además quién y

cuando):
„ Elaborar propuesta
„ Crear calendario en horario de clase
„ Identificar asignaturas afectadas
„ Contactar con el profesor y transmitirle la
propuesta
„ …..

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 44

 Fases 4 y 5. IMPLANTACIÓN
Y EVALUACIÓN

„ IMPLANTAR supone poner en marcha los

objetivos y, a la vez, monitorizar los mismos
„ SOLO SE PUEDE GESTIONAR / MEJORAR LO
QUE SE PUEDE MEDIR
„ Evaluación a dos niveles:
„ 1º- EFICACIA DE LA ORGANIZACIÓN
(SATISFACCIÓN DEL CLIENTE)
„ 2º EFICACIA DEL INDIVIDUO

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 45

 Evaluación (Lancaster, 1993)
„ Descubrir lo que hacemos bien, en que aspectos
no somos eficientes y establecer medidas
correctoras - objetivo a conseguir y lo conseguido
„ Establecer estándar de servicio y después poder
realizar comparaciones con el - dos momentos
diferentes
„ Compararnos con otras bibliotecas - con
estándares ideales o lo que hacen otras bibliotecas
semejantes
„ Justificar la existencia del servicio

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 46

 Medición: los indicadores

„ Punto de partida: datos estadísticos

„ opinión de los destinatarios del servicio, errores y
aciertos, volumen, calidad e innovación, coste,
tiempo
„ (ratios) en forma de tasas, índices, frecuencias, etc.
„ Disponer de estándares o valores de referencia
para los indicadores. Tener en cuenta las
condiciones reales en que tiene lugar (nº personas,
experiencia, instrumentos de trabajo con los que
cuenta, etc.)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 47

 Elementos asociados a un
indicador
„ denominación (coste medio de adquisición)
„ fuente de información
„ modo de cálculo (CA= Total coste
adquisiciones/nº de adquisiciones)
„ modo de presentación
„ emisor del indicador
„ destinatario
„ periodicidad

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 48

 Ejemplo
„ OBJETIVO: disminuir el tiempo de
obtención de un documento
„ INDICADOR: plazo entre la petición del
documento y la puesta a disposición
(en días)
„ ESTANDAR: cantidad máxima de días
para obtener un documento (= 15 días)

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 49

 Evaluación del desempeño
individual
„ MEDIR los resultados DEL PROPIO TRABAJO para conocer
avances o retrocesos / mejorar la calidad de los servicios
„ Debemos contar con indicadores internos que faciliten la
evaluación de nuestro trabajo (eje. medir tiempos de
actividades y procesos)
„ Cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el
comportamiento de sus colaboradores directos:
„ Revisiones 1er. nivel - equipo de gobierno / gerencia - director
„ Revisiones 2º nivel - director- responsables
„ Revisiones 3º nivel – responsables - subordinados
„ …….

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 50

 Obstáculos para medir
„ la rutina de no hacerlo
„ creencia de que no se pueden medir
ciertos trabajos
„ creencia de que es un antecedente de
castigo
„ creencia de que es muy difícil y
complicado

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 51

 Buscar indicadores internos
„ ha de hacerlo quien ocupa el puesto
„ consultar al “cliente interno”
„ medir los tiempos de los procesos
„ resultados a conseguir en relación con las actividades
que forman parte del puesto de trabajo, medir lo
significativo (cliente interno y final)
„ compararse con la competencia externa e interna
„ USO EFICAZ: medir supone un coste, deben
establecerse indicadores que se usen

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 52

 Hojas de tiempos (1)
LISTADO SEMANAL DE TAREAS

HORA
INIC./FIN LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO/DOMINGO

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 53

 Hojas de tiempos (2)
TIEMPO
REGISTRO DE TAREAS ESTIMADO A
CATEGORIA PROFESIONAL: LA SEMANA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 54

 Evaluación superior-
subordinado
„ el jefe es jefe de personal de la gente que está a
su cargo
„ cada jefe tiene la responsabilidad de evaluar el
comportamiento de sus colaboradores directos:
„ hablar-entrevista personalizada: lo que se

espera de él, opinión de su trabajo, escuchar

y confrontar
„ apoyo

„ formación

„ premiar

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 55

 Información relativa a la
EFICACIA GLOBAL DEL SERVICIO
„ Debe reflejarse a través de diferentes
documentos:
„ Informes parciales
„ Cuadro de Mando Integral Biblioteca
„ Memoria de la biblioteca
„ Memoria económica y de gestión de la
Universidad, apartado biblioteca.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 56

 11.2. Técnicas asociadas al
proceso
„ Escenarios – para describir situaciones
futuras, probables y posibles
„ ARC/FCE – para priorizar, centrarse en
lo importante
„ Metaplan – para involucrar a todo el
personal
„ Brainstorming – para generar ideas, la
creatividad

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 57

 Escenarios (1)
„ Dar respuesta a:
„ ¿Qué haríamos si…?
„ ¿Cuál sería la consecuencia de …?
„ Cuando no se pueden predecir los
cambios y existe incertidumbre respecto
al futuro
„ Cuando los horizontes temporales son
muy largos

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 58

 Escenarios (2)
„ Permite:
„ describir el futuro basándose en varias asunciones
del entorno, pero no es una predicción exacta del
futuro
„ explicitar situaciones improbables pero no
imposibles
„ analizar diferentes posibilidades en aquellos casos
en los que predecir el futuro es difícil
„ Ayuda a desarrollar planes de contingencia
efectivos

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 59

 Escenarios (3)
„ Pasos:
„ Establecer el ámbito temporal
„ Identificar las influencias más decisivas del
entorno
„ Seleccionar algunos escenarios
„ Narrarlos
„ Evaluar las implicaciones
„ Incorporar los escenarios a los planes

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 60

 Áreas de Resultados Clave /Factores
Críticos de Éxito (lo prioritario)
„ “el número limitado de áreas en las cuales los
resultados, si son satisfactorios, asegurarán un
funcionamiento competitivo y exitoso para la
organización” (Rockart)
„ Áreas de trabajo o ámbitos de actuación donde se
producen actividades que generan resultados
„ Regla del 20:80 o Principio de Pareto, el 80% de
los resultados de una organización, dependen sólo
de un 20% de áreas clave.

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 61

 Metaplan
„ Etapas:
„ 1. Exposición del tema (mejor formulado como pregunta)

„ 2. Generación silenciosa de ideas por escrito y plasmación

en tarjetas
„ 3. Comunicación de las ideas (colocación en el tablero)

„ 4. Discusión y comentario de las ideas para su clarificación

„ 5. Agrupación por temas y/o grado de importancia

„ 6. Discusión de la clasificación

„ 7. Priorización - Votación final y conclusiones

„ 8. Análisis de la información

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 62

 Brainstorming
„ Principios
„ 1. Juicio diferido: separar fase de generación de
ideas de la de su crítica y evaluación
„ 2. La cantidad favorece la calidad
„ 3. No criticar durante la fase de génesis
„ 4. Estimular la espontaneidad, animar a la
participación
„ 5. Buscar combinaciones y mejorar a partir de las
ideas expuestas

Ana R. Pacios Lozano - Organización y Administración de Unidades de Información 63