MANUAL DE PROCESOS - TERMINADO OK - Normis

MANUAL DE PROCESOS DEL AREA DE TESORERIA DE LA CONCESION TUNEL
ABURRA - ORIENTE S.A.
Presentado por
NORMA CONSTANZA CORDOBA TORRES ID:514122
Profesor
CARMEN ELENA MOSQUERA MORENO
NRC
2237
Curso:
PRACTICA PROFESIONAL II TRABAJO DE CAMPO
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
FACULTAD DE EDUCACIÓN
CONTADURÍA PÚBLICA
BELLO, COLOMBIA
INTRODUCCION
En las empresas de hoy la función del control interno es cada vez más importante, es por
ello que las áreas o departamentos implementan procesos de control, que les permite auditar
y organizar los perfiles y procesos de su equipo de trabajo. Proporcionando a las
organizaciones un mejor desempeño de sus colaborares y mostrando una mejor gestión
administrativa.
El presente manual integra los procesos del área de Tesorería de la Concesión Túnel
Aburra-Oriente S.A, para proporcionar un proceso administrativo eficaz, con el fin de
mejorar el desempeño de la gestión de la empresa. En este manual se describen los procesos
que se llevan a cabo en la tesorería, los cuales dependen de la Dirección Contable y
Dirección Financiera.
En la realización del manual, se ejecuta una investigación del paso a paso para la
elaboración de un manual de procesos, parte del estudio que se realiza en el área de
tesorería y en la identificación de las fortalezas y debilidades que este presenta actualmente,
lo que permitirá realizar las mejoras necesarias por medio del manual de procesos.
Para la realización de este proceso se cuenta con el acompañamiento de la jefe contabilidad
de la empresa, quien proporciona la directriz que debe tener el manual de procesos del área
de tesorería.
JUSTIFICACION
La administración y la dirección contable de la Concesión Túnel Aburra-Oriente S.A, en la
reorganización de la calidad y gestión de los departamentos y áreas de la estructura
administrativa y financiera de la empresa, busca tener un control interno que permita
generar una gestión eficaz de la administración, a través de la elaboración e
implementación de mecanismos o herramientas que contribuyan al control y mejoramiento
de la estructura administrativa existente.
Haciendo necesaria la elaboración de un manual de procesos, que estructure el modo de
operación y ejecución de las diferentes áreas que hacen parte de la administración, dado
que toda organización debe contar con un control interno que establezca bajo unos
parámetros la buena ejecución de los procesos de cada departamento.
En este proceso se realizará el manual de procesos del área de tesorería, dado que este no se
encuentra desarrollado, lo que presenta una propuesta de mejoramiento que contribuya a la
calidad y control del área.
Esta propuesta permite que se retroalimente el proceso laboral y profesional, dado que
contribuye al mejoramiento del perfil ocupacional, pues al desarrollar este trabajo se
investiga todo el contenido necesario que garantice una elaboración adecuada de la
propuesta, para un desarrollo tanto académico y laboral que fortalece la práctica que se
realiza.
OBJETIVO GENERAL
Realizar un manual de procesos, como una herramienta que proporcione una mejor
ejecución de los procedimientos del área de tesorería, lo que permitirá tener una gestión
contable y administrativa eficaz e organizada, para el buen manejo del proceso de pagos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar los pasos que se deben tener en la realización de un manual de procesos,
que permita direccionar y enfocar la elaboración del manual de procesos del área de
tesorería de la Concesión Túnel Aburra – Oriente S.A.
 Realizar el manual de procesos para del área de tesorería, que se implementara
como control interno, con el fin de proporcionar buen manejo y organización del
proceso de pagos de la empresa.
 Hacer un cuestionario que evalué los beneficios de la implementación del manual de
procesos del área de tesorería, con el cual se establece el debido proceso y funciones
propias del cargo, para el usuario que se desempeñe en esta área.

DIAGNOSTICO DEL PROCESO ACTUAL DEL AREA DE TESORERIA DE LA
CONCESION TUNEL- ABURRA ORIENTE S.A
El diagnostico se realiza con la dirección contable de la empresa, en la que se revisa y
evalúa el proceso del área de tesorería, en la cual se evidencia la falta de un manual de
procesos, como mecanismo que permita tener una mejor y eficaz gestión administrativa y
contable.
Etapas del estudio realizado
 Primer Etapa: Se realiza un estudio del proceso que se lleva a cabo en el área de
tesorería. Se examina la gestión que realiza en cada una de las funciones
establecidas por la dirección contable y financiera para el proceso de tesorería.
Funciones del área de tesorería:
 Recepción y radicación de facturas, en le sistemas de radicación sevenet.
 Programación y pagos de proveedores y contratistas, por el programa
contable DMS, órdenes de pago para fiduciaria Bogotá, pagos PSE y tarjeta
de crédito.
 Elaborar de los respectivos egresos, recibos de caja y órdenes de pago.
 Preparación de los archivos planos y manejo del portal empresarial bancario
de los bancos Occidente, Popular y Bogotá.
 Envió de los soportes de pago a proveedores y contratistas.

 Atención de llamadas a proveedores y contratistas.
 Segunda Etapa: Se recoge la información necesaria para el diagnóstico, con el fin
de conocer la situación de cada uno de los procedimientos que intervienen en el
proceso de tesorería.
Proceso de pagos
 Programación y pagos a proveedores y contratistas por el programa
contable DMS, el cual consiste en:
-Selección de las facturas físicas de los proveedores y contratistas.
-Solicitar en el programa contable DMS, en su módulo 1806 cada una de las
facturas, para que la dirección financiera revise y autorice cuales de estas se
les ejecuta el pago correspondiente.
-Realizar la elaboración de los respectivos egresos de las facturas,
previamente autorizadas por la dirección financiera.
-Generar el archivo plano que se importa al portal bancario, para la ejecución
de los pagos masivos.
-Impresión y organización de los egresos con las respectivas facturas físicas.
-Revisión de los egresos por parte del jefe de contabilidad.
-Entrega de los egresos a la dirección financiera, para la aprobación del
archivo plano, previamente preparado y ejecución de los pagos en el portal
bancario.
-Envió de los soportes de pagos, que se ejecuta por el módulo 3207 de todos
los pagos realizados.
 Programación y pagos a proveedores por medio de la Fiduciaria Bogotá,
el cual consiste en:
-Recepción y radicación de las facturas a nombre del Patrimonio Autónomo
Fiduciaria de Bogotá – FCAO
-Impresión de las autorizaciones de las facturas radicadas en el sistema de
radicación Sevenet.
-Organización de las facturas por centro de costos y cuentas de los fondos de
inversión Sumar abierto. De acuerdo a las instrucciones recibidas por la
dirección financiera.
-Elaboración de las órdenes de pago por centros de costos y cuentas de los
fondos de inversión Sumar abierto. (Planilla detallada con los proveedores y
orden de operación con la instrucción de pago).
-Revisión de la auxiliar contable y Jefe de contabilidad de las órdenes de
pago.
-Entrega de las órdenes de pago a la dirección financiera, para firma de la
planilla y orden de operación.

-Organización de las copias de las órdenes de pago, se envían facturas
originales a la fiduciaria y se dejan copias para el archivo de contabilidad.
 Programación y pagos por medio del PSE y tarjetas de crédito.
-Se programan de acuerdo a los vencimientos de las facturas de los servicios
públicos, telefonía fija y celular, impuestos de industria y comercio y otros
que se quieran pagar por este medio.
- Se realiza el egreso
-Revisión del egreso por la jefa de contabilidad.
- Se devuelve el egreso a tesorería, para preparar el pago PSE.
-Se ejecuta el pago en compañía de la dirección financiera, autoriza el pago
con su usuario bancario.
-Impresión del soporte de pago y se le entrega a la dirección financiera para
su firma.
 Tercer Etapa: Realizar análisis de toda la información recolectada en el desarrollo
de la investigación y por medio de una matriz DOFA, se establecen las mejoras a
implementar, en el área de tesorería de la empresa.

MATRIZ DOFA
FORTALEZAS DEBILIDADES
 Conocimiento del proceso del área  Falta de un manual de proceso,

de tesorería. acorde del área el cual determina y
estructura, las funciones propias del
 Programación, ejecución y pagos a cargo de tesorería.
los proveedores y contratistas.
 Realización de los demás procesos
propios al cargo.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Con la realización del manual de  Que el manual de procesos no sea un

procesos, se permite tener una apoyo en la gestión administrativa
gestión administrativa más eficaz y de la empresa.
eficiente, dentro del desarrollo de las
funciones del área de tesorería.
ALCANCE
En el desarrollo de la práctica profesional II, que se realiza en la empresa Concesión Túnel
Aburra – Oriente S.A. se evidencia la falta de un manual de procesos del área de tesorería,
el cual no se encuentra elaborado para esta área de la empresa.
Partiendo de esta necesidad la propuesta de mejoramiento, se enfoca en la realización de un
manual de procesos para establecer y especificar las funciones y procesos propios del área
de tesorería, el cual explica el desarrollo y funcionamiento de los procesos de pago.
Lo que permitirá establecer los procedimientos de la tesorería y así ser implementado por
los usuarios que desempeñen el cargo en la empresa.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
La concesión túnel aburra - oriente S.A ejecuta los diseños, la construcción, la financiación,
la puesta en funcionamiento, la operación y el mantenimiento, así como la gestión social,
predial y ambiental, de la fase II de la Conexión Vial Aburrá Oriente (Túnel de Oriente) y
sus accesos, de acuerdo a los estudios y diseños definitivos realizados por el concesionario
y aprobados por la Gerencia de Concesiones.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
La Conexión Vial Aburrá Oriente o Túnel de Oriente, es un proyecto de infraestructura de
la Gobernación de Antioquia que permitirá unir en menor tiempo y de manera segura los
valles de Aburrá y San Nicolás para el desarrollo y progreso de la región. La obra
contempla la construcción alrededor de 24 Km entre túneles, vías, intercambios y puentes,
con un costo cercano al billón de pesos.
El proyecto se localiza en el departamento de Antioquia, en territorio de los municipios de
Medellín, Guarne y Rionegro. Cuenta con la Resolución de Licencia Ambiental No. 112-
0874 del 14 de marzo de 2.014, la cual modificó la Licencia Ambiental No. 1764 de 04 de
junio de 2002, otorgadas por la Corporación Autónoma Regional de las Cuencas de los ríos
Negro y Nare – Cornare.
La ejecución de las obras de la Conexión Vial Aburrá Oriente hace parte del contrato de
Concesión No. 97-CO-20-1811, celebrado entre la Gobernación de Antioquia y la
Concesión Túnel Aburrá Oriente S.A., en cuyo desarrollo se contemplan las siguientes
fases:
DIVISIÓN DEL PROYECTO EN SECTORES:
Sector 1: intercambio vial Baltimore y Túnel Seminario.

Sector 2: vía a cielo abierto y acceso occidental.
Sector 3: Túnel Santa Elena.
Sector 4: Portal Oriental y conexión con la Glorieta de Sajonia.
FASES DEL PROYECTO
FASE I: Los diseños, construcción, financiación, puesta en funcionamiento, operación y
mantenimiento de la Fase II de la Conexión Vial Aburrá Oriente (Túnel de Oriente) y sus
accesos.
FASE II: El levantamiento de las fichas prediales, avalúos y adquisición de los predios
necesarios para la construcción de esta fase.
FASE III: La gestión socio – ambiental de esta fase.
FASE IV: La operación, mantenimiento y mejoramiento de las siguientes vías:
Vía Glorieta Sajonia – Alto Palmas (K0+000 a K14+600)
Vía Santa Elena a partir de la abscisa K2+800 hasta la Glorieta Sajonia.
Vía Glorieta Sajonia – Glorieta Aeropuerto.
La construcción del proyecto es de cuatro años, a partir de los cuales inicia el período de
operación de la conexión por parte de la Concesión. La etapa constructiva inició en octubre
de 2.014.
MARCO TEORICO
En presente marco se hace referencia a las fuentes de consulta e investigación, como un
parámetro para la elaboración del manual de procesos del área de tesorería de la Concesión
Túnel Aburra – Oriente S.A.
 Diseño de un manual de procesos y procedimientos para la división financiera
de Araujo y Segovia S.A, - autores Arroyo Santiago, María Mónica Cañón López,
Octavio Augusto - Universidad De Cartagena facultad de ciencias económicas
programa de contaduría pública Cartagena de indias d. t. y c., mayo de 2012. Se
toma como referente de investigación para determinar cómo se realiza un manual de
procesos.
 Manual De Procesos Y Procedimientos Aycardi Ingenieros Civiles S.A.S-
Elaborado Por Nathalye Llanos Castro- El Manual de Procesos y Procedimientos
se toma como referente de consulta de los formatos que se pueden implementar.
 Diseño Del Manual De Procesos, Procedimientos Y Funciones Para La
Distribuidora E Importadora C. I Coffee Inn De La Ciudad De Pereira
(Risaralda)- autores Andrés Felipe Agudelo Gaviria Paula Andrea Castañeda
Tabares Laura Marcela Rojas Salazar - Universidad Tecnológica De Pereira
Facultad De Tecnología Escuela Tecnología Industrial Pereira 2009. Se toma
referente de consulta en la elaboración del manual de procesos por los pasos que
explica para la realización de un manual.
 Manual de Procesos y Procedimientos bases estratégicas y organizacionales

Tomo 1, Luis Orlando Ortiz Ibáñez. Se tomó como referencia de consulta, dado que
explica la importancia de los tener documento los procesos de las áreas de trabajo de una
empresa.
 Manuales administrativos - capítulo 6. Se toma como referencia para determinar
el paso a paso de cómo se realiza un manual de procesos, los formatos que se
implementan para la documentación de los procesos.

MANUAL DE PROCESOS
Para realizar un manual de procesos, se debe seguir los siguientes pasos para documentar
la información del proceso administrativo u operativo de una organización. Lo que permite
que los procesos cumplan con los objetivos y políticas de la organización administrativa, a
continuación se especifica el contenido del desarrollo de un manual de procesos.
1. OBJETIVO
Identificar los pasos que se deben tener en la realización de un manual de procesos,
que permita direccionar y enfocar la elaboración del manual de procesos del área de
tesorería de la Concesión Túnel Aburra – Oriente S.A.
2. ALCANCE
El manual de procesos es un instructivo que informa al detalle el proceso de trabajo
que se realiza en cada área de la empresa, el cual involucra los objetivos, políticas y
la estructuración administrativa contemplada en el organigrama.
Así mismo genera una estructuración administrativa más organiza, la cual la
administración tiene como referente, para la realización de cambios y mejoras en
pro del crecimiento organizacional, basado en la calidad de cada uno de sus
procesos corporativos.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
Documento que contiene los siguientes aspectos informativos, que permite conocer el
puesto o área de trabajo, desde su ámbito operativo y la interacción con los usuarios
internos y externos.
Identificación del
puesto (nombre,
IDENTIFICACIÓN
ubicación, ámbito de
operación).
Funciones general y Especificaciones del puesto

FUNCIONES Y específica. en cuanto a conocimientos,
RESPONSABILIDADES Responsabilidades Y experiencia, iniciativa y
deberes.
personalidad.
Relaciones de Relaciones de comunicación

autoridad, donde se con otras unidades y puestos
RELACIONES indican los puestos dentro de la organización, así
INTERNAS Y subordinados y las como las que deba
EXTERNAS facultades de establecer externamente.
decisión.
3.2 DIRECTORIO
Documento en donde consta toda la información del personal que intervine en el
proceso operativo. Es conveniente que la secuencia de la presentación respete el orden
de la estructura organizacional.
Nombres del personal a cargo
Puestos
Puestos oo cargo
cargo que
que ocupa
ocupa dentro
dentro de
de la
la
organización
organización
Números
Números telefónicos
telefónicos yy correo
correo electrónico
electrónico de
de las
las
personas comprendidas en el manual
personas comprendidas en el manual
DIRECTORIO
Los horarios de atención
Dirección
Dirección de
de las
las instalaciones,
instalaciones, especialmente
especialmente
cuando
cuando la organización cuenta
la organización cuenta con
con varias
varias
oficinas o representaciones
oficinas o representaciones
3.3 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESO
En su estructura el manual debe incluir los siguientes contenidos, que informan los
datos e integran la información relevante e importante del proceso administrativo que se
detalla en el manual.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESO
Personas responsables de su elaboración,

revisión y autorización.
Logotipo de la organización Clave del formulario, se debe escribir las
Nombre de la organización siglas de la organización.
Identificación nombre del Área de trabajo La unidad administrativa responsable de
Lugar y fecha de elaboración. elaborar o utilizar la forma
Numeración de páginas El numero consecutivo del formulario y el
año.
Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del

documento.
Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual.
2. Contenido En el caso de un manual general debe inc1uir todos los procedimientos de la
organización; en el caso de un manual especifico, solo los procedimientos de un
área o unidad administrativa.
yy
Objetivo: Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.

Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
Responsables: Área administrativa o puesto que tiene a su cargo la
preparación, aplicación del procedimiento.
Políticas: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita para
orientar y facilitar la explicación de las operaciones que llevan a cabo las
3. Procedimiento
distintas instancias que participan en el procedimiento.
Descripción de las operaciones: Presentación de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, para lo cual se anota el número de
operaciones, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y en la
descripción se explica en qué consiste, como, donde y con que se llevan a
cabo.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones del

4. Diagramas de procedimiento. En donde se muestran las áreas administrativas y los puestos que
flujo intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o
los recursos que se deben utilizar en cada caso
5. Formularios o Es la impresión del manual de procesos, en el cual reposa la información del

proceso administrativo u operativo de la empresa.
impresos
MANUAL DE PROCESOS DEL AREA
DE TESORERIA
MANUAL DE PROCESOS DE TESORERIA
Fecha de Numero de Pagina

Empresa: Concesión Túnel Aburra Oriente revisión revisión
S.A. 26/10/2019 T-0001 0
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO------------------------------------------------------------------------pag 1
2. ALCALCE: ------------------------------------------------------------------------pag 1
3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TESORERÍA --------------------pag 2-4
4. DIRECTORIO-------------------------------------------------------------------pag 5
5. DECRIPCION DEL PROCESO------------------------------------------pag 6-19
5.1 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS
5.2 PROGRAMACIÓN Y PAGOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
5.3 PAGOS POR FIDUCIARIA BOGOTA
5.4 PAGOS DE LAS OBLIGACIONES LABORALES
5.4.1 PAGO SEGURIDAD SOCIAL O CESANTIAS

5.4.2 PAGOS DE APORTES AFC, LIBRANZAS Y FONDO DE
EMPLEADOS
5.4.3 PAGO DE NOMINA O PRIMA DE SERVICIO
5.5 PAGOS PSE Y CON TARJETA DE CREDITO
5.5.1 PAGOS PSE

5.5.2 PAGOS CON TARJETA DE CREDITO
5.6 PAGO EN CHEQUE

5.7 RECARGAS FLYPASS
6. DIAGRAMA DEL PROCESO DE TESORERIA ----------------------pag 20
7. CONCLUSIONES--------------------------------------------------------------pag 21

S.A. 26/10/2019 T-0001 1
1. OBJETIVO
Realizar el manual de procesos para del área de tesorería, que se implementara
como control interno, con el fin de proporcionar buen manejo y organización del
proceso de pagos de la empresa
2. ALCALCE:
El manual de procesos se establece como un instructivo que reúne y registra todo el
proceso de facturación y pago a proveedores y contratistas, enfocado a recopilar y
registrar, todo el proceso relacionado con las áreas involucradas en el cumplimiento
de los objetivos y políticas de la empresa, lo que permite que se emitan
oportunamente los informes financieros y los resultados de la gestión en cada
período.
3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TESORERÍA


S.A. 26/10/2019 T-0001 2-4
DESCRIPCIÓN DEL ÁREA

Departamento: Contabilidad
Identificación Área: Tesorería
Ubicación: Oficina Centro de Control y operación Túnel Oriente
Dirección Financiera:
-revisión, autorización y pago de la programación de proveedores y
contratistas.
Relaciones -Autorización y firma de órdenes pago fiduciaria.
Jefe de Contabilidad: revisión de los egresos, recibos de caja y órdenes de
pago de la fiduciaria.
Auxiliar Contable: revisión de las órdenes pago de la fiduciaria.
Auxiliar Contable y tesorería:
-Programación y preparación de los pagos a proveedores y contratistas
-Elaboración de los egresos, órdenes de pago y recibos de caja
-preparación y montaje de archivos planos en el portal bancario

-Recepción y radicación de facturas, en le sistemas de radicación sevenet.
-Programación y pagos de proveedores y contratistas, por el programa
contable DMS, órdenes de pago para fiduciaria Bogotá, pagos PSE y tarjeta
de crédito.
Funciones
-Elaborar de los respectivos egresos, recibos de caja y órdenes de pago.
-Preparación de los archivos planos y manejo del portal empresarial
bancario de los bancos Occidente, Popular y Bogotá.
-Envió de los soportes de pago a proveedores y contratistas.
-Atención de llamadas a proveedores y contratistas.
Comunicación interna:
-Comunicación con la dirección financiera, subgerencia y gerencia
-Comunicación con la jefe de contabilidad y auxiliar contable
-Comunicación con la jefe de gestión Humana
-Comunicación con los abogados

Relaciones de
comunicación -Comunicación con la analista financiera
internas y externas
-Comunicación con los ingenieros
Comunicación Externa:
-Comunicación con los asesores bancarios y de la fiducia
-Comunicación con personal de la gobernación
-Comunicación con los proveedores y contratistas

Conocimientos:
-Conocimiento contable
-Conocimiento y manejo de un programa contable
-Manejo de portal empresarial bancario

Especificaciones
del puesto en -Conocimiento y manejo de Excel
cuanto a
conocimientos y -Redacción de cartas o comunicados
experiencia
Experiencia:
-haberse desempeñado como auxiliar contable
-Manejo de pórteles bancarios
-Atención a proveedores
ELABORO REVISO AUTORIZO

4. DIRECTORIO

S.A. 26/10/2019 T-0002 5
DIRECTORIO
NOMBRE CARGO TELEFONO CORREO ELECTRONICO
Carlos Andrés Dirección 444-61-78, capreciado@tuneloriente.com
Preciado Bohórquez Financiera EXT- 102
Anyellif Flórez Jefe De 444-61-78, anyellif@tuneloriente.com

Hincapié Contabilidad EXT- 106
Yuli Marcela Uribe Auxiliar 444-61-78, yuribe@tuneloriente.com
Contable EXT- 107
Norma Constanza Auxiliar 444-61-78, ncordoba@tuneloriente.com

Córdoba Torres Contable Y EXT- 108-
Tesorería horario atención
lunes a viernes
de 8 -12 del
medio día

S.A. 26/10/2019 T-0002 6-19
5.1 RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE FACTURAS
NUMERO DE RESPONSABLE DESCRIPCION

OPERACIONES
-Se revisa que la factura cumpla con
los requisitos de facturación según el
Recepción de Norma artículo 617 del estatuto tributarios.
facturas córdoba torres - Se reciben facturas solo del mes
actual
-El cierre de recepción de facturas el
25 del mes
Radicación de Norma -Se procede a radicar la factura
facturas córdoba torres recibida en el sistema de radicación
sevenet. Para que inicien el proceso de
revisión y aprobación por los
responsables.
Procesos de -Ingeniero administrador del - En el proceso de aprobaciones inicia

aprobaciones contrato o servicio con revisión del administrador del
-Analista financiero contrato o servicio
-Dirección financiera - revisión administrativa
-Contabilidad - revisión financiera
-Tesorería -proceso de causación /
contabilización
-revisión jefe contabilidad
Programación de Norma córdoba torres - la factura pasa a tesorería para

pagos programación de pagos
5. DECRIPCION DEL PROCESO


S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.2 PROGRAMACIÓN Y PAGOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

OPERACIONES
Preparación de la Norma -se realiza selección de las facturas
programación de córdoba torres con vencimiento a 30 días
pagos -se solicita en el programa contable
DMS en el módulo 1806 plan de
pagos, las facturas seleccionadas que
se encuentran contabilizadas.
Autorización de la Carlos Andrés -ingresa al programa contable DMS en
dirección financiera preciado el módulo 1806 plan de pagos, realiza
la selección y autorización de las
facturas.
Elaboración de los Norma córdoba torres -se ingresa al programa contable DMS
comprobantes de en el módulo 1806 plan de pagos, se
egreso seleccionan las facturas autorizadas y
se procesan seleccionando el tipo de
documento contable y se generan
masivamente los egresos.
- se toma el rango de egresos
generados y se ingresa en el módulo
3207 banca electrónica, para generar el
archivo plano.
Impresión y Norma córdoba torres -se imprimen masivamente los egresos
organización de por el módulo 0401 de DMS.
comprobantes de -Se selecciona las facturas que van en
egreso cada uno de los comprobantes de
egreso.
-se firma cada uno de los egresos,
como la responsable de la elaboración
-se ingresa al portal bancario
empresarial y se importa el archivo
Preparación de los Norma córdoba torres plano generado por el módulo 3207 de
pagos en el portal banca electrónica en DMS.
bancario -Se autoriza el 50% del pago.
-la jefe de contabilidad revisa cada uno
Revisión de los de los egresos y facturas anexas al
comprobantes de Anyellif Flórez hincapié comprobante.
egreso -finalizada la revisión pasa los
comprobantes a la dirección
financiera.
Autorización de Carlos Andrés preciado -Ingresa al portal bancario empresarial

pagos por parte de la y autoriza el 50% restante de los
dirección financiera pagos.
Envió soportes de Norma córdoba torres -se ingresa al módulo 3207 de banca
pago electrónica en DMS, se selecciona el
rango de egresos pagados y se envía
masivamente los soportes pagos a los
correos inscritos en la base de datos de
los proveedores.

S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.3 PAGOS POR FIDUCIARIA BOGOTA

OPERACIONES
-la analista financiera realiza liberación
-Katerine Bonnet –analista en sevenet, donde instruye el centro de
financiera costo y el fondo sumar de inversión de
Autorización de los -Carlos Andrés preciado – donde se realiza el pago.
pagos dirección financiera -la dirección financiera en el sevenet,
- Norma córdoba torres - revisa y autoriza, la instrucción de pago
Tesorería dada por la analista financiera.
-pasa a tesorería en sevenet la
autorización para elaborar la orden de
pago.
-Se revisa en Sevenet la liberación de las
facturas radicadas en el flujo 2 y 3 del
Preparación de los Norma córdoba torres FCAO.
pagos - se imprime el documento wordflow,
que es el soporte anexo a las facturas,
donde están las autorizaciones e
instrucción de pago.
-se realiza separación de las facturas por
centro de costo y fondo sumar de
inversión, este debe ser el mismo para
las facturas que se relacionan en la orden
Elaboración de las de pago.
órdenes de pago Norma córdoba torres -se diligencia la información de la
factura en el formato planilla adjunta
en Excel, la cual contiene (número de
factura, nombre del ´proveedor,
descripción, subtotal, IVA y total a
pagar).
-se elabora orden de operación en el
formato de Excel que maneja la fiducia,
con el nombre del ´proveedor, el valor de
la factura y la información bancaria.
-se imprimen las orden de operación la
planilla adjunta.
-se firma la orden de pago como el
responsable de elaboración.
-la orden de pago pasa a revisión de la

- Yuli Marcela Uribe –auxiliar auxiliar contable. Donde revisa que toda
contable la información relaciona se encuentre
Revisión de las - Anyellif Flórez hincapié - jefe correcta con la factura.
órdenes de pago de contabilidad -la orden de pago es revisada por la jefe
de contabilidad.
-pasa a firma de la dirección financiera
-la orden de operación y la planilla

Firma de la orden de Carlos Andrés preciado adjunta son firmadas por la dirección
pago financiera. Para autorizar los pagos de
los proveedores relacionados.
-pasan a tesorería para ser enviadas a la
fiducia.
Envió de las Norma córdoba torres -se saca copia de la factura, del
órdenes de pago a comunicado del gerente concedente, de
fiduciaria de Bogotá la planilla adjunta y de la orden de
operación.
-se envía a fiducia los originales de la
factura, de la planilla adjunta, de la
orden de operación y copia del
comunicado del gerente concedente (este
se conserva en original en la carpeta del
gerente del concedente en el archivo.)
-se le entrega al mensajero los originales
para la fiducia y el trae una copia del
recibido de la orden de operación y de la
planilla adjunta.
- la copias de las facturas y comunicados
del concedente se organizan con los
respectivos recibidos de las orden de
pago.
- se entregan a la auxiliar contable para
su proceso en contabilidad.


S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.4 PAGOS DE LAS OBLIGACIONES LABORALES
5.4.1 PAGO SEGURIDAD SOCIAL O CESANTIAS

OPERACIONES
Instrucción pago de Luz Piedad -se recibe correo electrónico de la jefe
seguridad social Jiménez de gestión humana, con las planillas de
seguridad social o cesantías, el valor a
pagar y la fecha de vencimiento.
-El correo electrónico va con copia a la
dirección financiera y la jefe de
contabilidad.
Elaboración del Norma -se ingresa a DMS en el módulo 1803,
comprobante de córdoba torres el egreso se realiza a nombre de la
egreso concesión y en la imputación contable
se lleva a la cuenta 2370 o 2510 de
salud, pensiones, ARL y parafiscales o
cesantías, al NIT de cada entidad
prestadoras del servicio.
-se imprime el egreso y la planilla de
seguridad social o cesantías.
-se firma el egreso, como responsable
de la elaboración.
-el egreso pasa a revisión por la jefe de
contabilidad.
Revisión del -la jefe de contabilidad revisa el
comprobante de Anyellif Flórez hincapié comprobante de egreso y lo firma.
egreso -devuelve el egreso a tesorería para la
realización del pago.
Preparación del Norma córdoba torres -se ingresa al portal del operador de
pago pila ARUS.
-se consulta la planilla de pago,
previamente preparada por la jefe de
gestión humana.
-se selecciona el pago PSE y se
ingresa a la entidad financiera por
donde se ejecuta el pago.
-se llama al director financiero para
que realice el pago.
Pago de la seguridad Carlos Andrés preciado -la dirección financiera se dirige al
social o cesantías puesto de trabajo de tesorería e ingresa
al portal bancario para autorizar el
pago.
-cuando finaliza el pago, firma el
egreso y devuelve a tesorería para
archivo.
5.4.2 PAGOS DE APORTES AFC, LIBRANZAS Y FONDO DE EMPLEADOS
Instrucción pago Luz Piedad Jiménez -se recibe de la jefe de gestión

humana, memo instructivo,
informando los valores y empleados a
los que se le debe realizar pagos de
aportes AFC, libranzas banco de
occidente y fondo de empleado.
Instrucción del área Yuli Marcela Uribe -se le solicita a la auxiliar contable,
de contabilidad revisión e instrucción de la cuenta
contable para elaboración del egreso.
Elaboración del Norma córdoba torres - se ingresa a DMS en el módulo 1803,
comprobante de los egreso se realiza de la siguiente
egreso forma:
Libranzas a nombre de banco de
occidente.
Fondo de empleados FONACIC y en
la imputación contable se lleva a la
cedula de cada empleado y el valor de
aporte de cada uno.
El aporte AFC se realiza a nombre del
empleado.
-se imprimen los egresos y se anexa el
memo instructivo.
de la elaboración.
-el egreso pasa a revisión por la jefe de
contabilidad.
Preparación del Norma córdoba torres -se realiza en la macro de Banco de
pago Occidente el archivo plano.
-se ingresa al portal bancario para
importar el archivo plano y preparar el
pago.
-se autoriza el 50% del pago cargado
en el archivo plano.
-se pasan los egresos a revisión.
Revisión del -la jefe de contabilidad revisa los
egreso -pasa los egresos a la dirección
financiera para la realización del pago.

pagos y autoriza el 50% restante de los
pagos.
-firma los egresos y devuelve los
egresos a tesorería para archivo.
5.4.3 PAGO DE NOMINA O PRIMA DE SERVICIO
Instrucción pago Luz Piedad Jiménez -se recibe correo electrónico de la jefe
de gestión humana, con el archivo en
pdf de la nómina o prima de servicios
de cada empleado, el valor a pagar y el
archivo plano.
-El correo electrónico va con copia a la
dirección financiera y la jefe de
contabilidad.
Elaboración del Norma córdoba torres -se ingresa a DMS en el módulo 1803,
comprobante de el egreso se realiza a nombre de la
egreso concesión y en la imputación contable
se lleva a la cuenta 2505, a la cedula
de cada empleado.
-se imprime el egreso y el archivo pdf
con la nómina o prima de servicio de
los empleados.
de la elaboración.
-se ingresa al portal bancario para

Preparación del Norma córdoba torres importar el archivo plano y preparar el
pago pago.
-se autoriza el 50% del pago cargado
en el archivo plano.
-se pasan el egreso a revisión.
Revisión del Anyellif Flórez hincapié -la jefe de contabilidad revisa el

comprobante de comprobante de egreso y lo firma.
egreso -pasa el egreso a la dirección
financiera para la realización del pago.

pagos y autoriza el 50% restante de los
pagos.

S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.5 PAGOS PSE Y CON TARJETA DE CREDITO
5.5.1 PAGOS PSE

OPERACIONES
-se seleccionan la factura de pago PSE
Preparación de los Norma como son: Industria y comercio de
pagos córdoba torres Rionegro y movistar
Elaboración del Norma -se ingresa a DMS en el módulo 1803,
comprobante de córdoba torres el egreso se realiza a nombre de cada
egreso entidad y se llama el documento de
causación, que se encuentra en la
factura.
-se imprime el egreso y se anexa la
factura original.
de la elaboración.
Revisión del -la jefe de contabilidad revisa el
egreso -devuelve el egreso a tesorería para la
realización del pago.
Preparación de los Norma córdoba torres -se ingresa al portal bancario, se
pagos PSE en el prepara el pago de la factura de
portal bancario movistar por medio del referente de
pago, el cual trae el valor a pagar de la
factura.
-se autoriza el 50% del pago.
-se lleva el egreso a la dirección
financiera para ejecutar el pago total.
Preparación de los Norma córdoba torres -se ingresa a la página web del
pagos PSE municipio de Rionegro, con el usuario
de la empresa.
-se consulta el referente de pago de la
factura.
-se selecciona el pago PSE y se
ingresa a la entidad financiera por
donde se ejecuta el pago.
-se llama al director financiero para
que realice el pago.
Autorización de los Carlos Andrés preciado -Ingresa al portal bancario empresarial
pagos PSE y autoriza el 50% restante de los
pagos.(pago factura movistar)
-para los pagos PSE, la dirección
financiera se dirige al puesto de
trabajo de tesorería e ingresa al portal
bancario para autorizar el pago. (Pago
factura industria y comercio
Rionegro).
5.5.2 PAGOS CON TARJETA DE CREDITO
-se seleccionan la factura de pago con

Preparación de los Norma córdoba torres la tarjeta de crédito como son:
pagos industria y comercio Medellín y
envigado, UNE y movistar.
Autorización de los -Norma córdoba torres -se realizan con instrucción previa de
pagos - Katerine Bonnet la dirección financiera.
-se ingresa a las pagina web de UNE,
movistar y de los receptivos
municipio, con los usuarios de la
empresa
-la analista financiera se dirige al
puesto de trabajo de tesorería, con la
información de la tarjeta de crédito.
-se realiza el pago de cada factura.
-se imprime el soporte de pago y se
adjunta a la factura, para firma de la
dirección financiera.
Firma de los Carlos Andrés preciado -la dirección financiera firma los
soportes de pago soportes de pago, realizados con la
tarjeta de crédito.
-devuelve los soportes de pago y
factura a tesorería.
Entrega de los - Norma córdoba torres -tesorería entrega a la auxiliar contable
soportes de pago a -Yuli Marcela Uribe Las facturas y receptivos soportes para
contabilidad adjuntar al extracto de la tarjeta de
crédito.


S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.6 PAGO EN CHEQUE

OPERACIONES
-se elabora cheque para los aportes
Preparación de los Norma AFC y pensiones voluntarias,
pagos córdoba torres libranzas de Comfama y pago de
cesantías
-se ingresa al módulo 1803 de egresos
del programa contable DMS
-se diligencia la información del
beneficiario, el valor a pagar y nota del
concepto de pago a realizar.
- se ingresa al módulo 0401 impresión
se selecciona la opción de impresión
de cheques y se imprime en la bandeja
MP de la impresora.
- se le coloca dos sellos para las
firmas y el sello de cruce y de pago
únicamente al primer beneficiario.
Revisión del -se le lleva el cheque a la jefe de
comprobante de Anyelli flórez contabilidad para su revisión y firma
egreso hincapié -lo devuelve a tesorería para la toma
de las firmas autorizadas en bancos.
Firma de cheques -Carlos Andrés Preciado (director -se lleva el cheque para firma del
financiero) director financiero y posteriormente
-German Rueda Mejía (Gerente) se le lleva a la gerencia para firma.
-después de firmado el cheque se le
entrega al mensajero para que realice
los pagos.

S.A. 26/10/2019 T-0002 1
5.7 RECARGAS FLYPASS

OPERACIONES
-se realizan recargas flypass para
Preparación de los Norma operación y el gerente concedente.
pagos córdoba torres -por medio de un memorando
instructivo se da la instrucción de la
recarga.
-se realiza egreso por el módulo 1803
se diligencia la información del
beneficiario, el valor a pagar y nota del
concepto de pago a realizar.
- se ingresa al módulo 0401 impresión
se selecciona la opción de impresión.
-se lleva el egreso a revisión.
Revisión del -se le lleva el egreso a la jefe de
comprobante de Anyelli flórez contabilidad para su revisión y firma
egreso hincapié -lo devuelve a tesorería para realizar la
recarga.
Realización de la -Carlos Andrés Preciado (director -se ingresa a la página web del flypass,
recarga financiero) con los usuarios y se procede a
- Norma córdoba torres recargar el monto solicitado.
-se selecciona el pago PSE ,
seleccionando el banco de occidente.
- se llama al director financiero para
realice el pago con su usuario
administrador.
6. DIAGRAMA DEL PROCESO DE TESORERIA
RECEPCION DE GESTION
FACTURAS HUMANA
CONTABILIDAD
TESORERIA
CONTABILIDAD
DIRECCION
FINANCIERA
CONCLUSIONES
 En la realización de la práctica, se concluye la importancia de que existan el manual
de procesos, el cual es un instructivo en el que se reúne toda la información del
proceso que se realiza en cada área de trabajo.

 Su importancia es que este permite que las empresas tengan un orden y control
sobre cada uno de los factores que influyen en la ejecución de los procesos,
estableciendo como tal que este permita cumplir a cabalidad con las políticas
establecidas por la organización.
CUESTIONARIO EVALUATIVO
OBJETIVO
 Hacer un cuestionario que evalué los beneficios de la implementación del manual de
procesos del área de tesorería, con el cual se establece el debido proceso y funciones
propias del cargo, para el usuario que se desempeñe en esta área.
CUESTIONARIO
A continuación se realiza una serie de preguntas que evalúa la importancia y eficacia
del manual de procesos:
1. Existe un manual de proceso establecido ? (si / no y porque)
2. Si existe el manual de procesos, este cumple con lo establecido en las políticas
organizacionales y operativa? (si / no y porque)
3. Se realiza control sobre del manual de procesos y su función en la empresa? (si / no
y porque)
4. Que tan importante y necesario, considera usted , que se tenga un manual de
proceso en una empresa? (si / no y porque)
ANEXOS
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRACTICA II

BIBLIOGRAFIA
 http://www.tuneloriente.com

 repositorio.unicartagena.edu.co - http://hdl.handle.net/11227/1458

 http://repositorio.utp.edu.co
 http://forotgn.mecon.gov.ar
 http://dspace.ups.edu.ec/handle/123456789/7718
 https://clea.edu.mx/biblioteca/Manual%20de%20procesos%20y%20procedimientos.pdf
 http://biblio3.url.edu.gt/publiclg/biblio_sin_paredes/fac_economicas/2016/orga_empr/ca
p/06.pdf

MANUAL DE PROCESOS - TERMINADO OK - Normis

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MANUAL DE PROCESOS DEL AREA DE TESORERIA DE LA CONCESION TUNEL

ABURRA - ORIENTE S.A.

NORMA CONSTANZA CORDOBA TORRES ID:514122

CARMEN ELENA MOSQUERA MORENO

PRACTICA PROFESIONAL II TRABAJO DE CAMPO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

y organizar los perfiles y procesos de su equipo de trabajo. Proporcionando a las

organizaciones un mejor desempeño de sus colaborares y mostrando una mejor gestión

Aburra-Oriente S.A, para proporcionar un proceso administrativo eficaz, con el fin de

mejorar el desempeño de la gestión de la empresa. En este manual se describen los procesos

que se llevan a cabo en la tesorería, los cuales dependen de la Dirección Contable y

elaboración de un manual de procesos, parte del estudio que se realiza en el área de

tesorería y en la identificación de las fortalezas y debilidades que este presenta actualmente,

Para la realización de este proceso se cuenta con el acompañamiento de la jefe contabilidad

La administración y la dirección contable de la Concesión Túnel Aburra-Oriente S.A, en la

reorganización de la calidad y gestión de los departamentos y áreas de la estructura

administrativa y financiera de la empresa, busca tener un control interno que permita

generar una gestión eficaz de la administración, a través de la elaboración e

implementación de mecanismos o herramientas que contribuyan al control y mejoramiento

de la estructura administrativa existente.

Haciendo necesaria la elaboración de un manual de procesos, que estructure el modo de

parámetros la buena ejecución de los procesos de cada departamento.

encuentra desarrollado, lo que presenta una propuesta de mejoramiento que contribuya a la

calidad y control del área.

contribuye al mejoramiento del perfil ocupacional, pues al desarrollar este trabajo se

investiga todo el contenido necesario que garantice una elaboración adecuada de la

 Identificar los pasos que se deben tener en la realización de un manual de procesos,

tesorería de la Concesión Túnel Aburra – Oriente S.A.

 Realizar el manual de procesos para del área de tesorería, que se implementara

proceso de pagos de la empresa.

 Hacer un cuestionario que evalué los beneficios de la implementación del manual de

propias del cargo, para el usuario que se desempeñe en esta área.

CONCESION TUNEL- ABURRA ORIENTE S.A

El diagnostico se realiza con la dirección contable de la empresa, en la que se revisa y

evalúa el proceso del área de tesorería, en la cual se evidencia la falta de un manual de

Etapas del estudio realizado

tesorería. Se examina la gestión que realiza en cada una de las funciones

establecidas por la dirección contable y financiera para el proceso de tesorería.

Funciones del área de tesorería:

 Recepción y radicación de facturas, en le sistemas de radicación sevenet.

 Programación y pagos de proveedores y contratistas, por el programa

 Elaborar de los respectivos egresos, recibos de caja y órdenes de pago.

 Preparación de los archivos planos y manejo del portal empresarial bancario

de los bancos Occidente, Popular y Bogotá.

 Envió de los soportes de pago a proveedores y contratistas.

 Segunda Etapa: Se recoge la información necesaria para el diagnóstico, con el fin

de conocer la situación de cada uno de los procedimientos que intervienen en el

 Programación y pagos a proveedores y contratistas por el programa

contable DMS, el cual consiste en:

-Selección de las facturas físicas de los proveedores y contratistas.

-Solicitar en el programa contable DMS, en su módulo 1806 cada una de las

facturas, para que la dirección financiera revise y autorice cuales de estas se

les ejecuta el pago correspondiente.

-Realizar la elaboración de los respectivos egresos de las facturas,

previamente autorizadas por la dirección financiera.

-Generar el archivo plano que se importa al portal bancario, para la ejecución

de los pagos masivos.

-Impresión y organización de los egresos con las respectivas facturas físicas.

-Revisión de los egresos por parte del jefe de contabilidad.

-Entrega de los egresos a la dirección financiera, para la aprobación del

archivo plano, previamente preparado y ejecución de los pagos en el portal

los pagos realizados.