MANAGEMENT DE PROJET

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 SOMMAIRE
• Introduction
P. 1
• Qu'est-ce que le management de projet ?
P. 2
• Qui est le chef de projet ?
P. 4
• Quels outils utiliser pour cadrer votre projet ?
P. 6
• Comment constituer et animer votre équipe projet ?
P. 8
• Comment communiquer efficacement en mode projet ?
P. 10
• Envie d’en savoir plus ?
P. 12
• À propos d’EFE
P. 13
 1

INTRODUCTION
Délais, budgets, parties prenantes à coordonner, organisation du travail
pour des milliers de travailleurs, la contrainte du projet a créé le besoin
de codifier l’activité, de lui donner un langage commun et des règles
communes de fonctionnement.

Ce livre blanc vous permettra d’être en mesure de comprendre

ce qu’est un projet, d’identifier le rôle d’un chef de projet
et d’acquérir des clés de gestion d’un projet.

OBJECTIFS
• Définir ce qu’est le management de projet.
• Identifier les outils pour cadrer un projet.
• Acquérir des clés pour manager une équipe projet.

QU’EST-CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET
Le management de projet est né du besoin de formaliser des méthodes,
des process, un vocabulaire et des étapes communes à tout projet.
Le management de projet regroupe les
actions pour engager un projet, le lancer
et le réaliser. Il comprend 2 fonctions :
1. La direction de projet
La direction de projet est liée au
management. Quelle organisation doit-on
mettre en place pour atteindre le ou les
objectifs ?
Dans tous les cas, celle-ci doit prendre en
compte :
✓ les objectifs en 1er lieu
✓ les exigences, par exemple contractuelles
✓ les aspects techniques
✓ le nombre d’intervenants
✓ les risques identifiés
✓ les contraintes, par exemple
réglementaires
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2
La direction de projet décide du scénario
pour coordonner les activités et gérer les
ressources. Un de ses rôles est d’animer
l’équipe.
C’est le plus complexe car il s’agit de faire
travailler ensemble des compétences dont
les intérêts sont parfois divergents. Par
exemple, dans le cas de la ligne
transcontinentale, les travailleurs ne
cherchaient qu’à se faire un petit pécule pour
chercher de l’or et quittaient le chantier très
rapidement. Il fallait alors gérer les
implications du turn-over rapide.
Pour prendre les décisions qui lui incombent,
la direction de projet doit disposer des
informations nécessaires. Celles-ci lui sont
fournies par la gestion de projet.
Les fondamentaux du
management de projet
 73
QU’EST-CE QUE LE MANAGEMENT DE PROJET

2. La gestion de projet :

La gestion de projet apporte les informations

nécessaires pour piloter le projet en termes de
coût, de qualité et de délais. Elle fournit un état À RETENIR
instantané du projet. Elle a un rôle d’alerte en
cas de dérive du projet. C’est l’outil d’aide à la
décision. Elle comprend les activités suivantes :
Le management de projet est
• Identification des tâches à réaliser né du besoin de formaliser
• Planification des tâches dans le temps des méthodes, des process,
• Établissement et suivi du budget
• Réalisation d’un tableau de bord du projet un vocabulaire et des étapes
et des indicateurs, par exemple le communes à tout projet.
pourcentage des ressources déjà utilisées
• Gestion des risques : il s’agit de les
anticiper au maximum en mettant en place
les actions nécessaires pour les maîtriser.
Il permet d’avoir une vision
commune et d’adopter une
organisation efficace pour
atteindre l’objectif.
Coût Qualité

La direction de projet
coordonne les acteurs projet.
Délais
 4
QUI EST LE CHEF DE PROJET ?

Au début, on peut tout faire, mais on ne sait pas comment. À la fin on sait comment il aurait fallu
faire, mais on ne peut plus le faire. Pour faire face à ces difficultés, le chef de projet endosse
plusieurs casquettes.
Qui est le chef de projet ? Écrire le scénario du projet permet au chef de
C’est le responsable physique de la projet de prendre les bonnes directions.
réalisation des attendus du projet. Il reçoit
une lettre de mission dans laquelle sont 2. Coordinateur
précisés son périmètre, ses conditions de
Pendant la phase de réalisation, il pilote les
réalisation et ses responsabilités et ceux de
coûts, les délais et la qualité. Il décide des
la maîtrise d’ouvrage. Voyons maintenant ses
actions correctives et des solutions pour
multiples casquettes :
garder le cap. Une de ses principales qualités
sera celle de savoir anticiper pour gérer les
1. Organisateur nombreux aléas.
Le chef de projet doit préparer le projet et
décider de la direction à prendre en tenant 3. Manager
compte du besoin du client, des consignes
Il doit également manager, guider l’équipe et
particulières données par la direction de
la motiver et manager les process des
l’entreprise et des attentes des parties
relations humaines.
prenantes. Après avoir cadré le projet, il
identifie les tâches à réaliser, détermine les Le chef de projet est un chef d’orchestre qui
ressources et les contributeurs. Avec les coordonne les activités et les parties
premiers responsables identifiés de l’équipe,
prenantes.
il construit le planning, affine le budget,
analyse les risques et élabore le plan de
4. Intermédiaire
communication..
C’est aussi l’interlocuteur privilégié de la
maîtrise d’ouvrage qu’il informe de
l’avancement du projet.
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formation chef de projet
 75
QUI EST LE CHEF DE PROJET ?

5. Évaluateur
À la fin du projet, Il réalise le bilan. Cette
mission, trop souvent délaissée, doit être
démarrée dès le début du projet. En effet,
d’une part il sera très difficile de se souvenir de À RETENIR
tout ce qui s’est passé sur le projet et comment
cela a été géré et d’autre part, beaucoup de
contributeurs risquent d’être déjà absorbés par
un autre projet. Écrire le scénario du projet
permet au chef de projet de
Le chef de projet fait le bilan de son projet pour
capitaliser sur les succès et les échecs. Il est la prendre les bonnes directions.
clé de voute de la réalisation du projet. Comme
un metteur en scène, il doit coordonner
l’équipe et les activités pour réaliser les
attendus du projet dans le périmètre Le chef de projet est un chef
coût / qualité / délais.
d’orchestre qui coordonne les
Conclusion activités et les parties
Le chef de projet est la clé de voute de la prenantes.
réalisation du projet. Comme un metteur en
scène, il doit coordonner l’équipe et les activités
pour réaliser les attendus du projet dans le
périmètre coût / qualité / délais. Le chef de projet fait le bilan
de son projet pour capitaliser
sur les succès et les échecs.
 6
QUELS OUTILS UTILISER POUR
CADRER VOTRE PROJET

Le chef de projet dispose d’outils de cadrage qui lui permettent de manager la complexité et
l’unicité des projets dans un périmètre coûts / qualité / délais donné.

1. L’analyse du besoin • GANTT : Appelé diagramme barre, il situe

Comprendre le besoin est certainement la
partie la plus difficile du projet car un client a
toujours beaucoup de mal à le définir. Ainsi,
lorsque nous recevons le cahier des charges
du projet, nous identifions les composantes
du besoin : le périmètre du projet, les enjeux
et attendus, les contraintes. Il faut
questionner le client afin d’avoir le
maximum d’éléments.
2. L’organisation
L’organigramme des tâches est l’outil idéal
pour établir le travail à réaliser, les
responsables, la structure organisationnelle
et le besoin en ressources. Deux outils
peuvent alternativement nous aider à
planifier la mise en œuvre du projet :
précisément dans le temps les phases,
taches et ressources.
3. L’analyse des risques
Le risque est un évènement redouté par la
perte en coûts et délais qu’il engendre. S’il
est impossible de tous les éliminer, la
capacité à les anticiper peut faire la
différence. Pour cela, la démarche la plus
simple se déroule en trois temps :
• Établir l’inventaire
• Définir pour chaque risque son degré de
gravité et le pourcentage d’apparition
• Mettre en place des actions rendues
nécessaires pour les gérer.

PERT : Diagramme permettant notamment

de représenter l’enchaînement logique de
toutes les tâches du projet.

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 7
QUELS OUTILS UTILISER POUR
CADRER VOTRE PROJET

4. La collaboration
Enfin, pour assurer la bonne collaboration des
parties prenantes, il est nécessaire de les
analyser afin de découvrir leurs attentes.
En effet, celles-ci vont générer des contraintes À RETENIR
en termes de budget, de planning ou de risques
qu’il va falloir inclure dans le management du
projet. Plusieurs outils sont à votre disposition
pour cela : le brainstorming, les enquêtes, le Le cadrage donne le cap
«focus group» ou encore la grille
intérêt/pouvoir.
au projet.

Deux outils permettent de s’assurer de

l’engagement des parties prenantes :
• Le plan de communication, qui permet
d’assurer une bonne circulation de Les outils de cadrage
l’information
• La réunion de lancement, essentielle pour
structurent le projet pour
communiquer les éléments principaux du gérer les aléas avec efficacité.
projet et mobiliser les collaborateurs.

Conclusion
Le chef de projet doit s’équiper d’outils
performants, lui permettant de mettre en place Engager et mobiliser les
un pilotage efficace de son projet et de son parties prenantes permettant
équipe.
de réaliser l’objectif.

COMMENT CONSTITUER ET ANIMER
SON ÉQUIPE PROJET
Une équipe projet est une équipe à durée déterminée, constituée d’individus aux compétences
pluridisciplinaires aux modes de fonctionnement différents et, parfois, avec des intérêts divergents.
1. Comment constituer l’équipe ?
Pour constituer l’équipe, commencez par
identifier les ressources nécessaires.
Pour les ressources internes, c’est le référent
hiérarchique qui vous indiquera les
ressources pouvant être associées au projet.
Ensuite, il faut contacter les contributeurs
désignés pour un entretien individuel afin de
les faire adhérer au projet et de les engager
dans l’action. On concrétise enfin la création
de l’équipe au cours de la réunion de
lancement.
Prenez le temps de bien identifier les
ressources nécessaires à votre projet.
2. Recommandations
• Équilibrer compétences et motivation.
Une équipe de super experts peu motivés
sera difficile à manager. Assurez-vous de la
complémentarité des expertises, mais
aussi des talents individuels.
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8
• Définir votre propre vision du projet, la
partager et nous assurer de l’adhésion des
contributeurs
• Clarifier les rôles et responsabilités de
chacun afin de répondre aux questions :
- «que faisons-nous ensemble ?»
- «qu’allons-nous faire ?»
• Avoir une définition claire de la position
métier/projet : qui informe qui, règle de
priorité métier projet, confidentialité…
3. Instaurer une dynamique
Maintenant que l’équipe est constituée, il est
important d’instaurer une dynamique
favorable à la cohésion et à la coopération
en définissant des règles de fonctionnement
communes :
• Créer un sentiment d’appartenance en
établissant les valeurs communes.
Pourquoi pas en trouvant un nom
d’équipe, un symbole, un blason ?
• Soigner la communication en donnant les
règles dans et à l’extérieur du projet et en
définissant un langage commun.
 79
COMMENT CONSTITUER ET ANIMER
SON ÉQUIPE PROJET

• Créer du lien, animer régulièrement des

réunions et instaurer des moments de
convivialité
• Gérer les désaccords : être à l’écoute et faire
des feedbacks constructifs À RETENIR
• Définir les règles générales de vie comme la
ponctualité aux réunions par exemple.

Conclusion Prenez le temps de bien

Manager l’équipe projet est certainement la identifier les ressources
tâche la plus ardue du chef de projet. Il doit nécessaires à votre projet.
coordonner son équipe tout en gardant la
flexibilité nécessaire pour s’adapter aux aléas
du projet et pour favoriser la créativité.

La cohésion et la collaboration sont les piliers

Mettre les experts et les
de votre équipe projet talents au service de sa vision,
c’est l’objectif du chef de
projet.

La cohésion et la
collaboration sont les piliers
de votre équipe projet.

COMMENT COMMUNIQUER EFFICACEMENT
EN MODE PROJET
Une équipe projet est une équipe à durée déterminée, constituée d’individus aux compétences
pluridisciplinaires aux modes de fonctionnement différents et, parfois, avec des intérêts divergents.
1. Pourquoi communiquer ?
La communication en mode projet est
déterminante pour le succès de vos
programmes d’action. L’élaboration de votre
stratégie, les buts recherchés, les méthodes
et les moyens mis en œuvre, doivent être
compris par l’ensemble de vos
collaborateurs afin de recueillir leur adhésion
et leur mobilisation. C’est indispensable pour
atteindre vos objectifs. Cette démarche
d’ouverture, peut aussi vous permettre de
faire remonter des idées et de vous appuyer
sur l’expérience de vos équipes.
L’organisation de votre communication en
mode projet permet aussi, et surtout, de
suivre les étapes de votre plan d’action, le
travail de vos équipes et agences externes,
de valider ou de corriger les choix adoptés,
de mesurer l’impact de vos actions, de gérer
au plus prêt votre planning et vos budgets.
Maîtriser la
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formation
dans les projets
10
La communication favorisera l’adhésion de
vos collaborateurs et les échanges
d’expériences.
2. Les outils
• Le leadership
• L’écrit ! Toute communication doit être
suivie d’un écrit qui a le mérite de
formaliser les choses et d’éclaircir les
points importants.
• L’écoute active. Véritable ressource du
manager, elle permet de se mettre dans
une posture de réception et de
compréhension de l’autre pour adapter
son message et son mode de
communication.
• La synchronisation. Technique empruntée
à la PNL, elle consiste à adopter le mode
de communication de l’autre pour aller sur
un terrain commun de compréhension.
Souvent non verbale, elle instaure un
climat de confiance.
 7
11
COMMENT COMMUNIQUER EFFICACEMENT
EN MODE PROJET

3. Conseils
Pour améliorer votre communication, il est bon
de bien vous connaître c’est-à-dire de bien
communiquer avec soi-même. La négociation la
plus dure, est celle que nous faisons avec nous- À RETENIR
même. Ensuite, d’utiliser des outils simples
dans des situations habituelles. Enfin, de choisir
d’être créatif dans des situations intéressantes,
souvent conflictuelles. Communiquez sur la stratégie,
les buts, méthodes et
Conclusion
Employer les bons canaux de communication
moyens mis en œuvre.
simplifie grandement les relations dans une
entreprise. De plus, d’une bonne
communication naît des liens durables qui
dépassent le seul lien professionnel.
Utilisez votre leadership, les
récaps écrits, l’écoute active
et la synchronisation.

Se connaître soi-même,
être à l’écoute et s’adapter.
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