ORGANIZACIÓN Y DIRECCION INDUSTRIAL MODALIDAD

VIRTUAL

EL CONTROL ADMINISTRATIVO

Concepto de control administrativo

Administrar significa ejercer la dirección de un proyecto, que
se encamina hacia un objetivo; por lo tanto, consiste en
planearlo y organizarlo en pasos simultáneos y /o sucesivos,
que son necesarios supervisar, para que se desarrollen en el
rumbo adecuado hacia el fin. Esa supervisión, es lo que
llamamos control administrativo.
Se trata de la fiscalización de la gestión, ya se trate de una
empresa o de otra institución cualquiera, formal o no. Esta
función es ejercida en general, por jefes, directivos o
gerentes. A nivel empresarial, local o estatal, el control
administrativo le concierne a quien es titular del Poder de
dirección. Cuando se observa durante el control que existen
errores, se deberán implementar los medios para corregirlos.
Si falla el control, no habrá modo de enmendar las fallas que
se hayan producido en cualquier etapa del proceso
administrativo.
Para realizar el control de modo adecuado, las pautas que
deben seguirse en el proceso deben estar clarificadas, para
comparar si lo actuado se ajusta a lo querido, y, en su caso
enmendar las debilidades. Se pueden controlar las acciones
realizadas, y a quienes las efectuaron; antes del proceso, para
ver si se ajustan a las condiciones y posibilidades de la

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empresa; durante el mismo, para ver si el rumbo es el
adecuado; y una vez finalizado, sirviendo
como retroalimentación.
Puede ejercerse control sobre la calidad, sobre
el rendimiento y eficiencia del personal, sobre
el funcionamiento de las maquinarias, sobre los costos, sobre
los riesgos, etcétera.
Además, a través del control del proceso, se puede, incluso,
cambiar el rumbo del proyecto, si resulta inviable.

1. Qué es el control en administración?

En las ciencias de la administración, se habla de control para

referirse a una de las principales funciones
administrativas, junto con la planificación, la organización y
la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que
las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo
planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos,
es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.

Las dinámicas administrativas

de control usualmente implican la obtención de
información respecto al proceso empresarial y a los
resultados, y la aplicación de las correcciones que sean
pertinentes para enmendar los errores y maximizar
la eficiencia.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema

organizativo que depende para operar de los tres pasos
previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan
las expectativas y las metas. En teoría, una organización
cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será
mucho más eficiente que otra que se salga del carril.

Así, los procesos de control permiten no sólo medir el

rendimiento organizacional, sino además establecer
justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y
además evaluar y tomar las medidas correctivas pertinentes.

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El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser
económico, flexible y preventivo, pero además, como hemos
dicho, debe responder a los objetivos organizacionales
trazados.

2. Proceso de control (fases)

La cuarta fase compara el desempeño obtenido con los

estándares iniciales.

Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:

 Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se

afinan y definen los parámetros de medición o
evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan
bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de
estándares: de cantidad (volumen de producción,
cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud,
logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y
de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).

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  Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición
propiamente dicha de los procesos organizacionales.
 Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los
márgenes esperados del desempeño con aquellos
obtenidos, se los compara con los estándares iniciales
para determinar el margen de éxito u error.
 Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que
registre todo lo anterior y se arrojan las acciones
necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como
determinar a qué altura de la estructura empresarial
están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

3. Tipos de control administrativo

El control a corriente se lleva a cabo a lo largo de todo el

proceso empresarial.

Existen los siguientes tipos de control administrativo:

 Control previo o pre control. Al ser previos a la

acción, aseguran que ésta responda a los recursos
(humanos, materiales y financieros) planificados. Esto
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 pasa por identificar los gastos financieros
presupuestados, anticipar las actividades por realizar y
prever lo que costará llevarlas a cabo.
 Control directivo o de dirección. Se les conoce como
controles de avance o controles cibernéticos, y
supervisan el recorrido de los procesos organizacionales
antes de que acaben, para tener tiempo de tomar
medidas o forzar un cambio de ruta. Estos controles sólo
dan resultado si se posee una retroalimentación
adecuada.
 Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo
largo del proceso empresarial, es decir, a la par que
están transcurriendo, de la mano de directivos o del
propio personal operario.
 Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada
la acción productiva y se dan de manera retrospectiva,
evaluando todo el recorrido y extrayendo las
conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no
tanto. Luego se recoge un informe que sirve para futuras
gestiones y para recompensar o alentar a
los trabajadores.

EL CONTROL ADMINISTRATIVO. SU IMPORTANCIA

El control es la función administrativa por medio de la cual
se evalúa el rendimiento. El control es un elemento del
proceso administrativo que incluye todas las actividades
que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace
obligatorio tocar el tema del control. El control es una
función administrativa, es decir es una labor gerencial
básica, que puede ser considerada como una de las más
importantes para una óptima labor gerencial.

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 El control es un elemento del proceso administrativo que
incluye todas las actividades que se emprenden para
garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo,
tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar
las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De
tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
El Control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir
el desempeño individual y organizacional para asegurar que
los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las
empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los
planes, muestra donde existen desviaciones con los
estándares y ayuda a corregirlas.
El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación
debe preceder del control. Los planes no se logran por si
solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos
para cumplir con metas específicas, después se verifican las
actividades para determinar si se ajustan a los planes.

Propósito y función del control

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente

garantizar que los planes tengan éxito al detectar
desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar
acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.

La función de control le proporciona al gerente medios

adecuados para checar que los planes trazados se implanten
en forma correcta.

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La función de control consta de cuatro pasos básicos:

· Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles

aceptables de producción de los empleados, tales como
cuotas mensuales de ventas para los vendedores.

· Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día,

semana, mes, año.)

· Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

· Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor

instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor
instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la
actividad.

La esencia del control administrativo

El control es la cuarta, y última función en el proceso

administrativo. Al igual que la planificación, el control se
ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control
que deben siempre estar funcionando en una empresa.

El control se ejerce a través de la evaluación personal, los

informes periódicos de desempeño (o de resultados reales,
como también se les denomina) e informes especiales. Bajo
otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. Control preliminar (a través de la alimentación

adelantada); Se ejerce previamente a la acción para asegurar
que se preparen los recursos y el personal necesarios y se
tengan listos para iniciar las actividades.

2. Control coincidente (generalmente a través de informes

periódicos de desempeño); Vigilar (mediante la observación

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personal e informes) las actividades corrientes para asegurar
que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la
marcha.

3. Control por retroalimentación; Acción a posteriori

(replanificación), concentrando la atención sobre los
resultados pasados para controlar las actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a

vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada
centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:

1. Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y

normas planificadas.

2. Preparar un informe de desempeño que muestre los

resultados reales, los resultados planificados y cualquier
diferencia entre ambos.

3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para

determinar las causas subyacentes de las variaciones.

4. Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir

cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.

5. Hacer una selección (acción correctiva) del menú de

alternativas y ponerla en práctica.

6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad

de la corrección; continuar con la alimentación adelantada
para efectos de replanificación.

El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras

palabras, se supone que los objetivos, los planes, las políticas
y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos
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gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades
de desempeño.
Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el
concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del
desempeño y dispara la acción correctiva prevista para
asegurar el logro de los objetivos.
Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el
control para medir el avance.
En algunos casos, el control tiene también como resultado la
modificación de los planes y metas anteriores o la formulación
de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de
la gente.
Deben desarrollarse métodos de control para las
características particulares de la operación y la estructura de
organización.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por

alto es su relación con el momento de la acción. El control no
puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya
efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede
deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el
momento de la acción o cuando se asuma el compromiso.
Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas
acciones debe empeñarse en alguna forma de control previo
(a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las
políticas y las normas deben haber sido comunicados al
gerente y plenamente comprendidos por éste con la
anticipación necesaria.

La comparación de los resultados reales con las metas y

normas planificadas constituye una medición de la efectividad
del control durante un período pasado especificado, el cual
constituye la base para una eficaz retroalimentación.

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 Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no
pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica
puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro.
El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas
y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso
global de control, a saber:

1. La alimentación adelantada - que constituye una base para

el control en el momento de la acción

2. La retroalimentación - que representa una base para la

medición de la eficacia del control posteriormente a la acción.
Además la retroalimentación sirve para la replanificación.

Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso

básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y
sociales. Muchos sistemas se controlan a sí mismos mediante
la retroalimentación de información, que muestra las
desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los
cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su
energiza para retroalimentar información se compara el
desempeño con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un

sistema de retroalimentación similar al que opera en el
termostato común en un hogar, que controla la temperatura
en la habitación.
Este aspecto se puede ver con claridad al observar el proceso
de retroalimentación en el control administrativo de un
sistema como se ve en la figura.
SALIDAS CALIDAD
ENTRADAS
PROCESOS INTERNOS CANTIDAD

TECNOLOGIA DE LOS PROCESOS TIEMPO

INSUMOS
10 COSTOS
 FEED BACK

RETROALIMENTACIÓN

Este sistema presenta el control en una forma más compleja y

realista que si se considera solamente como un asunto de
fijación de estándares, medición del desempeño y corrección
de desviaciones.
La salida del sistema representa los elementos que hay que
controlar:
 La calidad de los bienes y servicios.
 La cantidad solicitada por los clientes en sus pedidos.
 El tiempo ofrecido a los clientes para el despacho
 Los costos para asegurar utilidades en el pedido
La entrada esta representada por los insumos a utilizar en el
proceso, como las materias primas, aquí se da otro paso de
control, denominado foward back que significa hacer las cosas
bien desde el principio.
El proceso es la forma en que el sistema transforma los
insumos en bienes y servicios, mediante la tecnología
aplicada.
Los administradores miden el desempeño real, comparan esta
medición con los estándares e identifican las desviaciones;
pero después, para realizar las correcciones necesarias deben
desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en
práctica a fin de al desempeño deseado.
Por esta razón se agrega

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 El control administrativo tiene acciones específicas como los
siguientes controles:
 El control de los inventarios
 El control de calidad
 El control de la produccion
 El control por medio de indicadores de gestión KPI

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