FUNCION

APROVISIONAMIENTO
• Operaciones
• Propósito
• Aprovisionamiento y compras
• Fases del aprovisionamiento
• Gestión de compras
• Beneficios de una buena gestión de compras
• Evaluación de proveedores
 APROVISIONAMIENTO
El aprovisionamiento es una de las primeras etapas de la cadena de procesos logísticos. La
etapa de adquisición de materiales es previa a la etapa productiva y de almacenaje.
La función de aprovisionamiento suele definirse como el conjunto de actividades que
desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y
servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.
La función de aprovisionamiento abarca desde la fase de detección y planificación de
necesidades hasta la compra de materiales y la comprobación de que son adquiridas en
las condiciones pactadas (confirmación en recepción)

ABASTECIMIENTO ALMACENAMIENTO PRODUCCION ALMACENAMIENTO

OPERACIONES DEL APROVISIONAMIENTO
Actualmente la funcion de aprovisionamiento se considera desde una perspectiva global
del flujo de materiales , es decir, de la logística integral.
Las operaciones de aprovisionamiento son:
 Detección y previsión de las necesidades.
 Planificación de las necesidades expresándolas de forma adecuada
 Búsqueda en el mercado (oferentes o fuentes)
 Adquisición (compra, negociación, etc.)
 Comprobación de que son adquiridas en las condiciones demandadas (diseño, calidad,
lugar, plazo)
 Pago
PROPÓSITO GENERAL DEL ABASTECIMIENTO

Llevar a cabo todos los pasos necesarios para abastecer bienes y servicios,
desde el ámbito externo a la organización
Los objetivos del aprovisionamiento son:
 Reducción de las roturas de stock
 Equilibrio y reducción de existencias,
incrementando la disponibilidad.
 Mejora de costes de productos
 Programación
 Máxima aproximación al justo a tiempo
 Mejora del nivel de servicio
 Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organización.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los elementos que se adquieren (aspectos técnicos)
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
 Minimizar la inversión en inventarios estableciendo un sistema de información
eficiente.
 Cooperar con el departamento de compras.
 DIFERENCIA ENTRE COMPRAR Y APROVISIONAR
Comprar: proceso que tiene como objeto adquirir aquellos
bienes y servicios que la empresa necesita del exterior,
garantizando las cantidades requeridas en el momento preciso y
en las mejores condiciones posibles de calidad.
Aprovisionar: función destinada a poner a disposición de la
empresa todos aquellos productos, bienes y servicios del exterior
que son necesarios para su funcionamiento.
Es un concepto mucho más amplio que la función de compras.
FASES DE APROVISIONAMIENTO:

Planificación:
 Conocimiento detallado de las necesidades de la empresa (PLAN AGREGADO // S&OP,
FORECAST)
 Determinación de las condiciones para satisfacer dichas necesidades
Preparación:
 Investigación de la oferta del mercado (tener más de 2 proveedores es sano)
 Preselección de proveedores potenciales
 Petición de oferta (pedir 3 proformas al menos)
Realización/ejecución:
 Análisis y comparación de ofertas recibidas
 Negociación con los emisores de dichas ofertas
 Elección del proveedor
 Realización del pedido
 Conformación de facturas
Seguimiento:
 Vigilancia y reclamación de entregas
 Control cualitativo y cuantitativo de ofertas
 Devolución de entregas no conformes
Operaciones:
 Recuperación, enajenación de embalajes, manejo de residuos
 Gestión de stocks recibidos (ingreso a sistema, etiquetado, laboratorio, ubicación, etc)
Funciones del aprovisionamiento:
encaminadas a conseguir al mínimo coste las materias que la empresa necesita:
1. COMPRAS
2. ALMACENAMIENTO Llevar a cabo todos
los pasos necesarios
3. CONTABILIDAD DEL STOCK para abastecer bienes
4. GESTION DEL STOCK y servicios, desde el
ámbito externo a la
organización
Compras:
 Evaluación de las necesidades del suministro
 Determinación de la gama de productos a adquirir
 Previsión de ventas
 Contratación de proveedores

Almacenamiento:
 Custodia y protección del stock
 Acercamiento de las mercancías a los puntos de distribución (ubicación de los buffers)

Contabilidad del stock:

 Evaluación del estado financiero de las existencias según las normas contables, auditorias y conteos.

Gestión de los stocks:

 Mantenimiento del volumen del stock a bajo nivel, haciéndolo compatible con las necesidades de la empresa
y la demanda
 Optimización de ritmos de aprovisionamiento y cantidades de abastecimiento, reduciendo los costes de stock
 IMPORTANTE!
El abastecimiento influye directamente en el rendimiento económico de la empresa.
Cuando se tiene las siguientes características, el protagonismo de la función de
aprovisionamiento cobra mayor importancia en la gestión de la empresa:
 alto coste de los materiales
 margen final reducido
 incrementos de costes que no se reflejan en precios (el precio está congelado)

Qué hacemos??
Para influir en la situación económico-financiera de la empresa, la función de
aprovisionamiento puede actuar sobre:
 coste de materiales (abastecimiento a bajos precios y eficiente)
 financiación de proveedores (manejo de plazos de pago, cuidando la liquidez: CxP vs CxC)
 inversión en existencias (enfoque JIT, materiales a consignación, stock donde el proveedor)
 Gestión de las compras
todas las actividades de adquisición de bienes y/o servicios deben basarse en:
 Organización: con definición de tareas, objetivos y responsabilidades.
 Previsión: mediante investigaciones de mercado, análisis económico del
entorno y considerando las políticas de los proveedores
 Control de la actividad, analizando costes y creando bases de datos de
productos, costes, proveedores y servicios. Usar métodos formales de
evaluación.
No se pueden mantener procesos improvisados, compras de emergencia, comprar
“por si acaso”. Eso es dinero gastado en desorden. Son recursos gastados sin una visión clara.
 Fases de la compra
 Operaciones previas a la compra (procesos internos. Consenso. Plan claro)
 Búsqueda y selección de proveedores potenciales
 Petición y evaluación de ofertas (3 proformas de diferentes proveedores)
 Negociación de la compra y realización del pedido
 Seguimiento y control de la compra

la buena gestión de las compras condiciona fuertemente la calidad del

producto final, la eficacia de la producción o del servicio, y por extensión la
situación financiera de la empresa
 Beneficios de una buena gestión del área de compras
 Reducción del coste general de las compras. Mediante la concentración en
determinados proveedores, aumentando el número de lotes, adquiriendo
materiales homologados.
 Reducción de los costes y operaciones de compras. Mediante las
aplicaciones informáticas adecuadas y minimizando los costes de no
calidad del servicio al cliente
 Reducción de los costes operacionales. Aumentando los materiales
homologados y eliminando los de baja o nula calidad.
 DECISIONES DE COMPRA

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras

están dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes:

• Dónde comprar?
• Cómo comprar?
• A quién comprar?
• En qué condiciones comprar?
En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos,
estos son:

• Precio
• Calidad de producto y del servicio OJO. LOS CRITERIOS
• Condiciones de pago DEPENDEN DE CADA
COMPAÑÍA Y SUS
• Plazos de entrega ESTRATEGIAS

Pero también hay factores que su impacto son en el largo plazo:

• Madurez del proveedor
• Continuidad de las operaciones del proveedor
ALTERNATIVAS PARA MEJORAR LA GESTION DE COMPRAS: (son los “Cómo”) rapidez, economía, precisión,
sostenibilidad

• Buscar los proveedores fuente para evitar más intermediarios. Ir a la fuente.

• Acordar los mayores volúmenes para obtener los mejores precio. CUIDADO!
• Establecer previamente una simulación de descuentos por cantidad con el fin de presentar una propuesta al
proveedor o contrapropuestas en caso que ellos ofrezcan descuentos por cantidad.
• Establecer reuniones o al menos una comunicación periódica con el proveedor especialmente desde finales del
año para establecer un plan de abastecimiento que comprenda el establecimiento de nuestros requerimientos
anuales de tal manera que el proveedor planifique su abastecimiento desde sus propios proveedores y planifique
su capacidad y así bajar costos que nos beneficiarán (visión de cadena)
• Lograr plazos de pago extendido sin que represente aumento de costos, tasas, intereses, etc. CxP Y CxC
• Lograr que la entrega sea realizada por el proveedor y no en nuestros vehículos. Son menos costos.
• Compras a consignación: lograr que el proveedor deje parte de su inventario en nuestra empresa y que solo
facture lo que vayamos utilizando semana a semana. eso ayuda a la liquidez de nuestra compañía.
• Establecer los canales de comunicación más funcionales, óptimos y amigables entre su empresa y el proveedor
para mantener la mejor relación, mejorar el flujo de información y el cumplimiento y lograr sinergias.
• Dejar todo por escrito, elaborar un ANS y demostrar desde el inicio que es un proceso serio y estratégico para la
compañía. El proveedor debe entender que debe formalizar sus procesos porque tienen un alto impacto en
nuestra compañía. No dejar cabos sueltos.
 CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACION DE
PROVEEDORES
Se ha mencionado los criterios más utilizados en la industria. Hay
estudios profesionales respecto a qué criterios deben tomarse en cuenta.

Cada estudio y análisis tiene un marco histórico, geográfico, cultural, etc.

Hay que ser críticos con los métodos y criterios a utilizar y revisar si son
PERTINENTES (es decir válidos y útiles en este lugar y en este momento)
 Atributos
LOS MÁS CITADOS
evaluados en
proveedores
Donde:
• A=Dickson (1966)
• B=Ghodsypour y
O'Brien (1998)
Según un análisis realizado años • C=Yahya y Kingsman
atrás, que comprendió el (1999)
seguimiento de los criterios • D=Liu y Hai (2005)
utilizados para la evaluación de • E=Chen et al., (2006)
proveedores en varias décadas, se • F=Haq y Kannan (2006)
identificaron algunos criterios y se • G=Chan y Kumar (2007)
clasificaron según su importancia, la • H=Xia y Wu (2007)
cual es el resultado de la frecuencia • I=Lee (2008).
con que se utiliza como factor de
calificación.
 Algunas técnicas utilizadas para evaluar los criterios y analizar los resultados de las evaluaciones

Analytic Hierarchy Process

Fuente: Selección de proveedores basada en análisis dimensional, Jorge Luis García Alcaraz,
http://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0186-10422013000300011
 EVALUACION DE PROVEEDORES EN OPERACIONES
Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación periódica de los mismos.
Es una comparación entre proveedores donde se cotejan variables no cuantitativas mediante un
proceso cuantitativo.
La técnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio
ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de
interés para el cliente. El procedimiento a emplear consta de tres pasos:

1.- Selección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los proveedores (ver listado)
2.- Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el cliente (compras y gerencia)
3.- Calculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos permite obtener una
valoración de cada uno de los proveedores.

Adicionalmente es necesario establecer un estándar o calificación mínima para medir a los

proveedores y calificarlos respecto a dicho valor.
En términos generales, los sistemas de evaluación mas comúnmente empleados,
en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribución comercial se
limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son:

Calidad – Servicio – Precio

Cómo se miden estos indicadores?. Usualmente se realiza de la siguiente forma:

Calidad de producto: mediante el número de productos defectuosos del total

enviado o mediante el número de productos aceptados del total enviado. Es una
razón o división
Servicio (calidad del servicio): Se refleja principalmente en el plazo de entrega
del pedido midiéndolo mediante el número de retrasos ocurridos en un
determinado periodo de gestión o el número de pedidos entregados a tiempo
en dicho periodo.
Es relevante tomar en cuenta la precisión del despacho del proveedor, es decir
si las entregas son recibidas a conformidad en estado y cantidad.

El OTIF del proveedor puede ser parte de la calificación

Precio: Indudablemente, el mejor proveedor es aquel que proporcione el
menor precio, pero una forma de comparar es calcular para cada proveedor un
indicador resultante de dividir el precio mas bajo ofertado o estimado por la
compañía y el que concretamente plantea el proveedor siendo el denominador
el precio dado por el proveedor.

Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite evaluar

los proveedores adopta la siguiente expresión:
Donde:
Er: Evaluación para cada proveedor r
C: Indicador de calidad
S: Indicador del servicio
P: Indicador del Precio
Pc: Ponderación para la calidad
Ps: Ponderación para el servicio
Pp: Ponderación para el precio.
Este proceso de calificación tiene el objetivo de obtener un dato numérico, una calificación
respecto a una meta dada, a un límite inferior definido como aceptable por la misma
compañía y TOMAR DECISIONES.

Si la calificación del o los proveedores está por debajo debe informarse al proveedor, hacer
una reunión y concretar acciones correctivas para que se alineen a los requerimientos
de la compañía cliente. (mejoramiento continuo)

Con el tiempo se debe mejorar ese estándar de acuerdo a los benchmarks del mercado, o al
planteamiento de nuevos estándares dentro de la compañía
Ejemplo: Proveedor de Plástico
Indicador de Calidad: De 80 piezas enviadas, 25 se encuentran defectuosas.
25/80= 31% Con defectos
69% Aceptados
Ponderación para la calidad: 50%

Indicador de Servicio: De 20 pedidos realizados en un mes, 7 veces se retrasó en el

plazo de entrega.
7/20= 35% Retraso en la entrega
65% Tiempo de entrega cumplido
Ponderación para el servicio: 40%
 Indicador de Precio: Precio planteado $6/Kg, precio más bajo ofertado en la
región (o que la empresa considera el adecuado) $5.5/Kg.
5.5/6= 91% Precio.
Ponderación para el precio: 10%

Evaluación Er(%) = 69x50 + 65x40 + 91x10

50 + 40 + 10
Er(%) = 69,6%
Tomar en cuenta que de acuerdo a la línea de productos o servicios que brinde su proveedor se debe
evaluar la ponderación. Es decir que no existe una única regla de medición para todos los proveedores
sino que se define una calificación mínima por cada tipo diferente de proveedor. Por ejemplo un
proveedor de servicios de transporte o servicio de catering debe ser evaluado individualmente,
mientras que los proveedores de materias primas o repuestos puedan ser evaluados en conjunto.
Además de los factores vistos, pueden ser considerados otros factores:

• Descuentos
• Embalajes
• Flexibilidad (horarios, cantidades de pedidos, puntos de
entrega, fechas y medios de pago,
• Faltantes en la entrega
• Transporte
• Gestión de desechos (embalajes)
• Consolidación de servicios / productos
EJERCICIO
Ustedes deben evaluar a 4 proveedores de materias primas para su compañía de snacks bajo los
siguientes criterios:
1. CALIDAD (C)
2. SERVICIO (S)
3. PRECIO (P)
4. ATENCION Y CORDIALIDAD (A)

Para realizar la evaluación se ha realizado en primer lugar una ponderación de cada criterio que se da a
continuación. Esta ponderación la ha dado la Gerencia conjuntamente con el Jefe de Compras:
Respecto a la atención y cordialidad se ha establecido una tabla de calificación de
acuerdo a la apreciación del personal de compras ya que ellos entran en contacto
personal o telefónico con las empresas proveedoras:

Se han levantado los datos y se han tabulado.

Así mismo se ha generado la ecuación con los componentes de la evaluación

 TABLA DE CALIFICACIONES

C: Indicador de calidad
S: Indicador del servicio
P: Indicador del Precio
A: Indicador de atención y cordialidad
Pc: Ponderación para la calidad
Ps: Ponderación para el servicio
Pp: Ponderación para el precio.
Pa: Ponderación de atención y cordialidad

Realice la evaluación de los proveedores. La gerencia considera que los proveedores deben cumplir
con una calificación mínima de 85%.
De acuerdo a la evaluación, qué le sugeriría u ordenaría usted a sus proveedor para que mejoren sus
calificaciones y puedan seguir siendo sus proveedores?
Realice una lista de acciones por cada uno de los proveedores