Sunteți pe pagina 1din 48

MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR

CAP. 1 ABORDAREA CONCEPTUALĂ


A MANAGEMENTULUI
EVENIMENTELOR
• „World Business Forum”, Third Edition, October
26-27, 2006, Milano
• o cină într-un grup de 20 de persoane, fiecare
participant plătind 30.000-40.000 de euro
• o masă cu Warren Buffet, miliardul de Omaha, a
fost onorată de un om de afaceri cu 450.000 USD
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA CIFRE DESPRE
EVENIMENTE

• Jocurile Olimpice
• anul 776 î.C., în cinstea lui Zeus;
• organizatorii –preoţii templelor
• patru în patru ani
• până în anul 393 d.C.
• închise de către împăratul roman Teodosius al II-
lea
• 1896 – Jocuri Olimpice Moderne
• la Atena,
• cu regularitate, cu excepţia anilor 1916, 1940 şi
1944, ani
• 241 atleţi (numai bărbaţi)
• 14 ţări
• 43 de evenimente sportive.
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA CIFRE DESPRE
EVENIMENTE

• Jocurile Olimpice
• 1924 –Jocurile Olimpice de Iarnă
• 2004
• 10.564 sportivi (6.254 atleţi, 4.305 atlete)
• 201 ţări
• 301 evenimente sportive
• 929 medalii de aur, argint şi bronz
• 57.000 voluntari
• 14.400 purtători ai flăcării olimpice pe cele cinci
continente
• 21.500 de jurnalişti.
• 4,2 miliarde de telespectatori
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA CIFRE DESPRE
EVENIMENTE

• Jocurile Olimpice
• după 1984 –Los Angeles;
• era sponsorizărilor corporatiste
• trei categorii de sponsori
• „Sponsor Oficial”,
• „Furnizor Oficial”
• „Licenţă Oficială”
• 1985
• The Olympic Partner (TOP) – program de
diversificare a veniturilor
• exclusivitate
• comercializare produse cu însemnele olimpice
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA CIFRE DESPRE
EVENIMENTE

• Jocurile Olimpice
• TOP creat pentru realizarea obiectivelor
Comitetului Olimpic International :
• stabilitatea financiară independentă a
Mişcării Olimpice;
• sprijin substanţial continuu, prin
parteneriat durabil, pe termen lung;
• viabilitatea financiară şi funcţională a
Jocurilor Olimpice;
• interzică actele de comercializare ilegală
a Jocurilor Olimpice.
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA CIFRE DESPRE
EVENIMENTE

• Jocurile Olimpice
• Veniturile sunt generate de şase programe majore.
• Comitetul Olimpic Internaţional – trei programe:
• drepturi de transmisiuni TV şi orice alte forme
noi din media;
• programul TOP, de sponsorizare mondială;
• programul Comitetului Olimpic Internaţional
pentru furnizorii oficiali şi pentru licenţe.
• Comitetul de Organizare a Jocurilor Olimpice – trei
programe:
• sponsorizări naţionale;
• vânzarea de bilete;
• programe de licenţiere la nivelul ţării
organizatoare (gazdă).
1 PUŢINĂ ISTORIE ŞI CÂTEVA
CIFRE
DESPRE EVENIMENTE
• Jocurile Olimpice
• 2001-2004, Comitetul Olimpic Internaţional şi
Comitetul de Organizare a Jocurilor Olimpice au
realizat aprox. 4,13 mld USD:

• transmisiuni TV 2.232 mil. USD

• programul TOP V 603 mil. USD

• sponsorizări naţionale 796 mil. USD

• bilete vândute 411 mil. USD

• licenţe 87 mil. USD

• 92% venituri pentru Mişcarea Olimpică


• 8% din venituri pentru cheltuieli administrative şi de
2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR

Semnificaţii cuvânt Eveniment


• „întâmplare importantă, fapt de mare
însemnătate”,

• cuvântul evenimenţial:
• 1) care se mărgineşte la descrierea evenimentelor,

• 2) care se referă la descrierea evenimentelor.


2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR

Semnificaţii cuvânt Eveniment


• sensuri găsite pe web
• ceva ce se întâmplă într-un anumit loc la un moment dat;
• un incident sau situaţie ce apare într-un loc anume într-un
anumit interval de timp (n.n. – cu referire la managementul
riscurilor);
• apariţie a ceva în lumea afacerilor la care aceasta trebuie să
răspundă;
• funcţie menţionată într-un contract sau comandă a
evenimentelor;
• reuniuni, simpozioane, conferinţe cu invitaţi siguri sau potenţiali,
astfel încât să îmbunătăţească vânzările sau relaţiile clienţilor cu
acest grup sau cu cei ce aceştia au legături.
2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR
Semnificaţii cuvânt Eveniment
Monahul Nicolae Delarohia – Nicolae Steinhardt
2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR

Definiţie Eveniment
• ansamblu de activităţi umane planificate,
• cu efecte unice, irepetabile, asupra
participanţilor,
• realizate cu soluţii tehnice şi resurse
specifice,
• prin valorificarea unor idei cât mai
ingenioase,
• în condiţiile urmăririi unor obiective
clare, realizabile la termene bine definite,
• cu respectarea unor costuri prestabilite şi
a unor standarde de calitate.
2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR

Definiţie Management Evenimente


• planificarea, organizarea, monitorizarea,
controlul şi coordonarea resurselor
alocate (umane, materiale, financiare şi
de timp)
• pentru atingerea obiectivelor specifice,
pe termen scurt, ale evenimentelor
planificate,
• să se asigure continuitatea fluxurilor de
date, bunuri sau servicii componente ale
acestora.
2 EVENIMENTELE ŞI MANAGEMENTUL LOR
3 CADRUL DE LUCRU – DOMENIILE
CUNOAȘTERII
4 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama modalităţilor de grupare a evenimentelor


3 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama evenimentelor ce exprimă interesele celor ce le organizează


3 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama caracterelor avute de evenimentele organizate


3 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama scopurilor pentru care se organizează evenimentele


3 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama obiectivelor urmărite de evenimentele organizate


3 TIPURI DE EVENIMENTE

Diagrama categoriilor sau genurilor de evenimente


3 TIPURI DE EVENIMENTE
Puncte Complexitatea evenimentelor, prin puncte pe niveluri calitative și criterii de evaluare
Total
Criterii de evaluare 0 5 10 15 20 puncte pe
criterii
Calitatea organizatorilor Neclar Amatorism Semiprofesionişti Profesioniști Experți C1
Învăţământ
Nivelul de pregătire Şcoală Liceu sau şcoală Studii de master sau
universitar de
profesională atestată a Nu există profesională de post-liceală de doctorale de C2
licență în
organizatorilor specialitate specialitate specialitate
specialitate
Structura pe vârste a
Nedefinit Copii/adolescenţi Maturi Vârstnici Grupuri mixte C3
participanţilor
Structura profesională a Specialişti din
Nedefinit Elevi Studenţi Grupuri eterogene C4
participanţilor domenii diverse
Tehnologiile utilizate (audio, Electrice/
Nedefinit Digitale integrate Clasic prin modern Clasice/Tradiționale C5
video, de iluminat etc.) electronice
Naţional/
Dimensiunea evenimentului Neclar Organizaţional Local/zonal Global C6
internaţional
Modul de evaluare Pe componente
Neclar Empirică Toate componentele Complexă C7
principale

Total puncte
pe niveluri calitative - N1 - N2 - N3 - N4 - N5

unde N1-N5 = suma punctelor acordate pe niveluri calitative, iar C1-C7 = suma punctelor acordate pe criterii
Fig. 1.12 a) Stabilirea complexităţii evenimentelor prin puncte și niveluri calitative

Nivel de complexitate Puncte


Foarte mică (Very Low Level Complexity) 0-15
Mică (Low Level Complexity) 16-50
Medie (Average Level Complexity) 51-85
Mare (High Level Complexity) 86-130*
Foarte mare (Very High Level Complexity) 131-140*
*obligatoriu este necesară prezența organizatorilor profesioniști sau experți
Fig. 1.12 b) Încadrarea în diferite niveluri de complexitate a evenimentelor
3 TIPURI DE EVENIMENTE

Clasificarea în funcție
de complexitate și incertitudine
START

3 TIPURI DE EVENIMENTE Date eveniment identificat

Identificare Nu
corectă?
Da

Analiză preliminară eveniment

Eveniment încadrat în tipologie


Date strict necesare unui
management eficient al evenimentelor Da
Solicitantul
Nu
evenimentului
e client vechi?

Nr. solicitări, n : = n + 1 Identificare date despre client

Stabilire detalii eveniment

Obținere detalii participanți

Determinare detalii bugetare

Stabilire preferințe
calitative și cantitative

Totul este conform Nu


așteptărilor?

Da
STOP
3 TIPURI DE EVENIMENTE
1

Descrierea detaliată a evenimentului

Ce îşi propune evenimentul să realizeze? <text>


Cine sunt beneficiarii lui? <text>/<listă>
Data:
•demărarii lucrărilor pregătitoare Cea mai devreme Cea mai târzie Recomandată
•data şi ora începerii evenimentului zz/ll/aa zz/ll/aa zz/ll/aa
Date strict necesare •data şi ora închiderii evenimentului zz/ll/aa:hh zz/ll/aa:hh zz/ll/aa:hh
•data finalizării degrevării resurselor angajate zz/ll/aa zz/ll/aa zz/ll/aa
unui management eficient Componentele principale (reperele) evenimentului : <lista> <diagrame Gantt>
Locul desfăşurării:
al evenimentelor •impus
•<listă locuri preferate>
•aspecte urmărite şa selecţia locului:
din punct de vedere geografic (localizarea pentru descrierea accesului)
descrierea localităţii (climă, urban/rural, particularităţi/atracţii/unicitate)
dotări (conferinţe-plen, grupuri de lucru, divertisment, hotel, mese, acces la Internet, cablu TV, skype, obiective
turistice, istorice ş.a.)
calitatea drumurilor de acces, durata transportului de la punctul de sosire în ţară
imagini ale zonei, hotelului, celorlalte spaţii, interioare ale acestora
înlesniri pentru toate categoriile de participanţi (rampe de transport pentru persoane cu handicap, diete alimentare ş.a.)
durata accesării clădirilor, de la una alta, cu mijloace de transport sau pe jos
scurt istoric al unor evenimente similare derulate în locul respectiv
Participanţii la eveniment
Participanţi
Cel mai mare număr Cel mai mic număr Număr optim/dorit B = bărbaţi
B F T B F T B F T F = femei
 direcţi T = total
 indirecţi
 reprezentanţi
media
 voluntari
 ţări/localităţi
Alte evenimente desfăşurate concomitent <listă><descriere>
Modalităţi de transport la sosire/plecare
Excursii posibile în zonă: obiectiv, durată, cost
Nevoi speciale: traducere, echipament pentru audiţie limbi străine, medici, alţi specialişti
Cerinţe obligatorii: încălzire, apă, cazare
Cerinţe tematice: religioase/istorice/culturale/ştiinţifice ş.a.
Tipuri de acţiuni promoţionale posibile

2
3 TIPURI DE EVENIMENTE
2 Detalii bugetare
• Limitele cheltuielilor evenimentului
• Structura cheltuielilor de mai sus
Detalii participanţi  De pregătire a evenimentului
 invitaţii/marketing eveniment
• Reprezentarea pe grupe de vârstă  materiale specifice evenimentului (lucrările conferinţei, congresului ş.a.)
• Structura socio-profesională a participanţilor  comenzi pentru procurarea resurselor necesare evenimentului
• Însoţitori/soţi  De derulare a evenimentului
• Din ce zone/ţări provin  deplasare/transport la locul/locurile evenimentului
• Dacă au mai fost în zona evenimentului  închiriere spaţii
• Dacă au mai participat la evenimente similare  amenajarea locului, decoruri/amenajări speciale
• Trăsăturile participanţilor: activi/pasivi, conservatori/deschişi, vârstnici/adolescenţi,  cazare, alimentaţie publică
individualişti/familişti, luxoşi/modeşti, complicaţi/serioşi ş.a  divertisment
• Ce doreşte un grup de tipul celui definit anterior?  echipamente speciale (prezentare, audio-video, lumini, sunet ş.a.)
• Ce nu-i place unui astfel de grup? cadouri/amintiri
• Ce-i oferim noi grupului?  De degrevare a resurselor angajate, la finalul evenimentului
• Ce nu trebuie să-i oferim grupului? personal
• Ce impresii dorim să creăm participan ţilor? alimentaţie publică, cazare
• Cu ce gânduri vrem să plece participan ţii? materiale curăţenie
• Ce am vrea să facă participan ţii după eveniment? transport
• De ce au venit la eveniment? •Venituri preconizate
• Care le sunt impresiile din formularele de evaluare?  ale organizatorilor
 directe
 din taxe pentru transmisii, în special TV
 ale altor beneficiari
 transport în comun, parcări, restaurante/baruri, cafenele, cofetării/
patiserii, magazine, muzee, teatre, hoteluri ş.a.
• Ce plăţi sunt obligatorii pentru participanţi, pe categorii (membri ai unor organisme,
nemembri, susţinere lunară, soţie/soţ/însoţitor ş.a. – taxe înscriere, mese speciale, cazări)
• Costuri cu asigurări speciale pentru eveniment

Date strict necesare unui management eficient al evenimentelor


3 TIPURI DE EVENIMENTE
3 Detalii preferinţe

Servicii de alimentaţie publică:


Detalii preferinţe • Numărul meselor (prânz, cină) comune solicitate
• Masă festivă
În faza de pregătire a evenimentului:
• Preferinţe pentru stilul de servire (continental, suedez ş.a.)
• Publicitate/Promovare/Relaţii Publice
• Preferinţe pe meniuri
• Căi de promovare: radio/TV/presa scrisă locală/presa scrisă centrală/site organizator/alte site-uri
• Restricţii pe meniuri
• Site special pentru eveniment
• Mese dietetice
• Site promovat pe Internet
• Portal pentru înscrieri on-line şi FAQ • Cerinţe speciale
• Invitaţii/Broşuri_eveniment/Broşuri_organizator/Formulare_înregistrare • Locuri la mese sau servicii în sistem deschis
•Corespondenţă scrisă şi transmisă prin poştă, inclusiv pentru cei admişi /acceptaţi • Băuturi admise/interzise
• Listele cu adresele participanţilor (costuri căutare: telefon, presă, Internet ş.a.) • Degustări de vinuri
• Cereri de oferte pentru componentele principale ale evenimentului (repere), dacă e cazul • Condiţii pentru abilităţile şi competenţele ospătărilor, inclusiv de cunoaştere a limbilor străine
• Proceduri de contractare a resurselor necesare evenimentului • Asistenţă medicală
• Vizitare locuri pentru eveniment • Altele
• Vizionare şi verificare echipamente necesare, altele Crearea unei atmosfere specifice evenimentului
La sosirea participanţilor: • Decor specific evenimentului (se poartă clasical)
• Detalii privind deplasarea, cu conexiunile/legăturile necesare
• Lumini şi sunet (ideal, prin muzică live)
• Personal pentru întâmpinare şi oficierea serviciilor de gazdă
• Echipamente Audio-Video (AV)
• Transport terestru (de la aeroport şi în localitate)
• Aranjamente florale cât mai multe (sensibilizează sufletele)
• Înregistrarea participanţilor
• Pachetul informativ de bun venit
• Efecte speciale
• Servicii de parcare şi pentru persoane cu handicap şi de TIC • Mobilier plăcut şi tehnologii specifice evenimentului
• Servicii pentru invitaţii de onoare (VIP), inclusiv de securitate • Locuri pe scaune confortabile
• Scenă specială, în funcţie de eveniment
• Locuri de depozitare a materialelor pentru eveniment
• Signalistică specială a evenimentului şi a sponsorilor principali
• Aparatură specială TIC
• Locuri pentru invitaţii speciali (de onoare, VIP)
• Altele

Date strict necesare unui management eficient al evenimentelor


3 TIPURI DE EVENIMENTE
4

Detalii preferinţe

Divertisment:
• Plimbări cu balonul cu aer cald, pentru diferite premii diferite participanţilor
• Plimbări cu trăsura
• Competiţii sportive rapide (tenis de masă, şah, popice, mini-golf ş.a.)
• Jocuri interactive de interior/exterior
•Tururi de oraş cu ghizi
• Paradă folclorică, sportivă etc.
• Muzică live (orchestre, cvartete, cvintete, formaţii corale ş.a.)
• Trupe de dans (clasic, modern)
• Spectacole teatrale
• Oratori celebri
• Artişti celebri
• Expoziţii de artă combinată cu teatru, activând participanţii
• Altele
Amintiri despre eveniment:
• Premii
• Cadouri
• Recompense
• Comercializarea unui logo sau mascote
• Materiale realizate special pentru eveniment
• Altele

Date strict necesare unui management eficient al evenimentelor


3 TIPURI DE EVENIMENTE
START

1
Procedură identificare
evenimente noi

Definirea profilului participanţilor


Identificare
• organizator

Algoritmul secvenţelor de • ce se doreşte


• beneficiari Este bine definit NU
• dată desfăşurare eveniment
proceduri necesare • componente eveniment
profilul participanţilor?

• loc desfăşurare
managementului • participanţi (detalii)
DA
• tip transport
evenimentelor • cerinţe obligatorii (detalii)
• cerinţe speciale (detalii) Conturarea dimensiunii
• tip promovare evenimentului astfel încât
• detalii bugetare să răspundă aşteptărilor
• preferinţe culinare
• atmosfera evenimentului
• divertisment
• pachet informaţional Coincide proiectarea NU
• amintiri (cadouri) evenimentului cu aşteptările?
• altele
DA

1
Sunt clare
NU
condiţiile organizării
evenimentului?
DA

1
3 TIPURI DE EVENIMENTE
1

2
Descompunerea evenimentului pe
subevenimente şi/sau pe repere

Sunt surprinse toate


componentele necesare unui
NU Descrierea clară a produselor şi
eveniment de succes? furnizorilor sau subcontractorilor
DA

Sunt clar
Algoritmul secvenţelor Descrierea diagramei
dependenţelor dintre componentele
definite produsele şi
subcontractele?
NU

evenimentului
de proceduri necesare DA

managementului Sunt corecte


interdependenţele?
NU
Urmărirea strategiei de derulare
evenimentelor DA
şi efectuarea unor corecţii
din mers

Se derulează NU
Alocarea optimă a resurselor normal evenimentul?
pe componentele evenimentului
DA

Sunt alocate corect


NU
resursele pe componentele
evenimentului?
DA Proceduri de finalizare a
evenimentului

Proiectarea strategiei de STOP


implementare a evenimentului

Sunt clare NU
elementele strategiei?

DA

2
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• de găsit elementele care să stârnească
curiozitatea, nevoia, dorinţa, tentaţia
participării;

• totul începe cu modul de anunţare a


evenimentului special;

• de creat o campanie veritabilă de marketing


(prin elemente captivante ale programului,
prin locul şi scena alese pentru
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării (cont.)
• practic, de noi ţine crearea aşteptării şi
stârnirea curiozităţilor, totul începând prin
mesajele iniţiale despre evenimente prin:

 invitaţii
 înştiinţări, comunicate  toate gândite din faza
 broşuri embrionară a evenimentului
 publicitate  de inclus în bugete şi desfăşurarea
 reclamă calendaristică
 promovări
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
Tip promovare Participanţi Invitaţi Invitaţi Însoţitori/

1.Atractivitatea
direcţi speciali (VIP) copii
Publicitate
 TV
Momentul Momentul

participării
 radio
utilizării şi – – utilizării şi
 presă scrisă
locul locul
 Internet, Intranet,
Extranet, Blog
Promovare prin diverse
materiale:

Lista de control al
 broşuri
 scrisori

elementelor de
 cataloage Momentul Momentul Momentul
 fluturaşi utilizării şi utilizării şi utilizării şi –

promovare
 instrucţiuni/directive locul locul locul
 invitaţii
 circulare
 postare
 afişe
Promovare prin oameni:
 în comunităţi Momentul Momentul
 în organizaţii utilizării şi – – utilizării şi
 la alte evenimente locul locul
speciale
Biroul de Relaţii Publice
Momentul Momentul
sau de Managementul
– utilizării şi utilizării şi –
Evenimentelor/
locul locul
Proiectelor
Promovare prin materiale Momentul Momentul
înregistrate (CD, DVD, – utilizării şi utilizării şi –
fişiere diverse) locul locul
Obiecte promoţionale Momentul Momentul
(agende, calendare ş.a.) – utilizării şi utilizării şi –
locul locul
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• de luat în seamă ce motivează participanţii
sau invitaţii şi de ce trebuie sau vor să
participe. Acestea trebuie să fie valorificate
prin tipurile de promovare.
• decizia luată nu înseamnă bani contra
produse/servicii, ci schimburi de resurse
(timp şi investiţie sentimentală pentru
experienţa unui eveniment);
• promovarea trebuie făcută la timpul
potrivit:
√ nici să nu fie uitate
√ nici să nu fie prea târziu
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• elementele ce ţin de promovare nu au
aceleaşi termene;
• se pot folosi pachete secvenţiale;
• trebuie insistat pentru crearea convingerilor
şi sporirea atractivităţii;
• întotdeauna se vinde ceva:

√ unde? √ când? √ de ce? √ cum?

se iau deciziile
de participare
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• timp suficient (înainte de planificarea
bugetului pentru noul al fiscal), pentru
includerea pe costuri a participării;
• afişele, broşurile trebuie distribuite cu un
an sau o lună înainte, astfel încât să ajungă
peste tot în lume (prin agenţii de voiaj,
firme specializate ş.a.);
• se vor oferi toate informaţiile posibile
pentru asigurarea unei participări
numeroase şi de succes;
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• se vor transmite elemente de bază:
√ cine organizează;
√ ce organizează;
√ când organizează;
√ unde organizează;
√ de ce organizează;
√ cum organizează;
√ cât durează;
• invitaţii/participanţii vor fi pregătiţi prin
oferirea de direcţii, instrucţiuni, recomandări,
pentru a le îmbogăţi experienţele;
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
1. Atractivitatea participării
• se vor accentua:
√ scopul evenimentului (întinderea lui);
√ motivul evenimentului;
√ motivul participării (ce câştigă cei ce
participă);
• se vor căuta căile de creştere a:
√ factorului de tentaţie (virusare);
√ stârnirii curiozităţii şi întărire angajament
participare;
√ participării propriu-zise;
√ bucuriei experienţei participării.
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
2. Atmosfera
• temperatură adecvată;
• caracteristicile speciale ale zonei şi locului
desfăşurării;
• atingerea scopului evenimentului:
√ pe grupuri fixe (cu scaune la mese);
√ prin mişcare continuă (expoziţii,
târguri), elementele expuse trebuie să
asigure fluenţa traficului;
√ audiţia şi vizionarea presupune
sisteme adecvate de sunet şi lumină;
√ crearea unei noi realităţi a locului prin
sunet, lumină, mişcare (York, Muzeul
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
2. Atmosfera
• elemente de confort pentru participanţi:
√ apă potabilă, îndeosebi pe timp
canicular;
√ cafele şi ceaiuri calde, fructe, prăjituri;
√ adăposturi pentru vreme însorită sau
ploioasă;
√ garderobă pentru haine sau mici
bagaje;
√ toalete suficiente pentru numărul
participanţilor, inclusiv pentru persoane cu
dizabilităţi;
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
3. Sosirea participanţilor
Surse de provenienţă
Necesar minim
Proprii Alte surse Total
Elemente specifice pregătirii
UM Cantit. Preţ Valoare Cantit. Preţ Valoare Cantit. Preţ Valoare Cantit. Valoare
sosirilor
unita unita unitar
r r
Condiţii cazare
Instrucţiuni diverse/hărţi
Primirea oaspeţilor/invitaţilor
Plecarea de la eveniment
Locuri/servicii de parcare
Înregistrare participanţi
Securitate eveniment
Semnalizare traseu, locuri
Personal auxiliar
Servicii fluidizare trafic
Condiţii călătorie (vize, vamă)
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
4. Mesele servite
• doar mesele neplătite pot fi servite după ce stai
la rânduri lungi, altfel cozile dau o notă proastă;
• mesele colective dau sentimentul apartenenţei la
o anumită colectivitate;
• mesele reprezintă o anumită cultură, un semn
de ospitalitate;
• mesele servesc timpului şi sufletului;
• la evenimente, lumea face rabat de la restricţiile
cotidiene de alimentaţie;
• mesele sunt apreciate prin cinci simţuri; dacă
produsele oferite au gust, miros plăcut, arată
bine, sunt proaspete şi bine servite;
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
4. Mesele servite
• mirosul lasă o impresie deosebită asupra
participanţilor;
• de respectat regimurile alimentare ale
participanţilor;
• apă de servit oricât, iar băuturi alcoolice doar
cu restricţii;
• mesele trebuie să se potrivească tipului de
eveniment;
• la evenimente mai lungi, să nu se repete
mâncărurile;
• dacă e posibil, de valorificat specificul local;
• sunt evenimente care impun anumite produse
culinare;
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
4. Mesele servite
• degustările şi vânzările de vinuri locale au mare
succes;
• modul de prezentare şi servire a mâncărurilor
impresionează participanţii. Puncte special create
pentru eveniment, cu utilaje adecvate, linii de
autoservire, ospătari ce pregătesc porţii complete,
platouri puse pe mese, ospătari ce oferă platouri
cu gustări, cu băuturi alcoolice sau răcoritoare;
• mesele se pregătesc şi în funcţie de buzunarul
organizatorilor şi al participanţilor.;
• nu trebuie să se uite: meniul frumos prezentat pe
fiecare masă, sticlele de vin personalizate, eşarfă
ornament elemente de valorificat, dar şi amintire
frumoasă.
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
5. Activităţi (desfășurarea)
Tabel nr. 1.6 – Lista de control al elementelor activităţile desfăşurate
Surse de provenienţă
Necesar minim
Activităţi desfăşurate în Proprii Alte surse Total
timpul evenimentului UM Cantit. Preţ Valoare Canti Preţ Valoare Cantit. Preţ Valoare Cantit. Valoare
unitar t. unitar unitar
Acrobaţii, spectacol de circ
Artisţi amatori de circ
Comedianţi
Magicieni/iluzionişti
Spectacole cu animale
Astrologi
Formaţii muzicale, coruri,
orchestre
Solişti de operă/spectacol,
cântăreţi
Dansatori, disc jockey,
percuţionişti
Caricaturişti
Spectacol de carnaval
Jocuri de cazino
Celebrităţi sau sosii ale lor
Ceremonii???
Acţiuni de caritate
Comedianţi, travestiţi
Demonstraţii de artă culinară
Activităţi meşteşugăreşti
Expoziţii
Filme, video
Analişti grafologi
Specialişti în heraldică
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
5. Activităţi (cont.)
Surse de provenienţă
Necesar minim
Activităţi desfăşurate în Proprii Alte surse Total
timpul evenimentului UM Cantit. Preţ Valoare Canti Preţ Valoare Cantit. Preţ Valoare Cantit. Valoare
unitar t. unitar unitar
Jocuri interactive
Spectacol de lumini/laser
Spectacole multimedia
Karaoke
Parade
Festivaluri diverse
Spectacol pirotehnic
Muzică înregistrată
Spectacol hipic, hipism
Ansambluri ritmice
Lecţii de dans
Gimnastică de înviorare
Roboţi
Comentatori
Povestitori
Activităţi sportive şi recreative
Mascote plimbătoare
Muzicanţi necomuni (la pahare,
instrumente foarte vechi)
Competiţii sportive
Tururi organizate
Realitate virtuală
4 CELE 6 ELEMENTE CE OFERĂ
UNICITATEA
EVENIMENTELOR SPECIALE
6. Amintirile
• dăruirea de obiecte promoționale, mai mari sau
mai mici,
• oferirea de cadouri sau suveniruri,
• recunoașterea meritelor participanților, prin
organizarea de concursuri sau tombole.
• Suveniruri:
• articole de îmbrăcăminte: tricouri, șepci, cravate, eșarfe
etc.;
• articole de papetărie și birotică: pixuri, calendare,
carnețele, semne de carte, seturi de birou ș.a.;
• obiecte decorative: magneţi pentru frigider, figurine,
insigne, medalii, picturi, cărţi poştale etc.;
• obiecte de uz casnic: căni, farfurii, castronașe, lingurițe,
păhăruțe, sticle pictate manual, scrumiere, odorizante
ș.a.;