Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ABSTRACK
One result of the creation of modern humans today are
different types of organization, both located in the state as
well as the outside environment, such as an organization
engaged in keniagaan, political, social and even non-profit
organizations. To manage the various types of organizations,
managers needed in large quantities in various leadership
ability, knowledge and keterampilan.Demikian urgency
fulfillment manager was so berbagaiusaha intensively to
prepare the person playing the role sebagaimanajer effective.
Scientists also continue to work hard to prepare and develop
the theory of management so that managers in the field
increasingly capable of undergoing the management process
with a level of efficiency, effectiveness and productivity are
increasingly tinggi.Salah the continuous attention of scientists
and parapraktisi regarding managerial functions , This field
gets attention seriuskarena managerial effectiveness someone
finally reflected on and in ukurdengan ability to organize all
of these functions must tersebut.Manajer mapu control and
manage resources that building management and
administrative operations also manage human resources
regarding job analysis, recruiting employees etc.
Manajermemerlukan supervisor domiciled underneath in
order overseen all activities in a company office. Principal
supervisor job is to lead the activities in the group and
develop parapekerja dibawahnya.Pihak supervisor delegate
responsibility for particular tasks to other parties, but the
responsibility to get the job done remains available to him.
For more details, here we will see what and how the
Supervisor Office.
Keyword: Management and Supervisor Office.
ABSTRAK
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah
berbagai jenis bentuk organisasi, baik yang berada di
lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi
yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan
organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis
organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah besar
dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan
keterampilan. Demikian mendesaknya pemenuhan akan
manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan secara intensif
untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer
yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk
mempersiapkan dan mengembangkan teori manajemen
sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani
proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan
produktifitas yang semakin tinggi. Salah satu yang terus
menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi
menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat
perhatian serius karena efektifitas manajerial seseorang pada
akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan kemampuannya
menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut. Manajer
harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber
daya yaitu pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan
juga mengelola sumber daya manusia menyangkut analisis
jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer
memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna
mengawas semua kegiatan perkantoran di dalam suatu
perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin
aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan
mengembangkan para pekerja dibawahnya. Pihak pengawas
mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan
tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar
pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya. Untuk lebih
jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan
Supervisi kantor
Kata kunci: manajemen, supervisor kantor.
PENDAHULUAN
Pada era modern ini dunia bisnis dihadapkan pada suatu
proses perubahan yang begitu cepat dan rumit. Untuk itu,
perubahan yang dinamis dalam berbagai hal sangat
dibutuhkan seperti visi, misi, tujuan dan juga sistem berpikir.
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, setiap individu
harus memiliki komitmen dan kapasitas untuk terus belajar
pada setiap tingkat apapun.
Di zaman sekarang ini hampir tidak mungkin kebutuhan
hidup manusia dapat diperoleh sendiri tanpa bantuan orang
lain dan sarana pendukung. Dalam mencapai tujuan, penting
bagi manusia untuk memrhatikan kerja sama dengan manusia
lain dan sarana pendukungnya.
Dengan mengerti manajemen manusia secara rasional akan
bertindak secara efektif dan efisien. Melalui manajemen
manusia akan saling mengerti kelebihan dan kekurangan
masing-masing. Untuk itu sebuah organisasi atau perusahaan
harus memiliki sebuah sistem manajemen yang baik. Dan
untuk mewujudkan hal tersebut, peran manajer sangatlah
penting.
Manajer merupakan orang yang bertanggung jawab atas
berjalannya manajemen perusahaan. Fungsi manajer lebih
sebagai peneliti dan sekaligus perancang ketimbang hanya
sebagai penyelia. Seorang manajer harus melakukan kajian-
kajian untuk menghasilkan gagasan-gagasan baru dan
menyampaikan gagasan tersebut kepada bawahannya.
Kecenderungan manajer dan pemimpin agar dapat
mengemukakan isu kepemimpinan dipicu oleh dunia
perusahaan yang sebagian besar tidak lagi menggunakan
prinsip manajemen memerintah dan mengontrol. Manajer
tradisional sering kali memerintah orang untuk melakukan apa
yang seharusnya mereka lakukan. Sedangkan seorang manajer
pada era globalisasi ini adalah seseorang yang mampu
membuat orang lain melakukan apa yang seharusnya mereka
lakukan dan bahkan lebih dengan sedikit petunjuk dan tingkat
efisiensi yang lebih tinggi.
Selain manajer, supervisor juga berperan penting dalam
melaksanakan manajemen perusahaan. Supervisor merupakan
bagian dari manajemen yang bertugas untuk melakukan
pengawasan. Kata “pengawasan” sering mempunyai konotasi
yang tidak menyenangkan karena dianggap akan mengancam
kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat
memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya tujuan.
Untuk itu, seorang supervisor harus bisa menemukan
keseimbangan antara pengawasan perusahaan dan kebebasan
pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat.
Pengawasan yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi,
mematikan kreativitas, dan sebagainya yang akhirnya dapat
merugikan perusahaan. Sebaliknya pengawasan yang tidak
mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya dan
membuat sulit pencapaian tujuan.
Agar suatu manajemen di dalam perusahaan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien maka potensi sumber daya manusia
sangat diperlukan. Untuk itu, dalam memilih manajer dan
supervisor tidak bisa sembarangan karena perusahaan
membutuhkan persyaratan dan kualifikasi khusus dalam
memilih manajer dan supervisor yang tepat.
PENGERTIAN MANAJEMEN
Perbedaan perumusan manajemen hanya terletak pada
latar belakang keahlian masing-masing, sehingga sudut
pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen berasal dari kata
manage, dan kita sering mendengar atau bahkan
menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin
bukan rumusan bahasa Indonesia yang baku, tetapi familiar
digunakan) yang maksudnya adalah mengelola. Dalam
perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan sarana
dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga
pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.
Pengertian manajemen, menurut sudut pandang
manajerial adalah
prosesmengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya
untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan
dengan cara efektif dan efisien.
Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam
aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial
yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen.
Secara umum ada empat fungsi manajemen
yaituplanning,organizing, actuating, dan controlling (yang
biasa disingkat POAC)
1. Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan
dan cara pencapaian tujuan tersebut.
2. Organizing (pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan
dan membuat program cara pencapaiannya, selanjutnya
manajer harus segera merancang dan mengembangkan
organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan
baik.Setiap perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang
berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masing-masing. Jadi
jenis organisasi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan
tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi
berbeda dengan perusahaan konveksi.
3. Actuatting (pengarahan). Setalah membuat perencanaan,
membentuk struktur organisasi dan penempatan kerja,
langkah berikutnya adalah mengarahkan jalannya organisasi
supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak atau
menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan
dengan cara yang akan membantunnya untuk mencapai
tujuan.
4. Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini
mencakup 3 hal, yaitu :
Menetapkan standar prestasi
Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya
dengan standar yang telah ditetapkan.
Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang
tidak memenuhi standar.
BATASAN MANAJEMEN
Manajemen lahir sebagai akibat dari ketidak seimbangan
pengembangan teknis dengan kemampuan soisal,
perkembangan teknis sangat pesat sementara kemampuan
manusia untuk mengelola tertinggal, barulah pada abad 20
para teoritis maupun praktisi mulai memperlihatkan
perkembangan.
c. Elemen Sasaran
Orang (manusia)
Manusia sebagai pemegang dan pelaksana dari tugas dan
tanggungjawab organisasi atau badan tem pat ia bekerja yang
membutuhkan pengaturan, penataan, ketatapengurusan dan
kepemimpinan.
Mekanisme kerja
Merupakan tatacara dan tahapan yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi
d. Elemen Tujuan
Tujuan merupakan hasil akhir yang diinginkan atas suatu
tahapan pelaksanaan kegiatan, dalam arti luas tujuan
mengandung hal seperti objective,purpose,
mission,deadline,standard, target,dan
quota. (siswant0,2008;4) tujuan merupakan rangkaian dalam
proses perencanaan dan merupakan elemen penting dalam
proses pengendalian.
c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran
meliputi:
1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan
orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang
untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai
suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu
dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus
dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif
bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah
dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para
pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud
tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja
menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga
memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan
tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan,
antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh
pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi
setiap pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan
seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan
yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah
ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen
perkantoran meliputi:
a. Kualitas pekerjaan kantor
b. Waktu pekerjaan kantor
c. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d. Biaya perkantoran
e. Alat peralatan dan perabotan kantor
f. Pelayanan kantor
g. Dokumentasi.
PENGERTIAN SUPERVISI
Supervisi/Coaching/Training adalah praktik pembinaan,
pengarahan, pendampingan, pelatihan dan
penilaian/pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung
dari seseorang/kelompok orang melalui proses pencapaian
target pribadi/kelompok. Comstock mendefinisikan supervisi
sebagai tindakan mengawasi atau mengarahkan penyelesaian
pekerjaan (Sarwono, 2011). Supervisi dikenal juga dalam
bahasa asing sebagai coaching. Dalam Performance
Coaching, Metode Baru Mendongkrak Kinerja Karyawan
(Carol Wilson, 2011) terdapat beberapa definisi
dari coaching, yang dapat diringkas sebagai proses
pembelajaran, pengembangan seseorang/sekelompok orang,
secara sistematis dengan menggunakan tehnik tertentu,
dengan tujuan untuk meningkatkan dan memaksimalkan
kinerja. Training (Murtie, 2012) adalah sebuah proses yang
dilalui oleh seseorang individu dalam rangka untuk mengubah
sikap, pengetahuan, ketrampilan dan perilakunya.
SIFAT SUPERVISI
Tugas seorang supervisor tidak jauh berbeda dengan
tugas seorang manajer karena supervisor merupakan anggota
manajemen dan juga sering disebut sebagai manajer tingkat
bawah. Perbedaan tugas supervisor dan manajer hanya
terletak pada ruang lingkup pekerjaannya. Supervisor bekerja
pada ruang lingkup yang lebih kecil. Berikut ini merupakan
penggolongan tugas supervisor berdasarkan fungsi
manajemen.
1. Berdasarkan perencanaan (Planning)
Suatu pengawasan yang efektif tentunya memerlukan
perencanaan-perencanaan yang terus menerus., pekerjaan
supervisor adalah sebagai berikut:
a. Ikut serta dalam merumuskan dan menentukan tujuan dan
rencana organisasi atau perusahaan.
b. Mengerti dan mengetahui dengan jelas pekerjaan yang
akan dilakukan.
c. Mengetahui dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan
yang dibuat manajemen kepada pegawai.
d. Mengikuti perkembangan informasi yang baru.
2. Berdasarkan pengendalian(Controlling), pekerjaan
supervisor adalah:
a. Mengikuti praktek dan prosedur kerja sesuai dengan
peraturan yang telah ditentukan.
b. Menilai hasil kerja dari sudut pandang biaya.
c. Memeriksa ketelitian dan banyak pekerjaan
d. Mengefektifkan penggunaan bahan-bahan dalam suatu
pekerjaan.
3. Dalam pengorganisasian (Organizing), pekerjaan
supervisor adalah sebagai berikut:
a. Mendelegasikan suatu pekerjaan kepada orang lain atau
bawahan.
b. Membagikan pekerjaan di antara anggota-anggota
kesatuannya.
c. Menentukan suatu hubungan yang layak di antara anggota
kesatuannya.
4. Dalam kepemimpinan (Leading), Beriku ini merupakan
tugas-tugas dari supervisor:
a. Memberikan informasi-informasi terbaru kepada pegawai.
b. Melatih para bawahannya untuk patuh terhadap aturan.
c. Memajukan sistem magang.
d. Mendapatkan kerjasama dan penyesuaian di antara
pegawai.
TUGAS SUPERVISI
1. Mengatur kerjanya para bawahannya (staf)
2. Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya
3. Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf
4. Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya
5. Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan
6. Memberikan Breafing bersama Staf
7. Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan,
Bulanan, dan Tahunan.
FUNGSI SUPERVISOR
1. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus
ditangani oleh atasan atau manager
2. Penghubung antara Staf dan Manager
3. Membantu tugas Staf Bawahan
4. Menampung segala keluhan dari Tamu dan
Customer yang disampaikan melalui Staf untuk
disampaikan ke manager.
SUPERVISI EFEKTIF
Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :
1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah
dasar utama membangun motivasi karyawan.
2. Mempersiapkan menghadapi perubahan:
perubahan visual
Perubahan pola pikir
Perubahan sikap mental
3. Membangun kualitas diri:
Analisis kejadian
Cari kualitas diri dari kejadian positif
4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau
reward
5. Buat tantangan
6. Fokus pada tujuan
Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang
akan dicapai.
Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time,
scheduleatau jadwal waktu kegiatan.
DAFTAR PUSTAKA
Admin. 2013. “Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi,
Tujuan, Sarana, Fasiitas Kerja Perkantoran”. 26 April
2016. http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.co.id/2013/08/p
engertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html.