Escola de Relações Públicas – ESURP Programa de Pós-

Graduação
Secretariado Executivo na Gestão Empresarial Prof (a). Danielly Pontes

A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES PARA AS

EMPRESAS
Ana Daniela Barbosa Ferreira ¹
Danielly Pontes ²
Escola de Relações Públicas – ESURP Recife/PE

RESUMO
Este artigo destaca alguns aspectos principais dos sistemas de informações que
são de fundamental importância no auxílio de uma organização a ser mais eficiente
e ágil na gestão de suas informações. Aspectos e técnicas que fortalecem o
sistema de informações gerenciais nas empresas, alguns aspectos das decisões,
esquema básico do sistema de informações e estruturação dos relatórios gerenciais
são os principais termos relacionados à aplicação de tecnologia de informação nas
empresas.

Palavras-Chave: Sistemas de Informações. Processos decisórios.

Planejamento. Gestores. Descentralização. Capacitação.

1. INTRODUÇÃO

Não é uma tarefa fácil avaliar qual o benefício de um sistema de

informações para uma empresa, ou seja, a melhoria no processo decisório.
Com o crescimento diário de informações que os gestores precisam
administrar é necessária, quase uma obrigação, a utilização dos sistemas de
informações para gerenciar e filtrar os dados recebidos e transformá-los em
informações úteis e adequadas para a organização. O mundo vive em
constante mutação de ideias. A cada minuto surge uma nova concepção de
assuntos diversos, e para isso, as empresas necessitam dessas informações
para sobreviver e crescer no mercado de trabalho.
É de grande importância que essas informações propiciem e
identifiquem os problemas e as necessidades organizacionais nos vários
níveis da empresa – estratégico, tático e operacional - assim como
subsidiem a avaliação do impacto das diversas decisões que serão tomadas
1
____________________________________
¹ Graduada em Secretariado Executivo e Pós-graduanda em Secretariado Executivo na Gestão
Empresarial pela Esurp.
² Professora Graduada em Relações Públicas e especialista em Assessoria de Comunicação, ministra a
disciplina Sistemas de Informações e as Novas Tecnologias na Esurp.
 pelos gestores das empresas.

2. A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES (SI) PARA AS

EMPRESAS

Administrar de forma correta as informações é fundamental para o

sucesso, pois, com base nelas os executivos podem decidir o rumo da
empresa. Segundo Oliveira, Sistema de Informação

É o processo de transformação de dados em informações. E, quando

esse processo está voltado para a geração de informações que são
necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que
esse é o sistema de informações gerenciais. (OLIVEIRA: 2007, p. 25)

O SI coleta, processa, armazena, analisa e propaga informações com

um determinado objetivo dentro de um contexto (dados, instruções,
relatórios, cálculos).
Para um melhor entendimento, é necessário compreender que as
informações surgem a partir de dados organizados e processados de forma
que valorize as atividades da empresa permitindo, assim, que os gestores
tenham mais facilidade na hora de tomar decisões para realizar com
excelência seu trabalho. Sabemos que a detenção e controle da informação
são fundamentais para o sucesso de qualquer que seja a atividade de uma
empresa.

O Sistema de Informação traz alguns benefícios para as empresas,

como por exemplo:

• Reduz os custos das operações;

• Acesso mais rápido às informações, auxiliando na elaboração de
relatórios;
• Excelência nos serviços realizados, facilitando e conseqüentemente
aumentando a produtividade (automatização)
• Agilidade no processo de tomada de decisões;
• Maior interação entre os tomadores de decisões;

2
• Melhoria na estrutura organizacional e métodos administrativos,
facilitando o fluxo de informações;
• Proporciona mais poder para aqueles que entendem e controlam o
sistema;
• Descentralização das decisões nas empresas (o poder de decisão
não fica sob responsabilidade de um só);
• Torna a empresa de maneira geral pró-ativa.

Para Oliveira (2007), “Uma grande vantagem do SI de sua utilização é

o fato de que propicia um quadro de referências, com base no qual se pode
desenvolver uma análise e se ter uma visão abrangente do sistema de
estudo”.

2.1 Aspectos e Técnicas que Fortalecem os Sistemas de Informações

Gerenciais nas Empresas

É importante que alguns aspectos sejam observados para que as

empresas possam utilizar as vantagens básicas do SI, são elas:

• É de grande importância que tanto os executivos como os

profissionais tenham um bom conhecimento da utilização do Sistema de
Informação. Dessa forma eles aperfeiçoam seus resultados de forma homogênea;
• Capacitação dos profissionais envolvidos é fundamental. Não terá
resultados esperados, implantando um SI, se eles não forem corretamente
capacitados;
• É imprescindível que os executivos saibam identificar a necessidade
de informações, para que o sistema seja alimentado de maneira correta e
conseqüentemente funcionar de forma desejável;
• A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões
com as informações que possuem. (intitulado, centro nervoso do SIG);
• Trabalhar em conjunto com o planejamento estratégico, tático e
gerencial;
• Conhecer e confiar no SI (é adquirido com o treinamento dos
3
usuários e administradores dos sistemas);
• Utilizar diariamente o SIG, para criar um hábito de manuseio desse
sistema;
• O Sistema de informação deve apresentar mais benefícios do que
custos;

Umas das técnicas mais utilizadas para a elaboração do SI é a Análise

Estruturada. Oliveira, afirma que análise estruturada de sistema

É uma técnica que consiste em construir, graficamente, um modelo

lógico para o sistema de informações gerenciais, o qual permite que os
usuários e analistas de sistemas, organizações e métodos encontrem
uma solução clara e única para o sistema, de modo que este transmita
as reais necessidades dos usuários. (OLIVEIRA: 2007, p. 30)

A análise estruturada do sistema, nada mais é que um diagrama geral

do fluxo de informações. Diante disso é preciso analisar alguns aspectos,
como:

Os Fatores Externos, que podemos chamar também de fatores não

controláveis pela empresa. Como exemplos podem ser considerados os
clientes, os bancos, os fornecedores.
O Fluxo de Informações entende-se como um sistema de
canalização pelo qual fluem todas as informações do sistema.
Os Processos podem ser considerados, como várias atividades
realizadas dentro do sistema considerado (identificação, descrição e
localização física).
Os Bancos de Informações são os chamados “armazéns” que retém
os dados e informações, podendo ter várias formas: disquete, fichário, uma
gaveta, ou seja, qualquer lugar que as informações possam estar guardadas
para uma possível consulta.

3. ASPECTOS DAS DECISÕES

4
 Optar pela alternativa errada pode ser catastrófico para uma
organização, por isso é muito importante que a empresa planeje suas ações
antecipadamente.
Para Chiavenato (2000) tomada de decisão é o “processo de análise e
escolha, entre várias alternativas disponíveis, no curso de ação que a
pessoa deverá seguir”. Portanto, é preciso ter muito cuidado ao coletar
dados para que não existam ruídos ou incoerências.

No Processo Decisório, podemos seguir a seguinte ordem:

1. Identificar o problema;
2. Analisar o problema;
3. Estabelecer soluções alternativas;
4. Analisar e comparar as soluções alternativas;
5. Selecionar a alternativa mais adequada;
6. Implantar a alternativa selecionada;
7. Avaliar a alternativa selecionada.

As Decisões podem ser Programadas e Não Programadas. As

Programadas são permanentes, rotineiras e muito repetitivas. As Não
Programadas se caracterizam pela novidade, implica a doação de medidas
específicas.

4. ESQUEMA BÁSICO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

O SI permite que sejam realizadas as integrações entre as diversas

funções empresariais.
Podemos tomar como exemplo as seguintes áreas funcionais:
Administração de Marketing, Administração da Produção, Administração
Financeira, Administração de Materiais, Administração de Recursos
Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial.
Essas áreas subdividem-se em funções, em seu interior, ou seja,
trabalham correlacionadas para um bom funcionamento de uma empresa,
assim alcançando resultados bem definidos. Do intercâmbio entre as
5
 funções, formalizam-se as informações, surgindo assim um fluxo formal e
racional de informações da empresa. Nessa troca de informações, a idéia é
de alcançar maior competitividade, no sentido de que ocorra a otimização
dos recursos, o cumprimento dos prazos, a redução dos custos associados,
etc. Podemos assim com esse exemplo verificar as origens e os destinos
das informações.
Com base nas áreas funcionais, o analista de sistemas tem condições
de estruturar o trabalho de identificação, desenvolvimento e implementação
dos sistemas de informações gerenciais na empresa.
Podemos ter uma noção da abrangência do SI, com a figura1 abaixo:

5. ESTRUTURA DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS

É de grande importância a elaboração dos Relatórios Gerenciais, é

1
Figura disponível em: www.google.com.br
6
 dessa forma, após as coletas das informações necessárias que o analista de
sistema poderá elaborá-las para apresentação de um feedback.
Existem alguns aspectos básicos para a elaboração desses relatórios,
são eles:

A- Números: eles sempre devem apresentar uma situação de relatividade

(percentual);
B- Gráficos: facilita o entendimento do assunto;
C- Comentários: para evitar algumas vezes, interpretações diferentes, são
válidos.
D- Decisões e Ações: ponto mais importante para a elaboração do relatório
gerencial. Faz com que o Executivo entenda melhor o procedimento.
E- Recursos: quantidades, tipos, qualidades, procedências.
F- Resultados: O momento mais esperado pelo executivo, que busca a
otimização dos resultados. Explicitá-los por meio das decisões e das ações
tomadas de acordo com as informações apresentadas (através de números e
gráficos).

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Esse artigo procurou mostrar brevemente os aspectos principais dos

sistemas de informações gerenciais, que são de fundamental importância
para a sobrevivência e o crescimento de uma empresa.
OS SI possuem uma capacidade gigantesca de processar um número
de dados simultaneamente, tornando a disponibilidade das informações
demandadas, praticamente on-line. Mas de pouco adianta esse potencial se
os sistemas (rotinas, processos, métodos) não estiverem muito bem
coordenados e analisados. Informatizar sistemas ruins traz novos problemas
e nenhuma solução, além de esconder as possíveis causas dessas falhas.
A eficiência dos sistemas não é medida pela informatização, mas pela
qualidade e eficiência dos métodos, assegurando a informação desejada,
confiável no tempo certo.
Não é “moda”, as novas tecnologias que surgem devem ser vistas

7
 como uma ferramenta, uma das formas de assegurar qualidade,
competitividade, redução de custos e principalmente, atender os desejos
necessidades dos clientes que são a razão de existir das empresas.

7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

7.1 BIBLIOGRAFIAS

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organizações e

métodos: uma abordagem gerencial. 17ª. Ed. São Paulo: Atlas, 2007.

LAUDON, Kenneth C. Sistemas de Informações Gerenciais:

Administrando a Empresa Digital. São Paulo: Prentice Hall, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. São Paulo:

Campus, 2000.

7.2 WEBGRAFIAS

http://www.cesec.ufpr.br/workshop2007/Artigo-17.pdf
http://paginas.fe.up.pt/~jmoreira/wwwsi/1999-00/seminario.pdf
http://www.arquitetura.eesc.usp.br/jornal/index.php/gestaodeprojetos/article/vie
wArticle/57
http://www.bonde.com.br/bonde.php?id_bonde=1-14--1646-20050407
www.google.com.br