Matriz de Despliege y Caracterización de Procesos

DESCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Titulo Descripción
En este campo se describe el objetivo del proceso que se vaya a definir, es decir, qué
Objetivo del proceso
queremos conseguir con la gestión de las actividades incluidas en el proceso.
Líder del proceso Es el responsable del cumplimiento de los objetivos asignados para cada uno de los
Elementos de entrada que serán procesados para dar lugar a unos resultados. Se tra
Entradas del proceso cuáles van a ser en concreto estos elementos de entrada de cada uno de los proceso
dónde nos vienen nuestros inputs.
De la misma manera, las anteriores entradas una vez procesadas van a dar a unos e
Salidas del proceso
salida; también conocidos como resultados o productos de las actividades de los proc
La gestión por procesos no es sólo cosa de uno, sino de toda la organización, por lo
Responsables de las
cuáles son las responsabilidades y funciones del personal implicado en la gestión de
actividades del proceso
procesos.
Asignado a cada actividad o proceso se referencian ciertos documentos, tanto en las

en las salidas, lo cual corresponde a información escrita o en otro soporte, legislación
Documentación aplicable procedimientos, etc., de aplicación a las mismas. Este tipo de documentación es imp
tenga en cuenta, ya que en caso de dudas será necesario acceder a ella y tenerla loc
imprescindible.
Correponden a las evidencias objetivas de la ejecución de las actividades de los proc

manera, las posteriores sistemáticas de medición de los procesos que se definen en
Registros del proceso
del Verificar (del ciclo de PHVA de los procesos) basarán su análisis en los datos que
plasmados en los registros.
Se definirán cuáles serán los datos que tendremos que analizar en cada uno de los p
medir la capacidad de los mismos. Ésta es la herramienta directa de medición de las
Indicadores del proceso
en su conjunto nos dará la medición de los procesos y del laboratorio en general. Se
documento creado para tal fin.
En la columna de actividades, se describen las sistemáticas o actividades que compo

de los diferentes procesos. Están descritas en ciclo PHVA. Describe cuáles son las fa
Descripción del proceso
cuales se pasa cada uno de los procesos, coincidiendo en todos los casos el inicio y
entradas y salidas del proceso, respectivamente.
Se incluyen como comentarios en la columna de salidas los aspectos ambientales rel
Aspectos ambientales los procesos, estos se relacionan con la Matriz de identificacion de Aspectos ambient
Valoración de impactos ambientales
OCESOS
se vaya a definir, es decir, qué es lo que

cluidas en el proceso.
gnados para cada uno de los procesos.
ugar a unos resultados. Se trata de definir

a de cada uno de los procesos para saber de
ocesadas van a dar a unos elementos de

de las actividades de los procesos.
e toda la organización, por lo cual se definen

nal implicado en la gestión de cada uno de los
tos documentos, tanto en las entradas como

o en otro soporte, legislación,
po de documentación es importante que se
rio acceder a ella y tenerla localizada es
de las actividades de los procesos. De igual

procesos que se definen en las actividades
n su análisis en los datos que quedarán
analizar en cada uno de los procesos para

ta directa de medición de las actividades, que
el laboratorio en general. Se especifican en el
icas o actividades que componen cada uno

VA. Describe cuáles son las fases por las
en todos los casos el inicio y el final con las
los aspectos ambientales relacionados con
ficacion de Aspectos ambientales y
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ESTRAT
OBJETIVO: Determinar las estrategias y directrices que orientan los procesos de la organización y realizar los seguimientos y
LÍDER DEL PROCESO: Gerente General
PROVEEDORES ENTRADAS PHVA
Necesidades del mercado y de

Gestión comercial
clientes internos
Estado Requisitos legales

ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO
Normas ISO - OHSAS -
14001, OHSAS 18001, Guía
RUC
RUC.
Necesidades del mercado y de P

Gestión comercial
clientes internos
Planeación estratégica y
Gestión estratégica
Portafolio de servicios
Todos los procesos Necesidades de los procesos
Gestión estratégica Actividades de planificación H
Registros de información del

proceso
Indicadores de gestión, análisis V

Todos los procesos de tendencias y consolidado por
procesos
Resultados de las actividades

de verificación.
Gestión estratégica A
Política de acciones
correctivas.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA
procesos de la organización y realizar los seguimientos y revisiones al sistema de gestión integral para definir mejoras.
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS
Presentación de la empresa,
Definir la misión, visión, políticas y los
mapa de procesos, políticas y
objetivos del SGI, lineamientos y
objetivos, Manual del Sistema de
directrices
Gestión Integral
Realizar la planificación de los Gerente General Planeación estratégica y

servicios ofrecidos por el Laboratorio Portafolio de servicios
Presupuesto
Definir los recursos para el
establecimiento, mantenimiento y
mejora del Laboratorio y su SGI Organigrama
Ejecución de las actividades descritas Planeación estratégica y

Gerente General
en la planificación definición de servicios y recursos.
Realizar seguimiento y medición del Indicadores de gestión y análisis

Gerente General
proceso de datos
Evaluación de la planeación
Análisis de tendencias,
estratégica, cumplimiento de
consolidado por procesos
objetivos de los diferentes procesos
Gerente General
Evaluar la conveniencia, adecuación Informe de revisión por la

y eficacia del SGI dirección
Toma de acciones y decisiones para

Programación del SGI
la mejora del SGI
Implementación de correcciones,
Acción correctiva, preventiva y/o
acciones correctivas y de mejora del Gerente General
de mejora
proceso
Actualización del sistema de gestión

Actualización de SGI
para mantener su integridad
a definir mejoras.
CLIENTES INDICADOR
Existencia de misión, visión,

políticas, mapa de procesos,
Todos los procesos
manual del SGI y los
objetivos del SGI
Existencia de la planeación
Todos los procesos estratégica y portafolio de
servicio.
Cumplimiento de la
Gestión administrativa
ejecucion presupuestal.
Todos los procesos Existencia de organigrama
Existencia de la planeación
Gestión estratégica estratégica y portafolio de
servicio.
Gestión estratégica, Gestión
HSEQ
Ejecución del Balanced
Scorecard
Existencia del informe de la

Todos los procesos revisión por la dirección
anual.
Cumplimiento de la
Todos los procesos
programación del SGI

NC Resueltos
HSEQ
Porcentaje de revision
Todos los procesos
documental
NOMBRE DEL PROCESO: GES
OBJETIVO: Determinar las necesidades de los clientes, estudiar nuevas oportunidades en el mercado, dar a conocer los serv
LÍDER DEL PROCESO: Director Comercial
Planeación estratégica, misión,

Gestión estratégica visión, politicas y directrices
organizacionales.
ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO P

14001, OHSAS 18001, Guía
RUC
RUC.
Identificación de tipo de clientes

Gestión comercial
y sus necesidades
Actividades del proceso de

Gestión comercial
Gestión comercial
Gestión comercial Estrategias comerciales
Cliente externo Información para cotización
Entidades públicas / Páginas web de las Entidades

Empresas privadas públicas y/o Empresas privadas
Entidades públicas /
Propuesta económica
Empresas privadas
Cliente externo Cotización aprobada
Contrato y acta de inicio Entidades públicas
H
Capacidad del laboratorio para
la ejecución del servicio;
Gestión comercial, Gestión
Capacidad, competencia y
técnica, Gestión
métodos de análisis de
Administrativa
laboratorio; Compras y
evaluación de proveedores
Gestión comercial, Gestión
Orden de servicio interno.
técnica
Cliente externo Solicitud de visitas de clientes
Procedimiento para el
Gestión comercial
tratamiento de quejas.
Orden de Servicio Interno y

Contratos, revisión de
Gestión comercial
solicitudes, propuestas y
contratos
V
Encuesta a los clientes, Quejas
Gestión comercial
de los clientes

Gestión comercial
proceso
Indicadores de gestión y análisis
Gestión comercial de datos, acciones preventivas
y/o correctivas
Análisis de información de
Gestión comercial
retroalimentación del cliente A
Planes de acción como

Gestión estratégica resultado de las revisiones por la
dirección
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
ades en el mercado, dar a conocer los servicios y recibir y dar tratramiento a la retroalimentación del cliente.
ACTIVIDADES RESPONSABLE
Definir la planificación de actividades del

Director Comercial
proceso de Gestión comercial
Determinación de estrategias comerciales Director Comercial
Determinar la necesidad de recursos para

Director Comercial
el proceso
Sondeo telefónico y/o envío del portafolio Director comercial, Asesor

de servicios comercial
Consultar capacidad del laboratorio para la

ejecución del servicio y los métodos para Director comercial, Asesor
el cumplimiento de los requisitos del comercial
cliente y elaborar y enviar la cotización.
Revisión de licitaciones Director comercial
Director Comercial, Gerente

Revisión y aprobación de contratos
General
Elaboración de la Orden de servicio Director Comercial, Gerente

interno y cadena de custodia General
Director comercial, Asesor

Subcontratar servicios de Laboratorio
comercial
Mantener comunicación con el cliente
antes, durante y posterior a la prestación
comercial
del servicio; y registrar cambios
Gestión de visitas de los clientes Director comercial

Obtener la retroalimentación del cliente comercial, Mensajero, Asistente
Administrativo
Verificación de cotizaciones, contratos, Director comercial, Asesor

órdenes de servicio interno comercial
Análisis de la información de la
Director comercial
retroalimentación del cliente
Realizar seguimiento y medición del

Director comercial
proceso
Implementación de correcciones, acciones

correctivas, preventivas y mejora del Director comercial
proceso
la retroalimentación del cliente.
SALIDAS CLIENTES INDICADOR

Existencias de
Procedimiento de Servicio al cliente,
procedimientos
Protección de la información confidencial
Gestión comercial relacionado con las
del cliente. Manual del Sistema de Gestión
actividades realizadas en
Integral
el area.
Matriz de identificacion de requisitos Existencia de matriz
legales legal.
Implementación y
certificacion y
Gestión comercial,
Implementacion de normas acreditacion de la
empresa de acuerdo a
las normas indicadas.
Cotizaciones, ordenes de servicios Existencias de listado de
internas. clientes.
Existencia de
Recursos y requerimientos Gestión estratégica
requerimientos del area.
Correos del cliente, Información para

Cliente externo
cotización
Cliente externo, Gestión

Cotización
Administrativa
Entidades públicas / Porcentaje de captacion

Empresas privadas de cliente.
Entidades públicas,
Contrato y solicitud al contratante del acta
Empresas privadas,
de inicio
Gestión Administrativa
Orden de servicio interno y cadena de

Gestión técnica
custodia
Gestión comercial,
Laboratorio subcontratado - Orden de
Gestión estratégica, Índice de parametros
servicio interno y cadena de custodia,
Gestión nuevos acreditados
Salida de muestras
técnica
Base de datos clientes, orden de servicio
Gestión comercial,
interno y cadena de custodia, acta de
Gestión técnica
reunión / hoja de campo
Satisfacción del cliente -

Acuerdo de confidencialidad para Gestión comercial, Retroalimentacion del
visitantes, Registro de visitantes, Servicio Gestión técnica, Gestión cliente
al cliente HSEQ
Encuesta a los clientes , Quejas de los

Gestión comercial
clientes
Registros de cotizaciones, contratos, Orden Conformidad en la

Gestión comercial
de servicio interno y cadena de custodia trazabilidad
Acta de reunión, Satisfacción del cliente -

Gestión comercial,
Encuesta a los clientes, Quejas de los Retroalimentacion del
Gestión HSEQ
clientes cliente
Gestión comercial, Ejecución del Balanced
Indicadores de gestión y análisis de datos
Gestión HSEQ Scorecard

Scorecard
Gestión comercial,
Acción correctiva, preventiva y/o de mejora,
Gestión HSEQ, Gestión
Planes de acción
estratégica
NC Resueltos
NOMB
OBJETIVO: Realizar los muestreos y los análisis de laboratorio garantizando la confiabilidad de los resultados; y prestar servic
LÍDER DEL PROCESO: Director Técnico
Planeación estratégica, misión, visión,

politicas y directrices organizacionales
Normas ISO - OHSAS - ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001, P

RUC OHSAS 18001, Guía RUC.
Standard Methods Métodos de muestreo y analíticos
Casas comerciales Manuales / Instructivos de equipos
Actividades del proceso de Gestión

Gestión técnica
técnica
Registro de Orden de servicio interno y

Gestión comercial
cadena de custodia
Registro de Orden de servicio y cadena

Gestión comercial de custodia, Cadena de custodia de
muestras traidas por el cliente
Gestión comercial / Gestión Registro de Orden de servicio y cadena

técnica de custodia
Gestión Administrativa Reactivos
Gestión comercial / Gestión Registro de Orden de servicio y cadena

técnica, Cliente externo de custodia / Programación de Trabajo
Muestras y Registros de: Orden de

Cliente externo / Gestión
servicio y cadena de custodia, hoja de
técnica
campo, muestras traídas por el cliente
Muestras y Registros de: Orden de H

servicio y cadena de custodia, hoja de
Gestión comercial / Gestión
campo, Cadena de custodia de muestras
técnica
traidas por el cliente / Programación de
Trabajo
Captura de resultados finales, Registros
de: Orden de servicio y cadena de
Gestión técnica / Gestión custodia, hoja de campo, Cadena de
comercial, Estado custodia de muestras traidas por el cliente
/ Requisitos del cliente y normatividad
vigente
Gestión técnica Muestras analizadas
Registro de Orden de servicio y cadena

Gestión comercial
de custodia , Contratos y acuerdos
Gestión técnica
Procedimiento de Control y verificación de

datos , Captura de datos
Informe final / Interpretación de resultados
Gestión técnica Manuales de técnicas analíticas,

Aseguramiento de la calidad de los
ensayos
Procedimiento de Condiciones
ambientales
Gestión técnica, Gestión Solicitud de visitas, visitas de personal

comercial externo
Procedimientos de validación de métodos, V

Gestión técnica
Evaluación de incertidumbr
V
Procedimiento de Equipos,
Gestión técnica Aseguramiento de la calidad de los
ensayos
Procedimiento de Equipos, Manual del

Gestión técnica, Gestión Sistema de Gestion Integral,
HSEQ Aseguramiento de la calidad de los
ensayos
Procedimiento de Aseguramiento de la
Gestión técnica
calidad de los ensayos
Instituto de Hidrología,
Meteorología y Estudios
Ambientales IDEAM y el
Instituto Nacional de Salud Procedimientos, Muestras
PICCAP, Entes externos
contratados para pruebas
interlaboratorio
Gestión técnica Registros de información del proceso
Indicadores de gestión y análisis de datos.

Gestión técnica Acciones
correctivas. A
Planes de acción como resultado de las
revisiones por la dirección
NOMBRE PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA
confiabilidad de los resultados; y prestar servicios de asesoría técnica.
Planificar las actividades para la

realización de los análisis teniendo en
cuenta: personal, instalaciones,
condiciones ambientales, métodos de
ensayo, equipos, trazabilidad de las
Director técnico
mediciones, muestreo, manipulación de
los ítems de ensayo, aseguramiento de
calidad, informes, condiciones de
seguridad y salud en el trabajo y aspectos
ambientales.

Director técnico
el proceso
Programación de muestreos Director técnico
Coordinador de calidad
Programación de análisis
analitica.
Coordinador de
Alistamiento de material para muestreo muestreo/
Muestreadores
Director Administrativo /
Recepción y verificación de reactivos
Director Técnico
Coordinador de
Muestreo muestreo/
Muestreadores
Coordinador de
Ingreso de muestras / Recepción de
muestreo/ Muestreador
muestras traidas por los clientes
encargado
Análisis de agua, suelos, aire, lodos, Coordinador de calidad

microbiológicos e hidrobiológicos analitica, Analistas
Coordinador de Informes
Elaboración del informe de resultados
Técnicos
Analistas / Asistente de
Disposición final de las muestras
laboratorio
Asesorías técnicas Director técnico
Coordinador de
encargado
Coordinador de
encargado
Revisión de documentación entregada
Director técnico
para realización de informes
Coordinador de calidad
analítica, Asistente de
Control y verificación de datos calidad analítica,
Analista autorizado para
la técnica
Director técnico,
Coordinador de Calidad
Revisión del informe final
Analitica, Asistente de
calidad analitica
Pruebas de control de calidad
Analitica, Analistas
Analistas, Coordinador
Control de condiciones ambientales
de Calidad Analítica
Director técnico, Director

Control de ingreso de visitantes y
comercial, Director
personal externo
HSEQ, Asistente HSEQ
Director técnico,
Validación de métodos y evaluación de
incertidumbre
Analitica.
Director técnico, ,
Coordinacion de calidad
Control de equipos (Calibración,
analitica, Asistente de
verificación y mantenimiento de equipos)
calidad analitica,
Analistas
Coordinador de
muestreo, Muestreador
Trazabilidad de las mediciones encargado,Coordinador
de calidad analitica,
Analistas
Otras actividades de aseguramiento de Director técnico,

calidad Analistas
Pruebas interlaboratorio Director técnico

Director técnico
proceso
Implementación de correcciones, Director técnico,

acciones correctivas, preventivas y mejora Direcciones de los
del proceso procesos
TIÓN TÉCNICA
a.
SALIDAS CLIENTES
Manual del Sistema de Gestion Integral y

Documentación técnica: Requerimientos para la toma,
preservación y almacenamiento de muestras,
Procedimientos para toma de muestras, Flujo interno
de muestras, Manuales de determinación de técnicas Gestión técnica, Gestión
analíticas, Condiciones ambientales, Equipos, comercial, Gestión estratégica
Limpieza y desinfeccion de areas, Validación de
métodos, Evaluación de incertidumbre, Aseguramiento
de la calidad de los ensayos, Verificación volumétrica,
Control y verificación de datos
Recursos y requerimientos Gestión estratégica
Organización de agendas de muestreo de acuerdo a

lo definido en la Orden de servicio interno y cadena de Gestión técnica
custodia
Programación de Trabajo Gestión técnica
Material rotulado y preservado (cuando es necesario) Gestión técnica
Ingreso, manejo y almacenamiento de reactivos y

Gestión técnica
material
Muestra, Hoja de campo, Acta de reunión (con base

Gestión técnica
en el documento Identificacion de muestras)
Muestra identificada Cadena de custodia de muestras

Gestión técnica
traidas por el cliente.
Captura de datos, Formato de Resultados finales

Gestión técnica, Gestión HSEQ
Gestión técnica, Gestión
Informe final / Interpretación de resultados
Administrativa
Gestión técnica, Proveedor

Muestras descartadas
externo
Informe final e informes de asesorías técnicas según

Gestión técnica, Cliente externo
necesidades del cliente
Muestras aceptables que requieran subcontratación: Gestión técnica, Laboratorios

Salida de muestras subcontratados
Muestras rechazadas: Comunicación con el cliente y Gestión comercial, Gestión

Manejo de no conforme técnica, Gestión HSEQ
Trazabilidad de la realización de los ensayos y de la
Gestión técnica
prestación del servicio
Resultados verificados según lo establecido en

Control y verificación de datos, Captura de resultados
Gestión técnica, Gestión HSEQ
finales
Gestión técnica, Gestión

Informe final revisado y aprobado
Administrativa
Cartas de control
Registro de condiciones ambientales, Control

Condiciones Ambientales, Control de temperatura
Acuerdo de confidencialidad para visitantes, Registro Gestión técnica, Gestión

de visitante comercial, Gestión HSEQ
Método validado y documentación de soporte,

Memorias de cálculo, Calculo de incertidumbre, Datos
primarios.
Gestión técnica
Verificación de temperatura de equipos, Hoja de vida
de Equipos, Plan de aseguramiento metrológico
Equipos técnicos, Plan de aseguramiento metrológico Gestión técnica
material volumétrico, Orden de servicio y cadena de
custodia, donde se registran las verificaciones de los
equipos usados en campo), Control y uso de equipos,
Equipos fuera de servicio, Equipos fuera de servicio,
Formatos de verificación de equipos, Carta de control
Carpeta de reactivos, Certificados de Materiales de

referencia, Certificados de material de volumetrico,
Verificación volumétrica, Ingreso, manejo y Gestión técnica, Gestión comercial
almacenamiento de reactivos y material , Verificación
volumétrica
Controles en: Lavado de material y control de agua

Gestión técnica
desionizada
Gestión técnica, Instituto de
Hidrología, Meteorología y
Estudios Ambientales IDEAM y el
Muestras analizadas, resultados de concordancia Instituto Nacional de Salud
PICCAP, Entes externos
contratados para pruebas
interlaboratorio
Indicadores de gestión y análisis de datos Gestión técnica, Gestión HSEQ
Gestión técnica, Gestión HSEQ,

Acción correctiva, preventiva y/o de mejora
INDICADOR
Existencia de procedimientos
técnicos para desarrollar las
actividades del area.
Existencia de asignaciones de
análisis y programación de
monitoreo.
Existencias de Requerimientos
Cumplimiento de la
programación de muestreo.
Cumplimiento de la asignación
de análisis
Cumplimiento en el alistamiento
de material
Cumplimiento de la
programación de muestreo.
Muestras que cumplen

especificaciones
Cumplimiento en la realización
de análisis
Tiempo de entrega de informes
técnicos
Cantidad de residuos
peligrosos generados en
relación a la cantidad de
muestras que ingresan
mensual.
Tiempo de entrega de informes

técnicos
Muestras que cumplen

especificaciones
Conformidad en los registros
Porcentaje de colaboradores y
visitantes con acceso a
información comprometidos con
el acuerdo a la confidencialidad
establecida por la empresa.

Cumplimiento del plan de
aseguramiento metrológico de
equipos y programa de
mantenimiento.
Desempeño Participación
Interlaboratorios

Scorecard
NC Resueltos
NOMBRE DEL PROC
OBJETIVO: Realizar las adquisiciones de los productos y servicios cumpliendo especificaciones y asegurando su entrega opo
LÍDER DEL PROCESO: Director Administrativo y financiero

Actividades del proceso de Gestión
Administrativa

Estado Requisitos legales P
ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001,

Normas ISO - OHSAS - RUC
OHSAS 18001, Guía RUC.
Ingreso, manejo y control de reactivos y

Gestión técnica
materiales, equipos
Necesidades de los procesos:
productos / servicios.
Todos los procesos
Requerimiento
Gerente Requerimiento, autorizado H
Gestión Administrativa Orden de compra y/o servicio
Todos los procesos Producto comprado / Servicio

(Responsable del proceso) contratado
V
Todos los procesos Producto comprado / Servicio
(Responsable del proceso) contratado, Información de proveedores
Indicadores de gestión y análisis de

Gestión Administrativa datos. A
Acciones correctivas.

P
Gestión comercial Cotización, contrato
Gestión Administrativa Orden de compra y/o servicio
Proveedor externo Cuenta de cobro
Revisión de cumplimiento de H
Gestión Administrativa actividades mensuales, asistencia y
novedades
Gestión Administrativa Nómina
Gestión Administrativa Información contable
NOMBRE DEL
OBJETIVO: Gestionar el establecimiento y la implementación del sistema de gestión integral, realizar el seguimiento a los proc
LÍDER DEL PROCESO: Director HSEQ

ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001,

P
Actividades del proceso de Gestión de

Gestión de HSEQ
HSEQ
Todos los procesos Directrices del SGI

Planificación de las actividades para la
Gestión de HSEQ implementación, mantenimiento y
mejora del SGI
ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001,

Todos los procesos Directrices del SGI
Resultados del seguimiento a los

procesos y de la retroalimentación del
cliente. Políticas, Trabajo no
conforme en los ensayos. Tratamiento
Todos los procesos de quejas.
Indicadores de gestión y Planes de
actividades de verificación. Revisión
de solicitudes, propuestas y contratos. V
Programa de auditoría, Cronograma de

Gestión HSEQ
auditorías
Gestión HSEQ Registros de información del proceso
Resultados de las actividades de

Gestión HSEQ verificación.
Acciones correctivas.
A
Direccionamiento Estratégico Planes de acción como resultado de las

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE
OBJETIVO: Disponer de recurso humano calificado para la operación del Laboratorio y mejorar su nivel de competencia.
LÍDER DEL PROCESO: Director Administrativo

ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001,

Gestión de Recursos Actividades del proceso de Gestión de

Humanos Recursos Humanos
Requisición de personal y
Todos los procesos especificaciones de la competencia
requerida
Gestión Administrativa,
Personal seleccionado
Gestión HSEQ
Personal seleccionado, Carpeta de hoja

de vida del personal
H

Administrativa, Gestión Personal contratado
HSEQ, Jefe inmediato
Necesidades de capacitación y Plan de

Todos los procesos
capacitación
Gestión de Recursos Procedimietno de Formacion y

Humanos evaluacion del pesonal
Todos los procesos Personal entrenado

V
Todos los procesos Personal entrenado
V
Gestión de Recursos
Registros de información del proceso
Humanos
Gestión de Recursos Indicadores de gestión y análisis de

Humanos datos.
Planes de acción como resultado de las
A
Resultados de evaluación de las

Gestión HSEQ
capacitaciones
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
pecificaciones y asegurando su entrega oportuna; gestionar el área financiera y apoyar en la atención a los clientes.

Director Administrativo Recursos y requerimientos
el proceso
Compras y evaluación de proveedores.

Planificación de las compras Director Administrativo Manual del Sistema de Gestión Integral
Requerimiento.
Autorizar solicitud Gerente General Requerimiento
Ingreso a Lista de Proveedores

Orden de compra y/o
servicio
Selección y evaluación de proveedores Director Administrativo
Selección de proveedores
Evaluación de proveedores
Solicitud de cotización
Ejecución de compras y/o contratación de
Director Administrativo Producto comprado / Servicio contratado
servicios
Producto comprado / Servicio contratado
Recepción y revisión de insumos y Responsable del verificado
servicios adquiridos proceso Producto comprado / Servicio contratado -
no conforme
Evaluación de proveedores
Evaluación y reevaluación de proveedores Director Administrativo Lista de
proveedores
correctivas, preventivas y mejora del Director Administrativo Acción correctiva, preventiva y/o de mejora
proceso
FINANCIERA
Director Administrativo,
Planificación de los recursos Presupuesto
Gerente General
Asistente
Gestión de la facturación Facturas
Administrativo y
contable
Realizar pagos a proveedores Director Administrativo Órdenes de pago
Elaborar la nómina de personal Director Administrativo Nómina
Realizar pago de nómina Pagos
Gerente General
Gestión de documentación contable Contador y Asistente Balances, Evaluaciones contables
contable
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN HSEQ
ón integral, realizar el seguimiento a los procesos de la organización y promover su mejora continua.
Planificación de las actividades para la

implementación, mantenimiento y mejora del
SGI
Documentación de política integral y

procedimientos de uso de todos los
Planificación del sistema de gestión procesos, Manual del Sistema de Gestión
integral - SGI Integral
Directrices para el establecimiento, la

implementación, el mantenimiento y la
mejora del SGI, contenidos en la
documentación correspondiente
Director HSEQ

Recursos y requerimientos
el proceso
Planificación de auditorías, consolidación de

Planificar las actividades seguimiento a los
los resultados de seguimiento y medición de
procesos y promoción de mejora
los procesos y de actividades de mejora
Programar y ejecutar actividades para la
Planes de trabajo, documentación,
implementación, mantenimiento y mejora
directrices del SGI
del SGI
Política, objetivos, funciones,

Elaborar y/o apoyar en la elaboración de responsabilidad y autoridad, revisión por la
los documentos comunes a todos los dirección, control de documentos y registros,
procesos según lo requerido por las producto / trabajo no conforme, acciones
normas ISO, RUC y OHSAS, y su correctivas y preventivas, auditoría interna,
divulgación competencia, formación y toma de
conciencia.
Apoyar en la construcción de indicadores

Director HSEQ, Indicadores de gestión y análisis de
de gestión y las herramientas para el
Asistente HSEQ tendencias
seguimiento y la medición a los procesos
Programa de auditoría, Cronograma de

Planificar y programar las auditorías
auditorías
Planes de actividades de verificación /

Programar actividades de verificación
Revisión del sistema de gestión /
periódicas
Programación de los sistemas de gestión
Seguimiento al tratamiento de producto no Responsables de los

conforme y a la eficacia de las acciones procesos, Director
Cierre de no conformes
tomadas como resultado de las actividades HSEQ, Asistente
de verificación HSEQ
Responsables de los
Verificar cumplimiento de requisitos de las procesos, Director Informes de indicadores de gestión y de
partes interesadas HSEQ, Asistente activades de verifficación
HSEQ
Director HSEQ,
Informe de auditoría, Auditoría analítica,
Ejecutar las auditorías Asistente HSEQ,
Informes de auditorías externas
Auditores
Realizar seguimiento y medición del Director HSEQ,
proceso Asistente HSEQ
correctivas, preventivas y mejora del Acción correctiva, preventiva y/o de mejora
proceso
Actualización de documentos y directrices
Director HSEQ,
del sistema de gestión para mantener su Actualización de SGI
Asistente HSEQ
integridad
Implementación de mejora continua como
resultado de las acciones tomadas y de Acción correctiva, preventiva y/o de mejor
lecciones aprendidas
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
orio y mejorar su nivel de competencia.

Definir la estructura de la organización, los Organigrama , Manual de funciones, Manual

niveles y relaciones jerárquicas del Sistemas de Gestión Integral, formación
Gerente General
(autoridad), responsabilidad y competencia de personal y protección de la información
personal, y políticas confidencial del cliente
Selección, contratación e inducción del

Determinar las directrices de selección y Gerente General,
personal, Compras y evaluación de
contratación Director administrativo
proveedores
Gerente General, Plan de capacitación, Formación y

Planificar las actividades de formación
Directores evaluación del personal
Determinar la necesidad de recursos para Gerente General,

Recursos y requerimientos
el proceso de G. de Recursos Humanos Directores
Gerente General, Personal seleccionado y documentación de

Director comercial soporte del nivel de competencia (de
Selección del personal
(Representante legal acuerdo a lo establecido en el Manual de
suplente) funciones
Director Administrativo, Carpeta de hoja de vida del personal,

Verificar la hoja de vida y los soportes Director HSEQ, Registros que soporten la Verificacion y
Asistente HSEQ convalidacion de documentos
Contratación del personal Director Administrativo Personal contratado
Gerente General, Presentación de la empresa, de las Normas

Director Administrativo, de conducta interna, del sistema de gestión
Recepción e inducción del personal
Jefe inmediato, integral y del Acuerdo de confidencialidad y
Director HSEQ del cargo
Formación del personal (Identificación de Director HSEQ,

Personal entrenado, Control de
las necesidades de formación de acuerdo Asistente HSEQ, todos
capacitaciones y evaluaciones
a los cargos establecidos). los directores.
Evaluación de desempeño, Registros

Supervisión al personal Gerente General técnicos que evidencien el desempeño el
personal técnico
Director técnico,
Ejecución de evaluaciones técnicas, para Coordinador de calidad Evaluaciones técnicas, Autorización para la
el personal técnico analítica, Asistente de realización de análisis y/o muestreos
calidad analitica.
Verificación de cumplimiento de objetivos Director HSEQ, Resultados de la evaluación de las

de las capacitaciones Asistente HSEQ capacitaciones
Realizar seguimiento y medición del Director HSEQ,

proceso Asistente HSEQ

correctivas, preventivas y mejora del Acción correctiva, preventiva y/o de mejora
proceso Director HSEQ,
Direcciones de los
procesos
Actualización del plan de formación, Plan de formación actualizado, planes de
acciones individuales acción para mejora de competencias
es.
CLIENTES INDICADOR
Existencias de
Requerimientos
Todos los procesos tecnicos para desarrollar las
Existencias de
Requerimientos autorizados
Desempeño de proveedores
Todos los procesos Cumplimiento en la entrega

(Responsable del proceso) de las compras
Todos los procesos

Cumplimiento en la entrega
de las compras
Todos los procesos
Todos los procesos Desempeño de proveedores
Scorecard
estratégica
CLIENTES INDICADOR
Existencia de presupuesto.
Existencia de matriz legal
Cliente externo, Gestión
Seguimiento a facturación
Administrativa
Proveedores externos, Seguimiento a ejecución

Gestión Administrativa presupuestal.
Gestión Administrativa Cumplimiento en el pago de

nomina.
Cunplimiento en el pago de
parafiscales.
Todos los procesos
existencia de balance,
evaluaciones contables de
acuerdo a su periodicidad.
CLIENTES INDICADOR
Existencia de matriz legal.

Todos los procesos
Existencia de la Planeacion
de la implementacion del SGI
de acuerdo a las normas
citadas.
Existencias de
Requerimientos
Cumplimiento de la
Todos los procesos programación SGI
de la implementacion del SGI
Todos los procesos de acuerdo a las normas
citadas.
Implementación y
certificación y acreditación
de la empresa de acuerdo a
las normas indicadas.

Todos los procesos Scorecard
Cumplimiento de la
programación SGI
Todos los procesos NC Resueltas
Direccionamiento Estratégico, Ejecución del Balanced

Cumplimiento de la
Todos los procesos programación SGI

Gestión estratégica, Gestión NC Resueltas

HSEQ
Porcentaje de revisión
Todos los procesos documental
Gestión HSEQ, Gestión Ejecución de plan de acción.

estratégica
CLIENTES INDICADOR
Existencia del organigrama y

manuales de funciones del
personal.
Todos los procesos

Existencia de matriz legal -
Existencia de Reglamento
Interno de Trabajo.
Todos los procesos de la implementacion del SGI
(Direcciones) de acuerdo a las normas
citadas.
Existencias de
Gestión estratégica requerimientos
Gestión Administrativa, Evaluación de despempeño.

Gestión HSEQ
Conformidad del procesos de
selección y contratación.
Administrativa, Gestión
HSEQ, Jefe inmediato
Todos los procesos Eficiencia de la inducción.
Evaluación de despempeño.
Todos los procesos Eficiencia de los procesos de
formación.
Todos los procesos
Eficiencia de los procesos de
formación.
Eficiencia de los procesos de
Gestión Técnica formación.
Gestión HSEQ
Gestión Administrativa, Ejecución del Balanced


Scorecard
Gestión HSEQ, Gestión Ejecución de plan de acción.

estratégica, Todos los
procesos (Direcciones)
Eficiencia de la inducción y
procesos de formación.
NOMBRE DEL PROCESO: GESTI
OBJETIVO: Realizar asesorias y estudios ambientales de acuerdo a las necesidades de los clientes y al cumplimiento de la n
LÍDER DEL PROCESO: Director Comercial
Planeación estratégica, misión,

Gestión estratégica visión, politicas y directrices
organizacionales
ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO P

14001, OHSAS 18001, Guía
RUC
RUC.
Identificación de tipo de clientes
Gestión comercial
y sus necesidades
Actividades del proceso de
Gestión comercial
Gestión comercial
Gestión comercial Estrategias comerciales
Cliente externo Información para cotización
Entidades públicas / Páginas web de las Entidades

Empresas privadas públicas y/o Empresas privadas
Entidades públicas /
Empresas privadas
Cliente externo Cotización aprobada
H
Contrato y acta de inicio Entidades públicas
Gestión comercial, Gestión Competencia de los

técnica, Gestión profesionales y del laboratorio
Administrativa para la ejecución del servicio.
Gestión comercial, Gestión Orden de servicio interno y

técnica cadena de custodia
Cliente externo Solicitud de visitas de clientes
Procedimiento para el
Gestión comercial
tratamiento de quejas.
Orden de Servicio Interno y
Contratos, revisión de
Gestión comercial
solicitudes, propuestas y
contratos.
V
Encuesta a los clientes, Quejas
Gestión comercial
de los clientes

Gestión comercial
proceso
Indicadores de gestión y análisis
Gestión comercial de datos, acciones preventivas
y/o correctivas
Análisis de información de
Gestión comercial A
Planes de acción como
Gestión estratégica resultado de las revisiones por la
dirección
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ASESORIAS Y ESTUDIOS AMBIENTALES
ecesidades de los clientes y al cumplimiento de la normatividad vigente.
Definir la planificación de actividades del

Director Comercial
proceso de Gestión comercial
Determinación de estrategias comerciales Director Comercial

Director Comercial
el proceso
Sondeo telefónico y/o envío del portafolio Director comercial, Asesor
de servicios comercial
Consultar capacidad del laboratorio y la

competencia de profesionales para la
ejecución del servicio y los métodos para
comercial
el cumplimiento de los requisitos del
cliente y elaborar y enviar la cotización.
Revisión de licitaciones Director comercial
Director Comercial, Gerente

Revisión y aprobación de contratos
General
Elaboración de la Orden de servicio Director Comercial, Gerente

interno y cadena de custodia General
Subcontratar servicios de asesorias y

estudios ambientales en caso de ser
comercial
necesario
Mantener comunicación con el cliente

antes, durante y posterior a la prestación
comercial
del servicio; y registrar cambios
Gestión de visitas de los clientes Director comercial

Obtener la retroalimentación del cliente comercial, Mensajero, Auxiliar
Administrativo
Verificación de cotizaciones, contratos, Director comercial, Asesor
órdenes de servicio interno comercial
Análisis de la información de la
Director comercial

Director comercial
proceso

correctivas, preventivas y mejora del Director comercial
proceso
UDIOS AMBIENTALES
SALIDAS CLIENTES INDICADOR
Procedimiento de Servicio al cliente,

Protección de la información confidencial Gestión comercial
del cliente
Gestión comercial,
Plan de gestión comercial
Recursos y requerimientos Gestión estratégica Existencias de Requerimientos

Correos del cliente, Información para
Cliente externo
cotización
Cotización - programacion de las asesorias Cliente externo, Gestión

y estudios ambientales Administrativa
Porcentaje de captación de
Entidades públicas / cliente.
Empresas privadas
Entidades públicas,
Contrato y solicitud al contratante del acta
Empresas privadas,
de inicio
Orden de servicio interno y cadena de

Gestión técnica
custodia
Gestión comercial,
Gestión estratégica,
subcontrataciones Desempeño de proveedores
Gestión
técnica
Base de datos clientes, Orden de servicio
Gestión comercial,
interno y cadena de custodia, Acta de
Gestión técnica
reunión / Hoja de campo
Acuerdo de confidencialidad para Gestión comercial, Satisfacción del cliente -

visitantes, Registro de visitantes, Servicio Gestión técnica, Gestión Retroalimentación del cliente
al cliente HSEQ
Encuesta a los clientes, Quejas de los

Gestión comercial
clientes
Registros de cotizaciones, contratos, Orden
Gestión comercial
de servicio interno y cadena de custodia
Satisfacción del cliente -
Retroalimentación del cliente
Acta de reunión
Gestión comercial,
Encuesta a los clientes Quejas
Gestión HSEQ
de los clientes
Gestión comercial, Ejecución del Balanced

Scorecard
Gestión comercial,
Acción correctiva, preventiva y/o de mejora,
Planes de acción
estratégica
NC Resueltos
RECURSOS DE LOS PROCES
PROCESOS INFRAESTRUCTURA
Equipos de cómputo, sala de juntas,
elementos ofimáticos, internet,
video bean, línea telefónica,
GESTIÓN ESTRATÉGICA implementos y útiles de oficina,
adecuación del puesto de trabajo,
sistema de información de la
compañía, herramienta de office.
Equipos de cómputo, Internet,

implementos y útiles de oficina,
GESTIÓN COMERCIAL
herramienta de office, teléfono fijo
y celular.
Áreas adecuadas de laboratorio,

para la realización de ensayos y
análisis de las técnicas, equipos y
herramientas de laboratorio,
material para la ejecución de
GESTIÓN TÉCNICA análisis, elementos para la toma de
muestras apropiados, equipos de
seguridad para la atención de
emergencias, equipos de cómputo,
internet, implementos de oficina
necesarios para el reporte de datos.
Equipos de cómputo, Internet,

implementos y útiles de oficina,
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
herramienta de office, teléfono fijo
y celular.
Equipos de cómputo, sala de juntas,

elementos ofimáticos, internet,
video bean, línea telefónica,
GESTIÓN HSEQ implementos y útiles de oficina,
adecuación del puesto de trabajo,
sistema de información de la
compañía, herramienta de office.
RECURSOS DE LOS PROCESOS
RECURSO HUMANO RECURSO FINANCIERO
Personal Directivo
Gerente General
Presupuesto general de la empresa.
Dirección Administrativa
Dirección HSEQ
Director Comercial y Operativo

Presupuesto general de la empresa,
Coordinador Comercial
incluyendo actividades para la
Profesional Comercial en Medio
fidelización de clientes y programas
Ambiente
de mercadeo
Asistente Comercial
Director Técnico Presupuesto para el

Jefe de Laboratorio mantenimiento, adquisición y
Coordinador de Laboratorio mejoras de la infraestructura (áreas
Coordinador de Calidad Analitica del laboratorio), adquisición de
Coordinador de Campo insumos; recursos para la
Coordinador de Informes Técnicos calibración y mantenimientos de
Especialistas de Laboratorio equipos y herramientas de
Especialistas de Campo laboratorio, suministro de recursos
Especialistas de Informes Técnicos para la ejecución de proyectos en
Asistentes de Laboratorio campo (recursos de logística).
Director Administrativo y Financiero

Coordinador Administrativo Presupuesto general de la empresa,
Asistente Administrativo recursos para la gestión de
Asistente Contable actividades administrativas.
Personal de Servicios Generales
Presupuesto del Sistema Integrado

Director HSEQ de Gestión, recursos necesarios
Coordinador HSEQ para la gestión e implementación
Especialista HSEQ de los programas de calidad,
Asistente HSEQ seguridad, salud en el trabajo y
medio ambiente.
AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN
Iluminación adecuada, sillas

ergonómicas, oficina y puesto de
trabajo en buenas condiciones.

trabajo en buenas condiciones
Puestos de trabajo seguros y

adecuados, áreas de trabajo
seguras, iluminación adecuada,
sillas ergonómicas.

trabajo en buenas condiciones.

trabajo en buenas condiciones
MAPA DE PROC
RE
Q GESTION ESTRATEG
UI
SIT
OS
CLI
EN
TE GESTION GESTION
S COMERCIAL TECNICA
GESTION GESTION
ADMINISTRATIVA HSEQ
MAPA DE PROCESOS
GESTION ESTRATEGICA CLIEN

TE
SATISF
ACCIÓ
N
GESTION ASESORIAS Y
TECNICA ESTUDIOS
AMBIENTALES
GESTION GESTION DE
HSEQ RECURSOS
HUMANOS

Matriz de Despliege y Caracterización de Procesos

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DESCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Asignado a cada actividad o proceso se referencian ciertos documentos, tanto en las

Correponden a las evidencias objetivas de la ejecución de las actividades de los proc

En la columna de actividades, se describen las sistemáticas o actividades que compo

se vaya a definir, es decir, qué es lo que

gnados para cada uno de los procesos.

ugar a unos resultados. Se trata de definir

ocesadas van a dar a unos elementos de

e toda la organización, por lo cual se definen

tos documentos, tanto en las entradas como

de las actividades de los procesos. De igual

analizar en cada uno de los procesos para

icas o actividades que componen cada uno

LÍDER DEL PROCESO: Gerente General

PROVEEDORES ENTRADAS PHVA

Necesidades del mercado y de

Estado Requisitos legales

Necesidades del mercado y de P

Todos los procesos Necesidades de los procesos

Gestión estratégica Actividades de planificación H

Registros de información del

Indicadores de gestión, análisis V

Resultados de las actividades

ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS

Realizar la planificación de los Gerente General Planeación estratégica y

Ejecución de las actividades descritas Planeación estratégica y

Realizar seguimiento y medición del Indicadores de gestión y análisis

Evaluar la conveniencia, adecuación Informe de revisión por la

Toma de acciones y decisiones para

Actualización del sistema de gestión

Existencia de misión, visión,

Todos los procesos Existencia de organigrama

Existencia del informe de la

Gestión estratégica, Gestión

LÍDER DEL PROCESO: Director Comercial

PROVEEDORES ENTRADAS PHVA

Planeación estratégica, misión,

Estado Requisitos legales

ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO P

Identificación de tipo de clientes

Actividades del proceso de

Gestión comercial Estrategias comerciales

Cliente externo Información para cotización

Entidades públicas / Páginas web de las Entidades

Cliente externo Cotización aprobada

Contrato y acta de inicio Entidades públicas

Cliente externo Solicitud de visitas de clientes

Orden de Servicio Interno y

Registros de información del

Planes de acción como

Definir la planificación de actividades del

Determinación de estrategias comerciales Director Comercial

Determinar la necesidad de recursos para

Sondeo telefónico y/o envío del portafolio Director comercial, Asesor

Consultar capacidad del laboratorio para la

Revisión de licitaciones Director comercial

Director Comercial, Gerente

Elaboración de la Orden de servicio Director Comercial, Gerente

Director comercial, Asesor

Gestión de visitas de los clientes Director comercial

Director comercial, Asesor

Verificación de cotizaciones, contratos, Director comercial, Asesor

Realizar seguimiento y medición del

Implementación de correcciones, acciones