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Beneficios
1) Al controlar el inventario se crea información precisa, que será útil para el
aprovisionamiento de productos sin excesos y sin faltantes.
Es una realidad que a nadie debe dejar de observar en el entorno de la gestión empresarial, de la contabilidad y
de la auditoría, que el área de existencias ocupa un papel destacado por motivos diversos.
En el ámbito interno de la organización, tanto para las empresas industriales como para las comerciales, las
existencias desempeñan un papel crucial ya que constituyen el soporte operativo de su actividad principal y son
necesarias para la continuidad del negocio. Por consiguiente, su control y valoración son primordiales para
determinar medidas de política económica como la formula para fijar el volumen óptimo de pedido la
determinación del stock de seguridad o el momento en que deben realizarse los reaprovisionamientos.
En el campo de la contabilidad suele constituir un caballo de batalla por la importancia que el saldo de las
existencias tiene en el computo del resultado. En este sentido se manifiesta Urias (1997: p. 284) al exponer
que "los errores en el computo o en la valoración de los diferentes inventarios tiene una directa repercusión en
el cálculo del resultado de, al menos, dos períodos, dado que el inventario final de un período constituye,
obviamente, el inventario inicial del siguiente". Además, un exceso de valoración puede provocar un aumento
del beneficio con la consiguiente influencia en la política de dividendos y la posible descapitalización de la
empresa o, por el contrario, un defecto en la valoración conllevaría una disminución del beneficio.
Se por experiencia que para el auditor, constituye muchas veces un punto de atención básico, debido a que el
volumen cuantitativo que alcanzan las existencias en relación con el activo circulante, con los ingresos
operacionales, y su influencia en la determinación del costo de producción en las empresas industriales.
En este amplio contexto, la gerencia debe implementar un control interno el cual debe cumplir una función
relevante ya que, constituyendo parte de las funciones directivas de una compañía y siendo una técnica al
servicio de la auditoría, tiene como cometido proponer procedimientos, mecanismos y técnicas que
contribuyan a favorecer el control de los inventarios y la protección de estos bienes, así como proponer
mecanismos de cálculo global para el conocimiento de la cifra de las existencias finales, mitigando el riesgo de
error en que pudiera incurrirse en su valoración.
En este artículo se intenta abordar el estudio del sistema de control interno contable para las existencias, con el
propósito de contribuir al ejercicio eficiente de la gestión empresarial
1º. La veracidad, fiabilidad y oportunidad de la información financiera presentada en los estados financieros y
libros auxiliares. Este control persigue, básicamente, que el conjunto de las transacciones de existencias se
registren de acuerdo con la autorización de la Gerencia, que se valoren de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados u otros criterios aplicables, y que se clasifiquen en sus cuentas correctas.
Este primer objetivo va a permitir comprobar la sintonía existente entre el método de valoración , que ha sido
incluido en las NIC.
2º. La salvaguarda y protección de los activos y recursos. Este objetivo, complementario del anterior, tiene como
propósito además de la protección física y económica, que las cuentas representen realmente a los activos. Con
esta intención se pondrán los medios para que:
• El acceso a los activos esté permitido únicamente con la autorización de la dirección; y,
• El activo contabilizado se compare con el existente a intervalos de tiempo razonables y se adopten las
medidas correctoras en el caso de que existan diferencias.
Las premisas que son objeto de este control requiere que, como paso previo a su tratamiento, se expongan las
notas esenciales que caracterizan a las existencias y que enumeramos a continuación:
a) Los activos representados son bienes tangibles, cuyo tiempo de permanencia en los almacenes puede ser
elevado, lo que las hace susceptible de sufrir procesos de obsolescencia, ser objeto de fraude (manipulación o
sustracción) o su escasez puede provocar una ruptura del ciclo productivo. Por tanto, se debe prestar una
especial atención:
• A la seguridad de los almacenes;
• Al tiempo de permanencia y al nivel que de las mismas se debe mantener; y,
• A la periodicidad y continuidad de los inventarios.
En relación con lo expresado anteriormente, se debe considerar como hecho posible que el interés y la facilidad
por implantar controles minuciosos sobre el efectivo y los derechos de cobro descuidan, a veces, los controles
sobre el inventario, representando un lugar de refugio relativamente más seguro para la ocultación del
fraude (Cashin et al., 1988: p. 602).
b) Se deberá establecer una clasificación de los bienes con base en su valor económico y estratégico para la
gestión, lo que implica que se apliquen controles más exhaustivos sobre los bienes de mayor importancia
estratégica y de mayor valor.
c) El control de inventarios requiere, asimismo, contemplar la proyección y organización estructural del almacén,
con la finalidad de disponer de condiciones favorables para el almacenaje (cubiertas, grado de humedad,
medidas de seguridad, etc), de medios de almacenaje aptos y adecuados a las características de los productos
(líquidos, número y tipos de soportes de almacenaje, etc.) y posibilitar la ubicación de las existencias para su
manejo eficiente; y el control cuantitativo y cualitativo de las existencias, con la finalidad de conocer el número
que de ellas se poseen y el estado físico en que se encuentran.
d) Otro cuestión que determina el control del almacén es, en palabras del profesor Fernández Pirla (1976: pp.
323-324) "encontrar el equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto que contribuyen a determinar el
volumen de existencias almacenadas":
• Una primera que conduzca a que la empresa debe mantener una continuidad de su ritmo productivo. Así,
cuanto mayor sea el stock de mercancías menor será el riesgo de rotura de stock del proceso productivo o de
pérdidas de ventas.
• Por contra, el almacenamiento excesivo conlleva un alto coste, por lo tanto el control debe ir encaminado a
reducir los costes de almacenamiento. Dichos costes pueden ser de posesión o mantenimiento de las
existencias; financieros, por la necesidad de retribuir el capital propio o ajeno invertido para su mantenimiento; y
de oportunidad, debido a que la inmovilización de este capital evita su destino a otro fin.
Sobre la base de estos argumentos proponemos dos tipos de controles en este área. En primer lugar, y con la
finalidad de controlar la fiabilidad de los saldos de existencias, exponemos técnicas analíticas de control. En
relación con el segundo objetivo, proponemos una clasificación de los inventarios en función de su valor
económico y estratégico.
En nuestra proxima entrega trataremos las tecnicas para corroborar la veracidad de los saldos de existencias.
Registro de inventario
Este costo está dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de unidades
compradas por su precio unitario. Cuando un artículo es fabricado total o parcialmente
por la propia empresa, la determinación de su costo ya no resulta tan simple, es preciso
entonces hacer uso de métodos o criterios contables para la determinación del costo.
Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos, ya sean de
tramitación, preparación de la orden de compra, transporte, recepción descarga, etc.
Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el volumen del pedido se
reduce el costo unitario por este concepto.
Costo de Posesión del Inventario.
La posesión del inventario origina una serie de gastos, algunos de ellos aparentemente
poco significativos, quizá debido a ello, el costo de posesión del inventario haya sido
siempre no muy conocido y a veces hasta olvidado por los analistas. Entre los conceptos
de costo que son motivados por la posesión del inventario se citan los siguientes:
Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar adecuado para protegerlo y
guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este concepto debe aplicársele al
inventario correspondiente.
Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daños que puedan sufrir a
consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido a lo cual, hay que
pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado de las existencias.
Costos de Almacenamiento.
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales se denomina costos
de existencias; los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en
existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el
tiempo de permanencia, tanto mayores serán los costos de existencias.
El costo de existencias (CE) es la suma de los costos: el costo de almacenamiento (CA)
y el costo de período (CP).
a. Costo de Almacenamiento:
CA = Q/2x Tx Px I
Donde:
T = Tiempo de almacenamiento.
Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el
tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega,
seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte
fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente
utilizar una formula más amplia – la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la
suma de las siguientes tasas (tasas expresadas en porcentaje):
Ta = 100 x Ax Ca/ C x P
Donde:
TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te
Donde:
TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te
INVENTARIO DE SEGURIDAD
Expresión usada en el contexto de la administración,
organización de la Empresa, negocios y gestión.
Denominado también "colchón de seguridad" es la cantidad de inventarios que
se deben tener en existencia para absorber fluctuaciones al azar en
la Demanda o la utilización durante el Tiempo que transcurre entre la colocación
del pedido y su recepción en bodegas.
La determinación del tamaño más apropiado para el colchón de seguridad
incluye un Equilibrio entre el Costo de quedar probablemente sin existencias, y
el Costo de mantener un colchón de seguridad suficiente, como para evitar esta
probabilidad.
Modelos de Inventarios
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1. a) Abastecimientos
2. b) Materiales
3. c) En proceso
4. d) Bienes terminados
Características.
Una vez establecido el intervalo del pedido y conocidas las fechas de las
revisiones de los inventarios, no es necesario que se vigile el nivel del
inventario hasta la siguiente inspección. Entre estas revisiones, se
combinan las incertidumbres de la demanda como del plazo de entrega
para ofrecer a este sistema un riesgo mayor de faltantes de almacén que
en el caso del sistema de cantidades de pedido fijo. Sin una revisión
perpetua de los niveles de inventario, faltantes pueden ocurrir en los
sistemas de periodo fijo de pedido, prácticamente en cualquier momento.
El sistema de periodo fijo de pedido requiere por lo tanto de una
existencia de seguridad más grande para hacer frente a este mayor
riesgo de faltantes.
Espero que este blog haya sido de tu agrado y te recuerdo que debes
profundizar todos los aspectos que vayamos estudiando ya que estos son
de suma importancia para temas posteriores, si tienes un interés extra
por algo de lo analizado, puedes profundizar revisando las siguientes
fuentes de información.