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En effet, les pré-requis de la démarche projet sont, entre autres, la définition des
motivations de son adoption, la vérification de son adaptation à l’activité et aux
orientations stratégiques de l’entreprise, une vision claire de ce que pourront être ses
bénéfices à court et à long terme, son efficacité par rapport à d’autres modes
organisationnels. Tous ces préalables sont du ressort de la direction générale qui
doit se proposer comme le « porte-drapeau » de cette nouvelle culture. Autrement,
l’entreprise court le risque à ce que le mot maître soit l’improvisation doublée de
surcoûts et retards cachés ainsi que d’une faible implication des acteurs.
Un autre piège à éviter est la réduction du management par projet (MPP) à une mise
en œuvre des procédures. En effet, certaines entreprises, recherchant des résultats
immédiats puisque soumises à des impératifs de performance, font appel à des
recettes toutes faites. Ce faisant, elles s’éloignent de la philosophie même du MPP et
tendent vers une nouvelle bureaucratie se focalisant sur la conduite du projet.
En adoptant une démarche projet, l’entreprise ne doit pas rompre avec les métiers
et négliger la capitalisation de leurs savoirs. Elle doit construire un « fonds commun »
de connaissances et de savoir-faire et le diffuser progressivement à une part de plus
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en plus importante du personnel. Faute de quoi, elle court les risques de la fuite des
compétences avec des éventuels départs d’individus détenteurs de compétences
ainsi que la parcellisation des savoirs métiers.
Penser projet, c’est d’abord changer la manière de penser d’avant projet, c’est
l’abandon des individualités au profit du groupe, c’est l’adoption d’une vision
dynamique et prospective de l’entreprise, c’est opter pour la souplesse, l’adaptabilité,
l’ouverture au lieu de la rigidité.
Du côté des rémunérations, et en dépit des problèmes que ça peut créer vis-à-vis
des personnels qui restent affectés aux structures fonctionnelles, l’entreprise doit
prévoir des rémunérations spécifiques pour les membres des équipes projets afin
d’éviter leur démobilisation et conséquemment la mise en danger de la pérennité de
la démarche.
En gros, la démarche projet est une transformation qui ne se déroule pas en une
seule itération. C’est un processus dynamique et évolutif. Le plus important est de la
réussir quitte même à ce que ça soit avec un peu plus de temps.
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2. Le chef de projet : un intrapreneur
2.1 Le chef de projet, symbole et acteur majeur de la démarche projet
Outre la responsabilité de la conduite du projet, le chef de projet joue un rôle de
liaison entre la direction générale, les membres de l’équipe projet et les directions
fonctionnelles. Il aura à rendre des comptes en cas de non atteinte des objectifs et à
fortiori en cas d’échec du projet.
Souvent, le rôle du chef de projet est mal défini. Ceci se manifeste dans plusieurs
cas de figure. Il arrive que le chef de projet soit rattaché à sa structure métier
d’origine de par que l’organisation n’arrive pas à se détacher de la hiérarchie
traditionnelle ou refuse d’affronter et de gérer la remise en cause des pouvoirs
traditionnels. Dans d’autre cas, on assiste à un partage de responsabilités mal défini
par rapport au comité de pilotage relativement aux objectifs et enjeux du projet.
La vision approximative du rôle du chef de projet peut se traduire par : une incapacité
de ce dernier de conduire correctement son projet puisque ne disposant pas de
marge de manœuvre suffisante ; un manque de communication avec le comité de
pilotage ce qui influence négativement le degré de maîtrise de la direction sur les
différents projets engagés.
Par ailleurs, l’accumulation des expériences négatives vécues par les chefs de projet
mènera à long terme au rejet de la démarche.
En effet, gérer un projet c’est gérer à la fois des ressources humaines, matérielles et
financières. On citera, entre autres qualités, les capacités d’animation, de
coordination et de communication ; le leadership, le charisme et la crédibilité; la
connaissance du métier de l’entreprise ; la capacité de comprendre et d’accepter les
limites de sa fonction, etc.
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ce dernier à faire vivre l’équipe, condition sine qua non de la réussite de la
démarche.
Le manque de lucidité quant aux enjeux réels du MPP pousse des fois à un
encadrement excessif de la mission du chef de projet à travers notamment des outils
de contrôle dont on ne connaît pas le vrai rôle. Ces outils se voient assignées
comme fonction la maîtrise du temps alors qu’ils sont supposés des outils de
reporting.
Les fameux jeux de pouvoir font des fois à ce que l’on ne dote pas le chef de projet
des moyens de manager son équipe.
Ainsi, dans de nombreuses entreprises, les membres de l’équipe projet restent
rattachés à leur structure métier. Ce rattachement remet en cause la légitimité du
chef de projet et le prive des moyens d’action d’un vrai manager, se traduit
corollairement par l’absence de règles d’entrée et de sortie des membres de l’équipe,
perturbe la vie du projet puisqu’il donne naissance à des négociations permanentes
entre les responsables hiérarchique et le chef de projet et constitue un frein au
développement de l’esprit d’équipe. Or cet esprit est une condition nécessaire de la
réussite d’un projet.
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3. Constitution et fonctionnement de l’équipe : fédérer et responsabiliser
La transversalité, une des dimensions clés du MPP, repose sur la notion d’équipe. La
réussite de la démarche reposera, entre autres, sur la complémentarité des
compétences des individus formant l’équipe.
Une autre conséquence néfaste des carences pourrait être des erreurs de
conception au niveau des produits. Ces erreurs coûteraient cher à l’entreprise : si
l’on s’en aperçoit au moment des tests, la modification est coûteuse, par contre si
l’erreur n’apparaît qu’une fois le produit mis sur le marché, la pérennité de
l’entreprise pourra être remise en question.
L’autonomie limitée, du chef de projet rattaché à une structure métier, ne lui permet
pas d’obtenir une allocation stable des ressources sur son projet. Ceci risque de
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remettre en péril la pérennité du projet.
Par ailleurs, l’absence d’une vision d’ensemble sur les projets de l’entreprise fait que
l’entreprise, et chacun de ses départements, programment trop souvent d’activités ou
de projets en parallèle. Un trop grand nombre de projets en parallèle nuit à la
concentration des personnels.
Le rôle du chef de projet est clé en matière de communication. Il doit être le « chef
d’orchestre » en termes de mobilisation des membres de l’équipe et garant de
l’efficacité. Or, il existe souvent des obstacles qui l’empêchent de jouer ce rôle bien
comme il se doit.
Les réunions constituent un des outils de la communication les plus rencontrés dans
les entreprises. Dans ce sens, rares sont les entreprises qui n’ont pas vécu le
phénomène de la « réunionnite ». Le timing et la fréquence sont souvent inadaptés.
Or, il arrive qu’un rendez-vous téléphonique ou la téléconférence permette de
remplacer une réunion tout en permettant aux acteurs de se focaliser sur des tâches
plus importantes.
Aussi multiples que soient les outils de la communication adoptés par l’entreprise, ils
doivent permettre une communication tournée vers l’action et non pas vers la
justification.
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3.3 Qui dit engagement dit aussi stress et motivation
Qu’est ce que l’on attend d’une équipe projet ? C’est l’atteinte de certains objectifs
économiques. La motivation d’une équipe projet passe inévitablement et en premier
lieu par la compréhension de ces objectifs par les membres de l’équipe. Abstraction
faite de la solution technique retenue, ce qui est important c’est le respect des délais
et des coûts et de la qualité exigée.
Une rémunération spécifique pour les membres de l’équipe constitue un autre facteur
de motivation à ne pas négliger.
Le plan projet : Tout en respectant les étapes clés et les jalons déterminés par le
guide, il précise la définition spécifique de chaque projet. Naturellement, il définit la
planification des étapes et les ressources que l’on va affecter à chacune d’elles.
Dans sa phase initiale, il constitue une sorte de contrat vis-à-vis de la direction
générale. Au cours du déroulement du projet, il présente une décomposition détaillée
des tâches participant à chacune des étapes, et les responsabilités au sein de
l’équipe.
Les plans d’actions : complément au plan projet, ils identifient les actions précises
à réaliser, généralement à court terme, pour achever les tâches inscrites au plan. Ils
permettent au chef de projet le dosage de délégation et de contrôle en fonction de
l’autonomie individuelle de chacun des membres de l’équipe.
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régulièrement.
Une première condition est l’association des praticiens projet à la mise au point de
ces outils. Or, souvent cette mission est confiée à des experts qui produisent des
guides que les praticiens n’arrivent pas toujours à digérer.
Par ailleurs, ces instruments doivent être conçus en premier lieu pour des fins d’aide
à la décision. Ils doivent être orientés action et non pas justification.
Le planning du projet définit d’une manière simultanée les tâches à exécuter, les
échéances des différentes tâches et donc des objectifs de délais, et les ressources.
Depuis leur émergence au début des années 1960, les outils de « gestion
opérationnelle du temps » ont été améliorés d’une manière remarquable. Ils reposent
sur deux méthodes équivalentes : le PERT et la méthode potentiel-tâches.
Plusieurs logiciels sont disponibles sur le marché, et qui permettent la définition d’un
projet à travers la prise en considération des tâches, de ressources et des
contraintes d’antériorité entre les différentes tâches.
Ceci dit, la masse d’informations à « saisir » et la complexité des relations entre les
tâches limitent la portée opérationnelle de ces outils qui se trouvent centrés
davantage sur l’identification des problèmes que plutôt sur leurs causes. De ce fait,
la maîtrise du projet passe par l’identification des liens entre cette activité de
programmation et les notions de responsabilisation et de délégations. On se dit
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toujours, « il doit être possible d’atteindre tel objectif global avec tels moyens ». Il
appartient au chef de projet et à son équipage de relever le défi.
A force de vouloir apporter une grande précision aux tâches, on risque d’ankyloser le
projet. Le bons sens voudrait à ce que ce soient les objectifs qui définissent la
structure du plan projet, mais dans ce cas, c’est le plan qui impose sa logique propre.
Ce faisant, il prive les acteurs de leur autonomie, voire les déresponsabilise. Or,
l’autonomie et la responsabilité sont deux importants piliers du MPP.
Une des options possibles pour une entreprise est l’organisation en plateau. Elle
présente plusieurs avantages. Elle favorise le sentiment d’appartenance à l’équipe,
facilite la communication entre ses membres, brise les anciennes barrières entre
services fonctionnels, facilite le contrôle des comportements des membres de
l’équipe (surtout si l’entreprise envisage des rémunérations spécifiques dans le cadre
des projets).
L’organisation en plateau présente aussi des limites. Elle peut engendrer une
coupure avec les structures métiers et un isolement de l’équipe projet avec tous les
risques que ça englobe. Elle se heurte également à des limites physiques : la
dimension des équipes très importantes divisées en sous groupes, les localisations
géographiques de ces groupes…
Par ailleurs, le choix d’une organisation matérielle adaptée doit être accompagné
d’une réflexion sur les locaux. Le projet était limité dans le temps, l’architecture de
ces derniers doit être facilement malléable.
L’absence d’une telle réflexion pourra créer des dysfonctionnements à caractère
répétitif pouvant remettre en cause l’atteinte des objectifs assignés au projet.
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5. Les instruments du MPP : les nouvelles technologies au cœur du
dispositif
Un partage plus réussi des moyens de fabrication entre ses différentes lignes
produits.
Ceci dit, il faut savoir maîtriser la technologie et en faire une source d’avantage
concurrentiel. Or, L’observation de la réalité des entreprises montre que certaines
d’entre elles laissent se développer une certaine anarchie technologique. Une des
causes de cette anarchie reste un accompagnement insuffisant des équipes
opérationnelles. Ces dernières ne disposent pas nécessairement de temps suffisant
pour mener, a priori, des réflexions indispensables pour bien intégrer les
technologies dans leurs méthodes de travail.
Le moyen le plus adéquat par échapper à cette anarchie est d’avoir une vision
doublée d’un pragmatisme. Ceci passe par la définition des apports attendus des
technologies.
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