Sunteți pe pagina 1din 189

Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Aplicaţia

CID

Circuitul intern al documentelor

Mediu informatic integrat pentru managementul


circulației documentelor

Manual de utilizare
Manual de utilizare - CID -

Cuprins
Prezentare generală ........................................................................................................ 4
Licenţiere ...................................................................................................................... 7
Instrucţiuni de instalare
Introducere ................................................................................................................. 8
Cerinţe minime de sistem............................................................................................. 9
Server ........................................................................................................................ 10
Configurare ................................................................................................................. 11
Descriere funcţională
Autentificare ............................................................................................................... 12
Descriere generala ...................................................................................................... 13
Adaugă document ....................................................................................................... 16
Adaugă din oficiu intern ............................................................................................... 24
Adaugă din oficiu extern .............................................................................................. 26
Adaugă din email ........................................................................................................ 31
Adauga cereri urbanism ............................................................................................... 32
Documente în lucru
Registru .................................................................................................................. 38
Detaliu document .................................................................................................... 43
Modificare document ............................................................................................... 55
Documente de expediat
Registru .................................................................................................................. 56
Detaliu expediere .................................................................................................... 58
Documente urgente ..................................................................................................... 63
Documente expirate .................................................................................................... 65
Afişează registru.......................................................................................................... 67
Căutare
Criterii .................................................................................................................... 69
Rezultatul căutării .................................................................................................... 71
Borderou/Opis ............................................................................................................. 72
Borderou de expediţie ................................................................................................. 76
Istoric borderouri ........................................................................................................ 79
Evidenţă retur ............................................................................................................. 81
Borderou retur ............................................................................................................ 82
Rapoarte
Introducere ............................................................................................................. 84
RG. Raport generic .................................................................................................. 85
R1. Modul de rezolvare al documentelor pe directii .................................................... 87
R2. Modul de rezolvare al documentelor pe operatori ................................................ 89
R3. Raport inregistrari documente (la Registratura si CIC) ......................................... 91
R4. Documente intrate la un anumit nivel din organigrama ........................................ 96
R5. Modul de rezolvare al documentelor in functie de tipul actului .............................. 98
R6. Documente neoperate aflate la un nivel din organigrama ..................................... 100
R7. Documente operate si neoperate aflate la un nivel din organigrama ..................... 102
R8. Documente expirate aflate la un nivel din organigrama ........................................ 104
R9. Numar documente primite de un nivel din organigrama ....................................... 106
1 of 189
Manual de utilizare - CID -
R10. Inregistrari documente de un anumit tip ........................................................... 108
R11. Situatie solicitari documente in functie de tipul actului ....................................... 111
R12. Scadentar pe un anumit departament cu subdepartamente ................................ 113
R13. Raport documente inregistrate (primite) la un anumit utilizator intr-o anumita
perioada ................................................................................................................. 114
R14. Raport documente aflate in operare la un anumit utilizator in ziua curenta .......... 115
R15. Raport documente trimise la semnat ................................................................. 116
R16. Situatie inregistrari documente pentru un anumit serviciu .................................. 117
R17. Situatie documente care au trecut pe la un anumit serviciu ................................ 119
R18. Flux automat documente.................................................................................. 121
R19. Reavizari persoane .......................................................................................... 122
R20. Persoane pe tip act .......................................................................................... 123
R21. Intrări-ieșiri ..................................................................................................... 127
R22. Modul de rezolvare al documentelor pe direcții (apariție unică a unui document) . 129
R23. Documente inregistrate de catre un departament .............................................. 131
R24. Documente expirate aflate in operare la un nivel din organigrama ...................... 132
R25. Starea documentelor........................................................................................ 134
R26. Registru intrari/iesiri ........................................................................................ 136
R27. Inregistrari amenzi........................................................................................... 137
R28. Documente expirate provenite din ePetitii ......................................................... 139
Statistica
S1. Media pe luna a intrarilor ............................................................................... 140
S2. Documente cu termenul de rezolvare depasit .................................................. 141
S3. Intrari pe tipuri de documente ........................................................................ 143
S4. Evidenta documentelor expediate ................................................................... 145
S5. Total plicuri ................................................................................................... 147
S6. Total retururi ................................................................................................. 149
S7. Total borderouri retur .................................................................................... 151
S8. Situatie Adrese Cereri ................................................................................... 152
S9. Situatie termen raspuns ................................................................................. 154
S10. Total retururi pe utilizator ........................................................................... 156
S11. Evidenta expedieri ....................................................................................... 158
S12. Evidenta retururi .......................................................................................... 159
S13. Numar documente din ImpoTax si Registrul agricol ........................................ 161
S14. Numar SMS-uri trimise pe user ..................................................................... 162
Statistici management
Introducere ......................................................................................................... 163
M1. Circulatia documentelor pentru un anumit departament .................................. 164
M2. Documente operate de catre un anumit utilizator ............................................ 166
M3. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator ....................................... 167
M4. Documente operate de catre un anumit utilizator pe luni ................................. 168
M5. Documente care au trecut pe la un anumit utilizator pe luni............................. 170
M6. Durata de operare a documentelor ................................................................. 172
M7. Solicitari pe departamente ............................................................................. 174
M8. Analiza timpilor ............................................................................................. 176
Cereri online inregistrare persoane ............................................................................... 178
Cereri online ............................................................................................................... 180
Arhiva email ................................................................................................................ 182
Suport tehnic .................................................................................................................. 183
Manual PDF .................................................................................................................... 184
Exemple de utilizare ........................................................................................................ 185
2 of 189
Manual de utilizare - CID -
Jurnalul versiunilor .......................................................................................................... 186
Tutoriale ......................................................................................................................... 187

3 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Prezentare generală
Introducere

Scopul sistemului informatic CID este de a asigura un mediu informatic integrat


pentru managementul circulației documentelor în cadrul unei instituții.

Sistemul informatic de management al circulației gestionează documente cu caracter


intern, documente cu caracter extern, precum și documente venite din exterior. Aplicația
conține unul sau mai multe registre unde se înregistrează toate documentele.
Sistemul informatic este in concordanţă cu prevederile din:
- Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 cu modificarile și completările ulterioare
- Instructiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.
- Ordonanţa Guvernului nr. 27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activității
de soluționare a petițiilor cu modificările ulterioare.
- LEGEA Nr. 544 din 12 octombrie 2001 privind liberul acces la informaţiile de
interes public cu modificările ulterioare.
Sistemul este implementat în tehnologie web putând fi accesat dintr-un browser în
rețeaua proprie a instituției. Funcționează în rețea și folosește o bază de date unică; pe
post de server de baze de date folosește un server MySQL, iar ca server http, serverul
Apache. Prin urmare este disponibil 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână.

Programul este structurat pe doua module: Circulația și Administrare.

Oricare dintre modulele sistemului poate fi accesat doar pe baza de user (utilizator)
și parola. Interfața cu utilizatorul este intuitivă și foarte prietenoasă permițând o navigare
facilă în cadrul și între modulele sistemului.

Caracteristici

Sistemul informatic CID este un program complex pentru urmărirea documentelor în


cadrul unei instituții, și are următoarele caracteristici:
- abilitatea de a stoca și administra în mod eficient documente cu caracter local,
corespondență internă și externă, fax-uri, documente în format electronic,
documente inițiate de cetățeni, etc.
- definirea și procesarea documentelor pe bază de fluxuri informaționale prestabilite;
4 of 189
Manual de utilizare - CID -
- administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate;
- evidența completă a stadiului procesării unui anumit document.

Fluxuri de documente:
- permite procesări în paralel ale documentelor;
- oferă posibilitatea alegerii de destinații diferite pentru documente;
- păstrarea istoricului unui flux.

Urmărirea documentelor:
- posibilitatea atașării documentelor din diferite medii: fax, e-mail, hârtie,
videoconferință, format electronic, audio;
- vizualizarea în orice moment a stadiului prelucrării unui document;
- istoricul documentelor intrate;
- lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de
operatori.

Arhivarea documentelor:
- stocarea documentelor pe un server de repository, în afara bazei de date;
- salvarea și realizarea automată a copiilor de siguranță, a spațiilor de stocare a
documentelor;
- posibilitatea căutării documentelor în arhivă, din orice perioadă, după criterii definite
de utilizator.

Interfața:
- informarea cu privire la documentele înregistrate într-un mod simplu și intuitiv.

Funcționalități:
- realizarea fluxurilor specifice de documente din cadrul administrației;
- parametrizabil și configurabil (schimbarea fluxurilor de documente, a destinației,
vizibilitatea diferită a unui document pentru diferiți utilizatori, etc)
- interfață simplă, intuitivă;
- modalități de căutare diverse prin criterii definite de utilizatori;
- accesibilitate prin intermediul unui browser web;
- nivel de securitate ridicat pentru împiedicarea accesului neautorizat.

Schema generală / dataflow

5 of 189
Manual de utilizare - CID -

6 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Licenţiere
Pentru a obţine o licenţă de utilizare a aplicaţiei, contactaţi-ne.

430094 Baia Mare, Maramureş, România,


str. Magnoliei, nr. 5

Telefon:
Romtelecom: 0262-227.843
RDS: 0362-801.083 0362-801.084

Fax: 0262-219.252

office@indecosoft.ro
vanzari@indecosoft.ro

7 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Instrucţiuni de instalare > Introducere
Sistemul pe care va fi instalată aplicaţia va trebui sa aibă un server pe care se vor
instala Apache, php și Mysql.

Modulul de administrare și aplicaţia vor rula în browser.

8 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Instrucţiuni de instalare > Cerinţe minime de sistem
Un calculator (server) care să găzduiască următoarele (versiuni minime):
- serverul Apache 2.2.8 cu suport php 5.2.5
- serverul Mysql 5.

Unul sau mai multe calculatoare ca stații de lucru pentru modulul de administrare şi CID.
- Adobe Reader, v8 sau v9.

Modulul de administrare şi modulul de circulaţie (CID) vor rula pe browser (IE, Chrome,
Mozila, Opera, Safari și Edge). Facilităţile suplimentare adăugate (add-ons) pot influenţa în
mod negativ performanţele.

Calculatoarele trebuie să aibă sistem de operare Windows XP sau Windows 7.

9 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Instrucţiuni de instalare > Server
Pe server se instalează:

1. kitul XAMPP v1.6.6:


a. serverul Apache cu suport php
b. serverul MySql. Se poate instala un sistem MySql 5.1.50 in loc de MySql 5.0.51
din xampp care atunci trebuie inhibat. Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini
trebuie adăugată în secțiunea [mysqld] după port, pe o linie nouă
comanda federated

2. se copiază sistemul în subdirectorul xampp\htdocs.

3. se copiază baza de date în xampp\mysql\data\ sau in directorul data din instalarea


MySql 5.1.50.

4. se instalează Report creator

5. Pe statii se instalează Acrobat Reader, minim v8

6. în xampp\htdocs\cid\class\dbparam.ini se seteaza parametrii de conexiune.

10 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Instrucţiuni de instalare > Configurare
Configurarea aplicaţiei este descrisă în detaliu în modulul de administrare.

11 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Autentificare
Pentru a intra în modulul de urbanism utilizatorul trebuie să se autentifice, adică să
introducă Utilizatorul şi Parola date de către Administratorul sistemului.
Dacă în administrare aplicația este configurată să lucreze cu mai multe registre (în
configurari comune se bifează opțiunea 12.Registre multiple), atunci se afișează și lista
registrelor definite din care utilizatorul alege registrul pe care va lucra.
În aplicație, pe fiecare pagină se afișează prefixul și numele registrului selectat.
Schimbarea registrului se poate face doar la intrarea in aplicație, la autentificare.
Tot ceea ce ține de registratură: înregistrare, trimitere, operare, căutare, rapoarte și chiar
acțiunile din administrare care țin de registratură se execută pe registrul curent selectat.
Odată introduse aceste date utilizatorul are acces la facilităţile programului.

12 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Descriere generala
Ecranul este împărţit în trei zone:
1. coloana din stânga - numele instituţiei, meniul aplicaţiei, utilizatorul autentificat,
data şi ora serverului. Utilizatorul poate să iși schimbe parola cu clic pe butonul
Schimbare parola. Elementele de meniu sunt enumerate în cuprinsul acestui
document şi sunt detaliate fiecare, fie cu clic din cuprins fie cu clic pe butonul Ajutor
din aplicaţie.
Observatie: In funcţie de drepturile setate în modulul de
administrare-utilizatori-grupuri, accesul la unele funcţiuni poate să nu fie
permis şi atunci elementele de meniu corespunzătoare lipsesc.

2. zona centrală unde se afişează toate informaţiile în timpul funcţionarii aplicaţiei.

3. bara de sus - denumirea şi versiunea aplicaţiei şi a bazelor de date şi legătura cu


celelalte module: Informaţii, Urbanism, Administrare, Ajutor

 Informaţii - permite configurarea unor informaţii suplimentare specifice


instituţiei.

 Urbanism - activarea aplicaţiei Urbanism, apare doar dacă din modulul de


Administrare s-a configurat aplicaţia sa cuprindă şi acest modul (în
Configurare sa fie bifată opţiunea "Urbanism legat de CID"). Modul de operare
al acestui modul este descris în meniul propriu de "Ajutor".

 Administrare - activarea modulului de Administrare. Apare doar dacă


utilizatorul autentificat are drepturi de administrare setate din modulul de
administrare. Modul de operare al acestui modul este descris în meniul propriu
de "Ajutor".

 Ajutor - permite afişarea acestor instrucţiuni de operare.

INFORMAŢII

Aceasta opţiune permite configurarea unor informaţii suplimentare specifice


instituţiei (Acte necesare pe fiecare departament din organigrama, datele de pe fluturaşul
informativ etc.).

În stânga apare meniul cu doua elemente: Acte necesare şi Fluturaş informativ

13 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Acte necesare pentru fiecare departamentul/subdepartament.
Se selectează departamentul/subdepartamentul cu clic pe numele lui.
în cazul în care exista deja documente introduse, în partea de sus apare lista acestor
documente.
Cu clic pe un document din lista documentelor existente cursorul se poziţionează pe
acel document care este vizualizat. La fiecare document existent apar următoarele
simboluri:

 sus - revenire la începutul paginii

 editare - se deschide o noua fereastra similară cu cea de la Adăugare


document. Modul de operare este descris imediat mai jos.

 ştergere - se poate anula (Cancel) sau confirma (OK) eliminarea


documentului.

 tipărire - se deschide o noua fereastra cu documentul pregătit pentru


tipărire folosind meniul File/Print din browser.

 descărcare document (download).

Cu butonul Adăugare se poate adăuga un document. Se deschide o fereastra unde


se completează informaţiile pentru noul document:

 Titlu - numele documentului.

 Detaliu - descrierea documentului. Se foloseşte un editor HTML cu funcţii


similare celor ale unui editor de tip Word, respectiv: culori font, fundal,
formatări, alinieri etc.

 Cerere tip - numele fişierului care conţine cererea tip care se poate descărca.

 Unde se depun - numele departamentului/subdepartamentului.

 Program cu publicul - orarul de lucru cu publicul. Se foloseşte acelaşi editor


ca mai sus, la Detaliu.

La sfârşit se da clic pe butonul Salvare pentru memorarea informaţiilor introduse


sau Renunţare pentru abandonarea operaţiunii.

14 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Fluturaş informativ - Din modulul de administrare dacă este bifată opţiunea "Tip
act sunt legate de departament" atunci prin trecerea mouse-ului peste
departamente/subdepartamente se va afişa lista documentelor aparţinătoare
acestora. Clic pe un document va deschide o fereastra cu bonul ataşat documentului.
Acesta se poate lista din browser folosind meniul File/Print.

15 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Adaugă document
Această opţiune se foloseşte pentru înregistrarea unui document în registrul general
al instituţiei.

Navigarea între câmpuri se face folosind tasta "Tab" pentru următorul câmp,
respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un
anume câmp.

Este obligatorie selectarea unui solicitant (solicitantul principal, în partea stângă).


Există însă și opțiunea selectării unuia sau a mai multor solicitanți secundari (în
partea dreapta), persoane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt
cu solicitantul principal, respectiv ”și”, ”prin”, ”în numele”, "reprezentat de".
Cu clic pe ”adaugă solicitant” se adaugă solicitantul secundar selectat.
Cu clic pe din fața unui solicitant secundar deja adăugat el se poate șterge.

 Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ;

 Data act ext. - reprezintă data la care a fost înregistrat actul extern.
Acest câmp apare doar dacă în Administrare / Configurare se bifează opţiunea "6.
Data act extern se introduce separat de număr"

 Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul solicitantului.

 Solicitant - persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI. Exista doua
variante de lucru configurabile din modulul administrare, una dacă NU se bifează "3.
Solicitant se alege dintr-un nomenclator" caz în care datele solicitantului se introduc
simplu în câmpurile corespunzătoare.
În varianta cu opţiunea bifată, apar butoanele, Alege pentru a caută în nomenclator,
Modifica pentru a modifica datele persoanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI
nu exista în nomenclator.
Cu clic pe butonul Alege se deschide o listă cu persoanele sau firmele care conţin
în CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris.
În aceasta fereastra se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,
Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce
lista afişată din nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset
filtru şterge toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De
asemenea se pot ordona persoanele fizice cât şi cele juridice după următoarele

16 of 189
Manual de utilizare - CID -
criterii: Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în
partea de jos se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea
simbolurile << (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina
următoare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rând din tabel poate fi modificat cu clic pe
simbolul corespunzător.
De asemenea se poate selecta afișarea persoanelor care au CNP/CUI valid, invalid
sau toate.

 pentru o persoană fizică se va completa CNP (cod numeric personal) obligatoriu 13


cifre. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare persoane
fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane fizice folosind butonul Adaugă,
apoi se completează datele persoanei fizice după cum urmează:

o CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este
eronat şi nu se poate obţine CNP-ul corect, se poate şterge complet acest
câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatorul doreşte acest lucru.

o Nume, Prenume

o Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).

o Tip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj,
Apartament.

o Observație adresă

o Telefon, Email.

o Serie CI, Număr CI.

o Ocupatia

o Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Tip localitate, Localitate,


Sector etc.).

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

 pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic

17 of 189
Manual de utilizare - CID -
de identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI
se poate completa cu textul "RO" (plătitor de TVA)., neobligatoriu. Dacă se
completează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate,
strada şi adresa se vor completa automat. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup
cu dreptul ”57 Adaugare persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi
persoane folosind butonul Adaugă, apoi se completează datele persoanei după cum
urmează:

o Denumire.

o Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).

o Tip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj,
Apartament.

o Observație adresă

o Telefon, Email.

o Datele pentru corespondenţă (Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate,


Sector etc.)

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

La persoanele juridice s-a introdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de


lucru) componente. De exemplu un minister poate avea mai multe direcții, o firma mai
multe puncte de lucru, o banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale,
puncte de lucru) aparținătoare de persoana juridică selectată sunt astfel văzute ca și
solicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de
lucru) se poate face din administrare sau la adăugare document.
Se selectează persoana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se poate adăuga o
nouă direcție cu clic pe butonul adaugă din nomenclatorul de direcții. Adăugarea este
validată cu bifa 60 Adaugare persoane fizice și juridice din administrare-utilizatori-grupuri.

Observație 1: Dacă CNP-ul/CUI/-ul este valid aceasta nu se va mai putea


modifica.
Observație 2: Numele/prenumele sau denumirea în cazul persoanelor juridice
nu se va mai putea modifica numai de către Administrator.
Observație 3: Tipul de arteră se va completa automat în momentul în care se
18 of 189
Manual de utilizare - CID -
alege strada cu tipul de artera asociat strazii selectate. Asocierea se face din
Administrare.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

 Verifica restante - clic pe acest buton pentru verificarea restanţelor persoanei fizice
sau juridice introduse. Verificarea se face în aplicaţia ePay (legătura este definită în
modulul de administrare-configurari comune 11. ePay URL).
Răspunsuri posibile:
- Eroare conexiune server ePay - nu este configurată conexiunea
- Aceasta persoana nu exista in impozite - persoana fizică sau juridică nu este
înregistrată în aplicaţia ePay
- Aceasta persoana nu are restante
- Aceasta persoana are restante

 adresa de amplasament - din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "5.


Adresa de amplasament pentru Urbanism se poate introduce la Adăugare document"
şi atunci aceasta se poate completa din adresa solicitantului printr-un simplu clic pe
butonul Completează din adresă solicitant sau poate fi completată manual. Din
modulul administrare se poate bifa opţiunea "4. La adresa apare şi ţara
solicitantului".

 serviciul Dacă în modulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de
departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată opţiunea atunci se alege din
lista departamentelor existente:

o dacă se introduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului dorit,
apoi tasta "Page Down", vor apare în listă doar tipurile de acte care încep cu
literele respective;

o dacă se introduce tasta "spaţiu", apoi "Page Down" va apărea o listă cu toate
tipurile de acte existente în baza de date din care se poate alege tipul dorit;

o exista opţiunea de a selecta şi subordonatele serviciului ales (dacă acestea


exista).

 tip act/Problema - nume de câmp configurabil în modulul administrare


16.Denumire Tip act(Problema/Tip act). Dacă în modulul administrare este bifată
opţiunea "7. Tip act sunt legate de departament" atunci este obligatorie alegerea
intâi a serviciului/departamentului şi apoi Tip act/Problema. Dacă opţiunea nu este

19 of 189
Manual de utilizare - CID -
bifată atunci se poate alege orice act de la oricare serviciu/departament. Dacă se
bifează "Şi subordonate" atunci lista documentelor conţine inclusiv lista
documentelor de la serviciile subordonate.
Dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa
adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de
arondare (în administrare-tip act/problema), atunci la clic pe butonul
Inregistreaza se afișează inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament.
Dacă tipul de arondare este cu trimitere, atunci se cere confirmarea trimiterii
documentului înregistrat la inspectorul arondat. Dacă aici nu se trimite documentul la
inspectorul arondat atunci se poate trimite documentul ulterior din fereastra Detaliu
document.

 cuprins act - dacă în modulul administrare se bifează opţiunea "8. Cuprins se


completează automat din tip-act" atunci se completează implicit la alegerea tipului
de act;

 Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valoarea setată în administrare pentru
tip act/problema ales.

 Mapa - se alege din listă. Apare doar dacă în administrare este bifată opțiunea 34.
Gruparea documentelor in mape. La Documente în lucru se poate face filtrarea
documentelor după o anumită mapă.

 CNP/CUI pentru regiuni din impozite - identificarea persoanei fizice sau juridice
la care se referă documentul din impozite. Astfel se stabileşte dacă persoana face
parte dintr-o anumita regiune, conform regulilor stabilite in aplicatia de impozite. În
cazul în care CNP/CUI - ul nu exista în BD impozite atunci documentul va fi fără
regiune.
Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini trebuie adăugată în secțiunea
[mysqld] după port, pe o linie nouă comanda federated

 Nume/Denumire pentru regiuni din impozite - numele/denumirea persoanei din


impozite;

 Dosar juridic numar si data - dacă este cazul

 Observaţii - informaţii suplimentare;

 Acte necesare - în funcţie de tip act se pot selecta prin bifare actele dintr-o lista de
acte generată automat. Aceasta lista de acte este gestionată în modulul de
administrare.

20 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Nr. file reprezintă numărul de file ale documentului înregistrat, actualizat automat la
bifarea acte necesare.

 Termen rez. - termenul (în zile) în care documentul trebuie să primească răspuns.
El se alege dintr-un combo, valorile care apar în acest combo pot fi setate din
modulul de administrare. 0 înseamnă ca documentul nu necesita răspuns.

 Termen impus - modifică termen de rezolvare, (numai scurtare nu prelungire), se


alege cu ajutorul unui calendar.

 Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex. Anul


documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele introduse
la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar conex se
adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate șterge
numărul din lista de conexe.
Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu
A.
După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic pe butonul
Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe un anume
document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

 Atasare fisier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -
posibilitatea de a ataşa un fişier de un document" și atunci atașarea unui fișier se
face cu ajutorul butonului browse;

o se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din noua fereastră deschisă, apoi


clic pe butonul open;

o pentru ataşarea mai multor fişiere se da clic pe butonul adauga;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul browse


corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a
păstra fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu
este deja completat un nume de fișier.

 scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit


utilizatorului sa scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere
scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau
dezactiva din modulul administrare configurare CID 14.Scanare acte direct din
aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea

21 of 189
Manual de utilizare - CID -
aflată sub butonul scanează mai multe pagini.
Dacă în modulul de administrare configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini
scanate" atunci la scanare de la Adauga document se afisează o fereastră cu
rezultatul conversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea conversiei
în text este necorespunzătoare se poate da clic pe butonul Sterge din partea de jos
a ferestrei pentru renunțarea la scanare.
În conținutul text al imaginii scanate se pot face căutări, din meniul
căutare: Cautare avansata Documentul contine (Cuprins).
Observație: calitatea conversiei în text depinde de pagina care se scanează:
contrast, font, aliniere etc.

 Pers. curentă - este afişat utilizatorul curent;

 salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează;

 dacă în modulul de administrare se bifează opţiunea "11. Apare la înregistrare


document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următor se
specifica numărul de documente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus , implicit 1.

* NOTA: Ţară, Judeţ, Tip localitate, localitate, tip strada, Nr. poştal, Bloc, Apart,
strada, tip act se completează astfel:
- implicit Ţară, judeţ şi localitate vor fi cele din care face parte instituţia.
- în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de
tasta "Page Down" va apare o listă derulantă cu toate judeţele existente în baza de
date de unde se poate alege judeţul dorit; dacă judeţul dorit nu există în listă se
poate introduce explicit în căsuţă
- căutarea unui judeţ se poate face şi scriind una sau mai multe litere din care este
compusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vor apărea
toate judeţele a căror denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de
jos vor apare judeţele a căror denumire conţin literele introduse în căsuţă.

Observaţie: după modificarea adresei unei persoane sau firme în nomenclator nu se


afişează automat adresa modificată în documentele persoanei respective. Pentru ca
modificarea din nomenclator să se facă şi în documente se intră pe modificare document.
Astfel se poate decide la care documente trebuie facută modificarea (de exemplu persoana
s-a mutat şi documentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche);

22 of 189
Manual de utilizare - CID -

23 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Adaugă din oficiu intern
Această opţiune permite înregistrarea documentelor care fac parte din oficiul intern,
adică documentele care sunt emise de instituţie pentru diferiţi utilizatori din aceeaşi
instituţie. Înregistrarea se face în registrul general.

 navigarea între câmpuri se face cu tasta "Tab" pentru următorul câmp, respectiv
Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un anume
câmp;

 Tip act/problema - se alege din lista (obligatoriu de completat);

 Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (obligatoriu de completat);

 Observaţii - informaţii suplimentare;

 Emitent - numele persoanei sau departamentului care emite documentul. El poate fi


schimbat cu ajutorul butonului Alege care va afişa organigrama instituţiei. Dacă în
fata denumirii unui departament apare semnul + înseamnă ca exista alte
departamente subordonate care pot fi vizualizate cu clic pe + Plimbând mouse-ul
peste denumirile departamentelor apar numele utilizatorilor care pot fi selectaţi cu
clic ca şi emitent ai actului.
Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama
se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la
căutare.

 Termen de rezolvare - numărul de zile în care documentul trebuie să primească


răspuns, implicit este 30 de zile dar se poate alege altă valoare. Valorile care apar în
lista combo pot fi setate din administrare;

 Termen impus - data până la care trebuie rezolvat documentul

 Ataşare fişier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -
posibilitatea de a ataşa un fişier la un document" şi atunci ataşarea unui fişier se
face cu ajutorul butonului browse;

 se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din noua fereastră deschisă, apoi


clic pe butonul open;

 pentru ataşarea mai multor fişiere se dă clic pe butonul mai multe fişiere;

Observatie: dacă există deja un fişier ataşat şi pe butonul browse


24 of 189
Manual de utilizare - CID -
corespunzător se alege un altul, atunci fişierul iniţial va fi înlocuit. Pentru a
păstra fişierele deja ataşate folosiţi butonul broswse în dreptul căruia nu
este deja completat un nume de fişier.

 Nr. file

 Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic,


împărţit pe trei grupe;

 Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex cu cel curent.


Anul documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele
introduse la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar
conex se adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate
șterge numărul din lista de conexe.
Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu
A.
După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic
pe butonul Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe
un anume document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

 Scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit


utilizatorului să scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere
scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau
dezactiva din meniul administrare 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul
permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul
scanează mai multe pagini.

 dacă în modulul de administrare se bifează opţiunea "11. Apare la înregistrare


document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următor se
specifica numărul de documente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus , implicit 1.

 salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează. Dacă în admin este pusă
bifa „41.Trimite automat documentele din oficiu intern/extern la emitent”,
documentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent.

25 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Adaugă din oficiu extern
Această opţiune permite înregistrarea documentelor care fac parte din oficiul extern,
adică documentele care sunt emise de instituţie pentru exterior, spre alte instituţii sau
persoane. Înregistrarea se face în registrul general.
Dacă se alege Adauga mai multe documente atunci există posibilitatea de a
înregistra mai multe conform unui fișier xls care conține o listă de CNP/CUI-uri. Se adaugă
câte un document pentru fiecare CNP/CUI din listă. Dacă CNP/CUI-ul nu este în
nomenclatorul de persoane atunci acesta se ignoră. Apoi se afișează lista cu CNP/CUI-urile
ignorate. După înregistrare se afișează numărul de documente adăugate.
Structura fișierului xls:
 fără nume de coloane;
 pe prima coloană CNP/CUI;
 pe a doua coloană este tipul: 1 sau 2. 1 - CNP pentru persoane fizice și 2 - CUI
pentru persoane juridice.

Observație: formatul coloanei CNP/CUI trebuie să fie de tip text.

Dacă se alege Adauga un singur document atunci se alege persoana din nomenclator
ca mai jos:

 Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul persoanei
pentru care se înregistrează documentul (adresantul).

 pentru persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI.


Cu clic pe butonul Alege se deschide lista cu persoanele sau firmele, cu clic pe
CNP/CUI se alege.
În aceasta fereastră se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,
Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada prin care se reduce lista afişată din
nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset filtru şterge
toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De asemenea se pot
ordona persoanele fizice cat şi cele juridice după următoarele criterii:
Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în partea
de jos se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea simbolurile
<< (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următoare) şi >>

(ultima pagina). Fiecare rand din tabel poate fi modificat cu clic pe .

 pentru o persoană fizică se va completa CNP (cod numeric personal) obligatoriu 13


26 of 189
Manual de utilizare - CID -
cifre. Se pot adăuga noi persoane fizice dacă grupul din care face parte utilizatorul
curent are dreptul de adăugare, folosind butonul Adaugă, apoi se completează
datele persoanei fizice după cum urmează:

 CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este
eronat şi nu se poate obţine CNP-ul corect, se poate şterge complet acest
câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatorul doreşte acest lucru.

 Nume, Prenume

 Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).

 Tip stradă, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Apartament.

 Observație adresă

 Telefon, Email.

 Serie CI, Număr CI.

 Ocupatia

 Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Localitate, Stradă etc.).

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

 pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic de
identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre; dacă se
completează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate,
strada şi adresa se vor completa automat. Se pot adăuga noi persoane juridice dacă
grupul din care face parte utilizatorul curent are dreptul de adăugare, folosind
butonul Adaugă, apoi se completează datele după cum urmează:

 Denumire.

 Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se


completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).

27 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Tip stradă, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Apartament.

 Observație adresă

 Telefon, Email.

 Serie CI, Număr CI.

 Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Localitate, Stradă etc.)

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

Observație: Dacă este completată strada corespondenta atunci adresa persoanei se


ia din Datele pentru corespondenţă, altfel se ia în considerare adresa din prima
parte.

 Adresant - persoana/firma căreia i se adresează. Se poate completa un CNP/CUI iar


apoi se da clic pe butonul Alege care va deschide o listă cu persoanele sau firmele
care conţin în CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris. De asemenea în lista de
persoane/firme se poate introduce un filtru pe CNP/CUI sau pe
denumire/nume-prenume sau se pot reseta filtrele. Persoanele/firmele din listă pot fi

modificate cu un simplu clic pe butonul . Ca să selectăm o anumită persoană se


dă clic pe CNP/CUI iar la adresant va fi completat CNP/CUI, adresa şi numele
persoanei/firmei.
Dacă se doreşte adăugarea unui adresant multiplu se poate folosi butonul Adaugă
mai mulţi adresanţi. Apare o lista cu adresanţii adăugaţi. Cu clic pe semnul din
stinga persoanei/firmei se poate elimina din lista un adresant.
La persoanele juridice ca adresanți se pot selecta direcții (sucursale, puncte de lucru)
dacă există. Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătoare de persoana
juridică selectată sunt astfel văzute ca și adresanți diferiți pe același CUI.
Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se poate face din
administrare.

 Tip act/problema - se alege tipul documentului din lista (obligatoriu de completat);

 Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (obligatoriu de completat);

 Observaţii - se scriu observaţiile dorite;

28 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Emitent - se poate alege din organigramă un alt utilizator decât cel curent, similar
cu Adaugă din oficiu intern.

 Termen rezolvare: se alege din lista. Valoarea se setează din modulul de


administrare dar poate fi modificată aici sau Termen impus: se completează
folosind calendarul.

 Ataşare fişier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -
posibilitatea de a ataşa un fişier la un document" şi atunci ataşarea unui fişier se
face cu ajutorul butonului browse;

 se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din noua fereastră deschisă, apoi


clic pe butonul open;

 pentru ataşarea mai multor fişiere se dă clic pe butonul mai multe fişiere;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul browse


corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a
păstra fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu
este deja completat un nume de fișier.

 Dosar juridic numar si data - dacă este cazul

 Număr file - numărul de file al documentului

 Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic,


împărţit pe trei grupe;

 Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex cu cel curent.


Anul documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele
introduse la număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar
conex se adauga documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate
șterge numărul din lista de conexe.
Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu
A.
După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic
pe butonul Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe
un anume document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

 Scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit


utilizatorului să scaneze unul sau mai multe documente, în funcţie de butonul ales.
Numărul total de fişiere scanate va apărea sub butoanele scanează. Opţiunea

29 of 189
Manual de utilizare - CID -
scanare se poate activa sau dezactiva din modulul de administrare bifa 14.Scanare
acte direct din aplicaţie. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate
bifa opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.

 Salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează. Dacă în admin este pusă
bifa „41.Trimite automat documentele din oficiu intern/extern la emitent”,
documentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent.
Dacă documentul nu se expediază direct la înregistrare, el va fi înregistrat ca fiind în
operare, să se poată trimite la alt utilizator.
Dacă în modulul de administrare se bifează opțiunea "11. Apare la
înregistrare document posibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul
următor se specifica numărul de documente înregistrate pe aceleași date de mai sus,
implicit 1.

30 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Adaugă din email
Aceasta opțiune se folosește pentru a adăuga documente din email.

Adrese email: - se alege din lista de adrese adăugate în admin ("email-uri primire
documente") de pe care se dorește adăugarea. Conținutul email-ului și fișierele se
pot vizualiza înainte de înregistrarea documentului cu clic pe cuprins respectiv pe fișier. Cu
clic pe "Adauga document" conținutul cuprinsului email-ului va fi preluat în "Cuprins Act".
Fișierele atașate vor fi adăugate. Cu clic pe se șterge emailul.
Observație: extensiile pentru fișierele care se pot vizualiza sunt aceleași cu
cele de la "Ataseaza", respectiv:
txt, png, jpg, tiff, doc, docx, pdf, ppt, pptx, xls, xlsx, odp, ods, odt, gif, tif, mp3, avi
, mov, wmv, mp4, rar, zip, 7z). Dacă fișierul are o extensie care nu se găsește în
lista de mai sus, va aparea cu roșu și nu se va putea vizualiza.
La operarea documentului se afișează o atenționare:
Atentie document inregistrat din E-mail, textul introdus la rubrica raspuns va fi expediat prin
e-mail la adresa ...
Textul introdus la rubrica răspuns va fi expediat prin email la adresa pe baza căreia
s-a adăugat documentul inclusiv fișierele atașate selectate în momentul operării.
Observație: dacă documentul este înregistrat din email iar la operare
răspunsul este gol nu se trimite email.
Observație: dacă documentul este înregistrat din email și în administrare este
pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial” atunci nu se trimite
email dacă modul de operare este clasat, intern sau parțial.
Observație: dacă un email este înregistrat în registrul general acesta nu va
mai putea fi adaugat înca odată, butonul de Adauga document din pagina cu
email-urile va fi dezactivat.
Dacă adresa de email pe baza căreia s-a adăugat documentul există în
nomenclatorul de persoane, atunci solicitantul se va completa automat.

31 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Adauga cereri urbanism
Această opţiune se foloseşte pentru înregistrarea unui document specific direcţiei
urbanism. Apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care are dreptul "72.
Adauga urbanism" (administrare-utilizatori-grupuri).
Navigarea între câmpuri se face folosind tasta "Tab" pentru următorul câmp,
respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu mouse-ul se poate accesa direct un
anume camp.
Este obligatorie selectarea unui solicitant (solicitantul principal, în partea stângă).
Există însă și opțiunea selectării unuia sau a mai multor solicitanți secundari (în
partea dreapta), persoane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt
cu solicitantul principal, respectiv ”și”, ”prin”, ”în numele”, "reprezentat de".
Cu clic pe ”adaugă solicitant” se adaugă solicitantul secundar selectat.
Cu clic pe din fața unui solicitant secundar deja adăugat el se poate șterge.
 Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ;
 Data act ext. - reprezintă data la care a fost înregistrat actul extern.
Acest câmp apare doar dacă în Administrare / Configurare se bifează opţiunea "6.
Data act extern se introduce separat de număr"

 Tip - persoana fizică sau persoana juridică (firma) - se alege tipul solicitantului.
 Solicitant - persoana sau firma; se poate completa CNP sau CUI. Exista doua
variante de lucru configurabile din modulul administrare, una dacă NU se bifează "3.
Solicitant se alege dintr-un nomenclator" caz în care datele solicitantului se introduc simplu
în câmpurile corespunzătoare.
În varianta cu opţiunea bifată, apar butoanele, Alege pentru a caută în nomenclator,
Modifica pentru a modifica datele persoanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI nu
exista în nomenclator.
Cu clic pe butonul Alege se deschide o listă cu persoanele sau firmele care conţin în
CNP-ul sau CUI-ul lor numărul scris.
În aceasta fereastra se poate seta un filtru complex după CNP sau CUI, Nume,
Prenume / Denumire, Localitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce lista
afişată din nomenclator la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butonul Reset
filtru şterge toate valorile setate pentru o mai uşoară schimbare a filtrului. De asemenea
se pot ordona persoanele fizice cât şi cele juridice după următoarele criterii:
Denumire/Nume, Prenume, Localitate cu clic pe titlul coloanei respective. în partea de jos
se afişează paginile listei, selectabile cu mouse-ul. De asemenea simbolurile << (prima

32 of 189
Manual de utilizare - CID -
pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următoare) şi >> (ultima pagina).
Fiecare rând din tabel poate fi modificat cu clic pe simbolul corespunzător.
De asemenea se poate selecta afișarea persoanelor care au CNP/CUI valid, invalid
sau toate.
 pentru o persoană fizică se va completa CNP (cod numeric personal) obligatoriu 13
cifre. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare persoane fizice si
juridice” atunci el poate adăuga noi persoane fizice folosind butonul Adaugă, apoi se
completează datele persoanei fizice după cum urmează:

o CNP (cod numeric personal) câmp obligatoriu de 13 cifre. Dacă CNP este
eronat şi nu se poate obţine CNP-ul corect, se poate şterge complet acest
câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatorul doreşte acest lucru.
o Nume, Prenume
o Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se
completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).
o Tip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj,
Apartament.
o Observație adresă
o Telefon, Email.
o Serie CI, Număr CI.
o Ocupatia
o Datele pentru corespondenţă (Ţară, Judeţ, Tip localitate, Localitate,
Sector etc.).

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

 pentru o persoană juridică se va completa CUI (Cod Unic de Înregistrare, cod unic
de identificare, Codul de Identificare Fiscală) obligatoriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI se
poate completa cu textul "RO" (plătitor de TVA)., neobligatoriu. Dacă se completează CUI şi
acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, localitate, strada şi adresa se vor
completa automat. Dacă utilizatorul face parte dintr-un grup cu dreptul ”57 Adaugare
persoane fizice si juridice” atunci el poate adăuga noi persoane folosind butonul Adaugă,
apoi se completează datele persoanei după cum urmează:

o Denumire.

33 of 189
Manual de utilizare - CID -
o Ţara, Judeţ, Tip localitate şi Localitate, Sector, Sat (aceste câmpuri se
completează automat din nomenclator, există posibilitatea de a modifica
aceste date).

o Tip artera, Stradă, Cod poştal, Număr poştal, Bloc, Scara, Etaj,
Apartament.

o Observație adresă

o Telefon, Email.

o Datele pentru corespondenţă (Ţara, Judeţ, Tip localitate, Localitate,


Sector etc.)

Datele noi introduse se pot salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia
tip localitate şi tip artera.

La persoanele juridice s-a introdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de


lucru) componente. De exemplu un minister poate avea mai multe direcții, o firma mai
multe puncte de lucru, o banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale,
puncte de lucru) aparținătoare de persoana juridică selectată sunt astfel văzute ca și
solicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de
lucru) se poate face din administrare sau la adăugare document.
Se selectează persoana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se poate adăuga o
nouă direcție cu clic pe butonul adaugă din nomenclatorul de direcții. Adăugarea este
validată cu bifa 60 Adaugare persoane fizice și juridice din administrare-utilizatori-grupuri.

După completarea datelor se dă clic pe butonul Salvează sau Renunţă după cum se
doreşte.

 Lista UAT - Se alege din listă. Cu clic pe "adauga UAT" se formează listă unde se
completează adresa de execuţie pentru UAT selectat.

 adresa de amplasament - din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "5.


Adresa de amplasament pentru Urbanism se poate introduce la Adăugare document" şi
atunci aceasta se poate completa din adresa solicitantului printr-un simplu clic pe butonul
Completează din adresă solicitant sau poate fi completată manual. Din modulul
administrare se poate bifa opţiunea "4. La adresa apare şi ţara solicitantului".

 serviciul Dacă în modulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de
departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată opţiunea atunci se alege din lista
departamentelor existente:

34 of 189
Manual de utilizare - CID -
o dacă se introduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului dorit,
apoi tasta "Page Down", vor apare în listă doar tipurile de acte care încep cu
literele respective;

o dacă se introduce tasta "spaţiu", apoi "Page Down" va apărea o listă cu toate
tipurile de acte existente în baza de date din care se poate alege tipul dorit;

o exista opţiunea de a selecta şi subordonatele serviciului ales (dacă acestea


exista).

 tip act/Problema - nume de câmp configurabil în modulul administrare


16.Denumire Tip act(Problema/Tip act). Dacă în modulul administrare este bifată opţiunea
"7. Tip act sunt legate de departament" atunci este obligatorie alegerea intâi
a serviciului/departamentului şi apoi Tip act/Problema. Dacă opţiunea nu este bifată atunci
se poate alege orice act de la oricare serviciu/departament. Dacă se bifează "Şi
subordonate" atunci lista documentelor conţine inclusiv lista documentelor de la serviciile
subordonate.
Dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa
adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de arondare (în
administrare-tip act/problema), atunci la clic pe butonul Inregistreaza se afișează
inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este cu
trimitere, atunci se cere confirmarea trimiterii documentului înregistrat la inspectorul
arondat. Dacă aici nu se trimite documentul la inspectorul arondat atunci se poate trimite
documentul ulterior din fereastra Detaliu document.

 cuprins act - dacă în modulul administrare se bifează opţiunea "8. Cuprins se


completează automat din tip-act" atunci se completează implicit la alegerea tipului de act;

 Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valoarea setată în administrare pentru
tip act/problema ales;

 Informatii urbanism - După ce se alege Tip act se încarcă un XML corespunzător


cu XML-ul predefinit.

 Observaţii - informaţii suplimentare;

 Acte necesare - în funcţie de tip act se pot selecta prin bifare actele dintr-o lista de
acte generată automat. Aceasta lista de acte este gestionată în modulul de administrare.

 Nr. file reprezintă numărul de file ale documentului înregistrat, actualizat automat la
bifarea acte necesare.

35 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Termen rez. - termenul (în zile) în care documentul trebuie să primească răspuns.
El se alege dintr-un combo, valorile care apar în acest combo pot fi setate din modulul de
administrare. 0 înseamnă ca documentul nu necesita răspuns;

 Termen impus - modifică termen de rezolvare, (numai scurtare nu prelungire), se


alege cu ajutorul unui calendar;

 Conex/an - se completează cu numărul şi anul documentului conex. Anul


documentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Documentele introduse la
număr conex trebuie să existe. Cu clic pe butonul Adauga numar conex se adauga
documentul la lista de documente conexe. Cu clic pe se poate șterge numărul din lista
de conexe.
Dacă la un document A se adaugă conexe B și C, atunci B devine conex cu A și C cu A.
După înregistrarea documentului se pot vizualiza numerele conexe cu clic pe butonul
Conexe. Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe. Clic pe un anume
document din această listă deschide pagina cu detaliile acelui document.

 Atasare fisier -din modulul de administrare se poate bifa opţiunea "13. FIŞIERE -
posibilitatea de a ataşa un fişier de un document" și atunci atașarea unui fișier se face cu
ajutorul butonului browse;

o se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din noua fereastră deschisă, apoi


clic pe butonul open;

o pentru ataşarea mai multor fişiere se da clic pe butonul adauga;

Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butonul broswse


corespunzător se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlocuit. Pentru a păstra
fișierele deja atașate folosiți butonul broswse în dreptul căruia nu este deja
completat un nume de fișier.

 scanează o pagină, scanează mai multe pagini - aceste butoane permit


utilizatorului sa scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere scanate va
apărea sub butoanele scanează. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din
modulul administrare configurare CID 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul
permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub butonul scanează
mai multe pagini.
Dacă în modulul de administrare configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini
scanate" atunci la scanare de la Adauga document se afisează o fereastră cu rezultatul
conversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea conversiei în text este

36 of 189
Manual de utilizare - CID -
necorespunzătoare se poate da clic pe butonul Sterge din partea de jos a ferestrei pentru
renunțarea la scanare.
În conținutul text al imaginii scanate se pot face căutări, din meniul căutare:
Cautare avansata Documentul contine (Cuprins).
Observație: calitatea conversiei în text depinde de pagina care se scanează:
contrast, font, aliniere etc.

 Pers. curentă - este afişat utilizatorul curent;

 salvarea datelor se face apăsând butonul Înregistrează.


Observatie 2: Dacă nu sunt bifate toate actele necesare specifice tipului de
document nu se poate înregistra documentul.

* NOTA: Ţară, Judeţ, Tip localitate, localitate, tip strada, Nr. poştal, Bloc, Apart,
strada, tip act se completează astfel:
- implicit Ţară, judeţ şi localitate vor fi cele din care face parte instituţia.
- în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de
tasta "Page Down" va apare o listă derulantă cu toate judeţele existente în baza de
date de unde se poate alege judeţul dorit; dacă judeţul dorit nu există în listă se
poate introduce explicit în căsuţă
- căutarea unui judeţ se poate face şi scriind una sau mai multe litere din care este
compusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vor apărea
toate judeţele a căror denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de
jos vor apare judeţele a căror denumire conţin literele introduse în căsuţă.

Observaţie: după modificarea adresei unei persoane sau firme în nomenclator nu se


afişează automat adresa modificată în documentele persoanei respective. Pentru ca
modificarea din nomenclator să se facă şi în documente se intră pe modificare document.
Astfel se poate decide la care documente trebuie facută modificarea (de exemplu persoana
s-a mutat şi documentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche);

37 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente în lucru > Registru
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat
(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi cele care au fost operate
ca rezolvate parţial şi mai necesită o revenire asupra lor.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document prin introducerea numărului


de înregistrare. Căutarea începe la apăsarea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.
În tabel vor fi afişate documentele începând cu numărul de înregistrare căutat.
De asemenea se pot filtra documentele dupa:
 Departament - se alege din lista.
 Tip act/problemă - se alege din lista.
 Autor - se alege din lista
 Data inreg
 gruparea pe regiuni a străzilor din adresa solicitantului conform regulilor definite. Se
alege din lista:
 toate documentele
 toate regiunile
 documentele fara regiuni
 o anumită regiune (sector, zona etc.)
 străini - adresa straină localităţii cu id=1
Regiunile sunt marcate ca fiind de tip F - persoană fizică, J - persoană juridică sau
ambele.
Regionalizarea se preia din aplicaţia impozite în modulul de administrare. Dacă nu se
face importul (tabelele de regiuni nu există) se consideră că nu se foloseşte acest mod de
lucru şi această selecţie lipseşte.

 Termen impus - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care are
dreptul "75 Modificare termen impus in grup" (administrare-utilizatori-grupuri). După
selectarea documentelor se alege data din calendar apoi cu clic pe Seteaza se
modifică termenul de rezolvare al documentelor.
 Mapa - se alege din listă o anumită mapă sau toate

Tabelul conţine documentele care respectă filtrul definit:


 Prima coloană din tabel este folosită pentru selecţie, pentru a trimite mai multe

38 of 189
Manual de utilizare - CID -
documente în grup la un anumit utilizator sau pentru operarea mai multor
documente.
 - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o
fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele
fișierului.
 butoanele: Deschide- permite accesul la pagina cu detaliile documentului; Modifica -
permite accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul în
care utilizatorul are drept de modificare.

Cele două butoane codifică prin culoare starea documentului astfel:


- roşu: expirat;
- verde: urgent;
- negru: normal (nici expirat şi nici urgent).

 Nr. - numărul de înregistrare;


 Data înregistrării;

 Conexe - dacă documentul are conexe apare . Cu clic pe , se deschide o


fereastră cu documentele conexe:
Nr - numărul de înregistrare. Cu clic pe număr, documentul se
deschide într-o fereastră nouă.
Data - data înregistrării.
Nr/Data - numărul şi data externă.
Solicitant - numele persoanei sau firmei.
Cuprins -
 Anexe - câte file anexe are documentul;
 Solicitant - numele persoanei sau firmei;
 Adresa persoanei sau firmei;
Observaţie: După modificarea adresei în nomenclatorul de persoane/firme, în
documentul deja inregistrat rămâne adresa veche (nu se vede modificarea).
Pentru ca modificarea din nomenclator să se facă şi în document, se modifică
documentul. Astfel se poate decide la care documente trebuie făcută
modificarea (de exemplu persoana/firma s-a mutat şi documentele vechi
trebuie să rămână cu adresa veche)

 Tip act/problema - departamentul și tipul documentului;


 Cuprins - descrierea documentului;
 Term. rez. - numărul de zile în care trebuie operat documentul (C-Calendaristice,
L-Lucratoare) sau termen impus / data când expiră termenul de rezolvare;

39 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Stare - starea în care se află documentul (rezolvat parţial, în operare);
 Expeditor - persoana de la care a venit documentul. Apare doar în cazul în care
utilizatorul curent are mai puţin de 20 de documente în lucru.

Posibilităţi de selectare:
Se selectează documentele care se doresc a fi trimise sau operate bifând coloana intâi
pentru documentele dorite. De asemenea se pot selecta grupe de documente.

 ◊ Selectează primele - se selectează primele n documente - se completează


numărul dorit şi se da clic pe textul selectează primele

 ◊ Selectează toate - se selectează toate documentele

 ◊ Deselectează toate - se deselectează toate documentele

 ◊ Generare cerere aviz primar - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un
grup care are dreptul "74. Cereri avize primar"
(Administrare->Utilizatori->Grupuri). Generarea unui aviz se face doar dacă tipul
documentului are selectat registru CERTIFICAT DE URBANISM din administrare->Tip
act şi conţine un UAT. Se bifează documentul pe baza căruia se va genera o cerere
de aviz primar, după care se dă clic pe "Generare cerere aviz primar". Se
deschide o pagină care va conține un tabel cu:

Nr.aviz - numărului avizului generat;

Nr./Data cerere - numărul şi data de înregistrare a cereri;

Data creare - data la care s-a creat documentul;

Solicitant - numele persoanei sau firmei;

Adresa executie - adresa unde se execută lucrarea;

Obervatii - observaţii.

Cu clic pe butonul "Listare cereri aviz primar" se deschide o pagină în care se


afişează avizul primarului de unde se poate lista.

 Apoi clic pe ◊ Trimite în grup la mai multi. Se deschide o listă cu toate


departamentele din instituţie (organigrama).
Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama
se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare.
Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate
40 of 189
Manual de utilizare - CID -
ramurile din organigrama se pune bifa Expandat.
Cu mouse-ul peste un departament apar utilizatorii departamentului respectiv.
Pentru a trimite documentele se poate alege un departament sau un anumit
utilizator.
Nu se permite trimiterea la un departament care are mai mulți sau nici un utilizator
marcat că primește implicit documentele. Utilizatorul care primește implicit este
afișat cu italic.
Se pot selecta mai multe departamente/utilizatori la care să se trimită documentele
selectate.
Clic pe butonul ”Trimite la cele din lista” trimite documentele selectate la lista de
utilizatori construită.
Clic pe butonul ”Trimite la toate departamentele” trimite documentele selectate la
toată instituția.
Se poate selecta și utilizatorul curent, astfel documentul se trimite la cei selectați dar
rămâne și la cel care trimite documentul.
Observație: dacă unul sau mai multe documente dintre cele selectate au
asociat un registru din aplicatia de Urbanism acestea nu se vor putea trimite
la mai multi utilizatori.

 ◊ Trimite automat în grup - dacă problema/tip act ales are setat flux automat.
Este obligatorie selectarea problema/tip act pentru a trimite pe flux.

 ◊ Opereaza in grup - apare dacă utilizatorul curent face parte dintr-un grup care
are dreptul "70.Operare in grup" (administrare-utilizatori-grupuri ).
După selectarea documentelor, cu clic pe Opereaza in grup apare o fereastră în
care se pot completa următoarele:
Opereaza in grup - se alege din listă modul de rezolvare. Este
obligatorie selectarea unui mod de rezolvare. Lista cu modurile de rezolvare se
modifică astfel:
1. Dacă este pusă bifa 232 - lista va conține următoarele moduri
de rezolvare: Operat, Partial, Declinat Competenta, Intern și Clasat.
2. Dacă nu este pusă bifa 232 - lista va conține următoarele
moduri de rezolvare: Rezolvat Favorabil, Rezolvat Nefavorabil, Partial,
Declinat Competenta, Intern și Clasat.
Observație: dacă este pusă bifa 351, în lista cu modurile de rezolvare
apare și Anulat.
Modul de repartizare al documentelor apare doar dacă este pusă bifa
213. Dacă este pusă, bifa 224 modul de repartizare implicit va fi Se intoarce la

41 of 189
Manual de utilizare - CID -
autor, iar dacă nu este pusă, modul de repartizare implicit va fi Ramane la
utilizatorul curent.
Tip raspuns - apare dacă este pusă bifa 232. Se alege din lista
predefinită în administrare-tipuri de raspuns.
Raspuns - dacă este pusă bifa "275 din administrare-configurare CID
este obligatorie introducerea sau alegerea unui răspuns. Dacă este pusă bifa 476, la
operare nu se mai poate edita răspunsul, numai alegându-l din nomenclatorul de la
Tip raspuns.

 ◊ Trimite înapoi și la semnat - apare doar dacă utilizatorul curent face parte
dintr-un grup care are dreptul "68 Trimite inapoi si la semnat" din
administrare-utilizatori-grupuri. La clic pe acest buton toate documentele selectate
sunt marcate ca trimise la semnat de către utilizatorul curent și sunt apoi trimise
înapoi la utilizatorul de la care au venit. Se afișează într-o nouă fereastră detalii
despre documentele care nu au fost trimise, pentru că:

 nu au circulațe, nu au fost trimise la nimeni, nu au unde să se intoarcă;


 au fost trimise deja la semnat, nu pot fi trimise de două ori la semnat de către
același utilizator.

Note:
administrare-utilizatori-grupuri
1. 35. Anulare inregistrari
administrare-configurare-CID
2. 23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusa bifa, tipurile de raspuns
favorabil si nefavorabil vor fi inlocuite cu operat)
3. 21. Apar radio butoanele `se intoarce la autor`
4. 22. Radio buton "se intoarce la autor" de la Operare setat implicit (valabil doar daca e pusa bifa 21)
5. 27. Observatie obligatorie la operare (raspuns obligatoriu)
6. 47. Tip raspuns needitabil (conteaza doar daca este pusa bifa 23)

42 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente în lucru > Detaliu document
Această pagină conţine toate detaliile documentului ales şi se afişează din pagina cu
documente în lucru sau din Afiseaza registru, prin clic pe Deschide.

În cazul în care documentul provine din aplicaţia ePetiţii va apare mesajul: Atentie
document din ePetitii, textul introdus la rubrica raspuns va fi expediat prin e-mail
solicitantului

 Nr. Registru - numărul de înregistrare al documentului,

 Data înregistrării documentului

 Număr extern numărul dat de firma emitentă,

 Solicitant - solicitantul principal, persoana sau firma, și eventualii solicitanti


secundari.

 CNP/CUI - CNP-ul sau CUI-ul persoanei sau firmei care a făcut înregistrarea

 Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

 Telefon/E-mail - daca sunt completate ,

 Adresa amplasament - adresa unde este executată lucrarea, dacă cerera va fi


adaugată din "Adauga cereri urbanism" exista posibilitatea sa fie mai multe
adrese inclusiv UAT,

 Informatii urbanism - apare doar dacă tipul documentului are cod registru
specific direcţiei urbanism,

 Departament - numele departamentului aşa cum era la data documentului

 Tip act/Problema - tipul documentului

 Cuprins act - cuprinsul documentului,

 Mapa - specificata la Adauga document. Apare doar dacă in administrare este bifată
opțiunea 34.Gruparea documentelor in mape

 CNP-CUI pentru regiuni din impozite: care a fost completat la adauga document

 Observaţii,

43 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Ter. rezolvare - numărul de zile în care actul trebuie rezolvat / data când expiră
termenul de rezolvare;

 Termen impus - dacă este completat

 Acte necesare,

 Număr file,

 Persoană curentă - utilizatorul la care se află documentul.

 Pers. operare/răspuns - utilizatorul care a operat documentul,

 Data operării/răspuns,

 Mod rezolvare:

 Obs.:

 Data expedierii,

 Adresant - numele celui la care a fost expediat documentul.


Retur: data, tip, utilizatorul care a înregistrat/modificat ultima dată returul,
observații retur

 Tip Exp - modul de expediere - direct, poştă, fax, mail etc.

 User exp.: cine a expediat

 Observaţii expediere

 Nr. Borderou

 Nr. Poştă

 Acte restituite

 Indic. dos: - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform


nomenclatorului arhivistic),

 Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul,

 Autor efectiv dacă documentul a fost creat de către un utilizator în numele altuia

 Inspector arondat - dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35.


Arondare inspectori dupa adresa de amplasament și dacă tip act/problema are
marcat un tip de arondare (în administrare-tip act/problema), atunci se afișează
44 of 189
Manual de utilizare - CID -
inspectorul arondat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arondare este
cu trimitere, atunci se afișează și (trimitere).

 Observaţii - Exista posibilitatea de a şterge observaţiile de către userul la care se


află documentul doar dacă el este autorul observației. Se pot adăuga observații doar
dacă documentul este în operare sau este operat parțial sau este de expediat de
către utilizatorul curent. Dacă în modulul de administrare este pusă bifa 51. Adauga
observatii la orice document orice utilizator poate adauga observatii pe orice
document indiferent de starea lui. Administratorul poate adăuga observații pe orice
document dacă nu lucrează în numele altui utilizator.

 bifa Nu se trimite in PET - apare dacă documentul este venit din PET.
Dacă se bifează atunci observația nu se trimite în PET.

 SMS Observatie - apare la documente simple dacă în dbparan.ini este configurat


server-ul de SMS. Se poate alege dintre mesajele predefinite în administrare.
Mesajul ales poate fi modificat. Se poate trimite SMS solicitantului și după operarea
documentului. SMS-ul se trimite instantaneu.

Dacă în administrare la utilizatori-grupuri este bifată opțiunea 37 Modificarea


trimiterii la semnat atunci apare butonul Solicitare completare acte. Cu clic pe el se
solicită o confirmare și apoi se marchează utilizator, data și ora curentă. Apare în locul lui
butonul Revenire completare acte. Cu clic pe el se solicită o confirmare și apoi se
marchează utilizator, data și ora curentă. Aceste operațiuni se pot face o singură dată.
După aceea se afișează doar utilizatorul, data și ora operațiunilor deja efectuate.

Butonul Trimite la semnat prin care se marchează documentul ca fiind la semnat,


data şi ora trimiterii. Data trimiterii la semnat va putea fi ştearsă de către un utilizator care
are acest drept (administrare-utilizatori-grupuri);
În această pagină apar şi butoanele pentru operare document dacă acest document
nu a fost operat şi se află la utilizatorul curent şi operatorul are drepturi de operare. Acesta
va decide dacă trimite documentul mai departe la alt utilizator sau este de competenţa lui
să-l opereze. Tip răspuns se alege din lista de răspunsuri posibile, configurabilă din modulul
de administrare. Dacă este pusă bifa 47.Tip raspuns needitabil (conteaza doar daca
este pusa bifa 23) din administrare-configurare CID, la operare nu se mai poate
introduce răspunsul, numai alegându-l din nomenclatorul de la Tip raspuns.
Se alege şi modul de repartizare al documentului, "se întoarce la autor" sau "rămâne la
utilizatorul curent", setabile din modulul de administrare.

Dacă tip act/problema are în modulul administrare->tip act->modificare bifa "Se

45 of 189
Manual de utilizare - CID -
trimite SMS la operare:" pusă, atunci apare mesajul "Atentie, dupa operare se poate alege
daca se trimite sau nu SMS solicitantului.". Se poate alege dintre mesajele predefinite în
administrare. Mesajul ales poate fi modificat. SMS-ul se poate refuza în momentul operării.
La operarea partială nu se trimite SMS.
Observație: SMS-ul se trimite după patru ore de la operare dar nu mai târziu de ora
20:00.
Daca documentul este inregistrat din email apare bifa Trimite raspunsul pe
adresa de email a solicitantului (emailsolicitant). Dacă se bifează, răspunsul se va
expedia pe adresa solicitantului. Daca adresa de email a solicitantului este identică nu va
mai apărea bifa Trimite raspunsul pe adresa de email a solicitantului
(emailsolicitant), iar răspunsul se va expedia pe adresa pe baza căruia s-a adăugat
documentul.

Butoanele de operare sunt:


□ Operat - apare dacă este pusă bifa 23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu
document. (Daca e pusa bifa, tipurile de raspuns favorabil si nefavorabil vor fi
inlocuite cu operat) din administrare-configurare CID și înlocuiește răspunsurile
Favorabil și Nefavorabil.
□ Favorabil - rezolvat favorabil
□ Nefavorabil - rezolvat nefavorabil

Observație: Dacă în modulul de administrare în configurări este bifată


opţiunea
23. Apare nomenclator la Raspuns in detaliu document. (Daca e pusă bifa, tipurile
de raspuns favorabil și nefavorabil vor fi înlocuite cu operat), atunci în loc de
butoanele "Favorabil" şi "Nefavorabil" apare butonul "Operat".

□ Parţial - rezolvat parţial, permite expediere multiplă.


□ Declinat competenta - similar cu modurile de operare Operat,Favorabil și
Nefavorabil, apare doar daca nu este pusa bifa 52. Nu apare declinat competenta la
Raspuns in detaliu document in Administrare-> Configurare->CID
□ Intern - se folosește pentru operarea documentelor la care nu se trimite răspuns.
□ Clasat - se folosește pentru operarea anumitor documente la care nu se trimite răspuns
(de exemplu anonime).
□ Anulat - apare dacă este pusă bifa "35.Anulare
inregistrari" (administrare-utilizatori-grupuri). Documentele trimise la mai mulţi nu pot fi
anulate chiar dacă utilizatorul are drept de anulare - cu excepţia cazului documentele
operate de mai mulţi, dacă sunt modificate din admin ca anulate pot fi modificate la

46 of 189
Manual de utilizare - CID -
registru de către autor.
Documentele anulate nu pot fi modificate.
Dacă documentul este venit online, din ePetitii, atunci apare lista fișierelor atașate
(inclusiv cel venit de la solicitant). În această listă se pot selecta prin bifare fișierele care
vor fi atașate la emailul de răspuns trimis solicitantului.
Observație: dacă documentul este înregistrat din email iar la operare
răspunsul este gol nu se trimite email.
Observație: dacă documentul este înregistrat din email și în administrare este
pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial” atunci nu se
trimite email dacă modul de operare este clasat, intern sau parțial.

Observaţie: dacă documentul este înregistrat din ePetitii şi în administrare


este pusă bifa "53. Trimite raspuns doar de la ultimul utilizator care opereaza o
cerere din ePetitii" atunci se va trimite email doar de la utilizatorul care a operat
ultimul documentul, şi doar raspunsul lui în cazul în care documentul a fost trimis la
mai multe persoane.

Notă*: dacă nu este pusa bifa funcţionează la fel ca înainte, şi anume se


trimite email de la ultimul utilizator care a operat documentul cu toate raspunsurile
concatenate.

Butoanele de sub titlu:

 Circulaţia - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la circulaţia


documentului, astfel:

o Nr. -număr curent, Data Venire - data sosirii la Nivel Sursă;

o Nivel Sursa - utilizatorul/departamentul unde a sosit documentul;

o Data Plecare - data plecării de la Nivel Sursa;

o Nivel Destinaţie - utilizatorul/departamentul unde a plecat documentul la


Data Plecare

o Stare - starea documentului relativ la Nivelul Sursă,

 Conexe - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la documentele


conexe și adăugarea de numere conexe la documentele care sunt în operare la
utilizatorul logat:
Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe.

47 of 189
Manual de utilizare - CID -
Conex/an - adăgarea se face ca și la Adauga document.

o - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o


fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe
numele fișierului.

o Deschide - Cu clic se deschide pagina cu detaliile documentului.

o Nr. - numărul de înregistrare al documentului conex;

o Data - data înregistrării documentului conex;

o Nr/Data - numărul şi data externă;

o Solicitant - numele persoanei sau firmei;

o Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul;

o Cuprins - cuprinsul documentului;

o Termen de rezolvare;

o Mod de rezolvare;

o Tip act/Problema - tipul documentului

Pentru documentele care sunt in lucru se poata adauga documente conexe

 Fişiere ataşate - afişează lista fișierelor atașate si scanate la document.

o Nr. - numărul de ordine.

o Nume fisier -

o Versiune - apar versiunile (v.n) fișierului, dacă acesta a fost atașat de mai
multe ori sau semnat.

o Contine -

o Nr file (apare doar la scanate) - numărul de pagini ale documentului scanat.

o Actiuni - butoanele Semnaturi valide și Semneaza apar doar dacă bifa


"15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă și
fișierele atașate au extensia corectă (.pdf). Butonul Semneaza este activ
doar dacă:
- utilizatorul are generat în modulul de administrare un certificat digital,
- nu a semnat deja documentul
48 of 189
Manual de utilizare - CID -
- documentul se află la utilizatorul autentificat.
Cu clic pe butonul Semneaza se crează o versiune nouă care se poate vedea
cu clic pe v.n de la coloana Versiune.
Butonul Semnaturi valide este activ doar dacă fișierul atașat este
semnat, și permite vizualizarea semnaturilor existente.

Observație: Dacă utilizatorul nu are generat un certificat și bifa 15. Modulul


semnatura electronica legat de CID" este pusă atunci utilizatorul poate doar să
vadă semnăturile valide de pe fișier.

Observație: Fișierele de tip .docx atașate la un document, nu se deschid în


IE8 - ele se văd ca și zip și la open apare o lista de directoare și fișiere.
Soluție: la clic pe fișierul .docx se alege SAVE și se modifica extensia din .zip în
.docx apoi se deschide fișierul salvat.

 Modifica - butonul permite accesul la pagina de modificare document;

 Scanează - se deschide o pagină cu două butoane care permit utilizatorului să


scaneze unul sau mai multe documente, în funcţie de butonul ales. Numărul total de
fişiere scanate va apărea sub butoane. Opţiunea scanare se poate activa sau
dezactiva din modulul de administrare 14. Scanare acte direct din aplicatie.
Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa opțiunea aflată sub
butonul scanează mai multe pagini.
Fişierele scanate pot fi şterse de utilizatorul care le scanează (le-a scanat), cu clic pe
.
La documente se afișează „Conținut” , o scurtă descriere a documentului scanat și

numărul de file. Se pot edita cu clic pe și apoi clic pe pentru salvare.

 Ataşează - butonul permite accesul la pagina de Ataşare fişiere la documentul


selectat. Fişierele atașate pot fi şterse de utilizatorul care le atașează cu clic pe .
Observație: Dacă există deja un fișier atașat cu același nume, utilizatorul este
atenționat că fișierul există și că se va crea o versiune nouă. După atașare se
crează o versiune nouă iar la Fisiere atasate se pot vedea toate versiunile.
Similar cu Scaneaza de mai sus, la documentele simple nu și la documente din
oficiu intern și oficiu extern se afișează „Descriere” , o scurtă descriere a

documentului scanat. Se poate edita cu clic pe si apoi clic pe pentru salvare.

49 of 189
Manual de utilizare - CID -
Observație: la upload fișiere atașate în numele de fișiere se înlocuiesc
diacriticele cu litera echivalenta, astfel: ş-s, ţ-t, ă-a, î-i, â-a mari și mici.

 Bon - buton care deschide o nouă pagină de unde se poate lista bonul documentului
respectiv. Bonul este o lista care se înmânează solicitantului şi conţine informaţii de
identificare a documentului (nr. înregistrare, data înregistrării, cuprins, solicitant,
termen de rezolvare, precum şi programul de lucru cu publicul.
Codul de bare
Dacă se bifează din modulul de administrare `9.Cod de bare` atunci pe bon apare
şi codul de bare al documentului. Este de forma: CIDaaaaxxxxoooo...
Unde:
CID - identificator aplicație;

o aaaa - anul în care s-a înregistrat documentul;

o xxxx - ultimele 4 cifre din cf-ul primăriei În cazul în care CUI-ul nu este
completat atunci în loc de codul de bare se va afișa un mesaj.

o oooo... - id-ul documentului.


Listarea se face din browser.

 Cod de bare - apare dacă este pusa bifa 9.Cod de bare din
administrare->configurari comune. La clic pe buton apare o pagină cu codul de
bare al documentului.

 Trimite - (lipseşte dacă documentul este deja expediat) opţiune folosită pentru
trimiterea documentul către un departament sau utilizator;
Se deschide o listă cu toate departamentele din instituţie (organigrama). Dacă la
Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama se
reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare.
Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate
ramurile din organigrama se pune bifa Expandat. Plimbând mouse-ul peste un
departament apar utilizatorii departamentului respectiv.
Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci
organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele
tastate la căutare.
Pentru a trimite un document se poate alege un departament sau un anumit
utilizator. Nu se permite trimiterea la un departament care are mai multi sau nici un
utilizator marcat că primește implicit documentele. Utilizatorul care primește implicit

50 of 189
Manual de utilizare - CID -
este marcat cu italic.
Cu clic pe departamentul sau user-ul dorit apare fereastra Trimite
document iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul
ales. Cu clic pe Inchide se revine la lista cu toate departamentele.
La trimitere, fișierele atașate pot fi și semnate dacă:
- bifa "15. Modulul semnatura electronica legat de CID" este pusă,
- fișierele atașate au extensia corectă (.pdf),
- fișierele atașate nu au fost semnate
- utilizatorul are generat un certificat digital în modulul de administrare
atunci cu clic pe Trimite în fereastra Trimite document se pot selecta fișierele care
pot fi semnate, iar cu clic pe Trimite documentul va fi trimis la
departamentul/utilizatorul ales cu fișierele semnate. Cu clic pe Inchide se revine la
lista cu toate departamentele.
Utilizatorii din același departament pot să trimită între ei documente,
indiferent dacă este sau nu setat în administrare la utilizatori-departamente
'Utilizator de la care se pot primi documente'.

 Trimite la mai mulţi - (lipseşte dacă documentul este deja expediat)- opţiune
folosită pentru trimiterea documentul la mai multe persoane în acelaşi timp.
Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci
organigrama se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele
tastate la căutare. Clic pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a
expanda toate ramurile din organigrama se pune bifa Expandat.
Se selectează departamentele şi utilizatorii care apoi se adaugă la o
lista în partea de jos. Dublu clic pe o persoana din acest tabel o elimina din lista. Se
poate trimite apoi documentul la cei din lista sau la toate departamentele folosind
butoanele corespunzătoare.
Un document trimis la mai mulţi utilizatori poate fi trimis mai departe la
orice utilizator mai puţin la cei la care documentul a fost deja. Dacă documentul este
operat de toţi utilizatorii atunci documentul poate fi trimis şi între ei sau chiar la
autor cu condiţia ca acel utilizator sa nu fi expediat documentul.
Un document operat parţial nu poate fi trimis la mai mulţi.
Un document trimis la mai mulţi poate fi trimis mai departe la mai
mulţi.
În momentul trimiterii documentelor, utilizatorului care primeşte i se
poate trimite un e-mail de notificare (bifată opţiunea 32.Trimite mail utilizatorului
care primeste un document).
Fișierele atașate pot fi semnate similar cu Trimite, cazul de mai sus.

51 of 189
Manual de utilizare - CID -
Observație: dacă se intră în detaliu document de la "afișează registru" atunci
nu apar butoanele de trimitere.
Observație: dacă un document este asociat unui registru din aplicatia de
Urbanism butonul Trimite la mai mulţi va fi dezactivat.

 Termen impus - butonul permite accesul la pagina de modificare a termenului


impus pentru rezolvarea documentului.
Aceasta dată poate fi modificată de alt utilizator decât autorul. Trebuie introdusă o
data validă, diferită de spaţiu sau de `00.00.0000` şi sa fie mai mare decât data de
înregistrare şi decât data ultimului act adus dacă acesta exista. Nu uitaţi clic pe
butonul Salvează pentru memorarea modificării.

 Indic. dosar - Indicativul dosarului (indicativul unitatii arhivistice conform


nomenclatorului arhivistic) - butonul permite completarea celor trei câmpuri ale
indicativului dosar, clic pe Salvează. Revenirea se face cu clic pe Deschide.

 Notã internă - Acest buton apare doar la utilizatorii care au bifat în modulul de
administrare la utilizatori-grupuri dreptul "Acces la Nota Internă" .
La apăsarea butonului se deschide o pagină în care utilizatorul va completa
următoarele:

o departament - se alege din lista departamentul la care se trimite nota

o sau completează manual

o utilizator - se alege din lista utilizatorul la care se trimite nota

o sau completează manual


În cazul în care departamentul sau utilizatorul nu se aleg din lista atunci va fi
luat în considerare ceea ce se completează manual.

o Nr. pagini - al documentului.

Cu clic pe butonul Listare se generează Nota Interna, iar cu clic pe Listare cu


observații se generează Nota interna cu observațiile documentului.
Aceste note nu se vor salva în baza de date, ele se vor putea doar tipări.
Structura notei interne:

 Către: departamentul ales.

52 of 189
Manual de utilizare - CID -
 În atenţia: utilizatorul ales.

 Referitor la: petiţie/cerere informaţii publice - text standard nemodificabil.

 Data: data în care se face nota internã.

 De la: utilizatorul curent sau în numele căruia se lucrează.

 Departament: departamentul utilizatorului curent;

 Nr. înreg: numărul documentului curent.

 Nr. pagini: numărul de file al documentului.

 Cuprins cerere - la sfârşitul notei, cuprinsul aşa cum este pe document.

 Observatii cerere - apare dacă s-a listat Nota interna cu clic pe Listare
observatii.

Numele, adresa si adresa de email ale persoanei sau firmei, care a solicitat
informaţiile publice cât şi termenul de rezolvare se completează pe nota internă din
informaţiile înregistrate în documentul înregistrat.
Tipărirea notei interne se face din meniul Print al browser-ului.

 Inregistreaza in CID privat - Butonul nu apare dacă a fost deja trimis documentul
in CID privat.
La apăsarea butonului se solicită o confirmare şi în caz afirmativ se generează
documentul in CID privat.
Erori posibile:

 Linkul catre cid privat este eronat - se setează în CID public în


..\class\dbparam.ini de forma $link_cid2 = "..\cid";

 Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Unknown MySQL


server host - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_host2

 eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_user2

 Warning: mysql_connect() [function.mysql-connect]: Access denied for


user - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_pass2

 eroare interna - verificaţi în ..\class\dbparam.ini $mysql_db2

 Nu este setata in cid privat nici o problema pentru inregistrare

53 of 189
Manual de utilizare - CID -
documente. - se setează în CID privat în modulul de
administrare-problema/tipact pentru oficiu interne bifa 'Din CID public' pentru
un singur document.

 Nu este setata in cid privat corespondenta intre useri pentru userul


curent. - se setează în BD CID privat tabela a_utilizatori câmpul id_cid_public
cu valoarea id utilizator curent din CID public.

Dacă nu există erori atunci se afişează mesajul de confirmare: Documentul a fost


inregistrat in cid privat.

54 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente în lucru > Modificare document
În această pagină se pot modifica datele documentului ales, dacă acesta nu este
operat.
Numărul de înregistrare al documentului nu poate fi modificat.

Modul de operare este similar cu cel de la Adaugă document

Dacă în modulul de administrare este bifată opțiunea 35. Arondare inspectori dupa
adresa de amplasament și dacă tip act/problema selectat are marcat un tip de arondare
(în administrare-tip act/problema), atunci la modificarea adresei de amplasament se
modifică și inspectorul arondat noii adrese, dar nu există posibilitatea trimiterii automate la
acesta.

Apar în plus următoarele:

 posibilitatea completării câmpului "Data ultimului act adus".

Ştergerea fişierelor ataşate şi scanate se face cu clic pe . Fişierele scanate pot fi


şterse de utilizatorul care le scanează sau de către administratorul sistemului.
Ştergerea şi ataşarea fişierelor funcţionează în felul următor:

 ştergerea este doar din baza de date, nu se face fizic;

 dacă un fişier exista deja, atunci se va crea un nou fişier cu un număr ataşat la
numele lui, (nu va fi suprascris).

 Exemplu:

o ataşez fişierul ana.txt el va apărea ana.txt;

o ataşez fişierul ana.txt din nou el va apărea ana_1.txt

o dacă îl mai ataşez încă o data el va fi ana_2.txt

o tot timpul numărul va fi unic pentru un anumit fişier, în cazul în care îl şterg
pe cel cu _2 atunci la următoarea ataşare a fişierului ana.txt el va fi ana_3.txt
deoarece fişierul fizic încă există.

Buton sub titlu:

 Deschide - butonul permite accesul la pagina cu detaliile documentului

55 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente de expediat > Registru
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat
(implicit anul curent) care au fost operate (au rezoluţia pusă operat, declinat competenta și
partial).
Documentele din această pagină pot fi trimise la alt utilizator sau pot fi expediate la
adresant.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document selectând anul, "începând cu


nr. inreg." , inregistrate incepand cu data sau tip act.
Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.
În tabel se afişează documentele care satisfac criteriile definite. Afișarea este
paginată (300 de documente pe pagină) cu posibilitatea navigării între pagini.

Capul de tabel:
 - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o
fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele
fișierului.
 Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;
 Data înregistrării;
 Nr. ext - numărul extern al documentul respectiv;
 Anexe - câte file anexe are documentul;
 Solicitant - numele persoanei sau firmei;
 Adresa persoanei sau firmei;
 Tip act/Problema - tipul documentului;
 Mod rezolvare - modul în care a fost operat documentul (operat, parţial rezolvat);
 Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul.

Prima coloană din tabel este folosită pentru a selecta mai multe documente, se
selectează primele n (◊ Selecteaza primele), toate (◊ Selecteaza toate) sau individual
prin bifare.
Documentele selectate pot fi trimise cu clic pe butonul ◊ Trimite în grup. Se
deschide o listă cu toate departamentele din instituţie (organigrama).
Dacă la Cautare utilizator se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci organigrama

56 of 189
Manual de utilizare - CID -
se reduce doar la departamentele care conțin în nume caracterele tastate la căutare. Clic
pe + pentru a expanda ramura din organigramă sau pentru a expanda toate ramurile din
organigrama se pune bifa Expandat.
Cu mouse-ul peste un departament apar utilizatorii departamentului respectiv.
Pentru a trimite un document se poate alege un departament sau un anumit utilizator.
Dacă răspunsul la interogare "Doriţi să trimiteţi documentul la..." este "OK" atunci
documentul va fi trimis la departamentul/utilizatorul ales. Dacă răspunsul este "Cancel" se
revine la lista cu toate departamentele.
Documentele selectate pot fi expediate, se alege modul de expediere din listă şi clic
pe butonul ◊ Expediază în grup.
Se completează data, ora și observații expediere. Data și ora expedierii nu pot fi mai
mici sau egale cu data și ora operării cea mai mare a documentelor selectate.
Expedierea unui document care se afla la mai mulţi utilizatori se poate face de către
fiecare utilizator în parte în afară de autor. Utilizatorul care a operat documentul cu
opţiunea de a rămâne la el poate expedia partea lui de document fără a fi influenţat de
ceilalţi la care a fost trimis. În cazul în care a operat cu întoarcere la autor atunci autorul
nu poate expedia documentul respectiv până când nu au operat toţi utilizatorii la care a
fost trimis documentul.
Se pot face expedieri repetate identificate după data şi ora expedierii. Se marchează
şi secunda în care s-a expediat, astfel ca se pot face mai multe expedieri în acelaşi minut.
Documentele operate parţial se pot expedia de mai multe ori până se operează total, cu
excepția autorului.

A doua coloană din tabel conţine butonul Deschide care permite accesul la pagina
cu detaliile documentului de expediat, unde se pot completa datele de expediere.
Sus exista butonul ◊ Primite fizic prin care se permite marcarea documentelor
selectate ca fiind şi primite. În acest caz documentele selectate vor fi marcate prin
schimbarea culorii în galben. Debifarea se poate face la Detaliu document, cu clic pe ◊
Primite fizic.

57 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente de expediat > Detaliu expediere
Această pagină conţine detaliile documentului ales cât şi datele de expediere care
trebuie completate.

Detaliile documentului sunt:

 Nr. Registru. - număr de înregistrare,

 Data înregistrării documentului,

 Număr extern,

 Solicitant -numele persoanei sau firmei;

 Reprezentată prin - pentru firme

 CNP/CUI

 Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

 Telefon/email

 Adresa amplasament

 Departament

 Tip act/Problema - tipul documentului

 Cuprins act - cuprinsul documentului,

 Observaţii,

 Termen de rezolvare,

 Termen impus - dacă este completat

 Acte necesare

 Număr file,

 Pers. curentă - utilizatorul la care se află documentul

 Pers. operare/răspuns - utilizatorul care a operat documentul,

 Data operării/răspuns,

58 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Mod de rezolvare,

 Observaţii

 Data expedierii,

 Adresant - numele celui la care a fost expediat documentul şi localitatea

 Expediat - modul de expediere - direct, recomandat, confirmare primire,


strainatate,simplu poştă, fax, mail, posta secreta, colet, arhiva institutiei, SMS,
SEAP, notificare telefon.

 Observaţii expediere

 Acte restituite

 Indicativ dosar - indicativul unitatii arhivistice conform nomenclatorului arhivistic

 Autor - utilizatorul care a înregistrat documentul

 Autor efectiv

 Observaţii.

Datele de expediere care trebuie completate în vederea expedierii documentului:

 Adresant - numele persoanei sau al unităţii unde se trimite documentul. Acesta


poate fi ales din nomenclator cu butonul Alege. Operarea este similară cu cea
descrisă la Adaugare document câmpul "Solicitant". După alegerea adresantului se
da clic pe butonul Adaugă adresant. Se pot alege şi adaugă mai mulţi adresanţi,
lista lor se vede sub câmpul adresant. Fiecare adresant are în stinga un semn roşu
care permite ştergerea (scoaterea din lista adresanţilor).
La persoanele juridice ca adresanți se pot selecta directii (sucursale, puncte de lucru)
dacă există. Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătoare de persoana
juridică selectată sunt astfel văzute ca și adresanți diferiți pe același CUI.
Adăugarea/modificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se poate face din
administrare.
În momentul adăugării în lista a unui adresant sau mai multor adresanţi se
face salvarea automată în baza de date pentru utilizatorul curent. Dacă se va intra
ulterior pe acel document pentru o expediţie atunci adresanţii vor fi completaţi deja
pentru utilizatorul în cauza. - la ştergerea din lista se va şterge automat şi din baza
de date acel adresant pentru utilizatorul curent.

59 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Pentru expedierea documentului la un număr mai mare de adresanţi, se poate
pregăti în afara aplicaţiei CID un fişier.dbf care sa conţină lista tuturor adresanţilor.
Acest fişier se specifica la "Importă din fişier .dbf" cu butonul Browse şi apoi butonul
Importă
Fişierul .dbf are o structura impusă (un model poate fi descărcat
model_adresanti.dbf) şi conţine câmpurile: CUI, NUME, TIPPERS, LOCALITATE,
ADRESA, OBSERVAŢII
CUI - CNP pentru persoana fizică sau CUI pentru persoana juridică,
TIPPERS=1 pentru persoana fizică şi TIPPERS=2 pentru persoana juridică.
Observaţie: numele câmpurilor trebuie sa fie exact ca mai sus.
Acest fişier .dbf poate fi deschis şi actualizat folosind aplicațía aflată in
..xampp\htdocs\cid\editare_dbf\editare_dbf.exe sau oricare din aplicaţiile
următoare:

 MS Visual FoxPro

 MS Office Excel

 OpenOffice.org

Atenţie: la salvarea fişierului actualizat aveţi grija să-i păstraţi formatul .dbf.
Observaţie: În fişierul de configurare pentru xampp
v1.6.6. ..\xampp\apache\bin/php.ini, trebuie decomentată linia
extension=php_dbase.dll, (se şterge ;)

 Data expedierii - se completează automat cu ziua şi ora curentă, dar data se poate
modifica cu o dată în urmă, ora expedierii fiind tot ora curentă. Dacă se alege data
expedierii în urmă și egală cu data operării atunci ora expedierii se pune ora operării
+ 1 minut.

 Mod expediere - se selectează din lista.

 Observaţii - legate de expediere.


Aceste ultime trei atribute se aplică la toţi adresanţii, sunt generale.
Dacă se bifează Detalii expediere atunci aceste atribute generale (Data, Mod
expediere, Observatii) completate la fiecare adresant pot fi editate pentru fiecare
adresant în parte. La debifare se recompletează la fiecare adresant atributele
generale.

 Completeaza in observatii date CI - cu clic pe buton se preiau numărul şi seria de


pe CI a solicitantului.

60 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Acte restituite - se selectează dacă exista.

 pentru expedierea documentului se da clic pe butonul Expediază;

Butoanele de sub titlu:

 Expediţie - permite apariţia cîmpurilor de expediere descrise mai sus şi care


trebuie completate în vederea expedierii documentului:

 Circulaţia - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la circulaţia


documentului:

o Nr. -număr curent,

o Data Venire - data sosirii la Nivel Sursă;

o Nivel Sursa - utilizatorul/departamentul unde a sosit documentul;

o Data Plecării - data plecării de la Nivel Sursă;

o Nivel Destinaţie - utilizatorul/departamentul unde a plecat documentul la


Data Plecării

o Stare - starea documentului relativ la Nivelul Sursă,

 Conexe - buton care permite vizualizarea datelor cu privire la documentele conexe:


Se afișează lista cu informațiile documentelor conexe.

o Deschide - Cu clic se deschide pagina cu detaliile documentului.

o Nr. - numărul de înregistrare al documentului conex;

o Data - data înregistrării documentului conex;

o Nr/Data - numărul extern;

o Solicitant - persoana sau firma care a făcut înregistrarea documentului


conex;

o Adresa - adresa persoanei sau firmei care a depus documentul,

o Cuprins,

o Termen de rezolvare,

61 of 189
Manual de utilizare - CID -
o Mod de rezolvare,

o Tip act/Problema - tipul documentului

 Fişiere ataşate - afişează lista fişierelor ataşate la document.

 Modifica - butonul permite accesul la pagina de modificare document;

 Scanează - se deschide o pagina cu doua butoane care permit utilizatorului să


scaneze unul sau mai multe documente. Numărul total de fişiere scanate va apărea
sub butoane. Utilizatorul curent şi Administratorul au posibilitatea de a şterge
documentele scanate. Opţiunea scanare se poate activa sau dezactiva din modulul
de administrare. Dacă scanerul permite scanarea față/verso atunci se poate bifa
opțiunea aflată sub butonul scanează mai multe pagini.

 Ataşează - butonul permite accesul la pagina de ataşare fişiere;

 Bon - buton care deschide o nouă pagină de unde vom putea lista bonul
documentului respectiv. Bonul este o lista care se înmînează solicitantului şi conţine
informaţii de identificare a documentului (nr. înregistrare, data înregistrării, tip,
solicitant, termen de rezolvare, cine a preluat documentul precum şi programul de
lucru cu publicul. Listarea se face din browser astfel:

 din meniul FILE - PRINT sau

 din toolbar - iconiţa PRINT;

 Primite fizic - permite de-marcarea documentului ca primit fizic, marcare făcută în


meniul "Documente de expediat".

62 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente urgente
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat
(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi care trebuie rezolvate
urgent pentru că se apropie termenul de rezolvare, adică mai au un anumit număr de zile
până la expirare, număr de zile care poate fi setat din administrare 17.Numar zile urgente
Documentele sunt împărţite pe pagini, numărul de documente pe o pagină poate fi
setat; accesul la fiecare pagină se face cu săgeţi sau cu numărul paginii.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document prin introducerea numărului


de înregistrare. Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.
În tabel vor fi afişate documentele începând cu numărul de înregistrare căutat.

Capul de tabel:

 - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o


fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele
fișierului.

 Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;

 Data înregistrării;

 Data expirării - data până la care documentul trebuie operat;

 Anexe - câte file anexe are documentul;

 Solicitant - numele persoanei sau firmei;

 Adresa persoanei sau firmei;

 Tip act/Problema - tipul documentului;

 Termen rezolvare - numărul de zile în care trebuie operat documentul;

 Stare - starea în care se află documentul (operat, în operare, parţial rezolvat).

Prima coloană din tabel conţine 2 butoane:

 Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului;

 Modifica - accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul


63 of 189
Manual de utilizare - CID -
în care utilizatorul are drept de modificare.

64 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Documente expirate
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat
(implicit anul curent) care sunt în operare la utilizatorul curent şi care au expirat (termenul
de rezolvare a fost depăşit).
Documentele sunt împărţite pe pagini, numărul de documente pe o pagină poate fi
setat; accesul la fiecare pagină se face cu săgeţi sau cu numărul paginii.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document prin introducerea numărului


de înregistrare. Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.
În tabel vor fi afişate documentele începând cu numărul de înregistrare căutat.

Capul de tabel:

 - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o


fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele
fișierului.

 Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;

 Data înregistrării;

 Data expirării - data până la care documentul trebuie operat;

 Anexe - câte file anexe are documentul;

 Solicitant - numele persoanei sau firmei;

 Adresa persoanei sau firmei;

 Tip act/Problema - tipul documentului;

 Termen rezolvare - numărul de zile în care trebuie operat documentul;

 Stare - starea în care se află documentul (operat, în operare, parţial rezolvat).

Prima coloană din tabel conţine 2 butoane:

 Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului;

 Modifica - accesul la pagina cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul


în care utilizatorul are drept de modificare.
65 of 189
Manual de utilizare - CID -

66 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Afişează registru
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele din anul selectat
(implicit anul curent) indiferent de starea lor.
Documentele sunt împărţite pe pagini, numărul de documente pe o pagină poate fi
setat; accesul la fiecare pagină se face folosind controalele: << prima pagină, < pagina
anterioară, următoarea pagină >, ultima pagină >>.

Există modalitatea de căutare rapidă a unui document, se poate completa câmpul


număr înregistrare sau perioadă şi vor fi afişate doar documentele care au numărul de
înregistrare mai mare decât cel scris, sau au data cuprinsă în perioada completată.
Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.

Tabelul conține:

 Deschide - accesul la pagina cu detaliile documentului; Modifica - accesul la pagina


cu modificarea documentului; este prezent doar în cazul în care utilizatorul are drept
de modificare.

 - dacă documentul are fișiere atașate/scanate. Cu clic pe se deschide o


fereastră din care se poate vizualiza fișierele atașate/scanate cu clic pe numele
fișierului.

 Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;

 Data înregistrării;

 Conexe - dacă documentul are conexe apare . Cu clic pe , se deschide o


fereastra cu documentele conexe:
Nr - numărul de înregistrare. Cu clic pe număr, documentul se
deschide într-o fereastră nouă. Data - data înregistrării.
Nr/Data - numărul şi data externă.
Solicitant - numele persoanei sau firmei.
Cuprins -

 Anexe - câte file anexe are documentul;

 Solicitant - numele persoanei sau firmei;

 Adresa - adresa persoanei sau firmei;

67 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Cuprins- cuprinsul documentului;

 Termen rezolvare - numărul de zile în care trebuie operat documentul;

 Modul de rezolvare - modul în care a fost operat documentul sau starea în care se
află documentul (rezolvat, în operare);

 Curent - utilizatorul la care se află documentul.

68 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Căutare > Criterii
Opţiunea permite căutarea unuia sau a mai multor documente deja înregistratei.
Criteriile de căutare sunt:

 Documente

 toate - toate documentele înregistrate;

 documente din oficiu intern - documentele care sunt din oficiu intern;

 documente din oficiu extern - documentele care sunt din oficiu extern;

 celelalte - documentele simple, care nu sunt din oficiu intern și nici din oficiu
extern. ;

 Nr. înregistrare - al documentului ;

 Luna - se va alege din listă luna în care a fost înregistrat documentul;

 Din data - data de început;

 Până în data - data de sfârşit;

 Solicitant - numele persoanei sau denumirea firmei; nu este necesară introducerea


numelui întreg.

 CNP/CUI - al solicitantului
Se poate face căutarea după solicitantul principal (titular) și/sau
solicitantul/solicitanții secundari.

 Adresa, nr. - pentru solicitantul principal, adresa persoanei sau firmei pe care a
fost înregistrat documentul; nu este necesară introducerea adresei complete;

 Nr. extern - al documentului.

 Data act ext.

 Departament - se alege din listă.

 Tip act/Problema - se alege din listă.

 Dosar juridic numar

69 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Dosar juridic data

 Observaţii/Răspuns

 Adresant - datele adresantului.

 An - se alege din listă anul în care a fost înregistrat documentul.

 Utilizator pe la care a trecut documentul - se alege din listă.

 Departament pe la care a trecut documentul - se alege din listă departamentul


unde se poate bifa si supdepartamentele lui.

 Căutare avansată documentul contine (Cuprins) - se introduc unul sau mai multe
cuvinte din conținutul cuprinsului documentului. Dacă în modulul de administrare
configurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini scanate" atunci textul introdus
se va căuta în conținutul text al documentului scanat.

 Documentul contine (Cuprins)

 Nr. ePetitie - numărul petiției.

Nu este obligatorie introducerea tuturor informaţiilor iar un anume câmp poate fi


completat parţial. Căutarea se face după toate criteriile selectate.

Diacriticele românești, standard sau legacy sunt filtrate în textul de căutare.

Căutarea începe la apasărea tastei ENTER sau cu clic pe butonul Caută.

70 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Căutare > Rezultatul căutării
Această pagină conţine într-un format tabelar toate documentele găsite în urma
setării criteriilor de căutare în pagina de Căutare.
Documentele sunt împărţite pe pagini, numărul de documente pe o pagină poate fi
setat; accesul la fiecare pagină se face folosind controalele: << prima pagină, < pagina
anterioară, următoarea pagină >, ultima pagină >>.

Capul de tabel:

 dacă documentul are fișiere atașate sau scanate

 Nr. - numărul de înregistrare al documentului ;

 Data înregistrării;

 Nr. ext - număr şi data externă;

 Anexe - câte file anexe are documentul;

 Solicitant - numele persoanei sau firmei care a înregistrat documentul;

 Adresa persoanei sau firmei;

 Cuprins - cuprinsul documentului;

 Termen rezolvare - numărul de zile în care trebuie operat documentul;

 Modul de rezolvare - modul în care a fost operat documentul;

 Curent - utilizatorul la care se află documentul.

Prima coloană din tabel conţine butonul Deschide care permite accesul la pagina cu
detaliile documentului.

71 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Borderou/Opis
Numele acestui element în meniu se poate modifica din modulul de
administrare-configurări CID 19.OPIS/Borderou.
Opţiunea permite selectarea parametrilor opisului de circulaţie şi deschiderea paginii
de unde se poate lista.

Parametrii selectabili sunt:

 Doc înregistrate în: se selectează anul;

 Trimise de la: departamentul de la care au fost trimise documentele (implicit este


departamentul curent), se pot selecta şi serviciile subordonate;

 utilizatorul expeditor de la care au fost trimise documentele (implicit este


utilizatorul curent dar se poate alege altul din listă);

 Destinatar - departamentul unde au fost trimise documentele (se pot selecta şi


subordonatele departamentului destinatar);

 utilizatorul destinatar utilizatorul la care au fost trimise documentele;

 Apare pe borderou şi autor efectiv - dacă se bifează, pe opis va apărea și


utilizatorul efectiv;

 Exclude documentele din oficiu - dacă se bifează, pe opis nu vor apărea


documentele din oficiu.

Mai jos sunt butoanele pentru listare.

Opis pentru o anumită zi:

 ziua - în care au fost trimise documentele

Clic pe butonul Borderou/Opis zi deschide o pagină cu toate documentele trimise


în "ziua" care întrunesc criteriile de mai sus de unde se poate lista opisul.

Se afişează:

o Nr. crt.
o Nr. Doc.

72 of 189
Manual de utilizare - CID -
o Utilizator
o Data
o Nr ext./Data
o Solicitant
o Problema
o NrFile

Butonul Borderou/Opis zi fara paginare este similar cu butonul Borderou/Opis


zi

Clic pe butonul "Borderou/Opis zi PDF" generează aceeaşi listă dar in format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.
o Nr.Doc.
o Data inreg.
o Solicitant
o Problema
o Nr File
o Stare

Clic pe butonul "Borderou/Opis predare doc zi"

Se afişează:

o Nr.crt.
o Nr.Doc.
o Data inreg.
o Solicitant
o Raspuns
o Data raspuns

Pentru o anumită perioadă:

 din data, ora- data şi ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei

Clic pe butonul Borderou/Opis perioada se deschide o pagină cu toate


documentele trimise în perioada "din data. ora- până în data, ora " care întrunesc criteriile
de mai sus, de unde se poate lista borderoul.

73 of 189
Manual de utilizare - CID -
Se afişează:

o Nr. crt.

o Nr. Doc.
o Utilizator
o Data
o Nr ext./Data
o Solicitant
o Problema
o NrFile

Butonul Borderou/Opis perioada fara paginare este similar


cu butonul Borderou/Opis perioada

Clic pe butonul "Borderou/Opis perioada PDF" generează o listă în format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.
o Nr.Doc.
o Data inreg.
o Solicitant
o Problema
o Nr File
o Stare

Clic pe butonul "Borderou/Opis predare doc perioada" generează o listă în


format PDF.

Se afişează:

o Nr.crt.
o Nr.Doc.
o Data inreg.
o Solicitant
o Raspuns
o Data raspuns

Dacă la Destinatar nu s-a selectat nici departamentul, nici utilizatorul atunci vor

74 of 189
Manual de utilizare - CID -
apare documentele care au fost trimise de Expeditor către toate departamentele din
instituţie în ziua sau perioada setată.
Dacă la Expeditor este setat doar departamentul atunci pe borderou vor apare
documentele care au fost trimise de către toţi utilizatorii din acel departament.
Dacă la Destinatar este setat doar departamentul atunci pe borderou vor apare
documentele care au fost primite de toţi utilizatorii din acel departament.

Dacă la Destinatar și Expeditor se alege același utilizator atunci vor aparea


documentele operate cu ramâne la utilizatorul curent.

Fiecare opis care conţine documentele trimise de un anumit utilizator către alt
utilizator va apare listat pe o pagină separată.

Fiecare buton, listare zi sau perioada au si variante de listare fara paginare, pentru o
listare mai compacta.

75 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Borderou de expediţie
Opţiunea permite setarea parametrilor borderoului de expediţie şi deschiderea
paginii de unde se poate lista borderoul.

Parametrii selectabili sunt:


Borderou pentru o anumită zi

 Ziua expedierii - data la care a fost expediat documentul;

 Ziua de pe borderou - data de pe borderou;

 Expediat - se alege din listă modalitatea de expediere (toate, direct, recomandat,


confirmare de primire, simplu poştă, fax, email etc.).

Cu clic pe butonul Borderou zi se listează toate documentele expediate în ziua


respectivă; din această pagină borderoul poate fi listat din meniul File/Print.

Cu clic pe butonul Borderou poştă zi se creează borderoul de expediție cu toate


documentele expediate prin poştă în ziua respectivă (care au ca modul de expediere:
simplu poștă, recomandat, confirmare de primire). Din această pagină borderoul poate fi
listat cu clic pe listare borderou.

Clic pe butonul Borderou poştă străinătate se creează borderoul de expediție cu


toate documentele expediate prin poştă în ziua respectivă (care au ca mod de expediere:
simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, străinătate). Din această pagină
borderoul poate fi listat cu clic pe listare borderou.

Borderou pentru o anumită perioada:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au expediat documentele.

Se poate alege paginarea pentru listarea confirmărilor de primire pentru borderourile


poștă prin bifarea opțiunii paginare și precizarea numărului de documente pe pagină
(implicit 3). Numărul de documente pe pagină se memorează în momentul creării
borderoului și nu se poate modifica ulterior.

Clic pe butonul Borderou perioada se listează toate documentele expediate în


perioada selectată. Din această pagina borderoul poate fi listat din meniul File/Print.

76 of 189
Manual de utilizare - CID -
Clic pe butonul Borderou poştă se creează borderoul de expediție cu toate
documentele expediate prin poştă în perioada selectată (care au ca mod de expediere:
simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, poştă secretă). Din această pagină
borderoul poate fi listat cu clic pe Listare borderou respectiv Listare borderou poştă
secretă pentru documentele expediate prin poşta secretă.

Clic pe butonul Borderou poştă străinătate se creează borderoul de expediție cu


toate documentele expediate prin poştă în perioada selectată (care au ca mod de
expediere: simplu poștă, recomandat, confirmare de primire, străinătate). Din această
pagină borderoul poate fi listat cu clic pe listare borderou.

Un document operat poate apare pe doua borderouri, unul pentru România şi altul
pentru străinătate - are un adresant cu adresa în România şi altul cu adresa în străinătate.
Principiul de funcţionare a borderoului poştă străinătate este acelaşi cu cel al borderoului
simplu cu câteva excepţii:

 ştergerea se poate face doar pe un singur adresant nu pe toţi adresanţii dintr-un


dosar ca şi la cel simplu

 la istoric borderou la număr apare "străinătate" pentru borderourile care sunt


străinătate

 un adresant poate fi pe ambele borderouri (după ce se face un borderou simplu, pe


aceleaşi date se va putea crea şi un borderou străinătate cu aceeaşi adresanţi).

O posibilitate rapidă de ştergere a adresanţilor: în dreptul fiecărui adresant există o


bifă, toţi adresanţii bifaţi vor fi şterşi la apăsarea butonului "şterge adresanţii bifaţi".
Există posibilitatea bifării/debifării tuturor adresanţilor.
Clic pe butonul Grupare automata permite aranjarea destinatarilor identici sub
acelaşi număr.
În fereastra în care se aranjează după număr şi poziţie există posibilitatea
listării confirmărilor de primire cu sau fără paginare după cum s-a setat mai sus.

Observatie1: Pentru documentele din impotax, localitatea de pe borderoul de


expeditie si cel de expeditie_strainatate (html şi pdf ) se ia din impotax (nu din
nomenclatorul de persoane).

Observatie2: Documentele care vin din Impotax pot veni direct expediate (cu
borderou de poștă creat) sau neexpediate. Dacă documentele vin neexpediate
atunci utilizatorul poate adăuga aceste documente pe borderoul de poștă după ce
ele au fost expediate.

77 of 189
Manual de utilizare - CID -

78 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Istoric borderouri
Se afişează numărul total de borderouri de expediţie create de utilizatorul
curent sau toate in funcţie de configurarile din Administrare-Utilizatori-Grupuri, drepturile
o Vizualizare toate borderourile in Istoric borderouri
o Posibilitatea de a modifica data de trimitere la posta a borderoului de posta

Un borderou creat poate fi modificat din istoric borderouri. Tabelul borderourilor


conţine:

 Nr. Borderou

 Dată Borderou

 Utilizator

 Data trimiterii la poştă - Dacă data de poştă nu e completată apare nu s-a ales
data. Clic pe acest text permite alegerea sau ştergerea datei.

 Număr poştă - numerotarea pe borderou. Clic pe acest text permite editarea


numerelor. Dacă data de poştă nu e completată se afişează şirul '------'
Editarea sau adăugarea numerelor de poştă se face începând de la o
înregistrare şi până la alta. Dacă pe un borderou sunt 500 de înregistrări, atunci
utilizatorul poate sa adauge numere de poştă pe oricare înregistrare se doreşte, de
exemplu pe înregistrările de la 1 la 50 sa se pună nr de poştă de la 1 la 99 cu pas=2.

Se completează:

 Numere de poştă începând cu nr.

 pas

 pentru borderou nr. nnnnn de la nr.crt.

 până la nr.crt.

Clic pe butonul OK pentru salvare numere. Se face o verificare care obligă


utilizatorul să pună exact atâtea numere câte sunt pe document.

Un borderou creat poate fi şters cu clic pe butonul şterge de pe ultima coloană a


tabelului.

Un borderou creat poate fi modificat dacă nu are completată data trimiterii la poştă.
Cu clic pe numărul lui se deschide tabelul cu documentele care apar în borderou. Acesta

79 of 189
Manual de utilizare - CID -
poate fi editat (schimbarea poziţiei documentelor prin schimbarea numarului ataşat) sau
listat. De asemenea se poate şterge un număr de documente de pe borderou selectând prin
bifare documentele dorite. Butoanele Bifeaza toate şi Debifeaza toate sunt ajutoare
pentru selectarea-deselectarea documentelor. Clic pe butonul Stergeti adresantii
selectati şterge efectiv documentele. Se vor şterge toţi adresanţii de pe acel document şi
se va re-ordona borderoul.
Clic pe butonul Grupare automata permite aranjarea destinatarilor identici sub acelaşi
număr.
Clic pe butonul Confirmare de primire permite listarea formularlelor de confirmare de
primire.

Se poate adăuga un document la borderou prin precizarea numărului si anului


documentului. Clic pe butonul Adauga face adăugarea dacă acest lucru este posibil.
Se poate adăuga un document care nu este înregistrat în CID la clic pe butonul
Adauga document extern CID prin completarea următoarele informaţii:

- Numarul documentului
- Adresant
- Tip expediere
Cu clic pe butonul Salveaza se adaugă în borderou documentul cu informaţiile
completate.

Clic pe butonul Listare borderou deschide o nouă fereastră din care borderoul se
poate tipări.

80 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Evidenţă retur
Se afişează evidenţa retururilor.
Se selectează:
 Documentul numărul,
 Număr poştă,
 Numar extern
 anul
Dacă se completează mai multe câmpuri se face ȘI logic între ele. Clic pe butonul
Caută pentru raport. Rezultatul va fi afişat într-un tabel cu adresanţii pe documentul
căutat:
o Nr reg,
o Solicitant,
o Problema,
o Departament,
o Adresant,
o Cuprins,
o Tip retur,
o Data retur,
o Observaţii.

Clic pe butonul modifica de la fiecare adresant permite modificarea următoarelor


informaţii:
o Tip retur se alege din listă
o Data retur,
o Observaţii.

Există posibilitatea selectării mai multor adresanţi prin bifare individuală sau bifarea
Select/Deselect toate şi cu clic pe Retur in grup se marchează Tip retur, Data retur,
Observaţii.
Clic pe butonul Salveaza.

81 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Borderou retur
R1. Borderou retur.

Parametrii selectabili sunt:


 Data retur
 Utilzator
 Grupare pe serviciul si utilizatorul care a facut expedierea - dacă se bifează
atunci lista este ordonată după departament, user și data retur
 din data, ora - pana in data, ora

Cu clic pe butonul Borderou zi se deschide o nouă fereastră în care se afişează în


format .pdf următoarele informaţii:

 Nr. crt.

 Nr. reg.

 Solicitant

 Cuprins

 Adresant

 Tip retur

 Nr. poştă

 Observaţii.

________________________________________

R2. Borderouri inregistrate in perioada.

Parametrii selectabili sunt:

 Utilzator
 Grupare pe serviciul si utilizatorul care a facut expedierea - dacă se bifează
atunci lista este ordonată după departament, user și data retur.
Data retur salvata in perioada:
 din data, ora - pana in data, ora

82 of 189
Manual de utilizare - CID -
Cu clic pe butonul Borderou perioada se deschide o nouă fereastră în care se
afişează în format .pdf următoarele informaţii:

 Nr. crt.

 Nr. reg.

 Solicitant

 Cuprins

 Adresant

 Tip retur

 Nr. poştă

 Data borderou

 Data inreg

 Observaţii.

Listele se pot tipări din browser.

83 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Introducere
Opţiunea permite listarea diverselor situaţii, centralizări, statistici din datele
înregistrate. Pe titlul fiecărui raport existã semnul , cu clic pe el se afişează descrierea
raportului respectiv.
Meniul de Rapoarte este accesibil doar dacă în modulul de
administrare-utilizatori-grupuri este bifat dreptul 54 Rapoarte.

Rapoartele sunt grupate în categorii:


 analitice, notate cu R şi numărul raportului;
 statistice, notate cu S şi numărul raportului;
 statistici management notate cu M şi numărul raportului.
Meniul Statistici management este accesibil doar dacă în modulul de
administrare-utilizatori-grupuri este bifat dreptul 56 Statistici management.

Listarea se face în modul următor:

 clic pe numele raportului dorit;

 într-o nouă pagină se vor afişa parametrii selectabili pentru listare.

Pe titlul fiecărui raport existã din nou semnul , cu clic pe el se afişează descrierea
raportului selectat.

După setarea parametrilor se dă clic pe butonul "Raport "şi apoi din meniul
browser-ului, clic pe butonul PRINT pentru listarea raportului;

Există cazuri în care raportul se poate face pe zi sau pe o perioadă cu butoanele


"Raport zi" şi "Raport perioada".

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru acelaşi an, anul de la data
de început şi cel de la data de sfârşit trebuie sa fie aceiaşi, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie şi anul de la data de sfârşit.

84 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > RG. Raport generic
Raportul afișează starea documentelor, într-o anumită perioadă (în care s-au
înregistrat documentele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

Problema:

 Departament, problema - se aleg din listă departamentul/problema pentru care


s-a înregistrat documentele. Pentru departament și/sau problema neselectate se
afișează toate;

Utilizator operare:

 Departament, utilizator - se aleg din listă departamentul/utilizatorul care a operat


documentele. Pentru departament și/sau utilizator neselectate se afișează toate;

 Categorie act - se alege din listă tipul de documentelor;

 Mod rezolvare - se alege din listă modul de rezolvare al documentelor;

 Tip expediere - se alege din listă modul de tipul de expediere al documentelor;

 Utilizator efectiv (logat) - dacă se bifează, se afișează coloanele Utilizator efectiv


la operare și expediere. Se afișează numele utilizatorului autentificat (logat).

 Afisare toate observatiile - dacă se bifează, se afișează toate observațiile


documentelor.

Perioada de inregistrare:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat documentele.

Observație 1: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la


data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.
Observație 2: dacă este pusă bifa 38. Blocare afisare
CNP din administrare->configurari CID, apare CNP-ul sau CUI-ul solicitantului
în coloana CNP/CUI de lângă Solicitant.

85 of 189
Manual de utilizare - CID -
Observație 3: dacă un document este operat de mai mulți utilizatori, în
raport apare doar prima operare.

Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează un fișier excel care poate fi deschis,
salvat sau se poate anula operațiunea. Fișierul conține toate documentele înregistrate care
întrunesc criteriile de mai sus.

86 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R1. Modul de rezolvare al documentelor
pe directii
Raportul afișează numărul de operări făcute de către departamentul selectat, total și
pe fiecare tip de rezolvare (operare), pentru ziua sau perioada selectată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili pentru raport sunt:

 departament - departamentul la care se află documentele. Dacă nu se selectează


un departament atunci vor fi afișate documentele din toate departamentele.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data pentru care se listează raportul;

 clic pe butonul "Raport zi" deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de rezolvare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 clic pe butonul "Raport perioada" deschide pagina cu raportul, de aici se poate


lista.

Raportul conține:

 Departament - departamentul la care se află documentele.

 Total - numărul de operări făcute în ziua sau perioada setată.

 Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare aflate la


departamentul respectiv.

 Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil.

 Nefavorabil - numărul de documente operate ca rezolvate nefavorabil.

 Document - numărul de documente operate ca document.

87 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Parţial - numărul de documente operate ca rezolvate parțial.

 Intern - numărul de documente operate ca intern.

 Anulate - numărul de documente anulate.

88 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R2. Modul de rezolvare al documentelor
pe operatori
Similar cu Raportul 1 doar că aici e defalcat pe fiecare utilizator în parte.
Raportul afișează numărul de documente operate de către utilizatorul și
departamentul selectate, total și pe fiecare tip de rezolvare pentru o zi sau perioadă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili pentru raport sunt:

 departament - departamentul la care se afla documentele. Dacă nu se selectează


un departament atunci vor fi afișate documentele din toate departamentele.

 utilizator - utilizatorul la care se afla documentele. Dacă nu se selectează un anume


utilizator atunci raportul va conține modul de rezolvare al documentelor operate de
către toți utilizatorii din departamentul selectat.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data în care au fost operate documentele;

 clic pe butonul "Raport zi" deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de rezolvare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 clic pe butonul "Raport perioada" deschide pagina cu raportul, de aici se poate


lista.

Raportul conține:

 Operator - utilizatorul la care se afla documentele.

 Total operări - numărul de operări făcute de utilizator în ziua sau perioada setată.

 Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare la utilizatorul


respectiv.

89 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil în ziua sau
perioada respectivă de către utilizator.

 Nefavorabil - numărul de documente operate ca rezolvate nefavorabil.

 Document - numărul de documente operate ca document.

 Parţial - numărul de documente operate ca rezolvate parțial.

 Intern - numărul de documente operate ca intern.

90 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R3. Raport inregistrari documente (la
Registratura si CIC)
Raportul afișează lista documentelor înregistrate pentru parametrii selectați.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 documente

 toate - toate documentele înregistrate;

 documente din oficiu intern - documentele care sunt din oficiu intern;

 documente din oficiu extern - documentele care sunt din oficiu extern;

 celelalte - documentele simple, care nu sunt din oficiu intern și nici din oficiu
extern.

 Tip intrare - se alege din listă tipul de intrare al documentelor (ghiseu, posta, fax,
email si SEAP ) sau Toate.

 departament - se selectează din lista departamentul care a înregistrat sau pentru


care s-a înregistrat.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Utilizator - utilizatorul care a făcut înregistrarea.

 autor efectiv - se bifează dacă utilizatorul este autorul efectiv al documentului.

 ordonare dupa strada de amplasament - da, dacă se bifează

 Se alege "documente înregistrate (de către) sau (pentru) departamentul ales" de


mai sus.
Documentele din oficiu interne/externe vor fi totdeauna cele înregistrate "de către"
departamentul selectat indiferent de aceasta alegere.
Dacă se alege "pentru" utilizatorul nu se mai selectează.

 Include anulatele - se bifează dacă se dorește includerea în raport a documentelor


anulate.

 departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-a înregistrat.

91 of 189
Manual de utilizare - CID -
 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Tip act - se selectează din listă.

 Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea (poate fi și doar un fragment
din nume)

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data în care a fost înregistrat documentul;

 la acționarea butonului "Raport zi" se deschide o pagină cu toate documentele


înregistrate în ziua precizată, care întrunesc criteriile de mai sus; din această pagină
se poate lista raportul.

Conținutul raportului:

 Nr - Număr curent

 NrReg - Număr registru

 Data - Data de înregistrare

 Provenienta - Solicitantul.

 Adresa

 Cuprins

 Term.rez - Termen de rezolvare

 Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz
contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de
sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu toate documentele


înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc criteriile de mai

92 of 189
Manual de utilizare - CID -
sus, de unde se poate lista raportul.

Conținutul raportului:

 Nr - Număr curent

 NrReg - Număr registru

 Data - Data de înregistrare

 Provenienta - Solicitantul.

 Adresa

 Cuprins

 Term.rez - Termen de rezolvare

 Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul.

Cu clic pe butonul "Raport perioada nr. ext" se deschide o pagină cu toate


documentele înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc
criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Conținutul raportului:

 Nr - Număr curent

 NrReg - Număr registru

 Data - Data de înregistrare

 Nr ext./Data - Numărul extern al actului, dacă acesta există.

 Provenienta - Solicitantul.

 Observatii - Observația din momentul înregistrării documentului.

 Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul.

Cu clic pe butonul "Raport excel" se deschide un fișier excel. Fișierul conține toate
documentele înregistrate în perioada "din data - până în data " care întrunesc criteriile de
mai sus.

Conținutul raportului:

 Nr. - Număr curent

 NrReg. - Număr registru


93 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Data - Data de înregistrare

 Provenienta - Solicitantul.

 Adresa -

 Email -

 Cuprins -

 Term. Rez. - Termen de rezolvare

 Observatii - Observația din momentul înregistrării documentului.

 Curent - starea sau numele utilizatorului la care se află documentul

Se completează nr. crt. incepe cu și cu clic pe butonul "Registru intrări ieșiri" se


va afișa o pagină care conține toate documentele înregistrate în perioada selectată și care
întrunesc criteriile de mai sus, de unde putem lista raportul. Pentru perioade de timp mai
mari numărul de documente poate fi foarte mare și raportul o să dureze mult. Din acest
motiv s-a introdus posibilitatea listării raportului din bucăți, pe mai multe intervale și
specificând un număr curent în continuarea celui precedent.
Acest raport poate fi împărțit pe tipuri de documente prin simpla alegere a altui tip de
document.

Conținutul raportului:

 Nr crt - Număr curent

 Nr inreg/Data inreg - Număr registru/Data de înregistrare

 Nr/Data act extern - Numărul extern al actului, dacă acesta există.

 Solicitant

 Departament - Departamentul celui care a răspuns.


Dacă au răspuns mai mulți este ultimul care a răspuns.
Dacă nu a răspuns nimeni este departamentul la care se află documentul curent.
Dacă documentul se află la mai mulți atunci este departamentul ultimului utilizator
(în ordinea selectării).

 Problema

 Răspuns

 Data răspuns

94 of 189
Manual de utilizare - CID -
Cu clic pe butonul "Raport intrari iesiri 2" se deschide o pagină cu toate
documentele înregistrate în perioada "din data, ora- până în data, ora " care întrunesc
criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Conținutul raportului:

 NrReg - Număr registru;

 Data - Data de înregistrare;

 Provenienta - Solicitantul;

 Adresa

 Cuprins

 Mod rezolvare - modul de rezolvare;

 Utilizator curent - numele utilizatorului la care se află documentul.

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport apar documentele care au fost
înregistrate de către toate departamentele din instituție în ziua sau perioada setată.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport apar documentele care au fost
înregistrate de toți utilizatorii din acel departament.

95 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R4. Documente intrate la un anumit
nivel din organigrama
Raportul listează documentele înregistrate în perioada selectată și intrate (inclusiv
cele primite de la alt departament) la un anume departament și utilizator.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - departamentul care a primit documentele. Dacă nu se alege se face


gruparea pe departamente.

 Tip act - se selectează din listă.

 Utilizator - utilizatorul de la departamentul selectat mai sus. Dacă nu se selectează


departament sau utilizator se considera toate/toți.

 Aparitie unica a documentelor: dacă se bifează atunci documentele apar o


singură dată chiar dacă au trecut de mai multe ori pe la departamentul/utilizatorul
selectat. Dacă sunt mai multe apariții se afișează prima.

 Mapa - se selectează din listă.

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport " deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raportul conține:

 Nr - număr curent.

 NrReg- număr registru.

 Data inreg. - data înregistrării.

 Data intrare - data intrării la departament.

96 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Provenienţa - solicitantul.

 Adresa.

 Cuprins.

 Term.rez - Termen de rezolvare.

97 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R5. Modul de rezolvare al documentelor
in functie de tipul actului
Raportul afișează pentru fiecare tip de document numărul total de operări, numărul
de documente neoperate și numărul de rezoluții (moduri de rezolvare) pe tipuri.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 departament - departamentul care a operat documentele;

 utilizator - utilizatorul care a operat documentele;

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport va apare modul de rezolvare al


documentelor operate la toate departamentele din instituție în ziua sau perioada setată.
Dacă nu este setat Utilizator atunci raportul va conține modul de rezolvare al
documentelor operate de către toți utilizatorii din departamentul selectat.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua- data în care au fost înregistrate documentele;

 la acționarea butonului "Raport zi" se va deschide o pagină cu modul de rezolvare al


documentelor înregistrate în ziua respectivă, operate de către utilizatorul ales. Din
această pagină se poate lista raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora- până în data, ora - se referă la perioada de înregistrarea


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 la acționarea butonului "Raport perioada "se deschide o pagină cu modul de


rezolvare al documentelor înregistrate în perioada "din data, ora - până în data, ora "
operate de către utilizatorul ales. Din această pagină se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Tip document - tipul documentelor operate (ex: cerere).


98 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Total operări - numărul de operări făcute pe acest tip de document în ziua sau
perioada setată.

 Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare de tipul respectiv.

 Favorabil - numărul de documente de tipul respectiv, operate ca rezolvate favorabil


în ziua sau perioada setată.

 Nefavorabil - numărul de documente operate ca rezolvate nefavorabil.

 Document - numărul de documente operate ca document.

 Parţial - numărul de documente operate ca rezolvate parțial.

 Intern - numărul de documente operate ca intern.

99 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R6. Documente neoperate aflate la un
nivel din organigrama
Raportul conține documentele neoperate la momentul listării care respectă opțiunile
selectate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 departament - departamentul unde se află documentul în operare;

 utilizator - utilizatorul la care se află documentul în operare;

 anul - anul de înregistrare al documentelor;

Implicit la departament/utilizator înregistrare este departamentul/utilizatorul curent.


Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toate departamentele din instituție la data curentă înregistrate de către
departament înregistrare sau utilizator înregistrare.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament la data curentă.

La acţionarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele


neoperate care întrunesc criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr - număr curent

 NrReg- numărul de înregistrare al documentului

 Data - data la care a fost înregistrat documentul

 Nr zile rămase - numărul de zile rămase până la expirarea documentului

 Provenienţa - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat


documentul

 Adresa - adresa persoanei sau firmei

 Cuprins - cuprinsul documentului

 Mod rez - modul de rezolvare al documentului

100 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Curent - persoana la care se află documentul (dacă nu este selectat
departamentul).

101 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R7. Documente operate si neoperate
aflate la un nivel din organigrama
Raportul conține documentele aflate la un anumit nivel din organigramă la data
curentă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 departament - departamentul unde se află documentul;

 utilizator - utilizatorul la care se află documentul;

 anul - anul de înregistrare al documentelor

Implicit la departament/utilizator înregistrare este departamentul/utilizatorul curent.


Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toate departamentele din instituție la data curentă înregistrate de către
departament înregistrare sau utilizator înregistrare.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament la data curentă.

La acţionarea butonului "Raport" se deschide o pagină cu toate documentele aflate


la un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de
unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr - număr curent.

 NrReg - numărul de înregistrare al documentului.

 Data - data la care a fost înregistrat documentul.

 Provenienţa - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat


documentul.

 Adresa - adresa persoanei sau firmei.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

 Mod rez - modul de rezolvare al documentului.

102 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Curent - persoana la care se află documentul (dacă nu este selectat
departamentul).

103 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R8. Documente expirate aflate la un
nivel din organigrama
Raportul conține documentele expirate aflate la un anumit nivel din organigramă la
data curentă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 departament - departamentul unde se află documentele expirate;

 utilizator - utilizatorul la care se află documentele expirate;

 anul - anul de înregistrare al documentelor

Implicit la departament/utilizator înregistrare este departamentul/utilizatorul curent.


Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toate departamentele din instituție la data curentă înregistrate de către
departament înregistrare sau utilizator înregistrare.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament la data curentă.
La acționarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele aflate la
un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de
unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr - număr curent.

 NrReg- numărul de înregistrare a documentului.

 Data - data la care a fost înregistrat documentul.

 Nr zile de la expirare - numărul de zile de când documentul a expirat.

 Proveniența - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat


documentul (solicitantul).

 Adresa - adresa persoanei sau firmei.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

 Mod rez - modul de rezolvare al documentului.

104 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Curent - persoana la care se află documentul (dacă nu este selectat
departamentul).

105 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R9. Numar documente primite de un
nivel din organigrama
Raportul conține numărul de documente primite la un nivel din organigrama pentru
opțiunile selectate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 destinatar - departamentul care a primit documentele;

 utilizator - utilizatorul care a primit documentele;

Raport pentru o anumită zi:

 ziua- data în care au fost primite documentele;

 clic pe butonul "Raport număr" se deschide o pagină cu numărul documentelor


primite în "ziua" respectivă de către departament/utilizatorul; din această pagină se
poate lista raportul.

 clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu documentele primite în "ziua"


respectivă de către departament/utilizatorul; din această pagină se poate lista
raportul.

Raportul conține:

 Nr. Crt. - număr curent.

 Nr. doc.- numărul de înregistrare a documentului.

 Data doc. - data la care a fost înregistrat documentul.

 Data primirii - documentului.

 Persoana de la care a venit - numele persoanei de la care a venit documentul.

 Stare document - starea documentului.

Raport pentru o anumită perioadă:

106 of 189
Manual de utilizare - CID -
 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-au primit
documentele.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar
la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport număr perioada" deschide o pagina cu numărul


documentelor primite în perioada "din data, ora - până în data, ora " de către
departament/utilizatorul. Din această pagină se poate lista raportul.

Clic pe butonul "Raport perioada" deschide o pagină cu documentele primite în


perioada "din data, ora - până în data, ora " de către departament/utilizatorul. Din această
pagină se poate lista raportul.

"Raport număr" și "Raport număr perioada" afișează doar numărul documentelor iar
butoanele "Raport zi" şi "Raport perioada" afișează documentele.
În cazul în care se alege un singur utilizator se va afișa un tabel cu toate
documentele pe care utilizatorul le-a primit de la alți utilizatori (prin trimitere sau operare)
nu și pe cele care le-a înregistrat.

Dacă se alege un departament întreg atunci se va afișa pentru fiecare utilizator din
departament câte un tabel cu documentele primite.

Un document poate apărea de mai multe ori dacă utilizatorul le-a primit de la mai
mulți utilizatori (prin trimitere sau operare).

107 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R10. Inregistrari documente de un
anumit tip
Raportul conține documentele înregistrate pentru opțiunile selectate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Serviciul - serviciul pentru care s-a înregistrat documentul; Se poate bifa "și
subordonate". Este obligatorie selectarea unui serviciu sau tipact - TOATE -.

 Tip act/Problema - se selectează din lista documentelor serviciului selectat mai


sus. Pot exista documente nelegate de un serviciu. Este obligatorie selectarea unui
anume tip de act, se alege din lista - TOATE - sau un tip de act specificat.

 Cuprins - se poate selecta după cuprins.

 Departament - care a înregistrat documentul. Se selectează din lista pentru a putea


selecta apoi Utilizatorul.

 Cu subdepartamentele lui - se poate selecta prin bifare.

 Utilizator - cel care a înregistrat documentul, se selecteaza din lista.

 autor efectiv - se bifează pentru a selecta doar documentele create de către


utilizatorul selectat, elimină situaţia în care un utilizator a înregistrat documente în
numele altuia.

 ordonare dupa strada de amplasament - dacă este bifată opțiunea atunci în


tabel pe raport vor apărea și coloanele Localitatea, Strada, Număr.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua- data în care au fost înregistrate documentele documentele;

 la acţionarea butonului Raport zi se va deschide o pagină cu numărul documentelor


primite în 'ziua' respectivă de către departament/utilizator. Din această pagină se
poate tipări raportul.

Raportul conține:

 NrReg - numărul documentului.

108 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Data - data documentului.

 Solicitant - cel care a depus cererea.

 Adresant - la cine a fost expediat documentul.

 Data exped. - data expedierii documentului.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se afişează raportul care se poate lista.

Raportul conține:

 Nr. - număr curent.

 NrReg - numărul documentului.

 Data - data documentului.

 Solicitant - cel care a depus cererea.

 Adresa solicitant - din nomenclatorul de persoane fizice sau juridice.

 Adresant - la cine a fost expediat documentul.

 Data exped. - data expedierii documentului.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează un fișier excel care poate fi deschis,
salvat sau se poate anula operațiunea. Fișierul conține toate documentele înregistrate care
întrunesc criteriile de mai sus.

Raportul conține:

 Nr. - număr curent.

 NrReg. - numărul documentului.


109 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Data - data documentului.

 Provenienţa - cel care a depus cererea.

 Adresa - din nomenclatorul de persoane fizice sau juridice.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

 Term. Rez. - termen de rezolvare.

110 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R11. Situatie solicitari documente in
functie de tipul actului
Raportul conține numărul de documente pe tipuri înregistrate (primite) de catre
departamentul/utilizatorul selectat.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - departamentul care a înregistrat/primit documentele;

 Utilizator - cel care a înregistrat/primit documentul;

 Raport detaliat pe cuprins - cu bifa pusă se detaliază documentele în funcție de


tip act/problemă și cuprins. Cu bifa nepusă se ține cont doar de tip act/problema.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data în care au fost primite documentele.

 la acționarea butonului "Raport zi" se deschide o pagină cu numărul documentelor


primite în "ziua" respectivă de către departament/utilizator. Din această pagină se
poate lista raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare sau
primire a documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu numărul


documentelor înregistrate, primite în perioada "din data, ora - până în data, ora " de către
departament/utilizator. Din această pagină se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr - număr curent.

 Tip document/cuprins - tipul și conținutul documentului.

 Total - numărul de documente.


111 of 189
Manual de utilizare - CID -

112 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R12. Scadentar pe un anumit
departament cu subdepartamente
Raportul conține lista documentelor expirate până la data și pentru opțiunile
selectate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Documente înregistrate în anul: - se alege din listă.

 aflate la departamentul: - se alege din listă

 cu subdepartamentele lui - dacă se bifează, la Tip act apar și tip-urile de act de


la subdepartamentele departamentului ales.

 Tip act - se selectează din listă.

 Utilizator - se alege din listă.

 care expira până la data:

 Interval Scadentar - dacă se bifează se poate selecta o perioadă de început şi o


perioadă de sfârşit. Data de la care expira pana la data se va ignora.

Clic pe butonul "Raport" generează raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nr. inreg - numărul de înregistrare.

 Data inreg - data înregistrării documentului.

 Problema - tipul documentului.

 Utilizator

113 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R13. Raport documente inregistrate
(primite) la un anumit utilizator intr-o anumita perioada
Raportul conține lista documentelor care au trecut pe la utilizatorul selectat în
perioada selectată (se referă la perioada de înregistrare (intrare) a documentelor).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare (intrare) a
documetelor.

 Nume consilier - se alege din lista utilizatorilor sau toți dacă nu se selectează.

 Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea (poate fi și doar un fragment
din nume)

 Gruparea datelor pe problema: se poate bifa

Cu clic pe butonul "Raport" generează lista care se poate tipări.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Solicitant - persoana sau firma care a făcut solicitarea.

 Data - depunerii.

 Nr. document - numărul documentului.

 Problema/tip act - tipul documentului.

 Stadiul - documentului.

 Termen - de rezolvare.

 nr. de file - al documentului.

114 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R14. Raport documente aflate in
operare la un anumit utilizator in ziua curenta
Raportul conține lista documentelor aflate în operare la un anumit utilizator în ziua
curentă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili:

 Nume consilier: - se selectează din lista numele consilierului (utilizatorului).

Clic pe butonul "Raport" generează raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nume persoana care a depus - persoana sau firma care a depus documentul.

 Data - depunerii.

 Nr. document - numărul documentului.

 Problema/tip act - tipul documentului.

 Stadiul - documentului.

 Termen - de rezolvare.

 Nr. de file - al documentului.

115 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R15. Raport documente trimise la
semnat
Raportul conține lista documentelor trimise la semnat într-o anumită perioadă (când
s-a trimis la semnat).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Nume inspector: - utilizatorul care a trimis documentele la semnat.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data trimiterii la semnat.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se a deschide o pagină cu lista documentelor trimise


la semnat. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-a trimis la semnat.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagina cu lista documentelor


trimise la semnat în perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nr. doc - numărul documentului.

 Data inreg. - data depunerii.

 Inspector - utilizator

 Problema/tip act .

 Adresa amplasament

 Data trimiterii la semnat.

116 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R16. Situatie inregistrari documente
pentru un anumit serviciu
Raportul conține numărul de documente de un anumit tip (problema) înregistrate
pentru un anumit serviciu (indiferent cum sunt rezolvate).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Serviciu: - se alege din listă serviciul pentru care s-a înregistrat,

 Cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data înregistrării.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor


înregistrate grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același
an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același,
în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data
de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista


documentelor înregistrate, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată. Din
această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Problema/Tip act - tipul documentului.

 Nr. doc. - număr de documente.

Observație: Dacă este pusă bifa cu supdepartamentele lui, raportul va


conține numărul de documente detaliat pentru fiecare departament.

117 of 189
Manual de utilizare - CID -
Total documente

118 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R17. Situatie documente care au trecut
pe la un anumit serviciu
Raportul conține un tabel sub forma problema/tip act și total documente de tipul
respectiv (suma documentelor trecute pe la serviciul ales grupate pe tipuri).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Serviciu: - se alege din listă serviciul pe la care a trecut documentelor. Este


obligatorie selectarea unui serviciu.

 Cu subdepartamentele lui - se poate bifa

 Utilizator: - Dacă se alege un utilizator se va face raportul doar pentru utilizatorul


respectiv.
Dacă nu se alege un utilizator atunci se face lista pentru tot serviciul selectat.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data înregistrării.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor care au


trecut pe la serviciul selectat, grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări
raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora -


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu lista documentelor


care au trecut pe la serviciul selectat, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată.
Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

119 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Problema/Tip act - tipul documentului.

 Nr. doc. - număr de documente.

 Total documente - numărul total de documente.

120 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R18. Flux automat documente
Raportul conține toate tipurile de acte care au flux automat.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Serviciu: - se alege din lista departamentul pentru care exista flux automat. Dacă
nu se selectează un departament atunci se listează fluxurile tuturor departamentelor.

 Cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Toate documentele sau Doar documentele folosite - documentele folosite sunt


cele care au bifat Exista în modulul de administrare la tip document/problema.

Cu clic pe butonul "Raport flux" se deschide o pagină cu lista documentelor care au


flux automat, pentru parametrii selectaţi. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 departamentul

 tipul de act

 departamentul si utilizatorii pe la care trec documentele.

121 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R19. Reavizari persoane
Raportul conține documentele trimise de mai multe ori (reavizări) din impozite către
o persoană la care se regăsește în observații (din momentul înregistrării returului) textul
precizat ca și cuvânt cheie.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Cuvant cheie in observatii - un text (fragment de cuvânt, un cuvânt sau mai


multe) după care se face căutarea, de exemplu "dec", "decedat", "mutat", "nec",
"necunoscut", "dest nec" etc.

 din data, ora - până în data, ora - se refera la perioada de înregistrare a


documentelor. Observație: perioada aleasă poate cuprinde mai mulţi
ani, dar atunci raportul poate dura mai mult.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista


reavizărilor.

Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt.

 Nume persoana reavizată

 Localitatea persoanei reavizate

 Adresa persoanei reavizate

 User - utilizatorul care a trimis reavizarea

 Data reavizării

 Nr. doc. - documentul de reavizare

 Observatii

122 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R20. Persoane pe tip act
Raportul conține lista persoanelor pe tipul de act selectat, care au înregistrat
documente în perioada selectată (în care s-au înregistrat documetele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-a înregistrat


documentele.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Tip act - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.
Dacă nu se selectează departament sau tip act se consideră toate.

 Include anulatele - se bifează dacă se doreşte includerea în raport a documentelor


anulate.

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista


persoanelor.

Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt.

 Nume/prenume persoana

 Adresa persoanei

 Ocupatia

 Serie/NR CI

123 of 189
Manual de utilizare - CID -
 CNP

 Telefon

Cu clic pe butonul "Raport excel" se generează raportul în format XLS. Fișierul


generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul aveți
nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)

Conținutul raportului:

 Nr. crt.

 Nume/prenume persoana

 Adresa persoanei

 Ocupatia

 Serie/NR CI

 CNP

 Telefon

Cu clic pe butonul "Raport alegeri locale" se generează raportul în format XLS.


Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul
aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)

Conținutul raportului:

 Nr. crt.

 Sectia de votare - coloană goală ce se va completa manual

 Nume/prenume

 CNP

 Domiciliul

 Studii / Ocupatia

 Loc de munca

 Nr. telefon
124 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Serie / Nr CI

 Semnatura de acceptare

Cu clic pe butonul "Raport alegeri generale" se generează raportul în format XLS.


Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul
aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)

Conținutul raportului:

 Nr. crt.

 Nume, prenume

 CNP

 Validare CNP - coloană goală ce se va completa manual

 Domiciliul

 Telefon / email

 Loc de munca

 Profesia

 Studii

 Functie Pes/Vice

 Nr. sectie de votare - coloană goală ce se va completa manual

Cu clic pe butonul "Raport alegeri europarlamentare" se generează raportul în


format XLS. Fișierul generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a
deschide fișierul aveți nevoie de un program potrivit (MS Excel, OpenOffice etc.)

Conținutul raportului:

 Nr. crt.

 Nume

 Prenume

 CNP
125 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Adresa de domiciliu (conform actului de identitate)

 Scrutine la care a mai fost presedinte sau loctiitor (tip si data)

 Program de instruire organizat de AEP (data si locul)

 Specialitatea studiilor absolvite si/sau nivelul lor

 Ocupatia

 Telefon

 Email

Cu clic pe butonul "Export DBF" se generează raportul în format DBF. Fișierul


generat se poate deschide (Open) sau salva local (Save). Pentru a deschide fișierul aveți
nevoie de un program potrivit (MS FoxPro, MS Excel, OpenOffice etc.)

Conținutul raportului:

 Nr. crt.

 Nume/prenume persoana

 Adresa persoanei

 Ocupatia

 Serie/NR CI

 CNP

 Telefon

126 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R21. Intrări-ieșiri
Raportul conține lista documentelor care au intrat și au ieșit de la utilizatorul selectat
în perioada selectata (perioada în care au intrat/ieșit documentele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afişează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă. Este obligatorie selectarea unui


departament.

 Utilizator - Se selectează din lista utilizatorilor departamentului selectat mai sus.


Este obligatorie selectarea unui utilizator.

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de intrare/ieșire a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.
Cu clic pe butonul "Raport" se deschide o pagină cu raportul generat.

Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul are doua părți, documentele intrate la utilizatorul ales și respectiv


documentele ieșite de la utilizatorul ales.

Raportul conține doua tabele:

Documente intrate:

 Nr. - numărul curent;

 De la utilizator: utilizatorul de la care a venit documentul;

 NrReg - numărul din registrul general;

 Data Inreg - data la care a fost înregistrat documentul;

 Nr ext/Data - numărul și data externă;

 Solicitant - solicitantul documentului;

 Problema - problema pentru care s-a înregistrat documentul;

127 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Cuprins -

 NrFile - numărul de file;

Documente ieșite:

 Nr. - numărul curent;

 NrReg - numărul din registrul general;

 Data Inreg - data la care a fost înregistrat documentul;

 Nr ext/Data - numărul și data externă;

 Solicitant - solicitantul documentului;

 Problema - problema pentru care s-a înregistrat documentul;

 Cuprins -

 NrFile - numărul de file;

 Trimis la utilizator - utilizatorul la care a fost trimis documentul;

 Utilizator curent - utilizatorul la care se afla documentul acum (daca este la un


singur utilizator atunci este numele utilizatorului iar daca este la mai multi utilizatori
atunci este textul `la mai multi`).

128 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R22. Modul de rezolvare al
documentelor pe direcții (apariție unică a unui document)
Raportul afișează starea documentelor pentru departamentul selectat, total și pe
fiecare tip de rezolvare (operare), pentru documentele primite in ziua sau perioada
selectată. Un document apare o singură dată. Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează
descrierea raportului.

Parametrii selectabili pentru raport sunt:

 departament - se alege din listă. Dacă nu se selectează un departament atunci vor


fi afişate documentele din toate departamentele.

 Afișare cu detalii - dacă se bifează, în raportul generat apar detaliile documentelor.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data pentru care se listează raportul;

 clic pe butonul "Raport zi" deschide pagina cu raportul, de aici se poate lista.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de primire a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 clic pe butonul "Raport perioada" deschide pagina cu raportul, de aici se poate


lista.

Raportul conține:

 Departament - departamentul la care se află documentele.

 Total - numărul de operări făcute în ziua sau perioada setată.

 Neoperate - numărul de documente neoperate sau în operare aflate la


departamentul respectiv.

 Favorabil - numărul de documente operate ca rezolvate favorabil.

129 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Nefavorabil - numărul de documente operate ca rezolvate nefavorabil.

 Document - numărul de documente operate ca document.

 Intern - numărul de documente operate ca intern.

 Anulate - numărul de documente anulate.

 Expirate - numărul de documente expirate.

Daca este pusa bifa Afișare cu detalii raportul va contine pentru fiecare tip de operare
urmatoarele:

 Nr. Crt. - numărul curent,

 Nr. Document - numar registru,

 Data Inregistrarii - data la care a fost înregistrat documentul,

 Tip act - tipul documentului,

 Data operarii - data la care s-a operat documentul.

Observații:

- documentele primite în perioada selectată și operate în afara perioadei se


marchează ca fiind neoperate.

- documentele operate parțial se marchează ca fiind neoperate.

- documentele trimise la mai mulți utilizatori se marchează ca fiind operate


doar atunci când sunt operate de toți utilizatorii.

130 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R23. Documente inregistrate de catre
un departament
Raportul conține numărul de documente de un anumit tip înregistrate de catre un
anumit serviciu și utilizator in perioada selectata (în care s-au înregistrat documetele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Serviciu: - se alege din listă serviciul care a înregistrat documentul. Dacă ramâne
necompletat se iau toate.

 Utilizator - se alege din listă. Dacă ramâne necompletat se iau toți.

Raport pentru o anumită zi:

 ziua - data înregistrării.

Cu clic pe butonul "Raport zi" se deschide o pagină cu lista documentelor


înregistrate grupate pe tipuri de acte. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide o pagină cu lista documentelor


înregistrate, grupate pe tipuri de acte, pentru perioada selectată. Din această pagină se
poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Problema/Tip act - tipul documentului.

 Nr. doc. - număr de documente.

131 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R24. Documente expirate aflate in
operare la un nivel din organigrama
Raportul conține documentele expirate aflate în operare la un anumit nivel din
organigramă la data curentă.
Diferența față de raportul R8 este că în R24 se afișează și documente trimise la mai
mulți operate de utilizatorul selectat dar expirate pentru că nu sunt operate de către toți.
iar in R8 se afișează doar documentele aflate in operare la utilizatorul selectat și expirate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 departament - departamentul unde se află documentele expirate;

 utilizator - utilizatorul la care se află documentele expirate;

 anul - anul de înregistrare al documentelor;

Implicit la departament/utilizator înregistrare este departamentul/utilizatorul curent.


Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toate departamentele din instituție la data curentă înregistrate de către
departament înregistrare sau utilizator înregistrare.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament la data curentă.

La acționarea butonului "Raport "se deschide o pagină cu toate documentele aflate


la un anumit nivel din organigramă la data curentă care întrunesc criteriile de mai sus, de
unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr crt - număr curent.

 NrReg - numărul de înregistrare a documentului.

 Data - data la care a fost înregistrat documentul.

 Nr zile de la expirare - numărul de zile de când documentul a expirat.

 Provenienţa - numele persoanei sau denumirea firmei care a înregistrat


documentul (solicitantul).

132 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Adresa - adresa persoanei sau firmei.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

133 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R25. Starea documentelor
Raportul afişează starea documentelor (finalizate in termenul de rezolvare, finalizate
dupa termen, nefinalizate), într-o anumită perioadă (în care s-au înregistrat documentele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament, problema - se aleg din listă departamentul/problema pentru care


s-a înregistrat documentele. Pentru departament și/sau problema neselectate se
afișează toate.

 Departament, utilizator - se aleg din listă departamentul/utilizatorul care a


înregistrat documentele. Pentru departament și/sau utilizator neselectate se
afișează toate.

 doar expiratele - dacă este bifată raportul va conține două tabele: starea
documentelor finalizate după termen și starea documentelor nefinalizate.

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat documentele.

Observație: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.

Clic pe butonul "Raport " se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate
tipări.

Raportul conține trei tabele:

1. Starea documentelor finalizare în termen:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nr / Data document -

 Departament/Problema - departamentul și problema.

 Data expirare - data la care expiră documentul.

 Data operare - data la care s-a operat documentul.

 Utilizator operare - utilizatorul care a operat documentul.

2. Starea documentelor finalizare după termen:

134 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Nr. crt. - număr curent.

 Nr / Data document - numărul și data înregistrării documentului.

 Departament/Problema - departamentul și problema.

 Data expirare - data la care expiră documentul.

 Data operare - data la care s-a operat documentul.

 Utilizator operare - utilizatorul care a operat documentul.

 Data trimiterii la semnat - data la care documentul a fost trimis la


semnat.

 Timp la semnat zz oo:mm: ss (lucratoare) - timpul scurs din momentul


trimiterii la semnat până când documentul a fost operat.

 Data solicitare/revenire completare acte - data la care s-a solicitat


completare / revenire acte.

3. Starea documentelor nefinalizate:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nr / Data document - numărul și data înregistrării documentului.

 Departament/Problema - departamentul și problema.

 Data expirare - data la care expiră documentul.

 Data operare - necompletat deoarece documentele nu sunt finalizate.

 Utilizator curent - utilizatorul la care se găsește documentul.

 Data trimiterii la semnat - data la care documentul a fost trimis la


semnat.

 Data solicitare/revenire completare acte - data la care s-a solicitat


completare / revenire acte.

135 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R26. Registru intrari/iesiri
Raportul afișează lista documentelor înregistrate în perioada selectată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat documentele.

Observație: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.

Clic pe butonul "Raport " se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate
tipări.

Raportul conține:

 Nr. - numărul curent.

 Nr. inreg/Data inreg. - numărul și data înregistrării documentului.

 Nr./Data act extern - numărul și data emitentului.

 Solicitant - solicitantul.

 Departament - departamentul pentru care s-a facut înregistrarea (pentru


documente simple), respectiv emitentul (pentru documente din oficiu intern/extern).
Dacă nu este pusă bifa 7.Tip act sunt legate de departament, atunci se pune
departamentul celui care a înregistrat documentul pentru documente simple.

 Cuprins -

 Raspuns - răspunsul din momentul operării.

 Data raspuns - data la care s-a operat documentul.

Observație: Răspunsul apare doar dacă documentul nu este trimis la mai


mulți utilizatori și este operat final. În cazul în care documentul este operat parțial
apare doar data operării nu si raspunsul, iar în cazul în care documentul este trimis
la mai mulți utilizatori nu apare nici data nici raspunsul.

136 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R27. Inregistrari amenzi
Raportul afișează starea amenzilor (luate în debit, achitate în 48 de ore, returnate și
în operare) pe departamentul și tipul problemei alese, într-o anumită perioadă (în care
s-au înregistrat documentele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament, problema - se aleg din listă departamentul/problema pentru care


s-au înregistrat documentele. Este obligatorie selectarea departamentului și a
problemei.

 Tip act - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.
Dacă nu se selectează departament sau tip act se consideră toate.

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat documentele.

Observație: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.

Clic pe butonul "Raport " se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate
tipări.

Raportul conține patru tabele:

1. Luate in debit - documentele care au la operare răspunsul Luat in debit!.

2. Achitat in 48 de ore - documentele care au la operare răspunsul Incasat in 48 de

ore!.

3. Returnate - documentele care au la operare răspunsul diferit de Luat in

debit! și Incasat in 48 de ore!.

4. In operare - documentele care nu sunt operate.

Pentru fiecare tabel se afișează:

 Nr. crt. - număr curent.

 Nr. inreg / Data inreg. - numărul și data înregistrării documentului.

 Solicitant- persoana sau firma care a făcut solicitarea.

137 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Cuprins -

 User curent - utilizatorul la care se află documentul.

La sfârșit se afișează totalurile:

Total luate in debit -


Total achitate in 48 de ore -
Total returnate -
Total in operare -
Total general -

138 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > R28. Documente expirate provenite din
ePetitii
Raportul conține documentele expirate provenite din ePetitii aflate la un anumit nivel
din organigramă in perioada selectată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:


 Departament - se alege din listă departamentul.

 Utilizator - Se selectează din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus.
Dacă nu se selectează departament sau tip act se consideră toate.

 Categorie - se alege categoria de petitiei

 Din data: - Pana in data - perioada de înregistrare a documentelor

Dacă Departamentul nu a fost setat atunci în raport vor aparea documentele epirate
aflate la toate departamentele.
Dacă este setat doar Departamentul atunci în raport vor apare documentele
neoperate aflate la toți utilizatorii din acel departament.
La acţionarea butonului "Raport"se deschide o pagină cu toate documentele expirate
provenite din ePetiţii care întrunesc criteriile de mai sus, de unde se poate lista raportul.

Raportul conține:

 Nr - număr curent

 NrReg / Data inreg. - numărul de înregistrare şi data documentului.

 Nr. ePetitii - numărul de înregistrare în aplicaţia ePetiţii.

 Nr zile de la expirare - numărul de zile de când documentul a expirat.

 Proveniența - numele persoanei sau denumirea (solicitantul).

 Adresa - adresa persoanei sau firmei.

 Cuprins - cuprinsul documentului.

 Mod rezolvare - modul de rezolvare al documentului.

 Utilizator Curent - persoana la care se află documentul.

139 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S1. Media pe luna a
intrarilor
Raportul afișează numărul de documente înregistrate pentru departamentul selectat
(sau toate) din perioada selectată, pe fiecare lună, precum și media lunară a perioadei. Se
numără doar documentele simple, fără documentele din oficiu intern și oficiu extern.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departamentul: - se alege din listă departamentul de la tip act. Dacă nu se


selectează un anumit departament se face statistica pentru toate departamentele.

 Cu subdepartamentele lui - se bifează.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același
an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același,
în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data
de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se v deschide pagina cu numărul de


documente pe fiecare luna pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada
selectată, precum şi media lunară a perioadei. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Luna -

 Număr documente - numărul de documente pe luna respectivă.

 media lunară - pentru perioada selectată.

140 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S2. Documente cu termenul
de rezolvare depasit
Raportul afișează procentual numărul de documente cu termenul depășit din totalul
de documente, pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată (în care
s-au înregistrat documentele).
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departamentul: - se alege din listă departamentul care a înregistrat documentele.


Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate
departamentele.

 Cu subdepartamentele lui - se bifează.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar
la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina care afișează procentual


numărul de documente cu termenul depășit din total documente, pentru departamentul
selectat (sau toate) din perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

Raportul afișează procentual numărul de documente cu termenul depășit din total


documente, pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată.
În categoria expirate intră toate documentele înregistrate în perioada selectată, la
departamentul selectat (sau toate) care:

 au fost operate după expirarea termenului de rezolvare.

 nu au fost operate încă dar deja au expirat (chiar dacă se vor opera pe viitor sunt
deja expirate).

141 of 189
Manual de utilizare - CID -

142 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S3. Intrari pe tipuri de
documente
Raportul afișează numărul de documente înregistrate pentru departamentul selectat
pe tipuri (din oficiu intern, din oficiu extern, simple poștă, simple ghișeu) și numărul total
de documente înregistrate, inclusiv cele venite din modulul de Urbanism, dacă se folosește.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada de înregistrare a


documentelor.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar
la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul Raport detaliat pentru toate direcțiile se afișează numărul de


documente înregistrate pe fiecare tip pentru toate direcțiile (conform configurărilor din
modulul de administrare: utilizatori-departamente, departamentele marcate ca "direcţii"
din care se exclud subdepartamentele marcate cu "exclude direcţie". Din această
pagină se poate tipări raportul.

 Departamentul: - se alege din listă departamentul pentru care s-au inregistrat


documentele. Bifa cu subdepartamentele lui include și subdepartamentele. Dacă nu
se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate departamentele.

 Cu subdepartamentele lui - se bifează.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Se selectează documentele înregistrate:

 pentru departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată în cazul


documentelor simple şi

 la departamentul selectat (sau toate) din perioada selectată în cazul


documentelor din oficiu interne şi externe.

Clic pe butonul "Raport pe departament" afişează raportul.

143 of 189
Manual de utilizare - CID -
Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Tip documente - Din oficiu intern, Din oficiu extern, Documente simple pe fiecare
tip intrare, Total simple si Total.

 Număr documente - numărul de documente.

144 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S4. Evidenta documentelor
expediate
Raportul afișează toate documentele expediate grupate pe tipul de expediere în
perioada selectată (când s-au expediat documetele).

Dacă un document este expediat de mai multe ori el va fi calculat de mai multe ori,
deci numărul total de documente expediate poate fi mai mare decât numărul total de
documente existente în registru.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departamentul: - se alege din listă departamentul care a expediat documentele.


Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate
departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada cnd s-au expediat
documentele
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide o pagină cu toate


documentele expediate grupate pe tipul de expediere pentru departamentul selectat
(sau toate) din perioada selectată. Din această pagină se poate tipări raportul.

Raportul conține:

 Nr. crt. - număr curent.

 Tip expediere - colet, confirmare de primire, direct, fax, mail, poștă secretă,
notificare telefon, SMS, SEAP, recomandat, simplu poștă, străinatate și Total.

 Număr documente - numărul de documente.


145 of 189
Manual de utilizare - CID -

146 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S5. Total plicuri
Raportul afișează toate plicurile de expediţie existente pe borderouri create în
perioada specificată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Documente sunt împărțite în:


 simple
 din oficiu extern.

Pentru fiecare categorie documentele se împart după modul în care au fost


expediate. Un document poate fi expediat de mai multe ori și de mai multe tipuri și va fi
numărat de câte ori se expediază la câți adresanți, deci numărul total de plicuri poate fi mai
mare decât numărul total de documente existente. Cu alte cuvinte raportul va numără câte
plicuri au fost expediate (câte rânduri sunt în borderourile poștă format pdf create) în
perioada selectată.

Parametrii selectabili sunt:

 Departamentul: - se alege din listă departamentul care a expediat documentele.


Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru toate
departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include şi subdepartamentele.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - data şi ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru acelaşi an, anul de la data
de început şi cel de la data de sfârşit trebuie sa fie aceiaşi, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie şi anul de la data de sfârşit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Raportul conține:
147 of 189
Manual de utilizare - CID -
 Nr. crt. - număr curent.

 Tip document - simple sau Oficiu extern.

 Tip expediere - confirmare de primire, recomandat, simplu poștă și Total.

 Număr documente - numărul de documente.

148 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S6. Total retururi
Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul selectat, într-o
anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării
returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la altă dată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Cazul data retur cuprinsă în perioada:

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile.
Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și de la data de sfârșt trebuie sa fie același, în caz contrar la data
de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departamentul care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru


departament neselectat se afișează toate.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Observatii - observația din momentul înregistrării returului.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide pagina cu raportul de unde


acesta se poate tipări.

Conținutul raportului:

Total retururi in perioada (selectată):

 Nr. crt. - număr curent.

 Data retur - data sosirii returului.

 Tip retur - tipul de retur.

 Nr. retururi - sosite în perioada selectată. Dacă un document are trei adresanți se
numără trei retururi.

149 of 189
Manual de utilizare - CID -
Cazul având data înregistrării returului cuprinsă în perioada:

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat retururile.
Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și de la data de sfârșt trebuie sa fie același, în caz contrar la data
de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departamentul care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament


neselectat se afișează toate.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Observatii - observația din momentul înregistrării returului.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide pagina cu raportul de unde


acesta se poate tipări.

Conținutul raportului:

Total retururi inregistrate in perioada (selectată):

 Nr. crt. - număr curent.

 Data retur - data sosirii returului.

 Tip retur - tipul de retur.

 Nr. retururi - înregistrate în perioada selectată. Dacă un document are trei


adresanți se numără trei retururi.

150 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S7. Total borderouri retur
Raportul afișează numărul de borderouri pentru departamentul și utilizatorul
selectat, în tr-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data
înregistrării returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la
altă dată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afişează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departamentul care a inregistrat returul: - se alege din listă. Pentru


departament neselectat se afișează toate.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 utilizator - se alege din listă.

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile s-au
înregistrat retururile. Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru
același an, anul de la data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie
același, în caz contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul
de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada " se deschide se deschide pagina cu raportul


de unde acesta se poate tipări.

Cazul data retur cuprinsa in perioada:

Conținutul raportului:

Borderouri retur in perioada (selectat ă) - în cazul butonului data retur


cuprinsa in perioada.

Borderouri retur inregistrate in perioada (selectată) - în cazul butonului avand


data inregistrarii returului cuprinsa in perioada.

151 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S8. Situatie Adrese Cereri
Raportul afișează statistica adrese-cereri cu documentele înregistrate pentru unul
sau mai multe departamente sau toate direcțiile instituției (sunt incluse documentele
simple înregistrate pentru departamentul selectat). Pentru a scoate raportul pe direcții,
direcțiile trebuie bifate din modulul de administrare: utilizatori-departamente.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:


 din data, ora - data și ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz
contrar la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de
sfârșit.

 Departamentul: - se alege din listă departamentul pentru care au fost


înregistrate documentele. Dacă nu se selectează un anumit departament se face
statistica pentru toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include şi subdepartamentele.

 Tip act - se selectează din listă.

 Include anulatele - dacă se bifează.

Clic pe butonul "Raport detaliat pe toate direcțiile" deschide pagina cu raportul


pentru toate direcţiile, de unde acesta se poate tipări.
Raportul are conținutul de mai jos defalcat pe direcții, pentru fiecare dintre
departamentele care au bifat 'este_direcție' în modulul de administrare,
utilizatori-departamente. În acest raport pe fiecare direcție vor fi luate în calcul și
departamentele subordonate mai puțin cele care au bifat 'exclude_direcție'.

NOTA: selectarea unui anumit departament de mai sus este irelevantă în acest caz, se tine
însă cont de perioada selectată.

Clic pe butonul "Raport pe departament" deschide pagina cu raportul pentru

152 of 189
Manual de utilizare - CID -
departamentul selectat, eventual cu subdepartamente dacă este bifată opțiunea, de unde
acesta se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Direcţia: pentru raportul detaliat pe toate direcțiile.

 Intrate: toate documentele intrate pentru departamentul ales în perioada selectată,


doar documente simple;

 Adrese: din totalul de documente simple intrate pentru departament, câte sunt
adrese (exista o bifa în administrare tip act 'este_adresa', care indica dacă
documentul este adresa sau nu);

 Cereri: din totalul de documente simple intrate pentru departament câte nu sunt
adrese. Cereri + Adrese = Intrate;

 Răspunsuri: la câte din documentele de la Cereri exista cel puţin o expediere


indiferent de cine e făcută;

 Expediate direct: câte din documentele de la Răspunsuri sunt expediate direct (au
cel puțin o expediere directă indiferent de către cine a fost făcută).

OBSERVAȚII:

 Documentele care se afişează sunt doar cele simple fără documente din oficiu
interne sau externe.

 la Răspunsuri nu sunt contorizate adresele care au răspuns.

 la Expediate nu sunt contorizați adresanții de pe documentele care sunt adrese.

153 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S9. Situatie termen raspuns
Raportul afișează statistica cu numărul de documente (documente simple fără
adrese) operate de către oricine pentru departamentul ales în funcție de numărul de zile
scurse de la înregistrarea până la operarea documentului (numărul de zile în care se
rezolva documentele). Pentru documentele trimise la mai mulţi care au mai multe operări
se va calcula media zilelor operărilor.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - data și ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei.


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la
data de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar
la data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departament: - se alege din listă departamentul pentru care au fost inregistrate


documentele. Dacă nu se selectează un anumit departament se face statistica pentru
toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Tip act - se alege din lista documentelor pentru departamentul ales mai sus (sau
toate dacă nu se selectează nimic).

 Include anulatele - dacă se bifează.

Clic pe butonul "Raport detaliat pe toate direcțiile" deschide pagina cu raportul


pentru toate direcțiile, de unde acesta se poate tipări.
Raportul are conținutul de mai jos defalcat pe direcții, pentru fiecare dintre
departamentele care au bifat 'este_direcție' în modulul de administrare,
utilizatori-departamente. În acest raport pe fiecare direcție vor fi luate în calcul și
departamentele subordonate mai puțin cele care au bifat 'exclude_direcție'.

NOTA: selectarea unui anumit departament de mai sus este irelevantă în acest caz, se tine
însă cont de perioada selectată.

154 of 189
Manual de utilizare - CID -
Clic pe butonul "Raport pe departament" deschide pagina cu raportul pentru
departamentul și tip act selectate, eventual cu subdepartamente dacă este bifată opțiunea,
de unde acesta se poate tipări.

Conținutul raportului:

Numărul de documente operate pe intervale de timp:

 0 zile: operate în aceeași zi;

 1 - 4 zile: operate între 1 și 4 zile;

 5 - 10 zile: operate între 5 și 10 zile;

 11 - 20 zile: operate între 11 și 20 de zile;

 21 - 30 zile: operate între 21 și 30 de zile;

 >30 zile: operate în mai mult de 30 de zile;

La sfârșitul tabelului se afișează Raportul dintre numărul total de zile necesare


operării și numărul total de documente, care este numărul mediu de zile necesare
operării.

155 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S10. Total retururi pe
utilizator
Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul și utilizatorul selectat,
într-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării
returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la altă dată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Cazul data retur cuprinsă în perioada:

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie sa fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departamentul care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru


departament neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 Utilizator - cel care a expediat documentele.

 Nr. retururi - sosite în perioada selectată. Dacă un document are trei adresanți se
numără trei retururi.

Cazul având data înregistrarii returului cuprinsă în perioada:

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat retururile.
156 of 189
Manual de utilizare - CID -
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie sa fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departamentul care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament


neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 Utilizator - cel care a înregistrat retururile.

 Nr. retururi - înregistrate în perioada selectată. Dacă un document are trei


adresanți se numără trei retururi.

157 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S11. Evidenta expedieri
Raportul afișează numărul de expedieri pentru departamentul selectat pe fiecare
utilizator, în perioada selectată. Perioada poate fi data înregistrării expedierii sau data
expedierii. Data expedierii se poate înregistra ulterior, la altă dată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se alege din listă departamentul. Pentru departament neselectat se


afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 autor efectiv (logat) - dacă se bifează atunci se afișează numărul de expedieri ale
utilizatorului autentificat (logat) și nu ale utilizatorului în numele căruia eventual s-au
facut expedierile.

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat
expedieriile sau expediat documentele.

 Documente incepand cu anul - dacă se bifează se poate alege anul de inceput


pentru documentele mai vechi de doi ani expediate în anul curent.

Observație 1: perioada selectată poate să cuprindă ani diferiți.


Observație 2: raportul nu se poate rula între orele (07:00 - 16:30)

Clic pe butonul "Raport" se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate


tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 Utilizator

 Numar expedieri - numărul de adresanți. Dacă un document are trei adresanți


atunci se numără trei expedieri.

158 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S12. Evidenta retururi
Raportul afișează numărul de retururi pentru departamentul și utilizatorul selectat,
într-o anumită perioadă. Perioada se poate referi fie la data retur fie la data înregistrării
returului. Returul sosit la o anumită dată se poate înregistra ulterior, la altă dată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Cazul data retur cuprinsă în perioada:

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care au sosit retururile.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie sa fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departament care a expediat documentele - se alege din listă. Pentru


departament neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 Utilizator - cel care a expediat documentele.

 Nr. retururi - sosite în perioada selectată. Dacă un document are trei adresanți se
numără trei retururi.

Cazul având data înregistrării returului cuprinsă în perioada:

159 of 189
Manual de utilizare - CID -

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - până în data, ora - perioada în care s-au înregistrat retururile.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie sa fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

 Departament care a inregistrat returul - se alege din listă. Pentru departament


neselectat se afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - bifat pentru a include și subdepartamentele.

 Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 Utilizator - cel care a înregistrat retururile.

 Nr. retururi - înregistrate în perioada selectată. Dacă un document are trei


adresanți se numără trei retururi.

160 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S13. Numar documente din
ImpoTax si Registrul agricol
Raportul afișează numărul de documente provenite din ImpoTax
și AgroRegis grupate pe tipuri și mod de operare, într-o anumită perioadă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.
.

Parametrii selectabili sunt:

 din data, ora - data și ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport" se deschide pagina cu raportul de unde acesta se poate


tipări.

Conținutul raportului:

 Total - număr de documente pe fiecare tip de problemă.

 Problema - tip act

 Rezolvare - modul de rezolvare

Se afișează câte un tabel pentru documentele provenite din ImpoTax și AgroRegis cu


totaluri la fiecare.

161 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistica > S14. Numar SMS-uri trimise
pe user
Raportul afișează numărul de SMS-uri pentru departamentul ales pe fiecare tip de
act într-o anumită perioadă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se alege din listă departamentul. Pentru departament neselectat se


afișează toate;

 Tip act - se alege din lista actelor atașate departamentului selectat mai sus. Pentru
tip act neselectat se afișează toate;

 din data, ora - până în data, ora - se referă la perioada când s-au trimis
SMS-urile.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport" se generează un fișier excel.

Conținutul raportului:

 Nr. crt - număr curent;

 User - utilizatorul care a trimis SMS-ul;

 Serviciu - departamentul;

 Problema -

 SMS-uri - numarul de SMS-uri.

162 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > Introducere
Opțiunea permite listarea diverselor statistici utile managementului instituției.

Meniul este accesibil doar dacă în modulul de administrare-utilizatori-grupuri sunt


bifate:
- 54 Rapoarte și
- 56 Statistici management.

163 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M1. Circulatia
documentelor pentru un anumit departament
Raportul afișează circulația documentelor înregistrate într-o anumită perioadă pentru
un anumit departament sau toate.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afişează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-au înregistrat


documentele, un anumit departament sau toate.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 include anulatele - dacă se bifează


 din data, ora - data și ora de start a perioadei

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei

Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.
Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conținutul raportului:
Pentru fiecare problemă din departamentul ales (sau din toate departamentele) se
va afișa un tabel cu circulația tuturor documentelor care s-au înregistrat pentru acel
departament/problemă. Astfel, pentru fiecare departament sunt mai multe probleme iar
pentru fiecare problemă din cadrul unui departament este câte un tabel cu documentele
ordonate crescător după număr cu următoarele date:

 Nr. crt. crescător începând cu primul document din raport, nu depinde de probleme
sau departamente;

 numar registru: crescător în cadrul fiecărui tabel;

 data inregistrarii: data la care a fost înregistrat documentul;

 departament/problema: pentru care s-a înregistrat documentul;

Sub aceste date este un tabel cu circulația documentului:


 user/departament: userul la care a fost documentul;

164 of 189
Manual de utilizare - CID -
 data/ora intrare: data și ora la care userul de mai sus a primit documentul;
 data/ora plecare: data și ora la care userul de mai sus a trimis mai departe
documentul sau l-a operat;
 timp: cât timp a stat acel document la userul mentionat sub forma: zile
ore:minute:secunde;
 user/departament plecare: userul spre care a fost trimis documentul la ora
mențonată;
 stare: starea documentului în acel moment
 Trimis la semnat in data .....
 de catre ..... când si cine a trimis documentul la semnat.

165 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M2.
Documente operate de catre un anumit utilizator
Raportul afișează o statistică referitoare la numarul de documentele (pe probleme)
operate de un anumit utilizator într-o anumită perioadă.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul care a operat documentele, un


anumit departament sau toate.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Utilizator - se selectează din listă (sau toți).

 din data, ora - data şi ora de start a perioadei.

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei.

Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conţinutul raportului:
Se afișează câte un tabel pentru fiecare utilizator, care conține:
 problema - pentru care s-au inregistrat documentele;
 numar documente - operate pentru o anumită problemă.

166 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M3.
Documente care au trecut pe la un anumit utilizator
Raportul afișează o statistică despre numărul documentelor care au trecut pe la un
anumit utilizator în perioada selectată. Aceste documente sunt grupate pe probleme.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afişează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul la care se află utilizatorul pe la


care au trecut documentele, un anumit departament sau toate.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Utilizator - utilizatorul pe la care au trecut documentele sau toți utilizatorii din


departamentul ales
 din data, ora - data şi ora de start a perioadei

 până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei

Observaţie: perioada aleasă trebuie să fie pentru acelaşi an, anul de la data
de început şi cel de la data de sfârşit trebuie sa fie aceiaşi, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie şi anul de la data de sfârşit.
Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conţinutul raportului:
Se afișează mai multe tabele în funcție de datele de intrare (pentru fiecare utilizator
de la fiecare departament). Tabele conțin numărul de documente care au trecut pe la un
anumit utilizator, grupate pe problemă.

167 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M4.
Documente operate de catre un anumit utilizator pe luni
Raportul afișează numărul de documente operate de un anumit utilizator într-o
anumită perioadă, grupate pe probleme și pe luni întregi. Se afișează și graficul pe luni a
totalului de documente operate în acea lună.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul care a operat documentele,


este obligatorie alegerea unui departament.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 comparare persoane din departament (se compara toate tipurile


documente) - dacă se bifează atunci se afișează un tabel pentru fiecare
departament in functie de datele de intrare, tabel care conține numărul de
documente operate de fiecare utilizator în perioada selectata, grupate pe utilizatori si
luni intregi.

 Utilizator - utilizatorul care a operat;

 doar pe departament (doar daca nu este selectat utilizator) - dacă se bifează


atunci raportul se face pe fiecare departament in functie de datele de intrare (dacă
nu este bifat se face pe fiecare utilizator în parte);

 Numar zile lucratoare - este luată în considerare doar dacă este selectat un
utilizator și reprezintă numarul de zile lucratoare ale acelui utilizator în perioada
selectată;
 Problema pentru departamentul ales mai sus - pot fi alese mai multe
probleme, după fiecare problemă aleasă trebuie apăsat butonul adauga;
 din data, ora - data și ora de start a perioadei

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei. De reținut faptul că raportul
este pe luni deci se vor lua lunile complete din perioada selectată iar pentru capete
se vor întregi lunile in cauză;

Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la data de
început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit..

168 of 189
Manual de utilizare - CID -

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conţinutul raportului:

Raportul afișează o lista de tabele în funcție de datele de intrare.


Tabelele conțin numărul de documente operate de fiecare utilizator în perioada
selectată, grupate pe probleme și luni.
Dacă se bifează `comparare persoane din departament` atunci tabelele conțin toate
documentele operate de toți utilizatorii din cadrul unui departament grupate pe utilizatori și
luni.
Daca se bifează `doar pe departament` atunci tabelele conțin numărul documentelor
operate de toți utilizatorii din fiecare departament grupate pe probleme și luni.
Dacă se alege o listă de probleme, acestea vor fi luate în considerare doar dacă nu
este bifată `doar pe departament` și atunci tabelele conțin toate documentele operate
pentru problema/problemele alese grupate pe probleme și luni.
Dacă este selectat un utilizator atunci se poate completa `numar zile lucratoare` și
atunci sub tabel apare informații referitoare la media documentelor operate pe zi.

Total documente 10
Numar zile lucratoare: 6
Medie documente / zi: 1.66

Sub fiecare tabel apare un grafic pe luni în funcție de datele de intrare.

169 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M5.
Documente care au trecut pe la un anumit utilizator pe luni
Raportul afișează numărul de documente care au trecut pe la fiecare utilizator în
perioada selectată, grupate pe probleme și pe luni.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul pe la care au trecut


documentele, un anumit departament sau toate.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Utilizator - utilizatorul pe la care au trecut documentele, sau toți utilizatorii din


departamentul ales;

 doar pe departament - tabelele afișate vor fi grupate pe utilizatorii din fiecare


departament în parte;

 numar de zile lucratoare - doar dacă se alege un utilizator, se va afisa sub tabel
media documentelor trecute pe zi;

 din data, ora - data şi ora de start a perioadei

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei, se întregește luna de pornire
și luna de terminare.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conținutul raportului:
Raportul afișează câte un tabel pentru fiecare utilizator de la fiecare departament cu
documentele care au trecut pe la acel utilizator în perioada aleasă (perioade întregite pe
luni). Documentele sunt grupate pe probleme și pe luni.
Dacă se bifează `doar departamente` atunci raportul afișează câte un tabel pentru
fiecare departament cu toate documentele care au trecut pe la acel departament în
perioada aleasă (intregită pe luni) cu documentele împărțite pe utilizatori și luni.
170 of 189
Manual de utilizare - CID -
Sub fiecare tabel apare și reprezentarea grafică pe luni a datelor din tabel.

171 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M6. Durata de
operare a documentelor
Raportul afișează pentru fiecare utilizator durata de operare a documentelor (în zile
calendaristice sau lucrătoare, în funcție de termenul de rezolvare a documentului) grupate
pe probleme.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se alege din listă departamentul. Pentru departament neselectat se


afișează toți utilizatorii de la toate departamentele.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Utilizator - se alege din listă. Pentru utilizator neselectat se afișează toți.

 din data, ora - până în data, ora - perioada in care s-au operat documentele.
Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul


selectat. Se afișează un tabel pentru fiecare utilizator din departamentul ales.

Conținutul raportului:

 Problema
 Nr. documente - numărul de documente operate pentru fiecare problema.
 Zile calendaristice
 Minim - timpul minim de operare calculat în zile calendaristice.
 Mediu - timpul total impărțit la numărul de documente calculat în zile
calendaristice.
 Maxim - timpul maxim de operare calculat în zile calendaristice.
 Zile lucratoare
 Minim - timpul minim de operare calculat în zile lucrătoare.
 Mediu - timpul total impărțit la numărul de documente calculat în zile
lucrătoare.
 Maxim - timpul maxim de operare calculat în zile lucrătoare.

172 of 189
Manual de utilizare - CID -

Observație: coloanele zile calendaristice sau zile lucrătoare se


completează corespunzator tipului de termen de rezolvare definit în
administrare-tip act (problemă).

Timpul de operare se calculează din momentul în care documentul a ajuns la


utilizatorul care a operat, până când l-a operat (de exemplu, dacă un document a sosit ieri
și se operează azi, atunci se consideră două zile, ieri și azi).
Dacă documentul este trimis la semnat atunci timpul va fi calculat din momentul în
care documentul a ajuns la utilizator și până când a fost trimis la semnat.
Dacă se solicită completare acte și revenire completare acte în zile diferite în
perioada de la sosire și până la operare, atunci timpul va fi calculat din momentul în care
documentul a ajuns la utilizator și până la solicitare acte plus timpul de la revenire
completare acte și până la operare.

173 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M7. Solicitari
pe departamente
Raportul afișează toate documentele care s-au inregistrat în fiecare zi pentru fiecare
problemă de la fiecare departament în perioada selectată.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament - se selectează din listă departamentul pentru care s-au inregistrat


documentele, un anumit departament sau toate.

 cu subdepartamentele lui - se poate bifa.

 Problema - pentru care s-au inregistrat documentele;

 din data, ora - data şi ora de start a perioadei

 până în data, ora - data şi ora de sfârşit a perioadei.


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Cu clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul selectat.

Conținutul raportului:

Se afișează câte un tabel pentru fiecare zi și pentru fiecare problemă din fiecare
departament, cu toate documentele înregistrate pentru acea problema în acea zi ordonate
după număr.

Tabelele conțin următoarele informații:


 Nr. crt. - pentru fiecare tabel in parte
 Nr. inreg.: numărul de registru al documentului
 Solicitant
 Adresa amplasament
 Cuprins: cuprinsul documentului
 Nume inspector - userul/userii la care se afla documentul
 Observatii - observatiile de inregistrare.
174 of 189
Manual de utilizare - CID -

175 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Rapoarte > Statistici management > M8. Analiza
timpilor
Raportul afișează analiza timpilor pentru tipul de document și
utilizatorul selectați, într-o anumită perioada.
Cu clic pe semnul de pe titlu se afișează descrierea raportului.

Parametrii selectabili sunt:

 Departament, problema: - se alege din listă. Este obligatorie selectarea unei


probleme doar dacă mai jos nu se completează Numar document.

 Departament, utilizator: - se alege din listă. Este obligatorie selectarea unui


utilizator.

 Numar document - dacă se completează cu un număr valid nu mai este necesar


să se aleagă tip act și data, doar utilizatorul pentru care se calculează timpii.

Raport pentru o anumită perioadă:

 din data, ora - data și ora de start a perioadei;

 până în data, ora - data și ora de sfârșit a perioadei;


Observație: perioada aleasă trebuie să fie pentru același an, anul de la data
de început și cel de la data de sfârșit trebuie să fie același, în caz contrar la
data de început se va considera 01 ianuarie și anul de la data de sfârșit.

Clic pe butonul "Raport perioada" se deschide pagina cu raportul de unde acesta


se poate tipări.

Conținutul raportului:

 Nr. crt. - număr curent.

 NrReg Data Inreg - numarul de înregistrare al documentului și data înregistrării.

 Solicitant

 Cuprins

 Timpi zz oo:mm:ss - cât a stat documentul în diverse stadii în zile, ore, minute și
secunde, astfel:
176 of 189
Manual de utilizare - CID -
- la semnat - timpul scurs din momentul trimiterii la semnat până când documentul
a fost operat sau trimis la alt utilizator

- in lucru - timpul scurs din momentul primirii documentului de către utilizatorul


selectat până când documentul a fost operat sau trimis la alt utilizator, din care se
scad timpii cât documentul a fost la semnat sau a așteptat completarea actelor

- completare acte - timpul scurs din momentul marcării documentului cu clic pe


butonul Solicitare completare acte până la momentul marcării documentului cu
clic pe butonul Revenire completare acte. Butoanele apar pe pagina detalii
document la documente in lucru.

- inreg -> insp - timpul scurs de la înregistrarea documentului pâna a ajuns la


inspectorul (utilizatorul) selectat.

177 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Cereri online inregistrare persoane
Această opțiune se foloseşte pentru înregistrarea persoanelor care au depus cereri
online din aplicația ePetitii si apare doar pentru Registrul zero (id=1 in tabela registre).

Se afişează în format tabelar persoanele care nu au fost încă validate din CID. Ordinea în
tabel este întâi persoanele fizice apoi cele juridice, în ordinea codurilor primite la
înregistrarea online.

 Nr. - codul persoanei.

 Data - data și ora înregistrării.

 Nume - persoana sau firma care a făcut înregistrarea online.

 Tip persoana - fizică sau juridică.

 CNP/CUI - CNP sau CUI.

Prima coloană conține butonul Deschide, cu clic pe el se afișează o nouă fereastră care
conține:

1. Dacă persoana sau firma nu există în nomenclatorul de persoane/firme din CID, atunci
se afișează:

 pe prima coloană datele persoanei sau firmei așa cum vor fi înregistrate în aplicația
CID.

 pe coloana a doua datele persoanei sau firmei așa cum au fost introduse online în
aplicația ePetitii.

Dacă CNP sau CUI nu este completat, atunci se afişează mesajul: "Caută persoana sau
Persoana va primi un CNP/CUI fictiv."

Dacă nu se caută persoana în nomenclator, atunci se atribuie un CNP/CUI fictiv.

Cu clic pe Caută persoana se poate căuta în nomenclatorul de persoane/firme după


nume/prenume sau numele firmei. Clic pe butonul Filtrează deschide fereastra cu
nomenclatorul de persoane/firme filtrat deja după numele introdus. În nomenclator cu clic
pe nume se alege persoana sau firma ale cărei date vor fi preluate.
În acest caz funcționarea este similară cazului următor, persoana sau firma există deja în

178 of 189
Manual de utilizare - CID -
nomenclator.

2. Dacă persoana sau firma există deja în nomenclatorul de persoane/firme din CID, atunci
se afișează:

 pe prima coloană datele persoanei sau firmei așa cum vor fi înregistrate în aplicația
CID.

 pe coloana a doua datele așa cum sunt ele înregistrate deja în CID.

 pe coloana a treia (și următoarele, dacă persoana are mai multe cereri online
nevalidate), datele persoanei sau firmei așa cum au fost introduse online în aplicația
ePetitii.

În cazul în care aplicaţia ePetitii este configurată sa lucreze cu doua baze de date CID, se
afișează datele persoanei din ambele CID-uri dacă persoana exista în nomenclatoare.

În ambele cazuri, coloana din stânga trebuie completată fie manual, fie prin preluarea
datelor introduse în aplicația ePetitii, fie o combinație de preluare și completare manuală.
Preluarea se poate face fie pe grupuri de date şi clic pe butonul Copiază din dreptul unui
anumit grup dintr-o anumită coloană, fie prin copiere totală cu clic pe butonul Copiere de
sub o anumită coloană.

Clic pe butonul Validare afişează un mesaj care permite confirmarea sau renunţarea
înregistrării persoanei. În caz de răspuns afirmativ, persoana este înregistrată în
nomenclatorul de persoane sau firme din aplicația CID, cu datele completate în coloana din
stânga.

Se fac validările următoare:

 strada să existe în nomenclatorul localităţii locale. Dacă strada nu există în CID va fi


afișat mesajul "Strada inexistentă" și se alege din listă o stradă existentă.

 câmpurile considerate obligatorii să fie completate, se afișează mesaje de


atenţionare sub cele rămase necompletate.

Dacă toate validările sunt trecute atunci se afişează un mesaj de confirmare a înregistrării
şi cu clic pe butonul Revenire se revine la fereastra "Cereri online înregistrare persoane".

Observaţie: Dacă există deja în ePetitii o persoană cu acest CNP/CUI atunci nu mai
apare în tabelul Cereri online inregistrare persoane şi cererea apare direct la
Cereri online.

179 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Cereri online
Această opțiune se folosește pentru validarea, respectiv acceptarea sau respingerea
cererilor persoanelor care au depus cereri online din aplicația ePetitii și apare doar pentru
Registrul zero (id=1 in tabela registre).

Se afișează în format tabelar cererile care au fost:

 confirmate din emailul primit ca rezultat al înregistrării cererii.

 și apoi validate din punctul de vedere al titularului din meniul "Cereri online
înregistrare persoane" din CID.

Tabelul conține:

 Nr. - numărul primit la înregistrarea online a cererii.

 Data - data înregistrării.

 Nume persoana sau firma care a făcut înregistrarea online.

 Tip persoana - fizică sau juridică.

 Denumire cerere - tip document.

Prima coloană conține butonul Deschide, cu clic pe el se afișează o nouă fereastră care
conține:

 detaliile cererii

 tabelul cu fișierele atașate.

Tabelul conține:

 Nume - persoana sau firma

 Conţinut - document atașat.

Prin bifare se pot selecta/deselecta fişierele care vor fi preluate ataşate la cerere.

Clic pe butonul Respinge cererea pentru respingerea cererii. În acest caz este nevoie sa
se completeze rubrica Observaţii al cărui conţinut va fi trimis prin email ca motiv al
respingerii. Observaţiile se salvează pe document şi se înregistreaza în CID.
180 of 189
Manual de utilizare - CID -
Clic pe butonul Adaugă în registru pentru preluarea cererii în registrul general CID. Dacă
documentul este din PET la adăugarea în registru (înregistrare în CID) acesta se trimite
automat la utilizatorul definit în administrare-utilizatori (bifa Primeste automat
documentele din PET).

După adăugarea cererii în registrul general CID, cererea apare ca document în lucru la
utilizatorul definit din configurările aplicaţiei ePetitii. În registrul general CID (registruxxxx)
se completează câmpul id_solicitare_online cu numărul dat cererii din aplicaţia cereri
online.

Se trimite de asemenea un email celui care a înregistrat cererea online,


"Cererea dumneavoastră a fost înregistrată în registrul intern cu numărul ...... din data de
.........."

181 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Descriere funcţională > Arhiva email
Emailurile generate de aplicaţie sunt înregistrate în arhiva email. De aici se poate
genera un raport cu emailurile arhivate.
Se selectează:
perioada pentru care se generează raportul folosind calendarul sau editând câmpurile:
 Din data:
 Pana in data:
şi modulul care a trimis emailurile, eAudiente, ePetitii sau toate.

Tabelul conţine emailurile trimise către persoanele cu cereri online în perioada


selectată.:
 Nr. crt.
 Data trimiterii
 Subiect
 Email - adresa de email a destinatarului
 Mesaj - primele caractere din conţinutul email-ului. Cu clic pe mesaj se deschide o
noua fereastră în care se afişează conţinutul complet.
 Fisiere atasate/dimensiune
 Autor - numele utilizatorului care a trimis emailul.
 Modulul care a generat emailul

Sus şi jos apare butonul Listare pentru generarea formei tipăribile a raportului. Lista
poate fi tipărită din browser.

182 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Suport tehnic
Prin achiziţia şi utilizarea aplicaţiilor produse sub brandul Indeco Soft, dumneavoastră aţi
stabilit premisele unei activităţi coerente, în spiritul legislaţiei în vigoare şi în respect faţă
de contribuabilii, partenerii şi clienţii dumneavoastră.

Pentru ca această colaborare să se transforme într-un parteneriat strategic, de lungă


durată, cu beneficii palpabile pentru organizaţia dumneavoatră, Indeco Soft vă oferă un
pachet de servicii complex de suport şi mentenanţa post implementare:

 Actualizarea pachetelor informatice cu modificările legislative

 Suport în analiza, planificarea şi executarea modificărilor la cerere

 Actualizarea documentaţiei pentru administrarea şi exploatarea aplicaţiilor

 Operaţii de intreţinere, optimizare, validare şi corectare a bazelor de date

 Sesiuni de instruiri periodice pentru facilităţile nou apărute în aplicaţii sau pentru
utilizatorii mai puţin familiarizaţi cu aplicaţiile

 Backup zilnic automat al bazelor de date; în caz de avarie se garantează recuperarea


datelor în proporţie de 100% la nivelul ultimului backup disponibil

 Consultanţa pentru optimizarea serverelor fizice utilizate de aplicaţiile Indeco Soft

 Consultanţa asupra problemelor specifice de bussiness care pot sa apară, cu soluţii


complexe pentru optimizarea activităţilor dumneavoastră şi a interacţiunilor cu terţe
persoane

Indeco Soft oferă clienţilor săi un sistem de Customer Help Desk, axat pe 4 componente :

 Telefonic, la centrul de suport tehnic al Indeco localizat la sediul central – Baia Mare
– minim 8 ore/zi

 On – Site, la sediul beneficiarului, asistenţa efectuată de personalul tehnic al Indeco


Soft, localizat atât la nivelul beneficiarului, cât şi în sediul central al Indeco – minim
8 ore/zi

 Live Help, prin soluţia CERC – Centru Electronic de Relaţii cu Clienţii

 Electronic, via email, instant messaging - 24ore/24, 7zile/7

183 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Manual PDF
Deschide manualul de utilizare in format PDF.

184 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Exemple de utilizare
Deschide manualul cu exemple de utilizare in format PDF.

185 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Jurnalul versiunilor
Deschide Jurnalul versiunilor in format PDF.

186 of 189
Manual de utilizare - CID -

Copyright © IndecoSoft
Tutoriale
Deschide tutorial adăugare documente

Deschide tutorial operare şi trimitere documente

Deschide tutorial expediere documente şi generare borderou poştă

187 of 189
Manual de utilizare - CID -

Index
A
Autorizaţii de construire / desfiinţare, 115, 116, 117, 119, 121, 141, 143, 145, 147, 149, 151,
129, 140
Aviz comisie, 180, 122, 178, 182, 129, 123, 156, 154
Aviz favorabil/nefavorabil, 98, 100, 102, 104, 106, 108, 111, 113, 114, 129
B
Borderouri de şedinţă, 67, 163, 167, 168, 170, 172, 174, 158, 176, 159, 166, 164, 129, 152
C
Certificat de nomenclatură stradală, 76, 79, 82, 84, 87, 89, 91, 96, 129, 186
Certificat de urbanism, 16, 24, 26, 43, 55, 56, 58, 185, 63, 65, 129
L
licenta, 4, 7, 183
S
Server, 9, 10

188 of 189