TP-TEN-HSEQ-PRO-025

Rev. 0

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS DE LA VERSIÓN

Este documento sustituye al “ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL” No. TP-TEN-HSEQ-PRO-
025 Rev.0 del 31/07/2015 (Se actualiza logo por cambio de marca de Tiger Engineering a
Summum Projects).
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
SOLICITUD FECHA PUBLICACIÓN
INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO INICIALES/CARGO
ASESOR RIESGOS LYP / ESPECIALISTA
863 LL / GER HSEQ 20/02/2017
SURA HSEQ

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD DE SUMMUM PROJECTS, PUEDE CONTENER INFORMACIÓN PRODUCTO DE SU PROPIEDAD INTELECTUAL Y SE
CONSIDERA COMERCIALMENTE SENSIBLE. DEBE SER UTILIZADO SÓLO PARA PROPÓSITOS DE LAS LABORES REALIZADAS POR SUMMUM PROJECTS
PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL PARA CUALQUIER PROPÓSITO QUE NO SEA EL TRABAJO REALIZADO Y AUTORIZADO POR SUMMUM
PROJECTS.
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ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Tabla de Contenido

Página
1. OBJETO ....................................................................................................................................... 3
2. DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3
3. RESPONSABILIDADES .................................................................................................................. 3
3.1. GERENCIAS de SECTOR ............................................................................................................... 3
3.2. REPRESENTANTE ADMINISTRATIVO ........................................................................................... 4
3.3. DIRECTORES DE PROYECTO ........................................................................................................ 4
3.4. lÍDER DE HSEQ - COORDINADORES HSEQ................................................................................. 5
3.5. GERENCIA GENERAL ................................................................................................................... 5
4. DESARROLLO ............................................................................................................................ 56
4.1. SOLICITUD Y ENTREGA elementos de proteccion personal..................................................... 6
4.2. ENTREGA POR REPOSICIÓN ........................................................................................................ 6
4.3. DISPONIBILIDAD de ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL ................................................. 7
4.4. INFORMACION ADICIONAL PARA TENER EN CUENTA................................................................ 7
4.4.1. Requisitos Legales ...................................................................................................................... 7
4.4.2. Otros aspectos ............................................................................................................................ 8
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................................................ 89
6. REGISTROS .................................................................................................................................. 9

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ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

1. OBJETO

Determinar los lineamientos para la entrega de Elementos de Protección Personal a los

empleados de SUMMUM PROJECTS, cumpliendo con las disposiciones legales colombianas,
con los compromisos contractuales y con las políticas y estándares nacionales o
internacionales libremente adquiridos.

2. DEFINICIONES

EPP: Elementos de protección personal

BODEGA SUMMUM PROJECTS: Se asigna como central la bodega de SUMMUM CORP.

MÁXIMOS, MÍNIMOS Y PUNTO DE REORDEN: Método para calcular el nivel óptimo de los
inventarios. Un máximo es la cantidad de EPP´s que se tendrá que surtir cuando se reciba la
orden de compra y su valor va ligado con el consumo mensual. Esta cantidad debe ser capaz
de surtir la demanda, tomando en cuenta el tiempo de compra de los EPP´s; mientras
mayor sea el tiempo de compra y ubicación en almacén, mayor será la cantidad máxima de
inventario. El punto de reorden es el momento en que las existencias se encuentren a la
mitad del consumo mensual. El mínimo es el punto en el que se debe determinar una alarma
y realizar compra en calidad de urgente.

REPRESENTANTE ADMINISTRATIVO: Persona asignada por la Gerencia de Proyectos para

realizar la gestión de solicitud y remisión de EPP´s solicitados por los directores de proyecto.

ENCARGADO BODEGA: Persona asignada por la organización Summum Corp, para controlar
existencias de EPP´s en bodega y gestionar los despachos correspondientes a la oficina
central de Toberín.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. GERENCIAS DE SECTOR

 Hacer cumplir lo dispuesto en este procedimiento.

 Coordinar los recursos para desarrollar de forma normal y eficiente las compras y las
entregas a tiempo elementos de protección personal (EPP´s).
 Velar por que exista el encargado o custodio del inventario EPP´s.
 Verificar que los formatos propios de procedimiento de compras estén debidamente
diligenciados y aprobados.

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 Informar a la Gerencia General las novedades que puedan afectar la entrega y
distribución de los EPP´s.
 Verificar periódicamente el estado del Stock e informar oportunamente al área de
Compras eventualidades que puedan generar falta de stock mínimos.
 Verificar los tiempos de entrega de los EPP´s al personal que solicita implementos
por reposición, para realizar correcciones en tiempos de requisición, compra y envío.
 Verificar que se haya realizado la entrega de EPP´s autorizada al personal en campo
o en Bogotá.

3.2. REPRESENTANTE ADMINISTRATIVO

 Hacer cumplir lo dispuesto en este procedimiento.

 Recibir las solicitudes de requerimientos de EPP´s, debidamente firmadas por parte
de los directores de proyecto o a nivel gerencial.
 Recopilar las solicitudes recibidas elaborar la requisición de material y remitir esta
información a la bodega de Funza, con todas las indicaciones para que se realice el
despacho correspondiente a los sitios de operación requeridos.
 Solicitar las reposiciones del Stock Mínimo de la Bodega.
 Realizar en conjunto con los Directores de proyectos una proyección contra el
inventario periódico del Stock de los EPP´s.
 Solicitar a Bodega el inventario periódico del Stock de los EPP´s para seguimiento y
control.
 Cuando los EPP´s, son entregados en oficina central, se debe gestionar la entrega de
los EPP´s al personal que los solicitó gestionando el formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-
2 Control de entrega de EPP respectivo.
 Solicitar los soportes requeridos a los supervisores HSE en campo, para efectuar el
correspondiente proceso de entrega.

3.3. DIRECTORES DE PROYECTO

 Hacer cumplir y promover mejoras a lo dispuesto en este procedimiento.

 Aprobar el formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-4 Identificación técnica necesidades de
EPP y gestionar su entrega al representante administrativo para efectuar su
correspondiente entrega.
 Asegurar que a todo su personal a cargo le sea entregados los elementos de
protección personal adecuados para la tarea
 Solicitar auditoría de verificación y mejora al proceso de entrega de EPP
 Realizar planeación de entregas y establecer estrategia de reposición en campo.

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 Los directores de proyecto deben verificar periódicamente el cumplimiento de este
procedimiento, mediante visitas a campo y asegurar acciones correctivas y
preventivas ante desviaciones evidenciadas

3.4. LÍDER DE HSEQ - COORDINADORES HSEQ

 Hacer cumplir y promover mejoras a lo dispuesto en este procedimiento.

 Apoyar al Director de Proyecto en la identificación de EPP requeridos para personal
del proyecto, registrando la información en el formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-4
Identificación técnica necesidades de EPP
 Realizar la entrega de EPP al personal
 Realizar la inspección periódica estado y uso de EPP, registrar los hallazgos y realizar
el proceso de reposición previa aprobación por parte del director de proyecto
cuando sea apropiado.
 Informar al director de proyecto los requerimientos de EPP según resultados de las
inspecciones periódicas realizadas al personal en campo.
 Llevar la custodia de los formatos diligenciados de EPP en campo.
 Apoyar las auditorías internas que se realicen para verificar el cumplimiento de lo
establecido en el procedimiento y documentar las oportunidades de mejora
evidenciadas en el ejercicio.
 Establecer los requerimientos de calidad técnica que deben cumplir los elementos de
protección personal de acuerdo a la normatividad aplicable y los requerimientos
contractuales.

3.5. GERENCIA GENERAL

 Hacer cumplir y promover mejoras a lo dispuesto en este procedimiento.

 Verificar periódicamente el cumplimiento de este procedimiento, mediante visitas a
campo y comunicar los hallazgos a los responsables de hacer seguimiento y cierre de
las acciones correctivas y preventivas generadas.
 Disponer los recursos de personal, económicos y logísticos para el cumplimiento de
las entregas y la disponibilidad del stock de elementos de protección personal en la
bodega y los sitios de operación.
 Asegurar que a todo el personal le sea entregados los elementos de protección
personal adecuados para la tarea
 Solicitar auditoria de verificación y mejora al proceso de entrega de EPP

4. DESARROLLO

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4.1. SOLICITUD Y ENTREGA ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

Cuando ingresa personal nuevo a la firma o cuando es requerido en el proyecto, el director

de proyecto o jefe inmediato gestiona la solicitud de los EPP´s requeridos del personal a
cargo.

Elementos solicitados en proyectos con oficina campo: con el fin de revisar la trazabilidad de
la entrega se debe diligenciar el formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-1 SOLICITUD DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Organiza la entrega de los EPP´s, para remitirlos al
centro de operaciones solicitado. El coordinador HSEQ en campo o la persona que asigne el
director de proyecto hace su correspondiente entrega.

Este registro es la hoja de vida individual de todas las entregas que se efectúan al trabajador.

El tiempo de entrega estimado entre la solicitud recibida en oficina central y el envío de los
EPP´s solicitados es de 7 días hábiles aproximadamente; tiempo requerido para efectuar la
gestión interna y la remisión/entrega de los elementos, tanto en la oficina central como en
los centros de operación.

Una vez recibidos los elementos el trabajador registra su firma en los campos indicados del
formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-2 Control de entrega de EPP´s. Este registro es la hoja de
vida individual de todas las entregas que se efectúan al trabajador. Este formato está bajo la
custodia del representante administrativo.

Cuando el despacho se hace a un centro de trabajo en el que no está contemplada tener

bodega, el personal de soporte administrativo o quien asigne el director de proyecto,
realizará las entregas correspondientes y mantendrá los registros que evidencien la entrega
a los trabajadores. El representante administrativo tendrá la potestad de pedir todos los
registros y evidencias requeridos a los directores de proyecto y/o Coordinadores HSEQ para
hacer seguimiento y control de los mismos.

4.2. ENTREGA POR REPOSICIÓN

Para la entrega por reposición se requiere remitir el Identificación técnica de necesidades de

EPP´s, Inspección periódica estado y uso de EPP´s, autorizado por el Director de proyecto o
el Director residente en campo / supervisor HSE, al representante administrativo en la sede
principal de Toberín. Lo anterior con el fin de gestionar su correspondiente entrega o envío
al centro de operaciones atendiendo los dispuesto en el numeral 4.1 del presente
documento.

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Cuando las reposiciones se hacen en un centro de trabajo o base de operación en la que no
hay bodega, el personal de soporte administrativo o quien asigne el director del proyecto,
realizará las entregas correspondientes y mantendrá los registros que evidencien la entrega
a los trabajadores.

4.3. DISPONIBILIDAD DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL

En la bodega se tendrá en almacén un inventario y los elementos de protección personal de

acuerdo a criterios de Máximos y Mínimos establecidos previamente con las Gerencias de
Sector.

Las Gerencias de Sector aprueban las solicitudes y autorizan la compra a través del equipo
de compras de SUMMUM PROJECTS.

El área de compras emite la orden de compra respectiva ante los proveedores, quienes
despacharan los materiales a la bodega.

Una vez recibidos los materiales a satisfacción, el responsable de la bodega firmará la

remisión del proveedor y actualizará la información en el inventario. Remitirá la información
a las Gerencias de Sector con el fin de hacer seguimiento y control. Estos elementos
entrarán a ser parte del inventario de la compañía y serán custodiados por la persona
encargada de la bodega hasta que se haga la entrega formal.

Todos los requerimientos de entrega de este tipo de material, deben dirigirse al área de
compras, previo diligenciamiento del formato establecido para tal propósito.

De no haber existencias en la bodega para cumplir con dichos requerimientos, se procederá

a elaborar una solicitud de compra, la cual debe estar avalada por las Gerencias de Sector. El
responsable de la bodega deberá informar a las Gerencias de Sector, de los requerimientos
teniendo en cuenta el cuadro de máximos y mínimos establecidos, con el fin de gestionar
con el área de compras la consecución de los mismos.

4.4. INFORMACION ADICIONAL PARA TENER EN CUENTA

4.4.1. Requisitos Legales

A continuación se describe lo establecido en el artículo 230 del código sustantivo de trabajo

modificado por el artículo 7o. de la Ley 11 de 1984, así:

“Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes,
deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1)
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vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario
mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de
entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del
empleador."

El artículo 232 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 8o. de la Ley 11
de 1984 estipula las fechas de entrega así: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.

El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas de calzado y

vestido que le suministre el empleador, y en el caso de que así no le hiciere éste quedara
eximido de hacerle el suministro en el periodo siguiente según lo dispone el artículo 233 del
CST modificado por el artículo 10 de la Ley 11 de 1984.

4.4.2. Otros aspectos

Los elementos que por lineamientos gerenciales, como políticas y por el libre cumplimiento
de estándares nacionales o internacionales deban ser entregados a todos los empleados de
SUMMUM PROJECTS serán considerados EPP.

No será considerados EPP´s aquellos elementos que esporádicamente se deban entregar a

uno o más trabajadores, según la labor que desempeñen.

Los EPP´s estipulados por ley y/o los requeridos por lineamientos gerenciales están
relacionados en el formato TP-TEN-HSEQ-PRO-025-4Identificación técnica de necesidades
por cargos.

SUMMUM PROJECTS hará entrega, según lo dispuesto por ley, teniendo en cuenta la fecha
de ingreso del trabajador.

Los EPP´s (elementos protección personal) que la empresa entrega a sus trabajadores son
una herramienta de trabajo, es decir que son instrumentos para el desempeño de las
funciones laborales del personal de SUMMUM PROJECTS.

Por tal razón dichos elementos de protección personal solo pueden ser utilizados para fines
estrictamente laborales, es decir para el desempeño de las funciones contratadas.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Sustantivo del Trabajo – Capítulo IV – Calzado y overoles para trabajadores –

Guía Técnica EPPS.

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6. REGISTROS

TIEMPO DE
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
NOMBRE DEL RESPONSABLE CONSERVACI ARCHIVO
NUMERACIÓN UBICACIÓN
REGISTRO (custodio) ÓN (ARCHIVO INACTIVO/
ACTIVO) DISPOSICIÓN
FINAL
Solicitud de Compras
elementos de Carpeta HSEQ
protección Coordinador HSEQ Proyecto
TP-TEN-HSEQ-PRO-025-1 Duración del
personal proyecto campo– Archivo proyecto
proyecto

Compras
Carpeta HSEQ
Control de Coordinador HSEQ Proyecto
TP-TEN-HSEQ-PRO-025-2 Duración del
entrega EPP´s proyecto campo– Archivo proyecto
proyecto

Inspección Compras
Carpeta HSEQ
periódica Coordinador HSEQ Proyecto
TP-TEN-HSEQ-PRO-025-3 Duración del
estado y uso proyecto campo– Archivo proyecto
E.P.P proyecto

Identificación
técnica Coordinador HSEQ Carpeta HSEQ
TP-TEN-HSEQ-PRO-025-4 Duración del
necesidades de Proyecto Director Proyecto Archivo proyecto
EPP proyecto
Proyecto

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