CÓDIGO:

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ACCESO A BENEFICIOS DE LA POLÍTICA DE
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BIENESTAR

1. OBJETIVO
Determinar los lineamientos para el acceso a los beneficios establecidos en la Circular Reglamentaria
vigente “Política de Bienestar Laboral”.

2. RESPONSABLE

Departamento de Gestió n Humana a través de la Coordinació n de Salud Ocupacional y Bienestar en

Sede Central o el Líder de Gestió n Humana en cada Centro de Investigació n, en adelante denominado
C.I.

DEFINICIONES

C.I.: centro de investigació n

Primer grado de consanguinidad: se entiende por madre, padre, hermano e hijos.

3. DESCRIPCIÓN

3.1. Condiciones generales.

La definició n de los programas y beneficios tendientes a promover el mejoramiento de la calidad de

vida de los colaboradores de AGROSAVIA y la de sus familias, estará a cargo de la Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar; la ejecució n de estos programas y beneficios será llevada a cabo desde cada
centro de investigació n por medio del Líder de Gestió n Humana de acuerdo con la asignació n
presupuestal.

El acceso a los beneficios establecidos por la Coordinació n de Salud Ocupacional y Bienestar estará
sujeto al cumplimiento de los requisitos definidos en la Circular Reglamentaria vigente “Política de
Bienestar Laboral”.

A continuació n, se establecen las actividades, responsabilidades y mecanismos mediante los cuales se

podrá acceder a los beneficios establecidos en la Circular Reglamentaria vigente “Política de Bienestar
Laboral”.

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3.2. Permisos remunerados adicionales a los establecidos en la ley.

Beneficio Tiempo de Permiso Mecanismo Tramite al finalizar

Por parto de su có nyuge El colaborador dispondrá de un Correo de solicitud Al término de la fecha
o compañ era (1) día há bil adicional cumplido el a Líder de GH en de reintegro debe
permanente tiempo establecido de la Ley 755 los C.I. y al presentar soporte acta
de 2002 o aquel que la modifique Coordinador de nacimiento.
o sustituya Selecció n y
Contratació n en
Sede Central.
Por aborto de su có nyuge El colaborador dispondrá de un Correo de solicitud Al término de la fecha
o compañ era (1) día há bil posterior a la fecha a Líder de GH en de reintegro debe
permanente en que se presente la calamidad los C.I. y al presentar soporte.
doméstica referida Coordinador de
Selecció n y
Contratació n en
Sede Central.
Si el deceso ocurre dentro del
mismo departamento del
domicilio del colaborador se le
concederá n tres (3) días há biles
adicionales a los establecidos en la
ley, y si ocurre fuera del
Por fallecimiento de su departamento de domicilio del
Correo de solicitud
có nyuge, compañ ero(a) colaborador se le concederá n
a Líder de GH en
permanente o de un cinco (5) días há biles adicionales a Al término de la fecha
los C.I. y al
familiar hasta el segundo los dispuestos en la ley, En caso de de reintegro debe
Coordinador de
(2º) grado de fallecimiento de familiar en presentar soporte acta
Salud Ocupacional
consanguinidad, primero primer grado de consanguinidad o de defunció n.
y Bienestar en Sede
(1º) de afinidad y có nyuge, comunicarse con el
Central.
primero (1º) civil. colaborador para pedir
autorizació n de publicació n de
condolencias en la intranet y
realizar compra y envió de ramo
fú nebre a nombre de AGROSAVIA
a la funeraria informada por el
colaborador.
Por celebració n de Dispondrá de 4 días há biles Correo de solicitud Al término de la fecha
matrimonio del posteriores contados a partir del a Líder de GH en de reintegro debe
colaborador día siguiente al de dicha los C.I. y al presentar soporte acta

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celebració n, el beneficio debe ser

tomado desde el siguiente día Coordinador de
há bil de la unió n y su postergació n Selecció n y
de matrimonio.
procede con autorizació n de la Contratació n en
Coordinació n de Selecció n y Sede Central.
Contratació n.
En el C.I. El Mira disponen de 2
días há biles anteriores al
miércoles de ceniza, notificado por
su director del C.I., para celebrar el
Carnaval de Fuego en Tumaco.
Comunicació n al
En el C.I. Motilonia se otorgan 2 personal de la sede
días, en la ú ltima semana de abril, con copia a la Acorde al
notificado por su director del C.I., Coordinació n de direccionamiento del
Días de festividades para celebrar el festival vallenato.
Salud Ocupacional director del C.I., el
culturales
En el C.I. Nataima se dispone de 1 y Bienestar y a la tiempo será
día, en el mes de junio, notificado Direcció n compensado.
por su director del C.I., para Administrativa y
celebrar la fiesta del folclore. Financiera.

En el C.I. Caribia se otorgan 2 días,

en el mes de julio notificado por su
director del C.I., para la
celebració n de las fiestas del mar.

3.3. Seguro de vida.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Al inicio de la vigencia del seguro de Coordinació n de Salud 1. Resumen de seguro de vida.
vida o del contrato laboral del Ocupacional y 2. AR-F-181 “Formato de
colaborador (lo que suceda Bienestar en Sede autorizació n de descuento de
primero), entregar la comunicació n Central o Líder de nó mina” firmado por el
resumen sobre las coberturas y Gestió n Humana en colaborador.
condiciones de la aseguradora de cada C.I. 3. AR-F-186 “Relació n de entrega de
vida, formato de autorizació n de informació n”
descuento por nó mina y formulario
de solicitud de afiliació n (solo aplica
para afiliados por primera vez) al
colaborador de la nó mina

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

recurrente.
Diligenciamiento del formulario de
solicitud de afiliació n asignado por 1. AR-F-186 “Relació n de entrega de
la aseguradora y entrega a la Colaborador de la informació n”.
Coordinació n de Salud Ocupacional nó mina recurrente 2. Copia del formulario de afiliació n
y Bienestar en Sede Central o Líder diligenciado por el colaborador.
de Gestió n Humana en cada C.I.
1. Formatos de afiliació n
diligenciados, firmados y con
huella.
Coordinació n de Salud 2. Relació n en Excel con nú mero de
Ocupacional y cédula, nú mero de contrato,
Remisió n de los formularios de
Bienestar en Sede nombres y apellidos, salario, fecha
afiliació n y relació n de los mismos a
Central o Líder de de ingreso a la Corporació n, edad,
la aseguradora.
Gestió n Humana en centro de costos, sede de trabajo,
cada C.I. total de la prima, aporte de
AGROSAVIA, aporte del
colaborador, concepto (renovació n
o ingreso).
Coordinació n de Salud
Ocupacional y
Remisió n de novedades de nó mina Correo electró nico con el registro AR-
Bienestar en Sede
dentro del periodo establecido de F-110 “Formato de reporte de
Central o Líder de
reporte de novedades. novedades a sede central” diligenciado.
Gestió n Humana en
cada C.I.
Coordinació n de Salud
Ocupacional y 1. Correo electró nico a la
Solicitud de certificados de
Bienestar en Sede aseguradora con solicitud.
afiliació n a la aseguradora y
Central o Líder de 2. Correo electró nico a los
remisió n a los colaboradores.
Gestió n Humana en colaboradores con la certificació n.
cada C.I.

3.4. Seguro funerario.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Al inicio de la vigencia del seguro
funerario o del contrato laboral
del colaborador (lo que suceda
primero), entregar la
comunicació n resumen sobre las
coberturas y condiciones del
seguro funerario, formato de
autorizació n de descuento por
nó mina (solo aplica para
afiliació n a planes adicionales al
pactado en la Circular
Reglamentaria vigente “Política
de Bienestar”) y formulario de
solicitud de afiliació n.
1. Entrega de folleto con
resumen de seguro funerario.
2. AR-F-181 “Formato de
autorizació n de descuento de
Coordinació n de Salud nó mina” (solo aplica para
Ocupacional y Bienestar en afiliació n a planes adicionales
Sede Central o Líder de al pactado en la Circular
Gestió n Humana en cada C.I. Reglamentaria vigente
“Política de Bienestar”).
3. AR-F-186 “Relació n de
entrega de informació n” o
correo electró nico.

3.5. Actividades anuales.

3.5.1. Regalos navideños.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Informar los datos como nombres, apellidos y
fecha de nacimiento del (de los) hijo (s) del
colaborador, a la Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar en Sede Central o
Colaborador. Correo electró nico.
Líder de Gestió n Humana en cada C.I. y
presentar los soportes como registro civil,
actas de matrimonio, custodias o cualquier
otro documento que se requiera.
Consolidar la informació n de todos los hijos de
los colaboradores que tienen derecho a recibir
regalo de navidad, segú n la Circular Líder de Gestió n
Correo electró nico.
Reglamentaria vigente “Política de Bienestar” Humana en cada C.I.
y remitir la informació n a la Coordinació n de
Salud Ocupacional y Bienestar
Subir pedido de compra al sistema de
abastecimiento definido por la Corporació n y Coordinació n de Salud
Pedido de compra.
verificar el proceso directamente con la Ocupacional y Bienestar.
Coordinació n de Adquisiciones.
Remisió n de correo con la informació n para
Proveedor. Correo electró nico.
selecció n de juguetería de cada colaborador.
Seguimiento de selecció n de juguetería de los Coordinació n de Salud Correo electró nico.
colaboradores. Ocupacional y Bienestar

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

en Sede Central o Líder
de Gestió n Humana en
cada C.I.
Entrega de la juguetería en los lugares y con
Orden de entrega /
las especificaciones pactadas en el pedido de Proveedor.
factura.
compra.
Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar AR-F-176 “Listado de
Entrega del juguete seleccionado al
en Sede Central o Líder asistentes a actividades
colaborador padre del niñ o beneficiado.
de Gestió n Humana en bienestar laboral”.
cada C.I.

3.5.2. Pre-pensionados.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Identificació n de personal
pró ximo a pensió n y comunicar
Abogado de Seguridad Social. Correo electró nico.
el listado a la Coordinació n de
Formació n y Desarrollo.
Ejecució n de taller de pre- Coordinació n de Formació n y AR-F-16 “Listado de asistentes a
pensionados. Desarrollo. eventos de capacitació n”.
Subsanació n de Historias
Abogado de Seguridad Social. Historia Laboral
laborales.

3.5.3. Tardes deportivas.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Elaborar la programació n anual Coordinació n de Salud
de tardes deportivas y Ocupacional y Bienestar en
Correo electró nico.
comunicar a la Coordinació n de Sede Central o Líder de
Salud Ocupacional y Bienestar. Gestió n Humana en cada C.I.
Divulgació n de la programació n
Líder de Gestió n Humana en Correo electró nico, intranet o
de las tardes deportivas en cada
cada C.I. medios escritos.
C.I.
Coordinació n de Salud
Ejecució n del programa y del
Ocupacional y Bienestar en AR-F-176 “Listado de asistentes
presupuesto para tardes
Sede Central o Líder de a actividades bienestar laboral”.
deportivas.
Gestió n Humana en cada C.I.

3.5.4. Programas de capacitación.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Elaborar la programació n de
cursos relacionados con el
mejoramiento de la calidad de
vida de los colaboradores y
comunicar a la Coordinació n de
Salud Ocupacional y Bienestar.
Ejecutar programació n de
cursos relacionados con el
mejoramiento de la calidad de
vida de los colaboradores de
acuerdo con asignació n
presupuestal.
Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar en
Correo electró nico.
Sede Central o Líder de
Gestió n Humana en cada C.I.
Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar en AR-F-176 “Listado de asistentes
Sede Central o Líder de a actividades bienestar laboral”.
Gestió n Humana en cada C.I.

3.5.5. Clima laboral.

3.5.6.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Coordinació n de Salud
Comunicar las fechas de aplicació n de la Ocupacional y Bienestar Wall paper, correo
encuesta de clima laboral a toda la en Sede Central o Líder de electró nico, intranet,
comunidad. Gestió n Humana en cada Yammer.
C.I.
Contestar encuesta de clima laboral
mediante link informado por parte de la Colaboradores. N/A
empresa consultora.
Coordinació n de Salud
Seguimiento semanal del diligenciamiento Ocupacional y Bienestar en
N/A
de la encuesta. Sede Central o Líder de
Gestió n Humana en cada C.I.
Coordinació n de Salud
Citació n a las á reas de la Corporació n para Ocupacional y Bienestar en AR-F-176 “Listado de
la divulgació n de los resultados de la Sede Central o Líder de asistentes a actividades
encuesta de clima laboral. Gestió n Humana en cada C.I bienestar laboral”.
o su delegado.
Elaboració n de planes de acció n por medio
Coordinació n de Salud
de grupos focales para identificar
Ocupacional y Bienestar en
elementos casuísticos, con el fin de mejorar
Sede Central o Líder de “Plan de Clima Laboral”.
las percepciones de clima laboral y, por
Gestió n Humana en cada C.I
ende, las puntuaciones en la siguiente
Jefe de á rea.
medició n.
Seguimiento a los responsables de la Coordinació n de Salud “Plan de Clima Laboral”.
ejecució n de planes de acció n. Ocupacional y Bienestar en

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Sede Central o Líder de
Gestió n Humana en cada C.I.

3.6. Asistencia al colaborador detenido

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

El colaborador o quien este delegue, debe emitir una
comunicació n por escrito dirigido al Director Ejecutivo
o Director Administrativo y Financiero, relacionando
los siguientes datos:
 Nombre completo del colaborador.
 Nú mero de cédula.
 Teléfono de contacto. Colaborador o quien Correo electró nico o
 Direcció n de correspondencia. este delegue. documento externo.
 Fecha de la detenció n.
 Lugar de la detenció n (ciudad y penitenciaría).
 Motivo de la detenció n.
 Entidad que solicita la captura.
 Solicitud de asistencia al colaborador detenido
acorde a la Política de Bienestar.
Director Ejecutivo o
Remitir la solicitud a la Oficina Jurídica para su Director Entrega de
revisió n y tramite. Administrativo y correspondencia.
Financiero.
La Oficina Jurídica emitirá una comunicació n escrita o
telefó nica a la direcció n de correspondencia o al
Oficina Asesora Documento externo
teléfono registrado en el comunicado anterior para
Jurídica. o llamada telefó nica.
dar a conocer paso a seguir en el proceso y el
profesional que estará acompañ ando su caso.

3.7. Secuestro de un colaborador

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

El familiar del colaborador secuestrado debe Familiar del Colaborador. Correo electró nico o
emitir un comunicado por escrito dirigido al documento externo.
Director Ejecutivo o Director Administrativo
y Financiero, relacionando los siguientes
datos:
 Nombre completo del colaborador.
 Nú mero de cédula.

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 Teléfono de contacto.
 Direcció n de correspondencia.
 Fecha, lugar y sucesos del secuestro.
 Solicitud de asistencia al colaborador
secuestrado acorde a la Política de
Bienestar.
Director Ejecutivo o
Remitir la solicitud a la Oficina Jurídica para Entrega de
Director Administrativo y
su revisió n y tramite. correspondencia.
Financiero.
La Oficina Jurídica emitirá una
comunicació n escrita o telefó nica a la
direcció n de correspondencia o al teléfono
Documento externo o
registrado en el comunicado anterior para Oficina Asesora Jurídica.
llamada telefó nica.
dar a conocer paso a seguir en el proceso y
el profesional que estará acompañ ando su
caso.

3.8. Incentivo al ahorro.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

El día en el que el colaborador firma su
Coordinació n de
afiliació n a seguridad social debe
Selecció n y Contratació n
remitirse a la Coordinació n de Salud
y Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar en Sede AR-F-186 “Relació n de
Ocupacional y Bienestar
Central o Líder de Gestió n Humana en entrega de informació n”.
en Sede Central o Líder
cada C.I., para explicar y entregar
de Gestió n Humana en
documentació n sobre el incentivo
cada C.I.
institucional al ahorro.
Coordinació n de Salud
Aplicará lo establecido en el AR-P-44
Ocupacional y Bienestar
“Procedimiento para afiliació n y
en Sede Central o Líder No aplica.
novedades al beneficio de ahorro
de Gestió n Humana en
institucional”.
cada C.I.

3.9. Descanso remunerado.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Presentar solicitud ante la Direcció n de cada
Colaborador Correo Electró nico.
C.I. o al Director Administrativo y Financiero

Validació n de la solicitud con la Direcció n Direcció n de cada

No aplica.
Administrativa y Financiera. C.I.

Comunicar respuesta al colaborador sobre

Direcció n de cada C.I. Correo electró nico.
su solicitud.

3.10. Núcleo familiar en el exterior y en Colombia, fuera del área de influencia del lugar de
trabajo.

ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Presentar solicitud por escrito con mínimo una
semana de anticipació n dirigida al jefe directo,
Direcció n de cada C.I. con copia al Líder de Gestió n
Humana en cada C.I. o a la Coordinació n de Salud
Ocupacional y Bienestar.
Nota 1: la solicitud del beneficio asociado a nú cleo
familiar fuera del á rea de influencia no podrá
Colaborador. Correo electró nico.
solicitarse en fechas en las que haya días festivos
Nota 2: todo extranjero podrá acogerse al beneficio
“nú cleo familiar en el exterior” independientemente
de su composició n familiar para ir a un ú nico país que
deberá anunciar de manera escrita en Gestió n
Humana en el momento de su vinculació n con la
corporació n.
Analizar, autorizar o denegar y comunicar al
Direcció n de cada C.I.,
colaborador la decisió n.
Director
La Coordinació n de Salud Ocupacional y Bienestar o el
Administrativo y Correo electró nico.
Líder de Gestió n Humana en cada C.I., podrá solicitar
Financiero en Sede
los respectivos soportes al colaborador si así lo
Central.
considera necesario.
Coordinació n de
Salud Ocupacional y
Reportar novedad a nó mina para afectació n de pago a
Bienestar o Líder de Dynamics
ARL (Aseguradora de Riesgos Laborales).
Gestió n Humana en
cada C.I.

3.11. Trabajo externo.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE MECANISMO

Presentar comunicació n dirigida a
la Direcció n de cada C.I. copiado al
Colaborador. Correo electró nico.
Líder de Gestió n Humana en cada
C.I.

4. DISPOSICIONES GENERALES EN SALUD Y SEGURIDAD Y EN EL TRABAJO

Para el adecuado desarrollo de este instructivo se requiere seguir las instrucciones determinadas en el
Sistema de Gestió n de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORADO POR
DEL CAMBIO
0 2017-10-26 Elaboració n Jenny Paola Vá squez
Yate
Coordinador de Salud
Ocupacional y
Bienestar
1 2018-10-30 Actualizació n numeral 3.2 inclusió n de días
remunerados por matrimonio y presentació n de
soportes.
Actualizació n numeral 3.5.1 en la inclusió n de
soportes y aplicabilidad del beneficio.
Actualizació n numeral 3.5.2 cambio de Jenny Paola Vá squez
responsables y subsanació n de historia laboral. Yate
Actualizació n numeral 3.6 modificació n del Coordinador de Salud
responsable. Ocupacional y
Actualizació n numeral 3.9 modificació n del Bienestar
responsable.
Actualizació n numeral 3.10 en el acceso al
beneficio a extranjeros, exclusió n de días festivos.
Modificaciones disposiciones generales en
seguridad y salud en el trabajo
2 2019 – 08 - 21 Actualizació n definiciones. Eliana Paola Ramos
Actualizació n numeral 3.2 inclusió n de Gaona
autorizació n por parte del colaborador de Auxiliar de Gestió n
publicació n de condolencias en la intranet, Humana
realizar compra de ramo fú nebre y adició n
beneficio de días de festividades culturales.
Actualizació n numeral 3.9 en responsable

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FECHA DE
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORADO POR
DEL CAMBIO
Actualizació n numeral 3.10 en el responsable de
reportar novedad a nó mina y mecanismo.

Revisó: Aprobó:

ORIGINAL FIRMADO

CLAUDIA LILIANA CANTOR MARTÍNEZ ARIEL HURTADO RODRÍGUEZ

Jefe Departamento de Gestió n Humana (E) Director Administrativo y Financiero