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ESCUELA INTERNACIONAL DE BOMBEROS DEL ORIENTE COLOMBIANO COD: FC-GA-01

COORDINACIÓN ACADÉMICA FORMACIÓN CONTINUA VRS: 01


ELB: JACI
GUIA DE APRENDIZAJE REV: COOR ACAD
APB: RECTORIA

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 FORMACIÓN: DIPLOMADO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


 UNIDAD 1: COMPETENCIAS BÁSICAS
 TEMA (S):
o Competencias informáticas básicas para la administración y las
finanzas
o Generalidades de las Finanzas
o Generalidades de la Administración

2. PRESENTACION

En esta unidad, se abordarán los fundamentos del uso de los sistemas informáticos en las
finanzas y la administración.

3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE :
 Identificar, valorar y reconocer las características del proceso formativo
Ambiente(s) requerido: No requiere.
Material (es) requerido: PC y conexión a Internet
Criterios de Evaluación:
La evaluación correspondiente a los contenidos de la formación se realizará de la siguiente
forma: Evaluación: 5 de 5 puntos.

4. EVIDENCIAS Y EVALUACION

Descripción de la
El uso de la tecnología para las finanzas
Evidencia
Entregable: Taller 1: Aprendiendo
Forma de entrega: El taller se desarrolla de acuerdo al caso expuesto.
Desarrolla el taller de manera completa y de acuerdo a lo
Criterios de Evaluación:
solicitado.
Ponderación de la 5 Punto
Actividad:

5. Contenido

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Tema 1

Competencias informáticas básicas para la administración y las finanzas

NUESTRO BUEN AMIGO: EXCEL

Microsoft Office Excel fue diseñado para apoyar las funciones de contabilidad,
tales como el presupuesto, la preparación de los estados financieros y la
creación de balances. Viene con funciones de hoja de cálculo básica y muchas
funciones para realizar cálculos matemáticos complejos. También es compatible
con muchos complementos para actividades como la modelización y previsión
financiera, y se integra perfectamente con los datos externos para permitirte
importar y exportar información de datos bancarios y financieros hacia y desde
otras plataformas de software de contabilidad.

Presupuesto y cuentas

Microsoft Office Excel viene con plantillas para la creación de presupuestos,


estados de flujo de efectivo y estados de ganancias y pérdidas, que son algunos
de los documentos más básicos utilizados en la contabilidad. Además, puedes
descargar una presupuestación más compleja y plantillas de declaración en el
sitio web de Office, o comprar plantillas especializadas de otros proveedores e
instalarlas en la aplicación. Si necesitas crear presupuestos complejos o
personalizados o estados financieros, puedes personalizar una plantilla existente
y volver a utilizar los elementos, o crea una desde cero utilizando la funcionalidad
integrada en Excel.

Hojas de cálculo
La realización de cálculos de línea es una tarea básica de la contabilidad, y las
hojas de cálculo de Excel están diseñadas para contener los datos en un formato
tabular que soporta los cálculos de línea y los de sumatoria, en sustitución de la
necesidad de teletipo y calculadoras de contabilidad especiales. Los datos en la
hoja de cálculo son reutilizables y almacenables, haciendo Excel más flexible
que una calculadora de contabilidad para realizar cálculos simples y sumas.
Además, puedes crear tablas y gráficos a partir de los datos de hoja de cálculo,
creando una experiencia de usuario rica en medios y diferentes vistas de los
mismos datos. También puedes utilizar los add-ons para extraer los datos y crear
modelos y pronósticos financieros.

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Datos externos

Puedes importar datos desde muchas fuentes diferentes de datos en Excel. Esto
es especialmente útil para la contabilidad, ya que puedes extraer los datos de
ventas, datos bancarios y facturas de diversas fuentes en un libro fundamental
para apoyar tus actividades de contabilidad. Los datos pueden ser almacenados
en diferentes bases de datos y formatos de archivo antes de la importación, lo
que te permite acceder a datos de diferentes áreas de tu negocio sin tener que
hacer la entrada de datos adicional.

Integración
Excel integra muchas aplicaciones populares de software de contabilidad. Por
ejemplo, puedes utilizar los asistentes que se incluyen con el paquete de
software de contabilidad para que mapee las hojas de cálculo Excel a los datos
contables de forma que puedas realizar operaciones de inserción y extracción
de datos de Excel y tu paquete de contabilidad a demanda.

Para el uso de Excel es importante empezar de cero por eso veamos el siguiente
video:

PASOS INICIALES
https://youtu.be/yKWFMgurUnU

FORMULAS Y AUTOLLENADO
https://youtu.be/47nJsZ97sz0

GRAFICOS
https://youtu.be/BER2KhixV0Y

FUNCION SI
https://youtu.be/GafEekpQu1M

Consulta todos los contenidos en relación a Excel:

https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU&list=PLLniqWgyb4HHfkyW
NgMWSvTq6RlUGusgN&index=1

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COMPONENTES BÀSICOS

El uso de estos conceptos se aplica en diversos trabajos en los cuáles el Excel


es vital para mantener una base de datos ordenada, cálculos e incluso para
servicios de logística y operaciones.

Ejemplo 1:

Cuando ingresamos datos como en la siguiente imagen, estos son de tipo


constante ya que puede contener un texto que en este caso es el nombre de una
persona, la cual podría ser un cliente, una persona encuestada, un alumno, etc.
También se muestra la edad de la persona, el cual es un número y por ende un
dato constante.

En la segunda imagen se observa un ejemplo de una simple fórmula en la cual


se vincula datos por medio del orden de la celda. Para ello se puede colocar el
símbolo “+” o “=” de esta forma se activará la opción que nos permitirá aplicar la
fórmula libremente. El símbolo asterisco se utiliza comúnmente en Excel y nos
permite multiplicar valores.
Ejemplo 2:
Estos conceptos se tratan básicamente de los márgenes de retorno sobre la
inversión realizada por el área de marketing y si resultan fructíferos para la
empresa.

Para hallar el costo de ventas se multiplicará el precio por el 20% que era dato
del caso, al dar doble click observamos que nos muestra la fórmula aplicada por

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medio del símbolo “+” para empezar, luego aparece la celda y el asterisco que
represente la multiplicación.

En la siguiente imagen se aplica también una formula entre los datos de las
celdas E2 y B8, de esa forma se halla el margen bruto.

Los datos de Excel son valores de gran importancia para el uso de este
programa, ya que nos brindan resultados, comunican y reseñan de qué trata el
archivo. Por medio de textos, números, horas fechas y fórmulas que simplifican
y agilizan el cálculo de diversos números.

Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas en Excel, hay una forma de copiar la fórmula de una
celda en referencia, es decir la letra de la columna y el numero de la fila (A1,
B5) a otra celda, para usarla en una formula o copiar el mismo contenido. En el
caso de un listado de datos este tomará de referencia la columna y con variación
en la fila o viceversa, se auto rellenará según los datos referenciales.

Ejemplo 1:
Se detalla que la columna B y la fila que usamos como referencia en fórmula
es (=A1). Se da doble clic y automáticamente se completa la columna, donde
hay datos y tomando referencia la columna A.

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Ejemplo 2:

En este caso el tema como referencia la fila y las columnas son las que varían.
Se autocompleta al momento de arrastrar el cursor hacia la derecha.

Ejercicios:
Esta es una simulación de una consolidación bancaria en donde se toma como
referencia la columna C como ingresos y la columna D como egresos
(negativos).

En este caso para obtener el monto de los saldos, la primera operación en este
caso del saldo de marzo, primero se debería de sumar los ingresos y luego se
debe restar con la de los egresos.

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¿Qué es una función en Excel?

Las funciones en Excel no son más que fórmulas que las necesitamos en la vida
cotidiana laboral o estudiantil y que sirven para hacer cálculos utilizando valores
y ubicándolos en un orden particular.

Una de las principales ventajas de usar las formulas en Excel es que nos
ahorramos tiempo, ya que no va ser necesario que las hagamos nosotros
mismos.

Las funciones en Excel cuentan partes y son las siguientes:

 Insertar un signo igual (=).


 Seleccionar una función (SUM), por ejemplo, es el nombre de la función
en inglés para la adición.
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán
para hacer el cálculo.

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias


de celdas, separados ya sea por dos puntos o comas.
Ejemplos de Función:
1.- Un grupo de 15 amigos fueron de compras y cada uno compraron distintos
kilos de manzanas:

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Para saber el total de kilos de manzanas compraron entre todos, simplemente


usamos la función SUMA o SUM y sumamos los valores seleccionados. colocar
los siguiente =SUMA(C3:C13) y el resultado será:
SUMA TOTAL: 23Kg

2.- Podemos hallar el promedio de kilos de manzanas que compraron entre todos
los amigos, con la función PROMEDIO, solo debemos digitar lo
siguiente =PROMEDIO(D5:D15) y obtendremos el resultado.
PROMEDIO: 2.09Kg

3.- Les mostramos una tabla de datos, en donde procederemos a sumar y


obtener el promedio de las notas.

Podemos obtener la (=SUM) de ambos exámenes, parcial y final con la función


(SUM) seleccionando los valores de la celda (B2 + C2).
Luego para poder obtener los demás resultados, solo jalamos la formula hacia
abajo, haciendo click en el cuadradito pequeño en una esquina de la celda.

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Además si deseamos obtener el promedio de ambas notas, usamos la


función (=PROMEDIO), siguiendo los mismos pasos de arriba.
También, podemos usar la formula (=MAX) seleccionando los valores de la
columna promedio para saber quien obtuvo la mayor nota.

Sumando en Excel

Manejaremos una base de datos para aplicar la operación SUMA.


1.- Este símbolo (=) es importante para realizar la fórmula, colocamos el cursor
en la celda donde deseamos sumar y escribiremos el signo de esta
manera SHIFT + (=) y luego digitamos SUMA como aparece en la imagen.
Imagen 1

Seleccionamos con el cursor del mouse, todos los números que deseamos
sumar desde las celdas C3:C7, como se observa en la imagen.
Imagen 2

Ahora, cerramos paréntesis y le damos ENTER y obtenemos el Total de


Gaseosas.
Imagen 3

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Podemos usar la Hoja de Cálculo de Excel, como una calculadora?


Colocamos en una celda el cursor y digitamos el símbolo (=), seguidos por
los números y el símbolo (+), como se muestra en la imagen y para terminar le
damos (ENTER) y tendremos el resultado.

NOTA:
Tenemos una opción que es más sencilla, ubicamos el cursor en la celda que

deseemos obtener el resultado y presionamos el símbolo que se


encuentra en la barra de tareas y presionamos ENTER y automáticamente sale
el resultado.
OJO:
Sabías que si seleccionamos las celdas en donde se encuentran los números
que se desean sumar, aparece en la parte inferior automáticamente la suma de
las celdas seleccionadas, está resaltado de rojo, esto nos puede ayudar a salir
de apuros.

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Ingresando Información en las hojas de cálculo de Excel

Presentaremos 3 tipos de datos, la cual podremos aplicarlos en la hoja de cáculo


de Excel.

Tipo Texto:
En Microsoft Excel, el texto es cualquier combinación de números,espacios y
caracteres no numéricos. Por ejemplo, Excel hará reconocimiento como texto las
siguientes entradas:
23BC948, 83AXC, 98-652, Pedro Canales.
En una celda, el texto quedará alineado a la izquierda.

Tipo Numérico:
En Microsoft Excel, un número puede contener solo los siguientes caracteres:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ %.
Excel desconoce los signos más (+) a la izquierda; por otro lado trata a los puntos
como separadores de miles o separadores decimales al igual que las comas.
Todas las demás combinaciones de números y carácteres no numéricos son
consideradas como texto.
También debemos considerar lo siguiente:

 Los números negativos: Delante de los números negativos,situemos un signo


menos (-) o, de otro modo, encierre los números entre paréntesis ( ).
 Las fechas y las horas son números: Excel considera las fechas y las horas
como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja
de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda.

Tipo Fórmula:
Para comenzar definiremos un concepto para fórmula, la cual es una ecuación
que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo.
Las fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como la adición y
multiplicación, o pueden hacer una comparación de los valores de una hoja de
cálculo o combinar texto.
Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de
procedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Por otro lado

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puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo utilizando paréntesis que


permitirá agrupar las operaciones la cual se va a efectuar en primer lugar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula nos da un resultado de 14 porque Excel calcula
la multiplicación antes que la adición. La fórmula multiplica 3 por 4 y, enseguida,
suma 2 al resultado.
=2 + 3 * 4
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la orden de la ecuación,
Excel sumará 2 y 3 y, luego, multiplicará el resultado por 4, obteniéndose de
resultado 20:
20 = (2 + 3) * 4

Selección de rangos

Seleccionar Columnas
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la Columna C.

2. Presione clic sobre ella.


3. Vemos que la toda la columna C se ha seleccionado.

Seleccionar Filas
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la Fila 3.
2. Hacer clic sobre la fila.
3. Vemos que toda la fila 3 se ha seleccionado.

Seleccionar toda la hoja

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1. Ubicar el puntero del mouse sobre el botón que intersecta las columnas y
las filas.

2. Hacer un clic.

Seleccionar rangos dispersos

1. Seleccionar el rango B2:D5.


2. Presionar la tecla <CTRL>.
3. Mientras que mantiene presionada la tecla <CTRL>, seleccionamos el
rango A7:B9.
4. Tal y como vemos en la siguiente imagen, el resultado es que los dos
bloques la cual hemos seleccionado, anteriormente, están marcados.

La Hoja de Cálculo en Microsoft Excel

Para comenzar, definiremos la hoja de cálculo como una cuadrícula de filas y


columnas.Un número marca a cada fila, mientras que una letra marca a cada
columna y se leen de izquierda a derecha; la columna comienza con la letra A,
la segunda es la B, la tercera C, y así sucesivamente hasta la columna Z. La
columna que sigue a la Z es la AA, la siguiente AB hasta la columna XFD; por
otro lado las filas llegan hasta 1048576.

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La celda es una intersección entre una fila y una columna en una hoja de cálculo,
por eso para referirse a una celda consideramos el número de fila y la letra de la
columna.
Por ejemplo: Ubiquemos el puntero en la columna C y fila 2, por lo que nos
encontraremos en la celda C2. Tal y como se muestra en la siguiente imagen.

En algunas ocasiones necesitamos no solo indicar una celda, sino un grupo de


celdas, y a este grupo lo denominamos RANGO o BLOQUE.
Por ejemplo, si deseamos indicar el rango B2 hasta D6, se denominará el rango
B2:D6

Cuando se inicia Microsoft Excel por primera vez, vemos que solo hay una hoja
de cálculo del Libro, por lo que no imaginemos que es la única hoja. Inicialmente
hay 3 hojas disponibles, sin embargo esto puede aumentar depende cada
persona. (El límite que se puede llegar es hasta las 255 hojas)

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EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

Resuelve los ejercicios del anexo en Excel que encontrarás en la plataforma.

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