Le Dossier 8D

Publié le 27 janvier 2011 par outilqualite-resolutionproblemes.over-blog.com

Le Dossier ou le Formulaire 8D est le support le plus important de la méthode. Il

n'est pas explicitement présenté dans la méthode, mais la rigueur que cette démarche
nécessite le rend indispensable.

Sa forme la plus simple est un formulaire regroupant les 8 actions de la méthode.

Il permet d'avoir un suivi et, surtout, un enregistrement simple et rapide de l'état
d'avancement de la résolution du problème. Vous pourrez trouver un exemple de
formulaire en cliquant sur l'image suivante :

Il s'agit d'une simple page Excel qui a été mise en forme et standardisée. A chaque
nouveau 8D, il suffit de copier le fichier vierge originel, de lui donner le nom du 8D en
cours et de renseigner les champs au fur et à mesure. De plus, vous remarquerez que,
une fois encore, les 8 actions présentées sont légèrement différentes de ce que nous
avons déjà vu. Il n'empêche que la méthodologie reste exactement la même.

Les notions de "suivi" et d' "enregistrement" sont primordiales dans

l'application d'une méthode de résolution de problème ainsi que dans toute démarche
Qualité. C'est pourquoi, plus qu'un simple formulaire, je préconise la création
d'un Dossier 8D. On y retrouvera le Formulaire 8D – synthèse du 8D – ainsi qu'un
certain nombre d'annexes supportant et justifiant le remplissage du formulaire. Ces
annexes peuvent être : un QQOQCCP   pour la description du problème, un Diagramme
d'Ishikawa avec ses conclusions pour la recherche des causes racines, des descriptions
détaillées des plans d'actions correctives, etc. La quantité, le détail et le type de ces
annexes dépend de votre besoin de standardisation. Je conseil cependant d'écrire et de
standardiser le plus possible les points les plus importants. Par exemple pour la
description du problème : plutôt que de rester sur un simple QQOQCCP  , utilisez le
comme base pour créer votre propre liste de questions ; liste qui évoluera et se
complètera plus vous pratiquerez la méthode 8D. Pour créer ce Dossier 8D, je propose
d'utiliser un fichier Excel avec le Formulaire 8D comme premier onglet et les annexes
dans des onglets supplémentaires. Procéder de cette manière apporte l'avantage d'avoir
véritablement toutes les informations regroupées dans un seul fichier.

J'aimerais quand même insister sur une annexe que je trouve

indispensable : l'annexe de traçabilité. La fonction de cette annexe ? Conserver tous
les documents/données/informations ayant servis à un moment ou un autre au cours de
ce 8D. Typiquement, si le problème à résoudre provient d'une réclamation client, il faut
enregistrer le document par lequel il vous a fait parvenir la réclamation. Les résultats des
tests effectués pour vérifier les hypothèses à la phase de recherche des causes doivent
également être insérés ici. L'idée derrière cette annexe est de regrouper les informations.
Tous les justificatifs et preuves de la démarche sont enregistrés dans le dossier, ce qui
évite d'avoir à courir à droite à gauche à chaque fois pour retrouver ces données.

Je conclurais en rappelant que ce n'est pas parce qu'on standardise qu'on fige ! Le
Dossier 8D doit suivre un processus d'amélioration continue, de retour
d'expérience. Il doit évoluer en même temps que vous l'utilisez et que vous repérez ce
qui lui manque.