ENSAYO

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada es la información que una organización tiene que controlar y
mantener en el medio que la contiene. Esta puede estar en cualquier formato o medio y
puede provenir de cualquier fuente de información. Hace referencia a los sistemas de gestión
incluidos en los procesos relacionados, a la información generada para que la organización
pueda operar ya las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican
según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar,
distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la empresa (registros y
documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados. La información
documentada es importante porque suponen una herramienta de seguimiento, trazabilidad y
demostración de las diferentes fases o actuaciones, por ese motivo será necesario realizar las
operaciones descritas a continuación de forma general. Para poder cumplir con los requisitos
de la norma sobre el control y seguimiento de deberá; leer mucho y organizarla de manera
coherente además darnos cuenta que sirve y que es obsoleto es hacer una restructuración
desde nuestra manera de pensar para poder realizarla en la empresa en la que laboramos
ya que debemos: Identificar y codificar, Almacenar y proteger, Definir el periodo de
conservación, Definir la disponibilidad y el acceso y sobre todo llevar los procesos
organizados desde nuestra mente y explicarlos de manera sencilla para que nuestros
compañeros os entiendan. Todo debe quedar por escrito hay que recordar la frase “lo
escrito, escrito esta y de esta manera se quedara” y “las palabras y las buenas acciones se
las lleva el viento”.
Debemos recordar que es importante
Identificación y Codificación
En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen
mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización. Todos
los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles e indelebles.
Almacenaje y protección
Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en la carpeta
o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato informático) y serán
almacenados en el servidor de la empresa.
Periodo de conservación
Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos, sea por
criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de almacenaje se
procederá a su destrucción.
Disponibilidad
Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo se podrá
facilitar al cliente durante el tiempo acordado.
Acceso a la información documentada
Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información
documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la responsabilidad,
uso y escritura de los mismos.
Si seguimos estos parámetros a cabalidad realizaremos un buen trabajo y de esta manera
nuestra empresa cumplirá con los requisitos de calidad y si cumplimos con calidad
cumplimos con todo. La información registrada y bien llevada es una herramienta de
progreso de nuestra misma empresa.

LUIS FELIPE FUENTES BARROS

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