Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Presupuestos
Etapas de un plan de comunicación
estratégica

Contenido

1 Ventajas y limitaciones de los presupuestos

Palabras clave:
Presupuestos, organización, control, evaluación, calidad, limitaciones, principios
Objetivos
Comprender la importancia de la planeación y el control de las actividades de la empresa mediante los
presupuestos, para lograr una adecuada gestión administrativa.

Elaborar correctamente los presupuestos de una empresa, para que sirvan en la gestión
administrativa.

Conocer de qué manera el presupuesto puede servir de instrumento para la alta gerencia, en la toma
de decisiones.

Establecer estrategias en la elaboración del presupuesto de ventas, teniendo en cuenta las variables
específicas, endógenas y externas.

¿Sabía qué...?
Las ventajas en la elaboración de un presupuesto son: planear, controlar,
coordinar y en especial, lograr un manejo adecuado los recursos.

1. Ventajas y limitaciones de los presupuestos

1.1. Ventajas de los presupuestos

Estas son algunas de las ventajas que ayudan a las empresas en la planeación y control.

• Estimula al gobierno corporativo para que establezca los objetivos de la organización.

• Se debe motivar a la organización en general, teniendo en cuenta todos los niveles.

• El archivo histórico debe ser custodiado y controlado.

• Facilita a la administración, la utilización óptima de los diferentes insumos.

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 • Obliga a tener un proceso de autocontrol de manera periódica.

• Facilita un adecuado sistema de monitoreo administrativo.

1.2. Limitaciones de los presupuestos.

Todo presupuesto presenta limitaciones en el momento de su elaboración con son:

• Se basa en estimaciones; en algunos casos la administración se ve obligada a aplicar

herramientas con el fin de reducir la incertidumbre; la confianza se da en los datos obtenidos en
la planeación.

• Se deben tener en cuenta los cambios; estos se adaptan a los inconvenientes que se presenten

• Este proceso no se da automáticamente; en su ejecución se debe tener una dirección facultada

para manipularlos en pro del buen desarrollo.

• En el proceso de su implementación o ejecución, en ningún momento suplanta a la

administración.

• Su ejecución no se da de la noche a la mañana: es un proceso lento.

En síntesis...
Las limitaciones de un presupuesto es que parte de supuestos; los cambios
se deben de acuerdo con las circunstancias; todos los miembros de la
organización deben de tener claro lo que pasa en la empresa.

1.3. Principios para la elaboración del presupuesto

Para elaborar un presupuesto se tienen en cuenta tres aspectos que participan en las diferentes
etapas del ciclo presupuestal; estos son:

Los elementos del trabajo: permiten en manejo de la información por medio de cédulas
presupuestarias en las que se recolecta la información de los recursos utilizados, para desarrollar todos
los cálculos necesarios.

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Las técnicas de elaboración: procedimientos utilizados para hacer las estimaciones en los
presupuestos donde se identifican factores que incidieron en las ventas de los periodos pasados y se
emplean procedimientos para establecer los estándares de la materia prima directa, mano de obra
directa y costos indirectos de fabricación.

Los principios: previsión, planeación, organización, dirección y control.

• Previsión: es el estudio anticipado de los procesos de la organización para el logro de las metas
propuestas; este principio se divide en tres aspectos fundamentales.

• Predictibilidad: es la posibilidad de pronosticar algo que va a suceder o que queremos que

suceda.

• Determinación cuantitativa: las actividades programadas para la ejecución deben determinarse

en unidades monetarias.

• Objetivo: la búsqueda del objetivo siempre debe ser previsible.

Planeación: es la programación de la acción para lograr los objetivos deseados; al respecto se

deben considerar los siguientes aspectos: la precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza,
participación, oportunidad y la contabilidad de las áreas responsables.

• Precisión: los planes de acción deben expresarse de forma concreta.

• Costeabilidad: en la implementación del presupuesto debe haber costo-beneficio.

• Flexibilidad: los presupuestos deben tener la posibilidad de cambiar y restructurarse.

• Unidad: el presupuesto debe estar coordinado con los diferentes departamentos de la empresa.

• Confianza: debe haber compromiso de los directivos para desarrollar el presupuesto y las
diferentes acciones que implica.

• Participación: debe haber participación de todos los empleados que puedan aportar según la
experiencia de los procesos en la empresa.

Principios de organización: inherentes a toda actividad humana; y se dividen en: principios de orden
y comunicación. El principio de orden se fundamenta en organigramas, líneas de producción y
responsabilidades de los directores encargados.

El principio de comunicación responde a tener la información oportuna y concisa

Principio de dirección: se refiere al modo de dirigir el presupuesto, teniendo en cuenta los principios
de autoridad y coordinación. En el principio de autoridad se concibe la autoridad como relativa y no

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absoluta para no quitarle la responsabilidad al funcionario encargado de la acción. En el principio de
coordinación, el interés general debe prevalecer sobre el interés particular.

Principio de control: se fundamenta en la comparación de los objetivos y los logros, y se divide en los
siguientes principios.

• Reconocimiento: a los funcionarios por sus éxitos.

• Excepción: se fundamenta en la atención en los asuntos excepcionales y no en los generales que

pueden tener impacto significativo en el logro de las metas propuestas.

• Norma: el presupuesto es una norma de la empresa; o se debe considerar de esta manera.

• Conciencia de costos: es conocimiento, donde las decisiones tienen un impacto en los costos.
Por esta razón los funcionarios deben tener claras las funciones o acciones y relacionarlas con el
costo.

1.4. El presupuesto maestro

Consiste en el desarrollo de varias cédulas presupuestales, donde se determinan las utilidades o

pérdidas- que se esperan obtener a futuro; también se proyectan los estados financieros, herramienta
para la administración en la toma de decisiones. El presupuesto maestro está integrado básicamente
por dos áreas, que son:

• El presupuesto de operación.

• El presupuesto financiero.

1.5. Ejercicios de presupuesto

En el primer semestre de 200X la Compañía Manufacturera y Comercializadora Ltda. planea vender

9.000 tazas de porcelana a un precio de $ 6.000 cada una.

• El primero de enero compra 2.000 tasas a un valor de $5.000.

• Se planea fabricar 10.000 tasas con los siguientes costos presupuestados.

• Materiales directos $12.000.000.

• Mano de obra $6.000.000.

• CIF es el 35% de la mano de obra directa.

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 • En sus inventarios, la empresa utiliza el método PEPS.

• Los gastos operativos son un 20% de las ventas.

• Los gastos administrativos son un 25% más que el último semestre que fueron $2.000.000.

Con la anterior información elaborar:

• El estado de costos de producción y de ventas presupuestado.

• El estado de resultado proyectado

Tabla 1. Estados financieros

Compañía Manufacturera y Comercializadora Ltda

Estado de costo de producción y ventas de enero a junio de 200X

Materiales $ 12.000.000

Mano de obra $ 6.000.000

Costos indirectos de fabricación $ 500.000

Costos de producción del periodo $ 20.100.000

Variación de inventarios de productos en proceso 0

Costos de producción terminada $ 20.100.000

Variación en inventarios de productos terminados y ventas

Inventario inicial $ 10.000.000

Inventario final $ 6.000.000

Costo de ventas $ 3.970.000

Costos de ventas $ 24.070.000

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 Cálculo del inventario final

Inventario final

Inventario inicial 2.000

Costo de ventas 10.000

Costos de ventas 12.000

Menos ventas 9.000

Inventario final 3.000

El costo unitario de producción Costo de producción terminada $20.100.000

Número de productos fabricados 10.000

El costo de unitario de producción =$ 2.010

Inventario final = (3.000X $ 2.010) = $ 6.030.000

Estado de resultados
Del 1 de enero hasta el 30 de junio de 200x

Ventas $ 54.000.000

Menos costo de ventas $ 24.070.000

Costos de ventas $ 12.000.000

Utilidad bruta $ 29.930.000

Menos gastos operativos $ 10.800.000

Administración $ 2.500.000

Total, gastos operativos $ 13.300.000

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 Utilidad operativa $ 16.630.000

Utilidad antes de impuestos $ 16.630.000

Impuesto de renta según la normatividad vigente $ 12.000.000

Utilidad neta $ 12.472.500

Fuente: elaboración propia

El ejercicio anterior muestra el estado de costo y el estado de resultados presupuestado a seis meses.
Con esta información, los diferentes departamentos involucrados articulan los objetivos y las metas.
Esta es la utilidad esperada $12.472.500.

1.6. El presupuesto en la formulación de estrategias corporativas

El diagnóstico de la empresa es determinante en el crecimiento desde la perspectiva del incremento

sostenido de las ventas, de nuevos productos y de la conquista de nuevos mercados.

Estrategias de crecimiento

»» Penetración de mercados: estrategia que se implementa mediante el mejoramiento de los

precios y el refuerzo de la publicidad. Se debe optimizar el uso de la capacidad instalada de la
empresa y ofrecerse a la distribución de productos de otras compañías, asumiendo el papel de
intermediario.

»» Desarrollo de productos: su fin es ofrecer nuevos productos y reemplazar o rediseñar los que no
tengan buena salida de acuerdo con el entorno y con los hábitos de consumo, respondiendo así a
la competencia.

»» Integración: se refiere a la estrategia de comercialización del producto que crea un sistema de

distribución propio; esta estrategia también se implementa cuando se adquieren las empresas de
la competencia.

Estrategias de consolidación

Las estrategias de consolidación son opuestas a las de crecimiento puesto que obligan a reducir el
tamaño de las operaciones y a reducir el tamaño del área donde se puedan introducir los productos,
con miras a la especialización de los productos. Las siguientes son algunas de las tácticas utilizadas en
esta estrategia.

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 »» Atrincheramiento: se contrae el terreno donde se comercializa el producto porque los demás
espacios de mercado no son tan rentables; de esta forma se aumenta el rendimiento de los
artículos vendidos y no se incurre en desgate, al mantener plazas que no dan los suficientes
rendimientos o dan pérdidas.

»» Contracción de productos: se refiere a la contracción de los productos ofrecidos teniendo en

cuenta a la competencia; por ejemplo, si la competencia comercializa esos productos a un
precio inferior y tienen mejores canales de distribución.

»» Contracción de negocio: es la venta de un porcentaje de la empresa porque esta no ofrece

los rendimientos deseados proyectados por la empresa; por ejemplo, la fabricación y
comercialización de bebidas azucaradas en la que se crea una referencia que no tiene la
rentabilidad deseada y afecta las utilidades.

Medición del mercado

Es la medición de los estimativos de las ventas por producto y línea de producción, teniendo en
cuenta el entorno empresarial; con esto se establecen políticas de ventas en las que se tienen en
cuenta: los recursos, la distribución, la fuerza laboral y otros que afecten la actividad económica. Para
esto es necesario analizar tendencias históricas, compararlas con el presente y proyectar el futuro. En
este caso se toman decisiones como: cuáles van a ser las ventas esperadas, de acuerdo con el análisis
del potencial del mercado.

Es necesario hacer este análisis para proyectar las posibilidades de éxito y de rendimientos
económicos futuros.

Oportunidad de Potencial Ventas

los competidores del mercado del sector

Figura 1. Oportunidad de los competidores

Fuente: elaboración propia

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La figura 1 muestra la oportunidad de los competidores nuevos en espacios de mercado, donde las
ventas del sector no abastecen a la totalidad de los consumidores; de esta forma se analiza el mercado
y se proponen estrategias de penetración.

Pronóstico de potencial de mercado

Este pronóstico indica el volumen total en ventas, expresado en unidades físicas y monetarias. Para
visualizar el potencial del pronóstico, la empresa debe analizar: la naturaleza de potencial del mercado,
las ventas del sector, la oportunidad de los competidores, los bienes y servicios por comercializar, y
que estas satisfagan una necesidad genérica, y se compara el potencial del mercado con las ventas del
sector.

Pronóstico de las ventas del sector

La comparación del mercado potencial con la oferta del sector permite detectar lo siguiente:

• Si el mercado del sitio es inferior a la demanda de los consumidores, se puede establecer la

estrategia de penetración con el desarrollo y comercialización de productos.

• Si el mercado del sitio es igual o superior a la demanda global, es decir, la demanda de

consumidores no es suficiente para copar la oferta de productos, se tiene que aplicar la
estrategia de atrincheramiento.

Varias causas explican por qué se dan estos comportamientos en los mercados como se explica en la
figura siguiente.

Demanda de los consumidores

Estrategia penetración en los mercados + estrategia de atrincheramiento =demanda de los

consumidores

Demanda de los Estrategia Estrategia de

penetración en atrincheramiento
consumidores
los mercados

Figura 2. Pronóstico de las ventas del sector

Fuente: elaboración propia

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La figura 2 muestra los comportamientos de los mercados afectados por muchas variables
económicas, entre ellas: crecimiento esperado de la economía, tasas de interés, devaluación de la
moneda, gravámenes e impuestos. En la estrategia de atrincheramiento es necesario acudir a nuevas
tácticas como son los créditos y tasas más favorables para los clientes. Entre las variables económicas
que pueden influir en el presupuesto de ventas tenemos estrategias de penetración de mercados,
estrategia de atrincheramiento de demanda de los consumidores.

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Referencias bibliográficas

Heredia, D. C. (2010). Cómo hacer presupuestos. Revista Pensamiento Americano. 3(5)

págs. 85-93. Recuperado de: http://www.coruniamericana.edu.co/publicaciones/ojs/index.php
pensamientoamericano/article/view/51.

Ruiz, J. E. (1989). Presupuestos. Enfoque moderno de planeación y control de recursos. Bogotá

D. C., Colombia: McGraw Hill.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Costos y presupuestos

Unidad 3: Generalidades de presupuestos
Escenario 6: Ciclo presupuestal
Autor: Javier Rodríguez Salinas

Asesor Pedagógico: Jeimy Lorena Romero

Diseñador Gráfico: Brandon Steven Ramírez
Asistente: María Elizabeth Avilán

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la Red
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