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VILLAVICENCIO
2017
INTRODUCCIÓN
RECEPCION O RADICACION
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Correspondencia interna
Correspondencia personal
REGISTRO
Actividad por medio de la cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas
registrando datos tales como Nombre de la persona y/o Entidad remitente o destinataria,
Nombre o código de la (s) dependencias (s) competente (s), Numero de radicación, Nombre
del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre
otros.
Los pasos que deben seguir para registrar los documentos son los siguientes:
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registra para
que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la
función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento.
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:
Identificación de dependencias.
Control de devoluciones.
Es muy importante tener en cuenta los pasos a seguir para la recepción, registro y
distribución de documentos en una empresa, se debe contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con
instalaciones de recuperación eficientes.
La pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central y
la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos
desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente
recuperados por la persona que está buscando la información.
Por último, si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos
ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la
organización o fuera de ésta.