Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCEDIMIENTO N°: PRC-SST-028

SG-SST
Fecha: Junio 01/2018
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE BIIENES MUEBLES Y INMUEBLES Versión: 001
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IDENTIFICACION DEL PROCESO

PROCESO:
GESTION ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL PROCESO:
Realizar los procesos de ingreso, permanencia y retiro del personal de la organización XXXXXXXXXXX, Planear, administrar y custodiar los recursos físicos, así mismo
establecer los métodos para el control de los registros de la documentación que genere, reciba o adquiera la organización.
LIDER DEL PROCESO:
Secretario General
(P) PLANEACION DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las actividades necesarias para la administración y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la organización XXXXXXXXXXX.
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

Comprende desde la identificación de necesidades, elaboración y ejecución del programa de mantenimiento anual, implementación de controles de las actividades
realizadas, presentación de informes. Aplica a los bienes, recursos, elementos e infraestructura que afecta la calidad de los procesos.
Aclaración: El desarrollo del procedimiento no incluye la identificación, programación, registro y control de los equipos técnicos de medición de la organización.

RESPONSABLES DE LA EJECUCION DEL PROCEDIMIENTO

Director(a) General, Secretario(a) General, Subdirectores(as), Jefes(as) de Oficina y Directores(as) Territoriales, Profesional Universitario de Servicios Generales,
Técnico Servicios Generales, Vigilantes, Asesor Almacén, Personal área de Contratación.

RESPONSABLES DETALLE DE LAS ACTIVIDADES REGISTROS

1. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES INICIO

Subdirectores, Jefes de 1.1. Identifican los bienes, recursos, elementos, infraestructura o ambiente de trabajo que
Oficina y Directores pueda afectar la calidad de cada uno de los procesos o servicios de la Corporación, Comunicaciones
Territoriales informa a la Secretaria General - Area de Servicios Generales.

1.2. Identifica las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes

Funcionario de Servicios Comunicaciones
Generales
muebles e inmuebles de la Corporación, y envía al Secretario General para revisión y
proyección del presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

2. ELABORACION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO ANUAL

FT-SST-076
Programación
2.1. Define los cuidados de mantenimiento de cada uno de los bienes identificados.
Funcionario de Servicios Anual de Mantenimiento
Generales
2.2. Elabora el programa de mantenimiento preventivo y correctivo anual de la vigencia FT-SST-077 Planilla de
siguiente de los bienes muebles e inmuebles de la Corporación. Mantenimiento Mensual

(P) PLANEACION DEL PROCEDIMIENTO

3. ADMINISTRACION DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Funcionario de Servicios 3.1. Identifica las necesidades de contratación.

Generales Cotizaciones y propuestas
3.2. Solicita las propuestas para la adquisición de bienes y servicios para realizar las económicas
actividades de mantenimiento.
Estudios Previos
3.3 Elabora el estudio previo de acuerdo a la modalidad de contratación y envía al área de
contratación.

Funcionario de Servicios 3.4. Recopila la documentación necesaria para tramitar el pago de los impuestos de los
bienes muebles, inmuebles y vehículos de propiedad de la organización en el primer Soportes de Pago
Generales Acto administrativo
trimestre del año.

3.5. Elabora acto administrativo para el pago de los impuestos para la firma del Director
General y envía a central de cuentas – Subdirección Financiera para el respectivo trámite.

Funcionario de Servicios
Generales
3.6. Recopila facturación de servicios públicos y tramita ante Central de Cuentas de la
Subdirección Financiera para su respectivo pago.
Comunicaciones
3.7. Atiende solicitudes sobre el funcionamiento en la prestación de los servicios públicos y Soportes de Pago
telefónicos.

3.8. Tramita ante las empresas de servicios públicos las solicitudes de fallas en la
prestación de los servicios.

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RESPONSABLES DETALLE DE LAS ACTIVIDADES REGISTROS

Funcionario de Servicios 3.9. Adelanta el trámite para la contratación de las pólizas de seguros para la vigencia
Generales correspondiente con el fin de salvaguardar los bienes de la Corporación, de acuerdo al
procedimiento establecido.
Expedientes
3.10. Adelanta el trámite para la contratación de los seguros obligatorio contra accidentes
de transito SOAT para vehículos y la expedición del certificado de gases.

3.11. Consolida la información para el pago de impuestos de los bienes inmuebles de la

Corporación, elabora acto administrativo para el pago para la firma del Director General y
envía a central de cuentas – Subdirección Financiera para el respectivo trámite.

4. EJECUCION DEL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

Comunicaciones
Funcionario de Servicios
Generales 4.1. Recibe y revisa solicitudes de mantenimiento correctivo de las diferentes FT-SST-078
dependencias de la Corporación. Autorización mantenimiento

4.2. P.C. Verifica la programación de las actividades de mantenimiento para su ejecución. FT-SST-077
Planilla de Mantenimiento Mensual
4.3. Elabora y gestiona las autorizaciones de mantenimiento. FT-SST-076
Cronograma de actividades de
Mantenimiento

Funcionario de Servicios FT-SST-034

Generales 4.4. Identifica y dispone el almacenamiento de los elementos y residuos ordinarios y/o Etiqueta para identificación de
peligrosos, con el fin de realizar el control de los mismos. elementos y/o residuos ordinarios y/o
peligrosos
4.5. Realiza inspección a los puntos ecológicos, al depósito de residuos e instalaciones de
la sede, con el apoyo del personal de servicios generales (vigilantes, aseo y cafetería,
jardinería), para verificar la aplicación de las directrices ambientales internas. Acta de disposición final de residuos

4.6. Entrega al proveedor o gestor de residuos los residuos generados para su disposición Reporte de novedades y aplicación
final y diligencia el acta de disposición final de residuos. directrices ambientales internas

4.7 P.C. Verificar la certificaciones expedidas por los gestores de residuos o proveedores Certificación entrega residuos
con el fin de asegurar el ciclo de disposición final de los residuos peligrosos producto del
tipo de actividad contractual o generados por la entidad.

5.CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

5.1. Registra el ingreso de los visitantes para el control de los usuarios diarios,
Personal Servicio de Control de entrada y salida de
Vigilancia
posteriormente entrega los soportes al funcionario de Servicios Generales, para su visitantes
consolidación y reporte.

5.2. Realiza la supervisión de los contratos y actividades de mantenimiento.

Funcionario de Servicios Actas, informes y soportes
Generales contractuales en el expediente
5.3 Realiza visitas a las instalaciones con el fin de verificar y controlar las actividades de
mantenimiento.

6. RECLAMACIÓN DE SINIESTROS

Secretario General Denuncio

6.1. Efectúa la reclamación de los siniestros ya sea por hurto, daño, pérdida total o parcial Oficio de reporte del siniestro
Funcionario de Servicios de los bienes muebles e inmuebles de la Corporación, adjuntando los documentos Cotización (2), Factura y demás
Generales requeridos por la aseguradora que corresponda en coordinación con el área de Almacén. soportes requeridos

Asesor Almacén Aclaración: Para efectos de siniestros del parque automotor debe adjuntarse planos del FT-SST-080
Registro Reclamación de Siniestros
siniestro o Declaración juramentada del conductor con testigo si los hay, copia cedula y
licencia, tarjeta de propiedad y seguros del vehículo.

FT-SST-080 Registro
6.2. Obtenido el reconocimiento por parte de la Aseguradora se traslada copia a Reclamación de siniestros
Funcionario de Servicios
Generales Contabilidad para el registro contable.
Comunicaciones, Reporte de
6.3. Archiva de acuerdo a la serie documental correspondiente. siniestro atendido por el taller

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(V) SEGUIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLES DETALLE DE LAS ACTIVIDADES REGISTROS

7. CUSTODIA DE DOCUMENTOS Y PRESENTACIÓN DE INFORMES

Funcionario de Servicios
Generales 7.1. Archiva la póliza global de seguros de vida colectivo de la Corporación debidamente Expedientes
organizadas, entrega certificados individuales a cada funcionario.
Informes
7.2. Recopila, custodia y mantiene actualizada la información de las escrituras de los
bienes inmuebles de la Corporación Seguimiento consumo servicios
públicos sedes de la organización
7.3. Reporta y mantiene actualizada la información en el PROGA (Programa de Gestión de
Activos) en el Sistema de Información para Gestión de Activos - SIGA Planilla de seguimiento y control de
Residuos Sólidos Ordinarios y
Peligrosos
7.4. Gestiona la actualización de avalúos de bienes inmuebles cuando se requiera.
Planilla de novedades aplicación
7.5. Presenta informes mensuales de austeridad del gasto a la Oficina de Control Interno. directrices ambientales

7.6. P.C. Elabora y presenta estadísticas de consumo mensual de los servicios públicos
(incluido consumo agua pozo), residuos generados, actividades de mantenimiento,
gasolina, usuarios y novedades de incidentes ambientales envía al Secretario General.

8. AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL

Secretario General 8.1 Realizan la autoevaluación institucional del proceso o procedimiento y establecen
Acta de reunión
- Equipo de trabajo compromisos o acciones a seguir cuando se requiera.

(A) MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO

9. IMPLEMENTACION ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y/O DE MEJORA

9.1 Definen acciones correctivas, preventivas y/o de mejora. Planes de mejoramiento

Secretario General
- Equipo de trabajo 9.2 Implementan y realizan seguimiento de las acciones establecidas.
9.3 Reportan las acciones establecidas y el seguimiento a la implementación de las
mismas a La Oficina de Control Interno.
FIN

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DEFINICIONES (Qué palabras son claves para entender el proceso o procedimiento)

Bien: Articulo inventariable o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.

Bienes inmuebles: se define como los bienes que por su naturaleza o por adhesión no pueden transportarse de un lugar a otro.

Bienes muebles: son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran depositados.
Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipos en los laboratorios y demás objetos similares para la prestación de los servicios de la
entidad.
Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de la Corporación.

Mantenimiento preventivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causas (s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Tiene
lugar antes de que ocurra una falla o avería, se efectúa bajo condiciones controladas sin la existencia de algún error en el sistema. Se realiza a razón de la experiencia y
pericia del personal a cargo, los cuales son los encargados de determinar el momento necesario para llevar a cabo dicho procedimiento; el fabricante también puede estipular
el momento adecuado a través de los manuales técnicos. Presenta las siguientes características: o Se realiza en un momento en que no se esta produciendo, por lo que se
aprovecha las horas ociosas de la planta. o Se lleva a cabo siguiente un programa previamente elaborado donde se detalla el procedimiento a seguir, y las actividades a
realizar, a fin de tener las herramientas y repuestos necesarios “a la mano”. o Cuenta con una fecha programada, además de un tiempo de inicio y de terminación
preestablecido y aprobado por la directiva de la empresa. o Esta destinado a un área en particular y a ciertos equipos específicamente. Aunque también se puede llevar a cabo
un mantenimiento generalizado de todos los componentes de la planta.

Mantenimiento correctivo: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa (s) de una no conformidad detectada o presentada u otra situación indeseable. Es una
Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que
constituyen la infraestructura o planta física, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al establecimiento. Es la actividad humana
desarrollada en los recursos físicos de una empresa, cuando a consecuencia de una falla han dejado de proporcionar la calidad de servicio esperada.

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Cumplimiento
CORPONOR:CORPONOR:

Evaluación del
50%: Fue 0%: No se cumple

cumplimiento

Calificación
Identificado
Numero / Artículos que Procedimiento al que identificado
50%:y Se definieron actividades
Acciones y
de control y/o evidencia.
Temática Tipo Norma Titulo Expedida Por Estatus Proceso Síntesis / Aplicación especifica es ingresado
responsables.
Fecha aplican aplica Observaciones
al 75%: Esta en proceso de
Nomograma.
implementación.
100% Ha100%:
sido Se cumple
comunicado
N.A No
al aplica cuando es norma de
responsable
referencia y consulta
de su
Artículo 1. Modificación del artículo 8 del Decreto 738 de 2013, modificado por el aplicación.
artículo 1° del Decreto 931 de 2014. Modificase el artículo 8° del Decreto 738 de
2013, modificado por el artículo 1° del Decreto 931 de 2014, el cual quedará así:
"Las personas jurídicas o naturales, que presten servicios de vigilancia y seguridad
Recursos PRC-SST-029 privada, con vigilantes, escoltas y/o supervisores, tendrán plazo hasta el 31 de
Por el cual se modifica el articulo 8 del
físicos 018 del Ministro de Gestión Administración y diciembre de 2015, para que el personal vinculado cuente con el certificado de
Decreto Decreto 738 de 2013, modificado por el Vigente Consulta 100% N.A 100% Normatividad de referencia o consulta
(mantenimie 08/01/2015 transporte Administrativa mantenimiento de bienes aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego.
articulo 1 del decreto 931 de 2014
nto) muebles e inmuebles Parágrafo. Al personal operativo de las empresas de vigilancia y seguridad privada
que durante la aplicación del presente decreto se le haya vencido o se le venza el
certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego,
deberán renovarlo de acuerdo con lo señalado en el artículo 1° de la Ley 1539 de
2012".

Por la cual se aclara y se corrigen unos

Recursos PRC-SST-029
yerros en el Reglamento Técnico de
físicos 9-0795 del Ministerio de Gestión Administración y Aplicación de las actividades de mantenimiento y
Resolución Instalaciones Eléctricas Norma RETIE, Vigente Todo Modificaciones realizadas al anexo general de la resolución No 90708 de 2013. 100% 100% 100%
(mantenimie 25/07/2014 Minas y Energía Administrativa mantenimiento de bienes demás relacionadas con riesgo eléctrico.
establecido mediante Resolución No 9-
nto) muebles e inmuebles
0708 de 2013

Vigente
Deroga Resol
Expedir el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE para la
180398 de 2004, Republica de Colombia, el cual se encuentra contenido en:
180498 de 2005, 1) El Anexo General, en 205 páginas
Recursos 181419 de 2005, PRC-SST-029 2) El Anexo No. 2 que lo conforman los siete primeros capítulos de la Norma
Por la cual se expide el Reglamento
físicos 9-0708 del Ministerio de 180466 de 2007, Gestión Administración y Técnica Colombiana NTC 2050, Primera Actualización de 1988, que tiene su origen Aplicación de las actividades de mantenimiento y
Resolución Técnico de Instalaciones Eléctricas 182011 de 2007,
Todo 100% 100% 100%
(mantenimie 30/08/2013 Minas y Energía Administrativa mantenimiento de bienes en la norma técnica NFPA 70, el cual fue publicado en el Diario oficial N° 45.592 de demás relacionadas con riesgo eléctrico.
Norma RETIE 180632 de
nto) muebles e inmuebles 2004.
2011, 181294 de A partir de la expedición de la presente Resolución, el Reglamento Técnico de
2008 y 181877 de
Instalaciones Eléctricas –RETIE, será de obligatorio cumplimiento en el todo el
2011 y 90404 de
2013. territorio nacional.

Deroga el Decreto 2368 de 2012 y reglamenta parcialmente la Ley 1536 del 2012,
que hacen referencia al certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de
armas de fuego que deben tener las personas vinculadas o que se vinculen a
Norma de consulta y aplicación en los contratos de
Recursos PRC-SST-029 entidades que prestan servicios de vigilancia y seguridad privada, y que durante el
Por el cual se reglamenta parcialmente la Vigente, deroga Vigilancia y exigencia de los certificados de aptitud
físicos 738 del Presidencia de la Gestión Administración y desarrollo de esta actividad implique el porte o tenencia de estos elementos.
Decreto ley 1539 de 2012 y se dictan otras decreto 2368 de Consulta 100% 100% 100% física para el porte de armas de los funcionarios
(mantenimie 17/04/2013 Republica administrativa mantenimiento de bienes El certificado de aptitud psicofísica, no reemplaza de ninguna manera la obligación
disposiciones 2012 que prestan el servicio a la Corporación y el
nto) muebles e inmuebles del empleador de realizar los exámenes médicos ocupacionales tales como ingreso,
mantenimiento y pruebas de las mismas.
periódico, retiro etc., por lo tanto se convierte en obligatorio contar con el certificado
para aquellos trabajadores que presten servicios a una empresa de vigilancia y que
dentro del desarrollo de sus labores deban portar armas de fuego.

Artículo 1°. Modificaciones. De conformidad con la parte considerativa del presente

acto administrativo, modifican los siguientes requisitos del Anexo General de la
PRC-SST-029 Aplicación en los procesos de adquisición de
Por la cual se hacen unas modificaciones Resolución número 180540 de 2010: 1. El numeral 305.1 de la Sección 305
91872 del Ministerio de Gestión Administración y luminarias en los procesos contractuales en la
Energía Resolución al Reglamento Técnico de Iluminación y Todo Vigente quedará así: “305. 1 Contenido máximo de mercurio y plomo. Las fuentes de 100% 100% 100%
28/12/2012 Minas y Energía administrativa mantenimiento de bienes adquisición de BOMBILLOS AHORRADORES Y
Alumbrado Público –RETILAP–. iluminación que utilicen mercurio y/o plomo, deben cumplir los requerimientos sobre
muebles e inmuebles TUBOS FLUORESCENTES T-5, T-8
máximas cantidades permitidas de estos elementos, establecidas en el presente
reglamento, acorde con disposiciones ambientales internacionales.

Las personas naturales que sean vinculadas o que al momento de la entrada en

vigencia de la presente ley, estén vinculadas a los servicios de vigilancia y
Recursos Por medio de la cual se implementa el PRC-SST-029 seguridad privada (vigilantes, escoltas y supervisores) y que deban portar o tener
físicos 1539 del certificado de aptitud psicofísica para el Presidencia de la Gestión Administración y armas de fuego, deberán obtener el certificado de aptitud psicofísica para el porte y
Ley Vigente Consulta 100% N.A 100% Normatividad de consulta
(mantenimie 26/06/2012 porte y tenencia de armas de fuego y se Republica administrativa mantenimiento de bienes tenencia de armas de fuego, el que debe expedirse con base en los parámetros
nto) dictan otras disposiciones muebles e inmuebles establecidos en el literal d) del artículo 11 de la Ley 1119 de 2006, por una
institución especializada registrada y certificada ante autoridad respectiva y con los
estándares de ley.
 Cumplimiento
CORPONOR:CORPONOR:

Evaluación del
50%: Fue 0%: No se cumple

cumplimiento
Identificado

Calificación
Numero / Artículos que Procedimiento al que identificado
50%:y Se definieron actividades
Acciones y
de control y/o evidencia.
Temática Tipo Norma Titulo Expedida Por Estatus Proceso Síntesis / Aplicación especifica es ingresado
responsables.
Fecha aplican aplica Observaciones
al 75%: Esta en proceso de
Nomograma.
implementación.
100% Ha100%:
sido Se cumple
comunicado
N.A No
al aplica cuando es norma de
responsable
referencia y consulta
de su
aplicación.
Art. 103 Credencial de identificación. El personal operativo de los servicios de
vigilancia y seguridad privada, para su identificación como tal, portará una
credencial . expedida por el titular de la licencia de funcionamiento, con la
observancia de los requisitos de capacitación y entrenamiento en vigilancia y
seguridad privada, según la modalidad en que se desempeñará y de la idoneidad Verificación por parte del supervisor del contrato,
para el uso y manejo de armas de acuerdo con la ley. reporte en los respectivos informes de
Art 201. Revisión periódica de los vehículos. El artículo 51 de la Ley 769 de 2002, interventoría.
Recursos Por el cual se dictan normas para suprimir PRC-SST-029 modificado por el artículo 11 de la Ley 1383 de 2010, quedará así: "Artículo 51. Revisiones técnico mecánicas del parque
físicos 019 del o reformar regulaciones, procedimientos y Presidente de la Arts. 103 201 - Gestión Administración y Revisión periódica de los vehículos. Salvo lo dispuesto en el artículo siguiente, automotor de la Corporación (CERTIFICADO DE
Decreto Vigente 100% 100% 100%
(mantenimie 10/01/2012 trámites innecesarios existentes en la República 203 Administrativa mantenimiento de bienes todos los vehículos automotores, deben someterse anualmente a revisión técnico- REVISION TECNICO MECÁNICA Y DE GASES)
nto) Administración Pública muebles e inmuebles mecánica y de emisiones contaminantes. Programa de mantenimiento del parque automotor
Art 203. Los resultados de la revisión técnico-mecánica y de emisiones Verificación de la identificación de los guardas de
contaminantes, serán consignados en un documento uniforme cuyas características seguridad, con la observancia de los requisitos
determinará el Ministerio de Transporte. Para la revisión del vehículo automotor, se establecidos en el art. 103 del decreto 019/2012
requerirá únicamente la presentación de la licencia de tránsito y el correspondiente
seguro obligatorio. Parágrafo. Quien no porte dicho documento incurrirá en las
sanciones previstas en la ley. Para todos los efectos legales éste será considerado
como documento público

Artículo 1°. Definiciones.

1. Activos fijos inmobiliarios: Son todos los inmuebles de propiedad de la entidad
pública, excepto los activos circulantes según la naturaleza y objeto social de la
entidad propietaria
Artículo 20. Planes de enajenación onerosa. Las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y los Órganos Autónomos e Independientes, deberán
adoptar sus planes de enajenación onerosa de conformidad con lo establecido en la
Recursos Por el cual se reglamentan los artículos 8° PRC-SST-029 Ley 708 de 2001.
físicos 4054 del de la Ley 708 de 2001 y 238 de la Ley Presidente de la Art. 1 - 20 - 21 - Gestión Administración y Artículo 21. Procedimiento del plan de enajenación onerosa. A partir de la entrada Comunicaciones externas consulta de la norma y
Decreto Vigente 100% N.A 100%
(mantenimie 31/10/2011 1450 de 2011 y se dictan otras República 22 - 23 Administrativa mantenimiento de bienes en vigencia del presente decreto, las entidades mencionadas en el artículo anterior, aplicación de ser necesario
nto) disposiciones muebles e inmuebles deberán actualizar o adoptar sus planes de enajenación onerosa bimestralmente,
mediante acto administrativo suscrito por su Representante Legal. Dicho acto
administrativo deberá expedirse dentro de los diez (10) días siguientes al
vencimiento del bimestre correspondiente, siempre que la entidad haya adquirido la
propiedad del (los) bien(es) inmueble(s) durante dicho periodo.
Artículo 22. Sanciones. La omisión o la información incorrecta o el incumplimiento,
por parte de los responsables de la ejecución de lo previsto en el presente decreto,
acarreará las sanciones disciplinarias y fiscales que correspondan.

Recursos PRC-SST-029
Velar por que exista una efectiva compensación en los gastos de adquisición de
físicos 1598 del Por el cual se modifica el artículo 15 del Presidente de la Gestión Administración y Elaboración de Informes austeridad del gasto y
Decreto Vigente Todo servicios, con la reducción de los costos en el servicio de telefonía básica 100% 100% 100%
(mantenimie 17/05/2011 Decreto 1737 de 1998 República Administrativa mantenimiento de bienes aplicación del procedimiento
conmutada de larga distancia.
nto) muebles e inmuebles

Artículo 1°. Modificaciones. De conformidad con la parte considerativa del presente

Por la cual se modifica el Reglamento
acto administrativo, modifican los siguientes requisitos del Anexo General de la
Recursos Técnico de Iluminación y Alumbrado PRC-SST-029
Resolución número 180540 de 2010: 1. El numeral 305.1 de la Sección 305
físicos 180540 del Público –RETILAP–, se establecen los Ministerio de Gestión Administración y
Resolución Todo Vigente quedará así: “305. 1 Contenido máximo de mercurio y plomo. Las fuentes de 100% 100% 100%
Aplicación en los procesos de adquisición de luminarias
(mantenimie 30/03/2010 requisitos de eficacia mínima, vida útil de Minas y Energía Administrativa mantenimiento de bienes
iluminación que utilicen mercurio y/o plomo, deben cumplir los requerimientos sobre
nto) las fuentes lumínicas y se dictan otras muebles e inmuebles
máximas cantidades permitidas de estos elementos, establecidas en el presente
disposiciones
reglamento, acorde con disposiciones ambientales internacionales.

Recursos PRC-SST-029
181331 de
físicos Reglamento técnico de iluminación y Ministerio de Gestión Administración y El reglamento establece las reglas generales que se deben tener en cuenta en los
Resolución Agosto 6 de Vigente Todo 100% N.A 100% Aplicación directrices ambientales
(mantenimie alumbrado público Minas Administrativa mantenimiento de bienes sistemas de iluminación interior y exterior, inculcando el uso racional de la energía
2009
nto) muebles e inmuebles

Por el cual se establecen las

especificaciones técnicas y los requisitos
para la contratación de los servicios de
Recursos Consejo Directivo PRC-SST-029
depósito, custodia, organización,
físicos 037 del del Archivo Gestión Administración y Art. 1 numeral 2.Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el
Acuerdo reprografía y conservación de Vigente Todo 100% 100% 100% Actividades de mantenimiento áreas de archivo
(mantenimie 20/09/2002 General de la Administrativa mantenimiento de bienes material documental en distintos soportes
documentos de archivo en desarrollo de
nto) Nación muebles e inmuebles
los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y
3 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.

Vigente Los organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos sujetos a esta
Por el cual se expiden medidas de
Art. 15 modif reglamentación deberán, a través del área administrativa correspondiente, asignar
Recursos austeridad y eficiencia y se someten a PRC-SST-029
Decreto 1598/11 códigos para llamadas internacionales, nacionales y a líneas celulares. Los jefes de
físicos 1737 del condiciones especiales la asunción de Presidente de la Gestión Administración y Elaboración de Informes austeridad del gasto y
Decreto Art. 14 a 16 cada área, a los cuales se asignarán teléfonos con código, serán responsables del 100% 100% 100%
(mantenimie 21/08/1998 compromisos por parte de las entidades República Administrativa mantenimiento de bienes aplicación del procedimiento
Art. 22 Modifi conocimiento de dichos códigos y, consecuentemente, de evitar el uso de teléfonos
nto) públicas que manejan recursos del Tesoro muebles e inmuebles
por el Decreto con código para fines personales por parte de los funcionarios de las respectivas
Público.
984/2012 dependencias.
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IDENTIFICACION DEL RIESGO ANÁLISIS DE CALIFICACION Y EVALUACION DEL RIESGO VALORACION Y SEGUIMIENTO DE LOS RIESGOS Y CONTROLES

(14) (18)
(1) TIPO (4) (6) (12) (19) RIESGO
(2) (8) DESCRIPCIÓN DEL (9) (10) (11) (13) ZONA DE CLASIFICACIÓN (15) ACCIONES DE (16) (17) EVIDENCIA DEL VALORACION (20) VALORACION
DE (3) OBJETIVO PROCEDIMIENT (5) ACTIVIDADES CLASIFICACIÓN (7) CAUSA CALIFICACION Vs.
PROCESO RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO ALCANCE RIESGO DE LOS CONTROL RESPONSABLES CONTROL DEL DEL RIESGO
PROCESO O DEL RIESGO (9+10+11) CONTROL
CONTROLES CONTROL

Elaborar el programa de
La no oportuna ejecución
mantenimiento y realizar
Contractual. Programa de
el respectivo ajuste acorde
mantenimiento y
a las necesidades
Incumplimiento del planillas de control
presentadas en la vigencia.
Escaso tiempo disponible programa de Secretaria de mantenimiento.
Elaboración y
de los equipos y vehículos mantenimientos General
ejecución del Comunicar con tiempo la
programa de
Operativo para el mantenimiento. preventivos y 3 2 3 2.5 ALTO Preventivos
jornada de mantenimiento
Funcionario de 2 5 MODERADO
correctivos a los Servicios Comunicaciones
mantenimiento de los bienes muebles e
Baja grado de cultura de bienes muebles e Generales
GESTION ADMINISTRATIVA

inmuebles.
Establecer las los funcionarios y inmuebles listados de
actividades resistencia al cambio de asistencia
Efectuar jornadas de
necesarias para tecnología y al sentido de
Administración y cuidado de los bienes
la pertenencia.
muebles e inmuebles
APOYO

mantenimiento
administración y
de los bienes
mantenimiento
muebles e
de los bienes
inmuebles
muebles e
El no pago oportuno de los
inmuebles de la
facturas generadas por Recibos facturados
organización Verificación en los pagos
servicios públicos. cancelados
Administración de Realizar estadísticas e
Incumplimiento en el pago Secretaria Informe
los bienes Suspensión de los informes de consumos de
de pólizas para asegurar General Seguimiento
muebles e servicios públicos y servicios públicos por
los bienes e impuestos Funcionario de consumos servicios
inmuebles Cumplimiento otros 1 2 3 2.1 MEDIO Preventivos sedes y en general.
Servicios públicos 1 2.1 ACEPTABLE
Presentación de
Desactualización del Generales,
informes y Sanciones legales Solicitud del reporte de
reporte de bienes muebles Almacén Inventario
reportes bienes actualizado en el
e inmuebles para el actualizado relación
momento de renovación de
tramite ante la de Bienes muebles
la póliza.
aseguradora e Inmuebles
 INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Identificación de riesgos

(1) Tipo de Proceso: En este espacio debe definirse el tipo de proceso al que corresponde de acuerdo a los definidos en el Mapa de Procesos: Gerenciales / Estratégico,
Operativo / Misional, Apoyo y Evaluación.

(2) Proceso: Indicar el nombre del Proceso que corresponde de acuerdo al Mapa de Procesos del Sistema de Gestión de la Corporación.

(3) Objetivo: Hace referencia la objetivo del Proceso, descrito en la caracterización del mismo.

(4) Procedimiento: Escribir el nombre del procedimiento relacionado con el proceso objeto de análisis,

(5) Actividades: escribir las actividades correspondientes al procedimiento en las cuales se identifican los factores de riesgos.

(6) Clasificación del Riesgo: durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda hacer una clasificación de los riesgos, con el fin de establecer con mayor
facilidad el análisis del impacto, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:
Riesgo Estratégico: se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el
cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución.
Riesgos Operativos: comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la
estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

Riesgos Financieros: se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los
pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.

Riesgos de Tecnología: están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.
Riesgos de Cumplimiento: se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su
compromiso ante la comunidad.

(7) Causa: son los medios, las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la
capacidad de originar un riesgo. En este punto debe describirse las causas que originan los riesgos identificados de acuerdo a los factores internos y externos analizados
que pueden afectar el logro de los objetivos del proceso.

(8) Descripción del Riesgo: se debe describir los riesgos que pueden afectar el normal desarrollo de las actividades de acuerdo a las causas identificadas.

Análisis de calificación y evaluación del riesgo

El análisis de riesgos busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus consecuencias, éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo, con el fin
de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.

Con la información recogida o suministrada se determina el impacto y la probabilidad de los riesgos clasificándolos y evaluándolos para poder hallar la capacidad de la
corporación en su aceptación o manejo.

Por probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia.
Por impacto se entiende las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
Para el Análisis del Riesgo se puede implementar los siguientes criterios de calificación y valoración del riesgo establecidos por la Corporación

(9) Probabilidad: Se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia.

Nivel Descriptor
3 Casi seguro
2 Posible
1 Raro
Tabla de probabilidad
Descripción Frecuencia
Se espera que el evento ocurra en la mayoría
Más de una vez al año
de las circunstancias
Al menos 1 vez en los últimos
El evento podría ocurrir en algún momento
2 años
El evento puede ocurrir solo en circunstancias No se ha presentado en los
excepcionales últimos 5 años

(10) Impacto: Se entiende las consecuencias que pueden ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Escala de medida cualitativa estableciendo las
categorías y la descripción. Por ejemplo:
Tabla de Impacto
IMPACTO
No. Rango Descripción
Si el hecho llegara a presentarse, tendría alto impacto o efectos sobre
3 Severo
la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría mediano impacto o efectos
2 Moderado
sobre la entidad.
Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o efectos
1 Leve
mínimos sobre la entidad.

(11) Alcance: se determina el área de afectación afectada por la materialización del riesgo.
No. Rango
3 Global
2 Local
1 Puntual
Tabla de Alcance
ALCANCE
Descripción
Eventos que puede afectar transversalmente la ejecución de varios
procesos de la entidad
Eventos que pueden afectar la ejecución del proceso.
Eventos que suceden puntualmente y que se pueden tratar dentro de
los límites donde se ejecutan las actividades propias del
procedimiento.

(12) Calificación: resultado de la formula matemática de la calificación entre los resultados de la probabilidad Vs impacto Vs alcance, la cual posteriormente permitirá indicar
la zona de riesgo en la cual se clasificara el riesgo.

(13) Zona de riesgo: una vez realizado el análisis de riesgo con base a los aspectos de probabilidad, impacto y alcance, se determina la priorización de la zona de riesgo
con base en las formulas establecidas en la matriz, lo que permite determinar cuáles requieren de un tratamiento inmediato.

Tabla de Zona de Riesgo

 ZONA DEL RIESGO
No. Rango Descripción
La zona de riesgo supera los límites establecidos en cuanto a impacto
y alcance afectando las actividades que realiza la entidad para lo cual
> = 2,5 ALTO
se debe reducir, evitar, compartir o transferir el riesgo implementando
o estableciendo controles adicionales
La zona de riesgo se encuentra en los limites permisibles en cuanto a
> 2,0 a < 2,5 MEDIO impacto y alcance, para lo cual se debe asumir o reducir el riesgo se
materialice implementando los controles adecuados

La zona de riesgo se encuentra dentro de los rangos establecidos por

< = 2,0 BAJO la entidad en cuanto alcance e impacto permitiendo asumir el control
del riesgo.

Valoración y Seguimiento de los riesgos y controles:

(14) Clasificación de los controles:

Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordar que éstos se clasifican en:

- Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización.
- Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad, después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones
que propiciaron su ocurrencia.

(15) Acciones de Control: una vez determinada la zona de riesgo, se debe analizar alguna acción preventiva o control para reducir la probabilidad de materialización del
riesgo, la cual debe escribirse en este ítem.

(16): Responsables: hace referencia a los líderes de los procesos donde se desarrollarán las acciones propuestas y los responsables de ejecutarlas.

(17) Evidencia del control / Indicador: se debe indicar los registros donde se evidencia la aplicación del control.

(18) Valoración del Control: la determinación del control existente al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan.

Algunos ejemplos de tipos de control:

Políticas claras aplicadas
Seguimiento al plan estratégico y operativo
Indicadores de gestión
Tableros de control
Controles de Gestión
Seguimiento a cronograma
Evaluación del desempeño
Informes de gestión
Monitoreo de riesgos
Conciliaciones
Consecutivos
Verificación de firmas
Listas de chequeo
Registro controlado
Segregación de funciones
Niveles de autorización
Controles Operativos
Custodia apropiada
Procedimientos formales aplicados
Pólizas
Seguridad física
Contingencia y respaldo
Personal capacitado
Aseguramiento y calidad
Normas claras y aplicadas
Controles Legales
Control de términos

Tabla de Valoración del Control

VALORACION DEL CONTROL
No. Rango Formula
El control no existe, o existe pero no se aplica, o existe y se aplica
3 INEFECTIVO
pero el mismo no es efectivo.
El Control existe y está en implementación pero aún no se evidencia
2 ADECUADO
su efectividad.
El control existe y se aplica de manera efectiva, asegurando la no
1 EFECTIVO
materialización del riesgo

(19) Riesgo Vs Control: resultado de la formula matemática resultante de la calificación del riesgo vs valoración del control, la cual permitirá la nueva valoración del riesgo y
su clasificación luego de aplicado el control.

(20) Valoración del Riesgo: la determinación del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la probabilidad y el alcance con los controles existentes al interior
de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan. Se debe tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten
obtener información para efectos de tomar decisiones, estos niveles de riesgos son:

Tabla de Valoración del Riesgo

VALORACION DEL RIESGO
No. Rango Descripción
El control con el que actualmente se cuenta para la mitigación del
riesgo no asegura que la materialización del mismo no se presente,
>=6 INACEPTABLE por lo cual la entidad debe adelantar las acciones inmediatas con el
fin de asegurar la efectividad del control (establecer el control,
reevaluarlo, establecer unos nuevos, entre otros).

El Control existente debe evaluarse mediante auditorias o seguimiento

>3 y <6 MODERADO permanente con el fin de garantizar el resultado satisfactorio del
proceso mediante la mitigación del riesgo.

Ya la entidad evaluó el control y se está asegurando el resultado del

proceso, el riesgo no se ha materializado y mediante la aplicación de
<=3 ACEPTABLE estos controles se puede asegurar que el riesgo es aceptable y se
controlará a través de seguimiento de auditorias de gestión y externas
por parte de los entes de control.