MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MARIA AURA BENAVIDES URBANO

APRENDIZ GESTION DEL TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS –
METODOLOGIA

PRESENTADO A:
ESP. LEIDY YULIMA ATEHORTUA ZULLETA

CENTRO DE COMERCIO
SENA – REGIONAL ANTIOQUIA
29 DE SEPTIEMBRE DE 2019

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 MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
DISTRIBUCIONES L.A.P.

TABLA DE CONTENIDOS

JUSTIFICACIÓN 3
POLITICAS Y NORMAS 3
DEFINICIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES 4
DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS 4
BENEFICIOS 6
PARTICIPANTES 6
PERIOCIDAD 7
PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL 7
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL 8

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 JUSTIFICACIÓN

El manual de funciones y requisitos de funcionarios de Distribuidora LAP SAS

es el instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen
los deberes de los empleados que conforman la planta de la Empresa en particular
los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos, ellos deben
consultar su propio perfil organizacional. Se constituye en el soporte técnico
que justifica y da sentido a la existencia de los empleos en la Empresa.

POLITICAS Y NORMAS

Todos los integrantes de Distribuidora LAP S.A.S deben:

 Cumplir de forma correcta con los horarios de trabajo establecidos por

la empresa.
 Ejecutar de manera comprometida y con disposición las funciones del
cargo para el cual fue contratado.
 Velar por un ambiente de trabajo tranquilo, cordial, colaborativo y
motivador.
 Generar espacios de comunicación y difusión de las actividades
encaminadas al logro de los objetivos organizacionales, personales
y la mejora del clima organizacional.
 Brindar la mejor atención a los clientes, asegurando a los existentes
y posibilitando la adhesión de nuevos compradores.
 Cuidar y conservar en buen estado los implementos y elementos de
trabajo suministrados por la empresa.
 Seguir los conductos regulares para la presentación de observaciones,
quejas y reclamos, tanto del cliente interno como externo.
 Buscar a la menor brevedad posible solución a las situaciones o
inconvenientes que se puedan presentar en el desarrollo de las
actividades diarias, propias de la compañía.

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 Utilizar los implementos de protección establecidos para que no se
presenten, en lo posible, accidentes de trabajo.
 Comprometerse con el mejoramiento continuo de la empresa y las
actividades que adelanta.
 Facilitar y acompañar a los nuevos colaboradores con la
familiarización de las actividades a ejecutar.
 Manifestar, comunicar o exponer estrategias que contribuyan al
mejoramiento y conservación de un buen ambiente de trabajo.
 Respetar y ofrecer el mejor trato a todos los integrantes y visitantes de la
compañía.

DEFINICION DEL MANUAL DE FUNCIONES

Es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la

administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos
por grupos ocupacionales. Contiene en forma ordenada y
sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios
para la mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y
requisitos de los cargos que conforman la planta global de personal y
la correspondencia entre los objetivos y la misión institucional.

DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS

DENOMINACIÓN DEL CARGO: ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN COMERCIAL.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia específica en el sector de Distribución de
productos y especialmente en el manejo de sistemas de ventas.
FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO:

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 Liderar el proceso de administración del Sistema comercial, brindar el
soporte técnico y velar por el correcto funcionamiento del mismo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
 Liderar el equipo de trabajo del sistema de ventas de la compañía, con el fin
de brindar el mejor servicio al cliente interno, siendo puente de
comunicación entre el proveedor del software y la compañía, al generar
propuestas e iniciativas que optimicen y faciliten el uso del sistema.
 Potencializar al máximo las capacidades del sistema, buscando de forma
permanente el mejoramiento de los procesos relacionados con el sistema
de ventas y distribución.
 Auditar y supervisar a los clientes internos con el fin de erradicar conductas
inapropiadas y facilitar la celeridad de los procesos, generando informes y
sugerencia de acciones de mejora en el caso en que sea necesario.
 Velar por el buen funcionamiento del sistema apoyado por su equipo de
trabajo, facilitando la gestión predictiva de las posibles fallas y errores que
se estén cometiendo en la distribución de bienes.
 Gestionar ante la Dirección Administrativa lo correspondiente en caso de
que llegare a presentarse una transición o cambio de procedimiento en la
operación del sistema.
 Garantizar la eficiencia y eficacia en la respuesta y solicitud de
requerimientos elevados por los usuarios.
 Elaborar y mantener actualizada toda la documentación como circulares,
procedimientos, manuales y guías, entre otros.
 Brindar asesoría, apoyo y atención personalizada a las diferentes
Dependencias de la Empresa, Agencias Comerciales y Puntos de Venta
directos de la Empresa.
 Capacitar y reforzar al personal de las agencias comerciales y Puntos de
venta Directos.
 Manejar y parametrizar la información, permisos y accesos de los módulos
específicos del sistema de conformidad con los perfiles y tablas generales

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 del sistema. Gestión de inventarios, ventas, reservas, gestión de los
clientes, estado de ventas, tarificación y administración.
 Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la
naturaleza de su cargo.

BENEFICIOS:

 Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador,

permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su
rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación,
integración y desarrollo.

 Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de

funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…

 Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la

posible variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de
carrera.

 Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el

manual de funciones.

PARTICIPANTES:

Participan en la elaboración de este manual los Directivos y jefes de cada

una de las áreas, partiendo del diagnóstico organizacional donde se
evidencio la necesidad de la redacción del manual de funciones.

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 PERIOCIDAD:

Es importante realizar una revisión cada seis (6) meses donde se verificará
la funcionalidad del mismo con el fin de establecer si se requieren ajustes o
actualizaciones, el reajuste, de cada manual se realizará cuando se operen
cambios en la nomenclatura o estructura orgánica ya sea por modificación,
crecimiento o compactación; distinta distribución de funciones entre las
áreas que integran a la unidad administrativa; así como por modificaciones
al reglamento interno.

PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

El área de Gestión humana primero, establece los criterios y la

obligatoriedad para definir e incorporar en los manuales específicos de
funciones y de requisitos las competencias laborales mínimas para los
diferentes cargos de la organización. El segundo, establece las
competencias laborales generales para los cargos de los distintos niveles
jerárquicos de la entidad. La elaboración del manual de funciones debe
buscar concretar esfuerzos en lograr elaborar un modelo, en el cual se
consignen de manera dinámica las competencias requeridas en cada uno
de los niveles y cargos de la entidad, y que el mismo se constituya en un
instrumento funcional para la gestión del recurso humano, para la
concertación de objetivos, estímulo a sus empleados y no continúe
simplemente reposando en los anaqueles de la oficina de recursos
humanos como un instrumento más que el Estado pide sin ninguna utilidad
ni respeto.
Con el objetivo de identificar las responsabilidades y competencias exigidas
por gerencia se tendrán en cuenta los siguientes aspectos evidencias:
 Identificación del propósito principal del cargo
 Identificación del área
 Definición de propósitos principales

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  Funciones específicas para el cargo
 Definición de los criterios de desempeño
 Campo de aplicación
 Definición de conocimientos para el área
 Requisitos de experiencia
 Competencias organizacionales

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL

El área de Gestión humana, deberá a través de inducción a todos los empleados y

miembros de la Organización, hacer conocer este instructivo de una manera
eficaz; y por ende entregar a cada empleado el manual de funciones y descripción
de cargos que le compete según su cargo; dicha inducción debe quedar registrada
en el formato correspondiente, con el fin de consignar las evidencias de
conocimiento y comprensión, tanto de este instructivo como del manual de
funciones y descripción de cargos.