Cursul 3

Excel

Formatarea datelor in Excel

Pentru a executa orice operatie de formatare trebuie ca in prealabil sa selectati domeniul de celule pe care vrem sa-l
modificam. Din meniul Formatse alege optiunea Cells.
1) Eticheta Number
Din cutia Category selectam tipul de date pe care vrem sa-l formatam:
a) General reprezinta formatul predefinit al datelor ; reduce un domeniu formatat anterior la parametrii de formatare
standard . In celula astfel formatata se poate introduce :
- un numar cu punct zecimal
- un semn monetar
- o virgula pentru separarea miilor
- un semn procent
- o data calendaristica
- o ora
- o fractie
b) Number formateaza doar valorile numerice din domeniul selectat. In Decimal Places tiparim nr. de pozitii
zecimale pe care-l vrem sa-l afiseze in mod oblizatoriu.
Marcam cutia Use 1000 separator si va include in formatul de numar separatorul de mii.
Din cutia Negative numbers selectam format pentru numere negative.
Formatul de numar este afisat in rubrica Sample
c) Currency (moneda) formateaza doar valorile numerice inserindu-le in fata un simbol monetar fara a le schimba
valoarea.
- Decimal Places
- Din cutia Symbol putem alege un alt simbol monetar care se va reflecta numai in cadrul valorilor numerice din
cadrul selectat.
- Negative numbers
d) Accounting (contabil) este asemanator cu categoria de tip moneda; deosebirea consta in faptul ca sint aliniateintr-
o coloana punctul zecimal si semnul monetar
- Decimal places
- Symbol
e) Date propune in caseta Type formate de afisare a datei calendaristice numai in format american. Afiseaza
numarul de serie atasat unei date calendaristice sub forma codificata
OBS: Prin numar de serie atasat unei date calendaristice se intelege numarul de zile care au trecut lde la data 1
ianuarie 1900;
Formatul de introducere de date este: ll/zz/aa sau ll-zz-aa.
Data curenta CTRL + :
(data curenta TODAY())
f) Time permite selectarea de formate pentru afisarea orei. In realitate ora este de fapt un numar real din intervalul
{[0,1] si corespun celor 24 de ore ale unei zi (valoarea 0 corespunde orei 0, valoarea 1 corespunde orei 24)
(data si ora curenta NOW())
Formatul de introducere a orelor este hh:mm:ss
Ora exacta poate fi introdusa in celula curenta si prin Ctrl + Shift + :
(ll/zz/aa hh:mm:ss PM sau AM)
g) Percentage (procent) inmulteste valoarile numerice cu o suta si adauga la sfirsit simbolul %
- Decimal places
h) Fraction scrie valorile zecimale sub forma de fractie ; formatul de afisare se alege la rubriva Type
i) Scientific este utilizata cind in domeniul selectat exista valori cu un ordin de marime foarte mare pentru
economia de spatiu
- Decimal places
j) Text converteste toate valorile indiferent de tipul lor din domeniul selectat in valori de tip text
k) Special este utilizata la liste si la baze de date pentru avisarea codului ZIP, a numarului de telefon si a numarului
de asigurare sociala.
l) Custom da posibilitatea in caseta Type de a declara un format definit de utilizator prin intermediul urmatorilor
indicatori.
Pentru a crea un format personalizat :
 Selectam celula sau celulele pe care le formatam
 Format/Cells/ et Number si alegem categoria Custom
12
  In cimpul Type se introduce formatul personalizat sau poate fi ales unul din lista. Se folosesc coduri
sau indicatori
 OK
Orice format definit de utilizator este format din maxim 4 sectiuni separete prin ;
- sectiune 1 se refera la numere pozitive
- sectiunea 2 se refera la numere negative
- sectiunea 3 se refera la zerouri
- sectiunea 4 se refera la texte
In fiecare sectiune formatul se defineste cu ajutorul codurilor.
Ca urmare daca o celula poate contine o valoare pozitiva, o valoare negativa, 0 si/sau text, putem aplica pentru
fiecare tip de data un format diferit.
OBS : Daca scriem doar doua sectiuni in loc de patru, prima se aplica valorilor pozitive si nule, iar a doua
valorilor negative ; daca avem doar o sectiune de numere, toate numerele folosesc acel format.
OBS : Daca scriem trei sectiuni , prima se plica numerelor pozitive, a doua numerelor negative si a treia valorilor
nule.

Obs: Este bine sa respectam urmatoarea ordine

intr-o sectiune:
- declaram culoarea
–conditia logica
– formatul
Obs: Daca utilizam toate sectiunile pentru
numere e bine sa le declara in ordinea pe care le gasiti
pe axa.
LISTA codurilor
- 0 (zero) inlocuitor de cifra, afiseaza zerourile
nesemnificative
0.15 cu formatul 0.000 va fi afisat 0.150
0.15548 0.0000 0.1555
1 000 001
23 000 023
- # este un inlocuitor de cifra, similar cu 0 dar nu
afiseaza zerourile nesemnificatirve
123456789 #,### 123,456,789
23 23
1234 1,234
- . - stabileste amplasarea punctului zecimal
- , - separator de ordin si de rotunjire
123456789 #,###,###, 123,457 rotunjeste numarul si-l afiseaza in mii (imparte la 1000)
123456789 #,###,###,, 123 rotunjeste numarul si-l afiseaza in milioane (imparte la 1000000)
-  ? inlocuitor de cifra similar cu 0 dar introduce spatii in loc de zerouri in dreapta separatorului zecimal
- _) pentru numerele strict pozitive
- -, +, (, ), /, $ si spatiu sunt caractere recunoscute intr-un format de numar; pot sa insoteasca numerele fara sa le modifice
valoarea.
- [color] tiparim numele unei culori in engleza si ea va da culoarea sectiunii (red, blue, yellow, green, black, cyan,
magenta, white )
(negru, bleu, fucsia, alb, albastru, verde, rosu galben)
- “text” orice text pe care vrem sa-l atasam unui format de numere fara ai schimba valoarea ; trebuie inclus intre ghilimele
Obs: Daca vrem sa inlocuim un numar cu un sir de caractere in cadrul sectiunii careia ii apartine numarul tiparim doar
sirul de caractere inclus intre ghilimele
- @ inlocuitor de text ; spune programului Excel unde sa afiseze textul continut de celula
 “cec” “clientul a platit cu”@”.” “clientul a platit cu cec.”
- * repetitor repeta urmatorul caracter pina cind este completata o cloana intreaga ; se utilizeaza un singur * pe format
#*.
*.
Putem conditiona o sectiune incluzind intre [ ] o expresie logica. Expresia logica se construieste cu ajutorul
operatorilor relationali: =, <, >, <=, >=, <>.
Alti indicatori pentru formatul de data calendaristica:
- d zile de la 1 la 31
- dd zile de la 01 la 31
- ddd ziua in forma prescurtata
- dddd ziua saptaminii
13
- m luna de la 1 la 12 sau minutul de la 1 la 60
- mm luna de la 01 la 12 sau minutul de la 01 la 60
- mmm luna forma scurta
- mmmm luna denumire completa
- yy an din doua cifre
- yyyy an cu patru cifre
- h ora de la 0 la 23
- hh ora de la 00 la 23
- s secunde de la 0 la 59
- ss secunde de la 00 la 59
- AM/PM
- Am/pm
- A/P
- a/p
Exemple:
1) Sa se creeze un format de nr. astfel: valorile pozitive sa aiba separatori de mii, o pozitie zecimala, sa aiba culoare
albastra, cele negative sa aiba acelasi format dar culoarea rosie. Valoarea zero sa aiba acelazi format, culoarea
implicita.
[red]-#,###.0;0.0;[blue]#,###.0_)
2) Sa se creeze un format de numere astfel: valorile mai mari decit 500000 sa fie insotite de textul “rest de plata”
sectiunea sa aiba culoarea rosie. Valorile mai mici decit zero sa fie inlocuite de textul “sponsori” de culoare
verde. Celalti cuprinsi intre zero si 500000, in acelasi format de culoare implicit. Orice sir de caractere sa fie
insotit de textul “societate comerciala”
[green][<=0]”sponsor”;[read][>500000]#”rest de plata”;#;”societate comerciala “@
3) Sa se creeze un format de numere astfel incit orice tip de valoare am introduce in foaia de calcul sa nu fie vizibila.
OBS : 1)Putem copia rapid formate intre celule daca folosim butonul Format Painter.
2)Aplicarea automata de formate Format/AutoFormat
2) Eticheta Alignment
Din cutia Horizontal selectam tipul de aliniere a
informatiei pe orizontala a celulei :
- general reorganizeaza informatia formatata anterior la
formatul implicit
- left, center, right aliniaza informatia in celula selectata la
stinga, la dreapta sau centrat
- fill repeta continutul pina la umplerea celulei
- center across selection centreaza informatia din prima
celula a unei selectii in cadrul selectiei; se foloseste in
combinatie cu comutatorul Merge Cells (vezi butonul
Merge and Center)
- justify expandeaza informatia dintr-o celula a.i. ea sa fie
aliniata la marginile dreapta si stinga simultan
Obs : numai cind selectam optiunea Left se activeaza caseta
Indent si acolo introducem o valoare care va deplasa (indenta)
textul fata de marginea celulei
In cutia Veritical stabilim alinierea informatiei pe
verticala:
- bottom aliniaza la muchia inferioara a celulei
- center aliniaza in celula pe verticala
- top aliniaza la muchia superioara
In caseta Orientation stabiliti inclinarea, orientarea textului in celula. Glisam marcarul de culoare rosie de-a lungul
arcului de cerc pentru a stabili orientarea.
Wrap text permite editarea pe mai multe rinduri in cadrul aceleiasi celule fara a modifica latimea celulei.
Shrink to fit pentru a face ca informatia din celule sa fie afisata in intregime, indiferent de inaltimea rindului sau latimea
coloanei ; la redimensionarea celulei se modifica si dimensiunea caracterelor afisate.
Merge cells combina celulele selectate intr-o singura celula ; adresa noii celule va fi adresa celulei din coltul stinga sus al
zonei selectate
Obs : Pentru a centra informatia in cadrul unei selectii si pentru a combina toate celulele dintr-o selectie intr-una
singura efectuati clic pe pictograma Merge and center.

14
 3)Eticheta FONT

Obs : Implicit (din instalare) fontul recunoscut de Excel are stilul

Arial regular, 10 ; putem modifica parametrii de formatare si cind
vrem sa-i aducem la forma implicita marcam Normal font.

4)Eticheta Border

Pentru tiparirea unui tabel a unui caroiaj supuneti selectia

unor operatii de conturare. Puteti inseracontur, liniii si pe
diagonala.

5)Eticheta Patterns
Permite selectarea unui model si a unei culori de umplere.
Selectam No color cind vrem sa eliminam un model creat
anterior. Din cutia Pattern selectam modelul si/sau
culoarea de prim plan, iar din paleta de culori vizibile
selectam culoarea de fundal.

15
6)Eticheta Protection
Setez optiuni pentru limitarea accesuluiintr-o foaie de calcul. Cele doua
optiuni sint valabile doar daca ulterior din meniul Tools/Protection/Protect
sheet (la rubrica Password introducem optional parola si validam cutia
Contents).

- Locked (blocaj) si din acest moment nici o comanda a meniului Format

nu mai este activa.
- Hidden ascunde formulele de pe bara pentru formule.
Obs : Deprotejarea foii de calcul se face Tools/Protection/Unprotected
sheet.

Formatarea conditionata

Uneori se doreste evientierea anumitor date ale unei foi de calcul, care indeplinesc anumite conditii specificate.
Pentru aplicarea formatarilor conditionate la celule unei foi de calcul parcurgem urmatoarele etape :
1) Se selecteaza celulele care urmeaza sa fie formatate in functie de anumite conditii
2) Din meniul Format se alege comanda Conditional Formatting Se afiseaza o fereastra de dialog

3) Din prima lista ascunsa a ferestrei se poate agele :

- Cell Values pentru a utiliza valorile depuse in celulele selectate in calitate de criteriu de formatare
- Formula Is pentru a utiliza rezultatele furnizate de formule din celulele selectate in calitate de criterii de formatare
Din urmatoarea lista ascunsa se alege operatorul de comparare care va fi utilizat. Valorile posibile sint :
- bettwen (intre)
- not between (nu este intre
- equal to (egal cu)
- not equal to (diferit de)
- greater than (,ai mare decit)
- less than (mai mic ca)
- greather than or equal to (mai mare sau egal)
- less than or equal (mai mic sau egal)
In urmatoarea lista (sau in urmatoarele doua liste in functie de operator) se va introduce o valoare sau o formula.
Operatia de comparare selectata va fi realizata cu valoarea (valorile) selectata sau cu rezultatul returnat de formula.
In cazul utilizarii unei formule in fata ei se va introduce semnul egal.
4) Se da comanda Format (butonul). Se afiseaza o fereastra de dialog specializata in formatarea celulelor care
indeplinesc criteriul de formatare specificat.

16
 5) Daca se doreste adaugarea conditiilor suplimentare, atunci se va actiona butonul Add se se vor repeta pasii 3-5. Pot fi
specificate cel mult trei conditii.
Obs: Formatarile conditionate pot fi copiate in alte celule. Se selecteaza celulele care contin formatarea conditionata care
urmeaza sa fie copiata; in bara de instrumente standard se efectueaza un clic pe butonul de comanda Format Painter si
cind mouse-ul isi schimba forma se selecteaza celulele care se formateaza identic.
Obs : Daca sint specificate mai multe conditii si daca sint verificate simultan mai multe conditii, atunci programul Excel
va aplica numai acele formatari, care corespund primei conditii verificate. Daca sint specificate mai multe conditii, dar
nici una din cele specificate nu este verificata, atunci formatarile existente vor fi conservate.
Anexa

Utilizarea formulelor in calitate de criteriu de formatare

Valorile celulelor selectate pentru formatarea conditionata pot fi comparate atit cu constante, cit si cu rezultatele livrate
de o formula. Daca in primul cimp al ferestrei de dialog se selecteaza varianta Formula Is atunci pentru specificarea
criteriului de formatare trebuie utilizata o formula logica (trebuie sa returneze True sau False); astfel pot fi evaluate date care
sint situate in exteriorul domeniului de formatareconditionatasau pot fi examinate simultan mai multe conditii.
17
 Formula trebuie inceputa cu semnul egal si poate evalua doar acele date care apartin foii de calcul curente. Formula
utilizata poate sa evalueze si un criteriu care se bazeaza pe o anumita data dintr-o foaie de calcul (de exemlu formula
=Weekday(12/5/2001)=1).
Referintele de celule din formule pot fi aduse cu ajutorul mouse-ului, prin selectarea directa a celulelor foii de calcul

Modificarea sau indepartarea formatelor conditionate

1) Se selecteaza o celula care contine formatarea conditionata care va fi modificata sau indepartata
2) Format / Conditional Formatting
3) Se modifica operatorul, valoarea, formula sau formatarile pentru fiecare conditie (formatarile se modifica prin
actionarea butonului Format)
4) Pentru adaugarea unei conditii noi se actioneaza butonul Add.B
5) Pentru indepartarea unei conditii sau a mai multor conditii se da clic pe butonul Delete, se afiseaza o ferestra care
permite selectarea uneia sau a mai multor conditii care se sterg.
Obs : Pentru indepartarea tuturor formulelor conditionate precum si a celorlalte formatari corespunzatoare celulelor
selectate, din meniul Edit se va selecta comanda Clear / Formats.
Obs : Pentru cautarea celuleor care contin formatari conditionate
a) Se executa clic asupra unei celule care indeplineste criteriul impus de conditie si are formatarile care urmeaza sa fie
localizate
b)Edit / Go to unde se actioneaza butonul Special
c) Se alege butonul radio Conditional formats
- daca se doreste cautarea acelor celule, care au formatari conditionate identice, se alege butonul de radio Data
Validation varianta Same.
- daca se alege varianta All atunci vor fi cautate acele celule, care contin formatari conditionate de natura arbitrara.

Utilizarea stilurilor pentru a aplica si salva combinatii de formate

Pentru a crea un stil:

1) Selectam celula care are formatele pe care dorim sa le uutilizam
2) Format/Style
3) –in cutia Style name tiparim numele pe care dorim sa-l utilizam pentru stil
-daca vrem sa specificam faptul ca unele din formatele de celula sa nu faca parte din stil, golim cutiile de
selectare corespunzatoare
OBS: Daca selectam mai multe celule cu formate diferite si creem un stil cu ajutorul comenzii Style,
stilul include doar formatele pe care celulele selectate le au in comun
4) Se da clic pe butonul Add

Aplicarea unui stil

Pentru a aplica un stil selectiei curente, alegem comanda Style din meniul Format si selectam stilul pe care
dorim sa-l aplicam din cutia Style name.
Atunci cind aplicam un stil unei celule, stilul se suprapune oricaror formate individuale aplicate anterior.
COPIEREA STILURILOR INTRE REGISTRE DE LUCRU
1. Deschidem ambele registre de lucru
2. comutam in registrul de lucru in care vrem sa copiem stiluri
3. Format/Style
18
4. Dam clic pe butonul Merge si selectam registrul de lucru care contine stilurile pe care vrem sa le copiem.
5. OK
OBS: Daca registrul de lucru curent contine vreun stil care are acelasi nume ca si stilurile pe care le copiem,
Excel intreaba daca dorim sa combinam stilurile. Putem alege intre inlocuirea stilurilor existente in registrul de
lucru curent cu stilurile pe care le copiem, pastrarea stilurilor existente in registrul de lucru curent sau
abandonarea procedurii de copiere. Primim mesajul de avertizare o singura data, indiferent de numarul de nume
de stil aflate in conflict

OBS: Putem modifica fontul standard pentru toate registrele de lucru noi prin tools/Options/ et General unde
in cutia Standard font si Size selectam fontul si dimensiunea dorite.

19
ANEXA
Aplicarea formatelor de numere
Formatul de numere implicit pentru toate celulele de pe o noua foaie de lucru este formatul General. In formatul
General Excel afiseaza numerele ca intregi, fractii zecimale (12.33) sau notatii stiintifice (daca numarul are ami mult de 11
cifre)
Atunci cind tastam date intr-o celula care are formatul General. Excel verifica daca vreunul din celelalte formate
incorporate de numere este adecvat datelor, si daca da asociaza un alt format incorporat in functie de ceea ce am tastat. De
exemplu :
- cind introducem un numar precedat de simbolul $ Excel modifica formatul de numere in formatul de simbol monetar
(Currency)
- cind introducem un numar urmat de simbolul % Excel modifica formatul de numere in formatul procent (Percentage)
- 1 ½ Excel modifica formatul de numere in formatul fractie (Fraction)
In orice moment putem schimba formatul de numere al unei celule cu un altul predefinit su putetm crea propriul
format de numere si sa-l aplicam.
Putetem folosi butoanele de pe bara de instrumente Formatting pentru aplicarea urmatoarelor formate de numar
Valorile afisate in celule for fi insotite de simbolul monetar specific tarii
Currency
Style
Valorile din celule se inmultesc cu 100 si se adauga semnul %

Percent Style
Separator de mii

Comma Style
Creste numarul zecimalelor afisate

Increase Decimal
Micsoreaza numarul de zecimale afisate

20