Eprihsa

Manual
Gmail

Diputacién
de Cordoba BY SA
 Este manual se distribuye con licencia Creative Commons 3.0
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Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported
Gmail

Gmail

Introducción.......................................................................................................... 3
Recepción/Envío de correos................................................................................. 5
Redactar y enviar....................................................................................... 5
Deshacer el envío........................................................................... 9
Confirmación de lectura................................................................10
Enviar como otro remitente...........................................................11
Borradores............................................................................................... 11
Recepción de correos.............................................................................. 13
Responder............................................................................................... 14
Organizar la Bandeja de Entrada.............................................................17
Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada..................18
Tipos de Bandejas de Entrada.....................................................19
Buscar correos......................................................................................... 20
Etiquetas............................................................................................................. 25
Asignación de etiquetas........................................................................... 25
Creación de etiquetas.............................................................................. 26
Configuración de etiquetas......................................................................27
Mover y etiquetar..................................................................................... 31
Acciones............................................................................................................. 32
Archivar.................................................................................................... 32
Spam....................................................................................................... 32
Eliminar.................................................................................................... 34
Marcar como leído/no leído.....................................................................38
Marcar como importante..........................................................................38
Añadir a las tareas................................................................................... 40
Destacar.................................................................................................. 42
Crear Evento............................................................................................ 43
Filtrar Mensajes como éste / similares.....................................................45
Silenciar................................................................................................... 45
Añadir a Contactos.................................................................................. 47
Iniciar Chat............................................................................................... 48
Imprimir.................................................................................................... 48
Traducir.................................................................................................... 50
Bloquear.................................................................................................. 50
Denunciar suplantación de identidad.......................................................52
Filtros.................................................................................................................. 53
Creación.................................................................................................. 53
Modificar y eliminar.................................................................................. 54
Exportar/importar..................................................................................... 54
Configuración...................................................................................................... 56
Deshacer el envío.................................................................................... 57
Firma........................................................................................................ 57
Respuesta automática............................................................................. 58
Delegación del correo.............................................................................. 59
Añadir otras cuentas remitentes..............................................................61
Funcionamiento de la opción "Tratar como un alias"....................62
Reenvío automático................................................................................. 63
Créditos del Manual............................................................................................ 66

1
Gmail

Introducción
Gmail es un servicio de correo electrónico con posibilidades POP3 e IMAP
gratuito proporcionado por la empresa estadounidense Alphabet
(anteriormente Google) desde el 15 de abril de 2004.
A día de hoy Gmail supera ya los 1200 millones de usuarios (esto significa
que una de cada siete personas en el mundo utilizan Gmail cada mes),
siendo el servicio de correo más utilizado del mundo.
El gran éxito de este servicio se explica por varios motivos:
- Gratuito para particulares
- 15GB de espacio de almacenamiento disponible (particulares)
- Interfaz sencilla e intuitiva
- Agrupación de conversaciones
- Publicidad poco intrusiva y orientada a las preferencias del usuario
(particulares)
- Integración con todos los servicios y productos de Google y Android
(Youtube, Calendar, Docs, Drive, Chrome, Play Store, Hangout,...)
- Servicio para empresas

En la interfaz o pantalla principal de Gmail podemos diferenciar distintas

zonas o bloques. Aquí vamos a comentarlas brevemente, ya que se verán
con más detalle en los siguientes apartados del manual:
 Barra de búsqueda: En la barra de búsqueda vamos a poder realizar
búsquedas de correos en nuestras bandejas aplicando diferentes
criterios.
Introducción
3
 Barra de menú: Aquí se ubican las diferentes opciones de menú para
la gestión de los correos de nuestras bandejas (archivar, eliminar,
etiquetar, navegación, configuración,...).
 Botón Redactar: Abre una ventana para redactar un nuevo correo.
 Árbol de bandejas/etiquetas: Nos muestra la lista de etiquetas (o
bandejas o carpetas) que tenemos creadas para clasificar los correos.
Clicando sobre cada una, se cargarán en la parte central los correos
que contengan.
 Lista de correos: Se ubica en la parte central de la pantalla, y
mostrará la lista de correos de la carpeta/etiqueta selecciona o del
resultado de la búsqueda realizada. Los campos que se muestran son
(por orden): el remitente/s, el asunto (si tiene), los primeros caracteres
del correo, indicador de adjuntos (si tiene) y la fecha y hora de
recepción del mensaje.
 Hangouts: Widget de Hangouts dónde veremos nuestra lista de
conversaciones de chat, podremos comenzar nuevas, realizar
videollamadas, y demás posibilidades que ofrece esta aplicación.
Gmail

Recepción/Envío de correos
Las principales tareas que necesitamos realizar con nuestro correo
electrónico es la recepción y el envío de correos, por lo que son las dos
primeras acciones que vamos a tratar.

Redactar y enviar
Para comenzar a redactar un nuevo correo sólo tenemos que pulsar sobre el
botón "Redactar" de la pantalla principal. En ese momento se abrirá la
ventana de redacción de correos con un tamaño reducido en la parte inferior
derecha. Esta ventana podemos redimensionarla o maximizarla, según
nuestras preferencias. El objetivo de ser una ventana más pequeña, es el
permitir realizar búsquedas en la bandeja de entrada o consultar otros
correos mientras escribes el nuevo correo.

El proceso de redacción y envío de un correo es muy sencillo:

1. En primer lugar, introducimos la dirección de correo del destinatario.
En el momento de comenzar a escribir la dirección, la caja de texto se
comportará como un buscador ofreciéndonos resultados en la parte
inferior para que podamos seleccionar con el ratón sin tener que
terminar de escribir la dirección completa. Fíjate también en los
botones "Cc" y "Cco" que hay en la parte derecha. Si pulsamos sobre
ellos se nos añadirán nuevas líneas de destinatarios en modo "Copia"
y "Copia oculta" respectivamente.

Recepción/Envío de correos 5
2. Debemos introducir un Asunto para el correo. No es obligatorio, pero
sí muy recomendable, para evitar ser catalogados como SPAM y
avanzar con pocas palabras el contenido, la importancia o la intención
del correo a las personas destinatarias.
3. Redactar el correo, para ello sólo tenemos que comenzar a escribir
en la siguiente zona, justo debajo del asunto. A esta zona se le
denomina "cuerpo" del correo. En el cuerpo del correo podemos
utilizar diferentes formatos (cursiva, negrita, colores, resaltado, tipo de
letra, alineación...) y herramientas de texto (numeración, viñetas,
tabulaciones, enlaces, emoticonos, corrector ortográfico...). Estas
opciones las tenemos disponibles en los botones "Opciones de
formato", "Enlaces", "Emoticonos" y "Corregir ortografía", que tenemos
en la parte inferior.
4. A un correo electrónico se le pueden adjuntar todo tipo de archivos.
Para adjuntar un archivo tenemos varias opciones:
 Desde "Adjuntar archivo": Si pulsamos el botón de adjunto (un
clip), se nos abrirá una ventana nueva para que seleccionemos
el documento de nuestro equipo que queremos adjuntar. El
máximo tamaño permitido para un adjunto es de 25MB, si el
archivo es mayor, Gmail añadirá automáticamente un enlace a
Google Drive en vez de adjuntarlo. Así, el destinatario podrá
descargárselo y acceder a él incluso si se retira el archivo de
Google Drive.

 Desde "Insertar foto": Si pulsamos el botón de foto (una

cámara) se nos abrirá una nueva ventana desde la cual
podremos seleccionar una imagen (sólo imágenes) de nuestro
equipo para adjuntarla al correo, bien utilizando el botón
"Seleccionar fotos para subir" o arrastrándola directamente en
la propia ventana. También nos permite adjuntar una imagen
de Internet sí conocemos su URL desde la pestaña "Dirección
web (URL)". Para adjuntar la imagen al correo disponemos de
dos opciones, adjuntarla dentro del cuerpo de correo
(intercalada en el texto) pulsando el botón "Intercalar", o como
 adjunto (la imagen se adjunta al correo como un adjunto
tradicional) pulsando el botón "Como archivo adjunto". Esta
elección debe hacerse antes de seleccionar la foto. Por último,
tendremos que pulsar el botón "Insertar" para que la imagen se
adjunte al correo.

 Desde "Insertar con Drive": Si pulsamos el botón de Drive se

nos abrirá una nueva ventana donde se cargarán los archivos
que tenemos en nuestra unidad Drive de Google, y podremos
seleccionar cualquiera archivo para adjuntarlo al correo.
También podemos adjuntar cualquier archivo que haya sido
compartido con nosotros desde Drive, pulsando en la pestaña
"Compartido conmigo", o seleccionar un archivo de nuestro
equipo que será subido a Drive antes de ser adjuntado al
correo. Para adjuntar archivos de Drive al correo tenemos dos
opciones, adjuntarlos como enlaces (sólo se agrega un enlace
al documento y por tanto no ocupa espacio en el correo)
pulsando el botón "Enlace de Drive", o como adjunto (el archivo
se adjunta al correo como un adjunto tradicional) pulsando el
botón "Archivo adjunto". Por último, tendremos que pulsar el
botón "Insertar" para que el archivo se adjunte al correo.
  Arrastrando el archivo con el ratón hasta la ventana de
redacción: Gmail permite poder adjuntar archivos
arrastrándolos directamente sobre la ventana de redacción. Si
el archivo es una imagen nos la adjuntará intercalada en el
cuerpo del correo, y en otro caso, quedarán como archivos
adjuntos tradicionales. Si el archivo es mayor de 25MB, Gmail
añadirá automáticamente un enlace a Google Drive en vez de
adjuntarlo.

5. Una vez finalizada la redacción del correo y añadidos los documentos

adjuntos que necesitemos, sólo tenemos que pulsar el botón "Enviar".

Deshacer el envío
Una de las características más útiles de Gmail es la posibilidad de poder
deshacer un envío de correo durante algunos segundos después de haberlo
enviado, evitando en muchas ocasiones enviar correos con errores o
incompletos, a destinatarios erróneos,... Los segundos durante los cuales
está disponible esta posibilidad (5, 10, 20 o 30) se establecen en la
Configuración de Gmail, que veremos con más detalle en los siguientes
apartados. Justo después de enviar un correo aparecerá un mensaje en la
parte superior de la ventana dónde nos informará que el mensaje se ha
enviado y aparecerá un enlace "Deshacer" para cancelar o deshacer el
envío, y volver a la ventana de redacción. Transcurridos los segundos
configurados, desparecerá este enlace y ya no se podrá deshacer el envío.

Confirmación de lectura
Otra funcionalidad relacionada con la redacción de correos es la de la
Confirmación de lectura. Esta funcionalidad sólo está disponible en la
versión "for work" de Gmail, es decir, la versión para empresas, y además
sólo si el administrador la ha habilitado. Cuando enviemos un correo con
confirmación de lectura, cuando el destinatario lea el correo, recibiremos una
notificación de confirmación informándonos de la lectura (el estado de leído
o no leído aparece debajo del cuerpo del mensaje).
Si queremos activar la confirmación de lectura, antes de enviar un correo,
haremos clic en el menú de opciones (flecha desplegable) situado en la
esquina inferior derecha de la ventana de redacción, y activaremos la opción
"Solicitar confirmación de lectura".

Cuando recibas un mensaje para el cual un usuario ha solicitado la

confirmación de lectura, Gmail puede enviar automáticamente la
confirmación o solicitarte que apruebes su envío, dependiendo de la
configuración realizada por el administrador. Si la confirmación de lectura es
manual, cuando cierres el mensaje o salgas de él, aparecerá un mensaje
pidiendo tu aprobación para enviar una confirmación de lectura.
 No te fíes exclusivamente de las confirmaciones de lectura para
saber si se han recibido tus mensajes. Aunque las confirmaciones
de lectura son compatibles con muchos sistemas de correo, puede
ocurrir que recibas una confirmación de un mensaje no leído
(sólo lo haya descargado o clicado) o que no la recibas aunque el
destinatario lo haya leído.

Enviar como otro remitente

Gmail te permite enviar mensajes poniendo como remitente direcciones de
correo electrónico distintas de la tuya de Gmail. Con esta función puedes
administrar varias cuentas desde la interfaz de Gmail si eres el propietario
de la cuenta de correo electrónico vinculada a la dirección alternativa.
Para enviar desde otra cuenta, en la ventana de redacción o respuesta de
correo, pulsamos nuestra dirección en el campo "De" y se desplegará una
lista con las direcciones que tengamos añadidas como remitentes.

Para configurar las direcciones de remitentes, se puede consultar el

apartado "Añadir otras cuentas remitentes" de este manual.

Borradores
Mientras escribes un correo, Gmail va guardando automáticamente un
"borrador", es decir, guarda el correo que estas escribiendo pero sin
enviarlo. Así, siempre puedes salir de tu correo electrónico y terminar el
mensaje en otro momento.
Para encontrar el borrador de un mensaje que has dejado sin terminar, haz
clic en la carpeta Borradores, en el árbol de carpetas/etiquetas del la
izquierda y se mostrará el listado de correos en estado borrador que tengas.

Si no ves la carpeta Borradores, ve a la pestaña Etiquetas de la

pantalla Configuración y haz clic en el enlace "mostrar" que hay
al lado de la etiqueta Borradores, como se detalla más adelante en
el apartado Configuración de etiquetas.

En el caso de borradores de respuesta, además de aparecer en la carpeta

Borradores, también aparecerá un indicador "borrador" en el correo al que
estás respondiendo, y al abrirlo, se posicionará directamente para continuar
la respuesta.
Cuando ya no necesites un borrador, haz clic en el icono "Descartar
borrador" que hay en la parte inferior derecha de la ventana de redacción,
o si quieres eliminar varios, desde el listado de borradores, seleccionando
los que quieras eliminar y pulsando el botón "Descartar borradores" del
menú superior.

Recepción de correos
Todos los correos que recibimos nos llegarán a alguna de nuestras carpetas,
según si tenemos o no reglas o filtros de mensajes. Por defecto, los
mensajes recibimos los veremos siempre en la carpeta "Recibidos" (la
bandeja de entrada). Si tenemos mensajes sin leer, al lado del nombre de la
carpeta nos mostrará el número de mensajes no leídos de esa carpeta, y el
correo aparecerá marcado en negrita en la lista de correos de la carpeta.
Responder
Una de las acciones más habituales a realizar cuando se recibe un correo es
responderlo. Para realizar esta acción desde Gmail disponemos
directamente de un editor de texto en la parte inferior de la ventana de
visualización del correo para que comencemos a escribir la respuesta,
además de un botón "Responder" en la parte superior derecha que nos lleva
al mismo editor.

Si un correo que hemos recibido ha sido enviado a varios destinatarios (en el

campos Para o CC), podemos enviar una respuesta a todos los
participantes en lugar de sólo al remitente. Para ello, debemos pulsar sobre
el enlace "Responde a todos" en el editor de respuestas de la parte inferior
de la ventana de visualización del correo, o bien, desplegando el botón de
"Responder" y seleccionando la opción "Responder a todos".
Otra opción de la que disponemos a la hora de responder un correo es
seleccionar "Reenviar". Esta acción es similar a la respuesta pero no
precarga los destinatarios en el campo "Para", ya que el objetivo es reenviar
el correo a un destinatario no incluido ya en la conversación.

Una vez que hayamos terminado de escribir la respuesta al correo, bastará

con pulsar el botón "Enviar" del editor de respuestas. Podéis comprobar que
disponemos de las mismas opciones (añadir más destinatarios, formato de
texto, adjuntos, ...) que se han descrito para la redacción de correos, pero en
lugar de tener una nueva ventana para la redacción del correo, el editor se
muestra ubicado en la parte inferior del correo que vamos a responder.
Otro de los aspecto a destacar de la gestión de correos de Gmail es la
agrupación de los correos en conversaciones, de forma que las carpetas
quedan mucho más limpias y ágiles, ya que agrupa en una sola fila todas las
respuestas a un mismo correo (conversación), evitando que se llene la
bandeja sólo con esas respuestas. En la fila de la conversación se
mostrarán los participantes, el número de respuestas que contiene, las
primeras palabras del último mensaje, el indicador de adjuntos y la fecha.

Para ver todas las respuestas de una conversación bastará con hacer clic
sobre ella, y se abrirá la ventana del último correo de la conversación,
quedando replegados el resto de respuestas anteriores en la parte superior
del mismo (sólo se muestra el remitente, la fecha, y las primeras palabras
del mensaje). Para consultar alguna respuesta anterior debemos pulsar
sobre ella para que se despliegue, y si volvemos a pulsar sobre ella se
volverá a replegar. Sobre cualquiera de la respuestas podemos realizar las
acciones comentadas anteriormente, responder, responder a todos, y
reenviar.

El indicador de adjuntos no es muy fiable, porque la mayoría de

las firmas de correo se insertan como imagen en el propio correo,
por lo que Gmail la reconoce como adjunto y nos muestra el
indicador, cuando realmente es sólo la firma.
Organizar la Bandeja de Entrada
En Gmail, la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja de
entrada está basada en la utilización de etiquetas. Los correos electrónicos
podemos etiquetarlos con una o varias etiquetas, de forma que queden
agrupados u ordenados según las etiquetas que les hemos asignado. Las
etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que puedes añadir
varias etiquetas a un mismo mensaje, por ejemplo, si creamos una etiqueta
"Eprinsa" y etiquetamos un correo con ella, nos aparecerá en el árbol de
carpetas una nueva con el nombre "Eprinsa", y si pulsamos sobre ella
veremos el correo que acabamos de etiquetar; si repetimos el proceso sobre
el mismo correo pero creando la etiqueta "Formación", veremos que el
correo aparece en ambas carpetas. En el listado de correos de cada carpeta
podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo.

Gmail realiza un etiquetado automático de los correos. Cualquier correo que

nos llegue será etiquetado con la etiqueta "Recibidos", de forma que
siempre aparecerá en la carpeta "Recibidos".

En el apartado Etiquetas se verán más detalles sobre la creación,

configuración y asignación de etiquetas a los correos.
Clasificación por pestañas en la Bandeja de Entrada
Si tenemos activada la clasificación por pestañas de la bandeja entrada,
Gmail realizará además una clasificación automática de los correos según
varios parámetros en "Principal", "Social", "Promociones", "Notificaciones" y
"Foros" para ayudarnos a tener mejor organizada nuestra bandeja de
entrada.

Para activar esta funcionalidad debemos seguir los siguientes pasos:

1. Pulsa el botón de Configuración (rueda dentada) y selecciona la
opción "Configurar bandeja de entrada"
2. Marca las pestañas que quieres que aparezcan en la bandeja de
entrada, que serán las categorías en las que Gmail clasificará tus
correos.
3. Pulsa el botón Guardar y verás como se reorganiza automáticamente
tu bandeja de entrada.
4. Si quieres deshacer los cambios solo tienes que desmarcar las
pestañas en la misma pantalla "Configurar bandeja de entrada".
Gmail

Cuando organizamos nuestra bandeja de entrada mediante

categorías y etiquetas, puede que lleguemos a tener dificultades
para encontrar un correo concreto porque no recordemos su
categoría o cómo lo etiquetamos. La forma más sencilla para
solucionar este problema es utilizando la función de búsqueda que
detallaremos más adelante, pero también podemos seleccionar la
carpeta/etiqueta "Todos", en la cuál se ubican todos los correos
independientemente de la categoría o etiqueta que tengan, incluso
veremos los archivados y los borradores.

Tipos de Bandejas de Entrada

Gmail nos ofrece otra opción para la organización de nuestra bandeja de
entrada (Recibidos), son los "Tipos de Bandejas":
 Predeterminada: Es el tipo de bandeja por defecto, los correos se
ordenan por fecha de llegada de más reciente a más antiguo, y
por las categorías que tengamos habilitadas.
 Importantes primero: Muestra en primer lugar los mensajes
marcados como "Importantes", y a continuación el resto de correos
ya ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más
detalles sobre los marcadores de importancia consultar el apartado
Marcar como importante de este documento.
 No leídos primero: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos,
y a continuación el resto de correos ya ordenados normalmente por
su fecha de llegada.
 Destacados primero: Muestra en primer lugar los mensajes
marcados como "Destacados", y a continuación el resto de correos
ya ordenados normalmente por su fecha de llegada. Para más
detalles sobre correos destacados consultar el apartado Destacar de
este documento.
 Prioritarios: Muestra en primer lugar los mensajes no leídos, los
marcados como "Destacados" y los "Importantes", y a continuación
el resto de correos ya ordenados normalmente por su fecha de
llegada.

Recepción/Envío de correos 19
Para seleccionar un tipo u otro de bandeja podemos hacerlo desde la propia
etiqueta "Recibidos" en el árbol de carpetas/etiquetas del menú de la
izquierda, pulsando el botón "flecha"; o desde la pantalla de configuración
(botón "Configuración", opción "Configuración"), en la pestaña Recibidos, en
la primera sección "Tipo de bandeja de entrada".

Buscar correos
La búsqueda de correos es también una de las acciones más habituales que
vamos a necesitar realizar. El cuadro de búsqueda se encuentra ubicado en
la parte superior de la ventana de Gmail, estando visible en todo momento,
por lo que podremos realizar una búsqueda desde cualquier lugar de nuestra
página de Gmail.
La búsqueda es una de las herramientas más potentes de las que dispone
Gmail, aunque para sacarle el máximo partido debemos conocer algunos
"trucos" que vamos a mostrar a continuación:
1. Buscar en todas las carpetas/etiquetas por palabras clave:
Es la búsqueda por defecto, es decir, si introducimos cualquier
palabra/s en el cuadro de búsqueda, Gmail realizará la búsqueda en
todos los correos que tengamos, (incluidos los borradores y las
conversaciones de Hangouts guardadas) y mostrará aquellos que
contengan esa/s palabra/s.
Gmail

2. Buscar en una carpeta/etiqueta concreta:

Para buscar un correo en una bandeja/carpeta concreta, tan sólo
tendremos que pulsar sobre ella e introducir en el cuadro de
búsqueda las palabras clave a buscar. A diferencia del caso anterior,
sólo buscará entre los correos que se encuentren etiquetados en esa
bandeja/carpeta (comprueba como en el cuadro de búsqueda se
autocarga un filtro para la carpeta/etiqueta seleccionada: "in:xxxx" o
"is:xxxx" o "label:xxxx").
También podemos utilizar el filtro de búsqueda "in:" para realizar esta
tarea. Por ejemplo, si queremos buscar correos que contengan la
palabra "Prueba" pero sólo en nuestra bandeja/carpeta "Eprinsa",
utilizaremos el filtro: "in:eprinsa Prueba" (recuerda que no se puede
dejar espacio después de ":").

A continuación mostramos algunos de los filtros disponibles para

buscar de forma rápida en las bandejas/carpetas predefinidas de
Gmail:
 Buscar sólo en "Recibidos": "in:inbox"
 Buscar sólo en "Destacados": "is:starred"
 Buscar sólo en "Enviados": "in:sent"
 Buscar sólo en "Borradores": "in:draft"

Recepción/Envío de correos 21
  Buscar sólo en "Importantes": "is:important"
 Buscar sólo en las "Conversaciones de Hangouts": "in:chat"
 Buscar en "Todos" los correos: "in:all"
 Buscar en sólo "Spam": "in:spam"
 Buscar en sólo "Papelera": "in:trash"

3. Buscar sólo los correos no leídos

Al lado del nombre de las bandejas/carpetas aparecerá un indicador
con el número de correos sin leer que tenemos en ellas, y puede
ocurrir que nos indique que tenemos uno o varios correos sin leer,
pero no consigamos localizarlos o estén muy lejanos en la paginación
de la lista de correos. Una buena forma de poder listar sólo los
correos no leídos es utilizando el filtro: "is:unread".

4. Buscar correos desde o para una persona

Si necesitas encontrar correos que hayas intercambiado con una
persona concreta, tan sólo debes introducir en la caja de búsqueda la
dirección de correo de esa persona. Gmail devolverá como resultado
todos aquellos correos enviados o recibidos de esa persona.
Sí queremos afinar aún más este tipo de búsqueda, podemos limitar
la búsqueda sólo a aquellos correos enviados para esa persona, o
sólo a aquellos recibidos desde esa persona. Para ellos disponemos
de los siguientes filtros:
 Correos para una persona: "to:<direccion_email>"
 Correos desde una persona: "from:<dirección_email"

No es necesario conocer la dirección de email de una persona

para utilizarla en las búsquedas, podemos escribir directamente
parte de su nombre y Gmail nos propondrá los emails coincidentes
para que los seleccionemos al estilo de las búsquedas de Google.

5. Buscar sólo los correos silenciados

Cuando marcamos una conversación como silenciada los nuevos
mensajes que recibamos de ella no aparecerán en la bandeja de
 entrada (Recibidos). Pero si queremos localizar alguna conversación
silenciada para leerla o porque la hayamos silenciado por error,
podemos utilizar un filtro de búsqueda que sólo nos muestre aquellas
conversaciones silenciadas. Este filtro es: "is:muted".
La opción de silenciar conversaciones se detallará más adelante en el
apartado Silenciar.

6. Búsqueda avanzada
La búsqueda avanzada nos permite realizar búsquedas con varios
tipos de filtros de una forma visual y sencilla, y que podemos
combinar para afinar más los resultados. Todas las búsquedas
citadas anteriormente se pueden realizar desde la búsqueda
avanzada, además de otras sólo disponibles desde esta pantalla. Las
diferentes opciones de filtros son:
 Filtro "Buscar": Nos permite establecer la bandeja/carpeta, o la
categoría, o la etiqueta sobre la que realizar la búsqueda.
 Filtro "De": Nos permite buscar correos de uno o varios
remitentes.
 Filtro "Para": Nos permite buscar correos de uno o varios
destinatarios.
 Filtro "Asunto": Podemos buscar correos por el asunto
(también podemos utilizar el filtro directo "subject:<asunto>").
 Filtro "Contiene las palabras": Es equivalente a la búsqueda
por defecto, busca correos que contengan las palabras claves
que indiquemos aquí en cualquier parte del correo (remitente,
destinatarios, asunto o cuerpo).
 Filtro "No contiene": Busca los correos que no contengan las
palabras claves que indiquemos aquí en cualquier parte del
correo (remitente, destinatarios, asunto o cuerpo).
 Filtro "Contiene archivos adjuntos": Buscará correos que
contengan archivos adjuntos.
 Filtro "No incluir chats": Excluye de la búsqueda los mensajes
de Hangouts.
 Filtro "Tamaño": Nos permite buscar correos con un tamaño
mínimo o máximo.
 Filtro "Rango de fechas": Podemos buscar correos recibidos o
enviados en el rango de fechas que indiquemos.
Gmail

Etiquetas
Como ya se ha comentado, las etiquetas son la herramienta que nos ofrece
Gmail para la organización de los correos electrónicos de nuestra bandeja
de entrada. Las etiquetas funcionan como carpetas, con la diferencia de que
puedes añadir varias etiquetas a un mismo mensaje, consiguiendo que
aparezca en varias carpetas a la vez. Por ejemplo, podríamos crear una
etiqueta llamada "Seguimiento" para correos electrónicos a los cuales
deseas hacer un seguimiento, de forma que cuando recibamos un correo al
cual queramos hacerle un seguimiento especial, lo etiquetaríamos con esta
etiqueta; y así, de forma rápida, podríamos ver aquellos correos que
tengamos en seguimiento pulsando sobre la carpeta "Seguimiento"
correspondiente a la etiqueta. En el listado de correos de cada carpeta
podremos ver las etiquetas que tiene asignadas cada correo.

Asignación de etiquetas
La asignación de etiquetas o etiquetado de los correos se hace desde la
pantalla de lectura de correos, desde el botón "Etiquetas". Al pulsarlo se
despliega un menú con un listado de las etiquetas existentes y un cuadro de
búsqueda que podremos utilizar la para ayudarnos a localizarlas. Tan sólo
tendremos que clicar sobre la etiqueta que queramos asignar al correo y
éste será etiquetado.

Etiquetas 25
Para desetiquetar un correo de una de las etiquetas asignadas, basta con
desmarcar la etiqueta desde el menú de etiquetas, o bien, pulsar la "x" de la
etiqueta directamente.

Creación de etiquetas
La creación de etiquetas es un proceso muy sencillo, sólo necesitamos
asignar un nombre para la etiqueta, y ya estará disponible para asignarla.
Posteriormente podremos cambiar el nombre o el color de la etiqueta para
dejarla según nuestros gustos. Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Accede a la pantalla de creación de etiquetas, para ello puedes pulsar
el enlace "Crear nueva etiqueta" ubicado al final de la barra lateral
izquierda, o bien, una vez en la pantalla de lectura de correos,
pulsando el botón "Etiquetas" de la barra superior y después la opción
"Crear nueva etiqueta".
 2. Asignamos el nombre de la nueva etiqueta.
3. Indicamos si queremos que esté anidada bajo otra etiqueta existente
seleccionándola desde el desplegable (no es obligatorio, la única
función del anidado es la de organización visual del árbol de
bandejas/carpetas).
4. Pulsamos el botón "Crear", y si hemos accedido desde un correo,
éste será etiquetado automáticamente con la nueva etiqueta, si no, ya
la tendremos disponible en el listado de etiquetas.

También podemos crear y asignar etiqueta directamente desde el botón

"Etiquetas" introduciendo el nombre de la nueva etiqueta en el cuadro de
búsqueda y pulsando la tecla "Intro".

Configuración de etiquetas
La configuración o administración de etiquetas nos va permitir realizar varias
acciones sobre las etiquetas que tenemos creadas, como modificar el
nombre, el color o el anidamiento, mostrarla u ocultarla en el árbol y el
listado de etiquetas, o en los mensajes.
Para acceder a la administración de etiquetas tenemos tres opciones:
 Desde la propia etiqueta en el árbol de etiquetas del menú de la
izquierda, pulsando el botón "flecha".

 Desde en enlace "Administrar etiquetas" ubicado al final de la barra

lateral izquierda.
  Desde el botón Configuración, opción "Configuración" y pestaña
"Etiquetas".

Desde cualquiera de las tres opciones vamos a poder realizar las mismas
acciones:
1. Mostrar u ocultar la etiqueta (del sistema o creadas por nosotros) o
categoría de la lista de etiquetas o de la lista de mensajes.
2. Eliminar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros). La eliminación de
una etiqueta no elimina los correos asociados a ella, sólo los
desetiqueta.
3. Modificar la etiqueta (sólo las creadas por nosotros), pudiendo
cambiar el nombre, el anidamiento y el color.
4. Cambiar el color.
5. Crear Subetiqueta. Muestra la pantalla de creación de etiquetas con
el etiqueta actual seleccionada para anidar.
Mover y etiquetar
Hay dos acciones que suelen ser algo confusas de diferenciar, son las de
"Mover a" y "Etiquetar". Ambos botones aparecen en la barra de menú
superior, en la pantalla de lectura de correos.
El funcionamiento de "Mover a" es muy similar al de "Etiquetar", es decir,
asigna la etiqueta que seleccionemos al correo, pero a diferencia del
anterior, cuando asignamos una etiqueta a un correo en "Mover a", se
desetiquetan el resto, por lo que se consigue el efecto "mover" que se hace
en otros gestores de correo como "MS Outlook".
Gmail

Acciones
En la pantalla de lectura de correos tenemos diferentes acciones que
podemos realizar, algunas de las cuales ya las hemos comentado, como las
de reenvío o respuesta de correos, o mover y etiquetar. A continuación
comentamos el resto de acciones disponibles.

Archivar
Si quieres despejar tu bandeja de entrada sin eliminar mensajes, puedes
archivarlos. Cuando archivas un correo, este desaparece de tu bandeja de
entrada, pero no se elimina, podrás encontrarlo en la carpeta/etiqueta
"Todos" o desde el cuadro de búsqueda.

Spam
Gmail evita que la mayoría del correo basura (spam) llegue a tu bandeja de
entrada, pero si algún mensaje no deseado consigue colarse puedes
marcarlo como spam con el botón "Marcar como spam" ubicado en el menú
superior de la pantalla de lectura de correos. Cuantos más mensajes
marques como spam, mejor filtrará Gmail este tipo de correo en siguientes
ocasiones.

32 Acciones
Si quieres consultar los correos clasificados como spam sólo tienes que
pulsar sobre la carpeta/etiqueta "Spam" del árbol de etiquetas de la
izquierda.

En ocasiones puede que algún correo se etiquete como spam de forma

errónea. Para recuperar estos mensajes simplemente selecciona el mensaje
y haz clic en el botón "No es spam" que aparece en el menú superior. Si
desmarcas un mensaje, este se enviará automáticamente a tu bandeja de
entrada.
Si compruebas que los mensajes de algunos remitentes se etiquetan
constantemente como spam por error, puedes evitarlo de la siguientes
formas:
 Añadiendo sus direcciones de correo electrónico a tu lista de
contactos. Gmail enviará los mensajes de los miembros incluidos en
la lista "Contactos" a tu bandeja de entrada (excepto que tenga la total
seguridad de que se trate de un mensaje de spam). Cabe destacar
que, en algunos casos, no se enviarán mensajes procedentes de
contactos a la carpeta Spam si el contenido es sólo sospechoso,
sino que se marcarán con un banner de advertencia de color rojo. Por
ejemplo: la cuenta de un contacto o amigo tuyo se ha vulnerado y se
utiliza para enviar mensajes de suplantación de identidad (phishing).

 Creando un filtro para que los mensajes de determinado tipo nunca se

envíen a Spam. La creación de filtros se verá con detalle en el
apartado "Filtros".

Eliminar
Cuando eliminas un mensaje, no se borra definitivamente, si no que
permanece 30 días en la Papelera, desde donde podrías recuperarlo.
Después de este periodo, el correo sí que se realiza el borrado definitivo de
forma automática.
Si lo que quieres es simplemente quitar un mensaje de la bandeja de
entrada (sin eliminarlo), utiliza la opción Archivar.
Para eliminar un correo sólo tenemos que pulsar el botón "Eliminar" ubicado
en el menú superior de la pantalla de lectura del correo. Esta acción elimina
toda la conversación, es decir, si tenemos agrupados varios correos de
respuesta, al pulsar "Eliminar" todos serán movidos a la Papelera.

Sí solo queremos eliminar un correo determinado de la conversación,

debemos utilizar la opción "Eliminar este mensaje" del menú desplegable de
acciones del propio correo.
Si queremos eliminar más de un correo o conversación, o todos los visibles
en la página actual del listado de correos de una carpeta, debemos utilizar
los checks para marcar aquellos que queramos, o el check del menú
superior para marcar todos los de la página, y a continuación el botón
"Eliminar".

Si eliminamos un correo por error, podemos recuperarlo de forma

inmediata, pulsando en enlace "Deshacer" que aparece en el mensaje de
confirmación de la eliminación, o desde la carpeta "Papelera" (durante los 30
días siguientes a su eliminación), accediendo al correo y moviéndolo a
alguna carpeta con el botón "Mover a".
Si queremos eliminar un correo de forma definitiva sin dejarlo los 30 días en
la papelera, podemos seleccionarlo desde la carpeta "Papelera", o abrirlo, y
clicar en el botón "Eliminar definitivamente".

Si queremos vaciar la papelera por completo, sólo tenemos que pulsar el

enlace "Vaciar la papelera ahora". Se eliminarán de forma definitiva todos
los correos que estuviesen en la papelera, siendo imposible ya recuperarlos.
Marcar como leído/no leído
Gmail permite poder volver a marcar como no leídos correos que ya hemos
leído, o marcar como leídos correos que no hemos leído.
Para marcar tus correos como leídos, sólo tienes que seleccionar los correos
que queramos con los checks en el listado de correos, pulsar el botón
"Macar como leído".

Para marcar tus correos como no leídos, sólo tienes que seleccionar los
correos que queramos con los checks en el listado de correos (o abrir el
correo), pulsar el botón "Más", y clicar sobre la opción "Marcar como no
leído".

Marcar como importante

En Gmail existe una etiqueta predefinida llamada "Importantes". Su objetivo,
como ya indica su nombre, es que podamos marcar aquellos correos que
consideremos importantes por algún motivo, y poder tenerlos todos
agrupados en esa carpeta.
Para etiquetar un correo como importantes tan sólo tenemos que activar el
"marcador de importancia" que se encuentra justo al lado del asunto cuando
abrimos el correo.

Cuando lo activamos, el marcador se vuelve amarillo, y el

correo/conversación aparecerán en la carpeta "Importantes". Si queremos
desmarcar un correo como importante, sólo tenemos que volver a pulsar el
marcador para desactivarlo, volviendo a quedarse en blanco.
Si no tenemos visible el "marcador de importancia", deberemos activar esta
funcionalidad desde la configuración. Para ello, pulsamos el botón
"Configuración" y la opción "configuración", y una vez en la pantalla de
configuración, accedemos a las pestaña "Recibidos" y buscamos la sección
"Marcadores de importancia". Aquí debemos activar la opción "Mostrar
marcadores" y pulsar el botón "Guardar cambios" al final de la pantalla.

Gmail analiza tus mensajes recién llegados y decide cuáles son

importantes según varios factores (cómo has tratado mensajes
similares antes, si te lo han enviado directamente a ti, según el
remitente,...), y los marca como importantes de forma automática.
El marcador de importancia también se utiliza para la
organización de la bandeja de entrada, para los tipos de bandejas
de entrada "Importantes primero" y "Prioritarios", que ya se han
descrito anteriormente en el apartado Organizar la Bandeja de
Entrada.

Añadir a las tareas

Gmail tiene integrada una pequeña aplicación de gestión de tareas, llamada
"Tareas", que también se encuentra integrada en Calendar. Es una
aplicación muy básica y sencilla, pero su manejo y gestión queda fuera de
los objetivos de este manual, por lo que no vamos a profundizar en ella. Sí
que vamos a comentar cómo acceder y crear tareas a partir de correos, para
aquellos que estén usándola o que quieran empezar a utilizarla. Si se desea
más información sobre esta herramienta, se puede consultar la ayuda de
Google.
Para acceder a Tareas tenemos que utilizar el desplegable ubicado en la
esquina superior izquierda de la pantalla de Gmail, y se nos abrirá una
pequeña ventana en la parte inferior derecha de la pantalla con la lista de
tareas que tengamos pendientes.

Si queremos añadir un correo/conversación como tarea a nuestra lista de

tareas, sólo tenemos que acceder a la conversación, pulsar el botón "Más"
del menú superior, y clicar sobre la opción "Añadir a las tareas". Se creará
una nueva tarea que ya aparecerá en el listado de tareas pendientes en la
ventana "Tareas". La tarea tendrá como título el asunto del correo, y además
tendrá un enlace al propio correo para que podamos consultarlo sólo con
clicarlo.
 Google a desarrollado otras aplicaciones más potentes para la
gestión de tareas, como son Keep y Now, por lo que el futuro de
Tareas parece un poco incierto.

Destacar
La funcionalidad "Destacar" o "Destacados" de Gmail es muy similar al
etiquetado o al marcador de importancia, con la diferencia de que dispone
de un botón/indicador "Estrella" de acceso rápido y muy visual para realizar
el etiquetado, y de que se pueden añadir varios colores de estrellas e incluso
otros iconos diferentes para que podamos realizar un destacado de los
correos más personalizado.
Para destacar un correo/conversación sólo tenemos que activar el indicador
de destacado (Estrella) que se encuentra a la izquierda del asunto en el
listado de correos de una carpeta. Si queremos des-destacarlo, simplemente
volveremos a pulsar la estrella y se desactivará. También podemos destacar
un correo que hayamos abierto desde el botón "Más", opción "Destacar".
Si queremos consultar todos los correos que hemos destacado podemos
clicar sobre la carpeta/etiqueta "Destacados" del árbol de carpetas de la
izquierda.

Desde la pantalla de configuración podemos añadir más colores de estrellas

u otros iconos para la funcionalidad de "Destacados". Para acceder
pulsamos el botón "Configuración" y la opción "Configuración", y en la
pestaña "General" se encuentra la sección "Estrellas", dónde podemos
activar o desactivar los diferentes colores e iconos, que luego tendremos
disponibles para realizar el destacado.

Crear Evento
Gmail está conectado también con la aplicación "Calendario", de forma que
podemos crear un nuevo evento en nuestro calendario a partir de un correo
o conversación.
Para realizar esta acción, desde la ventana de lectura del correo, pulsamos
el botón "Más" y la opción "Crear Evento". Se abrirá una nueva pestaña del
navegador con la aplicación "Calendar", mostrando el formulario de creación
de evento para que revisemos y editemos el evento antes de guardarlo.

Como comprobareis, al crear un evento desde una conversación de Gmail,

ya tendrá precargada toda la información procedente de la conversación:
 Título: el asunto del correo/conversación
 Descripción: Todo el texto de los correos que formen la conversación.
 Invitados: Todos los usuarios participantes (destinatarios y
remitentes) de la conversación.

Para crear el evento, una vez completados el resto de datos (fecha, hora,
lugar,...) sólo se tendrá que pulsar el botón "Guardar".
Filtrar Mensajes como éste / similares
Esta acción nos permite crear de forma automática un filtro de búsqueda por
el mismo remitente del correo que tengamos seleccionado o abierto, como
ya se ha explicado en el apartado Buscar correos de este manual.
Para ejecutar este filtrado automático debemos pulsar el botón "Más" del
menú superior y a continuación la opción "Filtrar mensajes similares", o
también, si ya tenemos abierto el correo, desde el botón "Más" del propio
correo (flecha desplegable), la opción "Filtrar mensajes como éste".

Se abrirá la ventana de la búsqueda avanzada con el filtro "De" ya

precargado.

Silenciar
¿Alguna vez has participado en una conversación interminable? Si formas
parte de una conversación de mensajes muy larga e irrelevante, puedes
 silenciarla para evitar que los próximos mensajes lleguen a "Recibidos". Al
silenciar una conversación, sus mensajes nuevos se archivarán
directamente, sin pasar por la bandeja de entrada, y se le asignará la
etiqueta "Silenciado".
Para silenciar una conversación debes clicar en el botón "Más" del menú
superior y seleccionar la opción "Silenciar". Las conversaciones silenciadas
sólo aparecerán en la bandeja de entrada si llega un mensaje de esa
conversación dirigido únicamente a tí, o si te han incluido en la línea "Para" o
"Cc" de un nuevo correo.

odos", o utilizando el filtro de búsqueda "is:unread", ya que los mensajes silenciados no se marcan como leídos, o el f

Si quieres dejar de silenciar una conversación que habías silenciado y que

sus futuros mensajes vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada, tienes
varias maneras de hacerlo:
 Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta
"Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en el botón "Más" del
menú superior y pulsa la opción "Dejar de silenciar".
 Selecciona la conversación (desde el listado de correos de la carpeta
"Todos" o del resultado de algún filtro), haz clic en la X de la etiqueta
"Silenciado" para eliminarla.
 Aunque hayas dejado de silenciar una conversación, como ésta
está archivada, no aparecerá en la bandeja de entrada (Recibidos)
hasta que no llegue un nuevo mensaje de la misma. Si quieres que
vuelva a la bandeja de entrada de forma inmediata, pulsa el botón
"Mover a Recibidos" del menú superior.

Añadir a Contactos
La aplicación Contactos está totalmente integrada en nuestro correo de
Gmail, es la libreta de direcciones donde guardamos nuestros contactos.
Esta integración nos permite realizar muchas acciones relacionadas con los
contactos de forma simple y ágil. Una de estas acciones es agregar un
remitente de correo como nuevo contacto en nuestra libreta de direcciones.
Para añadir un remitente a nuestra lista de contactos, simplemente debes
acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo
(flecha desplegable) y seleccionar la opción "Añadir .... a la lista de
contactos".
Iniciar Chat
Gmail está integrado también con la aplicación "Hangouts", por lo que nos
permite abrir un nuevo chat de Hangouts desde un correo con el destinatario
o remitente del mismo, siempre que éste tenga cuenta de Gmail.
Para abrir un chat de Hangouts directamente con el interlocutor de un correo
debes acceder al correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio
correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción "Iniciar chat con ". A
continuación se abrirá una nueva ventana de chat de Hangouts en la parte
inferior derecha donde podrás comenzar a escribirle a esa persona.

Si no nos aparece la opción de "Iniciar chat con ..." a pesar de

que sea una cuenta de Gmail, es porque no tenemos en nuestra
lista de contactos a este remitente, por lo que antes de poder
comenzar un chat con él, tendremos que añadirlo a nuestros
contactos, como se ha explicado en el punto anterior, Añadir a
Contatos.

Imprimir
La acción "Imprimir" no necesita mucha explicación, como os podéis
imaginar su función es imprimir el correo que estamos visualizando.
Realmente, lo que hace es mostrarnos una versión imprimible del correo en
una nueva ventana, que posteriormente deberemos imprimir ya con la
opción "Imprimir" del propio navegador.
Para obtener esta versión imprimible, debes acceder al correo/conversación,
pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la
opción "Imprimir". A continuación se abrirá una nueva ventana donde
podremos ver la versión imprimible del correo, y ya solamente deberemos
pulsar la opción "Imprimir" del navegador, normalmente estará en el menú
del botón derecho del ratón o en la barra de menú superior (en el caso de
Chrome, en el icono de menú situado en la esquina superior derecha).

También podemos imprimir una conversación completa, para ello debemos

pulsar el botón "Impresora" ubicado a la derecha de la línea de Asunto de la
conversación. Al pulsar este botón, como en el caso anterior, se generará la
versión imprimible de la conversación completa en una nueva ventana, y ya
solamente deberemos pulsar la opción "Imprimir" del navegador.
Traducir
La acción "Traducir" nos permite realizar una traducción instantánea de
cualquier correo, como si estuviésemos utilizando Traductor de Google, o la
propia herramienta de traducción de tiene el navegador Chrome.
Para traducir un correo debes acceder al correo/conversación, pulsar el
botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y seleccionar la opción
"Traducir Mensaje". A continuación nos aparecerá una barra de
herramientas de traducción en la parte superior del correo, donde podremos
seleccionar el idioma de destino al que queremos traducir nuestro correo.

Bloquear
La acción "Bloquear" es muy parecida a la de marcar como Spam, ya que
los correos del remitente que bloqueemos pasarán directamente a nuestra
carpeta Spam y no los veremos en Recibidos. La única diferencia es que si
lo marcamos como Spam, Google toma nota de esta información y puede
que considere los correos de este usuario como Spam aunque vayan
dirigidos a otros destinatarios.
Para bloquear a un usuario debes acceder al correo/conversación de ese
usuario, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha desplegable) y
seleccionar la opción "Bloquear a ...". Desde ese momento, los nuevos
correos que lleguen de ese remitente, pasarán automáticamente a la carpeta
Spam.
Cuando bloqueamos a un usuario, automáticamente se crea un filtro
especial donde se añade su dirección de correo, pero de una forma mucho
más sencilla y rápida. En el apartado Filtros se verá con más detalle la
creación y gestión de los filtros.

Si queremos desbloquear un usuario sólo tendremos que pulsar la opción

desbloquear del menú "Más", o bien, desde el menú "Configuración",
pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", pulsar la opción "desbloquear"
sobre el usuario bloqueado.
Denunciar suplantación de identidad
Si recibes un mensaje en el que te piden datos personales (contraseñas,
números de tarjetas de crédito, etc.), puedes denunciarlo por intento de
suplantación de identidad o phishing. Cuando denuncias un mensaje por
phishing, además de enviarse directamente a la carpeta de Spam, Google
examina ese correo, y en caso de confirmar que efectivamente es un intento
de phishing, lo registrará y lo considerará como Spam para todos los
usuarios de Gmail.
Para denunciar un correo por suplantación de identidad, debes acceder a
ese correo/conversación, pulsar el botón "Más" del propio correo (flecha
desplegable) y seleccionar la opción "Denunciar suplantación de identidad".
Gmail

Filtros
Los filtros es otra de las opciones más potentes que ofrece Gmail. Su
funcionalidad se asemeja a las reglas existentes en otros gestores de correo
de escritorio como Outlook. Los filtros se pueden utilizar para muchas
acciones, como asignar una etiqueta a tus mensajes, archivarlos,
eliminarlos, destacarlos o reenviarlos de forma automática.

Creación
La creación de filtros siempre se hace desde la ventana de búsqueda
avanzada, ya que el primer paso para definir un filtro es establecer los
criterios que deben cumplir los mensajes a los que se aplicará.

Los pasos para crear un filtro son:

1. Definir los criterios que tienen que cumplir los correos sobre los que
queremos aplicar el filtro, y pulsar el enlace "Crear un filtro con estos
criterios de búsqueda".
2. Seleccionar el tipo de acción que queremos hacer: Archivarlo, Marcar
como no leído, etiquetarlo, eliminarlo, ... Si queremos aplicar el nuevo
filtro sobre las conversaciones que ya tenemos en nuestra bandeja de
entrada, debemos activar el check "Aplicar el filtro también a las
conversaciones que cumplen los criterios".
3. Pulsar el botón "Crear filtro".

También podemos crear un filtro desde otros lugares, aunque realmente

siempre nos llevará a la ventana de búsqueda avanzada:
1. Desde un correo concreto: En el botón "Más" del menú superior o del
propio correo, si pulsamos la opción "Filtrar mensajes como éste /

Filtros 53
 similares" se cargará la búsqueda avanzada con los criterios
establecidos, y podremos utilizar el enlace "Crear un filtro con estos
criterios de búsqueda" para crear un filtro.
2. Desde el menú "Configuración": Si accedemos al menú
"Configuración", opción "Configuración", pestaña "Filtros y direcciones
bloqueadas", y en el apartado de filtros podemos utilizar el enlace
"Crear un filtro nuevo", que abrirá la ventana de la búsqueda
avanzada.

Puedes crear todos los filtros que necesites, pero sólo 20 de ellos pueden reenviar mensajes a otras direcciones.

Modificar y eliminar
Si queremos modificar o eliminar un filtro que tengamos creado, debemos
pulsar el botón "Configuración", la opción "Configuración", pestaña "Filtros y
direcciones bloqueadas", y en el apartado de filtros, podremos utilizar los
enlaces "editar" o "eliminar". Si pulsamos "editar" podremos volver a
configurar los criterios de búsqueda y las acciones a realizar, y si pulsamos
eliminar, nos pedirá una confirmación para eliminar el filtro.

Exportar/importar
Si quieres utilizar los filtros que tengas creados en otra cuenta o compartirlos
con un amigo, puedes exportar e importar filtros.
Para ello, debemos pulsar el botón "Configuración", la opción
"Configuración", pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas", y en el apartado
de filtros, podremos utilizar las acciones de exportar e importar.
Para exportar, sólo tenemos que seleccionar los filtros que queramos
exportar marcando su check correspondiente, y a continuación pulsar el
botón "Exportar". Se generará un fichero mailFilters.xml que se descargará.

Para importar, tenemos que pulsar el enlace "Importar filtros" y nos

aparecerá el botón "Seleccionar archivo" para localizar el fichero
mailFilters.xml en nuestro equipo, y el botón "Abrir archivo", que al clicarlo,
procesará e importará las reglas que hubiese en el archivo seleccionado.
Gmail

Configuración
La pantalla de Configuración de Gmail es muy extensa, en ella podemos
configurar y gestionar todas las características y funcionalidades de Gmail.
Sólo detallar cada una de estas opciones de configuración requeríria ya de
mucho más tiempo del programado para todo este curso completo, además,
de que la mayoría de las opciones no se modificarían o no serían de interés,
y de que escaparía al objetivo marcado para este curso de carácter básico.
Por ello, aquí sólo vamos a comentar algunas de las opciones, las más
interesantes y útiles para el trabajo diario con el correo electrónico.
Para acceder a la pantalla de configuración debemos pulsar el botón
"Configuración" (rueda dentada) ubicado a la derecha del menú superior, y a
continuación seleccionar la opción "Configuración".

Después de realizar cualquier cambio en la configuración, no debemos

olvidar pulsar el botón "Guardar cambios" que se encuentra al final de la
pantalla. Este paso suele olvidarse en muchas ocasiones porque, si no
estamos al final de la pantalla, no vemos el botón. Por este motivo, si
intentamos salir de la pantalla de Configuración después de realizar algún
cambio y sin haber pulsado el botón "Guardar cambios", Gmail nos avisa
con un mensaje para evitar que de forma accidental perdamos los cambios
realizados.

56 Configuración
Deshacer el envío
Ya se ha comentado la característica que tiene Gmail para poder deshacer
un envió de correo durante algunos segundos después de haberlo enviado,
evitando en muchas ocasiones enviar correos con errores o incompletos, a
destinatarios erróneos,... Para activar y desactivar esta característica, y
configurar el tiempo de cancelación, debes acceder a la pestaña "General"
de la pantalla de Configuración, y a la sección "Deshacer el envío".

Firma
Una de las partes indispensables de cualquier correo es la firma, y más aún
cuando se trata de un correo corporativo o de trabajo. Gmail permite añadir
una firma de forma automática a tus correos.
Para activar la firma automática y diseñar nuestra firma tenemos que
acceder a la pestaña "General" de la pantalla Configuración, y en la sección
"Firma" utilizar el editor para diseñar la firma que queramos (al utilizar el
editor, automáticamente se desactivará la opción "Sin firma"). Desde este
editor podemos introducir cualquier texto o imagen, y darle el formato que
más nos guste. Como ejemplo, puedes ver el diseño de nuestra firma en la
imagen inferior, donde hemos insertado dos imágenes, una con nuestra
identificación y logo de Eprinsa, y otra con el logo conmemorativo de los 25
años de Eprinsa.
No olvides pulsar el botón "Guardar cambios" ubicado al final de la pantalla.

Respuesta automática
Si no vas a usar tu cuenta de Gmail (por ejemplo, si te vas de vacaciones o
no vas a tener acceso a Internet durante un tiempo), puedes configurar una
respuesta automática para informar automáticamente a las personas que te
escriban de que no puedes contestarles en ese momento. Cuando alguien te
envíe un mensaje, recibirá un correo con la contestación que hayas escrito
en tu respuesta automática.
Para habilitar y configurar la respuesta automática debes acceder a la
pestaña "General" de la pantalla Configuración, y a la sección "Respuesta
automática". Selecciona "Respuesta automática habilitada", define el periodo
en el cual estará activa, el asunto y, mediante el editor, el texto de la
respuesta. Debajo del editor, tienes dos checks para restringir a quienes
enviar al respuesta automática, pudiendo elegir entre "Sólo a mis contactos"
y/o "Sólo a los usuarios de mi empresa" (sólo para disponible en "Gmail for
Work").
Gmail

Si tienes una firma de Gmail, esta aparecerá al final de tu

respuesta automática.

Hay que tener en cuenta algunas consideraciones respecto al

funcionamiento de la respuesta automática:
 La respuesta automática se activa a las 00:00 de la fecha de inicio
y se desactiva a las 23:59 de la fecha de finalización, a menos que
la inhabilites antes.
 La respuesta automática sólo se envía a cada persona la primera
vez que te escribe, excepto:
o Si una misma persona vuelve a escribirte al cabo de
cuatro días, y tu respuesta automática sigue habilitada,
volverá a recibirla.
o Si modificas tú respuesta automática.
o No se enviará la respuesta automática a los mensajes
etiquetados como spam ni a los dirigidos a las listas
de distribución a las que estés suscrito.

Delegación del correo

Si necesitas conceder acceso a un ayudante para gestionar y responder tus
correos, o si necesitas compartir el acceso a tu bandeja de entrada
temporalmente mientras estás ausente, de vacaciones o de baja, Gmail
dispone de la funcionalidad "Delegación de correo".
Los delegados pueden:
 Enviar correos o responder los que hayas recibido. Cuando envían
un mensaje, su nombre aparece junto al tuyo. Por ejemplo: el
destinatario verá que el remitente es "Tu nombre (enviado por
<nombre del delegado>)".
 Leer mensajes que te han enviado.
 Eliminar mensajes que te han enviado.
 Gestionar tus contactos.
Pero sin embargo, los delegados no pueden:
 Chatear con otra persona haciéndose pasar por ti.
 Cambiar tu contraseña de Gmail.
 Cambiar la configuración de tu cuenta de Gmail.

Si usas Gmail con una cuenta de empresa (Gmail for Work), puedes añadir
hasta 25 delegados. Para una cuenta de Gmail particular, el máximo número
de delegados es 10.

Configuración 59
Para añadir un nuevo delegado debes acceder a la pestaña "Cuentas" de la
pantalla Configuración, y en el apartado "Conceder acceso a tu cuenta", haz
clic en "Añadir otra cuenta". Escribe la dirección de correo electrónico de la
persona que quieras añadir. Haz clic en Siguiente paso a continuación
Enviar correo para conceder el acceso. La persona que has añadido recibirá
un correo con la invitación para que confirme la delegación (la invitación
caduca al cabo de una semana). Una vez que lo haya hecho, aparecerá en
tu cuenta como delegada en un plazo máximo de 24 horas. Debajo del
enlace "Añadir otra cuenta" puedes seleccionar si quieres que los mensajes
se marquen como leídos cuando los abran los delegados, o dejarlos como
no leídos hasta que no los leas tú.

Para eliminar un delegado, tan sólo tenemos que pulsar el enlace "eliminar"
que aparece a la derecha del usuario en la lista de delegados.

Si usas Gmail con una cuenta de empresa, es posible que se haya

restringido la delegación del acceso a otras cuentas. Si no ves esta
opción, consulta a tu administrador.
Gmail

Añadir otras cuentas remitentes

Gmail te permite enviar mensajes poniendo como remitentes direcciones de
correo electrónico distintas de la tuya de Gmail. Con esta función puedes
administrar varias cuentas desde la interfaz de Gmail si eres el propietario
de la cuenta de correo electrónico vinculada a la dirección alternativa. Si
quieres enviar correos con otro nombre de usuario de Gmail, tienes que
registrarte en esa dirección.
Para añadir una nueva cuenta, desde el apartado "Enviar correo como" de la
pestaña "Cuentas" de la pantalla Configuración, haz clic en "Añadir otra
dirección de correo tuya".

A continuación se abrirá una nueva ventana donde tendrás que escribir tu

nombre y tu dirección de correo alternativa, y decidir si quieres tratar como
un alias o no esta nueva cuenta (consulta el siguiente apartado,
"Funcionamiento de la opción Tratar como un alias", para conocer las
características de esta funcionalidad). Una vez completada esta información
pulsaremos el botón "Siguiente paso >>".

Dependiendo del tipo de cuenta de que se trate, necesitaremos introducir

más o menos datos:
 Si se trata de una cuenta de correo externa (no gmail), es necesario
que indiques el servidor SMTP, tu nombre de usuario de ese dominio,
tu contraseña para esa cuenta, y, posiblemente, también tengas que
configurar los puertos o la conexión segura SSL (si necesitas estos

Configuración 61
 datos, dirígete a tu otro proveedor de servicios de correo externo).
Una vez completados estos datos, haz clic en "Añadir cuenta >>".

 Si se trata de una cuenta de correo interna (gmail), en la siguiente

ventana sólo tendrás que pulsar el botón "Enviar verificación".

Por último, abre tu otra cuenta de correo electrónico y haz clic en el enlace
del mensaje enviado por Gmail o escribe el código de confirmación en el
apartado "Cuentas" de tu configuración de Gmail.

Funcionamiento de la opción "Tratar como un alias"

En la siguiente tabla se recogen las características que aplicarían activando

o desactivando la opción "Tratar como un alias" en las cuentas remitentes.

"Tratar como un alias" activado "Tratar como un alias" desactivado

Los mensajes que envíes a una
dirección de Enviar mensaje como
se muestran como no leídos en tu
bandeja de entrada.
Los mensajes que envíes a una
dirección de Enviar mensaje como
también se muestran en Enviados.
Los mensajes que recibas de una
dirección de Enviar mensaje como
también se muestran en Enviados.
Si recibes un mensaje desde una
dirección de Enviar mensaje como
y haces clic en "Responder", en el
campo "Para:" se incluirá tu
dirección principal.
Los mensajes que envíes a una
dirección de Enviar mensaje como no
aparecen en tu bandeja de entrada.
Los mensajes que envíes a una
dirección de Enviar mensaje como
también se muestran en Enviados.
Los mensajes que recibas de una
dirección de Enviar mensaje como
también se muestran en Enviados.
Si recibes un mensaje desde una
dirección de Enviar mensaje como y
haces clic en "Responder", en el
campo "Para:" se incluirá la dirección
del remitente.
 Si recibes un mensaje de un grupo
que utiliza la misma dirección que
has indicado en Enviar mensaje
como y haces clic en "Responder
a todos", el campo "Para:" no
incluirá la dirección del grupo que
envió el mensaje.
Si recibes un mensaje de un grupo
que utiliza la misma dirección que
has indicado en Enviar mensaje
como y haces clic en "Responder a
todos", el campo "Para:" incluirá la
dirección del grupo que envió el
mensaje.

Ejemplo:
Juan es el asistente personal de María. A menudo tiene que enviar correo
electrónico en nombre de María y utiliza Enviar mensaje como para enviar
correos electrónicos con su cuenta juan@tuempresa.com como si fuera
María desde su cuenta maria@tuempresa.com. Como Juan y María se
suelen enviar correo electrónico, a Juan le resulta muy lioso encontrar como
no leídos en su etiqueta/bandeja Recibidos los correos que le envía a María.
Asimismo, cuando Juan responde a los mensajes de María, en el campo
"Para:" aparece la dirección de correo electrónico principal de Juan.
En este caso, Juan debería desactivar el check Tratar como un alias. Al
desactivar este ajuste, los correos electrónicos que Juan envía a María
aparecerán en la etiqueta/bandeja Enviados de Juan, pero no en su bandeja
de entrada. Asimismo, cuando escriba una respuesta a un mensaje de
María, en el campo "Para:" se mostrará la dirección de correo electrónico
principal de María.

Reenvío automático
Gmail permite reenviar todos o parte de los correos recibidos a otras cuentas
de correo.
Para activar el reenvío de todos los correos recibidos tendrás que realizar
dos pasos:
1. Añadir la dirección de reenvío (puedes añadir las que quieras): Para
ello, debes acceder a la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP" de la
pantalla Configuración, y en el sección "Reenvío", haz clic en "Añadir
una dirección de reenvío". A continuación se abrirá una nueva
ventana donde tendrás que introducir la dirección de correo
electrónico a la que quieres reenviar los mensajes, y pulsar el botón
"Siguiente". En ese momento, se abrirá una nueva ventana donde
tendrás que confirmar la dirección de reenvío pulsando el botón
"Continuar", y Gmail enviará un mensaje de verificación a esa
dirección. Tendrás que clicar en el enlace de verificación del correo
que has recibido en la cuenta de reenvío.
2. Activar y configurar el reenvío (sólo puedes activar uno): Vuelve a la
página de Configuración, a la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP",
y activa "Reenviar una copia del correo entrante a". A continuación
selecciona la cuenta de reenvío que quieres utilizar en el desplegable,
y lo qué quieres hacer con la copia de Gmail de tus mensajes en el
siguiente desplegable. Las opciones son:
a) Conservar la copia en Recibidos (opción recomendada)
b) Marcar la copia como leída
c) Archivar la copia
d) Eliminar la copia
 No olvides hacer clic en el botón "Guardar cambios" situado al final de
la página.

Si lo que necesitas es reenviar sólo algunos de tus correos, crea un filtro

de reenvío. Puedes obtener más información sobre filtros en el apartado
Filtros de este manual.

Los mensajes de spam no se incluyen en el reenvío de correo

nuevo.
Gmail

Créditos del Manual

El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de
la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y
fue terminado y preparado para su distribución el día 3 de abril de 2018.
Para obtener una copia, puede dirigirse utilizar nuestro servicio de Atención
al cliente "Eprinsa Responde" (vía web https://responde.eprinsa.es o Telef.:
957-62-21-20), o solicitarlo por correo electrónico a la dirección
formacion@eprinsa.es.
Los usuarios también tienen a su disposición en el Campus Virtual de
Eprinsa (http://campus.eprinsa.es), un apartado de Preguntas Frecuentes
que habitualmente se resuelven en el Dpto. de Formación y otro apartado de
Manuales donde encontrar diversos manuales sobre Ofimática y las
aplicaciones desarrolladas por Eprinsa.

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