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UNIDAD DOS

REGISTRO DE TRANSACCIONES FINANCIERAS

PRESENTACION

Las empresas, independientemente de su constitución legal o actividad,


realizan un sinnúmero de TRANSACCIONES económicas, que constituyen el
punto de partida del registro de la información contable, esto es, eventos
económicos con sus clientes y proveedores: venden mercancías, prestan
servicios, adquieren materiales, obtienen recursos financieros, etc.

Para que un hecho económico se pueda registrar en el sistema de información


contable se debe poder expresar en términos monetarios y estas transacciones
tienen efectos sobre la ecuación contable.

El Plan Único de Cuentas es el mecanismo que propende por un registro


uniforme de las operaciones económicas efectuadas por los entes económicos
como medio para garantizar la transparencia de la información contable y por lo
tanto su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

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OBJETIVOS

1. Comprender el procedimiento de los asientos contables.

2. Identificar el manejo de los libros de diario y mayor.

3. Comprender el procedimiento de elaboración de estados financieros, en


especial del balance general y del estado de resultados.

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REGISTRO DE TRANSACCIONES FINANCIERAS

LO QUE DEBEMOS COMPRENDER

1. ECUACIÓN CONTABLE.

El total del activo es igual al pasivo más el patrimonio, es decir, los recursos
(activos) propiedad de la empresa provienen de dos (2) fuentes de financiación:
los acreedores (pasivos) y los propietarios (patrimonio).

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

1.1. LAS TRANSACCIONES Y LA ECUACIÓN CONTABLE.

Las empresas, independientemente de su constitución legal o actividad,


realizan un sinnúmero de TRANSACCIONES económicas, que constituyen el
punto de partida del registro de información contable, esto es, eventos
económicos con sus clientes y proveedores: venden mercancías, prestan
servicios, adquieren materiales, obtienen recursos financieros, etc.

Para que un hecho económico se pueda registrar en el sistema de información


contable se debe poder expresar en términos monetarios y estas transacciones
tienen efectos sobre la ecuación contable.

ILUSTRACIÓN.

Asesorías TAMAYO LTDA., dispone de la siguiente información al 31 de


diciembre:

Bancos (A) $150.000


Equipos (A) 420.000
Deudores (A) 380.000
Suministros (A) 810.000
Obligaciones financieras (Ps) 305.000
Proveedores (Ps) 615.000

ACTIVO (A) = PASIVO (Ps) + PATRIMONIO (Pt) (*)


$1.760.000 = $920.000 + $840.000
(*) = calculado por diferencia del activo - pasivo.

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BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE
ASESORÍAS TAMAYO LTDA.
ACTIVO PASIVO
Bancos $150.000 Obligaciones financieras $305.000
Deudores 380.000 Proveedores 615.000
Suministros 810.000 Total pasivos 920.000
Equipos 420.000 Patrimonio
Capital social 840.000
Total activos 1.760.000 Total pasivo y patrimonio 1.760.000

Asesorías TAMAYO LTDA., el 05 de enero admite un nuevo socio, el cual aporta


un equipo valorado en $900.000

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


$900.000 = 0.000 + $900.000

ASESORÍAS TAMAYO LTDA.


BALANCE GENERAL
ENERO 05
ACTIVO PASIVO
Bancos $150.000 Obligaciones financieras $305.000
Deudores 380.000 Proveedores 615.000
Suministros 810.000 Total pasivos 920.000
Equipos 1.320.000 Patrimonio
Capital social 1.740.000
Total activos 2.660.000 Total pasivo y patrimonio 2.660.000

El 08 de enero la empresa cancela $40.000 a los proveedores haciendo uso del


efectivo disponible en cuenta corriente.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


- $40.000 = - $40.000 + 0.000

ASESORÍAS TAMAYO LTDA.


BALANCE GENERAL
ENERO 08
ACTIVO PASIVO
Bancos $110.000 Obligaciones financieras $305.000
Deudores 380.000 Proveedores 575.000
Suministros 810.000 Total pasivos 880.000
Equipos 1.320.000 Patrimonio
Capital social 1.740.000
Total activos 2.620.000 Total pasivo y patrimonio 2.620.000

En enero 12, adquiere un equipo por $300.000, pagando $50.000 de contado y


el resto a crédito respaldado en una letra de cambio.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

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$300.000 - $50.000 = $250.000 + 0.000
ASESORÍAS TAMAYO LTDA.
BALANCE GENERAL
ENERO 12
ACTIVO PASIVO
Bancos $60.000 Obligaciones financieras $305.000
Letras por pagar 250.000
Deudores 380.000 Proveedores 575.000
Suministros 810.000 Total pasivos 1.130.000
Equipos 1.620.000 Patrimonio
Capital social 1.740.000
Total activos 2.870.000 Total pasivo y patrimonio 2.870.000

El 14 de enero la empresa cobra en efectivo la mitad de las cuentas pendientes


de los clientes.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


+$190.000 - $190.000 = 0.000 + 0.000

ASESORÍAS TAMAYO LTDA.


BALANCE GENERAL
ENERO 14
ACTIVO PASIVO
Bancos $250.000 Obligaciones financieras $555.000
Deudores 190.000 Proveedores 575.000
Suministros 810.000 Total pasivos 1.130.000
Equipos 1.620.000 Patrimonio
Capital social 1.740.000
Total activos 2.870.000 Total pasivo y patrimonio 2.870.000

El 19 de enero presta servicios a sus clientes por $420.000 y consume


suministros de oficina por $230.000. Los servicios prestados son pagados de
contado.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


+$420.000 - $230.000 = 0.000 + ($420.000 - $230.000) Estado de resultados.

ASESORÍAS TAMAYO LTDA.


BALANCE GENERAL
ENERO 19
ACTIVO PASIVO
Bancos $670.000 Obligaciones financieras $555.000
Deudores 190.000 Proveedores 575.000
Suministros 580.000 Total pasivos 1.130.000
Equipos 1.620.000 Patrimonio
Capital social 1.740.000
Utilidad del ejercicio 190.000
Total activos 3.060.000 Total pasivo y patrimonio 3.060.000

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1.2. PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC).

El PUC propende por un registro uniforme de las operaciones económicas


efectuadas por los entes económicos como medio para garantizar la
transparencia de la información contable y por lo tanto su claridad, confiabilidad
y comparabilidad.

El PUC debe ser observado por los comerciantes, con excepción de los
sectores cooperativo, financiero y asegurador, para quienes se señalan planes
de cuentas especiales.

Para identificar las cuentas se emplea el sistema de codificación decimal, por


cuanto permite implantar las operaciones en forma manual, mecánica o
computarizada.

El PUC quedo conformado por un catálogo de cuentas, así como los códigos
numéricos indicativos de cada cuenta y su denominación.

El catálogo se ordena por clases, grupos, cuentas, subcuentas y auxiliares.

Relación Dígitos que le corresponden


Clase El primer dígito
Grupo Los dos primeros dígitos
Cuenta Los cuatro primeros dígitos
Subcuenta Los seis primeros dígitos
Auxiliares A partir del séptimo dígito según las
necesidades del ente económico.

Las clases son las siguientes:

Balance general:
Clase 1: Activo
Clase 2: Pasivo
Clase 3: Patrimonio

Estado de resultados:
Clase 4: Ingresos
Clase 5: Gastos
Clase 6: Costo de ventas
Clase 7: Costos de producción o de operación

De orden:
Clase 8: Cuentas de orden deudoras
Clase 9: Cuentas de orden acreedoras.

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ILUSTRACIÓN DE CÓDIGOS Y DENOMINACIÓN DE CUENTAS
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE PROPOSITO GENERAL.

Código Denominación Nivel


1 Activo Clase
11 Disponible Grupo
1105 Caja Cuenta
110505 Caja general Subcuenta
110515 Cajas menores Subcuenta
1110 Bancos Cuenta
111005 Moneda nacional Subcuenta
15 Propiedades, planta y equipo Grupo
1504 Terrenos Cuenta
1516 Construcciones y edificaciones Cuenta
1520 Maquinaria y equipo Cuenta
1524 Equipo de oficina Cuenta
1592 Depreciación acumulada Cuenta
2 Pasivo Clase
21 Obligaciones financieras Grupo
2105 Bancos nacionales Cuenta
210505 Sobregiros Subcuenta
25 Obligaciones laborales Grupo
2505 Salarios por pagar Cuenta
2510 Cesantías consolidadas Cuenta
3 Patrimonio Clase
31 Capital social Grupo
3105 Capital suscrito y pagado Cuenta
32 Superávit de capital Grupo
3210 Donaciones Cuenta
33 Reservas Grupo
3305 Reservas obligatorias Cuenta
330505 Reserva legal Subcuenta
4 Ingresos Clase
41 Operacionales Grupo
4120 Industrias manufactureras Cuenta
4175 Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas Cuenta
42 No operacionales Grupo
4210 Financieros Cuenta
421005 Intereses Subcuenta
5 Gastos Clase
51 Operacionales de administración Grupo
5105 Gastos de personal Cuenta
510506 Sueldos Subcuenta
510530 Cesantías Subcuenta
6 Costos de ventas Clase
61 Costos de ventas y de prestación de servicios Grupo
6120 Industrias manufactureras Cuenta
612068 Elaboración de equipo de oficina Subcuenta

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ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL.

BALANCE GENERAL. Es el estado financiero que muestra razonablemente la


situación financiera de una empresa a una fecha de corte. Son elementos del
balance general los activos, los pasivos, el patrimonio y las cuentas de orden.

CUENTA. Elemento de la contabilidad que se utiliza para el registro de


transacciones. Medio para almacenar información en el sistema contable.

ACTIVO. Es la representación financiera de un recurso obtenido por un ente


económico, como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se esperan
beneficios económicos futuros para la empresa. El activo comprende los
siguientes grupos de cuentas:

DISPONIBLE: caja, bancos, cuentas de ahorro y fondos.


INVERSIONES: activos financieros y títulos valores, es decir, documentos que
generan ingresos.
DEUDORES: cuentas y documentos para cobrar que representan derechos a
reclamar.
INVENTARIOS: materia prima, productos en proceso y productos terminados.
PROPIEDADES: planta y equipo, esto es, bienes tangibles utilizados para el
logro del objeto social.
INTANGIBLES: careciendo de forma física ofrecen un derecho o privilegio
(good will - prima).
DIFERIDOS: gastos anticipados que se amortizan durante un período
estimado.
OTROS ACTIVOS: bienes de arte, cultura, derechos sucesoriales, bienes
recibidos en pago.
VALORIZACIONES: los activos no monetarios son susceptibles de adquirir un
mayor valor nominal.

PASIVO: es la representación de una obligación presente con terceros


proveniente de eventos pasados, por lo cual en el futuro se deberá transferir
recursos. Comprende los siguientes grupos de cuentas:

OBLIGACIONES FINANCIERAS: dinero recibido en mutuo, sobregiros,


pagarés, cartas de crédito.
PROVEEDORES Y CUENTAS POR PAGAR: documentos y cuentas por pagar
por la adquisición de bienes y servicios.
IMPUESTOS (gravámenes): impuesto de renta y complementarios, de industria
y comercio, IVA, predial y regalías.
OBLIGACIONES LABORALES: contratos de trabajo.

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PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES: valores para cubrir probables
pérdidas.
DIFERIDOS: dinero recibido por anticipado por intereses, comisiones,
arrendamientos.
OTROS PASIVOS: fondos sociales.
BONOS Y PAPELES COMERCIALES: captación de ahorro de terceros

PATRIMONIO: es la representación de una obligación presente con los dueños


de la empresa. Incluye los siguientes grupos de cuentas:

CAPITAL SOCIAL: aportes de los dueños, en dinero, especie o trabajo.


SUPERÁVIT DE CAPITAL: mayor valor pagado sobre el valor nominal de los
aportes.
RESERVAS: recursos retenidos de las utilidades.
REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO: efecto de la pérdida del poder
adquisitivo de la moneda.
DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES: utilidades capitalizables.
RESULTADOS DEL EJERCICIO Y DE EJERCICIOS ANTERIORES: utilidades
o pérdidas generadas durante un período y periodos anteriores.
SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES: ajuste con base en el porcentaje de
ajuste del año gravable (PAAG).

CUENTAS DE ORDEN: reflejan hechos o circunstancias de las cuales se


pueden generar derechos u obligaciones que afectan la situación financiera de
la empresa. Incluye los siguientes grupos:
Cuentas de orden deudoras.
Cuentas de orden acreedoras.

Para efectos de ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL BALANCE, los activos se


clasifican en corrientes y no corrientes. Los corrientes agrupan aquellos activos
que representan efectivo, que se van a convertir en efectivo o se van a vender
en un período menor de un año, tales como el activo disponible, las inversiones
temporales y los inventarios. Los activos no corrientes están representados por
los demás grupos de activos.

El pasivo también se agrupa en corriente o exigible, es decir, obligaciones que


se deben cubrir en un período menor de un año y en pasivos a largo plazo,
cuya exigibilidad es superior a un año.

ESTRUCTURA (CATÁLOGO) DEL BALANCE GENERAL.

ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE: caja, bancos, fondos.
INVERSIONES: acciones, bonos, cédulas.

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DEUDORES: clientes, empleados, socios, cuentas comerciales, ingresos por
cobrar.
INVENTARIOS: materias primas, productos en proceso, productos terminados,
mercancías no fabricadas.
TOTAL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO FIJO
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: terrenos, construcciones en curso,
edificaciones, maquinaria y equipo, (depreciación acumulada).
TOTAL ACTIVO FIJO

OTROS ACTIVOS
INTANGIBLES: cupo de crédito mercantil, marcas, patentes, amortización
acumulada, bienes de arte y cultura.
VALORIZACIONES: de inversiones, de propiedad, planta y equipo.
TOTAL OTROS ACTIVOS
TOTAL ACTIVOS

PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS: bancos, corporaciones financieras,
corporaciones de ahorro y vivienda.
OBLIGACIONES COMERCIALES PROVEEDORES: nacionales y del exterior.
OLIGACIONES COMERCIALES ACREEDORES: a contratistas, costos y
gastos por pagar, retenciones y aportes de nómina.
OBLIGACIONES FISCALES: impuesto de renta y complementarios, IVA,
retención en la fuente.

OBLIGACIONES LABORALES: salarios por pagar, cesantías consolidadas,


prestaciones legales y extralegales.
TOTAL DEL PASIVO CORRIENTE

PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES: para costos y gastos, obligaciones


laborales, obligaciones fiscales.
DIFERIDOS: ingresos recibidos por anticipado, impuestos diferidos.

OTROS PASIVOS: anticipos y avances recibidos, depósitos recibidos.


BONOS Y PAPELES COMERCIALES: bonos en circulación, papeles
comerciales.
TOTAL PASIVOS

PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL: capital suscrito y pagado, acciones propias readquiridas.
SUPERÁVIT DE CAPITAL: prima en colocación de acciones, donaciones.
RESERVAS: obligatorias, estatutarias y ocasionales.

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REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO: ajustes por inflación.
DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES: utilidades de ejercicios
anteriores, Utilidades del presente ejercicio.
SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES: de inversiones, de propiedades, planta
y equipo, de otros activos.
TOTAL PATRIMONIO

ESTADO DE RESULTADOS.

Muestra el resultado neto de utilidad o pérdida, proveniente de las operaciones


efectuadas por una empresa durante un período determinado.

Compara todos los ingresos con los egresos y si los primeros son superiores,
se presenta utilidad.

Con el fin de obtener los ingresos operacionales netos, de los ingresos brutos
se deben deducir por separado las devoluciones.

El estado de resultados se inicia con la cuenta de ingresos provenientes de la


venta de los bienes o servicios. De los ingresos se restan los gastos originados
en la producción, administración y venta de esos bienes o servicios. Se
incluyen también otros ingresos y gastos que no están relacionados con las
operaciones de la empresa, y se deducen los impuestos sobre la renta para
determinar el resultado neto del período.

Las empresas comerciales presentan una cuenta denominada “costo de ventas


y de prestación de servicios” (costo de mercancía vendida).

Inventario inicial de mercancías no fabricadas por la empresa


+ Compras de mercancías
- Devoluciones en compras
+ Transporte, fletes y acarreos en compras
= Compras totales
- Inventario final de mercancías no fabricadas por la empresa
= Costo de ventas y de prestación de servicios.

ESTRUCTURA (catálogo) DE CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS.


EMPRESA DE SERVICIOS. EMPRESA COMERCIAL

INGRESOS OPERACIONALES. INGRESOS OPERACIONALES


Prestación de servicios Comercio al por mayor y al por
menor
GASTOS OPERACIONALES. - Devoluciones en ventas
DE ADMINISTRACIÓN: - Costo de ventas y de prestación de
servicios
De personal

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Arrendamientos = Utilidad bruta en ventas
Seguros
Servicios GASTOS OPERACIONALES
Depreciaciones DE ADMINISTRACIÓN:
DE VENTAS De personal
De personal Arrendamientos
Arrendamientos Seguros
Impuestos Servicios
Seguros Depreciaciones
Total gastos operacionales
DE VENTAS
UTILIDAD OPERACIONAL De personal
Arrendamientos
INGRESOS NO OPERACIONALES Impuestos
Financieros Seguros
Arrendamientos Total gastos operacionales

GASTOS NO OPERACIONALES UTILIDAD OPERACIONAL


Financieros
Pérdida en venta y retiro de bienes INGRESOS NO OPERACIONALES
Ajustes por inflación Financieros
Ajustes por inflación
UTILIDAD NETA NO OPERACIONAL
GASTOS NO OPERACIONALES
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS Financieros
Impuesto de renta y complementarios Pérdida en venta y retiro de bienes

UTILIDAD NETADEL EJERCICIO. UTILIDAD NETA NO


OPERACIONAL

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS


Impuesto de renta y complementarios
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO

2. NORMAS PARA REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD.

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, los cuales


deben estar fechados y autorizados por quienes los elaboran. Dichos soportes
deben acompañarse a los respectivos comprobantes de contabilidad,
debiéndose archivar en orden cronológico para que posibiliten su verificación.

Los comprobantes deben enumerarse consecutivamente, indicando el día de


su preparación, su origen, descripción, valor de la operación e indicar las
cuentas afectadas.

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EL PROCESO DE RECOLECCIÓN, ORGANIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS HECHOS
ECONÓMICOS CONSTITUYE EL SISTEMA CONTABLE. Para el tratamiento contable
de estos hechos, existe una serie de libros que permiten un adecuado flujo de
información y facilita la obtención de datos para elaborar los estados
financieros. El ente económico debe llevar los libros auxiliares necesarios para
conocer las transacciones individuales, establecer sus activos y obligaciones
derivadas de sus actividades, conocer los códigos o series cifradas que
identifiquen las cuentas y cumplir las exigencias legales existentes. El ente
económico debe conservar los medios para la consulta y reproducción de los
asientos contables. En los libros se debe anotar el número y la fecha de los
comprobantes de contabilidad que los respalden.

La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema


de partida doble, en libros registrados, de manera que suministren una historia
clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante.

En los libros de contabilidad está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se


refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los


asientos o a continuación de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

2.1. LIBRO DIARIO.

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito

FECHA: indica la fecha en que se realizó la transacción, año, mes y día.

DETALLE: indica las cuentas que se afectaron con cada transacción. Incluye
una breve explicación.

PARCIALES: cuando la cuenta es afectada por más de un valor, se deben


colocar subtotales en esta columna.

DÉBITO: muestra el total de las cuentas que se debitan.

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CRÉDITO: muestra el total de las cuentas que se acreditan.
El manejo de las columnas DÉBITO y CRÉDITO se rige por las siguientes reglas:

 El aumento en una cuenta del activo se registra en el débito.

 Una disminución en una cuenta del activo se registra en el crédito.

 Un aumento en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra en el crédito.

 Una disminución en una cuenta del pasivo o patrimonio se registra al débito.

 Un gasto incurrido se registra en el débito.

 Un ingreso se registra en el crédito.

Regla Débito Crédito


Aumento en el activo X
Disminución en el activo X
Aumento en el pasivo X
Disminución en el pasivo X
Aumento en el patrimonio X
Disminución en el patrimonio X
Creación de un gasto X
Creación de un ingreso X

ILUSTRACIÓN.

Seinsa Ltda., inició actividades el primero de febrero mediante aportes en


efectivo de dos (2) socios por valor de $150.000 c/u. Adicionalmente la
empresa realizó las siguientes transacciones durante el mes:
Febrero 02 Pagó $30.000 por el arriendo de febrero.
Febrero 11 Bancolombia concedió un préstamo a la empresa por $200.000.
Febrero 13 Adquirió equipo por $100.000, pagó $20.000 y firmó una letra por
el saldo.
Febrero 15 Canceló sueldos por $100.000 correspondientes a la primera
quincena
Febrero 21 La empresa prestó servicios eléctricos por $240.000 a dos (2)
Clínicas. De la Clínica las Américas recibió $80.000 en efectivo.
La Clínica Medellín pagó en efectivo $40.000 y quedó debiendo
$120.000
Febrero 27 Prestó servicios eléctricos a la empresa El Termostato por
$160.000, $80.000 de contado y crédito por el resto.
Febrero 28 La empresa pagó servicios públicos por $12.000, adicionalmente
liquidó y canceló sueldos por $140.000.

30
Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Feb 01 Bancos $300.000
Aportes capital socio 1 $150.000
Aportes capital socio 2 150.000
Capital social $300.000

Feb 02 Gastos arrendamiento 30.000


Bancos 30.000
Feb 11 Bancos 200.000
Obligación financiera 200.000
Feb 13 Equipo 100.000
Bancos 20.000
Letra (documentos) por pagar 80.000
Feb 15 Gastos personal. Sueldos 100.000
Bancos 100.000
Feb 21 Bancos 120.000
Clínica Las Américas 80.000
Clínica Medellín 40.000
Servicios por cobrar Clínica Medellín 120.000
Ingresos operacionales 240.000
Clínica Las Américas 80.000
Clínica Medellín 160.000
Feb 27 Bancos 80.000
Servicios por cobrar El Termostato 80.000
Ingresos operacionales 160.000
Feb 28 Gastos servicios públicos 12.000
Gastos personal. Sueldos 140.000
Bancos 152.000
---------- ----------------------------------------------------- ------------- -------------- --------------
Total 1.282.000 1.282.000

2.2. LIBRO MAYOR.

Los cambios que tienen las cuentas durante un período se registran en el libro
mayor. Los cambios que originan las transacciones se traducen en aumentos o
disminuciones en las cuentas, las cuales proporcionan la información necesaria
para la preparación de los estados financieros. El sistema de información
contable exige un registro para cada cuenta de los estados financieros, por
ejemplo, obligaciones financieras. Esta cuenta debe mostrar los aumentos por
préstamos obtenidos y las disminuciones por cancelaciones parciales o totales
de los mismos. El registro que se emplea para asentar los cambios recibe el
nombre de CUENTA. El libro mayor está conformado por el conjunto de cuentas.

Una cuenta T está compuesta de la siguiente manera:

Nombre de la cuenta
Lado izquierdo Lado derecho
Débito Crédito
Debe Haber
Cargo Abono
Saldo débito Saldo crédito

31
Al finalizar el período contable se procede a sacar el saldo de la cuenta. Si el
lado izquierdo (total débitos registrados) excede al lado derecho (total de
créditos registrados) el saldo es débito. Por el contrario, si el lado derecho
excede al lado izquierdo, el saldo es crédito. Se espera que una cuenta de
activo o gasto presente saldo débito y que una cuenta de pasivo, patrimonio o
ingreso, presente saldo crédito.

Las reglas para registrar las transacciones en el LIBRO DIARIO tienen vigencia
para registrar las transacciones en las cuentas del LIBRO MAYOR, de acuerdo
con el siguiente esquema:

Nombre de la cuenta
Débito Crédito
Aumento en activos Disminución en activos
Creación de un gasto Creación de un ingreso
Disminución en pasivos Aumento en pasivos
Disminución en patrimonio Aumento en patrimonio

Esta convención garantiza permanentemente la igualdad en la ecuación


contable ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

ILUSTRACIONES.

1. Se compra un vehículo por $9.800.000, cancelando con cheque $3.500.000


y el resto con crédito.

Cuentas que intervienen:

Vehículo: Activo. Aumenta (débito) $9.800.000


Bancos: Activo. Disminuye (crédito) $3.500.000
Obligaciones financieras: Pasivo. Aumenta (crédito) $6.300.000

Vehículo Bancos Obligaciones financieras


$9.800.000 $3.500.000 $6.300.000

2. Registrar en el mayor las operaciones que realizó Seinsa Ltda, ya


registradas en el libro de diario.
Bancos Capital social Gastos arrendamiento
Feb01$300.000 Feb02 Feb01$300.000 Feb02
$30.000 $30.000
Feb11 200.000 Feb13 20.000
Feb21 120.000 Feb15 100.000
Feb27 80.000 Feb28 152.000
700.000 302.000
398.000

32
Obligaciones financieras Equipo Letra por pagar
Feb11$200.000 Feb13$100.000 Feb13 $80.000

Gastos personal sueldos Servicios por cobrar clientes Ingresos operacionales


Feb15 $100.000 Feb13$120.000 Feb21$240.000
Feb28 140.000 Feb27 80.000 Feb27
160.000
240.000 200.000 400.000

Gastos servicios públicos


Feb28 $12.000

2.3. BALANCE DE PRUEBA.

Si las transacciones han sido registradas correctamente en las cuentas, EL


LIBRO MAYOR debe balancear, es decir, la suma de todos los débitos debe dar
igual a la suma de todos los créditos. Para comprobar esa igualdad se prepara
el balance de prueba, este constituye un medio para verificar la exactitud de la
igualdad matemática del libro mayor en una fecha determinada. Se debe
preparar antes de elaborar los estados financieros. Los nombres de las cuentas
se listan de acuerdo al orden en que figuran en el libro mayor y los saldos
monetarios débito se anotan en la columna izquierda del balance de prueba y
los saldos monetarios crédito en la columna de la derecha. Por lo general, los
saldos de las cuentas del activo y de los gastos se presentan en la columna
izquierda y los saldos de las cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos en la
columna derecha.

ILUSTRACIÓN.

Elaborar el balance de prueba con base en los registros del libro mayor que
realizó Seinsa Ltda.

SEINSA LTDA.
BALANCE DE PRUEBA AL 28 DE FEBRERO.
Cuentas Débito Crédito
Bancos $398.000
Capital social $300.000
Gastos arrendamiento 30.000
Obligaciones financieras 200.000
Equipo 100.000
Gastos de personal, sueldos 240.000
Servicios por cobrar clientes 200.000
Ingresos operacionales 400.000
Gastos servicios públicos 12.000
Letra por pagar 80.000

33
Total 980.000 980.000

2.4. ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL.

A partir de las cuentas del libro mayor que contiene el BALANCE DE PRUEBA, se
procede a preparar los estados financieros, es decir, el ESTADO DE RESULTADOS
Y EL BALANCE GENERAL.

SEINSA LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS. MES DE
FEBRERO.
Ingresos operacionales $400.000
Gastos operacionales:
Sueldos 240.000
Arrendamiento 30.000
Servicios públicos 12.000
Total gastos operacionales 282.000
Utilidad del ejercicio 118.000

SEINSA LTDA.
BALANCE GENERAL AL 28 DE FEBRERO.
Activos Pasivo y patrimonio
Corrientes Pasivo
Bancos $398.000 Obligaciones financieras $200.000
Servicios por cobrar clientes 200.000 Letras (documentos) por pagar 80.000
Total activo corriente 598.000 Total pasivos 280.000
Activo fijo Patrimonio
Equipo 100.000 Capital social 300.000
Total activo fijo 100.000 Utilidad del ejercicio 118.000
Total patrimonio 418.000
Total activos 698.000 Total pasivo y patrimonio 698.000

Para el libro mayor se utiliza un formato que cuenta con saldo continuo.

Nombre de la cuenta
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo

Los componentes de la cuenta con saldo continuo son:

 Nombre de la cuenta de cualquier estado financiero.

 Fecha del movimiento según orden cronológico.

34
 Detalle. Se anota la transacción que explica el registro.

 Débito. Se anota el valor del movimiento débito.

 Crédito. Muestra el valor un movimiento crédito.

ILUSTRACIÓN:

A partir del movimiento que presentó la cuenta bancos de Seinsa Ltda., durante
el mes de febrero, se presenta la siguiente situación.

Bancos
Fecha Detalle Débito Crédito Saldo
Feb01 Aporte de los socios $300.000 $300.000
Feb02 Pago arrendamiento $30.000 270.000
Feb11 Legalización préstamo bancario 200.000 470.000
Feb13 Pago cuota inicial equipo 20.000 450.000
Feb15 Pago de (nómina) sueldos 100.000 350.000
Feb21 Venta de servicios 120.000 470.000
Feb27 Venta de servicios 80.000 550.000
Feb28 Pago de nómina (sueldos) y servicios 152.000 398.000

3. TERMINACIÓN DEL PERIODO CONTABLE.

3.1. ASIENTOS DE AJUSTE.

Para conocer el monto de la utilidad o pérdida del período, las empresas


preparan el estado de resultados final del período contable. Para conocer con
precisión el valor de la utilidad o pérdida, se debe lograr que cada cuenta
presente el saldo correcto. Lo anterior se logra a través de los asientos de
ajuste.

Los ajustes permiten registrar los hechos económicos realizados que no han
sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Existen
transacciones que tuvieron lugar en períodos anteriores, pero que afectan de
alguna manera períodos posteriores. Con base en la información disponible, se
deben hacer cálculos al cierre del período, que permitan determinar cómo y por
cuánto se afecta el período corriente.

3.1.1. GASTOS E INGRESOS ACUMULADOS.

GASTOS ACUMULADOS: se trata de aquellos gastos causados, pero que a la


fecha de cierre del período aún no han sido pagados.

35
INGRESOS ACUMULADOS: se trata de aquellas rentas realizadas, pero que a
la fecha de cierre del período aún no se han recibido.

ILUSTRACIÓN:

Rombo Ltda., paga un canon de arrendamiento de $250.000 mensuales a


TOBÓN S.C.A., por las oficinas que ocupa. Al 31 de marzo, fecha de cierre del
trimestre, no se ha pagado el arrendamiento correspondiente a marzo. A pesar
de no haber producido el desembolso de dinero para cubrir el gasto, Rombo
Ltda., debe reconocerlo como un gasto de marzo. Por su parte Tobón S.C.A.,
aunque no haya recibido el dinero por este concepto, debe reconocer el
arrendamiento como un ingreso del mes de marzo.

LIBRO DIARIO ROMBO LTDA.


Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Marzo 31 Gastos arrendamiento $250.000
Arrendamiento por pagar $250.000

El ajuste se hace para reconocer el gasto del arrendamiento de marzo no


cancelado aún. El efecto del ajuste es crear un gasto y aumentar un pasivo.

LIBRO DIARIO TOBON S.C.A.


Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Marzo 31 Ingresos por cobrar $250.000
Ingresos por arrendamiento $250.000

El ajuste se hace para reconocer el ingreso por arrendamiento aún no recibido.


El efecto es aumentar un activo y reconocer un ingreso.

3.1.2. GASTOS E INGRESOS PAGADOS POR ANTICIPADO (AJUSTES


DIFERIDOS).

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: se trata de aquellos conceptos que


se han pagado por anticipado, pero que para el actual período se debe
reconocer la respectiva porción del gasto.

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: se trata de aquellos conceptos


que se han recibido por anticipado, pero que para el actual período se debe
registrar la respectiva porción de ingreso.

ILUSTRACIÓN:

Rombo Ltda., pagó el 01 de enero $900.000 a Tobón S.C.A. por concepto del
arrendamiento de los tres (3) siguientes meses. El 31 de enero Rombo Ltda.,

36
debe reconocer el gasto correspondiente a enero y Tobón S.C.A. reconocer el
ingreso por arrendamiento del mismo mes.

LIBRO DIARIO ROMBO LTDA.


Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Enero 31 Gastos arrendamiento $300.000
Arrendamiento pagados por anticipado $300.000

El ajuste se hace para reconocer el gasto del arrendamiento de enero, pagado por
anticipado. Este ajuste tiene el efecto de crear un gasto y disminuir un activo diferido.
LIBRO DIARIO TOBON S.C.A.
Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Enero 31 Arrendamiento recibido por anticipado $300.000
Ingresos por arrendamiento $300.000

El ajuste se hace para reconocer el ingreso de enero recibido por anticipado.


Este ajuste tiene el efecto de disminuir un pasivo y crear una renta.
3.1.3. DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.

Una situación muy similar al ajuste de los diferidos lo constituye la depreciación


de algunos de los activos clasificados como propiedades, planta y equipo. La
contribución de los activos a la generación de ingresos debe reconocerse en
los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico
ajustado. La depreciación de los inmuebles debe calcularse excluyendo el
costo del terreno respectivo.

Los métodos de depreciación son el de línea recta, suma de los dígitos del año,
unidades de producción u horas de trabajo.

MÉTODO DE LÍNEA RECTA: consiste en aplicar el mismo valor de


depreciación a cada período de la vida útil. La depreciación resultante para
cada período se debe llevar como gasto, a través de un asiento de ajuste. El
asiento de ajuste por depreciación afecta el estado de resultados (disminuye el
resultado de las operaciones) y el balance general (disminuye los activos a
través de la cuenta depreciación acumulada).

Propiedades, planta y equipo Años %


Construcciones y edificaciones 20 5
Maquinaria y equipo 10 10
Equipo de oficina 10 10
Equipo de cómputo y comunicación 5 20
Flota y equipo de transporte 5 20

ILUSTRACIÓN:

1. Rombo Ltda., adquirió el 01 de enero del año pasado un vehículo por


$9.900.000. El método de depreciación que se usa es el de línea recta.

37
Costo - valor de salvamento (sí lo hay)
Depreciación anual =
Vida probable en años
Valor de salvamento = valor por el que se venderá el activo después de ser
depreciado

$9.900.000
Depreciación anual = = $1.980.000 / año
5 años

$1.980.000
Depreciación mensual = = $165.000 / mes
12 meses

LIBRO DE DIARIO.
Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Enero 31 Gasto depreciación equipo de transporte $165.000
Depreciación acumulada equipo de transporte $165.000

Este ajuste tiene como efecto crear un gasto y por lo tanto disminuir la utilidad
del período. Además disminuir el valor del vehículo, en el balance general.

Valor del vehículo en el balance general al 31 de diciembre del año pasado.

Propiedades, planta y equipo:


Flota y equipo de transporte $9.900.000
Depreciación acumulada (1.980.000)
Flota y equipo de transporte (neto) 7.920.000

CUADRO DEPRECIACIÓN POR LÍNEA RECTA.

En la práctica es costumbre hacer cuadros de depreciación para los activos


fijos. Estos cuadros tienen dos (2) fines:

1. Presentar con claridad los datos que interesan a la administración.

2. Sirven para anexar a la declaración de renta de la empresa.

REGLAS PARA ELABORAR EL CUADRO DE DEPRECIACIÓN.

1. El detalle es el nombre del activo, por ejemplo, edificio, muebles,


maquinaria, etc.

2. La fecha de adquisición, corresponde a la fecha de compra.

38
3. El costo histórico equivale al precio de compra.

4. El valor de salvamento (desecho) es el valor por el cual se venderá el activo


al final de su vida útil.

5. El valor a depreciar corresponde al costo histórico menos el valor de


salvamento.

6. La vida útil equivale al tiempo de vida probable del activo.

7. El valor de depreciación, corresponde al cálculo de la depreciación por el


lapso de tiempo que se calcula.

8. La depreciación acumulada incluye el valor depreciado y acumulado hasta


la fecha anterior a la última depreciación que se calcula en el cuadro.

9. El total depreciado incluye la suma del valor depreciado más la depreciación


acumulada.

10. El saldo por depreciar equivale a la diferencia entre el costo de adquisición y


el costo total depreciado.

ILUSTRACIÓN:

Elaborar un cuadro de depreciación al 31 de diciembre del año actual con los


siguientes datos:

1. Se adquirió muebles y enseres por $1.000.000 el 01 de enero del actual


año. Se les calcula una vida probable de 10 años y un valor de salvamento
de $100.000.

2. Se adquirió maquinaria y equipo el 01 de enero del año anterior por


$2.000.000. Se les calcula una vida probable de 10 años y un valor de
salvamento de $200.000.

CUADRO DE DEPRECIACIÓN A DICIEMBRE 31 DEL AÑO ACTUAL.


Detalle Fecha de Costo del Valor Valor depre Vida útil Valor Depre- Total Saldo por
adquisición activo salva ciable (años) depre - ciación depre- depre-
mento ciación acumu - ciado ciar
anual lada

Muebles Enero 01 del $1.000.000 $100.00 $900.000 10 $90.000 $0.000 $90.000 $810.000
y enseres año actual

Maquina Enero 01 del 2.000.000 200.000 1.800.000 10 180.000 180.000 360.0000 1.440.000
Ria y año anterior
equipo
Total 3.000.000 300.000 2.700.000 270.000 180.000 450.000 2.250.000
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

39
(3) = (1) - (2)
(5) = (3) / (4)
(7) = (5) + (6)
(8) = (3) - (7)

DEPRECIACIÓN POR EL SISTEMA DE LA SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS.

Este sistema es utilizado en las empresas que creen que en los primeros años
de uso, la maquinaria y equipo de una empresa sufre un proceso de
depreciación acelerado, mientras que a medida que pasan los años el proceso
de aceleración en la depreciación disminuye, por lo tanto en los primeros años
cargan a los procesos de producción un valor mayor de depreciación mientras
que en los últimos años cargan un valor menor.

Depreciación por el sistema de la suma de los dígitos de los años, es aquella


en la cual el valor de depreciación se divide en tantas partes, como arroje el
total de la suma de los dígitos de los años y en cada año se toman tantas
partes como indique el dígito correspondiente al año de la depreciación,
partiendo en forma inversa, es decir, del último dígito hacia el primero.

ILUSTRACIÓN:

Una máquina costó $6.000.000 y se quiere depreciar en tres (3) años usando el
sistema de la suma de los dígitos de los años.

FORMULA:

1. Se suman los dígitos de los años.

2. La suma de los dígitos es el denominador común.

3. La fracción de depreciación que corresponde a cada año está formada por el


dígito del año partiendo del último hacia el primero como numerador y como
denominador la suma de los dígitos.

SOLUCIÓN:

1. Se suman los dígitos de los años: 1 + 2 + 3 = 6

2. La fracción de depreciación correspondiente a cada año está dada por el


dígito del año partiendo del último hacia el primero, es decir: 3, 2, 1,
como numerador para cada fracción y, como denominador común, la suma
de los dígitos.

40
FRACCIÓN DE DEPRECIACIÓN PARA CADA AÑO:

 Primer año: 3 / 6
 Segundo año: 2 / 6
 Tercer año: 1 / 6

VALOR DE DEPRECIACIÓN ANUAL:

 Primer año: 3 /6 de $6.000.000 = $3.000.000


 Segundo año: 2 / 6 de $6.000.000 = 2.000.000
 Tercer año: 1 / 6 de $6.000.000 = 1.000.000
Total depreciación 6.000.000

4. ASIENTOS DE CIERRE.

Antes de elaborar los estados financieros de fin de período, se deben cerrar las
cuentas de resultados y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del
patrimonio. Los saldos que presentan las cuentas de ingresos y gastos se
utilizan al final del período para elaborar el estado de resultados y determinar la
utilidad o pérdida neta que incide en un mayor o menor patrimonio en el
balance general.

EL PROPÓSITO DE LOS ASIENTOS DE CIERRE ES DETERMINAR LA UTILIDAD O


PERDIDA OPERACIONAL EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD. El proceso de cierre se
explica así: las cuentas de GASTO como presentan saldo débito, se acreditan
por el valor del saldo y el correspondiente débito se lleva a una cuenta temporal
llamada ganancias y pérdidas. Por su parte, las cuentas de ingreso, que
presentan saldo crédito, se debitan por el valor del saldo y el correspondiente
crédito se lleva a la cuenta ganancias y pérdidas. De esta forma, las cuentas
de ingresos y gastos presentan saldo CERO y es el momento de determinar el
saldo de la nueva cuenta GANANCIAS Y PERDIDAS . Si los ingresos exceden los
gastos, la cuenta tendrá saldo crédito que representa una utilidad. Por el
contrario, si los gastos exceden los ingresos, la cuenta tendrá saldo débito, lo
cual se traduce en una pérdida. Por tratarse de una cuenta temporal, su saldo
se debe cerrar contra UTILIDAD DEL EJERCICIO , cuenta que pertenece al
patrimonio.

ILUSTRACIÓN:

A partir del ejercicio planteado para explicar el manejo del libro de diario, se
ilustran los asientos de cierre de gastos operacionales y de ingresos
operacionales.

41
Fecha Detalle Parciales Débito Crédito
Feb 28 Ganancias y pérdidas $282.000
Gastos operacionales $282.000

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito


Feb 28 Ingresos operacionales $400.000
Ganancias y pérdidas $400.000

El asiento de cierre en el diario de la cuenta temporal ganancias y pérdidas a


través del cual se traslada la utilidad al patrimonio, será:

Fecha Detalle Parciales Débito Crédito


Feb 28 Ganancias y pérdidas $118.000
Utilidad del ejercicio $118.000

Cuando todos los asientos de ajuste y de cierre se hayan registrado en los


libros de contabilidad, se procede a la preparación de los estados financieros,
en su orden: estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio y
balance general.

ILUSTRACIÓN.

ASIENTOS DE CIERRE.

El siguiente es el movimiento (en miles) de la Lavandería Niagara Ltda., del


pasado mes de enero:

Enero 09 Pagó $150 en efectivo por concepto de arrendamiento, por el resto del mes.
Enero 10 Recibió $100 en efectivo de la Compañía EL TRAJE por concepto de servicios
prestados.
Enero 12 Pagó $50 en efectivo por concepto de gastos de propaganda.
Enero 12 Pagó $75 en efectivo por concepto de materiales para el proceso de lavandería.
Estos materiales fueron usados durante el mes.
Enero 14 Envió una factura a la Compañía EL OVEROL por $200, por servicios prestados.
Enero 15 Pagó $100 en efectivo por concepto de salarios.
Enero 20 Recibió $300 en efectivo por servicios prestados a la Compañía SU SUÉTER.
Enero 22 Recibió el dinero que la Compañía EL OVEROL le adeudaba ($200).
Enero 24 Recibió $100 en efectivo de la Compañía MEDIAS SUAVES, por concepto de
servicios prestados.
Enero 28 Envió factura por $200 a la Compañía EL VESTIDO, por concepto de servicios
prestados.
Enero 31 Pagó $200 en efectivo por concepto de salarios.
Enero 31 Pagó $25 en efectivo por valor de servicios telefónicos.

42
ASIENTOS EN EL LIBRO DE DIARIO.

Fecha Detalle Débito Crédito


Enero 09 Gasto arrendamiento $150
Caja y bancos $150
Enero 10 Caja y bancos 100
Ingresos servicios lavandería 100
Enero 12 Gasto propaganda 50
Caja y bancos 50
Enero 12 Gasto materiales de lavandería 75
Caja y bancos 75
Enero 14 Cuentas por cobrar Compañía EL OVEROL 200
Ingresos servicios lavandería 200
Enero 15 Gasto salarios 100
Caja y bancos 100
Enero 20 Caja y bancos 300
Ingresos servicios de lavandería 300
Enero 22 Caja y bancos 200
Cuentas por cobrar Compañía EL OVEROL 200
Enero 24 Caja y bancos 100
Ingresos servicios lavandería 100
Enero 28 Cuentas por cobrar Compañía EL VESTIDO 200
Ingresos servicios lavandería 200
Enero 31 Gasto salarios 200
Caja y bancos 200
Enero 31 Gasto teléfono 25
Caja y bancos 25
Sumas iguales 1.700 1.700

LIBRO MAYOR AL FINALIZAR ENERO.


Caja y bancos Cuentas por cobrar Documentos por cobrar *
En.02 $23.000 En.03 $4.000 * En.14 $200 En.22 $200 En. 07 $6.000
*

43
En.07 1.000 En.04 7.000 * En.28 200
*
En.08 3.000 En.06 800 * 400 200
*
En.10 100 En.07 100 * 200
En.20 300 En.09 150 Equipo de Lavandería * Cuentas por pagar *
En.22 200 En.12 50 En. 03 $4.000 En. 07 $100 En.05 $300
En.24 100 En.12 75 200
En.15 100
En.31 200 Documentos por pagar *
En.31 25 En. 06 $1.200
27.700 12.500
15.200

Acciones * Equipo de oficina *


En. 02 $23.000 En. 05 $300
En. 08 3.000
26.000

Vehículos * Gasto de salarios Ingresos servicios lavandería


En. 06 $2.000 En.15 $100 En. 10 $100
En.31 200 En.14 200
300 En.20 300
Gasto arrendamiento En.24 100
En. 09 $150 Gasto Teléfono En.28 200
En. 31 $25 900

Gasto propaganda
En. 12 $50 Gasto materiales de lavandería Superávit, ganancias retenidas
En. 12 $75 Nada Nada

* = Corresponden a movimientos no incluidos en las transacciones ni en el libro


de diario ya que de lo que se trata es de aplicar los asientos de cierre de
ingresos y gastos, pero luego aparecerán en el balance general.

Al 31 de enero la lavandería necesita saber cuál es su situación financiera


(ganancia o pérdida neta) en esa fecha. Para ello es necesario cerrar los libros,
lo que significa poner en orden cada una de las cuentas del libro mayor, de tal
manera que se facilite la preparación de los estados financieros.

Estos asientos de cierre se hacen al final del período contable con el fin de
cerrar las cuentas temporales de ingresos y gastos y luego ser llevados sus
saldos respectivos a la cuenta superávit, ganancias retenidas, la que indicará si
hubo pérdidas o ganancias en la empresa, durante el período contable.

PROCEDIMIENTO.

LOS INGRESOS son de naturaleza crédito, pero en los asientos de cierre se


llevan al libro de diario con su respectivo saldo al débito, y su contrapartida se
lleva al crédito, con el nombre de SUPERÁVIT, GANANCIAS RETENIDAS.

LOS GASTOS son de naturaleza débito, pero en los asientos de cierre se llevan
al libro de diario con su respectivo saldo al crédito, y su contrapartida se lleva al
débito, con el nombre de SUPERÁVIT, GANANCIAS RETENIDAS.

44
Al cerrar todas las cuentas de ingresos y gastos, normalmente son llevadas a
una cuenta intermedia llamada ( RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS ) la cual es
cerrada inmediatamente trasladando el saldo que ella contenga a la cuenta de
SUPERÁVIT, GANANCIAS RETENIDAS . La importancia del resumen es poder
obtener un saldo crédito o débito al final.

Al usar la nueva cuenta de RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS , los asientos de


cierre aparecerán como sigue:

LIBRO DE DIARIO.

Fecha Detalle Débitos Créditos


Enero 31 Resumen de ingresos y gastos $600
Gasto salarios $300
Gasto arrendamiento 150
Gasto teléfono 25
Gasto propaganda 50
Gasto materiales de lavandería 75
Para cerrar las cuentas de gastos

Enero 31 Ingresos servicios lavandería 900


Resumen de ingresos y gastos 900
Para cerrar las cuentas de ingresos

Inmediatamente se cierra la cuenta de resumen de ingresos y gastos, es decir,


se obtiene su saldo así:

Fecha Detalle Débitos Créditos


Enero 31 Resumen de ingresos y gastos $300
Superávit, ganancias retenidas $300
Para cerrar las cuenta de resumen de ingresos y gastos

Las cuentas de ingresos, de gastos, la de resumen de ingresos y gastos y la de


superávit, aparecerán en el libro de mayor después de pasar los asientos de
cierre como sigue:
Gasto salario Ingresos servicios de Gasto arrendamiento
lavandería
En.15 $100 En.31 $300 En.31 $900 En.10 $100 En.09 $150 En.31 $150
En.31 200 En.14 200 150 150
300 300 En.20 300
En.24 100
En.28 200
900 900

Gasto teléfono Gasto propaganda Gasto material lavandería


En.25 $25 En.31 $25 En.12 $50 En.31 $50 En.12 $75 En.31 $75

Resumen de Ingresos y gastos Superávit, ganancias retenidas


En.31 $600 En.31 $900 En.31 $300
En.31 300

45
900 900

Como se puede observar, la cuenta de resumen de ingresos y gastos sólo se


utiliza por unos minutos y luego se cierra. Finalmente se queda con la cuenta
de SUPERÁVIT, GANANCIAS RETENIDAS. Esta cuenta aparece en el balance general en
la sección del patrimonio.
LAVANDERÍA NIAGARA LTDA.
BALANCE GENERAL. ENERO 31.
Activos Valor Pasivo y patrimonio Valor
Activo corriente Pasivo
Caja y bancos $15.200 Pasivo corriente
Cuentas por cobrar 200 Cuentas por pagar $200
Documentos por cobrar 6.000 Documentos por pagar 1.200
Total activo corriente 21.400 Total pasivo corriente 1.400
Activo fijo Total pasivos 1.400
Equipo de lavandería 4.000 Patrimonio
Vehículos 2.000 Acciones 26.000
Equipo de oficina 300 Superávit, ganancias retenidas 300
Total activo fijo 6.300 Total patrimonio 26.300

Total activos 27.700 Total pasivo y patrimonio 27.700

46
LO QUE DEBEMOS EJECUTAR.

A continuación se relaciona un cuestionario que usted debe leer y contestar,


cuyo fin es servirle de repaso y de consideración de avance en la lectura. Relea
la parte pertinente indispensable para lograr las respuestas correctas al
cuestionario.

CUESTIONARIO.

1. Señale el efecto de las siguientes transacciones comerciales en la ecuación


contable, en términos de aumento ( A), disminución (D), no afecta (O).

a. Admisión a la sociedad de dos (2) nuevos socios, los cuales aportan dinero
en efectivo y equipos.

b. Obtención de un préstamo bancario por la empresa.

c. Préstamo de dinero a un empleado para atender una calamidad.

d. Pago de sueldos a empleados.

e. Contratación de un nuevo jefe de compras para la empresa.

f. Cancelación de préstamo bancario.

g. Prestación de servicios a clientes a crédito.

h. Adquisición de un nuevo terreno, con pago en efectivo y a crédito.

i. Recaudo de cuentas por cobrar a clientes.

j. Compra de papelería a crédito.

2. De las siguientes cuentas cuáles clasificaría como activos disponibles: caja


general, inversiones en acciones, cuentas por cobrar, sobregiros, inventarios,
cajas, menores, bancos, seguros pagados por anticipado, cuentas de ahorro.

3. Indique tres (3) características que debe poseer un activo para ser
clasificado como propiedades, planta y equipo.

47
4. El activo de una empresa vale $12.000.000 y el pasivo $7.000.000, ¿cuánto
vale el patrimonio?

5. Indique a cuál de los estados financieros básicos pertenece cada uno de los
siguientes grupos de cuentas: deudores, ingresos operacionales, propiedades,
planta y equipo, gastos operacionales de ventas, valorizaciones, obligaciones
financieras, capital social, obligaciones laborales, reservas, costo de ventas,
cuentas por pagar, gastos no operacionales.

6. González Ltda. Cuenta con activos de $500.000, no presenta pasivos y el


patrimonio asciende a $500.000. ¿Qué efecto tiene en la ecuación contable
la contratación de un crédito por $200.000?

7. Con relación a las siguientes situaciones indique si se trata de un débito o


un crédito.

a. se origina un gasto,

b. aumenta el activo,

c. disminuye el pasivo,

d. disminuye el patrimonio,

e. se origina un ingreso,

f. aumenta el pasivo,

g. aumenta el patrimonio,

h. disminuye el activo.

8. CONSULTORÍAS CONTABLES CORESCOLP S.A . inició operaciones en agosto.


Durante este mes realizó las transacciones que se detallan a continuación:

Agosto 01 Emitió acciones por valor de $900.000 en efectivo


Agosto 04 Adquirió un edificio por $300.000 con una cuota inicial de $100.000 y una
hipoteca por el saldo con un banco
Agosto 06 Compró a crédito equipo de oficina por $25.000
Agosto 09 Compró de contado útiles de oficina por $6.000
Agosto 10 Obtuvo un préstamo con una corporación por $200.000 pagadero en un año
Agosto 11 Pagó $12.000 en efectivo por arrendamiento
Agosto 14 Prestó servicios de consultoría a los clientes así: $210.000 de contado y
$190.000 con crédito a 30 días
Agosto 16 Pagó los salarios de la primera quincena a los empleados por $82.000
Agosto 18 Emitió nuevas acciones por $1.200.000 en efectivo
Agosto 21 Pagó a una emisora publicidad por $30.000 en efectivo

48
Agosto 24 Compró un computador por $60.000. Pagó la mitad y recibió crédito por el resto
Agosto 27 Recibió $195.000 en efectivo por servicios prestados a sus clientes
Agosto 29 Pagó $10.000 en efectivo por una póliza de seguros a un año.
Agosto 30 Pagó los salarios de la segunda quincena a los empleados por $90.000

Se pide:

a. Registrar las transacciones en el libro de diario.

b. Pasar los asientos al libro mayor, usando las cuentas T

c. Elaborar el balance de prueba.

d. Elaborar el estado de resultados y el balance general.

9. ASESORÍAS EMPRESARIALES LTDA., realizó las siguientes transacciones


durante el pasado mes.

Abril 01 Ingresó un nuevo socio a la empresa con un aporte así: $300.000 en efectivo y
$400.000 en acciones correspondientes a una sociedad anónima
Abril 10 Recibió una letra a 60 días por $280.000 como cancelación de una prestación
de servicios a crédito
Abril 15 Recibió de un cliente un anticipo por $300.000 por los servicios de asesoría que
se han de prestar los próximos dos (2) meses
Abril 20 Canceló una deuda respaldada por hipoteca por $160.000
Abril 25 Adquirió un vehículo así: $3.000.000 con un cheque y $7.000.000 a cambio de
servicios de asesoría
Abril 30 Canceló a un proveedor una cuenta por pagar de $400.000, así: $200.000 en
efectivo y $200.000 con un computador

Se pide:

a. Registrar las transacciones en libro de diario.

b. Pasar los asientos al libro de mayor, usando las cuentas T

c. Elaborar el balance de prueba.

d. Elaborar el balance general

10. La siguiente información corresponde a CAMINO EMPRESARIAL LTDA., al 31


de diciembre del año pasado. Prepare el balance general a esa fecha.

Bancos $700.000 Mercancías no fabricadas por la $610.000


empresa
Terrenos 960.000 Inversiones en bonos 400.000
Gastos pagados por anticipado 180.000 Costos y gastos por pagar 460.000
Maquinaria y equipo 800.000 Salarios por pagar 330.000

49
Cesantías consolidadas 1.760.000 Obligaciones financieras con bancos 960.000
nacionales.
Construcciones y edificaciones 3.200.000 Aportes sociales 3.340.000

11. A partir de los siguientes datos tomados de los libros de contabilidad del
Instituto de Artes, prepare el estado de resultados para el año pasado.

Gastos de arrendamiento de $448.000 Ingresos operacionales por $16.624.000


administración enseñanza

Ingresos operacionales por 124.500 Gastos de personal de 3.124.000


administración y servicios administración

Impuestos pagados de 301.000 Gasto de seguros de 143.000


administración administración

Gasto de seguros de ventas 95.000 Gastos de personal de ventas 2.704.000


Gasto de mantenimiento y 103.000 Gastos no operacionales 345.000
reparaciones de ventas financieros

Ingresos no operacionales 308.000 Ingresos no operacionales 137.000


financieros arrendamientos

Impuesto de renta y 38,5%


complementario

12. Prepare el estado de resultados de HERNÁNDEZ Y GÓMEZ S.C.S. con base en


la siguiente información al 31 de diciembre del año pasado.

Gastos del personal de ventas $62.000 Compra de mercancías $1.720.000


Devoluciones, rebajas y descuentos en 108.000 Mercancías no fabricadas por la empresa 160.000
ventas al 31 de diciembre
Gastos del personal de administración 780.000 Gastos de servicios administración 32.000
Transporte, fletes y acarreos en compras 180.000 Ingresos operacionales comercio al por 4.200.000
mayor y al por menor
Devoluciones, rebajas y descuentos en 48.000 Gastos de viajes de ventas 124.000
compras
Mercancía no fabricada por la empresa en 148.000 Gastos de arrendamiento de 240.000
enero 01 administración
Gastos depreciación de ventas 24.000 Gastos no operacionales financieros 14.000
Gastos seguros de administración 30.000 Ingresos no operacionales 48.000
arrendamientos
Gastos mantenimiento y reparaciones de 300.000 Gastos no operacionales, pérdida en 97.000
ventas venta y retiro de bienes
Impuesto de renta y complementarios 38,5%

13. A partir de los siguientes saldos tomados de los libros de contabilidad de


Comercializadora Tampico S.A., al 31 de diciembre del año anterior,
prepare el estado de resultados y el balance general.

Caja $120.000 Bancos $300.000


Ingresos operacionales venta de 17.970.000 Obligaciones laborales, salarios 173.600

50
empaques por pagar
Gastos del personal de ventas 2.272.000 Inversiones en certificados (CDT) 164.600
Bonos obligatoriamente convertidos 1.540.000 Deudores clientes 631.400
en acciones
Gastos del personal de 3.680.000 Maquinaria y equipo 820.000
administración
Costos y gastos por pagar 240.000 Terrenos 872.400
Compras de mercancías 8.400.00 Gastos servicios de ventas 184.000
Obligaciones laborales, cesantías 412.000 Gastos pagados por anticipado 89.400
consolidadas
Mercancías no fabricadas por la 252.000 Reservas obligatorias 252.000
empresa a diciembre 31
Costo seguros de administración 30.000 Capital suscrito y pagado 1.600.000
Inversiones en acciones 800.000 Mercancías no fabricadas por la 224.000
empresa a enero 01
Transporte, fletes y acarreos en 400.000 Utilidades acumuladas 285.000
compras
Dividendos por pagar 150.000 Depreciación acumulada 2.100.000
Gasto de arrendamiento de 210.000 Gastos no operacionales, 320.000
administración financieros
Impuesto de renta y complementarios 38,5 % Construcciones y edificaciones 5.000.000
Obligaciones financieras con bancos 45.200 Gasto depreciación de 250.000
nacionales administración

14. A partir de los siguientes saldos tomados de los libros de contabilidad de


COMERCIALIZADORA RAGEE S.C.A., al 31 de diciembre del año anterior,
prepare el estado de resultados y el balance general.

Caja y bancos $49.030.831 Devoluciones y descuentos en $97.378.272


ventas
Inversiones corto plazo 334.822 Deudores comerciales 34.210.130
Deudores varios 20.500.130 Inventario mercancías para la venta 17.573.460
a enero 01
Edificaciones 74.709.024 Maquinaria 136.432.780
Equipo de oficina 73.182.043 Depreciación acumulada 16.818.551
Inventario mercancías para la venta a 41.635.200 Gastos de ventas 615.438.333
diciembre 31
Gastos de administración 279.572.389 Gastos pagados por anticipado 27.936.560
Compras de mercancías para la venta 455.482.283 Cargos diferidos 325.086.074
Capital suscrito y pagado 138.000.000 Reserva legal 107.061.227
Reserva estatutaria 82.525.618 Reserva especial 24.535.609
Obligaciones financieras 111.678.540 Proveedores por pagar 80.126.091
Impuestos por pagar 4.429.079 Ingresos financieros 16.140.754
Ingresos varios 49.006.162 Utilidades acumuladas 2.245.633
Gastos financieros 97.773.290 Salarios por pagar 1.576.000
Prestaciones sociales 32.963.952 Costos y gastos por pagar 158.137.707
Comercio al por mayor y al por menor 1.479.395.499
(ventas)
No se liquida impuesto de renta y complementarios

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