MANUAL DE COMPRA Y SUMINISTRO-CARTILLA

DE CREACION DE EMPRESA.

ACTIVIDAD 8
METODOLOGÍA JUSTO A
TIEMPO “JIT”

¿Qué es Justo a Tiempo “JIT”?

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El JIT es una política de mantenimiento de inventarios al mínimo nivel posible donde los
suministradores entregan justo lo necesario en el momento necesario para completar el
proceso productivo.
El JIT es un sistema de gestión de inventarios que se desarrolló en Japón en los años 1980
con el fabricante de automóviles, Toyota, como la estrella de este proceso productivo. No
tardo mucho verlo extendido en Japón y, como en esos tiempos las grandes empresas tenían
mucha competencia y muchos gastos y la necesidad de reducir estos, estas prácticas se
extendieron rápidamente más lejos. Como bajo JIT, el nivel de suministro que se mantiene
para la fabricación están es sus niveles mínimos, es importante estar muy organizado para
evitar fallos, suspensiones y retrasos por causa de falta de componentes o suministros para
completar el paso productivo.
Ventajas del Justo a Tiempo “JIT”
El JIT trae muchas ventajas, que incluyen los siguientes:
 Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los pasos de la línea
productiva y, como consecuencia, los costos de mantener inventarios más altos,
costos de compras, de financiación de las compras y de almacenaje.
 Minimiza perdidas por causa de suministros obsoletos.
 Permite (Exige) el desarrollo de una relación más cercana con los suministradores.
 Esta mejor relación facilita acordar compras aseguradas a lo largo del año, que
permitirán a los suministradores planearse mejor y ofrecer mejores precios.
 El sistema es más flexible y permite cambios más rápidos.
Desventajas del Justo a Tiempo “JIT”
Por otra parte, el JIT no es sólo ventajas, también trae sus inconvenientes, que incluyen los
siguientes:
 El peligro de problemas, retrasos y de suspensiones por falta de suministros, que
pueden causar retrasos y suspensiones de la línea productiva e impactar los gastos
negativamente.
 Limita la posibilidad de reducción de precios de compra si las compras son de bajas
cantidades, aunque, dependiendo de la relación con el suministrador, esta desventaja
se puede mitigar.
 Aumenta el Switching cost, el coste de cambiar de suministrador.

Justo a Tiempo el método TOYOTA

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A este respecto cobran especial importancia:
 Estudio de movimientos y tiempos para determinar la mejor forma de llevar a cabo
determinada etapa del proceso productivo.
 Si existe un intervalo de tiempo en el que el empleado debe esperar a que la
maquina realice una determinada función, se asigna a ese mismo operario la
operación de otra máquina para no desperdiciar tiempo, y elevar la productividad
tanto de máquinas como de recursos humanos.
Sistema Pull o de arranque: Usualmente los procesos productivos tienen diversas etapas
que bajo un sistema de producción normal suelen a ocasionar “cuellos de botella”. Para
evitar esto, en el sistema de producción Justo a Tiempo, serán las etapas sucesivas las que
determinaran que cantidades y a qué ritmo deben producirse en una etapa anterior. Cuando
la etapa B retire inventario en proceso de la etapa A, esta sabrá que volver a producir.
Si la etapa B no requiere material en proceso de una etapa anterior A, esta etapa anterior no
debe seguir produciendo.
Distribución en planta celular: La idea es crear “células” con las máquinas necesarias
para elaborar piezas similares, o, que tengan un proceso de producción parecido.
Producción en pequeños lotes: El producir en pequeños lotes permite mantener bajo
control tanto los niveles de inventario como detectar posibles fallos en la calidad o en el
proceso.
Reducción de los tiempos de fabricación y minimiza los tiempos de entrega: El tiempo
de fabricación se reduce básicamente al optimizar los siguientes elementos:
 Tiempo de movimiento
 Tiempo de espera
 Tiempo de adaptación de las máquinas
 Tiempo de procesamiento
Minimizar los inventarios: El inventario en proceso es minimizado a lo que las etapas
subsiguientes requieren. De igual forma el inventario final se minimiza al producirse solo lo
que el cliente está demandando.
Esto también se aplica a los inventarios de materias primas, por lo que los proveedores
deben considerarse parte del sistema de producción, y se deben negociar con ellos las
entregas de los materiales para mantener al mínimo los niveles de materiales ociosos.
Tolerancia cero a errores: El sistema Justo a Tiempo busca la optimización de los
recursos financieros, materiales y humanos.

. La metodología de las 5S en Justo a Tiempo

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Es una metodología que persigue:
 Organización
 Orden
 Limpieza
 Esmero
 Rigor
Esta serie de metas dentro de la organización requieren de una serie de cambios en el
comportamiento de los elementos humanos involucrados en la empresa, así como en el
empleo de los recursos con el fin último de una mayor productividad.
La filosofía de Justo a Tiempo ha demostrado que se puede aplicar en muchos tipos de
industrias e independientemente del país donde este la empresa, pero sin duda representa un
cambio a nivel de cultura de organización muy importante.
Esquema de un Sistema Justo a Tiempo
Se programan lotes pequeños
(Programa Maestro)

C
o
n
tr
Proceso ol

Apoyo del Personal

Tiempo
mínimo de
Almacenaje

Mínimo desperdicio

V
e
n
t
a
Diseño de una programación de compra y suministro s

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https://www.google.com/search?
q=proceso+de+compras+y+suministros&rlz=1C1SQJL_esCO841CO841&source=lnms&tbm=isch&sa
=X&ved=0ahUKEwiB1teVp_blAhXRpFkKHcv7A7sQ_AUIEigB&biw=1366&bih=657#imgrc=DYD70lrM
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 ACTIVIDAD 9
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POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
DE COMPRAS

Función de compras y abastecimientos con la organización

En la época actual, es necesario poseer
una clara compresión de los objetivos y
principios básicos de la función de
compras que nos permita adaptar las
decisiones pertinentes que toda empresa
moderna requiere ya que los esfuerzos
coordinados de una organización, que

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ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están
interrelacionados.
La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los
abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto
con los esfuerzos de la función de producción para manufacturar o procesar el producto,
con la función de ventas y distribución, y con todas las otras funciones de ejecución en el
esfuerzo global organizado.
En el siguiente link, muestra cada uno de los procesos [ CITATION htt3 \l 9226 ];
https://www.emprendices.co/gestion-compras-abastecimiento/

Políticas y los procedimientos de compras

Las políticas de compras son pautas que generan las empresas para determinar cuáles
serán las condiciones, los plazos de pagos, y los proveedores que tendrá la empresa, entre
otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la
adquisición de productos para sus operaciones habituales.
Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes.
 Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa
 Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener
productos obsoletos para malas gestiones de compras
 Mantener los niveles de calidad de los productos
 Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
 Solicitar el envió de muestras antes de realizar la orden de pedido
 Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
 Realizar visitas periódicas a la competencia
 Negociar descuentos y condiciones de pago
En otras, aquí se pueden seguir leyendo https://www.gestion.org/el-ejemplo-de-google-wallet-
o-como-posicionarse-en-los-negocios/

Grupo-Éxito
La organización grupo éxito, tiene como compromiso apalancar y fortalecer nuestra
relación con los proveedores. Ellos les presentas a sus proveedores comerciales y de bienes
y servicios administrativo, información que permita lograr acuerdos sólidos que generen
valor conjunto.

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Las Políticas Generales del Grupo Éxito son:
 Acuerdo de buenas prácticas
 Manual de proveedores
 Manual de entregas certificadas
 Conceptos de negociación
 Políticas de recepción de regalos
Continuamente https://www.grupoexito.com.co/es/proveedores/proveedores-
comerciales/politicas-generales

Proceso de compras
La cadena de abastecimiento está conformada por los proveedores, fabricantes, clientes y
distribuidores para brindar un servicio o producto a sus clientes e consumidores.
El proceso que se lleva a cabo en el Grupo Éxito es:
 Inventario de mercancía  Entrega de la mercancía en la
 Pedido para cubrir la venta-stop plataforma
 Generar pedido vía electrónica al  Transporte de la mercancía desde
proveedor la distribución logística (las
 El proveedor visualiza el pedido, vegas) al almacén
organizan la factura  Surtido al piso de ventas
 Venta de los productos

http://grupoexitosa.blogspot.com/2011/05/proceso-de-
compras.html

Como se conforman los comités para compras

El comité de Compras es responsable de reglamentar el
Régimen de General de Contratación con el propósito de
desarrollar sus normas, precisar los aspectos que lo
requieran y facilitar su adecuada y eficiente aplicación.
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Las funciones básicas del Comité de Compras son:
 Expedir la reglamentación necesaria para aplicar el régimen de contratación.
 Autorizar, dentro del ámbito de su competencia, las contrataciones necesarias para
la obtención o disposición de todos los bienes o servicios que satisfagan las
necesidades de la entidad.
 Definir, con fundamento en lo que prevea el Régimen de Contratación, el sistema y
el procedimiento de contratación en los casos que se sometan a su consideración
 Decidir sobre las adjudicaciones de los contratos de acuerdo con los elementos de
juicio que se sometan a su consideración por parte de la Subgerencia encargada del
negocio, por el Departamento Jurídico y por el correspondiente grupo técnico
asesor.
Los tipos de compras que se realizara en la empresa Soluciones Ocupacionales S.A.
 Compra ocasional: Se realizaría compras que nos satisfagan necesidades de la
empresa, que necesitemos para cumplir a nuestros clientes.
 Compra de consumo: La superficie de ventas ligeramente superior
 Compra especiales
 Compra anticipada
 Compra rutinaria
 Compra temporales

Políticas de compras
Que es una política de compras:

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Las políticas de compras son pautas que generan las
empresas para determinar cuáles serán las condiciones,
los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la
empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al
momento en que la organización proceda a la adquisición
de productos para sus operaciones habituales.

Políticas de compra SOLUCIONES OCUPACIONALES S.A

 Todas las compras deben estar respaldadas por una orden de

compras emitida por la oficina de Compras. Ninguna otra
persona o dependencia está autorizada para realizar compras.
 La adquisición de bienes y servicios se realizará a fabricantes,
productores, distribuidores y personas naturales o jurídicas prestadoras de servicios
profesionales, no académicos, legalmente constituidos y reconocidos.
 No se podrá incluir en una misma solicitud de pedido elementos consumibles y no
consumibles.
 Los pedidos de papelería y útiles de oficina se realizarán semestralmente.
 Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizarán trimestralmente.

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REGLAMENTO GENERAL DEL COMITÉ DE COMPRAS DE
SOLUCIONES OCUPACIONALES S.A:
RESOLUCIÓN NO 012
DEL 19 NOV DE 2019
POR LA CUAL SE CREA EL COMITÉ DE COMPRAS DE LA
EMPRESA SOLUCIONES OCUPACIONALES S.A
La Junta Directiva de soluciones ocupacionales, en uso de sus facultades legales y
estatutarias.
CONSIDERANDO.
1. Que soluciones ocupacionales está obligada a la organización y control de sus compras y
contrataciones, apoyados en los órganos internos de Coordinación y Asesoría.
2. Que de conformidad con lo señalado en el literal d) del artículo 22 de los Estatutos de
soluciones ocupacionales, corresponde a la Junta Directiva “crear los comités que exija el
buen funcionamiento de la empresa y reglamentar sus funciones”, encontrándose entre
ellos los relacionados con el Proceso de Compras y Contratación.
3. Que teniendo en cuenta los considerandos anteriores, la Junta Directiva de la empresa
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RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE
COMPRAS. Créese el Comité de Compras de la empresa soluciones ocupacionales
, quien será el encargado de recomendar a los responsables de la autorización y firma de los
Contratos y Órdenes de Compras sobre la conveniencia de realizar la contratación y/o
compra
• Cuando el valor de la contratación supere los 100 SMLV (incluido IVA).
• Cuando algún miembro del Comité de Compras estime necesario someter un proceso de
selección al conocimiento del Comité
ARTÍCULO SEGUNDO. FUNCIONES: Son funciones del Comité de Compras de la
empresa SOLUCIONES OCUPACIONALES las siguientes:
1. Recomendar la selección de determinados proveedores teniendo en cuenta las
especificaciones técnicas y los procesos de la SOLUCIONES OCUPACIONALES S.A.

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2. Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración de
compras y contratación de la Entidad.
3. Ejercer controles sobre las necesidades de compra.
4. Verificar que se hayan cumplido las condiciones generales establecidas en el manual de
contratación.
5. Todas las demás funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva
ARTÍCULO TERCERO. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE COMPRAS. El
Comité de Compras de la empresa SOLUCIONES OCUPACIONALES S.A estará
conformado por los siguientes funcionarios:
• Presidente Ejecutivo
• Directora Administrativa y Financiera
• Secretaria General
• Jefe de Departamento de Planeación Estratégica
• Coordinador de Control Interno
• Coordinador de Compras.
ARTÍCULO CUARTO. PERIODO: Los miembros del Comité de Compras pertenecerán
al Comité mientras se encuentren vinculados laboralmente a la
Entidad en algunos de los cargos que conforman el Comité. Una vez terminada su
contratación por cualquier causa, ocupará su lugar la persona que sea nombrada en el cargo
respectivo.
ARTÍCULO QUINTO. DIGNATARIOS: El Comité de Compras tendrá un Presidente
quien será el presidente ejecutivo y un secretario que será el Coordinador de Compras. En
ausencia del Presidente y/o del Secretario, actuarán como tales aquellos que el Comité
designe para la respectiva reunión.
ARTÍCULO SEXTO. FUNCIONES DEL PRESIDENTE: Son funciones del
Presidente:
1. Presidir las sesiones del Comité.
2. Suscribir las actas donde se hagan constar las decisiones tomadas por el
Comité.
3. Coordinar las actividades que deban realizar los miembros del Comité.

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4. Hacer seguimiento a las actividades que desarrolle el Comité para dar cumplimiento a
sus objetivos y funciones.

ARTÍCULO SÉPTIMO. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son funciones del

Secretario:
1. Convocar a los miembros del Comité para las reuniones del mismo en la forma prevista
en el presente Reglamento.
2. Hacer con antelación el orden del día a tratar en las sesiones y el plan de trabajo
correspondiente.
3. Preparar los documentos que se requieran para la reunión y aquellos que el Comité
determine.
4. Elaborar y suscribir las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobación del
Comité en la siguiente reunión.
5. Mantener informado al Presidente del comité sobre los asuntos de la
Entidad, que sean de su reporte.
6. Velar por el cuidado y la conservación de los documentos y actas del
Comité.
7. Presentar al Comité los informes relacionados con las actividades encomendadas a sus
miembros.
8. Las demás que le asigne el Presidente del Comité.
ARTÍCULO OCTAVO. DEBERES DE SUS MIEMBROS:
1. Asistir puntualmente a las reuniones del Comité de Compras.
2. Excusarse con la debida antelación en caso de no poder asistir a las reuniones.
ARTÍCULO NOVENO. DERECHOS DE SUS MIEMBROS:
1. Intervenir en las discusiones del Comité y emitir su voto respecto a los asuntos tratados
en las sesiones, salvo el secretario que tendrá voz, pero no voto.
2. Proponer al Presidente los temas y/o asuntos que deban ser tratados en el Comité.
3. Solicitar por escrito y en cualquier tiempo al Presidente del Comité, a través de la
Secretaría, que se convoque a sesiones extraordinarias para tratar asuntos que por su
importancia así lo requieran.

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ARTÍCULO DECIMO. CONVOCATORIA El comité de compras se reunirá cada vez
que se requiera de acuerdo a los casos señalados en el artículo primero de esta resolución,
previa convocatoria realizada por el secretario mediante comunicación enviada a cada uno
de sus miembros a través de cualquier medio eficaz e idóneo, con tres días hábiles de
antelación, indicando día, hora, lugar y orden del día a tratar, la cual deberá ir acompañada
del acta de la reunión anterior y de los documentos que soporten los diferentes temas a
tratar.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. QUÓRUM Y DECISIONES: El Comité se reunirá
válidamente con la presencia de tres miembros y adoptará recomendaciones que tendrán
validez con este número.
Todos los miembros del Comité excepto el secretario tendrán voz y voto. Los invitados
tendrán derecho a voz, pero sin voto.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. DE LAS ACTAS: De cada reunión se levantará un
acta donde quedaran consignadas las recomendaciones para cada contratación en particular
y las demás decisiones adoptadas por los miembros, al igual que las responsabilidades
adquiridas. Harán parte de las actas, como anexos, los soportes documentales presentados
en la correspondiente reunión.
Las observaciones y recomendaciones a los proyectos de actas, realizadas por los miembros
consultados, serán enviadas al Secretario dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su
recibo, con el fin de elaborar el acta definitiva.

LA PRESIDENTA LA SECRETARIA
YANEIDYS PALACIOS JHOANA HERNADEZ

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CONCLUSIONES
1. Indagando sobre los pasos de compra y de cómo se realiza una compra, se puedo
aprender que las compras en una empresa se realizan por medio de análisis que se
les hace a los posibles proveedores en el cual se comprueba si manejan las tres
características que debe tener un proveedor que serían; calidad, economía y
rentabilidad del producto o servicio. Y si se puede proceder a realizar el respectivo
contrato.
2. El objetivo primordial de este trabajo es el reconocer y aprender el funcionamiento
de gestor de compras.
3. Compras es el departamento más importante de una empresa, ya que este se encarga
de lo requerido llegue cumplimiento del servicio o producto en un buen estado, por
si se pueda presentar una falla de producción se verá afectada.

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