EDI (Echange de données informatisé)

Définition
L'EDI est une méthode utilisée par les entreprises pour se transmettre des documents métier
dans un format standard. Grâce à l'EDI, les informations sont transférées directement de
l'application informatique d'une entreprise vers l'application d'une autre entreprise.
Les entreprises utilisent l'EDI pour intégrer et partager toute une gamme de types de
document allant des bons de commande aux factures, en passant par les demandes de devis et
les dossiers de demandes de prêt, etc. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des
partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre
de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).
Le fonctionnement de l’EDI

Étape 1 : Préparation des documents à envoyer

La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Par exemple, au lieu
d’imprimer un bon de commande, votre système crée un fichier électronique contenant les
informations nécessaires pour la création d’un document EDI.

Étape 2 : Traduction des documents au format EDI

L’étape suivante consiste à transférer vos données électroniques vers un logiciel de traduction
afin de convertir votre format interne de données au format EDI standard suivant de différents
segments et éléments de données correspondants. Vous pouvez acheter un logiciel de
traduction EDI que vous pourrez gérer et mettre à jour en interne.

Sinon, vous pouvez faire appel à un prestataires de services EDI. Dans ce cas-là, il vous suffit
de lui envoyer vos données afin de les traduire au format EDI de votre choix ou inversement.

Étape 3 : Connexion et transmission des documents EDI à votre partenaire

Une fois que vos documents commerciaux sont traduits au format EDI approprié, ils sont
prêts à être transmis à votre partenaire commercial. Il vous reste à déterminer par quel moyen
vous vous connecterez à vos partenaires commerciaux afin d’effectuer cette transmission.
Plusieurs moyens existent. Parmi les plus utilisés, on trouve : 1) la connexion directe à l’aide
du protocole AS2 ou tout autre protocole Internet sécurisé, 2) la connexion à un fournisseur
de réseau EDI (aussi appelé fournisseur de réseau VAN) à l’aide de votre protocole de
communication préféré et faire confiance à ce fournisseur de réseau afin qu’il se connecte à
vos partenaires commerciaux à l’aide du protocole de communication utilisé par vos
partenaires, ou 3) l’association de ces deux solutions, en fonction du partenaire et du volume
de transactions que vous voulez échanger.

Les limites :
L’EDI est intéressant à mettre en place avec un fournisseur lorsque le nombre de messages est
conséquent et fréquent. En deçà d’une dizaine de messages échangés par jour, le coût
d’investissement et d’usage de l’EDI ne se justifie pas. Il faut également se poser la question
de savoir si les échanges sont pérennes ou ponctuels. Dans ce dernier cas de figure, il est
préférable de rejoindre une communauté EDI en utilisant un service de web-EDI que
d’investir dans une solution coûteuse.
La mise en place de l’EDI :
Un certain nombre d’étapes vont permettre d’aboutir à l’utilisation d’échanges
électroniques dont les plus importants sont :
 Le choix du standard qui sera utilisé
 L’identification des partenaires (clients, fournisseurs, établissements bancaires,
administrations)
 La définition exhaustive des flux de données concernés par la dématérialisation
 Les messages EDI utilisés qui vont constituer un scénario d’échange
 Le choix du réseau à valeur ajoutée par lequel transitera les messages

 Le choix du traducteur qui transformera les données contenues dans le logiciel

émetteur en message EDI
 La création d’interfaces applicatives

Les enjeux de l’EDI

Réduction des cycles

 Cycle commercial

Les échanges électroniques entre partenaires réduisent considérablement les cycles

« commande/livraison » et « facturation/paiement ». Ils permettent une diminution des
stocks de sécurité et une meilleure gestion de la trésorerie.
La suppression des délais postaux ainsi que la suppression des temps de saisie
permettent de gagner jusqu’à trois jours dans le processus d’approvisionnement.
La rapidité dans le traitement de l’information, grâce à l’intégration rapide et
automatique des données, permet de mieux gérer ses activités.
Un meilleur contrôle de données permet une gestion plus efficace et une planification
plus rapide que dans le cas des échanges de données sous la forme papier.
L’automatisation des tâches permet de mieux gérer les stocks de marchandises.
 Cycle financier
Le délai de transfert via EDI prend quelques secondes au maximum avec comme
avantage l’intégration directe des données dans une application informatique sans
intervention manuelle.
Les marchandises étant livrées dans des délais courts, la facture arrive plus tôt chez
l’acheteur, Une baisse du cash flow par une amélioration du cycle des paiements.