Modulul II – ELEMENTE DE MANAGEMENT ŞI GESTIONAREA
RISCURILOR
Tema 1. Conceptul de management Aspecte generale privind gestionarea unei
afaceri Conceptul de management Cuvîntul management provine din limba italiana "manegiare" care înseamnă a manevra, a conduce,"derivat din latinescul "manus"-ce semnifică "mînă". Managementul este un tip special de muncă intelectuală, prin care cel ce o practică îi determina pe alţii să facă ceea ce trebuie făcut în întreprindere. Prin management se înţelege un grup, o echipă sau o persoană investiţi cu autoritatea, competenţele şi răspunderile funcţiei de conducere intr-o organizaţie/întereprindere. Care este diferenţa dintre antreprenor şi manager? Antreprenorul: - legislaţia defineşte antreprenorul ca fiind persoana fizică autorizată sau persoana juridică ce în mod individual sau în asociere organizeaza o societate comercială în vederea desfăşurării unor activităţi pentru obţinerea profitului; - are ca scop dezvoltarea unor afaceri,în general cu un capital redus dar cu idei mobilizatoare - îşi începe sau îşi dezvoltă afacerea prin întocmirea unui plan de afaceri încercînd să-şi diminueze riscurile de insucces - antreprenorul este şi propriul manager,dar poate delega dreptul de a lua decizii unui manager într-o anumită afacere Managerul: - se remarcă prin exercitarea atributelor de conducere în virtutea obiectivelor stabilite,a competenţelor şi a responsabilităţilor ce revin funcţiei pe deţine - are cunoştinţe în management,cunoştinte tehnice, profesionale, talent etc - ia decizii,valorifică decizii,au capacitatea de a prezenta ideea şi de a purta discuţii pe marginea ei - au anumite roluri la intreprindere: rolul de întreprinzător distribuitor de resurse reprezentant al grupului agent de legătură şi răspindire a informaţiilor supraveghere, monitorizare negociator şi purtător de cuvînt rol în rezolvarea conflictelor din activitatea grupului
Mai jos găsiţi cîteva întrebări pe care Antreprenorul începător şi le adresează
chiar dacă el este unicul angajat în afacerea sa. Ce trebuie să fac? Cînd trebuie să realizez cele planificate? Cine va fi responsabil de aceste acţiuni? Care va fi rezultatul actiunilor?
Antreprenorul e managerul propriului timp, al propriei energii şi al propriilor
bani cu scopul de a obţine un profit. El ia decizii în fiecare zi în aceste trei domenii. Deciziile, de regulă, influenţează semnificativ asupra carierei profesionale, a vieţii personale şi a vieţii altora, chiar şi indirect asupra societăţii.
Liderismul: în sine reprezintă o abilitate managerială. Un lider adevărat
inspiră sentimentul de încredere şi admiratie angajaţilor săi şi un sentiment de conştientizare a angajamentului faţă de afacere. Un lider adevărat îi influenţează pe alţii să-l urmeze.Transformarea e o necesitate pantru fiecare zi, de aceea, liderii trebuie să fie flexibili, capabili să se adapteze şi, de asemenea, să încurajeze aceste calităţi membrilor echipei sale. Pentru dezvoltarea afacerii, este necesar să fii inovator. Inovaţia este o iscusinţă în sine. Liderii trebuie să fie deschişi către noi idei,trebuie să inoveze,să aducă schimbări pozitive. De fapt progresul este greu de realizat fără inovare. Un lider nu doar tinde, dar şi oferă, de asemenea, angajaţilor săi un model- structură pentru a ajunge la acele aspiraţii. Inovaţia implică atît imaginaţie, cît şi acţiune în conformitate cu ea.
Procesul de gestionare şi planificare a unei activităţi antreprenoriale
Activităţile de gestionare a afacerii sunt divizate în 5 etape: 1.Planificarea -Planificarea implică identificarea scopului şi obiectivelor afacerii şi găsirea modalităţii de a le atinge (CE trebuie şi ce poate fi realizat?).Acesta presupune estimarea costurilor care vor fi suportate şi evaluarea timpului necesar pentru atingerea scopului. Un plan trebuie analizat şi revizuit anual,ori în caz de necesitate,la apariţia unor dificultăţi ori oportunităţi.Planul poate fi considerat bun în cazul în care atingerea obiectivelor a fost posibilă cu resursele planificate. 2. Organizarea -Stabilirea unor acţiuni pentru a atinge scopurile stabilite,divizarea acţiunilor pe sarcini şi alocarea resurselor necesare (CUM se vor realiza obiectivele?) 3.Coordonarea-Repartizarea sarcinilor potrivite ca mărime şi grad de dificultate pentru fiecare angajat în aşa fel ca afacerea să meargă fără probleme.Coordonarea implică o comunicare eficientă între membrii echipei şi între echipe (CINE va realiza acţiunile planificate?) 4.Motivarea -Încurajarea angajaţilor,pentru ca aceştia să lucreze mai eficient atît pentru dezvoltarea lor,cît şi al afacerii (CUM vor fi satisfăcute necesitaţile angajaţilor în vederea realizării obiectivelor stabilite?) 5. Controlul-Supravegherea permanentă a operaţiilor şi a angajaţilor e necesară pentru a asigura atingerea scopurilor şi cîştigarea unui profit,dar pentru a evalua nivelul de dezvoltare a afacerii (Ce rezultate au fost atinse?)
În realitate activitatea unui manager este mult mai complexă, fragmentată,
imprevizibilă şi chiar haotică, fiind influenţată de multe evenimente şi situaţii care nu pot fi controlate de el. Desigur, pe parcursul unei zile sau săptămîni de muncă el va exercita toate etapele enumerate mei sus, dar în diferite secvenţe, în condiţii de incertitudine, informaţii incomplete, turbulenţă generală din lumea afacerilor. Planificarea este o etapă foarte importantă în procesul de gestionare a oricărei afaceri,la fel ca şi temelia unei case. Deoarece o bună planificare asigură deja succesul afaceii cu mai bine de 50%,aceasta este imperativă pentru gestionarea afacerii . Procesul de planificare include următoarele activităţi: Etapa pregătirii:acumularea informaţiei şi stabilirea situaţiei curente a firmei; Stabilirea scopului:ex-sporirea profitului cu 2%(2000lei)în următorul an. Dar în ce mod şi cum va fi atins acest lucru? Formularea obiectivelor afacerii pentru diferite perioade de timp: La formularea obiectivelor să se ţină cont de regula SMART: S-specific M-măsurabil A-(de)atins/abordabil R-relevant T-raportate la timp. Algoritmul:Verb+Substantiv+Valoare=Obiectiv De exemplu: - "Majorarea volumul de producţie cu 10% în următorul an" sau - "Lansarea în cursul anului viitor a unui produs nou"etc. În caz că obiectivul este mai general,va fi dificil să fie realizat şi controlată la atingerea acestuia. Stabilirea strategiilor necesare pentru realizarea obiectivelor şi determinarea necesarului de mijloace materiale şi financiare pentru realizarea acesteia. Astfel se pot: - Reduce cheltuielile (prin micşorarea costului producţiei,închirierea unor încăperi mai mici sau la un pret redus,etc) - Majorarea preţurilor; - Sporirea volumului producţiei,menţinînd cheltuielile curente. Respectiv strategia va fi următoarea-reducerea costurilor de producţie cu 15% anual,identificarea furnizorilor noi şi negocierea unor preţuri scăzute. Definirea acţiunilor potrivite pentru obţinerea rezultatului aşteptat. Implementarea planului, evaluarea rezultatelor şi revizuirea acestuia.
De obicei,în activitatea antreprenorială pot fi evidenţiate patru tipuri de planificări:
1.Planificare operativă 2.Planificare pe termen scurt 3.Planificarea pe termen mediu 4.Planificarea strategică
1.Planificarea operativă reprezintă planificarea de zi cu zi,pentru ziua de mîine,şi
posibil pentru următoarele 5-6 zile. În literatura de specialitate pot fi găsite mai multe metode şi tehnici de planificare, de la cele ma simple pîna la cele mai sofisticate, inclusiv cu utilizarea calculatorului. Iată una dintre cele mai simple tehnici de planificare: notarea zilnica in agendă a tuturor activităţilor pentru urmatoarea zi,eventual, si pentru zile în curs. Sarcinile se pot clasifica în dependenţă de urgenta executării lor. Un alt procedeu simplu ar fi sa se noteze în dreptul fiecarei sarcini semnul - „-„ cînd sunt planificate,si semnul”+”,dupa ce sunt executate. Astfel devine mult mai uşor să se monitorizeze realizarea sarcinilor planificate . 2. Planificarea pe termen scurt presupune o planificare pentru o perioada de pîna la un an cu grad diferit de detaliere pentru o lună, trimestru, jumatate de an şi un an. Întrucît ,o dată cu creşterea perioadei pentru care se face planificarea creşte şi gradul de incertitudine . 3. Planificarea pe termen mediu porneşte de la planificarea pe termen scurt,pentru o perioada de an cu detalii pentru fiecare luna si continua cu planificarea pentru urmatorii trei ani cu mai putine detalii si respectiv,cu prognoze mai putin precise, dar cît mai realiste. Un exemplu elocvent de plan pe termen mediu este planul de afaceri. 4. Planificarea strategica reflectă viziunea managerului afacerii,a patronului sau a aechipei manageriale si contine un sir de activitati ce vor fi continuate sau se vor finaliza peste 5-10 sai chiar 15 ani.Un plan strategic va developa situatia afacerii peste 10-15 ani.Din aceasta cauza nu va fi foarte detaliat,nu va contine prea multe date si cifre. Desigur, şi acest tip de planificare se va baza pe analiza situatiei curente, în primul rind a afacerii propriu-zise ,dar in special al mediului extern si anume a tendintelor de pe petile locale,regionale si mondiale. Nota Bene: Planificarea pe termen scurt, mediu şi strategică se impune a o efectua după trei scenarii a) Realist, b) Pesimist şi c) Optimist.