ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ICC 3214

LUIS F. ALARCÓN Y MICAELA BARRIENTOS

MICAELA BARRIENTOS
Ingeniero Civil, Pontificia Universidad
Católica de Chile.
Profesora del Magíster en Administración de
la Construcción.
Gerente de Minería e Infraestructura de
Arcadis, miembro del Directorio de la
Asociación de Empresas Consultoras de
Ingeniería (AIC).
Micaela trabajado en decenas de proyectos
en las áreas de minería e infraestructura en
Chile, Perú, Ecuador y Arizona.
Dentro de su trayectoria laboral, destaca su
desempeño en Anglo American, Amec, Fluor
y ARA Worley Parsons como gerente de
Proyectos.
OBJETIVO DEL CURSO
Objetivos del curso
 Formar ingenieros capaces de ejercer liderazgo y administrar en forma
eficiente y competitiva proyectos de inversión.
 Entregar una formación técnica de alto nivel, que incorpore estrategias
modernas de gestión para proyectos y la industria de la construcción
 Compartir experiencias de administración de proyectos
DESEMPEÑO ESPERADO

Individual Grupal
Participación activa Trabajo en equipo
Liderazgo Cumplimiento de plazos y metas
Colaboración Cumplimiento de roles
Integración Preparación de deliverables
Proactividad Actitud de aprendizaje
Responsabilidad Compromiso

Puntualidad Innovación

Dedicación al curso No tweets, fb, email, whatsapp, cel

PROYECTO
ES UNA TAREA DE CARÁCTER TEMPORAL
DIRIGIDA A CREAR UN PRODUCTO
O SERVICIO ÚNICO
El Arte/Ciencia de Dirigir Proyectos
Américo Albala, 2003
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
LUIS F. ALARCÓN, PH.D.
PROFESOR TITULAR, ESCUELA DE INGENIERÍA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE
 ESCALAMIENTO DE COSTOS EN PROYECTOS
55

50
Incremento promedio del Costo (%)

45

40

35

30

25

20
73 75 77 79 81 83 85 87 89

Año de Revisión del Proyecto

 Presupuestado

13 Proyectos
Ejecutado

COMPARACIÓN
Aceptable
11% DE TIR
43 Proyectos
ordenados según PROYECTADO
la TIR lograda
CON TIR
OBTENIDO

11/43 (25%)
30/43 (70%) Mejora TIR
Empeora TIR

Tasa interna de retorno (TIR %)

 TIR EN FUNCIÓN DEL COSTO DE CONSTRUCCIÓN

25
24
23
Tasa interna de retorno (TIR %)

22
21
20
19
Solución B
18
17 Solución A
16
15
14
13
12
11
10
-25 -20 -15 -10 -5 0 5 10 15 20 25
Variación del costo de construcción (%)
ÉTICA EN LA GESTIÓN DE PROYECTO
CODE OF ETHICS FOR THE PROJECT
MANAGEMENT PROFESSION
Article I: Project Management Professionals shall maintain high standards of
personal and professional conduct and:
 A: Accept responsibility for their actions
 B: Undertake projects and accept responsibility only if qualified by training or experience,
or after full disclosure to their employers or clients of pertinent qualifications.
 C: Maintain their professional skills at the state of art and recognize the importance of
continued personal development and education.

Article II: Project Management Professionals shall, in their work:

 A: Provide necessary project leadership to promote maximum productivity while striving to
minimize cost.
 B: Apply state of the art project management tools and techniques to ensure quality, cost
and time objectives, as set forth in the project plan, are met.
 C: Treat fairly all project team members, colleagues and co-workers, regardless of race,
religion, sex, age or national origin.
CODE OF ETHICS FOR THE PROJECT
MANAGEMENT PROFESSION
Article III: Project Management Professionals shall, in their relations with their
employers and clients:
 A: Act as faithful agents or trustees for their employers and clients in professional or
business matters.
 B: Keep information on the business affairs or technical processes of an employer or client
in confidence while employed, and later, until such information is properly released.
 C: Inform their employers, clients, professional societies or public agencies of which they are
members or to which they may make any presentations, of any circumstance that could lead
to a conflict of interest.

Article IV: Project Management Professionals shall, in fulfilling their responsibilities

to the community:
 A: Protect the safety, health and welfare of the public and speak out against abuses in
these areas affecting the public interest.
 B: Seek to extend public knowledge and appreciation of the project management
profession and its achievements.

Project Management Institute.

DESCRIPCION DEL PROCESO
DE ADMINISTRACION
 OPERACIONES DE UNA EMPRESA (FAYOL)

Operaciones

Gerencia Técnicas
Comerciales
Financieras
De seguridad
Contabilidad
Administrativas
Diseño

Prever
Construcción Organizar
Dirigir
Coordinar
Controlar
Finanzas
 ELEMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRAR (FAYOL )
FAYOL COMPLETÓ LA DEFINICIÓN DE ADMINISTRAR, AL IDENTIFICAR LOS
SIGUIENTES 5 ELEMENTOS, YA CLÁSICOS, QUE LA CONFORMAN:

1. PREVER: ESCRUTAR EL PORVENIR Y TRAZAR EL PROGRAMA DE ACCIÓN.

ESTÁ REPRESENTADO POR LA ACTIVIDAD DE PLANIFICAR, ES DECIR,
FORMULAR PLANES Y PROGRAMAS.

2. ORGANIZAR: CONSTITUIR EL DOBLE ORGANISMO, MATERIAL Y SOCIAL,

DE LA EMPRESA.

3. DIRIGIR: HACER FUNCIONAR EL CUERPO SOCIAL DE LA EMPRESA.

4. COORDINAR: VINCULAR, UNIR, ARMONIZAR TODOS LOS ACTOS Y

TODOS LOS ESFUERZOS.

5. CONTROLAR: VELAR PORQUE TODO SUCEDA CONFORME A LAS REGLAS

ESTABLECIDAS Y A LAS ÓRDENES DADAS.
PREVER
Escrutar el porvenir y trazar el programa de acción. Está
representado por la actividad de planificar, es decir, formular planes
y programas.
Fayol (1914)
ORGANIZAR
Constituir el doble organismo, material y social de le empresa
Fayol (1914)
DIRIGIR
Hacer funcionar el cuerpo social de la empresa.
Fayol (1914)
COORDINAR
Vincular, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.
Fayol (1914)
CONTROLAR
Velar porque todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las
órdenes dadas.
Fayol (1914)
OPERACIONES Y FUNCIONES EN LA EMPRESA
(FAYOL)
1.OPERACIONES TÉCNICAS (PRODUCCIÓN, FABRICACIÓN,
TRANSFORMACIÓN).
2. OPERACIONES COMERCIALES (COMPRAS, VENTAS, TRUEQUES).
3. OPERACIONES FINANCIERAS (BÚSQUEDA Y ADMINISTRACIÓN
DE CAPITALES).
4. OPERACIONES DE SEGURIDAD (PROTECCIÓN DE LOS BIENES Y
DE LAS PERSONAS).
5. OPERACIONES DE CONTABILIDAD (INVENTARIO, BALANCE,
COSTOS, ESTADÍSTICAS).
6. OPERACIONES ADMINISTRATIVAS (PREVISIÓN, ORGANIZACIÓN,
MANDO, COORDINACIÓN Y CONTROL).
 ADMINISTRAR

ADMINISTRAR ES PREOCUPARSE DE FORMULAR EL PROGRAMA

GENERAL DE ACCIÓN DE LA EMPRESA, DE CONSTITUIR EL
CUERPO SOCIAL, DE COORDINAR LOS ESFUERZOS, DE
ARMONIZAR LOS ACTOS.
HENRY FAYOL (1916)

ADMINISTRAR ES APLICAR UN PROCESO O FORMA DE TRABAJO

QUE CONSISTE EN GUIAR O DIRIGIR A UN GRUPO DE PERSONAS
HACIA LAS METAS U OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
TERRY & RUE (1982)
 OPERACIONES DE UNA EMPRESA

Operaciones

Gerencia Técnicas
Comerciales
Financieras
De seguridad
Contabilidad
Administrativas
Diseño

Prever
Construcción Organizar
Dirigir
Coordinar
Controlar
Finanzas
 IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS DIVERSAS CAPACIDADES
NECESARIAS DEL PERSONAL DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES
Capacidades
Admini De De Valor
Categorías de Agentes Técnica Comercial Financiera Total
strativa seguridadcontabilidad

Gran establecimiento

Obrero 5 85 5 5 100

Capataz 15 60 5 10 19 100

Jefe de taller 25 45 5 10 15 100

Jefe de sección 30 30 5 5 10 20 100
Jefe del servicio técnico 35 30 10 5 10 10 100

Director 40 15 15 10 10 10 100

VARIOS ESTABLEC. REUNIDOS 100

Director general 50 10 10 10 10 10 100

Industria de estado 100

Ministro 50 10 10 10 10 10 100
Jefe de estado 60 8 8 8 8 8 100
 TIEMPO DESTINADO A DIFERENTES FUNCIONES

Planificación Mando y
Organización Control
y Programas Coordinación

Superior

Intermedio Personal
Superior

Intermedio Acciones de
Inferior Producción

Inferior

(Según Terry & Rue)

 ALCANCE DE LA ADMINISTRACIÓN
PROPÓSITO
Investigación
Opciones
Selección
CONTROL
PLANIFICACIÓN Medición resultados
Políticas Cumplimiento
Planificar Medidas correctivas
Programar Reprogramación

ORGANIZACIÓN COORDINACIÓN
División Integración
Estructura Procedimientos
Autoridad Compromisos
Responsabilidades Trabajo en equipo

DIRECCIÓN
Comunicación
Motivación
Liderazgo

PREPARACIÓN EJECUCIÓN EFICIENCIA

 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL

1° LA DIVISIÓN DEL TRABAJO

2° LA AUTORIDAD
3° LA DISCIPLINA
4° LA UNIDAD DE MANDO
5° LA UNIDAD DE DIRECCIÓN
6° LA SUBORDINACIÓN DE LOS INTERESES
PARTICULARES AL INTERÉS GENERAL
7° LA REMUNERACIÓN
 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE FAYOL

8° LA CENTRALIZACIÓN
9° LA JERARQUÍA
10° EL ORDEN
11° LA EQUIDAD
12° LA ESTABILIDAD DEL PERSONAL
13° LA INICIATIVA
14° LA UNIÓN DEL PERSONAL
 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DE TAYLOR

• DIVISIÓN DEL TRABAJO

• SELECCIÓN DEL EMPLEADO APTO
• PLANIFICACIÓN DE LOS TRABAJOS
• NORMALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
• INCENTIVOS ECONÓMICOS (REMUNERACIÓN)
• CONTROL DE LA GESTIÓN
ETAPAS DEL PROYECTO
 DESARROLLO ESQUEMÁTICO DE UN PROYECTO

100

Flexibilidad para hacer cambios

Énfasis en la creatividad Énfasis
Dificultad en
para hacer buena
cambios adminis-
0 tración
FASE PRE-INVERSIÓN INVERSIÓN INGRESOS
ETAPA Gestación Ingeniería de Desarrollo Ingeniería de Ejecución Operación

Sub-etapa
Idea Perfil Prefactib. Factib. Diseño Construc. Pruebas

Señal de Inf. a Inf. a Informe Informe Diseño y Certificado Informe Informe

Nivel nivel
término del de de Especifi- Recepción de de
idea perfil
proceso Pre-factib. Factibil. caciones de Obras Pruebas Cierre

% de la <3% 6-8% 80 - 85 %

inversión Administración = 6 a 8 %
GESTACIÓN DESARROLLO EJECUCIÓN OPERACIÓN

FASE DE GESTACIÓN

La idea del proyecto nace de una necesidad de

crecimiento o de modernización de la empresa.

Esta etapa tiene como objetivo generar soluciones e

información para decidir acerca de la conveniencia de
emprender estudios adicionales.
GESTACIÓN DESARROLLO EJECUCIÓN OPERACIÓN

FASE DE DEFINICIÓN O INGENIERÍA DE DESARROLLO

Corresponde al período en el que se efectúan los estudios
necesarios para tomar la decisión de rechazar o de llevar
adelante el proyecto .
Subetapas, correspondientes a sucesivos estudios, cada vez
de mayor profundidad, en la medida que sus resultados son
favorables:
 Estudios a nivel de perfil
 Estudios de prefactibilidad
 Estudios de factibilidad
 VARIACIÓN DEL PRESUPUESTO
VARIACIÓN SEGÚN NIVEL DE
DEL PRESUPUESTO ANTECEDENTES
SEGÚN
NIVEL DE ANTECEDENTES
prefactibilidad
término obras
factibilidad contratación

30 % 8%
2% cierre contrato
15%
Valor final real
-20% -10%
0%
-4%
Prospección detallada
Precios según métodos
Prospección general
Precios históricos Diseño y
licitación Ajustes y
reclamos
GESTACIÓN DESARROLLO EJECUCIÓN OPERACIÓN
INGENIERÍA DE EJECUCIÓN O FASE DE INVERSIÓN

Corresponde al período del proyecto desde las actividades que le

dan inicio, hasta el fin de las pruebas y puesta en servicio.
En esta fase se distinguen dos etapas:
 Ingeniería de Diseño
- Ingeniería o Diseño Básico
- Ingeniería o Diseño de Detalle
 Ejecución del servicio o de la obra
 APORTE DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTO
EN CADA ETAPA
1. Fase de Ingeniería de Desarrollo
Convencimiento de que se han evaluado todas las opciones posibles.
2. Fase de Ingeniería de Ejecución. Diseños
Convencimiento de que los planos y especificaciones representan la mejor
combinación entre un buen diseño y su facilidad para construir.
3. Fase de Ingeniería de Ejecución. Construcción
Búsqueda de eficiencia en:
 Contratación de obras
 Coordinación entre provisión de equipos, diseños, montajes y construcción
 Administración general (coordinación, trabajo en equipo, manejo de cambios)
 Coordinación de las actividades de Puesta en Marcha
 Análisis de resultados
 IMPORTANCIA TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LAS ETAPAS DEL
PROYECTO

1. OBJETO DE ESTUDIOS A NIVEL DE PERFIL, PREFACTIBILIDAD Y FACTIBILIDAD:

HACER LAS MENORES INVERSIONES QUE PERMITAN OBTENER LA INFORMACIÓN
NECESARIA PARA UNA EVALUACIÓN ECONÓMICA CONFIABLE.
2. EL NIVEL DE INFORMACIÓN DE CADA ETAPA DETERMINA LA PRECISIÓN QUE PUEDE
ESPERARSE DEL PRESUPUESTO.
3. LA EVALUACIÓN ECONÓMICA DEBE SENSIBILIZARSE ENTRE LOS EXTREMOS DEL
RANGO DE PRECISIÓN QUE CORRESPONDE AL NIVEL DE LOS ANTECEDENTES
DISPONIBLES
4. SEGÚN EL RESULTADO DEL INFORME DE LA ETAPA, PODRÁ DECIDIRSE SI EL
PROYECTO SE ACEPTA, SE INVIERTE MÁS EN ESTUDIOS, SE POSTERGA O SE RECHAZA .
CONCEPTOS GENERALES DE PLANIFICACIÓN
Este proyecto es extremadamente importante, pero no
tiene presupuesto, no tiene personal de apoyo y debe
terminar mañana. !Al fin, aquí tienes tu oportunidad
de realmente impresionar a todo el mundo!
 CAUSAS DE FRACASO EN PROYECTOS

Análisis
de riesgo Fondos Equipo
Recursos delproyecto Cambios Planificación

Proyecto
deficiente

Incentivos Directordel
Información Gerencia Costos Programas Proyecto
JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS

Misión
Políticas

Objetivos
Presupuestos
Programas

Tareas
Procedimientos
Reglas
 FASES DE LA PLANIFICACIÓN

cursos de acción (opciones)

investigación evaluación planes y

de opciones y programas de objetivos
(creatividad) decisiones opción elegida
 DEFINICIÓN DEL PROYECTO
El Una declaración de la necesidad del negocio a ser
propósito satisfecha por el proyecto

El Esta es una descripción inicial, de alto nivel, de la

alcance forma en que el propósito será satisfecho. Debe
indicar el trabajo que cae dentro del proyecto y se
requiere para resolver el problema y alcanzar los
beneficios y también el que cae fuera.
Los Son medidas cualitativas y cuantitativas para juzgar
objetivos si el proyecto ha sido completado. Los objetivos
deben:
 Referirse al trabajo dentro del alcance del
proyecto
 Comenzar a establecer parámetros para manejar
calidad costo y tiempo
 PRIMERAS DOS ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
PLANIFICACION ESTRATEGICA
DE LA EMPRESA

DEFINICION BASICA DEL PROYECTO

FIJACION DE ORGANIZACION IDENTIFICACION

LAS POLITICAS PRELIMINAR DE LAS EXIGENCIAS
DE LA EMPRESA DEL PROYECTO EXTERNAS PLANIFICACION
PRELIMINAR

IDENTIFICACION Y PLANIFICACION DE LAS

ACTIVIDADES INICIALES DEL PROYECTO

"QUIEBRE" DEL PROYECTO

EN AREAS DE TRABAJO

FIJACION DE LOS PLANES DE ACCION Y MARCOS DE REFERENCIA

DEFINITIVOS DEL PROYECTO :
PERFIL DEL FINANCIAMIENTO PLANIFICACION
PRESUPUESTO GLOBAL GLOBAL
PROGRAMA MAESTRO
BASES DE ORGANIZACION
 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
FINALIDAD
•FIJAR EN SUS LÍNEAS GENERALES LOS OBJETIVOS Y SUBOBJETIVOS DEL
PROYECTO (RECORDAR QUE EL PROYECTO AÚN ESTÁ EN SU ETAPA DE
DEFINICIÓN)
•IDENTIFICAR LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA APLICABLES AL PROYECTO
•IDENTIFICAR LAS RESTRICCIONES EXTERNAS DEL MERCADO O DE LAS LEYES
•DESCUBRIR LAS ACTIVIDADES QUE SE REQUIEREN PARA ALCANZAR LA
INFORMACIÓN NECESARIA PARA DEFINIR EL PROYECTO (TIPO DE PROCESOS,
TAMAÑO DE LAS UNIDADES DE PRODUCCIÓN, ETC.)
•PROGRAMAR LAS ACTIVIDADES, Y
•ASIGNARLAS A UN ENTE RESPONSABLE DE SU EJECUCIÓN
 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

TERMINO DE LA ETAPA
• DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA
• DEFINICIÓN DE LA ELECCIÓN DEL DISEÑADOR, DE
PROVEEDOR DE EQUIPOS, DEL CONSTRUCTOR, ETC.
 PLANIFICACIÓN GLOBAL

BASES DE ORGANIZACION
QUIEBRE DEL PROYECTO EN PAQUETES DE ACTIVIDADES
ORGANIGRAMA
ASIGNACION DE RECURSOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
PROCEDIMIENTOS DE GESTION TECNICA Y ADMINISTRATIVA
PROGRAMA MAESTRO
PRESUPUESTO OFICIAL
 PLANIFICACIÓN: PROCESO CONTINUO
100 %

Iniciar
Aprobación
idea 50 %

ETAPA CONCEPTUAL DE CONSOLIDACIÓN DE EJECUCIÓN

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR BASE O GLOBAL OPERACIONAL
OBJETO EVALUAR FIJAR LOS MARCOS EJECUTAR
INICIAR PROY. DE REFERENCIA CUMPLIR METAS
FIJAR POLÍTICAS PROGRAMA MAESTRO PROGRAMAS DE TRABAJO
ACCIONES ORGANIZACIÓN PRESUPUESTO OFICIAL ADECUACIÓN DE DISEÑOS
ETC. BASES DE ORGANIZAC. Y RECURSOS