Una dintre caracteristicile definitorii ale unui proiect este componenta temporal ă finit ă în care

acesta evoluează – un proiect începe și trebuie s ă se termine la puncte bine definite.

Bineînțeles, există proiecte întârziate, sau există proiecte care se termin ă prematur, fiind
întrerupte, sau există câteodată chiar proiecte care ajung s ă fac ă o aterizare spectaculoas ă la
punct fix, terminându-se exact la data programată. Indiferent de modul în care se ajunge la
final, dacă acest final este planificat sau nu, sau dac ă acest final este încununat de succes
sau nu pentru PM și echipă, important pentru articolul de fa ță este faptul c ă întotdeauna va
exista un final al proiectului. Terminarea unui proiect este primitiv considerat ă ca fiind
atingerea zilei în care rezultatele muncii prestate de-a lungul proiectului ajung la beneficiar –
punct. De cele mai multe ori, o asemenea abordare nu este suficient ă, putând deveni chiar
riscantă pentru proiect – care de altfel, posibil ca formal înc ă să existe, nefiind încheiat!

Incheierea proiectului cade, deloc surprinzător, în răspunderea Project Managerului. A termina

un proiect nu este considerată ca fiind o activitate pl ăcut ă. Unul dintre motive, st ă de fapt în
însăși funcția activității menționate – asta și gata, proiectul s-a terminat. Este ceva definitiv,
existența proiectului este încheiată. De multe ori, pân ă și găsirea punctului propice pentru o
terminare sistematică a proiectului este greu de găsit: de exemplu, beneficiarii î și mai permit o
marjă de timp pentru a vedea cum se comportă în realitate rezultatul proiectului. Membrii
echipei, pe de altă parte, sunt foarte probabil deja prelua ți de organizatia unui alt proiect, unde
posibil ca deja a început munca – așa că la ce bun să mai pierzi timpul cu proiectul acela
vechi, pe care l-am terminat deja?!
Cu toate acestea, când punctul de încheiere a fost atins, o terminare sistematic ă a proiectului
aduce multe avantaje. Câteva dintre aceste avantaje sunt deja destul de bine cunoscute – unul
dintre cele mai evidente fiind asigurarea unui cadru formal sigur pentru proiect, în momentul în
care oficial acest proiect a fost încheiat. Alt aspect extrem de important este experien ța
acumultată de-a lungul proiectului. Dacă aceste cuno știn țe, adunate de echip ă de-a lungul
proiectului, nu sunt făcute public în cadrul organiza ției proiectului, atunci pot fi considerate ca
fiind practic pe jumătate pierdute, ele rămânând doar la dispozi ția fostilor membrii ai echipei
proiectului. Împărtășirea și arhivarea de „Lessons Learned” este extrem de important ă, ele
găsindu-și loc chiar în „Manual intern de Project Management” – vezi  Adoptarea Project
Management-ului în companii mici și mijlocii. Un alt aspect important este modificarea nivelului
motivațional al echipei, care va fi crescut în mod dramatic, în momentul în care successul unui
proiect (în cazul în care acesta există) este facut public în cadrul organiza ției proiectului, iar
membrii echipei proiectului încheiat sunt nominaliza ți în vreun fel. Pentru proiectul încheiat
această explozie motivațională nu mai are nici o importan ță, dar la nivelul organiza ției efectul
este extrem de benefic. Responsabil pentru acest „marketing” intern este din nou Proiect
Managerul, ca instanță coordinatoare. Project Managerul trebuie s ă se asigure, c ă succesul
proiectului său este cunoscut, făcând prin aceasta un serviciu tuturor: în primul rând lui insu și,
apoi echipei cu care a lucrat (și cu care poate va mai lucra în viitor) precum și organizatiei
proiectului, vazută ca un tot unitar. În unele cazuri, chiar și beneficiarii ajung s ă priveasc ă
rezultatele unui proiect într-o lumină mai prielnic ă, în momentul în care fo știi membrii ai
echipei vorbesc despre participarea lor in proiect cu mândrie!
Ce activități sunt uzuale în faza de încheiere a unui proiect:

1: Faza formală (administrativă) de încheiere a proiectului

 încheierea financiară a proiectului – finalizarea calculului de cheltuieli – precum

și compararea acestuia cu bugetul planificat
 predarea formală spre beneficiar a rezultatelor proiectului – cuvântul formal
este subliniat, pentru a-i scoate în evidență importanța. Doar o predare formală dă
proiectului cadrul oficial sau chiar juridic necesar, în care să se poata încheia.
Predarea trebuie să fie însoțită (în cazul în care se aplică) de rezultatele testelor de
asigurare a calității, teste care au fost discutate și aprobate în prealabil de către
beneficiar. În acest punct se eliberează și Project Managerul, din nou în mod
formal, de responsabilitatea proiectului.
 organizația aferentă proiectului se dizolvă, iar Project Managerul evaluează
performanța membrilor echipei
 infrastructura tehnică folosită în proiect se descompune
 

2: transferul de cunostinte

 Efectuarea unei prezentări de final, cu participarea reprezentanților organizatiei

proiectului și ai beneficiarului – acest fel de prezentare este și un foarte bun
instrument de marketing, de altfel.
 Crearea unui sumar al proiectului, care să folosească ca referința viitoarelor
proiecte – conținând, de exemplu: tema proiectului, tehnica folosită, beneficiar,
metode, cine a fost responsabil, cine a participat și în ce formă, care au fost
costurile, etc.
 Încheierea documentației proiectului, inclusiv documentarea Lessons Learned
 Evaluarea reciprocă a membrilor echipei – un bun moment pentru a da,
respectiv a primi, un extrem de important feedback.
 Creerea unui raport despre proiect, în care un punct important îl are analiza din
punct de vedere economic a proiectului, referitoare la costuri și timp, analiza
exactității  planificărilor și a estimărilor, precum și inspecția calitatății datelor
măsurate și adunate pe parcursul proiectului.
Prin încheierea unui proiect se creează spațiul necesar evolutiei unui nou
proiect.  Terminarea controlată este din păcate în multe cazuri sacrificată în
favoarea unor noi și la prima vedere mult mai importante aspecte, care fac
parte din proiectele viitoare, ingnorând faptul că cunostințele și experien ța
acumulată în proiectul terminat va fii benefică pentru viitor – investi ția este
întotdeauna răsplătită.