COPIA CONTROLADA ENVIADA ELECTRÓNICAMENTE

CODIGO: A GER 15
PERFIL DEL CARGO DE ASISTENTE
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 07 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
Página 1 de 6 FECHA: 28 Ago 12

COPIA CONTROLADA VIRTUALIZADA

1. OBJETIVO:

Definir las competencias necesarias, en términos de educación, formación, experiencia y habilidades, para ocupar el cargo de
Asistente Administrativo de SILVOTECNIA, las categorías especificadas. Así mismo, determinar la responsabilidad y autoridad
propias del cargo.

2. ALCANCE:

Aplica al cargo de Asistente Administrativo perteneciente a la Línea de Gestión Transversal y cuya misión es ejecutar
operativamente los procesos administrativos del área relacionados con el recurso humano de los proyectos forestales,
aplicando las normas y lineamientos dados por el Coordinador Administrativo, elaborando documentación necesaria,
revisando y realizando cálculos, sistematizando información a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, logrando
resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

3. RESPONSABLE:

Gerente General

4. CONTENIDO:

4.1. PERFIL DE REFERENCIA:

EDUCACIÓN: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas o afines

(Estudiante en etapa práctica)

FORMACIÓN: Manejo de Software basado en ofimática (Office)

EXPERIENCIA: Experiencia mínima de seis (6) meses en cargos similares en áreas administrativas

HABILIDADES:

Destrezas dadas por la experiencia en anteriores cargos

 Manejo de Excel
 Digitación de información

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Directora de Recursos Humanos y Director de Responsabilidad Social

CARGO Gerente General
Salud Ocupacional Corporativa

NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ ALEJANDRO PINEDA ARROYAVE NATALIA QUEVEDO

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CODIGO: A GER 15
PERFIL DEL CARGO DE ASISTENTE
ADMINISTRATIVO VERSIÓN: 07 ESTADO: VIGENTE
Línea de Gestión Transversal
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PERFIL DE COMPETENCIAS

Competencias de Valor: Cualidades humanas a los que adhiere la organización y se ejercen a través de conductas

1. Compromiso
El Asistente Administrativo siente como propios los objetivos de la organización, previniendo y superando los obstáculos que interfieran
con el cumplimiento de sus metas. Apoya e instrumenta acciones alineadas con la estrategia corporativa. Pone en marcha las acciones y
directrices recibidas por parte de la Alta Dirección y cumple cabalmente con sus compromisos, personales y profesionales.
2. Ética

El Asistente Administrativo siente y obra en todo momento consecuentemente con las buenas costumbres y los valores morales, tanto
en la vida profesional y laboral como en la privada, respetando las políticas y normatividades internas, y la cultura organizacional.

3. Calidad en el Trabajo
El Asistente Administrativo se desempeña con éxito en los trabajos que realiza, basado en el profundo conocimiento de su área de
trabajo y en su capacidad de análisis de los asuntos administrativos de la compañía. Implementa mejoras a las herramientas y
estrategias que utiliza.
4. Consciencia Organizacional
El Asistente Administrativo reconoce e interpreta las relaciones de poder en la propia empresa. Ello implica la capacidad de identificar
tanto a aquellas personas que toman las decisiones como a las que pueden influir sobre las anteriores; asimismo, significa ser capaz de
prever la forma en que los acontecimientos o las situaciones afectarán a las personas a su cargo.
5. Responsabilidad Social Individual
El Asistente Administrativo se articula y facilita ejercicios de cooperación, solidaridad y contribución, para mejorar estados en la calidad
de vida de compañeros de trabajo, vecinos, comunidades rurales y sociedad en general. Se interesa en la preservación del medio
ambiente y en la transformación estructural de prácticas y comportamientos a partir del buen ejemplo.
Grado requerido
Competencias Específicas: características relacionadas directamente con el puesto de trabajo
A B C D
Motivación
1 Preocupación por el orden y la claridad X
2 Disciplina Personal X
3 Colaboración X
4 Orientación al cliente interno X
Características
5 Resolución de problemas X
6 Pensamiento Analítico X
7 Autocontrol X
Concepto Propio
8 Confianza en sí mismo X
Conocimiento
9 Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos X

A: Alto B: Bueno, por encima del estándar C: Mínimo tolerado D: Insatisfactorio

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Competencias Específicas

1. Preocupación por el orden y la claridad

Preocupación continua por comprobar y controlar el trabajo y la información. Implica además preocupación por mantener
en condiciones de orden los sitios en los que interactúa.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Organiza la información de manera que permite a sus superiores realizar el seguimiento de tareas
 Planifica acciones para evitar errores y cumplir todos los pasos establecidos
 Toma tiempo para explicar a la gente con la que interactúa los pasos a seguir, los tiempos estipulados, y los
insumos requeridos por su puesto de trabajo
 Se preocupa por mejorar cada día en cuanto al orden y la forma de llevar a cabo sus tareas
 Se preocupa por mantener en condiciones de higiene adecuadas y en buen estado su sitio de trabajo y los
equipos y herramientas utilizados

2. Disciplina Personal

Capacidad para organizar su agenda de trabajo, estableciendo prioridades y utilizando en tiempo personal de manera más
eficiente. Implica compromiso con los objetivos de la empresa y trabajo constante para ayudar a lograrlos.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Se compromete abiertamente en el logro de los objetivos su área, proponiendo acciones de mejora
 Hace listas de actividades y las ejecuta antes de pasar a otra serie de tareas
 No deja asuntos para última hora, trata de adelantar para tener ventaja en caso de que se presenten inconvenientes
tecnológicos o de comunicación

3. Colaboración

Capacidad para participar como miembro totalmente integrado de un equipo de trabajo. Implica una habilidad para
comunicarse con los demás de manera clara y cordial.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Genera relaciones laborales adecuadas a las situaciones
 Mantiene una actitud de disponibilidad con relación a los clientes internos
 Se responsabiliza personalmente por la calidad de los servicios brindados por su área
 Se preocupa por la calidad de cada trabajo que emprende y por ser entendido por quienes interactúan con su área

4. Orientación al cliente interno

Capacidad de percibir las necesidades y demandas del cliente interno, brindándole una atención basada en la calidad y el
sentido de pertenencia.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Escucha efectivamente a sus clientes internos para interpretar adecuadamente sus necesidades y dar la mejor
respuesta
 Es hábil para generar a sus clientes internos más de una opción o solución
 Sigue las directrices de la empresa en sus actuaciones e interacciones con los clientes internos.
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5. Resolución de Problemas

Es la capacidad de idear soluciones que darán lugar a una clara satisfacción del cliente interno, atendiendo los objetivos
de su área. Incluye la capacidad de proponer soluciones a problemáticas futuras basado en lo aprendido por la
experiencia.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Busca aclarar los requerimientos del cliente interno
 Se adelanta a los problemas potenciales de éstos resolviendo dificultades no evidentes
 Busca la orientación del superior para desarrollar soluciones

6. Pensamiento Analítico
Es la capacidad de entender y resolver un problema a partir de desagregar sistemáticamente sus partes; realizando
comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los
componentes.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Realiza análisis desagregando problemas
 Comunica claramente sus conclusiones y las hace comprensibles a otros
7. Autocontrol
Es la capacidad para controlar las emociones personales y evitar las reacciones negativas ante provocaciones, oposición u
hostilidad de los demás o cuando se trabaja en condiciones de estrés.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Actúa con calma
 Siente emociones fuertes tales como el enfado y frustración extrema, pero puede abandonar temporalmente la reunión
para controlar sus emociones y luego regresar
8. Confianza en sí mismo

Es el convencimiento de que se es capaz de realizar con éxito una tarea o elegir el enfoque adecuado para resolver un
problema. Esto incluye abordar nuevos y crecientes retos con una actitud de confianza en las propias posibilidades,
decisiones o puntos de vista.
Comportamientos Predictivos: (B)
 Sostiene sus ideas y puntos de vista con fundamento y criterio
 Es abierto a cambios en su rutina laboral, actúa con seguridad y eficiencia y se siente atraído por asumir nuevas y más
desafiantes tareas
 Se vincula con la gente de manera sencilla, pero segura y esta modalidad en general impacta muy bien en los demás

9. Profundidad en el conocimiento de la administración de los recursos humanos y procesos contables relacionados

Mediano conocimiento de los procesos de vinculación, afiliaciones, retiros, trámites de incapacidades y otros propios de
la administración del recurso humano en una organización. Implica conocimiento de programas y software relacionados y
de los pormenores contables ligados a los procesos administrativos.
Comportamientos Predictivos: (C)
 Conoce normatividad y legislación vigente relacionada
 Conoce sistemas operativos relacionados con el cargo
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4.2.1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO

CATEGORIA I: Asistente Administrativo en Sede Oficina Silvotecnia

 Archivo de carpetas de trabajadores (Activos e Inactivos)

 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y Caja de Compensación del personal perteneciente a los proyectos
forestales asignados, lo cual implica revisión de documentos para dichas afiliaciones
 Retiros del Sistema de Seguridad Social del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados , lo que
implica recepción y verificación de documentos para dichos retiros
 Manejo del software de nómina, elaboración de las nóminas del personal operativo de los proyectos asignados
(envío de actividades y procesamiento de datos)
 Verificación y realización de descuentos a empleados operativos por préstamos, libranzas, facturas, embargos y
otros ítems autorizados por la gerencia con anterioridad
 Elaboración de informes para clientes asignados con respecto a seguridad social y nóminas
 Elaboración de informes para Direcciones de Área y Gerencias de la compañía
 Recepción y envío a frentes de trabajo asignados de carnets de afiliaciones al SGSS
 Actualización de bases de datos de empleados
 Preparación de liquidaciones definitivas de trabajo
 Verificación de datos y conciliación de cartera y rezagos de EPS y Fondos
 Manejo de dotaciones para los trabajadores, lo que implica actualización de base de datos con tallas, elaboración
de formatos requeridos y envío a frentes de trabajo asignados
 Informar al coordinador administrativo sobre solicitudes de envío adicionales, aprobaciones de envíos anticipados
o adicionales y otras novedades con respecto a las dotaciones
 Otras asignadas

CATEGORIA II: Asistente Administrativo en Campo

 Archivo de carpetas de trabajadores (Activos e Inactivos)

 Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y Caja de Compensación del personal perteneciente a los proyectos
forestales asignados, lo cual implica revisión de documentos para dichas afiliaciones
 Retiros del Sistema de Seguridad Social del personal perteneciente a los proyectos forestales asignados , lo que
implica recepción y verificación de documentos para dichos retiros
 Manejo del software de nómina, elaboración de las nóminas del personal operativo de los proyectos asignados
(envío de actividades y procesamiento de datos)
 Verificación y realización de descuentos a empleados operativos por préstamos, libranzas, facturas, embargos y
otros ítems autorizados por la gerencia con anterioridad
 Elaboración de informes para clientes asignados con respecto a seguridad social y nóminas
 Elaboración de informes para Direcciones de Área y Gerencias de la compañía
 Recepción y envío a frentes de trabajo asignados de carnets de afiliaciones al SGSS
 Actualización de bases de datos de empleados
 Preparación de liquidaciones definitivas de trabajo
 Verificación de datos y conciliación de cartera y rezagos de EPS y Fondos
 Manejo de dotaciones para los trabajadores, lo que implica actualización de base de datos con tallas, elaboración
de formatos requeridos y envío a frentes de trabajo asignados
 Informar al coordinador administrativo sobre solicitudes de envío adicionales, aprobaciones de envíos anticipados
o adicionales y otras novedades con respecto a las dotaciones
 Control y seguimiento de recursos físicos del proyecto
 Compra y seguimiento de entrega de mercados para empleados en los campamentos
 Gestión operativa de apertura de cuentas bancarias de nómina de empleados
 Coordinación para recepción y envío de herramientas e insumos para los núcleos.
 Otras asignadas
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CATEGORIA III: Asistente Administrativo de apoyo permanente a la Coordinación Administrativa

 Vinculación, afiliación y retiro del personal

 Manejo de bases de datos
 Manejo de archivo
 Dotaciones
 Elaboración de nómina
 Montar pagos y giros por medio de la sucursal virtual Bancolombia para ser aprobados por el Coordinador
Administrativo y/o La Gerencia General
 Monitoreo y revisión de estados de cartera de empleados para pagos de nómina, incapacidades y liquidaciones
definitivas de trabajo
 Elaboración de recibos físicos de caja por ingresos a la Compañía
 Apoyo en la elaboración de nómina del personal administrativo, de proyectos y de aprendices SENA
 Elaboración de comprobantes de egreso para pagos
 Apoyo en el manejo de ingresos y retiros del personal administrativo y de proyectos de la empresa (incluye control de
vencimientos)
 Apoyo en el manejo de ingresos y retiros de aprendices SENA
 Apoyo en la elaboración de informes generales para áreas
 Otras asignadas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN SALUD OCUPACIONAL

• Cumplir las normas y reglamentos de Salud Ocupacional

• Informar a la Dirección del Área de Recursos Humanos toda condición peligrosa o prácticas inseguras que se
puedan presentar, haciendo sugerencias para prevenir y controlar riesgos

• Seguir procedimientos seguros para su protección, para la de sus compañeros y la de la empresa en general

• Informar todo accidente o incidente que se presente

• Participar y poner en práctica los programas de Salud Ocupacional

• Participar activamente en los grupos de Salud Ocupacional que se conformen en la empresa, como son:
COPASO, Brigada de Emergencias y Grupo de Colaboradores, participando en las actividades de formación y
sensibilización que se convoquen.

4.3. AUTORIDAD

 Ejecutar los asuntos operativos relacionados con la administración del recurso humano de los proyectos o clientes
asignados, ejecutando las funciones respectivas a su cargo con supervisión directa e instrucciones del coordinador
administrativo.
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5. MODIFICACIONES.

 29 de Agosto de 2009: Se replantean las funciones y las responsabilidades, incluyendo Realización de Afiliaciones y
Retiros al Sistema de Seguridad Social, Coordinación y ejecución de Nóminas, Coordinación y ejecución de
Préstamos por Libranza, Realización de descuentos a empleados por Nómina, Manejo y Control de Vacaciones,
Coordinación de Informes a clientes con respecto a Seguridad Social, el Diligenciamiento de las Planillas de Aportes,
además del Envío ya documentado y la Preparación de Liquidaciones Definitivas de Trabajo, en lugar de la
Preparación de las carpetas para liquidaciones.

 19 de Noviembre de 2009: Se incluyen responsabilidades en salud ocupacional.

 16 de Junio de 2010: se eliminan las siguientes funciones y responsabilidades pues son ejecutadas por la Asistente
de Gerencia: expedición de cartas laborales y coordinación, organización y envío de subsidios por centro costos.

 10 de Diciembre de 2010: Se revisan las funciones y se da autoridad para coordinación y supervisión del auxiliar
Administrativo, así como para la coordinación de todas las actividades realizadas en la administración del recurso
humano.

 7 de Junio de 2011: se revisan las destrezas requeridas para el cargo y las funciones del mismo, dadas la
reestructuración organizacional de la alta dirección.

 28 de Agosto de 2012: se actualiza el logo. Se incluyen competencias de valor. Se categorizan 3 modalidades de

Asistencia Administrativa (en sede Silvotecnia, en campo, apoyo permanente a coordinación administrativa)